nyomtatás  nagyítás kicsinyítés 
Betöltés...
34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet
az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről
2017-01-01
infinity
1

34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet

az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki
követelményeiről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 35/A. § (5) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 48. § 9. pontjában meghatározott feladatkörömben eljárva – a Kormány tagjainak feladat- és hatásköréről szóló 152/2014. (VI. 6.) Korm. rendelet 21. § 5. és 14. pontjában meghatározott feladatkörében eljáró belügyminiszterrel egyetértésben – a következőket rendelem el:

1. A rendelet hatálya

1. § E rendelet hatálya

a) a közfeladatot ellátó szervekre (a továbbiakban: átadó),

b) a közfeladatot ellátó szervek maradandó értékű, elektronikus formában tárolt iratainak levéltári átvételére, valamint

c) a közlevéltárakra (a továbbiakban: átvevő)

terjed ki.

2. Értelmező rendelkezések

2. § E rendelet alkalmazásában:

1. besorolási séma: a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet (a továbbiakban: KIM rendelet) 3. § 2. pontjában meghatározott séma;

2. elektronikus irat: a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 3. § c) pontjában meghatározott irat, amely elektronikusan keletkezett vagy digitalizált;

3. elektronikus átvételi csomag: olyan tömörítetlen állomány, amely egy vagy több elektronikus irat és kapcsolódó metaadataik meghatározott formátumú és struktúrájú, a levéltári átvétel céljából összekapcsolt együttese;

4. ellenőrző összeg: az elektronikus átvételi csomag konténer fájlformátum állományához rendelt kódolási algoritmus által előállított számsorozat, amely a sértetlenség igazolására szolgál;

5. elsődleges adat: az átvétel részét képező elektronikus iratok összessége, és az elektronikus iratok keletkezésére, használatára, azok értelmezésére vonatkozó, az irat keletkezésekor vagy az elektronikus átvételi csomag előállítása során keletkezett adat;

6. elsődleges besorolási séma: a KIM rendelet 3. § 7. pontjában meghatározott séma;

7. irategyüttes: több elektronikus iratot magában foglaló hierarchikus szerkezetű egység;

8. konténer fájlformátum: olyan fájlformátum, amely biztosítja az elsődleges adatokat és a metaadatokat tartalmazó fájlok strukturált rendszerének egy fájlként történő tárolását és megjeleníthetőségét;

9. metaadat: levéltári átvétel céljából létrehozott elektronikus átvételi csomagra, vagy egyes iratokra, vagy irategyüttesekre vonatkozó azonosító, leíró, technikai vagy hozzáférésre vonatkozó adat vagy adatcsoport, amely rögzítése és az irathoz vagy iratcsoporthoz való hozzárendelése által biztosítja az irat vagy iratcsoport kezelését, felhasználását, olvashatóságát, értelmezhetőségét, sértetlenségét;

10. szabványos iktatási export állomány: a KIM rendelet 21–22. §-a szerinti export állomány;

11. tanúsított iratkezelési szoftver: olyan iratkezelési szoftver, amely rendelkezik a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletben előírt alkalmazási feltételekkel, és tanúsítását a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek megfelelőségét tanúsító szervezetek kijelölésének részletes szabályairól szóló 43/2013. (II. 19.) Korm. rendelet szerint kijelölt tanúsító szervezet végezte el;

12. ügyirat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: R.) 2. § 51. pontja szerinti ügyirat.

3. A levéltári átvétel feltételei

3. § (1) Az átadó az elektronikus formában tárolt, az Ltv. 3. § j) pontja szerinti maradandó értékű iratokat (a továbbiakban: maradandó értékű elektronikus irat) elektronikus átvételi csomag formájában, a (2)–(5) bekezdésben meghatározott követelményeknek megfelelően adja át az átvevőnek.

(2) Az elektronikus átvételi csomag része:

a) egy darab konténer fájlformátumban lévő állomány és

b) az ellenőrző összeg fájl.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag elnevezése az alábbiak szerint épül fel azzal, hogy az elnevezés egyes elemeit aláhúzás jellel kell egymástól elhatárolni:

a) SIP elnevezésű kezdő karaktersor;

b) az elektronikus átvételi csomag készítésének időpontja, amely nyolc karakterből áll év, hónap, nap bontásban;

c) az átadó elnevezéséből képzett, legfeljebb húsz, ékezet nélküli nagybetűs karakterből álló egyedi azonosító; valamint

d) sorszám, amely az elektronikus átvételi csomag készítése napján újrakezdődő, folyamatosan növekvő, három karakter hosszúságú egész szám.

(4) A konténer fájlformátumban lévő állomány fejléc (a továbbiakban: header) mappából és tartalom (a továbbiakban: content) mappából áll. A mappák tartalmát és felépítését a 6. § (2) bekezdése szerinti típusok alapján az 1–4. melléklet határozza meg. A header mappa egy fájlt tartalmaz az 1. melléklet szerint, metadata.xml elnevezéssel. A content mappa két almappát tartalmaz; adatok (a továbbiakban: data) almappát és dokumentáció (a továbbiakban: documentation) almappát az 1. melléklet szerint. A documentation almappa tartalmazza az iratok értelmezéséhez az 5. § (1) bekezdése szerinti megállapodásban előírt dokumentációt, minden egyéb adatot a data almappában kell elhelyezni.

(5) Az elektronikus átvételi csomag nem titkosítható és nem látható el jelszóvédelemmel.

(6) A (2)–(5) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag felépítésére vonatkozó műszaki követelményeket az 1. melléklet határozza meg.

(7) Az elektronikus átvételi csomag tartalmazza a KIM rendeletben előírt, és az iratkezelési szoftver által előállított naplóállományokat.

4. § Az átadó az R. 61. § (7) bekezdésében meghatározott esetben hiteles elektronikus másolattal is teljesítheti az átadást.

4. A maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvétele tárgyában kötött megállapodás

5. § (1) Az átadó és az átvevő a maradandó értékű elektronikus irat levéltári átvételére megállapodást (a továbbiakban: megállapodás) köt. Egy megállapodás tárgya több átvétel is lehet.

(2) A megállapodás tartalmazza:

a) az átvételi eljárás tartalmi és technikai előkészítésére vonatkozó feladatai meghatározását;

b) az átvételre kerülő maradandó értékű elektronikus iratok körét, azok technikai és tartalmi jellemzőit, meghatározva azon maradandó értékű elektronikus iratok körét is, amelyekből ügyviteli célból példány marad az átadónál;

c) az átvétel részeként átadásra kerülő meglévő és elkészítendő dokumentációt;

d) az elektronikus átvételi csomag előállításához szükséges feladatokat, azok ütemezését és ellenőrzését;

e) az átvételi eljárás technikai lebonyolítását és ütemezését;

f) a maradandó értékű papíralapú és elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzésére, kezelhetőségére és használhatóságára vonatkozó rendelkezést; valamint

g) a (4) bekezdésen és a 6. § (3) bekezdésén alapuló rendelkezéseket.

(3) A maradandó értékű elektronikus iratok átvétele során az átvevő a 6. § (1) bekezdésében meghatározott módon – és ha az átadó és átvevő a megállapodásban a (4) bekezdés szerint ettől eltérően nem rendelkezik – az 1–5. mellékletben megállapított követelmények alapján folytatja le az átvételi eljárást.

(4) Az 1–5. mellékletben megállapított követelményektől a megállapodásban akkor lehet eltérni, ha a metaadatok nem, vagy csak részlegesen állnak az átadó rendelkezésére, nem pótolhatóak, vagy oly mértékben sérültek, hogy helyreállításuk nem lehetséges.

(5) Az 1–5. mellékletben foglalt követelmények teljesítéséről az átadó gondoskodik.

5. A levéltári átvétel típusai

6. § (1) A levéltári átvétel történhet:

a) iratkezelési szoftverből;

b) adatbázisból;

c) fájlrendszerből;

d) elektronikus iratok összetartozó gyűjteményéből.

(2) A levéltári átvétel típusai:

a) tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel;

b) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel iktatási iratnyilvántartással;

c) nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő átvétel nem iktatási típusú iratnyilvántartással, iratszintű metaadatokkal;

d) átvétel nem iratszintű metaadatokkal.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott átvételi típusok adatsémájának leírását a Magyar Nemzeti Levéltár a honlapján közzéteszi.

