• Tartalom
Oldalmenü

1995. évi LXVI. törvény indokolása

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

1996.01.01.
ÁLTALÁNOS INDOKOLÁS
A jogi személyek működése és a természetes személyek tevékenysége során létrejött maradandó értékű iratokat a világon mindenütt a kulturális örökség részének tekintik. Az e dokumentumok tartós megőrzéséhez és használatához fűződő közérdek érvényesítését az államok többsége egyrészt levéltári intézmények működtetésével, másrészt a levéltárak tevékenységét szabályozó törvényekkel biztosítja.
A különböző országok közpénzekből fenntartott levéltáraira (archívumaira) általánosan jellemző, hogy elsődleges feladatként a közhatalmat gyakorló vagy közfeladatot ellátó szervek irattáraiba tartozó dokumentumoknak (összefoglaló néven: köziratoknak) azt a részét őrzik meg és bocsátják a kutatók rendelkezésére, amely az irattárat létrehozó szerv működéséhez már nem szükséges, de adattartalma miatt a történetírás elsődleges forrásául szolgálhat, vagy az állam folytonossága, illetőleg az állampolgárok érdekeinek védelme szempontjából nélkülözhetetlen.
A nyugat-európai államok túlnyomó többsége az elmúlt két évtizedben – az információ szabadságáról, valamint a személyes adatok védelméről szóló törvényeikhez igazodva – új levéltári törvényt alkotott. Tipikusnak tekinthető, hogy e jogszabályok mindegyike – bár az Európai Közösség e tárgyban irányelvet még nem adott ki – a köziratok védelme és használhatóságának biztosítása érdekében:
– meghatározza az archiválási kötelezettség alá tartozó irattárak, valamint az ezen irattárak maradandó értékű iratainak átvételére illetékes levéltárak körét, s ezzel összefüggésben definiálja az irat fogalmát, idesorolva bármely típusú adathordozón rögzített adatot és információt;
– felhatalmazza a levéltárakat azon szervek iratkezelésének ellenőrzésére, amelyek maradandó értékű irataikat náluk kötelesek elhelyezni, s az iratok kiválogatásában a levéltárak számára egyetértési jogot biztosít;
– kimondja a köziratok forgalomképtelenségét, s megtiltja a keletkezésüknél fogva szervesen összetartozó irategyüttesek megbontását;
– abból az alapelvből kiindulva, hogy a köziratok nyilvánosságát csak az állampolgárok és az állam jogos érdekeinek védelme miatt, akkor is csak meghatározott időre szólóan lehet korlátozni, szabályozza a levéltárban őrzött köziratok használatát.
A nem köziratnak minősülő maradandó értékű dokumentumokról, vagyis a magánlevéltári anyagról a nyugat-európai levéltári törvények – néhány kivételtől eltekintve – többnyire csak közvetett módon intézkednek.
Magyarországon a levéltári anyag védelmének és a levéltárak tevékenységének szabályait jelenleg a többször módosított 1969. évi 27. tvr. (a továbbiakban: Ltvr.) és a végrehajtására kiadott 30/1969. (IX. 2.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Lvhr.), valamint a 130/1971. (M.K.10.) MM utasítással közreadott Levéltárak Ügyviteli Szabályzata (a továbbiakban: LÜSZ) határozza meg, a levéltárakban őrzött iratok kutathatóságának rendjét pedig a közgyűjteményekben folytatható kutatások egyes kérdéseiről szóló, ugyancsak többször módosított 118/1989. (XI.22.) MT rendelet (a továbbiakban: Kutatási Rendelet) szabályozza.
Az Ltvr. és az Lvhr. – az ügyviteli és a levéltári érdekek együttes figyelembevételével – minden jogi személyre kiterjedő hatállyal bevezette az irattári terv használatán alapuló iratkezelési rendszert. Az irattári anyag tárgyi szempontú rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását biztosító irattári terv alkalmazásának köszönhetően az iratkezelés általános színvonala, s ezzel összefüggésben a maradandó értékű iratok archiválásának gyakorlata napjainkra vitathatatlanul jobb lett, mint amilyen 1969 előtt volt. A jogállami fordulatot követően azonban az állami tulajdon kizárólagosságának és a közvetlen állami irányítás mindenhatóságának elvére épülő Ltvr. és Lvhr. rendelkezései a versenyszférában, valamint a helyi önkormányzatok, továbbá a pártok, az egyesületek és egyéb más autonóm szervezetek esetében alkalmazhatatlanná váltak.
Az Alkotmánybíróság 34/1994. (VI. 24.) AB határozatával a Kutatási Rendeletet, továbbá az Lvhr. 13. § (2) bekezdését, valamint a LÜSZ 101–128., 136. és 160. §-át, mivel ezek a rendelkezések is tartalmaznak a levéltári anyaghoz való hozzáférést érdemben szabályozó intézkedéseket – döntően a szabályozás nem megfelelő szintje miatt – alkotmányellenesnek nyilvánította és 1995. június 30-ai hatállyal megsemmisítette.
A Javaslat az Ltvr., az Lvhr., a Kutatási Rendelet és a LÜSZ által szabályozott kérdéskör egészét lefedi, s az iratokat szabályozási szempontból – a közérdekű adatok nyilvánosságának elvéből kiindulva – két nagy csoportra, köziratokra és magániratokra osztja, s a közirat fogalmával együtt bevezeti a közlevéltár fogalmát is. A Javaslat ezekhez a fogalmakhoz igazodva meghatározza a köziratok kezelésének, védelmének, archiválásra történő előkészítésének és közlevéltárba adásának rendjét, továbbá a közlevéltárak feladatait, fajtáit, s ezek illetékességi körét, valamint az alapításukkal és fenntartásukkal kapcsolatos követelményeket; rendelkezik a közlevéltárakban őrzött anyag kutathatóságáról, illetőleg használatának egyéb módjairól és megállapítja a magánlevéltári anyag védelmének legfontosabb szabályait.
RÉSZLETES INDOKOLÁS
I. fejezet
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
A törvény célja
Az 1. §-hoz
A magyar levéltári anyag mind tartalmi, mind pedig mennyiségi szempontból meghatározó része a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagából származik. Az irattári anyag eredeti rendeltetése szerint a létrehozó szerv tevékenységét dokumentálja, annak működéséhez, ügyvitelének ellátásához szolgáltat adatokat, információkat. A közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának ugyanakkor – a közérdekű adatok nyilvánosságának követelményéből adódóan – közérdekű információforrásként is funkcionálnia kell, s ez a funkció folyamatos, az irattári anyag maradandó értékű részét illetően soha nem szűnik meg. A Javaslat – első helyen – olyan iratkezelési gyakorlat kifejlesztését jelöli meg célként, amely a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának használatához fűződő különböző érdekeknek egyaránt megfelel, s a maradandó értékű köziratok kiválogatását is jól szolgálja.
A Javaslat célul tűzi ki annak biztosítását is, hogy bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része épségben és használható állapotban fennmaradjon.
Az Alkotmánybíróság a már hivatkozott 34/1994. (VI. 24.) AB határozatának összegző részében megállapította, hogy: „A tudományos élet szabadsága az államra azt a kötelezettséget rója, hogy az alkotmányosan indokolt kényszerítő korlátok – különösen a személyes adatok oltalmazása, és az állam vitális érdekébe tartozó, alapvető biztonságához fűződő, törvényben meghatározott, és egy demokratikus társadalomban szükséges korlátozásnak minősülő, az európai normák szerinti titokkörökbe tartozó, titkos adatok védelme – kivételével a tudományos kutatás, a tudományos megismerés és tanítás szabadságát garantálja, kutató és kutató között ne diszkrimináljon, továbbá tudományos megállapítások és igazságok kérdésében legyen semleges.” A Javaslat a levéltári anyag használatának szabályozásával e követelmény maradéktalan érvényesülését is el kívánja érni.
A törvény hatálya
A 2. §-hoz
A levéltári anyag az irattári anyagból kerül kiválogatásra, így a védelem leghatásosabb eszköze és módja nyilvánvalóan az, ha már az irattári anyag kezelése során érvényesíteni lehet a levéltári szempontokat. Az irattári anyagnak az a köre azonban, ahol ez a megoldás jogilag alkalmazható, illetve kikényszeríthető, ma már jóval szűkebb, mint ahogy azt az Ltvr. meghatározta. Figyelembe kell vennünk ugyanis, hogy az irattári anyag a létrehozóra, illetve annak tevékenységére vonatkozóan minden lényeges adatot magába foglal, ezért az iratanyag feletti rendelkezési jog korlátozása – pl. a versenyszférában – alapvető jogokat sértene. Így azon alapelv, miszerint a levéltári anyagot keletkezésétől fogva különleges védelem illeti meg, csak a közfeladatot ellátó szervek és személyek irattári anyaga, vagyis a köziratok esetében alkalmazható teljes mértékben, de ebben a körben feltétlenül alkalmazandó is.
A Javaslat hatályának ki kell terjednie a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára is, kiindulva abból, hogy a tartós állami tulajdonú részesedést a gazdasági társaságok tevékenységének meghatározott jellege indokolja, s ez egyben az ott keletkező iratokat is abba a körbe vonja, amelyek esetében alapvető érdek fűződik az iratok irattári és levéltári eszközökkel történő megőrzésének biztosításához.
A közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának selejtezés után fennmaradó maradandó értékű része az iratokhoz fűződő ügyviteli érdek elmúltával közlevéltárba kerül, s ezáltal levéltári anyaggá válik. A Javaslat hatálya ennek megfelelően kiterjed a közlevéltárban őrzött levéltári anyagra is.
A nem közfeladatot ellátó, s így nem köziratot keletkeztető szervek iratai megőrzésének garanciája az iratok magánlevéltári őrzése. A Javaslat hatálya nem valamennyi magánlevéltárra, hanem csak a törvényben foglalt feltételeknek megfelelő nyilvános magánlevéltárakra, illetőleg az ott őrzött levéltári anyagra terjed ki.
A 2. § a)–d) pontja alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő iratokra oly módon terjed ki a Javaslat hatálya, hogy az e szervek, valamint a természetes személyek maradandó értékű irataikra nézve tartalmaz kötelező rendelkezéseket a Javaslat.
Értelmező rendelkezések
A 3. §-hoz
A Javaslat a levéltárak tevékenységét rendező jogszabályokban használatos szakmai fogalmak körében új terminológiaként bevezeti a közirat és a közlevéltár fogalmát.
A javasolt definíció szerint köziratnak minősül minden olyan irat, a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül, amely állami vagy önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy, azaz közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott, továbbá – az Alkotmánybíróság már idézett határozatával összhangban – az 1948–1989 között működött Magyar Dolgozók Pártjának és a Magyar Szocialista Munkáspártnak az 1991. évi LXXXIII. törvénnyel állami tulajdonná nyilvánított iratanyaga. Tekintettel arra,hogy a káptalani és konventi hiteleshelyek állami közjegyzői, azaz közfeladatokat láttak el, ezek levéltári anyaga is köziratnak minősül.
Közlevéltárnak minősül minden olyan levéltári intézmény, amelyet a nem selejtezhető köziratok tartós megőrzése céljából közfeladatot ellátó szerv létesít, illetőleg tart fenn.
A levéltári anyaggá történő átminősülés tartalmi követelményeit a maradandó értékű irat fogalmának meghatározásával állapítja meg a Javaslat. Levéltári anyagnak tekintendő eszerint az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.
Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai
A 4–5. §-hoz
Az irattári és a levéltári anyag védelmének legalapvetőbb, valamennyi iratfajtára kiterjedő elveit és szabályait a Javaslat 4–8. §-a tartalmazza.
E körben elvként rögzíti, hogy a szervesen összetartozó iratok egységének megőrzéséről mindenkinek gondoskodnia kell, mivel az iratok szétszóródása azok információs értékét és használhatóságát csökkentené. Az irattári anyag maradandó értékű részének, azaz a levéltári anyagnak a megóvása – ideértve a maradandó értékű védetté nyilvánított magániratot is – ugyancsak alapvető kötelessége mindazoknak, akiknek ilyen anyag a tulajdonába vagy a birtokába kerül.
A megóvás elsősorban a levéltári anyag megfelelő állapotban való megőrzéséből áll, s ebből a követelményből adódik, hogy tilos minden olyan beavatkozás, ráhatás, amelynek következtében a levéltári anyag megrongálódna vagy használhatatlanná válna. Abból kiindulva, hogy a legértékesebb levéltári anyagokat a közlevéltárak őrzik, fokozott védelemben részesülnek a közlevéltárban őrzött anyagok, továbbá a köziratok, amelyekre nézve – szűk kivételt engedve – elidegenítési tilalmat is kimond a Javaslat.
A 6–7. §-hoz
A köziratoknak és általában a levéltári anyagnak a kiemelkedő kulturális és információs értéke miatt ezeket a dokumentumokat bárki – így a tulajdonos is – csak a művelődési és közoktatási miniszter engedélyével viheti ki az ország területéről, és a pótolhatatlan, egyedi jellegre való tekintettel a kivitel előtt ezekről a Magyar Országos Levéltár biztonsági másolatot készít.
A maradandó értékű iratok tartós, a jövő nemzedékei számára történő megőrzésének elsődleges eszköze az iratok levéltári őrizete. A közlevéltárnak az a joga és kötelessége, hogy a törvényben meghatározott esetekben – az irat keletkeztetőjének személyétől, szervezeti alárendeltségétől, illetőleg attól függetlenül, hogy az iratot keletkeztető szerv milyen szervezeti formában működik, – átveszi és tartósan megőrzi a maradandó értékű iratot, természetesen nem jelenti azt, hogy – a törvényben meghatározott kivételektől eltekintve – az irat tulajdonjogi helyzetében változás következne be.
