18/2015. (X. 9.) NKFIH utasítás

a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról¹

2015.10.17.

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 9. § (4) bekezdésében és 10. § (1) bekezdés b) pontjában foglaltakra figyelemmel, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 3. §-ában foglalt kötelezettség teljesítése érdekében, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja, valamint a tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény 6. §-a és 8. § (1) bekezdése alapján – a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel és a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben – a következő utasítást adom ki:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. Az utasítás hatálya, alkalmazási köre

1. A Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) jelen utasítással kiadott egyedi iratkezelési szabályzatának (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazási köre, illetve hatálya kiterjed az NKFI Hivatal szervezeti egységeinél keletkező, oda érkező vagy onnan kimenő valamennyi nyílt iratra, azok papíralapú és elektronikus kezelésére, illetve valamennyi ügyvitelben érintett alkalmazottjára.

2. A minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény és az annak végrehajtására kiadott jogszabályok alapján kiadott biztonsági szabályzat vonatkozik.

2. Értelmező rendelkezések

3. A Szabályzatban használt fogalmak értelmezésére

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény,

c) az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény,

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény,

e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló 83/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

f) az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

g) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló 85/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

h) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kr.) és

i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

4. E Szabályzat alkalmazásában:

4.1. alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

4.2. archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint az elektronikus dokumentumok hosszú távú biztonságos megőrzése elektronikus adathordozón,

4.3. átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

4.4. átadás-átvételi jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

4.5. dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

4.6. elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

4.7. elektronikus adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél–hivatal, illetve a hivatal–ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz,

4.8. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat,

4.9. elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt mely időpontban vette át,

4.10. előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy kezdőiratként új főszámra kell iktatni,

4.11. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, ügyintézői vagy vezetői utasítás alapján a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés és küldés módjának és időpontjának meghatározása, a küldemény küldési mód szerinti összeállítása,

4.12. feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyeket a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

4.13. hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a minisztérium hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

4.14. hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személy: az NKFI Hivatal egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a hivatali kapuhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

4.15. hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

4.16. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

4.17. iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv Szervezeti és Működési Szabályzata figyelembevételével készül, és amelynek függelékeit a szerv további, iratkezeléssel kapcsolatos iratmintáinak gyűjteménye, valamint az irattári terv képezi,

4.18. irattár: egyrészt átmeneti irattár, amely az adott szervezeti egység ügykezelőjének kezelésében van, másrészt a központi irattár, amelyet az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység központi irattárosai kezelnek,

4.19. irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

4.20. irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

4.21. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

4.22. kezelő: küldemények – különös tekintettel az egységes kormányzati ügykezelő rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemények – átvételére kijelölt kormánytisztviselő,

4.23. kiadmány: a kiadmányozásra jogosult részéről saját kezű aláírással és a szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával vagy – elektronikus irat esetében – elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel ellátott irat,

4.24. kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

4.25. különös iktatókönyv: meghatározott jogosultsági kör számára hozzáférhető, kijelölt ügycsoportra megnyitott elektronikus iktatókönyv,

4.26. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

4.27. megőrzési (határ)idő: az irattári tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

4.28. munkaanyag: valamely irat érdemi információt tartalmazó előkészítő része,

4.29. raktári egység: az irattári anyagnak az átmeneti és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

4.30. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok vagy a szerv iratkezelési szabályzata alapján selejtezési eljárás alá vonható iratainak kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

4.31. szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

4.32. szervezeti postafiók: az NKFI Hivatal számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

4.33. ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével és tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek végrehajtása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

4.34. ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza (akta),

4.35. ügyintéző: az ügy elintézésre, a döntés előkészítésére jogosult,

4.36. ügykezelő: szervezeti egységenként legalább egy iratkezelési feladatokkal megbízott személy (adminisztrátor),

4.37. ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

4.38. vegyes ügyirat: papíralapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

3. Az iratkezelés szervezete, felügyelete

5. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése vegyes iratkezelési rendszerben valósul meg. A 6. pontban meghatározott elektronikus dokumentumkezelő rendszer centralizáltan működik. Az NKFI Hivatal iratainak érkeztetése centralizáltan működik, azonban az NKFI Hivatal elnöke kivételesen indokolt esetben (például eltérő telephely esetén) engedélyezheti a decentralizált érkeztetést, és intézkedik a Szabályzat módosításáról és annak a Magyar Nemzeti Levéltárhoz, valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterhez egyetértésre történő ismételt felterjesztéséről. A szervezeti egységek (ügykezelői, továbbá iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői) az iratkezelés – érkeztetést követő – egyes fázisait önállóan végzik.

6. A szervezeti egységeknél az elektronikus iratkezelés a dokNET Enterprise I-DLT13T_TAN számon tanúsított dokumentumkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik, a papíralapú iratkezelés mellett. Az NKFI Hivatal által kezelt, közfinanszírozású támogatással megvalósuló kutatás-fejlesztési és innovációs projektekkel összefüggő eljárásra az NKFI hivatal elnökének utasításában foglalt rendelkezések irányadók, az elkülönült informatikai nyilvántartási rendszer alkalmazására tekintettel.

7. Az NKFI Hivatal iratkezelésének szakmai irányítását és felügyeletét az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője látja el, aki e feladatkörében felelős:

a) a Szabályzat elkészítéséért, végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért, évente történő felülvizsgálatáért és szükség szerinti módosításáért;

b) a szabálytalanságok megszüntetéséért;

c) a 9. b) alpontba nem tartozó iratkezelési segédeszközök biztosításáért;

d) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek – a 9. h) alpontba nem tartozó – szakmai képzéséért, továbbképzéséért;

e) az egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok megszervezéséért;

f) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételei kialakításának kezdeményezéséért;

g) az iratanyag központi irattárból történő évenkénti szabályos selejtezéséért;

h) az irattári tervben meghatározott idő után, a központi irattár iratanyagának levéltárba adásáért;

i) a központi irattár selejtezett iratanyagainak biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért.

8. A szervezeti egység vezetője az irányítása alatt álló szervezeti egységénél köteles

a) megszervezni az iratkezelést, gondoskodni annak szabályszerűségéről, szükség esetén a szabálytalanságok megszüntetéséről,

b) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

c) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

d) szakszerűen működtetni a szakterülete átmeneti irattárát,

e) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

f) gondoskodni – a Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,

g) közvetíteni a Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének,

h) az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait jegyzőkönyvbe foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálni, továbbá a jegyzőkönyv egy példányát az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének megküldeni,

i) gondoskodni a szervezeti egységéhez tartozó munkatársak vonatkozásában az iratkezelési szoftver alkalmazásról,

j) kezdeményezni az iratkezelési szoftver-hozzáférési jogosultságok (szerepkörök) beállítását (regisztrálást, törlést, módosítást) a rendszeradminisztrátornál.

9. Az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység felelős:

a) az iratkezelési szoftver üzemeltetéséért, működtetéséért;

b) az iratkezeléshez szükséges számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges informatikai eszközök biztosításáért vagy azok biztosításának a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. felé való intézkedéséért;

c) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények meghatározásáért és azok betartásáért;

d) az elektronikus aláírások nyilvántartásáért, a kezelés IT-támogatásáért;

e) az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséért;

f) az iratkezelési szoftver hibás működésének elhárításáért;

g) az iratkezelési szoftvert leíró felhasználói kézikönyv naprakész változatának beszerzéséért, az NKFI Hivatal intranetes oldalán való közzétételéért;

h) az iratkezelési szoftver rendszeradminisztrátori feladatainak ellátásáért, az iratkezelési szoftver használatára vonatkozó képzésért és továbbképzésért.

10. A munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszeradminisztrátori feladatait (a továbbiakban: rendszeradminisztrátor), ennek körében feladatai a következők:

a) az elektronikus érkeztető- és iktatókönyvek megnyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése;

b) az irattárit terv alapján az irattári tételszámok elektronikus rendszerbe történő feltöltése;

c) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján az iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, (szerepkörök) beállítása és a jogosultságok naprakész nyilvántartása;

d) az egyedi azonosítóknak és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása;

e) a szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján a helyettesítési jogok beállítása;

f) a kiadott elektronikus aláírások nyilvántartása külön szabályzatban meghatározott rendben;

g) az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása;

h) a felhasználók részére általános kezelési segítségnyújtás;

i) kapcsolattartás az iratkezelési szoftver támogatójával, fejlesztőjével.

11. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

a) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

b) az irattári tételszám meghatározása,

c) egyéb ügykezelői utasítások megadása,

d) a rábízott iratok megfelelő tárolása,

e) az iratokkal való elszámolás, átmeneti irattárnak való átadás,

f) hatósági statisztikai adatok megadása,

g) az iratok nyomonkövethetőségének biztosítása.

12. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

a) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átvétele, iratok csatolása, szerelése, szignálásra előkészítése,

b) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok postázásra, kézbesítésre történő előkészítése (expediálása),

c) a szervezeti egységnél lévő papíralapú iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált ki- és átadása, valamint visszavétele,

d) a szervezeti egység ügyintézésébe tartozó papíralapú iratok átmeneti irattárban történő átvétele és rendszerezett őrzése, központi irattár részére történő, rendszerezett átadása,

e) az iratkezeléssel kapcsolatos egyéb technikai feladatok ellátása, a szervezeti egység ügyintézőinek és vezetőjének támogatása.

13. Az ügykezelőnek évente legalább egy alkalommal – az igazgatási és az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység által szervezett – továbbképzés keretében a Szabályzat rendelkezéseivel, valamint az iratkezelési szoftver használatával kapcsolatban tartott oktatáson részt kell vennie.

4. Az irattári terv

14. Az 1. melléklet tartalmazza az NKFI Hivatal irattári tervét, amelynek szerkezetére, rendszerére a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló kormányrendelet rendelkezései irányadók.

15. Amennyiben valamely irat nem rendelhető az 1. melléklet szerinti irattári tételszámok egyikéhez sem, az ügyintéző tájékoztatja az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét, aki gondoskodik új irattári tételszám rendelkezésre bocsátásáról – a Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL), valamint a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésének beszerzésével –, ezt követően az aktualizált irattári terv megfelelő kiadásáról.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

5. Az iratok rendszerezése és nyilvántartása

16. Az ügyiratokat, valamint az NKFI Hivatal irattári anyagába tartozó egyéb iratokat az irat ügyintézőjének – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még az átmeneti irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell sorolni.

17. Az NKFI Hivatal feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egyedi tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.

18. Az egységes ügyiratkezelés elvének érvényesülése érdekében az azonos ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

19. A kizárólag elektronikus formában létező ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását az iratkezelő szoftver biztosítja.

20. A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az NKFI Hivatal elnöke által meghatározott és közzétett előadói ívben történik. Az előadói ívben a kezdőirat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat a legfelső.

21. Az iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével – a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában – az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

22. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy az iratkezelési szoftveren keresztül a szignálási rend betartásával egyértelműen megállapítható legyen az átadó és az átvevő személye, az átadás időpontja és módja. Papíralapú iratot csak úgy lehet átvenni, ha az irat fizikai átvételével egy időben ennek ténye az iratkezelési szoftverben is rögzítésre kerül.

23. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott papíralapú ügyiratokat az átmeneti irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az elektronikus ügyiratok megőrzése az iratkezelési szoftveren keresztül történik.

6. A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben

24. A kormánytisztviselő jogosultságának beállítását, módosítását, törlését az érintett kormánytisztviselő szervezeti egységének vezetője írásban (elektronikus levélben) kérelmezi a rendszeradminisztrátornál. A rendszeradminisztrátor a tájékoztatásnak megfelelően beállítja, módosítja vagy visszavonja az iratkezelési szoftverre vonatkozó, munkakörnek megfelelő hozzáférési jogosultságot.

