6/2021. (I. 28.) BVOP utasítás
a külföldi küldöttségek, vendégek fogadásáról, vendéglátásáról
2023.01.01.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), továbbá a büntetés-végrehajtási intézetekre, intézményekre, gazdasági társaságokra (a továbbiakban együtt: bv. szervek) terjed ki.
2. Az utasítás alkalmazása során a büntetés-végrehajtás küldöttségének, vendégének (a továbbiakban: vendég) kell tekinteni:
a) az előzetes levelezés, a jóváhagyott utazási program vagy esetenkénti, egyszeri meghívás alapján érkező külföldi vendéget,
b) az előzetes egyeztetés nélkül érkező vagy az átutazó, a magyar büntetés-végrehajtással kapcsolatban álló külföldi vendéget,
c) a bv. szervek által együttműködési megállapodásuk alapján fogadott külföldi vendégeket.
3.1 A vendégek az ellátás szintjének meghatározása céljából a fogadó szervezeti egység vezetőjének szolgálati beosztásának figyelembevételével az alábbi kategóriákba sorolandók:
a) I. kategória: az országos parancsnok, valamint helyettesei által fogadott vendégek, továbbá a velük együtt mozgó kíséret (pl. szakterületi vezetők, tolmács),
b) II. kategória: parancsnok, ügyvezető, igazgató, főigazgató (a továbbiakban: parancsnok), valamint a BVOP hivatalvezetője, szolgálatvezetője, főosztályvezetője által fogadott vendégek, továbbá a velük együtt mozgó kíséret (pl. szakterületi vezetők, tolmács),
c) III. kategória: az I–II. kategóriába nem tartozó, különösen a tartózkodás technikai és logisztikai támogatásával, valamint az I–II. kategóriába tartozó vendégek szállításával, közvetlen ellátásával foglalkozó személyek. Önálló ellátási szintként nem alkalmazható, használata kizárólag a pénzügyi terv, valamint a program, továbbá az előirányzat összeállítása során engedélyezett.
4. Az engedélyezett külföldi vendégek fogadását úgy kell megszervezni, hogy – a különösen indokolt esetek kivételével – munkaszüneti, pihenő- vagy ünnepnapokat ne vegyen igénybe.
5. A külföldi vendégek magyarországi látogatása során tiszteletben kell tartani a küldő ország szokásait, vallási és világnézeti felfogását.
6.2 Az I. kategóriába tartozó vendégek vonatkozásában a BVOP Hivatal Nemzetközi Osztálya (a továbbiakban: Nemzetközi Osztály) minden év november 30-ig éves fogadási tervet készít, a jóváhagyott fogadási tervet pedig tárgyév július 5-ig felülvizsgálja.
7.3 A II. kategóriába tartozó vendégek éves fogadási tervét a gazdasági vezető ellenjegyzése után a bv. szerv / szervezeti egység vezetője írja alá, amelyet jóváhagyást követően minden év november 30-ig tájékoztatásul megküldi a BVOP Hivatal részére.
8.4 Az I. kategóriába tartozó vendégek fogadási programját és ellátásuk pénzügyi tervét a Nemzetközi Osztály készíti elő, melyet az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettese által történő pénzügyi ellenjegyzést követően az országos parancsnok hagyja jóvá.
9.
5 A II. és III. kategóriába tartozó vendégek fogadási programját, valamint – a rendelkezésre álló költségvetési keret figyelembevételével – az ellátás pénzügyi tervét (
1. melléklet) a fogadó bv. szerv, vagy szervezeti egység vezetője készíti el, majd a programot, megküldi a BVOP Hivatala részére. A pénzügyi ellenjegyzést követően a fogadási programot a BVOP hivatalvezetője hagyja jóvá. A jóváhagyott programot meg kell küldeni a programban és a vendéglátásban részt vevő valamennyi vezető részére.
9/A.6 A II. kategóriába tartozó, az adott évre vonatkozó fogadási tervben nem szereplő delegáció fogadása esetén a programhoz, valamint a pénzügyi tervhez szükséges a terven felüli fogadás szükségességét igazoló indokolás csatolása.
10. A vendégek fogadási programjának kialakítása során a vendégek fogadása, vendéglátása esetén meghatározott keretösszegeket (2. melléklet) figyelembe kell venni.
11. A külföldi vendégek programjának lebonyolításához a résztvevők szükséges létszámát, ellátását és a várható költségeket az előterjesztéshez mellékelt, előirányzatokat tartalmazó pénzügyi tervben kell feltüntetni. A külföldi vendégek mellé kirendelt, ellátásra jogosult kísérők számát oly módon kell megállapítani, hogy az a vendégek létszámát lehetőleg ne haladja meg. A kísérők létszámába beletartozik a tolmács is.
12. A vendéglátás kiterjed
b) az élelmezési ellátásra,
c) a kulturális rendezvények látogatására,
d) a gépjárművel való közlekedés biztosítására,
e) előzetes engedély alapján egyéb költségekre.
13. A vendéglátást a kísérők részére is biztosítani kell.
14.7 Az I. kategóriába tartozó vendégek programjának, ellátásának megszervezéséért, lebonyolításáért, a jóváhagyott költségvetés betartásáért a BVOP Hivatal vezetője, a II. kategóriába tartozó vendégek esetén a programok lebonyolításáért és a jóváhagyott költségvetés betartásáért a fogadó bv. szerv / szervezeti egység vezetője a felelős.
15.8 A bv. szervek által saját hatáskörben fogadott, II. kategóriába tartozó külföldi vendégek vendéglátása során felmerült költségeket a bv. szervek a saját költségvetésük terhére kötelesek elszámolni.
16. A vendéglátás során élelmezési ellátásban részesülő büntetés-végrehajtási dolgozó napidíjra nem jogosult.
17.9 Az I. kategóriába tartozó vendégeket elsősorban a Büntetés-végrehajtási Szervezet Oktatási, Továbbképzési és Rehabilitációs Központjában, amennyiben erre nincs lehetőség, szállodában kell elhelyezni. A II. kategóriába tartozó vendégeket a költséghatékonyság figyelembevételével kell elhelyezni.
18. A vendégek részére legalább napi háromszori étkezést kell biztosítani az érkezés és az elutazás időpontjának figyelembevételével. A napi étkezést lehetőség szerint a bv. szervekben kell biztosítani.
19.10 Az I. kategóriába tartozó vendégek részére éttermi étkezés is biztosítható.
20.
11 A vendégek részére a vendégfogadás során – a
2. mellékletben foglaltak figyelembe vételével – egy alkalommal díszétkezés biztosítható.
21. A vendégfogadás során felmerülő kulturális és büféköltséget a 2. mellékletben foglaltak alapján kell megállapítani, ettől eltérni előzetes engedély alapján lehet.12
22. A külföldi vendégek szállítására a büntetés-végrehajtási szervezet gépjárműveit kell igénybe venni.
23. Az éves fogadási terveknek megfelelően a vendégek részére ajándék adható. Az ajándékozás éves költségvetési előirányzatát a BVOP-n a Hivatal Koordinációs Főosztálya tervezi meg, amelyet az országos parancsnok hagy jóvá.
24. A nemzetközi konferenciák lebonyolításához – a fogadási rendnek megfelelően – programot és ellátási tervet kell készíteni. A nemzetközi konferenciák ellátási költségei elnevezésű nyomtatványt (3. melléklet) a fogadó bv. szerv kitöltve megküldi a BVOP Hivatal számára előzetes ellenőrzésre. A pénzügyi ellenjegyzést követően a fogadási programot a BVOP hivatalvezetője hagyja jóvá. A jóváhagyott ellátási tervezettől eltérni előzetes engedély alapján lehet.13 25.14 Az országos parancsnok által jóváhagyott összegek nem léphetők túl. Amennyiben valamilyen előre nem látható és indokolt okból a vendégfogadás költségei a jóváhagyott összeget túllépik, a II. kategóriába tartozó vendégek esetében a fogadó szervezeti egység vezetője javaslatára a Nemzetközi Osztály vezetője új ellátási tervet készít, amelyet a Közgazdasági Főosztály ellenőrzését követően, az országos parancsnok gazdasági és informatikai helyettesének ellenjegyzése után az országos parancsnok engedélyezhet.
26. A fogadási és ellátási terv jóváhagyását követően a költségek fedezetére előleg vehető fel. A külföldi vendégek fogadására jóváhagyott előirányzat nem jár felhasználási kötelezettséggel.
27. Az utasítás mellékleteiben meghatározott összegek ÁFA nélkül értendők.
28. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 6/2021. (I. 28.) BVOP utasításhoz16
A külföldi vendégek ellátásának költség-előirányzata
I. A delegáció adatai
A vendégek megnevezése: ……………………………………………………………………………………….
A vendégek vezetője: …………………………………………………………………………………………….
A vendégek ellátási szintje: ………………………………………………………………………………………
A tartózkodás időtartama: ………………………………………………………………………………………..
