27/2020. (VII. 10.) BVOP utasítás
a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága anyag- és eszközforgalmazásának, valamint készletgazdálkodásának szabályzatáról1
2020.07.12.
1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága (a továbbiakban: BVOP) személyi állományára (a továbbiakban: személyi állomány) terjed ki.
2. Az anyag- és eszközforgalmazás, valamint a készletgazdálkodás célja, hogy meghatározásra és kötelező előírásra kerüljenek azok a munkafolyamatok, ellenőrzési pontok, melyek betartásával az anyag- és eszközgazdálkodás területén a takarékos gazdálkodás megvalósítható, valamint hogy meghatározza az eszközök és készletek kezelési, használati és raktározási rendjét, megóvását, észszerű felhasználását.
3. Értelmező rendelkezések:
a) készlet- és eszközgazdálkodás: azon tevékenységek összessége, amelyek biztosítják, hogy a gazdálkodás céljához, a pénzügyi helyzethez és a költségvetési tervben meghatározott feladatok nagyságrendjéhez, összetételéhez igazodó mértékű készlet- és eszközállomány az előírt minőségben és mennyiségben, a meghatározott időben és helyen rendelkezésre álljon;
b) raktár: olyan zárt tárolóhelyiség, melyet a tűz- és munkavédelmi szabályok figyelembevételével alakítottak ki anyagok és eszközök tárolására;
c) Központi Anyagraktár (a továbbiakban:KAR): olyan központi raktár, amely a BVOP által lefolytatott közbeszerzési, beszerzési eljárások keretében beszerzett központi biztosítású tárgyi eszközök és készletek tárolási és készletelosztási feladatait látja el;
d) főraktár: olyan alegységi raktár, amely kizárólag a BVOP saját felhasználású eszközeinek és készleteinek kezelésére szolgál;
e) informatikai raktár: kizárólag az informatikai anyagok, eszközök kezelésére és elkülönítésére szolgáló raktár;
f) ajándékraktár: olyan kézi raktár, amelyben kizárólag a BVOP reprezentálására szolgáló anyagai tárolhatóak;
g) alegységi ruházati raktár: a KAR területén működő, a személyi állomány ruházati raktára;
h) készlet: a rendelkezésére álló, egy éven belüli felhasználásra szánt anyagi eszközök;
i) eszköz: a tevékenységet közvetlenül vagy közvetetten szolgáló, rendeltetésszerűen használatba vett (aktivált) anyagi eszköz (földterület, telek, ültetvény, épület, építmény, erdő, gép, berendezés és felszerelés, jármű, ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok, tenyészállatok, folyamatban maradó beruházások, felújítások, beruházásra adott előleg), amely a rendszeres használat mellett tartósan, legalább egy éven túl szolgálja az alaptevékenységet;
j) felesleges, használaton kívüli eszköz: az az eszköz, illetve készlet, amely a működéshez nem szükséges, rendeltetésnek nem felel meg, mennyisége a folyamatos gazdálkodáshoz szükséges mértéket meghaladja, illetve az előző (éves időszakot tekintve) selejtezés óta felhasználása nem történt meg, és korszerűbb eszköz áll rendelkezésre;
k) csökkent értékű készlet: az a készlet, amely a raktározás során minőségi károsodást szenvedett vagy külső hatás miatt veszített az értékéből, de még használható. A különbözetet el kell számolni a készletérték módosításával egyidejűleg;
l) ellenjegyzés: a kötelezettségvállalás igazolása, azaz annak megállapítása, hogy a kötelezettségvállalás tárgyával összefüggő, fel nem használt, illetve le nem kötött kiadási előirányzat rendelkezésre áll-e, a befolyt vagy várhatóan befolyó bevétel biztosítja-e a fedezetet;
m) leltárhiány: értékesítésre, forgalmazásra vagy kezelésre szabályszerűen átadott és átvett anyagban, áruban (leltári készlet) ismeretlen okból keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét (forgalmazási veszteség, más néven az ún. káló) meghaladó hiány;
n) idegen eredetű, tulajdonú készletek/eszközök: azok a készletek/eszközök, amelyek nem terhelik a készletértéket.
4. A raktárban csak az oda beosztott személy tartózkodhat, illetve átmenetileg a beszállítást végző személyek. Minden raktározott anyagot fejlappal (címkével) kell ellátni.
5. A raktáros teljes anyagi felelősséggel tartozik a raktári készletekért, eszközökért. A leltárhiányért való felelősség feltétele a leltárfelelősségi megállapodás megkötése. A hivatásos és rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban foglalkoztatottak leltárfelelősségi megállapodását az 1. melléklet, a munkaviszonyban foglalkoztatottakét pedig a 2. melléklet tartalmazza. A csoportos leltárfelelősség megállapítására hivatásos és rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban foglalkoztatottak esetén a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény (a továbbiakban: Hszt.) 235. §-ában, munkavállaló esetén a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 184. § (3) bekezdésében foglaltak az irányadók.
