157/2012. (VII. 17.) Korm. rendelet

„

Règlement général de l’Union postale universelle

Les soussignés, Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres de l’Union, vu l’article 22.2 de la Constitution de l’Union postale universelle conclue à Vienne le 10 juillet 1964, ont, d’un commun accord et sous réserve de l’article 25.4 de ladite Constitution, arrêté, dans le présent Règlement général, les dispositions suivantes assurant l’application de la Constitution et le fonctionnement de l’Union.

Chapitre I

Fonctionnement des organes de l’Union

Article 101

Organisation et réunion des Congrès et Congrès extraordinaires (Const. 14, 15)

1. Les représentants des Pays-membres se réunissent en Congrès au plus tard quatre ans après la fin de l’année au cours de laquelle le Congrès précédent a eu lieu.

2. Chaque Pays-membre se fait représenter au Congrès par un ou plusieurs plénipotentiaires munis, par leur Gouvernement, des pouvoirs nécessaires. Il peut, au besoin, se faire représenter par la délégation d’un autre Pays-membre. Toutefois, il est entendu qu’une délégation ne peut représenter qu’un seul Pays-membre autre que le sien.

3. Dans les délibérations, chaque Pays-membre dispose d’une voix, sous réserve des sanctions prévues à l’article 129.

4. En principe, chaque Congrès désigne le pays dans lequel le Congrès suivant aura lieu. Si cette désignation se révèle inapplicable, le Conseil d’administration est autorisé à désigner le pays où le Congrès tiendra ses assises, après entente avec ce dernier pays.

5. Après entente avec le Bureau international, le Gouvernement invitant fixe la date définitive et le lieu exact du Congrès. Un an, en principe, avant cette date, le Gouvernement invitant envoie une invitation au Gouvernement de chaque Pays-membre. Cette invitation peut être adressée soit directement, soit par l’intermédiaire d’un autre Gouvernement, soit par l’entremise du Directeur général du Bureau international.

6. Lorsqu’un Congrès doit être réuni sans qu’il y ait un Gouvernement invitant, le Bureau international, avec l’accord du Conseil d’administration et après entente avec le Gouvernement de la Confédération suisse, prend les dispositions nécessaires pour convoquer et organiser le Congrès dans le pays siège de l’Union. Dans ce cas, le Bureau international exerce les fonctions du Gouvernement invitant.

7. Le lieu de réunion d’un Congrès extraordinaire est fixé, après entente avec le Bureau international, par les Pays-membres ayant pris l’initiative de ce Congrès.

8. Les dispositions prévues sous 2 à 6 sont applicables par analogie aux Congrès extraordinaires.

Article 102

Composition, fonctionnement et réunions du Conseil d’administration (Const. 17)

1. Le Conseil d’administration se compose de quarante et un membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. La présidence est dévolue de droit au pays hôte du Congrès. Si ce pays se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d’un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Conseil d’administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le pays hôte.

3. Les quarante autres membres du Conseil d’administration sont élus par le Congrès sur la base d’une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l’occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.

4. Chaque membre du Conseil d’administration désigne son représentant, qui doit être compétent dans le domaine postal.

5. Les fonctions de membre du Conseil d’administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à la charge de l’Union.

6. Le Conseil d’administration a les attributions suivantes:

6.1 superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des décisions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;

6.2 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

6.3 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

6.4 examiner et approuver le budget et les comptes annuels de l’Union;

6.5 autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 128.3 à 5;

6.6 arrêter le Règlement financier de l’UPU;

6.7 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;

6.8 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;

6.9 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;

6.10 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;

6.11 assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;

6.12 autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux conditions prévues à l’article 130.6;

6.13 autoriser le changement de groupe géographique, si un pays le demande, en tenant compte des avis exprimés par les pays qui sont membres des groupes géographiques concernés;

6.14 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;

6.15 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;

6.16 arrêter le Règlement du Fonds social;

6.17 approuver les rapports biennaux établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;

6.18 décider des contacts à prendre avec les administrations postales pour remplir ses fonctions;

6.19 après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des contacts à prendre avec les organisations qui ne sont pas des observateurs de droit, examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l’UPU avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner; désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire général, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées à se faire représenter à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau international d’envoyer les invitations nécessaires;

6.20 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale portant sur les mêmes sujets;

6.21 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des administrations postales, les problèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal international; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les administrations postales dans l’intervalle des Congrès;

6.22 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des administrations postales conformément à l’article 124;

6.23 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation postale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

6.24 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les propositions soumises par ce dernier;

6.25 soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’article 104.9.16;

6.26 désigner le pays siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.4;

6.27 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

6.28 désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:

– d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et viceprésidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la

répartition géographique équitable des Pays-membres;

– de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;

6.29 examiner et approuver le projet de plan stratégique à présenter au Congrès et élaboré par le Conseil d’exploitation postale avec l’aide du Bureau international; examiner et approuver les révisions annuelles du plan arrêté par le Congrès sur la base des recommandations du Conseil d’exploitation postale et travailler en concertation avec le Conseil d’exploitation postale à l’élaboration et à l’actualisation annuelle du plan;

6.30 établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l’article 106;

6.31 établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhésion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d’administration;

6.32 désigner les membres qui feront partie du Comité consultatif;

6.33 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès.

7. A sa première réunion, qui est convoquée par le Président du Congrès, le Conseil d’administration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur.

8. Sur convocation de son Président, le Conseil d’administration se réunit, en principe une fois par an, au siège de l’Union.

9. Le Président, les Vice-Présidents, les Présidents des Commissions du Conseil d’administration ainsi que le Président du Groupe de planification stratégique forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’administration. Il approuve, au nom du Conseil d’administration, le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d’administration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

10. Le représentant de chacun des membres du Conseil d’administration participant aux sessions de cet organe, à l’exception des réunions qui ont eu lieu pendant le Congrès, a droit au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions, de ses Groupes de travail ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.

11. Le Président du Conseil d’exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d’administration à l’ordre du jour desquelles figurent des questions relatives à l’organe qu’il dirige.

12. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’administration lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

13. Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’administration en qualité d’observateurs.

14. L’administration postale du pays où le Conseil d’administration se réunit est invitée à participer aux réunions en qualité d’observateur, si ce pays n’est pas membre du Conseil d’administration.

15. Le Conseil d’administration peut inviter à ses réunions, sans droit de vote, tout organisme international, tout représentant d’association ou d’entreprise ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux. Il peut également inviter dans les mêmes conditions une ou plusieurs administrations postales des Pays-membres intéressées à des questions prévues à son ordre du jour.

16. A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration, sans droit de vote:

16.1 membres du Conseil d'exploitation postale;

16.2 membres du Comité consultatif;

16.3 organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’administration;

16.4 autres Pays-membres de l'Union.

17. Pour des raisons logistiques, le Conseil d’administration peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

18. Les membres du Conseil d’administration participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

19. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article 103

Information sur les activités du Conseil d’administration

1. Après chaque session, le Conseil d’administration informe les Pays-membres de l’Union, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’administration fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Article 104

Composition, fonctionnement et réunions du Conseil d’exploitation postale (Const. 18)

1. Le Conseil d’exploitation postale se compose de quarante membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. Les membres du Conseil d’exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d’une répartition géographique spécifiée. Vingt-quatre sièges sont réservés aux pays en développement et seize sièges aux pays développés. Le tiers au moins des membres est renouvelé à l’occasion de chaque Congrès.

3. Chaque membre du Conseil d’exploitation postale désigne son représentant qui assume les responsabilités mentionnées dans les Actes de l’Union en matière de prestation de services.

4. Les frais de fonctionnement du Conseil d’exploitation postale sont à la charge de l’Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération. Les frais de voyage et de séjour des représentants des administrations postales participant au Conseil d’exploitation postale sont à la charge de celles-ci. Toutefois, le représentant de chacun des pays considérés comme défavorisés d’après les listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.

5. A sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président, un Vice-Président, les Présidents des Commissions et le Président du Groupe de planification stratégique.

6. Le Conseil d’exploitation postale arrête son Règlement intérieur.

7. En principe, le Conseil d’exploitation postale se réunit tous les ans au siège de l’Union. La date et le lieu de la réunion sont fixés par son Président, après accord avec le Président du Conseil d’administration et le Directeur général du Bureau international.

8. Le Président, le Vice-Président, les Présidents des Commissions du Conseil d’exploitation postale ainsi que le Président du Groupe de planification stratégique forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

9. Les attributions du Conseil d’exploitation postale sont les suivantes:

9.1 conduire l’étude des problèmes d’exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coopération technique les plus importants qui présentent de l’intérêt pour les administrations postales de tous les Pays-membres de l’Union, notamment des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), élaborer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;

9.2 procéder à la révision des Règlements de l’Union dans les six mois qui suivent la clôture du Congrès, à moins que celui-ci n’en décide autrement; en cas d’urgente nécessité, le Conseil d’exploitation postale peut également modifier lesdits Règlements à d’autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d’exploitation reste subordonné aux directives du Conseil d’administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;

9.3 coordonner les mesures pratiques pour le développement et l’amélioration des services postaux internationaux;

9.4 entreprendre, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration dans le cadre des compétences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

9.5 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des administrations postales conformément à l’article 125; l’approbation du Conseil d’administration est requise lorsque ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;

9.6. examiner, à la demande de l’administration postale d’un Pays-membre, toute proposition que cette administration postale transmet au Bureau international selon l’article 124, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l’approbation des administrations postales des Pays-membres;

9.7 recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d’administration et consultation de l’ensemble des administrations postales, l’adoption d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

9.8 élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux administrations postales, des normes en matière technique, d’exploitation et dans d’autres domaines de sa compétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu’il a déjà établies;

9.9 examiner, en consultation avec le Conseil d’administration et avec son approbation, le projet de plan stratégique de l’UPU, élaboré par le Bureau international et à soumettre au Congrès; réviser chaque année le plan approuvé par le Congrès avec le concours du Groupe de planification stratégique et du Bureau international, ainsi qu’avec l’approbation du Conseil d’administration;

9.10 approuver le rapport annuel établi par le Bureau international sur les activités de l’Union dans ses parties qui ont trait aux responsabilités et fonctions du Conseil d’exploitation postale;

9.11 décider des contacts à prendre avec les administrations postales pour remplir ses fonctions;

9.12 procéder à l’étude des problèmes d’enseignement et de formation professionnelle intéressant les pays nouveaux et en développement;

9.13 prendre les mesures nécessaires en vue d’étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains pays dans les domaines de la technique, de l’exploitation, de l’économie et de la formation professionnelle intéressant les services postaux;

9.14 étudier la situation actuelle et les besoins des services postaux dans les pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d’améliorer les services postaux dans ces pays;

9.15 prendre, après entente avec le Conseil d’administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l’Union, en particulier avec les pays nouveaux et en développement;

9.16 examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d’exploitation postale, par le Conseil d’administration ou par toute administration postale d’un Pays-membre;

9.17 réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;

9.18 désigner les membres qui feront partie du Comité consultatif.

10. Sur la base du plan stratégique de l’UPU adopté par le Congrès et, en particulier, de la partie afférente aux stratégies des organes permanents de l’Union, le Conseil d’exploitation postale établit, à sa session suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d’actualité et d’intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles ainsi que des modifications apportées au plan stratégique.

11. Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’exploitation postale en qualité d’observateurs.

12. A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’exploitation postale:

12.1 membres du Conseil d’administration;

12.2 membres du Comité consultatif;

12.3 organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’exploitation postale;

12.4 autres Pays-membres de l'Union.

13. Pour des raisons logistiques, le Conseil d’exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

14. Les membres du Conseil d’exploitation postale participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s'effectue sans frais supplémentaires pour l'Union.

15. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié.

16. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’exploitation postale lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

17. Le Conseil d’exploitation postale peut inviter à ses réunions, sans droit de vote:

17.1 tout organisme international ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux;

17.2 des administrations postales de Pays-membres n’appartenant pas au Conseil d’exploitation postale;

17.3 toute association ou entreprise qu’il souhaite consulter sur des questions concernant ses activités.

Article 105

Information sur les activités du Conseil d’exploitation postale

1. Après chaque session, le Conseil d’exploitation postale informe les Pays-membres de l’Union, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Conseil d’administration, un rapport annuel sur ses activités.

3. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Congrès, un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Article 106

Composition, fonctionnement et réunions du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées. Il comprend des organisations non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services oeuvrant pour le secteur des services postaux, et des organismes similaires regroupant des particuliers, ainsi que des entreprises intéressées par les services postaux internationaux. Si ces organisations sont enregistrées, elles doivent l’être dans un Pays-membre de l’Union. Le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale désignent leurs membres respectifs siégeant en tant que membres du Comité consultatif. En dehors des membres désignés par le Conseil d'administration et le Conseil d'exploitation postale, l’adhésion au Comité consultatif est déterminée à l’issue d’un processus de dépôt de demande et d’acceptation de celle-ci, établi par le Conseil d’administration et réalisé conformément à l’article 102.6.31.

2. Chaque membre du Comité consultatif désigne son propre représentant.

3. Les frais de fonctionnement du Comité consultatif sont répartis entre l’Union et les membres du Comité, selon les modalités déterminées par le Conseil d’administration.

4. Les membres du Comité consultatif ne bénéficient d’aucune rémunération ou rétribution.

5. Le Comité consultatif se réorganise après chaque Congrès, selon le cadre établi par le Conseil d’administration. Le Président du Conseil d’administration préside la réunion d’organisation du Comité consultatif, au cours de laquelle on procède à l’élection du Président dudit Comité.

6. Le Comité consultatif détermine son organisation interne et établit son propre règlement intérieur, en tenant compte des principes généraux de l’Union et sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, après consultation du Conseil d’exploitation postale.

7. Le Comité consultatif se réunit deux fois par an. En principe, les réunions ont lieu au siège de l’Union au moment des sessions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale. La date et le lieu de chaque réunion sont fixés par le Président du Comité consultatif, en accord avec les Présidents du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et le Directeur général du Bureau international.

8. Le Comité consultatif établit son propre programme dans le cadre de la liste des attributions ci-après:

8.1 examiner les documents et les rapports appropriés du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale; dans des circonstances exceptionnelles, le droit de recevoir certains textes et documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe; par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié;

8.2 mener des études et débattre de questions importantes pour les membres du

Comité consultatif;

8.3 examiner les questions concernant le secteur des services postaux et présenter des rapports sur ces questions;

8.4 contribuer aux travaux du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, notamment par la présentation de rapports et de recommandations, et par la présentation d’avis à la demande des deux Conseils;

8.5 faire des recommandations au Congrès, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, moyennant examen et commentaire de ce dernier.

9. Le Président du Conseil d’administration et le Président du Conseil d’exploitation postale représentent ces organes aux réunions du Comité consultatif lorsque l’ordre du jour de ces réunions comprend des questions intéressant ces organes.

10. Pour assurer une liaison efficace avec les organes de l’Union, le Comité consultatif peut désigner des représentants pour participer aux réunions du Congrès, du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale ainsi que de leurs Commissions respectives en qualité d’observateurs sans droit de vote.

11. A leur demande, les membres du Comité consultatif peuvent assister aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale, conformément aux articles 102.16 et 104.12. Ils peuvent également participer aux travaux des Equipes de projet et des Groupes de travail aux termes des articles 102.18 et 104.14. Les membres du Comité consultatif peuvent participer au Congrès en qualité d’observateurs sans droit de vote.

12. A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer, sans droit de vote, aux sessions du Comité consultatif:

12.1 membres du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale;

12.2 organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Comité consultatif;

12.3 Unions restreintes;

12.4 autres membres de l’Union.

13. Pour des raisons logistiques, le Comité consultatif peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

14. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié.

15. Le Bureau international, sous la responsabilité du Directeur général, assure le

secrétariat du Comité consultatif.

Article 107

Information sur les activités du Comité consultatif

1. Après chaque session, le Comité consultatif informe le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale de ses activités en adressant aux Présidents de ces organes, entre autres, un compte rendu analytique de ses réunions ainsi que ses recommandations et avis.

2. Le Comité consultatif fait au Conseil d’administration un rapport d’activité annuel et en envoie un exemplaire au Conseil d’exploitation postale. Ce rapport est inclus dans la documentation du Conseil d’administration fournie aux Pays-membres de l’Union et aux Unions restreintes, conformément à l’article 103.

3. Le Comité consultatif fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux administrations postales des Pays-membres de l’Union au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Article 108

Règlement intérieur des Congrès (Const. 14)

1. Pour l’organisation de ses travaux et la conduite de ses délibérations, le Congrès applique le Règlement intérieur des Congrès.

2. Chaque Congrès peut modifier ce Règlement dans les conditions fixées au Règlement

intérieur lui-même.

Article 109

Langues de travail du Bureau international

Les langues de travail du Bureau international sont le français et l’anglais.