A levéltár ugyanis a maradandó értékű iratok tartós megőrzése érdekében létesített intézmény, amelynek az iratok őrzésével és keletkezésével kapcsolatos – elsősorban szakmai jellegű – jogosítványait és feladatait a törvény pontosan meghatározza. Ezeknek a feladatoknak az ellátásához egyfelől nincs szükség arra, hogy a levéltár az iratokkal tulajdonosként rendelkezzék, másfelől az Alkotmány 13. §-ából következően erre nem is lenne módja.
Miután azonban az iratok levéltári őrzése az őrzési idő huzamosságát tekintve a tulajdonos által való őrzéshez hasonlít, az egyértelmű jogi szabályozás követelményének eleget téve a Javaslat leszögezi: a levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése – ajándék, adásvétel és csereszerződés kivételével – a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti. Magától értetődő kivétel az ajándékozás, amikor is az ajándékozó szándékának megfelelően az irat a levéltár vagy annak fenntartója (pl. az állam vagy az önkormányzat) tulajdonába kerül, és ugyancsak magától értetődő kivételt képez a levéltár eredeti tulajdonszerzése adásvétel esetében, továbbá a tulajdonát képező levéltári anyag csereszerződéssel történő elidegenítése és egyúttal új levéltári anyag megszerzése esetén.
A levéltári anyag védelmének irányítása
A 8. §-hoz
A levéltári anyag védelmének ágazati irányításával kapcsolatos feladatokat a művelődési és közoktatási miniszter látja el, függetlenül attól, hogy a meghatározott irattári vagy levéltári anyag vonatkozásában az irattári avagy levéltári feladatokat ki látja el, továbbá, hogy az irattár, illetőleg a levéltár milyen szervezeti keretekben, milyen szerv vagy személy fenntartásában működik.
A miniszter az ágazati irányító hatáskörét – az iratokat keletkeztető szervek sokféleségére, valamint a nem állami fenntartású levéltárak túlsúlyára tekintettel – elsősorban nem közvetlenül, hanem miniszteri rendelet kiadásával gyakorolja.
Közvetlenül is érvényesül a miniszter ágazati irányítása ugyanakkor a Magyar Országos Levéltár tekintetében, amely az egyetlen, állam által fenntartott központi, általános levéltár.
A miniszter ágazati irányító jogköre kiterjed a hatáskörébe utalt egyedi ügyekre is, így pl. védett levéltári anyaggá nyilváníthatja a nem közfeladatot ellátó szervek irattári anyagának ügyviteli szempontból elévült részét, továbbá a természetes személyek irathagyatékát a törvényben meghatározott feltételek megléte esetén.
II. fejezet
A KÖZIRAT
A köziratok kezelése és védelme
A 9. §-hoz
Az 1. § a) pontjában megjelölt célt a Javaslat elsősorban a közfeladatot ellátó szervek által jelenleg használt – az Ltvr. és Lvhr. alapján elkészített – iratkezelési szabályzat és irattári terv korszerűsítésével kívánja elérni. Ennek érdekében – a szigorítás igényével – újraszabályozza az irattári terv alkalmazásával, valamint az irattári anyag biztonságos őrzésével kapcsolatos alapvető követelményeket, így a köziratok nyilvántartásának kötelezettségét is. Ez ugyanis az áttekinthető irattári rend megteremtésének, valamint a köziratok elidegenítését, illetőleg a selejtezési eljárás megkerülésével történő megsemmisítését tiltó rendelkezések (5. § (1) bekezdés) érvényesítésének is elengedhetetlen feltétele.
Az iratok – ideértve természetesen minden típusú adathordozót – archiválhatóságának egyik legfontosabb feltétele, hogy az adathordozó, illetve az adat rögzítésének minősége az adott dokumentumot tartós megőrzésre alkalmassá tegye. Különösen fontos ez napjainkban, amikor a számítógép egyre szélesebb körű ügyviteli alkalmazás, valamint az elektronikus adatátvitel feltételeinek kialakulása következtében a nem hagyományos adathordozók fokozatosan teret hódítanak. A Javaslat elsősorban erre a körülményre való tekintettel teszi a közfeladatot ellátó szervek kötelességévé, hogy a náluk keletkező, nem selejtezhető iratok készítésekor azok tartós megőrzését biztosító eszközöket, anyagokat és eljárásokat alkalmazzanak.
A XX. század utolsó évtizedeinek egyik általános érvényű jelensége, hogy az állam és a gazdaság működéséhez, a társadalmi tevékenységek tervezéséhez és szervezéséhez egyre több információra van szükség, s ezzel összefüggésben rohamosan növekszik az irattárakban felhalmozódó adathordozók mennyisége. A mind ügyviteli, mind pedig levéltári szempontból feleslegessé vált iratok kiselejtezésének, illetőleg a maradandó értékű iratok levéltárba adásának folyamatos elvégzését a Javaslat ezért tekinti kiemelkedően fontos kérdésnek.
Az iratkezelési szabályzatok kiadása
A 10. §-hoz
Az iratkezelési szabályzatok és az irattári tervek kiadásának rendjét illetően a Javaslat – az Ltvr. és az Lvhr. rendelkezéseihez képest – két lényeges módosítást tartalmaz. Az egyik az egységes iratkezelési szabályzatok kiadásának részletes – felhatalmazó rendelkezéseket is tartalmazó – szabályozása. Ez elsősorban az azonos hatás- és feladatkört ellátó szervek iratkezelési gyakorlatának egyszerűsítése szempontjából fontos intézkedés.
A másik változtatás lényege, hogy az egységes iratkezelési szabályzatok kiadásakor az egyetértési jogot nem a művelődési és közoktatási miniszter, hanem a Magyar Országos Levéltár gyakorolja. Az egyedi iratkezelési szabályzatok kiadását illetően pedig a javaslat az illetékes közlevéltárra telepíti az egyetértési jogot.
A köziratok kezelésének levéltári ellenőrzése
A 11. §-hoz
E szakasz rendelkezései arra az alapelvre épülnek fel, miszerint a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga – pontosabban annak maradandó értékű része – valamely közlevéltár illetékességi körébe tartozik, s ez a levéltár nemcsak az iratanyag átvételére, hanem az adott szerv iratkezelésének ellenőrzésére és irattári selejtezésének levéltári szempontú jóváhagyására is jogosult.
A Javaslat a közlevéltárak számára olyan jogosítványokat határoz meg ( pl. az iratokba történő betekintés jogát), amely a jelenleginél jóval hatákonyabbá teheti az irattári tervek alkalmazásának ellenőrzését.
A köziratok levéltárba adása
A 12. §-hoz
Az Lvhr. jelenleg előírja, hogy a ki nem selejtezhető iratokat az illetékes levéltár legalább tizenöt évi irattári őrizet után veszi át, de a levéltárba adás végső határidejéről nem rendelkezik. Az átadás – átvétel időpontját az átadó szerv és az átvevő levéltár megállapodásától teszi függővé. A Javaslat – a kialakult gyakorlathoz igazodva – a tizenöt éves irattári megőrzési időt továbbra is megtartja, viszont meghatározza a levéltárba adás végső határidejét is, s ettől csak kivételes esetekben enged eltérést. A levéltárba adás határidejének szabályozásával ugyanis biztosítani kívánja, hogy az általános kutatási időhatár eltelte után maradandó értékű köziratok lehetőleg már levéltárban legyenek.
