2/2015. (II. 27.) GVH utasítás

1. § (1) Ez az utasítás határozza meg a Gazdasági Versenyhivatalhoz (a továbbiakban: Hivatal) érkezett és a Hivatal működése során keletkezett iratok nyilvántartásba vételének, rendszerezésének, megőrzésének, selejtezésének vagy levéltárba adásának (a továbbiakban együtt: kezelésének) rendjét, valamint a Hivatal munkatársainak iratkezeléssel kapcsolatos feladatait.

(2) Minősített adatot tartalmazó irat kezelése során ezt az utasítást a minősített adat védelmét szolgáló biztonsági szabályzatról szóló utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3)² Az elektronikus iratok kezelésére a jelen utasítás szabályait megfelelően alkalmazni kell. Az elektronikus iratok kezelésével kapcsolatos különös szabályokat más normatív utasítás is megállapíthat.

2. §³ (1) Az ezen utasításban használt fogalmak alatt a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Ikr.), a tisztességtelen piaci magatartás és a versenykorlátozás tilalmáról szóló 1996. évi LVII. törvényben (a továbbiakban: Tpvt.), az elektronikus ügyintézés és bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben (a továbbiakban: Eüsztv.), az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben, az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendeletben, a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletben, a Gazdasági Versenyhivatal szervezeti és működési szabályzatáról szóló GVH utasításban (a továbbiakban: Szmsz.), valamint a Gazdasági Versenyhivatal eljárásai során alkalmazandó belső ügyintézési rendről szóló GVH utasításban (a továbbiakban: belső eljárásrend) meghatározottakat kell érteni.

(2) Ezen utasítás alkalmazásában

(3) Ezen utasítás alkalmazásában szervezeti egységen a Versenytanácsot (a továbbiakban: VT), annak titkárságán a Versenytanácsi Titkárságot, vezetőjén a VT elnökét is érteni kell.

(4) Ezen utasítás alkalmazásában ügyintézőn az ügyintéző szervezeti egységen kívüli, az Szmsz. vagy a belső eljárásrend alapján az ügy elintézésében érdemben közreműködő szervezeti egység részéről eljárásra kijelölt személyt és az eljáró versenytanács tagját is érteni kell.

3. § Az irattári tervet az 1. melléklet tartalmazza.

4. § (1) Az iratkezelési feladatokat a Hivatal vegyes rendszerben szervezi meg.

(2) A Hivatalban az iratkezeléssel összefüggő feladatokat – ha e szabályzat eltérően nem rendelkezik – központilag az Informatikai és Iratirányítási Iroda (a továbbiakban: III) Iratirányítási Csoportja (a továbbiakban: IICS) látja el.

(3)⁴ Az ezen utasításban meghatározott esetekben és körben az iratkezeléssel összefüggő feladatokat az egyes szervezeti egységek látják el.

5. §⁵ (1) Az ezen utasításban meghatározott, a 4. § (3) bekezdése szerint nem központilag az IICS, hanem az adott szervezeti egység által ellátandó feladatokat

(2) A Versenytanácsi Titkárság látja el

6. § (1) Az egyes szervezeti egységek iratkezeléssel összefüggő feladatait – az ebben az utasításban foglalt körben – az adott szervezeti egység titkársági asszisztense vagy iratkezelési munkatársa, ennek hiányában a szervezeti egységnek az iratkezelési feladatok ellátására kijelölt munkatársa, illetve – a belső eljárásrendben meghatározott esetekben a felhatalmazott adatközlő hivatalnok (a továbbiakban FAH) (a továbbiakban együtt: titkársági munkatárs) látja el, az IICS vezetőjének szakmai felügyelete mellett.

(2) Az iratkezelő programban a szervezeti egységnek címzett iratot a szervezeti egység titkársági munkatársa számára kell továbbítani.

(3) A titkársági munkatársak állandó vagy eseti jelleggel történő helyettesítéséről a munkáltatói jogkör gyakorlója intézkedik. A helyettes személyét az IICS vezetője a helyettesítő személy kijelöléséről szóló feljegyzés alapján rögzíti az iratkezelő programban, és a helyettesítés idejére aktiválja a helyettesítési beállításokat.

7. §⁶ (1) Az iratkezelés során valamennyi munkatárs fokozottan ügyel a kezelt adatok biztonságára, és köteles megtenni mindazokat a technikai és szervezési intézkedéseket, amelyek az adatvédelmi szabályok betartásához szükségesek.

(2) A szervezeti egységek vezetői, illetve az elnökhelyettesek és a főtitkár gondoskodnak arról, hogy az iratkezelési folyamatok az iratkezelési szabályzatnak megfeleljenek.

(3) A Hivatal működése során keletkezett vagy a Hivatalhoz érkezett iktatandó iratot a munkatársak csak a szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával, kizárólag akkor vihetnek ki a Hivatal épületéből, illetve akkor helyezhetnek a Hivatal informatikai rendszerén kívülre, ha az jogszabályban előírt kötelezettség teljesítéséhez, a hivatali feladatok külső helyszínen való ellátásához, vagy a hivatali feladat határidőben való ellátása érdekében feltétlenül szükséges.

(4) Munkaszüneti vagy pihenőnapot, valamint az igazgatási szünet első napját megelőző munkanapon iratot a Hivatalon belül átadni vagy továbbítani legkésőbb az általános munkarend szerint az adott napra irányadó munkaidő vége előtt két órával lehet. E szabálytól az érintett szervezeti egységek vezetőinek egyetértésével el lehet térni.

(5) Az irat Hivatalon belüli átadása illetve továbbítása esetén az elektronikus iratkezelésre alkalmazott programban (a továbbiakban: iratkezelő program) megfelelően rögzíteni kell az irat belső mozgását és tényleges helyét a Hivatalon belül.

8. § (1) Az iktatott iratnak az iktatólaphoz csatolt elektronikus képe (a továbbiakban: dokumentumkép) az iratkezelő programban – az ezen utasításban foglalt kivételektől eltekintve – elektronikusan is megjelenítendő.

(2) Elektronikusan kell kezelni és megőrizni

(3) Az elektronikus iratkezelésre alkalmazott program nevét, verzióját, tanúsítványszámát, valamint a programban kezelt iktatókönyveket az 1a. melléklet tartalmazza.

(4) Az iratkezelő programban az iktatást ügytípus szerint kell végezni, a következő, évente megnyitott elektronikus iktatókönyvekben:

(5) Ügytípustól függetlenül a 2006. január 1. előtt iktatott előzménnyel rendelkező ügyiratokhoz tartozó, 2006. január 1-jét követően keletkező vagy érkező iratot az átmeneti iktatókönyvben (azonosítója: AM) kell nyilvántartani.

9. § (1) A felhasználó köteles a feladatai ellátásához kapcsolódó, feladatkörébe tartozó iratkezelési feladatok elvégzéséhez kapcsolódóan az iratkezelő program rendeltetésszerű alkalmazására, így különösen az iratok küldésének és fogadásának rögzítésére.

(2) Az iratkezelő programban ki kell tölteni valamennyi olyan rovatot, amelynek adattartalma rendelkezésre áll.

