13/2015. (VI. 8.) MvM utasítás

a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatáról¹

2017.11.10.

A fővárosi és megyei kormányhivatalokról, valamint a fővárosi és megyei kormányhivatalok kialakításával és a területi integrációval összefüggő törvénymódosításokról szóló 2010. évi CXXVI. törvény 6. § (1) bekezdésében, valamint a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott hatáskörömben eljárva, figyelemmel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a következő utasítást adom ki:

1. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységei és járási, illetve a fővárosban fővárosi kerületi hivatalai (a továbbiakban együtt: járási hivatal) (a továbbiakban együtt: Kormányhivatal) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az 1. mellékletben foglaltak szerint határozom meg.

2. § A Szabályzatot szükség szerint, de legalább évente felül kell vizsgálni.

3. § A fővárosi és megyei kormányhivatalok vezetői az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kötelesek gondoskodni az iratkezelésre vonatkozó és a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, a Szabályzatban nem rendezett kérdésekre vonatkozó rendelkezésekkel kiegészített egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről és kiadásáról az illetékes közlevéltárral egyetértésben. Az utasítás a Szabályzatban nem szabályozott kérdésekre vonatkozó rendelkezéseket tartalmazhat azzal, hogy a Szabályzat rendelkezéseivel ellentétes szabályokat nem állapíthat meg.

4. § A Kormányhivatalok ingatlanügyi, telekalakítási és mezőgazdasági igazgatási szakmai feladataival összefüggő iratkezelésére vonatkozó különös szabályait és az irattári tervet a Kormányhivatalok ingatlanügyi, telekalakítási és mezőgazdasági igazgatási szakmai feladatai irányításáért felelős miniszter normatív utasítással határozza meg. A Szabályzatot a szakmai irányításért felelős miniszter által kiadott iratkezelési utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

5. § (1) Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2)²

1. melléklet a 13/2015. (VI. 8.) MvM utasításhoz

A fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat célja, alapelvei

1. § (1)³ A Szabályzat célja a Kormányhivatal iratai keletkezésének, érkezésének, átvételének, nyilvántartásának, továbbításának, biztonságos őrzésének, rendszerezésének, segédletekkel történő ellátásának, irattározásának, selejtezésének és levéltárba adásának egységes elvek szerint történő szabályozása oly módon, hogy az iratok épségben megőrizhetőek, visszakereshetőek legyenek, útjuk nyomon követhető és hollétük pontosan megállapítható legyen.

(2) A Szabályzat elválaszthatatlan részét képezi az évente felülvizsgálandó irattári terv, amelyet a feladat- és hatáskörben bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) Az iratkezelés alapelvei:

a) a visszakereshetőség elvének érvényesítése útján az irat helye minden iratkezelési fázisban pontosan meghatározható legyen,

b) az ellenőrizhetőség elvét betartva az iratkezelés folyamata ellenőrizhető és ellenőrzött legyen,

c) a zárt rendszer elve alapján a teljes iratkezelési folyamat a teljes körű nyilvántartási rendszer kialakítása útján következetesen és pontosan dokumentált legyen,

d) az egységesség elve alapján az iratkezelési szintek, a szintekhez tartozó iratkezelők kijelölésével pontosan definiáltak legyenek,

e) az adatbiztonság elve alapján a személyes adatok, az üzleti és hivatali titok védelmének és az adatkezelés rendjének megfelelő biztonsági feltételek megteremtése érdekében a folyamatban lévő ügyintézés során gondoskodni kell az irat tartalmának az annak megismerésére és kezelésére jogosultak körében maradásáról, a napi ügyintézés befejeztével az irat biztonságos elzárásáról.

2. A Szabályzat hatálya

2. § (1)⁴ Tárgyi hatály: A Szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a Kormányhivatalnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, függetlenül az iratok formátumától. A Szabályzat nem terjed ki a minősített adatokat tartalmazó iratokra. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok vonatkoznak.

(2)⁵ Személyi hatály: A Szabályzat személyi hatálya kiterjed a kormánymegbízottra, a főigazgatóra, az igazgatóra, a Kormányhivatallal állami szolgálati, valamint egyéb munkavégzésre irányuló jogviszonyban álló személyre.

(3) A Szabályzattal nem érintett kérdésekben a vonatkozó jogszabályokban foglaltakat kell alkalmazni.

3. A Szabályzat jogszabályi alapjai

3. §⁶ A Szabályzatot az alábbi jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével kell alkalmazni:

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.),

c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Infotv.),

e) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.),

f)⁷ az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet),

g)⁸ az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

h)⁹ a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet.

i)¹⁰

4. Értelmező rendelkezések

4. § A Szabályzat alkalmazása során a 3. §-ban felsorolt jogszabályokban meghatározott fogalmak értelmező rendelkezései is irányadóak az alábbiakon kívül:

1. aláíró: az a természetes személy (elektronikus aláírás esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokoló személy), aki a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

2. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

3. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

4. elektronikus levél: számítógépes hálózaton keresztül egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

5. elektronikus másolat: valamely papíralapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező és a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

6. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

7. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratként kell-e kezelni, és kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

8. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

9. főszám-alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani,

10. gyarapodási és fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amely – az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartása és hatáskörváltozás révén – a központi irattár anyaga gyarapodásának, illetve fogyásának legfontosabb adatait rögzíti,

11. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a Kormányhivatal hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

12. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: a Kormányhivatal szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a Kormányhivatal hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

13. hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az azonosítója, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

14. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint mely adatokon, a részére meghatározott szerepkörnek megfelelő funkcionális jogosultsággal milyen műveleteket végezhet,

15. iratjegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

16. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését az ügyintézés lezárása után végzi,

17. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről sajátkezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

18. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmánytervezet jóváhagyása, elküldhetőségének engedélyezése a kiadmányozásra jogosult részéről,

19. kiadmányozó: a szerv vagy szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

20. mintavétel: selejtezéskor vagy levéltári irat értékelése során levéltári átadásra történő kijelölés,

21. megőrzési határidő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

22. osztott iktatás: olyan iktatási rendszer, amelyben a szerv szervezeti egységei vagy szervezeti egységeinek meghatározott csoportja különálló iktatókönyvben iktat,

23.¹¹ önálló szervezeti egység: a főosztályok, a főosztály jogállású Kormánymegbízotti Kabinet, a kirendeltségként működő járási hivatalok, a megyeszékhelyen működő járási hivatalok és a kijelölt fővárosi kerületek főosztályai, valamint az önálló osztályok,

24. papíralapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

25. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

26. rejtett iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatási adatbázis,

27. szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

28. ügyfélkapu: a természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

29. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli, illetve írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

30. ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategysége,

31.¹² ügyirattérkép: az iratok mozgásának nyomon követése érdekében az iratkezelési szoftvernek az elektronikus és fizikai iratok, ügyiratok helyére és mozgásaira vonatkozó információk figyelemmel kísérése és nyilvántartása érdekében alkalmazott funkció,

32. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

33. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

II. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS FELELŐSSÉGI KÖRÖK ÉS AZ IRATKEZELÉS MÓDJA

5. Az iratkezeléssel kapcsolatos felelősségi körök és a kapcsolódó feladatok

5. § (1) A kormánymegbízott felelős a Kormányhivatal szabályszerű iratkezelésének biztosításáért. E feladatkörében felelős:

a) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

b)¹³ a Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres, évente legalább egy alkalommal történő dokumentált ellenőrzéséért,

c) az esetleges szabálytalanságok megszüntetéséért,

d) az ellenőrzés tapasztalatainak és a kapcsolódó intézkedések dokumentálásáért,

e) szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

f) az iratkezelést végző(k) vagy azért felelős személy(ek) kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, valamint az iratkezelési szoftver felhasználói szintű oktatásának biztosításáért,

g) a küldemények dokumentált átvételéért, kezeléséért, a Kormányhivatalban keletkező küldemények kézbesítéséért,

h) az illetékes levéltárral történő együttműködésért,

i) a bélyegzők nyilvántartásáért,

j) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért,

k) a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő iratkezelési szoftver alkalmazásáért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért,

l) az iratanyagnak az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott rend szerinti szabályos selejtezéséért,

m) a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítésének végrehajtatásáért,

n) az irattári tervben meghatározott idő után az iratanyag levéltárba adásáért,

o) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső név- és címlistáknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési adatbiztonsági követelményekért és azok betartatásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

p) az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért.

(2)¹⁴ Az iratkezelés irányítását a kormánymegbízott által átruházott hatáskörben a közvetlenül vezetett szervezeti egységek vonatkozásában a főigazgató, a járási hivatal vonatkozásában a járási hivatalvezető útján látja el (a továbbiakban együtt: az iratkezelés irányításáért felelős vezető). A fővárosi és megyei kormányhivatalok szervezeti és működési szabályzatáról szóló utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) meghatározottak alapján az iratkezelés felügyeletéért felelős önálló szervezeti egység vezetőjének közreműködésével (a továbbiakban: az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető) az informatikai vezető – az iratkezelési szoftver vonatkozásában – meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt, valamint azt a szervezeti egységet (vagy foglalkoztatottak csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítéséről és a felügyeletről. A vonatkozó utasításokat a szakterületnek megfelelő belső szabályzatban szükséges meghatározni.

6. §¹⁵ (1) Az önálló szervezeti egységek vezetői felelősséggel tartoznak az irányításuk alá tartozó iratkezelési folyamatokért. E felelősségi körükben kötelesek:

a) évente dokumentáltan ellenőrizni a Szabályzat előírásainak végrehajtását,

b) az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe foglalni,

c) intézkedni az esetleges szabálytalanságok megszüntetésére,

d) a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálni,

e)¹⁶ a jegyzőkönyv egy példányát az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek megküldeni.

f) az irányításuk alá tartozó ügyintézők iratokkal való elszámolását ellenőrizni.

(2) Az (1) bekezdés a) pontjában meghatározott ellenőrzésre vonatkozó szabályozást az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rögzíteni.

7. §¹⁷ (1) Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai a papíralapú és az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

a) döntés az előzményiratok szereléséről,

b) a Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek érdemi döntésre előkészítése,

c) az irattári tételszám meghatározása,

d) egyéb kezelési feljegyzések, utasítások megadása,

e) a rábízott iratok szakszerű kezelése, megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezetői utasítás szerinti használata.

(2) Ügykezelővel nem rendelkező szervezeti egység ügyintézőjének iratkezeléssel összefüggő felelősségére és feladataira a 8. §-ban foglaltak is irányadók.

8. §¹⁸ Az ügykezelő iratkezeléssel összefüggő felelőssége és feladatai az elektronikus ügyintézésre vonatkozó szabályokra is kiterjedően:

a) a beérkezett küldemények átvétele, nyilvántartása (bontás, érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és selejtezése, az iratok Központi Irattárba adása, levéltári átadása, valamint ezek ellenőrzése,

b) az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele,

c) a bélyegzők biztonságos tárolása, a vezetői utasítás szerinti használata.

6. Az iratkezelés módja

9. § (1)¹⁹ A Kormányhivatal az iratkezelést a szervezeti tagozódásnak, valamint az iratforgalomnak megfelelően vegyes iratkezelési rendszerben látja el.

(2) A szakrendszeri ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával ellátott iratkezelési feladatokat és az ezzel összefüggő eljárást az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szükséges meghatározni.

(3)²⁰ Az építésügyi hatóság az iratkezelési feladatait az építésügyi és építésfelügyeleti hatósági eljárásokról és ellenőrzésekről, valamint az építésügyi hatósági szolgáltatásról szóló kormányrendelet szabályainak megfelelően elektronikus ügyintézés útján végzi. Az Építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokat Támogató elektronikus Dokumentációs Rendszerrel (a továbbiakban: ÉTDR) támogatott iratkezelési feladatokat a 4. függelékben meghatározottak szerint kell végrehajtani.

(4)²¹ a Magyar Államkincstárról szóló kormányrendeletnek megfelelően a Magyar Államkincstár látja el:

a) a nyugdíjbiztosítási feladatok nyugdíj-megállapítási, nyugdíjfolyósítási és adategyeztetési eljárásaiban keletkezett küldeményeinek érkeztetésével és kézbesítésével, valamint a nyugdíjbiztosítási feladatok végrehajtása során keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, iktatásával és kézbesítésével, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,

b) a családtámogatási ellátásokkal, a fogyatékossági támogatással és a vakok személyi járadékával kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével, digitalizálásával, valamint ezen ügyekben az elektronikus aláírással kiadmányozott döntések központilag történő nyomtatásával és postai úton történő közlésével,

c) a bányászati keresetkiegészítéssel és a nagycsaládos gázdíjkedvezménnyel kapcsolatos eljárásokban keletkezett küldemények központilag történő érkeztetésével

kapcsolatos feladatokat.

(5)²² Jelen Szabályzatot az Európai Mezőgazdasági Garancia Alapból finanszírozott támogatási és kifizetési kérelmekkel, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapból finanszírozott, illetve a Nemzeti Vidékfejlesztési Terv alapján meghirdetett intézkedésekkel kapcsolatos egyes kérelemkezelési (beleértve a kedvezményezettek azonosításával kapcsolatos ügyfélnyilvántartási), valamint az intézkedésekkel összefüggő helyszíni vizsgálatokkal kapcsolatos egyes ellenőrzési feladatok ellátása tekintetében a Magyar Államkincstár hatályos iratkezelési szabályzatában foglalt rendelkezések alapján kiadott iratkezelési és irattározási utasításban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

(6)²³ Az agrár- és vidékfejlesztés támogatási feladatok további speciális – akkreditációs eljárás által megkövetelt – iratkezelési szabályait az egyedi iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

(7)²⁴ Az úszólétesítmények lajstromozásával és az üzemképességük vizsgálatával és tanúsításával kapcsolatban keletkezett iratokat a hajózási hatóság az egyes úszólétesítmények egyedi iratgyűjtőiben őrzi. Az úszólétesítmények jóváhagyott terveit a hajózási hatóság lajstromozást és üzemképességet igazoló iratoktól elkülönítetten, tervtárban tárolja.

7. Az irattári tételek kialakítása

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket – a Kormányhivatal ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével – tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható annak figyelembevételével, hogy

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, azonos levéltári megőrzést igénylő, nem selejtezhető vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz.

(2) Külön irattári tételek kialakítása iratfajta alapján történhet

a) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

b) a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni.

(3) Az irattári tételek kialakítása során meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azokat is, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni és azokat, amelyek megőrzéséről a Kormányhivatal – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát külön meg kell jelölni. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

8. Az irattári terv szerkezete és rendszere

11. § (1) A Szabályzat függeléke tartalmazza az irattári tervet, amelynek szerkezete és rendszere a megnevezéssel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a Kormányhivatal ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kerül kialakításra.

(2)²⁵ Az irattári terv általános és különös részből áll, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe a szakfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A megnevezéssel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő jellel (irattári tételszámmal) kell ellátni.

9. Iratkezelési segédletek

12. § (1) Az iratok nyilvántartására – papíralapú és elektronikus – iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek használatának célja, hogy a Kormányhivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

(2) Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

b) érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

c) iktatókönyvek (az iratok nyilvántartására),

d) kézbesítőkönyv, előadói munkanapló vagy kézbesítő ív,

e) előadói ív,

f) kölcsönzési napló (az irattárból kikért iratok nyilvántartására),

g) iratpótló lap,

h) bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos bélyegzők nyilvántartására),

i)²⁶ fogyatéki és gyarapodási napló (az irattári anyag kezelésének dokumentálására).

(3)²⁷ Az iratkezeléshez használt segédletek beszerzéséről az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység gondoskodik.

(4)²⁸ Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni – a (2) bekezdés e) és g) pontjában foglaltak kivételével – az iratkezelési segédleteket. A központi főnyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység, a szervezeti főnyilvántartó könyvet a szervezeti egység vezeti, amelyet 1-es sorszámmal kell megkezdeni, annak betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni. Valamennyi főnyilvántartó könyvet az iratkezelés felügyeletéért felelős vezetőnek kell hitelesítenie. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység a szervezeti főnyilvántartó könyvek szabályszerű használatát évente egy alkalommal dokumentáltan ellenőrzi.

(5)²⁹ Minden papír alapon vezetett iratkezelési segédletet hitelesíteni kell. Ennek keretében – ha nincs lapszámozva – lapjait sorszámozni kell, a borító belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv .............. számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20...... év .................... hó ... nap, Lezárva: 20...... év .................... hó ... nap”, amelyet mind a megnyitás, mind a lezárás során az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető aláírásával és a az iratkezelésért felelős szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell ellátni.

(6) Az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt személy a főnyilvántartási számot és a használó szervezeti egység megnevezését a segédletre rávezeti.

(7)³⁰ Ha a papír alapon vezetett iratkezelési segédletet a Kormányhivatal maga állítja elő, azt a hitelesítést és megnyitást megelőzően olyan módon szükséges összefűzni, hogy a lapok eltávolítása vagy kicserélése elleni védelem biztosított legyen.

10. Az előadói ív

13. § (1) Az üggyel, a szignálással, az ügyintézéssel, a kiadmányozással és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz az előadói ív, amely:

a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, szerelésének, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

b) az ügy intézéséért felelős munkájának adminisztrálására, vezetői, illetve kezelési és kézbesítési utasítások rögzítésére,

c) az iratok fizikai egységének biztosítására

szolgál.

(2) Az előadói ívet a főszámra történő iktatáskor kell létrehozni. Az alszámra történő iktatáskor az előadói ívre kell feljegyezni az alszámos irat azonosítóit.

(3) Az ügyiratot az előadói ívvel együtt kell kezelni. Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítását lehetővé tevő egyedi azonosító adatát (iktatószámot).

(4) A további eljárás alapjául szolgáló telefonos vagy szóban kapott információt az ügyiratra vagy az előadói ívre fel kell jegyezni a forrás és időpont megjelölésével, melyet az ügyintéző aláírásával is el kell látni.

(5) Elektronikus iratok kezelése esetén az iratkezelési szoftverből a tárolt elektronikus iratok kísérő információinak (előadói ív) lekérdezhetőségét biztosítani kell.

III. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

11. Az iratok rendszerezése

14. § (1)³¹ A Kormányhivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az egy ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. Az ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívvel történik. Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus iratkezelést támogató alkalmazásnak kell biztosítania.

(2) A Kormányhivatal irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb irattárba helyezésük előtt – az irattári terv alapján az ügyirat intézéséért felelős személy irattári tételekbe sorolja, és irattári tételszámmal látja el.

(3) Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen irattári tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámmal kell ellátni.

(4)³² Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőnek az irattárban (átmeneti, központi) a Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyeznie.

12. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

15. § (1)³³ A Kormányhivatalhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – az iktatásra nem kerülő iratok kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatokat – az e célra rendszeresített – tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban, az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén – átmenetileg – papíralapú iktatókönyvben kell nyilvántartani.

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.

16. § Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

13. Az iratok védelme

17. § (1) Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

(2) A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint az informatikai támogatás megvalósítása során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(3) Az iratkezelési folyamat valamennyi eseményét naplózni kell, így különösen a rögzített érkeztetési és iktatási adatok utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező személy azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével együtt.

(4) Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában szakszerűen kell kezelni, a papíralapú iratokat az elvárható gondossággal kell a fizikai hatások (pl. nedvesség, fény, hő) ellen védeni.

14. Hozzáférés az iratokhoz

18. § (1)³⁴ A Kormányhivatal ügyintézői, ügykezelői, munkavállalói csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükség van, vagy amelyekre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A Kormányhivatal ügyintézői, ügykezelői, munkavállalói fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

(2) Iratot – bármilyen adathordozón – munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó előírások maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, minden lehetséges eszközzel kizárva annak a lehetőségét, hogy az irat tartalmát illetéktelen személy megismerhesse. Az ehhez kapcsolódó részletes eljárásrendről az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szükséges rendelkezni.

19. § Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal a személyiségi jogok ne sérüljenek.

20. § (1) Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a Kormányhivatal megőrzésében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok figyelembevételével kell biztosítani.

(2) A döntés-előkészítéssel összefüggő „nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az Infotv. 27. §-ában foglaltak az irányadók.

(3) A nem nyilvános adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

(4) A nem nyilvános adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

(5) A döntés-előkészítő, „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve ha ezt a kormánymegbízott vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A Kormányhivatalon kívüli szerv által létrehozott „nem nyilvános” jelzésű irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a készítő szerv engedélyezheti.

(6)³⁵ A „nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratot, iratokat tartalmazó ügyiratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló iktatókönyvbe kell iktatni. Ezen ügyiratokat a kormánymegbízott által közvetlenül vezetett szervezeti egységek esetében a kormánymegbízott, a járási hivatalok esetében a járási hivatalvezető által kijelölt hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek kezelhetik a Szabályzat előírásai szerint.

(7) A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon az iratborítón, a kölcsönzési naplóban, valamint az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

(8)³⁶ A papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek a Korm. rendeletnek megfelelően biztosítania kell a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd az elektronikus másolat hitelesítési záradékkal és elektronikus aláírással történő ellátását.

15. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

21. § (1)³⁷ A kormánymegbízott által kijelölt önálló szervezeti egységek együttműködve felelősek az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakész nyilvántartásáért.

(2) A jogosultságok engedélyezése, módosítása, megvonása és felfüggesztése a szervezeti egység vezetőjének hatásköre. Igénylésük során figyelemmel kell lenni a helyettesítések rendjére is.

(3) A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

(4)³⁸ Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolására és kezelésére vonatkozó részletszabályokat a Kormányhivatal belső szabályzatában kell meghatározni.

(5) Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően az iratkezelési szoftvert működtető feladata.

(6)³⁹ A beállítást végző a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését igazolja. Az igazolások nyilvántartásának helyét, formáját a Kormányhivatal belső szabályzatában kell rögzíteni.

(7)⁴⁰ Az önálló szervezeti egységek vezetői gondoskodnak a jogosultságok évenkénti, illetve szükség szerinti felülvizsgálatáról.

(8) Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultság kapcsolódik:

a) funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (pl. érkeztető, szignáló, iktatást végző, ügyintéző, kiadmányozó, irattáros, lekérdező, rendszergazda) rendelkezhet,

b) hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint mely adatok esetében élhet a megadott funkciókkal, illetőleg a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(9)⁴¹ A szervezeti egységtől távozó felhasználó hozzáférési jogosultságát a kilépés vagy áthelyezés alkalmával az iratokkal történő elszámoltatást követően az iratkezelési szoftverben törölni kell.

(10)⁴² A rejtett iktatókönyv – a tulajdonos önálló szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve – mindenki számára rejtettként működik. Az adott önálló szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető engedélyezi (pl. személyügyi, belső ellenőrzési, integritás ügyiratok kezelése).

(11)⁴³ Az iratkezelési szoftver alkalmazásgazdai feladatainak ellátásáról az egyedi Iratkezelési Szabályzatban vagy más belső szabályzatban kell rendelkezni. Más szabályzatban történő rendelkezés esetén ennek tényét az egyedi Iratkezelési Szabályzatban szerepeltetni kell.

IV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

16. A küldemények átvétele

22. § (1) A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás, valamint informatikai telekommunikációs eszköz útján érkezhet a Kormányhivatalhoz.

(2) Az érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

a) a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik,

b) külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja, és az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

c)⁴⁴ munkaidőn kívül érkezett küldemények átvételére az erre kijelölt személynek megbízást kell adni. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy a postabontásért felelős személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni,

d) telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

e) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

f)⁴⁵ ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a browser-es felületen keresztül kell letölteni,

g) a Hivatali Kapun érkezett küldeményeket, valamint az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkező küldeményeket a küldemény átvételére feljogosított személy veszi át,

h) elektronikus közhiteles nyilvántartási rendszeren keresztül érkező beadványokat az átvételére feljogosított személy veszi át,

i) a kormányablakokhoz, ügysegédekhez személyes benyújtás útján érkező iratokról minden esetben átvételi elismervényt kell kiállítani, amely tartalmazza:

ia) az iratot benyújtó ügyfél nevét, lakcímét,

ib) az ügyirat iktatószámát, érkeztetési azonosítóját,

ic) az átvétel dátumát,

id) a beadvány tárgyát és címzettjét,

ie) a csatolt mellékletek listáját, azok „eredeti”, illetve „másolat” jellegét,

if) a figyelemfelhívást, hogy az irat benyújtásához, érkeztetéséhez kapcsolódó joghatások az iratoknak az illetékes és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységhez történő érkezését követően állnak be,

ig) az ügyfél és az ügyintéző aláírását,

ih)⁴⁶ a járási hivatal körbélyegzőjét.

(3) A szervezeti postafiókba beérkező elektronikus iratra elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

(4) A küldemény kormányhivatali átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

a) postai úton érkezett küldemények esetén:

aa) a címzett vagy az általa megbízott személy,

ab) a vezető vagy az általa megbízott személy,

b) külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

c) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a postafiók kezelésével megbízott személy,

d)⁴⁷ az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből érkezett küldeményeket az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott, arra feljogosított személy,

e) hivatali munkaidőn kívül az erre kijelölt személy,

f) telefaxon érkezett küldemények esetén az erre kijelölt személy.

(5) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám vagy más azonosítási jel egyezőségét,

c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására is jogosult.

(6) Az átvevő a kézbesítő okmányon nevével, aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével köteles az átvételt elismerni. Az „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén köteles gondoskodni a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtják be, kérésre az átvétel tényét átvételi elismervénnyel vagy az irat másodpéldányán dátummal, névvel és aláírással kell igazolni.

(7) Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

(8) Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az észlelhetően biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére. A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a Kormányhivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

b) az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul, vagy

c) az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

(9) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a feladót. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó irat az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

(10) Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy köteles azt 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek vagy személynek érkeztetésre és további intézkedés céljából átadni.

(11) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

(12) A gyors elintézést igénylő, „azonnal” és „sürgős” jelzéssel érkezett küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani. Az átvevőnek az érkező küldeményeket dokumentáltan kell továbbítania az illetékes szervezeti egység(ek)hez.

(13) A Kormányhivatal hivatalos helyiségein kívül iratot átvenni nem lehet, kivéve a hivatalos személy hivatalos helyiségen kívül végzett hivatalos eljárása során.

(14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

(15) Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak – amennyiben kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

(16)⁴⁸ Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolására a Korm. rendelet rendelkezései az irányadóak.

(17) Elektronikus úton érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését el kell végezni.

(18) A küldemények átvételénél a Kormányhivatalban érvényben lévő biztonsági előírásokat (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, gyanús küldemények kezelése, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés) is érvényesíteni kell.

(19) A Kormányhivatal – az R. 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott küldemények kivételével – gondoskodik a hozzá közvetlenül benyújtott papíralapú irat elektronikus irattá alakításáról és a létrehozott elektronikus irat további egységes, az iratkezelési szoftverben történő kezeléséről.

17. A küldemények felbontása

23. § (1)⁴⁹ A Kormányhivatal – az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében történő érkeztetés kivételével – az érkeztetést és felbontást

a) az e feladattal megbízott ügykezelő vagy ügyintéző útján vagy

b) a Korm. rendeletben meghatározott szolgáltatás igénybevételével

látja el.

(2) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

(3) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

a) az „s. k. felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel),

b) azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte,

c) a közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok pályázati anyagait,

d)⁵⁰

(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje – amennyiben érkeztetésre, illetve iktatásra nem jogosult – az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés vagy iktatás céljából soron kívül köteles eljuttatni az érkeztető vagy iktatóhelyhez.

(5) A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel, ügyféllel soron kívül tisztázni és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

(6) A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozza az ügyintézést, a szükséges intézkedést az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

(7)⁵¹ Ha a küldemény felnyitásának korlátozása a borítékról egyértelműen nem állapítható meg, és ez a felbontás után derül ki, az ügykezelőnek a bontás után a borítékot vissza kell ragasztania, és fel kell tüntetnie a bontás tényét, a nevét és az aláírását. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A tévesen felbontott borítékot újra le kell zárni, amelyre a felbontó nevét, elérhetőségét rá kell vezetni, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez.

(8)⁵² A közbeszerzési eljárás és egyéb pályázatok anyagainak téves felbontására a 23. § (7) bekezdésében foglaltakon túl a közbeszerzésekről szóló törvény és kapcsolódó végrehajtási rendeleteinek előírásait, valamint a pályázatok benyújtására vonatkozó külön jogszabályi rendelkezéseket is alkalmazni kell.

(9)⁵³ Ha megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták, és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, az ügyben eljáró ügyintéző – ennek a ténynek az iratra történő feljegyzésével egyidejűleg – elvégezheti az illetékbélyeg küldeményre történő felragasztását és értéktelenítését.

(10) Ha a kérelmező saját nevére címzett, bélyeggel ellátott levélborítékot mellékel, a válaszadásnál azt fel kell használni. Amennyiben leveléhez – válaszadás céljára – bélyeget csatol, azt felhasználás nélkül a válaszlevélhez mellékelve vissza kell küldeni.

(11)⁵⁴ Amennyiben a borítékban egy vagy több irat van, és megállapítható, hogy azok különböző önálló szervezeti egységek ügyintézését igénylik, abban az esetben az eredeti és az eredetivel azonos tartalmú másolati példányokat az illetékességgel és hatáskörrel bíró önálló szervezeti egységhez kell továbbítani önálló ügyintézés végett.

(12) A Kormányhivatalhoz érkező küldemények felbontása során az előzőeken túl az egyedi Iratkezelési Szabályzatban és a feladattal megbízott ügykezelő munkaköri leírásában foglaltak szerint kell eljárni.

18. A küldemények érkeztetése

24. § (1)⁵⁵ Minden (papíralapú vagy elektronikus) beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában – a 22. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben legkésőbb a következő munkanapon – érkeztetni kell. Az elektronikusan beérkezett küldemény esetében ezzel egyidejűleg gondoskodni kell az érkezés visszaigazolásának megküldéséről. Ha iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztetést végző iratkezelési egységnek az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelése céljából átadni.

(2)⁵⁶ Papíralapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérőlapján annak elválaszthatatlan részeként kell feltüntetni. Kormányhivatal elektronikus postafiókját (postafiókjait) az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kijelölt önálló szervezeti egység működteti.

(3)⁵⁷ Az érkeztetés nyilvántartása – függetlenül az irat adathordozójától – érkeztetőkönyvben történik.

a) A Kormányhivatal által képzett érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő és folyamatosan eggyel növekvő egyedi sorszám per évszám adategyüttesből áll (pl. 1/2013). Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az érkeztetési azonosító tetszőlegesen bővíthető – a sorszám per évszám adategyüttest megelőzően – a beérkezés helyére utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval. Az azonosítókat az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az azonosítók képzésére vonatkozó részletes szabályokat a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzata határozza meg.

b) Az a) pontban foglaltaktól eltérően az egységes központi elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszerben az érkeztetési azonosítót a következő szerkezetnek megfelelően kell képezni: „E” (az érkeztetési azonosító megkülönböztető betűjele), érkeztetési hely azonosító (betű, szám), érkeztetési azonosító/évszám (arab szám). Az érkeztetési hely azonosítókat a 2. függelék tartalmazza.

(4) A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a borítékon kell feltüntetni. Ebben az esetben az iktatást végzőnek kell az érkeztetés adatait az iratra felvezetnie.

(5) Nem kell érkeztetni, ha az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg történik.

(6) Ha a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni az érkeztetés során.

(7) Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban az átvétel tényleges időpontját kell rögzíteni.

(8) Az érkeztetés papíralapú küldemények esetében az érkeztetőbélyegző lenyomatának a borítékon, iraton való elhelyezésével, rovatainak (beérkezés időpontja, érkeztetési azonosító, melléklet) kitöltésével történik.

(9) Az érkeztető bélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az érkeztető szerv megnevezését,

b) a beérkezés időpontját,

c)⁵⁸ az érkeztetési azonosítót,

d) az irat mellékleteinek számát.

(9a)⁵⁹ Összevont érkeztető-iktató bélyegző alkalmazása esetén a bélyegző lenyomat tartalmazza:

a) az érkeztető és az iktató szerv megnevezésének,

b) a beérkezés időpontjának,

c) az érkeztetési azonosítónak,

d) az irat mellékletei számának,

e) az irat iktatószámának, valamint

f) az ügyintéző nevének és szervezeti egységének

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(10) Az érkeztetési nyilvántartásban a következő adatok rögzítése kötelező:

a) a küldő neve,

b) a beérkezés időpontja,

c) könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (ragszám),

d) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám,

e) az eredeti címzett (a borítékon szereplő címzett),

f)⁶⁰ a Kormányhivatalon belül megjelölt önálló szervezeti egység,

g) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben nem érkeztethető küldemények esetében a folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító.

(11) Az elektronikusan érkezett küldeményt iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben az elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a Kormányhivatal által használt formátumokról. Az értesítést nem kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatók meg a fentebb említett módon, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

(12) Az elektronikus úton érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az első esetben ellenőrizni szükséges, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítés szolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

(13) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen. A benyújtás időpontjának megállapítása papíralapú irat esetében a boríték csatolásával biztosítható, elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

(14) Az érkeztető rendszeren keresztül megküldött elektronikus irat az ügyintézési határidő számítása szempontjából a címzetthez történő megérkezéskor minősül beérkezettnek.

(15) Az egy küldeményben érkező, de különböző ügyekhez tartozó iratokat külön kell érkeztetési azonosítóval ellátni és az érkeztetési nyilvántartásba bevezetni.

(16) Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az elektronikus archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

19. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

25. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben az iratnak a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi iktatott ügyirathoz kell szerelni. A szerelés tényét az iktatókönyvekben rögzíteni kell úgy, hogy az előirat iktatószámát az utóiratnál, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát szükséges megjeleníteni. A szerelést papíralapú ügyirat esetében az előadói íven jelölni kell. Ettől kezdve a szerelt ügyirat nem létezik önállóan, a tárgyévi ügyirat része lesz. Amennyiben az előzményirat nem szerelhető, úgy annak hollétét és iktatószámát az új irathoz tartozó előadói íven és az iktatókönyvben kell feltüntetni.

(2) Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot átmenetileg csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.

20. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

26. § (1) Az iktatást megelőzően az érkezett iratot az ügyintéző vagy szervezeti egység kijelölése érdekében a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek be kell mutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

(2) Ha a szignálási joggal rendelkező vezető az irányítása alá tartozó szervezeti egységre szignál küldeményt, azt az érkeztetési azonosítóval kell továbbítani. Az iktatás az érdemi ügyintézéssel foglalkozó szervezeti egységnél történhet, ettől eltérő esetben az egyedi Iratkezelési Szabályzat előírása szerinti módon.

(3) Az irat előzményére utaló hivatkozási szám alapján előszignálás, tárgyának, tartalmának megjelölésével – különösen az iratkezelési szoftver által biztosított formában – és automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül az eljáró szervezeti egység, illetve az ügyintéző részére kell továbbítani az iratot, amely, illetve aki jogosult az ügyben eljárni és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálási jogosultsággal rendelkező vezető az elő- és automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

(4)⁶¹ Az iratot az önálló szervezeti egység vezetőjének szignálása nélkül a Kormányhivatal ügyrendjében kijelölt azon ügyintézőhöz lehet továbbítani, aki jogosult az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. Ha a Kormányhivatalban automatikus szignálást is alkalmaznak, az egyedi Iratkezelési Szabályzatban az előszignálási jegyzéket és az iratkezelési szoftver által biztosított automatikus szignálás rendjét is meg kell határozni.

(5)⁶² Az irat szignálására jogosult:

a) kijelöli az ügyintézőt vagy szervezeti egységet,

b) a kijelölt ügyintéző távolléte esetén kijelöli az ügyben eljáró helyettesítő ügyintézőt,

c) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra), és aláírja,

d) idegen nyelvű irat esetén gondoskodik a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészíttetéséről.

Az iratért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára kijelölt – ügyintéző vagy a szervezeti egység vezetője felelős.

(6)⁶³ Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés (különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például öntapadós lap, rátűzött cédula, ceruzával írt feljegyzés) tilos.

V. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

21. Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

27. § (1) Nem kell iktatni, vagy külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

a) a könyveket, tananyagokat,

b) a meghívókat,

c) a közlönyöket,

d) a számviteli bizonylatokat, szigorú számadási kötelezettség alá vont bizonylatokat és nyomtatványokat,

e) a munkaügyi nyilvántartásokat,

f) a bérszámfejtési iratokat,

g) a nem szigorú számadású bizonylatokat,

h) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

i) a visszaérkezett tértivevényeket, elektronikus visszaigazolásokat és a 24. § (12) bekezdésében foglalt értesítést,

j) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat.

(2) Az iktatást nem igénylő küldemények állapotát az iratkezelési szoftverben „nem iktatandó”-ra kell állítani.

(3) Nem kell érkeztetni, iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:

a) az üdvözlőlapokat,

b) a reklámanyagokat, tájékoztatókat,

c) a sajtótermékeket,

d) az előfizetési felhívásokat, az árjegyzékeket.

22. Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása)

28. § (1)⁶⁴ A Kormányhivatalnál az iktatás az e célra rendszeresített, évente megnyitott, tanúsított iratkezelési szoftver által biztosított iktatókönyvben történik. Az iktatás – a kormánymegbízott átruházott hatáskörében – az iratkezelés irányításáért felelős vezető által meghatározott iktatóhelyeken történik. Az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik a tárgyévi iktatókönyvek megnyitásáról. Az iratok iktatását és mutatózását együtt az iratkezelési szoftver foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.

(2) Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban – amennyiben az adat rendelkezésre áll – kötelezően fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c)⁶⁵ a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

d) a küldő azonosító adatait,

e) a címzett azonosító adatait,

f) a hivatkozási számot (idegen szám),

g) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

h) az ügyintézésért felelős szervezeti egység megnevezését,

i) az ügyintéző nevét,

j) az irat tárgyát,

k) az elő- és utóiratok iktatószámát,

l) a kezelési feljegyzéseket,

m) az intézés határidejét, módját és az elintézés időpontját,

n) az expediálás módját, időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezés tényét és időpontját,

q) az adathordozó típusát, fajtáját (papíralapú, elektronikus).

(3)⁶⁶ Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztetési nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – ha az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerinti elektronikus archivált változatát. Az elektronikus dokumentumok külön adathordozóra történő mentését és a későbbi olvashatóságát biztosítani kell. E feladatok elvégzéséről az iratkezelésért felelős szervezeti egység az informatikai szakterülettel és az iratkezelési szoftver üzemeltetőjével együttműködve gondoskodik. Biztosítani kell – figyelemmel a 29. §-ban foglalt kivételre –, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben ne lehessen több iratot iktatni. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára korlátlan ideig hozzáférhetővé kell tenni.

(4) A biztonsági másolatot az informatikai szakterületen kell tárolni, és biztosítani kell az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályi rendelkezések maradéktalan érvényesülését.

(5) Az adathordozók olvashatósági vizsgálatát legalább 3 évente el kell végezni.

(6)⁶⁷ Az iktatási adatbázis időszaki biztonsági mentéséről, a biztonsági másolat őrzéséről a Kormányhivatal vonatkozó szabályzatában meghatározottak szerint kell gondoskodni.

(7) Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – szükséges elektronikusan archiválni. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni a központi irattárnak. Az adathordozó felületén végleges módon rögzítik az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és az elektronikus archiválásért felelős nevét.

29. § (1) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének vezetése és zárása kivételt képez a 28. § (3) bekezdésben foglaltak alól. A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. Az egy főszámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelésre vonatkozó, a helyi sajátosságokat figyelembe vevő, egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell meghatározni.

(2) Az éven túl iktatott ügyiratok elektronikus iktatókönyvének a zárás részeként elkészített, elektronikusan archivált változata az adott és az előző években iktatott és kizárólag a zárás évében lezárt ügyiratok listáját tartalmazza.

(3)⁶⁸ A természetes személyek adósságrendezésével kapcsolatosan a Kormányhivataloknál keletkező iratokat a Kormányhivatalok iktatórendszerében egy önálló iktatókönyvben (Családi Csődvédelem néven) kell iktatni.

23. Az iktatószám

30. § (1) Az egy adategyüttesként kezelendő iktatószámot az alábbi szerkezetnek megfelelően kell képezni: iktatóhely azonosító (betű és szám), iktatókönyv azonosító (szám, betű vagy ezek kombinációja), főszám-alszám/évszám (arab szám). A főszám és alszám az elektronikus iktatórendszer által automatikusan képzett, folyamatos sorszám, az évszám az aktuális év négy számjegye.

(2) Az iktatószámban szereplő iktatóhely azonosító adatait a 2. függelék tartalmazza. Az iktatószámban szereplő iktatókönyv azonosító meghatározásáért, azok nyilvántartásáért az iratkezelés felügyeletért felelős vezető a felelős. A nyilvántartási jegyzéket a szervezeti változások függvényében felül kell vizsgálni.

(3) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat és a hozzá tartozó alszámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendben az elektronikus iktatórendszer generálja.

(4)⁶⁹ Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani, és egy főszámon csak az egy ügyben keletkezett iratokat lehet nyilvántartani.

(5) Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

(6) A (4) és (5) bekezdésekben foglaltaktól eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani az R.-ben foglaltaknak megfelelően.

(7) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármelyik szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet, és eltérő megőrzési időt biztosító irattári tételbe kell besorolni.

(8)⁷⁰ A családtámogatási ügyekkel kapcsolatos iratok nyilvántartása során egy ügyfél részére ügycsoportonként egy főszámot lehet nyitni, és a különböző családtámogatási jogcímen folyósított ellátásokkal összefüggő iratokat annak alszámára kell iktatni.

(9)⁷¹ A népegészségügyi feladatok tekintetében a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően az iktatókönyv azonosítókat a főosztályok esetében „NEF”, az osztály jogállású szervezeti egységeknél „NEO” betűjel alkalmazásával kell képezni. Ezektől eltérő azonosítók meghatározására kizárólag a különös illetékességgel eljáró Kormányhivatalok vonatkozásában – a szakmai irányítóval történt egyeztetést követően – van lehetőség.

24. Az iratok iktatása

31. § (1) A Kormányhivatalhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat – a Szabályzatban meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

(2) Az iratok iktatása az elektronikus iktatókönyvbe történő bejegyzéssel és ezzel egyidejűleg az iktatóbélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, a bélyegző rovatainak kitöltésével történik. Az elektronikus nyilvántartásban biztosítani kell az érkeztetési azonosító és az iktatószám kölcsönös hivatkozásának megjelenítését.

(3) Papíralapú iratkezelés esetén iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható. Az iktatószámot az irat mellékletére a „... számú melléklet a ... iktatószámú irathoz” szövegezéssel is fel kell jegyezni. Több melléklet esetén, ha a mellékletek egyben tartása összefűzéssel megoldható, az iktatószám feljegyzését elegendő az összefűzött iratcsomó fedlapján elvégezni.

(4) Átirat nélkül, továbbítás céljából érkező okiratok (pl. jogsegélykérelem, hiteles fordítás, anyakönyvi kivonat, bírósági ítélet) esetén fénymásolatot kell készíteni, és az iktatóbélyegző lenyomatát a másolaton kell elhelyezni. Egyéb esetben az iratról készített másolatokat nem szabad iktatni, azonban a másolati példányokon fel kell tüntetni, hogy „másolat”.

(5) A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

(6) Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) az iktató szerv megnevezésének,

b)⁷² a beérkezés időpontjának,

c) az irat iktatószámának,

d) a mellékletek számának,

e)⁷³ az ügyintéző nevének és szervezeti egységének

feltüntetésére szolgáló rovatokat.

(7) Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a rövid határidős iratokat, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, illetve „sürgős” jelzéssel érkezett iratokat. Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, és a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben rögzíteni kell.

(8) Az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az ügyirat tárgyát, melyet az adott irat tartalma határoz meg.

(9) Téves iktatás esetén meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át. Az iktatókönyvben a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózás útján kell dokumentálni. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

(10) Az iratkezelési szoftver biztosítja az iktatás során rögzített adatok különböző szempontok szerinti keresését. Az irathoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni.

(11) A papíralapú, közvetlenül a Kormányhivatalhoz benyújtott iratokat – az R. 2. mellékletében és a 3. függelékben meghatározott iratok kivételével – legkésőbb az iktatást, a saját keletkezésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

(12) Elektronikus úton, a levelezőrendszeren (e-mail, fax), valamint a hivatali kapun érkezett küldeményeket, automatikusan „áthelyezve” kell az iratkezelési szoftverben megjeleníteni. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

(13) Az iratok nyilvántartásba vett adataihoz az iratok digitalizált képe kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelés szoftver vagy automatikusan rendel össze, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan egymáshoz rendelnie.

25. Az iratok átadása, továbbítása ügyintézésre

32. § (1)⁷⁴ Az iratok kiadását, átadás-átvételét

a) az elektronikus átadás-átvétel mellett papír alapon átadókönyvben, valamint az iratkezelési szoftverből előállítható átadási jegyzékkel is lehet igazolni, az irat nyilvántartási számának, illetve egyéb azonosító adatának, az átvétel időpontjának feljegyzésével az átvevő aláírásának és neve olvasható feltüntetésének ellenében,

b) az állampolgársági és névváltoztatási ügyiratok esetében vonalkód alkalmazásával, az elektronikus átadókönyvben történő rögzítés mellett

szükséges dokumentálni.

(2) Amennyiben egy iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt.

(3) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverben való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani.

(4) Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vagy ügyintéző a felelős. Az iktatókönyvben folyamatosan rögzíteni kell az ügyirat hollétét, hogy fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen.

(5) Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezet irattári példányát szignójával köteles ellátni.

26. Kiadmányozás

33. § (1) A kiadmányozási jog gyakorlásának rendjét az SZMSZ-ben, valamint a kiadmányozási szabályzatban foglaltak határozzák meg.

(2) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak az előzőekben meghatározottak szerinti kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy írhat alá.

(3) A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok száma feltétlenül indokolja, és ezt a kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy a kiadmány irattári példányán elrendeli.

(4) A kiadmányozásra jogosult személy a több példányban készített tervezetet egyetértése esetén az irattári példányon aláírásával, valamint keltezéssel látja el, és meghatározza a többes példányok kiadmányozására vonatkozó utasítását. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén a hitelesítésre felhatalmazott személy „a kiadmány hiteléül” záradékot a többi példányra rávezeti, hivatalos bélyegzővel ellátja és aláírja.

(5) Idegen nyelven készített kiadmány esetén a kiadmánytervezet készítője köteles gondoskodni a magyar nyelvű tartalmi kivonat elkészítéséről.

(6) A kiadmány külső szerv vagy személy részére – nem postai vagy elektronikus úton – történő továbbítására csak annak dokumentálása (kézbesítőkönyvben aláírással történő átadás, faxon történő továbbítás esetén a visszaigazolás irathoz kapcsolása) mellett kerülhet sor.

(7)⁷⁵ Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügy elintézése egyszerre, egy kiadmányon történik, akkor a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett számok alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

(8) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

(9) Jogszabály eltérő rendelkezésének hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata szerepel,

c) a Kormányhivatal a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látja el,

d) elektronikus közokiratnak minősül, és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

(10)⁷⁶ Az elektronikus aláírás kezelésének rendjét és a nyilvántartására kijelölt önálló szervezeti egységet – ha azokról más belső szabályzat nem rendelkezik – az egyedi Iratkezelési Szabályzat határozza meg.

(11) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő, ha

a) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata vagy

b) a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata

szerepel.

(12) A Kormányhivatalban őrzött iratokról készített hiteles másolatot úgy kell elkészíteni, hogy a másolt irat valamennyi oldalán szerepel

a) „Az eredetivel mindenben megegyező hiteles másolat” záradék,

b) a Kormányhivatal hivatalos bélyegzőjének lenyomata,

c)⁷⁷ az iratot őrző önálló szervezeti egység vezetőjének vagy az általa kijelölt személynek az aláírása,

d) a hitelesítés időpontja.

Amennyiben a több oldalból álló hiteles másolat elkészítése megoldható az iratok hitelesített egybefűzésével, abban az esetben az összefűzött dokumentum első oldalán fel kell tüntetni az iktatószámot és hogy a dokumentum hány számozott oldalt tartalmaz. Személyi azonosító nélkül kiadott okiratról készített hiteles másolat esetében a záradékon „Az eredetivel megegyező hiteles másolat” szerepel.

(13)⁷⁸ A Kormányhivatal által készített hiteles kiadmányról a Korm. rendeletben szereplő jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles elektronikus másolatot készíteni. Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

(14) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

g) „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.,

h) „Eredeti címen kézbesítendő”.

(15) A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

27. Az irat továbbítása, expediálása

34. § (1) Az ügyintéző köteles gondoskodni a kiadmány expediálásáról, a kiadmányt és az esetleges mellékleteit köteles kézbesítésre megfelelően előkészíteni. A kézbesítésért felelős személy csak teljes, hitelesen kiadmányozott, kiadói utasítással és – amennyiben van – melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

(2) A kézbesítésért felelős személynek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

(3) A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell továbbítani.

(4) Az iratokat a kézbesítésért felelős személyek továbbítják. A kézbesítésért felelős személy az irat átvétele után köteles

a) az iratot a címzettnek – az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül – továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

(5) A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően az „Értesülnek:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

(6)⁷⁹ Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. A küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, dokumentáltan kell átadni a továbbítást végző szervezeti egység részére. Tértivevényes feladás esetén a borítékhoz kell tűzni a kitöltött, a küldemény iktatószámát is tartalmazó tértivevényt.

(7) Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell rögzíteni.

(8) A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a)⁸⁰ a küldő önálló szervezeti egység megnevezését és címét,

b) az irat (iratok) iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket („s. k. felbontásra”, „sürgős”, „ajánlva”, „eredeti címen kézbesítendő”).

(9) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

a) személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán vagy a kézbesítőkönyvben,

b)⁸¹ postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások nyújtásának és a hivatalos iratokkal kapcsolatos postai szolgáltatás részletes szabályairól, valamint a postai szolgáltatók általános szerződési feltételeiről és a postai szolgáltatásból kizárt vagy feltételesen szállítható küldeményekről szóló kormányrendeletben foglaltaknak megfelelően,

c) külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

d) elektronikus úton történő kézbesítés esetén az elektronikus visszaigazolás biztosításával,

e) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver segítségével elektronikus úton kell továbbítani a címzett részére,

f)⁸² az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren kívüli ügyfelek részére a válaszlevelet – ha a szolgáltatás rendelkezésre áll – az iratkezelési szoftver segítségével, a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató részére történő továbbítást biztosító funkció kiválasztásával kell megküldeni.

(10) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból – pl. téves címzés miatt – visszaérkeznek, a küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A kézbesített küldemények tértivevényeit – iktatás nélkül – az ügyirat irattári példányához kell szerelni.

(11) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri. Az elektronikus tértivevényeket, visszaigazolásokat – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell rendelni.

(12) Amennyiben a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus regisztrációja megszűnik, és ezáltal Ügyfélkapu-hozzáférésre nem lesz jogosult, vagy az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, a Kormányhivatal az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltató közreműködésével köteles a címzett részére megküldeni.

(13)⁸³ A Kormányhivatalon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelezőrendszeren keresztül is továbbíthatóak. Körlevelek kiadása esetén az aláírt eredeti példányt a keletkeztető önálló szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

(14) A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú futár-, feladó és átadási jegyzékeket visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben lefűzve kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

(15) Elektronikus úton (pl. telefax, e-mail) küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

(16) Az R. 2. mellékletében, valamint a 3. függelékben meghatározott küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történhet.

VI. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA,
SELEJTEZÉSE ÉS MEGSEMMISÍTÉSE

28. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

35. § (1)⁸⁴ Határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbenső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni, a határidőt meghosszabbítani kizárólag a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével lehet. Az engedély tényét az iraton fel kell tüntetni.

(2) A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében és az előadói íven a munkanap (adott esetben óra, perc) megjelölésével kell feltüntetni.

(3) A határidő-nyilvántartásért felelős személy az átvett határidőzött iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt időpont és az iktatószám sorrendjében elhelyezni,

b) a határidő letelte napján – ha időközben másként nem intézkedtek – a határidő-nyilvántartásból kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel átadni.

(4) A határidő-nyilvántartásból történő kivételt, a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, illetve az iktatásért felelős személy az iktatókönyv megfelelő rovatába köteles feljegyezni.

29. Irattár

36. § (1)⁸⁵ A Kormányhivatalnál az iktatóhelyekkel rendelkező önálló szervezeti egységek átmeneti irattárat működtethetnek, így az iratok tárolása történhet az önálló szervezeti egységek átmeneti irattárában vagy a Központi Irattárban. A Kormányhivatalok irattárairól, azok működési rendjéről, a kezelésért felelős szervezeti egységről és a tárolás feltételeiről (pl. tárolórendszer típusa, kapacitása) az egyedi Iratkezelési Szabályzatban kell rendelkezni.

(2) Központi irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelmi rendelkezések mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. A központi irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegőztetése és légcseréje megoldott, továbbá ha a tűzvédelmi követelményeknek megfelel, és a tárolást nem veszélyeztetik közművezetékek, valamint a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban lehetőség szerint állandóan biztosítani kell a megfelelő páratartalmat és hőmérsékletet. Az iratok elhelyezésére a központi irattári helyiséget nyitott vagy zárt stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott fémből készített – állványokkal célszerű berendezni.

(3) A nem papíralapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. Az adatvesztés megakadályozása érdekében gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, központi elektronikus archiválásáról.

30. Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

37. § (1)⁸⁶ Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie. Amennyiben illetékesség vagy hatáskör változása miatt az eredeti iratok áttételével zárul az eljárás, akkor az előadói ívben csak az áttételi végzést és szükség esetén az áttett iratok iratjegyzékét kell elhelyezni.

(2) Amennyiben a Kormányhivatal átmeneti irattárat működtet, az átmeneti irattárban kell elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(3)⁸⁷ Átmeneti és Központi Irattárba helyezni csak teljes ügyiratot – az ügyben keletkezett összes iratot együtt kezelve –, kizárólag a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével, az engedély tényének dokumentálása mellett lehet.

(4) A küldemény borítékját az ügyirathoz kell szerelni, ha

a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

(5) Az Átmeneti és Központi Irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(6)⁸⁸ A szervezeti egységek átmeneti irattárában a tárgyév és az azt megelőző kettő-öt év iratait évkörök, őrzési idő, irattári tételszámok, azon belül iktatószámok növekvő sorrendjében őrzik. Az irat átmeneti irattárban tartási idejét a Kormányhivatal egyedi Iratkezelési Szabályzatában kell meghatározni. A központi irattárba helyezést megelőzően szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell azokat az iratokat, amelyek őrzési ideje az átmeneti irattárban lejárt.

(7)⁸⁹ Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Ha hiányosságot észlel az iraton, azt vissza kell adnia az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni a kijavításról, illetve pótlásról. Az irattárba helyezés során az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell tüntetni az irattárba helyezés időpontját.

(8) A Központi Irattárban lezárt évfolyamú ügyiratokat, azok iktatókönyvét és papíralapú segédkönyveit lehet elhelyezni. Az ügyiratokat átadás-átvételi jegyzőkönyvvel vagy az iktatóprogramból előállított iratjegyzékkel kell a Központi Irattárnak átadni. A Központi Irattárba történő átadást az iktatókönyvben vagy az iratkezelési rendszerben is rögzíteni kell.

(9)⁹⁰ Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügykezelő, ügyintéző és a Központi Irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételes iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példányát a Központi Irattár, a másik példányt az iratokat leadó önálló szervezeti egység őrzi.

(10) A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

(11)⁹¹ Azokról az iratokról, amelyeket a önálló szervezeti egység visszatart, és az iktatókönyvből nincsenek kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni. A visszatartott iratokat azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell, és a „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel kell ellátni.

31. A Központi Irattár működése, az iratok átadása a Központi Irattár részére

38. § (1)⁹² A önálló szervezeti egységek az ügyiratokat – a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően – a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

(2) A Központi Irattár

a) tárolja és nyilvántartja a Kormányhivatal által leadott iratokat,

b)⁹³ az irattárban őrzött iratanyagokról nyilvántartást vezet,

c) gondoskodik az iratok átmeneti vagy végleges kiadásáról,

d) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat dokumentáltan selejtezi,

e) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az illetékes levéltár részére történő átadásáról.

(3)⁹⁴ A Központi Irattárba helyezés előtt az átadó önálló szervezeti egység ügykezelőjének, ügyintézőjének az ügyiratból a munkapéldányokat, felesleges fénymásolatokat, a 37. § (4) bekezdésében meghatározottakon kívüli borítékokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. A műanyag és fém kellékeket az iratokból el kell távolítani.

(4)⁹⁵ A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, önálló szervezeti egységek és évkörök szerint, irattári tételszámok (azon belül az iktatószámok) növekvő sorrendjében rendezve, iratkezelési segédleteikkel együtt, átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át.

(5)⁹⁶ A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül, amely tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a más szervtől átvett vagy részére átadott és a selejtezett vagy a levéltár részére átadásra került iratokat.

(6) Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is mindenkor biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

(7) Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a Központi Irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

(8) Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat elektronikusan archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

(9) A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg. Így

a) a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

b) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig),

c) az elektronikus iratokat háttérállományban kell elektronikusan archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

d) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

e) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az iratkezelési szoftver által biztosított módszerrel kell biztosítani.

(10) Az elektronikus iratok tárolását az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani.

(11)⁹⁷ A nem selejtezhető, határidő nélkül őrzendő, valamint a területileg illetékes levéltárnak az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése az iratkezelésért felelős szervezeti egység által működtetett Központi Irattár feladata.

(12)⁹⁸

32. Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

39. § (1)⁹⁹ A Kormányhivatal ügyintézői az ügyrendben vagy a munkaköri leírásban rögzített jogosultságok alapján az Átmeneti vagy Központi Irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. Az ügyiratok irattárból való kikérésének, kölcsönzésének oka lehet betekintés, másolatkészítés vagy szerelés céljából történő végleges kiemelés. Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kiemelés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. Az irat kiadását és visszaérkezését, a másolat készítését, valamint az irat szerelés céljából való végleges kikérését az iktatókönyvben dokumentálni kell.

(2)¹⁰⁰ Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell. Az irattár kezeléséért felelős ügykezelő, ügyintéző az irattárból iratot véglegesen csak a vezetője írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

(3) A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel kezdődő, folyamatos),

b) a kölcsönző neve,

c)¹⁰¹ a kölcsönző önálló szervezeti egysége,

d) irattári hely,

e) iktatószám/tételszám/év,

f) az irat tárgya,

g) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

h) a kiemelést végző neve,

i) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

j) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

k) a visszahelyezést végző neve.

(4)¹⁰² A Központi Irattár iratot csak a készítő önálló szervezeti egység vagy feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ettől eltérően a betekintési és iratkölcsönzési jogosultságokat az egyedi Iratkezelési Szabályzatban határozhatják meg.

(5)¹⁰³ Ha más önálló szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más önálló szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó önálló szervezeti egység vagy a feladatait átvevő önálló szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt önálló szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető önálló szervezeti egység vezetője adja meg.

(6) Elektronikus iratok esetében az arra jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, úgy az irattár kezeléséért felelős személynek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

(7) A Központi Irattár a levéltárnak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a megkeresés szerint más irathoz szerelik.

33. Az iratok selejtezése, megsemmisítése

40. § (1)¹⁰⁴ Az irattárba helyezett, lejárt megőrzési idejű iratokat a Kormányhivatal valamennyi irattárában (átmeneti, központi) az irattári tételszámok figyelembevételével, legalább két évente selejtezni kell. A selejtezési eljárások elrendeléséért az iratkezelés irányításáért felelős vezető a felelős.

(2) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

(3) Az átmeneti irattárak a Központi Irattár felügyeletével és közreműködésével végzik a selejtezést. A Központi Irattárban az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani. A nyilvántartásba vett iratok többletpéldányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni.

(4) A selejtezés során ellenőrizni kell

a) az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

b) a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

(5)¹⁰⁵ Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az irattári hely szerinti önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelyeket iktatás után a levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése és két záradékolt példány visszaküldése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

(6) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

a)¹⁰⁶ a selejtezést végző szerv, önálló szervezeti egység megnevezését,

b) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

c) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes készítőjét,

d) az iratok évkörét,

e) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét iratfolyóméterben,

f)¹⁰⁷ a önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

g)¹⁰⁸ a önálló szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

h)¹⁰⁹

i) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését,

j) nyilatkozat az eljárás jogszabályoknak megfelelő lefolytatásáról,

k) a selejtezés megkezdésének és befejezésének dátumát.

(7)¹¹⁰ A selejtezési iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kiválogatott iratok

a) irattári tételszámát,

b) ügykörét (a tétel megnevezését),

c) évkörét,

d) iktatószámának számtartományát irattári tételenként,

e) terjedelmét (iratfolyóméterben) tételszám szerint,

f) vonatkozásában az iratjegyzék készítésének helyét, időpontját, a készítő és ellenőrző személyek nevét, beosztását és aláírását.

(8) A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

(9)¹¹¹ A levéltár az iratok megsemmisítését – szükséges ellenőrzés után – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában a önálló szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy utólag ne lehessen a tartalmukat megállapítani vagy helyreállítani.

(10)¹¹² A megsemmisítésre váró papíralapú adathordozókat zsákokban kell elhelyezni. A zsákokban más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése tilos. A zsákokra a megsemmisítendő papíralapú adathordozót elhelyező felelős önálló szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

(11)¹¹³ A Központi Irattárból kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a Központi Irattár ügykezelői, ügyintézői koordinálják.

(12) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, és az adatbázisból úgy kell törölni, hogy helyreállításuk ne legyen lehetséges. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda elektronikusan archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

(13)¹¹⁴ A megsemmisítés tényét és időpontját a selejtezéssel kapcsolatos ügyiratban dokumentálni kell.

34. Az iratok levéltárba adása

41. § (1) A Kormányhivatal a nem selejtezhető iratait – a határidő nélkül őrizendők kivételével – 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a területileg illetékes levéltárnak adja át. A levéltár számára átadandó ügyiratokat a Kormányhivatal költségére, az irattári terv szerint, a levéltár által is kezelhető elektronikus vagy papíralapú ügyviteli segédletekkel (iktató-, név- és tárgymutatóval) együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a levéltárral egyeztetett módon elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

(2) A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni, és az iratokat az irattárban elkülönítetten kell kezelni. A jegyzék tartalmazza a keltezés évét, az irattári tételszámot, az irat iktatószámát és az iratok tárgyát. A jegyzéket két példányban kell elkészíteni, amelyből egy példányt a levéltárnak kell átadni.

(3) Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(4) Az elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

(5) Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatókönyvben és az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

VII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS IRATKEZELÉS SPECIÁLIS SZABÁLYAI

35. Az elektronikus úton érkezett iratok kezelésének rendje, vegyes ügyiratok

42. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus érkeztetésére, iktatására a Szabályzatban meghatározottak szerint, a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén kerülhet sor.

(2)¹¹⁵ A Kormányhivatal kijelölt szervezeti egységeinek, ügykezelőinek, ügyintézőinek elektronikus iratforgalom biztosítására Hivatali Kapu hozzáférési jogosultsággal kell rendelkezniük. A Hivatali Kapu létesítéséről, a Hivatali Kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körének kijelöléséről a kormánymegbízott gondoskodik.

(3)¹¹⁶ A Kormányhivatalon belüli felhasználók – a szervezet nevében eljárni jogosult személyek – regisztrációját a Kormányhivatal által a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a regisztrációs felületen a Kormányhivatal képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú Ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az Ügyfélkapu-regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapus hozzáférés egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztrációt az eredeti, aláírt papíralapú űrlap megküldésével is szükséges megerősíteni. A regisztráció eredményeként a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő átadja a Hivatali Kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót.

(4) A Kormányhivatal nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törölteti a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

(5)¹¹⁷ A Hivatali Kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a Kormányhivatal képviseletében Hivatali Kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott önálló szervezeti egység vezetője a Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében.

(6) A Hivatali Kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársak minden munkanapon kötelesek gondoskodni az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek átvételéről és érkeztetéséről. Ennek keretében az iratkezelési rendszer érkeztető adatbázisában rögzítik a Hivatali Kapuból letöltött dokumentumokat (pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot). A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársak – szükség esetén – gondoskodnak a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról.

(7) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést Ket.-ben, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint kell megküldenie.

(8) Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver adatbázisában kell tárolni.

(9) Az irat papír alapon történő kiadmányozása esetén, iktatását követően a Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik az elektronikusan aláírt dokumentum Hivatali Kapun történő továbbításáról.

(10) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) a kiadmányozott irat expediálásának,

b) az elektronikus dokumentumnak a Hivatali Kapun történő továbbítását igazoló információknak,

c) a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek,

d) a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről.

(11) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell

a) az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

b) a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

ügyirathoz történő szereléséről.

(12) A Hivatali Kapu használatára feljogosított munkatársnak gondoskodnia kell a papíralapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

a) a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapus hozzáférési jogosultsága megszűnik,

b) ezt a címzett kéri,

c) jogszabály erről külön rendelkezik.

(13) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben kezelt iratforgalom tekintetében az iratkezelési szervezetnek és rendszernek megfelelően az egyedi Iratkezelési Szabályzat szerint kell végrehajtani az elektronikus és a papíralapú iratok kezelését, így például

a) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben kezelt, érkeztetett, de papír alapon utólagosan a címzett részére megküldött postai küldeményekre vonatkozóan, illetve

b) az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjénél történő tárolás ideje alatt kikért dokumentumok kezelésére vonatkozóan.

(14) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszeréből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének e-mailen a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

(15) Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azon iktatószámok alszámait, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

(16) A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

(17)¹¹⁸ Elsődlegesen elektronikus ügyirat esetében a továbbiakban keletkezett iratok elektronikus rendelkezésre állásáról folyamatosan szükséges gondoskodni, a papíralapú iratok digitalizálásával és a rendelkezésre álló kötelezően nyilvántartandó adatok rögzítésének segítségével.

(18)¹¹⁹ Elektronikus iratkezelés esetén, az elektronikus úton továbbítandó kiadmányok és mellékleteik küldése során az elektronikus állományok nevét az alábbi szabályok szerint kell képezni:

a) alapdokumentum esetében az iktatószám (fájlnévben nem megjeleníthető karaktereket „_” aláhúzás jellel helyettesítve) és a tárgy rövid megjelölése feltüntetésével,

b) mellékletek esetében az iktatószám (fájlnévben nem megjeleníthető karaktereket „_” aláhúzás jellel helyettesítve) és annak jelzése feltüntetésével, hogy az alapdokumentumnak hányas sorszámú melléklete.

36. Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

43. § (1) Papíralapú, üzemzavar (a továbbiakban: ÜZ) iktatókönyvet kell nyitni iktatóhelyenként arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 24 órát meghaladóan nem biztosított.

(2) A rendszergazda az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén a Szabályzatban meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

(3) Az üzemzavar megszűnését, illetve megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar elhárításáról és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdésének kötelezettségéről.

(4) A „sürgős”, „azonnal” és „soron kívül” jelöléssel ellátott – bejövő, kimenő és belső iratforgalom lebonyolítására szolgáló – iratokat az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja. Ugyanezen nyilvántartásba papír alapon kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az akadályoztatás meghaladja a 24 órát.

(5) A (4) bekezdés szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószámban ÜZ egyedi azonosítási jelölést kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosító jelöléssel ellátott papíralapú iktatókönyvek beszerzéséről és nyilvántartásáról, valamint az ÜZ iktatókönyvek, egyéb azonosítók nyilvántartásáról az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik, azok hitelesítésére, vezetésére az iratkezelési segédkönyvekre vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papíralapú iktatókönyv központi nyilvántartásba vételéről az iratkezelés felügyeletéért felelős vezető gondoskodik.

(6) Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban – a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal – jelezni kell. Amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben rögzített iktatószám, azt az iktatás során minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

(7) Az üzemzavar esetén használt papíralapú iktatókönyvben az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell az év végi zárást elvégezni azzal, hogy a hitelesítést a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatával kell elvégezni. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani.

(8) A papíralapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni tilos! Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

EGYÉB IRATKEZELÉSI RENDELKEZÉSEK

37. Hitelesítési eszközök nyilvántartása, kezelése

44. § (1)¹²⁰ A Kormányhivatal hivatalos hitelesítési eszközeiről, így az állami címerrel, sorszámmal és egyéb azonosítással ellátott bélyegzőkről, az iratkezelésért felelős szervezeti egység felügyelete mellett az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység kijelölt ügyintézője, ügykezelője (a továbbiakban: bélyegző-nyilvántartó) nyilvántartást köteles vezetni. A Kormányhivatal a hivatali működés támogatása érdekében egyéb, nem hivatalos bélyegzőket is alkalmazhat, amelyek kiadmányozásra, hitelesítésre nem alkalmazhatóak (fejbélyegző, érkeztető- és iktatóbélyegző, dátumbélyegző, névbélyegző stb.).

(2) A hivatalos hitelesítési eszközökről vezetett bélyegző-nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:

a) a bélyegző-nyilvántartás sorszáma,

b) többszintű nyilvántartás vezetése esetén a nyilvántartások közötti hivatkozás (nyilvántartási szám),

c) a bélyegző lenyomata és a lenyomat szöveges leírása,

d) a bélyegző kiadásának időpontja,

e)¹²¹ a használó önálló szervezeti egység megnevezése,

f) az átvevő neve, munkaköre és aláírása,

g) a bélyegző visszavételének időpontja,

h) a visszavevő neve és aláírása,

i) a bélyegző selejtezésének időpontja,

j) a selejtezést végző neve és aláírása,

k) a bélyegző megsemmisítésének időpontja,

l) a megsemmisítést végző neve és aláírása.

A bélyegző-nyilvántartó könyvet az iratkezelésért felelős szervezeti egység vezetője hitelesíti.

(3)¹²² A kötelezően nyilvántartandó bélyegzők esetében kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzők használhatóak.

(4) A bélyegzők rendeltetésszerű használatáért a kiadmányozási jog gyakorlója a felelős. A bélyegzőkkel való esetlegesen felmerülő szabálytalanságot (elvesztés, gondatlan őrzés, visszaélés, mulasztás stb.) szabálytalansági eljárás keretében kell kivizsgálni, amelynek eredményéről a bélyegző-nyilvántartót és a bélyegző-nyilvántartó könyvet hitelesítő vezetőt tájékoztatni kell.

(5) A hivatalos, esetleges visszaélésre alkalmat adó bélyegzőt zárható helyen, illetéktelen személy hozzáférését kizárva kell tartani. A bélyegzőt napközben is úgy kell tárolni, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férhessenek hozzá. A több személy által használt bélyegzőt használat után azonnal a kijelölt bélyegzőtárolási helyre kell visszahelyezni.

(6) Amennyiben a hivatalos bélyegző használatára jogosult személy távolléte miatt a munkaköri feladatainak átadása szükséges, és a munkakört átvevő személy a feladatok ellátásához szükséges bélyegzőkkel nem rendelkezik, egyidejűleg biztosítani kell számára a bélyegzők használatát is.

(7)¹²³ Új bélyegzőt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egységtől, a bélyegző-nyilvántartással történő előzetes egyeztetést követően, írásban lehet megrendelni. A bélyegző-nyilvántartó a megrendelésre rávezeti, hogy a megrendelt bélyegző a központi bélyegző-nyilvántartás szerint melyik sorszámot kaphatja. Az egyedi Iratkezelési Szabályzatban meghatározott önálló szervezeti egység az elkészült bélyegzőt bevételezi, és minden esetben átadja a bélyegző-nyilvántartó részére, aki nyilvántartásba vétel után kiadja a megrendelőnek.

(8) Az elhasználódott, elavult bélyegzők selejtezéséről és megsemmisítéséről a bélyegző-nyilvántartó intézkedik. A megsemmisítés előtt a hivatalos bélyegzőről lenyomatot kell készíteni, és azt a megsemmisítésről készített jegyzőkönyvvel együtt kell megőrizni. A selejtezés tényét a bélyegző-nyilvántartásban is jelölni kell.

(9) A kormánymegbízott évente legalább egy alkalommal felülvizsgál(tat)ja a hitelesítési eszközök használati rendjét.

(10)¹²⁴ Az (1) bekezdésben foglaltakon túlmenően hivatalos bélyegzőnek kell tekinteni:

a) a rehabilitációs és népegészségügyi szakterület orvosi bélyegzőjét és speciális bélyegzőjét,

b) az élelmiszerlánc-biztonsági és földművelésügyi szakterület által használt, NUTS kódot tartalmazó bélyegzőket,

c) a közlekedési szakterület által használt, műszaki vizsgabiztosok azonosítóját tartalmazó, valamint az ellenőrök „AETR Control Hungary” speciális bélyegzőjét.

45. § (1) A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az elektronikus aláírás kezelésének rendjét is meghatározó kormányhivatali Informatikai Biztonsági Szabályzatban foglaltaknak megfelelően nyilvántartást kell vezetni.

(2)¹²⁵ A kiadmányozásra jogosult vezetők, ügyintézők kizárólag a központilag kiadott és nyilvántartásba vett aláírás-létrehozó eszközt használhatják.

(3) Az elektronikus aláírás-létrehozó eszköz és annak jelszava megőrzéséért és kezeléséért a nyilvántartás szerinti jogosult felhasználó felelős.

38. Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

46. § (1) Sokszorosítani kizárólag a hivatali feladatokkal összefüggő iratokat, anyagokat lehet. A hivatali munkával össze nem függő, a hivatalon kívül végzett oktatási vagy tudományos tevékenységgel kapcsolatos anyag sokszorosítását a munkáltatói jog gyakorlására jogosult vezető engedélyezheti.

(2)¹²⁶ A másoló- és sokszorosítógépet az szervezeti egység vezetője által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző, ügykezelő és munkavállaló maga végzi.

(3) A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

39. Megszűnő szervezeti egység iratainak kezelése

47. § (1)¹²⁷ A szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek papíralapú és elektronikus iratait tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében kell átadni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység önálló iktatókönyvvel rendelkezett, az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni, és az átadott, folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és az iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell jegyezni.

(3) Ha a megszűnő és az átvevő szervezeti egység egy iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet mint felelőst rögzíteni kell, és az átvevő szervezeti egység számára hozzáférést kell biztosítani.

(4) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan kell megosztani. Ha ez valamely oknál fogva nem lehetséges, az iratanyagot a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(5) Ha a megszűnő szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni. A megszűnő szervezeti egység papíralapú, lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iratkezelés esetén az elektronikus iktatókönyvhöz történő hozzáférést kell biztosítani.

(6) A megszűnő szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

40. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

48. §¹²⁸ (1) Az iratkezelési folyamat valamennyi szereplőjét (önálló szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő papíralapú és elektronikus iratokkal – nyilvántartások alapján – tételesen el kell számoltatni. Az elszámolás eredményéről átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell készíteni.

(2) Az elszámoltatással érintett ügyintézők, ügykezelők, munkavállalók és más szervezettől vezényelt, kirendelt személyek a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (legfeljebb a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő, munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés időtartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

(3) A munkakör átvétele során az elektronikus iratokhoz a munkakör átvevője részére a hozzáférést biztosítani szükséges.

IX. FEJEZET

ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK

49. § A Szabályzatban foglaltakat az egységes informatikai támogatottság kialakításáig, a helyi sajátosságoknak megfelelően, vegyes iktatási rendszer működtetése esetén is alkalmazni kell.

50. §¹²⁹ Ha a Kormányhivatal a szabályozási környezetbe illeszkedő, a gyakorlatban az iratkezelést könnyítő, egyedi megoldásokat alkalmaz, azt az egyedi Iratkezelési Szabályzatban rögzíteni szükséges annak érdekében, hogy valamennyi munkatárs számára az alkalmazott megoldás egységesen értelmezhető és a folyamatok kezelése megismerhető legyen.

1. függelék a fővárosi és megyei kormányhivatalok Egységes Iratkezelési Szabályzatához¹³⁰

IRATTÁRI TERV

1. Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a feladat- és hatáskörhöz igazodó rendszerezésben sorolja fel. Meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok körét vagy a levéltárba adás kötelezettségét és határidejét.

2. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történik. Az általános részbe a Kormányhivatal működtetésével kapcsolatos, több önálló szervezeti egységet is érintő irattári tételek kerültek. A különös részbe a Kormányhivatal szakfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

3. A Kormányhivatal ügyköreinek megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység az irattári tétel, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.

4. Az iratnak az irattári tervben tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását selejtezhetőség szempontjából meghatározó, több részből álló teljes kódja az irattári tételszám, melynek része: ágazati betűjel, a tétel sorszáma, továbbá számkód, mely kifejezi az irattári őrzési időt (ami tartalmazza a selejtezési idő és a levéltári átadás idejét).

5. Az irattári tételszám 6 karakterű. Az 1. karakter a betűjel, amely meghatározza az irat keletkezésének rendszerbeli elhelyezkedését:

Általános rész = A, B

Különös rész = C, D, E, F, G, H, I, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z

A	Általános iratok
B	Általános igazgatási ügyek
C	Szociális és Gyámügyek
D	Építési ügyek
E	Igazságügyi ügyek
F	Növény- és Talajvédelmi ügyek
G	Erdészeti ügyek
H	Földművelésügyi ügyek
I	Élelmiszerlánc-biztonsági és Állat-egészségügyi ügyek
K	Egészségbiztosítási ügyek
L	Nyugdíjbiztosítási ügyek
M	Foglalkoztatási ügyek
N	Munkavédelmi és Munkaügyi ügyek
O	Fogyasztóvédelmi, piacfelügyeleti ügyek
P	Örökségvédelmi ügyek
Q	Kereskedelmi engedélyezési ügyek
R	Népegészségügyi ügyek
S	Mérésügyi és Műszaki Biztonsági ügyek
T	Közlekedési ügyek
U	Rehabilitációs ügyek
V	Bányafelügyeleti igazgatási ügyek
W	Agrár- és vidékfejlesztés támogatási ügyek
X	Lakástámogatási ügyek
Y	Családtámogatási ügyek
Z	Környezetvédelmi és Természetvédelmi ügyek

A 2., 3., 4. karakter képezi a sorszámot: az irattári tételszám sorszámát (amely 001 – 999-ig adható).

Az 5., 6. karakter az őrzési időt mutatja, amely években határozza meg a selejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, illetve amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket.

A nem selejtezhető tételek köre az iratképző szervnél határidő nélkül őrizendő tételek vagy a levéltárba adandó iratok köre.

Levéltári átadás ideje az irat lezárását követő tizenötödik év.

A táblázatban előforduló rövidítések:

NS	nem selejtezhető, levéltárba adandó
MV	selejtezéskor levéltári értékelés szerinti mintavétel alapján átadandó
HN	nem selejtezhető, iratképző szervnél határidő nélkül őrzendő
Szám	selejtezési idő években
00	az irat érvényességének lejártakor haladéktalanul selejtezendő

Példák:

Az utasítást az 1/2022. (I. 14.) MvM rendelet 4. § (2) bekezdése hatályon kívül helyezte 2022. január 15. napjával.

Az 5. § (2) bekezdése a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.

Az 1. melléklet 1. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴

Az 1. melléklet 2. § (1) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁵

Az 1. melléklet 2. § (2) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶

Az 1. melléklet 3. §-a a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷

Az 1. melléklet 3. § f) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸

Az 1. melléklet 3. § g) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹

Az 1. melléklet 3. § h) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰

Az 1. melléklet 3. § i) pontját a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

¹¹

Az 1. melléklet 4. § 23. pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²

Az 1. melléklet 4. § 31. pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹³

Az 1. melléklet 5. § (1) bekezdés b) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁴

Az 1. melléklet 5. § (2) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁵

Az 1. melléklet 6. §-a a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁶

Az 1. melléklet 6. § (1) bekezdés e) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁷

Az 1. melléklet 7. §-a a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁸

Az 1. melléklet 8. §-a a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁹

Az 1. melléklet 9. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²⁰

Az 1. melléklet 9. § (3) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be, szövege a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²¹

Az 1. melléklet 9. § (4) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be, szövege a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²²

Az 1. melléklet 9. § (5) bekezdését a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

²³

Az 1. melléklet 9. § (6) bekezdését a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

²⁴

Az 1. melléklet 9. § (7) bekezdését a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

²⁵

Az 1. melléklet 11. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²⁶

Az 1. melléklet 12. § (2) bekezdés i) pontját a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

²⁷

Az 1. melléklet 12. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²⁸

Az 1. melléklet 12. § (4) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

²⁹

Az 1. melléklet 12. § (5) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³⁰

Az 1. melléklet 12. § (7) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

³¹

Az 1. melléklet 14. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³²

Az 1. melléklet 14. § (4) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³³

Az 1. melléklet 15. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³⁴

Az 1. melléklet 18. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³⁵

Az 1. melléklet 20. § (6) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³⁶

Az 1. melléklet 20. § (8) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

³⁷

Az 1. melléklet 21. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

³⁸

Az 1. melléklet 21. § (4) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

³⁹

Az 1. melléklet 21. § (6) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁰

Az 1. melléklet 21. § (7) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴¹

Az 1. melléklet 21. § (9) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁴²

Az 1. melléklet 21. § (10) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁴³

Az 1. melléklet 21. § (11) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁴

Az 1. melléklet 22. § (2) bekezdés c) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁴⁵

Az 1. melléklet 22. § (2) bekezdés f) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁴⁶

Az 1. melléklet 22. § (2) bekezdés i) pont ih) alpontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁷

Az 1. melléklet 22. § (4) bekezdés d) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁴⁸

Az 1. melléklet 22. § (16) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁴⁹

Az 1. melléklet 23. § (1) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵⁰

Az 1. melléklet 23. § (3) bekezdés d) pontját a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

⁵¹

Az 1. melléklet 23. § (7) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵²

Az 1. melléklet 23. § (8) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte, újonnan a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

⁵³

Az 1. melléklet 23. § (9) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵⁴

Az 1. melléklet 23. § (11) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁵⁵

Az 1. melléklet 24. § (1) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵⁶

Az 1. melléklet 24. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁵⁷

Az 1. melléklet 24. § (3) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁵⁸

Az 1. melléklet 24. § (9) bekezdés c) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁵⁹

Az 1. melléklet 24. § (9a) bekezdését a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

⁶⁰

Az 1. melléklet 24. § (10) bekezdés f) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁶¹

Az 1. melléklet 26. § (4) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶²

Az 1. melléklet 26. § (5) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶³

Az 1. melléklet 26. § (6) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁴

Az 1. melléklet 28. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁵

Az 1. melléklet 28. § (2) bekezdés c) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁶⁶

Az 1. melléklet 28. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁷

Az 1. melléklet 28. § (6) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁶⁸

Az 1. melléklet 29. § (3) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

⁶⁹

Az 1. melléklet 30. § (4) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷⁰

Az 1. melléklet 30. § (8) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷¹

Az 1. melléklet 30. § (9) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

⁷²

Az 1. melléklet 31. § (6) bekezdés b) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷³

Az 1. melléklet 31. § (6) bekezdés e) pontját a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

⁷⁴

Az 1. melléklet 32. § (1) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷⁵

Az 1. melléklet 33. § (7) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷⁶

Az 1. melléklet 33. § (10) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁷⁷

Az 1. melléklet 33. § (12) bekezdés c) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁷⁸

Az 1. melléklet 33. § (13) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁷⁹

Az 1. melléklet 34. § (6) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁸⁰

Az 1. melléklet 34. § (8) bekezdés a) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁸¹

Az 1. melléklet 34. § (9) bekezdés b) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁸²

Az 1. melléklet 34. § (9) bekezdés f) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸³

Az 1. melléklet 34. § (13) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸⁴

Az 1. melléklet 35. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸⁵

Az 1. melléklet 36. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸⁶

Az 1. melléklet 37. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁸⁷

Az 1. melléklet 37. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸⁸

Az 1. melléklet 37. § (6) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁸⁹

Az 1. melléklet 37. § (7) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹⁰

Az 1. melléklet 37. § (9) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹¹

Az 1. melléklet 37. § (11) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁹²

Az 1. melléklet 38. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁹³

Az 1. melléklet 38. § (2) bekezdés b) pontja a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁹⁴

Az 1. melléklet 38. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹⁵

Az 1. melléklet 38. § (4) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁹⁶

Az 1. melléklet 38. § (5) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

⁹⁷

Az 1. melléklet 38. § (11) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

⁹⁸

Az 1. melléklet 38. § (12) bekezdését a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

⁹⁹

Az 1. melléklet 39. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰⁰

Az 1. melléklet 39. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰¹

Az 1. melléklet 39. § (3) bekezdés c) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰²

Az 1. melléklet 39. § (4) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰³

Az 1. melléklet 39. § (5) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰⁴

Az 1. melléklet 40. § (1) bekezdése a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹⁰⁵

Az 1. melléklet 40. § (5) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰⁶

Az 1. melléklet 40. § (6) bekezdés a) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰⁷

Az 1. melléklet 40. § (6) bekezdés f) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰⁸

Az 1. melléklet 40. § (6) bekezdés g) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹⁰⁹

Az 1. melléklet 40. § (6) bekezdés h) pontját a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a hatályon kívül helyezte.

¹¹⁰

Az 1. melléklet 40. § (7) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹¹¹

Az 1. melléklet 40. § (9) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹¹²

Az 1. melléklet 40. § (10) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹¹³

Az 1. melléklet 40. § (11) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹¹⁴

Az 1. melléklet 40. § (13) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

¹¹⁵

Az 1. melléklet 42. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított, a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹¹⁶

Az 1. melléklet 42. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹¹⁷

Az 1. melléklet 42. § (5) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹¹⁸

Az 1. melléklet 42. § (17) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

¹¹⁹

Az 1. melléklet 42. § (18) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

¹²⁰

Az 1. melléklet 44. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²¹

Az 1. melléklet 44. § (2) bekezdés e) pontja a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹²²

Az 1. melléklet 44. § (3) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²³

Az 1. melléklet 44. § (7) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²⁴

Az 1. melléklet 44. § (10) bekezdését a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

¹²⁵

Az 1. melléklet 45. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²⁶

Az 1. melléklet 46. § (2) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított, a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a szerint módosított szöveg.

¹²⁷

Az 1. melléklet 47. § (1) bekezdése a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²⁸

Az 1. melléklet 48. §-a a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹²⁹

Az 1. melléklet 50. §-át a 27/2016. (IX. 20.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

¹³⁰

Az 1. melléklet 1. függeléke a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹³¹

Az 1. melléklet 2. függeléke a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹³²

Az 1. melléklet 3. függeléke a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-ával megállapított szöveg.

¹³³

Az 1. melléklet 4. függelékét a 48/2017. (XI. 9.) MvM utasítás 1. §-a iktatta be.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek