nyomtatás  nagyítás kicsinyítés 
Betöltés...
25/2013. (VIII. 30.) BM utasítás
a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjai továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról
2015-07-01
2016-07-16
3

25/2013. (VIII. 30.) BM utasítás

a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjai továbbképzésének minőségirányítási szabályzatáról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva – figyelemmel a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjainak továbbképzési és vezetőképzési rendszeréről, valamint a rendészeti utánpótlási és vezetői adatbankról szóló 2/2013. (I. 30.) BM rendelet 20. § (1) bekezdésében foglaltakra – a továbbképzések minőségirányítási rendszerének működtetésével kapcsolatban a következő utasítást adom ki:

1. Általános rendelkezések

1. Az utasítás hatálya kiterjed a belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjainak továbbképzési és vezetőképzési rendszeréről, valamint a rendészeti utánpótlási és vezetői adatbankról szóló 2/2013. (I. 30.) BM rendeletben (a továbbiakban: Rendelet) meghatározott belügyi továbbképzésben részt vevő valamennyi szervre és személyre.

2.1 A belügyminiszter irányítása alá tartozó szervek hivatásos állományú tagjai továbbképzése (a továbbiakban: belügyi továbbképzés) színvonalának biztosítása, megőrzése és folyamatos fejlesztése céljából, továbbá a belügyi továbbképzés minőségügyi követelményeinek egységes érvényre juttatása érdekében a Belügyi Továbbképzési Kollégium (a továbbiakban: Kollégium) – a Közszolgálati Személyzetfejlesztési Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) útján – minőségirányítási rendszert működtet.

3.2 A Kollégium biztosítani köteles, hogy a minőségirányításban szabályozott, a Kollégium, a KSZF, valamint a belügyi szervek által elvégzendő szakmai folyamatok: a képzéstervezés, képzésfejlesztés, képzésszervezés, a programminősítés, a képzés megvalósítása és az ellenőrzés szükséges mértékű szakmai önállósága és kontrollja maradéktalanul érvényesüljön.

4. Jelen szabályzat a belügyi továbbképzés minőségirányítási rendszerének alapdokumentuma. A szabályzat a külső előírásokra és elvárásokra épülve foglalja rendszerbe a belügyi továbbképzés minőségügyi tevékenységét.

5. E szabályzat alkalmazásában:

a) belső továbbképzés: a belügyi szervek által indított, bejelentésköteles továbbképzési program, amely az adott beosztás, feladatkör betöltéséhez, ellátásához előírt szakmai képesítés megszerzését követően speciális intézményi vagy munkaköri ismereteket vagy képességeket közvetít,

b)3 belügyi szerv: a Belügyminisztérium, a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény 1. §-ában meghatározott, a belügyminiszter irányítása alatt álló rendvédelmi feladatokat ellátó szervek, a KSZF, a Belügyminisztérium Nemzetközi Oktatási Központ és a Szervezett Bűnözés Elleni Koordinációs Központ,

c) továbbképzés: minden olyan szakmai elméleti és gyakorlati képzés, kompetenciafejlesztés, tréning, amely az adott munkakör megtartására, annak magasabb színvonalú ellátására irányul.

6.4 A Kollégium feladatainak ellátását a Kollégium titkársága segíti. A KSZF Továbbképzési Igazgatóság (a továbbiakban: Továbbképzési Igazgatóság) Programminősítési és Nyilvántartási Osztálya (a továbbiakban: Programminősítési és Nyilvántartási Osztály) látja el a Kollégium titkárságának feladatait, illetve végzi a továbbképzések egyszerűsített nyilvántartásba vételi vagy programminősítési eljárásának lefolytatását. A központi továbbképzések szervezéséről, lebonyolításáról és a programok fejlesztéséről a Továbbképzési Igazgatóság Továbbképzési Osztálya gondoskodik.

7. A Továbbképzési Igazgatóság a belügyi szerveknek – a továbbképzési programot szervezőknek, fejlesztőknek – a belső továbbképzési programok elkészítéséhez és lebonyolításához – amennyiben a belügyi szerv igényli – segítséget nyújt.

8.5 A KSZF a továbbképzésekkel kapcsolatos feladatok végrehajtása során a belügyi szervekkel az általuk kijelölt szervezeti egységek útján tart kapcsolatot. A kijelölt szervezeti egységek látják el az adott belügyi szervnél a továbbképzésekkel kapcsolatos tevékenységeket.

9.6 A belügyi szerv a kijelölést követően beállt változásokról 15 napon belül tájékoztatja a KSZF-et.

10. A Továbbképzési Igazgatóság a belügyi szervektől kijelölt szervezeti egységek vezetői, munkatársai részére minden évben felkészítést tart a továbbképzésekkel kapcsolatos feladatokról, valamint a végrehajtott képzések tapasztalatairól.