(3)⁸ A beérkező irat küldőjét és a kiküldött irat címzettjét úgy kell rögzíteni, hogy az adatokból – szükség esetén az ügyfélkapu, illetve a cégkapu is – azonosítható legyen. A cégnevet a hivatalos és nem rövidített formájában, a cégforma rövidített megjelölésével kell nyilvántartani.

(4) A (3) bekezdés szerinti adat rögzítése előtt ellenőrizni kell, hogy az nem szerepel e már az iratkezelő program nyilvántartásában.

(5)⁹ Az IICS vezetője az intraneten az iratkezelő program rendeltetésszerű alkalmazását, így különösen az egyes iratkezelési események esetén a nyilvántartásban a megfelelő adatrögzítést segítő, folyamatosan elérhető iratkezelési kézikönyvet tesz közzé. A közzététel időpontját dokumentálni kell, és a közzétételről a munkatársakat hirdetmény útján is értesíteni kell.

10. § (1)¹⁰ Az iratkezelő programot a munkatársak a munkakör, illetve az iratkezeléssel kapcsolatban ellátott feladatok vagy a foglalkoztatási jogviszony jellege alapján meghatározott jogosultságok (a továbbiakban együtt: felhasználói jogosultság) alapján használják. A felhasználói jogosultságokat a 2. melléklet határozza meg.

(2) A felhasználói jogosultságok a 3. mellékletben szervezeti egységenként és munkakörönként meghatározott iktatókönyvekben illetik meg az adott munkatársat (a továbbiakban: a munkatárshoz hozzárendelt iktatókönyv).

(3)¹¹ A Humánerőforrás és Koordinációs Iroda tájékoztatja az III-t új munkatárs belépéséről, valamint arról, ha a munkatárs munkaköre vagy szervezeti egysége megváltozik. Az III a tájékoztatásnak megfelelően a beállítja a munkatárs felhasználói jogosultságait és hozzárendeli a megfelelő iktatókönyveket.

(4) Az egyes felhasználóknak az iratkezelő programban beállított felhasználói jogosultságokról és hozzárendelt iktatókönyvekről az III nyilvántartást vezet.

11. § (1) A rendszergazdai jogosultság magában foglalja:

(2)¹³ Az érkeztetés és iktatás felhasználói jogosultság magában foglalja:

(3)¹⁴ Az iktatókönyv olvasása felhasználói jogosultság magában foglalja

(4) Az ügyintéző jogosult saját ügyében az irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó voltára vonatkozó, a 29. § (2) és (3) bekezdése szerinti adatokat, valamint az irat típusára és az irat tárgyára vonatkozó adatot rögzíteni, módosítani.

(5) Az irattáros felhasználói jogosultság magában foglalja

(6) A postakönyv felhasználói jogosultság magában foglalja

(7)¹⁶ A szignálás felhasználói jogosultság magában foglalja az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnek, illetve munkatársnak az iktatókönyvben való rögzítését, a szervezeti egység iratának átvétele felhasználói jogosultság magában foglalja az adott vezető által irányított, illetve vezetett szervezeti egység és – ha van ilyen – a szervezeti egység alá rendelt szervezeti egység iratainak az iratkezelő programban való átvételét.

12. § (1) Az iratkezelő programban az irat tartalmához (a dokumentumképhez, illetve az elektronikus irathoz) a titkársági munkatárs, az ügyintéző, az ügyintéző szervezeti egységének vezetője, az ügyintéző szervezeti egységének tevékenységét irányító vezető és az elnök férhet hozzá.

(2)¹⁷ Az (1) bekezdésben meghatározottakon túl az Ügyfélszolgálati Iroda ügyintézője jogosult hozzáférni

(3)¹⁸ Indokolt esetben az elnök, a feladatkörükben eljáró elnökhelyettesek, a főtitkár, továbbá az ügyintéző szervezeti egység vezetője kezelési utasításában a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó irat tartalmához más munkatársnak egyedi hozzáférést engedélyezhet.

(4) A beérkező irathoz az iratkezelő programban mindaddig a korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratokhoz való hozzáférés szabályai szerint lehet csak hozzáférni, amíg az ügyintéző a 13. § (1) bekezdése szerint – a 29. § (2) bekezdésében meghatározott adatok egyidejű rögzítésével vagy módosításával – eltérően nem rendelkezik.

(5) Az iratkezelő programban nyilvántartott korlátozottan megismerhető adatot, így különösen az olyan adatot, amelyből következtetés vonható le annak a személynek a kilétére, akire vonatkozóan a hatóság a természetes személyazonosító adatok és a lakcím, illetve a név, székhely és törvényes képviselője nevének zárt kezelését rendelte el, vagy – az érintett erre irányuló kérelme esetén – amelyből következtetés vonható le arra a tényre, hogy az illető a Gazdasági Versenyhivatalnál bejelentéssel vagy panasszal élt, csak az (1) bekezdés szerinti személyek ismerhetik meg.

13. § (1) Beérkező irat esetén az ügyintéző az irat korlátozottan megismerhető voltának megvizsgálását és az erről való döntést követő három munkanapon belül rögzíti, illetve megfelelően módosítja az iratkezelő programban a 29. § (2) és (3) bekezdésében meghatározott adatokat.

(2) Ha az irat adattartalmának megismerhetősége tekintetében változás áll be, a 29. § (2) bekezdésében meghatározott adatok megfelelő módosításáról az ügyintéző három munkanapon belül intézkedik.

(3) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratot az előadói ívben – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan, iktatószámonként külön-külön zárt borítékban kell elhelyezni.

(4) A borítékon és a korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iraton az erre a célra rendszeresített etikettel, bélyegzővel, vagy ennek hiányában az adatok kézi átvezetésével fel kell tüntetni az irat iktatószámát, azt, hogy nem betekinthető, a korlátozottan megismerhető adat jellegét, valamint ha az iratnak van bárki által betekinthető változata, annak iktatószámát.

14. §¹⁹ (1) A Hivatal postahivatalban bérelt postafiókjába érkező küldeményeket a postai szolgáltató kézbesítője a postai szolgáltató és a Hivatal közötti szerződés alapján kézbesíti.

(2) A Hivatalba érkező küldemények átvételét és felbontását az IICS végzi. Ettől eltérően

(3) A (2) bekezdésben meghatározottakon túl az irat, küldemény átvételére szintén jogosult

(4) A (3) bekezdés szerinti esetben az iratot, küldeményt átvevő, ha a felbontásra, érkeztetésre és iktatásra nem jogosult, köteles azt haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az IICS-nek, vagy a (2) bekezdés szerinti szervezeti egységnek, titkársági munkatársnak átadni.

(5) Az III vezetője a küldemények további csoportjai esetében is meghatározhat az átvételre jogosult további személyt.

(6) A küldemények átvételére jogosult személyt az elnök látja el az átvételi jogosultság igazolásához szükséges meghatalmazással.

15. §²⁰ (1) A névre szóló küldeményt a címzett vagy az általa meghatalmazott személy is átveheti. Ilyen esetben a küldeményt még felbontás előtt haladéktalanul – ügyfélfogadási időn túl érkezett küldemény esetében a következő munkanap kezdetén – át kell adni az IICS-nek vagy a 14. § (2) bekezdés szerinti szervezeti egységnek.

