6/2015. (XII. 30.) BVOP utasítás
a büntetés-végrehajtási szervezet Egységes Iratkezelési Szabályzatának kiadásáról1
2016.01.01.
1. § A büntetés-végrehajtási szervezet (a továbbiakban: bv. szervezet) Egységes Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) az utasítás Melléklete szerint határozom meg.
2. § Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), a büntetés-végrehajtási intézetekre és intézményekre (a továbbiakban: bv. intézet), továbbá a fogvatartottak kötelező foglalkoztatására létrehozott gazdálkodó szervezetekre (a továbbiakban együtt: bv. szervek) terjed ki.
3. § A bv. szervek vezetői az Iratkezelési Szabályzat hatálybalépését követő kilencven napon belül kötelesek az iratkezelés és iratnyilvántartás rendjére vonatkozó szabályokat felülvizsgálni.
4. § Ez az utasítás 2016. január 1-jén lép hatályba.
Melléklet a 6/2015. (XII. 30.) BVOP utasításához
A BÜNTETÉS-VÉGREHAJTÁSI SZERVEZET EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
Értelmező rendelkezések
1. A Szabályzat alkalmazásában:
1.1. Alszám: alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszerben a két- vagy többfázisú ügyek második és további ügyiratdarabjainak iktatószáma.
1.2. Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat.
1.3. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
1.4. Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat. 1.5. Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye.
1.6. Előzménykutatás: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz szükséges-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot szükséges-e neki nyitni.
1.7. Felterjesztés: valamely iratnak a döntésre, kiadmányozásra jogosult vezető részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelő eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembevételével történő megküldése, amely aktus egyben a felterjesztésre jogosult vezető részéről annak szavatolása, hogy az irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas.
1.8. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely alkalmas az aláíró azonosítására, egyedülállóan az aláíróhoz köthető olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető.
1.9. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél–hivatal, illetve a hivatal–ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.
1.10. Hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a büntetés-végrehajtás hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz.
1.11. Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.
1.12. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.
1.13. Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett.
1.14. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
1.15. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.
1.16. Iratszerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
1.17. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.
1.18. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
1.19. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány- (elintézés-) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.
1.20. Kivonat: valamely irat egy részének szó szerinti idézése. Az eredeti irat formájának (alakjának) megtartása nem kötelező, azonban a „Kivonat ..... számú ..... tárgyú .....ból” jelölést fel kell tüntetni.
1.21. Minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.
1.22. Nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál. Nyilvántartási szám a rendszeresített számítógépes programban az irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is.
1.23. Utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab (az utóirat egyben egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata is lehet).
1.24. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
1.25. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.
2. Az 1. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése során
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (a továbbiakban: Ltv.), b) a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény (a továbbiakban: Ket.), c) az elektronikus aláírásról szóló törvény,
d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló törvény,
e) a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról szóló kormányrendelet,
f) az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendelet,
g) az egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló kormányrendelet,
i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló KIM rendelet
rendelkezései irányadóak.
Az Iratkezelési Szabályzat célja
3. Az Iratkezelési Szabályzat célja az iratok készítésére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására és selejtezésére vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a bv. szervek irattári anyaga – ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel – szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedék számára is fennmaradjon.
4. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint a belső normákban meghatározott előírások figyelembevételével kell alkalmazni. A büntetés-végrehajtási szervezetnél nyílt és minősített iratkezelés van. A nyílt iratkezelést ezen Iratkezelési Szabályzat szabályozza, a minősített iratkezelést pedig a minősített adatvédelemmel kapcsolatos Biztonsági Szabályzat tartalmazza.
Az iratkezelés szervezete, feladatai
5. A bv. szervek Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.
6. A bv. szervek az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látják el centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti egységek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik.
7. Az ügykezelő feladata:
a) bv. szervezetnél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények átvétele, bontása,
b) az iratok előzménykutatása, iktatása, csatolása, szerelése, vezetői utasításra a szkennelése, az elektronikus vagy digitalizált iratok azonosító adataikhoz történő hozzáfűzése, az iratok továbbítása a címzettekhez,
c) ellenőrzi az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott irat hitelességét,
d) a szervezeti egységeknél készült küldemények továbbítása, postázása,
e) a szervezeti egységek átmeneti irattárából átvett iratok központi irattárban történő tárolása, a kölcsönzés végrehajtása, a selejtezése, a megsemmisítése, a maradandó értékű iratok közlevéltárba átadásának előkészítése,
f) a bv. szerv hivatalos elektronikus postafiókjának üzemeltetése,
g) a bv. szervezet rendjét meghatározó szabályzatok nyilvántartása,
h) az irat kiadása és visszavétele,
i) az irat – a szervezeti egység vezetője által meghatározott ideig történő – határidő-nyilvántartásban való tartása,
j) folyamatosan ellenőrizni jelen Szabályzat betartását, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességeket közvetlen vezetőjének írásban jelenteni,
k) hat hónapon túl vezetőnél, ügyintézőnél lévő elintézetlen iratokról hiányjegyzék készítése, és erről a szervezeti egység vezetőjének tájékoztatása,
l) iratok őrzése, selejtezése.
8. A szervezeti egységek ügykezelői feladatokat ellátó munkatársa végzi:
a) a saját készítésű, a postára adandó vagy a más módon kézbesítendő küldemények ügykezelésre történő továbbítását,
b) az elektronikus ügykezelési rendszerben az iktatást,
c) az önálló irattárral rendelkező szervezeti egységeknél kezeli az irattárat,
d) ellenőrzi, hogy az előadói ív szabályosan kitöltött, és a szükséges aláírások azon szerepelnek,
e) ellenőrzi az irattárazni kívánt irat főszámait és alszámait, hogy azok hiánytalanul megvannak,
f) dokumentálja és elvégzi az irat átadás-átvételét,
g) a szervezeti egység hivatalos elektronikus postafiókjának kezelését,
h) a szervezeti egység átmeneti irattárának kezelését, az iratkölcsönzést, a keletkezéstől számított hat évnél régebbi iratok átadását a központi irattárnak.
9. Az ügyintézők készítik az iratot, javaslatot tesznek az irattári tételszámra, rögzítik a vezetői tájékoztatáshoz, valamint az iratkezeléshez szükséges adatokat. Az előadói ívben sorba rendezik az irat főszámait és alszámait, a felesleges munkapéldányokat az iratanyagból kiemelik az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint.
10. A vezetők – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – végzik a szignálást, a koordinációra bocsátást, a koordináció határidejének meghatározását, az érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását, az elintézési határidő meghatározását, végrehajtásának ellenőrzését, a határidőbe tétel engedélyezését, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását, a védettség és a betekintők körének meghatározását, az irattári tételszám, az irattárazás engedélyezését. A bv. szerv vezetője végzi a selejtezés, az irattárba és a közlevéltárba adás engedélyezését.
11. A bv. szervezet nyílt iratainak kezelése RobotZsaru-Neo kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer (a továbbiakban: iratkezelési szoftver) használatával történik.
12. Az informatikai szakterület ellátja az iratkezelési szoftver informatikai rendszergazdai feladatait, valamint:
a) gondoskodik a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. közreműködésének igénybevételével a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről,
b) az iratkezelésért felelős szervezeti egységgel együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket,
c) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért felelős személyt,
d) gondoskodik az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről,
e) gondoskodik a számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges eszközök biztosításáról,
f) nyilvántartja a kiadott elektronikus aláírásokat, és meghatározza azok kezelési rendjét.
Az ügykezelés felügyelete
13. A bv. szervezet iratkezelési feladatainak felügyeletét a központi ügykezelés felügyeletét ellátó főosztályvezető látja el, aki e feladatkörében gondoskodik különösen:
a) az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről, az előírások végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról,
b) a szabálytalanságok megszüntetéséről,
c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,
d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint
e) az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról.
14. A bv. szervek vezetői és a BVOP főosztályvezetői – jelen Szabályzat előírásainak figyelembevételével – kötelesek a felügyeletük alatt álló szerv, szervezeti egység iratkezelését megszervezni. Ezen vezetők felelősek a vonatkozó iratkezelési határidők betartásáért is. Ennek érdekében kötelesek ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, valamint a határidők nyilvántartását. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket kötelesek írásban rögzíteni és a feltárt hiányosságok megszüntetésére haladéktalanul intézkedni.
15. Az iratkezelési folyamat szereplői megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal az elektronikus nyilvántartás alapján (elszámoltatási lista) tételesen elszámol. A folyamatban lévő ügyekről a szervezeti egység átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít, és gondoskodik az iratok további kezeléséről.
16. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.
Az iktatási rendszer
17. A bv. szervezetnél alszámokra tagolódó sorszámos iktatást kell alkalmazni. Az alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot (főszámot) kap, míg a többi irat az adott sorszám alszámaira kerül.
18. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített (főnyilvántartó könyvben nyilvántartásba vett, folyamatosan oldalszámozott, az év végén záradékolt, az ügykezelő és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt, valamint a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott) papíralapú iktatókönyvet és elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) kell használni.
Az irattári terv szerkezete és rendszere
19. Az irattári terv az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után selejtezhető. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelöli, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát is tartalmazza.
20. Az irattári terv általános és különös részre tagozódik. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak. A bv. szervezet irattári tervét az 1. függelék tartalmazza. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni. Az iratkezelés alapelvei
21. A bv. szervek iratkezelését úgy kell megszervezni és működtetni, hogy az érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen.
22. Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen.
23. Az irattári anyag rendszeres évenkénti selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról.
24. Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy szolgálja a bv. szerv feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését (az ügyintézési érdekeket), valamint garantálja az iratok épségben és használható állapotban történő őrzését.
25. Elektronikus iratkezelés esetén kizárólag olyan elektronikus iratkezelési szoftver alkalmazható, amely a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelel, és tanúsítvánnyal rendelkezik.
26. Az elektronikus iratkezelési szoftver alkalmazásakor ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a manuális iratkezelésnél, annak meg kell felelnie az adatbiztonsági követelményeknek, valamint üzemeltetési utasítással és felhasználói kézikönyvvel kell rendelkeznie.
II. FEJEZET
AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI
Az iratok rendszerezése, nyilvántartása
27. Az ügyiratokat, valamint a bv. szervek irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.
28. A beérkező, a kimenő és a helyben keletkező iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
29. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az – átmeneti, központi – irattárban az Iratkezelési Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.
30. A bv. szervekhez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak szükség esetén papíralapú iktatókönyvben, illetve az e célra rendszeresített, tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.
A jogosultságok kezelésének szabályai az iratkezelési szoftverben
31. Az iratkezelési szoftver üzemeltetése, a technikai infrastruktúra biztosítása és a program hibás működésének elhárítása az Informatikai Főosztály feladata.
32. Az alkalmazás rendszergazda feladatai a következők:
a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyv nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,
b) irattári tételszámok karbantartása,
c) az elektronikus iratkezelési szoftverhez kapcsolódóan a hozzáférési jogosultságok beállítása,
d) egyedi azonosítók karbantartása,
e) helyettesítési jogok és a
f) külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartása,
g) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása.
33. Az infrastruktúra-rendszergazda feladata az iratkezelési szoftverben tárolt adatok archiválása.
34. Az iratkezelési szoftverhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, valamint a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezető engedélyezését követően az alkalmazás-rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.
35. A beállítást végző alkalmazás-rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja, nyilvántartja és őrzi.
36. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
Hozzáférés az iratokhoz
37. Az iratba korlátozás nélkül betekinthet az ügy intézője és annak valamennyi elöljárója, illetve felettese.
38. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
39. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy akkor tekinthet be, ha azt:
a) hivatali munkájával, tevékenységével összefüggő feladat ellátása szükségessé teszi, vagy
b) a közvélemény pontos és gyors tájékoztatása indokolja.
40. Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseit minden esetben be kell tartani. 41. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az iratkezelési szoftverben egyaránt dokumentálni kell.
42. Az iratba való betekintés tényét, időpontját, továbbá a betekintő személy nevét, rendfokozatát, beosztását és szolgálati helyét az előadói íven – amennyiben ilyen nincs, az iraton – fel kell tüntetni. Ezért az irat hollététől függően az ügyintéző vagy az ügykezelő (irattáros) felelős.
Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése
43. A bv. szervezet iratkezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, felkérésre egyes rendelkezések értelmezése, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az iratkezelési tevékenységre vonatkozó jogszabály-alkotási kezdeményezések előkészítése és jogszabálytervezetek véleményezése a BVOP iratkezelést felügyelő vezetőjének hatáskörébe tartozik.
44. A bv. szervek vezetői a szerv SZMSZ-ében, illetve ügyrendjében határozzák meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelölik az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. Az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése az átruházott jogok tekintetében – ezen vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető eljár a részére átruházott – és munkaköri leírásában rögzített iratkezeléssel összefüggő feladatkörökben. A bv. szervek vezetői ugyanakkor továbbra is felelősek az iratkezelés jogszerűsége érdekében a hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki.
45. Az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az SZMSZ, valamint ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és az iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a szervek vezetői a felelősek.
46. Az ügykezelés feladatait, feladatkörét az iratforgalom nagysága, valamint a bv. szerv vezetőjének döntése alapján önálló ügykezelési szervezeti egység, önálló ügykezelő vagy több munkafolyamatot ellátó – ügykezelési feladattal is megbízott – dolgozó (a továbbiakban: ügykezelő) látja el.
47. Az ügykezelés elhelyezésére lehetőleg külön helyiséget kell biztosítani. A helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. A helyiséget védetté kell tenni illetéktelen személyek behatolása ellen. A helyiség munkaidőn túli felnyitásáról az illetékes szervezeti egység vezetőjét tájékoztatni kell. Amennyiben a felnyitásnál az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell a jelenlévők nevét, rendfokozatát, beosztását, a felnyitás indokát, valamint hogy kivittek-e valamit a helyiségből. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
48. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA
Küldemények átvétele
49. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, hivatali kapu vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a szervezeti egységekhez.
50. A küldeményeket és beadványokat hivatali munkaidőben az ügykezelő vagy a bv. szerv, szervezeti egység e feladattal megbízott dolgozója veszi át. Az átvevő a papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. A küldemény beérkezésének időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni a küldemény sorszámát, feladóját, az érkezés dátumát, könyvelt postai küldemény esetén a postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell kezelni. Elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.
51. A küldemény átvételére jogosult:
a) a címzett vagy az általa megbízott személy,
b) a bv. szerv vezetője vagy az általa megbízott személy,
c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy,
d) a postai meghatalmazással rendelkező személy,
e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő biztonsági tiszt,
f) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,
g) központi érkeztetési ügykört ellátó iratkezelési szoftvert használó személy,
h) elektronikus ügykezelő rendszer útján érkező küldemények esetén az elektronikus hivatali kapus rendszer,
i) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a hivatalos elektronikus postafiókot kezelő személy.
52. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményeket a bv. szerv vezetőjének meghatalmazásával rendelkező személy veheti át, aki a feladat ellátása során a következő nyilvántartásokat köteles vezetni:
a) ajánlott és tértivevényes postaküldemények feladókönyve,
b) ajánlott és tértivevényes postaküldemények átvevőkönyve,
c) csomagok feladásához rendszeresített feladókönyv.
53. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.
54. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.
55. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.
56. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a központi ügykezelés részére az Iratkezelési Szabályzat szerinti kezelés céljából átadni.
57. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a küldemény sértetlenségét,
c) a küldeményen és a kézbesítő okmányon lévő azonosító szám (pl. iktatószám, ragszám) azonosságát,
d) az iraton jelzett mellékletek meglétét (amennyiben ez lehetséges).
58. Amennyiben a küldemény sérült, vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett”. E feljegyzést aláírással és dátummal kell ellátni, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetén a vonatkozó Korm. rendelet előírásai az irányadók.
