nyomtatás  nagyítás kicsinyítés 
Betöltés...
13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás
a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról
2017-11-10
infinity
4
Jogszabály

13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás

a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról

A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 6. § (1) bekezdésében, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységei és járási, illetve a fővárosban fővárosi kerületi hivatalai (a továbbiakban együtt: járási hivatal) (a továbbiakban együtt: Kormányhivatal) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.

3. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok vezetői az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kötelesek gondoskodni az iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, a Szabályzatban nem rendezett kérdésekre vonatkozó rendelkezésekkel kiegészített egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről és kiadásáról az illetékes közlevéltárral egyetértésben. Az utasítás a Szabályzatban nem szabályozott kérdésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazhat azzal, hogy a Szabályzat rendelkezéseivel ellentétes szabályokat nem állapíthat meg.

4. § A Kormányhivatalok ingatlanügyi, telekalakítási és mezőgazdasági igazgatási szakmai feladataival összefüggő iratkezelésére vonatkozó különös szabályait és az irattári tervet a Kormányhivatalok ingatlanügyi, telekalakítási és mezőgazdasági igazgatási szakmai feladatai irányításáért felelős miniszter normatív utasítással határozza meg. A Szabályzatot a szakmai irányításért felelős miniszter által kiadott iratkezelési utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

5. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)1

1. melléklet a 13/2015. (VI. 8.) MvM utasításhoz

A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja, alapelvei

1. § (1)2 A Szabályzat célja a Kormányhivatal iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzésének, rendszerezésének, segédletekkel történő ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba adásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok épségben megőrizhetőek, visszakereshetőek legyenek, útjuk nyomon követhető és hollétük pontosan megállapítható legyen.

(2) A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó irattári terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) Az iratkezelés alapelvei:

a) a visszakereshetőség elvének érvényesítése útján az irat helye minden iratkezelési fázisban pontosan meghatározható legyen,

b) az ellenőrizhetőség elvét betartva az iratkezelés folyamata ellenőrizhető és ellenőrzött legyen,

c) a zárt rendszer elve alapján a teljes iratkezelési folyamat a teljes körű nyilvántartási rendszer kialakítása útján következetesen és pontosan dokumentált legyen,

d) az egységesség elve alapján az iratkezelési szintek, a szintekhez tartozó iratkezelők kijelölésével pontosan definiáltak legyenek,

e) az adatbiztonság elve alapján a személyes adatok, az üzleti és hivatali titok védelmének és az adatkezelés rendjének megfelelő biztonsági feltételek megteremtése érdekében a folyamatban lévő ügyintézés során gondoskodni kell az irat tartalmának az annak megismerésére és kezelésére jogosultak körében maradásáról, a napi ügyintézés befejeztével az irat biztonságos elzárásáról.

2. A Szabályzat hatálya

2. § (1)3 Tárgyi hatály: A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kormányhivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, függetlenül az iratok formátumától. A Szabályzat nem terjed ki a minősített adatokat tartalmazó iratokra. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok vonatkoznak.

(2)4 Személyi hatály: A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a kormánymegbízottra, a főigazgatóra, az igazgatóra, a Kormányhivatallal állami szolgálati, valamint egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyre.

(3) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

3. A Szabályzat jogszabályi alapjai

3. §5 A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.),

c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

e) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.),

f)6 az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet),

g)7 az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

h)8 a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet.

i)9

4. Értelmező rendelkezések

4. § A Szabályzat alkalmazása során a 3. §-ban felsorolt jogszabályokban meghatározott fogalmak értelmező rendelkezései is irányadóak az alábbiakon kívül:

1. aláíró: az a természetes személy (elektronikus aláírás esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokoló személy), aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

3. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

4. elektronikus levél: számítógépes hálózaton keresztül egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

5. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

6. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

7. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratként kell-e kezelni, és kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

8. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

9. főszám-alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani,

10. gyarapodási és fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amely – az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartása és hatáskörváltozás révén – a központi irattár anyaga gyarapodásának, illetve fogyásának legfontosabb adatait rögzíti,

11. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a Kormányhivatal hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

12. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a Kormányhivatal szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a Kormányhivatal hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

13. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

14. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint mely adatokon, a részére meghatározott szerepkörnek megfelelő funkcionális jogosultsággal milyen műveleteket végezhet,

15. iratjegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

16. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését az ügyintézés lezárása után végzi,

17. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

18. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyása, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről,

19. kiadmányozó: a szerv vagy szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

20. mintavétel: selejtezéskor vagy levéltári irat értékelése során levéltári átadásra történő kijelölés,

21. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

22. osztott iktatás: olyan iktatási rendszer, amelyben a szerv szervezeti egységei vagy szervezeti egységeinek meghatározott csoportja különálló iktatókönyvben iktat,

23.10 önálló szervezeti egység: a főosztályok, a főosztály jogállású Kormánymegbízotti Kabinet, a kirendeltségként működő járási hivatalok, a megyeszékhelyen működő járási hivatalok és a kijelölt fővárosi kerületek főosztályai, valamint az önálló osztályok,

24. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

25. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

26. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

27. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

28. ügyfélkapu: a természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

29. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

30. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategysége,

31.11 ügyirattérkép: az iratok mozgásának nyomon követése érdekében az iratkezelési szoftvernek az elektronikus és fizikai iratok, ügyiratok helyére és mozgásaira vonatkozó információk figyelemmel kísérése és nyilvántartása érdekében alkalmazott funkció,

32. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

33. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

II. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI KÖRÖK ÉS AZ IRATKEZELÉS MÓDJA

5. Az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi körök és a kapcsolódó feladatok

5. § (1) A kormánymegbízott felelős a Kormányhivatal szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében felelős:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b)12 a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres, évente legalább egy alkalommal történő dokumentált ellenőrzéséért,

c) az esetleges szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) az ellenőrzés tapasztalatainak és a kapcsolódó intézkedések dokumentálásáért,

e) szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

f) az iratkezelést végző(k) vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, valamint az iratkezelési szoftver felhasználói szintű oktatásának biztosításáért,

g) a küldemények dokumentált átvételéért, kezeléséért, a Kormányhivatalban keletkező küldemények kézbesítéséért,

h) az illetékes levéltárral történő együttműködésért,

i) a bélyegzők nyilvántartásáért,

j) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért,

k) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő iratkezelési szoftver alkalmazásáért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

l) az iratanyagnak az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott rend szerinti szabályos selejtezéséért,

m) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért,

n) az irattári tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,

o) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címlistáknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési adatbiztonsági követelményekért és azok betartatásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

p) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért.

(2)13 Az iratkezelés irányítását a kormánymegbízott által átruházott hatáskörben a közvetlenül vezetett szervezeti egységek vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a járási hivatalvezető útján látja el (a továbbiakban együtt: az iratkezelés irányításáért felelős vezető). A fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak alapján az iratkezelés felügyeletéért felelős önálló szervezeti egység vezetőjének közreműködésével (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az informatikai vezető – az iratkezelési szoftver vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy foglalkoztatottak csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről. A vonatkozó utasításokat a szakterületnek megfelelő belső szabályzatban szükséges meghatározni.

6. §14 (1) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek:

a) évente dokumentáltan ellenőrizni a Szabályzat előírásainak végrehajtását,

b) az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe foglalni,

c) intézkedni az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére,

d) a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálni,

e)15 a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek megküldeni.

f) az irányításuk alá tartozó ügyintézők iratokkal való elszámolását ellenőrizni.

(2) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott ellenőrzésre vonatkozó szabályozást az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni.

7. §16 (1) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai a papíralapú és az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

a) döntés az előzményiratok szereléséről,

b) a Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása,

d) egyéb kezelési feljegyzések, utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezetői utasítás szerinti használata.

(2) Ügykezelővel nem rendelkező szervezeti egység ügyintézőjének iratkezeléssel összefüggő felelősségére és feladataira a 8. §-ban foglaltak is irányadók.

8. §17 Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezetői utasítás szerinti használata.

6. Az iratkezelés módja

9. § (1)18 A Kormányhivatal az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

(2) A szakrendszeri ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával ellátott iratkezelési feladatokat és az ezzel összefüggő eljárást az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szükséges meghatározni.

(3)19 Az építésügyi hatóság az iratkezelési feladatait az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló kormányrendelet szabályainak megfelelően elektronikus ügyintézés útján végzi. Az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszerrel (a továbbiakban: ÉTDR) támogatott iratkezelési feladatokat a 4. függelékben meghatározottak szerint kell végrehajtani.

(4)20 a Magyar Államkincstárról szóló kormányrendeletnek megfelelően a Magyar Államkincstár látja el:

a) a nyugdíjbiztosítási feladatok nyugdíj-megállapítási, nyugdíjfolyósítási és adategyeztetési eljárásaiban keletkezett küldeményeinek érkeztetésével és kézbesítésével, valamint a nyugdíjbiztosítási feladatok végrehajtása során keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, iktatásával és kézbesítésével, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,

b) a családtámogatási ellátásokkal, a fogyatékossági támogatással és a vakok személyi járadékával kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,

c) a bányászati keresetkiegészítéssel és a nagycsaládos gázdíjkedvezménnyel kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével

kapcsolatos feladatokat.

(5)21 Jelen Szabályzatot az Európai Mezőgazdasági Garancia Alapból finanszírozott támogatási és kifizetési kérelmekkel, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból finanszírozott, illetve a Nemzeti Vidékfejlesztési Terv alapján meghirdetett intézkedésekkel kapcsolatos egyes kérelemkezelési (beleértve a kedvezményezettek azonosításával kapcsolatos ügyfélnyilvántartási), valamint az intézkedésekkel összefüggő helyszíni vizsgálatokkal kapcsolatos egyes ellenőrzési feladatok ellátása tekintetében a Magyar Államkincstár hatályos iratkezelési szabályzatában foglalt rendelkezések alapján kiadott iratkezelési és irattározási utasításban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

(6)22 Az agrár- és vidékfejlesztés támogatási feladatok további speciális – akkreditációs eljárás által megkövetelt – iratkezelési szabályait az egyedi iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

(7)23 Az úszólétesítmények lajstromozásával és az üzemképességük vizsgálatával és tanúsításával kapcsolatban keletkezett iratokat a hajózási hatóság az egyes úszólétesítmények egyedi iratgyűjtőiben őrzi. Az úszólétesítmények jóváhagyott terveit a hajózási hatóság lajstromozást és üzemképességet igazoló iratoktól elkülönítetten, tervtárban tárolja.

7. Az irattári tételek kialakítása

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a Kormányhivatal ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, azonos levéltári megőrzést igénylő, nem selejtezhető vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz.

(2) Külön irattári tételek kialakítása iratfajta alapján történhet

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni.

(3) Az irattári tételek kialakítása során meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azokat is, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni és azokat, amelyek megőrzéséről a Kormányhivatal – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát külön meg kell jelölni. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

8. Az irattári terv szerkezete és rendszere

11. § (1) A Szabályzat függeléke tartalmazza az irattári tervet, amelynek szerkezete és rendszere a megnevezéssel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Kormányhivatal ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerül kialakításra.

(2)24 Az irattári terv általános és különös részből áll, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe a szakfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A megnevezéssel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő jellel (irattári tételszámmal) kell ellátni.

9. Iratkezelési segédletek

12. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek használatának célja, hogy a Kormányhivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

b) érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

c) iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),

d) kézbesítőkönyv, előadói munkanapló vagy kézbesítő ív,

e) előadói ív,

f) kölcsönzési napló (az irattárból kikért iratok nyilvántartására),

g) iratpótló lap,

h) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos bélyegzők nyilvántartására),

i)25 fogyatéki és gyarapodási napló (az irattári anyag kezelésének dokumentálására).

(3)26 Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység gondoskodik.

(4)27 Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni – a (2) bekezdés e) és g) pontjában foglaltak kivételével – az iratkezelési segédleteket. A központi főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység, a szervezeti főnyilvántartó könyvet a szervezeti egység vezeti, amelyet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, annak betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni. Valamennyi főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a szervezeti főnyilvántartó könyvek szabályszerű használatát évente egy alkalommal dokumentáltan ellenőrzi.

(5)28 Minden papír alapon vezetett iratkezelési segédletet hitelesíteni kell. Ennek keretében – ha nincs lapszámozva – lapjait sorszámozni kell, a borító belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv .............. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...... év .................... hó ... nap, Lezárva: 20...... év .................... hó ... nap”, amelyet mind a megnyitás, mind a lezárás során az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető aláírásával és a az iratkezelésért felelős szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.

(6) Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését a segédletre rávezeti.

(7)29 Ha a papír alapon vezetett iratkezelési segédletet a Kormányhivatal maga állítja elő, azt a hitelesítést és megnyitást megelőzően olyan módon szükséges összefűzni, hogy a lapok eltávolítása vagy kicserélése elleni védelem biztosított legyen.

10. Az előadói ív

13. § (1) Az üggyel, a szignálással, az ügyintézéssel, a kiadmányozással és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz az előadói ív, amely:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, szerelésének, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügy intézéséért felelős munkájának adminisztrálására, vezetői, illetve kezelési és kézbesítési utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására

szolgál.

(2) Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit.

(3) Az ügyiratot az előadói ívvel együtt kell kezelni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát (iktatószámot).

(4) A további eljárás alapjául szolgáló telefonos vagy szóban kapott információt az ügyiratra vagy az előadói ívre fel kell jegyezni a forrás és időpont megjelölésével, melyet az ügyintéző aláírásával is el kell látni.

(5) Elektronikus iratok kezelése esetén az iratkezelési szoftverből a tárolt elektronikus iratok kísérő információinak (előadói ív) lekérdezhetőségét biztosítani kell.

III. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

11. Az iratok rendszerezése

14. § (1)30 A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az egy ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. Az ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus iratkezelést támogató alkalmazásnak kell biztosítania.

(2) A Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyirat intézéséért felelős személy irattári tételekbe sorolja, és irattári tételszámmal látja el.

(3) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.

(4)31 Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőnek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyeznie.

12. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

15. § (1)32 A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat – az e célra rendszeresített – tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban, az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén – átmenetileg – papíralapú iktatókönyvben kell nyilvántartani.

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.

16. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

13. Az iratok védelme

17. § (1) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

(2) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(3) Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.

(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő) ellen védeni.

14. Hozzáférés az iratokhoz

18. § (1)33 A Kormányhivatal ügyintézői, ügykezelői, munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyekre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Kormányhivatal ügyintézői, ügykezelői, munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, minden lehetséges eszközzel kizárva annak a lehetőségét, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy megismerhesse. Az ehhez kapcsolódó részletes eljárásrendről az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szükséges rendelkezni.

19. § Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.

20. § (1) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Kormányhivatal megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok figyelembevételével kell biztosítani.

(2) A döntés-előkészítéssel összefüggő „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv. 27. §-ában foglaltak az irányadók.

(3) A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(4) A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(5) A döntés-előkészítő, „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a kormánymegbízott vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Kormányhivatalon kívüli szerv által létrehozott „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.

(6)34 A „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratot, iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni. Ezen ügyiratokat a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységek esetében a kormánymegbízott, a járási hivatalok esetében a járási hivatalvezető által kijelölt hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik a Szabályzat előírásai szerint.

(7) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon az iratborítón, a kölcsönzési naplóban, valamint az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

(8)35 A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek a Korm. rendeletnek megfelelően biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással történő ellátását.

15. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

21. § (1)36 A kormánymegbízott által kijelölt önálló szervezeti egységek együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért.

(2) A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.

(3) A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

(4)37 Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolására és kezelésére vonatkozó részletszabályokat a Kormányhivatal belső szabályzatában kell meghatározni.

(5) Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően az iratkezelési szoftvert működtető feladata.

(6)38 A beállítást végző a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését igazolja. Az igazolások nyilvántartásának helyét, formáját a Kormányhivatal belső szabályzatában kell rögzíteni.

(7)39 Az önálló szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.

(8) Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztető, szignáló, iktatást végző, ügyintéző, kiadmányozó, irattáros, lekérdező, rendszergazda) rendelkezhet,

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint mely adatok esetében élhet a megadott funkciókkal, illetőleg a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(9)40 A szervezeti egységtől távozó felhasználó hozzáférési jogosultságát a kilépés vagy áthelyezés alkalmával az iratokkal történő elszámoltatást követően az iratkezelési szoftverben törölni kell.

(10)41 A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos önálló szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott önálló szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi (pl. személyügyi, belső ellenőrzési, integritás ügyiratok kezelése).

(11)42 Az iratkezelési szoftver alkalmazásgazdai feladatainak ellátásáról az egyedi Iratkezelési Szabályzatban vagy más belső szabályzatban kell rendelkezni. Más szabályzatban történő rendelkezés esetén ennek tényét az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szerepeltetni kell.

IV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

16. A küldemények átvétele

22. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, valamint informatikai telekommunikációs eszköz útján érkezhet a Kormányhivatalhoz.

(2) Az érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja, és az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

c)43 munkaidőn kívül érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

d) telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

f)44 ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a browser-es felületen keresztül kell letölteni,

g) a Hivatali Kapun érkezett küldeményeket, valamint az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy veszi át,

h) elektronikus közhiteles nyilvántartási rendszeren keresztül érkező beadványokat az átvételére feljogosított személy veszi át,

i) a kormányablakokhoz, ügysegédekhez személyes benyújtás útján érkező iratokról minden esetben átvételi elismervényt kell kiállítani, amely tartalmazza:

ia) az iratot benyújtó ügyfél nevét, lakcímét,

ib) az ügyirat iktatószámát, érkeztetési azonosítóját,

ic) az átvétel dátumát,

id) a beadvány tárgyát és címzettjét,

ie) a csatolt mellékletek listáját, azok „eredeti”, illetve „másolat” jellegét,

if) a figyelemfelhívást, hogy az irat benyújtásához, érkeztetéséhez kapcsolódó joghatások az iratoknak az illetékes és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez történő érkezését követően állnak be,

ig) az ügyfél és az ügyintéző aláírását,

ih)45 a járási hivatal körbélyegzőjét.

(3) A szervezeti postafiókba beérkező elektronikus iratra elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

(4) A küldemény kormányhivatali átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a postafiók kezelésével megbízott személy,

d)46 az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkezett küldeményeket az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott, arra feljogosított személy,

e) hivatali munkaidőn kívül az erre kijelölt személy,

f) telefaxon érkezett küldemények esetén az erre kijelölt személy.

(5) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel egyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására is jogosult.

(6) Az átvevő a kézbesítő okmányon nevével, aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével köteles az átvételt elismerni. Az „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén köteles gondoskodni a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtják be, kérésre az átvétel tényét átvételi elismervénnyel vagy az irat másodpéldányán dátummal, névvel és aláírással kell igazolni.

(7) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

(8) Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az észlelhetően biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a Kormányhivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy

c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

(9) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó irat az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

(10) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek vagy személynek érkeztetésre és további intézkedés céljából átadni.

(11) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(12) A gyors elintézést igénylő, „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. Az átvevőnek az érkező küldeményeket dokumentáltan kell továbbítania az illetékes szervezeti egység(ek)hez.

(13) A Kormányhivatal hivatalos helyiségein kívül iratot átvenni nem lehet, kivéve a hivatalos személy hivatalos helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során.

(14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

(15) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

(16)47 Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

(17) Elektronikus úton érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését el kell végezni.

(18) A küldemények átvételénél a Kormányhivatalban érvényben lévő biztonsági előírásokat (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, gyanús küldemények kezelése, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés) is érvényesíteni kell.

(19) A Kormányhivatal – az R. 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott küldemények kivételével – gondoskodik a hozzá közvetlenül benyújtott papíralapú irat elektronikus irattá alakításáról és a létrehozott elektronikus irat további egységes, az iratkezelési szoftverben történő kezeléséről.

17. A küldemények felbontása

23. § (1)48 A Kormányhivatal – az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében történő érkeztetés kivételével – az érkeztetést és felbontást

a) az e feladattal megbízott ügykezelő vagy ügyintéző útján vagy

b) a Korm. rendeletben meghatározott szolgáltatás igénybevételével

látja el.

(2) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

(3) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte,

c) a közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagait,

d)49

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés vagy iktatás céljából soron kívül köteles eljuttatni az érkeztető vagy iktatóhelyhez.

(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel, ügyféllel soron kívül tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(6) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozza az ügyintézést, a szükséges intézkedést az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(7)50 Ha a küldemény felnyitásának korlátozása a borítékról egyértelműen nem állapítható meg, és ez a felbontás után derül ki, az ügykezelőnek a bontás után a borítékot vissza kell ragasztania, és fel kell tüntetnie a bontás tényét, a nevét és az aláírását. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott borítékot újra le kell zárni, amelyre a felbontó nevét, elérhetőségét rá kell vezetni, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.

(8)51 A közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok anyagainak téves felbontására a 23. § (7) bekezdésében foglaltakon túl a közbeszerzésekről szóló törvény és kapcsolódó végrehajtási rendeleteinek előírásait, valamint a pályázatok benyújtására vonatkozó külön jogszabályi rendelkezéseket is alkalmazni kell.

(9)52 Ha megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták, és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, az ügyben eljáró ügyintéző – ennek a ténynek az iratra történő feljegyzésével egyidejűleg – elvégezheti az illetékbélyeg küldeményre történő felragasztását és értéktelenítését.

(10) Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel kell használni. Amennyiben leveléhez – válaszadás céljára – bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni.

(11)53 Amennyiben a borítékban egy vagy több irat van, és megállapítható, hogy azok különböző önálló szervezeti egységek ügyintézését igénylik, abban az esetben az eredeti és az eredetivel azonos tartalmú másolati példányokat az illetékességgel és hatáskörrel bíró önálló szervezeti egységhez kell továbbítani önálló ügyintézés végett.

(12) A Kormányhivatalhoz érkező küldemények felbontása során az előzőeken túl az egyedi Iratkezelési Szabályzatban és a feladattal megbízott ügykezelő munkaköri leírásában foglaltak szerint kell eljárni.

18. A küldemények érkeztetése

24. § (1)54 Minden (papíralapú vagy elektronikus) beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – a 22. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben legkésőbb a következő munkanapon – érkeztetni kell. Az elektronikusan beérkezett küldemény esetében ezzel egyidejűleg gondoskodni kell az érkezés visszaigazolásának megküldéséről. Ha iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztetést végző iratkezelési egységnek az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.

(2)55 Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni. Kormányhivatal elektronikus postafiókját (postafiókjait) az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kijelölt önálló szervezeti egység működteti.

(3)56 Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – érkeztetőkönyvben történik.

a) A Kormányhivatal által képzett érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő és folyamatosan eggyel növekvő egyedi sorszám per évszám adategyüttesből áll (pl. 1/2013). Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az érkeztetési azonosító tetszőlegesen bővíthető – a sorszám per évszám adategyüttest megelőzően – a beérkezés helyére utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval. Az azonosítókat az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzata határozza meg.

b) Az a) pontban foglaltaktól eltérően az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben az érkeztetési azonosítót a következő szerkezetnek megfelelően kell képezni: „E” (az érkeztetési azonosító megkülönböztető betűjele), érkeztetési hely azonosító (betű, szám), érkeztetési azonosító/évszám (arab szám). Az érkeztetési hely azonosítókat a 2. függelék tartalmazza.

(4) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Ebben az esetben az iktatást végzőnek kell az érkeztetés adatait az iratra felvezetnie.

(5) Nem kell érkeztetni, ha az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg történik.

(6) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni az érkeztetés során.

(7) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban az átvétel tényleges időpontját kell rögzíteni.

(8) Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztetőbélyegző lenyomatának a borítékon, iraton való elhelyezésével, rovatainak (beérkezés időpontja, érkeztetési azonosító, melléklet) kitöltésével történik.

(9) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az érkeztető szerv megnevezését,

b) a beérkezés időpontját,

c)57 az érkeztetési azonosítót,

d) az irat mellékleteinek számát.

(9a)58 Összevont érkeztető-iktató bélyegző alkalmazása esetén a bélyegző lenyomat tartalmazza:

a) az érkeztető és az iktató szerv megnevezésének,

b) a beérkezés időpontjának,

c) az érkeztetési azonosítónak,

d) az irat mellékletei számának,

e) az irat iktatószámának, valamint

f) az ügyintéző nevének és szervezeti egységének

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(10) Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám),

d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám,

e) az eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),

f)59 a Kormányhivatalon belül megjelölt önálló szervezeti egység,

g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető küldemények esetében a folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító.

(11) Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben az elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Kormányhivatal által használt formátumokról. Az értesítést nem kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a fentebb említett módon, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

(12) Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

(13) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának megállapítása papíralapú irat esetében a boríték csatolásával biztosítható, elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(14) Az érkeztető rendszeren keresztül megküldött elektronikus irat az ügyintézési határidő számítása szempontjából a címzetthez történő megérkezéskor minősül beérkezettnek.

(15) Az egy küldeményben érkező, de különböző ügyekhez tartozó iratokat külön kell érkeztetési azonosítóval ellátni és az érkeztetési nyilvántartásba bevezetni.

(16) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az elektronikus archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

19. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

25. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi iktatott ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét az iktatókönyvekben rögzíteni kell úgy, hogy az előirat iktatószámát az utóiratnál, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát szükséges megjeleníteni. A szerelést papíralapú ügyirat esetében az előadói íven jelölni kell. Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven és az iktatókönyvben kell feltüntetni.

(2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot átmenetileg csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

20. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

26. § (1) Az iktatást megelőzően az érkezett iratot az ügyintéző vagy szervezeti egység kijelölése érdekében a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek be kell mutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

(2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, azt az érkeztetési azonosítóval kell továbbítani. Az iktatás az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet, ettől eltérő esetben az egyedi Iratkezelési Szabályzat előírása szerinti módon.

(3) Az irat előzményére utaló hivatkozási szám alapján előszignálás, tárgyának, tartalmának megjelölésével – különösen az iratkezelési szoftver által biztosított formában – és automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül az eljáró szervezeti egység, illetve az ügyintéző részére kell továbbítani az iratot, amely, illetve aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető az elő- és automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

(4)60 Az iratot az önálló szervezeti egység vezetőjének szignálása nélkül a Kormányhivatal ügyrendjében kijelölt azon ügyintézőhöz lehet továbbítani, aki jogosult az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Ha a Kormányhivatalban automatikus szignálást is alkalmaznak, az egyedi Iratkezelési Szabályzatban az előszignálási jegyzéket és az iratkezelési szoftver által biztosított automatikus szignálás rendjét is meg kell határozni.

(5)61 Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli az ügyintézőt vagy szervezeti egységet,

b) a kijelölt ügyintéző távolléte esetén kijelöli az ügyben eljáró helyettesítő ügyintézőt,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és aláírja,

d) idegen nyelvű irat esetén gondoskodik a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészíttetéséről.

Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára kijelölt – ügyintéző vagy a szervezeti egység vezetője felelős.

(6)62 Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például öntapadós lap, rátűzött cédula, ceruzával írt feljegyzés) tilos.

V. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

21. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

27. § (1) Nem kell iktatni, vagy külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a könyveket, tananyagokat,

b) a meghívókat,

c) a közlönyöket,

d) a számviteli bizonylatokat, szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatokat és nyomtatványokat,

e) a munkaügyi nyilvántartásokat,

f) a bérszámfejtési iratokat,

g) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

i) a visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus visszaigazolásokat és a 24. § (12) bekezdésében foglalt értesítést,

j) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

(2) Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az iratkezelési szoftverben „nem iktatandó”-ra kell állítani.

(3) Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) az üdvözlőlapokat,

b) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

c) a sajtótermékeket,

d) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.

22. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

28. § (1)63 A Kormányhivatalnál az iktatás az e célra rendszeresített, évente megnyitott, tanúsított iratkezelési szoftver által biztosított iktatókönyvben történik. Az iktatás – a kormánymegbízott átruházott hatáskörében – az iratkezelés irányításáért felelős vezető által meghatározott iktatóhelyeken történik. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik a tárgyévi iktatókönyvek megnyitásáról. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

(2) Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban – amennyiben az adat rendelkezésre áll – kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c)64 a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

d) a küldő azonosító adatait,

e) a címzett azonosító adatait,

f) a hivatkozási számot (idegen szám),

g) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

h) az ügyintézésért felelős szervezeti egység megnevezését,

i) az ügyintéző nevét,

j) az irat tárgyát,

k) az elő- és utóiratok iktatószámát,

l) a kezelési feljegyzéseket,

m) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

n) az expediálás módját, időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezés tényét és időpontját,

q) az adathordozó típusát, fajtáját (papíralapú, elektronikus).

(3)65 Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztetési nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – ha az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerinti elektronikus archivált változatát. Az elektronikus dokumentumok külön adathordozóra történő mentését és a későbbi olvashatóságát biztosítani kell. E feladatok elvégzéséről az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik. Biztosítani kell – figyelemmel a 29. §-ban foglalt kivételre –, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

(4) A biztonsági másolatot az informatikai szakterületen kell tárolni, és biztosítani kell az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések maradéktalan érvényesülését.

(5) Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.

(6)66 Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről, a biztonsági másolat őrzéséről a Kormányhivatal vonatkozó szabályzatában meghatározottak szerint kell gondoskodni.

(7) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – szükséges elektronikusan archiválni. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni a központi irattárnak. Az adathordozó felületén végleges módon rögzítik az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és az elektronikus archiválásért felelős nevét.

29. § (1) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének vezetése és zárása kivételt képez a 28. § (3) bekezdésben foglaltak alól. A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. Az egy főszámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelésre vonatkozó, a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell meghatározni.

(2) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének a zárás részeként elkészített, elektronikusan archivált változata az adott és az előző években iktatott és kizárólag a zárás évében lezárt ügyiratok listáját tartalmazza.

(3)67 A természetes személyek adósságrendezésével kapcsolatosan a Kormányhivataloknál keletkező iratokat a Kormányhivatalok iktatórendszerében egy önálló iktatókönyvben (Családi Csődvédelem néven) kell iktatni.

23. Az iktatószám

30. § (1) Az egy adategyüttesként kezelendő iktatószámot az alábbi szerkezetnek megfelelően kell képezni: iktatóhely azonosító (betű és szám), iktatókönyv azonosító (szám, betű vagy ezek kombinációja), főszám-alszám/évszám (arab szám). A főszám és alszám az elektronikus iktatórendszer által automatikusan képzett, folyamatos sorszám, az évszám az aktuális év négy számjegye.

(2) Az iktatószámban szereplő iktatóhely azonosító adatait a 2. függelék tartalmazza. Az iktatószámban szereplő iktatókönyv azonosító meghatározásáért, azok nyilvántartásáért az iratkezelés felügyeletért felelős vezető a felelős. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat és a hozzá tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendben az elektronikus iktatórendszer generálja.

(4)68 Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, és egy főszámon csak az egy ügyben keletkezett iratokat lehet nyilvántartani.

(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

(6) A (4) és (5) bekezdésekben foglaltaktól eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani az R.-ben foglaltaknak megfelelően.

(7) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

(8)69 A családtámogatási ügyekkel kapcsolatos iratok nyilvántartása során egy ügyfél részére ügycsoportonként egy főszámot lehet nyitni, és a különböző családtámogatási jogcímen folyósított ellátásokkal összefüggő iratokat annak alszámára kell iktatni.

(9)70 A népegészségügyi feladatok tekintetében a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően az iktatókönyv azonosítókat a főosztályok esetében „NEF”, az osztály jogállású szervezeti egységeknél „NEO” betűjel alkalmazásával kell képezni. Ezektől eltérő azonosítók meghatározására kizárólag a különös illetékességgel eljáró Kormányhivatalok vonatkozásában – a szakmai irányítóval történt egyeztetést követően – van lehetőség.

24. Az iratok iktatása

31. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a Szabályzatban meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az iratok iktatása az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel és ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Az elektronikus nyilvántartásban biztosítani kell az érkeztetési azonosító és az iktatószám kölcsönös hivatkozásának megjelenítését.

(3) Papíralapú iratkezelés esetén iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére a „... számú melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedlapján elvégezni.

(4) Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet) esetén fénymásolatot kell készíteni, és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni. Egyéb esetben az iratról készített másolatokat nem szabad iktatni, azonban a másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.

(5) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

(6) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az iktató szerv megnevezésének,

b)71 a beérkezés időpontjának,

c) az irat iktatószámának,

d) a mellékletek számának,

e)72 az ügyintéző nevének és szervezeti egységének

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(7) Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, illetve „sürgős” jelzéssel érkezett iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben rögzíteni kell.

(8) Az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az ügyirat tárgyát, melyet az adott irat tartalma határoz meg.

(9) Téves iktatás esetén meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Az iktatókönyvben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózás útján kell dokumentálni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

(10) Az iratkezelési szoftver biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni.

(11) A papíralapú, közvetlenül a Kormányhivatalhoz benyújtott iratokat – az R. 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott iratok kivételével – legkésőbb az iktatást, a saját keletkezésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

(12) Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket, automatikusan „áthelyezve” kell az iratkezelési szoftverben megjeleníteni. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

(13) Az iratok nyilvántartásba vett adataihoz az iratok digitalizált képe kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelés szoftver vagy automatikusan rendel össze, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan egymáshoz rendelnie.

25. Az iratok átadása, továbbítása ügyintézésre

32. § (1)73 Az iratok kiadását, átadás-átvételét

a) az elektronikus átadás-átvétel mellett papír alapon átadókönyvben, valamint az iratkezelési szoftverből előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának, illetve egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében,

b) az állampolgársági és névváltoztatási ügyiratok esetében vonalkód alkalmazásával, az elektronikus átadókönyvben történő rögzítés mellett

szükséges dokumentálni.

(2) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

(3) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverben való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

(4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen.

(5) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni.

26. Kiadmányozás

33. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlásának rendjét az SZMSZ-ben, valamint a kiadmányozási szabályzatban foglaltak határozzák meg.

(2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az előzőekben meghatározottak szerinti kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy írhat alá.

(3) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok száma feltétlenül indokolja, és ezt a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy a kiadmány irattári példányán elrendeli.

(4) A kiadmányozásra jogosult személy a több példányban készített tervezetet egyetértése esetén az irattári példányon aláírásával, valamint keltezéssel látja el, és meghatározza a többes példányok kiadmányozására vonatkozó utasítását. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén a hitelesítésre felhatalmazott személy „a kiadmány hiteléül” záradékot a többi példányra rávezeti, hivatalos bélyegzővel ellátja és aláírja.

(5) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője köteles gondoskodni a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészítéséről.

(6) A kiadmány külső szerv vagy személy részére – nem postai vagy elektronikus úton – történő továbbítására csak annak dokumentálása (kézbesítőkönyvben aláírással történő átadás, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolás irathoz kapcsolása) mellett kerülhet sor.

(7)74 Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügy elintézése egyszerre, egy kiadmányon történik, akkor a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett számok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(8) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

(9) Jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

c) a Kormányhivatal a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el,

d) elektronikus közokiratnak minősül, és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

(10)75 Az elektronikus aláírás kezelésének rendjét és a nyilvántartására kijelölt önálló szervezeti egységet – ha azokról más belső szabályzat nem rendelkezik – az egyedi Iratkezelési Szabályzat határozza meg.

(11) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő, ha

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata

szerepel.

(12) A Kormányhivatalban őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradék,

b) a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata,

c)76 az iratot őrző önálló szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása,

d) a hitelesítés időpontja.

Amennyiben a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok hitelesített egybefűzésével, abban az esetben az összefűzött dokumentum első oldalán fel kell tüntetni az iktatószámot és hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz. Személyi azonosító nélkül kiadott okiratról készített hiteles másolat esetében a záradékon „Az eredetivel megegyező hiteles másolat” szerepel.

(13)77 A Kormányhivatal által készített hiteles kiadmányról a Korm. rendeletben szereplő jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

(14) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.,

h) „Eredeti címen kézbesítendő”.

(15) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

27. Az irat továbbítása, expediálása

34. § (1) Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány expediálásáról, a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

(2) A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

(3) A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.

(4) Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek továbbítják. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles

a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

(5) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően az „Értesülnek:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

(6)78 Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. A küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan kell átadni a továbbítást végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.

(7) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell rögzíteni.

(8) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a)79 a küldő önálló szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat (iratok) iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”, „eredeti címen kézbesítendő”).

(9) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán vagy a kézbesítőkönyvben,

b)80 postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló kormányrendeletben foglaltaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával,

e) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver segítségével elektronikus úton kell továbbítani a címzett részére,

f)81 az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren kívüli ügyfelek részére a válaszlevelet – ha a szolgáltatás rendelkezésre áll – az iratkezelési szoftver segítségével, a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató részére történő továbbítást biztosító funkció kiválasztásával kell megküldeni.

(10) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl. téves címzés miatt – visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül – az ügyirat irattári példányához kell szerelni.

(11) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Az elektronikus tértivevényeket, visszaigazolásokat – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell rendelni.

(12) Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik, és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Kormányhivatal az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével köteles a címzett részére megküldeni.

(13)82 A Kormányhivatalon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatóak. Körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető önálló szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

(14) A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár-, feladó és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

(15) Elektronikus úton (pl. telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

(16) Az R. 2. mellékletében, valamint a 3. függelékben meghatározott küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történhet.

VI. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA,
SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

28. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

35. § (1)83 Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni, a határidőt meghosszabbítani kizárólag a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével lehet. Az engedély tényét az iraton fel kell tüntetni.

(2) A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében és az előadói íven a munkanap (adott esetben óra, perc) megjelölésével kell feltüntetni.

(3) A határidő-nyilvántartásért felelős személy az átvett határidőzött iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt időpont és az iktatószám sorrendjében elhelyezni,

b) a határidő letelte napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel átadni.

(4) A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az iktatásért felelős személy az iktatókönyv megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

29. Irattár

36. § (1)84 A Kormányhivatalnál az iktatóhelyekkel rendelkező önálló szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek, így az iratok tárolása történhet az önálló szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a Központi Irattárban. A Kormányhivatalok irattárairól, azok működési rendjéről, a kezelésért felelős szervezeti egységről és a tárolás feltételeiről (pl. tárolórendszer típusa, kapacitása) az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rendelkezni.

(2) Központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelmi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegőztetése és légcseréje megoldott, továbbá ha a tűzvédelmi követelményeknek megfelel, és a tárolást nem veszélyeztetik közművezetékek, valamint a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint állandóan biztosítani kell a megfelelő páratartalmat és hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére a központi irattári helyiséget nyitott vagy zárt stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal célszerű berendezni.

(3) A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, központi elektronikus archiválásáról.

30. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

37. § (1)85 Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. Amennyiben illetékesség vagy hatáskör változása miatt az eredeti iratok áttételével zárul az eljárás, akkor az előadói ívben csak az áttételi végzést és szükség esetén az áttett iratok iratjegyzékét kell elhelyezni.

(2) Amennyiben a Kormányhivatal átmeneti irattárat működtet, az átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(3)86 Átmeneti és Központi Irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve –, kizárólag a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével, az engedély tényének dokumentálása mellett lehet.

(4) A küldemény borítékját az ügyirathoz kell szerelni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

(5) Az Átmeneti és Központi Irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(6)87 A szervezeti egységek átmeneti irattárában a tárgyév és az azt megelőző kettő-öt év iratait évkörök, őrzési idő, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében őrzik. Az irat átmeneti irattárban tartási idejét a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzatában kell meghatározni. A központi irattárba helyezést megelőzően szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell azokat az iratokat, amelyek őrzési ideje az átmeneti irattárban lejárt.

(7)88 Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha hiányosságot észlel az iraton, azt vissza kell adnia az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni a kijavításról, illetve pótlásról. Az irattárba helyezés során az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját.

(8) A Központi Irattárban lezárt évfolyamú ügyiratokat, azok iktatókönyvét és papíralapú segédkönyveit lehet elhelyezni. Az ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy az iktatóprogramból előállított iratjegyzékkel kell a Központi Irattárnak átadni. A Központi Irattárba történő átadást az iktatókönyvben vagy az iratkezelési rendszerben is rögzíteni kell.

(9)89 Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügykezelő, ügyintéző és a Központi Irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételes iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példányát a Központi Irattár, a másik példányt az iratokat leadó önálló szervezeti egység őrzi.

(10) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

(11)90 Azokról az iratokról, amelyeket a önálló szervezeti egység visszatart, és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni. A visszatartott iratokat azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell, és a „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel kell ellátni.

31. A Központi Irattár működése, az iratok átadása a Központi Irattár részére

38. § (1)91 A önálló szervezeti egységek az ügyiratokat – a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

(2) A Központi Irattár

a) tárolja és nyilvántartja a Kormányhivatal által leadott iratokat,

b)92 az irattárban őrzött iratanyagokról nyilvántartást vezet,

c) gondoskodik az iratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,

d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat dokumentáltan selejtezi,

e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes levéltár részére történő átadásáról.

(3)93 A Központi Irattárba helyezés előtt az átadó önálló szervezeti egység ügykezelőjének, ügyintézőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, a 37. § (4) bekezdésében meghatározottakon kívüli borítékokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. A műanyag és fém kellékeket az iratokból el kell távolítani.

(4)94 A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, önálló szervezeti egységek és évkörök szerint, irattári tételszámok (azon belül az iktatószámok) növekvő sorrendjében rendezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.

(5)95 A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a más szervtől átvett vagy részére átadott és a selejtezett vagy a levéltár részére átadásra került iratokat.

(6) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(7) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi Irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

(8) Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat elektronikusan archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(9) A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg. Így

a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig),

c) az elektronikus iratokat háttérállományban kell elektronikusan archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

d) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

e) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az iratkezelési szoftver által biztosított módszerrel kell biztosítani.

(10) Az elektronikus iratok tárolását az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani.

(11)96 A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a területileg illetékes levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelésért felelős szervezeti egység által működtetett Központi Irattár feladata.

(12)97

32. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

39. § (1)98 A Kormányhivatal ügyintézői az ügyrendben vagy a munkaköri leírásban rögzített jogosultságok alapján az Átmeneti vagy Központi Irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. Az ügyiratok irattárból való kikérésének, kölcsönzésének oka lehet betekintés, másolatkészítés vagy szerelés céljából történő végleges kiemelés. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiemelés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

(2)99 Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell. Az irattár kezeléséért felelős ügykezelő, ügyintéző az irattárból iratot véglegesen csak a vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

(3) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel kezdődő, folyamatos),

b) a kölcsönző neve,

c)100 a kölcsönző önálló szervezeti egysége,

d) irattári hely,

e) iktatószám/tételszám/év,

f) az irat tárgya,

g) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

h) a kiemelést végző neve,

i) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

j) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

k) a visszahelyezést végző neve.

(4)101 A Központi Irattár iratot csak a készítő önálló szervezeti egység vagy feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ettől eltérően a betekintési és iratkölcsönzési jogosultságokat az egyedi Iratkezelési Szabályzatban határozhatják meg.

(5)102 Ha más önálló szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más önálló szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó önálló szervezeti egység vagy a feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője adja meg.

(6) Elektronikus iratok esetében az arra jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, úgy az irattár kezeléséért felelős személynek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

(7) A Központi Irattár a levéltárnak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a megkeresés szerint más irathoz szerelik.

33. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

40. § (1)103 Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, legalább két évente selejtezni kell. A selejtezési eljárások elrendeléséért az iratkezelés irányításáért felelős vezető a felelős.

(2) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

(3) Az átmeneti irattárak a Központi Irattár felügyeletével és közreműködésével végzik a selejtezést. A Központi Irattárban az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

(5)104 Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és két záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a)105 a selejtezést végző szerv, önálló szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét iratfolyóméterben,

f)106 a önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

g)107 a önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

h)108

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését,

j) nyilatkozat az eljárás jogszabályoknak megfelelő lefolytatásáról,

k) a selejtezés megkezdésének és befejezésének dátumát.

(7)109 A selejtezési iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kiválogatott iratok

a) irattári tételszámát,

b) ügykörét (a tétel megnevezését),

c) évkörét,

d) iktatószámának számtartományát irattári tételenként,

e) terjedelmét (iratfolyóméterben) tételszám szerint,

f) vonatkozásában az iratjegyzék készítésének helyét, időpontját, a készítő és ellenőrző személyek nevét, beosztását és aláírását.

(8) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(9)110 A levéltár az iratok megsemmisítését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában a önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(10)111 A megsemmisítésre váró papíralapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papíralapú adathordozót elhelyező felelős önálló szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(11)112 A Központi Irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár ügykezelői, ügyintézői koordinálják.

(12) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, és az adatbázisból úgy kell törölni, hogy helyreállításuk ne legyen lehetséges. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda elektronikusan archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

(13)113 A megsemmisítés tényét és időpontját a selejtezéssel kapcsolatos ügyiratban dokumentálni kell.

34. Az iratok levéltárba adása

41. § (1) A Kormányhivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrizendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a területileg illetékes levéltárnak adja át. A levéltár számára átadandó ügyiratokat a Kormányhivatal költségére, az irattári terv szerint, a levéltár által is kezelhető elektronikus vagy papíralapú ügyviteli segédletekkel (iktató-, név- és tárgymutatóval) együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a levéltárral egyeztetett módon elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

(2) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni, és az iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A jegyzék tartalmazza a keltezés évét, az irattári tételszámot, az irat iktatószámát és az iratok tárgyát. A jegyzéket két példányban kell elkészíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell átadni.

(3) Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(4) Az elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

(5) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvben és az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI

35. Az elektronikus úton érkezett iratok kezelésének rendje, vegyes ügyiratok

42. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus érkeztetésére, iktatására a Szabályzatban meghatározottak szerint, a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén kerülhet sor.

(2)114 A Kormányhivatal kijelölt szervezeti egységeinek, ügykezelőinek, ügyintézőinek elektronikus iratforgalom biztosítására Hivatali Kapu hozzáférési jogosultsággal kell rendelkezniük. A Hivatali Kapu létesítéséről, a Hivatali Kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a kormánymegbízott gondoskodik.

(3)115 A Kormányhivatalon belüli felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a Kormányhivatal által a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a regisztrációs felületen a Kormányhivatal képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú Ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az Ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapus hozzáférés egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztrációt az eredeti, aláírt papíralapú űrlap megküldésével is szükséges megerősíteni. A regisztráció eredményeként a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő átadja a Hivatali Kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót.

(4) A Kormányhivatal nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törölteti a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

(5)116 A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a Kormányhivatal képviseletében Hivatali Kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott önálló szervezeti egység vezetője a Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében.

(6) A Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársak minden munkanapon kötelesek gondoskodni az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek átvételéről és érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelési rendszer érkeztető adatbázisában rögzítik a Hivatali Kapuból letöltött dokumentumokat (pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot). A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársak – szükség esetén – gondoskodnak a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról.

(7) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést Ket.-ben, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint kell megküldenie.

(8) Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver adatbázisában kell tárolni.

(9) Az irat papír alapon történő kiadmányozása esetén, iktatását követően a Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik az elektronikusan aláírt dokumentum Hivatali Kapun történő továbbításáról.

(10) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) a kiadmányozott irat expediálásának,

b) az elektronikus dokumentumnak a Hivatali Kapun történő továbbítását igazoló információknak,

c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek,

d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről.

(11) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

ügyirathoz történő szereléséről.

(12) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus hozzáférési jogosultsága megszűnik,

b) ezt a címzett kéri,

c) jogszabály erről külön rendelkezik.

(13) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben kezelt iratforgalom tekintetében az iratkezelési szervezetnek és rendszernek megfelelően az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerint kell végrehajtani az elektronikus és a papíralapú iratok kezelését, így például

a) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben kezelt, érkeztetett, de papír alapon utólagosan a címzett részére megküldött postai küldeményekre vonatkozóan, illetve

b) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjénél történő tárolás ideje alatt kikért dokumentumok kezelésére vonatkozóan.