Article 110

Langues utilisées pour la documentation, les délibérations et la correspondance de service

1. Pour la documentation de l’Union, les langues française, anglaise, arabe et espagnole sont utilisées. Sont également utilisées les langues allemande, chinoise, portugaise et russe, à condition que la production dans ces dernières langues se limite à la documentation de base la plus importante. D’autres langues sont également utilisées, à condition que les Pays-membres qui en font la demande en supportent tous les coûts.

2. Le ou les Pays-membres ayant demandé une langue autre que la langue officielle constituent un groupe linguistique.

3. La documentation est publiée par le Bureau international dans la langue officielle et dans les langues des groupes linguistiques constitués, soit directement, soit par l’intermédiaire des bureaux régionaux de ces groupes, conformément aux modalités convenues avec le Bureau international. La publication dans les différentes langues est faite selon le même modèle.

4. La documentation publiée directement par le Bureau international est, dans la mesure du possible, distribuée simultanément dans les différentes langues demandées.

5. Les correspondances entre les administrations postales et le Bureau international et entre ce dernier et des tiers peuvent être échangées en toute langue pour laquelle le Bureau international dispose d’un service de traduction.

6. Les frais de traduction vers une langue quelle qu’elle soit, y compris ceux résultant de l’application des dispositions prévues sous 5, sont supportés par le groupe linguistique ayant demandé cette langue. Les Pays-membres utilisant la langue officielle versent, au titre de la traduction des documents non officiels, une contribution forfaitaire dont le montant par unité contributive est égal à celui supporté par les Pays-membres ayant recours à l’autre langue de travail du Bureau international. Tous les autres frais afférents à la fourniture des documents sont supportés par l’Union. Le plafond des frais à supporter par l’Union pour la production des documents en allemand, chinois, portugais et russe est fixé par une résolution du Congrès.

7. Les frais à supporter par un groupe linguistique sont répartis entre les membres de ce groupe proportionnellement à leur contribution aux dépenses de l’Union. Ces frais peuvent être répartis entre les membres du groupe linguistique selon une autre clé de répartition, à condition que les intéressés s’entendent à ce sujet et notifient leur décision au Bureau international par l’intermédiaire du porte-parole du groupe.

8. Le Bureau international donne suite à tout changement de choix de langue demandé par un Pays-membre après un délai qui ne doit pas dépasser deux ans.

9. Pour les délibérations des réunions des organes de l’Union, les langues française, anglaise, espagnole et russe sont admises, moyennant un système d’interprétation – avec ou sans équipement électronique – dont le choix est laissé à l’appréciation des organisateurs de la réunion après consultation du Directeur général du Bureau international et des Pays-membres intéressés.

10. D’autres langues sont également autorisées pour les délibérations et les réunions indiquées sous 9.

11. Les délégations qui emploient d’autres langues assurent l’interprétation simultanée en l’une des langues mentionnées sous 9, soit par le système indiqué au même paragraphe, lorsque les modifications d’ordre technique nécessaires peuvent y être apportées, soit par des interprètes particuliers.

12. Les frais des services d’interprétation sont répartis entre les Pays-membres utilisant la même langue dans la proportion de leur contribution aux dépenses de l’Union. Toutefois, les frais d’installation et d’entretien de l’équipement technique sont supportés par l’Union.

13. Les administrations postales peuvent s’entendre au sujet de la langue à employer pour la correspondance de service dans leurs relations réciproques. A défaut d’une telle entente, la langue à employer est le français.

Chapitre II

Bureau international

Article 111

Election du Directeur général et du Vice-Directeur général du Bureau international

1. Le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international sont élus par le Congrès pour la période séparant deux Congrès successifs, la durée minimale de leur mandat étant de quatre ans. Leur mandat est renouvelable une seule fois. Sauf décision contraire du Congrès, la date de leur entrée en fonctions est fixée au 1er janvier de l’année qui suit le Congrès.

2. Au moins sept mois avant l’ouverture du Congrès, le Directeur général du Bureau international adresse une note aux Gouvernements des Pays-membres en les invitant à présenter les candidatures éventuelles pour les postes de Directeur général et de Vice-Directeur général et en indiquant en même temps si le Directeur général ou le Vice-Directeur général en fonctions sont intéressés au renouvellement éventuel de leur mandat initial. Les candidatures, accompagnées d’un curriculum vitae, doivent parvenir au Bureau international deux mois au moins avant l’ouverture du Congrès. Les candidats doivent être des ressortissants des Pays-membres qui les présentent. Le Bureau international élabore la documentation nécessaire pour le Congrès. L’élection du Directeur général et celle du Vice-Directeur général ont lieu au scrutin secret, la première élection portant sur le poste de Directeur général.

3. En cas de vacance du poste de Directeur général, le Vice-Directeur général assume les fonctions de Directeur général jusqu’à la fin du mandat prévu pour celui-ci; il est éligible à ce poste et est admis d’office comme candidat, sous réserve que son mandat initial en tant que Vice-Directeur général n’ait pas déjà été renouvelé une fois par le Congrès précédent et qu’il déclare son intérêt à être considéré comme candidat au poste de Directeur général.

4. En cas de vacance simultanée des postes de Directeur général et de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration élit, sur la base des candidatures reçues à la suite d’une mise au concours, un Vice-Directeur général pour la période allant jusqu’au prochain Congrès. Pour la présentation des candidatures, les dispositions prévues sous 2 s’appliquent par analogie.

5. En cas de vacance du poste de Vice-Directeur général, le Conseil d’administration charge, sur proposition du Directeur général, un des Directeurs de grade D 2 au Bureau international d’assumer, jusqu’au prochain Congrès, les fonctions de Vice-Directeur général.

Article 112

Fonctions du Directeur général

1. Le Directeur général organise, administre et dirige le Bureau international, dont il est le représentant légal. Il est compétent pour classer les postes des grades G 1 à D 2 et pour nommer et promouvoir les fonctionnaires dans ces grades. Pour les nominations dans les grades P 1 à D 2, il doit prendre en considération les qualifications professionnelles des candidats recommandés par les administrations postales des Pays-membres dont ils ont la nationalité, ou dans lesquels ils exercent leur activité professionnelle, en tenant compte d’une équitable répartition géographique continentale et des langues. Les postes de grade D 2 doivent, dans toute la mesure possible, être pourvus par des candidats provenant de régions différentes et d’autres régions que celles dont le Directeur général et le Vice-Directeur général sont originaires, compte tenu de la considération dominante de l’efficacité du Bureau international. Dans le cas de postes exigeant des qualifications spéciales, le Directeur général peut s’adresser à l’extérieur. Il tient également compte, lors de la nomination d’un nouveau fonctionnaire, de ce qu’en principe les personnes qui occupent les postes des grades D 2, D 1 et P 5 doivent être des ressortissants de différents Pays-membres de l’Union. Lors de la promotion d’un fonctionnaire du Bureau international aux grades D 2, D 1 et P 5, il n’est pas tenu à l’application du même principe. En outre, les exigences d’une équitable répartition géographique et des langues passent après le mérite dans le processus de recrutement. Le Directeur général informe le Conseil d’administration une fois par an des nominations et des promotions aux grades P 4 à D 2.

2. Le Directeur général a les attributions suivantes:

2.1 assurer les fonctions de dépositaire des Actes de l’Union et d’intermédiaire dans la procédure d’adhésion et d’admission à l’Union ainsi que de sortie de celle-ci;

2.2 notifier les décisions prises par le Congrès à tous les Gouvernements des Pays-membres;

2.3 notifier à l’ensemble des administrations postales les Règlements arrêtés ou révisés par le Conseil d’exploitation postale;

2.4 préparer le projet de budget annuel de l’Union au niveau le plus bas possible compatible avec les besoins de l’Union et le soumettre en temps opportun à l’examen du Conseil d’administration; communiquer le budget aux Pays-membres de l’Union après l’approbation du Conseil d’administration et l’exécuter;

2.5 exécuter les activités spécifiques demandées par les organes de l’Union et celles que lui attribuent les Actes;

2.6 prendre les initiatives visant à réaliser les objectifs fixés par les organes de l’Union, dans le cadre de la politique établie et des fonds disponibles;

2.7 soumettre des suggestions et des propositions au Conseil d’administration ou au Conseil d’exploitation postale;

2.8 après la clôture du Congrès, présenter au Conseil d’exploitation postale les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, conformément au Règlement intérieur du Conseil d’exploitation postale;

2.9 préparer, à l’intention du Conseil d’exploitation postale et sur la base des directives données par ce dernier, le projet de plan stratégique à soumettre au Congrès et le projet de révision annuelle;

2.10 assurer la représentation de l’Union;

2.11 servir d’intermédiaire dans les relations entre:

– l’UPU et les Unions restreintes;

– l’UPU et l’Organisation des Nations Unies;

– l’UPU et les organisations internationales dont les activités présentent un intérêt pour l’Union;

– l’UPU et les organismes internationaux, associations ou entreprises que les organes de l’Union souhaitent consulter ou associer à leurs travaux;

2.12 assumer la fonction de Secrétaire général des organes de l’Union et veiller à ce titre, compte tenu des dispositions spéciales du présent Règlement, notamment:

– à la préparation et à l’organisation des travaux des organes de l’Union;

– à l’élaboration, à la production et à la distribution des documents, rapports et procès-verbaux;

– au fonctionnement du secrétariat durant les réunions des organes de l’Union;

2.13 assister aux séances des organes de l’Union et prendre part aux délibérations sans droit de vote, avec la possibilité de se faire représenter.

Article 113

Fonctions du Vice-Directeur général

1. Le Vice-Directeur général assiste le Directeur général et il est responsable devant lui.

2. En cas d’absence ou empêchement du Directeur général, le Vice-Directeur général exerce les pouvoirs de celui-ci. Il en est de même dans le cas de vacance du poste de Directeur général visé à l’article 111.3.

Article 114

Secrétariat des organes de l’Union (Const. 14, 15, 17, 18)

Le secrétariat des organes de l’Union est assuré par le Bureau international sous la responsabilité du Directeur général. Il adresse tous les documents publiés à l’occasion de chaque session aux administrations postales des membres de l’organe, aux administrations postales des pays qui, sans être membres de l’organe, collaborent aux études entreprises, aux Unions restreintes ainsi qu’aux autres administrations postales des Pays-membres qui en font la demande.

Article 115

Liste des Pays-membres (Const. 2)

Le Bureau international établit et tient à jour la liste des Pays-membres de l’Union en y indiquant leur classe de contribution, leur groupe géographique et leur situation par rapport aux Actes de l’Union.

Article 116

Renseignements. Avis. Demandes d’interprétation et de modification des Actes. Enquêtes. Intervention dans la liquidation des comptes (Const. 20, Règl. gén. 124, 125, 126)

1. Le Bureau international se tient en tout temps à la disposition du Conseil d’administration, du Conseil d’exploitation postale et des administrations postales pour leur fournir tous renseignements utiles sur les questions relatives au service.

2. Il est chargé, notamment, de réunir, de coordonner, de publier et de distribuer les renseignements de toute nature qui intéressent le service postal international; d’émettre, à la demande des parties en cause, un avis sur les questions litigieuses; de donner suite aux demandes d’interprétation et de modification des Actes de l’Union et, en général, de procéder aux études et aux travaux de rédaction ou de documentation que lesdits Actes lui attribuent ou dont il serait saisi dans l’intérêt de l’Union.

3. Il procède également aux enquêtes qui sont demandées par les administrations postales en vue de connaître l’opinion des autres administrations postales sur une question déterminée. Le résultat d’une enquête ne revêt pas le caractère d’un vote et ne lie pas formellement.

4. Il peut intervenir à titre d’office de compensation, dans la liquidation des comptes de toute nature relatifs au service postal.

Article 117

Coopération technique (Const. 1)

Le Bureau international est chargé, dans le cadre de la coopération technique internationale, de développer l’assistance technique postale sous toutes ses formes.

Article 118

Formules fournies par le Bureau international (Const. 20)

Le Bureau international est chargé de faire confectionner les coupons-réponse internationaux et d’en approvisionner, au prix de revient, les administrations postales qui en font la demande.

Article 119

Actes des Unions restreintes et arrangements spéciaux (Const. 8)

1. Deux exemplaires des Actes des Unions restreintes et des arrangements spéciaux conclus en application de l’article 8 de la Constitution doivent être transmis au Bureau international par les bureaux de ces Unions ou, à défaut, par une des parties contractantes.

2. Le Bureau international veille à ce que les Actes des Unions restreintes et les arrangements spéciaux ne prévoient pas des conditions moins favorables pour le public que celles qui sont prévues dans les Actes de l’Union et informe les administrations postales de l’existence des Unions et des arrangements susdits. Il signale au Conseil d’administration toute irrégularité constatée en vertu de la présente disposition.

Article 120

Revue de l’Union

Le Bureau international rédige, à l’aide des documents qui sont mis à sa disposition, une revue en langues allemande, anglaise, arabe, chinoise, espagnole, française et russe.

Article 121

Rapport biennal sur les activités de l’Union (Const. 20, Règl. gén. 102.6.17)

Le Bureau international fait, sur les activités de l’Union, un rapport biennal qui est communiqué, après approbation par le Conseil d’administration, aux administrations postales, aux Unions restreintes et à l’Organisation des Nations Unies.

Chapitre III

Procédure d’introduction et d’examen des propositions

Article 122

Procédure de présentation des propositions au Congrès (Const. 29)

1. Sous réserve des exceptions prévues sous 2 et 5, la procédure ci-après règle l’introduction des propositions de toute nature à soumettre au Congrès par les administrations postales des Pays-membres:

a) sont admises les propositions qui parviennent au Bureau international au moins six mois

avant la date fixée pour le Congrès;

b) aucune proposition d’ordre rédactionnel n’est admise pendant la période de six mois qui précède la date fixée pour le Congrès;

c) les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre six et quatre mois avant la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins deux administrations postales;

d) les propositions de fond qui parviennent au Bureau international dans l’intervalle compris entre quatre et deux mois qui précède la date fixée pour le Congrès ne sont admises que si elles sont appuyées par au moins huit administrations postales; les propositions qui parviennent ultérieurement ne sont plus admises;

e) les déclarations d’appui doivent parvenir au Bureau international dans le même délai que les propositions qu’elles concernent.

2. Les propositions concernant la Constitution ou le Règlement général doivent parvenir au Bureau international six mois au moins avant l’ouverture du Congrès; celles qui parviennent postérieurement à cette date mais avant l’ouverture du Congrès ne peuvent être prises en considération que si le Congrès en décide ainsi à la majorité des deux tiers des pays représentés au Congrès et si les conditions prévues sous 1 sont respectées.

3. Chaque proposition ne doit avoir en principe qu’un objectif et ne contenir que les modifications justifiées par cet objectif.

4. Les propositions d’ordre rédactionnel sont munies, en tête, de la mention «Proposition d’ordre rédactionnel» par les administrations postales qui les présentent et publiées par le Bureau international sous un numéro suivi de la lettre R. Les propositions non munies de cette mention mais qui, de l’avis du Bureau international, ne touchent que la rédaction sont publiées avec une annotation appropriée; le Bureau international établit une liste de ces propositions à l’intention du Congrès.

5. La procédure prescrite sous 1 et 4 ne s’applique ni aux propositions concernant le Règlement intérieur des Congrès ni aux amendements à des propositions déjà faites.

Article 123

Procédure de présentation au Conseil d'exploitation postale des propositions concernant l'élaboration des nouveaux Règlements compte tenu des décisions prises par le Congrès

1. Les Règlements de la Convention postale universelle et de l’Arrangement concernant les services de paiement de la poste sont arrêtés par le Conseil d'exploitation postale, compte tenu des décisions prises par le Congrès.

2. Les propositions de conséquence aux amendements qu’il est proposé d’apporter à la Convention ou à l’Arrangement concernant les services de paiement doivent être soumises au Bureau international en même temps que les propositions au Congrès auxquelles elles se rapportent. Elles peuvent être soumises par l’administration postale d’un seul Pays-membre de l’UPU, sans l’appui des administrations postales d'autres Pays-membres. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant le Congrès.

3. Les autres propositions concernant les Règlements, censées être examinées par le Conseil d'exploitation postale en vue de l’élaboration des nouveaux Règlements dans les six mois suivant le Congrès, doivent être soumises au Bureau international au moins deux mois avant le Congrès.

4. Les propositions concernant les changements à apporter aux Règlements en raison des décisions du Congrès, qui sont soumises par les administrations postales des Paysmembres, doivent parvenir au Bureau international au plus tard deux mois avant l'ouverture du Conseil d'exploitation postale. Ces propositions doivent être envoyées à tous les Pays-membres, au plus tard un mois avant l'ouverture du Conseil d'exploitation postale.

Article 124

Procédure de présentation des propositions entre deux Congrès (Const. 29, Règl. gén. 116)

1. Pour être prise en considération, chaque proposition concernant la Convention ou les Arrangements et introduite par une administration postale entre deux Congrès doit être appuyée par au moins deux autres administrations postales. Ces propositions restent sans suite lorsque le Bureau international ne reçoit pas, en même temps, les déclarations d’appui nécessaires.