6. A munkakörének megfelelően a raktárosi munkakörben foglalkoztatott személyi állomány tagja jogviszonyának megszűnése, beosztásának, munkakörének megváltozása, valamint tervezetten vagy előre láthatóan 30 napot meghaladó távolléte esetén az átadás-átvételre minden esetben intézkedni kell. A személyi változás hatályát és az átadás végrehajtásának szükségességét az érintett szolgálati elöljárója a tudomására jutást követően haladéktalanul jelzi a BVOP Műszaki és Ellátási Főosztály (a továbbiakban: MEF) felé.
7. A munkakör folytatását kizáró személyi intézkedésekkel egyidejűleg írásban kell intézkedni az anyagi felelősség átadására, illetve átvételére, amely a MEF feladata.
8. Ha a távollét ideje a 30 napot nem haladja meg, kizárólag a folyamatban lévő ügyek feltüntetése szükséges a jegyzőkönyvben.
9. A beosztást (munkakört) úgy kell átadni, illetve átvenni, hogy az átvevő zökkenőmentesen teljesíthesse az átvett beosztással járó feladatokat. Beosztás-, illetve munkakörváltozás esetén az átadás-átvételt legkésőbb a munkáltatói döntésről szóló dokumentumban megjelölt időpontot megelőző 3 munkanappal korábban végre kell hajtani, és erről jegyzőkönyvet kell felvenni.
10. A szolgálati teendők végleges jellegű átadás-átvételekor kötelezően át kell adni, illetve át kell venni
a) a munka alapját képező különféle terveket és a szakterület előtt álló feladatokat;
b) a folyamatban lévő ügyeket és az átadót terhelő ügyiratokat;
c) mindazokat az eszközöket és anyagokat, amelyekért az átadó személyes felelősséggel tartozik;
d) az átadó által vezetett különféle feljegyzéseket, nyilvántartásokat, elszámolásokat, valamint azok bizonylatait.
11. A munkakör ideiglenes jellegű átadás-átvétele esetében az átvétel tárgyait, illetve iratait és az ahhoz kapcsolódó egyéb ismereteket az átadó szolgálati elöljárója a munkakör, az időszerű feladatok és a távollét időtartamának figyelembevételével jelöli meg. Az átadás-átvételt az átadó és átvevő írásban – vezetői jóváhagyással – hajtja végre. Az átadó betegsége, beosztásból történt felfüggesztése vagy más okból való akadályoztatása esetén a szolgálati elöljáró átadóbizottságot jelöl ki. A bizottság vezetője felelős az átadás szabályszerű lebonyolításáért. A raktári készletek, eszközök átadás-átvételét rovancsolással kell végrehajtani.
12. Amennyiben az átadó és az átvevő között olyan vitás kérdések merülnek fel, amelyeket egymás között tisztázni nem tudnak, az adott munkakört betöltő szolgálati elöljárója, vagy a hatáskörét meghaladó ügyekben a MEF vezetője dönt.
13. Beosztás-, illetve munkakörváltozás esetén az átadás-átvételről jegyzőkönyvet kell felvenni 3 példányban, melyben az alábbiakat kell rögzíteni:
a) az átadó és átvevő nevét;
b) szolgálati beosztását, munkakörét;
c) az átadás-átvétel helyét;
d) az átadás-átvétel időpontját;
e) az átadás-átvétel megtörténtét;
f) az átadás tárgykörének megfelelően az esetleg felmerült problémákat;
g) a javasolt intézkedéseket;
h) parancsnoki záradékot.
14. A jegyzőkönyv egy példányát az irattár, egy példányát a BVOP Közgazdasági Főosztálya (a továbbiakban: KGFO) részére kell megküldeni, illetve egy példány az átvevőé.
15. Ideiglenes jellegű átadás-átvételről szóló jegyzőkönyv felvétele 30 napnál nem hosszabb helyettesítés esetében mellőzhető, ha az anyagi felelősség átvállalásának szükségessége (pl. készletek átadása-átvétele) nem merül fel.
16. Az átadó akkor mentesül az adott témával kapcsolatos felelősség alól, ha az átadás-átvétel megtörténtét a jegyzőkönyvben rögzítették. Amennyiben az átadás-átvétel végrehajtása után merül fel hiányosság, haladéktalanul vizsgálatot kell elrendelni.
17. A személyi állomány tagja a Hszt. 231. §-ában, illetve az Mt. 180. §-ában foglaltak szerint felelősséggel tartozik az olyan dologban bekövetkezett hiányért, amelyet állandó őrizetében tart, kizárólagosan használ vagy kezel.
18. Azon eszközök, melyek kizárólagos használatban, kezelésben és egy személy állandó őrizetében vannak, átvételi elismervény alapján kérhetők számon a személyi állomány tagjától.
19. A 3. mellékletben szereplő anyagi felelősségvállalási nyilatkozat elkészítéséért és a személyi állomány tagja általi átvételért a MEF, valamint a BVOP Informatikai Főosztály (a továbbiakban: IF) vezetője felelős. Az anyagi felelősségvállalási nyilatkozatot a kizárólagos használatra történő átadáskor kell aláíratni az eszköz átvevőjével, majd az aláírást követően 1 példányt meg kell küldeni a KGFO Számviteli Osztálya részére.
20. A készletfelelősök alapvető feladata a részükre kijelölt helyiségek eszközállományának figyelemmel kísérése, változás esetén a szükséges intézkedés megtétele.