A küldemények felbontása
59. A küldeményeket felbonthatja:
a) az „s. k.” („saját kezű felbontásra” vagy ezzel azonos tartalmú) jelzéssel ellátott küldeményeket csak annak címzettje, a címzett tartós távolléte esetén elöljárója, felettese, illetve a címzett által megbízott személy,
b) az egyéb küldeményeket az arra kijelölt személy (ügykezelő).
60. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani az „s. k.” jelzéssel érkezett küldeményeket, valamint amelyekre vonatkozólag azt az arra jogosult személy elrendelte. E küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket soron kívül kötelesek iktatásra átadni az e feladatra kijelölt személynek. A küldemény címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti kezeléséről.
61. A külön rendelkezések szerint iktatandó vagy érkeztetés alá tartozó, névre szóló küldemények személyes átvétele, amennyiben az adatvédelmi szempontból indokolt, a központi ügykezelőtől személyesen történik. Az erre vonatkozó utasításért a névre szóló küldemény címzettje felel.
62. Amennyiben az „s. k.” jelzésű küldemény címzettje már nem tartozik a bv. szervezet állományába, és a címzett elöljárója vagy felettese meggyőződött arról, hogy a küldemény tartalma bv. szerv feladatkörén kívül esik, akkor a küldeményt „címzett ismeretlen” megjelöléssel vissza kell küldeni a feladónak. E rendelkezéstől a bv. szerv vezetője az iratkezelés helyi sajátosságait szabályozó intézkedésében eltérhet.
63. Felbontás után a borítékot minden esetben az irathoz kell tűzni.
64. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.
65. Amennyiben a küldeményt tévedésből vagy helytelen, illetve téves címzés miatt bontották fel, a borítékot azonnal vissza kell zárni, rá kell vezetni a „téves bontás” tényét, időpontját és a felbontást végző személynek alá kell írnia. A téves bontásról jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, amelynek tartalmaznia kell:
a) a felbontást végző személy
– nevét,
– beosztását,
– szolgálati helyét,
– aláírását,
b) a felbontás időpontját,
c) a téves bontás okát,
d) a felbontást végző személy közvetlen felettesének nevét, beosztását és aláírását.
66. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt a jegyzőkönyv egy példányával azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges:
a) papíralapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak,
b) elektronikus küldemény esetén a küldő felet értesíteni kell a megadott elektronikus elérhetőségén,
c) amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni kell, és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
67. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíti az átvétel és a felbontás tényét az átvétel dátumának megjelölésével.
68. Ha a téves bontás során kiderül, hogy a küldemény minősített iratot tartalmaz, a Biztonsági Szabályzat erre vonatkozó előírásait kell alkalmazni.
69. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell tűzni.
70. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A faxon és e-mailen érkezett irat kezelésére is az Iratkezelési Szabályzat rendelkezései az irányadóak.
71. Amennyiben a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
A küldemények érkeztetése
72. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Az ügykezelő az iratokat az érkezésük napján érkeztető bélyegzővel látja el, amely tartalmazza a bv. szerv, szervezeti egység elnevezését, az érkezés napját, az érkeztetés sorszámát, az esetleges mellékletek számát, az érkeztető szignóját.
73. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:
a) érkeztetés azonosítója,
b) érkeztető neve,
c) beérkezés időpontja,
d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),
e) beérkezés módja,
f) kézbesítés prioritása (pl. sürgős, azonnal),
g) küldemény (idegen) száma,
h) ragszám (postai azonosító),
i) küldő neve, címe,
j) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó, akkor ennek feltüntetését,
k) címzett szervezet,
l) címzett előadó,
m) egyéb címzett,
n) kezelési utasítások,
o) minősítés,
p) sértetlenség,
q) megjegyzés,
r) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám.
74. Az érkeztetőszám az iratkezelési szoftver által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám.
75. A visszaérkezett tértivevények érkeztetése az ügykezelő által történik. Az erről szóló nyilvántartás tartalmazza különösen:
a) a címzettet,
b) az iktatási számot (ügyszámot),
c) a visszaérkezés napját.
76. Amennyiben a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.
Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)
77. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő vagy előzményirata.
78. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.
79. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni, és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.
80. A csatolást az iktatókönyvben és az előadói íven kell jelölni a megfelelő rovatban vagy a kezelési feljegyzésekben.
81. Amennyiben az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iratkezelési szoftverben jelölni kell.
82. Amennyiben az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.
83. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/z....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.
84. Amennyiben az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.
Az ügyintéző kijelölése (szignálás)
85. Az ügykezelő az iratot az iktatást követően köteles szignálásra átadni a vezetőnek. Az irat szignálására jogosult vezető az ügykezdő iratnál közli az elintézéssel kapcsolatos külön utasításait (pl. határidő, sürgősség), amelyet az előadói ívre is rávezet. Jelen feladatok végrehajtását a szignálásra jogosult vezető átruházhatja, de ezzel a hozott döntésért a személyes felelőssége nem változik.
86. A bv. szerv vezetője által jóváhagyott szignálási jegyzékben (2. függelék) meghatározott ügytípusokat az ügykezelés közvetlenül az e jegyzékben feltüntetett ügyintéző részére közvetlenül továbbítja. IV. FEJEZET
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA
Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások
87. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a büntetés-végrehajtás feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.
88. Az irat nyilvántartása történhet:
a) átmenőnaplóban (kizárólag olyan iratok esetében, amely a vezetőnek bemutatásra kerül, de iktatást nem igényel),
b) iktatókönyvben vagy
c) elektronikus ügykezelő rendszerben.
89. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt okmányok, segédletek:
a) főnyilvántartó könyv (az iratnyilvántartási és -kezelési okmányok és segédkönyvek nyilvántartására),
b) postakönyvek,
c) átadókönyv vagy átadási jegyzék (az ügyintézőnek átadásra kerülő vagy az ügyintéző által visszaadott iratok nyilvántartására),
d) kézbesítőkönyv (bv. szerven kívüli szervezetek részére, a futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),
e) futárátvételi elismervény,
f) futárjegyzék (kísérőjegyzék),
g) átmenőnapló,
h) iktatókönyv,
i) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),
j) elektronikus iktatókönyv (magában foglalja az érkeztető könyvet, valamint a név- és tárgymutatót: az iratok nyilvántartására),
k) kiadási füzet vagy kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),
l) előadói ív (ügydosszié),
m) elosztók,
n) jegyzék irattári átadáshoz,
o) selejtezési, megsemmisítési, átadási jegyzőkönyv,
p) bélyegző-nyilvántartási könyv.
90. A BVOP főnyilvántartó könyvét a titkos ügykezelő, az alnyilvántartó könyveket a BVOP ügykezelői vezetik.
91. A főnyilvántartó és az alnyilvántartó könyvek 1. sorszámmal kezdődnek, a beteltük után a következő könyvben sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódnak.
A főnyilvántartó könyvet nem kell nyilvántartásba venni, az alnyilvántartó könyveket a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani.
A kijelölt főnyilvántartó könyv (vagy elektronikus iktatórendszer) tartalmazza a használt alnyilvántartó könyvek:
a) megnevezését,
b) terjedelmét,
c) használatbavételének dátumát,
d) végleges lezárásának dátumát,
e) irattári tételszámát.
92. A főnyilvántartó könyv és az alnyilvántartó könyv nem selejtezhető.
93. A bv. szerv megszűnésekor a főnyilvántartó könyvet az alnyilvántartó könyvekkel együtt, jegyzőkönyvvel kell átadni a jogutód szervnek. Jogutód nélküli megszűnés esetén a főnyilvántartó könyvet az alnyilvántartó könyvekkel együtt az illetékes levéltár részére kell átadni. Az alnyilvántartó könyvet 1. sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül – folyamatos számképzéssel – kell folytatni.
94. Az ügykezelő/titkosügykezelő a használatba vett okmányt vagy segédkönyvet köteles a főnyilvántartó könyvbe bevezetni, majd a borítólap belső oldalán hitelesítési záradékkal a következők szerint ellátni: „Ez a könyv ..... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ..... hó ..... nap”, aláírja, körbélyegzővel ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot rávezeti. Minden év kezdetén újonnan nyitott, oldalszámozott, hitelesített iktató és segédkönyveket kell nyitni.
Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám
95. A bv. szervhez érkezett iratokat és a készített iratokat iktatni kell, és úgy kell nyilvántartani, hogy abból az irat beérkezésének/készítésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. A bv. szervek iktatószámainak elosztását a 3. függelék tartalmazza. 96. Az iktatásra kerülő iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktató bélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Amennyiben ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.
97. A beérkezett iratokat aznap, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a 15 napnál rövidebb határidejű iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket és a „sürgős” (vagy hasonló tartalmú) jelzéssel ellátott iratokat, amelyeket az ügykezelő köteles a címzettnek, a szignálásra jogosultnak vagy az általuk kijelölt személynek soron kívül bemutatni, illetve átadni.
98. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
a) a bv. szerv nevét, székhelyét,
b) az iktatás évének, hónapjának, napjának,
c) a mellékletek számának,
d) az iktatószám
feltüntetésére szolgáló rovatokat.
99. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:
a) az iktatószámot,
b) az iktatás időpontját,
c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,
d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,
e) a küldés időpontját, módját,
f) a küldő adatait (név, cím),
g) a címzett adatait (név, cím),
h) a hivatkozási számot (idegen szám),
i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),
j) az ügyintéző nevét és a szervezeti egység megnevezését,
k) az irat tárgyát,
l) az elő- és utóiratok iktatószámát,
m) a kezelési feljegyzéseket,
n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,
o) az irattári tételszámot,
p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.
100. A pénzügyi-számviteli, a személyügyi, a fogvatartotti, valamint az anyagkezeléssel kapcsolatos és más számítógépes nyilvántartásoknak és azok bizonylatainak kezelését a vonatkozó jogszabályok, valamint az Iratkezelési Szabályzat figyelembevételével külön előírások szerint kell végezni.
101. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat a főszám alszámain kell nyilvántartani. Amennyiben az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.
102. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
a) könyveket, tananyagokat,
b) reklámanyagokat, tájékoztatókat,
c) meghívókat,
d) nem szigorú számadású bizonylatokat,
e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,
f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint),
g) munkaügyi nyilvántartásokat,
h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,
i) közlönyöket, sajtótermékeket,
j) visszaérkező tértivevényeket.
103. A papíralapú, közvetlenül a bv. szervhez benyújtott iratokat az iktatást követően, a saját keletkeztetésű iratokat dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok .pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.
104. Az irat az iktatás során iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. Központi ügyiratkezelés esetén az iktatószám felépítése a következő: iktatási azonosító- iktatókönyv száma/főszám-alszám/év négy számjegye, iktatókönyv rövid megjelölés (pl. 30500-2/1988-1/2015. szü.). Alszámos iktatás esetén az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani.
105. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1. iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.
106. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.
107. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Amennyiben javítás szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
108. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.
109. Az iktatókönyvet és az egyéb segédkönyveket az év utolsó munkanapján – az iktatásra felhasznált utolsó számot követően – aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni úgy, hogy visszamenőleg a lezárt év nyilvántartásába már ne lehessen új iratot iktatni.
110. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – infrastruktúra-rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát az infrastruktúra-rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. Az infrastruktúra-rendszergazda az adathordozó felületén végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a nevét.
Elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése
111. A papíralapú, közvetlenül a bv. szervhez benyújtott iratokat, az iktatást, a saját keletkeztetésű iratokat a kiadmányozást követően dokumentumszkenner segítségével digitalizálni kell, és az iktatókönyvben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok .pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.
112. Az iratok digitalizált képe (pl. .pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendel össze az iktatott irattal, vagy az iktatást végző munkatársnak kell manuálisan az iktatott irathoz rendelnie.
Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása
114. A bv. szerv szervezeti elemei között az irat átadás-átvételét átadókönyvben kell dokumentálni. Az átadókönyvbe be kell jegyezni:
a) az átadó szerv megnevezését vagy az átadó személy nevét,
b) az átvételre felhívott szerv megnevezését vagy személy nevét,
c) az átvétel dátumát,
d) az irat tárgyát,
e) az irat iktatószámát,
f) az irat példány-, lapszámát.
115. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az iratkezelési szoftverbe való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az irat átadása történhet az elektronikus iratkezelő rendszerből kinyomtatott elektronikus átadókönyvvel vagy manuális átadókönyv kitöltésével. Az irat átadás-átvétele az érintettek aláírásával és az átvétel időpontjának feljegyzésével történik.
Kiadmányozás
116. Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírásra csak az SZMSZ-ben meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.
117. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.
118. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell:
a) a kiadmányozó bv. szerv, szervezeti egység nevét, címét,
b) az iktatószámot,
c) válasz esetén a hivatkozási számot,
d) az ügyintéző nevét, rendfokozatát, beosztását, telefonszámát,
e) a címzett nevét, beosztását, székhelyét és címét,
f) az irat tárgyát,
g) a kiadmányozó személy nevét, rendfokozatát, beosztását,
h) az irat keltezését (helységnév, év, hó, nap),
i) a mellékelt iratok, illetve mellékletek számát és lapszámát,
j) a bv. szerv, szervezeti egység hivatalos bélyegzőlenyomatát,
k) az „s. k.” jelzésű kiadmányon a hitelesítési záradékot,
l) a kiadmányhoz készített mellékleteken a „Melléklet a ...... számú irathoz” vagy a „... sz. melléklet a ...... számú irathoz” megjelölést. 119. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:
a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,
b) a hitelesítés keltét,
c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,
d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint
e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.
120. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.
121. Hivatalos elektronikus levél (e-mail) esetén is be kell tartani a 118. pont a–i) alpontjában foglaltakat. Az ilyen levél – szükség szerinti – hitelesítése külön szabályok szerint történik.
122. Amennyiben az ügyintéző vagy a kiadmányozó nem a hivatásos állomány tagja, akkor a rendfokozat hiányára utaló jelzést a név mellett nem kell alkalmazni.
123. A papíralapú kiadmány akkor hiteles, ha azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy alakhű írásmintája szerepel, és a hitelesítéssel felhatalmazott személy a hitelességet a „Kiadmány hiteléül” záradékkal és aláírásával igazolja, valamint a kiadmányozó aláírása mellett a hivatalos bélyegző lenyomata szerepel.
124. Az „s. k.” jelzés alkalmazása esetén is az első, eredeti, irattárban maradó példányt a kiadmányozásra jogosultnak alá kell írnia.
125. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt:
a) az SZMSZ-ben, ügyrendben, Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el, vagy
b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy
c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.
A papíralapú irat továbbítása, expediálása
126. Az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással, és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.
127. Az ügyintézőnek a postázás módjára utasítást kell adnia az előadói ív megfelelő rovatában, és azt a borítékon is fel kell tüntetni (pl. sima, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi). Azok az iratok, amelyeknél az átvétel időpontjához jogkövetkezmény fűződik, olyan módon továbbíthatók, hogy az átadás-átvétel időpontja a későbbiekben igazolható legyen.
128. Az iratokat a szervezeti egységek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:
a) az iratot a címzettnek az Iratkezelési Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.
129. A postázás tényét és idejét fel kell jegyezni az előadói ív megfelelő rovatába is.
130. A boríték címoldalán fel kell tüntetni
a) a küldő (szervezeti egység) megnevezését és címét,
b) az irat iktatószámát,
c) a címzett megnevezését és címét,
d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).
131. Amennyiben a kiadmánynak több, nem közfeladatot ellátó személy címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozhatók az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adatai. 132. A nyílt iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomonkövethetőségét biztosító, elektronikus futárprogram útján előállított futárjegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta egyszer – a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelölésűeket haladéktalanul – a kijelölt szervezeti egység munkatársának. A futárjegyzéket a titkos ügykezelő készíti el.
A küldemény (nyílt/minősített) továbbításának módja belföldön az Állami Futárszolgálat, valamint a Magyar Honvédség Katonai Futárszolgálata útján, a futárszolgálatok igénybevételére vonatkozó szabályok szerint, továbbá a rendvédelmi szervek belső futára vagy a katonai futár (a továbbiakban: futár), valamint a bv. szerv vezetője által, szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő útján továbbítható.
133. Amennyiben a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
134. A vonatkozó jogszabályokban meghatározott rendelkezések alapján az expediálás történhet:
a) Állami Futárszolgálat útján,
b) postai úton (pl. csomagok, könyvek, CD stb.),
c) kézbesítő útján,
d) hivatali kapun keresztül NOVA SZEÜSZ/POSTA SZEÜSZ elektronikus küldéssel, elektronikus iratkezelő rendszeren keresztül,
e) e-mail útján és
f) telefax útján.
Előadói ív (ügydosszié)
135. Az iktatással egyidejűleg minden ügykezdő iratot előadói ívbe kell helyezni. Az előadói ív száma megegyezik a kezdő irat számával.
136. Nem kell előadói ívet alkalmazni:
a) a szervekhez érkező szabályzatokhoz,
b) a folyamatban lévő ügyben érkező irathoz és
c) az iktatásra nem kerülő iratokhoz.
137. Előadói íven belül az iratokat sorszám (alszám) szerint növekvő sorrendben kell tárolni úgy, hogy a legfelső látható irat a legnagyobb, illetve legutoljára érkezett (keletkezett) legyen.
Az ügyintézési határidő
138. Az ügyek elintézésének általános határideje jogszabályban meghatározott, valamint az országos parancsnok és a szignálásra jogosult vezető rendelkezése, amely indokolt esetben egy alkalommal a szignálásra jogosult vezető döntése alapján meghosszabbítható. Az ügyintézési határidő szempontjából az iraton lévő érkeztetés dátuma (az irat bv. szervhez történő beérkezése) az irányadó.
Egyéb ügyintézéssel kapcsolatos szabályok
139. Az értekezletekről jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt kell készíteni, amely tartalmazza az értekezlet tárgyát, helyét, időpontját, az értekezleten részt vevők névsorát (ez jelenléti ív vezetésével kiváltható), a hiányzók megnevezését és a hiányzás okának megjelölését, a napirendi pontok felsorolását, a hozzászólások rövid tartalmát, a meghozott döntéseket és az elrendelt intézkedéseket.
140. Az ügyintézés folyamatában és irattárba helyezéskor egy ügyként kell kezelni az értekezletre vonatkozó előterjesztéseket, feljegyzéseket, egyéb segédanyagokat (pl. táblázatok, kimutatások), a meghívót (berendelőt), a jelenléti ívet, a rögzített hanganyagot, valamint az elkészült és az állományilletékes parancsnok által jóváhagyott jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt.
141. Minősített adathordozót nem tartalmazó biztonsági tárolón (lemezszekrényen), egységesen fel kell tüntetni: „Minősített adatot nem tartalmaz!” feliratot.
V. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE,
A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS
Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése
142. Amennyiben az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak határidő-nyilvántartásban vagy irattárban kell lennie.
143. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.
144. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.
145. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
146. Határidő-nyilvántartásba csak teljes iratanyag tehető, annak elkülönített egyes részei nem.
147. Az ügykezelési feladatokat ellátó személy a határidőzésre átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,
b) határidő előtti napon – ha időközben másként nem intézkedtek – az ügyintézőnek átadni.
148. Amennyiben a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.
Irattár
149. A végleg elintézett ügy iratait irattárba kell tenni.
150. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrizendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a központi irattár feladata. 151. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.
152. Az irattári jeleket (irattári tételszám) az Iratkezelési Szabályzat 1. függelékében meghatározott irattári terv tartalmazza. 153. Az ügyintéző az iratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni (együtt vannak-e az ügyhöz tartozó mellékletek és a szerelt iratok, nincs-e köztük elintézetlen irat) és érkezésük sorrendjében összeállítani. Előre kell tenni a főszámra iktatott iratot, mellékleteit és elintézését, ezt követően ugyanilyen sorrendben az ügyben keletkezett további iratokat.
154. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, azt visszaadja az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni annak javításáról.
155. Az iktatókönyvben és az előadói íven fel kell jegyezni az irattárba helyezés időpontját, az irattári tételszámot, illetve a megőrzési időt. Amennyiben az iratot véglegesen kiadták, „VE” (végleg eredetben) jelzést kell alkalmazni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni, hogy a „VE” kiadás mely szervhez történt.
156. A bv. szervezetre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az iraton, valamint az előadói íven, és azt az arra jogosult személy rendelkezése alapján elhelyezi az irattárban.
157. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
158. Az előadói íven feltüntetett irattári tételszámot az elektronikus iktató rendszerben is rögzíteni kell.
159. A köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve megsemmisíteni tilos.
160. A levéltári állományvédelmi ajánlás alapján szükséges az irattárolás céljára használt helyiségeket kialakítani, illetve az elektronikus iratok tárolására az ügykezelési rendszerben az elektronikus irattárakat működtetni.
161. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített – felületi festékkel ellátott, fémből készített – állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.
162. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tárolóeszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.
Irattárazás
163. Átmeneti irattárban lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.
164. Az iratkezelési szoftver „Ügy lezárása, átmeneti irattárba tétele” felületén az irattárba helyezéssel kapcsolatos adatokat be kell vezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.
165. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa megbízott munkatárs engedélyezi.
166. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.
167. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.
168. Hiányos, irattári tételszám nélküli vagy rendezetlen ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.
169. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti egység átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.
170. A szervezeti egységeknél lévő átmeneti irattár a belső iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 6 évig őrzi, majd elvégzi az iratok selejtezését. A további őrzést igénylő iratokat az átmeneti irattár átadja a bv. szerv központi irattárának.
Az iratok átadása a központi irattár részére és a központi irattár működése
171. A bv. szervek kötelesek központi irattárat kialakítani és működtetni.
172. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat az iratkezelési szoftverben dokumentálni kell.
173. A központi irattárba
a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat és azok papíralapú segédkönyveit,
b) az iktatást végző szerveknek a helyi megőrzési idő után az évfolyam lezárásától függetlenül a lezárt ügyiratait, továbbá
c) az elektronikus adathordozókat kell leadni.
174. A központi irattár az ügyiratokat
a) eredeti alakjukban,
b) az előadói ívben elhelyezve,
c) szervezeti egységenként,
d) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,
e) az irattári tervben meghatározott tételszámok emelkedő sorrendjében csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,
f) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban,
g) nyilvántartásaikkal együtt,
h) irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező, selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelő darabszintű iratjegyzék kíséretében veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. gemkapcsot, genothermet.
175. A személyi és fegyelmi anyagok, a személyzeti panaszügyek iratanyagát a személyügyi feladatokat ellátó, míg a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a gazdasági szakterület szervezeti egysége kezeli és őrzi.
176. A központi irattár
a) végzi a részére átadott iratok őrzését az illetékes közlevéltárnak történő átadásig,
b) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Nemzeti Levéltár, illetve egyéb illetékes közlevéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról (az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék kíséretében adja át),
c) gondoskodik az általa őrzött iratok rendelkezésre állásáról, amennyiben az az ügyintézési érdekek miatt szükséges, a betekintés lehetővé tételével vagy az irat megküldésével biztosítja az irathoz történő hozzáférést,
d) végzi a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését, a selejtezési jegyzőkönyv illetékes közlevéltár részére történő továbbítását.
177. A központi irattárból irat csak a kiadmányozó, a kiadmányozó által kijelölt személy vagy a kiadmányozó jogutódjának írásbeli engedélyével adható ki. Jogutód nélkül megszűnt szervek esetében az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti egység vezetője jogosult megadni.
178. A központi irattár az illetékes közlevéltár, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve ha azt a keletkeztető szerv vagy jogutódja vezetőjének megkeresésére más irathoz szerelik.
179. Központi irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A papíralapú iratok kiadásának idejére az irat helyére iratpótló lapot kell betenni, amely tartalmazza, hogy kinek, milyen célból, mikor, milyen visszaadási határidővel adtak ki iratot, valamint az iratkiadás engedélyezőjének nevét és aláírását, továbbá az ügykezelő mint átadó és az átvevő aláírását is.
180. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza az iratok irattári tételszámát, az irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.
Kutatás a büntetés-végrehajtás irattáraiban
181. A bv. szervezet irattáraiban kutatás csak a bv. szerv vezetőjének engedélyével végezhető. Az engedély megítélésekor a minősített adatról, az Ltv., valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvények rendelkezései és más vonatkozó törvények előírásai szerint kell eljárni. 182. A kutatás iránti kérelemben a kérelmezőnek meg kell jelölnie a kutatás célját, a kutatás tárgyát és időhatárát.
183. Az irattárak a kutatásra kiadott anyagokról és a kutatási kérelmekről kötelesek nyilvántartást vezetni. A kutatási nyilvántartásnak tartalmaznia kell
a) a kutató nevét,
b) a kutatás időpontját, engedély számát,
c) a kutatott iratok évkörét,
d) a kutatott iratok iktatószámát és tárgyát.
Az iratok selejtezése
184. Az irattárba helyezett iratok közül minden évben június 30-ig selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.
185. A bv. szerven belül is gondoskodni kell arról, hogy ugyanazon iratok csak egy helyen a készítő szervezeti egység iratai között őrizzék (munkatervek, jelentések stb.). A bv. szervek további őrzés céljából csak indokolt esetben tarthatnak meg más bv. szervek által készített iratokat. Ennek megfelelően felhasználás, illetve hatályon kívül helyezés után selejtezni kell
a) a más bv. szervektől érkezett rendelkezéseket (parancsokat, utasításokat, szabályzatokat stb.), tájékoztatókat és oktatási anyagokat (kivéve az irattári tervet, amelyből egy példányt minden esetben meg kell őrizni az előírásai alapján irattározott iratok kezelése érdekében, valamint a minősített normák módosítására kiadott normákat),
b) a munkaterveket és időszaki jelentéseket,
c) azokat az iratokat (statisztikai táblázatokat, jelentéseket, munkaterveket stb.), amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek,
d) a más állami, gazdasági vagy társadalmi szervektől információ, tájékoztatás céljából érkezett iratokat.
186. A selejtezhető iratokat az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott ideig kell őrizni.
A selejtezési kódoknak megfelelő őrzési idők a következők:
Selejtezési kód |
Őrzési idő |
1 |
1 év |
2 |
2 év |
3 |
5 év |
4 |
10 év |
5 |
15 év |
6 |
25 év |
7 |
30 év |
8 |
50 év |
9 |
75 év |
0 |
nem selejtezhető irat |
187. Az iraton irattárba helyezéskor fel kell tüntetni az iratfajtának az irattári tervben meghatározott sorszámát és megőrzési idejét. A nem selejtezhető iratokra az iratfajta irattári tételszáma után „N” betűt is kell írni.
188. Az irat irattárba helyezéséről az ügyintéző vezetőjének az előadói íven rendelkeznie kell. Megőrzési időt minden esetben az irattári terv alapján kell meghatározni.
189. Amennyiben a bv. szervnél olyan irat keletkezett, amelyre nézve az irattári terv nem tartalmaz intézkedést a selejtezésre, a megőrzésre, illetve az irat átadására, az ügyviteli és levéltári érdekek szem előtt tartásával az ügyintéző vezetője ad utasítást a legmegfelelőbb irattári tételbe történő besorolásra.
190. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti egység vezetője jelöli ki.
191. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
192. A selejtezés megkezdését 5 munkanappal megelőzően a selejtezést végrehajtó szerv köteles bejelenteni a területileg illetékes levéltárnak, valamint a BVOP ügykezelésért felelős főosztálynak a selejtezés megkezdésének időpontját, annak várható időtartamát, a selejtezendő iratok mennyiségét és évkörét.
193. A selejtezés során ellenőrizni kell azt, hogy:
a) az iratok csoportosítása az iraton, valamint a nyilvántartásban feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján történt-e,
b) a nyilvántartás (iktatókönyv, iktatólap, tartalomjegyzék, kiadási füzet) alapján a csoportosított iratok hiánytalanul megvannak-e.
194. A selejtezésre kiválogatott iratokról három eredeti példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni:
a) a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,
b) a jegyzőkönyv elkészítésének helyét és idejét,
c) a jegyzőkönyv tárgyát,
d) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,
e) a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,
f) az iratok évkörét,
g) a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),
h) az irattári tétel címét,
i) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,
j) a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,
k) a szervezeti egység hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,
l) a megsemmisítés tervezett időpontját,
m) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését,
n) a mellékelt iratjegyzék számát,
o) a bizottság nyilatkozatát a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról,
p) a selejtezés dátumát,
q) a bizottság tagjainak aláírását.
195. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.
196. Iratselejtezés alkalmával az iratkezelést felügyelő vezető köteles az iratokat szúrópróbaszerűen ellenőrizni és ennek megtörténtét az ellenőrzött iratok nyilvántartási számának feltüntetésével a jegyzőkönyvön vagy külön feljegyzésben dokumentálni, továbbá az ellenőrzés időpontjának rögzítésével aláírni. A közlevéltári jóváhagyásra megküldött selejtezési jegyzőkönyvek esetében az ellenőrzés külön feljegyzésben történő dokumentálása kötelező. A selejtezési jegyzőkönyvben szereplő iratokat elkülönítve kell tárolni a közlevéltár által záradékolt jegyzőkönyv visszaérkezéséig.
197. A selejtezési jegyzőkönyv két példányát az illetékes közlevéltárnak kell megküldeni jóváhagyásra. A közlevéltárnak megküldött mindkét selejtezési jegyzőkönyvi példány eredeti (bélyegzővel és aláírással ellátott). A közlevéltár egyedi szempontok alapján mintát kérhet a selejtezhető iratokból, amelynek átvételéhez az előkészítést az adott bv. szerv munkatársai végzik a levéltári selejtezés alapján.
198. A selejtezés időpontját – az MNL selejtezési engedélyének birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.
199. A nem selejtezhető iratokat is tartalmazó nyilvántartásokból az utolsó, kiselejtezhető irat selejtezése után kivonatot (irattári jegyzéket) lehet felfektetni. Az irattári jegyzék tartalmazza:
a) a szervezeti egység megnevezését,
b) az irat iktatószámát, az irattári tételszámot és a tárgykört,
c) az ügykezelési segédletek esetében a szervezeti egység megnevezését, az évszámot (mettől meddig használták),
d) az irattárban hol található az irat (pl. doboz, dosszié vagy iratcsomó száma, polc jele).
200. Selejtezéskor a hiányzó iratokról hiányjegyzéket (jegyzőkönyvet) kell felvenni, az adott irat iktatókönyv bejegyzésénél az irathiány tényét „H” betű beírásával jelezni kell, és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az irat hollétének felkutatására.
201. A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet iktatás után az irattárban elkülönítetten kell őrizni. Ezek a jegyzőkönyvek nem selejtezhetők.
Megsemmisítés
202. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti egység vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.
203. A kiselejtezett iratokat zúzással, égetéssel vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával, felügyelet mellett, úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. Az elektronikus köziratok megsemmisítését úgy kell végrehajtani, hogy az adathordozó tartalma a későbbiek során ne legyen helyreállítható.
204. A hulladékhasznosítónak a selejtpapírt csak zúzott állapotban vagy zsineggel átkötött zsákokban, két, szállítással megbízott munkatárs felügyeletével szabad átadni. Ez utóbbi esetben az iratok megsemmisítésére csak a bv. szerv dolgozójának állandó jelenlétében kerülhet sor. A megsemmisítés tényét jegyzőkönyvben kell rögzíteni.
205. Elektronikus iratkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.
Az iratok levéltárba adása
206. Az irattári terv figyelembevételével legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel átadás-átvételi jegyzőkönyvvel a levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban – az átadó bv. szerv költségére – levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni az iratokat. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.
207. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.
208. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni, amely tartalmazza:
a) az átadó-átvevő bv. szerv megnevezését, illetőleg személy beosztását,
b) az átadás-átvétel helyét és idejét,
c) az átadásra kerülő irategyüttes keletkeztetőjét, az iratok iktatószámát, valamint tárgyát, továbbá irattári tételszámát, valamint az irattári tétel megnevezését és irattári jelét,
d) sorszámozva a segédleteket,
e) az irat mennyiségét iratfolyóméterben,
f) a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és Iratkezelési Szabályzat megnevezését.
209. Levéltárba helyezés ideje és jelölése az irattári tételszámban:
Levéltárba helyezés ideje |
Jele |
15 év |
1 |
20 év |
2 |
25 év |
3 |
50 év |
4 |
Nem kell levéltárba adni |
0 |
VI. FEJEZET
INTÉZKEDÉSEK A BV. SZERV VAGY A BV. SZERV SZERVEZETI EGYSÉGÉNEK MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN
210. A bv. szerv jogutód nélküli megszűnése esetén a megszűnő bv. szerv köteles a selejtezést végrehajtani és irattári anyagának maradandó részét az illetékes közlevéltárban elhelyezni. A megszűnő bv. szerv az irattári anyag le nem selejtezett részét az országos parancsnok által kijelölt bv. szerv részére köteles átadni.
211. A bv. szerv jogutóddal történő megszűnése esetén a selejtezést el kell végezni, és a megszűnő bv. szerv megmaradó irattári anyagát a jogutód bv. szerv átveszi.
212. Amennyiben a megszűnő bv. szerv feladatköre több bv. szerv között oszlik meg, vagy valamely bv. szerv ugyan nem szűnik meg, de egyes feladatait másik bv. szerv veszi át, abban az esetben az irattári anyagot irattári tételenként kell megosztani. Az irattári tételenkénti megosztást a megszűnő bv. szerv helye szerint illetékes közlevéltár egyetértésével kell elvégezni. A különböző szervekhez került iratok vonatkozásában felmerült igényt másolással vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag bv. szervek közötti átadására-átvételére megfelelően irányadók a munkakör átadás-átvétel szabályai.
213. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek.
Munkakörátadással kapcsolatos rendelkezések
214. Aki szolgálati viszonyának megszűnése, munkakörének megváltoztatása miatt vagy egyéb okból (pl. egy hónapot meghaladó, előre látható tartós távollét miatt) iratokat nem tarthat magánál, a részére korábban kiadott iratokkal köteles elszámolni.
215. Elektronikus ügykezelő rendszerben iktatott iratok tételes elszámoltatása az elektronikus iktató rendszerből kinyomtatott iratlista (elszámoltatási lista) alapján történik.
216. Az iratokat és az egyéb anyagokat a vezető által megbízott személynek átadás-átvételi jegyzőkönyvvel kell átadni, és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről. A jegyzőkönyv egy példányát – miután a vezető aláírta – az ügykezelőnél irattárba kell helyezni. Az iratok átadásába (átvételébe) az ügykezelőt be kell vonni. A kiadott iratok, könyvek (segédletek), bélyegzők, a 231. pont b–c) alpontja esetében a pecsétnyomók meglétét, az esetleges hiányokat, az átadás megtörténtét az ügykezelő köteles ellenőrizni és a jegyzőkönyvben aláírásával igazolni. A jegyzőkönyvnek – a felvételre kötelezően előírt adatokon kívül – tartalmaznia kell az iratok, könyvek, segédletek, bélyegzők, pecsétnyomók megnevezését, iktató és nyilvántartási számát, tartalomjegyzéken nyilvántartott iratok esetén az iratok sorszámát a lehetőségekhez mérten számtól számig.
217. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a bv. szerv vezetőjének vagy az általa megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat egy évre visszamenőleg tételesen, a többi irattári anyagot szúrópróbaszerűen kell ellenőrizni.
218. A bélyegzők, pecsétnyomók, valamint az ügykezeléshez használt segédletek átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról (átvételről) a jegyzőkönyvet minimum három példányban kell elkészíteni, és a bv. szerv vezetőjének aláírása után egy példányt irattárban kell elhelyezni.
219. Amennyiben a munkakör átadása egy hónapot meghaladó távollét miatt kerül sor, a folyamatban lévő iratokat az előadói ívek átadásával egy időben át kell szignálni az elektronikus iktató rendszerben a kijelölt ügyintézőre mint átvevőre. Az átszignálás az iraton és az iktatókönyvben is feltüntetésre kerül. A munkakör visszaadásakor ugyanilyen eljárást kell lefolytatni.
VII. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Bélyegzőkkel, negatív pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések
220. A bv. szervek csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják.
221. A bv. szervek okirat hitelesítésére, illetve pénzügyi szempontból kötelezettség vállalására csak hivatalos szövegű (a bv. szerv megnevezését, székhelyét, esetleg szervezeti egység megnevezését tartalmazó) és formájú, kis- és nagyméretű körbélyegzőket, illetve adószámos hosszúbélyegzőket használhatnak. A bv. szervek a körbélyegzőn állami címert tüntethetnek fel. Egyéb hivatalos szövegű bélyegzők (pl. fejbélyegző) a fenti célra nem használhatók.
222. Címeres körbélyegzőt a bv. szerv ügykörébe tartozó hivatalos kiadmányokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező saját kezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez kell használni.
223. A körbélyegzőket, valamint a pénzügyi szempontból kötelezettségvállalásra alkalmas (adószámmal ellátott) hosszúbélyegzőket csak sorszámozással lehet megrendelni. A sorszámokat újra kiadni nem lehet (korábban már használatban volt sorszámmal nem lehet új bélyegzőt rendelni). A körbélyegző sorszáma az adott bv. szerven belül a folyamatos sorszámozást tartalmazza.
224. A körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és más hivatalos bélyegzők beszerzésére a bv. szerv teszi meg a szükséges intézkedéseket, és vezeti azok nyilvántartását.
225. A körbélyegzőket a fejbélyegzőket, valamint az adószámos bélyegzőket nyilvántartásba kell venni, és kiadásukat a használó nevének és a használatbavétel időpontjának feltüntetésével dokumentálni kell.
226. A bélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és a pecsétnyomók nyilvántartásáról az ügykezelők, illetve az ügykezelési szervezeti egységek gondoskodnak.
227. A körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és a pecsétnyomók nyilvántartását naprakészen úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, mely körbélyegzőt, pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta. Ennek érdekében az ügykezelő főnyilvántartó könyvi nyilvántartása mellett a szervezeti egységek vezetői kötelesek gondoskodni bélyegző napló vezetéséről. A bélyegzőnapló arra szolgál, hogy az egy hónapot meg nem haladó távollét (pl. szabadság vagy betegség) ideje alatt a szervezeti egységen belül követhető legyen, hogy az adott körbélyegzőt mely helyettesítésre kijelölt személy használta.
228. Pecsétnyomót az ügykezelő nyilvántartásában történő átvezetés nélkül átadni nem lehet.
229. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
230. Negatív pecsétnyomó lenyomatát kell alkalmazni a személyes adatot, adathordozót tartalmazó lemezszekrényeken és a bv. szerv vezetője által meghatározott helyiségek biztonsági lakatjain és a kulcsdobozokon. A bv. szerv vezetője a belső rend és biztonság érdekében a negatív pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelheti.
231. A bélyegzőt és a negatív pecsétnyomót használója kizárólag a hivatali munkával kapcsolatban használhatja. Hivatalos idő befejezése után, illetve hivatalos helyiségből való távozáskor köteles azokat elzárni (kivétel a negatív pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző). A használó a bélyegzőket és a negatív pecsétnyomót:
a) másnak nem adhatja át, kivéve az egy hónapot meg nem haladó szabadság vagy betegség idejére szóló helyettesítés esetét, amikor az átadást a szervezeti egységnél vezetett bélyegző naplóban rögzíteni kell,
b) bv. szerven belüli áthelyezés esetén köteles leadni és az új munkahely ügykezelőjénél újat felvenni,
c) a 6 hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság, szülési szabadság vagy a hivatásos szolgálati jogviszony (közalkalmazotti, közszolgálati vagy munkaviszony) megszűnése esetén az utolsó munkában töltött napon köteles az ügykezelőnek visszaadni.
232. Bélyegző vagy negatív pecsétnyomó elvesztése esetén a használó köteles közvetlen vezetőjének soron kívül jelentést tenni és az illetékes szervezeti egységen keresztül a pótlásról gondoskodni.
233. A bv. szerv megnevezését vagy kódszámát tartalmazó körbélyegző, valamint a pénzügyi szempontból kötelezettségvállalásra alkalmas (adószámmal ellátott) hosszúbélyegző eltűnéséről és a bélyegző felkutatására tett intézkedésről a tudomásra jutást követően haladéktalanul, majd az ügyben lefolytatott eljárásról az eljárás befejezésekor a bv. szerv vezetője a BVOP ügykezelésért felelős vezetőjét írásban értesíti.
A nyomdai előállítás szabályai
234. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket.
235. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
236. A szervezeti egység vezetője szervezeti egységénél köteles
a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,
b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,
c) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,
d) gondoskodni – az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,
e) közvetíteni az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.
237. A szervezeti egység vezetője az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait ellenőrzési naplóban rögzíti, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálja.
238. Az MNL képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,
b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg.
Ügyiratok iratkezelési szabályai az elektronikus iratkezelési rendszer üzemzavara esetén
239. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy az Iratkezelési Szabályzatban az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.
240. Az üzemzavar megszüntetését követően a rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.
241. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.
242. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállása idejére minden iktatóhelyen az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal a vonatkozó kormányrendelet szerinti adattartalommal papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: ideiglenes iktatókönyv) kell felfektetni, amely biztosítja az „Azonnal!”, „Soron kívül!”, „Sürgős!” kezelési utasítással ellátott, a jogszabályok által határidővel érintett, valamint a vezető által meghatározott iratok hiteles nyilvántartását. Az ideiglenes iktatókönyvben kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az iktatás során, amennyiben ismert az elektronikus iratkezelő rendszerben kapott iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ideiglenes iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.
243. Az ideiglenes iktatókönyvet a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni. Az ideiglenes iktatókönyvből kapott szám az irat érkeztető- és iktatószáma is egyben. A számot a következő módon kell képezni: az ideiglenes manuális iktatókönyv megkülönböztető jele, iktatókönyv azonosítója/szám/évszám (pl. Id.-30500/2/2015.ált.). Az iktatást folyamatos sorszámozással kell végezni, az iratok átadás-átvételét főnyilvántartó könyvben nyilvántartott manuális átadókönyvben kell végrehajtani.
244. Az elektronikus iratkezelő rendszer újraindulását követően az ideiglenes iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokat át kell iktatni az elektronikus iratkezelő rendszerbe, és az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell, valamint amennyiben szükséges, az iktatószámok változásáról az érintetteket ki kell értesíteni.
245. Az elektronikus iratkezelő rendszer leállása esetén alkalmazott iktatókönyvet az év végén le kell zárni. Az utolsó iktatószám alatt aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Az ideiglenes iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tárolni. A papíralapú iktatókönyvben ceruzával írni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Amennyiben helyesbítés szükséges, a téves bejegyzést egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
246. Téves iktatás esetén a papíralapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni, a „Téves iktatás” rávezetésével, keltezéssel és aláírással oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.
VIII. FEJEZET
AZ ELEKTRONIKUS KÜLDEMÉNYEK KEZELÉSÉNEK RENDJE
247. A számítógéppel segített, elektronikus iktatórendszerben iktatásnál – a jelen fejezetben foglalt kiegészítésekkel – ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos papíralapú iktatásnál.
248. Számítógépes iktatás esetén az iratkezelés szervezése történhet úgy is, hogy a beérkező küldemények érkeztetése, a posta bontása és iktatása központilag történik. A kimenő iratok iktatása azonban decentralizáltan, az egyes szervezeti egységekben, illetve az ügyintézők által ugyanabban a programban, amellyel a központi ügykezelés is dolgozik. Ebben az esetben is biztosítani kell az iktatás sorszámfolytonosságát.
249. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelnie kell az iratokon mindazoknak a kezelési feljegyzéseknek, amelyek a hagyományos iratkezeléshez szükségesek.
250. A nem papíralapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. memóriakártya, pendrive, CD-ROM) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi kivonatát, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását, továbbá a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) fájlnevét és fájltípusát. Az adathordozóra (tokjára) – maradandó módon – ugyancsak rá kell vezetni az iktatószámát. Egy elektronikus adathordozón egy témában keletkezett iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.
251. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek és egyéb segédkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja, kivéve az ún. teljesen papírmentes, folyamatvezérelt és minden ügyintézési mozzanatot dokumentáló ügykezelési rendszer esetét.
252. Számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás az „iktatókönyv” és az „előadói ív” egy állományból kerül megjelenítésre, ezért azonos adattartalmú és ügyenként automatikusan nyomtatható.
253. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.
254. Az elektronikus iktatókönyvet a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni.
255. Az elektronikus iratok kezelésére ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iratok kezelésénél.
256. Az elektronikus úton küldött okiratokat – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény szerinti minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel (a továbbiakban együtt: minősített elektronikus aláírás) kell ellátni. Ilyen irat küldésére csak a kiadmányozási rendben kiadmányozási joggal rendelkező személy jogosult. 257. Elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.
258. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését az iratkezelési szoftver alkalmazásával kell végrehajtani.
259. A továbbiakban az iratkezelési szoftverben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügyintézéssel kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.
260. Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni.
261. Az irat elektronikus továbbításának/olvasásának visszaigazolása esetén a visszaigazolás elektronikus kérésekor meg kell jelölni az irat iktatási számát és a rövid tárgyát. Az elektronikus visszaigazolást az irat elküldésére jogosult az irathoz csatolja, melyet az előadói ívre vagy az iratra rávezet „visszaigazolva” megjegyzéssel.
262. A hivatali kapu-rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat az iratkezelési szoftver expediálási felületén a „NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.
263. A hivatali kapu rendszerén kívüli ügyfelek részére a válaszlevelet a „Posta SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell megküldeni.
264. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be, vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.
265. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.
266. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. A továbbítás tényét, idejét és módját (e-mail vagy fax) az iraton a továbbítást végző személy az iratra felvezeti, keltezi és aláírja.
267. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatón (Magyar Posta Zrt.) keresztül kell megküldeni a címzettnek.
268. Az Iratkezelési Szabályzat 4. függelékében felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik. 269. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.
270. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat az Informatikai Főosztályhoz tartozó rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.
271. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.
272. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.
273. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – úgymint olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.
274. A hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról az Informatikai Főosztály vezet nyilvántartást, amelyekre vonatkozó előírásokat az Informatikai Biztonsági Szabályzat tartalmazza.
275. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen, a helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.
276. A vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.
277. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:
a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,
b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,
c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,
d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett papíralapú küldemények kezelése
279. A címzett hivatali egység gondoskodik az átvett iratoknak – a már elektronikus úton beérkezett irat alapján nyilvántartásba vett – ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban az Iratkezelési Szabályzat szerinti kezeléséről.
IX. FEJEZET
Továbbképzés, oktatás, vizsgáztatás
280. Ügykezelői beosztásban csak olyan személy alkalmazható, aki az iratkezelésre vonatkozó jogszabályokból, az Iratkezelési Szabályzatból, valamint az iratkezelést ellátó szoftver gyakorlati alkalmazásából dokumentáltan oktatásban részesült. Az ügykezelő feladatait munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az ügykezelőnek eredményes vizsga alapján adható számítógépes ügyviteli rendszerbe adatbeviteli (szerkesztési) jogosultság. A vizsgát a jogosultság kiadása előtt az alkalmazás-rendszergazda előtt kell megtenni.
281. Az oktatás megszervezéséért a helyi bv. szerv vezetője felel.
282. A bv. szervek vezetői felelősek azért, hogy a bv. szervezet személyi állományának tagjai az iratkezelésre vonatkozó szabályokat a beosztásuknak megfelelő mértékben elsajátítsák.
283. A bv. szerv ügykezelést felügyelő vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az ügykezelésre vonatkozó jogszabályokat és egyéb szabályzatokat az ügykezelői állománynak, valamint a vezetésükkel megbízott személyeknek rendszeresen, dokumentált módon továbbképzés keretében oktassák. Az ügykezelők vizsgáztatásáról a bv. szerv vezetője gondoskodik.
284. Az ügykezelők és az ügykezelést közvetlen felügyelő vezetők a vonatkozó szabályzók ismeretéből és gyakorlati alkalmazásából a kinevezését/megbízását követően három hónapon belül szóban és/vagy írásban kötelesek „ügykezelői vizsgát” tenni. A sikertelen vizsga két alkalommal ismételhető. Az egyes vizsgák között – a megfelelő felkészülési idő biztosítása érdekében – legalább 30 napnak el kell telnie. Minden további ismételt vizsga letételét az országos parancsnok engedélyezi.
285. A vizsgáztatást háromfős bizottság látja el, amelynek elnöke az ügykezelésért felelős osztályvezető, tagjait a bv. szerv vezetője jelöli ki. A vizsgáról a vizsgabizottság oklevelet állít ki. Az ügykezelésért felelős vezető ügykezelési vizsgát a BVOP-n tesz.
286. Az ügykezelői vizsgába be kell számítani minden olyan oklevelet és bizonyítványt, amely azt tanúsítja, hogy az illető vizsgát tett ügyiratkezelési ismeretekből.
Így különösen:
a) igazgatási rendszerszervezői oklevél, igazgatásszervezői oklevél, valamint közigazgatási szakértői oklevél,
b) okleveles levéltáros,
c) közgazdasági szakközépiskola igazgatási szakán tett érettségi vizsga,
d) a közigazgatási és ügykezelői alapvizsgáról szóló Korm. rendelet által meghatározott ügykezelői alapvizsga,
e) OKJ 54 3452 01 Segédlevéltáros,
f) OKJ 52 3452 03 Levéltári kezelő/iratkezelőirattáros,
g) OKJ 52 3452 02 Igazgatási ügyintézőügykezelő.
287. A fent felsorolt végzettséggel rendelkező csak kiegészítő vizsgát köteles tenni a bv. szervezetre vonatkozó speciális szabályokból.
288. A központi ügykezelés vezetése az érintett állomány ügykezelési ismereteinek szintfelmérését a BVOP által szervezett szakmai továbbképzésén hajtja végre.
289. A bv. szervek ügykezelésének központi szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése a BVOP központi ügykezelést ellátó szervezeti egysége főosztályvezetőjének feladata. A BVOP szervezeti egységei által végzett felügyeleti ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell. Az ellenőrzés során feltárt titoksértésre utaló mulasztásokról és szabálytalanságokról a biztonsági vezetőt is értesíteni kell az ellenőrzési jelentés egy példányának megküldésével. Az ellenőrzési szempontrendszert az Iratkezelési Szabályzat 5. függeléke tartalmazza. 290. Az ügykezelést minden év lezárása után az önálló iktatást végző bv. szerv, szervezeti egység vezetője által írásban kijelölt, legalább három főből álló bizottságnak kell ellenőriznie. A bizottságba ügykezelőt is kell jelölni.
291. Az ügykezelés ellenőrzése kiterjed:
a) az ügykezelés szabályainak betartására,
b) az ügyek elintézésére, figyelembe véve az ügyintézési határidők betartását is,
c) az iratok meglétére az iktató és egyéb segédkönyvekben nyilvántartott iratok alapján,
d) a bélyegzők és negatív pecsétnyomók meglétére,
e) a nyilvántartások naprakészségére,
f) az elektronikus iktatórendszerben a jogosultsági szintek felülvizsgálatára, valamint a szabályszerű használatára.
292. A bizottság az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készít, amely tartalmazza a hiányosságokat, irathiány esetén az irat iktatószámát, tárgyát, példány- és lapszámát, valamint a felelős személy nevét, rendfokozatát és beosztását. A jegyzőkönyvet a bv. szerv vezetője aláírásával látja el, és feltünteti a hiányosságok megszüntetésére vonatkozó, továbbá a mulasztók felelősségre vonására tett intézkedéseket.
293. A jegyzőkönyv egy példányát a tárgyévet követő év január 10-éig meg kell küldeni a BVOP központi ügykezelés vezetője részére. A jegyzőkönyvhöz mellékelni kell az előző évi iktatott ügyiratokról készített ügyiratforgalmi kimutatást, amely tartalmazza a bv. szervnél, szervezeti egységnél a nyílt iktatások számát, a rendszeresített és tényleges ügykezelői létszámot.
294. A bv. szervezet által rendszeresen használt irattípusok iratmintatárát a 6. függelék tartalmazza.
Irattári terv
Sor-
szám |
Selejtezési idő (év) |
Levéltárba adás (év) |
Irattári tételszám |
Tárgykör |
Általános rész |
1. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Miniszteri, államtitkári, országos parancsnoki, főigazgatói, bv. szerv vezetői intézkedések, utasítások, szakutasítások, állásfoglalások, útmutatók |
2. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Bv. szervek vezetőinek belső rendelkezései (kivéve: lövészeti parancsnok) |
3. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Társszervektől érkezett, illetve közösen készített intézkedések, parancsok, utasítások, szakutasítások |
4. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Főosztályok, bv. szervek éves munkájáról készített jelentések |
5. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Munkatervek, feladattervek, intézkedési, ellenőrzési tervek |
6. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Vezetői (BVOP által szervezett parancsnoki és országos parancsnokság vezetői) illetve, igazgatói, intézetparancsnoki értekezletek előterjesztései, ezekkel összefüggő döntések, emlékeztetők iratai |
7. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Főosztályvezetői, osztályvezetői, ill. más értekezletek előterjesztései, emlékeztetői |
8. |
Nem |
15 |
Á-0-1 |
Bv. helyzetéről készített jelentések |
9. |
Nem |
20 |
Á-0-2 |
Társszervekkel kötött együttműködési megállapodások |
10. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Egyéb szervekkel kötött együttműködési megállapodások |
11. |
50 |
Nem |
Á-8-0 |
Parancsnoki átadás-átvétel jegyzőkönyvei |
12. |
Nem |
Hatályuk vesztését követően 15 |
Á-0-1 |
Bv. szervek SZMSZ-e |
13. |
Hatályuk vesztését követően 10 |
Nem |
Á-4-0 |
Szervezeti egységek, főosztályok, osztályok ügyrendje |
14. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Közérdekű bejelentések, panaszok iratai |
15. |
1 |
Nem |
Á-1-0 |
Tájékoztatás, értesítés és különböző anyagok megküldése |
16. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Továbbképzések, megbeszélések emlékeztetői, jegyzőkönyvei |
17. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Általános levelezés |
18. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Személyi állomány tagjainak jelentései, feljegyzései |
19. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Személyi állomány tagjainak szolgálati jegyei |
20. |
50 |
Nem |
Á-8-0 |
Biztosítási ügyek, biztosítási káresemények iratai, biztosítás igénybejelentések iratai |
21. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Adatvédelemi tevékenységgel kapcsolatos iratok, levelezések |
22. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Körlevelek |
23. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Társszervekkel való megbeszélések anyagai, feljegyzései |
24. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Jogi szabályozásra, intézkedés kiadására irányuló kezdeményezések |
25. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Bv. szervek megkeresései, állásfoglalás-kérései, az arra adott válaszok |
26. |
2 |
Nem |
Á-2-0 |
Személyi állományt érintő ünnepi rendezvények anyagai (berendelők, forgatókönyvek, megrendelők) |
27. |
Megszűnést követően
5 |
Nem |
Á-3-0 |
Szerződések |
28. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Egyéb rendezvények, vendéglátás, szállásfoglalások |
29. |
10 |
Nem |
Á-4-0 |
Jegyzőkönyvek |
30. |
5 |
Nem |
Á-3-0 |
MRK levelezések |
31. |
2 |
Nem |
Á-2-0 |
Adatszolgáltatások |
|
Különös rész |
I.
Humánpolitikai tevékenységgel kapcsolatos
iratok |
32. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Bv. szervezet Oktatási Központjának anyakönyvei |
33. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Bizonyítványok |
34. |
Nem |
50 |
K-I-0-4 |
Állományszervezési táblázatok |
35. |
Nem |
50 |
K-I-0-4 |
Létszámjelentések (összesített intézményi szintig, ezen belül szervezeti egységekre bontottak) |
36. |
75 |
Nem |
K-I-9-0 |
Személyi állomány fogyaték nyilvántartó kartonjai |
37. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Rehabilitáltak ügyeivel kapcsolatos vizsgálatok, levelezések |
38. |
Nem |
15 |
K-I-0-1 |
A bv. helyzetét alapvetően meghatározó intézkedések |
39. |
75 |
Nem |
K-I-9-0 |
Más szervhez vezényléssel, áthelyezéssel kapcsolatos megállapodások |
40. |
15 |
Nem |
K-I-5-0 |
Az oktatás rendszerére vonatkozó intézkedések |
41. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Bv. szakiskola alapítása |
42. |
75 |
Nem |
K-I-9-0 |
Személyi anyaggyűjtő |
43. |
75
Személyi anyagból, egyébként 5 |
Nem |
K-I-9-0
Személyi anyagban
K-I-3-0 |
Szolgálati, köztisztviselői, közalkalmazotti, kormánytisztviselői jogviszony alatt e jogviszonnyal kapcsolatos javaslatok, előterjesztések, szolgálati jellemzés, véglegesítési javaslat. |
44. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
A személyi állománnyal kapcsolatos elemzések |
45. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Szolgálati-, köztisztviselői, közalkalmazotti, kormánytisztviselői jogviszonyból eredő követelések, és felterjesztések (pl.: szolgálati idő igazolása, szolgálati idő beszámítás, soros előléptetés, szolgálati jelre jogosultság), szolgálatba visszavételi ügyek |
46. |
30 |
Nem |
K-I-7-0 |
Munkáltatói kölcsönigények, azok biztosítása, jelzálogjog terhelés, vissza nem térítendő munkáltatói támogatásokkal kapcsolatos iratok |
47. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Szolgálati igazolványokkal, nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos ügyek |
48. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Népesség-összeírással, képviselőválasztással, népszavazással kapcsolatos anyag |
49. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Tanfolyamok szervezése, képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos iratok, levelezések, berendelők |
50. |
Személyi anyagból 75,
Egyébként 5 |
Nem |
Személyi anyagban:
K-I-9-0
Egyébként:
K-I-3-0 |
Családalapítási támogatás kérelmek és a támogatás fizetésének engedélyezése |
51. |
Személyi anyagból 75
|
Nem |
Személyi anyagban:
K-I-9-0
|
Szociális és kegyeleti gondoskodással kapcsolatos iratok |
52. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Szociális és kegyeleti gondoskodással kapcsolatos iratok |
53. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Egyenruha viselésének eltiltásával kapcsolatos ügyek |
54. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Haladási napló |
55. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Tanulmányi szerződések, kedvezmények iratai |
56. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Illetményekkel és egyéb járandóságokkal kapcsolatos levelezések |
57. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Üdülési kérelmek és nyilvántartások, üdülési hozzájárulás |
58. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Munkaügyi tervek |
59. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Elismerésekkel kapcsolatos javaslatok, előterjesztések |
60. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Tanulmányi értesítő |
61. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Vizsgajegyzőkönyv |
62. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Felvételre jelentkezők iratai, válaszok, elutasított felvételi kérelmek |
63. |
1 |
Nem |
K-I-1-0 |
Áthelyezéssel kapcsolatos nem érdemi levelezések |
64. |
1 |
Nem |
K-I-1-0 |
Változásjelentések |
65. |
Nem |
Nem |
K-I-0-0 |
Bv. oktatási tevékenységével összefüggő naplók |
66. |
15 |
Nem |
K-I-5-0 |
Az oktatás és képzés korszerűsítésével kapcsolatos jelentések, előterjesztések |
67. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Esélyegyenlőségi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
68. |
30 |
Nem |
K-I-7-0 |
Köztisztviselői hitelekkel kapcsolatos iratok |
69. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Szolgálati panaszok |
70. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Vagyonnyilatkozattal kapcsolatos levelezés |
71. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Szolgálati viszonnyal kapcsolatos személyzeti elbeszélgetések emlékeztetői |
72. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Munkaköri leírások |
73. |
50 |
Nem |
K-I-8-0 |
Személyi állomány ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
74. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Statisztikai létszámjelentés |
75. |
2 |
Nem |
K-I-2-0 |
Rekreációval, rehabilitációval kapcsolatos levelezések |
76. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Egészségügyi, fizikai és pszichikai felméréssel kapcsolatos iratok |
77. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Nemzetbiztonsági ellenőrzéssel kapcsolatos levelezések |
78. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Beosztásokra kiírt pályázatok |
79. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Fel- és leszereléssel kapcsolatos levelezések |
80. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Betegállománnyal, szabadságokkal kapcsolatban keletkezett iratok |
81. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Személyi állomány szabadság nyilvántartása |
82. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Nyugdíjpénztárakba történő be- és kilépés iratai |
83. |
1 |
Nem |
K-I-1-0 |
Üdülési turnusok meghirdetése |
84. |
1 |
Nem |
K-I-1-0 |
Versenykiírások, sporttal kapcsolatos levelezés |
85. |
10 |
Nem |
K-I-4-0 |
Oktatási terv, haladási naplók, foglalkozási jegyek |
86. |
5 |
Nem |
K-I-3-0 |
Érdekképviseleti szervekkel folytatott levelezések |
87. |
50 |
Nem |
K-I-8-0 |
NBSZ határozatok |
II.
Jogi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
88. |
Nem |
Nem |
K-II-0-0 |
Peres ügyek |
89. |
Nem |
Nem |
K-II-0-0 |
Lakásügyek |
90. |
5 |
Nem |
K-II-3-0 |
Jogszabálytervezetek iratai, véleményezése |
91. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
Kártérítési határozatok és mellékletei |
92. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
Fizetési meghagyás |
93. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
Személyi állomány fegyelmi, szabálysértési és büntető ügyeivel kapcsolatos iratok, idézések |
94. |
2 |
Nem |
K-II-2-0 |
Személyi állomány idézései (szabálysértési), Polgári nem peres eljárások iratai |
95. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
A személyi állomány fegyelmi és bűnügyi helyzetéről készített statisztikák, elemzések, értékelések |
96. |
5 |
Nem |
K-II-3-0 |
Katonai ülnöki megbízással kapcsolatban keletkezett iratok |
97. |
5 |
Nem |
K-II-3-0 |
Fegyelmi- és nyomozótisztek továbbképzésével kapcsolatos iratok |
98. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
Személyi állomány elleni büntetőügyekben keletkezett iratok, személyi állomány vonatkozásában ismeretlen tettes ellni feljelentések. |
99. |
10 |
Nem |
K-II-4-0 |
Méltatlansági eljárásokban keletkezett iratok |
III.
Pályázati, külkapcsolati és kutatási ügyintézéssel kapcsolatos iratok |
100. |
10 |
Nem |
K-III-4-0 |
Kiutazó, beutazó delegációk, tanulmányutak iratai, úti jelentések |
101. |
10 |
Nem |
K-III-4-0 |
Konferenciák és rendezvények |
102. |
1 |
Nem |
K-III-1-0 |
Pályázattal kapcsolatos adatszolgáltatások |
103. |
10 |
Nem |
K-III-4-0 |
Pályázati anyagok |
104. |
5 |
Nem |
K-III-3-0 |
Intézetlátogatási kérelmek |
105. |
5 |
Nem |
K-III-3-0 |
Kutatás, szakdolgozat |
IV.
Védelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
106. |
15 |
Nem |
K-IV-5-0 |
Jogszabályok és az államigazgatás egyéb jogi eszközei tervezeti, véleményezések, előterjesztések. |
107. |
5 |
Nem |
K-IV-3-0 |
Törzsfoglalkozás, gyakorlat anyagai |
18. |
10 |
Nem |
K-IV-4-0 |
Védelmi célú beszerzések okmányai |
109. |
5 |
Nem |
K-IV-3-0 |
Honvédelmi, polgári védelmi tevékenység elismerésével kapcsolatos iratok |
110. |
5 |
Nem |
K-IV-3-0 |
Védelmi célú eszközök kezelésére, karbantartására vonatkozó okmányok |
111. |
1 |
Nem |
K-IV-1-0 |
Anyagi-technikai biztosítás okmányai |
112. |
10 |
Nem |
K-IV-4-0 |
Katasztrófákkal kapcsolatos okmányok |
113. |
5 |
Nem |
K-IV-3-0 |
Meghagyási jegyzőkönyv |
114. |
2 |
Nem |
K-IV-2-0 |
Védelmi Bizottsági ügyek iratai. |
V.
Biztonsági és fogvatartási tevékenységgel kapcsolatos iratok |
115. |
15 |
Nem |
K-V-5-0 |
Az intézetek biztonsági rendszerével kapcsolatos iratok |
116. |
Nem |
Nem |
K-V-0-0 |
Biztonsági rendszer leírása |
117. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Szolgálati kutyával kapcsolatos iratok |
118. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Szolgálati napló |
119. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Külső munkahelyek biztonsági leírása |
120. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Előállítások, szállítások, szállítási tervekés nyilvántartások |
121. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Szolgálattervezéssel, kapcsolatos iratok és nyilatkozatok |
122. |
Hatályát vesztését követő
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Szolgálati -és őrutasítások |
123. |
A
fogvatartott anyagából nem selejtezhető, egyébként
5 |
Nem
|
Fogvatartott anyagában:
K-V-0-0
Egyébként:
K-V-3-0 |
Kényszerítő és mozgáskorlátozó eszközök alkalmazásáról jelentés |
124. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
A bv. szervhez be- és kilépő személyek és járművek nyilvántartása |
125. |
1 |
Nem |
K-V-1-0 |
Foglalkozási jegyzék |
126. |
A nyilvántartás lezárásától számított
2 |
Nem |
K-V-2-0 |
Szökésre, támadásra veszélyes eszközök, anyagok nyilvántartása |
127. |
Nem |
Nem |
K-V-0-0 |
Biztonsági tevékenységgel kapcsolatos tájékoztató jelentések, ügyeletes tiszt napi jelentése, szervezeti események jelentései, ügyeletes tiszt esemény naplója |
128. |
1 |
Nem |
K-V-1-0 |
Belépési engedélyek |
129. |
Betelte után
1 |
Nem |
K-V-1-0 |
Nyílt parancs tömb |
130. |
1 |
Nem |
K-V-1-0 |
Lövészeti parancsok |
131. |
2 |
Nem |
K-V-2-0 |
Negyedéves statisztikai jelentés |
132. |
25 |
Nem |
K-V-6-0 |
Lőfegyver, lőszer és fegyver-műszaki anyagokkal kapcsolatos jelentések, nyilvántartások |
133. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Biztonsági elkülönítési lapok |
134. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Szállítás biztosításával kapcsolatos levelezés |
135. |
Nem |
Nem |
K-V-0-0 |
„TÉSZ” levelezések |
136. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartottak részére érkező adományok |
137. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Operatív információk és az arra adott válaszok |
138. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartottak sport és kultúrprogramja, versenykiírások, egyéb nem sajtó nyilvános rendezvények |
139. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Egyház, vallási ügyek |
140. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Látogatási ütemterv |
141. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartottakról többletinformáció megküldése |
142. |
10 |
Nem |
K-V-4-0 |
Biztonsági szemle jegyzőkönyve és átfogó biztonsági vizsgálat jelentései, jegyzőkönyvei |
143. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartottak meghallgatási jegyzőkönyve |
144. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartott elleni feljelentések, fogvatartottak vonatkozásában ismeretlen tettes elleni feljelentések |
145. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Hírtechnikával kapcsolatos iratok |
146. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Drogprevenciós ügyek, programok, droggal kapcsolatos egyéb ügyek |
147. |
5
pártfogói anyagból 25 |
Nem |
K-V-3-0
K-V-6-0 |
Pártfogó felügyelettel kapcsolatos iratok |
148. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Mobiltelefonokkal kapcsolatos iratok |
149. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartott kapcsolattartásával összefüggő ügyek |
151. |
Nem |
Nem |
K-V-0-0 |
Rendkívüli és különös esemény iratai, jelentések |
152. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Műveleti csoport tevékenységéhez kapcsolódó iratok |
153. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Fogvatartottak egyedi utasítása |
154. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Egészségügyi személyi korlátozás |
155. |
5 |
Nem |
K-V-3-0 |
Végrehajtási tervek |
VI.
Ellenőrzési és értékelési tevékenységgel kapcsolatos iratok |
156. |
Nem |
15 |
K-VI-0-1 |
Vezetésvizsgálatok és utóellenőrzések összefoglaló jelentései |
157. |
Nem |
15 |
K-VI-0-1 |
Átfogó szakmai ellenőrzések és utóellenőrzések összefoglaló jelentései |
158. |
10 |
Nem |
K-VI-4-0 |
Átfogó szakmai ellenőrzések és utóellenőrzések részjelentései |
159. |
5 |
Nem |
K-VI-3-0 |
Üvegzseb törvénnyel kapcsolatos jelentések, adatszolgáltatások |
160. |
5 |
Nem |
K-VI-3-0 |
Ellenőrzési naplók |
161. |
10 |
Nem |
K-VI-4-0 |
Szakmai ellenőrzési programok és tervek |
162. |
5 |
Nem |
K-VI-3-0 |
Jelentés ellenőrzésről |
VII.
Egészségügyi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
163. |
75
személyi anyagban 2 |
Nem |
K-VII-9-0
K-VII-2-0 |
II. fokú alkalmassági vizsgálatra felterjesztés |
164. |
75,
személyi anyagban 2 |
Nem |
K-VII-9-0
K-VII-2-0 |
FÜV határozatok, FŰV- vel kapcsolatos levelezés |
165. |
5 |
Nem |
K-VII-3-0 |
Működési bizonyítvány |
166. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Orvosi, gyógyszerészi törzslapok, adat-lapok |
167. |
2 |
Nem |
K-VII-2-0 |
Eü dolgozók adatlapjai |
168. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Orvosi bélyegzők |
169. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Orvosi bélyegzőkkel kapcsolatos előterjesztések |
170. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Orvosi rendelők működési engedélye |
171. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Jelentés halálesetről (személyi állomány) |
172. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Gyógyszerkivonás |
173. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Rendelés szüneteltetése |
174. |
Nem |
15 |
K-VII-0-1 |
Éves eü. helyzetről jelentés |
175. |
5 |
Nem |
K-VII-3-0 |
Fertőzőbeteg be- és kijelentőlap |
176. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Foglalkozási betegségekkel és foglalkozás egészségüggyel kapcsolatos iratok |
177. |
5 |
Nem |
K-VII-3-0 |
Közegészségügyi-járványügyi helyzetről készült iratok, vízminta eredmény, Hepatitises anyagok, fogászat sterilizátor, e. műszerek |
178. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Havi jelentés gyógyszerforgalomról |
179. |
5 |
Nem |
K-VII-3-0 |
Orvosi vélemény fogvatartottakról |
180. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Jelentés fogvatartotti halálesetről |
181. |
Nem |
Nem |
K-VII-0-0 |
Boncjegyzőkönyv, szövettani vizsgálat eredménye |
182. |
2 |
Nem |
K-VII-2-0 |
Kábítószerrel, droggal kapcsolatos levelezések |
183. |
15 |
Nem |
K-VII-5-0 |
ÁNTSZ ellenőrzéseivel kapcsolatos jelentések |
184. |
50 |
Nem |
K-VII-8-0 |
Ambuláns napló |
185. |
5 |
Nem |
K-VII-3-0 |
Rehabilitációra, rekreációra, stressz-kezelő tréningre vezényeltek vonatkozó anyagai, gyógy-beutalóval kapcsolatos iratok |
186. |
Nem |
50 |
K-VII-0-4 |
Egészségügyi törzskönyv, törzslap |
187. |
2 |
NEM |
K-VII-2-0 |
Fogvatartotti látlelet megküldése ügyészségre |
188. |
10 |
Nem |
K-VII-4-0 |
Fogvatartott egyes jogainak korlátozása járványügyi érdekből |
189. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Jelentés influenzaoltásról |
190. |
1 |
Nem |
K-VII-1-0 |
Havi jelentés betegforgalomról |
VIII.
Fogvatartotti ügyekkel kapcsolatos iratok |
191. |
Nem |
Nem |
K-VIII-0-0 |
A fogvatartott büntetés-végrehajtással kapcsolatos személyi anyaga |
192. |
1 |
Nem |
K-VIII-1-0 |
Fogvatartottakkal kapcsolatos a fogva tartásukra vonatkozó adatszolgáltatási iratok (időigazolás, semmiségi igazolás, kárpótlással kapcsolatos igazolások) stb. |
193. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Büntetés-félbeszakítási ügyek |
194. |
1 |
Nem |
K-VIII-1-0 |
Az elhelyezési rendelkezésektől eltérő helyen elhelyezést nyert elítéltek ügyei (visszatartás) |
195. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Szállítási ügyek |
196. |
2 |
Nem |
K-VIII-2-0 |
A fogvatartottak részéről át nem vett, a postáról visszaküldött levelek |
197. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Kegyelmi ügyek |
198. |
1 |
Nem |
K-VIII-1-0 |
Más ügyben nyomozásra kiadással kapcsolatos ügyek |
199. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Idegen állampolgárságú fogvatartottak ügyei |
200. |
50 |
Nem |
K-VIII-8-0 |
Fogvatartotti létszámjelentés (összesített, szervezeti egységekre lebontott) |
201. |
15 |
Nem |
K-VIII-5-0 |
Különleges biztonságú körletre helyezéssel kapcsolatos ügyek |
202. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Feljegyzések ügyészi vizsgálatokról és az arra adott parancsnoki válaszok |
203. |
Nem |
15 |
K-VIII-0-1 |
Összefoglaló jelentések az ügyészi vizsgálatokról készült feljegyzések alapján |
204. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Telefonhívások nyilvántartása |
205. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Országgyűlési biztos megkeresései, ajánlásai, az arra adott válaszok |
206. |
2 |
Nem |
K-VIII-2-0 |
Létszámjelentések az idegenrendészeti őrizetesekről |
207. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Fogvatartottak fegyelmi és jutalmazási statisztikája |
208. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Témavizsgálatokról készült feljegyzések |
209. |
Nem |
Nem |
K-VIII-0-0 |
Módszertani útmutatók |
210. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Az intézetbe nem vihető tárgyak átvétele |
211. |
10 |
Nem |
K-VIII-4-0 |
Eu-s projektek ügyeinek iratai |
212. |
Nem |
15 |
K-VIII-0-1 |
Fogvatartottak oktatásával, képzésével kapcsolatos pályázatok, képzőintézmények megkeresései |
213. |
Nem |
15 |
K-VIII-0-1 |
Börtönépítéssel kapcsolatos javaslatok, előterjesztések |
214. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
A fogvatartottak jogaival kapcsolatos kérelmek, panaszok, az azokra adott válaszok, hozzátartozói kérelmek, tájékoztatás |
215. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Intézeten kívüli fogvatartotti munkáltatással kapcsolatos iratok |
216. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Szabaduló igazolások |
217. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Fogvatartottak nyilatkozatai (pl.: dohányzás) |
218. |
2 |
Nem |
K-VIII-2-0 |
EDR Rádióforgalmazási napló |
219. |
2 |
Nem |
K-VIII-2-0 |
Indítónapló |
220. |
1 |
Nem |
K-VIII-1-0 |
Szolgálatot átadó-átvevő füzetek |
221. |
5 |
Nem |
K-VIII-3-0 |
Kimutatás a fogvatartottak részére postán érkezett csomag átadásáról, csomag nyilvántartásáról |
IX.
Számviteli és elszámolási tevékenységgel kapcsolatos iratok
|
222. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
A bv. szervek költségvetését tartalmazó dokumentációk és azok előkészítő iratai |
223. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Előirányzatokkal kapcsolatos iratok, levelezések |
224. |
75 |
Nem |
K-IX-9-0 |
Hivatásos, kormánytisztviselői, köztisztviselői, közalkalmazotti állomány illetményével, nyugdíjazásával kapcsolatos jogszabályban előírt iratok kezelése |
225. |
Nem |
Nem |
K-IX-0-0 |
Kincstári Vagyoni Igazgatósággal kapcsolatos iratok |
226. |
Nem |
Nem |
K-IX-0-0 |
Állami Számvevőszékkel kapcsolatos iratok |
227. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Bv. szervek adózási tevékenységével kapcsolatos iratok |
228. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
A bv. szervek könyvelési anyagai |
229. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
A bv. szervek mérlegbeszámoló részjelentései, valamint az adatszolgáltatással kapcsolatos bizonylati anyag |
230. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Számlák és az ezekkel kapcsolatos iratok |
231. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Bérletek elszámolásával kapcsolatos iratok |
232. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Egyéb könyvelési anyagok |
233. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Aláírás bejelentő |
234. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Költségvetéssel kapcsolatos iratok |
235. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Fizetési felszólítások |
236. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Az éves leltározással kapcsolatos iratok |
237. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Fogvatartottakkal kapcsolatos bírói letiltások, szabadulás utáni nyilvántartások |
238. |
5 |
Nem |
K-IX-3-0 |
Megrendelések |
239. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Fogvatartottak okmány- értékletét-és tárgyletét szelvényei |
240. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Fogvatartottak munkadíj jegyzéke |
241. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Fogvatartottak letéti pénzeivel kapcsolatos beszámoló jelentés |
242. |
5 |
Nem |
K-IX-3-0 |
Központi ellátási tevékenységgel kapcsolatos iratok |
243. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
A bv. szerv pénzintézetekkel kapcsolatos levelezése |
244. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Jutalmazás, segély, családi pótlék kérelem |
245. |
10 |
Nem |
K-IX-4-0 |
Személyi állomány adózásával kapcsolatos személyügyi iratok |
246. |
5 |
Nem |
K-IX-3-0 |
Selejtezéssel kapcsolatos iratok |
247. |
5 |
Nem |
K-IX-3-0 |
Cafatéria ügyintézéssel kapcsolatos iratok |
248. |
5 |
Nem |
K-IX-3-0 |
Leltár kiértékelése |
X.
Informatikai tevékenységgel kapcsolatos iratok |
249. |
2 |
Nem |
K-X-2-0 |
Az éves tevékenység értékelése és feladatainak meghatározása a szakterületet illetően |
250. |
1
2
5
1
|
Nem
Nem
Nem
Nem
|
K-X-1-0
K-X-2-0
K-X-3-0
K-X-1-0
|
Az információ-feldolgozási rendszer fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos
a. javaslatok
b. tervek
c. szerződések
d. levelek |
251. |
1 |
Nem |
K-X-1-0 |
Rendszeralkalmazási kimutatás |
252. |
2 |
Nem |
K-X-2-0 |
Meghibásodási statisztika |
253. |
2 |
Nem |
K-X-2-0 |
Adatszolgáltatással összefüggő ügyek |
254. |
2 |
Nem |
K-X-2-0 |
Információ technológia működtetése |
XI.
Műszaki-fejlesztési, üzemviteli és vagyongazdálkodási tevékenységgel kapcsolatos iratok |
255. |
10 |
Nem |
K-XI-4-0 |
Szolgálati jelvénnyel kapcsolatos iratok |
256. |
Nem |
Nem |
K-XI-0-0 |
Beruházások, felújítások iratai, műszaki tervek és egyéb épületrajzok, üzembehelyezési jegyzőkönyvek |
257. |
15 |
Nem |
K-XI-5-0 |
Műszaki fejlesztéssel összefüggő szerződések, megkeresések, levelezések, állásfoglalások iratai |
258. |
Nem |
Nem |
K-XI-0-0 |
Digitális tervtár |
259. |
10 |
Nem |
K-XI-4-0 |
Közbeszerzési tevékenységgel kapcsolatos iratok |
260. |
50 |
Nem |
K-XI-8-0 |
A bv. szervek ingatlanaival kapcsolatos ügyek (ingatlan-nyilvántartások) |
261. |
75 |
Nem |
K-XI-9-0 |
Lakásgazdálkodási intézkedések, kiutaló és bérbeadási határozatok, levelezések iratai |
262. |
50 |
Nem |
K-XI-8-0 |
Munkáltatói lakástámogatás iratanyaga |
263. |
5 |
Nem |
K-XI-3-0 |
Beruházási adatszolgáltatások |
264. |
10 |
Nem |
K-XI-4-0 |
Igénybejelentés és az ahhoz kapcsolódó anyagok |
265. |
10 |
Nem |
K-XI-4-0 |
Gépjármű üzemeltetés, élelmezés, fogvatartottak ellátása, karbantartás iratai |
XII.
A büntetés-végrehajtási gazdasági társaságok döntés-előkészítő és koordinációs tevékenységével és a társaságokkal kapcsolatos iratok |
266. |
Nem |
50 |
K-XII-0-4 |
Társaságok alapításával, szervezésével, átalakításával, megszüntetésével kapcsolatos iratok (alapító okiratok, törzskönyv, célbejegyzés) |
267. |
15 |
Nem |
K-XII-5-0 |
Alapító és az alapító képviselőjének határozatai |
268. |
Nem |
15 |
K-XII-0-1 |
Társaságok történetére vonatkozó iratok |
269. |
Nem |
15 |
K-XII-0-1 |
Társaságok éves számszerű és szöveges mérlegbeszámolói |
270. |
15 |
Nem |
K-XII-5-0 |
Megállapodások |
271. |
10 |
Nem |
K-XII-4-0 |
Társaságok üzleti tervei, javaslataik, jóváhagyásuk |
272. |
10 |
Nem |
K-XII-4-0 |
Társasági tevékenység értékeléséről jelentés |
273. |
10 |
Nem |
K-XII-4-0 |
Átadás-átvételi dokumentumok, könyvek |
274. |
5 |
Nem |
K-XII-3-0 |
Társaságok évközi beszámolói |
275. |
5 |
Nem |
K-XII-3-0 |
Tevékenységi működéssel kapcsolatos iratok |
276. |
5 |
Nem |
K-XII-3-0 |
Operatív jelentések a társaságok tevékenységével, működésével kapcsolatban |
277. |
5 |
Nem |
K-XII-3-0 |
Célfeladatok végrehajtásának jelentései |
278. |
Nem |
25 |
K-XII-0-3 |
A társaságok nyilvánossá tételi kötelezettség alá tartozó cégiratai, adatai |
279. |
10 |
Nem |
K-XII-4-0 |
Külső gazdálkodó szervezetekkel elítéltek foglalkoztatására kötött szerződések |
280. |
5 |
Nem |
K-XII-3-0 |
Árajánlatok |
XIII.
Költségvetési és revíziós tevékenységgel kapcsolatos iratok |
281. |
10 |
Nem |
K-XIII-4-0 |
Élelmezéssel kapcsolatos ügyek |
282. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Gépjárművek üzemeltetésével, fenntartásával, értékesítésével kapcsolatos iratok |
283. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Jelentések a költségvetés keretében foglalkoztatott fogvatartottak létszámáról és munkadíjáról |
284. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Ruházattal kapcsolatos anyagok |
285. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Bv. intézetek és külső szervek közötti szerződések (fogvatartottak munkáltatásával kapcsolatban) |
286. |
10 |
Nem |
K-XIII-4-0 |
Kimutatás szabaduló elítélteknek kifizetett juttatások összegéről |
287. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Költségvetési rendszerben foglalkoztatott fogvatartottak létszám- és béradatai |
288. |
10 |
Nem |
K-XIII-4-0 |
Revizori vizsgálati program |
289. |
10 |
Nem |
K-XIII-4-0 |
Revizori jelentések |
290. |
15 |
Nem |
K-XIII-5-0 |
Költségvetési felügyeleti vizsgálat részjelentés |
291. |
15 |
Nem |
K-XIII-5-0 |
Költségvetési felügyeleti vizsgálat utóellenőrzés részjelentése |
292. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Panaszügyekre, beadványokra válasz (élelmezés, ruházat, fogvatartottak pénzügyei) |
293. |
Nem |
15 |
K-XIII-0-1 |
Vizsgálati anyag a bv. szerv gazdálkodásáról |
294. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Jelentések a pénzügyi és számviteli jogszabályok és belső intézkedések betartásáról |
295. |
5 |
Nem |
K-XIII-3-0 |
Készletgazdálkodással kapcsolatos iratok |
XIV.
Munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
296. |
Nem |
15 |
K-XIV-0-1 |
Bv. szervek munkavédelmi tevékenységének ellenőrzéséről készített jelentés |
297. |
Nem |
50 |
K-XIV-0-4 |
Munkabaleseti jegyzőkönyvek, valamint kivizsgálásuk iratai |
298. |
Nem |
15 |
K-XIV-0-1 |
Munkavédelmi tevékenység éves jelentése |
299. |
5 |
Nem |
K-XIV-3-0 |
Negyedéves munkabaleseti jelentés |
300. |
15 |
Nem |
K-XIV-5-0 |
Munkavédelmi- és tűzvédelmi szemle jegyzőkönyve |
301. |
10 |
Nem |
K-XIV-4-0 |
Baleseti napló |
302. |
15 |
Nem |
K-XIV-5-0 |
Nem munkabaleseti napló |
303. |
Nem |
50 |
K-XIV-0-4 |
Nem munkabaleseti jegyzőkönyvek, valamint kivizsgálásuknak iratai |
XV.
Bv. sajtótevékenységgel kapcsolatos iratok |
304. |
2 |
Nem |
K-XV-2-0 |
Szakmai folyóiratok, hetilapok és egyéb kiadványok előkészítésével kapcsolatos iratok |
305. |
2 |
Nem |
K-XV-2-0 |
Egyéb sajtóügyekkel kapcsolatos iratok |
306. |
2 |
Nem |
K-XV-2-0 |
Sajtótájékoztatók anyagai |
307. |
2 |
Nem |
K-XV-2-0 |
Tömegtájékoztatással kapcsolatos egyéb igazgatási tevékenység iratai |
308. |
5 |
Nem |
K-XV-3-0 |
Fogvatartottakkal kapcsolatos sajtóügyek |
309. |
5 |
Nem |
K-XV-3-0 |
Külső szervek által készítendő riportok, filmek engedélyezésével kapcsolatos iratok |
XVI.
Tűzvédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
310. |
Nem |
15 |
K-XVI-0-1 |
Tűzvédelmi szabályok, irányelvek, rendelkezések anyagai |
311. |
Nem |
15 |
K-XVI-0-1 |
Bv. intézetek és gazdasági társaságok tűzvédelmi munkájának ellenőrzéséről készült jelentések |
312. |
15 |
Nem |
K-XVI-5-0 |
Tűzesetekről készült vizsgálatok anyagai |
313. |
15 |
Nem |
K-XVI-5-0 |
Tűzvédelmi jelentés |
314. |
5 |
Nem |
K-XVI-3-0 |
Tűzgyújtási engedélyek |
XVII.
Energetikai, környezetvédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
315. |
15 |
Nem |
K-XVII-5-0 |
Az energiagazdálkodással kapcsolatos jelentések, intézkedések |
316. |
Nem |
15 |
K-XVII-0-1 |
Bv. szerveknél végrehajtott környezet-védelmi tevékenységről jelentések |
317. |
5 |
Nem |
K-XVII-3-0 |
Energetikával kapcsolatos ügyek |
318. |
5 |
Nem |
K-XVII-3-0 |
Környezetvédelemmel kapcsolatos ügyek |
XVIII.
Ügykezelési tevékenységgel kapcsolatos iratok |
319. |
15 |
Nem |
K-XVIII-5-0 |
Munkakör átadás-átvétel jegyzőkönyvei |
320. |
Nem |
15 |
K-XVIII-0-1 |
Iratellenőrzéssel kapcsolatos anyagok |
321. |
Nem |
Nem |
K-XVIII-0-0 |
Iratselejtezési jegyzőkönyvek |
322. |
5 |
Nem |
K-XVIII-3-0 |
Kulcsdoboz és kulcs-nyilvántartókönyvek |
323. |
25 |
Nem |
K-XVIII-6-0 |
Bélyegző és negatív pecsétnyomó nyilvántartások |
324. |
5 |
Nem |
K-XVIII-3-0 |
Futár kísérőjegyzék |
325. |
Nem |
25 |
K-XVIII-0-3 |
Iktatókönyvek, iktatólapok, főnyilvántartó könyv, (bennük nyilvántartott iratokkal együtt) |
326. |
5 |
Nem |
K-XVIII-3-0 |
Átadókönyvek, kézbesítő könyvek, postakönyvek |
327. |
5 |
Nem |
K-XVIII-3-0 |
Kutatási, szakdolgozati kérelmek |
XIX.
Európai Uniós fogvatartotti pályázatokkal kapcsolatos iratok |
328. |
1 |
Nem |
K-XIX-1-0 |
Meghívók, tájékoztatók,belépés engedélyek, dokumentum átadás iratai |
329. |
1 |
Nem |
K-XIX-1-0 |
Stábértekezletekkel kapcsolatos iratok |
330. |
5 |
Nem |
K-XIX-3-0 |
Szakmai képzésekkel, tréningekkel kapcsolatos levelezés |
XX.
Minősített adatvédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
331. |
1 |
Nem |
K-XX-1-0 |
Biztonsági vezető levelezése |
332. |
10 |
Nem |
K-XX-4-0 |
Nemzeti Megismerési engedély |
333. |
1 |
Nem |
K-XX-1-0 |
Nemzeti Személyi biztonsági tanúsítvány, Felh. névjegyzék |
334. |
10 |
Nem |
K-XX-4-0 |
Rejtjel-hozzáférési engedély, Kezelői engedély (rejtjel), Nemzeti/Külföldi (NATO/EU) Felhasználói engedély |
335. |
10 |
Nem |
K-XX-4-0 |
Titoktartási nyilatkozat, Személyi biztonsággal kapcsolatos teljes belső leltár |
336. |
5 |
Nem |
K-XX-3-0 |
Külföldi (NATO/EU) személyi biztonsági tanúsítvány kiadásával kapcsolatos anyagok; Külföldi (NATO/EU) Személyi Biztonsági Tanúsítványok; Külföldi (NATO/EU) minősített adat hozzáféréséhez a Nemzeti Biztonsági Felügyelet által kiállított „Igazolás”-ok. |
337. |
Nem selejtezhető |
Nem |
K-XX-0-0-N |
Megsemmisítési jegyzőkönyvek |
338. |
5 |
Nem |
K-XX-3-0 |
Minősített adatkezelés ellenőrzésével, iratforgalmi statisztikájával összefüggő anyagok |
339. |
5 |
Nem |
K-XX-3-0 |
Minősített adatkezelés biztonságával összefüggő anyagok |
340. |
Nem selejtezhető |
Nem |
K-XX-0-0-N |
Főnyilvántartó könyv, Iktatókönyv, Rejtjel-alapnyilvántartó könyv; Fő(al)nyilvántartó könyv |
341. |
5 |
Nem |
K-XX-3-0 |
Biztonsági vezető jelentései |
342. |
Nem selejtezhető |
Nem |
K-XX-0-0-N |
Minősített adat felülvizsgálati értesítő |
343. |
5 |
Nem |
K-XX-3-0 |
Futárnyilvántartás; Futárkísérő jegyzékek; Segéd-iktatókönyv |
XXI.
Költségvetési (belső) ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos iratok |
344. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Stratégiai ellenőrzési terv, éves ellenőrzési terv, összefoglaló éves ellenőrzési terv |
345. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Éves ellenőrzési jelentés, éves összefoglaló ellenőrzési jelentés |
346. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Megbízólevelek, ellenőrzési programok |
347. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Belső ellenőrzési jelentések |
348. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Belső ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján készült intézkedési tervek |
349. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Az ellenőrzések megszakításával, felfüggesztésével kapcsolatos dokumentumok |
350. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Tanácsadó tevékenység során keletkezett dokumentumok |
351. |
10 |
Nem |
K-XXI-4-0 |
Belső ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos egyéb iratok, levelezések |
Szignálási jegyzék
…………………………… Főosztály (Osztály) …………….. év
Tárgykör
(Ügytípus) |
Ügykör száma |
Selejtezési jel |
Selejtezési idő |
Levéltárba adás ideje |
Elintézési
idő |
Ügyintéző |
Kiadmányozó |
Határidős nyilvántartásba helyezést engedélyező |
Aláírás-
mintája |
Szignója |
Irattárba helyezést engedélyező |
Aláírás-
minta |
Szignó |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Büntetés-végrehajtási szervek iktatószám elosztása
A nyílt iratok iktatószámai:
|
Büntetés-végrehajtási szervek |
szervkódok (iktatószám) |
1. |
Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága |
30500 |
2. |
Állampusztai Országos Bv. Intézet |
30503 |
3. |
Bács-Kiskun Megyei Bv. Intézet |
30504 |
4. |
Balassagyarmati Fegyház és Börtön |
30505 |
5. |
Baranya Megyei Bv. Intézet |
30506 |
6. |
Békés Megyei Bv. Intézet |
30507 |
7. |
Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Bv Intézet |
30508 |
8. |
Budapesti Fegyház és Börtön |
30509 |
9. |
Büntetés-végrehajtás Központi Kórház |
30510 |
10. |
Bv. Szervezet Oktatási, Továbbképzési és Rehabilitációs Központja Pilisszentkereszt |
30512 |
11. |
Fiatalkorúak Bv. Intézete (Tököl) |
30513 |
12. |
Fővárosi Bv. Intézet |
30514 |
13. |
Győr-Moson-Sopron Megyei Bv. Intézet |
30515 |
14. |
Hajdú-Bihar Megyei Bv. Intézet |
30516 |
15. |
Heves Megyei Bv. Intézet |
30517 |
16. |
Igazságügyi Megfigyelő és Elmegyógyító Intézet |
30518 |
17. |
Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Bv. Intézet |
30519 |
18. |
Kalocsai Fegyház és Börtön |
30520 |
19. |
Közép-dunántúli Országos Bv. Intézet Baracskai objektum |
30521 |
20. |
Közép-dunántúli Országos Bv. Intézet Székesfehérvári objektum |
30521 |
21. |
Márianosztrai Fegyház és Börtön |
30522 |
22. |
Pálhalmai Országos Bv. Intézet |
30523 |
23. |
Sátoraljaújhelyi Fegyház és Börtön |
30524 |
24. |
Somogy Megyei Bv Intézet |
30525 |
25. |
Sopronkőhidai Fegyház és Börtön |
30526 |
26. |
Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei BV Intézet |
30527 |
27. |
Szegedi Fegyház és Börtön |
30528 |
28. |
Szombathelyi Országos Bv. Intézet |
30529 |
29. |
Tiszalöki Országos Bv. Intézet |
30530 |
30. |
Tolna Megyei Bv Intézet |
30531 |
31. |
Váci Fegyház és Börtön |
30532 |
32. |
Veszprém Megyei Bv. Intézet |
30533 |
33. |
Zala Megyei Bv Intézet |
30534 |
34. |
Bv. Holding Kft. |
44 |
35. |
Nagyfa-Alföld Mezőgazdasági és Vegyesipari Kft. |
68 |
36. |
Annamajori Mezőgazdasági és Kereskedelmi Kft. |
69 |
37. |
Állampusztai Mezőgazdasági és Kereskedelmi Kft. |
71 |
38. |
Budapesti Faipari Termelő és Kereskedelmi Kft. (BUFA) |
72 |
39. |
Duna-Papír Termelő, Kereskedelmi és Szolgáltató Kft. |
73 |
40. |
Duna-Mix Ipari, Kereskedelmi, Szolgáltató Kft. |
74 |
41. |
Ipoly Cipőgyár Termelő és Szolgáltató Kft. |
75 |
42. |
Pálhalmai Agrospeciál Kft. |
76 |
43. |
Adorján-Tex Kft |
77 |
44. |
Nostra Vegyesipari Kereskedelmi és Szolgáltató Kft., |
78 |
45. |
Sopronkőhidai Ipari és Szolgáltató Kft. |
79 |
Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében nem érkeztethető és nem expediálható küldemények
1. Büntetés-végrehajtás Központi Kórházban született gyermekek gyámügyi ügyintézésével kapcsolatos iratok
Az iratkezelési ellenőrzés szempontjai és értékelése
1. AZ ÜGYINTÉZÉS OPERATIVITÁSA
A bv. szervezet ügyvitelét (ügyintézés és iratkezelés) szabályozó rendelkezés megléte, tartalma és az előírások megtartása.
Az ügyviteli szerv dolgozóinál a munkaköri leírás megléte, tartalma, az ügyviteli szerv munkarendje és annak betartása.
Az iratok technikai előállításának (sokszorosítás, szövegszerkesztés az elektronikus ügykezelő rendszerben, nyomtatás stb.) szabályozottsága és az előírások megtartása.
Az iratok átadásának, átvételének dokumentáltsága.
A kezelt iratok ügyintézési határidőinek betartása.
Különféle helyesbítések, módosítások, kiegészítések átvezetése az iratokon (szabályzat, sorszámos rendelkezések stb.), a hatálytalanítások végrehajtása.
A kiadványozási és irattár-kezelési jogkörök meghatározásának rendje és gyakorlata.
2. AZ IRATKÉSZÍTÉS ELŐÍRÁSAI
A különféle iratfajták alaki kellékeinek megtartása, az iratkészítésre vonatkozó kötelező záradékok teljessége.
Iratok másolása során, illetve kivonat készítésénél az előírások megtartása.
Kép- és hangfelvételek készítésére vonatkozó előírások megtartása.
A számítógépes iratszerkesztés előírásainak megtartása.
3. AZ IRATKEZELÉS, IRATTÁRI KEZELÉS ELŐÍRÁSAINAK ÉRVÉNYESÜLÉSE
A bv. szervezet működéséhez szükséges iratkezelési segédkönyvek felfektetése, minősítése és zárása.
Az iratkezelési okmányok rovatainak szabályos kitöltése, a kivezetések, az elszámolások és a javítások szabályossága, hitelessége.
A kartonok pontossága, az iratkiadások jelölése.
A decentralizált nyílt ügykezelés és az önálló iratkezelés rendje, az előírások érvényesülése.
Az ügyintézőktől továbbításra átvett iratok időben történő iktatása, a továbbítás bizonylatolása és a futárbizonylatok kezelése.
Az iratok rendszerezett tárolása az ügyviteli szervnél, az ügyviteli iroda rendje.
Az irattári kezelés előkészítése az ügyintézőknél.
Az irattári kezelés végrehajtása az ügyviteli szervnél, az elszámolási okmányok felfektetése, szabályos vezetése, javítása és záradékolása.
Az iratok bizottsági előkészítése megsemmisítésre, a zúzás végrehajtásának bizonylatolása.
A levéltári, irattári értékű iratok bizottsági előkészítése, leadása és a Központi Irattárnak történő átadás rendje.
A történeti, illetve bizonylati értékű iratok védelmére vonatkozó szabályok megtartása.
4. AZ ÜGYVITELI KÉPZÉS HELYZETE
A bv. szerv, szervezeti egység vezetői intézkedésének megléte az ügyviteli állomány, ügyintézők, előadók ügyviteli képzésére.
Az ügyviteli képzések tervezése a bv. szervezet, és az ügyviteli szerv vezetőjének éves munka- és ellenőrzési tervében.
A tervezett ügyviteli képzések végrehajtása, dokumentálása a képzési naplóban.
A foglalkozási okmányok (napirend, foglalkozási jegy) megléte, tartalma.
Az ügyintézői állomány képzésének hatékonysága.
Az ügyviteli szakállomány szakmai felkészültsége és a szabályozók ismeretének szintje.
5. AZ ÜGYVITELI ELLENŐRZÉSEK HELYZETE
Az ügyviteli szerv vezetője éves munka- és ellenőrzési tervének megléte, tartalma és naprakészsége.
Az éves tételes bizottsági ellenőrzés előkészítése, végrehajtása és értékelése, az összefoglaló jelentés tartalma.
Az ellenőrzések végrehajtása, dokumentálása.
A váratlanul távol maradt ügyintézők iratainak elszámolása.
Az ügyviteli szerv vezetőjének belső ellenőrzései, azok dokumentálása.
A szolgálati elöljárók válasza a feltárt hibákra, a megszüntetés érdekében tett intézkedések, a hibák határidőre történő kijavítása, a visszaellenőrzések végrehajtása.
6. ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZER HASZNÁLATÁVAL KAPCSOLATOS ELLENŐRZÉSEK:
Iktatás során a megfelelő tárgyszavak megadása
Átadás-átvételi tevékenységek végrehajtása
Iratkezelés menetének szabályozottsága
Jogosultságok kiosztásának és dokumentálásnak ellenőrzése
Iktatókönyvek zárása-nyitása, főnyilvántartó könyvbe történő bevezetése
Folyamatban lévő, valamint a határidőn túli ügyek ellenőrzése.
Iratrögzítés ellenőrzése
ÉRTÉKELÉS A SZEMPONTRENDSZEREK ALAPJÁN:
Kiváló: ha legfeljebb egy ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.
Jó: ha legfeljebb két ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.
Megfelelő: ha legfeljebb három ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.
Nem megfelelő: ha háromnál több ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.
ÖSSZÉRTÉKELÉS
1. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „KIVÁLÓ”-ra értékelni:
− ha a szakellenőrzést a teljes követelményrendszer alapján hajtották végre,
− ha valamennyi elemet „kiváló”-ra, illetve többségében „jó”-ra értékelték,
− ha az ügyvitelre vonatkozó előírásokat teljes mértékben megtartják.
2. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „JÓ”-ra értékelni:
− ha a szakellenőrzést a teljes követelményrendszer alapján hajtották végre,
− ha az elemek értékelése alapvetően „kiváló”, illetve „jó”, és legfeljebb csak egy elemet értékeltek „megfelelő”-re,
− ha az ügyvitelre vonatkozó előírásokat teljes mértékben megtartják.
3. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „MEGFELELŐ”-re értékelni:
− ha szűkített terjedelmű szakellenőrzést hajtottak végre,
− ha az elemek értékelése során legfeljebb egy elemet értékeltek „nem megfelelő”-re.
4. A bv. szerve ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét „NEM MEGFELELŐ”-re kell értékelni:
− ha az elemek értékelése során két vagy ennél több elem kapott „nem megfelelő” értékelést.
A bv. szerv összértékelésén belül külön-külön kell értékelni az ügyintézők és az ügyviteli szerv tevékenységét. Az ügyviteli szerv értékelésénél alapvetően a 3. pont értékelése a meghatározó, de figyelembe kell venni a többi elem ügyviteli szervet érintő értékeléseit is.
A szűkített terjedelmű ügyviteli ellenőrzések eredményét „Megfelelő”-re, vagy „Nem megfelelő”-re kell értékelni, az ellenőrzött elemek értékelési szempontjának figyelembevételével.
A BÜNTETÉS -VÉGREHAJTÁSI SZERVEZET ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
Az iratmintatárban a bv. szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.
Az irat-mintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
1. Jegyzőkönyv,
2. Ügyiratpótló lap,
3. Iratselejtezési jegyzőkönyv,
4. Selejtezési iratjegyzék,
5. Előadói ív,
6. Jogosultság igénylése és változtatása az iratkezelési szoftverhez,
7. Oklevél.
1. minta
Címer és a büntetés-végrehajtási szervmegnevezése |
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
|
Iktatószám: |
|
|
Jegyzőkönyv |
|
|
Készült: dátum, szerv és helyiség megnevezése
|
Tárgy: a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése
|
Jelenlevők: a jelenlévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk felsorolása, vagy utalás a külön jelenléti ívre
|
Jegyzőkönyvvezető: a jegyzőkönyvvezető megnevezése |
|
|
|
Szöveg
|
Aláírás aláírás
………………………………………… ………………………………………… |
|
Aláírás aláírás
………………………………………… ………………………………………… |
|
|
|
(P. H.) |
|
Melléklet: |
Készült: ….. példányban |
Kapják: személy vagy szerv megnevezése |
személy vagy szerv megnevezése |
Irattár |
2. minta
Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése |
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
|
Ügyiratpótló lap
Ügyirat:
iktatószáma (év megadásával)
irattári jele / tételszáma:
tárgya:
Ügyirat kiadva:
szervezeti egység megnevezése:
kikérő neve:
ügyirat szerelve:
az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig:
Keltezés helye, ideje
…………………………………………… |
…………………………………………… |
átvevő aláírása |
kiadó irattáros aláírása |
3. minta
Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése |
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
|
Iktatószám: |
|
Iratselejtezési jegyzőkönyv |
|
Készült: dátum, szervezeti egység és helyiség megnevezése |
A selejtezési bizottság tagjai: |
……………………………… |
|
……………………………… |
A selejtezést ellenőrizte: |
……………………………… |
|
a vezető neve és beosztása |
|
|
|
Az alapul vett szabályzat, utasítás: az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok: |
|
|
A selejtezés alá vont iratok: |
(szervezeti egység) |
|
(évköre) |
Eredeti terjedelem: |
………………………………ifm. |
A kiselejtezett iratok mennyisége: |
………………………..ifm. |
A kiselejtezett iratok felsorolása:
Év |
Tételszám |
Irattári tétel címe |
Terjedelem (ifm) |
|
|
|
|
|
|
|
|
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
kmf. |
………………………… ……………………………
aláírás aláírás |
|
……………………………………. |
ellenőrző vezető aláírása |
|
(P.H.) |
Készült: 2 példányban
Kapják: 1 példány: Magyar Nemzeti Levéltár
1 példány: Irattár
4. minta
Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése
SZERVEZETI EGYSÉG NEVE
|
Selejtezési iratjegyzék
Év |
Tételszám |
Iktatószám(ok) |
|
|
|
|
|
|
Keltezés helye, ideje
Jegyzéket készítette: ......................................................
aláírás
5. minta
...........................................
Bv. szerv megnevezése
ELŐADÓI ÍV |
|
Saját iktatószám: |
|
|
Vezetői utasítások |
…………………………………… |
|
|
Eljáró szerv, vezető, ügyintéző: |
Előiratok ikt.számai:…………….. ………………………………………………………
…………………………………………………….. |
|
|
|
Dátum: |
20…év……………hó.……nap |
…………………………………… |
|
Határidő: |
20…év……………hó.……nap |
|
|
Kérem: |
Egyúttal elint. szám:…………….. |
|
□ VE (végleg, eredetben) |
|
|
□ VV (visszavárólag), |
|
|
□ saját hatáskörben intézkedjen, |
Érk. napja:……………………….. |
|
□ intézkedése, válaszadása előtt szóban referáljon, |
|
|
□ utólag írásban/szóban tájékoztasson intézkedésről, |
Küldő szerv:……………………… |
|
□ készítsen (készíttessen) választervezetet ………… |
|
|
………………………………………………..részére, |
Érk. irat száma:…………………... |
|
□ válaszlevél elkészítése előtt szóban referáljon, |
|
|
□ készüljön fordítás |
Tárgy: |
|
□ fogadja szíves tájékoztatásul, |
|
|
□ készítsen javaslatot a döntéshez, |
|
|
Egyéb feljegyzések: |
|
____________________________________ |
1. Utasítás az ügykezelőnek: |
Dátum: |
Szignó |
□ Válasz visszaérkezéséig (Hi.-be), |
……… |
……… |
□ Határidőbe: 20......év.......hó.....napig |
……… |
……… |
□ Cím(ek) exp.+mellékletek, |
……… |
……… |
□ saját készítésű irat fénymásolását................. |
□ Kapják elosztó szerint, |
……… |
……… |
pld.-ban engedélyezem |
□ Helyezze irattárba, |
……… |
……… |
□ Maradvány vissza előadónak. |
……… |
……… |
Lássa: |
|
|
□ Kiadás előtt: |
Selejtezhető: .............évben |
|
□ kiadás után: |
Irattárba tételt engedélyezem: 20......év............hó......nap |
□ elküldés előtt: |
………………………….. |
(vezető aláírása) |
Szignálás dátuma: 20…év…………hó.……nap. |
Egyéb utasítás az ügykezelőnek! |
|
|
|
|
|
|
|
…………………….……. |
|
|
|
|
|
|
(vezető aláírása) |
Ügykezelő feljegyzései: |
|
Elküldés napja: 20…év……………hó.……nap. |
Irattárba helyezés ideje: 20…év…………hó.……nap. |
|
……………………………… |
|
|
|
|
…………………………….. |
|
(ügykezelő aláírása) |
|
|
|
|
|
(ügykezelő aláírása) |
_______________________________________________________________________________________ |
|
Átmenő napló szám:…………………………. |
|
Átadókönyv száma:………………………………… |
|
Figyelem! További utasítások a belső oldalon! |
|
Irattári jel:……………….. |
Megjegyzés: a kívánt szövegrésznél a □-be X jelet kell tenni, illetve értelemszerűen kitölteni.
2. Utasítás az ügykezelőnek: |
|
|
Vezetői szignálások: |
□ Határidőbe: 20…év……………hó.……nap |
|
Ügyintéző szervezeti egység, vagy ügyintéző neve: |
□ Cím(ek)nek xp.+mell. |
|
|
……………………………………………… |
□ Egyéb: |
|
|
Határidő: 20…év……………hó.……nap |
|
|
|
Egyéb feljegyzések: |
|
|
|
|
|
Dátum: ……………………….……… |
|
Dátum: ………………………………..…… |
|
|
|
|
|
…………………….…… |
|
|
|
|
……….…………………….. |
|
|
(ügyintéző aláírása) |
|
|
|
|
(vezető aláírása) |
Feljegyzések
Megjegyzés: az előadói ív ezen oldalát csak abban az esetben kell kitölteni, ha több vezetői szignálás után kerül az irat az ügyintézőhöz vagy többszöri levelezés és határidőzés történik.
6. minta
A Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó jogosultságkérő lap
A Robotzsaru NEO integrált ügyviteli és ügyfeldolgozó rendszerhez kapcsolódó jogosultság engedélyező lap
Szervezet: |
|
Név, rendfokozat, beosztás: |
|
Születési hely, idő: |
|
EKG telefon: |
|
Oktatás helye, ideje: |
|
Iktató könyvei (i,á,): |
|
Engedélyezés célja:*
(kérem jelölje be) |
Jogosultság
engedélyezése |
Jogosultság
módosítása |
Jogosultság
visszavonása |
Szerepkör: |
Engedélyezés* |
Visszavonás* |
Szerepkör: |
Engedélyezés* |
Visszavonás* |
Adminisztrátor |
|
|
Központi irattáros |
|
|
Aláíró |
|
|
Lekérdező |
|
|
Átmeneti irattáros |
|
|
Lekérdező külső |
|
|
Beléptető |
|
|
Napló lekérdező |
|
|
Elektronikus-expediáló |
|
|
Osztály-iktató |
|
|
Elektronikus-postabontó |
|
|
Postabontó |
|
|
Ellenőrzési naplókezelő |
|
|
Rendszergazda |
|
|
Érkeztető |
|
|
Szignáló |
|
|
Expediáló |
|
|
Ügyelőadó-ügyintéző |
|
|
Iktató |
|
|
Ügypostázó |
|
|
Jelenléti |
|
|
Védelmi felelős |
|
|
Kapu beléptető |
|
|
Vezető |
|
|
Kiadmányozó |
|
|
|
|
|
Jogosultság időtartama |
Visszavonásig: |
Határozott idejű: ......................................-ig |
A jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását kérő vezető:
Név:
Beosztás:
Aláírása:
A fent megjelölt jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását engedélyezem:**
Budapest, ……….….. év ……………..…………. hó ……….. nap
…………………….
* A megfelelő helyre tegyen X-et!
** A megfelelő aláhúzandó!
7. minta
