8/2021. (II. 4.) BVOP utasítás
a külföldi kiküldetést teljesítők részére biztosított ellátások elszámolásának rendjéről
2023.01.01.
I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az utasítás hatálya a Büntetés-végrehajtás Országos Parancsnokságára (a továbbiakban: BVOP), továbbá a büntetés-végrehajtási intézetekre, intézményekre, gazdasági társaságokra (a továbbiakban együtt: bv. szerv) terjed ki.
2.1 Az utasítás az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő hivatásos szolgálati jogviszonyban, valamint rendvédelmi igazgatási szolgálati jogviszonyban álló három hónapnál rövidebb időtartamú külföldi szolgálatot teljesítő személyi állományi tagok (a továbbiakban együtt: kiküldött) részére nyújtható napidíj mértékét, megállapításának, kifizetésének, elszámolásának rendjét és pénzbeli járandóságainak szabályait határozza meg.
3. Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősül a meghatározott szolgálati feladat teljesítése céljából Magyarország területén kívül történő ideiglenes szolgálatteljesítés és hivatalos utazás, amennyiben a kiküldetés a kiküldő által meghatározott időtartama nem haladja meg a 3 hónapot. Ideiglenes külföldi kiküldetésnek minősülő hivatalos utazás a bv. szervezet tevékenységével kapcsolatos kiutazás, a nemzetközi vagy intézményközi együttműködési szerződésen alapuló cserekapcsolat (szakmai, oktatási együttműködés), a külföldi konferencián, kiállításon való részvétel, valamint a külföldi tanulmányút.
4. A kiküldött a külföldi kiküldetésével kapcsolatban meghatározott feladatát a kiküldetési cél és a takarékossági szempontok együttes figyelembevételével köteles teljesíteni.
II. A KIKÜLDETÉS ENGEDÉLYEZÉSÉNEK RENDJE
5. A kiküldetést a bv. szerv vezetője és a BVOP szolgálatvezetője, főosztályvezetője esetében az országos parancsnok, a bv. szerv személyi állományi tagja esetében a pénzügyi ellenjegyzést követően a BVOP hivatalvezetője engedélyezi.
6. Az engedélyezés alapját a kérelem külföldi kiküldetés engedélyezéséhez elnevezésű kérelem (1. melléklet) képezi, amelyet kitöltve legkésőbb az utazás megkezdése előtti 10. munkanapig kell megküldeni elektronikusan a BVOP Hivatal részére. Rendkívüli sürgősség esetén legkésőbb az utazás megkezdése előtti 5. munkanapon meg kell érkeznie az engedélykérésnek, amelyet ez esetben ki kell egészíteni a sürgősséget indokoló írásos jelentéssel. 7.2 Engedélyezést követően a BVOP Hivatal Nemzetközi Osztálya (a továbbiakban: Nemzetközi Osztály) intézkedik a légi, vízi vagy vonatközlekedés utazási jegyének megrendelésére, a biztosítás megkötésére, gépjárművel történő utazás esetén az üzemanyagkártya, valamint a gépkocsi kiviteli engedélyének elkészíttetésére. Az aláírt engedély egy példányát – az útielőleg előkészítése és kifizetése céljából – a Nemzetközi Osztály továbbítja a BVOP Közgazdasági Főosztálya (a továbbiakban: Közgazdasági Főosztály) részére az utazás megkezdése előtt legalább 7 munkanappal.
8. Szolgálati gépjármű igénybevételével engedélyezett külföldi kiküldetés során a gépjárművel csak a bv. szervezet aktív állományú tagjai utazhatnak.
9.3 A kiküldetésről a kiküldött minden esetben köteles a hazaérkezéstől számított 8 munkanapon belül úti jelentést készíteni.
III. A KIKÜLDETÉS SORÁN FELMERÜLŐ KÖLTSÉGEK FEDEZETÉRE SZOLGÁLÓ ELŐLEGKIADÁS RENDJE ÉS AZ ELSZÁMOLHATÓ KÖLTSÉGEK SPECIÁLIS SZABÁLYAI
10. A bv. szervezetnél valutapénztárral kizárólag a BVOP rendelkezik, minden bv. szerv a BVOP valutapénztárán keresztül bonyolítja le külföldi kiküldetéseit.
