9/2015. (VII. 10.) NKFIH utasítás
a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Adatvédelmi szabályzatáról1
2018.04.21.
Általános rendelkezések
1. A szabályzat hatálya, alkalmazási köre
1. Jelen utasítás (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatalnál (a továbbiakban: NKFI Hivatal) a személyes adatok védelméhez fűződő jogok érvényesülésének biztosítására, az NKFI Hivatal által kezelt személyes adatok jogosulatlan felhasználásának megakadályozására, továbbá az NKFI Hivatal kezelésben lévő közérdekű és közérdekből nyilvános adatok nyilvánosságának biztosítására terjed ki.
2. A Szabályzat hatálya kiterjed az NKFI Hivatal kormánytisztviselőire, munkajogviszonyban álló munkavállalóira, az NKFI Hivatallal munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló személyekre, továbbá az NKFI Hivatalnál szakmai gyakorlatot teljesítőkre (a továbbiakban együtt: munkatársak). A Szabályzat rendelkezéseit alkalmazni kell az NKFI Hivatallal szerződéses jogviszonyban álló jogi személyekre és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetekre is.
4. Az NKFI Hivatal hatáskörébe tartozó kutatás-fejlesztési és innovációs pályázatokra vonatkozó adatvédelmi szabályokat az NKFI Hivatal elnöke külön utasításban határozza meg.
2. Értelmező rendelkezések
6. Az Infotv.-ben meghatározott fogalmakon túl: a) adatvédelem: a személyes és különleges adatok kezelésének normatív szabályozása az adatalany információs önrendelkezési jogának érvényesítése érdekében;
b) információs önrendelkezési jog: az Alaptörvény VI. cikkében biztosított személyes adatok védelméhez való jognak azon tartalma, amely szerint mindenki maga rendelkezik személyes adatainak feltárásáról és felhasználásáról; c) információszabadság: az Alaptörvény VI. cikkében biztosított jog, amely a közérdekű adatokhoz való hozzáférést és terjesztést rögzíti; d) adatbiztonság: a személyes adatok jogosulatlan megszerzése, módosítása, megsemmisítése elleni műszaki megoldások és eljárási szabályok összessége.
Személyes adatokra vonatkozó rendelkezések
3. Az adatkezelés jogalapja
8. Az NKFI Hivatal mint költségvetési szerv, munkáltató, a Kttv., valamint a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény, továbbá a közszolgálati tisztviselők személyi irataira, a közigazgatási szerveknél foglalkoztatott munkavállalók személyi irataira és a munkaügyi nyilvántartásra, a közszolgálati alapnyilvántartásra és közszolgálati statisztikai adatgyűjtésre, valamint a tartalékállományra vonatkozó egyes szabályokról szóló 45/2012. (III. 20.) Korm. rendeletnek megfelelően, az abban meghatározott tartalommal a munkatársak vonatkozásában végez adatkezelést. Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény alapján, az annak melléklete szerinti adattartalmú vagyonnyilatkozatok őrzéséért a munkáltatói jogkör gyakorlója a felelős. 4. Garanciális elvek
10. Az NKFI Hivatal adatkezelését az Infotv. 4. §-ában rögzített alapelvek betartásával végzi. 11. Az NKFI Hivatal által kezelt személyes adat csak a törvényi felhatalmazásban vagy a hozzájárulásban megjelölt célból használható fel, annak magáncélra történő felhasználása tilos.
5. Általános adatkezelési jogosultságok
12. Az NKFI Hivatal elnöke betekinthet az NKFI Hivatalnál minden olyan iratba, nyilvántartásba, amely személyes adatot tartalmaz; ezen adatokon adatkezelést végezhet és végeztethet.
13. Különleges adatot az NKFI Hivatal vezetői és munkatársai nem kezelhetnek. Az NKFI Hivatal elnöke, továbbá a Jogi és Igazgatási Főosztály humánpolitikai osztályvezetője, valamint referense a munkatársakra vonatkozó különleges adatok közül az egészségügyi alkalmassági vizsgálat során megállapított alkalmasság vagy alkalmatlanság tényét ismerheti meg.
14. Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei a 12. pont szerinti iratokba és nyilvántartásokba az NKFI Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) szerinti, az elnököt helyettesítő jogkörükben, valamint az NKFI Hivatal elnökének külön, írásbeli, általános vagy eseti rendelkezése alapján tekinthetnek be.
15.2 Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei, főosztályvezetői és munkatársai az SzMSz, az NKFI Hivatal elnöke által kiadott utasítások, a főosztályi ügyrendek, az adatkezelésre irányuló eseti meghatalmazás, valamint a munkaköri leírásuk rendelkezéseiben rögzített feladat- és hatáskörök keretein belül, a feladatellátásuk céljából és időtartamában teljes körűen tekinthetnek be a személyes adatokat tartalmazó iratokba, nyilvántartásokba, továbbá végezhetnek és végeztethetnek e körben adatkezelést.