21. Azokban a helyiségekben, amelyek eszközfelszerelését egy személyi állomány tagja használja, kezeli, a készletfelelősi feladatok ellátására is ki kell jelölni. Azokban a helyiségekben, ahol az eszközfelszerelést többen használják (általában kettő vagy annál több munkahely), valamint a szociális helyiségek, teakonyhák, folyosók eszközeire vonatkozóan körzetfelelőst kell kijelölni.
22. A készletfelelősök által végrehajtandó intézkedések:
a) eszköz átvétele, illetve átadása esetén a 4. mellékletben szereplő szobaleltár módosítása; b) más körzetbe/körzetből történő átadás-átvétel esetén a körzetfelelős haladéktalan tájékoztatása;
c) eszköz mennyiségi (minőségi) változásának észlelése esetén írásbeli jelentés megtétele a szolgálati elöljárójának.
23. A készletfelelősök figyelemmel kell, hogy kísérjék az eszközmozgásokat oly módon, hogy a szobaleltárakban szereplő eszközök mindig a pontos, naprakész állapotot mutassák. Ennek megfelelően kötelesek naprakészen módosítani a szobaleltárakat. A módosítást dátummal, aláírással kell igazolni. A számviteli politikában meghatározott, nem elszámolásköteles készleteket a szobaleltárban nem kell nyilvántartani.
24. A körzetfelelősnek bizonylatot csak eszközátadásra vonatkozóan kell kiállítania, legkésőbb a készletfelelős tájékoztatását, illetve saját kezelésben lévő eszközök esetén az eszközmozgást követő két munkanapon belül. A körzetbe kerülő eszközök esetén az átadó körzetfelelős az 5. mellékletben szereplő, tárhelyek közötti átadás-átvételi elismervényen az átadás-átvétel tényét – a szervezeti egység vezetőjével együtt – aláírásával igazolja.
25. Abban az esetben, ha a készletkezelő a felelősségi körébe tartozó területen a szobaleltár szerinti eszközökhöz képest eltérést (minőségben vagy mennyiségben) tapasztal, haladéktalanul írásban jelentést tesz szolgálati elöljárójának.
26. A javításra történő átadás esetén a B.SZ.NY. B.10.-70/A/V. számú szállítólevelet kell a kijelölt körzetfelelősnek kitölteni. A javításra történő ki- és visszaszállítás a MEF feladatát képezi. A körzetfelelős a javításra kiszállítandó tárgyra vonatkozó adatokat a szállítólevélben vezeti be és adja át a felelős szakterület vezetőjének. Ez alól az eljárás alól kivételt képeznek a tűzvédelmi, valamint az informatikai eszközök, mivel az azokra vonatkozó átadás-átvétel tényét a tűzvédelmi vezetőnek, illetve az IF vezetőjének kell igazolnia.
27. Ha az eszköz nem kerül vissza (például nem javítható), akkor a készletfelelősnek átadás-átvételi bizonylatot kell kiállítania, és az arra vonatkozó szabályok szerint eljárni.
28. Tűzoltó készüléket cserélni, áthelyezni, tűzcsap felszereléseket felnyitni csak a tűzvédelmi vezető engedélyével és – szükség esetén – felügyeletével lehet. A tűzvédelmi vezetőt haladéktalanul tájékoztatni kell, ha a helyiségben funkcióváltás következik be.
29. Az IF kijelölt körzetfelelősét minden esetben tájékoztatni kell bármely informatikai eszköz áthelyezésének szükségességéről. Informatikai eszközöket kizárólag az IF helyezhet át egyik tárolóhelyről a másikra. A körzetfelelősök naprakész nyilvántartást vezetnek az informatikai eszközökről és az abban bekövetkező változásokról, amelyekről 3 munkanapon belül értesítést küldenek az analitikus könyvelőnek.
30. A raktárosok a raktárakban kötelesek minden anyagmozgatást a megfelelő bizonylatokkal alátámasztani. A készletek, eszközök raktáron belüli mozgatását minimális szintre kell csökkenteni.
31. A raktárosnak figyelemmel kell kísérnie a raktári készleteit. Azokról a készletekről, melyek egy éven túl nem mozogtak (kivétel fegyverzeti anyagok), illetve feleslegessé váltak, minden évben a selejtezési eljárás előkészítésével egyidejűleg jegyzéket kell készítenie.
32. A KAR készleteinek analitikus nyilvántartását a MEF, az eszközök nyilvántartását a KGFO Számviteli Osztálya végzi. Az analitikus nyilvántartást és az anyagmozgatást a Forrás.Net program által előállított bizonylatokkal kell dokumentálni és alátámasztani.
33. A készletnövekedés esetei:
b) térítés nélküli átvétel;
34. Készletcsökkenés esetei:
a) kivételezés (felhasználás, kiadás felelősre);
e) térítés nélküli átadás.
35. A leltározás sikeres végrehajtásának alapvető feltétele a rendszeres készlet- és eszközegyeztetés. Minden körzetfelelős köteles a leltárt megelőző hónap végéig a szobaleltárak szerinti eszközeit egyeztetni a KGFO Számviteli Osztályával.
