55/2020. (XI. 5.) BVOP utasítás
a belföldi reprezentáció rendjének szabályozásáról
2023.01.01.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya kiterjed a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP) és a büntetés-végrehajtási intézetekre, intézményekre (a továbbiakban: bv. intézet) (a továbbiakban együtt: bv. szerv).
2. Az utasítás alkalmazásában
a) reprezentáció: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami, egyházi ünnepek alkalmával nyújtott vendéglátás (étel, ital) és a rendezvényhez, eseményhez kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram stb.);
b) vezetői reprezentáció: az a költségtérítés, amely az 1. mellékletben felsorolt vezetőket a beosztásukkal kapcsolatban megilleti; c) belföldi reprezentáció: a vezetői reprezentáció, továbbá a rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás elszámolható költségei;
da) a kiemelt állami ünnepekkel (március 15., augusztus 20., október 23.),
db) május 1-jével, valamint
dc) a büntetés-végrehajtási szervezet ünnepnapjával (szeptember 8., Szent Adorján napja)
kapcsolatban tartott rendezvények;
e) kiemelt rendezvény: az a rendezvény, amelyet a bv. szerv vezetője azzá nyilvánít;
f) sajtófogadás: minden olyan fogadás, ahol a sajtó képviselői jelen vannak, és nem esik az ünnepség, kiemelt rendezvény fogalma alá;
g) egyéb ünnepség, rendezvény: minden olyan ünnep és rendezvény, amely nem tartozik a d)–e) alpontok szerinti fogalmak körébe;
h) nyugdíjas találkozó: minden olyan találkozó, amelyen többségében a büntetés-végrehajtási nyugdíjasok vesznek részt;
i) rendezvény: a d)–h) alpontokban megjelölt ünnepségek, rendezvények, fogadások és találkozók, valamint a bv. szerv vezetője, valamint helyettesei által rendszeresen tartott vezetői értekezletek;
j) kezdeményező: a rendezvényeket kezdeményező és lebonyolító szervezeti egység vezetője, amennyiben azt nem maga bonyolítja le, akkor a lebonyolító szervezeti egységet kijelölő vezető;
k) üzleti ajándék: a juttató tevékenységével összefüggő üzleti, hivatali, szakmai, diplomáciai vagy hitéleti kapcsolatok keretében adott ajándék (ingyenesen vagy kedvezményesen adott termék, nyújtott szolgáltatás, valamint a kizárólag erre szóló utalvány);
l) időarányosítás: a jogosultság mértékének a naptári napok száma alapján történő meghatározása.
II. A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓRA VALÓ JOGOSULTSÁG
3. A vezetői reprezentáció felhasználására az 1. mellékletben felsorolt vezetők az ott meghatározott összeg erejéig jogosultak.
4. A vezetői reprezentáció terhére csak a vezetői tevékenységgel összefüggő, reprezentációs célokat szolgáló kiadások számolhatók el.
5. A bv. szervek vezetői a gazdálkodás körülményeire, valamint a helyi sajátosságokra tekintettel az 1. mellékletben meghatározottaktól eltérhetnek, feltéve, hogy a) az ilyen módon személyenként megállapított összeg nagysága éves szinten nem haladja meg az 1. melléklet szerinti havi keretösszeg és a jogosultsági hónapok számának szorzatát, és b) az így felmerülő kiadások éves összege nem haladja meg az 1. melléklet alapján számított vezetői reprezentáció keretösszegét.
6. A vezetői reprezentáció személyhez kötött egyéni keret, amely a vezetői beosztásban töltött időre jár azzal, hogy
a) a vezető kizárólag egy jogcímen veheti igénybe a havi reprezentációs keretösszeget,
b) amennyiben a vezető beosztása az elszámolási időszakban változik meg, és az új beosztásában is jogosult vezetői reprezentációra, úgy azt az elszámolási időszakon belül időarányosan kell elszámolni,
c) amennyiben a vezetőt az elszámolási időszakban beosztásából felmentik, vagy szolgálati vagy rendvédelmi alkalmazotti jogviszonya megszűnik, úgy a vezetői reprezentáció keretösszegével időarányosan köteles elszámolni.
7. Az 1. mellékletben, valamint a rendezvényekhez kapcsolódó fogadási és vendéglátási normákat tartalmazó 2. mellékletben meghatározott keretösszegek és költségnormák felhasználására a megbízott vezető is jogosult. Amennyiben a kinevezett vezető más vezetői feladat ellátására is megbízást kap, úgy az ellátott vezetői beosztásokra vonatkozó keretösszegek és költségnormák közül – az elszámolási időszakon belül arányosan – a magasabb összegű illeti meg.
8. A vezetői reprezentáció keretösszege nem fizethető ki azoknak a vezetőknek, akinek tartósan, megszakítás nélkül legalább 30 napnál hosszabb ideig – az éves rendes szabadság kivételével – szünetel a munkavégzése. Ezt a távollétet az érintett vezető haladéktalanul – legkésőbb 2 munkanapon belül – köteles jelenteni a bv. intézet pénzügyi feladatait ellátó szervezeti egysége, a BVOP-n a Közgazdasági Főosztály felé. A keretösszeg felhasználhatóságára való jogosultság abban a hónapban szűnik meg, amelyikben a munkában töltött napok száma kevesebb 10 napnál, és abban a hónapban nyílik meg újra, amelyikben a munkában töltött napok száma meghaladja a 10 napot.
9. Belföldi és külföldi vendégnek vásárolt, illetve a bv. szervezet által rendszeresített jelképek, ajándékok adhatóak a BVOP-n az országos parancsnok és az országos parancsnok helyettesei, a bv. intézeteknél az intézet vezetőjének engedélye alapján. Az ajándék értéke esetenként, személyenként nem haladhatja meg a 40 000 Ft-ot. Reprezentáció keretében ajándék kizárólag az adójogi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével adható.
10. Rendezvénynek kizárólag a bv. szerv éves jóváhagyott költségvetési tervében felsoroltak minősülnek, amelyek vonatkozásában a 2. melléklet szerinti mértékű költségnorma jár. A BVOP a költségnormák mértékét évente, az éves költségvetési beszámoló benyújtása után felülvizsgálja.
11. Különösen indokolt esetben egyedi kérelemre az éves költségvetési tervben nem szereplő rendezvény reprezentációs költségeinek a 2. mellékletben foglalt költségnormák alapján történő elszámolására a BVOP-n az országos parancsnok vagy a szakterületet irányító helyettese, a bv. intézetben a bv. intézet vezetője előzetes engedélye alapján van lehetőség, melyről a 3. mellékletet kell aláírva a 4. melléklettel együtt benyújtani. Amennyiben a külön engedély nem kerül benyújtásra, a rendezvény költsége kizárólag a kezdeményező szervezeti egység vezetőjének havi reprezentációs kerete terhére számolható el.
12. A 2. melléklet szerinti mértékű élelmezési költségnorma túllépése a 4. melléklet szerinti igénybejelentő lapon kérelmezhető a) a BVOP tekintetében a Közgazdasági Főosztály útján a gazdasági és informatikai helyettesnél,
b) a bv. intézet vonatkozásában a gazdasági vezető útján a bv. intézet vezetőjénél,
aki engedélyét, egyetértését az igénybejelentő lapra jegyzi rá.
III. A BELFÖLDI REPREZENTÁCIÓ ELSZÁMOLÁSÁNAK SZABÁLYAI
13. A vezetői reprezentáció havi összegének felhasználása esetén az országos parancsnok, az országos parancsnokhelyettesek, a parancsnokok, igazgatók és a szakirányító 1. és 2. beosztású vezetők a vezetői reprezentáció keretösszegével utólagosan, a keretösszeg kiadásának hónapjában számolnak el. A keretösszeg a hóközi számfejtést követően minden hónap 10-éig kerül a jogosult vezető számlájára utalásra.
14. A keretösszeg felhasználását az érintett vezető a tárgyhó utolsó munkanapjáig a bv. szerv pénzügyi feladatait ellátó szervezeti egysége felé – a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján, az alaki és tartalmi követelményeknek megfelelően, a bv. szerv nevére kiállított – számla megküldésével köteles igazolni. A Széchenyi Pihenőkártyával kiegyenlített számla nem kerül elszámolásra.
15.1 Amennyiben az arra jogosult vezető a tárgyhó utolsó munkanapjáig nem számol el a keretösszeggel, úgy – az 5. melléklet szerinti kifejezett hozzájárulásával – a következő havi illetményéből a fel nem használt reprezentációs keretösszeg levonásra kerül. A kitöltött 5. mellékletet minden év január 15-ig meg kell küldeni a Büntetés-végrehajtás Gazdasági Ellátó Intézete (a továbbiakban: BV GEI) Központi Illetmény-gazdálkodási Osztálya részére.
16. A bv. intézet pénzügyi feladatait ellátó szervezeti egysége, a BVOP-n a házipénztár köteles analitikát vezetni a reprezentációs keretösszegre jogosult vezetőkről, valamint a keretösszeg felhasználásáról, külön kiemelve a vezetők személyében bekövetkezett változásokat, a hóközi kinevezéseket, megszűnéseket, valamint azt a tényt, hogy az előző havi keretösszeg határidőben felhasználásra, elszámolásra került-e.
17.2 A bv. intézet pénzügyi feladatait ellátó szervezeti egysége minden hónap 2-áig köteles a BV GEI Központi Illetmény-gazdálkodási Osztályára megküldeni a reprezentációs keretösszegre jogosult vezetőkről szóló listát (név, adóazonosító jel, összeg, jogosult időszak), amely kimutatás alapján az arra jogosult vezetők részére havonta számfejtésre kerül a reprezentációs keretösszeg. Ezen szervezeti egység biztosítja a reprezentációs kiadások kapcsán a keletkező bizonylatok befogadását, ennek keretében a jogosultság fennállásának és a számlán szereplő tételek megfelelőségének dokumentált ellenőrzését.
18. A BVOP-n a rendezvény lebonyolításához a résztvevők szükséges létszámát, ellátását és azok költségeit az éves költségvetési tervben kell meghatározni. Minden rendezvény előtt aktuális programot és ellátási tervet kell készíteni. A költség-előirányzatokat a 4. melléklet alapján kell megtervezni. A jóváhagyott tervtől csak indokolt esetben, az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese írásbeli engedélye alapján lehet eltérni.
19. A BVOP rendezvényeihez a fedezetet a Hivatal erre a célra jóváhagyott éves kerete biztosítja.
20. A szervezeti egység vezetője kitölti a 4. melléklet szerinti igénybejelentő lapot, és a pénzügyi ellenjegyzés céljából legkésőbb a rendezvény tervezett időpontja előtt öt munkanappal megküldi a kifizetést teljesítő szervezeti egység részére.
21. A lebonyolító a kifizetés teljesítése érdekében a kifizetést teljesítő szervezeti egység részére benyújtja a 6. melléklet szerinti elszámoló lapot, valamint az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, továbbá a rendezvényen ténylegesen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet vagy regisztrációt.
22. A teljesítés igazolására – az elszámoló lap záradékának kitöltésével – a rendezvényt lebonyolító szervezeti egység vezetője jogosult azzal, hogy amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem teljes vagy nem megfelelő, úgy – a hiánypótlás 15 napon belüli elmaradása esetén – a rendezvény költségei a kezdeményező adott évi vezetői reprezentációs keretösszegét terhelik.
23. Amennyiben a kezdeményező személye megegyezik a rendezvény lebonyolítójával, úgy a 4. és 7. mellékletekben szereplő igénybejelentő és elszámoló lapot maga tölti ki.
24. A bv. intézetek rendezvényeihez szükséges előirányzatot a bv. intézet elemi költségvetésében kell megtervezni az éves költségvetési terv alapján. A költségvetési terv a bv. intézet vezetője által kijelölt szervezeti egység készíti el a gazdasági vezetővel egyeztetve, melyet a bv. intézet vezetője hagy jóvá. Az aktuális programot és ellátási tervet a gazdasági vezető ellenjegyzése után a bv. intézet vezetője engedélyezi. A jóváhagyott tervtől a bv. intézet vezetőjének írásbeli engedélye alapján csak indokolt esetben lehet eltérni.
25. A rendezvényekhez kapcsolódó fogadási és vendéglátási élelmezési költségnorma felhasználásának elszámolása – a számviteli és az általános forgalmi adóról szóló törvények előírásai alapján kiállított – számla ellenében történik.
26. A 3. pontban meghatározott vezetői reprezentáció keretében különösen a 7. mellékletben felsoroltak számolhatóak el.
27. A 9. pontban meghatározott ajándékként különösen a 8. mellékletben felsoroltak számolhatóak el.
28. Az elszámolások során a adójogi jogszabályoknak megfelelően kell eljárni. Az 1. és 2. mellékletben meghatározott összegek ÁFA-val együtt értendők.
29. Ez az utasítás – a 30. pontban foglalt kivétellel – a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
A vezetői reprezentáció felhasználására jogosultak köre és a keretek összegei
1. A Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságánál:
a) |
országos parancsnok |
30 000 Ft/hó |
b) |
országos parancsnok-helyettesei |
20 000 Ft/hó |
c) |
szakirányító1 és szakirányító2 besorolású vezetők |
10 000 Ft/hó |
d) |
főosztályvezető helyettes1 és főosztályvezető helyettes2 besorolású vezetők, osztályvezetők |
5 000 Ft/hó |
2. A büntetés-végrehajtási intézeteknél:
intézetparancsnokok, igazgatók |
10 000 Ft/hó |
2. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
A rendezvényekhez kapcsolódó fogadási, vendéglátási és egyéb normák
1. Ünnepség, illetve büntetés-végrehajtási rendezvény alkalmával
a) legfeljebb 2000 Ft/fő/nap, az elszámoláshoz jelenléti ívet kell csatolni,
b) az országos parancsnok vagy az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese előzetes engedélyével egyedi normakeret határozható meg.
2. Értekezletek (országos), hivatalos tárgyalások és megbeszélések, konferencia, sajtófogadás megrendezése alkalmával, ha azt a vezetői reprezentációval rendelkező személy hívja össze,
a) legfeljebb 4000 Ft/fő/nap,
b) az országos parancsnok vagy az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese előzetes engedélyével egyedi normakeret
határozható meg.
3. Nyugdíjas találkozóra meghívott büntetés-végrehajtási nyugdíjasok után, évente egy alkalommal legfeljebb 3000 Ft/fő/nap az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese előzetes engedélyével határozható meg.
4. A bv. intézet azon személyi állománya részére, akik december 24-én éjszakai szolgálatot teljesítenek az országos parancsnok engedélyével karácsonyi ünnepség tartható vagy reprezentációs csomag adható legfeljebb 3000 Ft/fő értékben.
5. A bv. intézetek a fenti normák alkalmazásával évente a kiemelt állami ünnepek alkalmával, a büntetés-végrehajtási szervezet ünnepnapján (Szent Adorján napja), illetve az elemi költségvetésük összeállítása során készített rendezvények éves költségvetési tervben foglaltak figyelembevételével szervezhetnek rendezvényt, amelyet saját éves költségvetésük terhére rendezvény költségeként számolnak el.
6. Az éves költségvetési tervben nem szereplő rendezvényhez pótlólagos középirányítói támogatás nem igényelhető. A bv. intézetek ezen költségeiket szintén a rendezvények költségei között számolják el.
3. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
Engedély az éves jóváhagyott költségvetési tervben nem szereplő rendezvény megtartására
A rendezvényt kezdeményező szervezeti egység:
A rendezvény megnevezése:
A rendezvény célja, indokoltsága:
A tervezett rendezvény szakmailag indokolt, megtartását engedélyezem.
.............................................
4. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
Igénybejelentő lap
Az éves költségvetési tervben nem szereplő egyéb rendezvények költség-előirányzata
1. A rendezvényt kezdeményező szervezeti egység:
2. A rendezvény megnevezése, célja:
3. A rendezvény helye, időpontja:
4. Létszám:
Résztvevők: fő
Kísérők: fő
Gépkocsivezetők: fő
5. Összes költség:
………… fő részére ………………………… Ft a költség-előirányzat, mely a II., III., IV., V. és VI. pontokban foglalt részletezés szerint használható fel.
…………………………………………………
kérelmező szervezeti egység vezetője
A rendezvény megtartásához igényelt fedezet rendelkezésre áll.
Dátum: ……………
………………………………………………… |
………………………………………………… |
ellenjegyző |
kötelezettségvállaló |
II. ÉTKEZÉSI KÖLTSÉGEK MEGOSZLÁSA
II.2. Az utasítás szerinti költségnorma (Ft/fő/nap):
II.3. A rendezvény norma alapján elszámolható élelmezési összköltsége: Ft
II.4. A várhatóan felmerülő összes élelmezési költség (II.4.1. + II.4.2. + II.4.3.): Ft
Az élelmezési költségnormától való eltérést engedélyezem / nem engedélyezem.
…………………………………………………
engedélyező
|
Fő |
Nap |
Ft/fő |
Összesen (fő*nap*Ft) |
reggeli |
|
|
|
|
ebéd |
|
|
|
|
vacsora |
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
Fő |
Nap |
Ft/fő |
Összesen (fő*nap*Ft) |
reggeli |
|
|
|
|
ebéd |
|
|
|
|
vacsora |
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
Fő |
Nap |
Ft/fő |
Összesen (fő*nap*Ft) |
reggeli |
|
|
|
|
ebéd |
|
|
|
|
vacsora |
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
Fő |
Éjszaka |
Ft/éjszaka |
Összesen (fő*éjszaka*Ft) |
résztvevők |
|
|
|
|
kísérők |
|
|
|
|
gépkocsivezetők |
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
|
Fő |
Nap |
Ft/fő |
Összesen (fő*nap*Ft) |
résztvevők |
|
|
|
|
kísérők |
|
|
|
|
gépkocsivezetők |
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
|
Ajándék megnevezése |
Fő |
Ft/fő |
Összesen
(fő*Ft) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
Egyéb költség megnevezése |
Fő |
Ft/fő |
Összesen
(fő*Ft) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
összesen |
|
|
|
Összes költség (II. + III. + IV. + V. + VI.): Ft
P. H.
……………………………………………………
a kérelmező szervezeti egység vezetője
5. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz4
Nyilatkozat
reprezentációs keretösszeg illetményből (munkabérből) történő levonásához
Név:
Szül. hely, idő:
Adóazonosító jel:
1. Hozzájárulok, ahhoz, hogy a vezetői megbízásom/kinevezésem megszűnése esetén az időarányos reprezentációs keretösszeg túllépése miatti, jogalap nélkül felvett juttatás összege az illetményemből (munkabéremből) levonásra kerüljön.
2. Hozzájárulok ahhoz, hogy ……… évben részemre havonta biztosított és kifizetett reprezentációs keretösszeg fel nem használása esetén, illetve a keretösszeggel való határidőben történő elszámolás elmulasztása miatti jogalap nélkül felvett juttatás összege az illetményemből (munkabéremből) levonásra kerüljön.
…………………………………………
magánszemély
Kelt: ………………………………………
A nyilatkozatot átvettem:
…………………………………………
munkáltató
Kelt: ………………………………………
Megküldendő a BV GEI Központi Illetmény-gazdálkodási Osztályára minden év január 15-ig.
6. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
Rendezvények költségeinek elszámolása
1. A rendezvényt lebonyolító szervezeti egység vezetője: ………………………………………………………………………
2. A rendezvény megnevezése, célja: ……………………………………………………………………………………………
3. A rendezvény helye, időpontja: …………………………………………………….…………………………………………
4. Résztvevők létszáma: ………………………………………………………………….………………………………………
5. A rendezvény – 2. melléklet szerinti – besorolása: ……………………………………..……………………………………
6. A rendezvény tervezett (költségnormák alapján számolt) összköltsége: …………………..…………………………………
7. A rendezvény tényleges összköltsége: ……………………………………………………...…………………………………
8. Mellékletek száma: … db
Teljesítésigazolási záradék
A 2. pontban szereplő rendezvénynek a 3. pontban jelölt helyen és időben való megtörténtét, a 4. pontban hivatkozott tényleges létszámát, valamint a rendezvényre megrendelt termékek szállításának és felszolgálásának teljesítését igazolom.
Kelt: ………………………………………
P. H.
………………………………………
lebonyolító szervezeti egység vezetője
7. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
Vezetői reprezentáció keretében elszámolható különösen:
c) kávé, cukor, kávétejszín, tejpor,
h) tea, citrom, méz, cukor, édesítőszer, citrompótló,
j) vágottvirág-csokor, cserepes virág,
k) csokoládé, bonbon, keksz, édesség,
m) sós mogyoró, ropi, chips,
n) cukrászsütemény, torta,
p) éttermi, szállodai vendéglátás,
r) dísztasak, csomagolóanyag, üdvözlőkártya.
8. melléklet az 55/2020. (XI. 5.) BVOP utasításhoz
Ajándékként elszámolható különösen:
j) vágottvirág-csokor, cserepes virág,