25. A rendszeradminisztrátor a meglévő jogosultságokról – az NKFI Hivatal informatikai biztonsági szabályzatának megfelelően – naprakész nyilvántartást vezet.

26. A rendszeradminisztrátor minden esetben elektronikus üzenetben értesíti a jogosultságra vonatkozó kérés végrehajtását az azt kezdeményezőnél és – nem vezető beosztású kezdeményező esetén – a kezdeményező közvetlen felettesénél.

27. A kormánytisztviselő szabadsága, távolléte vagy akadályoztatása esetére a helyettesítésről a kormánytisztviselő – a közvetlen vezetője tájékoztatásával – e-mailben értesítést küld a rendszeradminisztrátornak, aki az iratkezelő szoftver helyettesítés funkcióját használva rögzíti azt. A közvetlen vezető által kijelölt helyettes a helyettesített ügyintézésében lévő iratok tekintetében a helyettesítésre vonatkozó szabályok szerint jár el.

28. A szervezeti egység vezetője az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjénél kérelmezheti különös iktatókönyv létrehozását, amennyiben személyiségi jogi vagy egyéb indok szükségessé teszi, és előreláthatóan az adott témakörben nagyszámú irat iktatása válik szükségessé. A kérelemben meg kell jelölni annak indokát és azokat a kormánytisztviselőket, akik számára hozzáférési jogosultságot kell biztosítani. Az elnök hozzáférési jogosultsága nem korlátozható.

29. Amennyiben a 28. pont szerinti kérelmet az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője nem hagyja jóvá, a kezdeményező szervezeti egység vezetője az elnökhöz fordulhat, aki az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérését követően dönt a 28. pont szerinti kérelemről.

7. Az iratok tárolása, munkahelyen kívüli kezelése, betekintés, másolatkészítés, kölcsönzés, megismerés

30. A papíralapú iratokat az ügyintézés során úgy kell tárolni, hogy azok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen.

31. Munkaidőn belül a felügyelet nélkül hagyott olyan helyiséget, ahol – akár ideiglenes, akár rendszeres jelleggel – iratot tárolnak, munkaidő alatt is be kell zárni, az ott tárolt iratok és technikai eszközök védelme érdekében. Amennyiben az ilyen helyiséget úgy kell felnyitni, hogy nincs jelen olyan kormánytisztviselő, aki az adott helyiségért felelős, jegyzőkönyvet kell felvenni, megjelölve a felnyitás okát, a jelenlévők nevét, és amennyiben a helyiségből iratot vittek el, vagy abba betekintettek, akkor annak tényét. A jegyzőkönyvet a jelenlévőknek alá kell írni, és egy példányát meg kell küldeni az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, aki szükség szerint további intézkedéseket tehet.

32. Ha szükséges, akkor a papíralapú iratok kezelésére – ide nem értve a központi irattár helyiségét – a szervezeti egység vezetőjének kezdeményezésére külön helyiséget kell kijelölni. A kijelölésről az elnök az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője véleményének kikérésével dönt. Az iratok elhelyezésére rendszeresített helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni.

33. Az NKFI Hivatal alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyekre az illetékes szervezeti egység vezetője vagy az elnök felhatalmazást ad.

34. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

35. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést – a vonatkozó jogszabályok és belső szabályzatok figyelembevételével – úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek.

36. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.

37. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv.-ben meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is az NKFI Hivatal őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

38. A döntés megalapozását szolgáló adattal összefüggő „Nem nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és információszabadságról szóló törvény rendelkezései irányadók.

39. A „Nem nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló általános vagy különös iktatókönyvbe kell iktatni, zárható irat- vagy lemezszekrényben kell tárolni, és a továbbiakban a Szabályzat előírásai szerint kell kezelni.

40. Az NKFI Hivatal az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatos védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is, informatikai biztonsági szabályzatában rendelkezik, amely biztosítja az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

8. A papír alapon és az elektronikus formában kezelt iratok, az iratok kinyomtatása

41. Az NKFI Hivatalban az iratok kezelése elsődlegesen az erre rendszeresített iratkezelési szoftver használatával történik. Nem kötelező – az egységes kormányzati ügykezelő rendszer kötelező használata kivételével – a dokumentumok elektronikus kezelése akkor, ha azt jogszabály, közjogi szervezetszabályozó eszköz, belső szabályzat kizárja, vagy ha az irat papíralapú kezelése jog érvényesítése vagy kötelezettség teljesítése érdekében különösen indokolt (így különösen munkaügyi és pénzügyi okiratok, szerződések és megrendelők).

42. A közvetlenül az NKFI Hivatalhoz benyújtott, valamint a saját készítésű papíralapú iratokat dokumentumszkenner segítségével kell digitalizálni, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni, figyelemmel a 41. pontra.

43. A papír alapon kiadmányozásra került iratokat – a 41. pontban foglalt kivételekkel – kiküldés előtt be kell szkennelni, majd a szkennelt dokumentumot fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe, az iktatószámnak megfelelő irathoz.

44. Amennyiben elektronikus aláírás-szolgáltatással lett kiadmányozva az irat, akkor az így aláírt elektronikus dokumentum lesz az irattári és a hiteles példány.

45. Az iktatórendszerben tárolt hiteles példányokról hiteles másolatot az irat ügyintézőjének közvetlen vezetője láthatja el hitelesítési záradékkal. A hitelesítési záradék tartalma:

a) „az eredeti dokumentummal megegyező” szöveg;

b) a hitelesítés kelte;

c) a hitelesítést végző személy neve és beosztása;

d) a hitelesítést végző személy saját kezű aláírása;

e) a hitelesítést végző vezető szervezeti egységének hivatalos bélyegzőlenyomata.

46. Amennyiben az irat több oldalból áll, csak az első oldalt kell ellátni hitelesítési záradékkal, a másolat további oldalainak fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

47. Az elektronikus iktatókönyvben dokumentálni kell a hiteles másolat kiadásának tényét és idejét és a másolatot kapó személy megnevezését.

48. A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó iratok és azok mellékletei példányszámát a szerződéskötési és gazdálkodási szabályok határozzák meg. Nem kell kinyomtatni azokat a mellékleteket, amelyek csak tájékoztatás céljából, háttér-információként, munkaanyagként kerülnek feltöltésre az iratkezelési szoftverbe.

49. Az e pontban felsorolt irattípusok esetén legalább két (illetve az érintettek számának függvényében számított) példányt ki kell nyomtatni, amelynek rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról az alább megjelölt (és a további érintett) szervezeti egység vezetője gondoskodik:

a) elnöki utasítások és intézkedési tervek – jogi feladatokért felelős szervezeti egység;

b) közbeszerzések iratai – közbeszerzésért felelős szervezeti egység;

c) együttműködési megállapodások és pénzügyi kötelezettségvállalással nem járó egyéb szerződések – jogi feladatokért felelős szervezeti egység;

d) a b) alpontba és a 48. pontba nem tartozó egyéb, kötelezettségvállalást tartalmazó iratok – gazdálkodásért felelős szervezeti egység;

e) hatósági ügyben keletkezett iratok – hatósági feladatokért felelős szervezeti egység.

50. A meghatalmazásokat a meghatalmazott, a meghatalmazó és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység részére is ki kell nyomtatni, amely szervezeti egység vezetője gondoskodik a meghatalmazások rendszerezett őrzéséről és nyilvántartásáról, valamint az NKFI Hivatal belső intranetes hálózatára való feltöltéséről.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELÉTŐL AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSÉIG

9. A küldemények átvétele

51. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, magánszemély személyes benyújtása útján (együttesen: papíralapú küldemény) vagy informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, hivatali kapu útján (együttesen: elektronikus küldemény) kerül a szervezeti egységekhez.

52. A küldemények átvételére – a jelen Szabályzatban meghatározott kivétellel – elsősorban az adott telephelyen munkakörében erre kijelölt kormánytisztviselő (a továbbiakban: kezelő) jogosult. Amennyiben a kezelő nem érhető el, a címzetten és az általa meghatalmazott személyen kívül a küldemények átvételére jogosult:

a) az elnök valamennyi küldeményt;

b) az elnökhelyettes az irányítása alá tartozó szervezeti egységeknek vagy az oda beosztott kormánytisztviselőknek címzett küldeményt;

c) a szervezeti egység vezetője és a szervezeti egység ügykezelője a szervezeti egységnek vagy az oda beosztott munkatársnak címzett küldeményt;

d) az ügyfélszolgálat munkatársa az ügyfélszolgálat részére címzett küldeményt vagy bármely más küldeményt, amely címzéséből egyértelműen megállapítható, hogy az ügyfélszolgálat feladatkörébe tartozó küldeményről van szó;

e) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy;

f) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókja.

53. Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki annak érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie, és azt haladéktalanul továbbítani kell a kezelőnek vagy az 52. pont szerinti átvételre jogosultnak.

54. A kezelő átveszi a kézbesítés módja szerint közvetlenül az NKFI Hivatalhoz érkező valamennyi papíralapú küldeményt, szükség esetén aláírásával, az átvétel dátumának és nevének olvasható feltüntetésével igazolja az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

55. A kezelő a küldemény átvételekor ellenőrzi:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;

b) a kézbesítőokmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezőségét;

c) az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlenségét.

56. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell rögzíteni az iratkezelési szoftverben, ahol a küldeményen található jelzést is jelezni kell. Az ilyen küldeményt a címzettnek vagy annak, akinek részére a küldeményt egyébként továbbítani kell, haladéktalanul át kell adni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

57. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

58. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell, értesítéséről az ügyintéző kijelölését követően az irat ügyintézője azonnal gondoskodik.

59. Az elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a címzett, központi e-mail címre elektronikus úton érkezett küldemények kezelését a központi e-mail cím kezelésére kijelölt kormánytisztviselő végzi. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a kezelő veszi át, és továbbítja a címzett szervezeti egység ügykezelőjének.

60. Az elektronikus úton érkezett küldemény átvételét az NKFI Hivatal köteles megtagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a számítástechnikai rendszerére.

61. Az elektronikus úton érkezett küldemény az NKFI Hivatal számítástechnikai rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

a) a Hivatal informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja;

b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul;

c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

62. Az NKFI Hivatal a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles az NKFI Hivatal értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező, 60. pont szerinti küldemény.

10. A küldemények felbontása

63. A küldeményeket, a Szabályzat eltérő rendelkezése hiányában a kezelő bontja fel. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények (kivétel a hivatali kapun keresztül érkezők) bontását külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi.

64. Felbontás nélkül, az alábbiak szerint kell továbbítani a következő küldeményeket:

a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak, ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese vagy felettese bonthatja fel,

b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte (pl. a szervezeti egység vezetője által meghatározott ügycsoport feldolgozására kijelölt személy nevére érkezett küldeményeket),

c) a humánpolitikai tárgyú, továbbá a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egységnek, annak vezetőjéhez vagy a humánpolitikai referensnek címzett küldemény, amelyet a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység ügykezelőjének kell továbbítani.

65. Felbontás előtt a gyanús küldeményeket biztonsági vizsgálatnak kell alávetni, a szükséges vizsgálat módszeréről a küldemény felbontására jogosult dönt.

66. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldemény átvételét meg kell tagadni, átvett küldemény esetén a küldeményt átvevő köteles gondoskodni a küldemény feladóhoz való visszajuttatásáról. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

67. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a felbontásra a 63. pont szerinti kormánytisztviselő a jogosult, a borítékot vagy küldeményt újból le kell zárni, rá kell vezetni a felbontó nevét, a felbontás pontos időpontját, majd a küldeményt haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, aki a továbbiakban a Szabályzat szerint jár el.

68. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a biztonsági szabályzat szerint kell eljárni.

69. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve a borítékon jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell. A mellékletek vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya, olvashatatlansága nem befolyásolja a küldemény kezelését. Amennyiben az ügy intézését érdemben érinti a felmerült probléma, a kijelölt ügyintéző 3 napon belül tájékoztatja a küldőt a hiányosságokról.

70. Ha a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az összeget vagy a küldemény értékét köteles a küldeményen feltüntetni és az iratkezelési szoftverben rögzíteni, ezt követően a pénzt vagy egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt a küldeményhez csatolni kell, és azt az iratkezelési szoftverbe is fel kell tölteni.

71. A küldemény borítékját be kell szkennelni, és a szkennelt fájlt az iratkezelési szoftverbe fel kell tölteni, valamint a borítékot a papíralapú ügyirathoz véglegesen szerelni kell, ha

a) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

b) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

d) „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel látták el.

11. A küldemények érkeztetése

72. A kezelő dátumbélyegzővel látja el a Kr. 47. § szerinti nem iktatásköteles küldeményeket, amelyeket átad a küldemény tárgya szerint érintett vezetőnek vagy megbízottjának, aki gondoskodik azok erre kijelölt helyen való elhelyezéséről, tárolásáról.

73. A küldeményeket – utasítás eltérő rendelkezésének hiányában – az átvételt követően azonnal a kezelő érkezteti az iratkezelési szoftverben. A munkaidő végét követően érkezett küldeményeket a következő munkanap elején kell bontani és érkeztetni. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldemények (kivétel a hivatali kapun keresztül érkezők) érkeztetése külön adatfeldolgozási szerződés alapján az e feladatokat ellátó adatfeldolgozó végzi, a KÉR azonosító mint kötelező érkeztetési adat rögzítésével.

74. Érkeztetés során a kezelő az iraton, jól látható helyen feltünteti az iratkezelési szoftver által automatikusan generált érkeztető számot (amely az érkeztetőkönyv azonosítójából, az érkeztetés sorszámából, valamint az érkeztetés évéből áll; E-111/2015), és szkenneli az iratot, majd a szkennelt fájlt csatolja az érkeztetéshez. Az érkeztetés csak a csatolás után zárható le.

75. Az érkeztetést minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, amely a naptári év végéig folyamatos, szigorúan emelkedő sorszámmal folytatódik. A küldeményeken az iratkezelési szoftver által generált sorszám mellett fel kell tüntetni az érkeztetőkönyvet azonosító „E” betűt.

76. Ha az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

77. Az elektronikus leveleket és csatolmányaikat az érkeztetés során fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe. Az érkeztetés csak a csatolás után zárható le.

78. Az elektronikusan érkezett küldeményt érkeztetés előtt megnyithatóság és olvashatóság szempontjából a címzettnek ellenőrizni kell.

79. Amennyiben az elektronikusan érkezett küldemény az NKFI Hivatal informatikai eszközein használt szoftverekkel nem nyitható meg, úgy a küldőt – amennyiben elektronikus válaszcímét megadta – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és az NKFI Hivatal által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. A kiértesítés végrehajtása – a kiadmányozási jogkörök figyelembevételével – a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozik.

80. Amennyiben a küldemény tartalma feltöltésre került az iratkezelési szoftverben, akkor az eredeti irat megőrzéséről – a kezelő átadását követően – az ügykezelő gondoskodik. Ha a feltöltés nem lehetséges, akkor az érkeztetést követően a kezelő a fizikai átadás szükségességét jelzi az iratkezelési szoftverben, és gondoskodik a küldemény címzettnek való átadásáról. A küldemény átvételével egy időben az átvétel tényét az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

81. Az iratkezelés során folyamatosan gondoskodni kell arról, hogy a küldemény fellelhetősége – az iratkezelési szoftverben is rögzítetten – mindig beazonosítható legyen.

82. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján érkező küldeményeket a kezelő veszi át, és továbbítja a címzett szervezeti egység ügykezelőjének. A Kr. 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján nem érkeztethető és nem kézbesíthető papíralapú iratok körét a 2. melléklet határozza meg.

12. Az iratok csatolása, szerelése

83. Az iktatás előtt meg kell állapítani, hogy van-e az iratnak előzménye. Amennyiben egy ügynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni. Amennyiben az előzményirat a korábbi évben (években) keletkezett, akkor azt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iratkezelési szoftverben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést a papíralapú iraton is jelölni kell.

84. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két papíralapú iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.

85. A csatolást vagy annak megszüntetését az iratkezelési szoftverben és az előadóíven rögzíteni kell.

86. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.

87. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az ....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

88. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.

13. Határidő-nyilvántartás

89. Az irat határidő-nyilvántartásba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

90. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

91. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,

b) a határidő napján – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.

92. Ha a határidő eredménytelenül telik el (pl. nem érkezik válasz), az ügyintéző köteles megsürgetni a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezelni az ügyiratot.

93. A határidőből történő kivételt, a sürgetést és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven – aláírásával és keltezéssel ellátva –, továbbá az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

14. Az ügyintéző kijelölése

94. Az elnök és az elnökhelyettesek a nekik címzett vagy az NKFI Hivatalhoz címzés nélkül érkezett iratokat az irat tárgya szerint felelős szervezeti egységre szignálják papír alapon vagy az iratkezelési szoftverben.

95. A szervezeti egység vezetője megvizsgálja a részére, valamint az általa vezetett szervezeti egységre érkeztetett vagy a 94. pont szerint szignált iratot, és dönt annak sorsáról (továbbszignálás, intézkedéskérés, „nem kell iktatni”), amelyet rögzít papír alapon vagy az iratkezelési szoftverben.

96. Az elnök, az elnökhelyettesek és a szervezeti egységek vezetője nevében a szignálást az általuk erre kijelölt kormánytisztviselő(k) végezheti(k).

97. Az ügyintéző a szignálást követően haladéktalanul ellenőrzi a szignáló esetleges utasításait, és gondoskodik az ügyirat iktatásáról.

98. Iktatáskor – amennyiben ez az érkeztetés során nem történt meg – fel kell tölteni az iratkezelési szoftverbe az adott irathoz tartozó dokumentumot. A későbbi ügyintézés során az egyes alszámokhoz is minden esetben kell, hogy legyen feltöltött dokumentum. Ha ez lehetséges, akkor a feltöltendő dokumentumon is fel kell tüntetni az irat iktatószámát.

99. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából releváns feljegyzés – így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás – ideiglenes megoldással való elhelyezése nem megengedett, azokat minden esetben az iratkezelési szoftver megfelelő rovatainak kitöltésével kell rögzíteni.

IV. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA AZ IKTATÁSTÓL AZ EXPEDIÁLÁSIG

15. Az iratkezelési segédletek

100. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy az NKFI Hivatal feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

101. Főnyilvántartási könyvben kell nyilvántartásba venni – az elektronikus iratkezelési segédletek kivételével – az iratkezelési segédleteket. Az NKFI Hivatal főnyilvántartó könyvét a Jogi és Igazgatási Főosztály vezeti. Az elektronikus iratkezelési segédleteket az iratkezelési szoftver kezeli.

102. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

a) elektronikus érkeztetőkönyv: a küldemények beérkezésének dokumentálására,

b) elektronikus iktatókönyv, amely magában foglalja az érkeztetőkönyvet, valamint a kapcsolódó törzsadatokat az iratok nyilvántartására,

c) iratkezelési szoftver üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,

d) átadókönyv: szervezeti egységek között történő átadás vagy az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok, illetve a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratok nyilvántartása esetén,

e) kézbesítőkönyv: hivatalon kívüli szervezetek részére,

f) főnyilvántartási könyv: az iratkezelési szoftver melletti segédkönyvek nyilvántartására,

g) kölcsönzési napló: a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására,

h) bélyegző-nyilvántartás: a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására.

103. Az iratkezeléshez használt papíralapú segédleteket és a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egységtől kell igényelni, amely a beszerzésért felelős szervezeti egységen keresztül gondoskodik azok központi beszerzéséről.

16. Az iktatás

104. A hivatalba érkező vagy ott keletkező iratokat – a jogszabályokban meghatározott kivételekkel – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad. Az iktatás – a Szabályzatban meghatározott esetek kivételével – központi iktatókönyvben történik.

105. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik úgy, hogy az ügyben keletkezett első irat – azaz a kezdő irat – a soron következő főszám 1-es alszámát kapja, míg az ügyben keletkezett többi irat az adott főszám további alszámaira kerül.

106. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban kötelezően fel kell tüntetni:

a) iktatószámot,

b) iktatás időpontját,

c) beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), adathordozó fajtáját,

e) küldés időpontját, módját,

f) küldő adatait (név, cím),

g) címzett adatait (név, cím),

h) hivatkozási számot (idegen szám),

i) mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

j) ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,

k) irat tárgyát,

l) elő- és utóiratok iktatószámát,

m) kezelési feljegyzéseket,

n) intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

o) irattári tételszámot,

p) irattárba helyezést.

107. Az iktatás az iratkezelési szoftver alkalmazásával történik. Az iratkezelési szoftverben az iktatott iratnak az iktatószámokon és a kezelési feljegyzéseken kívül az adott dokumentumot is tartalmaznia kell csatolt fájl formájában. A csatolás az ügyintéző kötelezettsége.

108. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített – főszabály szerint – elektronikus iktatókönyvet kell használni.

109. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára a szükséges ideig hozzáférhetővé kell tenni.

110. Amennyiben egy papíralapú iratot több belső címzett számára kell továbbítani, azt azonos iktatószám alatt külön iratpéldányok létrehozásával és továbbításával kell megtenni, megjelölve az egyedi címzetteket és a határidőt. A belső címzett az ilyen iratok átvételét az előadói íven is fel kell tüntetni az átvevő aláírásával.

111. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon nyilván kell tartani a Kr. 47. §-ban rögzített küldeményeket.

112. A szervezeti egység vezetője által meghatározott ügyintéző az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős”, „soron kívül”, „azonnal” jelzésű iratokat.

113. A szervezeti egységek közötti belső levelezéssel összefüggő iratokat csak akkor kell iktatni, ha a kezdő iratot a feladatkörileg illetékes szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján iktatni kell. Ebben az esetben a választ adó szervezeti egységek a választ a főszám alszámára iktatva küldik vissza az elektronikus iktatókönyvben való átvétel ellenében, valamint papíralapú irat esetén a belső átadókönyv aláírásával.

114. Iktatás előtt meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e előzménye. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt a vonatkozó ügyirat következő alszámára kell iktatni. Ha az előzményirat már lezárásra került, vagy ha az újonnan iktatandó iratnak a korábbi évben van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni. Az előirat-utóirat kezelése az iratkezelési szoftver felhasználói kézikönyve szerint történik.

115. Az elektronikus úton érkezett irat esetén az ügyintéző az irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről – az érkeztetési számra hivatkozással – a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három munkanapon belül elektronikus úton értesíti. Az értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

116. Az iktatási adatbázis időszaki – az informatikai biztonsági szabályzatban meghatározottaknak megfelelő – biztonsági mentéséről, továbbá a féléves és a Kr. 43. §-a szerinti éves archiválásról és biztonsági mentésről a rendszeradminisztrátor gondoskodik. A biztonsági másolat tárolásáról az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

117. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát a rendszeradminisztrátor nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. A rendszeradminisztrátor az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a rendszeradminisztrátor nevét.

17. Iktatókönyv, iktatószám

118. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített – főszabály szerint – elektronikus iktatókönyvet kell használni. Az iktatást oly módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

119. Év végén az iktatókönyveket és a segédkönyveket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – a jogosultak számára a szükséges ideig hozzáférhetővé kell tenni.