2. Ces propositions sont adressées aux autres administrations postales par l’intermédiaire du Bureau international.

3. Les propositions concernant les Règlements n’ont pas besoin d’appui, mais ne sont prises en considération par le Conseil d’exploitation postale que si celui-ci en approuve l’urgente nécessité.

Article 125

Examen des propositions entre deux Congrès (Const. 29, Règl. gén. 116, 124)

1. Toute proposition concernant la Convention, les Arrangements et leurs Protocoles finals est soumise à la procédure suivante: lorsque l'administration postale d'un Pays-membre a envoyé une proposition au Bureau international, ce dernier la transmet à toutes les administrations postales des Pays-membres pour examen. Celles-ci disposent d'un délai de deux mois pour examiner la proposition et, le cas échéant, pour faire parvenir leurs observations au Bureau international. Les amendements ne sont pas admis. A la fin de ce délai de deux mois, le Bureau international transmet aux administrations postales des Pays-membres toutes les observations qu'il a reçues et invite l'administration postale de chaque Pays-membre ayant le droit de vote à voter pour ou contre la proposition. Les administrations postales des Pays-membres qui n’ont pas fait parvenir leur vote dans un délai de deux mois sont considérées comme s’étant abstenues. Les délais précités comptent à partir de la date des circulaires du Bureau international.

2. Les propositions de modification des Règlements sont traitées par le Conseil d’exploitation postale.

3. Si la proposition concerne un Arrangement ou son Protocole final, seules les administrations postales de Pays-membres qui sont parties à cet Arrangement peuvent prendre part aux opérations indiquées sous 1.

Article 126

Notification des décisions adoptées entre deux Congrès (Const. 29, Règl. gén. 124, 125)

1. Les modifications apportées à la Convention, aux Arrangements et aux Protocoles finals de ces Actes sont consacrées par une notification du Directeur général du Bureau international aux Gouvernements des Pays-membres.

2. Les modifications apportées par le Conseil d’exploitation postale aux Règlements et à leurs Protocoles finals sont notifiées aux administrations postales par le Bureau international. Il en est de même des interprétations visées à l’article 36.3.2 de la Convention et aux dispositions correspondantes des Arrangements.

Article 127

Mise en vigueur des Règlements et des autres décisions adoptés entre deux Congrès

1. Les Règlements entrent en vigueur à la même date et ont la même durée que les Actes issus du Congrès.

2. Sous réserve des dispositions sous 1, les décisions de modification des Actes de l’Union qui sont adoptées entre deux Congrès ne sont exécutoires que trois mois, au moins, après leur notification.

Chapitre IV

Finances

Article 128

Fixation et règlement des dépenses de l’Union (Const. 22)

1. Sous réserve des dispositions prévues sous 2 à 6, les dépenses annuelles afférentes aux activités des organes de l’Union ne doivent pas dépasser les sommes ci-après pour les années 2005 et suivantes: 37 000 000 francs suisses pour les années 2005 à 2008. La limite de base pour 2008 s’applique également aux années postérieures en cas de report du Congrès prévu pour 2008.

2. Les dépenses afférentes à la réunion du prochain Congrès (déplacement du secrétariat, frais de transport, frais d’installation technique de l’interprétation simultanée, frais de reproduction des documents durant le Congrès, etc.) ne doivent pas dépasser la limite de 2 900 000 francs suisses.

3. Le Conseil d’administration est autorisé à dépasser les limites fixées sous 1 et 2 pour tenir compte des augmentations des échelles de traitement, des contributions au titre des pensions ou indemnités, y compris les indemnités de poste, admises par les Nations Unies pour être appliquées à leur personnel en fonctions à Genève.

4. Le Conseil d’administration est également autorisé à ajuster, chaque année, le montant des dépenses autres que celles relatives au personnel en fonction de l’indice suisse des prix à la consommation.

5. Par dérogation aux dispositions prévues sous 1, le Conseil d’administration, ou en cas d’extrême urgence le Directeur général, peut autoriser un dépassement des limites fixées pour faire face aux réparations importantes et imprévues du bâtiment du Bureau international, sans toutefois que le montant du dépassement puisse excéder 125 000 francs suisses par année.

6. Si les crédits prévus sous 1 et 2 se révèlent insuffisants pour assurer le bon fonctionnement de l’Union, ces limites ne peuvent être dépassées qu’avec l’approbation de la majorité des Pays-membres de l’Union. Toute consultation doit comporter un exposé complet des faits justifiant une telle demande.

7. Les pays qui adhèrent à l’Union ou qui sont admis en qualité de membres de l’Union ainsi que ceux qui sortent de l’Union doivent acquitter leur cotisation pour l’année entière au cours de laquelle leur admission ou leur sortie devient effective.

8. Les Pays-membres paient à l’avance leur part contributive aux dépenses annuelles de l’Union, sur la base du budget arrêté par le Conseil d’administration. Ces parts contributives doivent être payées au plus tard le premier jour de l’exercice financier auquel se rapporte le budget. Passé ce terme, les sommes dues sont productives d’intérêts au profit de l’Union, à raison de 3% par an durant les six premiers mois et de 6% par an à partir du septième mois.

9. Lorsque les arriérés de contributions obligatoires hors intérêts dues à l’Union par un Pays-membre sont égaux ou supérieurs à la somme des contributions de ce Pays-membre pour les deux exercices financiers précédents, ce Pays-membre peut céder irrévocablement à l’Union tout ou partie de ses créances sur d’autres Pays-membres, selon les modalités fixées par le Conseil d’administration. Les conditions de cession de créances sont à définir selon un accord convenu entre le Pays-membre, ses débiteurs/créanciers et l’Union.

10. Les Pays-membres qui, pour des raisons juridiques ou autres, sont dans l’impossibilité d’effectuer une telle cession s’engagent à conclure un plan d’amortissement de leurs comptes arriérés.

11. Sauf dans des circonstances exceptionnelles, le recouvrement des arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union ne pourra pas s’étendre à plus de dix années.

12. Dans des circonstances exceptionnelles, le Conseil d’administration peut libérer un Paysmembre de tout ou partie des intérêts dus si celui-ci s’est acquitté, en capital, de l’intégralité de ses dettes arriérées.

13. Un Pays-membre peut également être libéré, dans le cadre d’un plan d’amortissement de ses comptes arriérés approuvé par le Conseil d’administration, de tout ou partie des intérêts accumulés ou à courir; la libération est toutefois subordonnée à l’exécution complète et ponctuelle du plan d’amortissement dans un délai convenu de dix ans au maximum.

14. Pour pallier les insuffisances de trésorerie de l’Union, il est constitué un Fonds de réserve dont le montant est fixé par le Conseil d’administration. Ce Fonds est alimenté en premier lieu par les excédents budgétaires. Il peut servir également à équilibrer le budget ou à réduire le montant des contributions des Pays-membres.

15. En ce qui concerne les insuffisances passagères de trésorerie, le Gouvernement de la Confédération suisse fait, à court terme, les avances nécessaires selon des conditions qui sont à fixer d’un commun accord. Ce Gouvernement surveille sans frais la tenue des comptes financiers ainsi que la comptabilité du Bureau international dans les limites des crédits fixés par le Congrès.

Article 129

Sanctions automatiques

1. Tout Pays-membre étant dans l’impossibilité d’effectuer la cession prévue à l'article 128.9 et qui n’accepte pas de se soumettre à un plan d’amortissement proposé par le Bureau international conformément à l’article 128.10, ou ne le respecte pas perd automatiquement son droit de vote au Congrès et dans les réunions du Conseil d’administration et du Conseil d’exploitation postale et n’est plus éligible à ces deux Conseils.

2. Les sanctions automatiques sont levées d’office et avec effet immédiat dès que le Paysmembre concerné s’est acquitté entièrement de ses arriérés de contributions obligatoires dues à l’Union, en capital et intérêts, ou qu’il accepte de se soumettre à un plan d’amortissement de ses comptes arriérés.

Article 130

Classes de contribution (Const. 21, Règl. gén. 115, 128)

1. Les Pays-membres contribuent à la couverture des dépenses de l’Union selon la classe de contribution à laquelle ils appartiennent. Ces classes sont les suivantes:

classe de 50 unités;

classe de 45 unités;

classe de 40 unités;

classe de 35 unités;

classe de 30 unités;

classe de 25 unités;

classe de 20 unités;

classe de 15 unités;

classe de 10 unités;

classe de 5 unités;

classe de 3 unités;

classe de 1 unité;

classe de 0,5 unité, réservée aux pays les moins avancés énumérés par l’Organisation des Nations Unies et à d’autres pays désignés par le Conseil d’administration.

2. Outre les classes de contribution énumérées sous 1, tout Pays-membre peut choisir de payer un nombre d’unités de contribution supérieur à 50 unités.

3. Les Pays-membres sont rangés dans l’une des classes de contribution précitées au moment de leur admission ou de leur adhésion à l’Union, selon la procédure visée à l’article 21.4 de la Constitution.

4. Les Pays-membres peuvent changer ultérieurement de classe de contribution, à la condition que ce changement soit notifié au Bureau international au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès. Cette notification, qui est portée à l’attention du Congrès, prend effet à la date de mise en vigueur des dispositions financières arrêtées par le Congrès. Les Pays-membres qui n’ont pas fait connaître leur souhait de changer de classe de contribution dans les délais prescrits sont maintenus dans la classe de contribution à laquelle ils appartenaient jusqu’alors.

5. Les Pays-membres ne peuvent pas exiger d’être déclassés de plus d’une classe à la fois.

6. Toutefois, dans des circonstances exceptionnelles telles que des catastrophes naturelles nécessitant des programmes d’aide internationale, le Conseil d’administration peut autoriser un déclassement temporaire d’une classe, une seule fois entre deux Congrès, à la demande d’un Pays-membre si celui-ci apporte la preuve qu’il ne peut plus maintenir sa contribution selon la classe initialement choisie. Dans les mêmes circonstances, le Conseil d’administration peut également autoriser le déclassement temporaire de Pays-membres n’appartenant pas à la catégorie des pays les moins avancés et déjà rangés dans la classe de 1 unité en les faisant passer dans la classe de 0,5 unité.

7. En application des dispositions prévues sous 6, le déclassement temporaire peut être autorisé par le Conseil d’administration pour une période maximale de deux ans ou jusqu’au prochain Congrès, si celui-ci a lieu avant la fin de cette période. A l’expiration de la période fixée, le pays concerné réintègre automatiquement sa classe initiale.

8. Par dérogation aux dispositions prévues sous 4 et 5, les surclassements ne sont soumis à aucune restriction.

Article 131

Paiement des fournitures du Bureau international (Règl. gén. 118)

Les fournitures que le Bureau international livre à titre onéreux aux administrations postales doivent être payées dans le plus bref délai possible, et au plus tard dans les six mois à partir du premier jour du mois qui suit celui de l’envoi du compte par ledit Bureau. Passé ce délai, les sommes dues sont productives d’intérêts au profit de l’Union, à raison de 5% par an, à compter du jour de l’expiration dudit délai.

Chapitre V

Arbitrages

Article 132

Procédure d’arbitrage (Const. 32)

1. En cas de différend à régler par jugement arbitral, chacune des administrations postales en cause choisit une administration postale d’un Pays-membre qui n’est pas directement intéressée dans le litige. Lorsque plusieurs administrations postales font cause commune, elles ne comptent, pour l’application de cette disposition, que pour une seule.

2. Au cas où l’une des administrations postales en cause ne donne pas suite à une proposition d’arbitrage dans le délai de six mois, le Bureau international, si la demande lui en est faite, provoque à son tour la désignation d’un arbitre par l’administration postale défaillante ou en désigne un lui-même, d’office.

3. Les parties en cause peuvent s’entendre pour désigner un arbitre unique, qui peut être le Bureau international.

4. La décision des arbitres est prise à la majorité des voix.

5. En cas de partage des voix, les arbitres choisissent, pour trancher le différend, une autre administration postale également désintéressée dans le litige. A défaut d’une entente sur le choix, cette administration postale est désignée par le Bureau international parmi les administrations postales non proposées par les arbitres.

6. S’il s’agit d’un différend concernant l’un des Arrangements, les arbitres ne peuvent être désignés en dehors des administrations postales qui participent à cet Arrangement.

Chapitre VI

Dispositions finales

Article 133

Conditions d’approbation des propositions concernant le Règlement général

Pour devenir exécutoires, les propositions soumises au Congrès et relatives au présent Règlement général doivent être approuvées par la majorité des Pays-membres représentés au Congrès et ayant le droit de vote. Les deux tiers au moins des Pays-membres de l’Union ayant le droit de vote doivent être présents au moment du vote.

Article 134

Propositions concernant les Accords avec l’Organisation des Nations Unies (Const. 9)

Les conditions d’approbation visées à l’article 133 s’appliquent également aux propositions tendant à modifier les Accords conclus entre l’Union postale universelle et l’Organisation des Nations Unies dans la mesure où ces Accords ne prévoient pas les conditions de modification des dispositions qu’ils contiennent.

Article 135

Mise à exécution et durée du Règlement général

Le présent Règlement général sera mis à exécution le 1er janvier 2006 et demeurera en vigueur pour une période indéterminée.

En foi de quoi, les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres ont signé le présent Règlement général en un exemplaire qui est déposé auprès du Directeur général du Bureau international. Une copie en sera remise à chaque Partie par le Bureau international de l’Union postale universelle.

Fait à Bucarest, le 5 octobre 2004.

Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzata

Alulírottak, az Egyesület tagországai Kormányainak meghatalmazottai az Egyetemes Postaegyesület Bécsben, 1964. július 10-én kötött Alapokmánya 22. cikk 2. bekezdése alapján közös megegyezéssel és ugyanezen Alapokmány 25. cikk 4. bekezdésében foglaltak fenntartásával az Alapokmány alkalmazásának és az Egyesület működésének biztosítására ebben az Általános Szabályzatban az alábbi rendelkezéseket határozták el.

I. fejezet

Az Egyesület szerveinek működése

101. cikk

Kongresszusok és rendkívüli Kongresszusok szervezése és összehívása (Alapokm. 14. ,15.)

1. A tagországok képviselői legkésőbb az előző Kongresszus évének végétől számított 4 év múlva Kongresszusra gyűlnek egybe.

2. A Kongresszuson minden tagország a Kormánya által a szükséges felhatalmazással ellátott egy vagy több meghatalmazottal képviselteti magát. A tagországokat szükség esetén egy másik tagország küldöttsége is képviselheti. Valamely küldöttség azonban a saját országán kívül legfeljebb egy másik tagország képviseletét láthatja el.

3. A tanácskozásokon minden tagországnak egy szavazata van, a 129. cikkben foglalt szankciók fenntartásával.

4. Elvileg minden Kongresszus kijelöli azt az országot, ahol a következő Kongresszust rendezik. Ha ez a kijelölés nem alkalmazható, az Igazgatási Tanács feladata – az illető országgal történt egyeztetést követően – annak az országnak a kijelölése, ahol a Kongresszus összeül.

5. A Nemzetközi Irodával történt egyeztetést követően a Kongresszus végleges időpontját és pontos helyét a meghívó Kormány állapítja meg. Elvileg ezen időpont előtt egy évvel a meghívó Kormány meghívást küld az Egyesület tagországainak Kormányai részére. Ezt a meghívást akár közvetlenül, akár egy másik Kormány vagy a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának közvetítésével lehet eljuttatni az érdekeltekhez.

6. Amikor egy Kongresszust úgy kell összehívni, hogy nincs meghívó Kormány, a Nemzetközi Iroda az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben és a Svájci Államszövetség Kormányával történő egyeztetést követően megteszi a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a Kongresszust az Egyesület székhelyének országában hívják össze és rendezzék meg. Ebben az esetben a meghívó Kormány teendőit a Nemzetközi Iroda látja el.

7. A rendkívüli Kongresszus helyszínét a Nemzetközi Irodával történt egyeztetést követően azok a tagországok jelölik ki, amelyek a Kongresszus összehívását kezdeményezték.

8. A 2-6. bekezdésben leírtak – analógia alapján – a rendkívüli Kongresszusokra is vonatkoznak.

102. cikk

Az Igazgatási Tanács összetétele, működése és értekezletei (Alapokm. 17.)

1. Az Igazgatási Tanács negyvenegy tagból áll, akik két egymást követő Kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.

2. Az elnöki tisztség a Kongresszust rendező országot illeti meg. Ha ez az ország erről a jogról lemond, akkor de jure taggá válik, és ennek következtében az a földrajzi körzet, amelyhez tartozik, egy további tagsággal rendelkezik, amelyre a 3. bekezdés megszorításai nem vonatkoznak. Ebben az esetben az Igazgatási Tanács az elnöki tisztségre annak a földrajzi csoportnak az egyik tagját választja, amelyhez a rendező ország tartozik.

3. Az Igazgatási Tanács többi negyven tagját arányos földrajzi megoszlás alapján a Kongresszus választja. A tagságnak legalább a felét minden Kongresszus alkalmával meg kell újítani; egyetlen tagország sem választható meg három egymást követő Kongresszuson.