36. A könyvelő minden leltárt megelőzően megküldi a készletegyeztető listát a körzetfelelősöknek, akik a lista alapján ellenőrzik a körzetükbe tartozó készletet. Egyezőség esetén a listát aláírásukkal igazolva, az adott évre vonatkozó leltárutasításban meghatározott időpontig megküldik a könyvelőnek, illetve eltérés esetén írásban jelzik az esetleges eltérést, csatolva hozzá a kiállított bizonylatok fénymásolatát.
37. Amennyiben a körzetfelelős nem tudja bizonylattal igazolni a készletegyeztetési listától történő eltérést, erről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv egy példánya a KGFO Számviteli Osztályáé, egy példánya a körzetfelelősé, egy példányt pedig a körzetfelelős szolgálati elöljárójának kell megküldeni. A szolgálati elöljáró az eltérés okát haladéktalanul kivizsgálja.
38. A leltározási körzetenként kijelölt személyek felelősek azért, hogy a hatáskörükbe utalt terület körzet- és készletfelelősei az egyeztetési feladatok végrehajtásában részt vegyenek, és a nyilvántartásokat/szobaleltárakat az előírások szerint vezessék. Feladatuk a munkaköri leírások módosítása a készletkezelési rendszer előírásainak megfelelően, valamint a KGFO Számviteli Osztályának írásbeli tájékoztatása a helyiségért felelős készletfelelős vagy körzetfelelős személyében történő változásról és az új felelős kijelöléséről, a személyi változást megelőző legalább 5 munkanappal. A KGFO Számviteli Osztályán kijelölt könyvelő a személyi változásról történő jelzést követően haladéktalanul végrehajtja a készletegyeztetést, és a személyi változást az analitikus nyilvántartásokon átvezeti, valamint az új készlet-/körzetfelelőst feladatairól tájékoztatja.
39. A KAR munkájának egyenletes elosztása érdekében a nagyobb feladatok meghatározása előtt (pl. éves elosztók kiadása, térítésmentes átvétel más szervektől, ruházati méretfelvétel végrehajtása) egyeztetni szükséges a MEF munkatársaival a feladat végrehajtásának rendjéről.
40. A megrendelésekre vonatkozó szerződések megkötését követően, a szerződés 1 másolati példányát 5 munkanapon belül a BVOP beszerzésben illetékes szakterülete a KAR, valamint a KGFO részére megküldi. A számla mellé csatolt bevételi bizonylatok helyességének ellenőrzése a számla kiegyenlítése előtt a KGFO kijelölt kiemelt főreferensének feladata.
41. A beszerzésre került termékek átadás-átvételének pontos időpontjáról a KAR a beszerzésben illetékes szakterülettel egyeztetni köteles.
42. A szállítólevélen megjelölt termékek a szerződésben rögzítettekkel történő egyeztetése a KAR raktárvezetőjének, a mennyiségi átvétele a KAR raktárosának a feladata.
43. A minőségi átvételt a beszerzésben illetékes szakterület képviselője a központi beszerzésű termékekre vonatkozóan a műszaki dokumentáció figyelembevételével, szúrópróbaszerűen, szemrevételezéssel hajtja végre. A KAR az átvételt a szállítólevél aláírásával, keltezésével és bélyegzővel történő ellátásával igazolja. Az aláírt szállítólevelet a KAR raktárvezetője 3 munkanapon belül megküldi a beszerzésben illetékes szakterület részére.
44. Amennyiben az átadás-átvétel során mennyiségi és/vagy minőségi probléma merül fel, a beszállított termékek nem kerülnek átvételre.
45. A mennyiségi és/vagy minőségi probléma felmerülése esetén, a beszerzésben érintett szakterület kötelessége az aláírt szerződésnek megfelelő mennyiségű és minőségű termékek leszállíttatására intézkedni.
46. Abban az esetben, ha a szerződő partner a szállítási szerződésben rögzített időpontig nem, illetve nem megfelelő mennyiségben és/vagy minőségben szállítja le a termékeket, a beszerzésben illetékes szakterület jelzése alapján a kötbér számlázását a KGFO érvényesíti.
47. A használat során jelentkező, esetleges minőségi problémáról a felmerülés helyén kell a jegyzőkönyvet felvenni a mennyiségi bevételezést végzőnek – a termékek visszaküldése szállítólevél kiállításával történik –, melynek 1 példányát a beszerzésben illetékes szakterület részére meg kell küldeni, amely a minőségi kifogást kivizsgálja.
48. Téves számlázás esetén a számlareklamáció elkészítése, illetve a számla visszaküldése a szakmai teljesítésigazolást végző feladata.
49. A készletek esetén, szállítólevél alapján, a KAR végzi a mennyiségi bevételezést és a beérkező számla alapján a beárazást. A szervezeti egységektől átvett készletek árazása a megküldött árazott bizonylat, illetve ennek hiányában az érvényben lévő terhelési és kártérítési jegyzék alapján történik.
50. A számla beérkezését követően a KGFO a számlát 3 munkanapon belül teljesítésigazolásra megküldi a beszerzésben érintett szakterület részére. A leigazolt számlát 3 munkanapon belül szükséges visszaküldeni a KGFO részére.