11.7 A KSZF a továbbképzéssel kapcsolatos adatlapokat, dokumentációkat, útmutatókat, nyilvántartásba vett továbbképzési programok jegyzékét saját weboldalán közzéteszi, elérhetőségüket, letölthetőségüket biztosítja, azokat szükség szerint módosítja, frissíti.

2. A továbbképzési programok egyszerűsített nyilvántartásba vételi eljárása

12. A továbbképzési programok nyilvántartásba vétele az egyszerűsített nyilvántartásba vételi adatlap kitöltött és szabályosan kiadmányozott példányának a Programminősítő és Nyilvántartási Osztályra történő benyújtásával igényelhető.

13.8 Az adatlaphoz a belügyi szerv postai és elektronikus úton is megküldi a KSZF részére. Az adatlaphoz a belügyi szerv csatolja a továbbképzési program órarendjét.

14.9 A KSZF érkezteti az adatlapot, majd az azonosíthatósága érdekében egyedi sorszámmal látja el.

15.10 A Továbbképzési Igazgatóság az érkeztetett kérelmet 30 napon belül – amely indokolt esetben 15 nappal meghosszabbítható – megvizsgálja a tekintetben, hogy a tartalmi és formai feltételeknek megfelel-e. Amennyiben az adatlap kitöltése hiánytalan, a KSZF azt – a befogadástól számított 30 napon belül – a Kollégium elé terjeszti.

16.11 A nyilvántartásba vételről a Kollégium dönt. A Kollégium döntéséről a belügyi szerv a KSZF útján értesítést kap. A nyilvántartásba vett belső továbbképzési programokról a Programminősítő és Nyilvántartási Osztály nyilvántartást vezet.

17. A nyilvántartásba vételi eljárás díjmentes.

18.12 Hiányosan kitöltött adatlap esetén a KSZF 15 napos határidő kitűzésével hiánypótlásra hívja fel a belügyi szervet.

19.13 A hiánypótlási határidő eredménytelen letelte után a belső továbbképzési program nem vehető nyilvántartásba, a KSZF a befogadást elutasítja.

20.14 Amennyiben a belső továbbképzési program nyilvántartásba vételére irányuló tartalmi ellenőrzés eredményeként a KSZF a nyilvántartásba vételt a Rendelet 19. § (5) bekezdése alapján elutasítja, akkor a belügyi szervet a KSZF indokolással ellátott döntéséről tájékoztatja.

3. A továbbképzési programok minősítési folyamata

21. A továbbképzési program minősítését a felnőttképzésről szóló törvény alapján engedéllyel rendelkező felnőttképzési intézmény vagy a nemzeti felsőoktatásról szóló törvény alapján működő felsőoktatási intézmény a továbbképzési program minősítési adatlapjának a Programminősítő és Nyilvántartási Osztályra történő benyújtásával kezdeményezheti.

22. A kitöltött adatlaphoz a benyújtáskor csatolni kell:

a) a minősítési díj átutalását igazoló bizonylatot,

b) „Nyilatkozatot” a nyilvántartásba vételhez, adatbázisba történő feltöltéshez,

c) a továbbképzés szakmai programját,

d) a továbbképzés órarendjét vagy

e) felnőttképzési intézmény esetén az intézmény akkreditációs tanúsítványának hiteles másolatát.

23.15 A kitöltött adatlapot és mellékleteit a képzőintézmény postai és elektronikus úton megküldi a KSZF részére.

24.16 A KSZF érkezteti a kérelmet, és az azonosíthatóság érdekében a dokumentumot egyedi sorszámmal látja el.

25.17 A minősítési díjat a kérelmező képzőintézmény az adatlap benyújtásával egyidejűleg a KSZF részére banki átutalással fizeti meg. A bankszámlaszám és a díjtáblázat a KSZF weboldalán érhető el.

26.18 A minősítési eljárás során a KSZF szakértőt kér fel a benyújtott program minősítésére. A szakértő formai és tartalmi szempontból a felkéréstől számított 15 napon belül véleményezi a továbbképzési programot.

27. A szakértő a program tartalmi szempontú vizsgálata során felméri, hogy a továbbképzési program megfelel-e a minősített továbbképzési programokkal szemben támasztott követelményrendszernek, a minőségirányítási, módszertani követelményeknek.

28.19 A KSZF által felkért szakértő tartalmi szempontból megfelelő vagy nem megfelelő minősítést állapíthat meg a benyújtott továbbképzési programokra, amelyről a KSZF-et írásban értesíti.

29.20 A KSZF a szakértői vélemény figyelembevételével javaslatot tesz a Kollégium részére a megfelelő minősítésű továbbképzési program továbbképzési programjegyzékbe történő felvételére.

30.21 A KSZF a formailag nem megfelelő minősítésű program alapján hiánypótlásra szólítja fel a kérelmezőt. A kérelmezőnek a hiányt 15 napon belül kell pótolnia.

31. Formailag nem megfelelő a továbbképzési program,

a) ha a minősítési díj befizetését igazoló irat másolata hiányzik,

b) ha a továbbképzési program nem a megadott példányszámban került benyújtásra,

c) ha a továbbképzési program hiányosan került benyújtásra, vagy

d) ha a dokumentumok nem felelnek meg a cégszerű aláírás követelményeinek.

32.22 A minősítésről a KSZF javaslata alapján a Kollégium dönt. A megalapozottan nem megfelelő minősítésű program nyilvántartásba vételét elutasítja.

4. A belső továbbképzések és minősített továbbképzések közös szabályai

33. Amennyiben a továbbképzési program adataiban változás áll be, a kérelmező a változást a Programminősítő és Nyilvántartási Osztály részére 15 napon belül postai és elektronikus úton bejelenti. A továbbképzési program szakmai tartalmáért és minőségéért a nyilvántartásba vételt kérelmező felel.

34.23 Amennyiben a Rendelet 17. § (3) bekezdése alapján a továbbképzési program felfüggesztésére került sor, a Kollégium döntéséről és annak okairól a program tulajdonosát a KSZF tájékoztatja.

35.24 A KSZF a BM rendelet 17. § (1) és (5) bekezdésében meghatározott okokon túlmenően akkor is javasolja a Kollégium számára a program programjegyzékről történő törlését, amennyiben a továbbképzési programra annak megfelelőségét érdemben megkérdőjelező panasz kivizsgálása során annak jogosságát állapítja meg.

36.25 A továbbképzést szervező a továbbképzés végrehajtásáról jelentést készít, amelyet 15 napon belül megküld a KSZF részére. A jelentéshez csatolni kell a regisztrációs lapot, a jelenléti ív másolatát, valamint az elégedettségi kérdőív kiértékelését.

5. Az éves tervezés folyamata

37.26 Az éves tervezés során a belügyi szerv adatait a KSZF, az egyéni továbbképzési tervek adatait – melyek tartalmi elemeit az egyéni teljesítményértékeléshez készítendő követelmény meghatározások is tartalmazhatják – a belügyi szerv, a belügyi szervek éves továbbképzési tervének adatait és az összesített igényeket a KSZF veszi nyilvántartásba.

38. A belügyi szervek továbbképzési tervei a továbbképzési kötelezettség teljesítésének alapjául szolgáló meglévő, valamint tervezett továbbképzési programok felsorolását tartalmazzák.

39.27 A KSZF a belügyi szervektől érkező éves továbbképzési terveket a tárgyév február 28-áig összesíti. Az éves összesített továbbképzési terveket a KSZF tartja nyilván.

6. A képzéstervezés folyamata

40.28 A KSZF a programjegyzékben nem szereplő képzések iránti igények kielégítése érdekében:

a) felhívást bocsát ki a fejlesztőknek a hiányzó programok elkészítésére,

b) saját humánerőforrás kapacitásainak figyelembevételével programfejlesztést végez, vagy

c) megvizsgálja, hogy a közszolgálati tisztviselők részére kifejlesztett továbbképzési programok között szerepel-e alkalmas továbbképzési program.

7. A képzésfejlesztés folyamata

41.29 A KSZF a belügyi szervektől beérkező éves továbbképzési tervek alapján felméri, hogy a képzési igények kielégíthetőek-e a nyilvántartott továbbképzési programokkal. Amennyiben nem, felméri, hogy az adott képzési igény kielégítéséhez milyen mérvű fejlesztésre van szükség, melyhez meghatározza:

a) a képzési igények mentén felmerült képzési célokat, valamint

b) azt, hogy azok milyen követelmények teljesítésével érhetőek el.

42.30 A fejlesztendő képzés cél- és követelményrendszere alapján a KSZF meghatározza és rögzíti a képzésfejlesztés tervezéséhez szükséges információkat, melynek során:

a) vizsgálja, hogy vannak-e már meglévő, a képzés fejlesztéséhez használható tananyagok, tananyagelemek, valamint

b) meghatározza azokat a folyamatokat és lépéseket, melyek a képzésfejlesztést jól dokumentált, előre tervezhető, jól elkülöníthető munkaszakaszokra bontják úgy, hogy a folyamatleírás eljárásainak követésével a célkitűzéseknek megfelelő, eredményesen lebonyolítható képzések jöjjenek létre.

8. A képzésszervezés folyamata

43. A képzésszervező előkészíti a továbbképzési program végrehajtását, biztosítja a személyi és tárgyi feltételeket, valamint az oktatásigazgatási dokumentumokat.

44. A személyi feltételek vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) az oktatót,

b) a kiképzőt,

c) a tanácsadói tevékenységet végző személyt (a coach-ot),

d) az egyéni és csoportos tanulást irányító és felügyelő oktatót (a tutort),

e) a fejlődést, a beilleszkedést segítő személyt (a mentort),

f) a gyakorlati foglalkozáson közreműködő személyt,

g) a gyakorlati foglalkozás esetén a foglalkozást vezetőt és segítőt,

h) az oktatástechnikust, valamint

i) az informatikust.