4. Az Igazgatási Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét, akinek a posta területén hozzáértő személynek kell lennie.

5. Az Igazgatási Tanács tagjaként végzett tevékenységért díjazás nem jár. A Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi.

6. Az Igazgatási Tanácsnak a következő feladatai vannak:

6.1 két Kongresszus közötti időszakban felügyeli az Egyesület tevékenységét, ennek során gondoskodik a Kongresszus határozatainak végrehajtásáról, tanulmányozza a postai témákkal kapcsolatos kormánypolitikai kérdéseket, és figyelembe veszi a nemzetközi szabályozási politikát, amely a szolgáltatások kereskedelmével és a versennyel függnek össze;

6.2 megvizsgál és illetékességének keretein belül jóváhagy minden szükségesnek ítélt intézkedést a nemzetközi postaszolgálat minőségének megőrzése, javítása és a szolgálat korszerűsítése érdekében;

6.3 a nemzetközi műszaki segítségnyújtás keretében előmozdítja, összehangolja és ellenőrzi a postai műszaki segítségnyújtás minden formáját;

6.4 megvizsgálja és jóváhagyja az Egyesület kétéves költségvetését és az elszámolásait;

6.5 a 128. cikk 3-5. bekezdéseinek megfelelően, amennyiben a körülmények ezt megkövetelik, engedélyezi a költségek felső határának túllépését;

6.6 megállapítja az UPU Pénzügyi Szabályzatát;

6.7 megállapítja a Tartalékalap kezelésének szabályait;

6.8 megállapítja a Külön Alap kezelésének szabályait;

6.9 megállapítja a Különleges Tevékenységek Alapjának kezelési szabályait;

6.10 megállapítja az Önkéntes Alap kezelésének szabályait;

6.11 ellátja a Nemzetközi Iroda tevékenységének ellenőrzését;

6.12 kérés alapján, a 130. cikk 6. bekezdésének megfelelően engedélyezi egy alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztály választását;

6.13 amennyiben valamely ország ezt kéri, engedélyezi a földrajzi régió módosítását, figyelembe véve az érintett földrajzi régióhoz tartozó tagországok véleményét;

6.14 megállapítja a Személyzeti Szabályzatot és a választott tisztségviselők szolgálati feltételeit;

6.15 létrehozza vagy megszünteti a Nemzetközi Iroda munkahelyeit, a meghatározott felső költséghatárokból adódó megszorítások figyelembevételével;

6.16 megállapítja a Szociális Alap Szabályzatát;

6.17 jóváhagyja az Egyesület tevékenységéről a Nemzetközi Iroda által készített kétéves jelentést és a pénzügyi működésről szóló jelentést, és adott esetben észrevételeket tesz azokra vonatkozóan;

6.18 dönt a feladatai ellátása érdekében a postaigazgatásokkal létesítendő kapcsolatokról;

6.19 a Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően dönt a megfigyelői joggal nem rendelkező szervezetekkel létesítendő kapcsolatokról; megvizsgálja és jóváhagyja a Nemzetközi Iroda beszámolóit az UPU-nak más nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatairól; meghozza a szükségesnek ítélt döntéseket e kapcsolatok irányításáról és azok folytatásáról; a Postaforgalmi Tanáccsal és a Főtitkárral történő egyeztetést követően kellő időben kijelöli azokat a nemzetközi szervezeteket, szövetségeket, vállalatokat és szakembereket, amelyeket / akiket fel kell kérni arra, hogy a Kongresszus és a Bizottságok különleges ülésein képviseltessék magukat, amennyiben ez az Egyesület érdekében áll vagy elősegítheti a Kongresszus munkáját, és megbízza a Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját, hogy küldje el a szükséges meghívásokat;

6.20 ha szükségesnek tartja, megállapítja azokat az elveket, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak figyelembe kell vennie a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdések tanulmányozásánál (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, a küldemények légi szállítási alapdíja és a levélpostai küldemények feladása külföldön), gondosan figyelemmel kíséri e kérdések tanulmányozását, és – annak biztosítása érdekében, hogy azok az említett elveknek megfeleljenek – megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanácsnak ugyanezen témákra vonatkozó javaslatait;

6.21 a Kongresszus, a Postaforgalmi Tanács vagy a postaigazgatások kérésére tanulmányozza az Egyesületet vagy a nemzetközi postaszolgálatot érintő igazgatási, törvényhozási és jogi kérdéseket. Az Igazgatási Tanácsra tartozik annak eldöntése, hogy a fent említett területeken a postaigazgatások által a Kongresszusok közötti időszakban kért tanulmány készítése célszerű-e vagy sem;

6.22 javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a Kongresszus, vagy a postaigazgatások által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 124. cikknek megfelelően;

6.23 illetékességi körének határain belül jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásait egy új szabályozás, vagy egy új gyakorlat elfogadására, ha szükséges addig is, amíg a Kongresszus dönt a kérdésben;

6.24 megvizsgálja a Postaforgalmi Tanács által készített éves jelentést, és adott esetben az általa előterjesztett javaslatokat;

6.25 a Postaforgalmi Tanácsra bízza egyes kérdések tanulmányozását, a 104. cikk 9.16 bekezdésének megfelelően;

6.26 a 101. cikk 4. bekezdése szerinti esetben kijelöli a következő Kongresszus helyszínéül szolgáló országot;

6.27 megfelelő időben és a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultáció után meghatározza a Kongresszusi teendők megfelelő elvégzéséhez szükséges bizottságok számát és azok feladatait;

6.28 a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultáció után és a Kongresszus jóváhagyásának fenntartásával kijelöli azokat a tagországokat, amelyek alkalmasak:

- a Kongresszusi alelnöki, valamint a bizottsági elnöki és alelnöki tisztségek betöltésére, a lehetőségekhez mérten figyelembe véve a tagországok méltányos földrajzi megoszlását,

- a szűkebb körű Kongresszusi bizottságokban való részvételre;

6.29 megvizsgálja és jóváhagyja a Kongresszus elé terjesztendő, a Postaforgalmi Tanács által a Nemzetközi Iroda segítségével kidolgozott Stratégiai Terv tervezetét; megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásai alapján a Kongresszus által véglegesített Terv éves felülvizsgálatait, és a Postaforgalmi Tanáccsal összehangolva dolgozik a Terv kidolgozásán és éves aktualizálásán;

6.30 megállapítja a Konzultatív Tanács szervezetének kereteit és jóváhagyja a Konzultatív Tanács kialakított szervezetét a 106. cikkben foglaltaknak megfelelően;

6.31 meghatározza a Konzultatív Tanácshoz való csatlakozás feltételeit, és e feltételeknek megfelelően jóváhagyja, illetve elutasítja a csatlakozási kérelmeket; ennek során gondoskodik arról, hogy a kérelmeket az Igazgatási Tanács ülésszakai közötti időben, gyorsított eljárásban bírálják el;

6.32 kijelöli azokat a tagokat, akik a Konzultatív Tanácsban tagként fognak részt venni;

6.33 átveszi és megvitatja a Konzultatív Tanács jelentéseit, illetve javaslatait, és a Kongresszus elé terjesztés érdekében megvizsgálja e javaslatokat.

7. Az első ülésen, amelyet a Kongresszus elnöke hív össze, az Igazgatási Tanács saját tagjai közül négy alelnököt választ, és megállapítja ügyrendjét.

8. Az Igazgatási Tanács – elnökének összehívására – elvileg évente egyszer ül össze az Egyesület székhelyén.

9. Az Igazgatási Tanács elnöke, alelnökei és bizottsági elnökei, valamint a Stratégiai Tervezési Munkacsoport elnöke alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a Bizottság készíti elő és irányítja az Igazgatási Tanács egyes ülésszakainak munkáját. Az Igazgatási Tanács nevében jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységeiről készített kétéves jelentést, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel az Igazgatási Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.

10. Az Igazgatási Tanács tagjainak a testület értekezletein részt vevő képviselői – a Kongresszus alatti értekezletek kivételével – jogosultak egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy, vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát. Ugyanez a jog illeti meg a Tanács bizottságainak, munkacsoportjainak és más szerveinek minden tagját, amikor ezek a testületek a Kongresszuson és a Tanács ülésszakain kívül üléseznek.

11. A Postaforgalmi Tanács képviseletét annak elnöke látja el az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén az általa irányított szervet érintő kérdések szerepelnek.

12. A Konzultatív Tanácsot elnöke képviseli az Igazgatási Tanács ülésein, amennyiben az ülés napirendjén a Konzultatív Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.

13. A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében a Postaforgalmi Tanács kijelölheti egyes képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek az Igazgatási Tanács értekezletein.

14. Annak az országnak a postaigazgatását, ahol az Igazgatási Tanács ülésezik, meghívják, hogy megfigyelői minőségben vegyen részt az értekezleten, ha ez az ország nem tagja az Igazgatási Tanácsnak.

15. Az Igazgatási Tanács értekezleteire szavazati jog nélkül meghívhat bármely nemzetközi szervezetet, bármely szövetség vagy vállalat képviselőjét, vagy bármely olyan szaktekintélyt, akinek a munkálatokba való bekapcsolódását kívánja. Ugyanilyen feltételek mellett meghívhatja a tagországok egy vagy több olyan postaigazgatását is, amelyek a napirenden lévő kérdésekben érdekeltek.

16. Az alábbi megfigyelők kérésükre, szavazati jog nélkül részt vehetnek a plenáris üléseken, illetve a bizottságok és az Igazgatási Tanács értekezletein:

16.1 a Postaforgalmi Tanács tagjai;

16.2 a Konzultatív Tanács tagjai;

16.3 az Igazgatási Tanács munkája iránt érdeklődő kormányközi szervezetek;

16.4 az Egyesület más tagországai.

17. Logisztikai okokból az Igazgatási Tanács korlátozhatja a résztvevők számát megfigyelő tagonként. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát is.

18. Az Igazgatási Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában. A megfigyelők kérésükre közreműködhetnek a végzett tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el egyes Munkacsoportok és Projektcsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.

19. Rendkívüli körülmények esetében a megfigyelőket kizárhatják egy értekezletről, vagy az értekezlet egy részéről, továbbá egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az irat témájának bizalmassága ezt megkívánja; az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja; a különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva utólagosan felülvizsgálhatja a korlátozásokat, ha ez helyénvaló.

103. cikk

Az Igazgatási Tanács tevékenységéről szóló információk

1. Az Igazgatási Tanács minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Egyesület tagországait, a Szűkebb körű Egyesületeket és a Konzultatív Tanács tagjait; ebből a célból többek között egy összefoglaló beszámolót küld részükre, valamint elküldi határozatait és döntéseit.

2. Az Igazgatási Tanács egész működéséről átfogó jelentést tesz a Kongresszusnak, és azt a Kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi az Egyesület tagországainak, valamint a Konzultatív Tanács tagjainak.

104. cikk

A Postaforgalmi Tanács összetétele, működése és értekezletei (Alapokm. 18.)

1. A Postaforgalmi Tanács negyven tagból áll, akik két egymást követő Kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.

2. A Postaforgalmi Tanács tagjait a Kongresszus választja, specifikus földrajzi megoszlás alapján. Huszonnégy hely a fejlődő országokat, míg tizenhat hely a fejlett országokat illeti meg. A tagságnak legalább egyharmadát minden Kongresszus alkalmával meg kell újítani.

3. A Postaforgalmi Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét, aki ellátja az Egyesület Okirataiban leírt postaszolgálati feladatokat.

4. A Postaforgalmi Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi. Tagjai semmiféle díjazásban nem részesülnek. A Postaforgalmi Tanácsban részt vevő igazgatások képviselőinek utazási és tartózkodási költségei ezeket az igazgatásokat terhelik. Az ENSZ által összeállított jegyzék alapján hátrányos helyzetűnek minősített országok képviselőinek azonban joguk van – a Kongresszus idején rendezett értekezletek kivételével – egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy, vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát.

5. Az első értekezlet alkalmával, amelyet a Kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, a Postaforgalmi Tanács saját tagjai közül megválasztja az elnököt, az alelnököt, a bizottságok elnökeit és a Stratégiai Tervezési Munkacsoport elnökét.

6. A Postaforgalmi Tanács maga állapítja meg ügyrendjét.

7. A Postaforgalmi Tanács elvileg minden évben összeül az Egyesület székhelyén. Az értekezlet helyét és időpontját az elnök határozza meg, az Igazgatási Tanács elnökének és a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának egyetértése alapján.

8. A Postaforgalmi Tanács elnöke, alelnökei és bizottsági elnökei, valamint a Stratégiai Tervezési Munkacsoport elnöke alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a Bizottság készíti elő és irányítja a Postaforgalmi Tanács egyes értekezleteinek munkáját, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.

9. A Postaforgalmi Tanács feladatai a következők:

9.1 tanulmányokat végez azokkal a legfontosabb üzemviteli, kereskedelmi, műszaki, gazdasági és műszaki együttműködési problémákkal kapcsolatban, amelyek az Egyesület valamennyi tagországának postaigazgatását érdeklik, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légiszállítási díja, postacsomag díjrészek és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, és ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve;

9.2 a Kongresszus befejezését követő hat hónapon belül elvégzi az Egyesület Szabályzatainak felülvizsgálatát, hacsak a Kongresszus másként nem dönt. Sürgős szükségesség esetén a Postaforgalmi Tanács más ülésszakain is módosíthatja az említett Szabályzatokat. Az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács mindkét esetben az Igazgatási Tanács irányításának van alárendelve;

9.3 koordinálja a nemzetközi postaszolgálatok fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket;

9.4 az Igazgatási Tanács jóváhagyásának fenntartásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postaszolgálat minőségének megőrzése és fokozása, valamint a szolgálat korszerűsítése érdekében szükségesnek tart;

9.5 javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a Kongresszus, vagy a postaigazgatások által történő jóváhagyásra terjeszt elő, a 125. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak;

9.6 valamely tagország postaigazgatásának kérésére megvizsgálja azokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó postaigazgatás a 124. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azt csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok postaigazgatásai elé terjeszti;

9.7 ha szükséges, és esetleg az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi postaigazgatással történő konzultáció után javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a Kongresszus dönt;

9.8 technológiai és üzemviteli téren, valamint illetékességének más olyan területein, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, a postaigazgatásoknak szóló ajánlások formájában szabványokat készít és bocsát ki; ugyanígy, szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat;

9.9 az Igazgatási Tanáccsal egyeztetve és annak jóváhagyásával tanulmányozza a Nemzetközi Iroda által készített és a Kongresszus elé terjesztendő Stratégiai Tervet; a Stratégiai Tervezési Munkacsoport és a Nemzetközi Iroda közreműködésével, valamint az Igazgatási Tanács jóváhagyásával évente felülvizsgálja a Kongresszus által elfogadott Tervet;

9.10 jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységéről készített éves beszámolónak azokat a részeit, amelyek a Postaforgalmi Tanács feladat- és hatáskörét érintik;

9.11 a feladatainak ellátása érdekében dönt a postaigazgatásokkal létesítendő kapcsolatokról;

9.12 tanulmányozza az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat;

9.13 megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzétegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes országok a postaszolgálattal kapcsolatos műszaki, forgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek;

9.14 tanulmányozza a postaszolgálat jelenlegi helyzetét és igényeit az új és a fejlődő országokban, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki ezen országok postaszolgálatai javításának módjára és eszközeire nézve;

9.15 az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal való műszaki együttműködés területén;

9.16 megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország igazgatása terjeszt elő;

9.17 átveszi és megvitatja a Konzultatív Tanács jelentéseit, illetve javaslatait; és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultatív Tanács javaslatait a Kongresszus elé terjesztés érdekében;

9.18 kijelöli azokat a tagokat, akik a Konzultatív Tanácsban tagként fognak részt venni.

10. A Postaforgalmi Tanács a Kongresszust követő első ülésszakán az UPU-nak a Kongresszus által elfogadott Stratégiai Terve és különösen annak az Egyesület állandó testületeinek stratégiájára vonatkozó részei alapján egy alapmunkaprogram-tervezetet készít, amely jó néhány, a stratégia megvalósítását célzó taktikai elemet tartalmaz. Ezt az alapprogramot, amely korlátozott számú aktuális és közérdekű projektet tartalmaz, az új realitások és prioritások, valamint a Stratégiai Tervben végrehajtott módosítások függvényében minden évben felülvizsgálják.

11. A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében az Igazgatási Tanács kijelölheti egyes képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek a Postaforgalmi Tanács értekezletein.

12. Az alábbi megfigyelők, kérésükre, szavazati jog nélkül részt vehetnek a plenáris üléseken, illetve a Postaforgalmi Tanács bizottsági értekezletein:

12.1 az Igazgatási Tanács tagjai;

12.2 a Konzultatív Tanács tagjai;

12.3 az Igazgatási Tanács munkája iránt érdeklődő kormányközi szervezetek;

12.4 az Egyesület más tagországai.

13. Logisztikai okokból az Igazgatási Tanács korlátozhatja a résztvevők számát megfigyelő tagonként. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát is.