51. A KGFO kiemelt főreferense a beérkezett és leigazolt számla másolatát 5 munkanapon belül megküldi a KAR részére. A számla alapján beárazott bevételi bizonylat a számla mellékletét képzi, melynek 1 eredeti példányát a KAR, a beárazást követően, 5 munkanapon belül megküldi a KGFO részére. A KGFO kijelölt kiemelt főreferensének a KAR-ból érkező, beárazott bevételi bizonylatokat és a számlát össze kell vetnie, és az ellenőrzés tényét szignálással kell igazolnia.
52. Az eszközök esetében az átvételt igazoló szállítólevelet a KAR raktárvezetője 3 munkanapon belül megküldi a KGFO részére. Az eszközök mennyiségben és értékkel történő nyilvántartása a KGFO feladata. Kiadás esetén a KAR kiállítja a szállítólevelet, melyet a KAR raktárvezetője haladéktalanul köteles megküldeni a KGFO részére. Az eszköz mennyiségi és értékbeli mozgatását a KGFO végzi, az ehhez kapcsolódó bizonylatokat kiállítja (bevételezési, kiadási, térítésmentes átadási, értékesítési).
53. A központi beszerzésű termékek szervezeti egységek részére történő térítésmentes átadására a megrendelést kezdeményező főosztály a MEF felé írásban intézkedik. A szervezeti egységek részéről felterjesztett folyamatos ruházati igények (pl. alapellátás, utánpótlás, munkaruházat) kiadását a MEF főosztályvezetője engedélyezi. Az engedélyt a KAR részére meg kell küldeni.
54. A központi beszerzésű termékek raktári beszállításának időpontja munkanapokon 7:00-től 12:00 óráig tart. A raktári kiadás tényét az átvevővel igazoltatni kell (keltezés, aláírás, valamint bélyegző). Az átvétel időpontját a KAR-nak közvetlenül az érintettekkel kell leegyeztetnie. Az átvétel időpontjának egyeztetése a ruházati termékek vonatkozásában a MEF KAR kiemelt főreferensének feladata, minden más termék vonatkozásában a KAR raktárvezetőjének hatáskörébe tartozik. A termékek kiadásáról a KAR a Forrás.Net programból generált kiadási bizonylatot készít. A ruházati alapfelszerelés és utánpótlás kiadásakor a KAR a készletnyilvántartási modul, raktári kiadás készlet átadás elnevezésű bizonylatát köteles kiállítani. A KAR köteles a kiadással egyidejűleg az átvevő részére a beárazott raktári kiadási bizonylatot átadni. Amennyiben ez objektív okból nem lehetséges, akkor 5 munkanapon belül az átvevő részére pótlólag, legalább elektronikus formában meg kell küldeni a beárazott bizonylatot, majd ezt követően eredetben is továbbítani szükséges. A beárazást a KAR előadója végzi, a KGFO által a számla beérkezésének napján elektronikus formátumban megküldött számlamásolat alapján.
55. Bérmunkára kiadott anyagokat a kiadás időpontjában át kell tárolni a bérmunkaraktárakba. Az anyagot késztermékké válásáig erre a tárolóhelyre kell gyűjteni. A bérmunkaraktárból való kivezetéskor a bevételezendő késztermék árát a bérmunka elszámolási lap és a bérmunkadíj alapján kell meghatározni, majd a készterméket bevételezni.
56. A ruházati utánpótlás biztosítása érdekében a KAR területén pénzkezelő működik munkanapokon 8:00-tól 14:00 óráig. Az igényjogosultnak a ruházat ellenértékét a KAR területén lévő pénzkezelő helyen kell befizetnie. A számla kiállítása a raktár által kibocsátott, gépi árat tartalmazó kiadási bizonylat vagy szállítólevél alapján történik.
57. A KAR-ban a ruházati cseréket csak abban az esetben lehet végrehajtani, ha a személyi állomány tagja – előzetes egyeztetést követően – az új, címkével ellátott ruházati termékeket a KAR részére kiírt raktári kiadási készletátadás címen belüli bizonylattal vagy szállítólevéllel együtt viszi vissza. Ezekben az esetekben a cserére kiadott és visszavett termékeket árazni nem kell (sem a szervezeti egységnek, sem a KAR-nak), mert értékben változás nem történik, csak méretben.
58. Az IF biztosítja az igénylő szakterület részére a Forrás.Net programhoz történő hozzáférést. A hozzáférési jogosultságok biztosítására a szakterületi igények alapján a KGFO intézkedik.
59. A KAR minden évben a leltározási ütemtervben meghatározottak szerint zárva tart. A beszerzési eljárások lefolytatása során a beszerzésben érintett szakterületnek arra kell törekednie, hogy a beszállítás ne ebben az időszakban történjen. Ezen időszakban csak rendkívüli esemény által indokolt kiadások teljesítésére kerülhet sor.
60. Minden, a BVOP saját felhasználására beérkezett anyagot a BVOP raktárosának be kell vételeznie, bizonylat alapján.
61. Az anyagot kísérő bizonylatnak megfelelően a raktáros köteles elvégezni az anyagátvételi eljárást a 6. mellékletben szereplő szállítási jegyzőkönyv alapján.
62. A mennyiségi átvétel során meg kell állapítani, hogy a beérkezett mennyiség megegyezik-e az anyagot kísérő bizonylaton feltüntetett mennyiséggel. Raktárba bevételezni csak a tényleges mennyiséget lehet.
63. A minőségi átvétel során ellenőrizni kell, hogy a beérkező anyag minősége megfelel-e a bizonylaton feltüntetettnek.
64. Anyagok bevételezése ajándék esetén az ajándékraktárba, informatikai anyag esetén az informatikai raktárba, minden más esetben a főraktárba történik, anyagbevételezési bizonylat szerint. Kiállítója az anyagot átvevő raktáros, alapja lehet számla, szállítólevél, átadás-átvételi jegyzőkönyv. Az anyagbevételezési bizonylat számát a Forrás.Net program generálja. A bizonylat 3 példányban készül, amelyből egy példány a raktárosé, egy példány a bank vagy pénztárbizonylat melléklete, egy példány az anyagkönyvelőé. Az anyagkönyvelő a raktáros által bevételezett mennyiség helyességét leellenőrizve, számla alapján beárazza a bizonylatot.
65. Az anyagkiadás bizonylata a raktári kiadás elnevezésű bizonylat. Anyag kiadását az informatikai anyag, valamint ajándék kivételével a MEF engedélyezi.
66. Az ajándékraktárért a BVOP Hivatal Koordinációs Főosztálya (a továbbiakban: Koordinációs Főosztály) a felelős. Ajándékraktárból kiadás a 7. mellékletben szereplő ajándékigénylő lap alapján, kizárólag a Koordinációs Főosztályvezető engedélyével történhet. A kiadások nyilvántartását a Koordinációs Főosztály vezeti, amely alapján negyedévente egyeztetést végez a KGFO Számviteli Osztályával.
67. Informatikai anyag kiadását az IF engedélyezi.
68. A kiadási bizonylatot 3 példányban kell kiállítani. 1 példány a raktáré, 1 példány az átvevőé, 1 példány az anyagkönyvelőé. A bevételezés alapbizonylata az állományba vételi bizonylat.
69. Más szerv tulajdonát képező, használatra, üzemeltetésre átadott vagy átvett eszközöket, készleteket is nyilvántartásba kell venni. Az analitikus nyilvántartásban ezeket az eszközöket, készleteket elkülönítetten, a 0-s számlaosztályon kell nyilvántartani.
PÁLYÁZATI FORRÁSBÓL BESZERZETT VAGYONTÁRGYAK NYILVÁNTARTÁSA, KEZELÉSE
70. Valamely szervezeti egység kezelésbe, illetve használatra átadott eszközök (pl. európai uniós projektekhez tartozó beszerzések) értékben és mennyiségben is a BVOP vagyonában maradnak, melyet a BVOP elkülönítetten, leltárkörzetenkénti bontásban tart nyilván. Egy leltárkörzet egy szervezeti egységet foglal magába.
71. Az IF a pályázati forrásból beszerzett informatikai eszközök átadásáról, átvételéről, mozgatásáról naprakész, saját nyilvántartást vezet, az átadás-átvételi bizonylatot pedig 5 munkanapon belül eljuttatja a KGFO-ra, majd negyedévente egyeztet a KGFO Forrás.net programban lévő nyilvántartásával.
72. Az IF biztosítja a pályázati forrásból beszerzett informatikai eszközök – pályázati kiírásban és támogatási szerződésben foglaltaknak megfelelő – megkülönböztetett kezelését, az eszközök fenntartási időszak alatt történő üzemeltetését, továbbá az eszközökön a szükséges feliratok jelzések, elhelyezését.
73. A pályázati forrásból beszerzett eszközöket a szervezeti egységek részére az IF adja át a 8. mellékletben szereplő, pályázati forrásból beszerzett informatikai eszköz átadásáról szóló jegyzőkönyv alapján, majd az erről készült bizonylat 1 példányát a KGFO részére megküldi.
74. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Leltárfelelősségi megállapodás hivatásos és rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban foglalkoztatott raktárvezetői, beosztott raktárosi beosztást (munkakört) betöltővel |
|
|
Amely létrejött egyrészről a |
(munkáltató megnevezése) |
székhelye |
képviseli: |
mint munkáltató (a továbbiakban: Munkáltató), |
másrészről |
(személyi állomány tagjának megnevezése) |
leánykori neve: |
anyja neve: |
lakhelye: |
születési helye és ideje: |
mint a személyi állomány tagja (a továbbiakban: ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott) között alulírott napon és helyen az alábbi feltételek szerint: |
|
|
1. |
A Munkáltató és a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott megállapodnak abban, hogy a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott …… év …… hó …… napjától kezdődően a rendvédelmi feladatokat ellátó szervek hivatásos állományának szolgálati jogviszonyáról szóló 2015. XLII. törvény (a továbbiakban: Hszt.) 233. § (3) bekezdésében foglalt rendelkezései, valamint a jelen megállapodásban foglaltak szerint teljes kártérítési felelősséggel tartozik az általa állandóan egyedül kezelt leltári készletben bekövetkező leltárhiány összegéért. |
|
|
2. |
A ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott által állandóan egyedül kezelt leltári készlet köre: |
|
|
|
|
|
3. |
A raktárvezető, illetve a beosztott raktáros a Hszt. 233. § (2) bekezdésében foglalt rendelkezései szerinti mértékben tartozik kártérítési felelősséggel. |
|
|
4. |
A felek rögzítik, hogy a Munkáltató a jelen leltárfelelősségi megállapodás megkötését megelőzően írásban tájékoztatta a ht. állomány tagját/rendvédelmi alkalmazottat: |
a) |
a leltári készlet átadásának és átvételének módjáról és szabályairól, |
b) |
a leltárhiány vagy a leltárfelelősség megállapítására irányuló eljárás rendjéről, a kártérítési felelősség formájáról és mértékéről és |
c) |
a leltári készlet biztonságos megőrzését szolgáló munkáltatói kötelezettségekről. |
|
|
5. |
A Munkáltató a fenti körülményekről – azok megváltozása esetén – a ht. állomány tagját/rendvédelmi alkalmazottat minden leltározási időszak kezdetét megelőzően köteles írásban tájékoztatni. A fenti körülmények a leltározási időszakon belül a ht. állomány tagjának/rendvédelmi alkalmazottnak hátrányára nem módosíthatóak. |
|
|
6. |
A Munkáltató és a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott megállapodnak abban, hogy a leltározási időszak letelte előtt leltározást kell tartani a következő esetekben: |
|
|
|
|
7. |
A Munkáltató köteles gondoskodni arról, hogy a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott a leltári készletet szabályszerű átadó-átvevő leltárral vegye át, valamint arról, hogy a leltárhiány megállapítására a leltározási rend szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel alapján kerüljön sor. |
|
|
8. |
Mentesül a hivatásos állomány tagja a leltárhiányért való felelősség alól a Hszt. 231. § (3) bekezdésében, valamint 232. § (1) bekezdésében meghatározott esetekben. |
|
|
9. |
A felek megállapodnak abban, hogy a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott felelőssége, illetve a kártérítés mértéke megállapításánál figyelembe kell venni az eset összes körülményeit, így különösen azokat, amelyek a ht. állomány tagjának/rendvédelmi alkalmazottnak a felelősségére kihatnak, illetve amelyek a biztonságos és előírásszerű kezelést befolyásolhatták, ezen belül a biztonságos őrzésre vonatkozó munkáltatói kötelezettségek teljesítését, továbbá a ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott esetleges távollétének az időtartamát. |
|
|
10. |
Felek a jelen leltárfelelősségi megállapodást határozatlan időre kötik. |
|
|
11. |
A megállapodásban nem szabályozott kérdésekben a Hszt. rendelkezései az irányadóak. |
|
|
12. |
Felek a jelen megállapodást elolvasást követően, mint akaratukkal mindenben megegyezőt, helybenhagyólag írták alá. |
|
|
|
Kelt: |
|
|
Munkáltató |
ht. állomány tagja/rendvédelmi alkalmazott |
2. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
0R03662_0
|
Leltárfelelősségi megállapodás munkaviszonyban foglalkoztatott raktárvezető, raktáros munkakört betöltővel |
|
|
|
Amely létrejött egyrészről a |
(munkáltató megnevezése) |
|
székhelye: |
|
képviseli: |
|
mint munkáltató (a továbbiakban: Munkáltató), |
|
másrészről |
(munkavállaló megnevezése) |
|
leánykori neve: |
|
anyja neve: |
|
lakhelye: |
|
születési hely és idő: |
|
mint munkavállaló (a továbbiakban: Munkavállaló) között alulírott napon és helyen az alábbi feltételek szerint: |
|
|
|
|
1. |
A Munkáltató és a Munkavállaló megállapodnak abban, hogy a Munkavállaló …… év …… hó …… napjától kezdődően a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.) 186. § (1) bekezdésének rendelkezései, valamint a jelen megállapodásban foglaltak szerint vétkességére tekintet nélkül kártérítési felelősséggel tartozik az általa állandóan egyedül kezelt leltári készletben bekövetkező leltárhiány összegéért. Ha a leltári készletet a leltárhiányért nem felelős munkavállaló is kezeli, akkor a felelősség mértékét az Mt. 186. § (2) bekezdésének rendelkezései határozzák meg. |
|
|
|
|
2. |
A Munkavállaló által állandóan egyedül kezelt leltári készlet köre: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
A felek rögzítik, hogy a Munkáltató a jelen leltárfelelősségi megállapodás megkötését megelőzően írásban tájékoztatta a Munkavállalót: |