45. A tárgyi feltételek vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) a tantermet,

b) a szakkabinetet,

c) a gyakorlóbázist,

d) a szituációs helyiséget,

e) a tornatermet,

f) a lőteret,

g) a szemléltető eszközöket,

h) a szolgálati eszközöket,

i) a gyakorló eszközöket,

j) a védőfelszereléseket, valamint

k) az oktatástechnikai eszközöket.

46. Oktatásigazgatási dokumentumok vonatkozásában a képzésszervező biztosítja különösen:

a) a szakmai programot,

b) az oktatási (haladási) naplót,

c) a regisztrációs lapot,

d) a jelenléti ívet,

e) a tanúsítványt,

f) a tanúsítvány elosztót, valamint

g) az elégedettségi kérdőívet.

47. A központi és a belső továbbképzési programok alapján végrehajtásra kerülő továbbképzéseken a hivatásos állomány részvételét az állományilletékes parancsnok biztosítja.

9. A képzés megvalósításának folyamata

48. A továbbképzésre kötelezettek képzése során ismeretátadás, készség- és kompetenciafejlesztés történik, amely

a) hagyományos, jelenléti képzés,

b) számítógépes hálózaton elérhető nyitott – tér- és időkorlátoktól független – képzési forma (e-learning képzés) és

c) vegyes (blended learning) képzés formájában történhet.

49.31 A belügyi szerv a képzés megvalósításának előkészítő fázisában a saját szervezetén belül megtartásra kerülő továbbképzéseket – a lebonyolítás előtt 5 nappal – bejelenti a KSZF-nek.

50. A képzés napjára a képzésszervezőnek elő kell készítenie és biztosítania a képzés adminisztrálásához és lebonyolításához szükséges alábbi dokumentumokat:

a) az oktatót,

b) a kiképzőt,

c) a tanácsadói tevékenységet végző személyt (a coach-ot),

d) az egyéni és csoportos tanulást irányító és felügyelő oktatót (a tutort),

e) a fejlődést, a beilleszkedést segítő személyt (a mentort),

f) a gyakorlati foglalkozáson közreműködő személyt,

g) a gyakorlati foglalkozás esetén a foglalkozást vezetőt és segítőt,

h) az oktatástechnikust, valamint

i) az informatikust.

51. Az oktató feladata:

a) megnyitja a képzést,

b) ismereteket ad át, készségeket és kompetenciákat fejleszt,

c) a résztvevőket felkészíti a képzési programra kialakított és alkalmazott módszertannal,

d) értékeli a résztvevők tevékenységét, az általuk készített anyagokat, ellenőrzi előrehaladásukat, valamint

e) méri fejlődésüket.

52. A tutor feladata:

a) a képzésbe bejelentkezés után a résztvevőkkel felveszi a kapcsolatot, fórumot nyit,

b) támogatja a résztvevők önálló tanulását,

c) felkészíti a résztvevőket a képzési programra kialakított és alkalmazott önálló módszertannal, valamint

d) vezeti az oktatási (haladási) naplót.

53. A továbbképzésben résztvevőnek – a képzésben való részvételen kívül – be kell tartania a továbbképzést lefolytató belügyi szerv, valamint képzőintézmény biztonsági, egészségügyi és munkavédelmi előírásait. Nem tanúsíthat olyan magatartást, amely a képzés többi résztvevőjét, oktatóját, a továbbképzést lefolytató belügyi szerv és a képzőintézmény jogait vagy jogos érdekeit sértené vagy károsítaná. Köteles a jelenlétet igénylő képzésen a megjelenését a jelenléti ív aláírásával igazolni, valamint részt venni a képzés során nyújtott teljesítményének képzési programban meghatározottak szerinti ellenőrzésén, mérésén.

10. A továbbképzések oktatás-módszertani követelményei

54. Oktatási módszernek azon tevékenységek minősülnek, amelyek segítségével megoldhatók a tanítási-tanulási folyamat valamely szakaszának feladatai. A továbbképzések módszereit a követelményrendszer figyelembevételével, a célcsoport elemzésével kell kiválasztani.

11. A továbbképzések során alkalmazott oktatási és segédanyagok kialakítása

55. Az oktatási segédanyagok olyan tárgyi eszközök, amelyek az oktatás módszertani megvalósításához szükségesek, nem részei az oktatóterem felszerelésének. Oktatási segédanyag lehet többek között a szemléltető eszköz, a CD-ROM, továbbá az online elérhető gyakorló feladat.

56. Az oktatási segédanyag kialakítása és alkalmazása során figyelembe kell venni a felnőtt igényhez, személyiséghez, tanulási képességhez alkalmazkodó tanulást elősegítő eszközöket, módszereket.

12. A továbbképzésben közreműködő oktatók oktatás-módszertani és felnőtt-oktatói felkészültségének követelményei

57.32 A KSZF köteles tervszerűen és rendszeresen gondoskodni a továbbképzések során közreműködő oktatók és vizsgáztatók szakmai, oktatás-módszertani és felnőtt-oktatói továbbképzéséről, amelynek alapvető célja, hogy egységes szemlélet és azonos elvárások alapján oktassanak, valamint a didaktikai eszköztáruk bővüljön.

58.33 A belügyi továbbképzési rendszerben közreműködő oktatók, kiképzők, mentorok, valamint pedagógus munkakörben foglalkoztatottak (a továbbiakban: oktatók) továbbképzésének végrehajtását – különösen a didaktikai módszerek alkalmazása tekintetében – elsősorban a KSZF által szervezett és kifejlesztett továbbképzési programok alapján kell megvalósítani.

13. A továbbképzések megvalósításához szükséges infrastruktúra, a megfelelő oktatási környezet kialakítása

59. A továbbképzések megvalósításához szükséges infrastruktúra, a megfelelő oktatási környezet kialakítása, biztosítása a képzésszervező feladata.

60. A változás- és kockázatkezelés szempontjaira figyelemmel:

a) az oktatótermet, az oktatási helyszínt úgy kell kijelölni, hogy a rendelkezésre álló férőhelyek száma a résztvevők várható létszámánál lehetőség szerint 5–10%-kal több legyen,

b) a rendelkezésre bocsátott számítástechnikai eszközök számát a résztvevők létszámánál nagyobbra kell tervezni,

c) a képzés ideje alatt felmerülő technikai problémák elhárításához szükség szerint technikust kell biztosítani.

14. A számonkérési folyamatok

61. A számonkérési rendszernek elsősorban az elvárt követelményekkel kell összhangban lennie, és alkalmasnak kell lennie annak igazolására, hogy a program célja teljesült. A számonkérési eljárás célja, hogy segítse a program fejlesztőjét, a képzési szakaszban pedig az oktatót. További cél, hogy visszacsatolást adjon a továbbképzésben résztvevő által elsajátított ismeretekről, felkészültségéről, tudásszintjéről, valamint a tanulás folyamatában kizárja a hibás rögzülés lehetőségét.

62. A számonkérés formája szerint lehet írásbeli, szóbeli, gyakorlati vagy interaktív.

63. A különböző számonkérési formákhoz az alábbi számonkérési módszerek alkalmazhatók:

a) írásbeli: teszt, esszé, feladatlap, tanulmány, rajz, ábra, folyamatterv, szerkesztett dokumentum,

b) szóbeli: prezentáció, felelet,

c) gyakorlati: irat önálló elkészítése, ügyirat, dosszié összeállítása, szituációs gyakorlat, bemutató és

d) interaktív: számítógépes teszt, online feladatteljesítés.

64. A sikertelen teljesítés következménye a vizsgaismétlés, az adott programmodul ismétlése vagy új, kiegészítő modul felvétele.

15. Az ismeret-ellenőrzési formák alkalmazása

65. Az ismeret-ellenőrzési típusokat, módszereket olyan képzéseknél kell alkalmazni, ahol a képzés kimenetele nem vizsgaköteles.

66. Ismeret-ellenőrzési forma többek között:

a) a beszélgetés, a vita,

b) a dokumentumok gyűjteménye, a portfólió,

c) a prezentáció,

d) a teszt,

e) az írásbeli beszámoló, illetve

f) a szóbeli beszámoló.

16. A továbbképzési programok hatályosításának folyamata

67. A továbbképzési programok szakmai tartalmának hatályosítása a programtulajdonos feladata, melynek során a programtulajdonos köteles gondoskodni a továbbképzési programok minősítési követelményei alapján a tulajdonát képező továbbképzési programok tartalmát érintő jogszabályi és egyéb változások folyamatos követéséről, valamint azoknak a programban történő átvezetéséről.

68. A programtulajdonos megjelöli a módosítás érvényességének kezdő időpontját, és ezzel egyidejűleg a továbbképzésben részt vevő oktatók részére értesítést küld.

69.34 Amennyiben a továbbképzési programok végrehajtásának minőségügyi helyszíni ellenőrzése során a KSZF megállapítja, hogy a programtulajdonos a hatályosítást elmulasztotta, vagy a hatályosítás helytelen, úgy a továbbképzési programot fel kell függeszteni.

17. Az értékelési folyamatok résztvevőinek, oktatóinak elégedettségmérése

70.35 A KSZF a minőségbiztosítás céljából elégedettségmérést végez, vagy végeztet a továbbképzési programot lebonyolító belügyi szervvel vagy képző intézménnyel.

71. A résztvevői elégedettségmérés kiterjed a képzés tartalmára, az oktató munkájára, a tan- és segédanyagokra, a számonkérés folyamatára és a szervezői tevékenységre.

72. Az oktatói elégedettségmérés a képzésszervező tevékenységre, a tan- és segédanyagokra és a továbbképzésben részt vevő célcsoportra terjed ki.

73. Az elégedettség mérésére az elégedettségi indikátorszámok szolgálnak. Az indikátorok meghatározása a következő:

a) 4,1–5 átlagpont: magas szintű elégedettség,

b) 3,1–4 átlagpont: átlagos szintű elégedettség,

c) 2,1–3 átlagpont: részben megfelelő szintű elégedettség,

d) 1–2 átlagpont: elégedetlenség.

74.36 A továbbképzés az elvárt minőségügyi kritériumoknak 3,1 átlagpont feletti értéktől felel meg, ezen érték alatt a KSZF kiemelt szakmai segítséget köteles nyújtani az érintett oktatók, kiképzők részére.

75. A kérdőívek alkalmazásának időpontja és típusa az 1. melléklet szerinti táblázatban foglaltak szerint valósul meg.

76.37 A KSZF az elégedettségmérés és igényfelmérés folyamatosságának és eredményességének biztosítása érdekében az előző évi tapasztalatokat is figyelembe veszi az aktuális év felülvizsgálata során.

18. A továbbképzés lebonyolításának folyamatos figyelemmel kísérése

77.38 A továbbképzés folyamatának és a hozzá szorosan kapcsolódó tevékenységeknek előírásszerű megvalósítása biztosítja az egységes minőségügyi követelmények teljesülését, amelyet a KSZF az alábbi szempontok figyelembevételével folyamatosan vizsgál:

a) szakmai szempontok,

b) módszertani szempontok,

c) jogszabályi előírások teljesítése,

d) belső normák előírásainak teljesülése,

e) a képzésben résztvevők elégedettsége,

f) a továbbképzés minőségi kultúrájának fejlesztése és

g) a továbbképzés folyamatainak fejlesztése.

19. A továbbképzés minőségügyi helyszíni ellenőrzésének eljárása

78. A minőségügyi helyszíni ellenőrzés célja annak vizsgálata, hogy a továbbképzések és a számonkérések mennyire felelnek meg az egységes minőségügyi követelményeknek, előírásoknak.

79.39 A továbbképzések minőségügyi helyszíni ellenőrzését a KSZF főigazgatója által felkért és a Kollégium által kijelölt, megbízólevéllel rendelkező minőségügyi ellenőrök végzik.

80. Az ellenőrzés fajtája szerint lehet:

a) tervezett, előre bejelentett helyszíni ellenőrzés,

b) váratlan, előre be nem jelentett helyszíni ellenőrzés vagy

c) képzési és vizsgadokumentáció bekérésével lefolytatott ellenőrzés.

81. A minőségügyi ellenőr az ellenőrzés megkezdése előtt a helyszínre, objektumba érkezésekor a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjét vagy képviselőjét tájékoztatja az ellenőrzésről.

82. A minőségügyi ellenőr ellenőrzési jogosultságát igazolni köteles.

83. A minőségügyi ellenőr az ellenőrzést a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjének vagy képviselőjének jelenlétében folytatja le.

84. Ha a minőségügyi ellenőr az ellenőrzés során szabálytalanságot tapasztal, felkéri a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjét vagy képviselőjét annak megszüntetésére.

85. Ha a szabálytalanság megszüntetése érdekében nem történik intézkedés, a minőségügyi ellenőr jogosult a szabálytalanság megszüntetéséig a képzést vagy a vizsgát felfüggeszteni.

86. A minőségügyi ellenőrnek az ellenőrzés lefolytatásáról, megállapításairól, tapasztalatairól a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény vezetőjének vagy képviselőjének jelenlétében elektronikus úton kell kitöltenie az erre a célra rendszeresített ellenőrzési lapot, amelyre az ellenőrzött is rávezetheti az észrevételeit, megjegyzéseit. A kitöltött és kinyomtatott ellenőrzési lapot a képzést vagy vizsgáztatást folytató intézmény jelenlévő vezetője vagy képviselője is aláírja.

87. Amennyiben az ellenőrzés helyszínén nincs lehetőség az ellenőrzési lapot elektronikus úton kitölteni, az ellenőrzés megállapításait papíralapú ellenőrzési lapra kell felvezetni, és utólag kell elektronikus úton is rögzíteni.

88.40 Az ellenőrzési lapot két példányban kell elkészíteni. Az ellenőrzési lap első példányát a KSZF-hez kell eljuttatni, második példányát az ellenőrzött részére kell átadni.

89. Az előírt követelmények nem teljesülése – egy vagy több jellemzőnek az előírástól való nem kívánt eltérése vagy hiánya – esetén az ellenőrzött intézmény vezetőjével vagy képviselőjével közösen írásban rögzíteni kell azokat a feladatokat, amelyekkel megszüntethető az észlelt hiba, hogy megakadályozható legyen annak újbóli előfordulása. Az ellenőrzési lapon rögzíteni kell az intézkedések ütemezését, határidejét, felelősét.

90. Ha az ellenőrzés során szabálytalanság nem merül fel, a minőségügyi ellenőr ezt a tényt is köteles rögzíteni az ellenőrzési lapon.

