5/2020. (IV. 24.) NKFIH utasítás
5/2020. (IV. 24.) NKFIH utasítás
a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal bizonylati szabályzatáról
2020.04.26.
A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 165–169. §-ában és az államháztartás számviteléről szóló 4/2013. (I. 11.) Korm. rendelet 52. §-ában foglaltak alapján, tekintettel a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontjára, a következő utasítást adom ki:
I. FEJEZET
AZ UTASÍTÁS HATÁLYA ÉS CÉLJA
1. A jelen utasítás (a továbbiakban: szabályzat) hatálya
a) a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal (a továbbiakban: NKFI Hivatal) intézményi, valamint az NKFI Hivatal által kezelt fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetéseiben jóváhagyott – a könyvviteli elszámolásokat közvetlenül alátámasztó – számviteli, valamint az NKFI Hivatal alaptevékenységével összefüggésben felmerülő egyéb feladatokkal kapcsolatban alkalmazásra kerülő bizonylatokra;
b) az NKFI Hivatal állományába tartozó kormánytisztviselőkre és munkaviszonyban álló munkavállalókra
terjed ki.
2. A szabályzat célja a bizonylatok kiállítására, továbbítására, kezelésére, ellenőrzésére és megőrzésére vonatkozó egységes eljárásrend kialakítása.
3. A szabályzat módosításának előkészítéséért, az abban foglalt feladatok végrehajtásáért – amennyiben a szabályzat másként nem rendelkezik – a Költségvetési Főosztály főosztályvezetője felelős.
II. FEJEZET
BIZONYLATI ELV, BIZONYLAT KIÁLLÍTÁSA, HELYESBÍTÉSE, A BIZONYLATI FEGYELEM
4. Számviteli bizonylatnak kell tekinteni – figyelemmel a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Sztv.) 166. §-ára – minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai eljárással készített elektronikus adatállományt, amely a nyilvántartásokban való rögzítés vagy az azokban szereplő adatok ellenőrzésének, állományuk megállapításának céljából készült, és amely a gazdasági műveletek, illetve események megtörténtét, hatásuk értékét, mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja.
5. Abban az esetben, ha a számviteli bizonylat elektronikus adatállományként áll rendelkezésre (a továbbiakban: elektronikus bizonylat), az adatállományra vonatkozó hivatkozást – fájl neve, elérési útvonala – a könyveléshez csatolni kell. Az elektronikus bizonylat esetén biztosítani kell, hogy annak neve és tartalma ne változzon, az előírt megőrzési időn belül bármikor lekérdezhető legyen, továbbá az adatok vizuális megjelenítésének, késedelem nélküli kiíratásának a lehetőségét.
6. Az elektronikus bizonylat hitelesítésének szabályait az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) határozza meg.
7. A számviteli bizonylatok kiállítása során biztosítani kell, hogy azok az éves költségvetési beszámoló alátámasztására alkalmasak legyenek.
8. Minden gazdasági eseményről, amely az eszközök és források állományát vagy összetételét megváltoztatja, késedelem nélkül hiteles számviteli bizonylatot kell készíteni, amely tartalmazza a gazdasági események valamennyi adatát. Minden könyvelési tételhez az azt részleteiben alátámasztó számviteli bizonylatot kell csatolni.
9. A bizonylatok kiállítása során a kereskedelmi forgalomban kapható nyomtatvány mellett – azonos tartalommal – saját előállítású és az NKFI Hivatal által használt ügyviteli rendszerek által előállított nyomtatvány is alkalmazható.
10. Bizonylat kiállítható kézírással vagy bármilyen technikai eszközzel, kódolatlan vagy kódolt formában, automatikus adatrögzítés útján, vagy az adatfeldolgozás eredményeként kapott adathordozó, jegyzék, kimutatás formájában, ha az adatokat rögzítő berendezés, valamint az adatfeldolgozási program elegendő biztonsággal szavatolja a helyes és teljes adatrögzítést és adatfeldolgozást, valamint eleget tesz a 4–6. pontban foglalt követelményeknek.