120. Az iktatást minden évben 1-es sorszámmal (a továbbiakban: főszám) kell kezdeni, amely a naptári év végéig folyamatos, szigorúan emelkedő sorszámmal folytatódik.

121. Az iratokon az iratkezelési szoftver által generált iktatószám mellett fel kell tüntetni az NKFIH rövidítést is.

122. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Egy sorszámon csak egy ügyet szabad iktatni.

123. Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet, a már egyszer – bármely szervezeti egység által – beiktatott iratot kizárólag akkor lehet újra iktatni, ha a megküldött irat a címzett szervezeti egység feladatkörébe tartozó új, más ügykörbe tartozó ügyet keletkeztet.

124. A tévesen kiadott (sztornózott) iktatószám nem használható fel újra.

125. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatos, zárt emelkedő sorszámos rendszerben kiadott alszámokon kell nyilvántartani. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat.

126. Az iktatószám formátuma az NKFI Hivatal nevének rövidítéséből – különös iktatókönyv esetén, annak rövidítéséből –, az irat főszámából-alszámából, valamint az iktatószám kiadásának évéből áll (pl. NKFIH-1111-1/2014).

18. Az iratok átadása ügyintézésre, továbbítása

127. Az ügykezelőnek kell átadni az irat kezelése céljából

a) az iktatott iratok közül a szervezeti egységen belül ügyintézői átadásra,

b) másik szervezeti egységnek átadásra,

c) más külső szervnek továbbításra, valamint

d) a határidőbe és irattárba helyezésre

kerülő iratokat.

128. A szignált iratok ügyintézőhöz való átadását az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

129. A másik szervezeti egységhez történő átadást, külső szerv részére történő továbbítást az ügyintéző köteles az iratkezelési szoftverben rögzíteni; papíralapú átadókönyv (elektronikus iratkezelési szoftverben előállítható átadási jegyzék), illetve külső kézbesítőkönyv használatával.

130. Az iratanyagért a kijelölt – továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt – szervezeti egység vezetője, továbbá az ügyintéző a felelős.

19. Kiadmányozás

131. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, elnöki utasításban vagy az elnök írásbeli meghatalmazásával kiadmányozási joggal felruházott személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

132. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő vagy ügyintéző az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

133. Az ügyintéző és annak közvetlen vezetője a papíralapú kiadmánytervezet irattári példányát szignójával látja el. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el.

134. A kiadmányozó neve mellett feltüntetett „s. k.” jelzés hitelesítésére a jogi feladatokért felelős szervezeti egység vezetője, távollétében, akadályoztatása esetén a helyettesítésére kinevezett vagy meghatalmazott kormánytisztviselő jogosult, aki „s. k.” jelzés esetén az iratra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, továbbá saját kezű aláírásával, keltezéssel és a hivatalos bélyegző lenyomatával látja el.

135. A kiadmányozásra jogosult kormánytisztviselők érvényes aláírásáról az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység, a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartásának vezetéséről az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

136. A hivatali levelezés során az iratokat, a hivatali iratokon megjelenő azonos alaki elemek használata érdekében, a külön szabályozásban meghatározott iratminták adattartalma alapján – különös figyelemmel az irat záradékolására – kell elkészíteni.

137. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján a kezelésére vonatkozó utasítások iraton való feltüntetésével az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”,

b) „Más szervnek nem adható át!”,

c) „Nem másolható!”,

d) „Kivonat nem készíthető!”,

e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,

f) „Zárt borítékban tárolandó!”,

valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás.

138. A kiadmányozást követően az iratot dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és fel kell tölteni az iratkezelési szoftverben.

139. Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítését az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, illetve a hivatali kapu biztosítja.

140. A kiadmányozáshoz a jelen Szabályzatban meghatározott bélyegzőt kell használni.

141. A kiadmányozás részletes szabályairól a Szervezeti és Működési Szabályzat rendelkezik.

20. Az iratok továbbítása, postázása (expediálás)

142. Expediálni csak – az erre jogosult által, az iratkezelési szoftverben is dokumentált módon – a kiadmányozott iratokat (a továbbiakban: kiadmány) szabad.

143. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott és, amennyiben van, valamennyi mellékletével ellátott ügyiratot vehet át. A kiadmányt a szervezeti egység ügykezelője átadókönyvvel továbbítja a kezelő részére.

144. A tárgyévi, az átadás-átvételt dokumentáló papíralapú átadókönyvet visszakereshető módon, emelkedő számsorrendben vagy időrendben kell tárolni, továbbá megőrizni az irattári tervben meghatározott ideig.

145. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni.

146. A külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni a címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

147. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai.

148. A postai úton továbbítandó iratok és egyéb küldemények feladásáról a kezelő gondoskodik az iratkezelési szoftverben rögzítettek szerinti adatok alapján, majd rögzíti az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben. Amennyiben az adatok alapján a címzés nem állapítható meg, vagy azok hiányosak, a kezelő felkéri az irat ügyintézőjét a pontosításra, a hiányosságok pótlására. Az ügyintéző a kezelő pontosításra vonatkozó kérését köteles haladéktalanul teljesíteni.

149. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) az NKFI Hivatal megnevezését és címét,

b) amennyiben az iratot nem az elnök kiadmányozta, akkor a kiadmányozó elnökhelyettest vagy szervezeti egységet,

c) az irat iktatószámát,

d) a címzett megnevezését és címét,

e) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).

150. A futárszolgálattal küldendő és a személyes átvétellel kézbesítendő iratok és egyéb küldemények kezeléséről, feladásáról az ügyintéző gondoskodik, majd rögzíti az expediálás tényét az iratkezelési szoftverben.

151. Az iratot, ha a Szabályzat másképp nem rendelkezik, borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. A kezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító kézbesítési okmánnyal küldi meg naponta legalább egyszer – a sürgős, azonnal jelzésűeket haladéktalanul – a címzett részére.

152. Ha a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

153. A kiadmányozást követően az elektronikus úton továbbítandó iratokat az irat ügyintézője megküldi az iratkezelési szoftverben megadott címzettnek, majd rögzíti az expediálás tényét. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel (posta vagy futárszolgálat) kell megküldeni a címzettnek. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer útján expediálandó küldemények kezelése (köztük a hivatali kapun keresztül) e rendszeren keresztül történik.

V. FEJEZET

A KÖZPONTI IRATTÁR, SELEJTEZÉS, MEGSEMMISÍTÉS ÉS LEVÉLTÁRI ÁTADÁS

21. A központi irattár

154. Az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység működteti a központi irattárat.

155. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas, jelen alcímben meghatározottak szerint kialakított helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

156. Az irattári helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az megfeleljen a következő követelményeknek:

a) száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható,

b) megfelelően megvilágítható,

c) levegője cserélhető,

d) benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető,

e) nem veszélyezteti közművezeték,

f) a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

157. A papíralapú iratanyag tárolására az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni.

158. A központi irattár

a) a szervezeti egységek átmeneti irattárából átveszi, őrzi és kezeli az iratokat,

b) az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

c) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL vagy egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról.

22. Átmeneti irattárazás és az iratok központi irattárba adása

159. Az átmeneti irattárazás annak az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egységnek a kötelezettsége, amely az ügy első iratát iktatta. Az ügykezelő gondoskodik az átmeneti irattár vezetéséről.

160. Az ügyintézőnek vagy az ügykezelőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratkezelési szoftverben (2013. január 1-je előtt iktatott iratok esetében az NKFI Hivatalnál korábban működő Adminisztrátor szoftver kötelező használatával) – papíralapú irat esetén az előadói ív megfelelő rovatában is – rögzítenie kell az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

161. A szervezeti egységek tárgyévi befejezett ügyeinek, rendezett ügyiratainak elhelyezése az átmeneti irattárban történik. A tárgyévet megelőző év iratai központi irattárba adását az iratkezelő szoftverben tételesen dokumentáltan és a 3. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzékkel ellátva, visszakereshetően kell végezni.

162. A központi irattárba történő átadás-átvételt megelőzően az ügyintéző köteles az iratkezelési szabályok teljesülését ellenőrizni. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot a központi irattár irattárazásra nem vehet át. Amennyiben az ügyirat egy vagy több alszámra iktatott irata nincs az irattárazásra kötelezettnél, a hiányzó iratokat be kell gyűjteni, azaz át kell adni (és venni) az ügyben eljáró szervezeti egység részére. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.

163. Az iratkezelési szoftverben feltöltött, elektronikusan jóváhagyott iratok elektronikus módon kerülnek rögzítésre a központi irattárban is.

164. A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A tárolásból adódható adatvesztés előtt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

165. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös rendszerben kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, adatállományok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a selejtezési időig, illetve a levéltárba adásig biztosítani kell. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

166. Elektronikus módon őrzött iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

167. A központi irattár a lezárt, papíralapú ügyiratokat a tárgyévet követő év december 31-ig az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője által meghatározott ütemezés szerint veszi át a szervezeti egységek ügyintézőitől. A központi irattár a papíralapú ügyiratokat:

a) eredeti alakjukban,

b) előadói ívben elhelyezve,

c) szervezeti egységenként,

d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,

g) az irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és jegyzék kíséretében

veszi át, és évszámonként számozott irattároló dobozokban őrzi. A számozást minden évben 1-es sorszámmal kell kezdeni, mely a naptári év végéig folyamatos, szigorúan emelkedő sorszámmal folytatódik (2015/1).

168. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az átadó szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt központi irattáros által aláírt 3. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzéket. A nem selejtezhető iratjegyzék egyik példánya a központi irattáré, a másik az iratot átadó szervezeti egységé, amelynek megőrzéséről az iratot átadó szervezeti egység vezetője gondoskodik.

169. A központi irattárba helyezett, nem elektronikusan tárolt iratokról nyilvántartást kell vezetni oly módon, hogy abból az iratok fizikai fellelhetősége egyértelműen meghatározható legyen. Az iratkezelési szoftverben a központi irattár részére történő átadást ilyenkor is dokumentálni kell. A nyilvántartást raktári egység szintjén kell készíteni, amely tartalmazza:

a) a raktári egységben elhelyezett iratok irattári tételszámát;

b) a raktári egység irattári helyének azonosítóját;

c) szükség esetén az egy raktári egységben található, azonos irattári tételszámhoz tartozó iratok első és utolsó iktatószámát;

d) amennyiben van ilyen, akkor a kiselejtezett és a levéltárba átadásra került iratok iktatószámát és a kiselejtezés vagy a levéltárba adás jegyzőkönyvének adatait.

170. Az NKFI Hivatal dolgozói a szervezeti egység vezetőjének engedélyével a központi irattárból hivatalos használatra a 4. melléklet szerinti iratkikérő lappal bármikor kikérhetnek a szervezeti egységhez tartozó munkakör ellátásához szükséges papíralapú iratokat (a továbbiakban: iratkölcsönzés). Más szervezeti egység munkakörébe tartozó irat esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyása szükséges. Az iratkölcsönzést utólag is ellenőrizhető módon, az iratkölcsönzési naplóban dokumentáltan kell végezni. Az átvételt igazoló 5. melléklet szerinti iratpótló lapokat az irattárban a visszaérkezésig az irat helyén kell tárolni.

171. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni. A kölcsönzési napló rovatai:

a) sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

b) a raktári egység irattári helyének azonosítója,

c) iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

d) más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

e) a kiemelés ideje (év, hó, nap),

f) a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

g) a kiemelést végző neve,

h) a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

i) a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

j) a visszahelyezést végző neve, valamint

k) az engedélyező neve.

172. Az irattárból iratot – a levéltárak vagy a törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül – véglegesen csak az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye alapján szabad kiadni, kivéve ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.

173. Az átmeneti irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget, megfelelően zárható irattároló szekrényeket kell biztosítani.

174. Az átmeneti és központi irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett.

175. A központi irattárban az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

23. Selejtezés

176. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni kell. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl. a 2013-ban keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2014. december 31. után, vagyis 2015-ben szabad kiselejtezni.)

177. A lejárt megőrzési határidejű iratokat minden év április 30-ig selejtezni kell. Az illetékes szervezeti egység vezetőjének jóváhagyását követően, az MNL selejtezési engedélyének beszerzéséért az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik. Az iratok selejtezését az ügy befejezésével egyidejű lezárásakor érvényben lévő irattári terv szerint kell végrehajtani. Az iktatott, irattári tételszámmal rendelkező lejárt megőrzési idejű iratokat csak a központi irattár selejtezheti.

178. Az iratselejtezés elvégzésére az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője legalább háromtagú selejtezési bizottságot hoz létre. A selejtezési bizottság egyik tagja irattárazási feladatokat ellátó kormánytisztviselő kell, hogy legyen, másik két tagjára az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője tesz javaslatot.

179. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

180. A selejtezés során ellenőrizni kell az iratok irattári tételszám és megőrzési idő szerinti csoportosítását, valamint a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

181. Az iratselejtezésről 3 példányban a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője által jóváhagyott, valamint az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott 6. melléklet szerinti selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyekből 2 példányt iktatás után a központi irattár megküld az MNL-nek selejtezési engedélyeztetés végett.

182. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

183. Az MNL az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

184. Elektronikus dokumentumok esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.

24. Megsemmisítés

185. Az MNL selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

186. A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat ne lehessen megállapítani.

187. A kiselejtezett iratanyag megsemmisítésre való elszállítását az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység koordinálja.

188. A zsákokba kizárólag a megsemmisítésre váró papíralapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy elhelyezése nem megengedett. A zsákokra a selejtezett papíralapú adathordozót elhelyező irattáros megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok ne szóródjanak ki.

25. Az iratok levéltárba adása

189. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű, nem selejtezhető iratoknak – a határidő nélkül őrizendők kivételével – az MNL-nek történő átadásáról.

190. Az MNL számára átadandó papíralapú iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv alapján a 7. melléklet szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egység szerint, tételjegyzékkel együtt kell átadni a keletkezés naptári évétől számított tizenötödik év végéig. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – az MNL-lel egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

191. Ha levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra ügyviteli szempontból még rendszeresen szükség van, vagy ha az MNL az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

192. Az elektronikus módon megőrzött anyagok levéltárba adásáról is a központi irattár gondoskodik. Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK AZ NKFI HIVATAL, SZERVEZETI EGYSÉG MEGSZŰNÉSE ÉS FELADAT-HATÁSKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA ESETÉN

193. Az Ltv.-ben foglaltaknak megfelelően kell intézkedni az NKFI Hivatal megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

194. Ha jogszabály a feladatkört a szervezeten kívüli szervezetre ruházta, az iratokat az átvett feladatkör szerinti irattári tételenként szabad megosztani és az iratátadást az MNL egyetértésével elvégezni, a folyamatban lévő átadással érintett ügyeket a feladatkört átvevő szervezetnek, az átadott feladatkört nem érintő iratokat a központi irattárnak kell leadni.

195. Amennyiben a megszűnt szervezeti egység feladatait a szerven belül más szervezeti egység veszi át, és van olyan irat, amelynek leadására a központi irattár részére még nem került sor, ezeket a jogutód szervezeti egység veszi át.

196. Ha az egy szervezeti egység által ellátott feladatok több szervezeti egység között megosztásra kerülnek, az ügyiratokat a feladattal összefüggő irattári tételenként kell a feladatot átvevő szervezeti egységek között megosztani, amennyiben ez nem lehetséges, az iratokat az a szervezeti egység veszi át, amelyet a közös vezető kijelölt, ha pedig ilyen vezető nincs, a kijelölést az NKFI Hivatal elnöke végzi el.

197. Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét másik szervezeti egység nem veszi át, a lezárt, de még le nem adott iratokat a hozzájuk tartozó iratkezelési segédletekkel együtt a központi irattárnak kell leadni. A le nem zárható iratokat az elnök által meghatározott szervezeti egységnek kell átadni.

198. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő stb.) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A folyamatban lévő és nem irattárazható ügyiratok átadását az iratok nyomonkövethetősége érdekében az iratkezelési szoftverben is rögzíteni kell.

199. A kormánytisztviselő a kezelésében lévő iratanyag hiányossága esetén annak megszüntetéséig (felmentés esetén maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthető a munkavégzési kötelezettség alól.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

26. Az iratsablonok, irattervezetek

200. Az NKFI Hivatal saját készítésű iratok tekintetében iratsablonokat használ. Az iratsablonok az NKFI Hivatal közös hálózati meghajtójáról közvetlenül elérhetőek.

201. Az iratok készítése során figyelemmel kell lenni a kommunikációs és a hivatali arculatra vonatkozó külön szabályozásokban, utasításokban foglaltakra.

202. Az iratsablonok kezeléséért és közzétételéért az informatikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője a felelős. A sablonok módosításához, illetve új sablonok létrehozásához az NKFI Hivatal elnökének jóváhagyása szükséges.

203. A papíralapú iratokon az irat elfogadását követően észlelt számítási hiba, név- vagy szóelírás esetében az irat készítője vékony vízszintes vonallal áthúzza a javításra szánt részt úgy, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon, majd fölé írja kézzel a helyes számot, szót, nevet stb., majd a javítást dátummal és saját szignójával látja el. A javítás tényét az iratkezelési szoftverben megjegyzéssel jelezni kell, pontosan leírva, hogy mi és mire került javításra, a bejegyzést kizárólag a javítást ténylegesen végző kormánytisztviselő teheti meg.

204. A jóváhagyásra felterjesztett, de el nem fogadott, valamint javításra visszaküldött papíralapú iratot az ügyintéző köteles áthúzni. A jóvá nem hagyott példányokat, illetve a munkaanyagokat az irat jóváhagyását követően iratmegsemmisítővel le kell darálni. Az elektronikus módon kezelt iratok esetén a vezetői utasításnak megfelelően kell eljárni. Az elutasítást az elutasító vezetőnek minden esetben iratkezelési szoftverben rögzítetten indokolni kell.

205. A munkavégzés során a szervezeti egységnél keletkezett papíralapú munkaanyagok és irattervezetek, amelyeket az irathoz nem csatolnak, iratmegsemmisítő géppel történő megsemmisítéséről az ügykezelő vagy ügyintéző gondoskodik.

27. A hivatalos bélyegzők

206. Az NKFI Hivatal hivatalos számozott körbélyegzőjének felső részén a „Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal”, közepén Magyarország címere szerepel.

207. Az elnök részére biztosított körbélyegzőn a 206. pontban meghatározottak mellett a körbélyegző alsó részén az „Elnök”, az elnökhelyettesek bélyegzőjén a körbélyegző alsó részén az „Elnökhelyettes” szövegrész szerepel.

208. Az elnök, az elnökhelyettesek és a nemzetközi feladatokat ellátó szervezeti egység angol nyelvű bélyegző használatára is jogosult, más szervezeti egység részére az elnök engedélye alapján angol nyelvű bélyegző is beszerezhető.

209. A körbélyegző a kiadmányok kiadmányozási rend szerinti hitelesítéséhez használható.

210. A szervezeti egységek részére sorszámmal ellátott bélyegzők megrendeléséről a gazdasági (beszerzési) feladatokért felelős szervezeti egység gondoskodik.

211. A kiadmányozáshoz szükséges körbélyegzők naprakész nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység, szükség szerint a gazdasági (beszerzési) feladatokért felelős szervezeti egységgel és az azokat használó szervezeti egységekkel együttműködve gondoskodik.

212. A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó szervezeti egység megnevezését, valamint a bélyegző használatára jogosult személy nevét, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon a bélyegzőt átadó és az azt átvevő személy nevét, aláírását, a bélyegző őrzéséért felelős személy nevét és aláírását, valamint a visszavétel, továbbá a körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

213. A szervezeti egység vezetője gondoskodik

a) a bélyegző használójának személyében bekövetkező változás nyilvántartáson történő haladéktalan átvezettetéséről,

b) szervezeti átalakulás esetén, továbbá ha a bélyegző elhasználódott vagy megrongálódott, annak igényléséről, leadásáról, cseréjéről.

214. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért. A körbélyegzőt a hivatali idő után, valamint a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A nyilvántartásba vett bélyegzőket az NKFI Hivatal székhelyéről vagy hivatalos telephelyeiről (a továbbiakban együtt: hivatali épület) csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez a hivatali épületen kívüli munkavégzéshez elengedhetetlen. A beosztott munkatárs a bélyegzőt kizárólag a közvetlen – vezető munkakörű – felettese engedélyével vihet ki a hivatali épületből.

215. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett, vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében

a) a bélyegző használója írásban értesíti az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjét,

b) az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban feltünteti,

d) az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

216. A jelen alcímben meghatározottakon túl további bélyegzők is használhatóak. Ezek igénylésére, kiosztására és nyilvántartására a jelen alcímben meghatározottakat megfelelően alkalmazni kell.

28. Az iratkezelési szabályok az elektronikus iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

217. A rendszeradminisztrátor az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén soron kívül értesíti a kormánytisztviselőket az iratkezelési szoftver leállásáról és arról, hogy a Szabályzatban az iratkezelési szoftver üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

218. Üzemzavar esetére központi papíralapú érkeztetőkönyvet és iktatókönyvet kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés 48 órán keresztül akadályba ütközik. Az érkeztető- és iktatókönyvvel kapcsolatos feladatokat a kezelők végzik. A sürgős, azonnal jelölésű küldeményeket haladéktalanul kell nyilvántartásba venni.

219. A papíralapú érkeztetőkönyv és iktatókönyv beszerzéséről, hitelesítéséről az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik.

220. Az érkeztetés során az „ÉRKÜZ”, iktatás során „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést a 74. pontban rögzítetteken túl alkalmazni kell (pl. ÉRKÜZ-111/2015; NKFIH/233-1/2015/ÜZ). Amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

221. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszeradminisztrátor értesíti a kormánytisztviselőket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelési szoftverben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

222. A helyreállt iratkezelési szoftverben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell. Az irat ügyintézője köteles az üzemzavar alatt érkeztetett, iktatott iratot az iratkezelési szoftverbe átvezetni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell.

29. A humánpolitikai tárgyú iratok kezelésére vonatkozó eltérő szabályok

223. A humánpolitikai feladatokkal kapcsolatban iratokat csak a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője, a humánpolitikai referensek, valamint a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetője vagy az elnök által erre kijelölt kormánytisztviselő iktathat. Az ilyen iratok kezelésére minden évben önálló, az általános iktatókönyvtől elkülönített iktatókönyvet kell létrehozni (a továbbiakban: HR iktatókönyv). Az ilyen tárgyú iratok iktatószámában az iktatókönyvre utalásnál az NKFIH rövidítést kiegészítve az NKFIH-HU rövidítést kell alkalmazni (NKFIH-HU-222-1/2015).

224. A HR iktatókönyvhöz hozzáférés csak az elnöknek, a humánpolitikai feladatokért felelős szervezeti egység vezetőjének, valamint a humánpolitikai referenseknek biztosítható. A felsoroltakon kívül csak az elnök engedélyével, meghatározott célra és időtartamra biztosítható a HR iktatókönyvhöz való hozzáférés.

30. Az elektronikus küldemények kezelésének rendje

225. Az elektronikus postafiókra érkező

a) elektronikus fájl (word vagy más formátumú dokumentum),

b) online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül – törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett – közvetlenül kitöltött küldemény

érkeztetését az iratkezelési szoftverben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

226. Az elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

227. Azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény ismételt érkezése esetén a feladót nem kell értesíteni. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus vagy egyéb rosszindulatú program.

228. A levelezőrendszeren érkezett és az NKFI Hivatal feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt, faxot automatikusan áthelyezve kell az iratkezelési szoftver érkeztető nyilvántartásában megjeleníteni.

229. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügy intézésével kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

230. Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni. Amennyiben a címzett ezt kéri, vagy az ügy természetéből eredően indokolt, a válaszlevelek egy papíralapú hiteles példányát is meg kell küldeni a címzettnek.

231. A hivatali kapu rendszerébe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver kiadmányozási felületén a „Hivatali kapu” expediálási mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

232. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére a válaszlevelet a „Hivatali kapu postán keresztül” expediálási mód kiválasztásával kell megküldeni.

233. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

234. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

235. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével rögzíteni kell az iratkezelési szoftverben.

236. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.

237. A Kr. 2. mellékletében, valamint a 2. mellékletben felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

238. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

239. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszeradminisztrátor archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

240. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

241. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

242. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

243. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – így olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

244. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát a kezelő telefonon vagy e-mailen, a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

245. Papíralapú és elektronikus iratpéldányokat is tartalmazó ügyiratok esetében a papíralapú előadói íven jelölni kell azokat az iktatószámokat, amelyeken az elektronikus ügyiratdarabok kerültek iktatásra.

246. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

31. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett papíralapú küldemények kezelése

247. A Kr. 38/D. § (3) bekezdésében meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett részére történő dokumentált átadásáról az igazgatási feladatokért felelős szervezeti egység vezetője gondoskodik.

248. A címzett szervezeti egység gondoskodik az átvett iratoknak – a már elektronikus úton beérkezett irat alapján nyilvántartásba vett – ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban a Szabályzat szerinti kezeléséről.

32. Egyéb rendelkezések

249. A jelen utasítás rendelkezéseit az NKFI Hivatal elnöke által kiadott iratkezelési szoftver felhasználói kézikönyvben foglaltakkal együttesen kell alkalmazni.

VIII. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

250. Ez az utasítás – a 251. pontban foglalt kivétellel – a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.

251. Jelen utasítást a hatálybalépésekor folyamatban lévő, még le nem zárt és irattárnak át nem adott ügyiratokra is alkalmazni kell.

1. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

A NEMZETI KUTATÁSI, FEJLESZTÉSI ÉS INNOVÁCIÓS HIVATAL
IRATTÁRI TERVE

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

Sor- szám	A. Tétel- szám	B. A tétel tárgya	C. Selejtezési idő (az irat keletkezésétől számítva)	D. Levéltárba adás ideje (év)
01. ÁLTALÁNOS ÉS JOGI ÜGYEK
1.	0101	A Hivatal tevékenységével kapcsolatos jogszabályok és azok előkészítő iratai	Nem selejtezhető	15 év
2.	0102	A Hivatal normatív utasításai (elnöki utasítás) és előkészítő iratai	Nem selejtezhető	15 év
3.	0103	Jogi iránymutatások, körlevelek, irányelvek, állásfoglalások (külső)	Nem selejtezhető	15 év
4.	0104	Országgyűlési beszámoló, Magyarország Kormánya részére előterjesztések, jelentések	Nem selejtezhető	15 év
5.	0105	A Hivatal munkaterve	Nem selejtezhető	15 év
6.	0106	A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata	Helyben marad
7.	0107	A Hivatal további belső irányításának eszközei (belső szabályzat, elnöki körlevél, tájékoztató és azok előkészítő iratai)	10 év	–
8.	0108	A Hivatal főosztályi ügyrendjei	10 év	–
9.	0119	A Kormány munkaterveihez javaslatok, valamint az ezekből adódó feladatok: lejáró határidejű feladatok	10 év	–
10.	0110	Más államigazgatási szervek által készített előterjesztések, jogi szabályozások, jogszabálytervezetek, jogi és szakmai iránymutatások	5 év	–
11.	0111	Munkajogi ügyek	15 év	–
12.	0112	Peres és nemperes eljárások, képviselet ellátása, végrehajtási ügyek	40 év	–
13.	0113	Szerződésekkel kapcsolatos ügyek	15 év	–
14.	0114	Nemzetközi szerződések, együttműködési megállapodások	Nem selejtezhető	15 év
15.	0115	Egyéb jogi ügyek	15 év	–
16.	0116	Közérdekű adatszolgáltatással kapcsolatos megkeresések	10 év	–
17.	0117	Jogi állásfoglalások	5 év	–
18.	0118	Panaszokkal kapcsolatos jogi vonatkozású ügyek	5 év	–
19.	0119	A kutatószervezetek akkreditációs eljárásával kapcsolatos ügyek	15 év	–
20.	0120	Adatvédelemmel kapcsolatos ügyek	5 év	–
02. IGAZGATÁSI, ÜGYVITELI, SAJTÓ- ÉS STATISZTIKAI ÜGYEK
1.	0201	A Hivatal elnöki értekezleteinek dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
2.	0202	A Hivatal elnökhelyettesi értekezletek dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
3.	0203	Vezetői munkaértekezlet dokumentumai (anyagai, jegyzőkönyvei stb.)	Nem selejtezhető	15 év
4.	0204	Főosztályi értekezlet dokumentumai	15 év	–
5.	0205	Miniszterelnökséggel, Országgyűléssel, illetve bizottságaival, minisztériumokkal és más országos hatáskörű szervekkel való kapcsolattartás iratai	15 év	–
6.	0206	A Hivatal szervezeti egységeinek működésével kapcsolatos adminisztratív ügyek (tájékoztatók, közlemények, adatközlések stb.)	5 év	–
7.	0207	A Hivatal szervezeti egységeinek működésével kapcsolatos elvi és szakmai ügyek	Nem selejtezhető	15 év
8.	0208	Tanácsadó testületek, bizottságok működése, azokban képviselet ellátása, továbbá az ezzel kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15 év
9.	0209	Kapcsolattartás a civil szférával	15 év	–
10.	0210	Alapokkal, alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek	15 év	–
11.	0211	Hivatali érdekegyeztetés	Nem selejtezhető	15 év
12.	0212	Statisztikai jelentések, adatszolgáltatások, éves összesítő jelentések, statisztikai összefoglalók, előkészítő anyagok	5 év	–
13.	0213	Közérdekű adatok kötelező közzétételével kapcsolatos ügyek	5 év	–
14.	0214	Tudományos rendezvények, szakmai kiállítások (hazai és nemzetközi) ügyei	10 év	–
15.	0215	Sajtótájékoztatók ügyei	10 év	–
16.	0216	Helyreigazítási nyilatkozatok, sajtószemle, hivatali tájékoztatók	5 év	–
17.	0217	Meghívók kiállításra, színházi bemutatóra, konferenciai részvételre stb.	2 év	–
18.	0218	Előadások tartására felkérés – az előadás anyaga	15 év	–
19.	0219	Előadások tartására felkérés – adminisztratív ügyek	3 év	–
20.	0220	Fővédnökségre felkérés	10 év	–
21.	0221	A Hivatal honlapjának kialakításával, szerkesztésével kapcsolatos ügyek	Helyben marad
22.	0222	A Hivatal kiadmányainak megjelentetése	10 év	–
23.	0223	A Hivatal PR-ügyei, arculati elemeinek megtervezése	5 év	–
24.	0224	A Hivatalhoz téves címzéssel vagy helytelen kézbesítéssel érkezett küldemények	3 év	–
25.	0225	A Hivatal nem jogi természetű, egyéb állásfoglalásai	5 év	–
26.	0226	Panaszokkal kapcsolatos, nem jogi vonatkozású, egyéb ügyek	5 év	–
03. HUMÁNPOLITIKAI ÜGYEK
1.	0301	Személyi iratok: kinevezés, kinevezésmódosítás, munkaszerződés, megbízási szerződés, illetménymegállapítás, helyettesítési díj megállapítás, besorolás, átsorolás, áthelyezés, átirányítás, kirendelés, tartós külszolgálatra rendelés, fizetés nélküli szabadság megállapítása, esküokmány, munkaköri leírás, összeférhetetlenségi nyilatkozat, engedély, bejelentés munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony létesítésével összefüggésben, jubileumi jutalom megállapítás, jogviszonymegszűnés, jogviszony-megszüntetés	50 év	–
2.	0302	Ügykezelői alapvizsga, közigazgatási alap- és szakvizsga kötelezettséggel kapcsolatos iratok	10 év	–
3.	0303	Továbbképzési, átképzési, közigazgatási vezetőképzési ügyek	5 év	–
4.	0304	Teljesítményértékelés, minősítés	50 év	–
5.	0305	Címzetes vezető-tanácsosi, címzetes főtanácsosi, címzetes vezető-főtanácsosi, címzetes főmunkatársi, szakmai és közigazgatási tanácsadói, szakmai és közigazgatási főtanácsadói címek adományozásával kapcsolatos ügyek	50 év	–
6.	0306	Kitüntetések, kitüntető címek, díjak adományozásával kapcsolatos iratok	50 év	–
7.	0307	Fegyelmi és kártérítési ügyek	50 év	–
8.	0308	Jutalmazási ügyek	50 év	–
9.	0309	Cafetéria-nyilatkozat	5 év	–
10.	0310	Tanulmányi szerződések	10 év	–
11.	0311	Szociális és egyéb juttatási ügyek	10 év	–
12.	0312	Munkakörátadás-átvétel során készült jegyzőkönyv	5 év	–
13.	0313	Illetményelőleg	2 év	–
14.	0314	Munkáltatói igazolás	2 év	–
15.	0315	Rendkívüli munkavégzés nyilvántartása	5 év	–
16.	0316	Jelenléti ívek és a szabadság nyilvántartása	5 év	–
17.	0317	Pályázati kiírások, beadott pályázatok	5 év	–
18.	0318	Munkabaleseti jegyzőkönyv	5 év	–
19.	0319	Vagyonnyilatkozat	*	–
20.	0320	Közszolgálati jogviták	30 év	–
04. ELLENŐRZÉSEKKEL, VIZSGÁLATOKKAL KAPCSOLATOS ÜGYEK
1.	0401	Az ellenőrzés szakmai, módszertani anyagai (Belső Ellenőrzési Kézikönyv)	10 év	–
2.	0402	Stratégiai és éves tervezési feladatok	15 év	–
3.	0403	A Hivatalban végzett belső ellenőrzések anyagai	Nem selejtezhető	15 év
4.	0404	A belső ellenőrzés által nyújtott kiemelt és átfogó tanácsadói tevékenységről készült feljegyzések	Nem selejtezhető	15 év
5.	0405	Egyéb, a belső ellenőrzés működésével kapcsolatos ügyek iratai, általános levelezés	10 év	–
6.	0406	Külső szervtől (ÁSZ, KEHI, NAV stb.) induló vizsgálatok anyagai	Nem selejtezhető	15 év
7.	0407	Éves ellenőrzési jelentési, beszámolási feladatok	15 év	–
05. GAZDÁLKODÁSI ÜGYEK
1.	0501	Megbízási szerződések magánszemélyekkel	50 év	–
2.	0502	Megbízási szerződések gazdálkodó szervezetekkel	5 év	–
3.	0503	Vállalkozási szerződések	5 év	–
4.	0504	Egyéb szerződések	5 év	–
5.	0505	Bérszámfejtés bizonylatai	50 év	–
6.	0506	Társadalombiztosítási ügyek	50 év	–
7.	0507	Munkaügy – egyéb	50 év	–
8.	0508	Beszámoló a fejezeti kezelésű előirányzat, a fejezet és az NKFI Alap gazdálkodásáról	Nem selejtezhető	15 év
9.	0509	Beszerzések (anyagellátás és készletgazdálkodás)	10 év	–
10.	0510	Közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok	5 év	–
11.	0511	Ingatlanügyek (bérleti szerződés, vagyonkezelői jog, hasznosítás, tervrajzok)	Helyben marad
12.	0512	Leltározás	10 év	–
13.	0513	Selejtezés	10 év	–
14.	0514	Üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek	10 év	–
15.	0515	Reprezentációs költségek elszámolása	10 év	–
16.	0516	Adó-, illeték- és vámügyek	20 év	–
17.	0517	Könyvelési bizonylatok (bank-, pénztár-, vegyes bizonylatok, főkönyvi kivonatok, analitikus nyilvántartások stb.)	10 év	–
18.	0518	Kiadmányozási, kötelezettségvállalási, teljesítésigazolási, utalványozási jogosultsággal kapcsolatos ügyek nyilvántartása	Helyben marad
19.	0519	Nyomtatványellátási iratok – szigorú számadású nyomtatványok	10 év	–
20.	0520	Tervezés fejezeti kezelésű előirányzat, a fejezet és az NKFI Alap Költségvetési tervezés (Hivatal)	Nem selejtezhető	15 év
21.	0521	Adatszolgáltatás – egyéb	10 év	–
22.	0522	Egyéb – költségvetési iratok, költségvetési intézmény, fejezeti kezelésű előirányzat, fejezet, NKFI Alap	10 év	–
23.	0523	Bel- és külföldi kiküldetések költségeinek elszámolása	2 év	–
24.	0524	A Hivatal Alapító Okirata és az ahhoz közvetlenül kapcsolódó iratok	Helyben marad
25.	0525	Beruházás	15 év	–
26.	0526	Beruházás, felújítás műszaki ellenőrzése	Helyben marad
27.	0527	Egyedi (kizárólagos elnöki döntéssel megvalósuló) támogatással kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15 év
06. BIZTONSÁGSZERVEZÉSI ÜGYEK
A vagyonvédelemmel, illetve a rendészeti feladatokkal kapcsolatos ügyek
1.	0601	Rendészeti, vagyonvédelmi, biztonságtechnikai szemlék, bejárások, ellenőrzések dokumentumai	15 év	–
2.	0602	Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos intézkedések, jelentések, a biztonságot növelő szolgálat elrendelésével kapcsolatos ügyek	15 év	–
Az élet-, tűz- és vagyonvédelmet szolgáló biztonságtechnikai berendezések, eszközök stb. létesítésének és beszerzésének, valamint korszerűsítésének ügyei
3.	0603	Jogi szabályozás előkészítése, körlevelek, felhívások, ajánlások, képzések, szakmai rendezvények ügyei	10 év	–
4.	0604	Komplex, illetve célellenőrzések, témavizsgálatok	10 év	–
5.	0605	Biztonságtechnikai pályázatok ügyei, intézkedések, állásfoglalások intézményi technikai fejlesztés, korszerűsítés ügyben	10 év	–
A tűz elleni védekezés, a műszaki mentés, valamint az ezekhez szükséges feltételek kialakítása, fenntartása ügyei
6.	0606	Tűzvédelmi ügyek, intézkedések, tájékoztatók, jelentések, beszámolók	10 év	–
7.	0607	Tűzesemények	15 év	–
Az egészséges, biztonságos munkavégzés és oktatás szakmai feltételeinek megteremtését és fenntartását szolgáló ügyek
8.	0608	Munkavédelmi intézkedések, beszámoló jelentések, statisztikák, a munkavédelmi hatóságok, szakbizottságok anyagai	10 év	–
9.	0609	Munkavédelmi ellenőrzések, szemlék dokumentumai	10 év	–
10.	0610	Azonnali jelentésre kötelezett balesetek okmányai	10 év	–
Az üzem- és energiagazdálkodással kapcsolatos ügyek
11.	0611	Energiagazdálkodási, energiastatisztikai ügyek	10 év	–
12.	0612	Üzemeltetési költségcsökkentő energiaracionalizálási pályázatok, támogatások ügyei	10 év	–
07. INFORMATIKAI ÜGYEK
1.	0701	A Hivatal egységes informatikai rendszerének kiépítése, fejlesztése	Nem selejtezhető	15 év
2.	0702	A Hivatal informatikai stratégiai, elvi ügyei	Nem selejtezhető	15 év
3.	0703	Az informatikai eszközök beszerzése, karbantartása	8 év	–
4.	0704	A Hivatal honlapjának működtetésével kapcsolatos ügyek	2 év	–
5.	0705	Biztonságtechnikai (adatmentési, adatvédelmi) ügyek	Helyben marad
6.	0706	A Kormány fejlesztési programjaival kapcsolatos informatikai ügyek	Nem selejtezhető	15 év
7.	0707	Fejlesztési projektekkel kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15 év
8.	0708	Beléptetőrendszerrel kapcsolatos jogosultságok, telefonkódok nyilvántartása	5 év	–
9.	0709	Hivatal költözéssel, ill. informatikai átállással kapcsolatos IT ügyek	15 év	–
10.	0710	A Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.-vel történő együttműködés iratai	15 év	–
11.	0711	Informatikai üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek	15 év	–
08. IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS ÜGYEK
1.	0801	Iktatókönyvek, mutatókönyvek (név, hely, tárgy)	Nem selejtezhető	15 év
2.	0802	Kézbesítőkönyv, postakönyv	10 év	–
3.	0803	Selejtezési és iratátvételi jegyzőkönyv	Helyben marad
4.	0804	Bélyegző-nyilvántartás	Helyben marad
5.	0805	Iratkezelési szabályzat	Helyben marad
6.	0806	Az iratkezelés ellenőrzése, felügyelete (belső, levéltári)	Helyben marad
7.	0807	A minősített iratkezeléssel kapcsolatos nyílt iratok, személyi dokumentumok, nyilvántartások	Helyben marad

____________________

* Amennyiben a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnt, vagy a kötelezett új vagyonnyilatkozatot tett, az őrzésért felelős a vagyonnyilatkozat általa őrzött példányát 8 napon belül a kötelezettnek visszaadja.

II. KÜLÖNÖS RÉSZ

Sor- szám	A. Tétel- szám	B. A tétel tárgya	C. Selejtezési idő (az irat keletkezésétől számítva)	D. Levéltárba adás ideje (év)
09. TÁMOGATÁSKEZELÉSI ÉS INNOVÁCIÓS ÜGYEK
1.	0901	Innovációs pályázatokkal kapcsolatos pályázatkezelési iratok (pályázatok, támogatási szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok, pénzügyi elszámolások, levelezések, helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyvek, követeléskezeléssel kapcsolatos dokumentumok)	Nem selejtezhető	Zárást követő 15 év
2.	0902	2014–2020 programozási időszak operatív programjai terhére meghirdetett pályázatokkal, programokkal kapcsolatos iratok (felhívások, útmutatók, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok)	Nem selejtezhető	Programozási időszak zárását követő 15 év
3.	0903	Pályázati felhívások, útmutató	Nem selejtezhető	15 év
4.	0904	Pályázatok döntési folyamatában a szakmai bírálatok, szakmai panelek üléseinek jegyzőkönyvei, emlékeztetők, Irányító Testület üléseinek jegyzőkönyvei, döntések előterjesztése, valamint pályázati döntési listák, pályázaton kívüli döntések	Nem selejtezhető	15 év
5.	0905	Feladatkezeléssel kapcsolatos szabályzatok, eljárásrendek	10 év	–
10. KUTATÁS-FEJLESZTÉSI ÜGYEK
1.	1001	Kutatás-fejlesztési pályázatokkal, programokkal kapcsolatos iratok (támogatási szerződések, jegyzőkönyvek, emlékeztetők, állásfoglalások, döntések, felülvizsgálatok)	Nem selejtezhető	15 év
2.	1002	Hazai és külföldi kutatást támogató alapokkal és szervezetekkel való kapcsolattartás	Nem selejtezhető	15 év
3.	1003	Bizottsági, kollégiumi tagokkal, testületekkel, szakértőkkel való levelezés	5 év	–
4.	1004	Norvég alapú pályázatokkal kapcsolatos levelezés	10 év	–
5.	1005	NET pályázatokkal kapcsolatos levelezés	10 év	–
6.	1006	Döntéslisták (valamennyi osztály)	Nem selejtezhető	15 év
7.	1007	Bölcsészet- és társadalomtudományi zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
8.	1008	Bölcsészet- és Társadalomtudományi Osztály levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5	–
9.	1009	Agrár, környezet, ökológia, földtudományi zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
10.	1010	Agrár, Környezet, Ökológia, Földtudományi Osztály levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5	–
11.	1011	Matematikai, fizikai, kémiai, mérnöki tudományok zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
12.	1012	Matematikai, Fizikai, Kémiai, Mérnöki Tudományok Osztálya levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5	–
13.	1013	Orvosi és biológiai kutatások zsűri és kollégiumi ülések emlékeztetői, jegyzőkönyvei, rangsorok	Nem selejtezhető	15 év
14.	1014	Orvosi és Biológiai Kutatások Osztálya levelezése, belső anyagok, munkaanyagok	5	–
11. KAPCSOLATI ÜGYEK
1.	1101	A Hivatal innovációs szolgáltatásaival, kapcsolatépítési struktúrájával és stratégiájával kapcsolatos iratok	10 év	–
2.	1102	Az innovációs szolgáltatási platformok struktúrájával kapcsolatos iratok	10 év	–
3.	1103	Regionális hálózattal rendelkező, innovációs feladatokat ellátó hazai szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai	10 év	–
4.	1104	A Hivatal pályázati stratégiájával kapcsolatos iratok	10 év	–
5.	1105	Duna-régió Stratégiával kapcsolatos iratok	Nem selejtezhető	15 év
6.	1106	Innovációs célú nemzetközi és hazai vállalati partnerkapcsolatok fejlesztésével kapcsolatos iratok	10 év	–
7.	1107	Szakterületek ügyeivel kapcsolatos iratok	10 év	–
8.	1108	Egyedi projektek iratai	10 év	–
9.	1109	Az NKFI Alapból nyújtott támogatások odaítélésével összefüggésben előterjesztett kifogásokkal kapcsolatos iratok	10 év	–
10.	1110	Az NKFI Hivatal általános ügyfélkapcsolati feladataival kapcsolatos iratok	5 év	–
11.	1111	NKFI Alap SZÉCHENYI 2020 arculattal kapcsolatos iratok	5 év	–
12.	1112	NKFI Alap pályázati információs weboldal adminisztrátori feladataival kapcsolatos iratok	5 év	–
13.	1113	Állam- és kormányközi, valamint tárcaközi kutatás-fejlesztési munkatervek	Nem selejtezhető	15 év
14.	1114	Hivatalos nemzetközi látogatások és tárgyalások iratai	Nem selejtezhető	15 év
15.	1115	Munkaterves és munkaterven kívüli tudományos rendezvények iratai	Nem selejtezhető	15 év
16.	1116	Intézményközi közvetlen együttműködés elvi ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
17.	1117	Intézményközi közvetlen együttműködés adminisztratív ügyek iratai	5 év	–
18.	1118	Nemzetközi kapcsolatok finanszírozásának iratai	Nem selejtezhető	15 év
19.	1119	Diplomáciai jelentések	5 év	–
20.	1120	Multilaterális együttműködések iratai	Nem selejtezhető	15 év
21.	1121	Az Európai Unióval kapcsolatos ügyek iratai	Nem selejtezhető	15 év
22.	1122	Delegációk fogadásával kapcsolatos iratok	15 év	–
23.	1123	Rendezvények szervezésével, tudományos rendezvényeken, szakmai kiállításokon való részvétellel kapcsolatos (hazai és nemzetközi) iratok	Nem selejtezhető	15 év
24.	1124	Egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás ügyei – regionális	Nem selejtezhető	15 év
25.	1125	Egyéb szervezetekkel való kapcsolattartás ügyei – nemzetközi	Nem selejtezhető	15 év
26.	1126	Az éves utaztatási terv és az utaztatással kapcsolatos iratok	15 év	–
27.	1127	Tudomány és Technológia (a továbbiakban: TéT) ügyek, TéT Koordinációs bizottsági anyagok	10 év	–
28.	1128	Bilaterális TéT együttműködési tárgyalásokkal kapcsolatos ügyek (meghatalmazások stb.)	10 év	–
29.	1129	Bilaterális TéT egyezmények iratai	Nem selejtezhető	15 év
30.	1130	Bilaterális TéT VB ülések jegyzőkönyvei	Nem selejtezhető	15 év
31.	1131	Bilaterális TéT pályázatok iratai	5 év	–
32.	1132	A Hivatal külföldi társintézményeivel kapcsolatos ügyek	10 év	–
33.	1133	Tárgyalásjelentések, beszámolók úti jelentések	10 év	–
34.	1134	Külföldi kiküldetések dokumentumai, útlevélügyek	10 év	–
35.	1135	TéT attaséi jelentések, kiadványok, operatív anyagok, futárposta, körutasítások	15 év	–
36.	1136	TéT attaséi hírlevelek, információs kiadványok	5 év	–
37.	1137	PC és NCP ügyek iratai	5 év	–
38.	1138	Nemzetközi szervezetekben való képviseletre vonatkozó kinevező iratok	5 év	–
39.	1139	Nemzetközi programokban való részvételhez kapcsolódó iratok	5 év	–
40.	1140	Nemzetközi együttműködésekben való részvételt támogató pályázatok anyagai	5 év	–
12. STRATÉGIA ÉS PROGRAMTERVEZÉS
1.	1201	Kutatás-fejlesztési és innovációs stratégiák, intézkedési tervek és azok koncepciói	Nem selejtezhető	15 év
2.	1202	Kutatási és fejlesztési infrastruktúra stratégiák, koncepciók	Nem selejtezhető	15 év
3.	1203	Regionális és ágazati stratégiai dokumentumok, tervek, fejlesztési programok, pályázati koncepciók	Nem selejtezhető	15 év
4.	1204	Pályázati tervek és felhívások	Nem selejtezhető	15 év
5.	1205	Pályázatkezelés és pályázati bíráltatás dokumentumai (ügyrend, eljárásrend, döntés-előkészítés stb.)	Nem selejtezhető	15 év
6.	1206	Monitoring és értékelési ügyek	10 év	–
7.	1206A	KFI stratégiai értékeléssel kapcsolatos ügyek (értékelési tervek, módszertan, nemzetközi együttműködések, támogatási programok értékelése, jelentések, beszámolók készítése stb.)	10 év	–
8.	1206B	A programok értékelésének módszerei	10 év	–
9.	1206C	Teljesítések szakmai szempontból történő véleményezése	10 év	–
10.	1206D	Egyéb programok, pályázatok ügyei	10 év	–
11.	1208	Egyedi elbírálású, kiemelt fejlesztésekkel és programokkal kapcsolatos ügyek	Nem selejtezhető	15 év
12.	1209	Az innováció és műszaki fejlesztéspolitika intézményi és szabályozási rendszerére vonatkozó javaslatok, elemzések, koncepciók	15 év	10 év
13.	1210	A kormányzati szervektől érkezett tanulmányok, koncepciók véleményezése, a részükre készített javaslatok	10 év	–
14.	1211	A tanulmánykészítéssel kapcsolatos iratok (tanulmányterv engedélyezése, témabizottsági megbízások, ülések jegyzőkönyvei, lektorálással kapcsolatos iratok, szakmai vita jegyzőkönyve, írásbeli vélemények, elfogadott tanulmányok stb.)	10 év	–
15.	1212	OECD tudomány- és technológiapolitikai ügyek	10 év	–
16.	1213	Egyéb nemzetközi kutatási szervezetekkel kapcsolatos ügyek	10 év	–
17.	1214	A kutatás-fejlesztési hálózatokkal (klaszterek, platformok stb.), innovációs szolgáltatással kapcsolatos hazai és nemzetközi ügyek	10 év	–
18.	1215	Kezdő vállalkozásokkal, finanszírozásukkal, valamint a technológiai inkubátorokkal kapcsolatos ügyek	10 év	–
19.	1216	A stratégiai tevékenységgel közvetlenül összefüggő konferenciák, szakkiállítások szervezésével, kiadványok készítésével kapcsolatos ügyek	5 év	–
20.	1217	Egyéb innovációpolitikai ügyek	5 év	–
13. ELEMZÉSI ÜGYEK
1.	1301	Elemzésekkel, riportokkal, kiadványokkal kapcsolatos ügyek	5 év	–
2.	1302	Adatforrásokkal, együttműködésekkel kapcsolatos iratok	5 év	–
3.	1303	A KFI adattár működtetésével kapcsolatos iratok	5 év	–
4.	1304	Adatkezeléssel, adatbiztonsággal kapcsolatos iratok	5 év	–
5.	1305	A KFI adattár fejlesztésével kapcsolatos iratok	10 év	–
6.	1306	Pénzügyi forrásokkal, pályázatokkal kapcsolatos iratok	10 év	–
7.	1307	A KFI adattárral kapcsolatos koncepciók és tanulmányok iratai	Nem selejtezhető	15 év
8.	1308	Kutatási Infrastruktúrákkal kapcsolatos ügyek	10 év	–

2. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerben
nem érkeztethető és nem expediálható küldemények

1. A tudományos kutatásról, fejlesztésről és innovációról szóló 2014. évi LXXVI. törvény alapján az NKFI Hivatal alaptevékenységébe tartozó, az NKFI Alap terhére finanszírozott kutatás-fejlesztési és innovációs pályázatok teljes iratanyaga, amely tartalmazza az elnöki Tanácsadó Testület, Tudományterületi Szakmai Kollégiumok Testülete, Innovációs Testület, szakmai kollégiumok, szakértői csoportok és anonim szakértők hivatalos levelezését.

2. Az NKFI Hivatal nemzetközi pályázatainak anyagai (Költségvetési Főosztály, Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya).

3. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

Átadás-átvételi jegyzék
központi irattárba történő iratátadásról

Iratjegyzék
Leadó szervezeti egység:				… Főosztály
Leadásért felelős:				Leadásért felelős aláírása: …………………………………
Leadás dátuma:
Központi irattári ügyintéző:				Központi irattári ügyintéző aláírása: …………………………………
Átvétel dátuma:

Iktatószám	Alszámok	Lapszám	Irattári tételszám	Megjegyzés

4. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

Iratkikérő lap az NKFI Hivatal központi irattárból
kölcsönözhető saját eredeti iratokhoz

Az iratot kikölcsönző szervezeti egység neve:

Ügyintéző neve:

Az ügyirat iktatószáma:

Az ügyirat tárgya:

Tudomásul veszem, hogy a kikért ügyirat tekintetében visszaszolgáltatási kötelezettségem van.

Budapest, Dátum

…………………………………………
szervezeti egység vezetője

Iratkikérő lap az NKFI Hivatal központi irattárból
kölcsönözhető nem saját eredeti iratokhoz

Az iratot kikölcsönző szervezeti egység neve:

Ügyintéző neve:

Az ügyirat iktatószáma:

Az ügyirat tárgya:

Tudomásul veszem, hogy a kikért ügyirat tekintetében visszaszolgáltatási kötelezettségem van.

Budapest, Dátum

…………………………………………
szervezeti egység vezetője

Jóváhagyom:

…………………………………………
illetékes szervezeti egység vezetője

5. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

Iratpótló lap
az NKFI Hivatal központi irattárából kikölcsönzött iratokhoz

A kikért/kiemelt irat iktatószáma:

A kikért/kiemelt irat tárgya:

A kikért/kiemelt irat eredeti őrzési helye:

(a kézi irattárat kezelő szervezeti egység neve:)

A kikért/kiemelt irat ideiglenes őrzési helye:

(az iratot kölcsönző ügyintéző vagy szervezeti egység neve, csatolás esetén az utóirat iktatószáma:)

Az irat kikérésének időpontja:

Az irat kiemelésének időpontja:

A kiemelést végző ügykezelő éve:

    …………………………………………    …………………………………………
    ügykezelő/irattáros    iratot átvevő személy
    aláírása    aláírása

6. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

… sz. példány

Iratselejtezési jegyzőkönyv

Tárgy: a Nemzeti Kutatási Fejlesztési és Innovációs Hivatal …… tárgyú iratainak selejtezése

Készült: dátum, az NKFI Hivatal x. sz. hivatalos helyiségében (cím)

Jelen vannak: – bizottság elnöke

– bizottság tagja

A selejtezés alá vont iratok megnevezése: … kezelésű iratok.

A kiselejtezett iratok évköre: -tól, -ig.

A kiselejtezett iratok terjedelme: ifm

A kiselejtezett iratok jegyzéke: db/felsorolás

A selejtezés az 1995. évi LXVI. törvény 9. § (1) bekezdés f) pontja, valamint az NKFI Hivatal Iratkezelési szabályzatának 23. Selejtezés alcíme és az NKFI Hivatal irattári terve szerint zajlik. A selejtezésre előkészített iratok felsorolását a mellékelt jegyzék tartalmazza.

A bizottság megállapítja, hogy a selejtezés az NKFI Hivatal hatályos Iratkezelési szabályzatának megfelelően folyt le, ezért a selejtezési jegyzőkönyvet annak mellékleteivel együtt jóváhagyás céljából a Magyar Nemzeti Levéltárnak felterjeszti.

Kmf.


………………………………… aláírás	………………………………… aláírás	………………………………… aláírás

Jóváhagyta:

Magyar Nemzeti Levéltár

Készült: 3 példányban;

Melléklet: x lap selejtezési jegyzék;

Kapják:

1–2. sz. példányt Magyar Nemzeti Levéltár;

3. sz. példányt Központi irattár

Záradék:

A selejtezés dátum napján megtörtént.


………………………………… aláírás	………………………………… aláírás	………………………………… aláírás

7. melléklet a 18/2015. (X. 9.) NKFIH utasításhoz

A Magyar Nemzeti Levéltár részére történő
iratátadás-átvételi jegyzőkönyv

… sz. példány

Tárgy: az NKFI Hivatal …. tárgyú iratainak átadás-átvétele

Készült: dátum, a Magyar Nemzeti Levéltár x. sz. hivatalos helyiségében (cím)

Jelen vannak: – Átadó: az NKFI Hivatal képviseletében:

(az átadásért felelős személy neve és beosztása).

– Átvevő: a Magyar Nemzeti Levéltár képviseletében:

(az átvételért felelős személy neve és beosztása).

Az átvétel tárgyát képező iratanyag: …

Az átadandó iratok évköre: -tól, -ig

Az átadandó iratok terjedelme: doboz/ifm

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 12. §-ában foglaltak alapján átadó átadja, átvevő átveszi jelen jegyzőkönyv elválaszthatatlan részét képező x oldalas x tételsort tartalmazó átadás-átvételi jegyzék szerint rögzített maradandó értékű iratokat, x dobozban. A tételek csoportosítása az Iratkezelési szabályzat 1. melléklete (irattári terv) alapján történt.

Levéltári átadásra előkészítette: …

………………………………… Átvevő	………………………………… Átadó
(P. H.)	(P. H.)

Készült: 2 példányban

Melléklet: x lap iratátadás-átvételi jegyzék

Kapják: 1. sz. példányt Átadó; 2. sz. példányt Átvevő

Az utasítást a 10/2018. (XII. 21.) NKFIH utasítás 312. pontja hatályon kívül helyezte 2019. január 1. napjával. Alkalmazására lásd e hatályon kívül helyező utasítás 310. pontját.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek