nyomtatás  nagyítás kicsinyítés 
Betöltés...
6/2018. (XII. 21.) BVOP utasítás
a büntetés-végrehajtási szervezet Egységes Iratkezelési Szabályzatról
2019-01-01
2019-01-01
0
Jogszabály

6/2018. (XII. 21.) BVOP utasítás

a büntetés-végrehajtási szervezet Egységes Iratkezelési Szabályzatról

A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja és a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (3) bekezdése alapján – a Magyar Nemzeti Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével – a büntetés-végrehajtási szervezet iratkezelési rendszeréről és irattári tervéről a következő utasítást adom ki:

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

1. A szabályzat hatálya

1. A szabályzat hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), a büntetés-végrehajtási intézetekre és intézményekre (a továbbiakban: bv. intézet), továbbá a fogvatartottak kötelező foglalkoztatására létrehozott gazdasági társaságokra

(a továbbiakban együtt: bv. szervek) terjed ki.

2. Értelmező rendelkezések

2. A Szabályzat alkalmazásában:

2.1. Alszám: alszámokra tagolódó sorszámos iktatási rendszerben a két- vagy többfázisú ügyek második és további ügyiratdarabjainak iktatószáma.

2.2. Audit: az a művelet, amely során ellenőrizni kell, hogy mind a file-ban található metaadat, mind a .pdf-ben található irat egymáshoz tartozik-e.

2.3. Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat.

2.4. Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

2.5. Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

2.6. Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvényben (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat.

2.7. Előirat: az érkezett küldeménynek korábban már regisztrált előzménye.

2.8. Előzménykutatás: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz szükséges-e rendelni, vagy új ügyiratdarabot szükséges-e neki nyitni.

2.9. Érkeztető pont: az iratképző szerv azon szervezeti eleme, amely a központi ügykezelési feladatokat végzi a szervezeti és működési szabályzatban, illetve ügyrendben meghatározottak szerint, valamint a BVOP tekintetében a Központi Szállítási és Nyilvántartási Főosztály és a Humán Szolgálat.

2.10. Felterjesztés: valamely iratnak a jóváhagyásra, kiadmányozásra jogosult vezető részére közvetlenül, illetve az alakisághoz, továbbá megfelelő eljárási rendhez kötött, valamint a szolgálati út figyelembevételével történő megküldése, amely aktus egyben a felterjesztésre jogosult vezető részéről annak szavatolása, hogy az irat alakilag és tartalmilag aláírásra és kiadmányozásra alkalmas.

2.11. Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely alkalmas az aláíró azonosítására, egyedülállóan az aláíróhoz köthető olyan eszközökkel hozták létre, amelyek kizárólag az aláíró befolyása alatt állnak, és a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően a dokumentumon tett – módosítás érzékelhető.

2.12. Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz.

2.13. Hivatali kapu: a hatóságok számára a benyújtott űrlap átmeneti tárolását biztosító tárhely, hozzárendelt jelszavas azonosításon alapuló elérhetőség-ellenőrzéssel, amelyen keresztül a büntetés-végrehajtás hozzáfér a biztonságos kézbesítési szolgáltatás által részére biztosított szolgáltatásokhoz.

2.14. Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.

2.15. Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.

2.16. Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt, vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában, változatlan formában létezett.

2.17. Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.

2.18. Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.

2.19. Iratszerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

2.20. Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tároló hely.

2.21. Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.

2.22. Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

2.23. Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről.

2.24. Kivételi körbe tartozó irat: a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2. mellékletében és a jelen Szabályzatban meghatározott irat.

2.25. Kivonat: valamely irat egy részének szó szerinti idézése. Az eredeti irat formájának (alakjának) megtartása nem kötelező, azonban a „Kivonat ..... számú ..... tárgyú .....ból” jelölést fel kell tüntetni.

2.26. Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

2.27. Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

2.28. Minősített elektronikus aláírás: olyan fokozott biztonságú elektronikus aláírás, amelyet az aláíró biztonságos aláírás-létrehozó eszközzel hozott létre, és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki.

2.29. NOVA SZEÜSZ küldési mód: a Robotzsaru integrált ügyviteli, ügyfeldolgozó és elektronikus iratkezelő rendszer (a továbbiakban: Robotzsaru rendszer) olyan szolgáltatása, amely hivatali kapun keresztül biztosítja a hiteles elektronikus iratok kézbesítését.

2.30. Nyilvántartási szám: az ügykezelési segédletbe történt bejegyzések sorszáma, amely az iratok azonosítására, hollétének kimutatására szolgál. Nyilvántartási szám a rendszeresített számítógépes programban az irat azonosítására szolgáló sorszám, illetve ideiglenes ügyszám is.

2.31. Posta SZEÜSZ küldési mód: a Magyar Posta olyan szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatása, amely a Korm. rendelet 38/H. § (1)–(2) bekezdésében meghatározottak szerint készült, hiteles elektronikus küldemények hiteles papíralapú kézbesítését biztosítja.

2.32. Szerelés: ügyiratok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.

2.33. Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is.

2.34. Utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab (az utóirat egyben egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata is lehet).

2.35. Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

2.36. Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.

3. A 2. pontban nem szereplő fogalmak értelmezése és feladatok végrehajtása során

a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

b) az általános közigazgatási rendtartásról szóló 2016. évi CL. törvény,

c) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény,

d) az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.),

e) az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet,

f) egyes, az elektronikus ügyintézéshez kapcsolódó szervezetek kijelöléséről szóló 84/2012. (IV. 21.) Korm. rendelet,

g) a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet,

h) az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet,

i) a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendelet

rendelkezései az irányadóak.

3. A Szabályzat célja

4. A Szabályzat célja az iratok készítésére, nyilvántartására, tárolására, továbbítására és selejtezésére vonatkozó alapvető és egységes szabályok meghatározása annak érdekében, hogy a bv. szervek irattári anyaga – ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű adatok nyilvánosságának elvére tekintettel – szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljon, annak maradandó értékű része épségben és használható állapotban a jövő nemzedék számára is fennmaradjon.

5. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített adatokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályokban, valamint a belső normákban meghatározott előírások figyelembevételével kell alkalmazni. A bv. szervezetnél nyílt és minősített iratkezelés van. A nyílt iratkezelést jelen Szabályzat, a minősített iratkezelést pedig a minősített adatvédelemmel kapcsolatos Biztonsági Szabályzat (a továbbiakban: BSZ) szabályozza.

4. Az iratkezelés szervezete, az ügyviteli feladatok megoszlása

6. A bv. szervek Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével határozza meg az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és jelöli ki az iratkezelés felügyeletét ellátó Hivatal vezetőjét.

7. A bv. szervek az iratkezelést vegyes iratkezelési rendszerben látják el, centralizált számítógépes iktatórendszer támogatásával. A szervezeti elemek az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik.

8. A szervezeti elemek iratkezelését a szervezeti elemek vezetői – az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezik meg.

9. Az érkeztető pont ügykezelőinek feladata:

a) bv. szervezetnél készült és más szervtől vagy személytől érkezett küldemények átvétele, érkeztetése, bontása,

b) az iratok előzménykutatása, szignálásra felajánlása, iktatása, csatolása, szerelése, szkennelése, az elektronikus vagy digitalizált iratok azonosító adataikhoz történő hozzáfűzése, az iratok továbbítása a címzettekhez, (a fogvatartottaktól a BVOP-ra érkezett küldeményeket az országos parancsnok biztonsági és fogvatartási helyettese részére kell felajánlani szignálásra),

c) papíralapú iratról hiteles elektronikus irat készítése (auditál),

d) elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítése,

e) az elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott irat hitelességének ellenőrzése,

f) a kivételi körbe tartozó küldemények címzetthez történő továbbítása,

g) a szervezeti elemek átmeneti irattárából átvett iratok központi irattárban történő tárolása, a kölcsönzés végrehajtása, selejtezése, megsemmisítése, a maradandó értékű iratok levéltárba átadásának előkészítése,

h) a bv. szerv hivatalos elektronikus postafiókjának üzemeltetése,

i) az irat dokumentáltan történő kiadása és visszavétele,

j) az irat – a szervezeti elem vezetője által meghatározott ideig történő – határidő nyilvántartásban való tartása,

k) jelen Szabályzat betartásának folyamatos ellenőrzése, az ellenőrzés során tapasztalt rendellenességek közvetlen vezető felé írásban történő jelentése,

l) hat hónapon túl vezetőnél, ügyintézőnél lévő elintézetlen iratokról hiányjegyzék készítése és erről a szervezeti elem vezetőjének tájékoztatása.

10. A szervezeti elemek ügykezelői feladatokat ellátó munkatársai végzik:

a) a saját készítésű, kivételi körbe tartozó küldemények központi ügykezelésre történő továbbítását,

b) a szervezeti elem hivatalos elektronikus postafiókjának kezelését,

c) a szervezeti elem által átvett iratok (elektronikus) érkeztetését, az iratok előzménykutatását, szignálásra felajánlását, az elektronikus ügykezelési rendszerben iktatását, csatolását, szerelését,

d) a szervezeti elem által átvett papíralapú iratok központi ügykezelésre hiteles elektronikus másolat készítés céljából történő átadását,

e) az önálló irattárral rendelkező szervezeti elemeknél az irattár kezelését,

f) az előadói ív szabályos kitöltöttségét, és a szükséges aláírások szereplésének ellenőrzését,

g) az irattárazni kívánt irat főszáma és alszámai hiánytalan meglétének ellenőrzését,

h) az irat átadás-átvételét és annak dokumentálását,

i) a szervezeti elem átmeneti irattárának kezelését, az iratkölcsönzést, az irat lezárásától számított hat évnél régebbi iratok átadását a központi irattárnak,

j) a szervezeti elem átmeneti irattárából az öt éves őrzési időt meg nem haladó iratok selejtezését,

k) felhatalmazás alapján elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítését.

11. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért.

12. Az ügyintéző feladata:

a) az irat elkészítése,

b) döntés az előzményiratok végleges szereléséről,

c) az irattári tételszám meghatározása,

d) egyéb ügykezelői utasítások megadása (helyezze határidőbe, helyezze irattárba),

e) a rábízott iratok megfelelő tárolása,

f) az iratokkal való elszámolás,

g) hatósági statisztikai adatok megadása,

h) az iratok nyomon követhetőségének biztosítása,

i) az irat alszámra iktatása, az elektronikus iratok kiadmányozásra felterjesztése, a papíralapú kiadmányozott iratok postázásra továbbítása,

j) az elektronikus iratok expediálása,

k) papíralapú irat esetén az előadói ívben az irat főszámának és alszámainak sorba rendezése, a felesleges munkapéldányok iratanyagból kiemelése,

l) felhatalmazás alapján elektronikus iratról hiteles papíralapú irat készítése.

13. A bv. szerv vezetője/szervezeti elemek vezetői – a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – végzik a szignálást, a koordinációra bocsátást, a koordináció határidejének meghatározását, az érkezett irattal kapcsolatban tett intézkedések jóváhagyását, az elintézési határidő meghatározását, végrehajtásának ellenőrzését, a határidőbe tétel engedélyezését, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását, a védettség és a betekintők körének meghatározását, az irattári tételszám, az irattárazás engedélyezését. A szakterületi vezető dönt a hiteles elektronikus másolattal rendelkező irat papíralapú példányainak 90 napot követő selejtezhetőségéről. A megsemmisítési jegyzékre kerülő iratok papíralapú példányait a központi ügykezelés elkülönített módon 90 napig tárolja, majd elkészíti a megsemmisítési jegyzőkönyvet, és gondoskodik az iratok megsemmisítéséről A bv. szerv vezetője végzi a selejtezés, az irattárba és a levéltárba adás engedélyezését.

14. A bv. szervezet nyílt iratainak kezelése a Robotzsaru rendszer kibővített típusú, tanúsított iratkezelő rendszer használatával történik, amely megfelel a (külön jogszabályban meghatározott) közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményeknek.

15. Az alkalmazás rendszergazda feladatai a következők:

a) elektronikus érkeztető könyv, iktatókönyv nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

b) irattári tételszámok karbantartása,

c) a Robotzsaru rendszerhez kapcsolódóan a hozzáférési jogosultságok beállítása,

d) egyedi azonosítók karbantartása,

e) helyettesítési jogok,

f) külső és a belső név- és címtáraknak a naprakészen tartása,

g) az üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények betartása.

16. Az informatikai szakterület ellátja a Robotzsaru rendszer informatikai rendszergazdai feladatait, valamint:

a) a Robotzsaru rendszer üzemeltetését, a technikai infrastruktúra biztosítását és a program hibás működésének elhárítását,

b) gondoskodik a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt. közreműködésének igénybevételével a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről,

c) az iratkezelésért felelős szervezeti elemmel együttműködve meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket,

d) kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős, illetve a rendszer üzemeltetéséért felelős személyt,

e) gondoskodik az elektronikus úton történő kapcsolattartás esetén annak szervezeten belüli működtetéséről,

f) gondoskodik a számítástechnikai programok, adathordozók és egyéb szükséges eszközök biztosításáról,

g) nyilvántartja a kiadott elektronikus aláírásokat és meghatározza azok kezelési rendjét,

h) az infrastruktúra-rendszergazda feladata a Robotzsaru rendszerben tárolt adatok archiválása,

i) a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások beszerzéséről, karbantartásáról, kiosztásáról, visszavonásáról, törléséről nyilvántartást vezet, amelyekre vonatkozó előírásokat a büntetés-végrehajtási szervezet Informatikai és Biztonsági Szabályzata (a továbbiakban: IBSZ) tartalmazza,

j) gondoskodik a hivatali kapu zavartalan működtetéséről, az esetlegesen fellépő problémák, üzemzavar azonnali elhárításáról.

5. Az ügykezelés felügyelete

17. A bv. szervezet iratkezelési feladatainak felügyeletét a BVOP Hivatal vezetője látja el, e feladatkörében gondoskodik különösen:

a) az Iratkezelési Szabályzat elkészítéséről, az előírások végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, évente történő felülvizsgálatáról,

b) a szabálytalanságok megszüntetéséről,

c) az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről,

d) az iratkezelési segédeszközök biztosításáról, valamint

e) az egyéb, jogszabályokban meghatározott, iratkezelést érintő feladatokról.

18. A bv. szervek vezetői és a BVOP szervezeti elemeinek vezetői – jelen Szabályzat előírásainak figyelembevételével – kötelesek a felügyeletük alatt álló szerv, szervezeti elem iratkezelését megszervezni. Ezen vezetők felelősek a vonatkozó iratkezelési határidők betartásáért is. Ennek érdekében kötelesek ellenőrizni az iratok készítésének, nyilvántartásának és kezelésének rendjét, valamint a határidők nyilvántartását. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket kötelesek írásban rögzíteni, és a feltárt hiányosságok megszüntetésére haladéktalanul intézkedni.

19. Az iratkezelési folyamat szereplői megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal az elektronikus nyilvántartás alapján (elszámoltatási lista) tételesen elszámolnak. A folyamatban lévő ügyekről a szervezeti elem átadás-átvételi jegyzőkönyvet készít, és gondoskodik az iratok további kezeléséről.

20. A Magyar Nemzeti Levéltár (a továbbiakban: MNL) a maradandó értékű köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében ellenőrzi az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.

6. Az iktatási rendszer

21. A bv. szervezetnél alszámokra tagolódó sorszámos iktatást kell alkalmazni.

22. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített főnyilvántartókönyvbe nyilvántartásba vett, (folyamatosan oldalszámozott, az év végén záradékolt, az ügykezelő és célszerűen az iktatási hely szerinti vezető által aláírt, valamint a szerv bélyegzőlenyomatával ellátott) papíralapú iktatókönyvet és elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) kell használni.

7. Az irattári terv szerkezete és rendszere

23. Az irattári terv az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározza, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek:

a) iratai nem selejtezhetőek, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után selejtezhetőek,

b) iratait nem selejtezhető irattári tételek esetében meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni,

c) iratainak megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni,

d) iratai a nem selejtezhető és levéltárba adandó körbe tartoznak, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében az irattári őrzés időtartamát tartalmazza.

24. Az irattári terv általános és különös részből áll. Az általános részbe a bv. szervezet működtetésével kapcsolatos, több szervezeti elemet érintő irattári tételeket, a különös részbe pedig az alapfeladatokhoz kapcsolódó irattári tételeket kell besorolni, valamint azonosítóval (irattári tételszám) ellátni. A bv. szervezet irattári tervét az 1. melléklet tartalmazza. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

8. Az iratkezelés alapelvei

25. A bv. szervek iratkezelését úgy kell megszervezni és működtetni, hogy az érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat azonosítható legyen, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető, továbbá a kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen.

26. Az iratok kezelése során biztosítani kell, hogy azok tartalmát csak arra jogosult személy ismerhesse meg, biztosítva ezzel az iratokban szereplő személyes adatok és üzleti titok, valamint a „nem nyilvános” jelzéssel ellátott adatok illetéktelen megismerés, illetve felhasználás elleni védelmét. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és a sérülés ellen.

27. Az irattári anyag rendszeres évenkénti selejtezésével gondoskodni kell az irattári anyag felesleges felhalmozódásának megelőzéséről, illetve a maradandó értékű iratok megőrzésének biztosításáról.

28. Az iratkezelés szervezetét úgy kell kialakítani, hogy szolgálja a bv. szerv feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését (az ügyintézési érdekeket), valamint garantálja az iratok épségben és használható állapotban történő őrzését.

29. A Robotzsaru rendszer alkalmazásakor ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a manuális iratkezelésnél, annak meg kell felelnie az adatbiztonsági követelményeknek, valamint üzemeltetési utasítással és felhasználói kézikönyvvel kell rendelkeznie.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

9. Az iratok rendszerezése, nyilvántartása

30. Az ügyiratokat, valamint a bv. szervek irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg, még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe kell besorolni.

31. A beérkező, a kimenő és a helyben keletkező iratokat az azonosításhoz szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iktatókönyvben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az elektronikus iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

32. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattárazási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az – átmeneti, központi – irattárban az Iratkezelési Szabályzatban előírtak szerinti rendszerben kell elhelyezniük.

33. A bv. szervekhez érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot – a meghatározottak kivételével –, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak szükség esetén papíralapú iktatókönyvben, illetve az e célra rendszeresített, tanúsított Robotzsaru rendszerrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani.

10. A jogosultságok kezelésének szabályai a Robotzsaru rendszerben

34. A Robotzsaru rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A jogosultságok regisztrálása, valamint a meglévő jogosultság módosításának átvezetése – beleértve a jogosultság megvonását is – az iktatóhely szerinti vezető engedélyezését követően az alkalmazás-rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni.

35. A beállítást végző alkalmazás-rendszergazda a jogosultság életbelépését, beállításának megtörténtét, a jogosultság visszavonásának rögzítését az eredeti iraton igazolja, nyilvántartja és őrzi.

36. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

11. Hozzáférés az iratokhoz

37. Az iratba korlátozás nélkül betekinthet az ügy intézője és annak valamennyi elöljárója, illetve felettese.

38. Iratot bármilyen adathordozón munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a vonatkozó jogszabályok maradéktalan betartásával, a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

39. Az ügyintézőnél lévő iratba más személy akkor tekinthet be, ha azt a hivatali munkájával, tevékenységével összefüggő feladat ellátása szükségessé teszi.

40. Az adatkezelés során az Info tv. rendelkezéseit minden esetben be kell tartani.

41. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és/vagy a Robotzsaru rendszerben dokumentálni kell.

42. Az iratba való betekintés tényét, időpontját, továbbá a betekintő személy nevét, rendfokozatát, beosztását és szolgálati helyét az előadói íven – amennyiben ilyen nincs, az iraton – fel kell tüntetni. Ezért, az irat hollététől függően, az ügyintéző vagy az ügykezelő (irattáros) felelős.

12. Az iratkezelés szervezeti, személyi rendje és az ügyviteli munka kialakítása, elhelyezése

43. A bv. szervezet iratkezelési feladatok központi szakirányítása, felügyelete, felkérése egyes rendelkezések értelmezésére, egyedi ügyekben állásfoglalás kialakítása, az iratkezelési tevékenységre vonatkozó jogszabályalkotási kezdeményezések előkészítése és jogszabálytervezetek véleményezése a BVOP hivatalvezetőjének hatáskörébe tartozik.

44. Az iratkezelési tevékenység szakmai irányítása, felügyelete és ellenőrzése – az átruházott jogok tekintetében – a hivatalvezető feladata. A Hivatal vezetője eljár a részére átruházott – és munkaköri leírásában rögzített – iratkezeléssel összefüggő feladatkörökben. A bv. szervek vezetői ugyanakkor továbbra is felelősek az iratkezelés jogszerűsége érdekében a hatáskörükbe tartozó intézkedések megtételéért. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőnek csak felsőfokú végzettséggel rendelkező személy jelölhető ki.

45. Az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, az SZMSZ, valamint ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári terv és az iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, az adatbiztonsági előírások meghatározásáért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a bv. szervek vezetői a felelősek.

46. Az ügykezelés feladatait, feladatkörét az iratforgalom nagysága, valamint a bv. szerv vezetőjének döntése alapján önálló ügykezelési szervezeti elem, önálló ügykezelő vagy több munkafolyamatot ellátó – ügykezelési feladattal is megbízott – dolgozó (a továbbiakban: ügykezelő) látja el.

47. Az ügykezelés elhelyezésére lehetőleg külön helyiséget kell biztosítani. A helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése tárolása egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. A helyiséget védetté kell tenni illetéktelen személyek behatolása ellen. A helyiség munkaidőn túli felnyitásáról az illetékes szervezeti elem vezetőjét tájékoztatni kell. Amennyiben a felnyitásnál az ügykezelő nincs jelen, jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben rögzíteni kell a jelenlévők nevét, rendfokozatát, beosztását, a felnyitás indokát, valamint, hogy kivittek-e valamit a helyiségből. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.

48. Valamennyi ügyintéző felelős az általa intézett ügyek tekintetében az iratok szakszerű kezeléséért. A munkaidő befejezésekor valamennyi szolgálatot teljesítő személy köteles a nyílt adathordozók (papíralapú és/vagy elektronikus) munkaidőn túli tárolása során az alábbi szabályokat betartani:

a) a kezelésében lévő szekrények (lemez- és faszekrények, íróasztalok, irodabútorok) zárása,

b) a kezelésében lévő lemezszekrények, valamint ajtók száraz lakattal történő zárása (szükség szerint),

c) kulcsdobozok és a helyiségek kulcsainak kezelésére és tárolására vonatkozó szabályok betartása,

d) a munkaterületen az adathordozók zárható szekrénybe történő elzárása,

e) a munka során használt berendezések (számítógép, fénymásoló, nyomtató stb.) kezelésére az IBSZ az irányadó,

f) a belépéshez szükséges kódokat, azonosítókat és jelszavakat az IBSZ iránymutatása szerinti gondossággal kell kezelni.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

13. Küldemények átvétele

49. A küldemény hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer, a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint a Magyar Posta Zrt. vagy magánszemély személyes benyújtása útján kerül a szervezeti elemhez.

50. A küldeményeket és beadványokat hivatali munkaidőben az ügykezelő veszi át. Az átvevő a papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelelő, rendszeresített kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. A küldemény beérkezésének időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni a küldemény sorszámát, feladóját, az érkezés dátumát, könyvelt postai küldemény esetén a postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként kell kezelni. Elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

51. A küldemény átvételére jogosult:

a) a címzett vagy az általa megbízott személy,

b) a bv. szerv vezetője vagy az általa megbízott személy,

c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy,

d) a postai meghatalmazással rendelkező személy,

e) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő biztonsági tiszt,

f) futárszolgálat útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

g) központi érkeztetési ügykört ellátó Robotzsaru rendszert használó személy,

h) elektronikus ügykezelő rendszer útján érkező küldemények esetén az elektronikus hivatali kapus rendszer,

i) elektronikus úton érkezett küldemények esetén a hivatalos elektronikus postafiókot kezelő személy.

52. A postahivatalban bérelt fiókcímre érkező küldeményeket a bv. szerv vezetőjének meghatalmazásával rendelkező személy veheti át, aki a feladat ellátása során a következő nyilvántartásokat köteles vezetni:

a) ajánlott és tértivevényes postaküldemények feladókönyve,

b) ajánlott és tértivevényes postaküldemények átvevőkönyve,

c) csomagok feladásához rendszeresített feladókönyv.

53. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítő okmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

54. A gyors elintézést igénylő – „azonnal”, „sürgős” jelzésű – küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni vagy átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

55. Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben az ügyfél az iratot személyesen, vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

56. Amennyiben iratkezelésre nem jogosult személy, vagy szervezeti elem veszi át a küldeményt, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a központi ügykezelés részére átadni.

57. A küldeményeket átvevő személy köteles ellenőrizni:

a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

b) a küldemény sértetlenségét,

c) a küldeményen és a kézbesítő okmányon lévő azonosító szám (pl. iktatószám, ragszám) azonosságát,

d) az iraton jelzett mellékletek meglétét (amennyiben ez lehetséges).

58. Amennyiben a küldemény sérült vagy azon a felbontás jelei megállapíthatók, rá kell vezetni, hogy „sérülten érkezett” vagy „felbontva érkezett”. E feljegyzést aláírással és dátummal kell ellátni, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetén a vonatkozó Korm. rendelet előírásai az irányadók.

59. A szervezeti elemek ügykezelői (naponta legalább egyszer) a központi ügykezelésen veszik és adják át az érkezett és a továbbítandó küldeményeket a rendszeresített Robotzsaru rendszerben, illetve a kézbesítőokmányon. A gyors intézkedést igénylő – „azonnal”, „sürgős”, „soron kívül”, „elsőbbségi” jelzésű – küldeményeket a központi ügykezelés kiértesítését követően a szervezeti elem ügykezelője haladéktalanul átveszi.

14. A küldemények felbontása

60. A küldeményeket felbonthatja:

a) az „s. k.” („Saját kezű felbontásra” vagy ezzel azonos tartalmú) jelzéssel ellátott küldeményeket csak annak címzettje, a címzett tartós távolléte esetén elöljárója, felettese, illetve a címzett által megbízott személy,

b) az egyéb küldeményeket az arra kijelölt személy (ügykezelő),

c) érkeztető rendszer.

61. Felbontás nélkül kell a címzetthez továbbítani az „s. k.” jelzéssel érkezett küldeményeket, valamint, amelyekre vonatkozólag azt az arra jogosult személy elrendelte. E küldemények címzettjei az általuk felbontott hivatalos küldeményeket soron kívül kötelesek iktatásra átadni az e feladatra kijelölt személynek. A küldemény címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Szabályzat szerinti kezelésről.

62. A külön rendelkezések szerint iktatandó vagy érkeztetés alá tartozó, névre szóló küldemények személyes átvétele, – amennyiben az adatvédelmi szempontból indokolt – a központi ügykezelőtől személyesen történik. Az erre vonatkozó utasításért a névre szóló küldemény címzettje felel.

63. Amennyiben az „s. k.” jelzésű küldemény címzettje már nem tartozik a bv. szervezet állományába, és a címzett elöljárója vagy felettese meggyőződött arról, hogy a küldemény tartalma bv. szerv feladatkörén kívül esik, akkor a küldeményt „címzett ismeretlen” megjelöléssel vissza kell küldeni a feladónak. E rendelkezéstől a bv. szerv vezetője az iratkezelés helyi sajátosságait szabályozó intézkedésében eltérhet.

64. Felbontás után a borítékot minden esetben az irathoz kell szerelni.

65. Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

66. Amennyiben a küldeményt tévedésből vagy helytelen, illetve téves címzés miatt bontották fel, a borítékot azonnal vissza kell zárni, rá kell vezetni a „téves bontás” tényét, időpontját és a felbontást végző személynek alá kell írnia. A téves bontásról jegyzőkönyvet kell felvenni két példányban, amelynek tartalmaznia kell:

a) a felbontást végző személy

aa) nevét,

ab) beosztását,

ac) szolgálati helyét,

ad) aláírását,

b) a felbontás időpontját,

c) a téves bontás okát,

d) a felbontást végző személy közvetlen felettesének nevét, beosztását és aláírását.

67. Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt a jegyzőkönyv egy példányával azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges:

a) papíralapú küldemény esetén vissza kell küldeni a feladónak,

b) elektronikus küldemény esetén a Korm. rendelet 26. §-a szerint kell eljárni,

c) amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattárazni kell és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

68. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, a Robotzsaru rendszerben rögzíti az átvétel és a felbontás tényét, az átvétel dátumának megjelölésével.

69. Ha a téves bontás során kiderül, hogy a küldemény minősített iratot tartalmaz, a BSZ erre vonatkozó előírásait kell alkalmazni.

70. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül, érkeztetés után – az ügyirathoz kell szerelni.

71. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az irat digitalizálásáról. A faxon és e-mailen (beleértve a szervezeti elemek által kezelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket is) érkezett irat kezelésére is a jelen Szabályzat rendelkezései az irányadóak.

72. Amennyiben a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon, vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

15. A küldemények érkeztetése

73. Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell. Az ügykezelő a papíralapú iratokat az érkezésük napján érkeztető bélyegzővel látja el, amely tartalmazza a bv. szerv, szervezeti elem elnevezését, az érkezés napját, az érkeztetés sorszámát, az esetleges mellékletek számát, az érkeztető szignóját.

74. Az érkeztető bélyegzőt a papír alapon érkező irat első oldalán kell elhelyezni, és amennyiben a papíralapú irat nem tartozik a kivételi körbe, elektronikus irattá kell alakítani, amelyen a Robotzsaru rendszer Postabontás felületén történő becsatolás során automatikusan elhelyezi a hitelesítő bélyegzőt és az érkeztető számot.

75. Az érkeztetési nyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:

a) érkeztetés azonosítója,

b) érkeztető neve,

c) beérkezés időpontja,

d) küldemény adathordozója (papír, elektronikus),

e) beérkezés módja,

f) kézbesítés prioritása (pl. sürgős, azonnal),

g) küldemény (idegen) száma,

h) ragszám (postai azonosító),

i) küldő neve, címe,

j) ha a küldemény felbontás nélkül továbbítandó (akkor ennek feltüntetését),

k) címzett szervezet,

l) címzett előadó,

m) egyéb címzett,

n) kezelési utasítások,

o) minősítés,

p) sértetlenség,

q) megjegyzés,

r) elektronikus küldemény esetén a kézbesítési szolgáltatás vagy a központi érkeztetési ügynök által a küldeményhez rendelt azonosító szám.

76. Az érkeztetőszám a Robotzsaru rendszer által automatikusan kiosztott, minden év első napján 1-től induló és egyesével növekvő, zárt sorszám. Például: 30500/1,2,3.../2019. érk

77. A visszaérkezett tértivevények érkeztetése az ügykezelő által elektronikusan történik. Az erről szóló nyilvántartás tartalmazza különösen:

a) a címzettet,

b) az iktatási számot (ügyszámot),

c) a visszaérkezés napját.

78. Amennyiben a küldemény feladója olvashatatlan, vagy névtelen küldeményről van szó, a beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

16. Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

79. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van-e az ügynek kezdő vagy előzményirata.

80. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

81. Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papíralapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

82. A csatolást az iktatókönyvben és az előadói íven kell jelölni a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben.

83. Amennyiben az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt a Robotzsaru rendszerben jelölni kell.

84. Amennyiben az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, akkor az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik.

85. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. Az előzményiratok szerelését az újabb papíralapú iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Szerelve a/az....... ikt. sz. irat” szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni.

86. Amennyiben az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő azt az utóbb érkezett irathoz szereli, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző gondoskodik ennek végrehajtásáról.

17. Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

87. Az ügykezelő az iratot az iktatást megelőzően szignálás végett köteles a bv. szerv vezetőjének vagy megbízottjának, illetőleg a szignálásra feljogosított személynek bemutatni. Utóbbi esetben a vezetői és ügyintézői feljegyzéseket a Robotzsaru rendszerben kell dokumentálni. A vezető előzetesen meghatározott ügyfajták esetében engedélyezheti az irat bemutatás (szignálás) előtti iktatását.

88. A Robotzsaru rendszeren a szignálásra felajánlott, illetve a további feladatmeghatározást igénylő saját készítésű iratot ideiglenes számon kell a szignáló, feladatot meghatározó vezetőnek továbbítani.

89. Az irat előszignálására/szignálására jogosult vezető:

a) kijelöli az ügyintéző személyt, meghatározza, hogy az iratot melyik iktatókönyvbe kell iktatni, közli az elintézéssel kapcsolatos utasításait (elvégzendő feladat, határidő, sürgősség stb.), amelyet papíralapú irat esetén az előadói ívre is rávezet és a szignálást keltezéssel, aláírással hitelesíti,

b) azon iratok esetében, amelyekhez nem kell előadói ív, az a) pontban meghatározott adatokat az iratra jegyzi rá és visszaadja az ügykezelőnek,

c) az a) alpont szerint kitöltött előadói ívbe elhelyezett papíralapú iratot visszaadja az ügykezelőnek,

d) elektronikus ügyintézés esetén utasításait az elektronikus rendszerbe bejegyzi.

e) a feladatok végrehajtását átruházhatja, de ezzel a hozott döntésért a személyes felelőssége nem változik.

90. Az arra jogosultak a szignálás adatait felülírhatják, a feladatot továbbadhatják, új felelőst, határidőt, instrukciókat határozhatnak meg, illetve a korábbi adatokat módosíthatják (továbbszignálás, átszignálás).

91. A bv. szerv vezetője által jóváhagyott 2. melléklet szerinti szignálási jegyzékben meghatározott ügytípusokat az ügykezelés közvetlenül az e jegyzékben feltüntetett ügyintéző részére közvetlenül továbbítja.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

18. Az irat nyilvántartása és kiadása, az irat nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt ügykezelési nyilvántartások

92. Az iratok nyilvántartására papíralapú és elektronikus iratkezelési segédletek szolgálnak.

Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a bv. szervezet feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása – iktatókönyvbe történő iktatással vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel – megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

93. Az irat nyilvántartása történhet:

a) átmenőnaplóban (kizárólag olyan iratok esetében, amely a vezetőnek bemutatásra kerül, de iktatást nem igényel),

b) iktatókönyvben, vagy

c) Robotzsaru rendszerben.

94. A papíralapú, valamint az elektronikus iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt okmányok, segédletek:

a) fő- és (fő)alnyilvántartó könyv (az irat-nyilvántartási és kezelési okmányok, valamint segédkönyvek nyilvántartására),

b) postakönyv,

c) átadókönyv vagy átadási jegyzék (az ügyintézőnek átadásra kerülő vagy az ügyintéző által visszaadott iratok nyilvántartására),

d) kézbesítőkönyv (bv. szerven kívüli szervezetek részére, a futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

e) futárátvételi elismervény,

f) futárjegyzék (kísérőjegyzék),

g) átmenőnapló,

h) iktatókönyv,

i) Robotzsaru rendszer üzemzavara esetén használt papíralapú érkeztető- és iktatókönyv,

j) elektronikus érkeztető könyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

k) elektronikus iktatókönyv (magában foglalja az érkeztető könyvet, valamint a név- és tárgymutatót: az iratok nyilvántartására),

l) kiadási füzet vagy kölcsönzési napló (a központi irattárból kikért iratok nyilvántartására),

m) ügyiratpótló lap,

n) előadói ív (ügydosszié),

o) elosztó,

p) jegyzék irattári átadáshoz,

q) selejtezési, megsemmisítési, átadási jegyzőkönyv,

r) bélyegző-nyilvántartási könyv.

95. A BVOP főnyilvántartó könyvét a titkos ügykezelő, a (fő)alnyilvántartó könyveket a BVOP ügykezelői vezetik.

96. A főnyilvántartó és a (fő)alnyilvántartó könyvek 1. sorszámmal kezdődnek, a beteltük után a következő könyvben sorszám kihagyása nélkül folyamatos számképzéssel folytatódnak.

A főnyilvántartó könyvet nem kell nyilvántartásba venni, az alnyilvántartó könyveket a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartani.

A kijelölt főnyilvántartó könyv (vagy elektronikus iktatórendszer) tartalmazza a használt (fő)alnyilvántartó könyvek:

a) megnevezését,

b) terjedelmét,

c) használatba vételének dátumát,

d) végleges lezárásának dátumát,

e) irattári tételszámát.

97. A főnyilvántartó könyv és a (fő)alnyilvántartó könyv nem selejtezhető.

98. A bv. szerv megszűnésekor a főnyilvántartó könyvet a (fő)alnyilvántartó könyvekkel együtt, jegyzőkönyvvel kell átadni a jogutód szervnek. Jogutód nélküli megszűnés esetén a főnyilvántartó könyvet az alnyilvántartó könyvekkel együtt az illetékes levéltár részére kell átadni.

99. A titkos ügykezelő/ügykezelő a használatba vett okmányt vagy segédkönyvet köteles a főnyilvántartó/(fő)alnyilvántartó könyvbe bevezetni, majd a borítólap belső oldalán hitelesítési záradékkal a következők szerint ellátni: „Ez a könyv .... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20.... év ...... hó .... nap., Megnyitva ....... céljából (pl. átadókönyv, iktatókönyv, nyilvántartókönyv stb.)” és a főnyilvántartási számot rávezeti. Az okmányok lapjait tintával meg kell számozni, a lapokat zsineggel át kell fűzni, a zsineg végeit össze kell kötni és a kötést a hitelesítés érdekében körcimkével a külső borítólap belső oldalához kell erősíteni és körbélyegző lenyomattal, valamint aláírással ellátni. A bélyegzésnél ügyelni kell arra, hogy a bélyegzőlenyomat egyik fele a körcímkére, míg a másik fele a borító belső lapjára kerüljön. A könyvben, füzetben hitelesítés után számozatlan lap nem maradhat.

100. Nem kell átfűzni azon okmányokat, amelyek könyvkötészeti eljárással készültek, és a megbontásuk ránézéssel megállapítható. Amennyiben használat során egyes lapok kilazulnak, az átfűzést pótlólag végre kell hajtani.

101. Amennyiben az iratkezelési okmányok beteltek, vagy azokat a használatból kivonják, irattárba helyezik vagy – az irattári tételszám alapján a selejtezhető nyilvántartásokat – megsemmisítik, a kivonás, irattárba helyezés vagy a megsemmisítés tényét, annak időpontjának megjelölésével a Főnyilvántartó Könyv megfelelő rovatába be kell jegyezni.

19. Az iktatás, az iktatókönyv, az iktatószám

102. A bv. szervhez érkezett iratokat és a helyben keletkeztetett iratokat iktatni kell, és úgy kell nyilvántartani, hogy abból az irat beérkezésének/készítésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen. A bv. szervek iktatószámainak elosztását a 3. melléklet tartalmazza.

103. Az iktatásra kerülő papíralapú iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktatóbélyegző lenyomatát el kell helyezni, és a rovatait ki kell tölteni. Amennyiben ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.

104. Az iktatószámot a Robotzsaru rendszer a saját készítésű, kizárólag elektronikus formában létező iraton a kiadmányozó döntése alapján az irat jobb felső sarkában, illetve külön záradékolt pótlapon automatikusan helyezi el.

105. A beérkezett iratokat aznap, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a 15 napnál rövidebb határidejű iratokat. A táviratok, elsőbbségi küldemények esetében az 55. és 60. pontban leírtak szerint kell eljárni.

106. A minősített adat védelméhez kapcsolódó személyi biztonsági okmányrendszer iratait, adatait külön meghatározott nyilvántartásban kell rögzíteni a vonatkozó jogszabályok alapján.

107. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

a) a bv. szerv nevét, székhelyét,

b) az iktatás évét, hónapját, napját,

c) a mellékletek számát,

d) az iktatószámot.

108. Az iktatás során az iktatókönyvben és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

a) az iktatószámot,

b) az iktatás időpontját,

c) a beérkezés időpontját, módját, érkeztetési azonosítót,

d) az adathordozó típusát (papíralapú, elektronikus), fajtáját,

e) a küldés időpontját, módját,

f) a küldő adatait (név, cím),

g) a címzett adatait (név, cím),

h) a hivatkozási számot (idegen szám),

i) a mellékletek számát, típusát (papíralapú, elektronikus),

j) az ügyintéző nevét és a szervezeti elem megnevezését,

k) az irat tárgyát,

l) az elő- és utóiratok iktatószámát,

m) a kezelési feljegyzéseket,

n) az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

o) az irattári tételszámot,

p) az irattárba helyezésre vonatkozó utasítást.

109. A pénzügyi-számviteli, a személyügyi, a fegyelmi, a fogvatartotti, az anyagkezeléssel, valamint az elektronikus információbiztonsággal kapcsolatos iratok, továbbá a más számítógépes nyilvántartásoknak és azok bizonylatainak kezelését a vonatkozó jogszabályok és jelen Szabályzat figyelembevételével – külön előírások szerint kell végezni.

110. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

a) könyveket, tananyagokat,

b) reklámanyagokat, tájékozatókat,

c) meghívókat,

d) nem szigorú számadású bizonylatokat,

e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,

f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint),

g) munkaügyi nyilvántartásokat,

h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

i) közlönyöket, sajtótermékeket,

j) visszaérkező tértivevényeket,

k) fogvatartottak részére kapcsolattartóiktól érkező küldeményeket.

111. Az irat az iktatás során iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. Központi ügyiratkezelés esetén az iktatószám felépítése a következő:

 

30500-2/1-1/2019 szü.

 

 

 

 

 

30500 = szervkód

 

 

2 = iktatókönyv száma

 

 

1 = főszám

 

 

1-1 = alszám

 

 

2019 = évszám

 

 

szü. = iktatókönyv rövid elnevezése

 

Alszámos iktatás esetén az ugyanazon ügyben – eltérő rendelkezés hiányában – ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy iktatószámon kell nyilvántartani. Amennyiben az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám (főszám) alatt kell nyilvántartásba venni.

112. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat éven túli iktatással lehet nyilvántartani úgy, hogy a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat a már meglévő iktatószám soron következő alszámára kell iktatni:

a) az alapvető jogokat sértő elhelyezési körülmények miatti kártalanítás és panasz,

b) a kártérítési,

c) a büntetés-végrehajtási pártfogó feladatkörébe tartozó,

d) a peres eljárással kapcsolatos,

e) személyi állománnyal szemben folytatott büntetőügyek, valamint az ehhez kapcsolódó fegyelmi és méltatlansági eljárásokkal kapcsolatos

ügyekben.

113. Az iktatókönyvek minden év január 1-jén 1. iktatószámmal kezdődnek, amelyeket a naptári év végéig folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni. Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

114. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a leghosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

115. Az iktatókönyvben nyilvántartó könyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni, nem szabad. Amennyiben a papíralapú iktatókönyvben vagy nyilvántartókönyvben javítás szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

116. Papíralapú nyilvántartásban téves bejegyzés esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.

117. Az iktatókönyvet és az egyéb segédkönyveket az év utolsó munkanapján – az iktatásra felhasznált utolsó számot követően – aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni úgy, hogy visszamenőleg a lezárt év nyilvántartásába már ne lehessen új iratot iktatni.

118. Az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi vagy – amennyiben az iktatókönyv zárása év közben történik – a zárás időpontja szerinti iktatási állapotát tükröző, az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint archivált változatát. E feladatok elvégzése az infrastruktúra-rendszergazda feladata.

119. Az elektronikus iktatókönyv zárásakor az iktatókönyveket és a hozzájuk kapcsolódó adatállományokat – csak olvasási funkció alkalmazását biztosító módon – infrastruktúra-rendszergazda archiválja. Az archivált adatokat tartalmazó adathordozók egy példányát az infrastruktúra-rendszergazda nyilvántartásba vétel céljából átadás-átvételi jegyzőkönyvvel átadja a központi irattárnak. Az infrastruktúra-rendszergazda az adathordozó felületén, végleges módon rögzíti az adatok és állományok megnevezését, nagyságát, fájlkiterjesztését, a rögzítés dátumát és a nevét.

20. Elektronikus dokumentumok iktatószámokhoz történő rendelése

120. A papíralapú, közvetlenül a bv. szervhez benyújtott iratokat, iktatás előtt az érkeztető pont digitalizálja. A Korm. rendelet 2. mellékletében meghatározott küldeményeken kívüli nem szkennelhető papíralapú iratok körét a 4. melléklet – amely az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében nem érkeztethető és nem expediálható küldeményeket tartalmazza – határozza meg.

121. A saját keletkeztetésű papíralapú iratokat kiadmányozás előtt dokumentumszkenner segítségével az ügyintézőnek kell digitalizálni, és az ügyiratkezelő rendszerben a megfelelő iktatószámhoz kell rendelni. A szkennelt fájlok .pdf formátumban – biztosítva a papír formátummal való megegyezőséget – tekinthetők meg az adott iktatószámnál.

122. Az iratok digitalizált képe (pl. .pdf) képformátumban kerül tárolásra, amelyeket az iratkezelő rendszer vagy automatikusan rendeli össze az iktatott irattal, vagy a hiteles elektronikus másolatot készítő munkatársnak kell manuálisan az irathoz rendelnie.

123. A nem szkennelhető küldemények és mellékleteik papír alapon kerülnek továbbításra.

21. Papíralapú küldemények hiteles elektronikus irattá történő átalakítása

124. Külső szervtől/személytől érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső papíralapú irat átvételére kizárólag az ügykezelési szakterület, illetve a hiteles másolatkészítésre feljogosított személy jogosult, aki

a) a Robotzsaru rendszerben kitölti az „Érkeztető”, illetve „Postabontás” felületet,

b) elkészíti a papíralapú irat elektronikus másolatát,

c) összeveti a másolatot az eredeti példánnyal és csatolja az iratkezelő rendszerbe,

d) az egyezést a hitelesítési záradék elhelyezésével tanúsítja,

e) őrzi az irat papíralapú példányát.

125. Az érkezett irat alább felsorolt ügykörökbe sorolható papíralapú példányát – a 13. pont szerinti indokoltság vizsgálatát és megállapítását követően – az ügyintéző szervezeti elem köteles 90 napon belül a másolatkészítő szervtől kikérni és az ügyiratban elhelyezni. Külső szervtől vagy személytől érkezett, hiteles elektronikus másolattá alakítandó, emellett papír alapon is megőrzendő iratok ügykörei, amelyeken belül mindig egyedileg kell vizsgálni az érkezett papíralapú példány megőrzési kötelezettségét:

a) jogügyletekkel,

b) szervezettel és működéssel, munkaügyekkel,

c) fogvatartottakkal,

d) gazdasági és ingatlanügyekkel,

e) hazai és Európai Uniós finanszírozású támogatási szerződésekkel,

f) nyilvántartásokkal, okmányokkal összefüggő iratok.

A papíralapú küldeményeket, a hiteles elektronikus másolat készítését, és az iratkezelő rendszerbe történő beemelését követő 90 nap után a szervezet megsemmisíti.

126. Az érkezett irat papíralapú példányát az ügyintéző szervezeti elem tagja kérheti ki/adhatja vissza a másolatkészítő szervezeti elemtől/szervezeti elemnek.

127. Hiteles másolat készítésére irányuló jogosultság az iratkezelésért felelős szervezeti elem vezetőjénél igényelhető, amennyiben azt a közvetlenül a szervezeti elemhez érkezett, digitalizálási kötelezettség alá eső iratok mennyisége indokolja.

128. A papír alapon érkező iratok hiteles elektronikus másolattá történő alakításának folyamatát, szabályait és részletes leírását a Másolatkészítési Szabályzat tartalmazza.

22. Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

129. A bv. szerv szervezeti elemei között az irat átadás-átvételét átadókönyvben kell dokumentálni. Az átadókönyvbe be kell jegyezni:

a) az átadó szerv megnevezését, vagy az átadó személy nevét,

b) az átvételre felhívott szerv megnevezését vagy személy nevét,

c) az átvétel dátumát,

d) az irat tárgyát,

e) az irat iktatószámát,

f) az irat példány-, lapszámát.

130. A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az Robotzsaru rendszerben való átadás-átvétel igazolása mellett az ügyintézőhöz kell továbbítani. Az irat átadása történhet a Robotzsaru rendszer által generált elektronikus átadókönyvvel, vagy manuális átadókönyv kitöltésével. Az irat átadás-átvétele az érintettek aláírásával és az átvétel időpontjának feljegyzésével történik.

23. Kiadmányozás

131. Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírásra csak az SZMSZ-ben meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.

132. Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

133. Az irat akkor hiteles, ha:

a) azt az arra felhatalmazott kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy

b) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel, vagy

c) a kiadmányozó vagy aláíró a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.

134. A kiadmánynak minden esetben tartalmaznia kell:

a) a kiadmányozó bv. szerv, szervezeti elem nevét, címét,

b) az iktatószámot,

c) válasz esetén a hivatkozási számot,

d) az ügyintéző nevét, rendfokozatát, beosztását, telefonszámát,

e) a címzett nevét, beosztását, székhelyét és címét,

f) az irat tárgyát,

g) a kiadmányozó személy nevét, rendfokozatát, beosztását,

h) az irat keltezését (helységnév, év, hó, nap),

i) mellékelt iratok, illetve mellékletek számát és lapszámát,

j) a bv. szerv, szervezeti elem hivatalos/elektronikus bélyegzőlenyomatát.

135. Hivatalos elektronikus levél (e-mail) esetén is be kell tartani a 135. pontban foglaltakat. Az ilyen levél – szükség szerinti – hitelesítése külön szabályok szerint történik.

136. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

a) „Saját kezű felbontásra!”;

b) „Nem nyilvános!”;

c) „Üzleti titkot tartalmaz!”;

d) „Orvos, pszichológus bonthatja fel!”,

e) „Baleset esetén csak a küldő szerv bonthatja fel!”;

f) „Külön kézbesítővel továbbítandó!”.

137. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési jelzések alkalmazhatók:

a) „Azonnal!”;

b) „Sürgős!”;

c) „Soron kívül!”.

138. Amennyiben az ügyintéző vagy a kiadmányozó nem hivatásos állomány tag, akkor a rendfokozatra utaló jelzést a név mellett nem kell alkalmazni.

139. A papíralapú kiadmány hitelességével szemben támasztott követelményeket a Korm. rendelet 53. §-a tartalmazza.

140. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt:

a) az SZMSZ-ben, ügyrendben, jelen Szabályzatban meghatározottak szerinti kiadmányozási joggal rendelkező személy vagy elektronikus rendszer az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással, az előírt esetekben időbélyeggel látta el, vagy

b) az iratérvényességi nyilvántartásra vonatkozó szabályok szerint hitelesítették és nyilvántartják, vagy

c) a bíró, az ügyész, az igazságügyi alkalmazott, a bírósági végrehajtó, a közjegyző a külön jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el.

24. A papíralapú irat továbbítása (expediálása)

141. Papíralapú irat esetén az ügyintéző előkészíti az irattovábbításhoz a kiadmányt és az esetleges mellékleteit szerelten az ügykezelő részére. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással és amennyiben van, melléklettel ellátott ügyiratot vehet át.

142. Az ügyintézőnek a postázás módjára utasítást kell adnia az előadói ív megfelelő rovatában, és azt a borítékon is fel kell tüntetni (pl. sima, ajánlott, tértivevényes, elsőbbségi). Azok az iratok, amelyeknél az átvétel időpontjához jogkövetkezmény fűződik, olyan módon továbbíthatók, hogy az átadás-átvétel időpontja a későbbiekben igazolható legyen.

143. A papíralapú iratokat a szervezeti elemek ügykezelői továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:

a) az iratot a címzettnek a jelen Szabályzatban meghatározottak szerint, az „azonnal”, a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül továbbítani,

b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

c) az irat irattárban maradó példányán, valamint az előadói íven az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni és aláírni.

144. A postázás tényét és idejét fel kell jegyezni az előadói ív megfelelő rovatában is.

145. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

a) a küldő (szervezeti elem) megnevezését és címét,

b) az irat iktatószámát,

c) a címzett megnevezését és címét,

d) a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (pl. s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva).

146. Amennyiben a kiadmánynak több címzettje van, a záró részt követően a „Kapják:” cím alatt nem hozható az eljárásban részt vevő személyek tudomására a többi résztvevő személyes adata.

147. A nyílt iratot borítékban, szükség esetén csomagban kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket lezárt, megcímzett borítékban, vagy csomagban, a küldemény egyedi azonosítását, útjának nyomon követhetőségét biztosító, elektronikus futárprogram útján előállított futárjegyzékkel és a kezelési utasításoknak megfelelően adja át naponta egyszer a kijelölt szervezeti elem munkatársának. A futárjegyzéket az ügykezelő/titkos ügykezelő készíti el.

A küldemény (nyílt/minősített) továbbításának módja belföldön az Állami Futárszolgálat, valamint a Magyar Honvédség Katonai Futárszolgálata útján, a futárszolgálatok igénybevételére vonatkozó szabályok szerint, továbbá a rendvédelmi szervek belső futára vagy a katonai futár valamint a bv. szerv vezetője által, szükség esetén kijelölt személyes kézbesítő útján továbbítható.

148. Szükség esetén – ha az iratforgalom nagysága indokolja – az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsák lezárásához lakatot kell használni, amelynek kulcsát a szerv vezetője által kijelölt személy kezeli. Az iratokról két példányban futárjegyzéket kell készíteni, a futárzsák átadása kétpéldányos futárzsák-jegyzékkel történik.

149. Amennyiben a továbbításra átadott küldemények valamilyen okból – különösen a téves címzés miatt – visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.

150. A vonatkozó jogszabályokban meghatározott rendelkezések alapján az expediálás történhet:

a) Állami Futárszolgálat útján (kivételi körbe tartozó iratok),

b) postai úton (kivételi körbe tartozó iratok),

c) kézbesítő útján,

d) hivatali kapun keresztül NOVA SZEÜSZ/POSTA SZEÜSZ/Ügyfélkapu/Hivatal (elektronikus küldés hivatalnak) elektronikus küldéssel, Robotzsaru rendszeren keresztül,

e) e-mail útján,

f) telefax útján.

25. Előadói ív (ügydosszié)

151. Papíralapú irat esetén az iktatással egyidejűleg minden ügykezdő iratot előadói ívbe kell helyezni. Az előadói ív száma megegyezik a kezdő irat számával.

152. A vegyes ügyiratok kezelése esetén az első kivételi körébe tartozó irat érkezése vagy keletkezése időpontjában kell az előadói ívet megnyitni.

153. Az előadói ív az iktatott iratot végigkíséri az érkezéstől, illetve a keletkezéstől a selejtezésig. A saját kezdeményezésű iratoknál az ügyintéző köteles a rendelkezésére álló adatokkal kitöltött előadói ívet mellékelni.

154. Nem kell előadói ívet alkalmazni:

a) a szervekhez érkező szabályzathoz,

b) a folyamatban lévő ügyben érkező irathoz,

c) és az iktatásra nem kerülő irathoz,

d) ügyiratkezelő rendszerben csak elektronikusan létező irathoz.

155. Előadói íven belül az iratokat sorszám (alszám) szerint növekvő sorrendben kell tárolni úgy, hogy a legfelső látható irat a legnagyobb, illetve legutoljára érkezett (keletkezett) legyen.

26. Az ügyintézési határidő

156. Az ügyek elintézésének általános határidejét jogszabály határozza meg. A vonatkozó jogszabályok figyelembevételével egyéb határidőt állapíthat meg az országos parancsnok, valamint a szignálásra jogosult vezető, amely döntésük alapján, indokolt esetben meghosszabbítható. Az ügyintézési határidő szempontjából a papír alapon, valamint a hivatali kapun keresztül elektronikus úton beérkező iratok esetén a bv. szervhez történő beérkezés időpontja az irányadó.

157. Amennyiben a szignálást végző az iraton vagy az előadói íven eltérő határidőt nem határoz meg:

a) „Azonnal!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő munkanap kezdetéig,

b) „Soron kívül!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő második munkanap végéig,

c) „Sürgős!” jelzés alkalmazása esetén az irat érkezését követő harmadik munkanap végéig

kell intézkedni a szignálásban meghatározott feladat végrehajtására.

27. Egyéb ügyintézéssel kapcsolatos szabályok

158. Az értekezletekről jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt kell készíteni, amely tartalmazza az értekezlet tárgyát, helyét, időpontját, az értekezleten résztvevők névsorát (ez jelenléti ív vezetésével kiváltható), a hiányzók megnevezését és a hiányzás okának megjelölését, a napirendi pontok felsorolását, a hozzászólások rövid tartalmát, a meghozott döntéseket és az elrendelt intézkedéseket.

159. Az ügyintézés folyamatában és irattárba helyezéskor egy ügyként kell kezelni az értekezletre vonatkozó előterjesztéseket, feljegyzéseket, egyéb segédanyagokat (pl. táblázatok, kimutatások), a berendelőt, a jelenléti ívet, a rögzített hanganyagot, valamint az elkészült és az állományilletékes parancsnok által jóváhagyott jegyzőkönyvet vagy emlékeztetőt.

160. Minősített adathordozót nem tartalmazó biztonsági tárolón (lemezszekrényen), egységesen fel kell tüntetni: „Minősített adatot nem tartalmaz!” feliratot.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

28. Az irat határidő-nyilvántartásba és irattárba helyezése

161. Amennyiben az ügyintéző az irattal nem dolgozik, annak határidő-nyilvántartásban vagy irattárban kell lennie.

162. Az irat határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezését a kiadmányozásra jogosult vagy az általa felhatalmazott ügyintéző aláírásával és a rávezetés időpontjának megjelölésével engedélyezi. A határidőt év, hó, nap megjelöléssel vagy az irattárba helyezést „Irattár” megjelöléssel az ügyben eljáró ügyintézőnek kell az iraton és az előadói íven feltüntetni.

163. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése után válik lehetővé.

164. A határidőt a Robotzsaru rendszer megfelelő mezőjében, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

165. Határidő-nyilvántartásba csak teljes iratanyag tehető, annak elkülönített egyes részei nem.

166. Az ügykezelési feladatokat ellátó személy a határidőzésre átvett iratot köteles

a) az egyéb iratoktól elkülönítve, a határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,

b) határidő előtti napon – ha időközben másként nem intézkedtek – az ügyintézőnek átadni.

167. Amennyiben a határidő eredménytelenül telik el, az ügyintéző megsürgeti a választ, majd – a vezetői döntés szerint – tovább kezeli az ügyiratot.

29. Irattár

168. A végleg elintézett ügy iratait irattárba kell tenni.

169. A nem selejtezhető, határidő nélkül őrizendő, valamint az MNL-nek az Ltv. alapján átadásra kerülő iratanyag őrzése, valamint átadásig történő kezelése a központi irattár feladata.

170. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg, ennek megfelelően a papíralapú iratokat a központi irattári helyiségben kell rendszerezetten elhelyezni.

171. Az ügyintéző az iratot irattárba helyezés előtt köteles átvizsgálni (együtt vannak-e az ügyhöz tartozó mellékletek és a szerelt iratok, nincs-e köztük elintézetlen irat) és érkezésük sorrendjében összeállítani. Előre kell tenni a főszámra iktatott iratot, mellékleteit és elintézését, ezt követően ugyanilyen sorrendben az ügyben keletkezett további iratokat.

172. Irattárba helyezés előtt az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, azt visszaadja az ügyintézőnek, aki köteles gondoskodni annak javításáról.

173. Az iktatókönyvben és az előadói íven fel kell jegyezni az irattárba helyezés időpontját, az irattári tételszámot, illetve a megőrzési időt. Amennyiben az iratot véglegesen kiadták „VE” (végleg eredetben) jelzést kell alkalmazni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni, hogy a „VE” kiadás mely szervhez történt.

174. A bv. szervezetre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az iraton, valamint az előadói íven, és azt az arra jogosult személy rendelkezése alapján – elhelyezi az irattárban.

175. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

176. Amennyiben az ügyirat vegyes ügyirat, azaz különböző alszámokon hiteles elektronikus és hiteles papíralapú ügyiratdarabokat is tartalmaz, az ügyintéző ennek tényét az előadói ív „Feljegyzések:” rovatában köteles jelezni.

177. A köziratot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá – a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve – megsemmisíteni tilos.

178. Az irattárolás céljára használt helységeket és berendezéseket a levéltári állományvédelmi ajánlás alapján, valamint a munka- és tűzvédelmi szabályok figyelembevételével szükséges kialakítani.

179. Az ügyintézés és az irattárban tárolás során az iratok együttkezeléséről gondoskodni kell, valamint biztosítani kell a portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (pl. gemkapocs) el kell távolítani.

180. Az elektronikus iratok tárolására az ügykezelési rendszerben az elektronikus irattárakat kell működtetni.

30. Irattárazás és az irat átmeneti irattárba helyezése

181. Irattárba kell helyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott papíralapú és elektronikus ügyiratokat.

182. Azon ügyiratok esetén, amelyek jogosultsági szintje „szigorú” jogosultsági szintnél magasabb hozzáférési szintű, az ügyirat irattárba helyezésénél vezetői döntéshez kötötten az ügyintéző a felelős az irattárba helyezés szabályainak betartásáért.

183. Átmeneti irattár alkalmazása esetén ott lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

184. A Robotzsaru rendszer „Ügy lezárása, átmeneti/központi irattárba tétele” felületén az irattárba helyezéssel kapcsolatos adatokat be kell vezetni, és az ügyiratokat el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

185. Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattárazhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti elemeknél.

186. Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az alapirat előadói ívében kell szerelnie.

187. A selejtezéseket követően visszamaradó, nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a szervezeti elem átmeneti irattárában kell őrizni a központi irattár részére történő átadásig.