11. A kiküldetés elrendelése, a pénzügyi fedezet rendelkezésre állása esetén a Közgazdasági Főosztály kiszámítja a valutaellátmányt, intézkedik a kifizetésről.
12. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó, forintban felmerülő költségek fedezetére előleget a költségviselő bv. szerv házipénztárából kell biztosítani.
13. Előleg felvételére csak akkor van lehetőség, ha a jóváhagyott engedély legalább az utazás megkezdése előtt 4 munkanappal a Közgazdasági Főosztály rendelkezésére áll, ellenkező esetben a kiküldött előleg felvételére nem jogosult, a valuta elszámolása utólag történik.
14. A kiküldött útielőlegre a kiküldetés alatt felmerülő indokolt mértékű költségeinek fedezése céljából jogosult. Útielőleg az alább részletezett költségcsoportokba tartozó költségekre vehető igénybe:
c) utazási és járműhasználati költség,
d) részvételi díj költsége,
e) dologi kiadások (pl. autópálya-használat, transzfer, biztonsági csomagolás stb.).
15. Az előleg kifizetésére legkorábban 5 munkanappal az utazás megkezdése előtt kerülhet sor, abban az esetben, ha a kiküldött a korábbi utazás előlegével elszámolt.
16.4 Repülővel történő utazás esetén turista (ún. economy) osztályú jegy vehető igénybe. Vonattal történő utazás esetén a vezető beosztású kiküldött első osztályú menetjegyet számolhat el.
17. Saját tulajdonú gépjárművel külföldi kiküldetés végrehajtása nem engedélyezett, ezért kapcsolódó utazási költségtérítés kifizetésére nincs lehetőség.
IV. A KÖLTSÉGELSZÁMOLÁS RENDJE
18. A külföldi kiküldetéshez kapcsolódó költségek elszámolása a Közgazdasági Főosztály által biztosított nyomtatványon történik.
19. A költségelszámolás menete eltérő, amennyiben a kiutazást megelőzően előlegfelvételre sor került.
1. Az elszámolás menete előleg felvétele esetén
20. Az engedély alapján az előlegfelvételt megelőzően a Közgazdasági Főosztály elkészíti az informatikai rendszer által biztosított kiküldött által elszámolt utazási költségek elnevezésű nyomtatványt, valamint az előleg kiadásához szükséges valuta felvételi bizonylat elnevezésű nyomtatványt, amelyek az útielőleg kifizetésének alapbizonylatát képezik.
21. A valuta felvételére az utazás megkezdése előtt kerülhet sor a pénztári nyitvatartás szerint. A valuta felvételének lehetséges időpontjairól a Közgazdasági Főosztály külföldi kiküldetésben illetékes munkatársa tájékoztatja a kiküldöttet. A kiküldött az utazáshoz szükséges külföldi fizetőeszköz átvételekor tájékoztató nyomtatványt (2. melléklet) vesz át, amelyen feltüntetésre kerül az átadott valuta összege.
22. A kiküldött által elszámolt utazási költségek elnevezésű nyomtatványon a kiküldött közvetlen vezetője aláírásával igazolja a kiküldetés végrehajtását, amely aláírás az előleggel történő elszámolás előfeltétele. Az országos parancsnok kiküldetését a miniszter igazolja.
23. A kiküldetés befejezését követően az indulási, érkezési és határátlépési adatokkal kitöltött kiküldött által elszámolt utazási költségek elnevezésű nyomtatványhoz elszámolás céljából csatolni kell az utazás során keletkezett valamennyi bizonylatot, számlát, és azokat meg kell küldeni a Közgazdasági Főosztályra.
24. A Közgazdasági Főosztály az informatikai rendszer által biztosított hivatalos külföldi utazás elszámolása elnevezésű nyomtatvány kitöltésével számolja el a kiküldetés során felmerült költségeket, majd értesíti a kiküldöttet, aki a kiküldetés befejezését követő 7 munkanapon belül köteles a BVOP valutapénztárában a kiküldetés pénzügyi elszámolását végrehajtani. A kiküldött a kiküldetés alatt kapott ellátásról az elszámolással egy időben nyilatkozik az egyéni felelősségnyilatkozat elnevezésű nyomtatványon (3. melléklet).
2. Az elszámolás menete előleg felvétele nélkül
25. A külföldi kiküldetés teljesítését követően a Közgazdasági Főosztály elszámolás céljából a gazdasági vezetőkön keresztül elektronikus úton megküldi az érintett bv. szerv részére az ideiglenes külföldi kiküldetés utólagos elszámolásához szükséges adatok elnevezésű nyomtatványt (4. melléklet), valamint az egyéni felelősségnyilatkozat elnevezésű nyomtatványt (3. melléklet).
26. A kitöltött nyomtatványok visszaérkezését követően az abban foglalt adatok alapján a Közgazdasági Főosztály elkészíti az elszámolást a hivatalos külföldi utazás elszámolása elnevezésű nyomtatványon, majd értesíti a kiküldöttet, aki a kiküldetés befejezését követő 7 munkanapon belül köteles a BVOP valutapénztárában a pénzügyi elszámolást végrehajtani.
3. Az elszámolás közös rendelkezései
27. Az elszámolás során a valutapénztár egyeurós névértéknél kisebb címletű közforgalmú érmét nem fogad el. Az elszámolásnál a váltópénz miatt keletkező differenciát a kiküldöttnek forintban kell megtérítenie a BVOP házipénztárába történő befizetéssel.
28. Más fizetőeszközre történő átváltás esetén a váltási bizonylatot csatolni kell az elszámoláshoz benyújtott számlához. Abban az esetben, ha az átváltásról a kiküldött nem rendelkezik bizonylattal, a Magyar Nemzeti Banknak az elszámolás alapját képző számlán vagy számviteli bizonylaton szereplő teljesítési napon érvényes árfolyama az irányadó. A számviteli rendszerben alkalmazott külföldi kiküldetés modul egy árfolyam használatára nyújt lehetőséget, ezért az elszámoláson az előlegkiadásnál érvényesített árfolyam kerül feltüntetésre.
29. A kiküldetési előleg felvételét és az elszámolást meghatalmazott is intézheti a meghatalmazás elnevezésű nyomtatvány (5. melléklet) bemutatásával. 30.5 Az elszámolt külföldi kiküldetésekről minden hónapban a Költségvetési Osztály illetékes munkatársa a Büntetés-végrehajtás Gazdasági Ellátó Intézete (a továbbiakban: BV GEI) Központi Illetménygazdálkodási Osztályára megküldi a külföldi kiküldetés napidíj kimutatását (6. melléklet).
31. A bv. szervek költségvetését terhelő külföldi kiutazások esetén a kiküldetés elszámolását követően a Közgazdasági Főosztály költségösszesítőt készít az utazás során felmerült kiadásokról, melyről tájékoztatja az érintett bv. szervet, amely a megjelölt határidőig köteles a forintban megállapított költséget a BVOP előirányzat-felhasználási keretszámlájára átutalni.
32.6 Amennyiben a kiküldött az út befejezésétől számított 30 napon belül a felvett előleggel nem számol el a Közgazdasági Főosztály felé, úgy a kamatkedvezményből származó jövedelem után adófizetésre kötelezett. A Közgazdasági Főosztály pénztárosa előzetes elöljárói egyeztetés alapján az előleggel el nem számolt összegekről kimutatást küld a BV GEI Központi Illetménygazdálkodási Osztályára.
33. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
1. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
Kérelem külföldi kiküldetés engedélyezéséhez
(beküldendő legkésőbb az utazás tervezett időpontja előtti 10. munkanapon)
engedélyezem/nem engedélyezem
_______________________________________
aláírás
|
Bv. szerv megnevezése: |
|
|
Kiküldetés helye / úti cél (ország, város): |
|
|
Indulás dátuma: |
|
|
Érkezés dátuma: |
|
|
Kiküldetés célja: |
|
|
Utazás módja: |
|
|
Határátlépés helye, ideje: |
|
|
Szolgálati gépjárművet igényel*: |
IGEN/NEM |
|
Shell kártyát igényel*: |
IGEN/NEM |
|
Utazás költségviselője: |
|
|
|
Kiküldött |
Napidíj |
Várható ellátás |
|
Név, rendfokozat |
Adószáma |
Kiküldetés időtartama (nap) |
Napidíj (euró) |
Összege |
Ebéd
(db) |
Vacsora
(db) |
1. |
|
|
|
40 |
0 |
|
|
2. |
|
|
|
40 |
0 |
|
|
3. |
|
|
|
40 |
0 |
|
|
4. |
|
|
|
40 |
0 |
|
|
5. |
|
|
|
40 |
0 |
|
|
|
|
Felmerülő költségek (euró) |
|
Napidíjelőleg |
Szállás |
Autópálya-
matrica |
Transzfer |
Egyéb |
Egyéb megnevezése |
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
|
|
Az euróban felmerülő költségeket előlegként fel kívánja-e venni*: |
IGEN/NEM |
|
|
Felmerülő költségek (forint)
A forintban felmerülő költségeket csak abban az esetben töltse ki, ha a BVOP-t terheli a kiadás. |
|
Szállás |
Autópálya-matrica |
Transzfer |
Biztosítás |
Egyéb |
Egyéb megnevezése |
1. |
|
|
|
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
3. |
|
|
|
|
|
|
|
4. |
|
|
|
|
|
|
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
|
|
A forintban felmerülő költségeket előlegként fel kívánja-e venni*: |
IGEN/NEM |
|
_________________________________________
aláírás
* A megfelelő rész aláhúzandó.
2. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
TÁJÉKOZTATÓ
A …… napra tervezett …………………………… (ország) kiküldetéshez szükséges valutát a Magyar Államkincstár az alábbiak szerint bocsátotta rendelkezésre:
|
Napok száma |
Valuta neme |
Egy napra |
Összesen |
Napidíj |
|
|
|
|
Szállásköltség |
|
|
|
|
Dologi kiadások |
|
|
|
|
Előre nem látható költség |
|
|
|
|
Összesen átadott összeg |
|
|
|
|
1. Külföldi napidíj:
A kiküldetés esetén járó napidíj összege a célországtól függetlenül, minden kiküldött esetében napi 40 euró. A kifizetésre kerülő napidíj összege során az elszámolás alapja az ideiglenes kiküldetés kezdő és befejező időpontja.
Az elszámolás során
a) nem vehető figyelembe naptári napként az a nap, amelynek során az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál rövidebb időt tölt külföldön;
b) fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során a külföldi kiküldetést teljesítő személy 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb időt tölt külföldön.
Amennyiben a fogadó fél az élelmezés költségét fedezi, vagy a szállás magába foglalja az étkezést, a kiküldött napidíját az ellátás mértékétől függően az alábbiak szerint kell csökkenteni:
ebéd 30%
vacsora 30%
Az ideiglenes külföldi kiküldetést teljesítő személy a kiküldetés befejező időpontját követő 5 munkanapon belül – büntetőjogi felelősség terhe mellett – nyilatkozik arról, hogy a kiküldetés időtartama alatt részesült-e díjtalan étkezésben.
A külföldi napidíj összegét a vonatkozó szabályozás alapján SZJA fizetési kötelezettség terheli, amely összeg a bv. szervek dolgozóinak illetményéből levonásra kerül. Az ideiglenes kiküldetésben részt vevő kiküldött részére kifizetett napidíj adójának megállapítására a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 3. számú melléklet II. 7. b) pontjában és a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendeletben foglaltakat kell alkalmazni. Ebben az esetben az ideiglenes kiküldetés kezdő és befejező időpontja Magyarország államhatárának átlépése.
2. Szállásköltség térítése a ténylegesen kifizetett szállodaszámla alapján történik. Összevont, nem tételes szállodaszámla esetén elszámoláskor a kiküldöttnek – büntetőjogi felelősség terhe mellett – nyilatkoznia kell az esetlegesen igénybe vett étkezésekről. A szállodaszámlában szereplő egyéb költségeket, ha azt a számla különválasztása tartalmazza, minden esetben a napidíj terhére köteles a kiküldött fedezni.
3. Dologi kiadások címén a kiküldetési helyre érkezéskor, visszainduláskor, valamint átszálláskor bizonylat alapján elszámolható a transzfer vagy ennek hiányában a taxi használatának díja. Gépjárművel történő utazás esetén elszámolható az autópálya használati díj, autópályadíj, alagútdíj, úthasználathoz kapcsolódó egyéb illetékek díja és a parkolás költsége.
4. Előre nem látható költség csak számla alapján és kivételes esetben – a kiküldetést elrendelő felső vezető engedélyével – számolható el.
5. A rendelkezésre bocsátott összegből fel nem használt részt a kiküldetés befejezését követően – a felvett valutanemben – vissza kell szolgáltatni (a valutapénztár egy eurós névértéknél kisebb címletű közforgalmú érmét nem fogad el). Amennyiben a kiküldött az út befejezésétől számított harminc napon belül a felvett előleggel nem számol el a Közgazdasági Főosztály felé, úgy a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. §-ában foglalt kamatkedvezményből származó jövedelem után adófizetésre kötelezett.
Kelt: Budapest, ……………………………
……………………………………………………
országos parancsnok
gazdasági és informatikai helyettese
3. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
Külföldi kiküldetési utasítás és költségelszámolás
Egyéni felelősségnyilatkozata
Kijelentem, hogy kiküldetésem idején az alábbi ellátásban részesültem*:
Dátum |
Ingyenes ebéd |
Ingyenes vacsora |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Az elszámolásban valótlan adatok közlése fegyelmi, illetve büntetőjogi eljárást von maga után.
………………………. , 20…… év ………… hó …… nap
…………………………………………
a kiküldött aláírása
* A megfelelő cellát kérem X-szel jelölni.
4. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
Ideiglenes külföldi kiküldetés utólagos elszámolásához szükséges adatok
Név: |
_______________________________ |
|
Utazás módja
(repülő/gépjármű/vonat): |
______________________________ |
Bv. szerv: |
_______________________________ |
|
|
|
1R00477_1
Indulás |
|
Érkezés |
A határátlépés időpontja |
honnan |
utazás módja |
mikor |
|
hova |
mikor |
hó |
nap |
óra : perc |
|
hó |
nap |
óra : perc |
nap |
óra : perc |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
__________________________________
aláírás
5. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
szül. hely és idő: , szem. ig. sz.:
szül. hely és idő: , szem. ig. sz.:
pénztári ügyintézés során
helyettem és nevemben eljárjon.
…………………………………….……… |
…………………………………………… |
meghatalmazó |
meghatalmazott |
Név: |
……………………………………… |
Név: |
……………………………………… |
|
|
|
|
Lakcím: |
……………………………………… |
Lakcím: |
……………………………………… |
|
|
|
|
Szem. ig. sz.: |
……………………………………… |
Szem. ig. sz.: |
……………………………………… |
|
|
|
|
Tanú aláírása: |
……………………………………… |
Tanú aláírása: |
……………………………………… |
Kelt: ……………………………, 20…………………… hó …… nap
6. melléklet a 8/2021. (II. 4.) BVOP utasításhoz
Kimutatás a külföldi kiküldetésben részt vett állományi tagokról és elszámolt összegekről (dátum)
1R00479_0
Kiutazás
sorszáma |
Név |
Adóazonosító jel |
Intézet/ intézmény |
Kiküldetés dátuma |
Kiküldetésben
töltött napok
BM rendelet szerint |
Napidíj összege
(euró) |
Elszámolás
napja |
MNB árfolyam
(kifizetést megelőző hó 15-ei) |
Napidíj összege
(Ft) |
Szja. törvény 3. számú melléklet II. 7. b) pontja szerinti költség |
számfejtendő |
Bevétel (napidíj)
30%-a |
Legfeljebb
a 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet szerinti költség |
kiküldetésben töltött napok száma |
15 euró/nap |
Ft-ra átszámolva |
Adó-
köteles |
Adó-
mentes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 |
0 |
|
0,00 |
0,00 |
0 |
0 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