II. Létszámadatok
Külföldi vendégek száma: …………………… fő
Kísérők száma: …………………… fő
Technikai személyzet: …………………… fő
Összesen: …………………… fő részére ……………………………… Ft
költség-előirányzat, amely az alábbi részletezés szerint használható fel.
III. Étkezési költségek megoszlása
1. A külföldi vendégek esetében
|
bv. szervnél |
külső szolgáltatónál |
|
fő részére |
napra |
Ft |
fő részére |
napra |
Ft |
Reggeli |
|
|
|
|
|
|
Ebéd |
|
|
|
|
|
|
Vacsora |
|
|
|
|
|
|
Összesen |
|
– |
|
|
– |
|
2. Kísérők, tolmács esetében
|
bv. szervnél |
külső szolgáltatónál |
|
fő részére |
napra |
Ft |
fő részére |
napra |
Ft |
Reggeli |
|
|
|
|
|
|
Ebéd |
|
|
|
|
|
|
Vacsora |
|
|
|
|
|
|
Összesen |
|
– |
|
|
– |
|
3. Technikai személyzet esetében
|
bv. szervnél |
külső szolgáltatónál |
|
fő részére |
napra |
Ft |
fő részére |
napra |
Ft |
Reggeli |
|
|
|
|
|
|
Ebéd |
|
|
|
|
|
|
Vacsora |
|
|
|
|
|
|
Összesen |
|
– |
|
|
– |
|
|
Szállásköltség összesen |
|
– |
|
|
– |
|
IV. Díszétkezés: ……………… főre ……………………………… Ft értékben
V. Büféköltségek: ……………… főre ……………………………… Ft értékben
VI. Kulturális költségek: ……………… főre ……………………………… Ft értékben
VII. Ajándékozás költségei: ……………… főre ……………………………… Ft értékben
VIII. Egyéb költségek (tolmácsolási díj stb.): ……………………………… Ft értékben
ÖSSZES KÖLTSÉG: ……………………………… Ft
2. melléklet a 6/2021. (I. 28.) BVOP utasításhoz17
Keretösszegek a külföldi küldöttségek, vendégek fogadása, vendéglátása esetén
|
Élelmezés |
|
Egyszeri vendéglátás |
Bv. szervnél
fő/nap |
Külső szolgáltatónál
fő/nap |
Bv. szervnél
fő/nap |
Külső szolgáltatónál
fő/nap |
I.
az országos parancsnok, valamint helyetteseik által fogadott vendégek |
15 000 Ft |
25 000 Ft |
5 000 Ft |
10 000 Ft |
II.
parancsnok, valamint a BVOP hivatalvezetője, szolgálatvezetője, főosztályvezetője által fogadott vendégek |
10 500 Ft |
16 000 Ft |
4 000 Ft |
8 000 Ft |
III.
I–II. kategóriába nem tartozó vendégek |
8 000 Ft |
11 500 Ft |
3 000 Ft |
6 000 Ft |
|
|
DÍSZÉTKEZÉS
1 alkalommal személyenként |
Kulturális és büféköltségek
személyenként, naponta |
Nemzetközi konferencia személyenként |
kulturális |
büfé |
I.
az országos parancsnok, valamint helyetteseik által fogadott vendégek |
20 000 Ft |
20 000 Ft |
5 000 Ft |
25 000 Ft |
II.
parancsnok, valamint a BVOP hivatalvezetője, szolgálatvezetője, főosztályvezetője által fogadott vendégek |
15 000 Ft |
15 000 Ft |
4 000 Ft |
16 000 Ft |
III.
I–II. kategóriába nem tartozó vendégek |
10 000 Ft |
10 000 Ft |
3 000 Ft |
10 000 Ft |
3. melléklet a 6/2021. (I. 28.) BVOP utasításhoz
A nemzetközi konferenciák ellátási költségei
Külföldi résztvevők létszáma (fő) |
|
Magyar résztvevők létszáma (fő) |
|
Szállásköltség (Ft) |
|
Konferenciatermek bérleti díja (Ft) |
|
Étkezés (Ft) |
reggeli: |
|
ebéd: |
|
vacsora: |
|
fogadás: |
|
Büféköltség (Ft) |
|
Tolmácsolás (Ft) |
|
Konferenciaposzter (Ft) |
|
Kitűzők (Ft) |
|
Idegenvezetés (Ft) |
|
Mappa, jegyzetfüzet, toll stb. (Ft) |
|
Egyéb költségek (Ft) |
|
Összes költség (Ft) |
|
_____________________________________
fogadó szervezeti egység vezetője
_____________________________________