III. fejezet
A KÖZLEVÉLTÁR
A közlevéltár feladatai
A 13. §-hoz
Ez a szakasz foglalja rendszerbe – fajtájától függetlenül – a közlevéltár alapfeladatait, biztosítva ezáltal az ügyviteli szempontból nélkülözhetővé vált maradandó értékű köziratok épségben és használható állapotban történő fennmaradásának, valamint használatának szakmai feltételeit.
A Javaslat 9. §-a (1) bekezdésének g) pontjában foglaltakkal összhangban a közlevéltár kizárólagos joga és kötelessége az illetékességi körébe tartozó szervek nem selejtezhető köziratainak átvétele és megőrzése. Így köziratot tartós megőrzés céljából – a Javaslat 31. §-ában meghatározott kivételekkel – a közlevéltáron kívül más szerv vagy személy nem tarthat magánál.
A Javaslat, számolva azzal a lehetőséggel, hogy a maradandó értékű magániratok tartós megőrzését a tulajdonos nem tudja vagy nem akarja maga végezni, a közlevéltár alapfeladatává teszi ezen iratok gyűjtését (ajándékként való elfogadását vagy megvásárlását) és ingyenes letéti megőrzését, továbbá a jogszabállyal közlevéltári megőrzésbe utalt, köziratnak nem minősülő levéltári anyag átvételét is.
Annak érdekében, hogy a maradandó értékű iratok már levéltárba kerülésük, illetőleg a levéltári anyagról vezetett központi nyilvántartásba történő bejegyzésük előtt is megkülönböztetett védelemben részesüljenek, a közlevéltár ellenőrzi a közfeladatot ellátó szervek, valamint a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári selejtezését és iratkezelésének rendjét, továbbá – alaptevékenységének részeként – a maradandó értékű magániratok kiválogatására, szakszerű kezelésére vonatkozóan szaktanácsot adhat, illetve az ilyen iratok védetté nyilvánításában köteles közreműködni.
A Javaslat a közlevéltárban őrzött levéltári anyag biztonságos megőrzésével, szakszerű kezelésével, valamint kutatási és igazgatási célú használhatóvá tételével összefüggő feladatokon túlmenően – figyelembe véve a történelmi ismeretek iránt megnyilvánuló széleskörű társadalmi igényt, továbbá a nemzetközi gyakorlatot – alapfeladatként jelöli meg a levéltári anyag felhasználását elősegítő levéltár- és történettudományi kutatások végzését, illetőleg a levéltári anyag oktatási és közművelődési célú hasznosításában való közreműködést is.
A biztonsági másolatok készítésének alapfeladatként való megjelölése a megrongált vagy pusztulásnak indult levéltári anyagban, illetőleg a tartalmánál fogva különösen jelentős levéltári anyagban lévő adatok és információk feltétlen fennmaradását szolgálja.
A közlevéltár fajtája és illetékessége
A 14. §-hoz
A közlevéltárat a Javaslat annak figyelembevételével minősíti általános levéltárnak, állami szaklevéltárnak, települési önkormányzat levéltárának vagy köztestület, közalapítvány, illetőleg jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltárának, hogy a közfeladatot ellátó szervek mely körétől illetékes átvenni a maradandó értékű iratokat. Mivel a közlevéltárak osztályozása ezen ismérv alapján történik, a köziratokat illetően a közlevéltár illetékességét maga a Javaslat határozza meg. A köziratnak nem minősülő levéltári anyag tekintetében a közlevéltár illetékességének megállapítását – a szükséges koordináció biztosítása érdekében – a Javaslat a művelődési és közoktatási miniszter hatáskörébe utalással, illetőleg egyetértési jogának kikötésével rendezi.
A közlevéltár fenntartójának kötelezettségei
A 15. §-hoz
A levéltári anyag fennmaradásának és a használatához fűződő közérdek érvényesítésének legfontosabb garanciája a közlevéltárak alapfeladatainak maradéktalan ellátása és az ehhez szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételek folyamatos biztosítása. E feltételrendszer hiányosságaiból adódó működési zavarok ugyanis a levéltári anyag jóvátehetetlen károsodását vagy használhatatlanná válását idézhetik elő. Ez a körülmény a közlevéltárak fenntartóival szemben – a költségvetési intézmények működtetésével kapcsolatos általános kötelezettségeken túlmutató – speciális követelményeket támaszt.
A Javaslat felsorolja a közlevéltárak alapfeladatainak ellátásához szükséges személyi, tárgyi és technikai feltételeket, s ezek biztosítását a közlevéltárak fenntartóinak kötelességévé teszi, s egyúttal előírja, hogy közlevéltárat létesíteni csak ezen feltételek együttes megléte esetén lehet.
Általános levéltárak
A 16. §-hoz
A Javaslat viszonylag széles körben ad lehetőséget közlevéltár alapítására és fenntartására, ugyanakkor figyelembe veszi azt is, hogy nem minden közfeladatot ellátó szervnél célszerű önálló levéltár létesítése, illetőleg nem minden közfeladatot ellátó szerv képes önálló levéltárat fenntartani. A saját levéltárral nem rendelkező, közfeladatot ellátó szervek levéltári anyagával kapcsolatos levéltári feladatokat az általános levéltárak: a Magyar Országos Levéltár, valamint a megye (főváros) önkormányzata által fenntartott levéltárak látják el.
Az általános levéltárak a levéltári anyag védelmének alapintézményei. Ezen intézményhálózat stabilitásának biztosítása érdekében általános levéltárat törvény létesíthet, illetve szüntethet meg, a megszűnő levéltár anyagának átvételére illetékes közlevéltár megnevezésével.
A 17. §-hoz
Általános levéltár a Magyar Országos Levéltár, amelynek jogelődjét az 1723. évi 45. tc. rendelkezése alapján 1756-ban alapították. 1874-ben szervezték modern tudományos intézménnyé. Azóta feladata az országos hatáskörű szervek levéltári anyagának átvétele és az ország életében jelentős szerepet betöltő családok és személyek tevékenysége során létrejött maradandó értékű iratok gyűjtése. Mint az ország központi általános levéltára, a közlevéltárakra háruló alapfeladatokon túlmenően a levéltári szakterület egészét érintő feladatokat is köteles ellátni. Ennek megfelelően a Javaslat a Magyar Országos Levéltárat – az ágazati irányítás hatékonyabbá tétele érdekében – közreműködőként bevonja a közlevéltárak és általában a levéltári anyag feletti szakmai ellenőrzésbe, valamint a köziratok kezelésével összefüggő problémák megoldásába.
A Javaslat a külföldön őrzött magyar vonatkozású levéltári anyag feltárása és másolatban történő beszerzése kötelezettségének előírásával a hazai forrásbázis szélesítését segíti elő. Emellett gondoskodik arról is, hogy a Magyar Országos Levéltár levéltártudományi szakkönyvtár működtetésével, állományvédelmi szaktanácsadással, a biztonsági másolatok központi megőrzésével és a szakmai képzés feladatainak ellátásával biztosítsa a korszerű szakmai elvek és módszerek hazai elterjedését.
A 18. §-hoz
A közirat fogalmi körébe sorolható levéltári anyag a tulajdonjog szempontjából nem homogén, az irattári anyagot létrehozó szervtől függően tartozhat állami vagy önkormányzati, illetőleg egyéb közfeladatot ellátó szerv tulajdonába. Ezért a közlevéltárak illetékességi körének kijelölésekor a nyugat-európai országok levéltári gyakorlatában értelemszerűen azon alapelv érvényesül, miszerint az állami szervek működése során létrejött levéltári anyagot az állami (központi és területi) levéltárak, az önkormányzati működés maradandó értékű dokumentumait pedig az önkormányzatok által fenntartott levéltárak veszik át. A levéltári intézménnyel nem rendelkező önkormányzatok – az ugyancsak általánosnak tekinthető gyakorlat szerint – levéltári anyagukat a területileg illetékes állami levéltárban helyezik el.
Magyarországon azonban nem jött létre olyan állami levéltári hálózat, amely alkalmas lenne a területi állami szervek és a levéltári intézménnyel nem rendelkező helyi önkormányzatok levéltári anyagának archiválására. Nálunk ezt a feladatot – 1950 óta – a megyei (fővárosi) önkormányzatok, illetőleg azok jogelődei által fenntartott levéltárak látják el. Ennek figyelembevételével a helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 70. §-a (1) bekezdésének a) pontja, továbbá a 63/A. §-ának n) pontja a megyei önkormányzatok, illetőleg a fővárosi önkormányzat kötelező feladatává teszi a területükön lévő maradandó értékű iratok gyűjtésével és őrzésével, valamint a közgyűjteményekkel kapcsolatos teendők ellátását.
A Javaslat – a hivatkozott rendelkezésekkel összhangban – a megyei (fővárosi) levéltárakat a közlevéltárak között olyan területi általános levéltáraknak minősíti, amelyek a megye (főváros) területén működő, illetőleg működött önkormányzati testületek, hivatalok és intézmények, illetve jogelődeik levéltári anyagát, továbbá minden más, itt működő szerv levéltári anyagát is őrzik és kezelik, feltéve, hogy azok nem tartoznak más levéltár illetékességi körébe.
Állami szaklevéltárak
A 19. §-hoz
A hatályos levéltári jogszabályok szerint a művelődési és közoktatási miniszter engedélyével bármely állami szerv – saját, illetőleg a felügyelete alá tartozó szervek levéltári anyagának megőrzése céljából – szaklevéltárat létesíthet. A Javaslat viszont részben az általános levéltárak anyagának együtt tartása érdekében, részben pedig takarékossági okokból az állami szaklevéltárak létesítésének lehetőségét szűk keretek közé szorítja.
A Javaslat három olyan szaklevéltárat nevez meg, amely jelentős múlttal rendelkezik. Ezek a következők: az 1918 óta működő Hadtörténelmi Levéltár, az 1975-ben létesült Központi Statisztikai Hivatal Levéltára, valamint az 1977-ben megalakult Vízügyi Levéltár. A felsoroltakon kívül állami szaklevéltár alapítási jogát csak a felsőoktatási intézményeknek (ilyen levéltárak kialakulása csak a legutóbbi időkben vett nagyobb lendületet), továbbá azoknak a tudományos, kulturális és egészségügyi szolgáltatást végző intézményeknek biztosít, amelyek eleget tesznek a törvényben foglalt fenntartási kötelezettségeiknek. A Javaslat ugyanakkor gondoskodik a valamely okból megszűnő állami szaklevéltár anyagának elhelyezéséről azáltal, hogy a művelődési és közoktatási minisztert ezzel kapcsolatosan intézkedésre kötelezi.
Települési önkormányzat levéltára
A 20. §-hoz
Magyarországon 1950 előtt minden törvényhatósági jogú város köteles volt levéltárat fenntartani. A levéltárakról szóló 1950. évi 29. törvényerejű rendelet azonban ezeket a levéltárakat megszüntette és anyagukat – az ugyancsak államosított – megyei levéltárakban helyezte el. 1990 óta három megyei jogú város (Székesfehérvár, Győr és Tatabánya) létesített saját, illetőleg jogelődeinek levéltári anyagára kiterjedő illetékességgel önálló levéltárat.
A Javaslat, figyelembe véve egyrészt a helyi önkormányzatokról szóló – már idézett – 1990. évi LXV. törvény rendelkezéseit, másrészt a nyugat-európai országok levéltári joggyakorlatát, minden települési önkormányzat számára biztosítja a levéltáralapítás jogát. E jog gyakorlását azonban a Javaslat annak érdekében, hogy települési önkormányzat levéltára a szükséges anyagi háttér nélkül ne jöhessen létre, a létesítést a művelődési és közoktatási miniszter előzetes hozzájárulásához köti. A Javaslat a megszűnő települési önkormányzati levéltár anyagának további megőrzésére kellő garanciát nyújt azáltal, hogy annak átvételét a területileg illetékes megyei levéltár kötelességévé teszi.
Köztestület, közalapítvány és egyéb közfeladatot ellátó szerv levéltára
A 21. §-hoz
A Javaslat a köztestületek, közalapítványok és egyéb közfeladatot ellátó szervek levéltárait, amennyiben ilyenek létesülnek, szintén közlevéltáraknak tekinti. Felismerve azt, hogy ezek a szervek sajátos történeti forrásanyagot keletkeztetnek, és így őrzésükre, valamint szakszerű kezelésükre leginkább maguk hivatottak, elő is mozdítja létesítésüket, de megköveteli fenntartóiktól, hogy levéltáraikat a közlevéltárak központi nyilvántartásába jegyeztessék be. Ezen levéltárak megszűnésekor a művelődési és közoktatási miniszter köteles gondoskodni levéltári anyaguk biztonságos elhelyezéséről.
IV. fejezet
A KÖZLEVÉLTÁR ANYAGÁNAK HASZNÁLATA
A közlevéltár anyagában történő kutatás
A 22–23. §-hoz
Az Alkotmánybíróság hivatkozott határozatából következően a közlevéltárakban végezhető kutatás lehetőségét korlátozni csak törvényben foglalt jogok vagy érdekek védelme érdekében, meghatározott iratokra, irategyüttesekre vonatkozóan és csak meghatározott időre szólóan lehet. Ennek megfelelően a Javaslat kijelöli azt az általános kutatási időhatárt, amelynek elmúltával a védendő adatok mindenki számára hozzáférhetővé válnak.
A Javaslat az európai joggyakorlatban is általánosan alkalmazott harminc éves általános kutatási időhatárt állapítja meg. Főszabályként kimondja tehát, hogy a keletkezés naptári évétől számított harminc éven túli levéltári anyagban bárki ingyenesen kutathat és a levéltári anyagról – természetesen saját költségén – másolatot készíttethet. Kiegészítő szabályként arról rendelkezik, hogy az 1990. május 2-a előtt keletkezett levéltári anyag 15 év után is kutathatóvá válik, az e célból létrejött kuratórium engedélyével.
Magától értetődik, hogy a harminc éves kutatási időhatár nem vonatkozik arra a levéltári anyagra, amelyet már a keletkezésekor vagy a keletkezésétől számított harminc éven belül nyilvánosságra hoztak.
Az Avtv. alapelvként mondja ki, hogy a közérdekű adatok nyilvánosak, azok tartalmát – a törvényben meghatározott kivételektől eltekintve –, bárki megismerheti. A közérdekű adatok közérdekű jellegüket nem veszítik el azáltal, hogy levéltárba kerülnek, így a közérdekű adatot tartalmazó levéltári anyag a harminc éves általános kutatási időhatár alól is kivételt kell hogy képezzen, és azt is képez. A levéltári kutatás kérelemre, a levéltár engedélye alapján történik.
A levéltár a kutatási kérelmekről és a kutatásra átadott levéltári anyagokról – egyrészt adatvédelmi, másrészt a saját tevékenységét elősegítő adminisztratív okok miatt – nyilvántartást vezet.
Annak, hogy a Javaslat meghatározza a kutatási kérelem tartalmi kellékeit, elsődleges célja az, hogy a kérelem pontosan teljesíthető legyen. Ezért a levéltár a kérelmező által hiányosan kiállított adatkérő lap esetén – erre hivatkozással – nem tagadhatja meg a kutatási engedélyt, a kutatónak azonban szembe kell néznie esetleg azzal, hogy a hiányosan kiállított adatkérő lap nem tartalmaz elegendő információt a kérelem pontos teljesítéséhez.
Bár a levéltárban folytatható kutatás a levéltár engedélye alapján történik, ez nem jelenti azt, hogy a levéltár szabad belátásán múlik, ad-e kutatási engedélyt vagy sem.
A levéltár engedélyezési jogköre elsősorban azt a célt szolgálja, hogy a levéltár a kérelem kézhezvételét követően eldöntse: a kutatni kívánt levéltári anyagot a törvény mely rendelkezése alapján bocsáthatja a kutató rendelkezésére, illetőleg, hogy nem áll-e fenn olyan, a törvényben meghatározott körülmény, amelynek alapján a kérelem teljesítését meg kell tagadnia.
Nyilvánvaló, hogy a levéltár nem tagadhatja meg a kutatási kérelmet a törvény 22. §-ának (1) bekezdésében meghatározott levéltári anyagok tekintetében.
Ugyanakkor a levéltárnak – az iratot levéltárba adó szerv álláspontjából függő – érdemi döntési jogköre van a törvény 23. §-ának (1) bekezdésében meghatározott esetekben, azaz a harminc éven belül keletkezett, belső használatra készült, valamint döntéselőkészítést tartalmazó levéltári anyagok tekintetében.
A Javaslat itt is az Európa Tanács joggyakorlatában érvényesülő azon elvre volt figyelemmel, hogy az aktanyilvánosság nem vonatkozik az ún. munkadokumentumokra, azaz a döntés meghozatalát megelőzően keletkezett tervezetekre, vázlatokra, javaslatokra stb.
A döntésben megjelenő közérdekű adatok megismerhetőségének, hozzáférhetőségének érvényesülése mellett a döntés előkészítésével kapcsolatos iratoknak a nyilvánosságtól való meghatározott ideig való elzárása a közfeladatot ellátó szervek munkavégzését külső befolyásolástól mentessé teszi, s biztosítja a feladatok zavartalan ellátását.
A harminc éven belül keletkezett és nem döntéselőkészítést, hanem döntést tartalmazó levéltári anyag kutatása – feltéve, hogy nem tartalmaz személyes adatot, illetőleg nem minősített irat – a törvény 22. §-ának (1) bekezdésében foglaltak szerint történik, azaz annak tartalmát az Avtv. szerint bárki megismerheti.
A 24. §-hoz
Az Avtv-vel ugyancsak összhangban a Javaslat fokozott védelemben részesíti a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagot, és ennek következtében szigorú feltételeket állapít meg az ilyen levéltári anyagban folytatható kutatás esetére. Így főszabályként kimondja, hogy a személyes adatot tartalmazó levéltári anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá. Ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag keletkezésétől számított hatvan év a védelmi idő.
A Javaslat 1. §-ának c) pontjában megfogalmazott azon cél érdekében, hogy a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok mellett a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjog is a lehető legszélesebb körben érvényesülhessen, a Javaslat az általános kutatási szabályoktól eltérő speciális – a levéltári anyaghoz való hozzáférést jelentősen megkönnyítő – rendelkezéseket állapít meg a tudományos kutatás számára.
Eszerint a közlevéltár köteles engedélyezni a tudományos célú kutatást abban a személyes adatot tartalmazó levéltári anyagban is, amely egyébként – a Javaslatban meghatározott időtartam elteltének hiányában – még nem lenne hozzáférhető. A kutatás feltétele az általános szabálytól eltérően nem az érintett személy halálának vagy születésének időpontjától, hanem a levéltári anyag keletkezésének naptári évétől számított harminc, illetve tizenöt év eltelte, továbbá az, hogy a kutatónak eleget kell tennie a Javaslatban meghatározott követelményeknek, azaz igazolnia kell, hogy tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szerv megbízásából kutat, vagy csatolnia kell a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes bizottságának vagy intézetének támogató állásfoglalását.
A 25. §-hoz
Az általános harminc éves védelmi időtől, továbbá a személyes adatokra vonatkozó speciális kutatási időhatártól eltérő, a törvényben előre pontosan meg nem határozható ideig tartó kutatási korlátozást, illetőleg tilalmat fogalmaz meg a Javaslat 25. §-a, amely felsorolja azokat az esetköröket, amelyek tekintetében nem a törvény, hanem például a minősített iratok esetében a minősítő által, nemzetközi kötelezettségvállalás esetén pedig a nemzetközi szerződésben meghatározott ideig nem kutatható a levéltári anyag.
A 26. §-hoz
A közérdekű adatok megismeréséhez fűződő jognak, valamint a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjognak az érvényesülését hivatott elősegíteni a Javaslat azon rendelkezése, amely a levéltárat a kutatási kérelem elutasításának indokolására kötelezi. A levéltár írásban közölt döntése egyben szükséges feltétele annak, hogy a kérelmező a törvényben biztosított jogorvoslati lehetőségével élni tudjon.
A használat egyéb módjai
A 27. §-hoz
A közlevéltár, tekintettel arra, hogy az ügyviteli szempontból már nem jelentős köziratoknak lényegében kizárólagos őrzője, olyan információs forrásanyaggal rendelkezik, amelyre akár az állampolgárok jogainak érvényesítéséhez, akár bizonyos szervek döntéseinek meghozatalához vagy egyéb más okból szükség lehet. Ennek érdekében a levéltárnak az őrizetében lévő levéltári anyagban fellelhető adatokból tájékoztatást kell nyújtania.
