6/2015. (XI. 12.) SZTNH utasítás

1. § (1) A Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala (a továbbiakban: Hivatal) 2011. januártól ISO tanúsított módon, jelen utasítás kiadásakor az ISO 9001:2008, az ISO/IEC 27001:2013 és az ISO/IEC 20000-1:2011 szabványoknak megfelelő, integrált minőségirányítási, információbiztonság-irányítási és informatikai szolgáltatásirányítási rendszerben (a továbbiakban: ISO integrált irányítási rendszer vagy IIR) látja el alapfeladatainak döntő többségét.

(2) A Hivatalt jogszabályokban meghatározott közfeladatai hatékonyabb ellátásában támogatja a 100%-ban a Magyar Állam tulajdonában és Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt. vagyonkezelésében lévő HIPAvilon Magyar Szellemi Tulajdon Ügynökség Nonprofit Korlátolt Felelősségű Társaság (székhelye: 1054 Budapest, Zoltán u. 6.; cégjegyzékszáma: 01-09-986454, a továbbiakban: HIPAvilon Nonprofit Kft.), amelynek tulajdonosi jogait a Hivatal gyakorolja megbízottként az MNV Zrt.-vel megkötött szerződés alapján.

(3) Az IIR a Hivatal és a HIPAvilon Nonprofit Kft. együttműködésében, de a Hivatal irányítása mellett működő egységes hivatali rendszer. A három szabványt magába foglaló hivatali ISO rendszer integráltsága megköveteli az egységes dokumentumrendszer, az évente meghatározott egységes célrendszer, az egységes belső audit rendszer, az egységes vezetőségi átvizsgálási rendszer, valamint az egységes külső audit rendszer fenntartását. A hivatali ISO integrált irányítási rendszer működésének egységes szabályait az IIR Kézikönyv és mellékletei (a kézikönyv és mellékletei a továbbiakban együtt: Kézikönyv), valamint az ISO/IEC 27001:2013 szabvány szerinti információbiztonsági szabályozási célok és intézkedések Alkalmazhatósági Nyilatkozata (a továbbiakban: Alkalmazhatósági Nyilatkozat) tartalmazzák.

(4) A Kézikönyv, az Alkalmazhatósági Nyilatkozat, továbbá az azokban hivatkozott dokumentumok tartalmazzák azokat

2. § Jelen utasítással a Kézikönyv, az Alkalmazhatósági Nyilatkozat, valamint az azokban hivatkozott egyéb dokumentumok kötelező alkalmazását írom elő, és egyidejűleg elrendelem azoknak a Hivatal belső elektronikus információs rendszerén (intranetjén) történő közzétételét, továbbá a későbbiekben az esetleges módosítások utáni ismételt közzétételét.

3. § (1) Az utasítás személyi hatálya a Hivatal kormánytisztviselőire és munkaszerződés alapján foglalkoztatott munkavállalóira, valamint a HIPAvilon Nonprofit Kft. hivatali közfeladat-ellátásban közreműködő munkavállalóira terjed ki. Az utasítás személyi hatálya kiterjed továbbá az egyéb szerződések keretében egyes hivatali feladatokat átmenetileg ellátó személyekre is.

(2) A Kézikönyv erre irányuló külön fejezetében nevesített összes hatósági folyamatleírás az utasítás hatálybalépésétől kezdődően közvetlenül, kizárólagosan, kötelező ügyviteli szabályként határozza meg az ügyintézések folyamatait, teendőit.

(3) A Kézikönyv minőségirányításra vonatkozó szabályait az IIR bevezetése, 2010. augusztus 1-je után az 1. § (4) bekezdés szerinti hatósági eljárásokban vagy az ott nevesített tevékenységekkel összefüggésben benyújtott kérelmekre, beadványokra, bejelentésekre és egyéb módon indult ügyekre (a továbbiakban együtt: kérelmek) kell alkalmazni.

(4) A 2010. augusztus 1-jén már folyamatban lévő kérelmek elintézése során – az (5) bekezdésben foglaltak kivételével – az egyes ügyekben a hatálybalépés utáni hivatali intézkedések és a határidők tekintetében kell alkalmazni a Kézikönyv minőségirányításra vonatkozó szabályait.

(5) A szabadalmi hatósági ügyek tekintetében csak a 2009. február 1-jét követően benyújtott és jelenleg is folyamatban lévő szabadalmi bejelentések ügyintézésére kell a Kézikönyv előírásait alkalmazni. A 2009. február 1-je előtt indult eljárásokra továbbra is a Magyar Szabadalmi Hivatal elnökének 8/2010. utasítása hatálybalépése előtti hatósági vagy egyéb eljárási szabályok az irányadók.

4. § (1) A Hivatal stratégiai céljainak elérése érdekében létrehozott IIR-t három részterület alkotja:

(2) Az IIR főbb felelősségi köreit ellátó személyek:

(3) Az IIR működtetésében a főbb felelősségi köröket ellátó személyeken túl egyéb résztvevők is közreműködnek (pl. területi felelősök, kockázatgazdák, adatgazdák, folyamatgazdák, belső auditorok).

(4) Az IIR működtetésében részt vevő személyek – az általuk betöltött szerepkörökhöz tartozó – felelősségét, hatáskörét a Kézikönyv erre vonatkozó szakasza tartalmazza. Az egyes személyek munkaköri leírása a Kézikönyvre történő hivatkozással tartalmazza az ISO rendszerben általuk ellátott feladatokat. Egy személy – erre irányuló döntés esetén – egy időben több, az IIR-hez kötődő feladatot is elláthat.

5. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

6. § (1)¹

(2) Jelen utasítás tartalmi felülvizsgálatáról és aktualizálásáról az ISO integrált irányítási rendszer vezető köteles gondoskodni. A felülvizsgálatot szükség esetén, de legkésőbb a 3 évente soron következő tanúsító audit előtt, illetve az esetleges szabványváltozások hivatali bevezetése esetén el kell végezni, amelynek eredményeként – szükség esetén – kezdeményezni kell az utasítás módosítását vagy új utasítás kiadását.