91.41 Amennyiben az ellenőrzés során intézkedésre okot adó szabálytalanságot észlelt a minőségügyi ellenőr, a KSZF utóellenőrzést tarthat. Amennyiben az utóellenőrzések során a minőségügyi ellenőr által dokumentált szabálytalanság nem került kijavításra, a hiba kijavításáig a KSZF a továbbképzés végrehajtását vagy a továbbképzési programot felfüggeszti.

20. Panaszkezelés

92. A továbbképzés során minden olyan a képzési tevékenységhez kapcsolódó vagy az eljárásokat kifogásoló és azokkal kapcsolatban konkrét, egyértelmű igényt megfogalmazó megkeresés panasznak minősül, amely valamely kérdés kivizsgálására, intézkedés megtételére irányul.

93. Panaszt a továbbképzést lefolytató belügyi szervnél vagy képzőintézménynél jelenthet be. Amennyiben a panasztevő kéri, hogy adatai ne kerüljenek nyilvánosságra, az adatokat zártan kell kezelni. A bejelentő adatai írásbeli hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra, harmadik személynek nem adhatók át.

94.42 A belügyi szerv vagy a képzőintézmény a bejelentett panaszt 30 napon belül kivizsgálja, és annak eredményéről a panasztevőt és a KSZF-et írásban értesíti.

95. Ha a belügyi szerv vagy képzőintézmény helyt ad a panasznak, a panasztevőt a megtett intézkedésről is tájékoztatja.

96.43 A panasz kivizsgálása ügyében másodfokon a KSZF jár el.

97.44 A bejelentett panaszokról a KSZF nyilvántartást vezet.

21. Nem megfelelőség kezelése

98. A nem megfelelőség a jelen minőségirányítási szabályzatban megfogalmazott minőségcélok, továbbá a jogszabályban, eljárásban, szerződésben, megállapodásban megadott minőségi előírások nem teljesülését jelenti.

99. A nem megfelelőség fajtái:

a) nem megfelelő dokumentum vagy bizonylat,

b) nem megfelelő szolgáltatás, reklamáció vagy

c) nem megfelelő eljárás.

100. A nem megfelelőségről való tudomásszerzés alapja lehet

a) bejelentés vagy

b) helyszíni ellenőrzés.

101.45 A továbbképzés folyamatában résztvevő joga és kötelessége, hogy bármely nem megfelelőséget jelentsen a KSZF felé annak érdekében, hogy gondoskodni lehessen a megfelelő intézkedésekről.

102. A nem megfelelő dokumentumot, bizonylatot a véletlen felhasználás elkerülése érdekében el kell különíteni.

103.46 Amennyiben a KSZF a továbbképzés szervezőjénél nem megfelelőséget, rendszeresen előforduló működésbeli, folyamatbeli hibákat, eltéréseket észlel, helyesbítő tevékenységet kell indítani. Ilyen tevékenységet kell indítani a minőségügyi ellenőrök által feltárt jelentősebb rendszerhibák, a résztvevői reklamációk, panaszok kivizsgálása során felmerült hibák esetében is.

104. A helyesbítő tevékenység megkezdéséről döntést kell hozni, amelyet a következő eljárás előz meg:

a) a minőségirányításban részt vevő munkatársaknak közös helyzetelemzésére, problémafeltárására, a felmerülő ötletek megvitatására kerül sor,

b) az érintett területek bevonásával problémamegoldó csoport összehívására sor kerülhet,

c) azonosítani kell az észlelt nem megfelelőségeket, lehetőség szerint fel kell tárni azok lehetséges okait, melyek közül szakmai megfontolások alapján ki kell választani azt, amelyről legvalószínűbb, hogy a probléma kiváltásáért felelős,

d) meg kell határozni, hogy milyen beavatkozó, javító, fejlesztő lépés(ek)re van szükség,

e) az egyes javító lépések elvégzéséről feljegyzéseket kell készítenie a kijelölt felelősnek, valamint

f) a beavatkozás, javítás eredményét nyomon kell követni.

22. Minőségügyi dokumentumok és feljegyzések kezelése

105.47 A minőségügyi dokumentumok készítése, ellenőrzése, kiadása, a hozzáférés biztosítása és a szükséges módosítások elvégzése a KSZF feladata.

106. A minőségügyi dokumentumok, továbbképzési programok és bizonylatok megőrzéséről, tárolásáról a programtulajdonosok és a képzésszervezők gondoskodnak.

107. A továbbképzés végrehajtását követően a továbbképzés oktatásigazgatási dokumentumait a továbbképzést lebonyolító belügyi szerv vagy képzőintézmény irattározza.

23. Folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és jóváhagyó ellenőrzések, elfogadási kritériumok

108.48 A továbbképzési rendszer hatékony működésének biztosítása érdekében a KSZF a folyamatok, dokumentumok szükségességét igazoló és azokat jóváhagyó ellenőrzéseket folytat. A dokumentumellenőrzés figyelembe veszi és értékeli a továbbképzés kulcsfolyamatainak működését.

109.49 A KSZF a továbbképzési rendszerre irányuló féléves ütemezésű ellenőrzési tervet készít, amelyet a Kollégium hagy jóvá.

110.50 Legalább egyszer minden nyilvántartásba vett minősített továbbképzési programmal rendelkező dokumentáció ellenőrzésére sor kerül. A KSZF soron kívüli vizsgálatot is elrendelhet.

111. A vizsgálatot megelőzően az ellenőrzött belügyi szerv vagy képzőintézmény – a vizsgálat előtt legalább 5 nappal – tájékoztatást kap a vizsgált részterületeiről, a bekért dokumentációkról, bizonylatokról.

112. A képzési és vizsgadokumentáció vizsgálata során ellenőrzött részterületek:

a) a továbbképzési program képzési dokumentációja,

b) a belügyi szerv éves továbbképzési terve és

c) a továbbképzési program vizsgadokumentációja.

24. Az önértékelés, az éves működés értékelése

113.51 A belügyi szerv által készített éves önértékelés célja, hogy a KSZF, továbbá a Kollégium megbízható információkat kapjon a továbbképzési rendszer működéséről, a képzési programok és módszerek eredményességéről, és azonosítottak legyenek a továbbképzési rendszer erősségei, illetve a fejlesztendő területek.

114.52 A KSZF Továbbképzési Igazgatóság vezetője legalább évente egyszer áttekinti az előző év eredményeit, tapasztalatait, melyről a KSZF főigazgatójának jelentést tesz. Az éves önértékelés során kapott információk és a továbbképzési rendszer működésének gyakorlatáról és hatékonyságáról kapott visszacsatolások a Kollégium elnökének tájékoztatására is szolgálnak.

115. Az önértékelés kiterjed mindazon folyamatokra, területekre, amelyek a képzési tevékenység minőségét befolyásolják, így különösen:

a) a programminősítési folyamat működésére és eredményére,

b) a nyilvántartásba vételi folyamat működésére és eredményére,

c) a lebonyolított minősített programok során a résztvevőknek a képzésekkel való elégedettségére,

d) a minőségügyi helyszíni ellenőrzések eredményeire,

e) a panaszkezelési folyamatra, valamint

f) a nem megfelelőség kezelésére.

116. Az önértékelés területeit, szempontjait és az ellenőrzés forrásait a 2. melléklet tartalmazza.

117.53 A KSZF az önértékelés eredményeinek figyelembevétele alapján határozza meg a következő évi továbbképzések fejlesztési irányait.

25. Hatálybalépés

118. Ez az utasítás 2013. szeptember 1-jén lép hatályba.

26. Átmeneti rendelkezések

119.54 A belügyi szerv a 8. pont szerinti kijelölésről a KSZF-et 2013. november 1-jéig tájékoztatja.

120. A Továbbképzési Igazgatóság a 12. pont szerinti felkészítést első alkalommal 2013. december 15-ig tartja meg.

1. melléklet a 25/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz

Az értékelési kérdőívek időpontja és típusa

Terület

Típusok

képzés típusa

jelenléti

e-learning

blended learning

Elégedettségmérés
típusa

papír alapú

elektronikus

papír alapú és
elektronikus

gyakoriság

képzés után

tananyag vagy modul végén

képzés után és tananyag vagy modul végén

összesítést végzi

képzésszervező

képzésszervező

képzésszervező

2. melléklet a 25/2013. (VIII. 30.) BM utasításhoz55

Az önértékelési területek, szempontok és az ellenőrzés forrásai

Önértékelés területei

Szempontok

Ellenőrzés forrásai

A vezetés szerepe

A vezetőség szerepe, tevékenysége

KSZF éves szakmai tevékenysége és elért eredményei

Az emberi erőforrások menedzselése

Humánerőforrás kapacitás a feladatok teljesülésével

1. belső erőforrás (KSZF)
2. külső erőforrás (oktatók, vizsgáztatók, szakértők)
3. együttműködések (partnerek)

A továbbképzés folyamatszabályozása

Folyamatmenedzsment

Minőségirányítási eljárás alkalmazása, dokumentációs rendszer

A továbbképzésben résztvevők véleménye

Értékelő lap alapján

Értékelő lapok kérdéseire adott válaszok átlagai, fejlesztési javaslatok

1. Az oktatók, kiképzők, tutorok véleménye
2. Minősítési szakértők véleménye

1. A képzés elégedettsége

2. A minősítési folyamatról

Oktatói és szakértői összegző beszámolók, munkamegbeszélések, tapasztalatok

Az intézmény képzési tevékenységének kulcsfontosságú eredményei

Közvetett vagy közvetlen mutatók

Számszerűsített mutatók, indikátorok:
pl. minősített programok száma, megvalósított programok száma, résztvevők száma

Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó Kft.
A Nemzeti Jogszabálytárban elérhető szövegek tekintetében a Közlönykiadó minden jogot fenntart!