|
a) |
a leltári készlet átadásának és átvételének módjáról és szabályairól, |
|
b) |
a leltárhiány vagy a leltárfelelősség megállapítására irányuló eljárás rendjéről és |
|
c) |
a leltári készlet biztonságos megőrzését szolgáló munkáltatói kötelezettségekről. |
|
|
|
|
4. |
A Munkáltató a fenti körülményekről – azok megváltozása esetén – a Munkavállalót minden leltározási időszak kezdetét megelőzően köteles írásban tájékoztatni. A fenti körülmények a leltározási időszakon belül a Munkavállaló hátrányára nem módosíthatóak. |
|
|
|
|
5. |
A Munkavállaló a leltárhiány összegéért teljes mértékben / …… havi távolléti díja erejéig felel. |
|
|
|
|
6. |
A Munkáltató és a Munkavállaló megállapodnak abban, hogy a leltározási időszak letelte előtt leltározást kell tartani a következő esetekben: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7. |
A Munkáltató köteles gondoskodni arról, hogy a Munkavállaló a leltári készletet szabályszerű átadó-átvevő leltárral vegye át, valamint arról, hogy a leltárhiány megállapítására a leltározási rend szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel alapján kerüljön sor. |
|
|
|
|
|
|
8. |
Mentesül a Munkavállaló a leltárhiányért való felelősség alól abban az esetben, ha: |
|
– |
a Munkáltató a leltárkészlet biztonságos őrzésének a feltételeit nem biztosítja, |
|
– |
a leltári készlet nem szabályszerűen került átadás-átvételre, |
|
– |
a leltárhiány nem a leltározási rend szerint lebonyolított, a teljes leltári készletet érintő leltárfelvétel alapján történt leltározás alapján kerül megállapításra. |
|
|
|
|
9. |
Szerződő felek a jelen leltárfelelősségi megállapodást határozatlan időre kötik. |
|
|
|
|
10. |
A jelen megállapodásban nem szabályozott kérdésekben az Mt. rendelkezései az irányadók. |
|
|
|
|
11. |
Szerződő felek a jelen megállapodást elolvasást követően, mint akaratukkal mindenben megegyezőt, helybenhagyólag írták alá. |
|
|
|
|
|
Kelt: ………………, …………………… |
|
|
|
|
|
…………………………………… |
|
Munkáltató |
|
|
|
|
|
…………………………………… |
|
Munkavállaló |
3. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Anyagi felelősségvállalási nyilatkozat
Alulírott ………………………………, tudomásul veszem, hogy a kezelésembe adott eszközért a fegyveres szervek hivatásos állományú tagjainak szolgálati viszonyáról szóló 2015. évi XLII. törvény 231. §-ában / a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. tövény 180. §-ában meghatározott mértékű felelősséggel tartozom.
…………………………………… …………………………………
átadó átvevő |
4. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Szobaleltár
Ssz. |
Cikkszám |
Megnevezés
(márkanév, típus, méret, szín, egyéni ismertető) |
Gyári szám |
M.e. |
Menny. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fentiekben rögzítettek meglétét aláírásommal igazolom.
Budapest, 20…………………………………
……………………………………………
készletfelelős olvasható aláírása
5. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Tárhelyek közötti átadás-átvételi elismervény
20…… ……………………. hó …………… nap
A(z) ………………………………………………………………… épület …………… emeletének …………… számú helyiségében lévő szobaleltárban szereplő eszközök közül átadásra kerülnek az alábbi eszközök a(z) …………………………………………… épület …………… emeletének …………… számú helyiségébe.
Ssz. |
Megnevezés, lényeges ismertető |
Menny. |
Gyári szám |
Cikkszám/leltári azonosító |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fenti eszközöket átadom: |
Fenti eszközöket átveszem: |
……………………………………… ……………………………………………
körzetfelelős olvasható aláírása körzetfelelős olvasható aláírása |
|
|
|
Engedélyezem: |
|
………………………………………
engedélyező olvasható aláírása |
|
|
|
Fenti mozgást átvezetem: |
|
………………………………………
analitikus nyilvántartó aláírása |
|
|
|
Megjegyzés: |
|
|
6. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Szállítási jegyzőkönyv |
|
Készült a(z) ……………………………………………………………… raktárában 20…………………………-án/én |
a szállító megnevezése: |
a szállítólevél kelte és száma: |
a szállítmány raktárba érkezésének időpontja: |
a szállítmány megnevezése: |
vámtarifaszáma: |
tényleges bruttó és nettó súlya: |
a szállítmány átvizsgálásakor felmért mennyiségi és minőségi adatok: |
|
|
|
|
a kísérő okmányokban a szállító által feltüntetett adatok: |
|
|
a csomagolás leírása: |
|
|
mennyiségi hiány esetén annak mértéke, a feltehető ok megjelölésével (romlás, kopás, törés, egyéb stb.), a hiány észlelésének körülményei, a kár nagysága: |
|
|
|
minőségi hiány esetén annak pontos leírása, a valószínűsíthető okok, a felmerült kár nagysága: |
|
|
|
|
|
……………………………………… ……………………………………………
szállító raktáros |
7. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Ajándékigénylő lap |
|
|
Igénylő neve: |
Beosztás: |
Szolgálati helye: |
Az ajándékozás jogcíme: |
|
|
Az igényelt ajándék megnevezése, mennyisége: |
|
|
|
|
|
………………, 20…. év ……………. hónap …… nap |
|
…………………………………….
igénylő aláírása, beosztása |
|
|
|
|
|
Engedélyezem: |
|
|
…………………………………….
Koordinációs Főosztályvezető |
8. melléklet a 27/2020. (VII. 10.) BVOP utasításhoz
Átadás-átvételi jegyzőkönyv
pályázati forrásból beszerzett informatikai eszköz átadás-átvételéről
A Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnoksága a pályázati forrásból beszerzett alábbi informatikai eszközöket átadja a(z) …………………………………………………… részére.
Megnevezés |
Mennyiség (db) |
|
|
Gyári számok: |
|
|
Gyári számok: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
……………………………………. …………………………………….
átvevő átadó |