14. A Postaforgalmi Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában. A megfigyelők, kérésükre közreműködhetnek a végzett tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. A megfigyelőket arra is felkérhetik, hogy lássák el egyes Munkacsoportok és Projektcsoportok elnöki teendőit, amennyiben ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.

15. Rendkívüli körülmények esetében a megfigyelőket kizárhatják egy értekezletről, vagy az értekezlet egy részéről, továbbá egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az irat témájának bizalmassága ezt megkívánja; az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv illetve annak elnöke meghozhatja; a különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva utólagosan felülvizsgálhatja a korlátozásokat, ha ez helyénvaló.

16. A Konzultatív Tanácsot elnöke képviseli a Postaforgalmi Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultatív Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.

17. A Postaforgalmi Tanács értekezleteire szavazati jog nélkül meghívhatja a következő szervezeteket:

17.1 bármely nemzetközi szervezetet, vagy olyan megfelelően képesített személyt, akinek a munkálatokba való bekapcsolódását kívánja;

17.2 azoknak a tagországoknak a postaigazgatásait, amelyek nem tagjai a Postaforgalmi Tanácsnak;

17.3 bármely olyan intézményt vagy vállalatot, amellyel konzultálni kíván munkáját illetően.

105. cikk

A Postaforgalmi Tanács tevékenységéről szóló információk

1. A Postaforgalmi Tanács minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Egyesület tagországait, a Szűkebb körű Egyesületeket és a Konzultatív Tanács tagjait; ebből a célból többek között egy összefoglaló beszámolót küld részükre, valamint elküldi határozatait és döntéseit.

2. A Postaforgalmi Tanács tevékenységéről éves jelentést készít az Igazgatási Tanács részére.

3. A Postaforgalmi Tanács egész működéséről átfogó jelentést tesz a Kongresszusnak, és azt a Kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi a postaigazgatásoknak, valamint a Konzultatív Tanács tagjainak.

106. cikk

A Konzultatív Tanács összetétele, működése és értekezletei

1. A Konzultatív Tanács célja a tág értelemben vett postai szektor érdekeinek képviselete és az érdekelt felek közötti hatékony párbeszéd kereteinek biztosítása. Felöleli az ügyfélképviseletet ellátó – kormányzaton kívüli – szervezeteket, a kézbesítési szolgáltatást ellátókat, a munkavállalói szervezeteket, a postaszolgálat részére dolgozó szállítókat és szolgáltatókat, illetve a magánszemélyeket összefogó hasonló szervezeteket, valamint a nemzetközi postai szolgáltatásokban érdekelt vállalatokat. Amennyiben bejegyzett szervezetekről van szó, a bejegyzésnek az Egyesület valamely tagországában kell megtörténnie. Az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács a saját Tanácsuk képviseletére tagokat jelölnek ki, amelyek a Konzultatív Tanács tagjaiként tevékenykednek. Az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által kijelölt tagokon kívül a Konzultatív Tanácshoz való csatlakozás az Igazgatási Tanács által megállapított, és a 102. cikk 6.31 bekezdésének megfelelően lebonyolított csatlakozási kérelem benyújtásán és elfogadásán alapul.

2. A Konzultatív Tanács minden tagja kijelöli saját képviselőjét.

3. A Konzultatív Tanács működési költségei megoszlanak az Egyesület és a Tanács tagjai között, az Igazgatási Tanács által felállított szabályok szerint.

4. A Konzultatív Tanács tagjai semmiféle díjazásban vagy költségtérítésben nem részesülnek.

5. A Konzultatív Tanács minden egyes Kongresszus után újraszerveződik az Igazgatási Tanács által meghatározott szervezeti keret alapján. Az Igazgatási Tanács elnöke vezeti a Konzultatív Tanács alakuló ülését, amelyen megválasztják a Tanács elnökét.

6. Az Egyesület alapelveit tiszteletben tartva és a Postaforgalmi Tanáccsal történt egyeztetés után, az Igazgatási Tanács jóváhagyásával a Konzultatív Tanács maga alakítja ki belső szervezetét és megállapítja ügyrendjét.

7. A Konzultatív Tanács egy évben kétszer ülésezik. Főszabályként az üléseket az Egyesület székhelyen tartják, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács értekezleteivel egy időben. Az egyes ülések helyét és idejét a Konzultatív Tanács elnöke határozza meg, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elnökeinek, valamint a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának egyetértésével.

8. A Konzultatív Tanács maga állapítja meg hatáskörét az alább felsorolt feladatkörök keretén belül:

8.1 megvizsgálja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács megfelelő okiratait és jelentéseit; rendkívüli körülmények között az egyes szövegekhez és okiratokhoz való hozzáférési jog korlátozott lehet, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megköveteli; az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja; a különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak; az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva utólagosan felülvizsgálhatja a korlátozásokat, ha ez helyénvaló;

8.2 a Konzultatív Tanács számára fontos kérdésekről tanulmányokat készít és vitákat rendez;

8.3 megvizsgálja a postaszolgálatokat érintő kérdéseket és jelentéseket készít e kérdésekről;

8.4 hozzájárul az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács munkájához, többek között jelentéseket és javaslatokat készít, illetve a Tanácsok felkérésére véleményt fogalmaz meg;

8.5 az Igazgatási Tanács jóváhagyásával és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács vizsgálatának és megjegyzéseinek felhasználásával javaslatokat készít a Kongresszus számára.

9. Az Igazgatási Tanács elnöke és a Postaforgalmi Tanács elnöke képviseli e szerveket a Konzultatív Tanácsnak azon az ülésein, amelynek napirendjén az említett szerveket érintő kérdések szerepelnek.

10. Az Egyesület szerveivel való hatékony kapcsolattartás biztosítása érdekében a Konzultatív Tanács képviselőket jelölhet ki, akik szavazati jog nélkül, megfigyelői minőségben részt vesznek a Kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, illetve az említett szervekhez tartozó bizottságok értekezletein.

11. Kérésükre, a Konzultatív Tanács tagjai részt vehetnek az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein és bizottsági értekezletein a 102. cikk 16. bekezdésének és a 104. cikk 12. bekezdésének megfelelően. A projekt- és munkacsoportok munkájában is közreműködhetnek a 102. cikk 18. bekezdése és a 104. cikk 14. bekezdése alapján. A Konzultatív Tanács tagjai szavazati jog nélküli megfigyelőként jelen lehetnek a Kongresszus ülésein.

12. Kérésükre, az alább felsorolt megfigyelők szavazati jog nélkül részt vehetnek a Konzultatív Tanács ülésein:

12.1 az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács tagjai;

12.2 a Konzultatív Tanács munkája iránt érdeklődő kormányközi szervezetek;

12.3 a Szűkebb körű Egyesületek;

12.4 az Egyesület más tagjai.

13. Logisztikai okokból a Konzultatív Tanács korlátozhatja a résztvevők számát megfigyelő tagonként. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát is.

14. Rendkívüli körülmények esetében a megfigyelőket kizárhatják egy értekezletről, vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az irat témájának bizalmassága ezt megkívánja; az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv illetve annak elnöke meghozhatja; a különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva utólagosan felülvizsgálhatja a korlátozásokat, ha ez helyénvaló.

15. A Konzultatív Tanács titkársági feladatait a Nemzetközi Iroda látja el vezérigazgatója felelős irányításával.

107. cikk

A Konzultatív Tanács tevékenységéről szóló információk

1. A Konzultatív Tanács minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Igazgatási Tanácsot és a Postaforgalmi Tanácsot; ebből a célból többek között egy összefoglaló beszámolót küld értekezleteiről e szervek elnökeinek, valamint elküldi javaslatait és véleményét.

2. A Konzultatív Tanács tevékenységéről éves jelentést készít az Igazgatási Tanács részére, és ennek egy példányát elküldi a Postaforgalmi Tanácsnak. Ez a jelentés szerepel az Igazgatási Tanács azon iratanyagában, amelyet az Egyesület tagországainak és a szűkebb körű egyesületeknek a 103. cikk alapján megküld.

3. A Konzultatív Tanács egész működéséről átfogó jelentést tesz a Kongresszusnak, és azt a Kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi a postaigazgatásoknak.

108. cikk

A Kongresszusok Ügyrendi Szabályzata (Alapokm. 14.)

1. Munkájának megszervezéséhez és a tárgyalások lebonyolításához a Kongresszus a Kongresszusok Ügyrendi Szabályzatát alkalmazza.

2. Minden Kongresszus módosíthatja ezt a Szabályzatot magában az Ügyrendi Szabályzatban meghatározott feltételek szerint.

109. cikk

A Nemzetközi Iroda munkanyelvei

A Nemzetközi Iroda munkanyelve a francia és az angol.

110. cikk

Az Okiratokban, a tárgyalásokon és a hivatalos levelezésben használt nyelvek

1. Az Egyesület Okirataiban a francia, az angol, az arab és a spanyol nyelvet használják. A német, a kínai, a portugál és az orosz nyelvet szintén használják, de azzal a kikötéssel, hogy ezeken a nyelveken csak a legfontosabb alapokiratokat készítik el. Más nyelveket ugyancsak használhatnak, feltéve, hogy az ezt igénylő tagországok az ezzel járó összes költséget viselik.

2. Az a tagország vagy azok a tagországok, amely(ek) valamely nem hivatalos nyelv használatát kéri(k), nyelvi csoportot alkot(nak).

3. Az Okiratokat a Nemzetközi Iroda adja ki a hivatalos nyelven és a megalakított nyelvi csoportok nyelvein, vagy közvetlenül, vagy e csoportok területi irodái útján, a Nemzetközi Irodával egyeztetett eljárásnak megfelelően. A különböző nyelvű kiadványok azonos minta szerint készülnek.

4. A Nemzetközi Iroda által közvetlenül kiadott Okiratok különböző nyelvű változatainak szétosztása lehetőség szerint egyidejűleg történik.

5. A postaigazgatások és a Nemzetközi Iroda, valamint az utóbbi és a kívülállók közötti levelezés bármely olyan nyelven folyhat, amelynek lebonyolításához a Nemzetközi Iroda fordítószolgálattal rendelkezik.

6. A valamely nyelvre történő fordítás költségeit – beleértve az 5. bekezdés alkalmazásából eredőket is – az a nyelvi csoport fedezi, amely ezt a nyelvet kérte. A hivatalos nyelvet használó tagországok a nem hivatalos Okiratok fordítása tekintetében átalány jellegű hozzájárulást fizetnek, melynek egy hozzájárulási egységre jutó összege azonos azzal, amit a Nemzetközi Iroda másik munkanyelvét használó tagországok fizetnek. Az Okiratok rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos összes többi költséget az Egyesület fedezi. Az Okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelven történő elkészítésének az Egyesület által viselt költségei felső határát Kongresszusi határozat rögzíti.

7. Az egyes nyelvi csoportok által viselendő költségeket a csoportok tagjai között az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában osztják szét. Ezeket a költségeket a nyelvi csoportok tagjai között más felosztási kulcs szerint is fel lehet osztani, azzal a feltétellel, hogy az érdekeltek ebben megegyeznek, és elhatározásukról a csoport szóvivője útján a Nemzetközi Irodát értesítik.

8. A Nemzetközi Iroda a tagországoknak a választott nyelv megváltoztatása iránti kérelmeit két évet meg nem haladó határidőn belül teljesíti.

9. Az Egyesület szerveinek értekezletein tárgyalási nyelvként a francia, az angol, a spanyol és az orosz nyelvek használata elfogadott, megfelelő – elektronikus berendezéssel vagy anélkül működő – tolmácsolási rendszer alkalmazásával, amelynek kiválasztása a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójával és az érdekelt tagországokkal való egyeztetés után az értekezlet szervezőinek döntésén múlik.

10. A 9. bekezdésben említett tárgyalások és értekezletek esetében egyéb nyelvek is használhatók.

11. Azok a küldöttségek, amelyek egyéb nyelveket használnak, gondoskodnak a 9. bekezdésben felsorolt nyelvek valamelyikén történő szinkrontolmácsolásról, akár az ugyanabban a bekezdésben említett rendszer útján – ha az ahhoz szükséges műszaki változtatásokat el lehet végezni –, akár pedig külön tolmácsok közreműködésével.

12. A tolmácsszolgálat költségeit az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában azok között a tagországok között osztják szét, amelyek ugyanazt a nyelvet használják. A műszaki berendezés felszerelésével és fenntartásával járó költségeket azonban az Egyesület viseli.

13. A postaigazgatások megállapodhatnak abban, hogy egymás közötti kapcsolataikban a hivatalos levelezésre milyen nyelvet használnak. Ilyen megállapodás hiányában a francia nyelvet kell használni.

II. fejezet

Nemzetközi Iroda

111. cikk

A Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának és a vezérigazgató-helyettesének megválasztása

1. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját és a vezérigazgató-helyettesét a Kongresszus választja két egymást követő Kongresszus közötti időszakra; megbízatásuk legrövidebb időtartama négy év. Mandátumuk csak egy alkalommal újítható meg. Amennyiben a Kongresszus másként nem határoz, hivatalba lépésük időpontja a Kongresszust követő év január 1.

2. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatója legalább hét hónappal a Kongresszus megnyitása előtt jegyzéket intéz a tagországok Kormányaihoz, amelyben felhívja őket a vezérigazgatói és a vezérigazgató-helyettesi állásra szóló esetleges pályázatok benyújtására, és egyúttal jelzi, hogy a hivatalban lévő vezérigazgató vagy a vezérigazgató-helyettes kívánja-e eredeti mandátuma esetleges megújítását. Az életrajzzal ellátott pályázatoknak legalább két hónappal a Kongresszus megnyitása előtt kell beérkezniük a Nemzetközi Irodához. A jelölteknek azon tagországok állampolgárainak kell lenniük, amelyek a pályázatokat benyújtják. A Nemzetközi Iroda elkészíti a Kongresszus részére a választáshoz szükséges okiratokat. A vezérigazgató és a vezérigazgató-helyettes megválasztása titkos szavazással történik; először a vezérigazgató megválasztására kerül sor.

3. A vezérigazgatói állás megüresedése esetén a vezérigazgató teendőit a vezérigazgató helyettese látja el mindaddig, amíg az előbbi megbízatásának ideje le nem jár; a vezérigazgató helyettese megválasztható erre az állásra, és hivatalból jelöltnek tekinthető, feltéve, hogy eredeti, vezérigazgató-helyettesi mandátumát az előző Kongresszus egyszer már nem újította meg, és amennyiben kifejezi azt a kívánságát, hogy tekintsék jelöltnek a vezérigazgatói állásra.

4. A vezérigazgatói és a vezérigazgató-helyettesi állás egyidejű megüresedése esetén az Igazgatási Tanács – előzetes pályázatkiírás nyomán beérkező pályázatok alapján – vezérigazgató-helyettest választ a legközelebbi Kongresszusig terjedő időszakra. A pályázatok benyújtásánál analógia alapján a 2. bekezdésben foglaltakat kell alkalmazni.

5. A vezérigazgató-helyettesi állás megüresedése esetén az Igazgatási Tanács – a vezérigazgató javaslatára – a Nemzetközi Iroda egyik D2 fokozatú igazgatóját bízza meg a vezérigazgató-helyettesi feladatok ellátásával a következő Kongresszusig.

112. cikk

A vezérigazgató feladatai

1. A vezérigazgató szervezi, irányítja és vezeti a Nemzetközi Irodát, amelynek ő a törvényes képviselője. Hatáskörébe tartozik a G1-D2 fokozatú állásokba történő besorolás, és a tisztviselők e fokozatokba történő kinevezése és előléptetése. A P1-D2 fokozatokba történő kinevezéseknél mérlegelni kell a jelöltek szakmai felkészültségét; e személyekre azon tagországok postaigazgatásai tesznek javaslatot, amelyeknek állampolgárai vagy amelyekben szakmai tevékenységüket kifejtik. Eközben figyelembe kell venni a méltányos – földrészek és nyelvek szerinti – földrajzi megoszlást. A D2 fokozatú állásokat lehetőleg különböző régiókból, és a vezérigazgató, valamint a vezérigazgató-helyettes által képviselttől eltérő régiókból származó pályázókkal kell betölteni, ám feltétlenül a Nemzetközi Iroda eredményes működésének szem előtt tartásával. A speciális felkészültséget igénylő állások esetében a vezérigazgató kívülállókhoz is fordulhat. Új tisztviselő kinevezésekor figyelembe veszi továbbá azt is, hogy elvileg a D2, D1 és P5 fokozatú állásokat betöltő személyek az Egyesület különböző tagországainak állampolgárai legyenek. A Nemzetközi Iroda tisztviselőinek a D2, D1 és P5 fokozatokba történő előléptetésénél nem köteles ugyanezt az elvet alkalmazni. Egyébként az arányos földrajzi elosztásra és a nyelvekre vonatkozó követelményeket csak a megfelelő rátermettség vizsgálatát követően veszik figyelembe a kiválasztási folyamatban. A vezérigazgató évente egyszer tájékoztatja az Igazgatási Tanácsot a P4-D2 fokozatokba történt kinevezésekről és előléptetésekről.