(2) Az (1) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a címzett mellett az „s. k.” jelzés szerepel, vagy ha a küldemény címzéséből megállapítható, hogy az magánjellegű.

(3) Az „s. k.” felbontásra érkezett küldeményt csak a címzett bonthatja fel.

16. §²¹ (1) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező olyan elektronikus levelet, amelyet az Ikr. 34. § (5) bekezdése alapján érkeztetni kell, ha nem az érkeztetésre, illetve iktatásra jogosulthoz érkezik, haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő munkanapon érkeztetésre át kell adni az IICS-nek.

(2) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező elektronikus levél érkeztetését követően az Ikr. 21. § (2) bekezdése szerint küldendő elektronikus visszaigazolás mintáját a 4. melléklet tartalmazza.

(3) A Hivatal elektronikus levelezőrendszerébe érkező elektronikus levél Ikr. 25. §-a szerinti ellenőrzéséről és a küldőnek az Ikr. 25. § (3) és (5) bekezdése szerinti értesítéséről az III gondoskodik. A feladót nem kell értesíteni, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. A biztonsági kockázat akkor minősül azonos jellegűnek, ha a küldemény ugyanazon tulajdonsága, jellemzője miatt, vagy ugyanazon hatásmechanizmus alapján jelent kockázatot a Hivatal informatikai rendszerére, mint az adott küldőtől származó korábbi küldemény.

17. § (1) Papíralapú küldemény esetén a borítékon vagy más csomagoláson átvételkor érkeztető és iktatóbélyegzőt kell elhelyezni.

(2) Az érkeztető és iktatóbélyegző a „Gazdasági Versenyhivatal” fejléc alatt

(3) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az iratkezelő programban rögzíteni kell, és a borítékon is fel kell tüntetni. A feladónak a megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről történő – az Ikr. 23. §-ában előírt – értesítésére az ügyintéző szervezeti egység köteles.

(4) A küldemény felbontásakor a jelzett mellékletek megléte vagy olvashatósága tekintetében felmerült probléma tényét az iratkezelő programban rögzíteni kell, és az iraton is fel kell tüntetni. A küldőnek – az Ikr. 30. §-ában előírt – értesítésére az ügyintéző szervezeti egység köteles.

(5) A küldemény felbontásakor a borítékot az irathoz kell rögzíteni, és az ügyirat részeként meg kell őrizni.

(6) Ha a boríték több különböző ügyiratba tartozó iratot tartalmaz, az elsőként érkeztetett irat ügyiratában az eredeti borítékot, a többi irat ügyiratában pedig a boríték fénymásolatát kell megőrizni.

(7)²²

18. § (1) A beérkező küldeményt nem kell érkeztetni, ha annak iktatására egyidejűleg sor kerül.

(2) Az érkezés napján várhatóan nem iktatott küldeményeket, valamint az Ikr. 34. § (5) bekezdése alapján érkeztetendő küldeményeket a rendelkezésre álló adatok kitöltésével érkeztetni kell az iratkezelő programban.

(3) Ha az iratot külön érkeztetni kell, a 14. § (2) bekezdése szerinti iratok érkeztetését az ott meghatározott szervezeti egység végzi.

(4) Ha az iratot külön érkeztetni kell, az érkeztetés során az iratkezelő programban az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl fel kell tüntetni

(5) Számla, könyv és üdvözlőlap érkeztetésekor csak az Ikr. 34. § (2) bekezdésében meghatározott adatokat szükséges rögzíteni.

(6)²³ Az elektronikus aláírás érvényességére vonatkozó ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelő programban rögzíteni kell.

19. § (1) Az iratok átvételére, felbontására és érkeztetésére vonatkozó általános szabályokat a tértivevényre nem kell alkalmazni.

(2) A tértivevény átvételekor

(3) A tértivevényt a kapcsolódó irathoz kell csatolni, és az ügyirat részeként, az irattal együtt kell megőrizni.

19/A. §²⁵ A hivatali tárhelyen keresztül beérkezett, a kézbesítéssel kapcsolatos hiteles igazolást és az összefonódás-bejelentés elintézésével kapcsolatos eljárásban keletkezett hiteles igazolást az IICS letölti és elektronikusan a megfelelő alszámhoz csatolja az iratkezelő programban. Ilyen esetben a küldeményazonosítót nem kell külön rögzíteni.

20. §²⁶ (1) Ha a beérkező irat iktatott előzménnyel nem rendelkezik, és annak elintézése nem az iratot a 14. § (2) bekezdése szerint átvevő szervezeti egység feladatkörébe tartozik, akkor az iratot az IICS vezetője az iktatással egyidejűleg szignálásra átadja

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti esetben az elektronikus űrlap a Versenytanács elnöke és a Versenytanácsi Titkárság számára is hozzáférhető.

(3) Az (1) bekezdéstől eltérően, a 14. § (2) bekezdés c) pontja szerinti esetben a címzett kijelöli az ügyintéző szervezeti egységet.

(4) Ha az IICS vezetője az iratról nem tudja megállapítani, hogy annak elintézése melyik szervezeti egység feladatkörébe tartozik, az iratot az iktatást megelőzően az ügyintéző szervezeti egység kijelölése céljából továbbítja az elnöknek.

(5) Ha az átadott irat alapján a szervezeti egység vezetője megállapítja, hogy az ügyintézés nem az ő feladatkörébe tartozik, az iratot visszaadja, illetve átadja az IICS vezetőjének, megjelölve, hogy álláspontja szerint melyik szervezeti egység feladatkörébe tartozik az ügyintézés. Ebben az esetben az IICS vezetője az iktatási adatokat módosítja, és az iratot a megjelölt szervezeti egységnek átadja, vagy a (4) bekezdés szerint jár el.

(6) Az általános elnökhelyettes irányítása alá tartozó szervezeti egységnek átadott kezdőiratról az Elnökhelyettesi Titkárságot is tájékoztatni kell.

21. §²⁷ (1) Az ügyintéző szervezeti egység vezetője kijelöli az eljáró ügyintézőt, és az irat kezelésével kapcsolatban további utasítást adhat. Ha az adott ügy tekintetében jogszabály, az Szmsz. vagy a belső eljárásrend nem határoz meg ügyintézési határidőt, az ügy elintézésére az ügyintéző szervezeti egység vezetője a szignáláskor határidőt határoz meg. Az ügyintéző nevét, az elintézési határidőt, az egyéb kezelési utasítást és a szignálás dátumát a papíralapú iraton rögzíteni kell.

(2) Az ügyintéző kijelölését követően a titkársági munkatárs az iratkezelő programban rögzíti az ügyintézőt, és az irat elektronikus adatainak megküldésével egyidejűleg az ügyiratot továbbítja az ügyintézőnek, valamint az iratkezelésre vonatkozó utasításban meghatározott további személyeknek.

(3) A szignálásra jogosult úgy is rendelkezhet, hogy az iratot valamely személy csak tájékoztatásul kapja. A tájékoztatás címzettje az iratkezelő programban hozzáférést kap az irathoz.

(4) Az eljáró versenytanács tagjainak kijelölését az iratkezelő program erre szolgáló külön funkciójának alkalmazásával kell elvégezni.

22. §²⁸ (1) A Hivatalba érkező iratok érkeztetését és iktatását a 4. § (2) bekezdésétől eltérően

(2) A helyben keletkező és a Hivatalon belüli címzettekkel közölt iratok iktatását a 4. § (2) bekezdésétől eltérően az ügyintéző szervezeti egység végzi.

(3) A kimenő iratok iktatását a 4. § (2) bekezdésétől eltérően

23. §²⁹ Az iratkezelő programban iktatni kell

24. §³⁰ (1) Az iktatószám tartalmazza az iktatókönyv azonosítóját, a perjellel elválasztott, ügyiratot jelölő főszámot, a kötőjellel elválasztott, iratot jelölő alszámot és a főszám perjellel elválasztott iktatási évét.

(2) Az iktatókönyvet év végén le kell zárni úgy, hogy abba sem új főszámmal jelölt ügyiratot, sem már iktatott ügyben keletkezett újabb alszámmal jelölt iratot felvenni nem lehet. A már iktatott ügyben keletkezett új iratot a következő évben új főszámmal jelölt ügyiratba kell iktatni, és az ugyanazon ügyben különböző években iktatott főszámokhoz tartozó iktatólapok kapcsolódását az iratkezelési programban egyértelműen fel kell tüntetni.

(3) A (2) bekezdéstől eltérve, a PB-, P-, B-, ÖB-, VJ-, X-, ENG-, EC- és HR-iktatókönyv esetén az ügyben keletkezett valamennyi iratot a kezdőirat főszámának soron következő alszámára kell iktatni.

25. § (1) Amennyiben a 18. § (4) bekezdése alapján az adatok rögzítésére nem került sor, az iktatás során az iratkezelő programban – az Ikr. 39. § (2) bekezdésében meghatározottakon túl – rögzíteni kell

(2) Az iktatás előtt külön érkeztetett irat iktatása során szükség szerint pótolni, illetve pontosítani kell azokat az adatokat, amelyek az érkeztetés során nem vagy nem megfelelően lettek kitöltve.

(3)³¹ Az iratkezelő programban az elintézés határidejeként – ha a szignálás során eltérő határidőt nem állapítanak meg – az adott ügy tekintetében jogszabályban, az Szmsz.-ben vagy a belső eljárásrendben meghatározott ügyintézési határidőt kell rögzíteni. Az ügyintézési határidő meghosszabbítása esetén az iktatókönyvben a meghosszabbított határidőt kell rögzíteni.

(4) Az iratkezelő programban az ügyirat tárgya megjelölésének tartalmaznia kell

(5) Az ügyirat alszámaira iktatott további iratok esetében a szignálás során meghatározott, az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat nem kell feltüntetni, ha azok megegyeznek a főszámon iktatott iratnál nyilvántartott adatokkal.

26. § (1) Az iktatás során gyűjtőszám alkalmazása nem megengedett, azonos főszámon csak az ugyanazon ügyben keletkezett iratok tarthatók nyilván. A különböző ügyekhez tartozó iratokat külön főszámon kell nyilvántartani abban az esetben is, ha hasonló jellegű, tárgyú iratokról van szó.

(2) Több címzettnek megküldésre kerülő iratok vagy ugyanazon küldőtől származó több irat az iktatókönyvben csak akkor tartható nyilván azonos iktatószámon, ha azok tartalma és az azok kapcsán az iratkezelő programban nyilvántartandó valamennyi adat megegyezik.

(3) Ha egy már iktatott irattal tartalmában minden részletében megegyező irat utóbb más formában is beérkezik, azt az iktatókönyvben a korábban beérkezett irat iktatószámán kell nyilvántartani úgy, hogy az utóbb érkezett azonos irat típusát, beérkezésének időpontját és módját az iratkezelő programban fel kell tüntetni, és – ha a közlés joghatásai csak az utóbbi beérkezett irat formájához kapcsolódnak – az elintézési határidőt megfelelően módosítani kell.

(4)³² Az iktatókönyvi bejegyzések módosítását vagy törlését – a téves iktatás esetét is ideértve – az iratkezelő program eseménynaplózással rögzíti a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek megfelelően.

27. §³³ (1) Ha ez az utasítás eltérően nem rendelkezik, az iktatás során az iratkezelő programban csatolni kell az irat dokumentumképét, illetve – elektronikus irat esetén – az elektronikus iratot.

(2) Az iratkezelő programban biztosítani kell, hogy a csatolt dokumentumképet, illetve elektronikus iratot utóbb ne lehessen megváltoztatni és azt olyan formátumban kell csatolni, amely annak későbbi szerkesztését nem teszi lehetővé. Ez a rendelkezés nem zárja ki azt, hogy az elektronikus iratot a megváltoztathatatlan, illetve utólagos szerkesztést lehetővé nem tévő formátum mellett szerkeszthető formátumban is csatolják az iratkezelő programban.

(3) A kiadmányozott irat dokumentumképeként a hiteles kiadmányról készült elektronikus másolatot kell az iktatólaphoz csatolni.

(4) A személyzeti vagy munkaügyi tárgyú, valamint a költségvetési és gazdasági irat az iktatólaphoz nem csatolható.

28. §³⁴ (1) Az iktatást követően a papír alapon beérkezett iraton elhelyezett érkeztető- és iktatóbélyegzőn vagy az iraton fel kell tüntetni az iktatószámot. A papír alapon kezelt ügyiratot (a kezdőiratot, majd az ügyirat alszámaira iktatott további iratokat) előadói ívben kell elhelyezni.

(2) Az előadói ívben az iratokat az ügyintéző szervezeti egységnek azok beérkezése vagy keletkezése időrendi sorrendjében, – az iktatószámnak megfelelő sorszámon – sorfolytonosan kell elhelyeznie úgy, hogy olvasáskor az időben utoljára keletkezett vagy érkezett irat legyen legelöl a sorban.

29. §³⁵ (1) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó irat (a továbbiakban: alapirat) korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó (bárki által betekinthető) vagy csak meghatározott személyek számára betekinthető korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó iratváltozatát külön-külön, az alapiratétól eltérő alszámon kell iktatni.

(2) Ha az irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, ezt a tényt az iratkezelő programban az egyes iratokhoz kapcsolódóan nyilván kell tartani. Az iratkezelő programban rögzíteni kell továbbá az alábbi adatokat is:

(3) Ha az irat valamely alapirat korlátozottan megismerhető adatot nem vagy csak részben tartalmazó, kivonatolt változata, az adott irat tekintetében az iratkezelő programban nyilván kell tartani az alapiratának iktatószámát is.

(4) A korlátozottan megismerhető adatot tartalmazó belső keletkezésű vagy kimenő irat iktatásakor a titkársági munkatárs az ügyintéző kezelési utasítása alapján beállítja az irat dokumentumképéhez, illetve az elektronikus irathoz való hozzáférési jogosultságokat.

30. § (1) Az Ikr. 53. § (1) bekezdés b) pontja szerinti kiadmányon az „s. k.” jelzés mellett az aláíró nevét és beosztását nyomtatott betűvel kell rögzíteni. A kiadmány hitelesítésére a kiadmányozó személy által kiadmányozott iratokkal összefüggő iratkezelési feladatot ellátó munkatárs jogosult.

(2) Ha a kiadmányozást a helyettesítésre feljogosított személy végzi, akkor az eredeti kiadmányozó neve alatt „h” betűvel köteles ezt a tényt jelölni.

31. § (1)³⁷ A hiteles papír alapú iratról készített papíralapú másolat akkor hiteles, ha a szervezeti egység vezetője vagy az ügyintéző a fénymásolati vagy az eredeti szöveg ismételt betűhű leírásával létrehozott példányt aláírásával, bélyegzőlenyomattal és a másolat készítésének dátumával látja el.

(2) Ha a másolat kiadása illeték ellenében történik, a kiadott másolatra az illeték lerovásának tényét is fel kell vezetni.

32. § (1)³⁸ Kiadmányozáshoz, a papíralapú kiadmány vagy másolat hitelesítéséhez az állami címerrel és sorszámmal ellátott, a kiadmányozó vagy szervezeti egysége használatában lévő bélyegzőt kell használni.

(2)³⁹ A Hivatal bélyegzőinek beszerzését az III intézi. A beszerzett bélyegzőt – nyilvántartásba vételét követően – az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető adja ki használatra.

(3) A bélyegzőket munkaidő után biztonsági zárral ellátott szekrényben kell őrizni.

(4)⁴⁰ Az elavult vagy elhasználódott bélyegzőt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek kell átadni, aki gondoskodik annak megsemmisítéséről.

(5)⁴¹ A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és azok használatára jogosult szervezeti egységekről vagy személyekről, használatuk megváltozásáról, megszüntetéséről és megsemmisítésükről az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető az 5. melléklet szerinti nyilvántartást vezet.

33. § (1) A kiadmányt a kiadmányozó szervezeti egység, az elnök az elnökhelyettesek vagy a főtitkár által kiadmányozott irat esetén a kiadmánytervezetet előkészítő szervezeti egység expediálja.

(2)⁴² Az expediálás során az Ikr. 55. §-ában előírt ellenőrzés keretében szükség szerint javítani, pótolni vagy pótoltatni kell a kimenő iraton az iktatószám, a hivatkozási szám feltüntetését, a címzést, a szükséges aláírások és mellékletek meglétét, valamint a kiadási utasítások végrehajtását. A küldeményt ezt követően borítékolni vagy csomagolni, majd címezni kell, és – a postai szolgáltatásokról szóló törvény szerinti hivatalos iratnak minősülő, postai úton közlendő küldemény esetén – a hivatalos iratok kézbesítésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint ki kell állítani a tértivevényt.

(3) A tértivevényen fel kell tüntetni a küldendő irat iktatószámát, az ügyintéző szervezeti egység rövidítését és az ügyintéző nevét.

(4)⁴³ A papíralapú kiadmány egy példányát el kell helyezni az előadói ívben. Ha az iratban foglalt intézkedéshez külön utasítás szerint a kiadmányozón kívül más személy jóváhagyása is szükséges, a jóváhagyás tényét az előadói ívben maradó kiadmánypéldányon a jóváhagyó dátummal ellátott aláírásával vagy kézjegyével kell jelezni.

(5) Az előadói ívben maradó kiadmánypéldányra „exp.:” jelzést követően fel kell jegyezni a címzettnek továbbítás dátumát.

34. §⁴⁴ (1) A küldemények postázásáról az IICS gondoskodik. A postai úton vagy futárszolgálat útján továbbítandó, délután 14:30 óráig, pénteken 11:30 óráig az IICS részére leadott küldeményeket még aznap át kell adni a postának vagy a futárnak.

(2) A postai úton továbbítandó küldeményt az IICS díjhitelezi (ragszámmal látja el, meghatározza a küldemény díját, elhelyezi rajta a díjhiteles és tértivevény feliratú bélyegzőket).

(3) A postai úton, személyes kézbesítés útján vagy futárszolgálat útján továbbítandó irat esetén a továbbítással, postai küldéssel kapcsolatos adatokat az IICS rögzíti az iratkezelő programban. A kézbesítő útján továbbítandó küldeményeket a kézbesítőkönyvben is nyilván kell tartani, a futárszolgálat útján továbbítandó levelekről futárjegyzéket kell kiállítani.

(4) Az elektronikus levélben továbbítandó küldeményeket az expediálást végző személy továbbítja, a feladatkörhöz kapcsolódóan létrehozott csoportos vagy virtuális levelezési címről.

(5) A (4) bekezdéstől eltérően, az ECN-en és az ECA-n belüli együttműködés keretében elektronikus levélben továbbítandó küldemények továbbítását az ügyintéző szervezeti egység, FAH-nak küldendő küldemények esetén a FAH végzi.

(6) A hirdetményi úton való közlés tényét, a hirdetmény hirdetőtáblán való kifüggesztésének és onnan való levételének napját az iratkezelő programban rögzíteni kell.

(7) Személyes kézbesítésre kivételes esetben, a kiadmányozó indokolt írásbeli megkeresése alapján van lehetőség. A személyes kézbesítést az IICS munkatársa hajtja végre.

35. § (1) Az elintézett ügy ügyiratát (a továbbiakban: elintézett ügyirat) irattári tételszámmal ellátva az ügy elintézésétől számított tizenöt napon belül irattárba kell adni. Az ügyiratot

(2) Átmeneti időre irattárba adható az az ügyirat is, amelynek intézését felfüggesztették.

(3) A 4. § (2) bekezdésétől eltérően az irattározási feladatokat, az irattári nyilvántartások vezetését is ideértve a Központi Irattárnak a versenytanácsi döntéssel befejezett versenyfelügyeleti eljárások iratainak megőrzésére kijelölt külön helyiségébe kerülő iratok tekintetében a Versenytanácsi Titkárság, a Központi Irattár esetében az IICS látja el. Az átmeneti irattárral összefüggő irattározási feladatokat az adott szervezeti egység látja el.

36. § (1) A szervezeti egység minden naptári hónap végén elvégzi az irattári átadások ellenőrzését, s haladéktalanul intézkedik az elintézett, de irattárba még le nem adott ügyiratok irattárba adásáról.

(2) Az irattárba helyezés időpontját az iratkezelő programban az IICS kijelölt munkatársa rögzíti.

37. § (1) Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell kialakítani. Az irattárban az ügyiratokat évek, azon belül tételszámok, a tételszámokon belül pedig az iktatószámok emelkedő sorrendjében kell elhelyezni.

(2) Az irattárban elhelyezett iratokat az irattározási feladatot ellátó titkársági munkatárs rendezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi, az iratállományról nyilvántartást és segédleteket készít, biztosítja az irattár szakszerű használatát, felügyeli az irattári kölcsönzést, közreműködik az irattári selejtezésben és a levéltári átadásban.