188. A szervezeti elemeknél lévő átmeneti irattárak bv. szervek belső iratkezelési szabályzataiban meghatározott ideig, de legfeljebb hat évig őrizhetik az iratokat, majd elvégzik azok selejtezését.

A további őrzést igénylő iratokat az átmeneti irattárak átadják a bv. szervek központi irattárainak.

31. Az iratok átadása a központi irattár részére, és a központi irattár működése

189. A bv. szervek kötelesek központi irattárat kialakítani és működtetni.

190. A központi irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a Robotzsaru rendszerben dokumentálni kell.

191. A központi irattárba

a) a lezárt évfolyamú, papíralapú ügyiratokat, és azok papíralapú segédkönyveit,

b) az iktatást végző szerveknek a helyi megőrzési idő után – az évfolyam lezárásától függetlenül – a lezárt ügyiratait, továbbá

c) az elektronikus adathordozókat kell leadni.

192. A központi irattár az ügyiratokat

a) eredeti alakjukban,

b) az előadói ívben elhelyezve,

c) a keletkezés, azon belül a selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelően,

d) az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva és az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve,

e) a nem selejtezhetőeket savmentes irattároló dobozokban (6. melléklet 12. minta),

f) nyilvántartásaikkal együtt,

g) irat átadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező, selejtezés vagy a levéltári átadás évszámának megfelelő darabszintű iratjegyzék kíséretében veszi át. Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. gémkapcsot, genothermet.

193. A személyi anyagok és a személyzeti panaszügyek iratanyagát a személyügyi feladatokat ellátó szakterület, a fegyelmi anyagok iratait a fegyelmi feladatot ellátó szakterület, a fogvatartott büntetés-végrehajtással kapcsolatos nyilvántartási anyagát a nyilvántartási szakterület, míg a gazdasági, pénzügyi ügyekkel kapcsolatos iratanyagot a gazdasági szakterület szervezeti eleme kezeli és őrzi.

194. A központi irattár:

a) végzi a részére átadott iratok őrzését az illetékes levéltárnak történő átadásig,

b) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak az MNL, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról. Az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék kíséretében kell átadni. (6. melléklet 7. minta),

c) gondoskodik az általa őrzött iratok rendelkezésre állásáról, amennyiben az az ügyintézési érdekek miatt szükséges, a betekintés lehetővé tételével vagy az irat megküldésével biztosítja az irathoz történő hozzáférést,

d) végzi a lejárt megőrzési idejű iratok selejtezését, a selejtezési jegyzőkönyv illetékes levéltár részére történő továbbítását (6. melléklet 5–6. minta).

195. A központi irattárból irat csak a kiadmányozó, a kiadmányozó által kijelölt személy, vagy a kiadmányozó jogutódjának írásbeli engedélyével adható ki. Jogutód nélkül megszűnt szervek esetében az engedélyt a központi irattárat működtető szervezeti elem vezetője jogosult megadni.

196. A központi irattár az illetékes levéltár, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a keletkeztető szerv, vagy jogutódja vezetőjének megkeresésére más irathoz szerelik.

197. Központi irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni. A papíralapú iratok kiadásának idejére az irat helyére ügyiratpótló lapot (6. melléklet 3. minta) kell betenni, amely tartalmazza, hogy kinek, milyen célból, mikor, milyen visszaadási határidővel adtak ki iratot, valamint az iratkiadás engedélyezőjének nevét és aláírását, továbbá az ügykezelő, mint átadó és az átvevő aláírását is. A papír alapon kiadott iratokról az ügyiratpótló lapok alapján nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni (6. melléklet 4. minta).

198. A központi irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás tartalmazza az iratok irattári tételszámát, az irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett, és a levéltári átadásra került iratokat.

32. Kutatás a bv. szervezet irattáraiban

199. A bv. szervezet irattáraiban kutatás csak a bv. szerv vezetőjének engedélyével végezhető. Az engedély megítélésekor a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény, az Ltv., valamint az Info. tv. rendelkezései, és más vonatkozó jogszabályok előírásai szerint kell eljárni. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a BVOP őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

200. A kutatás iránti kérelemben a kérelmezőnek meg kell jelölnie a kutatás célját, a kutatás tárgyát és időhatárát.

201. Az irattárak a kutatásra kiadott anyagokról és a kutatási kérelmekről kötelesek nyilvántartást vezetni. A kutatási nyilvántartásnak tartalmaznia kell:

a) a kutató nevét,

b) a kutatás időpontját, engedély számát,

c) a kutatott iratok évkörét,

d) a kutatott iratok iktatószámát és tárgyát.

33. Az iratok selejtezése

202. Az irattárba helyezett iratok közül minden év december 31-ig selejtezés alá kell vonni azon iratokat, amelyeknek az irattári tervben meghatározott megőrzési idejük lejárt. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

203. A bv. szerven belül gondoskodni kell arról, hogy ugyanazon iratokat csak egy helyen – a készítő szervezeti elem iratai között – őrizzék (pl. SZMSZ, munkatervek, jelentések stb.). A bv. szervek további őrzés céljából csak indokolt esetben tarthatnak meg más bv. szervek által készített iratokat. Felhasználás, illetve hatályon kívül helyezés után selejtezni kell:

a) a más bv. szervektől érkezett rendelkezéseket (parancsokat, utasításokat, szabályzatokat stb.), tájékoztatókat és oktatási anyagokat,

b) a munkaterveket és időszaki jelentéseket,

c) azokat az iratokat (statisztikai táblázatokat, jelentéseket, munkaterveket stb.), amelyek adatai összefoglalóban szerepelnek,

d) a más állami, gazdasági vagy társadalmi szervektől információ, tájékoztatás céljából érkezett iratokat.

204. A selejtezhető iratokat jelen Szabályzatban meghatározott ideig kell őrizni.

A selejtezési kódokhoz tartozó őrzési idő a következő:

 

Selejtezési kód:

Őrzési idő:

 

1

1 év

 

2

2 év

 

3

5 év

 

4

10 év

 

5

15 év

 

6

25 év

 

7

30 év

 

8

50 év

 

9

75 év

 

0

nem selejtezhető irat

205. Az iraton irattárba helyezéskor fel kell tüntetni az iratfajtának az irattári tervben meghatározott sorszámát és megőrzési idejét. A nem selejtezhető iratokra az iratfajta irattári tételszáma után „N” betűt is kell írni.

206. A papíralapú irat irattárba helyezéséről az ügyintéző vezetőjének az előadói íven rendelkeznie kell. A megőrzési időt minden esetben az irattári terv alapján kell meghatározni.

207. Amennyiben a bv. szervnél olyan irat keletkezett, amelyre nézve az irattári terv nem tartalmaz intézkedést a selejtezésre, a megőrzésre, illetve az irat átadására, az ügyviteli és levéltári érdekek szem előtt tartásával az ügyintéző vezetője ad utasítást a legmegfelelőbb irattári tételbe történő besorolásra.

208. Az iratselejtezés elvégzésére legalább háromtagú selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, másik tagja az ellenőrzést végző vezető, további tagját vagy tagjait a szervezeti elem vezetője jelöli ki.

209. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés szakszerű megszervezése és lebonyolítása.

210. A selejtezés megkezdését 5 munkanappal megelőzően a selejtezést végrehajtó szerv köteles bejelenteni a BVOP Hivatalának a selejtezés megkezdésének időpontját, annak várható időtartamát, a selejtezendő iratok mennyiségét és évkörét.

211. A selejtezés során ellenőrizni kell azt, hogy:

a) az iratok csoportosítása az iraton, valamint a nyilvántartásban feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján történt-e,

b) a nyilvántartás (iktatókönyv, iktatólap, tartalomjegyzék, kölcsönzési napló) alapján a csoportosított iratok hiánytalanul megvannak-e.

212. A selejtezésre kiválogatott iratokról három eredeti példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyben fel kell tüntetni:

a) a selejtezést végző szervezeti elem megnevezését,

b) a jegyzőkönyv elkészítésének helyét és idejét,

c) a jegyzőkönyv tárgyát,

d) a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

e) az iratok évkörét,

f) a selejtezés alá vont irategyüttes megnevezését,

g) a selejtezésre kerülő irategyüttes terjedelmét,

h) a szervezeti elem vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

i) a szervezeti elem hivatalos bélyegzőjének lenyomatát,

j) a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését,

k) a mellékelt iratjegyzék számát,

l) a bizottság nyilatkozatát a selejtezési eljárás szabályszerű lefolytatásáról,

m) a selejtezés dátumát,

n) bizottság tagjainak aláírását.

213. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását (6. melléklet 5–6. minta).

214. Iratselejtezés alkalmával az iratkezelést felügyelő vezető köteles az iratokat szúrópróbaszerűen ellenőrizni, és ennek megtörténtét az ellenőrzött iratok nyilvántartási számának feltüntetésével a jegyzőkönyvön vagy külön feljegyzésben dokumentálni, továbbá az ellenőrzés időpontjának rögzítésével aláírni. Az illetékes levéltári jóváhagyásra megküldött selejtezési jegyzőkönyvek esetében az ellenőrzés külön feljegyzésben történő dokumentálása kötelező. A selejtezési jegyzőkönyvben szereplő iratokat elkülönítve kell tárolni az illetékes levéltár által záradékolt jegyzőkönyv visszaérkezéséig.

215. A beiktatott selejtezési jegyzőkönyv két példányát az illetékes levéltárnak kell megküldeni jóváhagyásra. A levéltárnak megküldött mindkét selejtezési jegyzőkönyvi példány eredeti (iktatószámmal, bélyegzővel és aláírással ellátott). A levéltár egyedi szempontok alapján mintát kérhet a selejtezhető iratokból, amelynek átvételéhez az előkészítést az adott bv. szerv munkatársai végzik a levéltári selejtezés alapján.

216. A selejtezés időpontját – a levéltár által záradékolt selejtezési jegyzőkönyv birtokában – az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni.

217. A nem selejtezhető iratokat is tartalmazó nyilvántartásokból az utolsó, kiselejtezhető irat selejtezése után kivonatot (irattári jegyzéket) lehet felfektetni. Az irattári jegyzék tartalmazza:

a) a szervezeti elem megnevezését,

b) az irat iktatószámát, az irattári tételszámot és a tárgykört,

c) az ügykezelési segédletek esetében a szervezeti elem megnevezését, az évszámot (mettől-meddig használták),

d) az irattárban hol található az irat (pl. doboz, dosszié vagy iratcsomó száma, polc jele).

218. Selejtezéskor a hiányzó iratokról hiányjegyzéket (jegyzőkönyvet) kell felvenni, az adott irat iktatókönyv bejegyzésénél az irathiány tényét „H” betű beírásával jelezni kell, és meg kell tenni a szükséges intézkedéseket az irat hollétének felkutatására.

219. A selejtezésről felvett jegyzőkönyvet iktatás után az irattárban elkülönítetten kell őrizni. Ezek a jegyzőkönyvek nem selejtezhetők.

34. Megsemmisítés

220. A levéltár selejtezési engedélyének birtokában – amelyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít – a szervezeti elem vezetője, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítendő iratoknak az elszállításig történő elhelyezéséről és biztonságos megőrzéséről.

221. A kiselejtezett iratokat zúzással, égetéssel vagy az irat anyagától függő egyéb módszer alkalmazásával – felügyelet mellett – úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. Az elektronikus köziratok megsemmisítését úgy kell végrehajtani, hogy az adathordozó tartalma a későbbiek során ne legyen helyreállítható.

222. A megsemmisítendő selejtezett papíralapú iratokat, illetve a műanyagalapú adathordozókat a megsemmisítést végzőnek zsineggel átkötött zsákban vagy dobozban kell átadni. A megsemmisítésre átadott iratokról átvételi elismervényt kell kiállítani, amely tartalmazza az átadásra kerülő iratmennyiséget (zsák/kg/ifm). A megsemmisítést végző félnek nyilatkoznia kell arról, hogy az iratok vagy adathordozók megsemmisítését a mindenkor érvényben lévő jogszabályoknak megfelelően végezte el.

223. Elektronikus iratkezelés esetén az adatbázisban lévő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

224. A hiteles elektronikus irattá alakított papíralapú példányok megsemmisítésével kapcsolatos feladatokat a selejtezési szabályok szerint kell végrehajtani, azzal az eltéréssel, hogy

a) a megsemmisítési jegyzőkönyvből 1 példányt kell készíteni,

b) jegyzőkönyvben a megsemmisítésre előkészített iratok évfolyamát,

c) érkeztető számát,

d) a megsemmisítési bizottság tagjainak nevét, beosztásukat és elérhetőségüket kell feltüntetni,

e) a megsemmisítési jegyzőkönyvet az illetékes közlevéltárnak nem kell megküldeni.

35. Az iratok levéltárba adása

225. Az irattári terv figyelembevételével legkorábban 15 év őrzési idő lejárta után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel átadás-átvételi jegyzőkönyvvel – a levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban – az átadó bv. szerv költségére – levéltári őrzésre alkalmas, savmentes dobozokban kell átadni az iratokat. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

226. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Robotzsaru rendszerben rögzíteni kell, és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

227. Az átadás-átvételi jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni,(6. melléklet, 7. minta) amely tartalmazza:

a) az átadó-átvevő bv. szerv megnevezését, illetőleg személy beosztását,

b) az átadás-átvétel helyét és idejét,

c) az átadásra kerülő irategyüttes keletkeztetőjét, az iratok iktatószámát, valamint tárgyát, továbbá irattári tételszámát, valamint az irattári tétel megnevezését és irattári jelét,

d) sorszámozva a segédleteket,

e) az irat mennyiségét iratfolyóméterben,

f) a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és Iratkezelési Szabályzat megnevezését.

228. Levéltárba helyezés ideje és jelölése az irattári tételszámban:

 

Levéltárba helyezés ideje:

Jele:

 

15 év

1

 

20 év

2

 

25 év

3

 

50 év

4

 

Nem kell levéltárba adni

0

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A BV. SZERV VAGY A BV. SZERV SZERVEZETI ELEMÉNEK MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

229. A bv. szerv jogutód nélküli megszűnése esetén a megszűnő bv. szerv köteles a selejtezést végrehajtani és irattári anyagának maradandó részét az illetékes levéltár részére adja át. A le nem selejtezett és nem átadandó részét az országos parancsnok által kijelölt bv. szerv részére köteles átadni.

230. A bv. szerv jogutóddal történő megszűnése esetén a selejtezést el kell végezni és a megszűnő bv. szerv megmaradó irattári anyagát a jogutód bv. szerv átveszi.

231. Amennyiben a megszűnő bv. szerv feladatköre több bv. szerv között oszlik meg, vagy valamely bv. szerv ugyan nem szűnik meg, de egyes feladatait másik bv. szerv veszi át, abban az esetben az irattári anyagot irattári tételenként kell megosztani. Az irattári tételenkénti megosztást a megszűnő bv. szerv helye szerint illetékes levéltár egyetértésével kell elvégezni. A különböző szervekhez került iratok vonatkozásában felmerült igényt másolással vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag bv. szervek közötti átadására-átvételére megfelelően irányadók a munkakör átadás-átvétel szabályai.

232. Szervezeti elem megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti elem feladatkörét átvevő szervezeti elemnek.

36. Munkakör átadással kapcsolatos rendelkezések

233. Az iratkezelési folyamat résztvevőit (hivatali egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás (egy hónapot meghaladó, előre látható tartós távollét) esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról átadás-átvételi jegyzőkönyvet és iratjegyzéket kell felvenni, melynek másolati példányát az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek meg kell küldeni, egyben gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

234. Az iratok átadásába (átvételébe) az ügykezelőt be kell vonni. A kiadott iratokat, könyveket (segédleteket), bélyegzőket a szakterület ügykezelője veszi át. A pecsétnyomót és a nyilvántartás köteles bélyegzőket a központi ügykezelés veszi át és annak megtörténtét a leszerelő lapon aláírásával igazolja.

235. Az iratkezelési folyamat résztvevői a kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig – maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára – nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

236. A hivatali egységek vezetői a Robotzsaru rendszer felhasználói változásairól az alkalmazás-rendszergazdát értesítik (6. melléklet 9., 10., 11. minta), és kezdeményezik a Robotzsaru rendszerben a jogosultságok érvénytelenítését.

237. Elektronikus ügykezelő rendszerben iktatott iratok tételes elszámoltatása az elektronikus iktató rendszer elszámoltatási listája alapján történik.

238. Az ügykezelő munkakörének átadásánál a bv. szerv vezetőjének vagy az általa megbízott személynek is jelen kell lennie. Az átadás során az irattárba helyezett iratokat egy évre visszamenőleg tételesen, a többi irattári anyagot szúrópróbaszerűen kell ellenőrizni.

239. A bélyegzők, pecsétnyomók valamint az ügykezeléshez használt segédletek, átadását a nyilvántartásba is be kell jegyezni. Az átadásról (átvételről) a jegyzőkönyvet minimum három példányban kell elkészíteni és a bv. szerv vezetőjének aláírása után egy példányt irattárban kell elhelyezni.

240. Amennyiben a munkakör átadására egy hónapot meghaladó távollét miatt kerül sor, a folyamatban lévő iratokat az előadói ívek átadásával egy időben át kell szignálni elektronikus iktató rendszerben a kijelölt ügyintézőre mint átvevőre. Az átszignálás az iraton és az iktatókönyvben is feltüntetésre kerül. A munkakör visszaadásakor ugyanilyen eljárást kell lefolytatni.

VII. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

37. Az irat külalakja

241. Külső szervnek, személynek, valamint a belső levelezés során készített irat esetén az iraton fel kell tüntetni (6. melléklet 1 minta):

a) az irat fejlécében középen Magyarország címerét és a szerv, szervezeti elem, illetőleg szervezeti elem megnevezését (12-es betűmérettel),

b) a fejrész alatt bal oldalon az irat iktatószámát – kivéve a kizárólag elektronikus formában létező iratok esetén, amelyeknél a 105. pont az irányadó,

c) a fejrész alatt jobb oldalon:

ca) a kezelési jelzést és kezelési utasítást – ha van,

cb) az irat tárgyát,

cc) a hivatkozási számot,

cd) az ügyintéző nevét, rendfokozatát,

ce) városi, illetve NTG telefonszámát,

cf) elektronikus levelezési címét,

d) az irat bal oldalán (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal):

da) a címzett nevét, – ha van – rendfokozatát, beosztását,

db) székhelyét, székhelyének címét,

e) a szöveg alatt bal oldalon a keltezést (év, hó, nap) (12-es betűmérettel, félkövér betűstílussal),

f) a szöveg alatt jobb oldalon:

fa) a kiadmányozó nevét, rendfokozatát,

fb) a beosztását,

fc) papíralapú irat esetén a bélyegzőlenyomatot,

g) a kiadmányozás alatt bal oldalon a mellékletek felsorolását, példány, lapszám (12-es betűmérettel),

h) az irat láblécében középen (9-es betűmérettel):

ha) a szerv (szervezeti elem, illetőleg szervezeti elem) címét, postafiókszámát,

hb) telefon- és telefaxszámát,

hc) elektronikus elérési lehetőségét.

242. A Posta SZEÜSZ küldési móddal továbbított, a szolgáltató részére megküldött elektronikus iratot a lapok sorszámozása mellett úgy kell megszerkeszteni, hogy laponként a lap felső részéből legalább 15 milliméter, jobb és bal oldalából legalább 15 milliméter, alsó részéből legalább 20 milliméter a papíralapú irat kötelező elemeinek elhelyezése céljából elhagyásra kerüljön. Bármilyen nyomtatható információ, ideértve a fej- és láblécet, a lábjegyzetet és az oldalszámot is, csak ebben a keretben helyezhető el.

38. Bélyegzőkkel, pecsétnyomókkal kapcsolatos rendelkezések

243. A bv. szervek csak a hivatalos szövegű és formájú bélyegzőket használhatják.

244. A bv. szervek okirat hitelesítésére, illetve pénzügyi szempontból kötelezettség vállalására csak hivatalos szövegű (a bv. szerv megnevezését, székhelyét, esetleg szervezeti elem megnevezését tartalmazó) és formájú, kis és nagyméretű körbélyegzőket, illetve adószámos hosszúbélyegzőket használhatnak. A bv. szervek a körbélyegzőn állami címert tüntethetnek fel. Egyéb hivatalos szövegű bélyegző (pl. fejbélyegző) a fenti célra nem használható.

245. Címeres körbélyegzőt a bv. szerv ügykörébe tartozó hivatalos kiadmányokra, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező saját kezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez, valamint a küldemények lezárásához és átvételéhez kell használni.

246. A körbélyegzőket, valamint a pénzügyi szempontból kötelezettségvállalásra alkalmas (adószámmal ellátott) hosszúbélyegzőket csak sorszámozással lehet megrendelni. A sorszámokat újra kiadni nem lehet (korábban már használatban volt sorszámmal nem lehet új bélyegzőt rendelni). A körbélyegző sorszáma az adott bv. szerven belül a folyamatos sorszámozást tartalmazza.

247. A körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és más hivatalos bélyegzők beszerzésére a bv. szerv teszi meg a szükséges intézkedéseket és vezeti azok nyilvántartását.

248. A bélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők és a pecsétnyomók nyilvántartása a központi ügykezelés feladata.

249. A nyilvántartás köteles bélyegzők (körbélyegzők, adószámmal ellátott hosszúbélyegzők, fejbélyegzők) nyilvántartását úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy mely szervezeti elem használja. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a kiadás időpontját, a használó nevét és a szervezeti elem megnevezését.

250. A pecsétnyomóra vonatkozó igényt a szervezeti elem vezetője írásban kezdeményezi. A műszaki szakterület gondoskodik annak beszerzéséről és a központi ügykezelés a nyilvántartásba vételéről – aláírás ellenében – a jogosultnak történő kiadásáról és visszavételéről.

251. A pecsétnyomót a lenyomatával vagy számának és az esetleges betűjelölésének dokumentálásával, az érkezésének sorrendjében kell nyilvántartásba venni. Minden pecsétnyomót új sorszámon kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból bármikor megállapítható legyen, hogy a személyi pecsétnyomót meghatározott időszakban ki használta. Pecsétnyomót az ügykezelő nyilvántartásában történő átvezetés nélkül átadni nem lehet.

252. A pecsétnyomó lenyomatát kell alkalmazni a személyes adatot, adathordozót tartalmazó lemezszekrényeken és a bv. szerv vezetője által meghatározott helyiségek biztonsági lakatjain, és a kulcsdobozokon. A bv. szerv vezetője a belső rend és biztonság érdekében a pecsétnyomó használatát egyéb esetekben is elrendelheti.

253. A bélyegzőt és a pecsétnyomót használója kizárólag a hivatali munkával kapcsolatban használhatja. Hivatalos idő befejezése után, illetve hivatalos helyiségből való távozáskor köteles azokat elzárni (kivétel a pecsétnyomó és a hivatali épületen kívüli munkavégzés alkalmával használt bélyegző). A bélyegzőket és a pecsétnyomót:

a) másnak csak a központi ügykezelésnél történő előzetes átírás után lehet átadni,

b) bv. szerven belüli áthelyezés esetén le kell adni és az új munkahelyen újat felvenni,

c) a 6 hónapot meghaladó fizetés nélküli szabadság, szülési szabadság, vagy a hivatásos szolgálati jogviszony (közalkalmazotti, közszolgálati, vagy munkaviszony) megszűnése esetén az utolsó munkában töltött napon köteles a központi ügykezelés részére visszaadni.

254. Nyilvántartás köteles bélyegzőt az épületből csak abban az esetben lehet kivinni, ha ez az épületen kívüli munkavégzéshez feltétlenül szükséges.

255. A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

256. Amennyiben a használó észleli, hogy a nyilvántartás köteles bélyegző elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a bélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

a) írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

b) az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a bélyegző letiltásáról szóló közlemény megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

c) a bélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

d) az elveszett vagy eltulajdonított bélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült bélyegzőt selejtezni kell.

257. A pecsétnyomóért használója kártérítési felelősséggel tartozik, elvesztése vagy eltűnése esetén a kártérítési eljárás lefolytatását követően intézkedni kell a pecsétnyomó nyilvántartásból való törlésére.

39. A nyomdai előállítás és másolat készítés szabályai

258. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket.

259. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

260. A bv. szervnél keletkezett iratokról (papíralapú/elektronikus) a kiadmányozó, a kiadmányozó jogutódja, illetve az SZMSZ-ben, ügyrendben hitelesítéssel felhatalmazott személy jogosult hiteles papíralapú és hiteles elektronikus másolatot készíteni, illetve másolat készítését engedélyezni (a készítő nevének, kézjegyének és a készítés dátumának feltüntetésével) az E-ügyintézési tv. 102. és 103. §-ában meghatározott előírások figyelembevételével.

261. Amennyiben papíralapú hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, az eredeti iratról készült fénymásolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező!” szöveget,

b) a hitelesítés keltét,

c) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét és beosztását,

d) a hitelesítő személy saját kezű aláírását, valamint

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

262. Amennyiben elektronikus hiteles kiadmányról kell papíralapú hiteles másolatot készíteni, a papíralapú másolaton az alábbi hitelesítési záradékot kell elhelyezni:

a) „Az irat elektronikusan készült és elektronikus aláírással hitelesített. Jelen papíralapú kiadmány az alapul szolgáló elektronikusan hitelesített irattal megegyezik.” szöveget,

b) nyomtatott betűvel a hitelesítést végző személy nevét,

c) a hitelesítő személy saját kezű aláírását,

d) a hitelesítés keltét,

e) a kiadmányok hitelesítésére használt hivatalos bélyegző lenyomatát.

263. A papíralapú iratról hiteles elektronikus másolat előállítása során „Az elektronikus kiadmány az alapul szolgáló papíralapú irattal megegyezik.” elektronikus záradék bélyegző alkalmazása kötelező.”

264. Amennyiben az irat több oldalból áll, a másolat minden oldalának fejlécén a hitelesítést végző személy szignóját és a „Hiteles másolat!” szöveget kell feltüntetni.

40. Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

265. A szervezeti elem vezetője szervezeti eleménél köteles:

a) szükség szerint, de legalább évente ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, kiemelt figyelemmel az ügyiratok irattárba helyezésére,

b) gondoskodni – az iratanyag felesleges felhalmozódásának elkerülése érdekében – az iratanyag évenkénti selejtezéséről,

c) az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni,

d) gondoskodni – a jelen Szabályzatban meghatározott idő után – az iratanyag központi irattárba adásáról,

e) közvetíteni az Iratkezelési Szabályzat módosítására irányuló javaslatait az iratkezelés felügyeletével megbízott vezetőnek.

266. A szervezeti elem vezetője az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait ellenőrzési naplóban rögzíti, és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján megvizsgálja.

267. Az illetékes levéltár képviselője az ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során:

a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – minősített adatot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja,

b) a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg,

c) szaktanácsot ad.

268. Az illetékes levéltár várható ellenőrzését a bejelentéstől számított legrövidebb időn belül a bv. szerv írásban köteles bejelenteni a BVOP Hivatalának.

269. A felügyeleti ellenőrzési jogokat a Belügyminisztérium gyakorolja.

41. Ügyiratok iratkezelési szabályai a Robotzsaru rendszer üzemzavara esetén

270. A rendszergazda az iratkezelési rendszer üzemzavara esetén, soron kívül értesíti az iktatóhelyeket az iratkezelési rendszer leállásáról és arról, hogy a jelen Szabályzatban az iratkezelési rendszer üzemzavara esetére meghatározott előírásoknak megfelelően kell eljárni.

271. Az üzemzavar megszüntetését követően az infrastruktúra-rendszergazda értesíti az iktatóhelyeket az üzemzavar megszűnéséről és az iratkezelő rendszerben történő nyilvántartás szabályszerű megkezdéséről.

272. A helyreállt iratkezelési rendszerben haladéktalanul ellenőrizni kell az utoljára nyilvántartásba vett tételeket, adatvesztés esetén azokat pótolni kell.

273. A Robotzsaru rendszer leállása idejére minden iktatóhelyen az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal a vonatkozó kormányrendelet szerinti adattartalommal papíralapú iktatókönyvet (a továbbiakban: ideiglenes iktatókönyv) kell felfektetni, amely biztosítja az „Azonnal!”, „Soron kívül!”, „Sürgős!” kezelési utasítással ellátott, a jogszabályok által határidővel érintett, valamint a vezető által meghatározott iratok hiteles nyilvántartását. Az ideiglenes iktatókönyvben kell iktatni a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát. Az iktatás során, amennyiben ismert a Robotzsaru rendszerben kapott iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni az ideiglenes iktatókönyv „Megjegyzés” rovatában.

274. Az ideiglenes papíralapú iktatókönyvet a (fő)alnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni. Az ideiglenes iktatókönyvből kapott szám az irat érkeztető- és iktatószáma is egyben. A számot a következő módon kell képezni: az ideiglenes manuális iktatókönyv megkülönböztető jele – iktatókönyv azonosítója/szám/évszám (pl. 30500/2/2015.ált.). Az iktatást folyamatos sorszámozással kell végezni, az iratok átadás-átvételét (fő)alnyilvántartó könyvben nyilvántartott manuális átadókönyvben kell végrehajtani.

275. A Robotzsaru rendszer újraindulását követően az ideiglenes papíralapú iktatókönyvben nyilvántartásba vett iratokat át kell iktatni a Robotzsaru rendszerbe, és az átvezetés tényét a két nyilvántartásban a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal jelezni kell, valamint amennyiben szükséges, az iktatószámok változásáról az érintetteket ki kell értesíteni.

276. A Robotzsaru rendszer leállása esetén alkalmazott papíralapú iktatókönyvet az év végén le kell zárni. Az utolsó iktatószám alatt aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti elem körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. Az ideiglenes iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tárolni. A papíralapú iktatókönyvben történő javítás, valamint a téves iktatás szabályait a 115. és a 116. pont tartalmazza.

VIII. FEJEZET

AZ ELEKTRONIKUS IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE

277. Számítógépes iktatás esetén az iratkezelés szervezése történhet úgy is, hogy a beérkező küldemények érkeztetése, a postabontása és iktatása központilag történik. A kimenő iratok iktatása azonban decentralizáltan, az egyes szervezeti elemekben, illetve az ügyintézők által ugyanabban a programban, amellyel a központi ügykezelés is dolgozik. Ebben az esetben is biztosítani kell az iktatás sorszámfolytonosságát.

278. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelnie kell az iratokon mindazoknak a kezelési feljegyzéseknek, amelyek a hagyományos iratkezeléshez szükségesek.

279. A nem papíralapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. memóriakártya, pendrive, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi kivonatát, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását, továbbá a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) fájlnevét és fájltípusát. Az adathordozóra – maradandó módon – ugyancsak rá kell vezetni az iktatószámát. Egy elektronikus adathordozón egy témában keletkezett iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

280. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek és egyéb segédkönyvek), amelyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja, kivéve az ún. teljesen papírmentes, folyamatvezérelt és minden ügyintézési mozzanatot dokumentáló ügykezelési rendszer esetét.

281. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.

282. Az elektronikus iktatókönyvet a főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni.

283. Az elektronikus úton küldött okiratokat – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – az E-ügyintézési tv. szerinti minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel (a továbbiakban együtt: minősített elektronikus aláírás) kell ellátni. Ilyen irat küldésére csak a kiadmányozási rendben kiadmányozási joggal rendelkező személy jogosult.

284. Elektronikus úton érkezett küldeményt – iktatás előtt – megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell, sikertelenség esetén a Robotzsaru rendszerben dokumentálni, továbbá a feladót erről értesíteni kell.

285. Az elektronikus irat hitelességének ellenőrzését a Robotzsaru rendszer alkalmazásával kell végrehajtani.

286. A levelezőrendszeren érkezett és a bv. szervezet feladatkörébe tartozó ügyet keletkeztető e-mailt áthelyezve kell a Robotzsaru rendszer érkeztető nyilvántartásába venni.

287. A továbbiakban a Robotzsaru rendszerben kell az elektronikus iratokat kezelni és az iratokkal, valamint az ügyintézéssel kapcsolatos folyamatokat dokumentálni.

288. A központi ügykezelés továbbítja a kivételi körbe tartozó küldeményeket. A koordinációra bocsátás, a POSTA SZEÜSZ, valamint a NOVA SZEÜSZ küldés a szervezeti elemeknél történik.

289. Elektronikus úton továbbított válaszlevél esetén a papíralapú hiteles kiadmány digitalizált másolatát kell a címzett részére megküldeni.

290. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer által tévesen továbbított küldemény esetében a Korm. rendelet 38/D. § (1a) bekezdése szerint kell eljárni.

291. Az elektronikus kiadmánytervezet kiadmányozásra vagy aláírásra felterjesztéséről az ügyben eljáró ügyintéző gondoskodik.

292. Az aláírt elektronikus irat további – felsőbb vezetőnek – kiadmányozásra/aláírásra felterjesztéséről az aláíró vezető gondoskodik.

293. A nem NOVA SZEÜSZ, POSTA SZEÜSZ, valamint koordináció automatikus küldési móddal továbbított, kiadmányozott elektronikus irat címzetthez való megküldéséről az ügyben eljáró szervezeti elem ügykezelője gondoskodik.

294. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervektől érkezett küldemények a Robotzsaru rendszer érkeztető könyvébe automatikusan érkeztetésre kerülnek. Az elektronikus érkeztető könyvet a központi ügykezelés ügykezelői a napi munkavégzés során kötelesek folyamatosan figyelemmel kísérni és a küldeményeket a címzett részére továbbítani. A címzettek kötelesek a küldemények jelen Szabályzat szerinti további kezeléséről gondoskodni.

295. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat a Robotzsaru rendszer expediálási felületén a „NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a KÉR azonosítójának megadásával a címzett részére.

296. Az elektronikus kapcsolattartásra nem kötelezett címzettek, az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerbe nem csatlakozott címzettek, valamint azon ügyfél esetében, aki ügyfélkapuval nem rendelkezik, vagy rendelkezik ügyfélkapuval, de a rendelkezési nyilvántartás szerint nem vállalta az elektronikus kapcsolattartást POSTA SZEÜSZ elektronikus küldési mód kiválasztásával kell megküldeni.

297. Aki az elektronikus kapcsolattartást vállalta és a rendelkezési nyilvántartás szerint is elektronikusan kívánja a kapcsolatot tartani, ügyfélkapun keresztül kell az iratot kézbesíteni. Az expediálási adatok megadása előtt az ügyintéző kötelessége a rendelkezési nyilvántartásból a lekérdezést végrehajtani és az abban rögzített rendelkezésnek megfelelően kell az expediálás adatait felvenni.

298. A hivatali kapu-rendszerbe bekapcsolt szervek részére küldött iratokat a Robotzsaru rendszer expediálási felületén a „NOVA SZEÜSZ elektronikus küldés” példánykezelési mód kiválasztásával kell továbbítani a címzett részére.

299. Ugyanazon bv. szerven belüli iratforgalom keretében az egy ügyhöz tartozó ügyiratdarabok az ügyintéző által a koordináció példánykezelési mód kiválasztásával a vezető által kiadmányozott iktatott példány kézbesítése automatikusan megtörténik a szervezeti elem részére.

300. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni a vonatkozó adatvédelmi törvény és a Korm. rendelet előírásainak betartásával, ha a címzett a kérelmet elektronikus levélben küldte be vagy azt – az elektronikus levélcíme megadása mellett – kifejezetten kéri.

301. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell kezelni.

302. Elektronikus úton küldött irat továbbítását az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével be kell jegyezni az iktatókönyvbe. A továbbítás tényét, idejét és módját (e-mail, vagy fax) az iraton a továbbítást végző személy az iratra felvezeti, keltezi és aláírja.

303. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles másolatát a Magyar Posta Zrt.-n keresztül kell megküldeni a címzettnek.

304. A 4. mellékletben – amely az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében nem érkeztethető és nem expediálható küldeményeket tartalmazza – felsorolt küldeményekkel kapcsolatos válaszlevelek megküldése hagyományos módon, papír alapon történik.

305. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

306. A fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat az informatikai szakterülethez tartozó rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a központi irattár közreműködésével visszaállíthatatlanul megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi, legutolsó archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

307. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

308. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

309. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését – úgymint olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság – biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét a Robotzsaru rendszerben rögzíteni kell.

310. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerből elektronikus úton érkezett küldemény megnyithatóságával (olvashatóságával) kapcsolatban felmerülő hibát az érkeztető rendszer működtetőjének telefonon vagy e-mailen, a Helpdesk szolgáltatásának igénybevételével kell jelezni.

311. Az ún. vegyes ügyiratok kezelése során – az iratok adathordozójától függetlenül – a hiteles példányok meglétére fokozott figyelmet kell fordítani.

312. A központi irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

a) az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

b) az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus dokumentumokról a második év végén elektronikus adathordozóra – a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban – hitelesített másolatot kell készíteni,

c) vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek nyilvánított iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattárazni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

d) a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papíralapú hiteles másolatot kell elhelyezni további intézkedésig.

42. Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerének működtetőjétől átvett papíralapú küldemények kezelése

313. A Korm. rendelet 38/D. § (3) bekezdésében meghatározott időn belül a tárolt papíralapú iratok átvételéről, beszállításáról és a címzett hivatali egységek részére történő dokumentált átadásáról a bv. szervek gondoskodnak.

314. A címzett hivatali egység gondoskodik az átvett iratoknak – a már elektronikus úton beérkezett irat alapján nyilvántartásba vett – ügyiratban történő elhelyezéséről és a továbbiakban a jelen Szabályzat szerinti kezeléséről.

IX. FEJEZET

TOVÁBBKÉPZÉS, OKTATÁS, VIZSGÁZTATÁS ÉS ELLENŐRZÉS

315. Ügykezelői beosztásban csak olyan személy alkalmazható, aki az iratkezelésre vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályokból, és az érvényben lévő Iratkezelési Szabályzatból, valamint az iratkezelést ellátó szoftver gyakorlati alkalmazásából dokumentáltan oktatásban részesült. Az ügykezelő feladatait munkaköri leírásban rögzíteni kell. Az ügykezelőnek eredményes vizsga alapján adható számítógépes ügyviteli rendszerbe adatbeviteli (szerkesztési) jogosultság. A vizsgát a jogosultság kiadása előtt az alkalmazás-rendszergazda előtt kell megtenni.

316. Az oktatás megszervezésért a bv. szerv vezetője felel.

317. A bv. szervek vezetői felelősek azért, hogy a bv. szervezet személyi állományának tagjai az iratkezelésre vonatkozó szabályokat a beosztásuknak megfelelő mértékben elsajátítsák.

318. A bv. szerv ügykezelést felügyelő vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az ügykezelésre vonatkozó jogszabályokat és egyéb szabályzatokat az ügykezelői állománynak, valamint a vezetésükkel megbízott személyeknek rendszeresen, dokumentált módon továbbképzés keretében oktassák. Az ügykezelők és az ügykezelésért felelős vezető vizsgáztatásáról a BVOP gondoskodik.

319. Az ügykezelők és az ügykezelést közvetlen felügyelő vezetők a vonatkozó szabályzók ismeretéből és gyakorlati alkalmazásából a kinevezését/megbízását követően három hónapon belül szóban és/vagy írásban kötelesek „ügykezelői vizsgát” tenni. A sikertelen vizsga két alkalommal ismételhető. Az egyes vizsgák között – a megfelelő felkészülési idő biztosítása érdekében – 30 napnak el kell telnie. Minden további ismételt vizsga letételét a BVOP Hivatalának vezetője engedélyezi.

320. A vizsgáztatást háromfős bizottság látja el, amelynek elnöke az ügykezelésért felelős osztályvezető, tagjait a BVOP Hivatalának vezetője jelöli ki. A vizsgáról a vizsgabizottság oklevelet állít ki (6. melléklet 13. minta).

321. Az ügykezelői vizsgába be kell számítani minden olyan oklevelet és bizonyítványt, amely azt tanúsítja, hogy az illető vizsgát tett ügyiratkezelési ismeretekből.

Így különösen:

a) igazgatási rendszerszervezői oklevél, igazgatásszervezői oklevél, valamint közigazgatási szakértői oklevél,

b) okleveles levéltáros,

c) közgazdasági szakközépiskola igazgatási szakán tett érettségi vizsga,

d) a közigazgatási és ügykezelői alapvizsgáról szóló Korm. rendelet által meghatározott ügykezelői alapvizsga,

e) OKJ 54 3452 01 Segédlevéltáros,

f) OKJ 52 322 02 Segédlevéltáros és ügykezelő

g) OKJ 52 3452 03 Levéltári kezelő/ iratkezelő-irattáros,

h) OKJ 52 3452 02 Igazgatási ügyintéző-ügykezelő.

322. A 322. pontban felsorolt végzettséggel rendelkező csak kiegészítő vizsgát köteles tenni a bv. szervezetre vonatkozó speciális szabályokból.

323. A központi ügykezelés vezetése az érintett állomány ügykezelési ismereteinek szintfelmérését a BVOP által szervezett szakmai továbbképzésén hajtja végre.

324. A bv. szervek ügykezelésének központi szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése a BVOP Hivatalának feladata. A BVOP szervezeti elemei által végzett felügyeleti ellenőrzés során az ügykezeléssel összefüggő feladatokat is ellenőrizni kell. Az ellenőrzési szempontrendszert az 5. melléklet tartalmazza.

325. Az ügykezelést minden év lezárása után az önálló iktatást végző bv. szerv, szervezeti elem vezetője által írásban kijelölt, legalább három főből álló bizottságnak kell ellenőriznie. A bizottságba ügykezelőt is kell jelölni.

326. Az ügykezelés ellenőrzése kiterjed:

a) az ügykezelés szabályainak betartására,

b) az ügyek elintézésére, figyelembe véve az ügyintézési határidők betartását is,

c) az iratok meglétére az iktató- és egyéb segédkönyvekben nyilvántartott iratok alapján,

d) a bélyegzők és negatív pecsétnyomók meglétére,

e) a nyilvántartások naprakészségére,

f) az elektronikus iktatórendszerben a jogosultsági szintek felülvizsgálatára, valamint a szabályszerű használatára.

327. A bizottság az ellenőrzés eredményéről jegyzőkönyvet készít, amely tartalmazza a hiányosságokat, irathiány esetén az irat iktatószámát, tárgyát, példány- és lapszámát, valamint a felelős személy nevét, rendfokozatát és beosztását. A jegyzőkönyvet a bv. szerv vezetője aláírásával látja el és feltünteti a hiányosságok megszüntetésére vonatkozó, továbbá a mulasztók felelősségre vonására tett intézkedéseket.

328. A jegyzőkönyv egy példányát a tárgyévet követő év január 10-éig meg kell küldeni a BVOP Hivatala részére. A jegyzőkönyvhöz mellékelni kell az előző évi iktatott ügyiratokról készített iratforgalmi kimutatást, amely tartalmazza a bv. szervnél, iktatókönyvenként a nyílt iktatások számát, a Robotzsaru rendszerben nem iktatott iratok mennyiségét, a bejövő és kimenő küldemények mennyiségét (küldési módonként), a folyamatban lévő és a lejárt határidejű ügyek számát, az éves iratselejtezésre vonatkozó adatokat, a rendszeresített és tényleges ügykezelői létszámot.

329. A bv. szervezet által rendszeresen használt irattípusok iratmintatárát a 6. melléklet tartalmazza.

X. FEJEZET

ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

330. A bv. szervek vezetői jelen Szabályzat hatálybalépését követő kilencven napon belül kötelesek iratkezelési és irat-nyilvántartási rendjükre vonatkozó szabályaikat felülvizsgálni.

331. Ez az utasítás a 2019. január 1-jén lép hatályba.

332. A 112. pont rendelkezéseit a jelen Szabályzat hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekben is alkalmazni kell.

333. Hatályát veszti a Büntetés-végrehajtás Egységes Iratkezelési Szabályzatáról szóló 6/2015. (XII. 30.) BVOP utasítás.

Dr. Tóth Tamás bv. vezérőrnagy s. k.,
országos parancsnok

1. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

Irattári terv

Sor-
szám

Selejtezési idő
(év)

Levéltárba adás (év)

Irattári tételszám

Tárgykör

Általános rész

1.

Nem

15

Á-0-1

Miniszteri, államtitkári, országos parancsnoki, főigazgatói, bv. szerv vezetői intézkedések, utasítások, szakutasítások, állásfoglalások, útmutatók,
bv. szervek vezetőinek belső rendelkezései (kivéve: lövészeti parancsok), társszervektől érkezett, illetve közösen készített intézkedések, parancsok, utasítások, szakutasítások, főosztályok, bv. szervek éves munkájáról készített jelentések

2.

5

Nem

Á-3-0

Munkatervek, feladattervek, intézkedési, ellenőrzési tervek, végrehajtási tervek

3.

Nem

15

Á-0-1

Vezetői (BVOP által szervezett parancsnoki és országos parancsnokság vezetői) illetve, igazgatói, intézetparancsnoki értekezletek előterjesztései, ezekkel összefüggő döntések, emlékeztetők iratai

4.

10

Nem

Á-4-0

Főosztályvezetői, osztályvezetői, ill. más értekezletek előterjesztései, emlékeztetői, továbbképzések, megbeszélések emlékeztetői, jegyzőkönyvei

5.

Nem

15

Á-0-1

Bv. helyzetéről készített jelentések

6.

Nem

20

Á-0-2

Társszervekkel kötött együttműködési megállapodások

7.

10

Nem

Á-4-0

Egyéb szervekkel kötött együttműködési megállapodások

8.

50

Nem

Á-8-0

Parancsnoki átadás-átvétel jegyzőkönyvei

9.

Nem

Hatályuk vesztését követően 15

Á-0-1

Bv. szervek SZMSZ-e

10.

Hatályuk vesztését követően
10

Nem

Á-4-0

Szervezeti elemek, főosztályok, osztályok ügyrendje

11.

5

Nem

Á-3-0

Közérdekű bejelentések, panaszok iratai

12.

1

Nem

Á-1-0

Tájékoztatás, értesítés és különböző anyagok megküldése

13.

5

Nem

Á-3-0

Általános levelezés

14.

5

Nem

Á-3-0

Személyi állomány tagjainak jelentései, feljegyzései, szolgálati jegyei

15.

50

Nem

Á-8-0

Biztosítási ügyek, biztosítási káresemények iratai, biztosítás igénybejelentések iratai

16.

10

Nem

Á-4-0

Adatvédelemi tevékenységgel kapcsolatos iratok, levelezések

17.

Hatályuk vesztését követően
5

Nem

Á-3-0

Körlevelek

18.

5

Nem

Á-3-0

Társszervekkel való megbeszélések anyagai, feljegyzései

19.

5

Nem

Á-3-0

Jogi szabályozásra, intézkedés kiadására irányuló kezdeményezések, jogszabálytervezetek iratainak véleményezése, jogszabályok és a közjogi szervezetszabályozó eszközök tervezetei, véleményezések, előterjesztések

20.

5

Nem

Á-3-0

Bv. szervek megkeresései, állásfoglalás-kérései, az arra adott válaszok

21.

2

Nem

Á-2-0

Személyi állományt érintő ünnepi rendezvények anyagai (berendelők, forgatókönyvek, megrendelők)

22.

Megszűnést követően
5

Nem

Á-3-0

Szerződések

23.

10

Nem

Á-4-0

Egyéb rendezvények, vendéglátás, szállásfoglalások

24.

10

Nem

Á-4-0

Jegyzőkönyvek

25.

5

Nem

Á-3-0

MRK levelezések

26.

2

Nem

Á-2-0

Adatszolgáltatások és adatszolgáltatással összefüggő ügyek

27.

5

Nem

Á-3-0

Üvegzseb törvénnyel kapcsolatos jelentések, adatszolgáltatások

28.

Nem

Nem

Á-0-0

Bv. Szervezet Oktatási, Továbbképzési és Rehabilitációs Központjának anyakönyvei, bizonyítványok

29.

Nem

50

Á-0-4

Állományszervezési táblázatok, létszámjelentések (összesített intézményi szintig, ezen belül szervezeti elemekre bontottak)

30.

Nem

Nem

Á-0-0

Rehabilitáltak ügyeivel kapcsolatos vizsgálatok, levelezések

31.

Nem

15

Á-0-1

A bv. helyzetét alapvetően meghatározó intézkedések

32.

75

Nem

Á-9-0

Más szervhez vezényléssel, áthelyezéssel kapcsolatos megállapodások

33.

15

Nem

Á-5-0

Az oktatás rendszerére vonatkozó intézkedések

34.

Nem

Nem

Á-0-0

Bv. szakiskola alapítása

35.

75

Nem

Á-9-0

Személyi anyaggyűjtő, személyi állomány fogyaték nyilvántartó kartonjai

36.

75
Személyi anyagból, egyébként
5

Nem

Á-9-0 Személyi anyagban: Á-3-0

Szolgálati, köztisztviselői, közalkalmazotti, kormánytisztviselői jogviszony alatt e jogviszonnyal kapcsolatos javaslatok, előterjesztések, szolgálati jellemzés, véglegesítési javaslat.

37.

Nem

Nem

Á-0-0

Szakmai háttérelemzések, módszertani segédletek

38.

2

Nem

Á-2-0

Szolgálati-, köztisztviselői, közalkalmazotti, kormánytisztviselői jogviszonyból eredő követelések, és felterjesztések (pl.: szolgálati idő igazolása, szolgálati idő beszámítás, soros előléptetés, szolgálati jelre jogosultság), szolgálatba visszavételi ügyek

39.

30

Nem

Á-7-0

Munkáltatói kölcsön iratanyaga

40.

5

Nem

Á-3-0

Szolgálati igazolványokkal, nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos ügyek

41.

10

Nem

Á-4-0

Népesség-összeírással, képviselőválasztással, népszavazással kapcsolatos anyag

42.

5

Nem

Á-3-0

Tanfolyamok szervezése, képzéssel, továbbképzéssel kapcsolatos iratok, levelezések, berendelők, fegyelmi- és nyomozótisztek továbbképzésével kapcsolatos iratok

43.

Személyi anyagból
75, Egyébként
5

Nem

Személyi anyagban: Á-9-0, Egyébként: Á-3-0

Családalapítási támogatás kérelmek és a támogatás fizetésének engedélyezése

44.

Személyi anyagból
75 Egyébként
5

Nem

Személyi anyagban: Á-9-0, Egyébként: Á-3-0

Szociális és kegyeleti gondoskodással kapcsolatos iratok

45.

5

Nem

Á-3-0

Egyenruha viselésének eltiltásával kapcsolatos ügyek

46.

10

Nem

Á-4-0

Tanulmányi szerződések, kedvezmények iratai

47.

10

Nem

Á-4-0

Illetményekkel és egyéb járandóságokkal kapcsolatos levelezések

48.

2

Nem

Á-2-0

Üdülési kérelmek és nyilvántartások, üdülési hozzájárulás, üdülési turnusok meghirdetése rekreációval, rehabilitációval kapcsolatos levelezések

49.

Nem

Nem

Á-0-0

Munkaügyi tervek

50.

2

Nem

Á-2-0

Elismerésekkel kapcsolatos javaslatok, előterjesztések

51.

2

Nem

Á-2-0

Tanulmányi értesítő

52.

2

Nem

Á-2-0

Felvételre jelentkezők iratai, válaszok, elutasított felvételi kérelmek

53.

1

Nem

Á-1-0

Áthelyezéssel kapcsolatos nem érdemi levelezések, változásjelentések

54.

Nem

Nem

Á-0-0

Bv. oktatási tevékenységével összefüggő naplók,vizsgajegyzőkönyv

55.

15

Nem

Á-5-0

Az oktatás és képzés korszerűsítésével kapcsolatos jelentések, előterjesztések

56.

10

Nem

Á-4-0

Esélyegyenlőségi tevékenységgel kapcsolatos iratok

57.

10

Nem

Á-4-0

Szolgálati panaszok

58.

10

Nem

Á-4-0

Vagyonnyilatkozattal kapcsolatos levelezés

59.

10

Nem

Á-4-0

Szolgálati viszonnyal kapcsolatos személyzeti elbeszélgetések emlékeztetői

60.

5

Nem

Á-3-0

Munkaköri leírások

61.

50

Nem

Á-8-0

Személyi állomány ellenőrzésével kapcsolatos iratok

62.

5

Nem

Á-3-0

Statisztikai létszámjelentés

63.

5

Nem

Á-3-0

Egészségügyi, fizikai és pszichikai felméréssel kapcsolatos iratok

64.

5

Nem

Á-3-0

Nemzetbiztonsági ellenőrzéssel kapcsolatos levelezések

65.

5

Nem

Á-3-0

Beosztásokra kiírt pályázatok

66.

10

Nem

Á-4-0

Fel- és leszereléssel kapcsolatos levelezések

67.

5

Nem

Á-3-0

Betegállománnyal, szabadságokkal kapcsolatban keletkezett iratok

68.

1

Nem

Á-1-0

Versenykiírások, sporttal kapcsolatos levelezés

69.

10

Nem

Á-4-0

Oktatási terv, haladási naplók, foglalkozási jegyek

70.

5

Nem

Á-3-0

Érdekképviseleti szervekkel folytatott levelezések

71.

50

Nem

Á-8-0

NBSZ határozatok

72.

15

Nem

Á-8-0

Peres ügyek

73.

50

Nem

Á-8-0

Lakásügyek

74.

10

Nem

Á-4-0

Kártérítési határozatok és mellékletei

75.

10

Nem

Á-4-0

Fizetési meghagyás

76.

10

Nem

Á-4-0

Személyi állomány fegyelmi, szabálysértési büntető ügyeivel kapcsolatos iratok, idézések, fegyelmi és méltatlansági ügyben indult becsületbírósági eljárások irata, személyi állomány fegyelmi és bűnügyi helyzetéről készített statisztikák, elemzések, értékelések, személyi állomány vonatkozásában ismeretlen tettes elleni feljelentések

77.

5

Nem

Á-3-0

Katonai ülnöki megbízással kapcsolatban keletkezett iratok

78.

Nem

15

Á-0-1

Vezetői ellenőrzések jegyzőkönyvei

79.

Nem

15

Á-0-1

Átfogó szakmai ellenőrzések és utóellenőrzések rész – és összefoglaló jelentései

80.

5

Nem

Á-3-0

Ellenőrzési megbízólevelek

81.

5

Nem

Á-3-0

Ellenőrzési naplók, szemlekönyvek

82.

10

Nem

Á-4-0

Témaellenőrzési, célellenőrzési és mobilellenőrzési programok, tervek
és jelentései

83.

5

Nem

Á-3-0

Külső ellenőrzésekhez kapcsolódó iratok

84.

10

Nem

Á-4-0

Kiutazó, beutazó delegációk, tanulmányutak iratai, úti jelentések

85.

10

Nem

Á-4-0

Konferenciák és rendezvények

86.

1

Nem

Á-1-0

Pályázattal kapcsolatos adatszolgáltatások

87.

10

Nem

Á-4-0

Pályázati anyagok

88.

5

Nem

Á-3-0

Intézetlátogatási, kutatási, szakdolgozati kérelmek

89.

10

Nem

Á-4-0

A bv. szervek költségvetését tartalmazó dokumentációk és azok előkészítő iratai, előirányzatokkal kapcsolatos iratok, levelezések, költségvetéssel kapcsolatos iratok

90.

75

Nem

Á-9-0

Hivatásos, kormánytisztviselői, köztisztviselői, közalkalmazotti állomány illetményével, nyugdíjazásával kapcsolatos jogszabályban előírt iratok kezelése

91.

Nem

Nem

Á-0-0

Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos iratok

92.

Nem

Nem

Á-0-0

Állami Számvevőszékkel kapcsolatos iratok

93.

10

Nem

Á-4-0

Bv. szervek adózási tevékenységével kapcsolatos iratok

94.

10

Nem

Á-4-0

A bv. szervek könyvelési anyagai és egyéb könyvelési anyagok

95.

10

Nem

Á-4-0

A bv. szervek mérlegbeszámoló részjelentései, valamint az adatszolgáltatással kapcsolatos bizonylati anyag

96.

10

Nem

Á-4-0

Számlák és az ezekkel kapcsolatos iratok

97.

10

Nem

Á-4-0

Bérletek elszámolásával kapcsolatos iratok

98.

10

Nem

Á-4-0

Aláírás bejelentő

99.

10

Nem

Á-4-0

Fizetési felszólítások

100.

10

Nem

Á-4-0

Az éves leltározással kapcsolatos iratok

101.

5

Nem

Á-3-0

Megrendelések

102.

5

Nem

Á-3-0

Központi ellátási tevékenységgel kapcsolatos iratok

103.

10

Nem

Á-4-0

A bv. szerv pénzintézetekkel kapcsolatos levelezése

104.

10

Nem

Á-4-0

Jutalmazás, segély, családi pótlék kérelem

105.

10

Nem

Á-4-0

Személyi állomány adózásával kapcsolatos személyügyi iratok

106.

10

Nem

Á-3-0

Selejtezéssel kapcsolatos iratok

107.

5

Nem

Á-3-0

Cafetéria ügyintézéssel kapcsolatos iratok

108.

10

Nem

Á-3-0

Leltár kiértékelése

109.

2

Nem

Á-2-0

Az éves tevékenység értékelése és feladatainak meghatározása a szakterületet illetően

110.



1
2
5
1



Nem
Nem
Nem
Nem



Á-1-0
Á-2-0
Á-3-0
Á-1-0

Az információ-feldolgozási rendszer fejlesztésével, működtetésével kapcsolatos
a. javaslatok
b. tervek
c. szerződések
d. levelek

111.

2

Nem

Á-2-0

Információ technológia működtetése

112.

10

Nem

Á-4-0

Szolgálati jelvénnyel kapcsolatos iratok

113.

Nem

Nem

Á-0-0

Beruházások, felújítások iratai, műszaki tervek és egyéb épületrajzok, üzembehelyezési jegyzőkönyvek

114.

15

Nem

Á-5-0

Műszaki fejlesztéssel összefüggő szerződések, megkeresések, levelezések, állásfoglalások iratai

115.

Nem

Nem

Á-0-0

Digitális tervtár

116.

10

Nem

Á-4-0

Közbeszerzési tevékenységgel kapcsolatos iratok

117.

50

Nem

Á-8-0

A bv. szervek ingatlanaival kapcsolatos ügyek (ingatlan-nyilvántartások)

118.

75

Nem

Á-9-0

Lakásgazdálkodási intézkedések, kiutaló és bérbeadási határozatok, levelezések iratai, munkáltatói lakástámogatás iratanyaga

119.

5

Nem

Á-3-0

Beruházási adatszolgáltatások

120.

10

Nem

Á-4-0

Igénybejelentés és az ahhoz kapcsolódó anyagok, gépjármű üzemeltetésével, fenntartásával, értékesítésével kapcsolatos iratok, élelmezés, fogvatartottak ellátása, karbantartás iratai

121.

10

Nem

Á-3-0

BVOP, illetve bv. intézetek részére érkező adományokkal kapcsolatos iratok, ingóságok térítésmentes átadás-átvétele

122.

5

Nem

Á-3-0

Ruházattal kapcsolatos anyagok

123.

5

Nem

Á-3-0

Jelentések a költségvetés keretében foglalkoztatott fogvatartottak létszámáról és munkadíjáról

124.

10

Nem

Á-4-0

Kimutatás szabaduló elítélteknek kifizetett juttatások összegéről

125.

10

Nem

Á-4-0

Revizori vizsgálati program, revizori jelentések

126.

15

Nem

Á-5-0

Költségvetési felügyeleti vizsgálat részjelentés, költségvetési felügyeleti vizsgálat utóellenőrzés részjelentése

127.

Nem

15

Á-0-1

Vizsgálati anyag a bv. szerv gazdálkodásáról

128.

5

Nem

Á-3-0

Jelentések a pénzügyi és számviteli jogszabályok és belső intézkedések betartásáról

129.

5

Nem

Á-3-0

Készletgazdálkodással kapcsolatos iratok

130.

Nem

15

Á-0-1

Bv. szervek munkavédelmi tevékenységének ellenőrzéséről készített jelentés, munkavédelmi tevékenység éves jelentése

131.

Nem

50

Á-0-4

Munkabaleseti jegyzőkönyvek, valamint kivizsgálásuk iratai

132.

5

Nem

Á-3-0

Negyedéves munkabaleseti jelentés

133.

15

Nem

Á-5-0

Munkavédelmi- és tűzvédelmi szemle jegyzőkönyve

134.

10

Nem

Á-4-0

Baleseti napló

135.

Nem

50

Á-0-4

Nem munkabaleseti napló. nem munkabaleseti jegyzőkönyvek, valamint kivizsgálásuknak iratai

136.

5

Nem

Á-3-0

Külső szervek által készítendő riportok, filmek engedélyezésével kapcsolatos iratok

137.

Nem

15

Á-0-1

Tűzvédelmi szabályok, irányelvek, rendelkezések anyagai

138.

Nem

15

Á-0-1

Bv. intézetek és gazdasági társaságok tűzvédelmi munkájának ellenőrzéséről készült jelentések

139.

15

Nem

Á-5-0

Tűzesetekről készült vizsgálatok anyagai, tűzvédelmi jelentés

140.

5

Nem

Á-3-0

Tűzgyújtási engedélyek

141.

15

Nem

Á-5-0

Az energiagazdálkodással kapcsolatos jelentések, intézkedések

142.

Nem

15

Á-0-1

Bv. szerveknél végrehajtott környezet-védelmi tevékenységről jelentések

143.

5

Nem

Á-3-0

Energetikával kapcsolatos ügyek

144.

5

Nem

Á-3-0

Környezetvédelemmel kapcsolatos ügyek

145.

15

Nem

Á-5-0

Munkakör átadás-átvétel jegyzőkönyvei

146.

Nem

15

Á-0-1

Iratellenőrzéssel kapcsolatos anyagok

147.

Nem

Nem

Á-0-0

Iratselejtezési jegyzőkönyvek

148.

5

Nem

Á-3-0

Kulcsdoboz és kulcs-nyilvántartókönyvek, futár kísérőjegyzék, átadókönyvek, kézbesítő könyvek, postakönyvek, futárnyilvántartás

149.

25

Nem

Á-6-0

Bélyegző és negatív pecsétnyomó nyilvántartások

150.

Nem

25

Á-0-3

Iktatókönyvek, iktatólapok, főnyilvántartó könyv, (bennük nyilvántartott iratokkal együtt)

151.

10

Nem

Á-4-0

Stratégiai ellenőrzési terv, éves ellenőrzési terv, összefoglaló
éves ellenőrzési terv, éves képzési terv

152.

10

Nem

Á-4-0

Belső ellenőrzési jelentések, éves ellenőrzési jelentés, éves összefoglaló ellenőrzési jelentés

153.

10

Nem

Á-4-0

Megbízólevelek, ellenőrzési programok, az ellenőrzések megszakításával, felfüggesztésével kapcsolatos dokumentumok

154.

10

Nem

Á-4-0

Belső ellenőrzés megállapításai és javaslatai alapján készült intézkedési tervek

155.

10

Nem

Á-4-0

Tanácsadó tevékenység során keletkezett dokumentumok

156.

10

Nem

Á-4-0

Belső ellenőrzési tevékenységgel kapcsolatos egyéb iratok, levelezések

Különös rész

157.

10

Nem

K-4-0

Fogvatartottakkal kapcsolatos bírói letiltások, szabadulás utáni nyilvántartások

158.

10

Nem

K-4-0

Fogvatartottak okmány- értékletét-és tárgyletét szelvényei, munkadíj jegyzéke, letéti pénzeivel kapcsolatos beszámoló jelentés

159.

10

Nem

K-4-0

Élelmezéssel kapcsolatos ügyek

160.

5

Nem

K-3-0

Bv. intézetek és külső szervek közötti szerződések (fogvatartottak munkáltatásával kapcsolatban)

161.

5

Nem

K-3-0

Panaszügyekre, beadványokra válasz (élelmezés, ruházat, fogvatartottak pénzügyei)

162.

2

Nem

K-2-0

Szakmai folyóiratok, hetilapok és egyéb kiadványok előkészítésével kapcsolatos iratok, egyéb sajtóügyekkel kapcsolatos iratok, sajtótájékoztatók anyagai, tömegtájékoztatással kapcsolatos egyéb igazgatási tevékenység iratai

163.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartottakkal kapcsolatos sajtóügyek

164.

5

Nem

K-3-0

Törzsfoglalkozás, gyakorlat anyagai

165.

10

Nem

K-4-0

Védelmi célú beszerzések okmányai

166.

5

Nem

K-3-0

Honvédelmi, polgári védelmi tevékenység elismerésével kapcsolatos iratok

167.

5

Nem

K-3-0

Védelmi célú eszközök kezelésére, karbantartására vonatkozó okmányok

168.

1

Nem

K-1-0

Anyagi-technikai biztosítás okmányai

169.

10

Nem

K-4-0

Katasztrófákkal kapcsolatos okmányok

170.

5

Nem

K-3-0

Meghagyási jegyzőkönyv

171.

2

Nem

K-2-0

Védelmi Bizottsági ügyek iratai

172.

15

Nem

K-5-0

Az intézetek biztonsági rendszerével kapcsolatos iratok

173.

Nem

Nem

K-0-0

Biztonsági rendszer leírása

174.

5

Nem

K-3-0

Szolgálati kutyával kapcsolatos iratok

175.

5

Nem

K-3-0

Szolgálati napló, a bv. szervhez be- és kilépő személyek és járművek nyilvántartása, körletfőfelügyelő, körletfelügyelő, biztonsági főfelügyelő szolgálati naplói

176.

5

Nem

K-3-0

Előállítások, szállítások, szállítási tervek és nyilvántartások, szállítás biztosításával kapcsolatos levelezés

177.

5

Nem

K-3-0

Szolgálattervezéssel, kapcsolatos iratok és nyilatkozatok

178.

Hatályát vesztését követő
5

Nem

K-3-0

Szolgálati és őrutasítások

179.

A fogvatartott anyagából nem selejtezhető, egyébként
5

Nem

Fogva-
tartott
anyagában:
K-0-0,
Egyébként
K-3-0

Kényszerítő és mozgáskorlátozó eszközök alkalmazásáról jelentés

180.

1

Nem

K-1-0

Foglalkozási jegyzék

181.

A nyilvántartás lezárásától számított
2

Nem

K-2-0

Szökésre, támadásra veszélyes eszközök, anyagok nyilvántartása (leltárjegyzék)

182.

Nem

Nem

K-0-0

Biztonsági tevékenységgel kapcsolatos tájékoztató jelentések,
ügyeletes tiszt napi jelentése, szervezeti események jelentései,
ügyeletes tiszt esemény naplója

183.

1

Nem

K-1-0

Belépési engedélyek

184.

Betelte után 1

Nem

K-1-0

Nyílt parancs tömb

185.

1

Nem

K-1-0

Lövészeti parancsok

186.

2

Nem

K-2-0

Negyedéves statisztikai jelentés

187.

25

Nem

K-6-0

Lőfegyver, lőszer és fegyver-műszaki anyagokkal kapcsolatos jelentések, nyilvántartások

188.

5

Nem

K-3-0

Biztonsági elkülönítési lapok

189.

Nem

Nem

K-0-0

„TÉSZ” levelezések

190.

1

Nem

K-3-0

Fogvatartottak részére érkező adományok

191.

5

Nem

K-3-0

Operatív információk és az arra adott válaszok

192.

1

Nem

K-3-0

Fogvatartottak sport és kultúrprogramja, versenykiírások,
egyéb nem sajtónyilvános rendezvények

193.

5

Nem

K-3-0

Egyház, vallási ügyek

194.

5

Nem

K-3-0

Látogatási ütemterv

195.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartottakról többletinformáció megküldése

196.

10

Nem

K-4-0

Biztonsági szemle jegyzőkönyve és átfogó biztonsági vizsgálat jelentései, jegyzőkönyvei

197.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartott elleni feljelentések, fogvatartottak vonatkozásában ismeretlen tettes elleni feljelentések

198.

5

Nem

K-3-0

Hírtechnikával kapcsolatos iratok

199.

5

Nem

K-3-0

Drogprevenciós ügyek, programok, droggal kapcsolatos egyéb ügyek

200.

5
pártfogói anyagból
25

Nem

K-3-0
K-6-0

Pártfogó felügyelettel kapcsolatos iratok

201.

5

Nem

K-3-0

Mobiltelefonokkal kapcsolatos iratok

202.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartott kapcsolattartásával összefüggő ügyek

203.

Nem

Nem

K-0-0

Rendkívüli és különös esemény iratai, jelentések

204.

5

Nem

K-3-0

Műveleti csoport tevékenységéhez kapcsolódó iratok

205.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartottak egyedi utasítása

206.

5

Nem

K-3-0

Egészségügyi személyi korlátozás

207.

Nem

Nem

K-0-0

A fogvatartott büntetés-végrehajtással kapcsolatos személyi anyaga

208.

1

Nem

K-1-0

Fogvatartottakkal kapcsolatos a fogvatartásukra vonatkozó adatszolgáltatási iratok (időigazolás, semmiségi igazolás, kárpótlással kapcsolatos igazolások) stb.

209.

5

Nem

K-3-0

Büntetés-félbeszakítási ügyek

210.

1

Nem

K-1-0

Az elhelyezési rendelkezésektől eltérő helyen elhelyezést nyert elítéltek ügyei (visszatartás)

211.

5

Nem

K-3-0

Szállítási ügyek

212.

2

Nem

K-2-0

A fogvatartottak részéről át nem vett, a postáról visszaküldött levelek

213.

5

Nem

K-3-0

Kegyelmi ügyek

214.

1

Nem

K-1-0

Más ügyben nyomozásra kiadással kapcsolatos ügyek

215.

5

Nem

K-3-0

Idegen állampolgárságú fogvatartottak ügyei

216.

50

Nem

K-8-0

Fogvatartotti létszámjelentés (összesített, szervezeti elemekre lebontott)

217.

5

Nem

K-3-0

Feljegyzések ügyészi vizsgálatokról és az arra adott parancsnoki válaszok

218.

Nem

15

K-0-1

Összefoglaló jelentések az ügyészi vizsgálatokról készült feljegyzések alapján

219.

5

Nem

K-3-0

Telefonhívások nyilvántartása

220.

5

Nem

K-3-0

Alapvető jogok biztosának megkeresései, ajánlásai, az arra adott válaszok

221.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartottak fegyelmi és jutalmazási statisztikája

222.

5

Nem

K-3-0

Témavizsgálatokról készült feljegyzések

223.

Nem

Nem

K-0-0

Módszertani útmutatók

224.

5

Nem

K-3-0

Az intézetbe nem vihető tárgyak átvétele

225.

10

Nem

K-4-0

EU-s projektek ügyeinek iratai

226.

Nem

15

K-0-1

Fogvatartottak oktatásával, képzésével kapcsolatos pályázatok, képzőintézmények megkeresései

227.

Nem

15

K-0-1

Börtönépítéssel kapcsolatos javaslatok, előterjesztések

228.

5

Nem

K-3-0

A fogvatartottak jogaival kapcsolatos kérelmek, panaszok, az azokra adott válaszok, hozzátartozói kérelmek, tájékoztatás

229.

5

Nem

K-3-0

Intézeten kívüli fogvatartotti munkáltatással kapcsolatos iratok

230.

5

Nem

K-3-0

Szabaduló igazolások

231.

5

Nem

K-3-0

Fogvatartottak nyilatkozatai (pl.: dohányzás)

232.

2

Nem

K-2-0

EDR Rádióforgalmazási napló

233.

2

Nem

K-2-0

Indítónapló

234.

1

Nem

K-1-0

Szolgálatot átadó-átvevő füzetek

235.

5

Nem

K-3-0

Kimutatás a fogvatartottak részére postán érkezett csomag átadásáról, csomag nyilvántartásáról

236.

75
személyi anyagban
2

Nem

K-9-0
K-2-0

II. fokú alkalmassági vizsgálatra felterjesztés, FÜV határozatok,
FÜV-vel kapcsolatos levelezés

237.

5

Nem

K-3-0

Működési bizonyítvány

238.

Nem

Nem

K-0-0

Egészségügyi panaszok kivizsgálása

239.

Nem

Nem

K-0-0

Orvosi bélyegzők

240.

1

Nem

K-1-0

Gyógyszerkivonás, orvosi bélyegzőkkel kapcsolatos előterjesztések, rendelés szüneteltetése

241.

Nem

Nem

K-0-0

Orvosi rendelők működési engedélye

242.

Nem

Nem

K-0-0

Jelentés halálesetről (személyi állomány)

243.

Nem

15

K-0-1

Éves eü. helyzetről jelentés

244.

5

Nem

K-3-0

Fertőzőbeteg be- és kijelentőlap, közegészségügyi-járványügyi helyzetről készült iratok, vízminta eredmény, Hepatitises anyagok,
fogászat sterilizátor, e. műszerek

245.

Nem

Nem

K-0-0

Foglalkozási betegségekkel és foglalkozás egészségüggyel kapcsolatos iratok

246.

1

Nem

K-1-0

Jelentés gyógyszerforgalomról, influenzaoltásról, havi betegforgalomról

247.

5

Nem

K-3-0

Orvosi vélemény fogvatartottakról

248.

Nem

Nem

K-0-0

Jelentés fogvatartotti halálesetről

249.

Nem

Nem

K-0-0

Boncjegyzőkönyv, szövettani vizsgálat eredménye

250.

2

Nem

K-2-0

Kábítószerrel, droggal kapcsolatos levelezések

251.

15

Nem

K-5-0

ÁNTSZ ellenőrzéseivel kapcsolatos jelentések

252.

50

Nem

K-8-0

Ambuláns napló

253.

5

Nem

K-3-0

Rehabilitációra, rekreációra, stressz-kezelő tréningre vezényeltek vonatkozó anyagai, gyógy-beutalóval kapcsolatos iratok

254.

Nem

50

K-0-4

Egészségügyi törzskönyv, törzslap

255.

2

Nem

K-2-0

Egészségügyi dokumentáció megküldése megkeresésre

256.

10

Nem

K-4-0

Fogvatartott egyes jogainak korlátozása járványügyi érdekből

257.

Nem

50

K-0-4

Társaságok alapításával, szervezésével, átalakításával, megszüntetésével kapcsolatos iratok (alapító okiratok, törzskönyv, cégbejegyzés)

258.

15

Nem

K-5-0

Alapító és az alapító képviselőjének határozatai

259.

Nem

15

K-0-1

Társaságok történetére vonatkozó iratok

260.

Nem

15

K-0-1

Társaságok éves számszerű és szöveges mérlegbeszámolói

261.

15

Nem

K-5-0

Megállapodások

262.

10

Nem

K-4-0

Társaságok üzleti tervei, javaslataik, jóváhagyásuk

263.

10

Nem

K-4-0

Társasági tevékenység értékeléséről jelentés

264.

10

Nem

K-4-0

Átadás-átvételi dokumentumok, könyvek

265.

5

Nem

K-3-0

Társaságok évközi beszámolói

266.

5

Nem

K-3-0

Tevékenységi működéssel kapcsolatos iratok

267.

5

Nem

K-3-0

Operatív jelentések a társaságok tevékenységével, működésével kapcsolatban

268.

5

Nem

K-3-0

Célfeladatok végrehajtásának jelentései

269.

Nem

25

K-0-3

A társaságok nyilvánossá tételi kötelezettség alá tartozó cégiratai, adatai

270.

10

Nem

K-4-0

Külső gazdálkodó szervezetekkel elítéltek foglalkoztatására kötött szerződések

271.

5

Nem

K-3-0

Árajánlatok

272.

1

Nem

K-1-0

Meghívók, tájékoztatók, belépés engedélyek, dokumentum átadás iratai

273.

1

Nem

K-1-0

Stábértekezletekkel kapcsolatos iratok

274.

5

Nem

K-3-0

Szakmai képzésekkel, tréningekkel kapcsolatos levelezés

275.

1

Nem

K-1-0

Biztonsági vezető levelezése

276.

10

Nem

K-4-0

Nemzeti Megismerési engedély

277.

1

Nem

K-1-0

Nemzeti Személyi biztonsági tanúsítvány, Felh. névjegyzék

278.

10

Nem

K-4-0

Rejtjel-hozzáférési engedély, Kezelői engedély (rejtjel), Nemzeti/Külföldi (NATO/EU) Felhasználói engedély

279.

10

Nem

K-4-0

Titoktartási nyilatkozat, Személyi biztonsággal kapcsolatos teljes belső leltár

280.

5

Nem

K-3-0

Külföldi (NATO/EU) személyi biztonsági tanúsítvány kiadásával kapcsolatos anyagok; Külföldi (NATO/EU) Személyi Biztonsági Tanúsítványok; Külföldi (NATO/EU) minősített adat hozzáféréséhez a Nemzeti Biztonsági Felügyelet által kiállított „Igazolás”-ok

281.

Nem selejtezhető

Nem

K-0-0

Megsemmisítési jegyzőkönyvek

282.

5

Nem

K-3-0

Minősített adatkezelés ellenőrzésével, iratforgalmi statisztikájával
és biztonságával összefüggő anyagok

283.

Nem selejtezhető

Nem

K-0-0

Főnyilvántartó könyv, Iktatókönyv, Rejtjel-alapnyilvántartó könyv;
Fő(al)nyilvántartó könyv

284.

5

Nem

K-3-0

Biztonsági vezető jelentései

285.

Nem selejtezhető

Nem

K-0-0

Minősített adat felülvizsgálati értesítő

2. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

Szignálási jegyzék

Tárgykör
(Ügytípus)

Ügykör száma

Selejtezési jel

Selejtezési idő

Levéltárba adás ideje

Elintézési idő

Ügyintéző

Kiadmányozó

Határidős
nyilvántartásba
helyezést
engedélyező

Aláírás mintája

Szignó

Irattárba helyezést
engedélyező

Aláírás mintája

Szignó

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

…………………………… Szervezet ……………. év

3. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

Büntetés-végrehajtási szervek iktatószám elosztása

A nyílt iratok iktatószámai:

 

Büntetés-végrehajtási szervek

szervkódok (iktatószám)

1.

Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága

30500

2.

Állampusztai Országos Bv. Intézet

30503

3.

Bács-Kiskun Megyei Bv. Intézet

30504

4.

Balassagyarmati Fegyház és Börtön

30505

5.

Baranya Megyei Bv. Intézet

30506

6.

Békés Megyei Bv. Intézet

30507

7.

Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Bv Intézet

30508

8.

Budapesti Fegyház és Börtön

30509

9.

Büntetés-végrehajtás Központi Kórház

30510

10.

Bv. Szervezet Oktatási, Továbbképzési és Rehabilitációs Központja Pilisszentkereszt

30512

11.

Tököli Országos Bv. Intézet

30513

12.

Fővárosi Bv. Intézet

30514

13.

Győr-Moson-Sopron Megyei Bv. Intézet

30515

14.

Hajdú-Bihar Megyei Bv. Intézet

30516

15.

Heves Megyei Bv. Intézet

30517

16.

Igazságügyi Megfigyelő és Elmegyógyító Intézet

30518

17.

Jász-Nagykun-Szolnok Megyei Bv. Intézet

30519

18.

Kalocsai Fegyház és Börtön

30520

19.

Kiskunhalasi Országos Büntetés-végrehajtási Intézet

30548

20.

Közép-dunántúli Országos Bv. Intézet Baracskai objektum

30521

21.

Közép-dunántúli Országos Bv. Intézet Székesfehérvári objektum

30521

22.

Márianosztrai Fegyház és Börtön

30522

23.

Pálhalmai Országos Bv. Intézet

30523

24.

Sátoraljaújhelyi Fegyház és Börtön

30524

25.

Somogy Megyei Bv Intézet

30525

26.

Sopronkőhidai Fegyház és Börtön

30526

27.

Szabolcs-Szatmár-Bereg Megyei BV Intézet

30527

28.

Szegedi Fegyház és Börtön

30528

29.

Szombathelyi Országos Bv. Intézet

30529

30.

Tiszalöki Országos Bv. Intézet

30530

31.

Tolna Megyei Bv Intézet

30531

32.

Váci Fegyház és Börtön

30532

33.

Veszprém Megyei Bv. Intézet

30533

34.

Zala Megyei Bv Intézet

30534

35.

Bv. Holding Kft.

30536

36.

Adorján-Tex Konfekcióipari és Kereskedelmi Kft.

30537

37.

Állampusztai Mezőgazdasági és Kereskedelmi Kft.

30538

38.

Annamajori Mezőgazdasági és Kereskedelmi Kft.

30539

39.

Budapesti Faipari Termelő és Kereskedelmi Kft.

30540

40.

Duna Papír Termelő, Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

30541

41.

Duna-Mix Ipari, Kereskedelmi, Szolgáltató Kft.

30542

42.

Ipoly Cipőgyár Termelő és Szolgáltató Kft.

30543

43.

Nagyfa-Alföld Mezőgazdasági és Vegyesipari Kft.

30544

44.

Nostra Vegyesipari Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

30545

45.

Pálhalmai Agrospeciál Mezőgazdasági Termelő, Értékesítő és Szolgáltató Kft.

30546

46.

Sopronkőhidai Ipari és Szolgáltató Kft.

30547

4. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerében nem érkeztethető
és nem expediálható küldemények

1. Büntetés-végrehajtás Központi Kórházban született gyermekek gyámügyi ügyintézésével kapcsolatos iratok

5. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

Az iratkezelési ellenőrzés szempontjai és értékelése

1. AZ ÜGYINTÉZÉS OPERATIVITÁSA

– A bv. szervezet ügyvitelét (ügyintézés és iratkezelés) szabályozó rendelkezés megléte, tartalma és az előírások megtartása.

– Az ügyviteli szerv dolgozóinál a munkaköri leírás megléte, tartalma, az ügyviteli szerv munkarendje és annak betartása.

– Az iratok technikai előállításának (sokszorosítás, szövegszerkesztés az elektronikus ügykezelő rendszerben, nyomtatás stb.) szabályozottsága és az előírások megtartása.

– Az iratok átadásának, átvételének dokumentáltsága.

– A kezelt iratok ügyintézési határidőinek betartása.

– Különféle helyesbítések, módosítások, kiegészítések átvezetése az iratokon (szabályzat, sorszámos rendelkezések stb.), a hatálytalanítások végrehajtása.

– A kiadványozási és irattár-kezelési jogkörök meghatározásának rendje és gyakorlata.

2. AZ IRATKÉSZÍTÉS ELŐÍRÁSAI

– A különféle iratfajták alaki kellékeinek megtartása, az iratkészítésre vonatkozó kötelező záradékok teljessége.

– Iratok másolása során, illetve kivonat készítésénél az előírások megtartása.

– Kép- és hangfelvételek készítésére vonatkozó előírások megtartása.

– A számítógépes iratszerkesztés előírásainak megtartása.

3. AZ IRATKEZELÉS, IRATTÁRI KEZELÉS ELŐÍRÁSAINAK ÉRVÉNYESÜLÉSE

– A bv. szervezet működéséhez szükséges iratkezelési segédkönyvek felfektetése, minősítése és zárása.

– Az iratkezelési okmányok rovatainak szabályos kitöltése, a kivezetések, az elszámolások és a javítások szabályossága, hitelessége.

– Az iratkiadások/kölcsönzések szabályossága.

– A decentralizált nyílt ügykezelés és az önálló iratkezelés rendje, az előírások érvényesülése.

– Az ügyintézőktől továbbításra átvett iratok időben történő iktatása, a továbbítás bizonylatolása és a futárbizonylatok kezelése.

– Az iratok példánykezelésének ellenőrzése.

– A vonatkozó jogszabályi kivételek kezelésének ellenőrzése.

– Az iratok rendszerezett tárolása az ügyviteli szervnél, az ügyviteli iroda rendje.

– Az irattári kezelés előkészítése az ügyintézőknél.

– Az irattári kezelés végrehajtása az ügyviteli szervnél, az elszámolási okmányok felfektetése, szabályos vezetése, javítása és záradékolása.

– A selejtezési eljárás ellenőrzése.

– Az iratok bizottsági előkészítése megsemmisítésre, a megsemmisítés végrehajtásának bizonylatolása.

– A levéltári, irattári értékű iratok bizottsági előkészítése, leadása és a Központi Irattárnak történő átadás rendje.

– A történeti, illetve bizonylati értékű iratok védelmére vonatkozó szabályok megtartása.

4. AZ ÜGYVITELI KÉPZÉS HELYZETE

– A bv. szerv, szervezeti elem vezetői intézkedésének megléte az ügyviteli állomány, ügyintézők, előadók ügyviteli képzésére.

– Az ügyviteli képzések tervezése a bv. szervezet, és az ügyviteli szerv vezetőjének éves munka- és ellenőrzési tervében.

– A tervezett ügyviteli képzések végrehajtása, dokumentálása a képzési naplóban.

– A foglalkozási okmányok (napirend, foglalkozási jegy, haladási napló) megléte, tartalma.

– Az ügyintézői állomány képzésének hatékonysága.

– Az ügyviteli szakállomány szakmai felkészültsége és a szabályozók ismeretének szintje.

5. AZ ÜGYVITELI ELLENŐRZÉSEK HELYZETE

– Az ügyviteli szerv vezetője éves munka- és ellenőrzési tervének megléte, tartalma és naprakészsége.

– Az éves tételes bizottsági ellenőrzés előkészítése, végrehajtása és értékelése, az összefoglaló jelentés tartalma.

– Az ellenőrzések végrehajtása, dokumentálása.

– Az ügyviteli szerv vezetőjének belső ellenőrzései, azok dokumentálása.

– A szolgálati elöljárók válasza a feltárt hibákra, a megszüntetés érdekében tett intézkedések, a hibák határidőre történő kijavítása, a visszaellenőrzések végrehajtása.

6. ELEKTRONIKUS ÜGYKEZELŐ RENDSZER HASZNÁLATÁVAL KAPCSOLATOS ELLENŐRZÉSEK

– Iktatás során a megfelelő tárgyszavak megadása.

– Átadás-átvételi tevékenységek végrehajtása.

– Iratkezelés menetének szabályozottsága.

– Jogosultságok kiosztásának és dokumentálásnak ellenőrzése.

– Iktatókönyvek zárása-nyitása, főnyilvántartó könyvbe történő bevezetése.

– Folyamatban lévő, valamint a határidőn túli ügyek ellenőrzése.

– Iratrögzítés ellenőrzése.

– Elszámoltatási listák ellenőrzése.

– A Robotzsaruban az iratok nyomon követhetőségének ellenőrzése.

– Az elektronikus iratkezelési folyamat ellenőrzése.

– A vezetői modul használatának ellenőrzése.

7. ÉRTÉKELÉS A SZEMPONTRENDSZEREK ALAPJÁN

Kiváló: ha legfeljebb egy ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.

Jó: ha legfeljebb két ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.

Megfelelő: ha legfeljebb három ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.

Nem megfelelő: ha háromnál több ellenőrzési szempont nem felel meg a követelményeknek.

8. ÖSSZÉRTÉKELÉS

1. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „KIVÁLÓ”-ra értékelni:

– ha a szakellenőrzést a teljes követelményrendszer alapján hajtották végre,

– ha valamennyi elemet „kiváló”-ra, illetve többségében „jó”-ra értékelték,

– ha az ügyvitelre vonatkozó előírásokat teljes mértékben megtartják.

2. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „JÓ”-ra értékelni:

– ha a szakellenőrzést a teljes követelményrendszer alapján hajtották végre,

– ha az elemek értékelése alapvetően „kiváló”, illetve „jó”, és legfeljebb csak egy elemet értékeltek „megfelelő”-re,

– ha az ügyvitelre vonatkozó előírásokat teljes mértékben megtartják.

3. A bv. szerv ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét akkor kell „MEGFELELŐ”-re értékelni:

– ha szűkített terjedelmű szakellenőrzést hajtottak végre,

– ha az elemek értékelése során legfeljebb egy elemet értékeltek „nem megfelelő”-re.

4. A bv. szerve ügyviteli szakellenőrzésének összesített eredményét „NEM MEGFELELŐ”-re kell értékelni:

– ha az elemek értékelése során két vagy ennél több elem kapott „nem megfelelő” értékelést.

A bv. szerv összértékelésén belül külön-külön kell értékelni az ügyintézők és az ügyviteli szerv tevékenységét. Az ügyviteli szerv értékelésénél alapvetően a 3. pont értékelése a meghatározó, de figyelembe kell venni a többi elem ügyviteli szervet érintő értékeléseit is.

A szűkített terjedelmű ügyviteli ellenőrzések eredményét „Megfelelő”-re, vagy „Nem megfelelő”-re kell értékelni, az ellenőrzött elemek értékelési szempontjának figyelembevételével.

6. melléklet a 6/2018. (XII. 21.) BVOP utasításhoz

A BÜNTETÉS-VÉGREHAJTÁSI SZERVEZET ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT
IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA

Az iratmintatárban a bv. szervezeti elemei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.

Az irat-mintatár a következő irattípusokat tartalmazza:

1.    Általános levélminta

2.    Jegyzőkönyv

3.    Ügyiratpótló lap

4.    Kölcsönzési napló

5.    Iratselejtezési jegyzőkönyv

6.    Selejtezési/átadás-átvételi iratjegyzék

7.    Irat átadás-átvételi jegyzőkönyv

8.    Előadói ív

9.    Robotzsaru jogosultság igénylése és változtatása a Robotzsaru rendszerhez

10.    Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó aláírás jogosultságkérő lap

11.    Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó helyettesítés szolgálat vezénylésben jogosultságkérő lap

12.    Irattári doboz felirat

13.    Oklevél

1. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Iktatószám (elektronikus irat esetén megjelenik a bélyegző lenyomatban)

Tárgy:

Hiv. szám:

Ügyintéző: (neve, rendfokozata)

Tel.: (városi, NTG telefonszám)

E-mail:

címzett neve (ha van – rendfokozata)

címzett beosztása

Szervezet neve

Hely

Tisztelt (Rendfokozat, ha az nincs, beosztás, magánszemély teljes neve) Asszony/Úr!

Szöveg

Kelt, (év) (hónap betűvel) „ ”. (elektronikus irat esetén megjelenik a bélyegző lenyomatban)

Tisztelettel:

aláíró neve
aláíró beosztása

Melléklet:

Szervezet címe, Telefon, E-mail

2. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Iktatószám:

Jegyzőkönyv

Készült:    dátum, szerv és helyiség megnevezése

Tárgy:    a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése

Jelenlevők:    a jelen lévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk felsorolása,
    vagy utalás a külön jelenléti ívre

Jegyzőkönyvvezető:    a jegyzőkönyvvezető megnevezése

Szöveg

    aláírás     aláírás
    …………………………………………    …………………………………………

    aláírás     aláírás
    …………………………………………    …………………………………………

(P. H.)

Melléklet:

Készült:    …… példányban

Kapják:    személy vagy szerv megnevezése

    Irattár

Szervezet címe, Telefon, E-mail

3. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Ügyiratpótló lap

Ügyirat:

keletkeztetője:     

iktatószáma (év megadásával):     

irattári jele/tételszáma:     

tárgya:     

    

    

Ügyirat kiadva:

szervezeti elem megnevezése:     

    

kikérő neve:     

ügyirat szerelve:     

    

az ügyirat betekintésre kikölcsönözve határidőig:     

    

    

    

Keltezés helye, ideje

    ……………………………………………    ……………………………………………
    átvevő aláírása    kiadó irattáros aláírása

Szervezet címe, Telefon, E-mail

4. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Kölcsönzési napló

 

A kölcsönzött irat

A kölcsönző neve

A kölcsönzés célja

Kölcsönzési határidő

Visszavétel ideje

Megjegyzés

sorszám

iktatószám

irattári tételszáma

irattári helye

betekintés

ügyintézés

szerelés

év/hó/nap

év/hó/nap

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Iktatószám:

Iratselejtezési jegyzőkönyv

Készült: dátum, szervezeti elem és helyiség megnevezése

A selejtezési bizottság tagjai:    ………………………………

    ………………………………

    ………………………………

A selejtezést ellenőrizte:    ………………………………

    a vezető neve és beosztása

Az alapul vett szabályzat, utasítás: az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok:

A selejtezés alá vont iratok:    (szervezeti elem)

    (évköre)

Eredeti terjedelem:     ……………………………… ifm.

A kiselejtezett iratok mennyisége:    ……………………………… ifm.

A kiselejtezett iratok felsorolása:

Év

Tételszám

Irattári tétel címe

Terjedelem (ifm)

 

 

 

 

 

 

 

 

A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.

A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.

kmf.

    ………………………………………………    ……………………………………………
    selejtezési bizottság tagjának aláírása    selejtezési bizottság tagjának aláírása

…………………………………………

selejtezési bizottság tagjának aláírása

……………………………………..…

ellenőrző vezető aláírása

(P. H.)

Készült:    3 példányban

Kapják:    2 példány: Magyar Nemzeti Levéltár

    1 példány: Irattár

Szervezet címe, Telefon, E-mail

6. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Iktatószám:

Selejtezési/átadás-átvételi iratjegyzék

Az iratselejtezés alapjául szolgáló jogszabály:

    

Szervezet:     

Évkör: ………………………… Irattári tételszám(ok):     

Iratok lezárásának dátuma: …………………………………………………….. Őrzési idő: ………………………………… év

Levéltárnak átadás: igen/nem Selejtezhető: …………………………….

Selejtezési/átadás-átvételi iratjegyzék

Sorszám

Iktatószám(ok)

Ügyirat tárgya:

Irattári tételszám:

 

 

 

 

 

 

 

 

Keltezés helye, ideje

Jegyzéket készítette:

……………………………………………
aláírás

Készült:    1 példányban

Kapják:    1 példány: Irattár

Szervezet címe, Telefon, E-mail

7. minta

Címer és a büntetés-végrehajtási szerv megnevezése

SZERVEZETI ELEM NEVE

Iktatószám:

Irat átadás-átvételi jegyzőkönyv

Készült: dátum, szerv, helyiség megnevezése

Átadó: az átadó szerv és személy megnevezése, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Átvevő: az átvevő szerv és személy megnevezése, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése

Az átadás-átvétel tárgyát képező iratanyag, iratkezelési segédlet:

Az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése:

Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása: utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.

    ………………………………………………    ……………………………………………
    átadó    átvevő

kmf.

Látta:

        ………………………………………………
        szervezeti elem vezetője
        (P. H.)

Melléklet: … lap iratátadás-átvételi jegyzék

Készült:    …… példányban (1 pld. …… lap)

Kapják:     átadó megnevezése

    átvevő megnevezése

    Irattár

Szervezet címe, Telefon, E-mail

8. minta

………………………………………

Bv. szerv megnevezése

ELŐADÓI ÍV

Saját iktatószám:    Vezetői utasítások

……………………………………    Eljáró szerv, vezető, ügyintéző:

Előiratok ikt.számai:………………     ………………………………………………………

     …………………………………………………….…

    Dátum:     20…év……………hó.……nap

……………………………………    Határidő:    20…év……………hó.……nap

    Kérem:

Egyúttal elint. szám: ………………    o VE (végleg, eredetben)

    o VV (visszavárólag),

    o saját hatáskörben intézkedjen,

Érk. napja:……………………….…    o intézkedése, válaszadása előtt szóban referáljon,

    o utólag írásban/szóban tájékoztasson intézkedésről,

Küldő szerv:………………………    o készítsen (készíttessen) választervezetet …………

    ……………………………………………….……… részére,

Érk. irat száma:……………………    o válaszlevél elkészítése előtt szóban referáljon,

    o készüljön fordítás

Tárgy:    o fogadja szíves tájékoztatásul,

    o készítsen javaslatot a döntéshez,

    Egyéb feljegyzések:

____________________________________

1. Utasítás az ügykezelőnek:    Dátum:    Szignó

o Válasz visszaérkezéséig (Hi.-be)    ………    ………

o Határidőbe: 20......év.......hó.....napig    ………    ………

o Cím(ek) exp.+mellékletek    ………    ………    o saját készítésű irat

o Kapják elosztó szerint    ………    ………    fénymásolását…...pld.-ban

o Helyezze irattárba    ………    ………     engedélyezem

o Maradvány vissza előadónak    .………    ………

            Lássa:

            o Kiadás előtt:

Selejtezhető: ............. évben            o kiadás után:

Irattárba tételt engedélyezem: 20...... év ............ hó ...... nap        o elküldés előtt:

………………………….

(vezető aláírása)

            Szignálás dátuma:

            20 … év ………… hó …… nap.

Egyéb utasítás az ügykezelőnek!

        …………………….…………
        (vezető aláírása)

________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________

Ügykezelő feljegyzései:

Elküldés napja: 20… év …………… hó …… nap    Irattárba helyezés ideje: 20… év ………… hó …… nap

    ………………………………    ………………………………
    (ügykezelő aláírása)    (ügykezelő aláírása)

________________________________________________________________________________________________

Átmenő napló szám: …………………………     Átadókönyv száma: …………………………………

Figyelem! További utasítások a belső oldalon!

Irattári jel: …………………

Megjegyzés: a kívánt szövegrésznél a o-be X jelet kell tenni, illetve értelemszerűen kitölteni.

2. Utasítás az ügykezelőnek:    Vezetői szignálások:

o Határidőbe: 20…év……………hó.……nap    Ügyintéző szervezeti elem, vagy

o Cím(ek)nek xp.+mell.    ügyintéző neve:

o Egyéb:    …………………………….………

    Határidő: 20… év ……… hó …… nap

    Egyéb feljegyzések:

Dátum: ……………………….………    Dátum: ………………………………..……

    ……………………….………    ……………………….………
    (ügyintéző aláírása)    (vezető aláírása)

________________________________________________________________________________________________

Feljegyzések

________________________________________________________________________________________________

Megjegyzés: az előadói ív ezen oldalát csak abban az esetben kell kitölteni, ha több vezetői szignálás után kerül az irat az ügyintézőhöz vagy többszöri levelezés és határidőzés történik.

9. minta

A Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó jogosultságkérő lap

Bv. szerv megnevezése

    

A Robotzsaru integrált ügyviteli és ügyfeldolgozó rendszerhez kapcsolódó
jogosultság engedélyező lap

Szervezet:     

Név, rendfokozat, beosztás:     

Születési hely, idő:     

NTG telefon:    

Oktatás helye, ideje:    

Iktató könyvei (i,á,):    

Engedélyezés célja:*
(kérem jelölje be)

Jogosultság engedélyezése

Jogosultság
módosítása

Jogosultság
visszavonása

Szerepkör:

Engedélyezés*

Visszavonás*

Szerepkör:

Engedélyezés*

Visszavonás*

Adminisztrátor

 

 

Központi irattáros

 

 

Aláíró

 

 

Lekérdező

 

 

Átmeneti irattáros

 

 

Lekérdező külső

 

 

Beléptető

 

 

Napló lekérdező

 

 

Elektronikus-expediáló

 

 

Osztály-iktató

 

 

Elektronikus-postabontó

 

 

Postabontó

 

 

Ellenőrzési naplókezelő

 

 

Rendszergazda

 

 

Érkeztető

 

 

Szignáló

 

 

Expediáló

 

 

Ügyelőadó-ügyintéző

 

 

Iktató

 

 

Ügypostázó

 

 

Jelenléti

 

 

Védelmi felelős

 

 

Kapu beléptető

 

 

Vezető

 

 

Kiadmányozó

 

 

 

 

 

Jogosultság időtartama

Visszavonásig:

Határozott idejű: ......................................-ig

A jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását kérő vezető:

Név:     

Beosztás:     

Aláírása:     

A fent megjelölt jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását engedélyezem:**

Budapest, ……….….. év ……………..…………. hó ……….. nap

        …………………………………

* A megfelelő helyre tegyen X-et!

** A megfelelő aláhúzandó!

10. minta

A Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó aláírás jogosultságkérő lap

Bv. Szerv megnevezése

    

A Robotzsaru integrált ügyviteli és ügyfeldolgozó rendszerhez kapcsolódó
aláírás engedélyező lap
(helyettesítés)

Szervezet megnevezése:     

Jogosultságot átadó vezető    Jogosultságot átvevő személy

neve    neve

rendfokozata …………………………………    rendfokozata …………………………………

beosztása rendfokozata ……………………    beosztása rendfokozata ……………………

NTG telefon …………………………………    NTG telefon …………………………………

Engedélyezés időtartama: -tól -ig

VISSZAVONÁSIG (aláhúzandó)

A jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását kérő vezető:

Név:     

Beosztás:     

Aláírása: …………………………………………………

A fent megjelölt jogosultságot/módosítását/visszavonását rögzítettem:

…………………………, ………. év …………… hó …… nap

        …………………………………………
        rögzítő aláírása

11. minta

A Robotzsaru rendszerhez kapcsolódó helyettesítés szolgálat vezénylésben
jogosultságkérő lap

Bv. Szerv megnevezése

    

A Robotzsaru integrált ügyviteli és ügyfeldolgozó rendszerhez kapcsolódó
helyettesítés szolgálat vezénylésben jogosultságkérő lap

Szervezet megnevezése:     

Jogosultságot átadó vezető    Jogosultságot átvevő személy

neve …………………………………………    neve …………………………………………

rendfokozata …………………………………    rendfokozata …………………………………

beosztása rendfokozata ……………………    beosztása rendfokozata ……………………

NTG telefon …………………………………    NTG telefon …………………………………

Engedélyezés időtartama: -tól -ig

VISSZAVONÁSIG (aláhúzandó)

A jogosultság biztosítását, módosítását, visszavonását kérő vezető:

Név:     

Beosztás:     

Aláírása: …………………………………………………

A fent megjelölt jogosultságot/módosítását/visszavonását rögzítettem:

Budapest, ………. év ………………… hó …… nap

        …………………………………………
        rögzítő aláírása

12. minta

Irattári doboz felirat

13. minta

Oklevél

……………………………… részére

(szül. hely, idő)

Nevezett ………………… – ………………… között részt vett

az ügykezelők és az ügykezelésért felelős vezetők oktatásán.

………………….………

(dátum)

………………………………………………………

(eredményes vagy eredménytelen)

ügykezelői vizsgát tett.

Kelt, dátum

        ……………………………………
        vizsgabizottság elnöke/intézetparancsnok/igazgató

Magyar Közlöny Lap- és Könyvkiadó Kft.
A Nemzeti Jogszabálytárban elérhető szövegek tekintetében a Közlönykiadó minden jogot fenntart!