A tájékoztatás díjmentes szolgáltatása a levéltárnak, ha azonban a tájékoztatási kötelezettség teljesítése érdekében a levéltár maga kényszerül kutatást végezni, akkor ezért a többletszolgáltatásért külön díjazást kérhet, kivéve, ha a kutatásra jogszabály alapján vagy a fenntartó utasítására kerül sor.
A tájékoztatási kérelem megtagadását éppen úgy, mint a kutatási kérelem megtagadását, a levéltár írásban köteles megindokolni.
A 28. §-hoz
A levéltári anyagban folytatható kutatás elősegítése, illetőleg a levéltári anyag mint kulturális érték kiállításon való bemutatása céljából történő kölcsönzése eddig is élő gyakorlata volt a levéltáraknak.
Magától értetődik, hogy az iratot levéltárba adó szerv, amely esetleg egyben a levéltári anyag tulajdonosa is, ügyeinek viteléhez igényt tarthat a levéltári anyag ideiglenes – az ügyviteli érdekek által meghatározott ideig tartó – használatára.
A levéltárak anyagát többnyire egyedi, s ezért pótolhatatlan értékű dokumentumok alkotják. Ezek védelme érdekében a Javaslat lehetővé teszi a kölcsönzési kérelemnek másolattal történő teljesítését.
Jogorvoslat kutatási vagy tájékoztatási kérelem megtagadása esetén
A 29. §-hoz
A kutatási kérelem megtagadása esetére jogorvoslati lehetőséget biztosít a Javaslat, amikor lehetővé teszi a levéltár kérelmet elutasító döntésének bíróság előtti megtámadását. A per megindítására és az eljárás lefolytatására az Avtv. megfelelő szabályait rendeli alkalmazni.
V. fejezet
A MAGÁNLEVÉLTÁRI ANYAG VÉDELME
Nyilvános magánlevéltár
A 30. §-hoz
Míg a közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű iratainak megőrzése és védelme a közlevéltárak kötelessége, a nem közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű iratanyaga fennmaradásának legfontosabb biztosítéka az intézményként működő magánlevéltár.
A Javaslat azonban nem a magánlevéltár, hanem csak a nyilvános magánlevéltár intézményét vonja szabályozási körébe. Ennek megfelelően kimondja: ahhoz, hogy a művelődési és közoktatási miniszter engedélyezze egy levéltár nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzését, az intézménynek eleget kell tennie azoknak a törvényben meghatározott követelményeknek, amelyek a levéltári tevékenység nélkülözhetetlen elemeit képezik. Így mindenekelőtt a levéltári anyag őrzésére és kezelésére a közlevéltárak részére megállapított szakmai szabályokat a nyilvános magánlevéltárnak is alkalmaznia kell, másrészt biztosítania kell az alapvető levéltári szolgáltatásokat, azaz tájékoztatást kell nyújtania, lehetővé kell tennie a kutatást stb.
Nincs akadálya annak sem, hogy az a szerv, amelyik a nyilvános magánlevéltárakkal szemben megállapított követelményeknek nem tud vagy nem tudna megfelelni, iratai megőrzése érdekében magánlevéltárat létesítsen. Ez esetben azonban a Javaslatnak a nyilvános magánlevéltárakra vonatkozó rendelkezései nem vonatkoznak a magánlevéltárra, hanem az csupán saját belső szabályzata alapján működik. A kevesebb kötelezettség együtt jár azzal is, hogy az ilyen magánlevéltár nem tarthat igényt a nyilvános magánlevéltár számára biztosított költségvetési támogatásra sem.
A 31. §-hoz
Mivel a köziratokat kizárólagos jelleggel a közlevéltárak gyűjtik, a nyilvános magánlevéltárak gyűjtési tevékenységének egyetlen korlátja van, nevezetesen az, hogy köziratnak minősülő levéltári anyagot nem gyűjthetnek. Ez alól két kivételt enged a Javaslat. Az illetékes egyházi levéltár őrizheti az egyház által fenntartott nevelési-oktatási intézmény köziratnak minősülő levéltári anyagát, továbbá – a Javaslatban foglalt feltételek megléte esetén – a káptalani vagy konventi hiteleshelyi levéltári anyagot.
A kivétel engedésének mindkét esetben közös alapja egyrészt az, hogy az egyházak által fenntartott levéltárak hosszú történeti múltra tekinthetnek vissza, így tevékenységük során kialakultak azok a feltételek, amelyek biztosítják a köziratok szakszerű őrzését, kezelését és ezáltal a fennmaradását, másrészt mindkét esetben olyan köziratokról van szó, amelyek egyházi intézmények közfeladatot ellátó tevékenysége során keletkeztek.
A maradandó értékű magániratok védelme
A 32. §-hoz
Az irattári anyag maradandó értékű részének kiválogatása levéltárosi szakismeretet igényel. Ezért a Javaslat – a 13. § b) és i) pontjával összhangban – a nem közfeladatot ellátó szervek számára is lehetővé teszi, hogy irattári anyaguk maradandó értékű részének kiválogatásához az illetékes közlevéltártól szaktanácsot kérjenek. Abban az esetben pedig, ha maradandó értékű irataik további megőrzését nem tudják vagy nem akarják vállalni, a Javaslat módot ad arra is, hogy irataikat az illetékes közlevéltárban ajándékként vagy ingyenes letétként elhelyezzék. Ez utóbbi rendelkezésével a Javaslat – a tulajdonjog sérelme nélkül – biztosítani kívánja, hogy a nem közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű iratai akkor se kallódjanak el vagy semmisüljenek meg, ha ügyviteli értékük megszűnését követően a tulajdonos már nem tart rájuk igényt.
A Javaslat a fentiektől eltérő módon rendelkezik a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagáról. Ezeket a szerveket arra kötelezi, hogy iratkezelésüket az illetékes közlevéltárral egyetértésben szabályozzák, és nem selejtezhető irataikat – ha azok feladataik ellátásához már nem szükségesek – a közlevéltárnak átadják. Ugyanakkor a Javaslat figyelembe veszi azt is, hogy ezen szervek irattári anyagára a közérdekű adatok nyilvánosságának követelménye nem terjeszthető ki.
A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 75. § (2) bekezdése úgy rendelkezik, hogy a személyhez fűződő jogok védelmére vonatkozó szabályokat a jogi személyekre is alkalmazni kell, kivéve, ha a védelem – jellegénél fogva – csak a magánszemélyeket illeti meg. A törvény 81. §-a pedig kimondja, hogy személyhez fűződő jogot sért az is, aki üzemi vagy üzleti titok birtokába jut, és azt jogosulatlanul nyilvánosságra hozza vagy azzal egyéb módon visszaél. Az idézett rendelkezésekkel összhangban a Javaslat lehetővé teszi, hogy a nem közfeladatot ellátó szervek – ideértve a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokat is – közlevéltárban elhelyezett maradandó értékű irataik kutathatóságát meghatározott időtartamra korlátozzák.
A 33. §-hoz
A nem levéltárban őrzött maradandó értékű magániratok védelmének fő eszközeként a Javaslat a művelődési és közoktatási miniszter feladatává teszi, hogy az ilyen iratot védett levéltári anyaggá nyilvánítsa. A védett levéltári anyagot a Magyar Országos Levéltár nyilvántartásba veszi, így annak további sorsát az illetékes közlevéltár figyelemmel kísérheti, állapotát illetően az őrzés helyszínén is tájékozódhat.
A Magyar Országos Levéltár a védett levéltári anyagról biztonsági másolatot készíthet, de ezáltal a tulajdonos rendelkezési joga – a biztonsági másolatban folytatható kutatást, valamint a további másolatok készítését illetően – nem szűnik meg. A tulajdonos ugyanis a kutatást, illetve a további másolatok készítését – ha az személyhez fűződő jogait vagy jogos érdekeit sértené, – meghatározott időtartamra megtilthatja.
A maradandó értékű magániratok védetté nyilvánítását nem csak a tulajdonos, hanem bármely levéltár kezdeményezheti, de magához a védetté nyilvánításhoz – a 34. §-ban meghatározott kivételekkel – a tulajdonos egyetértése szükséges.
A védettségi határozatban megjelölt levéltár elővásárlási joga lehetőséget teremt arra, hogy a védett levéltári anyag idővel levéltári megőrzésbe kerüljön.
A 34. §-hoz
Ez a szakasz határozza meg azokat az eseteket, amikor a maradandó értékű iratok közlevéltárnak történő eladását vagy védetté nyilvánítását a tulajdonos köteles kezdeményezni, illetőleg amikor a védetté nyilvánításra a tulajdonos egyetértése nélkül is sor kerülhet.
Az a tulajdonos, aki 1867 előtt – vagyis még a tömeges iratképzés kialakulását megelőzően – keletkezett iratát vagy a keletkezés idejétől függetlenül valamely jelentős közéleti személyiség irathagyatékát kereskedelmi forgalomba kívánja bocsátani, köteles azt először a Magyar Országos Levéltárnak védetté nyilvánítás céljából bemutatni vagy megvételre felajánlani. Ha a megjelölt vételárat a Magyar Országos Levéltár nem tudja kifizetni, kezdeményezheti – a tulajdonos egyetértése nélkül is – az iratok védetté nyilvánítását. Ezek az iratok, amelyek azonosítása egyébként különösebb szakértelmet nem igényel, jelentős mértékben gazdagíthatják a levéltárak anyagának forrásértékét. A Javaslat erre való tekintettel korlátozza forgalmukat, illetőleg teszi kötelezővé védetté nyilvánításukat.
Jelenleg a köziratnak nem minősülő levéltári anyag egészén belül a legsúlyosabb probléma az állami tulajdonból kikerülő irattári anyag szétszóródásának, esetleges megsemmisülésének permanens veszélye. A Javaslat e veszély elhárítása érdekében teszi általános szabállyá, hogy állami gazdálkodó szervezet működése során keletkezett irattári anyagot a gazdálkodó szervezet privatizálását követően is csak az illetékes közlevéltár engedélyével lehet selejtezni. Módot ad továbbá arra is, hogy ezen szervek irattári anyagának maradandó értékű részét az illetékes közlevéltár – az új tulajdonos egyetértésének hiányában is – védetté nyilvánításra javasolja.
VI. fejezet
VEGYES ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
A 35. §-hoz
Annak következtében, hogy az Alkotmánybíróság 34/1994. (VI. 24.) AB határozata 1995 június 30-ával megsemmisítette a 118/1989. (XI. 22.) MT rendeletet, szükséges, hogy a Javaslatnak a levéltárban folytatható kutatásra vonatkozó szabályai 1995. július 1-jével hatályba lépjenek. Ugyanakkor célszerű, hogy a Javaslat egyéb szabályainak alkalmazására az érintett szervek megfelelő idő hagyásával felkészülhessenek, továbbá, hogy a költségvetési kihatásokat jelentő feladatokat az 1996. évi költségvetés tervezésekor már figyelembe lehessen venni. Ennek érdekében a Javaslat az említett kivétellel 1996. január 1-jén lép hatályba.
Az egyes fontos tisztséget betöltő személyek ellenőrzéséről szóló 1994. évi XXIII. törvény 1. §-ának a) pontjában meghatározott szervek iratai – e szerveknek az államapparátusban betöltött speciális helyzete következtében – olyan adatokat tartalmaznak, amelyek indokolttá teszik ezeknek az iratoknak a Belügyminisztérium irattári anyagától történő elkülönítését, továbbá azt, hogy erről, valamint a további őrzésükről, kezelésükről és használatukról külön törvény gondoskodjék.
A maradandó értékű magániratok védetté nyilvánítására vonatkozó szabályokat a Javaslat tartalmazza, de a 8. §-ban meghatározott rendeletalkotási feladatokon túl a művelődési és közoktatási miniszter feladatkörébe utalja a maradandó értékű levéltári anyagok védetté nyilvánítása eljárási szabályainak megállapítását is. Ugyancsak eljárási szabályok megalkotására ad felhatalmazást a Javaslat az eredeti iratot helyettesítő köziratok tekintetében is.
A Javaslat az iratkezelési és archiválási gyakorlat korszerűsítésének lehetőségét a hivatali munka látványos megzavarása nélkül kívánja megteremteni, így megfelelő határidő megállapításával, 1998. december 31-éig írja elő az új iratkezelési szabályzatok elkészítését, illetőleg kiadását.
A 36. §-hoz
Az Avtv. értelmező rendelkezéseinek körében a 2. § 3) pontjának módosításával egyértelművé vált, hogy a közérdekű adatokat a közfeladatot ellátó szervek kezelik, illetőleg, hogy az állami és a helyi önkormányzati feladatot ellátó szerv közfeladatot ellátó szervnek minősül. Ezzel a módosítással egyúttal megteremtődött az összhang az Avtv.-nek és a Javaslatnak a közfeladatot ellátó szervekre vonatkozó meghatározását illetően is.
A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 61. §-ának (2) bekezdése a közszolgálati nyilvántartást szabályozva már kimondta, hogy a köztisztviselő neve, továbbá a besorolására vonatkozó adat közérdekű.
Az Avtv. e tekintetben továbblép, és a nyilvánosság elvét kiterjeszti nemcsak a köztisztviselőkre, hanem a közfeladatot ellátó szervek hatáskörében eljáró személyek említett adataira is.
Az Avtv.-nek a Javaslat 36. §-ában meghatározott módosítására részben a 22–23. §-hoz fűzött indokolás során már kitértünk.
A belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítéssel összefüggő adat nyilvánosságtól való harminc évre történő elzárásán túl a módosításnak további lényeges eleme az, hogy a közfeladatot ellátó szervek hatáskörében eljáró személynek a feladatköre ellátásával összefüggő személyes adata a közérdekű adat megismerését nem korlátozhatja.
_