(14) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszeréből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

(15) Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azon iktatószámok alszámait, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

(16) A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

(17)117 Elsődlegesen elektronikus ügyirat esetében a továbbiakban keletkezett iratok elektronikus rendelkezésre állásáról folyamatosan szükséges gondoskodni, a papíralapú iratok digitalizálásával és a rendelkezésre álló kötelezően nyilvántartandó adatok rögzítésének segítségével.

(18)118 Elektronikus iratkezelés esetén, az elektronikus úton továbbítandó kiadmányok és mellékleteik küldése során az elektronikus állományok nevét az alábbi szabályok szerint kell képezni:

a) alapdokumentum esetében az iktatószám (fájlnévben nem megjeleníthető karaktereket „_” aláhúzás jellel helyettesítve) és a tárgy rövid megjelölése feltüntetésével,

b) mellékletek esetében az iktatószám (fájlnévben nem megjeleníthető karaktereket „_” aláhúzás jellel helyettesítve) és annak jelzése feltüntetésével, hogy az alapdokumentumnak hányas sorszámú melléklete.

36. Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

43. § (1) Papíralapú, üzemzavar (a továbbiakban: ÜZ) iktatókönyvet kell nyitni iktatóhelyenként arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(2) A rendszergazda az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(3) Az üzemzavar megszűnését, illetve megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar elhárításáról és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdésének kötelezettségéről.

(4) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja. Ugyanezen nyilvántartásba papír alapon kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az akadályoztatás meghaladja a 24 órát.

(5) A (4) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban ÜZ egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik.

(6) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(7) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

(8) A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos! Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

EGYÉB IRATKEZELÉSI RENDELKEZÉSEK

37. Hitelesítési eszközök nyilvántartása, kezelése

44. § (1)119 A Kormányhivatal hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, az iratkezelésért felelős szervezeti egység felügyelete mellett az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység kijelölt ügyintézője, ügykezelője (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Kormányhivatal a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat, amelyek kiadmányozásra, hitelesítésre nem alkalmazhatóak (fejbélyegző, érkeztető- és iktatóbélyegző, dátumbélyegző, névbélyegző stb.).

(2) A hivatalos hitelesítési eszközökről vezetett bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,

b) többszintű nyilvántartás vezetése esetén a nyilvántartások közötti hivatkozás (nyilvántartási szám),

c) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása,

d) a bélyegző kiadásának időpontja,

e)120 a használó önálló szervezeti egység megnevezése,

f) az átvevő neve, munkaköre és aláírása,

g) a bélyegző visszavételének időpontja,

h) a visszavevő neve és aláírása,

i) a bélyegző selejtezésének időpontja,

j) a selejtezést végző neve és aláírása,

k) a bélyegző megsemmisítésének időpontja,

l) a megsemmisítést végző neve és aláírása.

A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője hitelesíti.

(3)121 A kötelezően nyilvántartandó bélyegzők esetében kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzők használhatóak.

(4) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges, és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7)122 Új bélyegzőt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egységtől, a bélyegző-nyilvántartással történő előzetes egyeztetést követően, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi, és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(9) A kormánymegbízott évente legalább egy alkalommal felülvizsgál(tat)ja a hitelesítési eszközök használati rendjét.

(10)123 Az (1) bekezdésben foglaltakon túlmenően hivatalos bélyegzőnek kell tekinteni:

a) a rehabilitációs és népegészségügyi szakterület orvosi bélyegzőjét és speciális bélyegzőjét,

b) az élelmiszerlánc-biztonsági és földművelésügyi szakterület által használt, NUTS kódot tartalmazó bélyegzőket,

c) a közlekedési szakterület által használt, műszaki vizsgabiztosok azonosítóját tartalmazó, valamint az ellenőrök „AETR Control Hungary” speciális bélyegzőjét.

45. § (1) A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az elektronikus aláírás kezelésének rendjét is meghatározó kormányhivatali Informatikai Biztonsági Szabályzatban foglaltaknak megfelelően nyilvántartást kell vezetni.

(2)124 A kiadmányozásra jogosult vezetők, ügyintézők kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett aláírás-létrehozó eszközt használhatják.

(3) Az elektronikus aláírás-létrehozó eszköz és annak jelszava megőrzéséért és kezeléséért a nyilvántartás szerinti jogosult felhasználó felelős.

38. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

46. § (1) Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti.

(2)125 A másoló- és sokszorosítógépet az szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző, ügykezelő és munkavállaló maga végzi.

(3) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

39. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése

47. § (1)126 A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek papíralapú és elektronikus iratait tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell, és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni. A megszűnő szervezeti egység papíralapú, lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iratkezelés esetén az elektronikus iktatókönyvhöz történő hozzáférést kell biztosítani.

(6) A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

40. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

48. §127 (1) Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (önálló szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő papíralapú és elektronikus iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

(2) Az elszámoltatással érintett ügyintézők, ügykezelők, munkavállalók és más szervezettől vezényelt, kirendelt személyek a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (legfeljebb a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

(3) A munkakör átvétele során az elektronikus iratokhoz a munkakör átvevője részére a hozzáférést biztosítani szükséges.

IX. FEJEZET

ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK

49. § A Szabályzatban foglaltakat az egységes informatikai támogatottság kialakításáig, a helyi sajátosságoknak megfelelően, vegyes iktatási rendszer működtetése esetén is alkalmazni kell.

50. §128 Ha a Kormányhivatal a szabályozási környezetbe illeszkedő, a gyakorlatban az iratkezelést könnyítő, egyedi megoldásokat alkalmaz, azt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban rögzíteni szükséges annak érdekében, hogy valamennyi munkatárs számára az alkalmazott megoldás egységesen értelmezhető és a folyamatok kezelése megismerhető legyen.

1. függelék a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatához129

IRATTÁRI TERV

1. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok körét vagy a levéltárba adás kötelezettségét és határidejét.

2. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek kerültek. A különös részbe a Kormányhivatal szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

3. A Kormányhivatal ügyköreinek megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység az irattári tétel, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

4. Az iratnak az irattári tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja az irattári tételszám, melynek része: ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési idő és a levéltári átadás idejét).

5. Az irattári tételszám 6 karakterű. Az 1. karakter a betűjel, amely meghatározza az irat keletkezésének rendszerbeli elhelyezkedését:

Általános rész = A, B

Különös rész = C, D, E, F, G, H, I, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z

A

Általános iratok

B

Általános igazgatási ügyek

C

Szociális és Gyámügyek

D

Építési ügyek

E

Igazságügyi ügyek

F

Növény- és Talajvédelmi ügyek

G

Erdészeti ügyek

H

Földművelésügyi ügyek

I

Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek

K

Egészségbiztosítási ügyek

L

Nyugdíjbiztosítási ügyek

M

Foglalkoztatási ügyek

N

Munkavédelmi és Munkaügyi ügyek

O

Fogyasztóvédelmi, piacfelügyeleti ügyek

P

Örökségvédelmi ügyek

Q

Kereskedelmi engedélyezési ügyek

R

Népegészségügyi ügyek

S

Mérésügyi és Műszaki Biztonsági ügyek

T

Közlekedési ügyek

U

Rehabilitációs ügyek

V

Bányafelügyeleti igazgatási ügyek

W

Agrár- és vidékfejlesztés támogatási ügyek

X

Lakástámogatási ügyek

Y

Családtámogatási ügyek

Z

Környezetvédelmi és Természetvédelmi ügyek

A 2., 3., 4. karakter képezi a sorszámot: az irattári tételszám sorszámát (amely 001 – 999-ig adható).

Az 5., 6. karakter az őrzési időt mutatja, amely években határozza meg a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, illetve amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

A nem selejtezhető tételek köre az iratképző szervnél határidő nélkül őrizendő tételek vagy a levéltárba adandó iratok köre.

Levéltári átadás ideje az irat lezárását követő tizenötödik év.

A táblázatban előforduló rövidítések:

NS

nem selejtezhető, levéltárba adandó

MV

selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó

HN

nem selejtezhető, iratképző szervnél határidő nélkül őrzendő

Szám

selejtezési idő években

00

az irat érvényességének lejártakor haladéktalanul selejtezendő

Példák:

Tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő
(év)

Levéltárba adás (év)

A

001

NS

Ügyrendek

Nem selejtezhető

15

A

060

MV

Közigazgatás korszerűsítésével kapcsolatos ügyek

5

MV

A

130

00

Személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően

Haladéktalanul selejtezendő

D

029

HN

Jogszabály által előírt állami főépítészi nyilvántartás

Nem selejtezhető

HN

F

034

10

Erdészeti és dísznövény szaporítóanyag ellenőrzése

10

H

106

25

Vadgazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos ügyek

25

Tételszám

Megnevezés

Megőrzési idő (év)

Levéltárba adás (év)

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Általános iratok

A

001

NS

Ügyrendek

Nem selejtezhető

15

A

002

NS

Alapító okiratok, szabályzatok, közlemények, beszámolók

Nem selejtezhető

15

A

003

NS

Munkatervek, intézkedési tervek, ellenőrzési munkatervek, beszámolók, vezetői megbeszélések

Nem selejtezhető

15

A

004

NS

Közjogi szervezetszabályozó eszközök

Nem selejtezhető

15

A

005

05

Szakmai tájékoztatók, körlevelek, belső statisztikák, vélemények

5

A

006

01

Érdemi intézkedést nem igénylő ügyek, körlevelek, tájékoztatók (nem szakmai)

1

A

007

05

Jogszabálytervezetek, közjogi szervezetszabályozó eszközök, szerződések, megállapodások véleményezése

5

A

008

15

Nemzetközi szakmai ügyek

15

A

009

NS

Statisztikai jelentések, elemzések

Nem selejtezhető

15

A

010

NS

Külső szervek és felügyeleti szervek ellenőrzési dokumentációja, jelentései, az ellenőrzés eredményeként tett intézkedések

Nem selejtezhető

15

A

011

03

Szakmai rendezvények szervezésével kapcsolatos iratok (pl. szakmai napok, konferenciák, értekezletek)

3

A

012

15

Belső ellenőrzési dokumentációk, jelentések

15

A

013

15

Megállapodások, szerződések

15

A

014

15

Tűzvédelemmel kapcsolatos ügyek

15

A

015

15

Katasztrófavédelmi intézkedések

15

A

016

15

Honvédelemmel és polgári védelemmel kapcsolatos intézkedések

15

A

017

15

Munkavédelemmel kapcsolatos ügyek

15

A

018

15

Rendészeti ügyek

15

A

019

10

Monitoring vizsgálat

10

A

020

NS

Minőségirányítás

Nem selejtezhető

15

A

021

10

Közigazgatási szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos ügyek

10

A

022

NS

Fővárosi és Megyei Államigazgatási Kollégium működésével kapcsolatos ügyek iratai

Nem selejtezhető

15

A

023

03

Panaszügyek

3

A

024

10

Adatvédelem

10

A

025

03

Közérdekű bejelentések, javaslatok

3

A

026

03

Közérdekű adat megismerésére irányuló kérelem

3

A

027

03

Személyes adatok kezelésével kapcsolatos kérelem (helyesbítés, zárolás, törlés)

3

A

028

03

Személyes adatok kezelése elleni tiltakozás

3

A

029

10

Integritási és korrupciós kockázat felmérés

10

A

030

NS

Integritásjelentés

Nem selejtezhető

15

A

031

15

A szervezet működésével összefüggő visszaélésekre, szabálytalanságokra, integritási és korrupciós kockázatokra vonatkozó bejelentések és azok vizsgálata

15

A

032

03

Hivatásetikai és antikorrupciós témájú képzés

3

A

033

03

Integritás témájú tanácsadás, tájékoztatás

3

A

034

03

Sajtótevékenység – média kapcsolattartás, tájékoztatások

3

A

035

10

Szakvélemények ügyei

10

A

036

01

Belső és külső egyéb levelezés (igénylések, tájékoztatások stb.)

1

A

037

15

Vezetői ellenőrzési dokumentációk, jelentések

15

A

038

10

Kormányhivatal által végzett ellenőrzések dokumentációi

10

A

039

10

Laboratóriumok működésével kapcsolatos ügyek

10

A

040

10

Vagyonkezeléssel kapcsolatos ügyek

10

A

041

05

Belső kontrollrendszer működéséhez kapcsolódó ügyek

5

A

042

10

Vis maior eseményként bejelentett károk vizsgálata, felmérése

10

A

043

03

Riasztási, berendelési tervek

3

A

044

05

Közbeszerzési ügyek (az eljárás iratai esetében az eljárás lezárulásától, a szerződés teljesítésével kapcsolatos összes irat esetében a szerződés teljesítésétől számítva)

5

A

045

01

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés miatt nem beazonosítható levelek (a feladó nem állapítható meg)

1

A

046

03

Belföldi jogsegély

3

A

047

01

Hatáskör, illetékesség hiányában átadásra kerülő ügyek (áttétel)

1

A

048

03

Eljáró hatóság kijelölésével, eljárásra utasítással kapcsolatos intézkedések iratai

3

A

049

10

Uniós forrásból megvalósuló projektekkel kapcsolatos iratok

10

A

050

15

Feladat és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos ügyek

15

A

051

05

Jegyzőkönyvek, emlékeztetők

5

A

052

10

Jogszabályban meghatározott adatszolgáltatások, értesítési kötelezettségek

10

A

053

05

Egyéb adatszolgáltatás, igazolások kiadása, értesítés, tájékoztatás

5

A

054

03

Társasház kezelői, ingatlankezelői, ingatlanközvetítői és ingatlan-vagyon értékelői tevékenységgel kapcsolatos feladatok

3

A

055

05

Társadalmi szervezetekkel való kapcsolattartás

5

A

056

10

Érdek-képviseleti és érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos ügyek

10

A

057

05

Képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben, munkabizottságok létrehozásával és működtetésével összefüggő iratok

5

A

058

NS

Nemzetközi képviselet, részvétel bizottságokban, testületekben

Nem selejtezhető

15

A

059

NS

Az önkormányzati intézkedési terv, illetve a főváros, a megyék, a megyei jogú városok fejlesztési terve véleményezésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

A

060

MV

Közigazgatás korszerűsítésével kapcsolatos ügyek

5

MV

A

061

03

A fegyveres biztonsági őrséggel, a természetvédelmi és a mezei őrszolgálattal kapcsolatos ügyek

3

A

062

10

A Kormányhivatal területfejlesztési és területrendezési, valamint településfejlesztési és településrendezési eszközök véleményezésével, társadalmi egyeztetésével kapcsolatos ügyei

10

A

063

NS

Járások, járási hivatalok kialakításának, működtetésének szakmai ügyei

Nem selejtezhető

15

A

064

05

Hirdetményekkel, kifüggesztésekkel kapcsolatos ügyek (pl. ingatlanbérleti, vételi ajánlat, haszonbérlet kifüggesztéséről szóló igazolás)

5

A

065

05

Szakmai látogatások, szakmai megbeszélések feljegyzései

5

A

066

NS

Közigazgatási politikával kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

15

A

067

NS

Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, előterjesztések, határozatok

Nem selejtezhető

15

A

068

NS

Szakmai értekezletek jegyzőkönyvei, előterjesztések, határozatok

Nem selejtezhető

15

A

069

NS

Hivatali munkabizottságok határozatai

Nem selejtezhető

15

A

070

10

Eljárásrendek

10

A

071

10

Belső ellenőrzési tanácsadó tevékenységének iratai

10

Ügyvitellel kapcsolatos ügyek

A

080

HN

Bélyegző-nyilvántartás, bélyegzők selejtezésének jegyzőkönyvei

Nem selejtezhető

HN

A

081

NS

Iktatókönyvek, főnyilvántartó könyvek

Nem selejtezhető

15

A

082

HN

Levéltári átadás-átvételi jegyzőkönyvek, selejtezési és megsemmisítési jegyzőkönyvek

Nem selejtezhető

HN

A

083

HN

Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyvek)

Nem selejtezhető

HN

A

084

10

Minősített iratok belső átadását, külső kézbesítését dokumentáló segédletek, futárjegyzékek

10

A

085

05

Ügyviteli segédletek

5

A

086

05

Ügyiratkezeléssel, ügyviteli munkával kapcsolatos iratok

5

A

087

HN

Szervek közötti irat átadás-átvétel jegyzőkönyve

Nem selejtezhető

HN

A

088

05

Önkormányzati hivatal iratkezelési szabályzatának egyetértésével kapcsolatos ügyek

5

A

089

15

Elektronikus aláírással összefüggő ügyek

15

A

090

08

Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat – a visszavonását követően

8

Humánpolitikai iratok

A

100

50

Állami szolgálati, munkavállalói jogviszonnyal kapcsolatos ügyek (pl. jogviszony létesítése, módosítása, megszüntetése)

50

A

101

05

Jutalmak, kitüntetések, javaslatok

5

A

102

50

Megbízási szerződések

50

A

103

15

Vezetői munkakör átadás-átvétellel kapcsolatos jegyzőkönyvek

15

A

104

05

Munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek

5

A

105

03

Létszám- és bérgazdálkodás tervei, statisztikai jelentései

3

A

106

05

Fegyelmi ügyek

5

A

107

05

Szabadság-nyilvántartás

5

A

108

03

Utazási igazolványok igénylésével, érvényesítésével kapcsolatos iratok

3

A

109

05

Oktatás, továbbképzés, konzultáció és képzési ügyek

5

A

110

03

Üdülési ügyek

3

A

111

05

Foglalkozás-egészségügyhöz kapcsolódó ügyek

5

A

112

03

Humánpolitikával kapcsolatos egyéb ügyek

3

A

113

05

Tanulmányi szerződések

5

A

114

05

Pályázatok

5

A

115

50

Ösztöndíjas foglalkoztatással, szakmai gyakorlattal kapcsolatos ügyek

50

A

116

03

Szociális Bizottság ügyei

3

A

117

05

Kártérítési ügyek

5

A

118

05

Hatósági igazolvánnyal, belépőkkel kapcsolatos ügyek

5

A

119

05

Közszolgálati jogvita

5

A

120

05

Egyenlő bánásmód, esélyegyenlőség

5

A

121

15

Illetményekkel kapcsolatos ügyek

15

A

122

15

Magyar Államkincstárral kapcsolatos ügyek

15

A

123

05

KSA jelentések és ezzel összefüggő iratok

5

A

124

03

Vagyonnyilatkozat (a kötelezettséget megalapozó jogviszony, beosztás, munka- vagy feladatkör megszűnésétől számított)

* a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a kötelezettnek

3*

A

125

05

Vagyonnyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb levelezés

5

A

126

50

Tartalékállományba helyezés, teljesítményértékeléssel és minősítéssel kapcsolatos iratok

50

A

127

05

Tartalékállománnyal, betöltetlen álláshelyekkel kapcsolatos tevékenység

5

A

128

MV

A területi államigazgatási szervek vezetői megbízására,
a megbízásuk visszavonására, kitüntetésükre, jutalmazásukra, fegyelmi felelősségre vonásukra irányuló javaslatokkal kapcsolatos iratok

5

MV

A

129

05

Közösségi szolgálattal kapcsolatos ügyek

5

A

130

00

Személyi biztonsági tanúsítvány – a visszavonását követően

Haladéktalanul selejtezendő

A

131

05

Jelenléti ívek

5

A

132

50

Célfeladatokkal, célfeladat kijelölésekkel kapcsolatos iratok

50

Gazdálkodási iratok

A

200

NS

Költségvetések és beszámolók

Nem selejtezhető

15

A

201

10

Pénzügyi-számviteli jelentések

10

A

202

10

Kincstári pénzforgalom bizonylatai

10

A

203

10

Házipénztári okmányok és bizonylatok

10

A

204

10

Könyvelési okmányok és bizonylatok

10

A

205

10

Pénzkezeléssel kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványok, tőpéldányok

10

A

206

10

Rovancsolási jegyzőkönyvek

10

A

207

03

Pénzügyi-számviteli szakterület általános levelezései

3

A

208

10

Tárgyi eszköz nyilvántartási, leltározási és selejtezési ügyek

10

A

209

10

Fejezeti kezelésű előirányzatok, célelőirányzatok felhasználása és elszámolása, intézményi hatáskörű előirányzatok módosítása

10

A

210

50

Társadalombiztosítási és nyugdíjpénztári ügyek

50

A

211

NS

Éves bérstatisztikai adatszolgáltatás iratai

Nem selejtezhető

15

A

212

10

Követelésekkel, kötelezettségekkel kapcsolatos pénzügyi levelezések

10

A

213

10

Számlarendek (hatályvesztést követően)

10

A

214

15

Költségvetési támogatási ügyek

15

A

215

10

Főkönyvi kivonatok: naplók, számlalapok, évközi és év végi kivonatok

10

A

216

HN

Hozzáférési jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás a Magyar Államkincstárnak

Nem selejtezhető

HN

A

217

03

GIRO utaláshoz kötődő levelezés

3

A

218

05

Kincstári útmutatók és utasítások

5

A

219

10

Az adó- és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla kivonatok anyagai, adóelszámolási iratok

10

A

220

10

Analitikus kivonatok: naplók, kartonok, évközi és év végi főkönyvvel egyező kivonatok

10

A

221

10

Munkáltatói lakáskölcsön ügyek (lejáratot követően)

10

A

222

10

Kérelem kötelezettségvállalás előzetes engedélyezésére

10

Üzemeltetési iratok

A

300

25

Beruházás, felújítás

25

A

301

10

Egyéb, ingatlanokkal kapcsolatos ügyek

10

A

302

10

Nagy értékű egyéb tárgyi eszközök beszerzése

10

A

303

10

Készletgazdálkodási ügyek

10

A

304

10

Üzemeltetési, karbantartási és biztosítási szerződések

10

A

305

05

Üzemeltetés havi jelentései

5

A

306

01

Üzemeltetés általános levelezései

1

A

307

05

Gépjármű üzemeltetés

5

A

308

05

Egyéb beszerzéssel kapcsolatos iratok

5

A

309

10

Raktározás bizonylatai

10

A

310

10

Garanciális jogosultságok levelezései, anyagai

10

A

311

NS

Állami tulajdonban lévő vagyontárgyak átadása

Nem selejtezhető

15

Jogi iratok

A

400

15

Peres és nem peres eljárások

15

A

401

05

Büntető feljelentéssel kapcsolatos iratok

5

A

402

15

Végrehajtás, behajtás, felszámolás és biztosítási intézkedések kezdeményezésével kapcsolatos iratok, fizetési felszólítások

15

A

403

15

A Kormányhivatal szervezeti egységei által előkészített normatív utasítások jogszabályoknak és közjogi szervezetszabályozó eszközöknek való megfelelőség vizsgálata

15

A

404

10

Jogi szakmai segítségnyújtás a Kormányhivatal szervezeti egységei számára

10

A

405

10

Jogtanácsosi ellenjegyzés

10

Szabálysértési iratok

A

420

05

Általános szabálysértési hatóság által kiszabott büntetés végrehajtása vagy feljelentés alapján indult szabálysértési eljárás (a döntések jogerőre emelkedésétől számítva)

5

A

421

05

Bírósági döntések szabálysértési végrehajtási eljárása (a döntések jogerőre emelkedésétől számítva)

5

A

422

05

Más szabálysértési hatóság által vagy helyszíni bírság kiszabására jogosult által kiszabott pénzbírság vagy helyszíni bírság végrehajtásával összefüggő iratok

5

A

423

01

Megszüntetéssel zárult szabálysértési ügyek, áttételek, feljelentés elutasítása, megkeresések

1

Informatikai iratok

A

500

MV

Informatikai tevékenység összehangolása (pl. felmérések, tanulmányok, tervek)

5

MV

A

501

15

Informatikai szerződéskötések, megállapodások, beszerzések

15

A

502

10

Informatikai rendszerek üzemeltetésével, adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos ügyek

10

A

503

05

Számítógépes programokhoz és dokumentációkhoz kapcsolódó levelezések

5

A

504

05

Számítástechnikai, telekommunikációs és irodatechnikai eszközök üzemeltetési és kellékanyag iratai

5

A

505

05

Informatikai képzéssel oktatással kapcsolatos ügyek

5

A

506

05

Informatikai tervek, kézikönyvek és kapcsolódó nyilvántartások

5

A

507

05

Informatikai biztonsággal kapcsolatos ügyek

5

A

508

50

Jogosultságok nyilvántartása

50

A

509

01

Honlappal, intranettel kapcsolatos ügyek

1

Kormányablakokkal és okmányirodákkal kapcsolatos ügyek

A

600

05

Ügyfélszolgálatok működésével kapcsolatos dokumentációk (jelentések, felmérések)

5

A

601

03

Ügyfélforgalmi adatokkal kapcsolatos iratok

3

A

602

03

Ügyfél elégedettség mérésével összefüggő iratok

3

A

603

05

Ügyfélkapu létesítése

5

A

604

01

A kormányablakban továbbítás céljából előterjeszthető beadványok

1

A

605

01

Tájékoztatás nyújtása

1

A

606

01

A kormányablakok által végzett kiegészítő szolgáltatások (kivéve ügyfélkapu létesítése)

1

A

607

05

Új személyi azonosítóról és lakcímről szóló hatósági igazolvány kiállítása iránti kérelem

5

A

608

05

Személyazonosító igazolvány, lakcímről szóló hatósági igazolvány eltulajdonításának, megsemmisülésének, elvesztésének, megrongálódásának, illetve megtalálásának bejelentése

5

A

609

05

Értesítési cím bejelentése

5

A

610

05

Címjogosult és postafiók bérlőjének előzetes nyilatkozata arra vonatkozóan, hogy a cím (címhely vagy postafiók) értesítési címként történő nyilvántartását nem kívánja biztosítani

5

A

611

05

Lakcímbejelentésről, értesítési cím bejelentéséről értesítés kérése

5

A

612

05

Szállásadói nyilatkozat bejelentése és nyilvántartásba vétele

5

A

613

05

Személyi adat- és lakcímnyilvántartásból történő adatszolgáltatás korlátozásáról szóló nyilatkozat megtétele, visszavonása

5

A

614

05

Személyi azonosítóról és lakcímről szóló hatósági igazolvány kiállítása, költözéssel nem járó lakcímváltozás (helységnév, postai irányítószám, közterület elnevezés, közterület jellege vagy területszervezési eljárásban hozott döntés) esetén

5

A

615

05

Forgalmi engedély cseréje, pótlása (elvesztés, eltulajdonítás, megsemmisülés bejelentésével)

5

A

616

05

Törzskönyv elvesztésének bejelentése (pótlásra irányuló kérelem nélkül)

5

A

617

05

A közúti közlekedési nyilvántartással összefüggő adatkezelési feladatokkal kapcsolatos ügyek

5

A

618

05

Járművek forgalomból kivonásával kapcsolatos ügyek

5

A

619

05

Származásellenőrzés nyilvántartásba vétele iránti kérelem

5

A

620

05

Egységes Útdíj Mentességi Rendszerbe (EUMR) történő felvétel iránti kérelmek

5

A

621

05

Külföldi vezetői engedélyek honosítása

5

A

622

05

Eladó bejelentése a jármű tulajdonjogának változásáról

5

A

623

05

Üzembentartó személyében bekövetkezett változás bejelentése

5

A

624

05

Jármű átrendszámozása iránti kérelem (forgalmi engedély cseréjével együtt)

5

A

625

05

Közúti közlekedési okmánykiállítással nem járó záradék bejegyzése, törlése iránti kérelem

5

A

626

05

Közúti közlekedési parkolási igazolvány nyilvántartásból adatszolgáltatás iránti kérelem

5

A

627

05

Nemzetközi vezetői engedély kiállítása iránti kérelem

5

A

628

05

Az előzetes eredetiségvizsgálat elvégzését és eredményét igazoló hatósági bizonyítvány kiállítása a nyilvántartásból (ha az korábban nem került kézbesítésre)

5

A

629

05

Hatósági bizonyítvány másolat kiállítása az előzetes eredetiségvizsgálati nyilvántartásból

5

A

630

02

Előzetes eredetvizsgálat eredményét tartalmazó hatósági bizonyítvány módosítása

2

A

631

05

Büntetőfeljelentés előzetes eredetvizsgálat eredménye alapján (a jármű forgalomból történő kivonásától számított)

5

A

632

05

Részleges kódú telefonos azonosítással kapcsolatos ügyek

5

A

633

05

Vészhelyzet esetén értesítendő telefonszám rögzítése iránti kérelem adatlap

5

A

634

03

Útlevél tároló elem adattartalmának ellenőrzésére irányuló kérelem

3

A

635

03

Papír alapú hiteles tulajdonilap-másolat szolgáltatás iránti kérelem

3

A

636

03

Ingatlan-nyilvántartási térképi adatbázisból kiadott hiteles térképmásolat iránti kérelem

3

A

637

03

A papír alapú hiteles földhasználati lap másolat kiadása iránti kérelem

3

A

638

50

Egyéni vállalkozói igazolvány kiállítása, cseréje, pótlása

50

A

639

50

Egyéni vállalkozói tevékenység gyakorlásával kapcsolatos ügyek

50

A

640

15

Állandó személyazonosító igazolványhoz tartozó PIN kód, az elektronikus aláíráshoz tartozó PIN kód létrehozása és cseréje, a visszavonási jelszó cseréje, valamint a blokkolódott PUK kód feloldása

15

A

641

15

Letelepedett, menekült és oltalmazott jogállású személy nyilvántartásba vétele, valamint okmányok kiállítása az idegenrendészeti és menekültügyi hatóságnál indult kérelem alapján

15

A

642

05

Külföldről hazatérő magyar állampolgár bejelentése a személyi adat- és lakcímnyilvántartásba vételhez szükséges személyi- és lakcímadatokra vonatkozóan

5

A

643

05

Személyi adat- és lakcímnyilvántartásból történő egyedi adatszolgáltatás iránti kérelem

5

A

644

05

Személyi adat- és lakcímnyilvántartásból történő csoportos adatszolgáltatás iránti kérelem

5

A

645

05

Magyar igazolvány kiállítása iránti kérelem

5

A

646

05

Magyar hozzátartozói igazolvány kiállítása iránti kérelem

5

A

647

02

Elveszett, megtalált, megrongálódott, illetőleg megsemmisült magyar igazolvány, magyar hozzátartozói igazolvány bejelentésére vonatkozó jegyzőkönyv

2

A

648

05

Magyar igazolvány, magyar hozzátartozói igazolvány elutasításáról szóló határozat és a kapcsolódó iratok, a határozat jogerőre emelkedését követően

5

A

649

05

Magyar igazolvány, magyar hozzátartozói igazolvány eljárását megszüntető határozatok és kapcsolódó iratok, a határozat jogerőre emelkedését követően

5

A

650

05

A kiadott magyar igazolványt, magyar hozzátartozói igazolványt visszavonó határozatok és kapcsolódó iratok

5

A

651

HN

Magyar igazolvány és magyar hozzátartozói igazolvány nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

A

652

05

Vezetői engedély kiállítása, cseréje, pótlása, visszavonása

5

A

653

05

EGT-államban kiállított vezetői engedély cseréje iránti kérelem

5

A

654

05

Törzskönyv cseréje, pótlása (elvesztés, eltulajdonítás, megsemmisülés bejelentésével együtt)

5

A

655

05

Jármű forgalomba helyezés (törzskönyv, forgalmi engedély és rendszámtábla kiadásával)

5

A

656

05

Rendszámtábla pótlása (elvesztésének, ellopásának bejelentésével), utángyártása (megrongálódás esetén)

5

A

657

05

Jármű ideiglenes forgalomban tartásának engedélyezése iránti kérelem (ideiglenes forgalmi engedély, ideiglenes rendszámtábla és szükség esetén indítási napló kiadása – a rendszám jellegétől függően)

5

A

658

05

Gépjármű átírása iránti kérelem (a járművek tulajdonjog-változásának nyilvántartásba vétele, törzskönyv és forgalmi engedély kiadásával)

5

A

659

05

Regisztrációs matrica utángyártására irányuló kérelem

5

A

660

05

Magánútlevéllel kapcsolatos ügyek

5

A

661

05

Szolgálati útlevél kiadása, cseréje

5

A

662

05

Hajós szolgálati útlevél kiadása, cseréje

5

A

663

05

Nemzeti Egységes Kártyarendszer adatlap kiállítására irányuló kérelem

5

A

664

05

Az egyéni vállalkozók hatósági ellenőrzése

5

A

665

05

Vezetői engedély visszavonása és vezetési jogosultság szüneteltetése

5

A

666

05

Külföldi vezetői engedély bevonása és vezetési jogosultság szüneteltetése

5

A

667

05

Jármű forgalomból történő ideiglenes vagy végleges (a forgalmi engedély és hatósági jelzés bevonásával történő) kivonása

5

A

668

05

Külföldi hatósági engedély és jelzés bevonása

5

A

669

NS

Építéshatósági ügyekkel kapcsolatos szolgáltatási tevékenységek

Nem selejtezhető

15

A

670

HN

Biztonsági elemek kezelése (tulajdoni lap másolatok papírja, hologramok stb. felhasználása)

Nem selejtezhető

HN

A

671

05

Magyarország területét külföldi letelepedés szándékával elhagyó, Magyarország területén kívül élő magyar állampolgár külföldön élő magyar állampolgárként történő nyilvántartásba vétele és új hatósági igazolvány kiállítása

5

A

672

05

Állampolgársági eskü letételét követően az okmányok átadása, megsemmisítése a jogszabályban meghatározott esetekben

5

A

673

05

Az elhunyt személyek okmányaival kapcsolatos intézkedések megtétele

5

A

674

03

Nem helyben megsemmisítendő okmányok selejtezési jegyzőkönyve

3

A

675

05

Adategyeztetés

5

A

676

05

A nyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok, értesítések, nyilatkozatok

5

A

677

05

Adatszolgáltatási nyilvántartás

5

A

678

05

Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok)

5

A

679

05

Az online nyilvántartásból (Belügyminisztérium Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkársága) közölt nyilvántartási adatok

5

A

680

15

Személyi azonosító kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok

15

A

681

05

Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, lakcímrendezés, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím és értesítési cím fiktívvé nyilvánítása, érvénytelenítése)

5

A

682

05

Menekültek nyilvántartásba vételével kapcsolatos jegyzőkönyvek

5

A

683

03

Érvénytelen, személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolványok, valamint az azzal egy tekintet alá eső „bianco” okmányok

3

A

684

HN

A jármű okmányokkal, illetve rendszámtáblák selejtezésével, elvesztésével, ellopásának bejelentésével kapcsolatos jegyzőkönyv első példánya

Nem selejtezhető

HN

A

685

05

Ideiglenes rendszámokkal kapcsolatos ügyek

5

A

686

01

Elvesztett, megtalált személyhez kötődő okmányokról – szig., lig., vez.eng. – felvett jegyzőkönyvek, az okmány érvényességi idejének lejártát követően

1

A

687

05

A hivatalból, illetve kérelemre indult közlekedési igazgatási ügyek iratai

5

A

688

05

Mozgáskorlátozottak parkolási igazolványaival és intézményi parkolási igazolványokkal kapcsolatos ügyek (kiadás, csere, pótlás, visszavonás, selejtezés stb.)

5

A

689

01

Határátlépési engedélyek

1

A

690

HN

Vállalkozói engedélyek nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

A

691

05

Személyi azonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvány, illetve személyazonosító igazolvány kiadásának megtagadása

5

A

692

10

Személyazonosítót és lakcímet igazoló hatósági igazolvánnyal, illetve személyazonosító igazolvánnyal kapcsolatos ügyek

10

A

693

HN

Helyben megsemmisítendő okmányok selejtezési jegyzőkönyve

Nem selejtezhető

HN

A

694

03

Okmánytári anyagok felterjesztése

3

A

695

HN

Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

A

696

05

Hatósági bizonyítványok

5

A

697

10

A külföldi fegyveres erő állományának tagja és hozzátartozója számára a regisztrációs adó fizetési kötelezettség alól mentes, harmadik országból származó gépjárművek forgalomba helyezésekor bevont külföldi okmányok és hatósági jelzések

10

A

698

HN

Honosítással kapcsolatos Kormányablak feladatok

Nem selejtezhető

HN

A

699

02

Postai úton át nem vett diákigazolványokkal kapcsolatos ügyek

2

A

700

05

Elektronikus Egészségügyi Szolgáltatási Tér önrendelkezési nyilatkozattal kapcsolatos bejelentés, bejegyzésekről való tájékoztatás kérése

5

A

701

05

Az útdíjköteles elemi útszakaszok és úthasználati díj ellenében használható közutak díjmentes használatára jogosultak nyilvántartásában a jogosult járművek kérelem alapján történő rögzítése, módosítása, törlése; adatszolgáltatás iránti kérelem

5

A

702

03

Földműves nyilvántartásból papíralapú hiteles adatlap másolat kiadása iránti kérelem

3

A

703

05

Különleges rendszámokkal kapcsolatos ügyek

5

A

704

05

Egyéni/egyedi rendszámokkal kapcsolatos ügyek

5

Általános igazgatási ügyek

B

001

05

Katasztrófavédelmi államigazgatási hatósági ügyek

5

B

002

05

Polgári védelmi kötelezettséggel kapcsolatos államigazgatási hatósági ügyek

5

B

003

NS

Választások, népszavazások lebonyolításával kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

15

B

004

15

Informatikai feladatok ellátása: személyi adat- és lakcímnyilvántartás, népszavazás, választás, körzetkezelés, anyakönyvi informatikai ügyek

15

B

005

HN

Magyar-, diák-, pedagógus- és oktatói igazolványok

Nem selejtezhető

HN

B

006

05

Szakfordítói, illetve tolmácsigazolvány kiadásával kapcsolatos ügyek iratai

5

B

007

75

Külföldi jogi személy és külföldi természetes személy ingatlanszerzése

75

B

008

10

Birtokvédelemmel kapcsolatos ügyek

10

B

009

25

Hatósági közvetítők nyilvántartása

25

B

010

HN

Bányaszolgalmi jog alapítása

Nem selejtezhető

HN

B

011

HN

Bányaszolgalmi jog megállapítása

Nem selejtezhető

HN

B

012

05

Közterület-felügyelői intézkedéssel kapcsolatos panasz elbírálása

5

B

013

20

Lakáscélú állami támogatással kapcsolatos ügyek

20

B

014

75

Statisztikai kötelezettséggel kapcsolatos közigazgatási bírság ügyek

75

B

015

15

Együttműködés a menekültügyi szervekkel

15

B

016

15

A menekült, az oltalmazott, valamint a menedékes ellátása és támogatása

15

B

017

15

Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, oltalmazottak adatainak nyilvántartása

15

B

018

10

Menedékjoggal kapcsolatos egyéb hatósági feladatok

10

B

019

15

Máshová nem sorolt hatósági bizonyítványok, igazolványok, tanúsítvány kiadása

15

B

020

NS

Martinsalak felhasználásával épült lakóépületek tulajdonosainak kárenyhítése

Nem selejtezhető

15

B

021

MV

A területi államigazgatási szervek döntéseivel, intézkedéseivel kapcsolatos tájékoztatás kérése, felügyeleti eljárás kezdeményezése, az illetékes miniszterhez fordulással kapcsolatos iratok

10

MV

B

022

HN

Kisajátítás és a kisajátítási eljárás megindítását megelőzően szakértő előzetes kirendelése

Nem selejtezhető

HN

B

023

HN

Üzletszerűen végzett társasház-kezelő, ingatlankezelő, ingatlanközvetítő és ingatlanvagyon-értékelő tevékenység nyilvántartásba vétele

Nem selejtezhető

HN

B

024

HN

Kártalanítási ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

025

HN

Útlejegyzések

Nem selejtezhető

HN

B

026

15

Nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű beruházások koordinációjával kapcsolatos iratok

15

B

027

05

Jegyző társasházak feletti törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

5

B

028

05

Szakkérdés vizsgálata (pl.: telekalakítás, út- és járdaépítési engedélyezési eljárás)

5

B

029

HN

Hagyatéki ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

030

10

Jegyzői hatáskörbe tartozó környezetvédelmi és természetvédelmi hatósági ügyek felülvizsgálatával kapcsolatos iratok

10

B

031

NS

Jegyzői hatáskörbe tartozó házszámrendezéssel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

B

032

03

Kérelem közlekedőképesség minősítéséhez

3

B

033

05

Bányászati tevékenységekkel kapcsolatos ügyek

5

B

034

05

Közigazgatási bírság

5

B

035

15

Jármű azonosító jellel történő ellátásának engedélyezése

15

B

036

15

Gépjárművek előzetes eredetiségellenőrzésével kapcsolatos ügyek

15

B

037

15

Külföldről behozott használt gépjárművek származás ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

15

B

038

05

Szép korúak köszöntésével kapcsolatos ügyek

5

B

039

05

Üzletszerűen végzett társasház-kezelő, ingatlankezelő, ingatlanközvetítő és ingatlanvagyon-értékelő tevékenység ellenőrzése

05

B

040

03

Egyéb levegőtisztaság-védelmi ügyek

3

B

041

25

Hadigondozottakkal, nemzeti gondozottakkal kapcsolatos ügyek

25

 

 

 

a) igényjogosultság megállapítása

 

 

 

 

 

b) igényjogosultság elutasítsa

 

 

B

042

HN

Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

Anyakönyvi, állampolgársági ügyek

B

050

HN

Anyakönyvezéssel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

051

NS

Névváltoztatással kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

3

B

052

NS

Névváltoztatási ügyekben hozott döntésekkel kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

3

B

053

05

EAK (Elektronikus Anyakönyvi Nyilvántartási Rendszer) kártyák, jogosultság igénylésével, bevonásával, valamint a megszűnt ASZA (Anyakönyvi Szolgáltató Alrendszer) kártyák bevonásával kapcsolatos ügyek iratai

5

B

054

03

Anyakönyvi kivonat beszerzése, továbbítása

3

B

055

05

Anyakönyvi ügyekkel kapcsolatos adatközlések, adatszolgáltatás, áttétel

5

B

056

HN

Anyakönyvi kijavítási, adatmódosítási kérelmek

Nem selejtezhető

HN

B

057

HN

Külföldi okiratok alapján anyakönyvi bejegyzés teljesítése

Nem selejtezhető

HN

B

058

HN

Külföldi anyától származó gyermekre tett, valamint külföldi állampolgár által tett apai elismerő nyilatkozat alapján anyakönyvi bejegyzés teljesítése

Nem selejtezhető

HN

B

059

NS

Állampolgársági ügyek, iratok

Nem selejtezhető

3

B

060

NS

Köztársasági elnök állampolgársági ügyekben hozott döntésének előkészítésével kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

50

B

061

HN

Külföldi okiratok és tanúsítvány elbírálása házasságkötési vagy bejegyzett élettársi kapcsolat létesítési ügyben

Nem selejtezhető

HN

B

062

50

Helyettes anyakönyvvezetők kijelölésével kapcsolatos ügyek

50

B

063

HN

Felmentés nem magyar állampolgár házasságkötéséhez vagy bejegyzett élettársi kapcsolat létesítéséhez tanúsítvány bemutatása alól

Nem selejtezhető

HN

B

064

HN

Ismeretlen holttest anyakönyvezése

Nem selejtezhető

HN

B

065

01

Születendő gyermekre konzul előtt tett apai elismerő nyilatkozat rögzítésével és megküldésével kapcsolatos ügyek

1

B

066

05

Nem- és névmódosításra vonatkozó kérelmek megküldésével kapcsolatos ügyek

5

Hazai anyakönyvezési, nyilvántartási ügyek

B

070

05

Szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező polgárok nyilvántartási ügyei

5

B

071

05

Kedvezményes honosítottak nyilvántartási ügyei

5

B

072

05

Egyéb, nyilvántartás vezetésével kapcsolatos iratok

5

B

073

05

Honosított, visszahonosított polgárok részére hivatalból kiadott személyazonosító igazolvány kapcsolódó iratai

5

B

074

HN

Hazai anyakönyvezés alapiratai (születési, házassági, halotti, bejegyzett élettársi kapcsolatok anyakönyvi bejegyzése)

Nem selejtezhető

HN

B

075

HN

Hazai anyakönyvi bejegyzések változásai (születési, házassági, halotti, bejegyzett élettársi kapcsolatok utólagos bejegyzései)

Nem selejtezhető

HN

B

076

HN

Megyei hazai anyakönyvezéssel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

077

HN

Családi jogállás rendezésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

078

HN

Nem anyakönyvezhető hazai anyakönyvezési események iratai

Nem selejtezhető

HN

B

079

05

Hazai anyakönyvi kivonat, hatósági bizonyítvány kérés, adatközlés iratai, áttétel, általános tájékoztatás kérése papír alapú vagy elektronikus levélben

5

B

080

NS

Hazai anyakönyvi ügyekben hozott döntésekkel kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

15

Vízügyi igazgatás

B

090

10

Vízállásokkal kapcsolatos engedélyezési ügyek

10

B

091

05

Felszíni csapadékvíz-elvezetéshez kapcsolódó eljárások

5

B

092

05

Szikkasztó létesítéséhez és megszüntetéséhez kapcsolódó eljárások

5

B

093

10

Kútengedélyezési ügyek

10

B

094

05

Vízügyi igazgatással kapcsolatos ügyek

5

B

095

15

Közműves ívóvízellátással és a közműves szennyvízelvezetési szolgáltatással kapcsolatos hatósági ügyek

15

B

096

05

Vízvezetési és szennyvízelvezetési szolgalmi ügyek

5

B

097

10

Víziközmű-rendszerbe bekötésre kötelezés

10

B

098

10

Víz-csatorna bekötéshez kapcsolódó ügyek

10

Kommunális igazgatás

B

100

75

Temetkezési szolgáltatások felfüggesztése, engedély visszavonása

75

B

101

02

Sírnyitási, exhumálási engedély

2

B

101

10

Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos ügyek

10

B

102

HN

Temetkezési szolgáltatók engedélyezése, nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

B

103

05

Temetők, temetkezési szolgáltatók hatósági ellenőrzésével kapcsolatos iratok

5

Földművelésügy, állategészségügyi igazgatás

B

110

05

Állattartáshoz, állatvédelemhez kapcsolódó ügyek, valamint rendezvények iratai

5

B

111

05

Erdészeti, fakivágási ügyek iratai (fás szárú növények védelmével kapcsolatos eljárások iratai)

5

B

112

05

Cirkuszi menazsériával kapcsolatos iratok

5

B

113

05

Állatpanzió, állatmenhely létesítése

5

Adóigazgatás

B

120

10

Adóvégrehajtással és adók módjára behajtandó köztartozásokkal kapcsolatos ügyek

10

B

121

10

Helyi adókkal kapcsolatos ügyek

10

B

122

10

Gépjárműadóval kapcsolatos ügyek

10

B

123

10

Méltányossági ügyek (halasztás, részletfizetés, mérséklés, elengedés)

10

B

124

10

Jövedéki adó

10

B

125

10

Adó- és értékbizonyítvány kiállításával kapcsolatos másodfokú ügyek

10

B

126

10

Talajterhelési díj ügyek

10

Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom

B

130

10

Szálláshelyekkel kapcsolatos iratok (engedélyezés, bejelentés, osztályba sorolás)

10

B

131

10

Üzletek működésével, belkereskedelmi és szolgáltató tevékenység folytatásával kapcsolatos ügyek (engedélyezés, nyilvántartás vezetése, bezárás, bejelentés, ellenőrzés)

10

B

132

10

Vásár, piac és bevásárlóközpont nyilvántartásba vételével kapcsolatos iratok

10

B

133

05

Zenés, táncos rendezvények tartásának engedélyezése

5

B

134

05

Belső Piaci Információs Rendszer hazai működésében való közreműködés

5

Törvényességi felügyeleti eljárással kapcsolatos ügyek

B

140

05

Helyi önkormányzatok (község, város, főváros és kerületei, valamint a megye önkormányzata) képviselő testületeinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

141

05

Nemzetiségi önkormányzatok testületi üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

142

05

Részönkormányzati testületek üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

143

05

Bizottsági ülések jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

144

05

A polgármester és a jegyző átruházott hatáskörben hozott határozatai, intézkedései

5

B

145

05

Társulások jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

146

05

Térségi fejlesztési tanácsok és területfejlesztési társulások jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

147

10

Társulási megállapodások

10

B

148

10

Közös hivatalok létrehozásával, módosításával, megszüntetésével kapcsolatos iratok

10

B

149

05

Törvényességi felügyeleti tevékenység során keletkező törvényességi felhívások

5

B

150

05

Törvényességi felügyeleti tevékenység során keletkező, törvényességi felhívásnak nem minősülő intézkedések

5

B

151

05

Törvényességi felügyeleti javaslat

5

B

152

10

Képviselő-testület feloszlásával, feloszlatásával, polgármesteri tisztség megszüntetésével, polgármester lemondásával összefüggő iratok

10

B

153

05

Összeférhetetlenségi, méltatlansági ügyek

5

B

154

10

Polgármester, nemzetiségi önkormányzat elnöke munkakör átadás-átvétel iratai

10

B

155

10

Egyéb törvényességi felügyeleti intézkedések (képviselő-testület vagy társulási tanács összehívásának kezdeményezése, képviselő-testület vagy társulási tanács összehívása, Alkotmánybírósági vizsgálat indítványozása önkormányzati rendelet esetén, költségvetési támogatás felülvizsgálatának kezdeményezése a kincstárnál, fegyelmi eljárás kezdeményezése a polgármester vagy a jegyző ellen, ÁSZ-vizsgálat kezdeményezése)

10

B

156

05

Helyi önkormányzatok, nemzetiségi önkormányzatok képviselő-testületeinek, valamint társulási tanácsok működésével kapcsolatos iratok

5

B

157

05

Szakmai segítségnyújtás, szakmai konzultáció kezdeményezése az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyekben

5

B

158

05

Információ és adatkérés a helyi önkormányzattól (Mötv. 133. § (1) bekezdés

5

B

159

05

Helyi önkormányzatok adósságrendezési eljárásáról szóló törvényben meghatározott feladatokhoz kapcsolódó iratok

5

B

160

05

Önkormányzatok hitelfelvételével kapcsolatos kormányzati engedélyezéssel összefüggő előkészítő iratok

5

B

161

10

Jegyző ideiglenes kinevezésével kapcsolatos iratok

10

B

162

05

A helyi földbizottsági ülések jegyzőkönyvei és ezek mellékletei

5

B

163

10

Önkormányzati vagyonátadást érintő kormányhivatali intézkedések (egyetértési jog gyakorlása)

10

B

164

05

Törvényességi felügyeleti bírsággal kapcsolatos ügyek

5

B

165

05

Bejelentés alapján induló törvényességi felügyeleti eljárás (vizsgálati szakasz)

5

B

166

NS

Területszervezés iratai (pl. várossá nyilvánítás, önálló község alakítása, települések egyesítése, település másik járási hivatal illetékességi területéhez történő átcsatolása, új járás kialakítása)

Nem selejtezhető

15

B

167

05

Nemzetiségi önkormányzatok bizottsági üléseinek jegyzőkönyvei és azok mellékletei

5

B

168

05

Önkormányzati ingatlanok cseréjének jóváhagyása

5

B

169

10

Alpolgármester kijelölésével kapcsolatos iratok

10

B

170

10

Kötelezettségvállaló személy kijelölésével kapcsolatos iratok

10

Képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos ügyek

B

180

10

Képzési, továbbképzési tervek (éves, középtávú stb.)

10

B

181

05

Máshová nem sorolt képzésre, továbbképzésre (ágazati képzések, továbbképzések, hivatal által akkreditált képzések, célelőirányzati támogatásban részesült képzések) jelentkezéssel kapcsolatos iratok

5

B

182

HN

Máshová nem sorolt képzések, továbbképzések vizsganyilvántartó könyve

Nem selejtezhető

HN

B

183

05

Máshová nem sorolt, képzéssel, továbbképzésre jelentkezéssel kapcsolatos iratok

5

B

184

15

Európai uniós finanszírozású képzések

15

B

185

05

Közigazgatási szakvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, a szakvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok

5

B

186

HN

Közigazgatási szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv

Nem selejtezhető

HN

B

187

05

Közigazgatási alapvizsga szervezésével kapcsolatos iratok

5

B

188

HN

Közigazgatási alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv

Nem selejtezhető

HN

B

189

05

Ügykezelői alapvizsgára jelentkezéssel, alapvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, az ügykezelői alapvizsga során keletkező írásbeli dolgozatok

5

B

190

HN

Ügykezelői alapvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv

Nem selejtezhető

HN

B

191

05

Hatósági közvetítői vizsgára jelentkezéssel, vizsga szervezésével kapcsolatos iratok

5

B

192

HN

Hatósági közvetítői vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv

Nem selejtezhető

HN

B

193

HN

Alkotmányos alapismeretek vizsganyilvántartó-könyv

Nem selejtezhető

HN

B

194

15

Alkotmányos alapismeretek vizsga egyéb iratai (jelentkezési lap, egyéb kérelem, értesítés, írásbeli dolgozat, jegyzőkönyv)

15

B

195

05

Anyakönyvi szakvizsgára jelentkezéssel, szakvizsga szervezésével kapcsolatos iratok, a vizsga során keletkező írásbeli dolgozatok

5

B

196

HN

Anyakönyvi szakvizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv

Nem selejtezhető

HN

Oktatási, köznevelési igazgatás

Ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek

B

210

10

Komplex szakmai vizsgaszervezés ellenőrzése

10

B

211

10

Egyházi, magán- és nemzetiségi önkormányzati fenntartású köznevelési intézmény fenntartói tevékenységének törvényességi ellenőrzése

10

B

212

10

Hatósági ellenőrzés ügyei

10

B

213

10

Magántanulói státusz engedélyezésének véleményezése

10

B

214

10

Az országos pedagógiai mérés, értékelés eredménye szerint a minimum szint alatt teljesítő iskolák fenntartóinak intézkedési terv készítésére való felhívásával, jóváhagyásával kapcsolatos ügyek

10

Érettségi vizsga szervezésével kapcsolatos ügyek

B

220

05

Az érettségi vizsgákon közreműködők megbízásával kapcsolatos ügyek

5

B

221

10

Középszintű és emelt szintű érettségi vizsgákról szóló jelentések, jegyzőkönyvek

10

B

222

HN

Az érettségi vizsgák törzslapjai

Nem selejtezhető

HN

B

223

03

Érettségi vizsgákkal kapcsolatos munkaanyagok, előkészítések, határidős feladatokkal kapcsolatos iratok

3

B

224

NS

Érettségi törvényességi ügyek

Nem selejtezhető

15

B

225

03

Jelentkezési lapok, vizsgabehívók, vizsgaszervezéssel kapcsolatos levelezések iratai

3

B

226

10

A Kormányhivatal által működtetett vizsgabizottságok működésével kapcsolatos iratok

10

B

227

HN

Másodfokú döntéssel kapcsolatos iratok: az érettségi vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott fellebbezés tárgyában

Nem selejtezhető

HN

B

228

01

Az emelt szintű érettségi vizsgadolgozatok javításával kapcsolatos észrevételek irata, egyéni osztályozó ívek

1

Országos pedagógiai mérés, értékelés, tanulmányok alatti vizsgáztatással kapcsolatos ügyek

B

240

15

Az országos pedagógiai mérés, értékelés eredménye és a minimum szint alatt teljesítő iskolák fenntartóinak intézkedési terv készítésére való felhívása

15

B

241

05

A tanulmányok alatti vizsgáztatás céljából a független vizsgabizottság működtetésével kapcsolatos ügyek

5

Szakképzéssel kapcsolatos ügyek

B

260

05

Az Országos Képzési Jegyzékben szereplő szakképesítések esetén a szakmai vizsgák központi írásbeli tételeinek, központi gyakorlati feladatainak, valamint azok megoldásainak szétosztásában való közreműködéssel kapcsolatos iratok

5

B

261

10

A megyei fejlesztési és képzési bizottság munkájában való részvétel iratai

10

B

262

HN

Másodfokú döntés meghozatalával kapcsolatos ügyek, a szakmai vizsga vizsgabizottságának döntése, intézkedése vagy intézkedésének elmulasztása ellen benyújtott fellebbezés

Nem selejtezhető

HN

B

263

10

Létszámfeltételekkel kapcsolatos intézkedési terv jóváhagyása

10

B

264

05

A szakképző iskola vezetőjének döntése ellen benyújtott fellebbezés elbírálásával kapcsolatos ügyek

5

B

265

NS

Szakképzés területére vonatkozó jogi ügyek

Nem selejtezhető

15

B

266

10

Szakképzési megállapodással kapcsolatos iratok

10

Elsőfokú hatósági döntések

B

280

10

Az óvodai felvétel, a tanulói jogviszony, a kollégiumi tagsági viszony létrejötte során az egyenlő bánásmód követelménye megsértésének megállapítása tárgyával kapcsolatos ügyek

10

B

281

15

A pedagógiai szakszolgálat szakértői bizottsága által kiadott szakvéleményekkel kapcsolatos elsőfokú eljárások

15

B

282

05

Sajátos nevelési igényű gyermekek szakvéleményei, pedagógiai szakszolgálat szakvéleményei

5

B

283

HN

Egyházi, magán– és nemzetiségi önkormányzati fenntartású köznevelési intézmény nyilvántartásával és működési engedélyével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

284

HN

Szakmai vizsga szervezésére vonatkozó engedélyezési eljárással kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

B

285

HN

Tanulók elhelyezése megszűnt intézmény esetén

Nem selejtezhető

HN

B

286

15

Szakértői vizsgálaton történő megjelenésre, a szakvéleményben megjelölt iskolába történő beíratásra kötelezéssel kapcsolatos ügyek

15

B

287

15

Tankötelezettség teljesítésével kapcsolatos ügyek (magántanulói jogviszony, szülő kötelezése, igazolatlan mulasztások, intézményi kijelölés tankötelezettség teljesítéséhez)

15

Másodfokú hatósági ügyek

B

289

HN

A pedagógiai szakszolgálat szakértői bizottsága által kiadott szakvéleményekkel kapcsolatos másodfokú eljárások

Nem selejtezhető

HN

B

290

HN

Járási hivatalok által köznevelési igazgatás körében hozott elsőfokú döntés elleni fellebbezés ügyében másodfokú jogorvoslati eljárás

Nem selejtezhető

HN

Szomszédos államokban élő magyar diákokkal, pedagógusokkal kapcsolatos ügyek

B

300

05

A szomszédos államokban élő magyar diákok diákkedvezményével kapcsolatos ügyek

5

B

301

05

A szomszédos államokban élő magyar pedagógusok és oktatók pedagógus- és oktatói kedvezményekkel kapcsolatos ügyei

5

B

302

05

A nem köznevelési intézményben a gyermek nevelése, gondozása céljából létesített pedagógus-munkakört ellátók, valamint nyugdíjas pedagógusok pedagógus igazolványával kapcsolatos ügyek

5

Közneveléssel összefüggő feladatok

B

320

05

Általános iskolák felvételi körzetének, pedagógiai szakszolgálatot ellátó intézmények működési körzetének megállapítási ügyei

5

B

321

05

Általános és középiskolákba történő beiratkozással kapcsolatos ügyek

5

B

322

10

Köznevelés-fejlesztési tervvel kapcsolatos ügyek

10

B

323

05

Egyházi, magán- és nemzetiségi önkormányzati köznevelési intézményeknek a köznevelési közfeladatok ellátásban történő részvételével kapcsolatos iratok (egyházak egyoldalú nyilatkozatai, köznevelési szerződések)

5

B

324

15

Köznevelés – általános képzés – területét érintő jogi ügyek

15

B

325

05

Tanuló- és gyermekbalesetekkel kapcsolatos iratok

5

B

326

10

Tankötelesek nyilvántartásának vezetése

10

B

327

10

Tankötelezettség felügyeletével kapcsolatos ügyek

10

B

328

05

Felnőttoktatás osztályozó vizsgáin való részvétellel kapcsolatos ügyek

5

Védelmi Bizottság és titkársága ügyei

B

401

05

Védelmi Bizottság titkárság általános (napi) működésével kapcsolatos iratok

5

B

402

NS

Különleges jogrend és katasztrófaveszély során keletkezett iratok

Nem selejtezhető

15

B

403

15

Tervrendszerrel kapcsolatos iratok

15

B

404

10

Honvédelmi felkészítéssel, gyakorlatokkal kapcsolatos iratok

10

B

405

05

Védelmi bizottság üléseinek előkészítésével kapcsolatos iratok

5

B

406

NS

A védelmi bizottság üléseire beterjesztett, az üléseken elfogadott anyagok (előterjesztések, határozatok, jegyzőkönyvek, emlékeztetők)

Nem selejtezhető

15

B

407

15

Gazdaságmozgósítással és Befogadó Nemzeti Támogatással kapcsolatos iratok

15

B

408

10

Nemzetközi kapcsolatok és katasztrófa-segítségnyújtás

10

B

409

10

Védelmi Bizottság Munkacsoportjaival kapcsolatos ügyek

10

B

410

15

Meghagyással kapcsolatos ügyek

15

B

411

15

Honvédelmi célú gazdasági és anyagi szolgáltatások előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek

15

B

412

15

A NATO Válságreagálási Rendszerrel, az Európai Unió válságkezelési mechanizmusaival összhangban álló nemzeti intézkedési rendszerrel kapcsolatos ügyek

15

B

413

05

A védelmi igazgatás vezetés-irányításával és azok eszközeivel kapcsolatos ügyek (KTIR, EDR)

5

B

414

15

Honvédelmi célú terület-előkészítési ügyek

15

B

415

15

Honvédelemi szempontból létfontosságú (kritikus) infrastruktúra védelmével kapcsolatos ügyek

15

B

416

15

Polgári veszélyhelyzeti tervezés honvédelmi feladataival kapcsolatos ügyek

15

B

417

03

Ügyeleti tevékenység

3

B

418

10

Polgári védelmi szervezetekkel kapcsolatos ügyek

10

B

419

03

Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása

3

B

420

10

Katasztrófavédelmi gyakorlatok

10

B

421

15

Veszélyelhárítási tervekkel kapcsolatos ügyek

15

B

422

15

Katasztrófavédelmi gazdasági és anyagi szolgáltatás előkészítésével, elrendelésével, kártalanítással kapcsolatos ügyek

15

B

423

15

Veszélyes ipari üzemek külső védelmi tervének készítésével és gyakoroltatásával, valamint a lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok

15

B

424

03

Lakossági tájékoztató kiadványok készítésével kapcsolatos iratok

3

B

425

15

Települések veszélyeztetettségének felmérése

15

B

426

05

Logisztikai feladatok ellátása

5

B

427

10

Egyéni védőeszközökkel történő ellátási feladatok

10

B

428

15

A kulturális javak védelmével kapcsolatos feladatok

15

B

429

15

Kitelepítéssel, kimenekítéssel, kiürítéssel, befogadással kapcsolatos iratok

15

B

430

15

Menekültek elhelyezésével és ellátásával kapcsolatos feladatok

15

B

431

05

Katasztrófavédelmi szakigazgatás és honvédelmi igazgatás ügyei

5

B

432

15

Az Önkéntes Tartalékos állománnyal kapcsolatos ügyek

15

Ipari igazgatás

B

500

10

Telepengedélyezéssel és bejelentéssel kapcsolatos ügyek

10

B

501

NS

Távhőtermelő, távhőszolgáltató létesítménnyel kapcsolatos iratok (működési engedély, üzletszabályzat jóváhagyása, tevékenység ellenőrzése stb.)

Nem selejtezhető

15

B

502

05

Közüzemi fogyasztók szerződéséhez kapcsolódó ügyek (szerződéskötés, -szegés stb.)

5

B

503

05

Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése)

5

B

504

05

Veszélyes folyadékok és olvadékok tárolótartályaival kapcsolatos ügyek

5

B

505

05

Villamos energia szolgáltatással, földgázellátással kapcsolatos hatósági feladatok

5

Szakképzés, felnőttképzés

Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek

B

600

NS

Bizonyítvány elismertetés, honosítás

Nem selejtezhető

15

B

601

NS

Engedélyezési eljárással kapcsolatos dokumentációk

Nem selejtezhető

15

B

602

NS

Országos Statisztikai Adatgyűjtési Programmal (OSAP) kapcsolatos feladatok

Nem selejtezhető

15

B

603

NS

Felnőttképzési szakértők nyilvántartásba vétele

Nem selejtezhető

15

B

604

NS

Munkaerőpiaci képzések

Nem selejtezhető

15

B

605

15

Szakmai felügyelet (FIR-FINY)

15

B

606

10

EUROPASS bizonyítvány kiegészítőkkel kapcsolatos dokumentáció (vizsgaszervező jogutód nélküli megszűnése esetén)

10

B

607

NS

Nyelvi programkövetelmények engedélyezési eljárással kapcsolatos dokumentumai

Nem selejtezhető

15

B

608

NS

MFKB-k szakmaszerkezeti döntésre vonatkozó javaslatai

Nem selejtezhető

15

B

609

NS

Ellenőrzési eljárással kapcsolatos dokumentációk

Nem selejtezhető

15

Szakképzéssel kapcsolatos ügyek

B

650

NS

Szakmai vizsga törzslapok, jegyzőkönyvek, osztályozó ívek

Nem selejtezhető

HN

B

651

05

Törzslapnyilvántartással, bizonyítványmásodlat kiállításával kapcsolatos levelezés

5

B

652

15

Felnőttképzési statisztikai adatok elemzése

15

B

653

15

Szakmai vizsgaelnöki, szakmai vizsgabizottsági tagi, szakképzési szakértői névjegyzék és az ezzel kapcsolatos ügyek

15

B

654

10

Vizsgaelnöki pályáztatás

10

B

655

NS

Intézmények vizsgaszervezési jogosultságának nyilvántartása

Nem selejtezhető

15

B

656

10

Szakmai vizsgadokumentumok (vizsgabejelentések, vizsgaszervezéssel kapcsolatos külső és belső levelezés, befogadó nyilatkozatok, megállapodások)

10

KÜLÖNÖS RÉSZ

Szociális és Gyámügyek

Szociális igazgatás

C

001

HN

Szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók, intézmények és hálózatok nyilvántartásba vételével, adatmódosításával és törlésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

C

002

25

Szociális, gyermekjóléti és gyermekvédelmi szolgáltatók, intézmények és hálózatok hatósági ellenőrzése

25

C

003

10

Aktív korúak ellátása

10

 

 

 

a) foglalkoztatást helyettesítő támogatás

 

 

 

 

 

b) egészségkárosodási és gyermekfelügyeleti támogatás

 

 

 

 

 

c) jogosulatlanul igénybe vett ellátás visszakövetelése

 

 

C

004

05

Közgyógyellátással kapcsolatos ügyek

5

 

 

 

a) jogosulatlanul igénybe vett ellátás visszakövetelése

 

 

C

005

05

Időskorúak járadéka

5

 

 

 

a) jogosulatlanul igénybe vett ellátás visszakövetelése

 

 

C

006

75

Ápolási díjjal kapcsolatos ügyek

75

 

 

 

a) alap összegű ápolási díj

 

 

 

 

 

b) fokozott ápolási szükségletre tekintettel megállapított emelt összegű ápolási díj

 

 

 

 

 

c) kiemelt ápolási díj

 

 

 

 

 

d) elutasított ápolási díj

 

 

 

 

 

e) jogosulatlanul igénybe vett ellátás visszakövetelése

 

 

C

007

10

Súlyos mozgáskorlátozott személyek közlekedési kedvezményeivel kapcsolatban keletkezett iratok

10

C

008

HN

A fejlesztő foglalkoztatás nyilvántartásba vételével, adatmódosításával és törlésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

C

009

03

Állami és önkormányzati ellátási kötelezettségek figyelemmel kísérése

3

C

010

03

Egészségügyi szolgáltatásra való jogosultsággal kapcsolatos ügyek

3

C

011

10

Szociális alap- és szakosított szolgáltatásokkal kapcsolatos, máshová nem sorolható ügyek

10

C

012

03

Szociális támogatással kapcsolatos tájékoztatás

3

C

013

10

Szociális foglalkoztatás ellenőrzése

10

C

014

25

Szociális ellátások nyilvántartása

25

C

015

05

Szociális pénzbeli és természetbeni ellátások ellenőrzése

5

C

016

15

Jelzálogjog bejegyzésével, módosításával, törlésével kapcsolatos ügyek

15

Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás

C

020

15

Pénzbeli és természetbeni ellátások

15

 

 

 

a) rendszeres gyermekvédelmi kedvezmény

 

 

 

 

 

b) otthonteremtési támogatás

 

 

 

 

 

c) gyermektartásdíj megelőlegezése, továbbfolyósítása, ismételt elrendelése

 

 

C

021

50

Gyermekvédelmi gondoskodás keretébe tartozó hatósági intézkedések

50

 

 

 

a) védelembe vétel

 

 

 

 

 

b) az óvodai nevelésben való részvételi kötelezettség megszegésével, valamint a tankötelezettség mulasztásával összefüggő intézkedések

 

 

 

 

 

c) családi pótlék természetben történő folyósítása

 

 

 

 

 

d) megelőző pártfogás

 

 

 

 

 

e) ideiglenes hatályú elhelyezés

 

 

 

 

 

f) családba fogadás

 

 

 

 

 

g) nevelésbe vétel

 

 

 

 

 

h) családi pótlék természetbeni formában történő nyújtása során kirendelt eseti gyám elszámolásának elfogadása

 

 

 

 

 

i) nevelési felügyelet

 

 

 

 

 

j) utógondozás

 

 

 

 

 

k) hátrányos, halmozottan hátrányos helyzet megállapítása

 

 

 

 

 

l) utógondozói ellátás

 

 

 

 

 

m) eljárás gyermek veszélyeztetettsége esetén

 

 

 

 

 

n) magántanulói státusszal kapcsolatos véleményadás

 

 

 

 

 

o) közreműködés a bírósági végrehajtási eljárásban

 

 

 

 

 

p) gondozási díjfizetési kötelezettséggel kapcsolatos ügyek

 

 

C

022

05

Gyermekjóléti alapellátás és gyermekvédelmi szakellátás körébe tartozó intézményekkel kapcsolatos, máshová nem sorolt ügyek

5

C

023

05

Helyi önkormányzat gyermekjóléti és gyermekvédelmi feladatok ellátásáról szóló éves értékelésével kapcsolatos iratok

5

C

024

05

Önkormányzati ellátórendszerek átalakítására vonatkozó javaslatok véleményezése

5

C

025

MV

Gyámsági ügyek

50

MV

C

026

50

Gondnoksági ügyek

50

C

027

15

Hivatásos gondnokok, hivatásos támogatók foglalkoztatására, adatváltozására vonatkozó bejelentési kötelezettség teljesítése a nyilvántartó szerv részére, hivatásos gondnoki, hivatásos támogatói feladatokat vállaló személy képzése, hivatásos gondnokok továbbképzésének szervezése, ezzel kapcsolatos adatszolgáltatás a nyilvántartó szerv részére

15

C

028

50

Támogatott döntéshozatallal és előzetes jognyilatkozattal kapcsolatos ügyiratok

50

C

029

HN

Családi jogállás rendezése

Nem selejtezhető

HN

 

 

 

a) teljes hatályú apai elismerő nyilatkozat

 

 

 

 

 

b) képzelt szülő

 

 

 

 

 

c) peres ügyek

 

 

 

 

 

d) gyermek család- és utónevének megállapítása

 

 

 

 

 

e) ismeretlen szülőtől származó gyermek törvényes képviseletével és anyakönyvezésével kapcsolatos eljárás

 

 

 

 

 

f) rendezetlen családi jogállás

 

 

 

 

 

g) titkolt terhességből származó gyermekkel kapcsolatos eljárás

 

 

C

030

25

Szülői felügyelet

25

 

 

 

a) gyakorlásáról történő megállapodás

 

 

 

 

 

b) gyakorlása során felmerülő vitákban történő döntéshozatal

 

 

C

031

25

Kapcsolattartás

25

 

 

 

a) rendezése, megváltoztatása

 

 

 

 

 

b) végrehajtása

 

 

C

032

HN

Kiskorú házasságkötése

Nem selejtezhető

HN

C

033

HN

Örökbefogadás engedélyezésével és felbontásával kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

C

034

HN

Nemzetközi vonatkozású gyámügyek

Nem selejtezhető

HN

C

035

25

Örökbe fogadni szándékozók alkalmasságával kapcsolatos ügyek

25

C

036

25

Örökbe fogadhatóvá nyilvánítással kapcsolatos ügyek

25

C

037

05

Vér szerinti szülők adatainak megismerésével kapcsolatos ügyek

5

C

038

50

Kiskorúak vagyoni érdekvédelme, számadási, vagyoni ügyek

50

C

039

50

Gondokság alatt állók vagyoni érdekvédelme, számadási, vagyoni ügyek

50

C

040

25

Gyámnevezés, gyámságból kizárás

25

C

041

05

Gyermekjogi képviselettel kapcsolatos ügyek

5

C

042

25

A hozzátartozók között erőszak miatt alkalmazható távoltartásról szóló törvény szerinti családvédelmi koordinációs feladatok

25

C

043

50

Ügygondnok, eseti gondnok, eseti gyám (magzat gyámja) kirendelése

50

C

044

50

Hivatásos gondnoki, hivatásos támogatói feladatok ellátásával kapcsolatos ügyiratok

50

C

045

03

Más hatóság megkeresésére készített környezettanulmány, egyéb társhatósági megkeresések

3

C

046

25

Válsághelyzetben lévő várandós anya és születendő gyermek védelme

25

C

047

25

Feljelentés gyermek veszélyeztetése vagy a tartási kötelezettség elmulasztása és a gyermek sérelmére elkövetett bűncselekmény miatt

25

C

048

10

Tanköteles gyermek művészeti, sport, modell- vagy hirdetési tevékenység keretében történő foglalkoztatása

10

C

049

NS

Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai felügyeleti ellenőrzése, célvizsgálatok stb.

Nem selejtezhető

15

C

050

03

Gyermekvédelmi pénzbeli és természetbeni ellátások ellenőrzése

3

C

051

HN

Eltűnt személy holtnak nyilvánításának kezdeményezése

Nem selejtezhető

HN

C

052

15

Gyermek- és ifjúságvédelmi, valamint jelzőrendszeri koordinációs tevékenységhez kapcsolódó iratok

15

C

053

25

Hivatásos gondnoki és hivatásos támogatói képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos nyilvántartások

25

C

054

25

A szülők lakhelyének vagy a szülők által kijelölt más tartózkodási helynek az elhagyása

25

Építésügyi ügyek

Építésfelügyelet

D

001

10

Építésfelügyeleti ellenőrzés

10

D

002

HN

Építőipari kivitelezési tevékenységgel kapcsolatos ügyek, építésfelügyeleti bírság

Nem selejtezhető

HN

D

003

HN

Jogszabály által előírt építésfelügyeleti nyilvántartás

Nem selejtezhető

HN

D

004

NS

Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek

Nem selejtezhető

15

D

005

HN

Építésfelügyeleti felügyeleti intézkedések

Nem selejtezhető

HN

D

006

05

Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésfelügyeleti kiadványok kidolgozásának ügyei

5

D

007

10

Az elsőfokú építésfelügyeleti hatóságok tevékenységének ellenőrzése és segítése

10

D

008

05

Más eljáró építésfelügyeleti hatóság kijelölésével kapcsolatos intézkedések

5

D

009

05

Máshová nem sorolható építésfelügyeleti ügyek

5

D

010

NS

Szabálytalan építési tevékenységgel kapcsolatos építésrendészeti ügyek

Nem selejtezhető

15

D

011

NS

Jókarbantartással kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

D

012

05

Építésfelügyelettel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatások

5

D

013

10

Építésfelügyeleti hatósági bizonyítványok, igazolások, adatkérés, adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek

10

D

014

NS

Építésfelügyeleti hatósági kötelezési ügyek

Nem selejtezhető

15

D

015

HN

Építésfelügyeleti bírság

Nem selejtezhető

HN

D

016

NS

Egyszerű bejelentésekkel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

Állami Főépítészi Ügyek

D

020

15

Területrendezési terv, területfejlesztési terv egyeztetése

15

D

021

15

Településfejlesztési koncepció egyeztetése

15

D

022

15

Integrált településfejlesztési stratégia egyeztetése:

15

D

023

15

Településrendezési eszközök egyeztetése

15

D

024

15

Környezeti értékelés egyeztetése

15

D

025

15

Településképi arculati kézikönyv egyeztetése

15

D

026

15

Területrendezési hatósági eljárások

15

D

027

15

Szakkérdés vizsgálata

15

D

028

15

Településképi rendelet véleményezése

15

D

029

HN

Jogszabály által előírt állami főépítészi nyilvántartás

Nem selejtezhető

HN

D

030

HN

Önkormányzati főépítészi vizsgák lebonyolítása

Nem selejtezhető

HN

D

031

15

Tervtanácsi ügyek

15

D

032

15

Máshová nem sorolt állami főépítészi ügyek

15

D

033

05

Építésügyi vizsgára jelentkezéssel, vizsga szervezésével kapcsolatos iratok

5

D

034

HN

Építésügyi vizsga vizsganyilvántartó-könyv, jegyzőkönyv, tanúsítvány

Nem selejtezhető

HN

D

035

15

Állami főépítészi eljárás

15

Építésügyek

D

040

02

Építésügyi hatósági szolgáltatás

2

D

041

NS

Építési engedélyezési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

042

NS

Összevont engedélyezési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

043

NS

Összevont telepítési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

044

NS

Országos építési követelményektől való eltérés engedélyezési eljárása

Nem selejtezhető

15

D

045

NS

Használatbavételi engedélyezési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

046

NS

Fennmaradási engedélyezési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

047

NS

Bontási engedélyezési eljárás

Nem selejtezhető

15

D

048

NS

Engedély hatályának meghosszabbítása iránti engedélyezési eljárása

Nem selejtezhető

15

D

049

NS

Jogutódlás tudomásulvételi eljárás

Nem selejtezhető

15

D

050

NS

Használatbavétel tudomásulvétele eljárás

Nem selejtezhető

15

D

051

NS

Veszélyhelyzet esetén szükségessé váló építési tevékenység tudomásulvételével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

D

052

NS

Építésügyi hatósági kötelezési ügyek

Nem selejtezhető

15

D

053

10

Építésügyi hatósági bizonyítványok

10

D

054

10

Építésügyi szakhatósági eljárás

10

D

055

15

Kisajátítási tervek építésügyi szempontú záradékolása

15

D

056

10

Építésügyi hatósági ellenőrzés

10

D

057

05

Panasszal, közérdekű bejelentéssel, tájékoztatással, és egyéb észrevételekkel kapcsolatos ügyek

5

D

058

10

Adatkéréssel, igazolással és szolgáltatással kapcsolatos ügyek

10

D

059

05

Elsőfokú építésügyi hatóság kizárásával kapcsolatos intézkedések, ügyek

5

D

060

NS

Elsőfokú építésügyi hatósági ügyekkel kapcsolatos felügyeleti intézkedések

Nem selejtezhető

15

D

061

10

Elsőfokú építésügyi hatóság feladatellátásának, tevékenységének ellenőrzése

10

D

062

05

Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésügyi kiadványok kidolgozásának ügyei

5

D

063

NS

Sajátos építményekkel kapcsolatos kiemelt építési ügyek

Nem selejtezhető

15

D

064

NS

Építésügyi vizsga

Nem selejtezhető

15

D

065

NS

Integrált eljárás

Nem selejtezhető

15

D

066

05

Máshová nem sorolható építési ügyek

5

Igazságügyi ügyek

E

001

15

Ügyelosztási rend

15

E

002

NS

Pártfogó felügyelői ügyek nyilvántartó könyve

Nem selejtezhető

15

E

003

NS

Jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartó könyve

Nem selejtezhető

15

E

004

10

Áldozatsegítési támogatási kérelem

10

E

005

MV

Minden egyéb nyilvántartásba vett pártfogó felügyelői irat

10

MV

E

006

MV

Pártfogó felügyelettel kapcsolatos ügyek

10

MV

E

007

10

Külföldre irányuló költségmentesség iránti továbbítási kérelem

10

E

008

10

Peres jogi segítségnyújtás iránti támogatási kérelem

10

E

009

NS

Peres jogi segítségnyújtási ügyek nyilvántartó könyve

Nem selejtezhető

15

E

010

05

Minden egyéb nyilvántartásba vett, peren kívüli és peres jogi segítségnyújtási irat

5

E

011

NS

Áldozatsegítési ügyek nyilvántartó könyve

Nem selejtezhető

15

E

012

10

Közhatalmi szervek tájékoztatói, ezzel kapcsolatos felszólítások és levelezés

10

E

013

10

Peren kívüli jogi segítségnyújtás iránti támogatási kérelem

10

E

014

05

Minden egyéb nyilvántartásba vett áldozatsegítési irat

5

E

015

10

Adatszolgáltatás a természetes személyek adósságrendezési nyilvántartásából (ARE nyilvántartás)

10

E

016

10

Központi Hitelinformációs Rendszer (KHR) adatközlés

10

E

017

12

Családi csődvédelmi ügy (ARE ügyszámmal rendelkező adósságrendezési ügyek iratanyaga) az adósságrendezési eljárást lezáró bírósági döntés jogerőre emelkedésétől számítva

12

E

018

10

Minden egyéb nyilvántartásba vett családi csődvédelmi irat

10

E

019

10

Áldozatsegítéssel kapcsolatos másodfokú hatósági ügyek

10

E

020

10

Jogi segítségnyújtással kapcsolatos másodfokú hatósági ügyek

10

E

021

10

Állami kárenyhítéssel kapcsolatos ügyek

10

E

022

10

Áldozatsegítési eljárásban visszatérítendő támogatással összefüggő méltányossági ügyek

10

E

023

10

Jogi segítségnyújtási eljárásban visszatérítendő támogatással összefüggő méltányossági ügyek

10

E

024

NS

Kárpótlási ügyek

Nem selejtezhető

15

E

025

10

Áldozatsegítési és jogi segítségnyújtási eljárásban visszatérítésre kötelezési ügyek

10

Növény- és Talajvédelmi ügyek

F

001

10

Növényegészségügy elsőfokú hatósági ügyei, kiemelt ellenőrzések iratai

10

F

002

HN

Növényegészségügy nemzetközi és hazai jelentései és egyéb növényegészségüggyel kapcsolatos utasítások, adatszolgáltatások

Nem selejtezhető

HN

F

003

HN

Zöldség-gyümölcs minőségellenőrzéssel kapcsolatos iratok, utasítások, adatszolgáltatások

Nem selejtezhető

HN

F

004

10

Zöldség-gyümölcs hatósági ügyei

10

F

005

HN

Talajvédelmi elsőfokú ügyek (engedélyezés)

Nem selejtezhető

HN

F

006

NS

Talajvédelmi szakkérdés vizsgálata (állásfoglalás, vélemény, hozzájárulás, társhatósági szakvélemény)

Nem selejtezhető

15

F

007

NS

Talajvédelmi szakhatósági közreműködés kiemelt beruházások engedélyezési eljárásaiban

Nem selejtezhető

15

F

008

HN

Talajvédelmi jelentések, utasítások, adatszolgáltatások, szakterületi ellenőrzések

Nem selejtezhető

HN

F

009

HN

Talajvédelem, térképek, szakmai anyagok, Talajvédelmi monitoring- és információs rendszer (TIM)

Nem selejtezhető

HN

F

010

HN

Növényvédelmi és élelmiszerbiztonsági jelentések (Európai Unió), utasítások, adatszolgáltatások, növényvédelmi hatósági és koordinációs tevékenység

Nem selejtezhető

HN

F

011

10

Növényvédelmi elsőfokú ügyek (forgalmazás, raktározás, felhasználás, szermaradék), kiemelt ellenőrzések iratai

10

F

012

10

Parlagfű eljárás másodfokú belterületi ügyei

10

F

013

10

Parlagfű eljárás elsőfokú külterületi ügyei

10

F

014

10

Parlagfű eljárás elsőfokú belterületi ügyei

10

F

015

10

Növényvédő szerek és termésnövelő anyagok kísérleti engedélyezésével kapcsolatos ügyek

10

F

016

10

Hatósági növény-egészségügyi diagnosztikai vizsgálatok

10

F

017

10

Pályázatok, szakmai együttműködések, szerződéskötések, megállapodások, egyéb labor ügyek

10

F

018

10

Károsítók elleni védekezési kötelezettséggel kapcsolatos hatósági ügyek

10

F

019

10

Növényvédő szerek, növényvédelmi hatású anyagok és termésnövelő anyagok biológiai hatásvizsgálata

10

F

020

10

Növényegészségügy másodfokú hatósági ügyei

10

F

021

HN

Növényvédő szer forgalmazási, vásárlási és felhasználási engedély nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

F

022

10

Növényvédelmi előrejelzés

10

F

023

10

Vizsgálóhelyek minőségbiztosítással kapcsolatos ügyei (GEP, GLP)

10

F

024

NS

Hazai és nemzetközi szervezetekkel, intézményekkel kapcsolatos szakmai ügyek

Nem selejtezhető

15

F

025

15

Károsító diagnosztikai vizsgálatok (gyomirtás, állattan, növénykórtan, regulátor)

15

F

026

10

Növényvédelmi szakhatósági eljárások (állásfoglalás, vélemény, hozzájárulás)

10

F

027

10

Hatósági bizonyítványok, igazolások

10

F

028

10

Talajvédelmi hatósági ellenőrzések, panasz bejelentési eljárások

10

F

029

10

Erdészeti és dísznövény szaporítóanyag ellenőrzése

10

F

030

10

Növényvédelemmel összefüggő AKG, KM és ökológiai gazdálkodás ellenőrzése

10

F

031

10

Ökológiai gazdálkodáshoz kapcsolódó ügyek

10

F

032

05

Szántóföldi szemlékkel kapcsolatos szervezési ügyek

5

F

033

05

Minősítések felülvizsgálatával, kifogásolással, szakértői felülvizsgálattal kapcsolatos ügyek

5

F

034

10

Gabonafélék vetőmag szaporítása

10

F

035

10

Kukorica vetőmag szaporítása

10

F

036

10

Burgonya vetőgumó szaporítás

10

F

037

10

Ipari növények szántóföldi ellenőrzése

10

F

038

10

Herefélék vetőmag szaporításának szántóföldi ellenőrzése

10

F

039

10

Bükkönyfélék és takarmánycirok szántóföldi ellenőrzése

10

F

040

10

Zöldség, fűszer, mézelő és gyógynövények vetőmag szaporítása

10

F

041

10

Vetőmagvak fémzárolásával és vizsgálatával kapcsolatos ügyek

10

F

042

10

Egyéb, a szakterület feladat- és hatáskörébe tartozó feladatok ellátása

10

F

043

05

Szántóföldi ellenőrzési jegyzőkönyvek

5

F

044

05

Beküldött vetőmagminták munkalapjai

5

F

045

05

Vetőmag minősítő bizonyítványok munkalapjai

5

F

046

05

Engedélyezéssel kapcsolatos levelezés, szabványtól eltérő kereskedelmi és fajtahasználati ügyek

5

F

047

05

Certifikálással, okmányolással kapcsolatos levelezés

5

F

048

05

Export-import követelményekkel kapcsolatos levelezés

5

F

049

05

Vetőmag szaporításokkal kapcsolatos levelezés

5

F

050

05

A Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal és a Vetőmag Felügyelőségek okmányolással kapcsolatos belső levelezése

5

F

051

05

Vetőmagvizsgálat (vizsgálati eredmények közlése)

5

F

052

05

Hatósági minta vizsgálata

5

F

053

05

Reklamációk, kifogásolások (belföldi-külföldi)

5

F

054

05

Vetőmag-kiszerelések ellenőrzése

5

F

055

05

Csávázás ellenőrzése

5

F

056

05

Belföldi „Cold Test” kiértesítése

5

F

057

05

Szakmai információk vetőmag felügyelőségek és más cégek felé

5

F

058

10

Szőlőültetvény ellenőrzés

10

F

059

10

Növény-egészségügyi bizonyítványok és jegyzőkönyvek

10

F

060

10

Származási igazolvány

10

F

061

10

Engedményes (csökkentett követelményszintű) szaporítóanyag kitermelési engedélyek

10

F

062

10

Pályázati ellenőrzés

10

F

063

HN

Faiskolai (csemetekerti) palánta előállító helyi engedély nyilvántartásba vétel és módosításaik

Nem selejtezhető

HN

 

 

 

a) belföldi szaporítóanyag forgalmazás ellenőrzése, származási igazolvány, certifikációs címke elszámoltatás

 

 

 

 

 

b) szaporítóanyagok minőségellenőrzése, lerakati ellenőrzése

 

 

F

064

HN

Ültetvény felügyelet, alapdokumentumok

Nem selejtezhető

HN

F

065

HN

Import engedély, véleményezés

Nem selejtezhető

HN

F

066

HN

Termeltetési szerződések

Nem selejtezhető

HN

F

067

05

Társhatósági hozzájárulás

5

F

068

05

Átcsomagolási engedély

5

F

069

10

Zárt körzet létesítéséről szóló engedély

10

F

070

05

Standard vetőmag-előállítók nyilvántartásba vétele

5

F

071

05

Kiszerelési engedély

5

F

072

05

Átruházott jogkörű tevékenység engedélyezése

5

F

073

05

Vetőmagpiaci ellenőrzésekhez kapcsolódó tájékoztatás, eredményközlés

5

F

074

10

Szaporítóanyag-engedélyezéssel, -forgalmazással kapcsolatos ügyek

10

F

075

10

Erdészeti szaporítóanyag certifikáció

10

F

076

10

Növényvédő szer okozta méh-, vad- és halpusztulások bejelentése, kivizsgálása

10

F

077

10

Talajvédelmi másodfokú hatósági ügyekkel kapcsolatos levelezés

10

F

078

HN

Talajvédelemmel összefüggő környezetvédelmi feladatok (AKG, KM, NO3 irányelv, szennyvíz, szennyvíziszap)

Nem selejtezhető

HN

F

079

10

Talajvédelmi laboratóriumi vizsgálati jegyzőkönyvek

10

F

080

10

Talajbiológiai laboratóriumi egyéb ügyek

10

F

081

10

Vetőmag forgalomba hozatali tevékenységgel kapcsolatos bejelentések

10

F

082

10

Szaporítóanyagok (erdészeti, kertészeti) előállításával, forgalmazásával, minősítésével kapcsolatos ügyek

10

Erdészeti ügyek

G

001

10

Erdőleltározási feladatok és szabályozási ügyek

10

G

002

10

Erdővédelmi feladatok

10

G

003

25

Regionális és körzeti erdőtervezés igazgatási feladatai

25

G

004

10

Regionális és körzeti erdőtervezés eljárási feladatai

10

G

005

05

Erdőfenntartási igazgatási feladatok

5

G

006

10

Térképészeti ügyek (fotográfiai, kartográfiai és térinformatikai feladatok)

10

G

007

10

Erdészeti szakmai továbbképzési feladatok

10

G

008

05

Erdészeti ismeretterjesztési ügyek

5

G

009

05

Általános/ágazati szervezési irányítási és igazgatási ügyek

5

G

010

10

Regionális és térségfejlesztési feladatok

10

G

011

05

Erdészeti nyilvántartási tájékoztatási feladatok

5

G

012

05

Erdészeti adattári szolgáltatási és üzemeltetési feladatok

5

G

013

10

Hatósági bizonyítványok

10

G

014

HN

Erdőgazdálkodók nyilvántartása

Nem selejtezhető

HN

 

 

 

a) Nyilvántartásba vétel

 

 

 

 

 

b) Törlés

 

 

 

 

 

c) Adatváltozás

 

 

 

 

 

d) Szakszemélyzet hozzárendelése

 

 

 

 

 

e) Felszólítás erdőgazdálkodó megjelölésére

 

 

G

015

10

Erdészeti szakszemélyzet nyilvántartásával kapcsolatos ügyek

10

 

 

 

a) Szakszemélyzeti nyilvántartásba vétel

 

 

 

 

 

b) Figyelmeztetés, törlés hivatalból

 

 

 

 

 

c) Szolgálati igazolványokkal, jelvényekkel kapcsolatos ügyek

 

 

G

016

15

Erdő üzemmódjának, rendeltetésének megváltoztatása

15

G

017

10

Föld alatti gombákkal kapcsolatos hatósági feladatok

10

G

018

15

Erdőterv

15

 

 

 

a) Erdőterv kiadása hivatalból

 

 

 

 

 

b) Erdőterv kiadása kérelemre

 

 

 

 

 

c) Erdőterv módosítása

 

 

G

019

NS

Erdőtelepítési kiviteli tervek

Nem selejtezhető

15

G

020

NS

Szabad rendelkezésű erdő létesítése

Nem selejtezhető

15

G

021

NS

Fásítás létesítése

Nem selejtezhető

15

G

022

NS

Energiaültetvények létesítése, felszámolása

Nem selejtezhető

15

G

023

NS

Telepítés fennmaradásának engedélyezése

Nem selejtezhető

15

G

024

NS

Önerdősülés fennmaradásának engedélyezése

Nem selejtezhető

15

G

025

NS

Szabad rendelkezésű erdő nyilvántartásba vétele

Nem selejtezhető

15

G

026

NS

Erdő igénybevétele:

Nem selejtezhető

15

 

 

 

a) Elvi hozzájárulás igénybevételhez

 

 

 

 

 

b) Termelésből való kivonás

 

 

 

 

 

c) Rendeltetésszerű használatot akadályozó igénybevétel

 

 

 

 

 

d) Időleges igénybevétel

 

 

 

 

 

e) Mezőgazdasági művelésbe vonás

 

 

 

 

 

f) Engedély nélküli igénybevétel miatt helyreállítás

 

 

G

027

NS

Újraerdősítés elrendelése

Nem selejtezhető

15

G

028

10

Tervezett erdőgazdálkodási tevékenység

10

 

 

 

a) Tervezett erdőgazdálkodási tevékenység bejelentése

 

 

 

 

 

b) Végrehajtott erdőgazdálkodási tevékenység

 

 

 

 

 

c) Műveleti lapok

 

 

 

 

 

d) Erdőfelújítási biztosíték

 

 

G

029

10

Erdőfelújítási határidő módosítása

10

G

030

10

Erdősítések befejezetté nyilvánítása

10

G

031

10

Befejezett erdősítések felülvizsgálata

10

G

032

10

Erdőgazdálkodási tevékenység elrendelése

10

G

033

10

Erdészeti létesítményekkel kapcsolatos ügyek

10

G

034

10

Erdőkárral kapcsolatos bejelentések

10

G

035

10

Bejelentés fakitermelésről

10

 

 

 

a) fásításból

 

 

 

 

 

b) szabad rendelkezésű erdőből

 

 

G

036

10

Erdei haszonvételek

10

G

037

10

Erdészeti termékek szállításával kapcsolatos ügyek

10

G

038

10

Az erdő látogatásával kapcsolatos ügyek

10

G

039

15

Szakkérdések, szakhatósági feladatok

15

 

 

 

a) Telekalakítás

 

 

 

 

 

b) Bányászati ügyek

 

 

 

 

 

c) Zöldhatósági ügyek

 

 

 

 

 

d) Közművekkel kapcsolatos ügyek

 

 

 

 

 

e) Szakhatósági véleményezési ügyek

 

 

 

 

 

f) Közlekedés hatósági ügyek

 

 

 

 

 

g) Vízügyes ügyek

 

 

 

 

 

h) Építéshatósági ügyek

 

 

 

 

 

i) Vadgazdálkodási ügyek

 

 

G

040

10

Erdőfenntartási járulék

10

G

041

10

Erdőgazdálkodási bírság

10

G

042

10

Erdővédelmi bírság

10

G

043

10

Erdővédelmi szabálysértés (erdő látogatója)

10

G

044

10

Egyéb erdészeti hatósági ügyek

10

 

 

 

a) Kötelezés erdőfelújításra

 

 

 

 

 

b) Adattár módosítás, javítás hivatalból

 

 

 

 

 

c) Erdő fátlan állapotban tartása

 

 

 

 

 

d) Szaporítóanyag-gyűjtés

 

 

G

045

HN

Körzeti erdőterv

Nem selejtezhető

HN

G

046

NS

Településrendezési terv

Nem selejtezhető

15

G

047

HN

Másodfokú erdészeti hatósági ügyek

Nem selejtezhető

HN

G

048

10

Közjóléti nyilvántartással kapcsolatos ügyek

10

G

049

10

Erdőfelújítási biztosíték letéti számla

10

Erdészeti támogatások

G

100

10

Nemzeti finanszírozású erdőfelújítási támogatási, kifizetési kérelmek

10

G

101

10

Nemzeti finanszírozású erdőtelepítési támogatási, kifizetési kérelmek

10

G

102

10

Nemzeti támogatás ellenőrzési feladatok

10

G

103

25

Közösségi támogatási jogcímek

25

G

104

25

Közösségi támogatási ellenőrzési feladatok

25

Földművelésügyi ügyek

H

001

15

Mezőgazdasági kockázatkezeléssel kapcsolatos ügyek

15

H

002

15

Kölcsönös megfeleltetési szabályok betartásának ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

15

H

003

HN

Növénytermesztéssel kapcsolatos ügyek, pályázatok, támogatások

Nem selejtezhető

HN

H

004

NS

Mező- és erdőgazdasági hasznosítású földek árverése

Nem selejtezhető

15

H

005

HN

Földkiadással kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

006

15

GMO-val kapcsolatos ügyek

15

H

007

NS

Mezőőri, hegyőri szolgálattal kapcsolatos nyilvántartás, vizsga

Nem selejtezhető

15

H

008

NS

Agrárfinanszírozással, hitelekkel, pénzügyi lízinggel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

H

009

HN

Családi gazdaságokkal kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

010

15

Földművelésügyi hatósági ügyek

15

H

011

HN

1993–2004. május 1-jéig odaítélt nemzeti támogatással megvalósuló agrárberuházások ügyintézése

Nem selejtezhető

HN

H

012

HN

Őstermelőkkel kapcsolatos iratok, ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

013

05

A mezőgazdasági őstermelőnek minősülő egyéni vállalkozók adatainak ellenőrzése

5

H

014

NS

Meg nem munkált területek nyilvántartásával kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

H

015

NS

Birtokösszevonás

Nem selejtezhető

15

H

016

15

Kábítószer előállítására alkalmas növényekkel kapcsolatos ügyek

15

H

017

25

Mezőőri, hegyőri szolgálattal kapcsolatos ügyek

25

H

018

NS

UMVP intézkedési jogcímeihez kapcsolódó ügyek

Nem selejtezhető

15

H

019

HN

Vízgazdálkodással kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

020

HN

Védelmi bizottságokkal és területi vízgazdálkodási tanáccsal kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

021

15

Mezőgazdasági kockázatkezelési rendszerrel kapcsolatos ügyek

15

H

022

15

Mezőgazdasági vis maior eseményekkel kapcsolatos ügyek

15

H

023

NS

Katasztrófavédelmi ügyek

Nem selejtezhető

15

H

024

NS

Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabálya, elvi ügyei

Nem selejtezhető

15

H

025

15

Hegyközségek törvényességi felügyeletével kapcsolatos ügyek

15

H

026

15

Termelői szerveződésekkel (TCS, TÉSZ, BÉSZ) kapcsolatos ügyek

15

H

027

NS

Egységes kérelemmel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

H

028

NS

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

H

029

NS

Nemzeti Élelmiszerlánc-biztonsági Hivatal, kormányhivatal közötti szakmai irányításra vonatkozó ügyek

Nem selejtezhető

15

H

030

10

Előterjesztések, ágazatra vonatkozó összefoglaló értékelések, tájékoztatások készítése, véleményezése

10

H

031

NS

Gyümölcsültetvény-kataszterrel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

15

H

032

NS

Gyümölcsültetvény telepítés engedélyezése

Nem selejtezhető

15

H

033

10

Gyümölcsültetvényekhez kötődő bírság

10

H

034

10

Kedvezményes birtokmaximummal kapcsolatos terület nagyság megállapítása, igazolása

10

Vadászati ügyek

H

100

NS

Elsőfokú vadászati hatósági ügyek

Nem selejtezhető

15

H

101

10

Vadászati ellenőrzések

10

H

102

HN

Vadászterület kialakításával kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

103

HN

Vadászatra jogosultak nyilvántartásával kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

104

25

Hivatásos vadászokkal kapcsolatos ügyek

25

H

105

05

Azonosító jelek kiadásával kapcsolatos ügyek

5

H

106

25

Vadgazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos ügyek

25

H

107

15

A vadászati jog megsértésével kapcsolatos ügyek

15

H

108

05

Vadkár ügyek

5

H

109

NS

Trófeabírálat

Nem selejtezhető

15

H

110

05

Vadászati statisztikai jelentések, adatszolgáltatások

5

H

111

HN

Másodfokú vadászati hatósági ügyek

Nem selejtezhető

HN

H

112

HN

Vadgazdálkodási tervekkel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

Halászati ügyek

H

140

NS

Halászati hatósági ügyek

Nem selejtezhető

15

H

141

10

Halászati, horgászati jog megsértésével kapcsolatos ügyek

10

H

142

15

Halász-, horgászvizsgáztatás, engedélyek kiadása

15

H

143

05

Halászati, horgászati területi ellenőrzések

5

H

144

15

Halőrökkel kapcsolatos ügyek

15

H

145

15

Halászati vízterületekkel kapcsolatos ügyek

15

H

146

NS

Halászati nyilvántartások vezetése

Nem selejtezhető

15

H

147

10

Halászati statisztikai jelentések, adatszolgáltatások

10

Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek

I

001

HN

Bejelentési kötelezettség alá tartozó járványos állatbetegségek megelőzése, leküzdése

Nem selejtezhető

HN

I

002

15

Állatbetegségektől való mentesítési programok

15

I

003

15

Parazitózisok elleni védekezés

15

I

004

15

Zoonózisok elleni védekezés

15

I

005

15

Állattartó, – tenyésztő és szaporító telepek állat –egészségügye

15

I

006

10

Az állat-egészségügyi ellenőrzés alá tartozó áruk bel- és külföldi forgalma

10

I

007

15

Állati hulladékok ártalmatlanná tétele

15

I

008

NS

Az állatvédelemmel kapcsolatos ügyek, jelentések

Nem selejtezhető

15

I

009

10

Veszélyes állatokkal, veszélyes ebekkel kapcsolatos ügyek

10

I

010

15

Bel- és külföldi állatvédelmi kapcsolatok és feladatok

15

I

011

HN

Bel- és külföldi állat-egészségügyi kapcsolatok

Nem selejtezhető

HN

I

012

15

A mezőgazdasági termékminősítés ellenőrzésével kapcsolatos ügyek

15

I

013

05

Bírságokkal, figyelmeztetéssel kapcsolatos ügyek

5

I

014

10

Géntechnológiával módosított szervezetekkel és a velük tevékenységet folytató létesítményekkel kapcsolatos ügyek

10

I

015

10

Tenyésztéspolitika, tenyésztésszervezés végrehajtásával kapcsolatos intézkedések (előterjesztések, javaslatok, jogszabály-tervezetek, törvényjavaslatok)

10

I

016

NS

Tenyésztő szervezetek elismerése, elismert tenyésztő szervezetek nyilvántartása, elismerésre javaslattétel, felülvizsgálata, ellenőrzése, tenyészetszám-kiadás, és nyilvántartás, tenyészetek felülvizsgálata, tenyészetek ellenőrzése, mesterséges termékenyítő szervezetek

Nem selejtezhető

15

I

017

NS

Fajtabejelentéssel, fajtaelismeréssel kapcsolatos ügyek, fajtaelismerésre nyilvántartásba vétel, fajtaelismerésre javaslattétel, fajtaelismerési vizsgálat, tesztek

Nem selejtezhető

15

I

018

NS

Törzskönyvezési ügyek, származási lap, származási igazolás, sorszám kiadás, hitelesítés, záradékolás

Nem selejtezhető

15

I

019

10

Export-import ügyek, FM szakmai hozzájárulás javaslati ügyek, igazolások kiadása vagy megtagadása, határozat, hatósági engedélyek kiadása

10

I

020

10

Hatósági engedélyek (mesterséges termékenyítő állomás, embrióátültető állomás, laborakkreditálás, apaállatok mesterséges termékenyítési engedélye)

10

I

021

10

Hatósági felügyelet és ellenőrző tevékenység, kivizsgálás, jegyzőkönyvek

10

I

022

10

Hatósági nyilvántartás közzétételek, nyilvántartás inszeminátor, embrióátültető, engedélyes tevékenységekről és intézményeikről

10

I

023

10

Baromfikeltetés, keltető állomások, halkeltetők, méhanya nevelő telepek ügyei

10

I

024

HN

Teljesítményvizsgálatok: ITV (ivadék teljesítmény vizsgálat), STV (saját teljesítmény vizsgálat)

Nem selejtezhető

HN

I

025

HN

Tenyészértékbecslés

Nem selejtezhető

HN

I

026

HN

Hatósági célú laborvizsgálatok jegyzőkönyvei, gyapjú minőségleletek, szaporodásbiológiai, tenyésztéshigiéniai leletek

Nem selejtezhető

HN

I

027

NS

Egységes Nyilvántartási és Azonosító Rendszer (ENAR) és OVMR iratok

Nem selejtezhető

15

I

028

10

Apaállat-gazdálkodás ügyei (igények, engedélyek, ellátás, szemlejegyzőkönyvek, selejtezés, év végi vagyonleltár)

10

I

029

05

Állattenyésztési támogatások finanszírozásával kapcsolatos ügyek, ellenőrzések

5

I

030

10

Állattenyésztő telepek

10

I

031

10

Szaporodásbiológiai minősítő munkával kapcsolatos ügyek

10

I

032

05

Főfelügyelői, bírálói belső jelentések

5

I

033

05

Lótenyésztéssel kapcsolatos külföldi levelezések (ménbérletek, cserék, vételek, telivér és ügetőkancák panziós tartásával kapcsolatos ügyek)

5

I

034

05

Állattenyésztés

5

 

 

 

a) Nemzetközi ügyek

 

 

 

 

 

b) Tagságok

 

 

 

 

 

c) Utak

 

 

I

035

HN

Őshonos génmegőrzés

Nem selejtezhető

HN

I

036

10

Állattenyésztési belső pályázatok ügyei (állattenyésztési alap, mecenatúra, génmegőrzés)

10

I

037

05

Import kérelem

5

I

038

HN

Hazai előállítású engedélyköteles takarmányok kísérleti engedélyezése

Nem selejtezhető

HN

I

039

HN

Élelmiszerbiztonsági intézkedések, illetve ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

040

03

Ügyfelek által beküldött borászati termékek minősítése

3

I

041

03

Borpárlat és származékok vizsgálata és minősítése

3

I

042

03

A bor és alkoholos italok előállításával, kezelésével, palackozásával, forgalomba hozatalával kapcsolatos ellenőrzés

3

I

043

05

Társhatóságok által beküldött borminták vizsgálata

5

I

044

15

Szakhatósági hozzájárulás, szakmai vélemény, szakkérdések

15

I

045

HN

Borászati üzemek működési engedélye és dokumentációk

Nem selejtezhető

HN

I

046

03

Munkafüzetek, munkalapok, vizsgálati adatlapok

3

I

047

01

Automata műszerek eredménylapjai

1

I

048

01

Automata műszerek kalibrációs adatai

1

I

049

75

Hitelesítési okiratok

75

I

050

75

Műszerkönyvek, adatlapok

75

I

051

05

Minőségirányítási rendszer dokumentumai

5

I

052

HN

Laboratóriumok általános működésével kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

HN

I

053

HN

Élelmiszerforgalmazási ügyiratok

Nem selejtezhető

HN

I

054

HN

Takarmánybiztonsági és minőségellenőrzési ügyiratok

Nem selejtezhető

HN

I

055

HN

Engedélyköteles üzemek élelmiszerbiztonságával kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

HN

I

056

HN

Nem állati eredetű termékek, nem engedélyköteles üzemek élelmiszerbiztonságával kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

HN

I

057

HN

Étkeztetés és vendéglátás élelmiszerbiztonsági ellenőrzése

Nem selejtezhető

HN

I

058

HN

Élelmiszeripari gépek higiéniai minőségével kapcsolatos iratok

Nem selejtezhető

HN

I

059

10

Élelmiszerek higiéniai ügyei

10

I

060

10

Élelmiszerexporttal kapcsolatos ügyek

10

I

061

HN

Élelmiszer-ipari üzemek higiéniai ellenőrzése

Nem selejtezhető

HN

I

062

10

Élelmiszerek minőségének ellenőrzése

10

I

063

10

Új élelmiszerek gyártásával és az élelmiszerek sugárkezelésével kapcsolatos ügyek

10

I

064

10

Az ökológiai termesztéssel és termeléssel kapcsolatos ügyek

10

I

065

15

Microchippel kapcsolatos ügyek

15

I

066

HN

Takarmánykeverő üzemek szakhatósági állásfoglalásai

Nem selejtezhető

HN

I

067

NS

Nyilvántartásba vétel (állatgyógyászatban használatos, ápolószer, segédanyag, egyéb)

Nem selejtezhető

15

I

068

10

Takarmányokkal kapcsolatos nyilvántartások, engedélyezés (takarmánykeverő üzemek, forgalmazók és brókerek, felelős képviselők)

10

I

069

NS

Takarmányügyekkel kapcsolatos fellebbezések

Nem selejtezhető

15

I

070

10

Gyógyszerminőséggel kapcsolatos bejelentések (mellékhatások, farmakovigilancia) minőségi kifogások

10

I

071

05

Kölcsönös megfeleltetéssel, ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek

5

I

072

15

Szállítási feltételekkel kapcsolatos levelezés

15

I

073

10

Egyéb járványvédelmi ügyek

10

I

074

05

Eboltással, ebmegfigyeléssel kapcsolatos ügyek

5

I

075

HN

Pályázatokkal, támogatásokkal kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

076

15

Állatbetegségekkel kapcsolatos monitoring programok

15

I

077

15

Állami kártalanítás

15

I

078

HN

Létesítmények engedélyezése, nyilvántartásba vétele, regisztrációs számok adása

Nem selejtezhető

HN

I

079

10

Szarvasmarha állat-egészségügyi ügyek

10

I

080

10

Sertés állat-egészségügyi ügyek

10

I

081

10

Baromfi állat-egészségügyi ügyek

10

I

082

10

Juh-, kecske állat-egészségügyi ügyek

10

I

083

10

Hal állat-egészségügyi ügyek

10

I

084

10

Méh állat-egészségügyi ügyek

10

I

085

10

Nyúl állat-egészségügyi ügyek

10

I

086

10

Ló állat-egészségügyi ügyek

10

I

087

10

Vad állat-egészségügyi ügyek

10

I

088

05

Ügyeletek, készenlét

5

I

089

05

Hivatalvizsgálatok

5

I

090

10

Kistermelői élelmiszer-előállítás ügyei

10

I

091

HN

Élelmiszer-előállítók ügyei

Nem selejtezhető

HN

I

092

05

RASFF ügyek, Nemzetközi gyorsriasztási rendszeren érkező ügyek kivizsgálásának ügyiratai

5

I

093

HN

Élelmiszer által okozott megbetegedéssel, ételmérgezéssel, ételfertőzéssel, élelmiszerlánc-eseményekkel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

094

05

Monitoring és laboratórium vizsgálatok eredményei

5

I

095

05

Mesterséges termékenyítés, apaállatok állat–egészségügye, szaporítóanyag

5

I

096

05

Állattartási ügyek

5

I

097

15

TRACES állat-egészségügyi bizonyítványok, élőállat-forgalmazási, szállítási ügyek

15

I

098

10

Állat-egészségügyi megfigyelés, karantén

10

I

099

05

Állatkiállítások, versenyek, vásárok, rendezvények

5

I

100

05

Állatkísérletek engedélyezése, kísérleti állatokkal kapcsolatos ügyek

5

I

101

05

Gyepmesteri tevékenység, ebrendészet, állatotthon

5

I

102

05

Állat-egészségügyi felügyelet alá tartozó létesítményekkel kapcsolatos ügyiratok

5

I

103

05

Gyógyszerforgalmazással kapcsolatos ügyek

5

I

104

05

Vadak, vadbegyűjtők, vadkísérő jegyek

5

I

105

05

Takarmány-előállítással, -tárolással, -forgalmazással, -szállítással kapcsolatos ügyek

5

I

106

05

Társhatóságok megkeresései

5

I

107

05

Határállomás ügyek

5

I

108

HN

Az állattenyésztésről szóló 1993. évi CXIV. törvény alapján engedélyköteles tevékenységek engedélyezésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

109

15

Ellenőrzéssel, felülvizsgálattal kapcsolatos ügyek

15

I

110

15

Állattenyésztési szankciók alkalmazásával kapcsolatos ügyek, eljárások

15

I

111

HN

Állatnyilvántartási és azonosítási rendszerekkel kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

112

15

Egyéb tenyésztési hatósági ügyek

15

I

113

HN

Hatósági mintavétellel kapcsolatos ügyek iratai

Nem selejtezhető

HN

I

114

HN

Mintaszállítással kapcsolatos ügyek iratai

Nem selejtezhető

HN

I

115

HN

Állatklinika, állatkórház, állatorvosi rendelőintézet, állatorvosi rendelők működésével kapcsolatos ügyek

Nem selejtezhető

HN

I

116

05

Külön engedély iránti kérelem egyes élelmiszerek kiskereskedelmi forgalomba hozataláról

5

I

117

05

Kiskereskedelmi létesítmények által marginális, helyi és korlátozott tevékenységként végzett állati eredetű élelmiszer-előállítás bejelentése

5

I

118

05

Élelmiszer-vállalkozó által üzemeltetett első magyarországi tárolási hely bejelentése

5

I

119

10

Állatnyilvántartási és azonosítási rendszerekkel kapcsolatos hatósági bizonyítványok, igazolások

10

I

120

HN

Tenyészet Információs Rendszer (TIR) iratok

Nem selejtezhető

HN

I

121

15

Jelentések, tájékoztatások, irányítási és felügyeleti hatáskörben; szakmai adatfeldolgozás, adatszolgáltatás, éves jelentések

15

I

122

15

Másodfokú hatósági eljárás

15

Egészségbiztosítási ügyek

Pénzbeli ellátási ügyek iratai

K

001

05

Pénzbeli ellátási igények és a hozzájuk kapcsolódó iratok (igénybejelentések, foglalkoztatói igazolások, jövedelemigazolás-másolatok, egyéb bizonylatok és iratok, határozatok, végzések), kivéve számviteli bizonylatnak minősülő táppénzes okmányok (keresőképtelenség orvosi igazolása)

5

K

002

05

Visszafizetésre és megtérítésre kötelező határozatok, fizetési meghagyások (a megtérülést vagy törlést követően)

5

K

003

05

A pénzbeli ellátások [táppénz, (gyermekápolási táppénz, GYÁP), baleseti táppénz, terhességi-gyermekágyi segély (TGYÁS), csecsemőgondozási díj (CSED), gyermekgondozási díj (GYED)] számfejtési lapja, az utolsó intézkedést követően

5

K

004

05

Baleseti táppénzigények és a hozzá kapcsolódó iratok (igénybejelentések, foglalkoztatói igazolások és egyéb iratok, határozatok, végzések), kivéve a számviteli bizonylatnak minősülő baleseti táppénzes okmányok (keresőképtelenség orvosi igazolása)

5

K

005

05

Pénzbeli ellátások méltányosságból történő megállapítására, továbbfolyósítására irányuló kérelmek ügyiratai

5

K

006

05

A pénzbeli ellátásokkal összefüggő adó-, járulék- és tagdíjbevallással kapcsolatos iratok, kifizetési jegyzékek, összesítő jegyzékek stb. (nem pénzügyi bizonylatok)

5

K

007

05

Az 1/3 munkáltatói táppénz hozzájárulásról kibocsátott határozatokkal kapcsolatos levelezések

5

K

008

05

Magyar állampolgárok külföldi sürgősségi gyógykezelésével kapcsolatos iratanyagok

5

K

009

05

Utazási költségtérítéssel kapcsolatos iratok (utazási költségtérítési igény okmányai és azok mellékletei, határozatok, végzések, kifizetési jegyzék másolatok), kivéve a számviteli bizonylatnak minősülő utazási utalvány

5

K

010

05

Pénzbeli ellátásokkal és utazási költségtérítéssel kapcsolatos túlfizetések az ügyvitel hibájából

5

K

011

05

Szerv, illetve szövetadományozással, gyógyszertári finanszírozási előleggel kapcsolatos elsőfokú, eljárásokhoz kapcsolódó iratok

5

K

012

03

Egyszeri méltányossági segélyek iratai

3

K

013

50

Baleset, foglalkozási megbetegedés üzemi jellegének elbírálásával kapcsolatos iratok

50

K

014

10

Anyatej elszámolásával kapcsolatos iratok

10

K

015

05

Gyógyszertár számára finanszírozási előleg nyújtása

5

Ellenőrzési ügyek iratai

K

020

HN

A kifizetőhelyek létesítésének és megszűnésének dokumentumai

Nem selejtezhető

HN

K

021

03

A kifizetőhelyek szervezésével, működésével, valamint más foglalkoztatókkal kapcsolatos levelezések

3

K

022

05

Kifizetőhelyek és a kifizetőhelyet nem működtető foglalkoztatók, valamint magánszemélyek ellenőrzésével kapcsolatos jegyzőkönyvek (kivétel: záró ellenőrzésről készült jegyzőkönyvek és a hozzá kapcsolódó iratanyagok) és az ezekhez kapcsolódó iratok

5

K

023

05

A feltárt jogalap nélküli kifizetésekkel kapcsolatos határozatok, fizetési meghagyások (a jogerőre emelkedést követően)

5

K

024

HN

Kifizetőhelyi nyilvántartás

Nem selejtezhető

HN

K

025

05

Egyedi megkeresések alapján lefolytatott eljárások (pl. környezettanulmány)

5

K

026

05

Megszűnt foglalkoztatóktól átvett kifizetőhelyi iratanyag

5

K

027

50

Egyéni vállalkozók, társas vállalkozók és mezőgazdasági őstermelők, valamint a Tbj. 56/A. § (1) bekezdésében meghatározott személy üzemi balesetének kivizsgálásával kapcsolatos ügyiratok

50

K

028

05

A keresőképesség, keresőképtelenség ellenőrzésével, elbírálásával kapcsolatos ügyek

5

K

029

05

Felülvéleményező főorvosi hálózat működésével, felülvéleményező főorvos tevékenységével kapcsolatos iratok

5

K

030

05

A hatósági és felügyeleti jogkörben kiadott fizetési meghagyások, határozatok, végzések

5

Nyilvántartási ügyek

K

040

05

Társadalombiztosítási Azonosító Jellel kapcsolatos ügyiratok

5

K

041

05

Foglalkoztatói nyilvántartáshoz kapcsolódó iratok a foglalkoztató megszűnését követően

5

K

042

05

Biztosított nyilvántartáshoz kapcsolódó iratok a bejelentést követően

5

K

043

05

Biztosítási jogviszony elismeréséről, törléséről rendelkező határozatok és az azokhoz kapcsolódó iratok, a határozatok jogerőre emelkedésétől számítva

5

K

044

10

A európai uniós rendeletek és a szociális biztonságról szóló nemzetközi egyezmények (harmadik államok) elszámolással, számlázással kapcsolatos iratai a jogosultság megszűnését követően

10

K

045

05

Az egészségügyi szolgáltatásra való jogosultság igénybevételére kötött megállapodások a megállapodás megszűnését követően

5

K

046

03

Az Európai Egészségbiztosítási Kártya és a kártyahelyettesítő nyomtatvány kiadásával kapcsolatos ügyiratok

3

K

047

05

Az európai uniós rendeletekkel és a szociális biztonságról szóló nemzetközi egyezményekkel (harmadik államok) kapcsolatos iratok, magánszemélyekkel és külföldi biztosítókkal történő kapcsolattartás iratai

5

K

048

05

Külföldön, illetve nemzetközi szervezet szociális biztonsági rendszerében létrejött biztosítás bejelentése

5

K

049

03

Hatósági bizonyítvány (otthonteremtési kamattámogatásos hitel és családok otthonteremtési kedvezménye igénybevételéhez)

3

K

050

05

Külső szervektől, személyektől érkező adatkérésekkel kapcsolatos ügyek

5

K

051

05

Elektronikus ügyintézéshez szükséges előzetes regisztrációval kapcsolatos ügyek

5

Ártámogatási és keresőképtelenséggel kapcsolatos iratok

K

060

05

A közgyógyellátási igazolványok kiadásával, a közgyógyellátás hatósági nyilvántartás kezelésével kapcsolatos iratok járási, kerületi hivatalokkal történő egyeztetésének iratai, a közgyógyellátási tevékenység végzéséhez kapcsolódó levelezés iratai

5

K

061

05

Üzemi baleset esetén rendelt gyógyszer, gyógyászati segédeszköz, fogászati és gyógyászati ellátás térítési díjának utólagos megtérítésével, elszámolásával kapcsolatos iratok

5

K

062

05

Orvosszakértői iratok, egyedi megkeresések alapján adott orvosszakmai vélemények iratai

5

K

063

05

Orvosszakértői tevékenység: a munkáltató által kezdeményezett keresőképtelenség felülvizsgálat iratai

5

K

064

05

Gyógyszertári finanszírozási előleggel kapcsolatos iratok

5

Az Egészségbiztosítási Alap ellátási szektor iratai, számviteli bizonylatai

K

070

10

Banki műveletek bizonylatai (folyószámla-kivonatok, banki értesítések anyagai, hatósági átutalási megbízás), számítástechnikai adathordozók

10

K

071

10

Ellátási utalási bizonylatok, számlák, utalványlisták, elszámolások, adathordozók stb.

10

K

072

10

Ellátáshoz kapcsolódó házipénztári okmányok, bizonylatok, pénztárjelentések, kimutatások, számlatömb, rovancsolási jegyzőkönyv és nyilvántartása

10

K

073

05

Levelezés pénzintézetekkel, egyéb szervekkel pénzforgalmi, pénzügyi tárgyban

5

K

074

05

Ellátási szektor folyószámlái, folyószámla alapbizonylatai, folyószámla vezetése során keletkezett bizonylatok (pl. jogalap nélküli, megtérítés, közgyógyellátás) a nyilvántartásokból való kivezetéstől számítva

5

K

075

10

Számviteli bizonylatnak minősülő táppénzes, baleseti táppénzes okmányok (keresőképtelenség orvosi igazolása), valamint utazási utalványok

10

K

076

10

Ellátási szektor folyószámláihoz kötődő leltárak

10

K

077

10

Kifizetőhelyi ellátások elszámolása

10

K

078

01

Tartozásigazolások

1

K

079

10

A kettős könyvviteli és pénzforgalmi rendszer, és a számítógépes analitikus rendszerek keretében alkalmazott naplók, számlalapok, főkönyvi kivonatok

10

K

080

10

Ellátási szektor eredeti, aláírt névjegyzéke

10

K

081

HN

Az Egészségbiztosítási Alap ellátási szektor beszámolóját alátámasztó zárlati mellékletek anyagai

Nem selejtezhető

HN

K

082

05

A beszámolóhoz kötődő iránymutatások, levelezések

5

K

083

10

Követelések nyilvántartásával kapcsolatos folyószámlák

10

Kincstári forgalommal kapcsolatos iratok

K

090

10

Hozzáférési, banki aláírási jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás a Magyar Államkincstárnak

10

K

091

10

GIRO utaláshoz kötődő levelezés

10

K

092

05

Kincstári útmutatók és utasítások

5

Adó- és járulékügyek iratai

K

100

10

Az ellátási szektorral kapcsolatos adó – és járulékbevallások, egyenlegközlők, folyószámla-kivonatok anyagai

10

K

101

10

Adó- és járulékbevallással kapcsolatos elektronikus levelezés iratai

10

Jogi és igazgatási ügyek iratai

K

111

05

Másodfokú eljárásban keletkezett ügyek iratai, a jogerős befejezést, illetve a bennük foglaltak teljesedését követően

5

K

112

05

Méltányossági kérelmek és az azokhoz kapcsolódó iratok (elengedés, fizetési könnyítés, fizetési kedvezmény, részletfizetés, költségmentesség) a megtérüléstől számítva

5

K

113

05

Megtérítési ügyek (az eljárás lezárását, illetve a megtérülést vagy a bírósági eljárás jogerőssé válását követően)

5

K

114

05

Megtérítési tevékenység országos szakmai felügyeletének, koordinálásának iratai

5

K

115

05

A végrehajtási eljárásban keletkezett iratok a jogerős befejezés, illetve a bennük foglalt teljesedést követően

5

K

116

05

Csőd, felszámolás, végelszámolás iratai az eljárás jogerős befejezésétől számítva

5

K

117

05

Egyéb fizetésre kötelező döntések (eljárási bírság, eljárási költség) a megtérülést követően

5

Statisztikai ügyek iratai

K

130

05

Kifizetőhelyeken és kirendeltségeknél végzett statisztikai ellenőrzések jegyzőkönyvei

5

K

131

05

Adatszolgáltatás, jelentés, statisztika

5

Nyugdíjbiztosítási ügyek

Nyugellátási iratok

L

001

05

Öregségi nyugdíj ügyiratok (ideértve az előnyugdíj, korengedményes, bányásznyugdíj, egyes művészeti tevékenységet folytatók részére megállapított nyugdíj, ún. polgármesteri, országgyűlési képviselők és a nők kedvezményes nyugdíj-megállapítás iratai) a nyugdíjasra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően

5

L

002

05

Baleseti járadékot megállapító ügyiratok az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően

5

L

003

25

Hozzátartozói, baleseti hozzátartozói nyugellátással kapcsolatos iratok, ha a jogszerző nyugdíjasként hunyt el

25

L

004

10

Hozzátartozói, baleseti hozzátartozói nyugellátással kapcsolatos ügyiratok

10

L

005

01

Hozzátartozó nélkül elhalt nyugdíjas iratai az erre vonatkozó értesítés kézhezvételétől számítva

1

L

006

05

Rokkantsági járadékkal kapcsolatos ügyiratok

5

L

007

NS

Politikai rehabilitációval kapcsolatos kárpótlási ügyek

Nem selejtezhető

15

L

008

03

Nyugdíjhatározatok kísérő jegyzéke

3

L

009

05

Nyugdíj névmutató kartonok (ha a NYUGDMEG rendszerben előzményként nem rögzítették) a nyugdíjügyiratokkal együtt az irányadó nyugdíjkorhatár betöltését követően

5

L

010

10

Az Európai Unió tisztviselőinek és más alkalmazottainak nyugdíjbiztosítási átutalási vagy visszautalási (nyugdíjtranszfer) ügyiratai az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően

10

L

011

05

Más szervek által illetékességből kért vizsgálati ügyiratok – végleges rokkanttá minősítettek vonatkozásában az utolsó szakvéleménytől számítva

5

L

012

10

Rögzített nyugdíj megállapításával kapcsolatos iratok

10

L

013

05

Rehabilitációs járadék ügyiratok (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

5

L

014

03

A nyugdíjellátás melletti biztosítási időre és jövedelemre tekintettel történő nyugdíjnöveléssel kapcsolatos iratok

3

L

015

05

Hozzátartozói ügyben szakvélemény

5

L

016

05

Korhatár előtti ellátás iratai (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

5

L

017

10

Átmeneti bányászjáradékkal kapcsolatos iratok (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

10

L

018

10

Táncművészeti életjáradékkal kapcsolatos iratok (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

10

L

019

05

Bányászok egészségkárosodási járadékával kapcsolatos iratok (az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

5

L

020

15

Adategyeztetési eljárásra vonatkozó ügyirat

15

L

021

03

Hatósági bizonyítvány a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 96/E. § (1) bekezdése alapján vagy a közszolgálati jogviszonyhoz

3

L

022

05

Öregségi nyugdíjra jogosultság igazolása nyugdíj előtti álláskeresési segélyhez

5

L

023

10

Szolgálati idő elismerési kérelmek, belföldi, nemzetközi jogsegély kérelmek, ha azt nyugdíjigény nem követte, az igénylőre irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően

10

L

024

03

Általános levelezési ügyiratok

3

L

025

10

Szolgálati nyugdíj-megállapítások iratai (a nyugdíjasra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

10

L

026

10

Szolgálati nyugdíj rögzítésének iratai (a nyugdíjasra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követően)

10

Nyilvántartási iratok

L

060

05

Biztosítási jogviszony elismeréséről, törlésről, elutasításáról szóló határozatok (irányadó nyugdíjkorhatár betöltését követően)

5

L

061

05

Bányanyugbér törzslapok, várományi lapok, társadalombiztosítási egyéni nyilvántartólap, járulékelszámolási nyilvántartó lap, munkabér jövedelemigazolás, bélyeglapok, pótbélyeg lapok, tsz tagnyilvántartó lap, Nyugdíj- és Egészségbiztosítási Egyéni Nyilvántartó lap, járulék- folyószámla iratanyag (nyugdíjkorhatár betöltését követően)

5

L

062

05

Adatbázis-helyreállítási kérelem

5

L

063

03

Külföldi jogviszonnyal kapcsolatos igazolás és egyéb megkeresések

3

L

064

01

Nyilvántartási szakterület általános levelezései

1

L

065

HN

Megszűnt törzsszámmutató kartonok és könyvek

Nem selejtezhető

HN

L

066

HN

Lajstromos nyilvántartások (ha nem kerültek átírásra)

Nem selejtezhető

HN

L

067

HN

Egyéni munkáltatói nyilvántartások és a lajstromos nyilvántartások elhasznált, tönkrement példányai adatainak a társadalombiztosítási egyéni nyilvántartó lapra történt átmásolását és ellenőrzést követően (ha van még ilyen)

Nem selejtezhető

HN

L

068

01

Nemzeti Adó- és Vámhivataltól átvett, járulék-folyószámlákból történő jogosítások

1

L

069

05

Járulék-folyószámla iratanyag 1998. december 31. (a járulék-folyószámla iratanyagban szereplő valamennyi személy irányadó nyugdíjkorhatára betöltését követően)

5

L

070

03

Ellenőrzési szakterülettel kapcsolatos levelezés (ellenőri eljárásra felkérések, ellenőri szakterület felől érkező kérések)

3

L

071

15

Felszámolási-végelszámolási eljárással kapcsolatos levelezés

15

L

072

05

Igazolás felszámoló, végelszámoló részére adatszolgáltatási kötelezettség teljesítéséről

5

L

073

50

Bejelentőlap, meghatalmazás (a meghatalmazás, képviselet érvényességének keletkezését követően)

50

L

074

10

Hiánypótlás, adatpótlás, hibás adatszolgáltatás javíttatása

10

L

075

10

Elmaradt adatszolgáltatás pótlása, mulasztási bírság kiszabása, mérséklése, elengedése, fizetési kedvezmény engedélyezése

10

L

076

01

Adatszolgáltatás ellátás megállapításához, adategyeztetési eljáráshoz

1

L

077

05

Külső szervtől történő megkeresések, melyek nem minősülnek belföldi jogsegélynek

5

L

078

03

Kivonat kiadása nyilvántartásban szereplő adatokról

3

L

079

05

Igazolás kiadása egyéni ügyvéd, ügyvédi iroda részére a tevékenység megszüntetéséhez

5

L

080

01

Társadalombiztosítási egyéni számlával kapcsolatos levelezés

1

Ellenőrzési iratok

L

090

05

Foglalkoztatói és egyéni vállalkozói ellenőrzési jegyzőkönyvek, megbízólevél, tértivevény és meghatalmazás

5

L

091

15

Felszámolási eljárással kapcsolatos ügyiratok

15

L

092

15

Végelszámolással kapcsolatos ügyiratok

15

L

093

10

Ellenőrizhetetlenné vált foglalkoztatók és egyéni vállalkozások ellenőrzésével összefüggő ügyiratok

10

L

094

05

Nyugdíjellenőrzéssel kapcsolatos iratok

5

L

095

05

Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyiratok

5

L

096

03

Környezettanulmányok és együttéléssel kapcsolatos vizsgálatok

3

L

097

01

Területi nyugdíjellenőrzés általános levelezései

1

L

098

05

Adategyeztetési eljárással összefüggésben folytatott ellenőrzéssel kapcsolatos iratok

5

Jogi iratok

L

110

15

Megtérítési ügyek

15

L

111

05

Törvényességi felügyeleti eljárással kapcsolatos ügyek

5

L

112

05

A társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 80. §-a szerinti késedelmi kamatkövetelés (költségmegtérítés)

5

L

113

05

Egyéb méltányossági ügyek

5

L

114

10

Nyugdíjperek ügyiratai

10

Egyéb iratok

L

130

50

Nyugdíjbiztosítási ellátásra irányuló megállapodások és egyéb iratok (a megállapodás megkötésétől számítva)

50

L

131

05

Megállapodásokkal összefüggő adatszolgáltatások

5

L

132

03

Kivételes nyugdíjemeléssel kapcsolatos ügyek

3

L

133

03

Kivételes nyugellátás előkészítésével kapcsolatos ügyek

3

L

134

05

Nyugdíjfolyósító Igazgatósághoz továbbított méltányossági nyugdíjemelési és egyszeri segély jegyzékek

5

L

135

01

Egyszeri segélykérelmek

1

L

136

01

Öregségi nyugdíjjogosultsághoz szükséges szolgálati idő vásárlásával kapcsolatos levelezés

1

L

137

03

Belföldi jogsegély kérése

3

L

138

03

Belföldi jogsegély teljesítése közigazgatási és egyéb szerv részére

3

L

139

08

Nem nyugdíj tárgyú fellebbezések

8

L

140

08

Adategyeztetési fellebbezések

8

L

141

05

Nyugdíj tárgyú fellebbezések (az igénylőre irányadó nyugdíjkorhatár betöltését követő)

5

L

142

15

Felügyeleti ügyek

15

Foglalkoztatási ügyek

Nyilvántartásba vételhez kapcsolódó ügyek

M

001

05

Nyilvántartások szakmai irányításának ügye

5

M

002

10

Álláskeresőként, közvetítést kérőként, szolgáltatást kérőként történő nyilvántartásba vétel iratai

10

M

003

10

Ellátásban nem részesülő regisztrált álláskeresők ügye

10

M

004

05

Helyi és helyközi utazási költségtérítések

5

M

005

05

Határ menti ingázók munkavállalási ügye

5

M

006

10

Ügyfelek hagyatéki ügyei

10

M

007

03

Foglalkoztatást helyettesítő támogatás ügyei, a támogatásban részesülők nyilvántartása

3

M

008

05

Egyéni foglalkoztatási megállapodás iratai

5

Ellátáshoz kapcsolódó ügyek

M

010

05

Passzív eszközök szakmai irányításának ügyei

5

M

011

50

Álláskeresési ellátások (álláskeresési járadék: áj, vállalkozói járadék: vj, álláskeresési segély)

50

M

012

10

Nyugdíj előtti álláskeresési segély ügyei

10

M

013

50

Munkanélküli ellátások (megszűnt ellátások)

50

M

014

50

Migráns munkavállalók ellátásának ügyei

50

M

015

03

Aktív korúak ellátásával kapcsolatos iratok

3

M

016

02

Ügyfelek adó- és társadalombiztosítási ügyei

2

M

017

05

Adóigazolások

5

Munkaerőpiaci szolgáltatásokhoz kapcsolódó ügyek

M

020

05

Szolgáltatások szakmai irányítás ügyei

5

M

021

05

Módszertani állásfoglalások kérése

5

M

022

05

Járási hivatali közvetítés szakmai irányítási ügyei

5

M

023

10

Humánszolgáltatás iratai

10

M

024

05

Munkaerőpiaci és foglalkozási információ nyújtásával kapcsolatos iratok

5

M

025

10

Foglalkozási Információs Tanácsadó (FIT) ügyek

10

M

026

03

Foglalkoztatási Információs Pont (FIP) ügyiratai

3

M

027

05

Munka-, pálya-, álláskeresési-, rehabilitációs tanácsadás iratai

5

M

028

03

Helyi (térségi) foglalkoztatási tanácsadás

3

M

029

03

Pszichológiai tanácsadás ügyei

3

M

030

03

Álláskereső klub ügyei

3

M

031

50

Munkaerőpiaci szolgáltatásokhoz kapcsolódó keresetpótló juttatás ügyei

50

M

032

03

Foglalkoztatói adatlapok

3

M

033

03

Munkaerőigény bejelentés, közvetítés – közvetítéshez kapcsolódó szakmai alkalmassági vizsgálat

3

M

034

03

Egyéb szolgáltatási, támogatási ügyek – megváltozott munkaképességhez kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat

3

M

035

03

Beutaló foglalkozás egészségügyi szakellátó helyre

3

M

036

03

Álláshirdetések

3

M

037

05

Virtuális Munkaerőpiac Portál anyagai

5

M

038

03

Toborzás

3

M

039

03

Munkáltatói kapcsolattartás

3

M

040

10

Támogatás munkaerőpiaci szolgáltatást nyújtók részére

10

M

041

10

Európai Foglalkoztatási Szolgálat (EURES)

10

M

042

05

Pályaválasztási rendezvények

5

M

043

05

Munkaügyi, pályaorientációs, szakképzéshez kapcsolódó rendezvények szakmai irányítási ügyei

5

M

044

10

Munkásszállások kialakításának támogatása

10

Aktív eszközök ügyei

M

050

05

Aktív eszközök szakmai irányításának ügyei

5

M

051

10

Képzések szervezése (operatív feladatok), képzési információk, Országos Képzési Jegyzék ügyek

10

M

052

10

Képzésekre vonatkozó pályázatokkal kapcsolatos iratok

10

M

053

50

Ajánlott képzések

50

M

054

50

Elfogadott képzések

50

M

055

10

Munkaviszonyban állók képzése

10

M

056

10

Szakképzéssel kapcsolatos iratok

10

M

057

03

Egyéb képzési ügyek

3

M

058

10

Felnőttképzési szerződéssel kapcsolatos ügyek

10

M

059

10

Foglalkoztatás bővítését szolgáló bértámogatás

10

M

060

10

Bérköltség támogatása

10

M

061

10

Szakképzettséggel rendelkező pályakezdő álláskeresők munkatapasztalat szerzésének támogatása

10

M

062

10

Vállalkozóvá válás támogatása (tőkejuttatás pályázati eljárás keretében)

10

M

063

10

Vállalkozóvá válás támogatása (kérelemre nyújtható legfeljebb hathavi juttatás)

10

M

064

10

Hátrányos helyzetű munkavállalók továbbfoglalkoztatásának bértámogatása

10

M

065

MV

Munkahelyteremtő beruházás támogatása

10

MV

M

066

10

Munkahelymegőrzés támogatása

10

M

067

10

Csoportos létszámleépítés következményei enyhítésének támogatása

10

M

068

10

Foglalkoztatási válságkezelés (létszámleépítés, Munkábahelyezést Elősegítő Bizottság)

10

M

069

10

Létszámleépítés megelőzése érdekében részmunkaidős foglalkoztatás támogatása

10

M

070

MV

Munkaerőpiaci programok támogatása

25

MV

M

071

10

„Első munkahely garancia” program iratai

10

M

072

10

Nyári diákmunka támogatása

10

M

073

25

Munkaerőpiaci programon belüli munkahelyteremtő beruházás támogatása

25

M

074

10

Helyközi utazás támogatása

10

M

075

10

Csoportos személyszállítás támogatása

10

M

076

10

Lakhatási támogatás

10

M

077

10

Atipikus, rugalmas munkavégzés (például távmunka)

10

M

078

10

A válság következtében a munkahelyüket elvesztő személyek foglalkoztatásának elősegítését célzó támogatás

10

M

079

10

Bérkompenzációs támogatás

10

Nemzeti Foglalkoztatási Alap ügyei

M

080

MV

Bérgarancia Alaphoz kapcsolódó ügyek

Nem selejtezhető

MV

M

081

10

Nemzeti Foglalkoztatási Alap kezelése és egyéb ügyei

10

M

082

NS

Nemzeti Foglalkoztatási Alap beszámoló

Nem selejtezhető

15

M

083

10

Nemzeti Foglalkoztatási Alap visszafizetési ügyei

10

M

084

10

Nemzeti Foglalkoztatási Alap alaprészeiről adatszolgáltatás

10

M

085

10

Számfejtési ügyek

10

M

086

10

Pénzigénylés

10

M

087

05

Közbeszerzési és egyéb pályázatokhoz hatósági igazolás

5

M

088

05

Egyéb operatív alapgazdálkodási ügyek

5

M

089

10

Keretgazdálkodási feladatok

10

M

090

05

Évzárási, évnyitási feladatokhoz kapcsolódó ügyek

5

M

091

NS

Hozzáférési, banki aláírási jogosultságok, ügyintézéshez kötődő adatszolgáltatás a Magyar Államkincstárnak

Nem selejtezhető

15

M

092

10

GIRO utaláshoz kötődő levelezés

10

Közfoglalkoztatás ügyei

M

100

10

Közfoglalkoztatással kapcsolatos ügyek

10

M

101

10

Rövid időtartamú közfoglalkoztatás támogatása

10

M

102

10

Hosszabb időtartamú közfoglalkoztatás támogatása

10

M

103

10

Országos közfoglalkoztatási program támogatása

10

M

104

10

Értékteremtő közfoglalkoztatás

10

M

105

10

Startmunka program

10

M

106

25

Szociális Földprogramhoz kapcsolódó közfoglalkoztatási programok

25

M

107

03

Közfoglalkoztatásból történő kizárás ügyei

3

M

108

05

Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó adatszolgáltatások

5

M

109

03

Közfoglalkoztatáshoz kapcsolódó foglalkoztathatósági vizsgálat

3

M

110

10

Közfoglalkoztatásból a versenyszférába munkaerőpiaci program

10

Társszervekkel történő együttműködés ügyei

M

111

05

Nonprofit civil szervezetekkel kapcsolatos ügyek

5

M

112

05

Együttműködés rehabilitációs tevékenységet végző társintézményekkel és civil szervezetekkel

5

M

113

10

Önkormányzat által szervezett foglalkoztatással kapcsolatos ügyek

10

M

114

05

Szakmai együttműködési megállapodásokkal kapcsolatos iratok

5

Európai uniós programok ügyei

M

120

10

Európai Szociális Alap program

10

M

121

10

Halászati Alap program pályázatok

10

M

122

10

HEFOP 2.2.2. projekt iratai – Társadalmi befogadás elősegítése a szociális és munkaügyi szolgáltatások együttműködési modelljének kidolgozására

10

M

123

10

KMROP 4.1.2. Az integrált foglalkoztatási és szociális szolgáltatási rendszer kialakítása projekt iratai

10

M

124

10

Mezőgazdasági Orientációs és Garancia Alap program pályázatok

10

M

125

10

Induló projektek, tervezés, előkészítés, projektszervezés iratai

10

M

126

10

Európai Regionális Fejlesztési Alap program pályázatok

10

M

127

10

GINOP 5.1.1. (Gazdaságfejlesztési és Innovációs Operatív Program) „Út a munkaerőpiacra” program

10

M

128

10

VEKOP 8.1.1 (Versenyképes Közép-Magyarország Operatív Program) „Út a munkaerőpiacra” program

10

M</