(3) A Hivatal munkatársai – visszahozatali kötelezettség mellett – a Központi Irattárból az irattáros, a Központi Irattárnak a versenytanácsi döntéssel befejezett eljárások iratainak megőrzésére kijelölt külön helyiségéből a VT irattáros engedélyével kölcsönözhetnek ügyiratot hivatalos használatra.

(4) Korlátozottan megismerhető irat csak az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének engedélyével, annak számára kölcsönözhető, aki az irat korlátozottan megismerhető adattartalmának megismerésére jogosult.

(5) Az irattárba helyezett iratokról, illetve azok mozgásáról az alábbi nyilvántartásokat (segédleteket) kell vezetni:

38. § (1) Az irattári tervben meghatározott őrzési idő lejártát követően az irattári anyag selejtezhető iratait selejtezni kell.

(2) Az Ikr. 64. § (1) bekezdése szerinti selejtezési bizottság irányítására olyan munkatársat kell kijelölni, aki az iratok tartalmi jelentőségét és selejtezhetőségét érdemben meg tudja ítélni. A bizottságnak minden esetben tagja az IICS egy munkatársa.

(3) Az Ikr. 64. § (2) bekezdése szerinti selejtezési jegyzőkönyv mintáját a 8. melléklet tartalmazza.

(4) A selejtezés időpontját fel kell tüntetni az iratkezelő programban.

(5) Ha a Magyar Nemzeti Levéltár valamely tétel vagy ügyirat selejtezéséhez nem járul hozzá, a visszatartott iratot a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni, és eredeti irattári helyére vissza kell helyezni.

39. §⁴⁷ (1) A nem selejtezhető iratokat tartalmazó elintézett ügyiratok Magyar Nemzeti Levéltárnak történő átadása időpontját az iratkezelés felügyeletét ellátó személy egyezteti a Magyar Nemzeti Levéltárral.

(2) Az ügyirat levéltárba adásakor az iratkezelő programból törölni kell a dokumentumképet.

(3) Elektronikus levéltárba adás esetén az elektronikus átvételi csomagot az IICS készíti elő. Az elektronikus levéltári átvétel módját az IICS vezetője egyezteti a Magyar Nemzeti Levéltárral.

40. § (1) Az ügyintéző szervezeti egység az ezen utasításban meghatározott esetben és időpontban, továbbá az ügyirat irattárba adásakor az adott ügyirathoz tartozó iratok – iktatókönyvbeli nyilvántartással megegyező – listáját tartalmazó iratjegyzéket (a továbbiakban: iratjegyzék) készít, és azt az előadói ívhez csatolja. Az iratjegyzék a következő adatokat tartalmazza:

(2) A (1) bekezdésben foglaltakon kívül az iratjegyzéken az egyes iratokhoz kapcsolódóan fel kell tüntetni a 29. § (2) és (3) bekezdése szerinti adatokat is.

(3) A 12. § (5) bekezdésével is összhangban az iratjegyzék korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazhat.

40/A. §⁴⁸ (1) Az elektronikusan kezelt és megőrzött ügyirat iratjegyzékét elektronikusan kell az ügyirathoz csatolni.

(2) Az elektronikusan kezelt és megőrzött ügyirathoz az irattárba adáskor nem kell külön csatolni az iratjegyzéket, ha az az iratkezelő programban bármikor előállítható és megjeleníthető.

41. § (1) Ha valamely szervezeti egység megszűnik vagy feladatkörét más szervezeti egység veszi át, a megszűnő, illetve feladatokat átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik az átadott feladatkörbe tartozó folyamatban levő ügyek iratainak a feladatkört átvevő szervezeti egység részére tételes jegyzékkel történő átadásáról. A jegyzék a feladatkör átadás-átvételéről felvett jegyzőkönyv mellékletét képezi.

(2) A megszűnő vagy feladatkörét átadó szervezeti egység vezetőjénél és munkatársainál lévő – nem iktatott – iratokat selejtezés előtt meg kell vizsgálni, hogy nem tartalmaznak-e olyan információt, amely maradandó értéket képvisel. A nem selejtezhető iratokat iktatni kell, majd a feladatkört átvevő szervezeti egységnél vagy az irattárban kell elhelyezni.

(3) Ha egy feladatkör megszűnik, a megszűnő feladatkört ellátó szervezeti egység vezetője gondoskodik az iratok selejtezéséről vagy irattárba helyezéséről.

(4)⁴⁹ A hivatali munkakörök átadása-átvétele során a folyamatban lévő ügyek irataival, valamint a munkakörét átadó munkatársnál lévő egyéb iratokkal az átadó munkatárs elszámol a szervezeti egység vezetője, a munkakört átvevő munkatárs, továbbá az irattár felé.

41/A. §⁵⁰ A Hivatal feladatkörének megváltozása esetén a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben és annak végrehajtási rendeletében foglaltaknak megfelelően kell intézkedni a kezelésébe tartozó valamennyi küldemény és ügy iratainak tételes elszámoltatásáról, átadás-átvételéről, további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. Az átadás során az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az ügyiratok utolsó iktatószámát, és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetve átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

42. § (1)⁵¹ A meghallgatás vagy tárgyalás során benyújtott, továbbá a szemle vagy a helyszíni kutatás során birtokba vett iratot, a vizsgáló által feltárt és felhasználásra kerülő egyéb bizonyítékot az eljárási cselekményről készült jegyzőkönyvhöz vagy hivatalos feljegyzéshez kell mellékelni, és az iratkezelő programban ennek megfelelően – darabszámmal – kell feltüntetni. Az ügyiratban az ilyen iratot szintén a jegyzőkönyvhöz, feljegyzéshez mellékelt iratként kell kezelni, a mellékelt iratokat szükség szerint sorszámozni kell, és a későbbiekben (pl. vizsgálati jelentésben) ily módon kell rájuk hivatkozni. A mellékelt irat dokumentumképét szintén csatolni kell az irat iktatólapjához.

(2)⁵²

(3)⁵³ A papíralapú iratok és iratjegyzék Hivatalon kívülre való továbbítása előtt azokról az iratokról, amelyek dokumentumképe az iratkezelő programban nem áll rendelkezésre, papíralapú másolatot kell készíteni, és a másolatokat az eredeti ügyirat előadói ívében az eredeti ügyiratokra vonatkozó szabályok szerint meg kell őrizni.

43. § (1) Iratnak vagy irat meghatározott részének más ügyiratból történő átemelését az eredeti ügyirathoz tartozótól eltérő másik ügyirat irataként iktatott feljegyzés útján kell megtenni úgy, hogy az átemelt iratot vagy iratrészt másolatban a feljegyzéshez mellékelt iratként kell csatolni. Az eredeti irat az eredeti ügyiratban marad. Ha az átemelt irat korlátozottan megismerhető adatot tartalmaz, ezt a tényt a feljegyzésben rögzíteni kell.

(2)⁵⁴ Az (1) bekezdéstől eltérően a nélkülözhetetlen bizonyíték szolgáltatása keretében beérkezett irat versenyfelügyeleti eljárás iratai közé történő átemeléskor az eredeti iratot a versenyfelügyeleti eljárás iratai közé kell helyezni, és a másolati példányt kell az eredeti ügyiratban hagyni.

(3) Az átemelésről szóló információkat, így az átemelés tényét, az eredeti ügyirat főszámát és az átemeléssel érintett iratok iktatószámát, valamint hogy az eredeti vagy a másolati példány átemelésére került e sor, az iratkezelő programban rögzíteni kell.

44. § (1) Az AM- és az X-iktatókönyvbe tartozó iratok kivételével

(2) A P-, illetve a B-iktatókönyvben nyilván kell tartani a panaszos, illetve a bejelentő nevét és címét is, ha az nem azonos a küldő adataival.

45. § (1) Iratjegyzéket kell készíteni

(2) Az elintézett ügyiratot az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

46/A. § (1) Az – X-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – az ÖB iktatókönyvben kell nyilvántartani az összefonódás-bejelentési űrlapot, valamint az összefonódás-bejelentés elintézésével kapcsolatos eljáráshoz kapcsolódó iratokat.

(2) Az ÖB-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus, a papíralapon érkezett vagy küldött iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú.

47. §⁵⁸ (1) A VJ-iktatókönyvben kell nyilvántartani – az AM-, az X- és az ENG-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – a versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódó iratokat, ideértve az eljárásban hozott döntés bírósági felülvizsgálata során keletkező iratokat is.

(2) A versenyfelügyeleti eljárás szétválasztása esetén gondoskodni kell a releváns iratoknak az új ügyiratba történő átadásáról vagy átemeléséről. A leválasztott eljárásra vonatkozóan a szétválasztást megelőzően keletkezett iratokat az új ügyiratban a szétválasztásra vonatkozó, az új ügyiratba átemelt iratokat felsoroló, az új ügyirat kezdőirataként iktatott feljegyzéshez mellékelt iratként kell elhelyezni. Ha a leválasztott eljárásra vonatkozó iratok az eredeti eljárás tekintetében is relevánsak, az eredeti iratot az eredeti ügyiratban kell megtartani, és az új ügyiratban másolatot kell elhelyezni.

(3) A versenyfelügyeleti eljárások egyesítése esetén az érintett eljárások főszámának fenntartása mellett az egyesítést követően keletkező és érkező iratokat valamennyi érintett ügyiratba megfelelően iktatni kell. Az egyesített ügyirat előadói ívén az ügyek főszámát tartalmazó iktatószámok felsorolása után az „egyesített ügyek” megjelölést fel kell tüntetni. Az egyesítés tényét az iratkezelő programban is egyértelműen jelezni kell, és biztosítani kell az egyesítés folytán összetartozó főszámok azonosíthatóságát.

(4) A megismételt versenyfelügyeleti eljárás és az utóvizsgálat iratait új főszámon kell iktatni. A megismételt eljárás, illetve az utóvizsgálat és az alapeljárás ügyiratát szerelni kell, az iktatókönyvben a megismételt eljárás vagy utóvizsgálat főszámánál fel kell tüntetni az alapeljárás ügyiratának főszámát.

(5) Az egyezségi eljárásban tett nyilatkozat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg, az iktatólaphoz a dokumentumképe nem csatolható. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(6) A kutatási másolat, köztes munkamásolat, illetve vizsgálati munkamásolat iktatólaphoz nem csatolható.

(7) Az iktatókönyvben nyilván kell tartani az ügyfél, illetve az eljárás egyéb résztvevőjének nevét és címét, ha az nem azonos a küldő adataival.

48. § Iratjegyzéket kell készíteni

49. §⁵⁹ Az elintézett ügyiratot versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Versenytanácsi Titkárság, vizsgálói megszüntetéssel befejezett eljárás esetén az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

50. §⁶⁰ (1) Az X-iktatókönyvben kell nyilvántartani – kapcsolódó eljárásonként, illetve a helyszíni kutatás előzetes bírósági engedélyezését megalapozó engedékenység iránti kérelmenként külön főszámon – a belső iratokat.

(2) A kezdőirat iktatása során az iratkezelő programban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik panasszal, bejelentéssel, összefonódás-bejelentéssel kapcsolatos vagy mely versenyfelügyeleti eljáráshoz, engedékenységi kérelemhez vagy ágazati vizsgálathoz kapcsolódik, és az iratkezelő programban a P-, B-, ÖB-, VJ-, ENG- vagy AL-iktatókönyv és az X-iktatókönyv főszámához tartozó iktatólapok kapcsolódását egyértelműen fel kell tüntetni.

51. §⁶¹ (1) Az X-iktatókönyvben nyilvántartott iratok előadói ívén fel kell tüntetni a „Korlátozottan megismerhető belső iratok” megjegyzést.

(2) Az iratokat a kapcsolódó eljárás, illetve engedékenységi kérelem ügyiratához tartozó előadói íven belül külön előadói ívben kell elhelyezni. A papíralapú iratok Hivatalon kívülre való továbbítása esetén az X-iktatókönyvben iktatott iratokat az előadói ívvel együtt ki kell emelni a kapcsolódó eljárás ügyiratából.

(3) Iratjegyzéket kell készíteni

52. §⁶² Ha az X-iktatókönyvben nyilvántartott irat vagy annak valamely része az eljárás során bizonyítékként kerül felhasználásra, azt a PB-, P-, B-, ÖB , ENG , AL- vagy VJ-ügyirat részévé kell tenni.

53. §⁶³ (1) Az ENG-ügyirathoz kapcsolódó X-iktatókönyvben iktatott irat, valamint az egyezségi eljárásban tett nyilatkozattal összefüggő, X-iktatókönyvben iktatott irat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg, az iktatólaphoz a dokumentumkép nem csatolható. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(2) Az iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó ágazati vizsgálattal, panasszal vagy bejelentéssel összefüggő eljárás, összefonódás-bejelentés elintézésével kapcsolatos eljárás, versenyfelügyeleti eljárás, illetve engedékenységi kérelemhez kapcsolódó eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Ha nincs ilyen kapcsolódó eljárás, akkor az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár, versenytanácsi döntéssel befejezett eljáráshoz kapcsolódó irat esetében a Központi Irattárnak az erre kijelölt külön helyisége, az elintézett ügyiratot pedig a versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Versenytanácsi Titkárság, egyéb esetben az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

54. §⁶⁴ (1) Az ENG-iktatókönyvben kell nyilvántartani kérelmenként külön főszámon az engedékenységi iratokat.

(2) A kezdőirat iktatása során – ha az ügyben versenyfelügyeleti eljárás indult – az iratkezelő programban fel kell tüntetni, hogy az ügyirat melyik versenyfelügyeleti eljáráshoz kapcsolódik, és a VJ-iktatókönyv és az ENG-iktatókönyv főszámához tartozó iktatólapok kapcsolódását egyértelműen jelezni kell.

55. §⁶⁵ (1) Az ENG-iktatókönyvhöz iktatási jogosultsággal az IICS és a Versenytanácsi Titkárság titkársági munkatársa, olvasási jogosultsággal pedig kizárólag az ügyben eljáró vizsgáló és az eljáró versenytanács tagja férhetnek hozzá.

(2) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratok előadói ívén fel kell tüntetni a „Korlátozottan megismerhető irat, a Tpvt. 78/A. § (2) bekezdés a) pontja szerinti kérelem” megjegyzést.

(3) Az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat a kapcsolódó eljárás ügyiratához tartozó előadói íven belül külön előadói ívben kell elhelyezni.

(4) Iratjegyzéket kell készíteni

56. §⁶⁶ (1) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott irat vagy annak valamely része az eljárás során bizonyítékként kerül felhasználásra, azt az eljáró versenytanácsnak a bírság mellőzése vagy csökkentése iránti kérelem törvényi feltételeknek való megfelelősége tárgyában hozott végzés meghozatalát követően a kapcsolódó VJ-ügyirat részévé kell tenni.

(2) Ha az ENG-iktatókönyvben nyilvántartott iratokat vissza kell szolgáltatni a kérelmezőnek, az iratok visszaszolgáltatásáról feljegyzést kell készíteni, amelyben rögzíteni kell a visszaszolgáltatott iratok iktatószámát.

57. § (1) Az ENG-iktatókönyvben iktatott irat az iratkezelő programban elektronikusan nem jeleníthető meg, az iktatólaphoz a dokumentumkép nem csatolható. Az ilyen iratról másolat csak kivételes esetben az ügyintéző szervezeti egység vezetőjének jóváhagyásával készíthető. Az elkészült másolatokat külön alszámon nyilván kell tartani.

(2)⁶⁷ Az iratok megőrzésének helyére és irattárba adására a kapcsolódó versenyfelügyeleti eljárás ügyirataira vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni. Ha nincs ilyen kapcsolódó eljárás, akkor az iratok megőrzésének helye a Központi Irattár, versenytanácsi döntéssel befejezett eljáráshoz kapcsolódó irat esetében a Központi Irattárnak az erre kijelölt külön helyisége, az elintézett ügyiratot pedig versenytanácsi döntéssel befejezett eljárás esetén a Versenytanácsi Titkárság, egyéb esetben az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

58. §⁶⁸ (1) Az EC-iktatókönyvben kell nyilvántartani – az AM-, az X- és az ENG-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – az ECN, illetve az ECA keretében folytatott együttműködéssel összefüggő iratot.

(2) Az EC-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus, a papíralapon érkezett vagy küldött iratok kezelésének és megőrzésének módja papíralapú.

(3) A 23. § e) pontjától eltérően az ECN-ET rendszerből, illetve az ECN-ügyregiszterből letöltött, az adott rendszerben csak külön egyedi kóddal hozzáférhető elektronikus iratot vagy ilyen iratból származó adatot tartalmazó iratot abban az esetben is iktatni kell, ha az további intézkedést nem igényel.

59. §⁶⁹ (1) A VP-iktatókönyvben kell nyilvántartani – az AM-iktatókönyvbe tartozó irat kivételével – a versenypártolási iratokat, ideértve az ügyirat tárgyát képező intézkedés, jogszabálytervezet és szabályozási koncepció utóéletével kapcsolatos iratokat.

(2) A VP-iktatókönyvbe tartozó iratok kezelésének és megőrzésének módja elektronikus, az előterjesztést megküldő levél kezelésének és megőrzésének módja papíralapú. Az iratkezelő programban valamennyi iratot elektronikus formában csatolni kell az iktatólaphoz.

(3) Az elintézett ügyiratot az Elnökhelyettesi Titkárság adja irattárba.

60. §⁷⁰ A HR-iktatókönyvben kell nyilvántartani a Humánerőforrás és Koordinációs Irodánál keletkezett vagy oda beérkező személyzeti vagy munkaügyi tárgyú iratokat.

62. § (1)⁷² Az AL-iktatókönyvben kell nyilvántartani a más iktatókönyvbe nem tartozó iratokat.

(2)⁷³ Az AL-iktatókönyvben nyilvántartott iratokhoz – az ágazati vizsgálattal, illetve a piacelemzéssel kapcsolatos irat kivételével – az ügyintéző 13. § (1) bekezdése szerinti eltérő rendelkezéséig a korlátozottan megismerhető adatot nem tartalmazó iratokhoz való hozzáférés szabályai szerint lehet hozzáférni. Az ügyintéző az irat beérkezésétől számított három munkanapon belül megvizsgálja az ilyen iratot abból a szempontból, hogy az tartalmaz-e korlátozottan megismerhető adatot, és ennek megfelelően rögzíti, illetve módosítja az iratkezelő programban a 29. § (2) és (3) bekezdésében meghatározott adatokat.

(3) Az elintézett ügyiratot az ügyintéző szervezeti egység adja irattárba.

63. § (1)⁷⁴ Az AM-iktatókönyvben nyilvántartandó, panasszal, illetve bejelentéssel kapcsolatos eljárásra vagy versenyfelügyeleti eljárásra vonatkozó előzmény ügyirat esetében az AM-iktatókönyvben fel kell tüntetni az előzmény ügyiratnak a korábban használt iktatókönyv szerinti főszámát, az előzménynél pedig a korábban használt iktatókönyvben utóiratként fel kell tüntetni az AM-iktatókönyv szerinti új főszámot.

(2) Az AM-iktatókönyvet addig kell alkalmazni, amíg az elektronikus iktatás 2006. január 1-jei bevezetésének időpontjában folyamatban lévő, iktatott előzménnyel rendelkező ügyek le nem zárulnak.

(3) Az AM-iktatókönyvben nyilvántartandó iratok iktatására, kezelésére, megőrzésére és irattárba adására – ügytípustól függően – a 44–62. §-ban foglalt rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni.

64. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdésben meghatározott kivételekkel – 2015. március 1-jén lép hatályba.

(2) A 19. § (2) bekezdés b) pont bb) alpontja 2015. április 1-jén lép hatályba.

65. § (1) Az iratkezelő programban az e szabályzat hatálybalépését megelőzően iktatott iratok esetén a dokumentumképhez, illetve az elektronikus irathoz a hozzáférési jogosultságokat úgy kell beállítani, illetve módosítani, hogy az irat tartalma nem hozzáférhető; a hozzáférést az III vezetője egyedi kérelem alapján biztosítja a 12. § (1) bekezdésében meghatározott személyeknek.

(2)⁷⁵ A Nova iratkezelő program teljeskörű bevezetéséig terjedő időszakban a Nova iratkezelő program bevezetésével összefüggésben felmerülő, az iratkezelő programok 1a. melléklet szerinti alkalmazásához kapcsolódó kérdésekben az IICS vezetője által írásban adott szakmai iránymutatás szerint kell eljárni. A szakmai iránymutatásban a jelen utasítás rendelkezéseivel összhangban álló, de szükség esetén azt kiegészítő további iratkezelési feladatokat is meg lehet határozni.

(3)⁷⁶ A P- és B-iktatókönyvek bevezetéséig az ezen iktatókönyvbe tartozó iratokat az iratkezelési szabályzat 2018. december 31-én hatályos rendelkezései szerint a PB iktatókönyvben kell kezelni.