11. A bizonylat példányszámát az ügyviteli eljárás gazdaságosságának figyelembevételével úgy kell meghatározni, hogy a bizonylatból a kibocsátón kívül csak annál a szervezeti egységnél maradjon példány, ahol arra a belső információs igények kielégítése vagy az utólagos ellenőrzés és az őrzés céljából elengedhetetlenül szükség van.
12. Amennyiben a bizonylat pénzforgalmat érint, annak egy eredeti példányát a Költségvetési Főosztály Gazdasági és Üzemeltetési Osztályára kell átadni további feldolgozás érdekében.
13. A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a bizonylatra vonatkozó kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetleges utólagos javítások felismerhetők és kimutathatók legyenek. A bizonylaton feltüntetett adatok időállóságáért az azt kiállító személy a felelős.
14. Amennyiben a gazdasági eseményre vonatkozó külső bizonylat annak előállítása technológiájából (például: hőpapírra nyomtatott bizonylat) következően – nem ideértve az elektronikus bizonylatot – nem biztosítja annak időállóságát, arról a gazdasági eseményt feldolgozó szervezeti egység hiteles másolatot készít, amelyet az eredeti bizonylathoz csatolva kell megőrizni.
15. A papíralapú vagy elektronikus bizonylatról hiteles elektronikus, illetve papíralapú másolat készítésének szabályait az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) 102. és 103. §-a tartalmazza.
16. A bizonylatot a gazdasági esemény, művelet megtörténtének, a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani.
17. A bizonylaton feltüntetett adatokért az azt kiállító személy a felelős.
18. Az adómegállapításhoz kapcsolódó bizonylatot úgy kell kiállítani, illetve vezetni, hogy az az adó alapjának, az adó összegének, a mentességnek, a kedvezménynek, a költségvetési támogatás alapjának és összegének, továbbá ezek megfizetésének, illetve igénybevételének megállapítására, ellenőrzésére alkalmas legyen.
19. Külföldi fél részére kiállított bizonylat esetén a forintban kiállított bizonylaton a Magyar Nemzeti Bank által közzétett hivatalos árfolyamon átszámított devizaértéket is fel kell tüntetni. Amennyiben a számla kiegyenlítése devizában történik, és annak forintra átváltott értéke nem egyezik meg a számla végösszegével, de egyezik a devizában feltüntetett összeggel, a teljesítést megtörténtnek kell tekinteni, a részletező nyilvántartásokból a követelést ki kell vezetni. A főkönyvben a tényleges – forintban számított – bevételt kell kimutatni.
20. Kézírással kiállított, több tétel elszámolására alkalmas bizonylaton az üresen maradó sorokat és rovatokat áthúzással érvényteleníteni kell a későbbi ráírás megakadályozása érdekében.
21. Bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körét, valamint annak az időszaknak a megjelölését is rögzíteni kell az összesítő bizonylaton, amelyre az összesítés vonatkozik.
22. A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során – ide nem értve a hiteles elektronikus adatállományként rendelkezésre álló bizonylatokat – az eredeti bejegyzést át kell húzni úgy, hogy az eredeti bejegyzés olvasható maradjon. A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. A hibás bejegyzést minden példányon javítani kell, továbbá fel kell tüntetni a helyesbítés időpontját, és a bizonylatot a helyesbítést végrehajtó személynek aláírásával kell ellátnia.
23. A 22. pont szerinti helyesbítés a kézírással kiállított bizonylat esetén és kizárólag a könyvelés megtörténtét megelőzően végezhető el. Könyvelt bizonylat utólagosan észlelt hiba esetén sem helyesbíthető. Könyvelést követően a bizonylaton észlelt hiba rendezésére helyesbítő bizonylatot kell kiállítani.
24. Pénztári bizonylat nem helyesbíthető, a rontott példányt stornírozni kell, annak összes példányát meg kell őrizni, és újat kell kiállítani.
25. Külső bizonylat esetén
a) a bizonylat nem helyesbíthető;
b) az ellenőrzés során megállapított hibáról a kibocsátót értesíteni kell, és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére.
26. Számlát helyesbítő számlával vagy sztornó számlával lehet helyesbíteni.
27. Hiteles elektronikus bizonylat helyesbítését a Rendelet 32. §-ában foglaltak szerint, vagy helyesbítő bizonylat kiállításával lehet elvégezni.