6. Adatkezelők, a kezelt adatok köre és az adatkezelés célja
16. Az NKFI Hivatal szervezeti egységeinek munkatársai a 15. pontban meghatározottak alapján általános jelleggel az alábbiak szerint végeznek adatkezelést:
a) Elnöki Titkárság:
aa)3 Kommunikációs Osztályának munkatársai a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmekkel kapcsolatosan az adatkérő nevét és elérhetőségi adatait, hivatali rendezvények, konferenciák, médiakapcsolati és sajtóesemények címlistáját kezelik kapcsolattartás céljából, továbbá magánszemélyek által rendelkezésre bocsátott elektronikus postafiók címek kezelését végzik hírlevél szolgáltatás céljából, valamint a hivatalos honlap védett területeinek elérése érdekében;
ab) munkatársai a külső ellenőrzések koordinálásával és a külső ellenőrzések alapján készült intézkedési tervek végrehajtásáról készült nyilvántartással kapcsolatosan kezelhetnek személyes adatokat;
ac)4 munkatársai kezelhetik az általános ügyfélkapcsolati tevékenység körében az ügyfelek által megadott elérhetőségi adatokat, valamint a telefonos Ügyfélszolgálaton rögzített hangfelvételeket;
ad)5 Ügyfélkapcsolati és Kifogáskezelési Osztályának munkatársai kezelik az általános ügyfélkapcsolati tevékenység körében az ügyfelek által megadott elérhetőségi adatokat, valamint a telefonos Ügyfélszolgálaton rögzített hangfelvételeket.
b) Jogi és Igazgatási Főosztály:
ba) Jogi Osztályának hatósági referensei a harmadik országbeli állampolgár kutatókat fogadó kutatószervezetek akkreditációjáról, valamint a fogadási megállapodásról szóló 181/2007. (VII. 6.) Korm. rendelet 10. §-a alapján az akkreditált kutatószervezetekről nyilvántartást vezetnek, továbbá a 13–14. § rendelkezései alapján nyilvántartják a fogadási megállapodásokat, amelyek tartalmazzák a kutatók személyes adatait; bb) Humánpolitikai Osztályának munkatársai kezelik a munkatársak 8. pontban meghatározott jogszabályok, továbbá az NKFI Hivatal külön közszolgálati adatvédelmi szabályzata szerinti személyi iratait, köztük a foglalkozás-egészségügyi alkalmassági vizsgálat eredményét (alkalmasságot vagy alkalmatlanságot) tartalmazó véleményt, valamint a vagyonnyilatkozatot, továbbá az érintett hozzájárulása alapján a jogviszony létesítése céljából a toborzással kapcsolatos adatokat;
bc) Humánpolitikai Osztályának munkatársai elektronikus személyügyi nyilvántartó programot, elektronikus teljesítményértékelési rendszert (TÉR), valamint Probono képzésszervező alkalmazást használnak, amelyekre vonatkozó részletszabályokat az NKFI Hivatal elnökének külön utasítása határozza meg;
bd) központi érkeztetési-postázási, valamint a központi irattározási feladatot ellátó munkatársai személyes adatot feladataik ellátásához szükséges célból és mértékben kezelhetnek;
be) állományába kinevezett, az NKFI Hivatal elnökének közvetlen felügyelete alá tartozó és az Infotv. 24. § (1) bekezdésében meghatározott végzettséggel rendelkező belső adatvédelmi felelős betekinthet minden olyan személyes adatokat tartalmazó iratba, nyilvántartásba, amely a hatályos jogszabályok, illetve belső szabályozás alapján az adatvédelemmel kapcsolatos feladatainak ellátásához szükségesek; bf) vezetője és Humánpolitikai Osztályának munkatársai jogosultak a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. által üzemeltetett Szolgáltatási és Ellátási Alapadattár (SZEAT) rendszerének használatára, amely a munkatársak nevét, beosztását és elérhetőségét tartalmazza.
c) Költségvetési Főosztály:
ca) Gazdasági Osztályának munkatársai a munkatársak vonatkozásában a nem rendszeres személyi juttatások számfejtésével, valamint az illetmény és illetményen kívüli juttatások folyósításának előkészítésével, adatszolgáltatással és a személyi jövedelemadó-bevallással kapcsolatosan, az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.) 44. §-a, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 62. §-a rendelkezéseinek megfelelően, az abban meghatározott adattartalommal végeznek adatkezelést; cb) üzemeltetési munkatársai a hivatali célra igénybe vett saját tulajdonú gépjármű használattal kapcsolatban kezelik a gépjármű adatait (forgalmi rendszámát, forgalmi engedély számát és érvényességét, gyártmányát, típusát, tömegét stb.); hivatali gépjármű esetén a munkatárs vezetői engedélyének számát;
cc)6 Informatikai Osztályának munkatársai betekinthetnek minden olyan számítógépes nyilvántartásba, amelynek rendszerét üzemeltetik, működtetik, karbantartják, fejlesztik. Az adatbiztonság vagy az informatikai rendszer védelme okán – így különösen abból a célból, hogy a védett rendszerbe ne kerülhessen be elektronikus kártevő – az informatikai hálózatot üzemeltető, fenntartó rendszergazda vagy informatikus a számítógép tartalmába is jogosult betekinteni, ugyanakkor az így megismert adatokat harmadik személy számára nem jogosult továbbítani.
d) Belső Ellenőrzési Főosztály: belső ellenőr munkatársai az Áht. 70. § (3) bekezdése alapján, a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet 25. §-ára figyelemmel jogosultak az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó iratokba betekinteni, azokról másolatot, kivonatot, illetve tanúsítványt készíttetni, indokolt esetben az eredeti dokumentumokat másolat hátrahagyása mellett jegyzőkönyvben rögzítetten átvenni. e) Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály:
ea)7 munkatársai a KFItv. 23. §-a felhatalmazása alapján pályázati adatkezelést végeznek az innovációs (alkalmazott kutatási) és esetenként a kutatás-fejlesztési (alapkutatási) pályázatokat kezelő rendszeren keresztül, a KFItv. 1. mellékletében meghatározott adattartalommal, a KFItv. 23. § (2)–(3) bekezdése rendelkezésének megfelelően, az NKFI Hivatal külön szabályzata szerint; továbbá eb)8 munkatársai kezelik a KFItv. szerinti testületek tagjai, valamint a versenypályázati értékelési rendszer szakértői adatbázisában regisztrált innovációs szakértők személyes adatait, az NKFI Hivatal külön szabályzata szerint. f) Kutatás-fejlesztési Főosztály:
fb)10 munkatársai kezelik a KFItv. szerinti testületek tagjai, valamint a versenypályázati értékelési rendszer szakértői adatbázisában regisztrált kutatás-fejlesztési szakértők személyes adatait, az NKFI Hivatal külön szabályzata szerint. g) Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya:
ga) munkatársai nyilvántartást vezetnek az EU keretprogramok egyes alprogramjaihoz rendelten működő programbizottsági tagokról (PC-k) és szakértőkről, valamint a nemzeti kapcsolattartókról (NCP), továbbá a Külgazdasági és Külügyminisztériummal együttműködve a Tudományos és Technológiai Együttműködés Támogatása képviselőiről (TéT-attasékról);
gb) munkatársai kezelik az EU keretprogramok (így a Hetedik Kutatási Technológiafejlesztési és Demonstrációs Keretprogram, valamint a Horizont 2020) pályázatainak közös nyilvántartását tartalmazó E-Corda adatbázist, valamint elemzéseket készítenek a magyarországi részvételre vonatkozó adatok alapján. Az elemzések készítése során az E-Corda adatbázis adatvédelmi szabályzata szerint, a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet értelmében személyi adatok nem közölhetők, valamint nem közölhető olyan adat sem, amelynek kiszolgáltatása az Európai Unió, annak valamely intézménye (különösen az Európai Bizottság) vagy valamely tagállama, a foglalkoztató vagy az Európai Unió valamely állampolgára számára hátrányos vagy jogellenesen előnyös következményekkel járna;
gc) munkatársai kezelik az NKFI Hivatal munkatársainak a hivatalos utazásaik szervezésével kapcsolatos személyes adatait (név, születési hely, idő, lakcím, útlevél száma, érvényessége, kiállításának helye, a kiutazóval együtt utazó neve).
h)–i)11
j)12 Stratégiai és Innovációpolitikai Főosztály:
ja) elemzési munkatársai a kutatás-fejlesztési és innovációs pályázatokkal, valamint a kutatás-fejlesztés és innováció területét érintő adatokkal kapcsolatosan elemzési, nyilvántartási adatkezelést végeznek;
jb) munkatársai kezelik a Kutatási Infrastruktúra Regiszterben regisztrált kutatási infrastruktúra tulajdonos jogi személy kapcsolattartójának elérhetőségét, valamint a kapcsolódó értékelő rendszerben az értékelő nevét és elektronikus levélcímét.
16.A.13 Az NKFI Hivatal által a KFItv. 8. § (4) bekezdés szerinti létrehozott szakértői csoportok elnökei kezelik a szakértői adatbázisban regisztrált kutatás-fejlesztési és innovációs szakértők személyes adatait, az anonim szakértők véleményének kikérése céljából, az NKFI Hivatal külön szabályzata szerint. 7. Adatfeldolgozók
17. Az NKFI Hivatal működése során a felhasználói informatikai hátteret a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. mint adatfeldolgozó által üzemeltetett Központi Rendszer biztosítja.
17.A.14 Az NKFI Hivatal telefonos Ügyfélszolgálatára beérkező hívások rögzítését a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. mint adatfeldolgozó végzi.
18. A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet alapján az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények bontását és érkeztetését külön adatfeldolgozási szerződés és az NKFI Hivatal iratkezelési szabályzata alapján, az abban meghatározott körben a Közigazgatási és Elektronikus Közszolgáltatások Központi Hivatala mint adatfeldolgozó végzi. 8. Adatbiztonsági rendelkezések
20. Az NKFI Hivatal külön iratkezelési szabályzata rendezi a munkatársak (papíralapú és elektronikus) iratkezelésére vonatkozó, személyes adatok védelmét szolgáló előírásokat.
21. Az NKFI Hivatal külön informatikai biztonsági szabályzata rendezi a speciális informatikai biztonsági előírásokat, különösen az informatikai jogosultságok nyilvántartására vonatkozó rendelkezéseket.
9. Az érintettek jogai
22. Törvényi rendelkezés hiányában az NKFI Hivatal az érintett hozzájárulása alapján kezelhet személyes adatot.
23. Az érintett tájékoztatáshoz való jogát az NKFI Hivatal ügygazda szervezeti egységénél érvényesítheti, amely az érintett személyes adataira vonatkozó tájékoztatást az Infotv. 15. §-a rendelkezéseinek megfelelően köteles megadni. 24. Az érintett az NKFI Hivatal ügygazda szervezeti egységénél tiltakozhat személyes adatainak kezelése ellen, továbbá az ügygazda szervezeti egységnél kérheti személyes adatainak helyesbítését, valamint a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén személyes adatai törlését, zárolását, megjelölését. Az ügygazda szervezeti egység eljárására a kérelem teljesítése során az Infotv. 17. §-ának rendelkezései irányadók. 25. A kérelem elutasítására az Infotv. 16. §-a irányadó azzal, hogy az elutasított kérelmekről az ügygazda szervezeti egységek tájékoztatása alapján az NKFI Hivatal belső adatvédelmi felelőse tájékoztatja a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságot (a továbbiakban: Hatóság). 26. Az érintett jogsérelem esetén megkereséssel fordulhat az NKFI Hivatal elnökéhez, a Hatósághoz, továbbá szabálysértési vagy büntetőeljárást kezdeményezhet a Fővárosi Törvényszék előtt.
27. Az érintett kártérítést, továbbá sérelemdíjat az Infotv. 23. §-a rendelkezéseinek megfelelően követelhet. Közérdekű adatokra vonatkozó rendelkezések
10. A közérdekű adat megismerésére irányuló igények teljesítésének eljárásrendje
28. A közérdekű adat megismerésére szóban (telefonon), írásban (postai úton) vagy elektronikus úton (e-mail) bárki igényt nyújthat be az NKFI Hivatalhoz. A közérdekből nyilvános adatok megismerésére a közérdekű adatok megismerésére vonatkozó rendelkezéseket kell alkalmazni.
29. Az NKFI Hivatal a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmeket az Elnöki Titkárság Kommunikációs Osztályán (a továbbiakban: Kommunikációs Osztály) keresztül fogadja. A más szervezeti egységhez érkezett kérelmet haladéktalanul meg kell küldeni a Kommunikációs Osztálynak, továbbá a személyesen érdeklődőt a Kommunikációs Osztályhoz kell irányítani. A közérdekű adat iránti igénylés teljesítéséről a Kommunikációs Osztály a belső adatvédelmi felelőssel együttesen dönt. Véleményeltérés esetén a közérdekű adat iránti igény teljesítéséről az NKFI Hivatal elnöke dönt.
30. Ha a kérelem nem az NKFI Hivatal által kezelt és tevékenységére vonatkozó vagy feladatellátása során keletkezett közérdekű adatokra irányul, azt a kérelmező egyidejű értesítése mellett meg kell küldeni a hatáskörrel és illetékességgel rendelkező szervnek vagy személynek, amennyiben ezen szerv vagy személy egyértelműen megállapítható. A továbbküldésről a kért adattal kapcsolatban szakmai kompetenciával rendelkező szervezeti egység vezetője a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetőjével együttesen dönt. Véleményeltérés esetén a továbbküldésről az NKFI Hivatal elnöke határoz. Amennyiben az illetékes szerv vagy személy nem állapítható meg, ezen tényről a kérelmezőt értesíteni kell.
31. A közérdekű adat megismerésére irányuló igénynek a Kommunikációs Osztály az Infotv. 28–31. §-ában meghatározott határidőre és formában tesz eleget. 32. Ha a kérelem olyan adatra irányul, amelyet az NKFI Hivatal jogszabály vagy a Szabályzat alapján már közzétett, az igény teljesíthető a nyilvános forrás megjelölésével is.
33. Amennyiben a közérdekű adatra vonatkozó kérelem nem teljesíthető, úgy a kérelem megtagadásáról – annak indokaival, illetve a jogorvoslati lehetőségek feltüntetésével együtt – a Kommunikációs Osztály a közzétételi egységek alapján felelős (illetékes) szervezeti egység közreműködésével az Infotv.-ben meghatározott határidőn belül írásban értesíti az igénylőt. A kérelem teljesítésének megtagadásáról a kért adattal kapcsolatban szakmai kompetenciával rendelkező szervezeti egység vezetője a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetőjével együttesen dönt. Véleményeltérés esetén az NKFI Hivatal elnöke határoz. 34. A közérdekű adatok iránti kérelmekről, azok teljesítéséről vagy elutasításáról, valamint az elutasítás indokairól a Kommunikációs Osztály nyilvántartást vezet, amelyről minden év január 31-ig az NKFI Hivatal belső adatvédelmi felelőse tájékoztatja a Hatóságot.
35. A közérdekű adatok iránti kérelem elutasítása vagy nem megfelelő teljesítése esetén az igénylő a Fővárosi Törvényszékhez fordulhat jogorvoslatért. Az eljárás soron kívüli és illetékmentes. Az érintett vizsgálatot kezdeményezhet továbbá a Hatóságnál.
11. A közérdekű adat közzétételének eljárásrendje
36. Az NKFI Hivatal az Infotv. alapján kötelezően közzéteendő közérdekű adatokat, a közzétételi listákon szereplő adatok közzétételéhez szükséges közzétételi mintákról szóló 18/2005. (XII. 27.) IHM rendelet szerinti tagolásban – jegyzék és közzétételi egységek –, digitális formában a hivatalos honlapján teszi közzé. 36.A.15 Az NKFI Hivatal az Áht. rendelkezéseinek megfelelően gondoskodik a kincstári monitoringrendszerbe történő adatszolgáltatásról. 37.16 A holnap üzemeltetéséért és a közérdekű adatok menüpont kialakításáért az Elnöki Titkárság Kommunikációs Osztálya felel.
38. Az egyes közzétételi egységek adattartalmának biztosításáért, az adatközlőnek átadott közérdekű adat tartalmáért és annak az előírásoknak megfelelő időközönkénti frissítéséért az 1. mellékletben feltüntetett szervezeti egységek felelnek. 39.17 Az adatfelelős szervezeti egység által szolgáltatott adatok feltöltéséért az Elnöki Titkárság Kommunikációs Osztálya mint adatközlő felel.
40.18 Az Elnöki Titkárság Kommunikációs Osztálya gondoskodik és felelős a kezelésében lévő, közérdekű adatot tartalmazó honlapok, adatbázisok és nyilvántartások leíró adatainak a közigazgatási informatika infrastrukturális megvalósíthatóságának biztosításáért felelős miniszternek (a továbbiakban: miniszter) történő továbbításáról és a továbbított közérdekű adatok rendszeres frissítéséről (központi elektronikus jegyzék). Az NKFI Hivatal a miniszter részére történő adatközlést a közérdekű adatok elektronikus közzétételére, az egységes közadatkereső rendszerre, valamint a központi jegyzék adattartalmára, az adatintegrációra vonatkozó részletes szabályokról szóló 305/2005. (XII. 25.) Korm. rendeletnek megfelelően teljesíti. Felelősség és feladatok
41. Az NKFI Hivatal elnöke – általános irányítási jogkörében – felelős a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó jogszabályokban és jelen Szabályzatban előírt feltételek szerinti teljesítéséhez szükséges intézkedések megtételéért, a kapcsolódó személyi és tárgyi eszközök biztosításáért, az adatkezeléssel kapcsolatos szabályozások kialakításáért és az adatkezeléssel kapcsolatos előírások folyamatos ellenőrzéséért.
42. Az NKFI Hivatal elnökhelyettesei, főosztályvezetői – az irányításuk alá tartozó területen – kötelesek gondoskodni a személyes adatok védelmére és a közérdekű adatok nyilvánosságára vonatkozó szabályok betartásáról, az ehhez szükséges technikai, szervezési intézkedések megtételéről, különösen az iratok megfelelő, zárt helyen való tárolásáról, indokolt esetben lemezszekrény biztosításáról, informatikai hozzáférési jogosultságok megfelelő biztosításáról, továbbá kötelesek az intézkedések betartását ellenőrizni.
43. Az NKFI Hivatal vezetői és munkatársai fegyelmi, kártérítési, szabálysértési és büntetőjogi felelősséggel tartoznak a személyes adatok jogszerű kezeléséért, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának biztosításáért.
44. A belső adatvédelmi felelős az NKFI Hivatal elnökének felkérésére eseti ellenőrzést végez, valamint az Infotv. 24. §-ában rögzített feladatain túl figyelemmel kíséri az információs önrendelkezési joggal és információszabadsággal kapcsolatos jogszabályváltozásokat, adatvédelmi kérdésben megkeresést fogalmaz meg a Hatóság részére állásfoglalás kérése céljából, továbbá közreműködik a Hatóság NKFI Hivatalnál folytatott vizsgálati vagy hatósági eljárásában. 45. Az NKFI Hivatal szakmailag illetékes szervezeti egysége (adatkezelő szervezeti egység) felelős az 1. melléklet szerinti közzétételi egységekben szereplő közérdekű adatok pontos, naprakész és folyamatos biztosításáért, az adatok hitelességéért, hozzáférhetőségéért. 46. Az adatvédelemmel, adatbiztonsággal és a közérdekű adatok megismerésével, közzétételével kapcsolatos kötelezettségek teljesítése érdekében az NKFI Hivatal szervezeti egységei és munkatársai kötelesek együttműködni (adatot szolgáltatni, tájékoztatást adni stb.).
Záró rendelkezések
47. Az NKFI Hivatal valamennyi szervezeti egységének vezetője a munkatársai vonatkozásában köteles jelen Szabályzat igazolható módon történő megismertetéséről gondoskodni.
48. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
49.19
50. Jelen Szabályzat hatályos és teljes szövege az Infotv. 1. melléklete alapján az NKFI Hivatal hivatalos honlapján közzétételre kerül.
1. melléklet a 9/2015. (VII. 10.) NKFIH utasításhoz20
Közérdekű adatok menüpont szerkezete
A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) honlapján közzéteendő közérdekű adatokat és közérdekből nyilvános adatokat az NKFI Hivatal honlapjának nyitólapjáról közvetlenül, a Közérdekű adatok hivatkozás alatt elérhető oldalon kell közzétenni.
A jegyzéket az alábbiak szerint kell kialakítani úgy, hogy az NKFI Hivatal vonatkozásában értelmezhetetlen közzétételi egységeket is fel kell tüntetni, de a pontos tájékoztatás érdekében jelezni kell, hogy az adott közérdekű adat a szervnél nem áll rendelkezésre.
I. Szervezeti, személyzeti adatok
1.1. Kapcsolat, szervezet, vezetők
1.2. A felügyelt/irányított költségvetési szervek
1.3. Gazdálkodó szervezetek
1.4. Közalapítványok
1.5. Lapok
1.6. Felettes, felügyeleti, törvényességi ellenőrzést vagy felügyeletet gyakorló szervek
1.7. Alapított költségvetési szervek
II. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok
2.1. A szerv alaptevékenysége, feladat- és hatásköre
2.2. A hatósági ügyek intézésének rendjével kapcsolatos adatok
2.3. Közszolgáltatások
2.4. A szerv nyilvántartásai
2.5. Nyilvános kiadványok
2.6. Döntéshozatal, ülések
2.7. A szerv döntései, koncepciók, tervezetek, javaslatok
2.8. Pályázatok
2.9. Hirdetmények
2.10. Közérdekű adatok igénylése
2.11. Közzétételi listák
III. Gazdálkodási adatok
3.1. A működés törvényessége, ellenőrzések
3.2. Költségvetések, beszámolók
3.3. Működés
Közérdekű adatok menüpont tartalma
I. Szervezeti, személyzeti adatok
1.1. Kapcsolat, szervezet, vezetők
1.1.1. Elérhetőségi adatok (Felelős: Kommunikációs Osztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot törlendő
1. NKFI Hivatal hivatalos neve (teljes név) |
2. Székhely |
3. Postacím (postafiók szerinti címe, ha van) |
4. Telefonszám (nemzetközi vagy belföldi számként, utóbbi esetben körzetszámmal, illetve szolgáltatás- vagy hálózatkijelölő számmal) |
5. Faxszám (nemzetközi vagy belföldi számként, utóbbi esetben körzetszámmal, illetve szolgáltatás- vagy hálózatkijelölő számmal) |
6. Központi elektronikus levélcím |
7. A honlap URL-je |
8. Ügyfélszolgálat elérhetősége (telefonszám, telefaxszám, ügyfélfogadás helye, postacíme) |
9. Az ügyfélszolgálati vezető neve |
10. Az ügyfélszolgálat rendje |
1.1.2. A szervezeti struktúra (Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot törlendő
1. A szervezeti struktúra ábrája (a szervezeti egységek megnevezésével) |
1.1.3. Az NKFI Hivatal vezetői (Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot törlendő
1. Az NKFI Hivatal vezetőjének, vezetőinek neve, beosztás megnevezése, hivatali elérhetősége (telefon, telefax, postacím, elektronikus levélcím) |
2. Az NKFI Hivatal szervezeti egységeinek vezetőinek neve, beosztás megnevezése, hivatali elérhetősége (telefon, telefax, postacím, elektronikus levélcím) |
1.2. A felügyelt/irányított költségvetési szervek
1. Az NKFI Hivatal irányítása, felügyelete vagy ellenőrzése alatt álló vagy alárendeltségében működő más közfeladatot ellátó szerv |
Nincs felügyelt költségvetési szerv.
1.3. Gazdálkodó szervezetek (Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
1. Azon gazdálkodó szervezetek neve, székhelye, elérhetősége (telefon, telefax, földrajzi hely, postacím, elektronikus levélcím), amelyek a közfeladatot ellátó szerv többségi tulajdonában állnak, illetve amelyek felett közvetlen irányítással rendelkezik |
2. A fentiek szerinti gazdálkodó szervezetek tevékenységi körének leírása |
3. A fentiek szerinti gazdálkodó szervezetek képviselőjének neve |
4. A fentiek szerinti gazdálkodó szervezetekben a közfeladatot ellátó szerv részesedésének mértéke |
1.4. Közalapítványok
1. Az NKFI által alapított közalapítványok |
Nincs közalapítvány.
1.5. Lapok
Nincs hivatalos lap.
1.6. Felettes, felügyeleti, törvényességi ellenőrzést vagy felügyeletet gyakorló szerv
(Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal felügyeleti szervének hivatalos neve (teljes neve), székhelye, elérhetősége (telefon, telefax, földrajzi hely, postacím, elektronikus levélcím), honlapjának címe |
2. Az NKFI Hivatal felügyeleti szerv ügyfélszolgálatának elérhetősége (telefonszám, telefaxszám, ügyfélfogadás helye, postacíme), ügyfélfogadásának rendje |
1.7. Alapított költségvetési szervek
Nincs alapított költségvetési szerv.
II. Tevékenységre, működésre vonatkozó adatok
2.1. A szerv alaptevékenysége, feladat- és hatásköre (Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal feladatát, hatáskörét és alaptevékenységét meghatározó, az NKFI Hivatalra vonatkozó alapvető jogszabályok, közjogi szervezetszabályozó eszközök, valamint a szervezeti és működési szabályzat, az ügyrend és az adatvédelmi szabályzat hatályos és teljes szövege |
2. Az NKFI Hivatal feladatáról és tevékenységéről szóló tájékoztató szövege magyar és angol nyelven |
3. A helyi önkormányzat önként vállalt feladatainak felsorolása és részletes leírása |
2.2. A hatósági ügyek intézésének rendjével kapcsolatos adatok (Felelős: Jogi és Igazgatási Főosztály)
1. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben ügyfajtánként és eljárástípusonként a hatáskörrel rendelkező szerv megnevezése, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv megnevezése |
2. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben ügyfajtánként és eljárástípusonként a hatáskörrel rendelkező, hatáskör gyakorlásának átruházása esetén a ténylegesen eljáró szerv illetékességi területe |
3. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az eljárási illetékek, igazgatási szolgáltatási díjak összege |
4. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az eljárási illetékek, igazgatási szolgáltatási díjak összege |
5. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az alapvető eljárási szabályok, ezen eljárások magyarázata, az ügyintézést segítő útmutatók, az ügymenetre vonatkozó tájékoztatás |
6. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az eljárást megindító irat benyújtására szolgáló postacím (postafiók szerinti cím, ha van), ügyfélfogadási vagy közönségkapcsolati cím és nyitvatartási idő |
7. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az eljárást megindító irat benyújtására, elintézésére, fellebbezésére nyitva álló határidő |
8. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben használt formanyomtatványok listája |
9. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben igénybe vehető elektronikus programok elérése, időpontfoglalás |
10. Az államigazgatási, önkormányzati és egyéb hatósági ügyekben az ügytípusokhoz kapcsolódó jogszabályok jegyzéke, tájékoztatás az ügyfelet megillető jogokról és az ügyfelet terhelő kötelezettségekről |
2.3. Közszolgáltatások
Nincsenek közszolgáltatások.
2.4. Az NKFI Hivatal nyilvántartásai (Felelős: Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály,
Kutatás-fejlesztési Főosztály, Stratégiai és Innovációpolitikai Főosztály , Jogi és Igazgatási Főosztály,
Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal által fenntartott adatbázisok, illetve nyilvántartások leíró (név, formátum, az adatkezelés célja, jogalapja, időtartama, az érintettek köre, az adatok forrása, kérdőíves adatfelvétel esetén a kitöltetlen kérdőív) jegyzéke |
2. Az NKFI Hivatal által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatok fajtái |
3. Az NKFI Hivatal által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatokhoz való hozzáférés módja |
4. A közfeladatot ellátó szerv által – alaptevékenysége keretében – gyűjtött és feldolgozott adatokról való másolatkészítés költségei |
2.5. Nyilvános kiadványok (Felelős: Kommunikációs Osztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal nyilvános kiadványainak címei |
2. Az NKFI Hivatal nyilvános kiadványai témájának leírása |
3. Az NKFI Hivatal nyilvános kiadványaihoz való hozzáférés módja |
4. Az NKFI Hivatal nyilvános kiadványaiért fizetendő költségtérítés mértéke vagy az ingyenesség ténye |
2.6. Döntéshozatal, ülések
Nincsenek testületi döntések.
2.7. Az NKFI Hivatal döntései, koncepciók, tervezetek, javaslatok
Nincsenek adatok.
2.8. Pályázatok (Felelős: Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály, Kutatás-fejlesztési Főosztály,
Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya)
Frissítés: folyamatosan; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal által kiírt pályázatok szakmai leírása, azok eredményei és indoklásuk |
2.9. Hirdetmények (Felelős: Kommunikációs Osztály)
Frissítés: folyamatosan; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal által közzétett hirdetmények, közlemények, azok közvetlen elérésének biztosításával |
2.10. Közérdekű adatok igénylése (Felelős: Kommunikációs Osztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: az előző állapot törlendő
1. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények intézésének rendje |
2. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények tekintetében illetékes szervezeti egység neve |
3. A közérdekű adatok megismerésére irányuló igények tekintetében illetékes szervezeti egység elérhetősége (postacíme, földrajzi helye, telefonszáma, telefaxszáma, elektronikus levélcíme) |
4. Az adatvédelmi felelős neve |
5. A közérdekű adatokkal kapcsolatos kötelező statisztikai adatszolgáltatás adott szervre vonatkozó adatai |
6. A közfeladatot ellátó szerv kezelésében lévő közérdekű adatok felhasználására, hasznosítására vonatkozó általános szerződési feltételek |
7. Azon közérdekű adatok hasznosítására irányuló szerződések listája, amelyekben a közfeladatot ellátó szerv az egyik szerződő fél |
2.11. Közzétételi listák (Felelős: Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály, Kutatás-fejlesztési Főosztály) Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: Előző állapot törlendő
Az NFKI Hivatalra vonatkozó különös közzétételi lista [Áht. 66. § (1)–(2) bekezdés] |
III. Gazdálkodási adatok
3.1. A működés törvényessége, ellenőrzések
3.1.1. Vizsgálatok, ellenőrzések listája (Felelős: Elnöki Titkárság, Költségvetési Főosztály,
Belső Ellenőrzési Főosztály)
Frissítés: a vizsgálatról szóló jelentés megismerését követően haladéktalanul; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatalnál végzett alaptevékenységgel kapcsolatos – nyilvános megállapításokat tartalmazó – vizsgálatok, ellenőrzések felsorolása |
3.1.2. Az Állami Számvevőszék ellenőrzései (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: a vizsgálatról szóló jelentés megismerését követően haladéktalanul; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az Állami Számvevőszék ellenőrzéseinek nyilvános megállapításai |
3.1.3. Egyéb ellenőrzések, vizsgálatok (Felelős: Költségvetési Főosztály, Belső Ellenőrzési Főosztály)
Frissítés: a vizsgálatról szóló jelentés megismerését követően haladéktalanul; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatalra vonatkozó egyéb ellenőrzések, vizsgálatok nyilvános megállapításai |
3.1.4. A működés eredményessége, teljesítmény
Nincsenek ilyen mutatók.
3.1.5. Működési statisztika (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: évente; Megőrzés: az előző állapot 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatal tevékenységére vonatkozó, jogszabályon alapuló statisztikai adatgyűjtés eredményei, időbeli változásuk |
3.2. Költségvetések, beszámolók
3.2.1. Éves költségvetések (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: a közzétételt követő 10 évig
1. Az NKFI Hivatal éves (elemi) költségvetései |
3.2.2. Számviteli beszámolók (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: a közzétételt követő 10 évig
1. Az NKFI Hivatal számviteli törvény szerinti beszámolói |
3.2.3. A költségvetés végrehajtása (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: a változásokat követően azonnal; Megőrzés: a közzétételt követő 10 évig
1. Az NKFI Hivatalnak a költségvetés végrehajtásáról – a külön jogszabályban meghatározott módon és gyakorisággal – készített beszámolói |
3.3. Működés
3.3.1. A foglalkoztatottak (Felelős: Költségvetési Főosztály, Jogi és Igazgatási Főosztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: a külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig archívumban tartásával
1. Az NKFI Hivatalnál foglalkoztatottak létszáma és személyi juttatásaira vonatkozó összesített adatok |
2. A vezetők és a vezető tisztségviselők illetménye, munkabére és rendszeres juttatásai, valamint költségtérítése összesített összege |
3. Az egyéb alkalmazottaknak nyújtott juttatások fajtája és mértéke összesítve |
3.3.2. Támogatások (Felelős: Költségvetési Főosztály, Támogatáskezelési és Innovációs Főosztály, Kutatás-fejlesztési Főosztály)
Frissítés: a döntés meghozatalát követő hatvanadik napig; Megőrzés: a közzétételt követő 5 évig
1. A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, fejlesztési támogatások kedvezményezettjeinek neve |
2. A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, fejlesztési támogatások célja |
3. A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, fejlesztési támogatások összege |
4. A közfeladatot ellátó szerv költségvetéséből nyújtott, nem normatív, céljellegű, fejlesztési támogatási program megvalósítási helye |
3.3.3. Szerződések (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: a döntés meghozatalát követő hatvanadik napig; Megőrzés: a közzétételt követő 5 évig
1. Az államháztartás pénzeszközei felhasználásával, az államháztartáshoz tartozó vagyonnal történő gazdálkodással összefüggő, ötmillió forintot elérő vagy azt meghaladó értékű árubeszerzésre, építési beruházásra, szolgáltatásmegrendelésre, vagyonértékesítésre, vagyonhasznosításra, vagyon vagy vagyoni értékű jog átadására, valamint koncesszióba adásra vonatkozó szerződések megnevezése (típusa), tárgya, a szerződést kötő felek neve, a szerződés értéke, határozott időre kötött szerződés esetében annak időtartama, valamint az említett adatok változásai, a nemzetbiztonsági, illetve honvédelmi érdekkel közvetlenül összefüggő beszerzések adatai, és a minősített adatok kivételével
A szerződés értéke alatt a szerződés tárgyáért kikötött – általános forgalmi adó nélkül számított – ellenszolgáltatást kell érteni, ingyenes ügylet esetén a vagyon piaci vagy könyv szerinti értéke közül a magasabb összeget kell figyelembe venni. Az időszakonként visszatérő – egy évnél hosszabb időtartamra kötött – szerződéseknél az érték kiszámításakor az ellenszolgáltatás egy évre számított összegét kell alapul venni. Az egy költségvetési évben ugyanazon szerződő féllel kötött azonos tárgyú szerződések értékét egybe kell számítani |
3.3.4. Koncessziók
Nincs koncesszió.
3.3.5. Egyéb kifizetések (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: a külön jogszabályban meghatározott ideig, de legalább 1 évig archívumban tartásával
1. A közfeladatot ellátó szerv által nem alapfeladatai ellátására (így különösen egyesület támogatására, foglalkoztatottai szakmai és munkavállalói érdek-képviseleti szervei számára, foglalkoztatottjai, ellátottjai oktatási, kulturális, szociális és sporttevékenységet segítő szervezet támogatására, alapítványok által ellátott feladatokkal összefüggő kifizetésre) fordított, ötmillió forintot meghaladó kifizetések címzettjei |
3.3.6. Európai Unió által támogatott fejlesztések (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: legalább 1 évig archívumban tartásával
1. Az Európai Unió támogatásával megvalósuló fejlesztések leírása, az azokra vonatkozó szerződések |
3.3.7. Közbeszerzés (Felelős: Költségvetési Főosztály)
Frissítés: negyedévente; Megőrzés: legalább 1 évig archívumban tartásával
1. Közbeszerzési információk: éves terv, összegzés az ajánlatok elbírálásáról, a megkötött szerződésekről |