7. § (1) A 6. § (2) bekezdés a) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag tartalmazza a tanúsított iratkezelési szoftver által előállított szabványos iktatási export állományt a 2. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, az R. 39. § (2) bekezdésében meghatározott iktatókönyvi rendezettségben.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott elektronikus átvételi csomag content mappa adatok almappájában elhelyezett elsődleges adatoknak a header mappában elhelyezett metaadatok strukúrájában a nyilvántartott iratok szintjéhez kell kapcsolódnia.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (1) bekezdésében meghatározott sorszámos iktatás esetén, a főszámon iktatott iratnak a nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat kell tartalmaznia.

(4) Az (1) bekezdésben meghatározott iktatókönyv szerinti rendezettség és az R. 41. § (2) bekezdésében meghatározott főszám-alszámos iktatás esetén az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag a maradandó értékű elektronikus iratokat ügyiratokba rendezve tartalmazza. A főszámon iktatott irat az ügyirat szinten előírt metaadatokat, az alszámon iktatott irat a nyilvántartott irat szintjén előírt metaadatokat tartalmazza.

8. § (1) A 6. § (2) bekezdés b) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag tartalmazza az R. 14. § (1) bekezdése alapján iktatott maradandó értékű elektronikus iratokat a 2. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, a megállapodásban rögzített eltérésekkel.

(2) Az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag az iratkezelési szoftverben tárolt metaadatokat a maradandó értékű elektronikus iratok szintjéig bontva tartalmazza.

9. § A 6. § (2) bekezdés c) pontjában meghatározott esetben az elektronikus átvételi csomag az R. 10. § (2) bekezdés a) pontja szerinti nyilvántartás részét képező maradandó értékű elektronikus iratokat a 3. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva, irategyüttesenként csoportosítva tartalmazza.

10. § (1) A 6. § (2) bekezdés d) pontjában meghatározott esetben, ha a maradandó értékű elektronikus iratokat nem olyan szoftverrel kezelték, amely biztosítja a 2–3. melléklet szerinti metaadatok hozzárendelését a maradandó értékű elektronikus iratokhoz, az elektronikus átvételi csomag a maradandó értékű elektronikus iratokat a 4. mellékletben meghatározott szerkezetben és metaadatokkal ellátva tartalmazza.

(2) Az (1) bekezdés szerinti elektronikus átvételi csomag metaadat-készletére, annak struktúrájára, és az elsődleges adatok felépítésére, szétbontására vonatkozó előírásokat a megállapodásban kell rögzíteni.

11. § A levéltári átvétel megvalósulhat:

a) szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételével, vagy

b) adathordozón, azzal, hogy az adathordozó az elektronikus átvételi csomagon kívül más fájlt nem tartalmazhat.

6. A levéltári átvétel eljárási szabályai

12. § (1) Az átvevő az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét – a (3) bekezdésben meghatározott kivétellel – térítésmentesen végzi.

(2) Az átvevő

a) az elektronikus átvételi csomagot átveszi, ha az megfelel a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy

b) legalább 15 és legfeljebb 90 napos határidő biztosításával, és a levéltári átvételt akadályozó ok megjelölésével ismételt átadásra szólítja fel az átadót, ha az elektronikus átvételi csomag nem felel meg a 3. §-ban és a 4. §-ban előírt követelményeknek, vagy

c) az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételét elutasítja, ha az átadó nem tett eleget átadási kötelezettségének a b) pont alapján, egyúttal a b) pont szerint póthatáridőt tűz, és felhívja az átadó figyelmét arra, hogy e határidő elmulasztása vagy az elektronikus átvételi csomag 3. §-ban és 4. §-ban előírt követelményeknek való meg nem felelése esetén az ügyben ellenőrzésre jogosult szervnél bejelenti az iratátadás meghiúsulásának tényét, és egyben kéri az ellenőrzésre jogosult szerv intézkedését.

(3) Az átadással, és a (2) bekezdés b) pontja esetében az ismételt átadással összefüggésben felmerülő költségeket az átadó viseli.

13. § Az elektronikus átvételi csomag levéltári átvételéről az átvevő az átadót a megállapodásban rögzített módon értesíti.

7. Adatvédelmi rendelkezések

14. § (1) Az átadó és az átvevő által foglalkoztatottak az e rendeletben meghatározott feladataik ellátása során megismert minősített adatot, személyes adatot vagy különleges adatot, üzleti titkot, banktitkot, fizetési titkot, biztosítási titkot, értékpapírtitkot, pénztártitkot, orvosi titkot és más hivatás gyakorlásához kötött titkot kizárólag a feladat ellátásának időtartama alatt, a célhoz kötöttség elvének figyelembevételével jogosultak kezelni.

(2) Az átadó és az átvevő foglalkoztatottait az (1) bekezdés szerint megismert adatok tekintetében titoktartási kötelezettség, és ennek vállalásáról szóló írásbeli nyilatkozattételi kötelezettség terheli.

8. Záró rendelkezések

15. § Ez a rendelet 2017. január 1-jén lép hatályba.

16. § A rendelet tervezetének a műszaki szabályokkal és az információs társadalom szolgáltatásaira vonatkozó szabályokkal kapcsolatos információszolgáltatási eljárás megállapításáról szóló, 2015. szeptember 19-i (EU) 2015/1535 európai parlamenti és tanácsi irányelv 5–7. cikke szerinti előzetes bejelentése megtörtént.

1. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez

Az elektronikus levéltári átvételi csomag műszaki követelményei

1. Az elektronikus átvételi csomag felépítése

1.1. Az elektronikus átvételi csomag szerkezete

A. [ellenőrző összeg].txt

B. [konténer állomány].zip

a) header

aa) metadata.xml

b) content

ba) data

bb) documentation

1.2. Az ellenőrző összeg szöveges állománya négy sort tartalmaz az alábbiak szerint:

a)    metadata.xml: [a fájl terjedelme (byte)]

b)    [algoritmus elnevezése]: [a metadata.xml fájl ellenőrző összege a 6. § (3) bekezdés szerinti adatséma-leírásban megadott algoritmus szerint]

c)    [konténer fájl neve]: [a fájl terjedelme (byte)]

d)    [algoritmus elnevezése]: [a konténer fájl ellenőrző összege az MNL ajánlásban megadott algoritmus szerint]

2. A metadata.xml állomány tartalma

2.1. A metadata. xml állomány metaadataira vonatkozó követelményrendszer értelmezése:

a)    A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.

b)    B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés.

c)    C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.

d)    D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.

2.2. A metadata.xml gyökér elemének leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomag egyedi azonosítója, amely azonos lehet a csomag egyedi elnevezésével.

3

Leírás

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomag tartalmának rövid leírása.

4

Csomag típus

igen

nem

Meghatározza az elektronikus átvételi csomag szerepét az archiválási folyamatban. Konstans érték: „SIP”.

2.3. A metadata.xml fejléc elemének leírására használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Létrehozási idő

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomag létrehozásának dátuma és időpontja.

3

Státusz

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomag státusza. Lehetséges értékei: „Új csomag”, amelynek reprezentációja „NEW”; „Helyettesítő csomag”, amelynek reprezentációja „REPLACEMENT”; „Teszt csomag”, amelynek reprezentációja „TEST”.

4

Átadás típusa

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomag átadási típusa: „tanúsított iratkezelési szoftver”, amelynek reprezentációja „TANÚSÍTOTT IKTATÁS”; „iktatási iratnyilvántartás”, amelynek reprezentációja „STRUKTURÁLT IKTATÁS”; „nem iktatási típusú iratnyilvántartás, iratszintű metaadatokkal”, amelynek reprezentációja „STRUKTURÁLT IRATNYILVÁNTARTÁS”; „nem iratszintű metaadatok”, amelynek reprezentációja „STRUKTURÁLATLAN”.

5

Átvétel típusát leíró dokumentum

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomag átvételi típusát részletesen meghatározó dokumentum címe és elérhetősége.

6

Levéltári átadás-átvételi megállapodás

igen

nem

Az iratátadó és a levéltár között létrejött levéltári átadás-átvételi megállapodás iktatószáma és dátuma. A két adatot pontosvesszővel kell elválasztani.

7

Korábbi levéltári átadás-átvételi megállapodás

nem

igen

Az elektronikus átvételi csomag tartalmára vonatkozó korábbi levéltári átadás-átvételi megállapodás iktatószáma és dátuma, amely pl. két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan.

8

Beküldés

nem

nem

A megállapodás alapján az átvétel több szakaszra tagolva is megvalósítható. A metaadat tartalmazza a beküldési szakasz megnevezését, azonosítóját.

9

Beküldési sorszám

nem

nem

Az átvételi szakasz során több csomag is átadható. A metaadat tartalmazza az elektronikus átvételi csomag sorszámát a beküldési szakaszon belül.

10

Levéltári anyag törzsszáma

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban lévő levéltári anyaghoz kapcsolódó, már a levéltár őrzésében lévő anyag törzsszáma.

11

Levéltári anyag megelőző törzsszáma

nem

igen

Az elektronikus átvételi csomagban lévő levéltári anyag korábbi törzsszáma két levéltár közötti átadás esetén nyújt információt az iratképzőtől való átvétel körülményeire vonatkozóan.

12

Rendelkezésre állás

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomag tartalmához történő hozzáférés korlátozásnak jelölése.

13

Selejtezhetőség

nem

nem

Ez az adat lehetővé teszi, hogy az elektronikus átvételi csomag szintjén meghatározható legyen az átadott állomány selejtezhetősége, amire „Teszt” típusú átvétel során lehet szükség. Lehetséges értékei: „Selejtezhető”, „Nem selejtezhető”.

14

Iratképző neve

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iratokat keletkeztető szervezet pontos neve.

15

Iratképző azonosítója

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iratokat keletkeztető szervezet egyedi azonosítója.

16

Iratkezelési szoftver neve

igen

nem

Annak az iratkezelési szoftvernek vagy más informatikai rendszernek a neve, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak.

17

Iratkezelési szoftver verziója

nem

nem

Annak az iratkezelési szoftvernek vagy más infromatikai rendszernek a verziószáma, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak.

18

Iratátadó szerv neve

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagot készítő szervezet neve, amely alapértelmezetten azonos az iratképzővel.

19

Iratátadó szerv azonosítója

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagot készítő szervezet egyedi azonosítója, amely alapértelmezetten azonos az iratképzővel.

20

Közreműködő neve

nem

igen

Az elektronikus átvételi csomag készítésében közreműködő természetes személy vagy szervezet neve.

21

Közreműködő azonosítója

nem

igen

Az elektronikus átvételi csomag készítésében közreműködő természetes személy vagy szervezet egyedi azonosítója.

22

Átadó rendszer neve

nem

nem

Annak az informatikai rendszernek a neve, amely az elektronikus átvételi csomagot generálta.

23

Átadó rendszer verziója

nem

nem

Annak az informatikai rendszernek a verziószáma, amelyből az elektronikus átvételi csomagban szereplő adatok, iratok származnak.

24

Kapcsolattartó neve

nem

igen

A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy neve.

25

Kapcsolattartási adatok

nem

igen

A beadó szervezet részéről az átadásért felelős személy telefonszáma vagy e-mail címe.

26

Illetékes levéltár neve

igen

nem

Annak a levéltári szervezetnek a neve, amely az elektronikus átvételi csomag befogadását végzi.

27

Illetékes levéltár azonosítója

igen

nem

Annak a levéltári szervezetnek az azonosítója, amely az elektronikus átvételi csomag befogadását végzi.

2.4. A beágyazott metaadat-reprezentációk leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

nem

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója.

3

Megnevezés

nem

nem

Címke az adott metaadat-tartalom dokumentumon belüli azonosításához.

4

Metaadat- reprezentáció

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagba beágyazott metaadatséma típusa, amely a technikai specifikáció által lehetővé tett értékeket veheti fel.

5

Egyéb metaadat-
reprezentáció

nem

nem

Azon metaadatséma típusok megadása, amelyek a technikai specifikációtól eltérnek.

6

Metaadat- reprezentáció verzió

nem

nem

Alkalmazott metaadatséma-típus verziója.

2.5. A metadata.xml-ben a leíró metaadatok tartalmazzák az elektronikus átvételi csomagban átadásra kerülő iratok leíró metaadatait, illetve a dokumentációhoz tartozó fájlok leírását.

2.5.1. A leíró metaadatok reprezentációjának leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A leíró metaadatok sémájának egyedi azonosítója.

3

Csoport azonosító

nem

nem

Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha a megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés).

4

Létrehozási idő

nem

nem

A metaadat létrehozásának dátuma és időpontja.

5

Metaadat státusza

nem

nem

A metaadat státusza. Lehetséges értékei: „Elavult”, amelynek reprezentációja „SUPERCEDED”; „Aktuális”, amelynek reprezentációja „CURRENT”.

2.6. A metadata.xml-ben az adminisztratív metaadatok tartalmazzák az elektronikus átvételi csomagban átadásra kerülő adatok struktúrájának, adatfájljainak, a leíró metaadainak és maguknak az adminisztratív metaadatoknak a metaadatait.

2.6.1. A metadata.xml-ben a technikai metaadatok használata opcionális. A leírásra használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A technikai metaadatok metaadatcsoportjának egyedi azonosítója.

3

Csoport azonosító

nem

nem

Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha a megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés).

4

Adminisztratív metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára.

5

Létrehozási idő

nem

nem

A metaadatcsoport létrehozásának dátuma és időpontja.

6

Státusz

nem

nem

A metaadat státusza. Lehetséges értékei: „Elavult”, amelynek reprezentációja „SUPERCEDED”; „Aktuális”, amelynek reprezentációja „CURRENT”.

2.6.2. A metadata.xml-ben a szerzői jogoknak a leíró metaadatoktól független, önálló metaadat-reprezentációban való megadása opcionális. A leírásra használt metaadatok:

A

B

C

 

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A felhasználási jogokra vonatkozó metaadatcsoport egyedi azonosítója.

3

Csoport azonosító

nem

nem

Egy csoporthoz tartozó több metaadat-szekció fogható össze vele. Felhasználható, ha megváltozott adattartalmakat ugyanazoknál az objektumoknál tároljuk (változáskövetés.)

4

Adminisztratív metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára.

5

Létrehozási idő

nem

nem

A metaadatcsoport létrehozásának dátuma és időpontja.

6

Státusz

nem

nem

A metaadat státusza. Lehetséges értékei: „Elavult”, amelynek reprezentációja „SUPERCEDED”; „Aktuális”, amelynek reprezentációja „CURRENT”.

2.7. A metadata.xml-ben rögzíteni kell az egyes adatfájlokhoz tartozó, csoportosításukra, azonosításukra és elérésükre vonatkozó metaadatokat. Az egyes adatfájlokra és azok csoportjaira vonatkozó metaadatok megadása kötelező.

2.7.1. A metadata.xml-ben az egyes fájlcsoportokhoz tartozó metaadatokkal kell leírni az egyedi fájlok logikai csoportjaihoz rendelt metaadatokat. A leírásra használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A content mappában elhelyezett fájlok csoportjának egyedi azonosítója.

3

Adminisztratív metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára.

4

Használat

nem

nem

A csoportban található fájlok felhasználási területe (archív, referencia, nézőkép, egyéb).

2.7.2. A metadata.xml-ben az egyes fájlokhoz tartozó metaadatokkal kell leírni az egyedi fájlok alapadatait és hivatkozásait. A leírásra használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A content mappában elhelyezett fájl egyedi azonosítója.

3

MIME típus

nem

nem

A fájlhoz társított IANA MIME típus.

4

Sorszám

nem

nem

Ha a fájl egy csoport tagja, akkor a csoport részeként kapott sorszámot tartalmazza.

5

Méret

nem

nem

Fájl mérete bájtban megadva.

6

Létrehozás dátuma

nem

nem

A fájl létrehozásának dátuma és időpontja.

7

Ellenőrző összeg

igen

nem

A fájl sértetlenségét igazoló ellenőrző összeg értéke.

8

Ellenőrző összeg típusa

nem

nem

Az ellenőrző összeg létrehozásához használt algoritmus.

9

Adminisztratív metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára.

10

Leíró metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás a leíró metaadatok csoportjának azonosítójára.

11

Fájlcsoport azonosító

nem

nem

Annak a csoportnak az azonosítója, amelyikhez a fájl tartozik.

12

Használat

nem

nem

A csoportban található fájlok felhasználási területe (archív, referencia, nézőkép, egyéb).

2.7.2.1. A fájlok elérési útjának megadásakor a fájlhierarchia kiinduló gyökéreleme a content mappa. A content mappa data és documentation mappájában elhelyezett állományok elhelyezkedésének leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

Nem

A fájl helyét meghatározó hivatkozás azonosítója.

3

Hely típus

igen

Nem

A fájl helyét meghatározó hivatkozás típusa.

2.8. A metadata.xml-ben a logikai struktúrához tartozó metaadatokkal kell leírni az irategyüttes logikai struktúráit, azok hierarchikus elrendezését.

2.8.1. A hierarchikus elrendezés három típusa használható:

a)    aggregáció: a nyilvántartott iratok fizikai elrendezése: iktatókönyvek, ügyiratok, irategyüttesek, iratok hierarchiája;

b)    besorolás, a nyilvántartott iratok logikai elrendezése: az irattári terv vagy besorolási séma hierarchiája;

c)    dokumentáció: a csomag adattartalmától független, a tartalom értelmezését támogató dokumentumok összessége.

2.8.2. A logikai struktúra egyes komponenseinek metaadatait egymásba ágyazott metaadatcsoportokban (a továbbiakban: divízió) kell megadni. Minden divízió elem egy vagy több fájlhoz kapcsolódhat, amelyek együttesen az adott strukturális elem teljes tartalmát magukba foglalják. A divízió leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Azonosító

igen

nem

A fájlok logikai hierarchiában való elrendezését rögzítő metaadatcsoport egyedi azonosítója.

3

Sorrend

nem

nem

A többféle logikai hierarchia sorrendjét leíró numerikus metaadat.

4

Névsorrend

nem

nem

A többféle logikai hierarchia sorrendjét leíró alfabetikus metaadat.

5

Címke

nem

nem

A logikai hierarchia tartalmának azonosítására szolgáló metaadat.

6

Leíró metaadatok azonosító

igen

nem

Hivatkozás a leíró metaadatok csoportjának azonosítójára.

7

Adminisztratív metaadatok azonosítója

nem

nem

Hivatkozás az adminisztratív metaadatok csoportjának azonosítójára.

8

Típus

igen

nem

A logikai hierarchia típusának meghatározása.

2.8.2.1. A logikai struktúrához tartozó metaadatok és a fizikai elhelyezkedés közötti kapcsolatot a fájlmutató hivatkozás metaadattal kell megadni. A metaadat megadása kötelező.

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Fájl azonosító

igen

nem

A logikai hierarchia elemének az egyes fájlokkal való összekapcsolását biztosító metaadat.

2. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez

Iratkezelési szoftverből történő iktatási nyilvántartással történő átvételre vonatkozó követelmények

1. A metadata.xml fájl tartalmára vonatkozó speciális előírások

1.1. A metadata.xml az iratkezelési szoftverből történő iktatási nyilvántartással való átvétel során az elektronikus átvételi csomag általános metaadatai mellett az irattári tervhez, az irattári tételekhez, az iktatókönyvekhez, az ügyiratokhoz, nyilvántartott iratokhoz is tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.

2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények

2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:

a)    A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.

b)    B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.

c)    C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.

d)    D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.

2.2. Az iktatási hierarchiában az irattári terv leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irattári terv egyedi azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

igen

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irattári terv megnevezésével.

4

Azonosító

igen

nem

Az irattári terv egyedi azonosítója Alapértelmezetten: „ITévszám”.

5

Irattári terv megnevezése

igen

nem

A szerv elsődleges besorolási sémájának a szöveges megnevezése.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

Az irattári tervnek a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: „Irattári terv”, amelynek reprezentációja „CLASSIFICATION”.

7

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az irattári tervre vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

8

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

9

Készítési idő

igen

nem

Az irattári terv készítésének dátuma.

10

Érvényességi idő kezdete

igen

nem

Az irattári terv érvényességi idejének kezdete. Alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének kezdetével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv.

11

Érvényességi idő vége

igen

nem

Az irattári terv érvényességi idejének vége. Alapértelmezetten azonos az átadott iratanyag időkörének végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv.

2.3. Az iktatási hierarchiában az irattári tételekhez használt leíró metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irattári tételszámmal.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irattári tétel megnevezésével.

4

Irathierarchia szintje

igen

nem

Az irattári tételnek a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: „Irattári tétel”, amelynek reprezentációja: „CLASS”.

5

Irattári tételszám

igen

nem

Az irattári tétel azonosítója. Főszám/alszámos iktatás esetén az ügyirathoz (főszámhoz) kell rendelni az irattári tételt, amelynek megőrzési előírásai alapértelmezetten az ügyirat valamennyi nyilvántartott iratára (alszámára) egységesen érvényesek. Sorszámos iktatás esetén az irattári tételt közvetlenül az egyedi nyilvántartott irathoz kell rendelni. Az ügyiratokhoz vagy egyedi nyilvántartott iratokhoz csak olyan irattári tétel rendelhető, amelynek már nincsenek rész irattári tételei.

6

Irattári tételszám megnevezése

igen

nem

 

7

Készítési idő

igen

nem

Az irattári tétel keletkezési dátuma.

8

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az irattári tétel tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

9

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

10

Érvényességi idő kezdete

igen

nem

Az irattári tétel érvényességi idejének kezdete. Alapértelmezetten minden irattári tétel érvényességi ideje azonos az adott elektronikus átvételi csomagban átadott teljes iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv.

11

Érvényességi idő vége

igen

nem

Az irattári tétel érvényességi idejének vége. Alapértelmezetten minden irattári tétel érvényességi ideje azonos az adott elektronikus átvételi csomagban átadott teljes iratanyag időkörének kezdetével és végével. Amennyiben az irattári terv egyes tételei az átadásra kerülő irategyüttes időköre alatt megváltoztak, vagy új irattári terv került elfogadásra, akkor a módosításokat az egyes tételek érvényességi idejének megfelelő beállításával kell jelölni úgy, hogy a tételek továbbra is egy egységes, egyetlen gyökérelemmel rendelkező irattári tervet alkossanak. Egyetlen elektronikus átvételi csomagban sem szerepelhet több irattári terv.

12

Alapértelmezett megőrzési mód

igen

nem

A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten elvégzendő teendő leírása. Lehetséges értékei: „Határidő nélkül megőrzendő”, „Lejárati idő végén felülvizsgálandó”, „Levéltárba adandó”, „Selejtezendő”.

13

Alapértelmezett megőrzési idő egység

igen

nem

Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő jellege. Lehetséges értékei: „Napok”, „Hetek”, „Hónapok”, „Évek”.

14

Alapértelmezett megőrzési idő érték

igen

nem

Az irattári tételhez tartozó alapszintű megőrzési idő értéke.

2.4. Az iktatási hierarchiában az iktatókönyvekhez használt leíró metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv egyedi azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az iktatókönyv megnevezésével.

4

Iktatókönyv azonosítója

igen

nem

Az iktatókönyv egyedi azonosítója. Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.

5

Iktatókönyv megnevezése

igen

nem

Az iktatókönyvhöz kötődő, az átadó iratkezelési szabályzata alapján meghatározott szöveges megnevezés.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

Az iktatókönyvnek az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Iktatókönyv esetében konstans érték: „Iktatókönyv”, amelynek reprezentációja: „REGISTER”.

7

Iktatókönyv nyitásának dátuma

igen

nem

Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő létrehozásának, megnyitásának időpontja.

8

Iktatókönyv lezárásának időpontja

igen

nem

Az adott iktatókönyv elektronikus iktatókönyvben történő lezárásának időpontja.

9

Az iratképző neve

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő iktatókönyvet keletkeztető szervezet megnevezése.

10

Idő(kör) kezdete

igen

nem

Az iktatókönyv iratanyaga létrehozásának kezdete. Alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének január elseje.

11

Idő(kör) vége

igen

nem

Az iktatókönyv iratanyaga létrehozásának vége. Alapértelmezetten az iktatókönyvben szereplő ügyiratok keletkezési évének december 31-e.

12

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az iktatókönyv tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

13

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

14

Részletes tartalmi leírás

nem

nem

A nyilvántartás tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás.

15

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az iktatókönyvhöz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

16

Nyelv

nem

igen

Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

17

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

18

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

19

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvételre, csak annak másolata, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás.

20

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átvett iratanyag másolatainak pontos helye.

21

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

22

Leírási szabályok

nem

nem

Az iktatókönyvben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.5. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokhoz használt leíró metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az ügyirat iktatószámával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az ügyirat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal.

4

Iktatószám

igen

nem

Az ügyirat azonosítója: a főszámot tartalmazó iktatószám, az ügyindító irat iktatószáma.

5

Ügyirat tárgya

igen

nem

Az ügyirat szöveges megnevezése, tárgya.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

Az ügyiratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: „file”.

7

Kezelési feljegyzések

nem

nem

Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek.

8

Főszám iktatásának időpontja

igen

nem

Az ügyirat főszámos iktatásának időpontja.

9

Ügyirat lezárási időpontja

igen

nem

Az ügyirat lezárásának pontos időpontja.

10

Irattári tételszám

igen

nem

Annak az irattári tételnek az azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. Az átadó iratkezelési szabályzatának melléklete alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.

11

Besorolás dátuma

igen

nem

Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja.

12

Megőrzési mód

nem

nem

A megőrzési idő lejárta utáni teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési mód értékét: Lehetséges értékei: „Határidő nélkül megőrzendő”, „Lejárati idő végén felülvizsgálandó”, „Levéltárba adandó”, „Selejtezendő”.

13

Tényleges megőrzési idő egység

nem

nem

Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő egység értékét: „Napok”, „Hetek”, „Hónapok”, „Évek”.

14

Tényleges megőrzési idő

nem

nem

Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő értékét.

15

Tárgyszavak

nem

igen

Tárgyszókészlet.

16

Előirat iktatószáma

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat egyedi azonosítója.

17

Utóirat iktatószáma

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat egyedi azonosítója.

18

Kapcsolatos ügyiratok

nem

igen

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, a kapcsolódó ügyirat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok).

19

Felelős

igen

nem

Az ügy elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység.

20

Ügyintéző

nem

nem

Az ügyirat intézésére és a döntés előkészítésére kijelölt, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek).

21

Ügyirat ügyintézési határideje

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tervezett/előírt határideje.

22

Ügyirat elintézési időpontja

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének időpontja.

23

Intézés módja

nem

nem

Az ügyintézésre vonatkozó leírás.

24

Irattári átvevő

nem

nem

Ha az irat irattárba kerül, az irattári átvevő megnevezése.

25

Irattárba helyezés dátuma

nem

nem

Az átmeneti vagy a központi irattárba helyezés dátuma.

26

Selejtezhetőség dátuma

nem

nem

A tervezett selejtezési dátum.

27

Levéltárba adhatóság dátuma

nem

nem

A levéltárba adás tervezett dátuma.

28

Kölcsönzés időpontja

igen

igen

29

Kölcsönző személy

igen

igen

Kölcsönző természetes személy neve.

30

Kölcsönzést engedélyező személy

igen

igen

Kölcsönzést engedélyező természetes személy neve.

31

Kölcsönzési határidő

igen

igen

A kikölcsönzött ügyirat visszaadásának határideje.

32

Visszavétel kölcsönzésből időpontja

nem

igen

A kikölcsönzött ügyirat visszavételének ideje.

33

Visszavevő személy

nem

igen

Az ügyiratot visszavevő természetes személy neve.

34

Selejtezés időpontja

nem

nem

Selejtezés időpontja, amikor az irat a jóváhagyott selejtezési eljárás eredményeként selejtezésre került.

35

Selejtező személy

nem

nem

A selejtezést végző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került.

36

Ellenőr

nem

nem

A selejtezést ellenőrző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került.

37

Levéltárba adás dátuma

nem

nem

38

Levéltárnak átadó személy

nem

nem

Az átvétel során az iratátadó részéről az átadásért felelős személy.

39

Levéltári átvevő

nem

nem

Az átvétel során a levéltár részéről az átvételért felelős személy.

40

Irat helye

nem

nem

Irat fizikai helye.

41

Az iratképző neve

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő ügyiratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

42

Idő(kör) kezdete

igen

nem

Az ügyirat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Főszám iktatásának időpontja metaadat értékével.

43

Idő(kör) vége

igen

nem

Az ügyirat létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 9. sor Ügyirat lezárási időpontja metaadat értékével.

44

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az ügyirat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

45

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

46

Részletes tartalmi leírás

nem

nem

Az ügyirat tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás.

47

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az ügyirathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

48

Nyelv

nem

igen

Az ügyirat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

49

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

50

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átvételre, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

51

A leírási egység szerkezete

nem

nem

Az ügyirat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó speciális információk.

52

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

53

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

54

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvételre, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás.

55

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átvett ügyirat létező másolatainak pontos helye.

56

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az ügyirat tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

57

Leírási szabályok

nem

nem

Az ügyiratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.5.1. A kölcsönzés leírására használt 28-33. sorok metaadatai kötelező, ismételhető adatcsoportot alkotnak.

2.6. A főszám/alszámos iktatási hierarchiában az ügyiratokon belül nyilvántartott iratokhoz használt leíró metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat.leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal.

4

Irathierarchia szintje

igen

nem

A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: „nyilvántartott irat”, amelynek reprezentációja „RECORD”.

5

Iktatószám

igen

nem

A nyilvántartott irat azonosítója: a főszámot és alszámot tartalmazó iktatószám.

6

Irat tárgya

igen

nem

A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya.

7

Kezelési feljegyzések

nem

nem

Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek.

8

Iktatás időpontja

igen

nem

Iktatási időpont megjelenítés dátum szerint (év, hó, nap).

9

Tárgyszavak

nem

igen

Tárgyszókészletből kiválasztott releváns tárgyszavak.

10

Ügyazonosító

nem

nem

Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

11

Ügykezelő rendszer azonosítója

nem

nem

Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

12

Irat iránya

igen

nem

Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű.

13

Beérkezés időpontja

nem

nem

Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének időpontja, bejövő irat esetében. Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat.

14

Beérkezés módja

nem

nem

Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja, bejövő irat esetében.

15

Kézbesítés prioritása

nem

nem

Kézbesítés prioritása. Azonnali, sürgős, normál.

16

Érkeztető

nem

nem

Az érkeztető személy neve.

17

Érkeztetési azonosító

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.

18

Küldő/feladó neve

nem

nem

Küldő/feladó természetes személy neve.

19

Küldő/feladó szervezet

nem

nem

Küldő/feladó jogi személy megnevezése.

20

Küldő/feladó címe

nem

nem

 

21

Címzett neve

nem

igen

A címzésben megjelölt természetes személy neve.

22

Címzett szervezet

nem

igen

A címzésben megjelölt jogi személy megnevezése.

23

Címzett címe

igen

igen

24

Adathordozó típusa

nem

nem

Az adathordozó típusa: papír, elektronikus, vegyes.

25

Küldemény bontója

nem

nem

Küldemény bontója, amennyiben nem azonos az érkeztetővel.

26

Bontás időpontja

nem

nem

A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával.

27

Bontási megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

28

Iktató

nem

nem

Az iktatást végző személy neve.

29

Ügyirat állapota

nem

nem

Az iratképző által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat állapotát leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban.

30

Hivatkozási szám

nem

nem

Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál), címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál).

31

Mellékletek

nem

nem

Mellékletek leírása. Szöveg típusú mező.

32

Mellékletek száma

nem

nem

Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma.

33

Ügyintézési határidő

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tervezett / előírt határideje.

34

Elintézés időpontja

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének időpontja.

35

Kiadmányozó

nem

nem

Az irat kiadmányozását elvégző, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy.

36

Kiadmányozás dátuma

nem

nem

 

37

Egyéb aláíró neve

nem

igen

38

Egyéb aláírás dátuma

nem

igen

39

Expediálás időpontja

nem

nem

Expediálás időpontja, kimenő iratok esetében.

40

Expediálás módja

nem

nem

Expediálás módja, kimenő iratok esetében.

41

Expediáló

nem

nem

Expediáló neve, kimenő iratok esetében.

42

Az iratképző neve

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

43

Idő(kör) kezdete

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Iktatás dátuma mező értékével

44

Idő(kör) vége

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 35. sor Elintézés időpontja mező értékével.

45

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

46

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

47

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

48

Nyelv

nem

igen

Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

49

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

50

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átvételre, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

51

A leírási egység szerkezete

nem

nem

A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk.

52

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

53

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

54

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Ha az eredeti iratanyag nem kerül átvétere, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás.

55

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye.

56

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

57

Leírási szabályok

nem

nem

Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.6.1. A címzett leírására használt 21-23. sorok metaadatai opcionális, csoportosan ismételhető adatcsoportot alkotnak.

2.7. A sorszámos (nem főszám/alszámos) iktatási rendszerben a nyilvántartott iratokat leíró metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat iktatószámával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat tárgyával, kiegészítve az iktatószámmal.

4

Iktatószám

igen

nem

A nyilvántartott irat azonosítója: sorszámos iktatószám.

5

Tárgy

igen

nem

A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: „record”.

7

Kezelési feljegyzések

nem

nem

Kezelési feljegyzések, amelyek az ügyintézés során keletkeztek.

8

Iktatás dátuma

igen

nem

Az iktatás időpontja.

9

Ügyirat lezárási időpontja

igen

nem

A sorszámosan nyilvántartott irat lezárási időpontja.

10

Irattári tételszám

igen

nem

Annak az irattári tételnek az azonosítója, ahova az ügyirat be van sorolva. Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.

11

Besorolás dátuma

igen

nem

Az irattári tételbe sorolás pontos időpontja.

12

Megőrzési mód

nem

nem

A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési mód értékét: Lehetséges értékei: „Határidő nélkül megőrzendő”, „Lejárati idő végén felülvizsgálandó”, „Levéltárba adandó”, „Selejtezendő”.

13

Tényleges megőrzési idő egység

nem

nem

A sorszámos iktatásban nyilvántartott irathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja az irattári tervben meghatározott megőrzési idő egység értékét: „Napok”, „Hetek”, „Hónapok”, „Évek”.

14

Tényleges megőrzési idő

nem

nem

A sorszámos iktatásban nyilvántartott irathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja az irattári tervben rögzített alapértelmezett megőrzési idő értékét.

15

Tárgyszavak

nem

igen

Tárgyszókészlet.

16

Előirat iktatószáma

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az előzmény ügyirat egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat.

17

Utóirat iktatószáma

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, az utóirat ügyiratának egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban lévő további ügyirat.

18

Kapcsolatos ügyiratok

nem

igen

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú strukturált adat, a kapcsolódó ügyirat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok).

19

Felelős

igen

nem

Az ügy elintézéséért felelős, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy(ek) vagy szervezeti egység.

20

Ügyintéző

nem

igen

Ügyintéző neve.

21

Irat ügyintézési határideje

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tervezett határideje.

22

Elintézés időpontja

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja.

23

Intézés módja

nem

nem

Az ügyintézésre vonatkozó leírás.

24

Irattári átvevő

nem

nem

Ha az irat irattárba kerül az irattári átvevő megnevezése.

25

Irattárba helyezés dátuma

nem

nem

Az átmeneti vagy a központi irattárba helyezés dátuma.

26

Selejtezhetőség időpontja

nem

nem

A tervezett selejtezési időpont.

27

Levéltárba adhatóság dátuma

nem

nem

A levéltárba adás tervezett időpontja.

28

Kölcsönzés időpontja

igen

igen

29

Kölcsönző személy

igen

igen

Kölcsönző természetes személy neve.

30

Kölcsönzést engedélyező személy

igen

igen

Kölcsönzést engedélyező természetes személy neve.

31

Kölcsönzési határidő

igen

igen

A kikölcsönzött irat visszaadásának határideje.

32

Visszavétel kölcsönzésből időpontja

nem

igen

A kikölcsönzött ügyirat visszavételének ideje.

33

Visszavevő személy

nem

igen

Az iratot visszavevő természetes személy neve.

34

Selejtezés időpontja

nem

nem

Selejtezés időpontja, amennyiben az irat selejtezésre került.

35

Selejtező

nem

nem

A selejtezést végző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került.

36

Ellenőr

nem

nem

A selejtezést ellenőrző személy neve, amennyiben az irat selejtezésre került.

37

Levéltárba adás dátuma

nem

nem

 

38

Levéltárnak átadó személy

nem

nem

Az átvétel során az átadó részéről az átadásért felelős személy neve.

39

Levéltári átvevő

nem

nem

Az átvétel során a levéltár részéről az átvételért felelős személy neve.

40

Irat helye

nem

nem

Az irat fizikai helye.

41

Ügyazonosító

nem

nem

Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

42

Ügykezelő rendszer azonosítója

nem

nem

Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

43

Irat irány

igen

nem

Az irat lehet bejövő, kimenő, vagy belső keletkezésű.

44

Beérkezés időpontja

nem

nem

Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének időpontja, bejövő irat esetében. Elektronikus érkeztetés esetén a dátum és idő adat. Manuális érkeztetés esetén a beérkezés tényleges dátuma.

45

Beérkezés módja

nem

nem

Az iratnak az iratképzőhöz való érkezésének módja, bejövő irat esetében.

46

Kézbesítés prioritása

nem

nem

Kézbesítés prioritása. Azonnali, sürgős, normál.

47

Érkeztető

nem

nem

Az érkeztető személy neve.

48

Érkeztetési azonosító

nem

nem

Az átadó iratkezelési szabályzata alapján képzett, meghatározott formátumú azonosító.

49

Küldő / feladó neve

nem

nem

Küldő / feladó természetes személy neve.

50

Küldő / feladó szervezet

nem

nem

Küldő / feladó jogi személy megnevezése.

51

Küldő / feladó címe

nem

nem

52

Címzett neve

nem

igen

A címzésben megjelölt természetes személy neve.

53

Címzett szervezet

nem

igen

A címzésben megjelölt jogi személy megnevezése.

54

Címzett címe

igen

igen

55

Adathordozó típusa

nem

nem

Az adathordozó típusa: papír, elektronikus, vegyes.

56

Küldemény bontója

nem

nem

A küldemény bontója, amennyiben nem azonos az érkeztetővel.

57

Bontás időpontja

nem

nem

A bontás időpontja megegyezhet az érkeztetés időpontjával.

58

Bontási megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

59

Iktató

nem

nem

Az iktatást végző személy neve.

60

Ügyirat állapota

nem

nem

Az iratképző által karbantartott és bővíthető listából választható, az ügyirat állapotát leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban.

61

Hivatkozási szám

nem

nem

Küldő saját iktatószáma (bejövő iratoknál), címzett saját iktatószáma (kimenő iratoknál).

62

Mellékletek

nem

igen

Szöveg típusú mező. Mellékletek leírása.

63

Mellékletek száma

nem

nem

Egy adott küldemény elemhez tartozó mellékletek száma.

64

Ügyintézési határidő

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tervezett / előírt határideje.

65

Ügyintézés időpontja

nem

nem

Az ügyintézés befejezésének tényleges időpontja.

66

Kiadmányozó

nem

nem

Az irat kiadmányozását elvégző, megfelelő jogosultsággal rendelkező természetes személy neve.

67

Kiadmányozás dátuma

nem

nem

 

68

Egyéb aláíró neve

nem

igen

69

Egyéb aláírás dátuma

nem

igen

70

Expediálás időpontja

nem

nem

Az expediálás időpontja, kimenő iratok esetében.

71

Expediálás módja

nem

nem

Az expediálás módja, kimenő iratok esetében.

72

Expediáló

nem

nem

Az expediáló neve, kimenő iratok esetében.

73

Az iratképző neve

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

74

Idő(kör) kezdete

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 8. sor Iktatás dátuma metaadat értékével.

75

Idő(kör) vége

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának vége. Értéke megyezik a 22. sor Elintézés időpontja metaadat értékével.

76

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

77

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

78

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

79

Nyelv

nem

igen

Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

80

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

81

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Ha az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átadásra itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

82

A leírási egység szerkezete

nem

nem

A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk.

83

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

84

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

85

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Ha az eredeti iratanyag nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti irat pontos helyét meghatározó leírás.

86

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átvett iratanyag létező másolatainak pontos helye.

87

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az átvett iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

88

Leírási szabályok

nem

nem

Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.7.1. A kölcsönzés leírására használt 28-33. sorok metaadatai opcionális, csoportosan ismételhető adatcsoportot alkotnak.

2.7.2. A címzett leírására használt 52-54. sorok metaadatai opcionális, ismételhető adatcsoportot alkotnak.

3. Az 1. melléklet 2.8.2. pontja szerinti strukturális divízió elemet kell készíteni valamennyi irattári tétel, iktatókönyv, ügyirat és nyilvántartott irat számára.

3. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez

Nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő, nem iktatási típusú nyilvántartásból történő, iratszintű metaadatok átvételére vonatkozó követelmények

1. A metadata.xml fájl tartalmára vonatkozó speciális előírások.

1.1. A metadata.xml a nem tanúsított iratkezelési szoftverből történő, nem iktatási típusú nyilvántartásból történő, iratszintű metaadatok átvételénél az átvétel általános metaadatai mellett, a besorolási sémához, a besorolási séma egyes kategóriáihoz, az irategyüttesekhez és a nyilvántartott iratokhoz tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.

1.2. Az átadásra kerülő iratanyag metaadatai struktúrájának egyik rétegét az adott nyilvántartás besorolási sémájának megfelelő kategória-hierarchia adja, a másik alapszintű rétegét pedig az egyedi nyilvántartott iratokból képzett irategyüttes az 1. melléklet 2.8.1. alpontjában meghatározott aggregáció-hierarchia.

1.3. A struktúra felépítésénél a besorolási sémából az alkategóriákat már nem tartalmazó legalsó elemeket lehet hozzárendelni a nyilvántartott iratokhoz és irategyüttesekhez.

1.4. A nyilvántartott iratokat közvetlenül tartalmazó irategyüttesekhez már nem rendelhető alsóbb szintű irategyüttes. Csak az irathierarchia legalsó szintű irategyütteseihez lehet nyilvántartott iratokat rendelni.

2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények

2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:

a)    A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.

b)    B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.

c)    C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.

d)    D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.

2.2. A hierarchiában a besorolási séma leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma egyedi azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

igen

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma megnevezésével.

4

Azonosító

igen

nem

A besorolási séma egyedi azonosítója. Alapértelmezetten: „BSévszám”.

5

Besorolási séma megnevezése

igen

nem

A besorolási séma szöveges megnevezése.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

A besorolási sémának a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: „Besorolási séma”, amelynek reprezentációja „CLASSIFCATION”.

7

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

A besorolási séma tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

8

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

9

Készítési idő

igen

nem

A besorolási terv készítésének dátuma.

2.3. A nyilvántartási hierarchiában a besorolási séma kategóriáinak leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma kategória egyedi azonosítójával

3

Metaadat-leírás megnevezés

igen

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a besorolási séma kategória megnevezésével

4

Irathierarchia szintje

igen

nem

A besorolási séma kategóriának a besorolási hierarchiában betöltött helye. Konstans érték: „kategória”, amelynek reprezentációja „CLASS”.

5

Kategória azonosító

igen

nem

A kategória egyedi azonosítója.

6

Kategória megnevezése

igen

nem

Szöveg típusú mező.

7

Készítési idő

igen

nem

A kategória keletkezési dátuma.

8

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

A kategória tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

9

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

10

Alapértelmezett megőrzési mód

igen

nem

A megőrzési idő lejárta utáni alapértelmezetten elvégzendő teendő leírása. Lehetséges értékei: „Határidő nélkül megőrzendő”, „Lejárati idő végén felülvizsgálandó”, „Levéltárba adandó”, „Selejtezendő”.

11

Alapértelmezett megőrzési idő egység

igen

nem

A besorolási séma kategóriához tartozó alapszintű megőrzési idő jellege. Lehetséges értékei: „Napok”, „Hetek”, „Hónapok”, „Évek”.

12

Alapértelmezett megőrzési idő érték

igen

nem

A besorolási séma kategóriához tartozó alapszintű megőrzési idő értéke.

2.4. Az irathierarchiában az egyes irategyüttesek leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

igen

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes megnevezésével.

4

Irategyüttes azonosító

igen

nem

Az irategyüttes egyedi azonosítója.

5

Irategyüttes megnevezése

igen

nem

Az irategyüttes szöveges megnevezése.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

Az irategyüttesnek az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: „Irategyüttes”, amelynek reprezentációja „RECORDGRP”.

7

Készítési idő

igen

nem

Az irategyüttes létrehozásának időpontja.

8

Lezárási idő

igen

nem

Az irategyüttes lezárásának időpontja.

9

Besorolási séma azonosító

nem

nem

Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irategyüttes be van sorolva.

10

Besorolás dátuma

nem

nem

A besorolási sémába való besorolás dátuma.

11

Tárgyszavak

nem

igen

Tárgyszókészletből kiválasztott releváns tárgyszavak.

12

Az iratképző neve

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő irategyüttest keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

13

Idő(kör) kezdete

igen

nem

Az irategyüttes létrehozásának kezdete. Értéke megegyezik a 7. sor Készítési idő metaadat kezdő időpontjával.

14

Idő(kör) vége

igen

nem

Az irategyüttes létrehozásának vége. Értéke megegyezik a 8. sor Lezárási idő metaadat értékével.

15

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az irategyüttes tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

16

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

17

Részletes tartalmi leírás

nem

nem

Az irategyüttes tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásait részletesen bemutató leírás.

18

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az irategyütteshez kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

19

Nyelv

nem

igen

Az irategyüttes tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

20

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

21

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Amennyiben az irategyüttes nem az iratképzőtől kerül átadásra, ahol keletkezett, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

22

A leírási egység szerkezete

nem

nem

Az irategyüttes belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk.

23

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az irategyüttes tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

24

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az irategyüttes reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

25

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Amennyiben az iratátadás során az eredeti irategyüttes nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás.

26

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átadott irategyüttes létező másolatainak pontos helye.

27

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az átadott irategyüttes tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

28

Leírási szabályok

nem

nem

Az irategyüttesben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.5. Az irathierarchiában a nyilvántartott iratok leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irat egyedi azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

nem

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos a nyilvántartott irat címével.

4

Iratazonosító

igen

nem

A nyilvántartott irat azonosítója.

5

Tárgy

igen

nem

A nyilvántartott irat szöveges megnevezése, tárgya.

6

Irathierarchia szintje

igen

nem

A nyilvántartott iratnak az irathierarchiában betöltött helye, a leírási szintje. Konstans érték: „nyilvántartott irat”, amelynek reprezentációja „RECORD”.

7

Készítési idő

igen

nem

A nyilvántartott irat keletkezési ideje.

8

Tárgyszavak

nem

igen

Tárgyszókészlet.

9

Besorolási séma rekord azonosító

igen

nem

Annak a besorolási kategóriának az azonosítója, ahova az irat be van sorolva.

10

Besorolás dátuma

igen

nem

A besorolási sémába való besorolás pontos időpontja.

11

Megőrzési mód

nem

nem

A megőrzési idő lejárta utáni tényleges teendő leírása, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési mód értékét. Lehetséges értékei: „Határidő nélkül megőrzendő”, „Lejárati idő végén felülvizsgálandó”, „Levéltárba adandó”, „Selejtezendő”.

12

Tényleges megőrzési idő egység

nem

nem

Az ügyirathoz tartozó tényleges megőrzési idő jellege, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési idő egység értékét: „Napok”, „Hetek”, „Hónapok”, „Évek”.

13

Tényleges megőrzési idő

nem

nem

Az irathoz tartozó megőrzési idő, amely felülírhatja a besorolási sémában meghatározott megőrzési idő értékét.

14

Ügyazonosító

nem

nem

Ügyazonosító, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

15

Ügykezelő rendszer azonosítója

nem

nem

Az ügykezelő rendszer azonosítója, amennyiben az információ ügykezelő rendszerből érkezik.

16

Irat státusza

nem

nem

Az iratnak az iratkezelési folyamatban való helyzetét leíró adat. Alapértékei: iktatva, szignálva, törölve, határidőben, elintézett, átmeneti irattárban, központi irattárban, selejtezve, levéltárban.

17

Mellékletek száma

nem

nem

Az irathoz tartozó mellékletek száma.

18

Kapcsolódó iratok

nem

igen

A kapcsolódó irat(ok) egyedi azonosítója, amely alapján megállapítható(k) egy adott ügyirattal szerelési kapcsolatban nem lévő, de tárgya szerint kapcsolódó további ügyirat(ok).

19

Levéltárba adás dátuma

nem

nem

20

Irat helye

nem

nem

Az irat fizikai helye.

21

Az iratképző neve

nem

nem

A nyilvántartott iratot keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

22

Idő(kör) kezdete

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának kezdete.

23

Idő(kör) vége

igen

nem

A nyilvántartott irat létrehozásának vége.

24

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

A nyilvántartott irat tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

25

Megjegyzés

nem

nem

26

Földrajzi tárgyszavak

nem

igen

Az irathoz kapcsolódó jellemző földrajzi helyek, települések, címek.

27

Nyelv

nem

igen

Az irat tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

28

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

29

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Ha a nyilvántartott irat nem az iratképzőtől – ahol keletkezett – kerül átadásra, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

30

A leírási egység szerkezete

nem

nem

A nyilvántarott irat belső elrendezésére, felépítésére vonatkozó információk.

31

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

A nyilvántartott irat tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

32

Felhasználási korlátozások

igen

nem

A nyilvántartott irat reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

33

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

igen

Amennyiben az iratátadás során az eredeti nyilvántartott irat nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás.

34

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

igen

Az átadott nyilvántartott irat létező másolatainak pontos helye.

35

Kapcsolódó leírási egységek

nem

igen

Az átadott nyilvántartott irat tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

36

Leírási szabályok

nem

nem

Az iratban vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.6. Az iratképző a nem iktatás típusú, specifikus iratnyilvántartásaiban egyéb, az adott feladatra vonatkozó metaadatokat is tárolhat a 2.1-2.5 pontokban megjelölteken túl. Az iratátadás során ezeket a metaadatokat is át kell adni a levéltárnak. A 2.1-2.5 pontokban meghatározott metaadatot a leíró metaadatok specifikációjának megfelelően, minden más adatot, személyekre, szervezetekre, belső hivatkozásokra, címekre vonatkozó, és további szöveges, numerikus és dátum formátumú leíró metaadatokat a kiegészítő leíró metaadatokra vonatkozó specifikációnak megfelelően kell átadni.

3. Az 1. melléklet 2.8.2. pontja szerinti strukturális divízió elemet kell készíteni valamennyi besorolási séma, kategória, irategyüttes és nyilvántartott irat számára.

4. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez

Nem iratszintű metaadatok átvételére vonatkozó követelmények

1. A metadata.xml a nem iratszintű metaadatok átvételénél az átvétel általános metaadatai mellett, a besorolási sémához, a besorolási séma egyes kategóriáihoz, az irategyüttesekhez és a nyilvántartott iratokhoz tartalmaz leíró, adminisztratív, fájlleíró és strukturális metaadatokat.

2. A leíró metaadatokra vonatkozó követelmények

2.1. A leíró metaadatokra vonatkozó követelményrendszer értelmezése:

a)    A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.

b)    B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.

c)    C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.

d)    D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.

2.2. Az irategyüttes leírásához használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Metaadat-leírás azonosító

igen

nem

A metaadat-leírás egyedi azonosítója. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes azonosítójával.

3

Metaadat-leírás megnevezés

igen

nem

A metaadat-leírás szöveges megnevezése. Alapértelmezetten azonos az irategyüttes megnevezésével.

4

Idő(kör) kezdete

igen

nem

Az iratanyag létrehozásának kezdete.

5

Idő(kör) vége

igen

nem

Az iratanyag létrehozásának befejezése.

6

Leírás szintje

igen

nem

Az elektronikus átvételi csomagba foglalt irategyüttes legmagasabb hierarchia szintjének megfelelő azonosító. Lehetséges értékei: „tétel”, amelynek reprezentációja „CLASS”; „gyűjtemény”, amelynek reprezentációja „COLLECTION”; „ügyirat”, amelynek reprezentációja „FILE”; „fond”, amelynek reprezentációja „FONDS”; „egyes irat”, amelynek reprezentációja „ITEM”; „egyéb leírási szint”, amelynek reprezentációja „OTHERLEVEL”; „irategyüttes”, amelynek reprezentációja „RECORDGRP” , illetve „SUBGRP”; „sorozat”, amelynek reprezentációja „SERIES”; „állag”, amelynek reprezentációja „SUBFONDS”; „alsorozat”, amelynek reprezentációja „SUBSERIES”.

7

Tartalmi összefoglalás

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagba foglalt irategyüttes tartalmára vonatkozó rövid összefoglaló leírás.

8

Megjegyzés

nem

nem

Szöveg típusú mező.

9

Az iratképző neve

nem

nem

Az elektronikus átvételi csomagban szereplő irategyüttest keletkeztető szervezet megnevezése. Szervezeti változás, más szervezettől való iratátvétel során a nyilvántartásba felvett irat esetén az eredeti iratképzőt kell feltüntetni.

10

A megőrzés története

nem

nem

Az irategyüttes történetére vonatkozó mindazon információk, amelyek az azonosítás, a hitelesség vagy az értelmezés szempontjából fontosak lehetnek. Ide értendők a leírási egységet érintő tulajdoni változások, a megőrzésért és kezelésért felelős személyi/szervezeti változások, valamint mindazok a beavatkozások, így a rendezés, a konverzió, stb., amelyek kihatottak az ügyirat végleges állapotára és rendezettségére.

11

A levéltárba kerülés közvetlen forrása

nem

nem

Amennyiben az iratanyag nem az iratképzőtől kerül átadásra, ahol keletkezett, itt kell rögzíteni az átadóra vonatkozó információt.

12

Részletes tartalmi leírás

nem

nem

Az iratanyag tartalmát, időbeni, térbeli vonatkozásiait részletesen bemutató leírás.

13

Hozzáférési korlátozások

igen

nem

Az iratanyag tartalmának hozzáférhetőségét, annak korlátozását, illetve a hozzáférést befolyásoló információ. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a hozzáféréssel kapcsolatos korlátozás.

14

Felhasználási korlátozások

igen

nem

Az iratanyag reprodukcióját érintő korlátozásokhoz kapcsolódó leírás. Szükséges azt is rögzíteni, ha nincs a reprodukcióval kapcsolatos korlátozás.

15

Nyelv

nem

nem

Az iratanyag tartalmában használt nyelvekre vonatkozó leírás.

16

Eredeti példányok léte és őrzőhelye

nem

nem

Amennyiben az iratátadás során az eredeti iratanyag nem kerül átadásra, csak másolat, akkor itt rögzíthető az eredeti pontos helyére vonatkozó leírás.

17

Másolatok léte és őrzőhelye

nem

nem

Az átadott iratanyag létező másolatainak pontos helye.

18

Kapcsolódó leírási egységek

nem

nem

Az átadott iratanyag tartalmához kapcsolódó olyan külső iratanyagokra vonatkozó leírás, amelyek az iratképző belső iratnyilvántartásának nem részei.

19

Leírási szabályok

nem

nem

Az iktatókönyvben vagy annak leírásában alkalmazott szabályokat - rövidítéseket, kódokat, külső szabványokat - ismertető leírás.

2.3. Az iratképző a nem iktatás típusú, specifikus iratnyilvántartásaiban egyéb, az adott feladatra vonatkozó metaadatokat is tárolhat a 2.2 pontban megjelölteken túl. Az iratátadás során ezeket a metaadatokat is át kell adni a levéltárnak. A 2.2 pontban meghatározott metaadatot a leíró metaadatok specifikációjának megfelelően, minden más adatot, személyekre, szervezetekre, belső hivatkozásokra, címekre vonatkozó és további szöveges, numerikus és dátum formátumú leíró metaadatokat a kiegészítő leíró metaadatokra vonatkozó specifikációnak megfelelően kell átadni.

5. melléklet a 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelethez

Az eseménynapló által kezelendő metaadatok

1. Az eseménynapló metaadataira vonatkozó követelményrendszer értelmezése:

a)    A oszlop: A metaadatok szövegszerű megnevezése.

b)    B oszlop: A metaadat szerepeltetésére vonatkozó megkötés. Az A oszlop szerinti metaadat megadása kötelező, ha a forrásrendszerben a metaadatra vonatkozó érték szerepel.

c)    C oszlop: Az A oszlop szerinti metaadat ismételhetőségére vonatkozó előírás.

d)    D oszlop: Az A oszlopban rögzített metaadat használatát segítő, magyarázó leírás.

1.1. Az eseménynaplóban az adatcsoport egyes elemeinek megtekintésére, adatainak módosítására, törlésére használt metaadatok:

 

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Esemény időpontja

igen

igen

Művelet végrehajtásának időpontja. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 5. metaadatelemével.

3

Érintett felhasználó

igen

igen

Műveletet végrehajtó felhasználó neve, szervezeti egysége. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 1. metaadatelemével.

4

Végrehajtott művelet

igen

igen

Művelet megnevezése. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 6. metaadatelemével.

5

Érintett metaadat

igen

igen

Műveleti mező. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 4. metaadatelemével.

6

Korábbi érték

igen

igen

Változtatás előtti állapot. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 8. metaadatelemével.

7

Új érték

igen

igen

Megváltozott állapot. Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 9. metaadatelemével.

8

Esemény leírása

igen

igen

Művelet kimenetele. Ebben az elemben rögzíthető az elvégzett művelet kimenetele (sikeres, hibás). Megegyezik a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet 5. melléklet: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverek által kezelendő naplózásra vonatkozó metaadatok, 1. naplózásra vonatkozó metaadatok 7. metaadatelemével.

1.2. Az adatcsoportra vonatkozó hozzáférési jogok leírására használt metaadatok:

A

B

C

D

1

Megnevezés

Kötelező

Ismételhető

Leírás

2

Érintett felhasználó

igen

igen

3

Elvégezhető funkció

igen

igen

Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó Kft.
A Nemzeti Jogszabálytárban elérhető szövegek tekintetében a Közlönykiadó minden jogot fenntart!