28. A bizonylati fegyelem betartása érdekében
a) minden gazdasági eseményről késedelem nélkül, a gazdasági esemény valamennyi adatát tartalmazó, kellő példányszámú számviteli bizonylatot kell kiállítani;
b) az összes bizonylatot sorszámozni kell oly módon, hogy a kihagyás- és ismétlésmentes sorszámozás biztosított legyen;
c) a bizonylatok feldolgozása teljességét, a bizonylatok adatainak pontos könyvelését mindenkor ellenőrizni kell;
d) a bizonylatokat feldolgozásukat követően zárt rendben kell őrizni, az NKFI Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint.
III. FEJEZET
BIZONYLATOK OSZTÁLYOZÁSA
29. A számviteli bizonylat keletkezési hely szerinti osztályozása:
a) külső bizonylat, amelyet külső szervezet, személy állított ki;
b) belső bizonylat, amelyet az NKFI Hivatal kormánytisztviselője vagy munkavállalója állított ki.
30. Számviteli bizonylat adatfeldolgozásban betöltött szerepe szerinti osztályozása:
a) elsődleges bizonylat, amelyet a gazdasági esemény megtörténtekor eredeti feljegyzésként állítottak ki;
b) másodlagos bizonylat, amelyet az elsődleges bizonylat alapján készítettek, akár további feldolgozás, akár megőrzés céljára;
c) összesítő bizonylat, amelyet több elsődleges vagy másodlagos bizonylat meghatározott célú összesítése útján készítettek.
31. Számviteli bizonylat előállítási mód szerinti osztályozása:
a) kereskedelmi forgalomban beszerezhető, szabványos nyomtatvány;
b) az NKFI Hivatal által, nyomdai úton, a Forrás KGR ügyviteli rendszer, adatfeldolgozást támogató más rendszer által vagy kézileg előállított bizonylat;
c) elektronikus dokumentum.
32. A számviteli bizonylat kezelés módja szerinti osztályozása:
a) szigorú számadási kötelezettség alá vont nyomtatvány (a továbbiakban: szigorú számadású nyomtatvány);
b) egyéb, szigorú számadási kötelezettség alá nem tartozó nyomtatvány, amelyet fajtánként elkülönítve kell tárolni és hozzáférhetőségét biztosítani.
IV. FEJEZET
BIZONYLAT ALAKI ÉS TARTALMI KELLÉKEI
33. A bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lenniük. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét kell szem előtt tartani.
34. Alaki és tartalmi szempontból szabályos a bizonylat, ha:
a) az alkalmazandó nyomtatvány használatakor azt a bizonylatra vonatkozó előírásnak megfelelően töltötték ki;
b) számviteli bizonylat esetében tartalmazza az Sztv. 167. § (1) és (2) bekezdésében foglalt valamennyi adatot;
c) az esetleges helyesbítések szabályosak;
d) tartalmazza a szükséges mellékleteket;
e) az Sztv. 167. § (3) bekezdése szerint – beleértve az elektronikus adatállományként rendelkezésre álló bizonylatot is – hiteles.
35. Számviteli bizonylatként a minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott elektronikus irat akkor alkalmazható, ha az megfelel az E-ügyintézési tv., valamint a Rendelet előírásainak, és ha a hitelesítést szolgáltató által kibocsátott tanúsítvány érvényessége az Sztv. 169. § (1) és (2) bekezdése szerinti időtartamon belül ellenőrizhető.
36. A számviteli bizonylatot magyar nyelven kell kiállítani.
37. Az NKFI Hivatal az általa végzett szolgáltatásról, értékesítésről számlát állít ki. A számlák kiállításához felhasznált nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni és nyilvántartani.
38. A számla adattartalmát az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (a továbbiakban: Áfa tv.) tartalmazza.
39. A nem magyar nyelven befogadott bizonylat magyar nyelvre történő lefordítását a szakmailag illetékes szervezeti egység végzi, egyidejűleg a fordításon igazolva annak tényét, hogy az az eredetivel mindenben megegyezik.
40. Amennyiben a 39. pont szerint befogadott bizonylat gazdasági eseményt érintő számviteli bizonylat, ezen belül különösen kötelezettség teljesítésére vonatkozó számla a bizonylat magyar nyelvre történő lefordítása a gazdasági esemény főkönyvben történő rögzítését, a számla határidőre történő kifizetését nem hátráltathatja.