2. A következő feladatok tartoznak a vezérigazgató hatáskörébe:

2.1 ellátja az Egyesület Okiratainak letéteményesi feladatait és közvetítői szerepet tölt be az Egyesületbe való felvétel és csatlakozás, valamint az abból való kiválás eljárása során;

2.2 valamennyi tagország Kormányát értesíti a Kongresszus által hozott határozatokról;

2.3 valamennyi igazgatást értesíti a Postaforgalmi Tanács által elfogadott vagy felülvizsgált Szabályzatokról;

2.4 elkészíti az Egyesület éves költségvetésének tervezetét az Egyesület szükségleteivel még összeegyeztethető lehető legalacsonyabb szinten, és azt megfelelő időben megvizsgálásra az Igazgatási Tanács elé terjeszti; az Igazgatási Tanács jóváhagyása után a költségvetést közli a tagországokkal, és gondoskodik annak végrehajtásáról;

2.5 végrehajtja az Egyesület szervei által kért és az Okiratok alapján reá háruló specifikus tevékenységeket;

2.6 megteszi az Egyesület szervei által kitűzött célkitűzések eléréséhez szükséges intézkedéseket a meghatározott politika és a rendelkezésre álló pénzeszközök keretén belül;

2.7 indítványokat és javaslatokat terjeszt az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elé;

2.8 a Postaforgalmi Tanács ügyrendjének megfelelően a Kongresszus végeztével a Postaforgalmi Tanács elé terjeszti a Szabályzatokat érintő módosítási javaslatokat a Kongresszus döntése alapján;

2.9 elkészíti a Postaforgalmi Tanács részére – az ez utóbbi által adott irányelvek alapján – a Kongresszus elé terjesztendő Stratégiai Terv tervezetét és az éves felülvizsgálat tervezetét;

2.10 biztosítja az Egyesület képviseletét;

2.11 közvetítőként szerepel az alábbiak közötti kapcsolatokban:

- az UPU és a Szűkebb körű Egyesületek,

- az UPU és az Egyesült Nemzetek Szervezete,

- az UPU és az Egyesületet érdeklő tevékenységet folytató nemzetközi szervezetek, és

- az UPU és az olyan nemzetközi szervezetek, egyesületek vagy vállalatok közötti viszonylatokban, amelyekkel az Egyesület szervei konzultálni kívánnak, vagy amelyeket munkáikba be kívánnak vonni;

2.12 ellátja az Egyesület szerveinek főtitkári feladatait, és ennek keretében – figyelembe véve a jelen Általános Szabályzat konkrét rendelkezéseit – különösen az alábbiakra ügyel:

- az Egyesület szervei munkájának előkészítése és megszervezése,

- az Okiratok, jelentések és jegyzőkönyvek előkészítése, előállítása és szétosztása,

- a titkárság működése az Egyesület szerveinek értekezletei alatt;

2.13 jelen van az Egyesület szerveinek értekezletein, és – szavazati jog nélkül – részt vesz a tárgyalásokon, azzal a lehetőséggel, hogy képviseltetheti is magát.

113. cikk

A vezérigazgató-helyettes feladatai

1. A vezérigazgató helyettese segíti a vezérigazgatót, és neki tartozik felelősséggel.

2. A vezérigazgató távolléte vagy akadályoztatása esetén feladatait a vezérigazgató-helyettes látja el. Ugyanez érvényes abban az esetben, ha a vezérigazgatói állás a 111. cikk 3. bekezdésében foglaltak szerint megüresedik.

114. cikk

Az Egyesület szerveinek titkársága (Alapokm. 14., 15., 17., 18.)

Az Egyesület szerveinek titkársági teendőit a Nemzetközi Iroda látja el a vezérigazgató felelős irányításával. Az egyes ülések alkalmával kiadott okiratokat megküldi az adott szerv tagjainak postaigazgatásai, valamint azon országok postaigazgatásai részére, amelyek ugyan nem tagjai a szervnek, de részt vesznek a végzett tanulmányok kidolgozásában, továbbá a Szűkebb körű Egyesületek és a többi olyan tagország postaigazgatásai részére, amelyek azokat kérik.

115. cikk

A tagországok névjegyzéke (Alapokm. 2.)

A Nemzetközi Iroda összeállítja és naprakész állapotban tartja az Egyesület tagországainak névjegyzékét, feltüntetve hozzájárulási osztályukat, földrajzi csoportjukat, és az Egyesület Okirataihoz való kapcsolatukat.

116. cikk

Tájékoztatás. Vélemények. Az okiratok értelmezésére és módosítására vonatkozó kérelmek. Felmérések. Közreműködés a számadások kiegyenlítésében (Alapokm. 20., Ált. Szab. 124., 125., 126.)

1. A Nemzetközi Iroda mindenkor az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács és a postaigazgatások rendelkezésére áll, hogy a postaszolgálatra vonatkozó kérdésekben megadjon nekik minden szükséges felvilágosítást.

2. Feladata nevezetesen a nemzetközi postaszolgálatot érintő mindenfajta információ összegyűjtése, rendezése, közzététele és terjesztése, vitás kérdésekben az érdekelt felek kívánságára a véleménynyilvánítás; az Egyesület Okiratainak értelmezésére és módosítására vonatkozó kérelmek intézése, és általában mindazoknak a szerkesztési vagy dokumentációs munkáknak és tanulmányoknak az elvégzése, amelyeket a szóban forgó Okiratok a hatáskörébe utalnak vagy amelyekre az Egyesület érdekében felkérik.

3. Intézi továbbá azokat a felméréseket, amelyeket a postaigazgatások kérnek abból a célból, hogy egy meghatározott kérdésről a többi igazgatás véleményét megtudják. Az ilyen felmérések eredményének nincs szavazás jellege és kötelező ereje.

4. Kompenzációs irodaként közreműködhet a nemzetközi postaszolgálatra vonatkozó mindenfajta számadás rendezésében.

117. cikk

Műszaki együttműködés (Alapokm. 1.)

A Nemzetközi Iroda a nemzetközi műszaki együttműködés keretében fejleszti a postai műszaki segítségnyújtást, annak minden formájában.

118. cikk

A Nemzetközi Iroda által biztosított formanyomtatványok (Alapokm. 20.)

A Nemzetközi Iroda feladata, hogy a nemzetközi válaszdíjszelvényeket legyártassa, és előállítási áron ellássa velük az azokat megrendelő postaigazgatásokat.

119. cikk

A Szűkebb körű Egyesületek okiratai és külön megállapodások (Alapokm. 8.)

1. A Szűkebb körű Egyesületek okiratait és azokat a külön megállapodásokat, amelyeket az Alapokmány 8. cikke alapján kötöttek, a Szűkebb körű Egyesületek irodáinak, vagy ezek hiányában a szerződő felek valamelyikének két példányban meg kell küldenie a Nemzetközi Iroda részére.

2. A Nemzetközi Iroda ügyel arra, hogy a Szűkebb körű Egyesületek okiratai és a külön megállapodások ne tartalmazzanak a nagyközönségre nézve kedvezőtlenebb feltételeket, mint az Egyesület Okiratai, és tájékoztatja a postaigazgatásokat a fent említett egyesületek és megállapodások létezéséről. A Nemzetközi Iroda a jelen rendelkezés értelmében feltárt esetleges rendellenességeket az Igazgatási Tanács tudomására hozza.

120. cikk

Az Egyesület folyóirata

A Nemzetközi Iroda a rendelkezésére bocsátott okiratok felhasználásával folyóiratot ad ki angol, arab, francia, kínai, német, orosz, spanyol nyelven.

121. cikk

Kétévenkénti jelentés az Egyesület tevékenységéről [Alapokm. 20., Ált. Szab. 102. (6.17)]

A Nemzetközi Iroda az Egyesület tevékenységéről kétévenként jelentést készít, amelyet az Igazgatási Tanács jóváhagyása után megküld a postaigazgatásoknak, a Szűkebb körű Egyesületeknek és az Egyesült Nemzetek Szervezetének.

III. fejezet

A javaslatok benyújtásakor és tanulmányozásakor követendő eljárás

122. cikk

A Kongresszus elé terjesztendő javaslatok benyújtási eljárása (Alapokm. 29.)

1. A 2. és az 5. bekezdésben említett kivételektől eltekintve, a tagországok postaigazgatásai által a Kongresszus elé terjesztendő mindenfajta javaslat benyújtásakor az alábbiak szerint kell eljárni:

a) előterjesztésre azokat a javaslatokat fogadják el, amelyek legalább hat hónappal a Kongresszus kitűzött időpontja előtt beérkeznek a Nemzetközi Irodához;

b) a Kongresszus időpontját megelőző hat hónapos időszak alatt semmilyen szerkesztési jellegű javaslatot nem fogadnak el;

c) azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a Kongresszus időpontját megelőző hat és négy hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább két postaigazgatás támogatja;

d) azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a Kongresszus időpontját megelőző négy és két hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább nyolc postaigazgatás támogatja; az ennél később beérkező javaslatokat már nem fogadják el;

e) a támogató nyilatkozatoknak ugyanazon határidőn belül kell a Nemzetközi Irodához beérkezniük, mint azoknak a javaslatoknak, amelyekre vonatkoznak.

2. Az Alapokmányra vagy az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatoknak a Kongresszus megnyitása előtt legalább hat hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük; az ennél később, de a Kongresszus megnyitása előtt beérkező javaslatokat csak akkor lehet figyelembe venni, ha a Kongresszus az ott képviselt országok kétharmados többségének szavazatával így dönt, és ha az 1. bekezdésben szereplő feltételek teljesülnek.

3. Minden javaslatnak elvileg csak egy célkitűzése lehet, és csak az e célkitűzés érdekében indokolt módosításokat tartalmazhatja.

4. A szerkesztési jellegű javaslatokat az azokat előterjesztő postaigazgatások a fejrészben „Proposition d'ordre rédactionnel/Drafting proposal” [Szerkesztési jellegű javaslat] megjegyzéssel látják el, és a Nemzetközi Iroda ezeket a sorszámozást követő „R” betűjelzéssel teszi közzé. Azokat a javaslatokat, amelyeket nem láttak el ilyen megjegyzéssel, de amelyek a Nemzetközi Iroda véleménye szerint csak a szövegezést érintik, erre vonatkozó megfelelő utalással teszik közzé; az Iroda ezekről a javaslatokról a Kongresszus részére jegyzéket állít össze.

5. Az 1. és a 4. bekezdésben előírt eljárás nem vonatkozik sem a Kongresszusok Ügyrendi Szabályzatára, sem pedig a már benyújtott javaslatokat érintő módosításokra.

123. cikk

A Postaforgalmi Tanács elé terjesztendő új Szabályzatok kidolgozására vonatkozó javaslatoknál követendő eljárás a Kongresszus által hozott határozatokra tekintettel

1. Az Egyetemes Postaegyezmény és a Postai Pénzforgalmi Megállapodás Szabályzatait a Postaforgalmi Tanács dolgozza ki a Kongresszus határozatainak szem előtt tartásával.

2. Az Egyezményre és a Postai Pénzforgalmi Megállapodásra vonatkozó módosítási javaslatok miatt szükségessé váló javaslatokat a Nemzetközi Irodának azokkal a Kongresszus elé terjesztendő javaslatokkal egyidőben kell megküldeni, amelyekre e javaslatok vonatkoznak. Elegendő, ha az UPU egyetlen tagországának postaigazgatása terjeszti be a javaslatot más postaigazgatások támogatása nélkül. E javaslatokat legkésőbb a Kongresszus előtt egy hónappal minden tagországnak meg kell küldeni.

3. A Szabályzatokat érintő egyéb javaslatokat, melyeket a Postaforgalmi Tanácsnak meg kell vizsgálnia abból a célból, hogy a Kongresszust követő hat hónapon belül új Szabályzatokat alkosson, legkésőbb két hónappal a Kongresszus előtt kell benyújtani a Nemzetközi Irodának.

4. A Kongresszus határozatai alapján szükségessé váló, a Szabályzatokat érintő változtatásokra vonatkozó azon javaslatoknak, melyeket a postaigazgatások terjesztenek elő, legkésőbb a Postaforgalmi Tanács megnyitása előtt két hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük. E javaslatokat legkésőbb egy hónappal a Postaforgalmi Tanács megnyitása előtt meg kell küldeni minden tagországnak.

124. cikk

A két Kongresszus között előterjesztett javaslatok benyújtási eljárása (Alapokm. 29., Ált. Szab. 116.)

1. Az Egyezményre vagy a Megállapodásokra vonatkozó minden olyan javaslat figyelembevételéhez, amelyet valamely postaigazgatás két Kongresszus között terjeszt elő, legalább két másik postaigazgatás támogatása szükséges. E javaslatokkal nem foglalkoznak, ha a Nemzetközi Iroda a javaslatokkal egy időben nem kapja meg a szükséges támogató nyilatkozatokat.

2. E javaslatokat a Nemzetközi Iroda útján küldik meg a többi postaigazgatásnak.

3. A Szabályzatokra vonatkozó javaslatoknál nincs szükség támogatásra, de a Postaforgalmi Tanács azokat csak akkor veszi figyelembe, ha egyetért azok sürgős jellegével.

125. cikk

A javaslatok megvizsgálása két Kongresszus között (Alapokm. 29., Ált. Szab. 116., 124.)

1. Az Egyezményre, a Megállapodásokra és azok Zárójegyzőkönyveire vonatkozó valamennyi javaslatot a következő eljárás szerint tárgyalják: amennyiben egy tagország postaigazgatása javaslatot küld a Nemzetközi Irodának, ez utóbbi minden tagország postaigazgatásának továbbküldi azt tanulmányozásra. A tagországok postaigazgatásainak két hónap áll rendelkezésére, hogy a javaslatokat áttanulmányozzák és esetleges észrevételeiket a Nemzetközi Iroda tudomására hozzák. Módosításokat nem tehetnek. A két hónapos határidő elteltével a Nemzetközi Iroda minden észrevételt továbbít a postaigazgatásoknak és felhívja minden szavazati joggal rendelkező tagállam postaigazgatását, hogy szavazzanak a javaslat mellett vagy ellen. Azokat a postaigazgatásokat, amelyek két hónapon belül nem küldik be szavazatukat, úgy tekintik, mint amelyek a szavazástól tartózkodtak. A fenti határidőket a Nemzetközi Iroda körleveleinek keltétől számítják.

2. A Szabályzatokra vonatkozó módosító javaslatokat a Postaforgalmi Tanács tárgyalja.

3. Ha a javaslat valamely Megállapodásra vagy annak Zárójegyzőkönyvére vonatkozik, az 1. bekezdésben ismertetett eljárásban csak azoknak a tagországoknak a postaigazgatásai vehetnek részt, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.

126. cikk

A két Kongresszus között elfogadott határozatok hivatalos közlése (Alapokm. 29., Ált. Szab. 124., 125.)

1. Az Egyezményt, a Megállapodásokat és ezen Okiratok Zárójegyzőkönyveit érintő módosítások megerősítése a Nemzetközi Iroda vezérigazgatója által a tagországok Kormányai részére küldött, erről szóló értesítéssel történik.

2. A Szabályzatokat és azok Zárójegyzőkönyveit érintő, a Postaforgalmi Tanács által végrehajtott módosításokat a Nemzetközi Iroda közli a postaigazgatásokkal. Ugyanez érvényes az Egyezmény 36. cikk 3.2. pontjában és a Megállapodások megfelelő rendelkezéseiben foglalt értelmezésekre is.

127. cikk

A Szabályzatok és a két Kongresszus között elfogadott egyéb határozatok hatálybalépése

1. A Szabályzatok ugyanakkor lépnek hatályba és ugyanaddig érvényesek, mint a Kongresszuson elfogadott Okiratok.

2. Az 1. bekezdésben foglaltak fenntartásával, az Egyesület Okiratainak módosításával kapcsolatban két Kongresszus között elfogadott határozatok legkorábban a hivatalos közlésüktől számított három hónap múlva lépnek hatályba.

IV. fejezet

Pénzügyek

128. cikk

Az Egyesület kiadásainak megállapítása és szabályozása (Alapokm. 22.)

1. A 2-6. bekezdésekben foglaltak fenntartásával az Egyesület szerveinek működésével járó éves kiadások nem haladhatják meg az alábbi összegeket a 2005. és az azt követő évekre: 37 000 000 svájci frank a 2005.– 2008. évekre. A 2008-ra tervezett Kongresszus elhalasztása esetén a 2008. évre megadott korlát a későbbi évekre is vonatkozik.

2. A következő Kongresszus összehívásával kapcsolatos kiadások (a titkárság tagjainak utazási költségei, szállítási költségek, a szinkrontolmácsolás műszaki felszerelésének költségei, az Okiratok Kongresszus alatti előállításának költségei stb.) nem haladhatják meg a 2 900 000 svájci frankos határt.

3. Az Igazgatási Tanácsnak joga van az 1. és 2. bekezdésben megállapított határok túllépésére, hogy érvényesíteni lehessen a fizetési fokozatokat, a nyugdíjjárulékokat vagy a pótlékokat – köztük az álláspótlékokat – érintő azon emeléseket, amelyeknek az alkalmazását az Egyesült Nemzetek Szervezete a Genfben szolgálatot teljesítő személyzete tekintetében jóváhagyott.

4. Az Igazgatási Tanácsnak joga van arra is, hogy a svájci fogyasztási árindex függvényében évente kiigazítsa a személyzeti költségeken kívüli kiadások összegét.

5. Az 1. bekezdéstől függetlenül az Igazgatási Tanács – rendkívüli sürgősség esetén a vezérigazgató – engedélyezheti a megszabott keretek túllépését a Nemzetközi Iroda épületén elvégzendő jelentős és előre nem látható javítások költségének fedezése érdekében, a túllépés összege azonban nem haladhatja meg az évi 125 000 svájci frankot.

6. Ha az 1. és 2. bekezdésben megállapított keretek nem bizonyulnak elegendőnek az Egyesület zökkenőmentes működésének biztosításához, ezeket az összeghatárokat csak az Egyesület tagországai többségének jóváhagyásával lehet túllépni. Az erre vonatkozó konzultációnak részletes indokolást kell tartalmaznia az ilyen jellegű kérés alátámasztására.

7. Azoknak az országoknak, amelyek az Egyesülethez csatlakoznak, vagy amelyeket az Egyesületbe tagként felvesznek, valamint azoknak, amelyek az Egyesületből kiválnak, tagdíjukat arra a teljes évre le kell róniuk, amelynek folyamán a felvételük vagy a kilépésük érvénybe lép.

8. A tagországok az Igazgatási Tanács által megállapított költségvetés alapján előre fizetik az Egyesület éves költségeihez való tagdíj-hozzájárulási részüket. Ezeket a hozzájárulási részeket legkésőbb annak a pénzügyi évnek az első napján kell befizetni, amelyikre a költségvetés vonatkozik. Ennek az időpontnak a letelte után a fizetendő összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke az első hat hónapban évi három százalék, a hetedik hónaptól kezdve pedig évi hat százalék.

9. Amennyiben valamely tagország részéről az Egyesületet megillető kötelező hozzájárulás – kamatokat nem tartalmazó – hátralékos összege eléri vagy meghaladja a szóban forgó tagországnak az előző két pénzügyi évre szóló hozzájárulási összegét, akkor az ilyen tagország az Igazgatási Tanács által meghatározott rendnek megfelelően, visszavonhatatlanul – részben vagy egészen – átruházhatja az Egyesületre azokat a hiteleket, amelyekkel más tagországok neki tartoznak. Az átruházás feltételeit a tagország, az adósai/hitelezői és az Egyesület közötti megállapodásban kell rögzíteni.

10. Azoknak a tagországoknak, amelyeknek esetében jogi vagy egyéb okok miatt az ilyenfajta átruházás nem jöhet szóba, tartozásuk tekintetében törlesztési ütemterv készítésére kell kötelezettséget vállalniuk.

11. Kivételes körülményektől eltekintve az Egyesülettel szemben fennálló, a kötelező hozzájárulással kapcsolatos tartozás rendezése legfeljebb tíz évig tarthat.

12. Kivételes esetekben az Igazgatási Tanács valamely tagországot mentesíthet az esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól, ha az hátralékos összegét maradéktalanul kiegyenlítette.

13. Valamely tagország a számlahátralékára vonatkozó és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott törlesztési ütemterve keretében is mentesíthető az összegyűlt vagy esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól. E mentesítésnek azonban feltétele a törlesztési ütemtervnek legfeljebb tíz éven belüli maradéktalan és pontos teljesítése.

14. Az Egyesület pénzgazdálkodási hiányának áthidalása végett tartalékalapot képeznek, amelynek összegét az Igazgatási Tanács állapítja meg. Ezt az alapot elsősorban a költségvetési többletekből töltik fel. Az alap felhasználható a költségvetési egyensúly megteremtésére vagy a tagországok hozzájárulási összegeinek csökkentésére is.

15. Ami az átmeneti pénzgazdálkodási hiányokat illeti, a Svájci Államszövetség Kormánya folyósítja a szükséges rövid lejáratú előlegeket, amelyek feltételeit közös megállapodással határozzák meg. E Kormány díjmentesen ellenőrzi a Nemzetközi Irodának könyvelését és számvitelét, a Kongresszus által meghatározott összeghatárokon belül.

129. cikk

Automatikus szankciók

1. Az a tagország, amely nem hajthatja végre a 128. cikk 9. bekezdésében foglalt átruházást, vagy amely nem hajlandó alávetni magát a Nemzetközi Iroda által a 128. cikk 10. bekezdésében foglaltak szerint indítványozott törlesztési ütemtervnek, vagy amely nem teljesíti az ütemtervet, automatikusan elveszíti a Kongresszuson és az Igazgatási Tanács, valamint a Postaforgalmi Tanács ülésein gyakorolható szavazati jogát, és a továbbiakban nem jogosult az említett két Tanácsban viselt tagságra.

2. Az automatikus szankciók természetszerűleg és azonnali hatállyal megszűnnek, amint az érintett tagország a kamatokkal együtt megfizeti az Egyesülettel szemben fennálló, kötelező hozzájárulásainak hátralékából eredő tartozását, vagy beleegyezik abba, hogy aláveti magát a tartozás tekintetében összeállított törlesztési ütemtervnek.

130. cikk

Hozzájárulási osztályok (Alapokm. 21., Ált. Szab. 115., 128.)

1. A tagországok annak a tagdíj-hozzájárulási osztálynak megfelelően járulnak hozzá az Egyesület kiadásainak fedezéséhez, amelyhez tartoznak. Ezek az osztályok az alábbiak:

50 egységnek megfelelő osztály,

45 egységnek megfelelő osztály,

40 egységnek megfelelő osztály,

35 egységnek megfelelő osztály,

30 egységnek megfelelő osztály,

25 egységnek megfelelő osztály,

20 egységnek megfelelő osztály,

15 egységnek megfelelő osztály,

10 egységnek megfelelő osztály,

5 egységnek megfelelő osztály,

3 egységnek megfelelő osztály,

1 egységnek megfelelő osztály,

0,5 egységnek megfelelő osztály, amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete által legkevésbé fejlettnek minősített országok, vagy az Igazgatási Tanács által kijelölt más országok számára tartanak fenn.

2. Az 1. bekezdésben felsorolt hozzájárulási osztályoktól függetlenül bármely tagország dönthet úgy, hogy 50 egységnél több hozzájárulást fizet.

3. A tagországokat az Egyesületbe való felvételük vagy csatlakozásuk időpontjában az Alapokmány 21. cikk 4. bekezdésében foglalt eljárásnak megfelelően sorolják be az előbb említett hozzájárulási osztályok valamelyikébe.

4. A tagországok utólag megváltoztathatják hozzájárulási osztályukat azzal a feltétellel, hogy ezt a változtatást legkésőbb két hónappal a Kongresszus megnyitása előtt bejelentik a Nemzetközi Irodának. Ez a bejelentés, amelyet a Kongresszus tudomására hoznak, a Kongresszus által hozott pénzügyi rendelkezések életbelépésével egy időben lép hatályba. Azok a tagországok, amelyek hozzájárulási osztályuk megváltoztatására vonatkozó kívánságukat az előírt határidőn belül nem jelentették be, továbbra is abban a hozzájárulási osztályban maradnak, amelyhez addig tartoztak.

5. A tagországok egyszerre csak eggyel alacsonyabb osztályba történő átsorolásukat kérhetik.

6. Ugyanakkor kivételes esetekben, mint például a nemzetközi segélyprogramot szükségessé tevő természeti katasztrófák esetében, az Igazgatási Tanács két Kongresszus közötti időszakban egy alkalommal valamely tagország kérésére engedélyezheti annak egy hozzájárulási osztállyal való visszasorolását, amennyiben az illető tagország bizonyítja, hogy nem tudja fenntartani az eredetileg választott hozzájárulási osztályát. Ugyancsak ilyen körülmények fennforgásakor az Igazgatási Tanács a 0,5 egységnek megfelelő osztályba történő átsorolással átmeneti csökkentést is engedélyezhet olyan, nem a legkevésbé fejlett országok közé tartozó országok számára, amelyek már az 1 egységnek megfelelő osztályban vannak.

7. A 6. bekezdésben foglaltak szerint végrehajtott átmeneti visszasorolást az Igazgatási Tanács legfeljebb két évre vagy a következő Kongresszusig terjedő időszakra engedélyezheti, amennyiben a Kongresszus a két éves időszakon belül zajlik le. Az így megszabott határidő leteltével az érintett ország automatikusan visszakerül eredeti hozzájárulási osztályába.

8. A 4. és 5. bekezdéstől eltérően a felsőbb osztályba történő átsorolás nem jár semmilyen korlátozással.

131. cikk

A Nemzetközi Iroda kiadványai árának kiegyenlítése (Ált. Szab. 118.)

A Nemzetközi Iroda által az igazgatásoknak térítés ellenében küldött kiadványokat a lehető legrövidebb idő alatt, de legkésőbb az Iroda által elküldött számla keltét követő hó elsejétől számított hat hónapon belül kell megfizetni. E határidő után az esedékes összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi öt százalék, az említett határidő lejártának napjától számítva.

V. Fejezet

Választott bíróság

132. cikk

Választott bírósági eljárás (Alapokm. 32.)

1. Választott bíróság útján eldöntendő véleményeltérés esetében az érdekelt postaigazgatások mindegyike kiválasztja egy-egy, a vitás kérdésben közvetlenül nem érintett tagország postaigazgatását. Ha az ügyben több igazgatás közösen érdekelt, e rendelkezés alkalmazása szempontjából csak egyetlen igazgatásnak számítanak.

2. Abban az esetben, ha a vitás ügyben érintett postaigazgatások valamelyike a választott bíráskodásra vonatkozó javaslat tekintetében hat hónapon belül nem intézkedik, akkor a Nemzetközi Iroda – ha erre felkérik – felszólítja a mulasztó postaigazgatást a választott bíró kijelölésére, vagy hivatalból maga jelöl ki egy bírót.

3. Az érdekelt felek megegyezhetnek abban, hogy csak egy választott bírót jelölnek ki, és ez a Nemzetközi Iroda is lehet.

4. A választott bírák szótöbbséggel hoznak határozatot.

5. Szavazategyenlőség esetében a választott bírák a vita eldöntésére kiválasztanak egy másik, a vitás ügyben szintén nem érdekelt postaigazgatást. Ha ennek kiválasztásában nem tudnak megegyezni, akkor ezt a postaigazgatást a Nemzetközi Iroda jelöli ki olyan postaigazgatások közül, amelyeket a választott bírák nem javasoltak.

6. Valamely Megállapodásra vonatkozó véleménykülönbség esetében a választott bírákat csak azok közül a postaigazgatások közül lehet kijelölni, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.

VI. fejezet

Záró rendelkezések

133. cikk

Az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatok jóváhagyásának feltételei

Ahhoz, hogy végrehajthatók legyenek, az Általános Szabályzatra vonatkozó és a Kongresszus elé terjesztett javaslatokat a Kongresszuson képviselt és szavazati joggal bíró tagországok többségének jóvá kell hagynia. A szavazás alkalmával az Egyesület szavazati joggal bíró tagországai legalább kétharmadának jelen kell lennie.

134. cikk

Az Egyesült Nemzetek Szervezetével kötött egyezményekre vonatkozó javaslatok (Alapokm. 9.)

A 133. cikkben említett jóváhagyási feltételeket kell alkalmazni az Egyetemes Postaegyesület és az Egyesült Nemzetek Szervezete között kötött egyezményeket módosító javaslatokra is, hacsak ezek az egyezmények maguk nem írják elő a bennük foglalt rendelkezések módosításának feltételeit.

135. cikk

Az Általános Szabályzat hatálybalépése és érvényességének időtartama

A jelen Általános Szabályzat 2006. január 1-jén lép hatályba, és határozatlan ideig marad érvényben.

Ennek hiteléül a tagországok Kormányainak meghatalmazottai az Általános Szabályzatot egy eredeti példányban aláírták, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája erről mindegyik félnek egy-egy másolatot küld.

Kelt Bukarestben, 2004. október 5-én.

”

„

Premier Protocole additionnel au Règlement général de l’Union postale universelle

Les Plénipotentiaires des Gouvernements des Pays-membres de l'Union postale universelle réunis en Congrès à Genève, vu l’article 22.2 de la Constitution conclue à Vienne le 10 juillet 1964, ont, d’un commun accord et sous réserve de l’article 25.4 de ladite Constitution, adopté les modifications suivantes au Règlement général.

Article I

(Article 101bis)

Fonctions du Congrès

1. Sur la base des propositions des Pays-membres, du Conseil d'administration et du Conseil d'exploitation postale, le Congrès:

1.1 détermine les politiques générales pour la réalisation de la mission et du but de l'Union

énoncés dans le préambule de la Constitution et à son article premier;

1.2 examine et adopte, le cas échéant, les propositions de modification à la Constitution, au Règlement général, à la Convention et aux Arrangements formulées par les Pays-membres et les Conseils, conformément aux articles 29 de la Constitution et 122 du Règlement général;

1.3 fixe la date d’entrée en vigueur des Actes;

1.4 adopte son Règlement intérieur et les amendements y relatifs;

1.5 examine des rapports complets sur les travaux présentés respectivement par le Conseil d'administration, le Conseil d'exploitation postale et le Comité consultatif couvrant la période écoulée depuis le Congrès précédent, conformément aux dispositions des articles 103, 105 et 107 du Règlement général;

1.6 adopte la stratégie de l'Union;

1.7 fixe le montant maximal des dépenses de l'Union, conformément à l'article 21 de la Constitution;

1.8 élit les Pays-membres siégeant au Conseil d’administration et au Conseil d’exploitation postale;

1.9 élit le Directeur général et le Vice-Directeur général du Bureau international;

1.10 fixe par résolution le plafond des frais à supporter par l’Union pour la production des documents en allemand, en chinois, en portugais et en russe.

2. Le Congrès, en tant qu'organe suprême de l’Union, traite d'autres questions concernant notamment les services postaux.

Article II

(Article 102 modifié)

Composition, fonctionnement et réunions du Conseil d’administration (Const. 17)

1. Le Conseil d’administration se compose de quarante et un membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. La présidence est dévolue de droit au Pays-membre hôte du Congrès. Si ce Paysmembre se désiste, il devient membre de droit et, de ce fait, le groupe géographique auquel il appartient dispose d’un siège supplémentaire auquel les restrictions prévues sous 3 ne sont pas applicables. Dans ce cas, le Conseil d’administration élit à la présidence un des membres appartenant au groupe géographique dont fait partie le Pays-membre hôte.

3. Les quarante autres membres du Conseil d’administration sont élus par le Congrès sur la base d’une répartition géographique équitable. La moitié au moins des membres est renouvelée à l’occasion de chaque Congrès; aucun Pays-membre ne peut être choisi successivement par trois Congrès.

4. Chaque membre du Conseil d’administration désigne son représentant, qui doit être compétent dans le domaine postal.

5. Les fonctions de membre du Conseil d’administration sont gratuites. Les frais de fonctionnement de ce Conseil sont à la charge de l’Union.

6. Le Conseil d’administration a les attributions suivantes:

6.1 superviser toutes les activités de l’Union dans l’intervalle des Congrès, en tenant compte des décisions du Congrès, en étudiant les questions concernant les politiques gouvernementales en matière postale et en tenant compte des politiques réglementaires internationales telles que celles qui sont relatives au commerce des services et à la concurrence;

6.2 examiner et approuver, dans le cadre de ses compétences, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

6.3 favoriser, coordonner et superviser toutes les formes d’assistance technique postale dans le cadre de la coopération technique internationale;

6.4 examiner et approuver le Programme et budget biennal et les comptes de l’Union;

6.5 autoriser, si les circonstances l’exigent, le dépassement du plafond des dépenses conformément à l’article 128.3 à 5;

6.6 arrêter le Règlement financier de l’UPU;

6.7 arrêter les règles régissant le Fonds de réserve;

6.8 arrêter les règles régissant le Fonds spécial;

6.9 arrêter les règles régissant le Fonds des activités spéciales;

6.10 arrêter les règles régissant le Fonds volontaire;

6.11 assurer le contrôle de l’activité du Bureau international;

6.12 autoriser, s’il est demandé, le choix d’une classe de contribution inférieure, conformément aux conditions prévues à l’article 130.6;

6.13 autoriser le changement de groupe géographique, si un Pays-membre le demande, en tenant compte des avis exprimés par les Pays-membres des groupes géographiques concernés;

6.14 arrêter le Statut du personnel et les conditions de service des fonctionnaires élus;

6.15 créer ou supprimer les postes de travail du Bureau international en tenant compte des restrictions liées au plafond des dépenses fixé;

6.16 arrêter le Règlement du Fonds social;

6.17 approuver les rapports biennaux établis par le Bureau international sur les activités de l’Union et sur la gestion financière et présenter, s’il y a lieu, des commentaires à leur sujet;

6.18 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres pour remplir ses fonctions;

6.19 après consultation du Conseil d’exploitation postale, décider des contacts à prendre avec les organisations qui ne sont pas des observateurs de droit, examiner et approuver les rapports du Bureau international sur les relations de l’UPU avec les autres organismes internationaux, prendre les décisions qu’il juge opportunes sur la conduite de ces relations et la suite à leur donner; désigner, en temps utile, après consultation du Conseil d’exploitation postale et du Secrétaire général, les organisations internationales, les associations, les entreprises et les personnes qualifiées qui doivent être invitées à se faire représenter à des séances spécifiques du Congrès et de ses Commissions, lorsque cela est dans l’intérêt de l’Union ou peut profiter aux travaux du Congrès, et charger le Directeur général du Bureau international d’envoyer les invitations nécessaires;

6.20 arrêter, au cas où il le juge utile, les principes dont le Conseil d’exploitation postale doit tenir compte lorsqu’il étudiera des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), suivre de près l’étude de ces questions et examiner et approuver, pour en assurer la conformité avec les principes précités, les propositions du Conseil d’exploitation postale portant sur les mêmes sujets;

6.21 étudier, à la demande du Congrès, du Conseil d’exploitation postale ou des Pays-membres, les problèmes d’ordre administratif, législatif et juridique intéressant l’Union ou le service postal international; il appartient au Conseil d’administration de décider, dans les domaines susmentionnés, s’il est opportun ou non d’entreprendre les études demandées par les Pays-membres dans l’intervalle des Congrès;

6.22 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 125;

6.23 approuver, dans le cadre de ses compétences, les recommandations du Conseil d’exploitation postale concernant l’adoption, si nécessaire, d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

6.24 examiner le rapport annuel établi par le Conseil d’exploitation postale et, le cas échéant, les propositions soumises par ce dernier;

6.25 soumettre des sujets d’étude à l’examen du Conseil d’exploitation postale, conformément à l’article 104.9.16;

6.26 désigner le Pays-membre siège du prochain Congrès dans le cas prévu à l’article 101.4;

6.27 déterminer, en temps utile et après consultation du Conseil d’exploitation postale, le nombre de Commissions nécessaires pour mener à bien les travaux du Congrès et en fixer les attributions;

6.28 désigner, après consultation du Conseil d’exploitation postale et sous réserve de l’approbation du Congrès, les Pays-membres susceptibles:

– d’assumer les vice-présidences du Congrès ainsi que les présidences et vice-présidences des Commissions, en tenant compte autant que possible de la répartition géographique équitable des Pays-membres;

– de faire partie des Commissions restreintes du Congrès;

6.29 examiner et approuver, en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, le projet de stratégie à présenter au Congrès;

6.30 approuver le rapport quadriennal, établi par le Bureau international en consultation avec le Conseil d’exploitation postale, sur les résultats des Pays-membres quant à la Règlement général, Protocole additionnel mise en oeuvre de la stratégie de l'Union approuvée par le Congrès précédent, pour soumission au Congrès suivant;

6.31 établir le cadre pour l’organisation du Comité consultatif et approuver l’organisation du Comité consultatif, conformément aux dispositions de l’article 106;

6.32 établir des critères d’adhésion au Comité consultatif et approuver ou rejeter les demandes d’adhésion selon ces critères, en s’assurant que ces dernières soient traitées suivant une procédure accélérée, entre les réunions du Conseil d’administration;

6.33 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif;

6.34 réceptionner les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif et en débattre, et examiner les recommandations de ce dernier pour soumission au Congrès.

7. A sa première réunion, qui est convoquée par le Président du Congrès, le Conseil d’administration élit, parmi ses membres, quatre Vice-Présidents et arrête son Règlement intérieur.

8. Sur convocation de son Président, le Conseil d’administration se réunit, en principe une fois par an, au siège de l’Union.

9. Le Président, les Vice-Présidents et les Présidents des Commissions du Conseil d’administration forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’administration. Il approuve, au nom du Conseil d’administration, le rapport biennal établi par le Bureau international sur les activités de l’Union et il assume toute autre tâche que le Conseil d’administration décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

10. Les frais de voyage du représentant de chacun des membres du Conseil d’administration participant aux sessions de cet organe, sont à la charge de son Pays-membre. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres classés parmi les pays en développement ou les pays les moins avancés conformément aux listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions ayant lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet d'avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet d'avion aller et retour en classe économique. Le même droit est accordé au représentant de chaque membre de ses Commissions, de ses Groupes de travail ou de ses autres organes lorsque ceux-ci se réunissent en dehors du Congrès et des sessions du Conseil.

11. Le Président du Conseil d’exploitation postale représente celui-ci aux séances du Conseil d’administration à l’ordre du jour desquelles figurent des questions relatives à l’organe qu’il dirige.

12. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’administration lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

13. Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’exploitation postale peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’administration en qualité d’observateurs.

14. Le Pays-membre où le Conseil d’administration se réunit est invité à participer aux réunions en qualité d’observateur, s'il n’est pas membre du Conseil d’administration.

15. Le Conseil d’administration peut inviter à ses réunions, sans droit de vote, tout organisme international, tout représentant d’association ou d’entreprise ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux. Il peut également inviter dans les mêmes conditions un ou plusieurs Pays-membres intéressés à des questions prévues à son ordre du jour.

16. A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’administration, sans droit de vote:

16.1 membres du Conseil d'exploitation postale;

16.2 membres du Comité consultatif;

16.3 organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’administration;

16.4 autres Pays-membres de l'Union.

17. Pour des raisons logistiques, le Conseil d’administration peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

18. Les membres du Conseil d’administration participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s’effectue sans frais supplémentaires pour l’Union.

19. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié.

Article III

(Article 103 modifié)

Information sur les activités du Conseil d’administration

1. Après chaque session, le Conseil d’administration informe les Pays-membres, leurs opérateurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’administration fait au Congrès un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Article IV

(Article 104 modifié)

Composition, fonctionnement et réunions du Conseil d’exploitation postale (Const. 18)

1. Le Conseil d’exploitation postale se compose de quarante membres qui exercent leurs fonctions durant la période qui sépare deux Congrès successifs.

2. Les membres du Conseil d’exploitation postale sont élus par le Congrès, en fonction d’une répartition géographique spécifiée. Vingt-quatre sièges sont réservés aux Pays-membres en développement et seize sièges aux Pays-membres développés. Le tiers au moins des membres est renouvelé à l’occasion de chaque Congrès.

3. Chaque membre du Conseil d’exploitation postale désigne son représentant qui assume les responsabilités mentionnées dans les Actes de l’Union en matière de prestation de services.

4. Les frais de fonctionnement du Conseil d’exploitation postale sont à la charge de l’Union. Ses membres ne reçoivent aucune rémunération. Les frais de voyage et de séjour des représentants des Pays-membres participant au Conseil d’exploitation postale sont à la charge de ces Pays-membres. Toutefois, le représentant de chacun des Pays-membres considérés comme défavorisés d’après les listes établies par l’Organisation des Nations Unies a droit, sauf pour les réunions qui ont lieu pendant le Congrès, au remboursement soit du prix d’un billet-avion aller et retour en classe économique ou d’un billet de chemin de fer en 1re classe, soit du coût du voyage par tout autre moyen, à condition que ce montant ne dépasse pas le prix du billet-avion aller et retour en classe économique.

5. A sa première réunion, qui est convoquée et ouverte par le Président du Congrès, le Conseil d’exploitation postale choisit, parmi ses membres, un Président, un Vice-Président et les Présidents des Commissions.

6. Le Conseil d’exploitation postale arrête son Règlement intérieur.

7. En principe, le Conseil d’exploitation postale se réunit tous les ans au siège de l’Union. La date et le lieu de la réunion sont fixés par son Président, après accord avec le Président du Conseil d’administration et le Directeur général du Bureau international.

8. Le Président, le Vice-Président et les Présidents des Commissions du Conseil d’exploitation postale forment le Comité de gestion. Ce Comité prépare et dirige les travaux de chaque session du Conseil d’exploitation postale et assume toutes les tâches que ce dernier décide de lui confier ou dont la nécessité apparaît durant le processus de planification stratégique.

9. Les attributions du Conseil d’exploitation postale sont les suivantes:

9.1 conduire l’étude des problèmes d’exploitation, commerciaux, techniques, économiques et de coopération technique les plus importants qui présentent de l’intérêt pour tous les Pays-membres de l’Union ou leurs opérateurs désignés, notamment des questions ayant des répercussions financières importantes (taxes, frais terminaux, frais de transit, taux de base du transport aérien du courrier, quotes-parts des colis postaux et dépôt à l’étranger d’envois de la poste aux lettres), élaborer des informations et des avis à leur sujet et recommander des mesures à prendre à leur égard;

9.2 procéder à la révision des Règlements de l’Union dans les six mois qui suivent la clôture du Congrès, à moins que celui-ci n’en décide autrement; en cas d’urgente nécessité, le Conseil d’exploitation postale peut également modifier lesdits Règlements à d’autres sessions; dans les deux cas, le Conseil d’exploitation reste subordonné aux directives du Conseil d’administration en ce qui concerne les politiques et les principes fondamentaux;

9.3 coordonner les mesures pratiques pour le développement et l’amélioration des services postaux internationaux;

9.4 entreprendre, sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration dans le cadre des compétences de ce dernier, toute action jugée nécessaire pour sauvegarder et renforcer la qualité du service postal international et le moderniser;

9.5 formuler des propositions qui seront soumises à l’approbation soit du Congrès, soit des Pays-membres conformément à l’article 125; l’approbation du Conseil d’administration est requise lorsque ces propositions portent sur des questions relevant de la compétence de ce dernier;

9.6 examiner, à la demande d’un Pays-membre, toute proposition que ce Pays-membre transmet au Bureau international selon l’article 124, en préparer les commentaires et charger le Bureau de les annexer à ladite proposition avant de la soumettre à l’approbation des Pays-membres;

9.7 recommander, si nécessaire, et éventuellement après approbation par le Conseil d’administration et consultation de l’ensemble des Pays-membres, l’adoption d’une réglementation ou d’une nouvelle pratique en attendant que le Congrès décide en la matière;

9.8 élaborer et présenter, sous forme de recommandations aux Pays-membres et à leurs opérateurs désignés, des normes en matière technique, d’exploitation et dans d’autres domaines de sa compétence où une pratique uniforme est indispensable; de même, il procède, en cas de besoin, à des modifications de normes qu’il a déjà établies;

9.9 apporter au Conseil d’administration les éléments nécessaires à l’élaboration du projet de stratégie à soumettre au Congrès;

9.10 approuver le rapport biennal établi par le Bureau international sur les activités de l’Union dans ses parties qui ont trait aux responsabilités et fonctions du Conseil d’exploitation postale;

9.11 décider des contacts à prendre avec les Pays-membres et leurs opérateurs désignés pour remplir ses fonctions;

9.12 procéder à l’étude des problèmes d’enseignement et de formation professionnelle intéressant les Pays-membres et leurs opérateurs désignés ainsi que les pays nouveaux et en développement;

9.13 prendre les mesures nécessaires en vue d’étudier et de diffuser les expériences et les progrès faits par certains Pays-membres et leurs opérateurs désignés dans les domaines de la technique, de l’exploitation, de l’économie et de la formation professionnelle intéressant les services postaux;

9.14 étudier la situation actuelle et les besoins des services postaux dans les pays nouveaux et en développement et élaborer des recommandations convenables sur les voies et les moyens d’améliorer les services postaux dans ces pays;

9.15 prendre, après entente avec le Conseil d’administration, les mesures appropriées dans le domaine de la coopération technique avec tous les Pays-membres de l’Union et leurs opérateurs désignés et, en particulier, avec les pays nouveaux et en développement et leurs opérateurs désignés;

9.16 examiner toutes autres questions qui lui sont soumises par un membre du Conseil d’exploitation postale, par le Conseil d’administration ou par tout Pays-membre ou opérateur désigné;

9.17 réceptionner et discuter les rapports ainsi que les recommandations du Comité consultatif, et, pour les questions intéressant le Conseil d’exploitation postale, examiner et faire des observations au sujet des recommandations du Comité consultatif pour soumission au Congrès;

9.18 désigner ses membres qui feront partie du Comité consultatif.

10. Sur la base de la stratégie de l’Union adoptée par le Congrès et, en particulier, de la partie afférente aux stratégies des organes permanents de l’Union, le Conseil d’exploitation postale établit, à sa session suivant le Congrès, un programme de travail de base contenant un certain nombre de tactiques visant à la réalisation des stratégies. Ce programme de base, comprenant un nombre limité de travaux sur des sujets d’actualité et d’intérêt commun, est révisé chaque année en fonction des réalités et des priorités nouvelles.

11. Afin d’assurer une liaison efficace entre les travaux des deux organes, le Conseil d’administration peut désigner des représentants pour assister aux réunions du Conseil d’exploitation postale en qualité d’observateurs.

12. A leur demande, les observateurs indiqués ci-après peuvent participer, sans droit de vote, aux séances plénières et aux réunions des Commissions du Conseil d’exploitation postale:

12.1 membres du Conseil d’administration;

12.2 membres du Comité consultatif;

12.3 organisations intergouvernementales s’intéressant aux travaux du Conseil d’exploitation postale;

12.4 autres Pays-membres de l'Union.

13. Pour des raisons logistiques, le Conseil d’exploitation postale peut limiter le nombre de participants par observateur. Il peut également limiter leur droit à la parole lors des débats.

14. Les membres du Conseil d’exploitation postale participent effectivement à ses activités. Les observateurs peuvent, à leur demande, être autorisés à collaborer aux études entreprises, en respectant les conditions que le Conseil peut établir pour assurer le rendement et l’efficacité de son travail. Ils peuvent aussi être sollicités pour présider des Groupes de travail et des Equipes de projet lorsque leurs connaissances ou leur expérience le justifient. La participation des observateurs s'effectue sans frais supplémentaires pour l'Union.

15. Dans des circonstances exceptionnelles, les observateurs peuvent être exclus d’une réunion ou d’une partie d’une réunion. De même, leur droit de recevoir certains documents peut être limité si la confidentialité du sujet de la réunion ou du document l’exige; la décision concernant une telle restriction peut être prise au cas par cas par tout organe concerné ou son Président; les différents cas sont signalés au Conseil d’administration, et au Conseil d'exploitation postale s’il s’agit de questions présentant un intérêt particulier pour cet organe. Par la suite, le Conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, réexaminer les restrictions, en consultation avec le Conseil d'exploitation postale lorsque cela est approprié.

16. Le Président du Comité consultatif représente celui-ci aux réunions du Conseil d’exploitation postale lorsque l’ordre du jour comprend des questions intéressant le Comité consultatif.

17. Le Conseil d’exploitation postale peut inviter à ses réunions, sans droit de vote:

17.1 tout organisme international ou toute personne qualifiée qu’il désire associer à ses travaux;

17.2 tout Pays-membre n’appartenant pas au Conseil d’exploitation postale;

17.3 toute association ou entreprise qu’il souhaite consulter sur des questions concernant ses

activités.

Article V

(Article 105 modifié)

Information sur les activités du Conseil d’exploitation postale

1. Après chaque session, le Conseil d’exploitation postale informe les Pays-membres, leurs opérateurs désignés, les Unions restreintes et les membres du Comité consultatif sur ses activités en leur adressant notamment un compte rendu analytique ainsi que ses résolutions et décisions.

2. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Conseil d’administration, un rapport annuel sur ses activités.

3. Le Conseil d’exploitation postale établit, à l’intention du Congrès, un rapport sur l’ensemble de son activité et le transmet aux Pays-membres de l’Union, à leurs opérateurs désignés et aux membres du Comité consultatif au moins deux mois avant l’ouverture du Congrès.

Article VI

(Article 106 modifié)

Composition, fonctionnement et réunions du Comité consultatif

1. Le Comité consultatif a pour but de représenter les intérêts du secteur postal au sens large du terme et de servir de cadre à un dialogue efficace entre les parties intéressées. Il comprend des organisations non gouvernementales représentant des clients, des fournisseurs de services de distribution, des organisations de travailleurs, des fournisseurs de biens et de services oeuvrant pour le secteur des services postaux, et des organismes similaires regroupant des particuliers, ainsi que des entreprises souhaitant contribuer à la réalisation de la mission et des objectifs de l’Union. Si ces organisations sont enregistrées, elles doivent l’être dans un Paysmembre de l’Union. Le Conseil d’administration et le Conseil d’exploitation postale désignent leurs membres respectifs siégeant en tant que membres du Comité consultatif. En dehors des membres désignés par le Conseil d'administration et le Conseil d'exploitation postale, l’adhésion au Comité consultatif est déterminée à l’issue d’un processus de dépôt de demande et d’acceptation de celleci, établi par le Conseil d’administration et réalisé conformément à l’article 102.6.31.