V. FEJEZET
A SZÁMVITELI BIZONYLATOK ELLENŐRZÉSE, FELDOLGOZÁSA
41. A bizonylatot kiállítása után – amennyiben azt érvényesíteni kell, még érvényesítés előtt – alaki, tartalmi szempontból a bizonylatot kiállító részéről ellenőrizni és szükség szerint a kiállítás alapjául szolgáló nyilvántartással, más bizonylattal egyeztetni kell.
42. Elektronikus bizonylat esetében meg kell győződni a minősített elektronikus aláírás meglétéről és a bizonylat 35. pontban foglaltak szerinti feltételnek való megfelelőségéről.
43. A tartalmi felülvizsgálat keretében ellenőrizni kell a bizonylaton szereplő mennyiségek és számítások helyességét.
44. A tartalmi vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a kiállított bizonylat alapján a gazdasági esemény jogszerű, így különösen:
a) a fizetési kötelezettségre vonatkozó bizonylat esetén a kötelezettségvállalással való összhangról, a teljesítés megtörténtéről;
b) a pénztári kifizetések esetén a kifizetés elrendelő részéről történő engedély meglétéről;
c) követelés előírására vonatkozó bizonylat esetén a teljesítés NKFI Hivatal részéről történő megtörténtéről;
d) egyéb követelés esetén annak az arra jogosult vezető részéről történő elrendelés meglétéről.
45. A számviteli bizonylatok feldolgozása során
a) ki kell jelölni azokat a könyvviteli számlákat, amelyeken a gazdasági művelet hatásának értékét vagy mennyiségi adatait rögzíteni kell, a bizonylatokat el kell látni a számlakijelölést végző személy kézjegyével, a könyvelés megtörténtét, időpontját igazoló és az egyeztetést, valamint a visszakeresést elősegítő hivatkozásokkal,
b) az NKFI Hivatal Gazdálkodási szabályzatában, valamint a Fejezeti kezelésű előirányzatok Gazdálkodási szabályzatában foglaltak alapján ellenőrizni kell az aláírók jogosultságát, a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, valamint azt, hogy a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e, továbbá hogy az adatok feldolgozása teljeskörűen megtörtént-e.
46. Hiteles elektronikus bizonylat esetén az elektronikus aláírás szabályait az elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó követelményekről szóló 137/2016. (VI. 13.) Korm. rendelet tartalmazza.
47. Elektronikus számla befogadása esetén, amennyiben a befogadásra vonatkozóan az Áfa tv. 175. § (3) bekezdése szerinti feltétel fennáll, és a számla nem a Központi Érkeztető Rendszeren keresztül érkezik:
a) a beérkezett elektronikus számlát, a beérkezést követően haladéktalanul le kell tölteni és el kell menteni a beérkezett elektronikus számlák elektronikus tárolására – a Költségvetési Főosztály vezetője által – kijelölt tárhelyre, valamint gondoskodni kell annak archiválásáról a 48. pontban foglaltak figyelembevételével,
b) a számla 41–45. pontokban foglaltak szerinti ellenőrzését követően azt a Nemzeti Kutatási, Fejlesztési és Innovációs Hivatal Egyedi iratkezelési szabályzatáról szóló NKFIH utasítás szerint nyilvántartásba kell venni, majd átadni teljesítésigazolásra azzal a megjelöléssel, hogy az elektronikus számla mely elektronikus útvonalon érhető el megtekintésre,
c) a számla Forrás KGR rendszerben kötelezettségként történő rögzítését a b) pont szerint nyilvántartásba vett számla alapján kell végrehajtani, és a további feldolgozás során ehhez a példányhoz kell hozzárendelni valamennyi, másodlagos belső bizonylatot (így különösen a teljesítésigazolást és az utalványrendeletet),
d) a számla c) pont szerinti főkönyvi feldolgozásával egyidejűleg a főkönyvben rögzíteni kell az a) pont szerint tárolt és a 48. pontban foglaltak figyelembevételével archivált elektronikus számla elérési útvonalát,
e) a számla összege kiegyenlítésének főkönyvi könyvelése során a főkönyvi könyvelést alátámasztó bizonylatok együttesen, bank-, pénztárbizonylat, a hozzá csatolt papíralapú teljesítésigazolás, az utalványrendelet, az a) pontban foglaltak szerint elmentett és archivált eredeti elektronikus számla adatállománya, valamint amennyiben a számla írásos kötelezettségvállaláson alapul a kötelezettségvállalás dokumentuma.
48. Az elektronikus számlák hitelességének ellenőrzését és megőrzését a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (a továbbiakban: Rendelet2), valamint a Rendelet 33. §-a szerint kell végrehajtani.
49. A Központi Érkeztető Rendszeren keresztül beérkezett elektronikus számlák, további feldolgozásuk érdekében, eredeti formátumban, elektronikusan átadásra kerülnek a Költségvetési Főosztály Gazdasági és Üzemeltetési Osztályára, amely szervezeti egység a továbbiakban az elektronikus számla 47. pont a) alpontja szerinti tárolását követően annak feldolgozását a 47. pont c)–e) alpontjai szerint hajtja végre.
50. Az elektronikus számlák feldolgozása során a 48. pontban foglalt feladatok végrehajtása illetékesség szerint a Költségvetési Főosztály Gazdasági és Üzemeltetési Osztályának feladatköre.
51. Átalakulás esetén a jogelődnél – a jogutód bejegyzése napjától – keletkezett bizonylatok, illetve a jogelőd nevére kiállított bizonylatok alapján a gazdasági eseményeket a jogutód rögzíti a könyvviteli nyilvántartásokban, amennyiben a jogelőd éves költségvetési beszámolója elkészítése során azokat figyelembe venni nem lehetett.
VI. FEJEZET
SZIGORÚ SZÁMADÁSÚ NYOMTATVÁNYOK
52. Szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni – figyelemmel az Sztv. 168. §-ában foglaltakra – a pénzkezelési szabályzatról szóló NKFIH utasítás szerinti bizonylatot, valamint mindazon egyéb bizonylatot is, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, valamint azon a bizonylatot, amely illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat (így különösen a raktári bizonylatot, leltárfelvételi bizonylatot).
53. A szigorú számadású bizonylatokról és nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek – az 54–58. pont rendelkezéseinek figyelembevételével – az Sztv. 168. § (3) bekezdése szerinti nyilvántartás vezetése érdekében a nyilvántartás rendszerét úgy kell megszerveznie, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a szigorú számadású nyomtatványok állománya, sorszáma, fajtánként és az állományban bekövetkezett változás sorszám és jogcím szerint.
54. A szigorú számadású nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a felhasználó szervezeti egységen kívül a felhasznált mennyiség sorszám szerint is megállapítható.
55. A szigorú számadású nyomtatványokról vezetett nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia:
a) a nyomtatvány beszerzésének dátuma;
b) a nyomtatvány beszerzését igazoló számla sorszáma;
c) a beszerzett bizonylat megnevezése, nyomdai jelzőszáma;
d) a beszerzett bizonylat sorszáma, szükség szerint -tól, -ig megjelöléssel;
e) a felhasználás kezdő és befejező időpontja;
f) a felhasználásra átvevő aláírása;
g) a felhasználatlan nyomtatványok sorszáma;
h) a visszavevő aláírása.
56. A szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását nyilvántartási számmal ellátott okmányban kell vezetni. A szigorú számadású nyomtatványon a nyilvántartási számot, valamint a bevételezés és a házipénztárból történő kiadás időpontját fel kell tüntetni. A használatra kiadott betelt, illetve további használatra alkalmatlan vagy rontott szigorú számadású nyomtatványt a nyilvántartásával megbízott személynek elismervény ellenében vissza kell adni, illetve azt vissza kell vételezni.
57. Számítógéppel előállított bizonylat esetén biztosítani kell a bizonylat kihagyás és ismétlés nélküli sorszámozást.
58. A szigorú számadású nyomtatvány nyilvántartásáért a pénztáros felelős.
VII. FEJEZET
A BIZONYLATOK MEGŐRZÉSE, TÁROLÁSA
59. A bizonylat megőrzése során az Sztv. 169. §-a szerint kell eljárni a következők figyelembevételével:
a) az Áfa tv. által előírt iratokat a nyilvántartás módjától függetlenül az adó megállapításhoz való jog naptári évének utolsó napjától számított 5 évig, a halasztott adó esetén a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőrizni;
b) a bizonylat elektronikus formában is megőrizhető, ha az alkalmazott módszer biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét és az megfelel az Sztv. 167. § (5) bekezdése alapján a Rendelet III. fejezete szerinti feltételeknek;
c) a bizonylat hiteles elektronikus formában történő megőrzésének a szabályait a Rendelet2 tartalmazza.
60. Bizonylatot a megőrzési helyről elvinni csak elismervény ellenében lehet. A hatósági intézkedésre – a megőrzési helyről – kiadott eredeti bizonylat tartalmáról kivonatot vagy a bizonylatról tetszőleges módszerrel előállított másolatot kell készíteni, és azt hitelesítést követően bizonylatként kell megőrizni.
61. Az egyes számviteli bizonylatok tárolásának rendje szerint
a) a beérkezett számla és fizetési kötelezettség alapját képező egyéb bizonylat – nem ideértve az elektronikus számlát, valamint a személyi juttatások meghatározott körét érintő bizonylatot – eredeti példányait a pénzforgalmi bizonylathoz kell csatolni,
b) a bankbizonylatokat a kivonatokhoz azok kelte, sorszáma szerint, az egy-egy kivonathoz tartozó mellékletekkel együtt kell rendszerezni, és
c) a vegyes könyvelési bizonylatokat (a könyvelésben kiállított rendezőtételekről szóló bizonylatokat, terhelő leveleket, belső könyvelési utasításokat) időrendi sorrendben, a könyvelésnek megfelelő számú sorrendben kell rendszerezni és évenként lefűzni.
62. A számviteli bizonylat megőrzéséért illetékesség szerint a Költségvetési Főosztály vezetője felelős.
63. A szigorú számadású nyomtatványokat a pénzkezelési szabályzat szigorú számadású nyomtatványok megőrzésére vonatkozó szabályai szerint – a 64–66. pontban meghatározott rendelkezésekre figyelemmel – kell tárolni.
64. A bizonylat tárolása 2 évig – átmeneti megőrzés keretében – illetékesség szerint a Gazdasági és Üzemeltetési Osztályon történik – ide nem értve az elektronikus adatállományként rendelkezésre álló bizonylatot, amely megőrzése a megőrzési idő lejártáig az érintett osztályok hatásköre –, ezt követően a bizonylat az egyedi iratkezelési szabályzat szerint kerül megőrzésre.
65. A bizonylat átmeneti megőrzésének célja az, hogy biztosítsa a hozzáférhetőséget, visszakereshetőséget (különösen a könyvelési számviteli bizonylatok esetében). Az átmeneti megőrzésnek biztosítania kell a bizonylatok hiánytalan megőrzését, és védenie kell azokat sérülés, megsemmisülés ellen. A bizonylatokat zárható szekrényben illetéktelen személy hozzáférésétől védett helyen kell tárolni.
66. A központi irattárban elhelyezett bizonylatokat csak az egyedi iratkezelési szabályzat szerint lehet kiadni.
VIII. FEJEZET
A BIZONYLATOK SZÁLLÍTÁSA
67. A bizonylatok szállításánál, kézbesítésénél minden szükséges intézkedést meg kell tenni, hogy azokhoz illetéktelen harmadik személy hozzá ne férhessen, azokat külső károsodás ne érje, el ne vesszenek, és azokat ki ne cserélhessék. A bizonylatok elhelyezésére, szállítására, kézbesítésére szolgáló eszközök megválasztásánál figyelembe kell venni tartalmuk fontosságát, valamint a szállításukkal kapcsolatos technikai feltételeket.
68. Bizonylat szállítása esetén a bizonylatküldeményhez kísérőjegyet vagy olyan jegyzéket kell kiállítani, amelyből kitűnik a küldött bizonylatok fajtája, darabszáma, tartalma és eredete.
69. A bizonylatot átvevőnek – amennyiben az kísérőjegyzékkel kerül átadásra – ellenőriznie kell a kísérőjegyzéken szereplő adatokat, és igazolnia kell az átvételt. Az esetleges hiányosságokat az átvételkor – ha az átadás kísérőjegyzékkel történik, akkor a kísérőjegyzéken – rögzíteni kell.
IX. FEJEZET
AZ NKFI HIVATAL ÁLTAL ALKALMAZOTT BIZONYLATOK
70. Az NKFI Hivatal által leggyakrabban alkalmazott bizonylatok jegyzékét az 1. melléklet, az azokra vonatkozó részletes szabályokat
a) a könyvelési bizonylatok tekintetében az NKFI Hivatal számlarendje;
b) az eszköz- és készletgazdálkodás bizonylatai tekintetében az NKFI Hivatal számlarendje és az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata;
c) a selejtezés során alkalmazandó bizonylatok tekintetében az NKFI Hivatal feleslegessé vált vagyontárgyak hasznosításának és selejtezésének szabályzata;
d) a leltározás során alkalmazandó bizonylatok tekintetében az NKFI Hivatal eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzata;
e) a pénzkezelési és pénzforgalmi bizonylatok tekintetében az NKFI Hivatal pénzkezelési szabályzata;
f) a gépjárműhasználat bizonylatai tekintetében az NKFI Hivatal gépjárművek igénybevételének és használatának szabályzata;
g) a közbeszerzési eljárások bizonylatai tekintetében az NKFI Hivatal közbeszerzési és beszerzési szabályzata, valamint
h) az NKFI Hivatal által kiküldetési szabályzata
tartalmazza.
71. A belföldi és külföldi kiküldetések esetében az NKFI Hivatal ideiglenes külföldi és belföldi kiküldetések rendjéről, valamint az NKFI Hivatal költségvetése terhére biztosított egyéb utazásokról szóló szabályzata szerinti formanyomtatványokat, a pénzügyi elszámolásokhoz kapcsolódóan pedig az NKFI Hivatal pénzkezelési szabályzata szerinti bizonylatokat kell alkalmazni.
72. A személyügyi, munkaügyi és bérszámfejtési bizonylatokkal kapcsolatos előírásokat az NKFI Hivatal közszolgálati szabályzata tartalmazza. E tárgykörben bizonylat a központi illetményszámfejtés rendszer alkalmazásával szabályszerűen előállított bizonylat is.
73. Az NKFI Hivatal főosztályai által használt egyéb nyomtatványok:
a) postakönyv,
b) kézbesítőkönyv,
c) az NKFI Hivatal szabályzataiban meghatározott egyéb formanyomtatványok.
X. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
74. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
75. Jelen utasítás rendelkezéseit a hatálybalépésekor folyamatban lévő ügyekre is alkalmazni kell.
76.1
1. melléklet az 5/2020. (IV. 24.) NKFIH utasításhoz
Bizonylati album
Könyvelési bizonylatok
(FORRÁS KGR rendszerben készített bizonylatok)
1. Kiadási kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételi bizonylat
2. Kiadási kötelezettségvállalás nyilvántartása
3. Szakmai teljesítésigazolás
4. Kiadási utalvány
5. Korrekciós bizonylat – kiadás
6. Számla, számlát helyettesítő okmány, előlegbekérő
7. Bevételi utalvány
8. Korrekciós bizonylat – bevétel
9. Átutalási megbízás kiegészítő szelvény
10. Kiadási utalvány – pénztár
11. Bevételi utalvány – pénztár
(egyéb rendszerekben készített bizonylatok)
12. Intézményi előirányzat módosítása (MÁK)
13. Előirányzat finanszírozási terv (EFT01)
14. Tervezett havi előirányzat-felhasználási keret utalása (EG01)
15. Előirányzat felhasználási keret (támogatás) előrehozása időarányos havi visszapótlással (EG-02A)
16. Teljesítésarányos támogatási előirányzat finanszírozási terv (EG-02T)
17. Adatlap a költségvetési előirányzatok módosítására (EG-03F)
Eszköz és készletgazdálkodás bizonylatai
(FORRÁS KGR rendszerben készített bizonylatok)
1. Beruházási bizonylat – tételes
2. Aktiválási bizonylat / Üzembe helyezési okmány – tételes
3. Átsorolási bizonylat (számlacsoporton belüli átsorolás)
4. Állomány csökkenési bizonylat – tételes
5. Állomány csökkenési bizonylat – összesítő
6. Immateriális javak, tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyv (B.11-90)
7. Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve (B.11-93)
8. Megsemmisítési jegyzőkönyv (B.11-97)
Selejtezés során alkalmazandó bizonylatok
1. Selejtezési ütemterv
2. Megbízólevél
3. Jegyzék
4. B.Sz.ny.11-90. r.sz. Tárgyi eszközök selejtezési jegyzőkönyve
5. B.Sz.ny.11-91. r.sz. Selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke
6. B.Sz.ny.11-92. r.sz. Tárgyi eszközök selejtezéséből visszanyert tartozékok, alkatrészek, hulladék anyagok jegyzéke
7. B.Sz.ny.11-93. r.sz. Készletek selejtezési, leértékelési jegyzőkönyve
8. B.Sz.ny.11-94. r.sz. Selejtezett készletek jegyzéke
9. B.Sz.ny.11-95. r.sz. A készletek selejtezéséből visszanyert hulladék anyagok jegyzéke
10. B.Sz.ny.11-96. r.sz. Leértékelt készletek jegyzéke
11. B.Sz.ny.11-97. r.sz. Megsemmisítési jegyzőkönyv
Leltározás során alkalmazandó bizonylatok
1. Leltározási ütemterv
2. Megbízólevél
3. Leltárív (leltározott tételek)
4. Leltárjegy
5. Leltár (1)
6. Leltár (2)
7. Leltár kiértékelési jegyzőkönyv
8. Leltárzáró jegyzőkönyv
Pénzkezelési és pénzforgalmi bizonylatok
1. Meghatalmazás
2. Nyilatkozat (kincstári kártya használatára)
3. Nyilatkozat (pénztáros)
4. Jegyzőkönyv (ellenőrzés)
5. Jegyzőkönyv (hamis, illetve hamisnak látszó bankjegy, érme visszatartása)
6. Elismervény (hamis, illetve hamisnak látszó bankjegy, érme átvételéről)
7. Jegyzőkönyv (házipénztár átadás-átvétel)
8. Pénztár kiadási bizonylat (Forrás KGR)
9. Pénztár bevételi bizonylat (Forrás KGR)
10. Pénztár jelentés (Forrás KGR)
11. Pénztár átadás-átvételi jegyzőkönyv (Forrás KGR)
(egyéb rendszerekben készített bizonylatok)
12. Deviza-átutalási megbízás (MÁK)
13. Deviza átutalás (MÁK Electra Electronic Banking)
14. Forint átutalás (MÁK Electra Electronic Banking)
15. Átutalást előzetesen bejelentő lap (MÁK)
16. Átutalási megbízás (PFNY.11)
17. Átutalási megbízás kiegészítő szelvény (PF1-K)
18. Készpénzfelvételi utalvány (MÁK)
Gépjárműhasználat bizonylatai
1. Gépjármű igénylőlap gépjármű gépkocsivezetővel történő igénybevételéhez
2. Gépjármű igénylőlap és engedély kulcsos gépjármű hivatali célú igénybevételéhez
3. Felelősségvállalási nyilatkozat
4. Kérelem saját/közeli hozzátartozói tulajdonú gépjármű hivatali célú használatának engedélyezéséhez
5. Nyilatkozat
6. Elszámolólap saját/közeli hozzátartozói gépjármű hivatali célú használatához
7. Taxikártya felhasználásának nyilvántartása
Kiküldetés bizonylatai
1. Külföldi utazási engedély
2. Külföldi utazás és költségelszámolás
3. Költségtérítés igénybejelentés/nyilatkozat
4. Beutazási engedély
5. Beutazás költségelszámolás
Közbeszerzési és beszerzési eljárások bizonylatai
1. Eljárást megindító feljegyzés
2. Nyilatkozat pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáról
3. Közbeszerzési, beszerzési eljárás eredményeképpen kötött szerződés, illetve módosításai
1
A 76. pont a 2010: CXXX. törvény 12. § (2) bekezdése alapján hatályát vesztette.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás