15/1998. (BK 11.) BM utasítás

az integrált emberi erőforrás gazdálkodást támogató információs rendszer alkalmazásáról^*

1998.06.27.

A Belügyminisztérium egységes informatikai infrastruktúrájának fokozatos megteremtése, az emberi erőforrás gazdálkodás hatékonyságának és gazdaságosságának növelése érdekében kiadom a következő

utasítást.

1. A Belügyminisztérium hivatali szervezeteinél, a minisztérium hivatali tevékenységét segítő szervezeteknél, valamint a belügyminiszter irányítása alá tartozó önálló szervezeteknél a Belügyminisztérium Pénzügyi Gazdasági Információs Rendszer részeként, az utasítás tárgyát képező, egységes személyzeti és illetményszámfejtő program használatát rendelem el.

2. Az utasítás hatálya kiterjed:

– a szervezési (szervezetfejlesztő és létszámgazdálkodó)

– a személyzeti és munkaügyi,

– az illetmény-elszámolási (társadalombiztosítási ellátás, társadalombiztosítási elszámolás, családtámogatás, adóelszámolás),

– a pénzügyi,

– a számviteli

tevékenységek szakirányítását ellátó és ezeket végző szakterületekre; valamint az 1. pontban meghatározott szervezeteknél foglalkoztatott:– közszolgálati, közalkalmazotti, hivatásos szolgálati és szerződéses, valamint– munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban (továbbiakban együttesen: alkalmazási jogviszonyban) álló személyekre (a továbbiakban együttesen: alkalmazottakra).

Értelmező rendelkezések

3. Az utasításban használt fogalmak értelmezése:

a) „Emberi erőforrás gazdálkodás”:

– szervezet-fejlesztési és létszám-gazdálkodási,

– személyzeti és munkaügyi,

– illetmény-elszámolási (ideértve a TB, adó, családtámogatás) feladatokat összefoglaló fogalom.

b) „Emberi erőforrás gazdálkodás mint folyamat”:

– döntés előkészítés (az információs rendszerben tárolt adatok felhasználásával),

– döntés (a szakterületek munkáját meghatározó jogszabályok és a vezetői elképzelések figyelembe vételével),

– emberi erőforrás adminisztráció

elemekből áll.

c) „Emberi erőforrás adminisztráció” (a továbbiakban: adminisztráció): az emberi erőforrás gazdálkodás adminisztratív feladatainak ellátását jelentő tevékenység, amelynek eredményeként az emberi erőforrás gazdálkodással kapcsolatos adat keletkezik vagy módosul, így különösen:

– a szervezetfejlesztő és létszámgazdálkodó tevékenység ellátásakor,

– az egyes alkalmazási jogviszonyoknak megfelelő személyzeti- munkaügyi szakfeladatok végzésekor,

– az előírt személyügyi- munkaügyi nyilvántartások vezetése, az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése során,

– az elvégzett munkáért járó illetmények és egyéb juttatások jogszabály szerinti elszámolása, kifizetése és a kapcsolódó hatósági adatszolgáltatások teljesítése során,

– a központi költségvetést, a társadalombiztosítási és a munkaerőpiaci alapokat jogszabály által előírtak szerint megillető – munkáltatótól történő levonások és a munkaadóra háruló – terhek bevallása és megfizetésekor,

– az alkalmazott megbízása és külön jogszabályban előírtak alapján történő egyéb levonások teljesítése során,

– a fenti tevékenységek során keletkezett pénzforgalmi adatok főkönyvi könyvelésekor,

– a gazdálkodás tervszerű és hatékony végzéséhez szükséges információ szolgáltatása során.

d) „Integrált Információs Rendszer” (a továbbiakban: IR): az emberi erőforrás gazdálkodás adminisztrációját segítő számítógépes rendszer, amely támogatja a napi munkavégzést és lehetővé teszi az adminisztráció adatainak a kezelését. Az IR ugyanabban az adatbázisban kezeli az érintett szakterületek adatait.

e) „Integrált adatbázis”: olyan adatbázis, melyben a rendszer adatai csak egyszer, a keletkezési helyükön kerülnek rögzítésre, s hozzáférési jogosultság esetén azokat más szakterületek programjai is használják.

f) „SZEMSZÁM”: az IR számítógépes programjainak összefoglaló elnevezése. A SZENYOR for Windows a személyzeti munkát, az Illetmény program (továbbiakban: ILLETMÉNY) az illetményszámfejtő tevékenységet segíti.

g) „Adatáramlás”: folyamat, mely során a működéséhez szükséges, vagy az általa kezelt, illetve előállított adatok a rendszeren belül vagy közreműködésével azon kívül mozognak. Az adatáramlásnak minden esetben célhoz kötöttnek, hitelesnek és kontroláltnak kell lennie. Az adatáramlás testesíti meg a rendszer és a személyek, a kapcsolódó rendszerek közötti, az egyes szakterületek (személyzeti, illetmény-elszámolás) és szervek közötti ezen rendszert érintő munkakapcsolatait.

h) „Nyilvántartást vezető szervezeti egység”: a számítógépes programokat kezelő szervezeti egység.

i) „Munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egység”: az a személyzeti intézkedésben, határozatban, parancsban megjelölt szervezeti egység, amelynél – vagy alárendeltségébe tartozó szervezeti egységnél – az alkalmazott napi munkáját végzi, s melynek a vezetője rendelkezik a munkavégzés időadataival.

j) „Szótár”: az integrált adatbázis azon része, amely az adminisztrációs tevékenységben használt központilag meghatározott fogalmakat vagy adatokat tartalmazza, a csak ezen értékek közül választható adatmezők kitöltéséhez.

k) „Vezérlőtábla”: az integrált adatbázis azon része, amely a programok (számítási eljárások) működését vezérlő adatokat tartalmaz.

II.

Az IR megvalósítása és alkalmazása

4. A SZEMSZÁM rendszergazdai feladatait a BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztály, valamint a BM Költségvetési Hivatal közösen látják el úgy, hogy a SZENYOR for Windows rendszergazdája a BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztály, az ILLETMÉNY rendszergazdája pedig a BM Költségvetési Hivatal.

5. A SZEMSZÁM működését érintő kérdésekben a szükséges változtatásokról a rendszergazdák által aláírt feljegyzés készül, így különösen:

a) a programmódosításról,

b) a vezérlőtábla- és szótár változtatásról,

c) a szabályozó környezet megváltozásából adódó, az IR-t érintő feladatokról.

6. A SZEMSZÁM rendszergazdai feladatainak ellátása során finanszírozást is igénylő kérdésekben a Belügyminisztérium költségvetési fejezeti kezelésű intézményi- és célelőirányzatainak felhasználásáról szóló szabályzat rendelkezései szerint kell eljárni.

7. A SZEMSZÁM fejlesztését és rendszerkövetését teljes egészében a BM Költségvetési Hivatal biztosítja. Az alapszoftverek biztosítása és az oktatások szervezése a rendszergazdák feladata. A nyilvántartást vezető szervezeti egység feladata a működtetés eszközkörnyezetének megteremtése.

III.

Az IR rendszergazda szervezeti egységei

8. A rendszergazda szervezeti egységek feladatukat a szakterületüket érintő kérdések vonatkozásában látják el, különösen az alábbi területeken:

a) az információs rendszer üzemeltetéséhez szükséges szótártartalmak kialakítása, a változtatások végrehajtása ellenjegyzett bizonylatolással, melyhez mindkét rendszergazda szervezeti egység egyetértése szükséges;

b) a jogszabályi változásoknak megfelelő rendszer karbantartásának kezdeményezése, vagy saját erőből – a szótárak és vezérlő táblák adta lehetőségekkel – történő végrehajtása;

c) a rendszer bevezetéséhez és használatához szükséges oktatások megszervezése és lebonyolítása;

d) segítségnyújtás a felhasználóknak a rendszer értő használathoz;

e) a végrehajtó szervezeti egységeknek a szótártartalmak elérhetőségének és a változtatási igények átgondolt szakszerű végrehajtásának biztosítása;

f) kapcsolattartás a kivitelezést végző cégekkel és a programrendszerrel kapcsolatos hibák javításának kezdeményezése;

g) a fejezet szintű adatgyűjtés és nyilvántartás végzése, a rendszeres adatküldések végrehajtásának ellenőrzése.

9. A rendszergazda szervezeti egységek kapcsolatot tartanak egymással, az IR fejezet szintű felügyeletének érdekében.

10. A rendszergazda szervezeti egységek a 8. c), d) pontokban felsorolt feladatok végrehajtását megoszthatják az országos parancsnokságok érintett szakterületi szerveivel.

11. Az országos parancsnokságok érintett szakterületi szervei összesítik az igényeket a 8. a) pontban meghatározott feladatok elvégzéséhez, segítik a 8. g) pontban előírtak végrehajtását.

IV.

Az emberi erőforrás adminisztráció végrehajtásáért felelős vezető

12. Az adminisztráció feladatainak végrehajtásáért annak a szervezetnek a vezetője felel, aki irányítja az adott alkalmazottal kapcsolatos személyzeti nyilvántartás vezetését és az illetmény-elszámolást végző szervezeti egységeket.

13. Az adminisztráció végrehajtásáért felelős vezető feladata az IR használatához szükséges feltételek és a szabályszerű működtetés biztosítása.

14. A személyzeti és az illetmény-elszámolási szakterületek vezetői felelősek a SZENYOR for Windows, valamint az ILLETMÉNY szabályszerű működtetéséért, az adatküldések előírt tartalmú és gyakoriságú megtörténtéért.

15. A személyzeti és az illetmény-elszámolási szakterületek vezetői felelősek a személyes adatokhoz való hozzáférési jogosultságok kiosztásának szabályozásáért, az adat-továbbítások során az adatvédelmi szabályok betartásáért.

Az alkalmazott

16. Az alkalmazott feladata az adminisztrációt érintő adatok és adatváltozások közlése.

17. A munkából távol töltött időre vonatkozó igazolást az alkalmazott a munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egységnél adja le.

18. Az alkalmazott a személyzeti-, munkaügyi tevékenységet végző szervezeti egységnek átadja, illetve bemutatja különösen:

– a 2. b) alpontban meghatározott jogviszonyok létesítéséhez és változásához szükséges adatokat,

– az eltartottak számában és anyakönyvi vagy lakcím adataiban bekövetkezett változásokat igazoló okmányokat,

– fizetés nélküli szabadság iránti kérelmet,

– honvédelmi törvényből fakadó sor-, tartalékos katonai szolgálat (polgári szolgálat) kötelességének teljesítését elrendelő behívó parancsot.

19. Az illetmény-elszámolást végző szervezeti egységnek átadja, illetve bemutatja különösen:

– megbízást az illetményéből történő levonáshoz,

– megbízást illetményének és egyéb járandóságainak bankszámlára történő átutalásához,

– családi pótlék igénybejelentést, született vagy örökbe fogadott eltartott esetében,

– igénybejelentést anyasági támogatásra,

– igénybejelentést gyermekgondozási segélyre,

– más jogviszonyból származó nyugdíjjárulék levonását igazoló bizonylatot,

– éves adóbevallás elkészítésére vonatkozó nyilatkozatot,

– ha az adóbevallást a munkáltató készíti, akkor az adókedvezmények igazolására szolgáló bizonylatot,

– nyugdíjas alkalmazott esetében, a havi (éves) nyugdíj összegének igazolására szolgáló nyugdíjszelvényt (éves igazolás), az adóelőleg levonáshoz és az éves adóelszámoláshoz,

– egyéb jogviszonyhoz kapcsolódó kifizetéseknél, az járulék levonásához és az egészségügyi hozzájárulás megfizetéséhez szükséges igazolásokat,

– megállapodást szolgálati idő, illetve nyugdíj számításhoz.

VI.

A munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egység

20. Az alkalmazott munkáját a személyzeti intézkedésben megjelölt szervezeti egység keretén belül végzi. A szervezeti egység feladata a munkavégzéssel kapcsolatos információk nyilvántartása és – a megjelölt határidőre – az adminisztrációhoz történő eljuttatása, az alkalmazottal történő havi elszámolás érdekében. A nyilvántartási feladat megszervezéséért és pontos üzemeltetéséért a szervezeti egység vezetője felelős.

21. Az adatszolgáltatás köre kiterjed különösen:

a) a munkában töltött és munkából távol töltött időkre,

b) a váltásos, vezényléses munkarendben foglalkoztatottak esetében éves (havi) szolgálatok megtervezésére és a teljesített szolgálatok igazolására,

c) a műszak, ügyelet, készenlét teljesítésére,

d) a túlmunka (túlszolgálat) elrendelésére és teljesítésére (jelezni kell, hogy a alkalmazott – amennyiben erre külön jogszabály lehetőséget biztosít számára – pénzbeli megváltást kér vagy szabadidőt),

e) a külön jogszabályokban meghatározott eseti pótlékok folyósításához szükséges feltételekre,

f) a helyettesítési díjra való jogosultságra.

A nyilvántartások adattartalmát és formátumát az 1. sz. melléklet határozza meg.

22. Az egyéb jogviszony létesítésekor a személyzeti, munkaügyi szervezeti egységgel közölni kell a természetes személyre és a jogviszonyra vonatkozó adatokat, nyilvántartásba vétel céljából.

23. Az illetményszámfejtő szervezet részére igazolni kell az egyéb jogviszonyokra kötött szerződések teljesítésére, díjazására és kifizethetőségére vonatkozó adatokat, a számfejtés végrehajtása, valamint a központi költségvetést és a társadalombiztosítási alapokat megillető levonások és azok elszámolása miatt. Ehhez az egyéb jogviszony létesítésekor, de legkésőbb a kifizetésig, köteles beszerezni az egészségügyi hozzájárulás megfizetésére, valamint a egészségbiztosítási- és nyugdíjjárulék, önkéntes és magánnyugdíjpénztári tagdíj levonására szolgáló igazolásokat.

VII.

Személyzeti, munkaügyi szervezeti egység

24. A személyzeti, munkaügyi szervezeti egység feladata ellátásához az IR-t használja. Minden személyzeti intézkedésben megtestesülő adatot a 2. sz. melléklet és a SZENYOR for Windows felhasználói kézikönyve alapján átvezet az IR-en.

25. Az adminisztrációt támogató információs rendszer üzemeltetése érdekében elvégzendő feladatai különösen:

a) a szervezési feladatok tekintetében a szervezeti- és létszámtáblázat, a szervezési munkaköri (állomány) táblázat (a továbbiakban: állománytáblázat) karbantartása,

b) az alkalmazási jogviszony keletkezésekor, változásakor és megszűnésekor az alkalmazott személyes adatainak rögzítése a bemutatott okmányok alapján,

c) az alkalmazott besorolásának elvégzése, és a besorolási adatok rögzítése,

d) az alkalmazási jogviszony ideje alatt a személyes adatokban bekövetkezett változások aktualizálása,

e) az alkalmazási jogviszony ideje alatt, az alkalmazási jogviszonyt érintő változások személyzeti intézkedésben, határozatban, parancsban történő rögzítése.

26. A SZENYOR for Windows okmányminta-tárában megtalálható minták esetében a személyzeti intézkedéseket, határozatokat, parancsokat az okmánykitöltő modullal állítja elő.

VIII.

Illetmény-elszámolást végző szervezeti egység

27. Az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység feladata ellátásához az IR-t használja. Munkája során az adminisztrációt érintő változásokat a 2. sz. melléklet, valamint az ILLETMÉNY felhasználói kézikönyve alapján átvezeti az IR-en.

28. Az adminisztrációt támogató információs rendszer üzemeltetése érdekében elvégzendő feladatai különösen:

a) az illetmények, járandóságok, juttatások havi bruttó, valamint az azokat terhelő levonások összegének megállapítása, számfejtése,

b) az alkalmazottak illetményére vonatkozó havi elszámolás elkészítése,

c) a különböző hatóságoknak küldendő bevallások és egyéb adatszolgáltatások, statisztikák összeállítása és elküldése,

d) a pénzügyi és a számviteli szervezeti egységnek, a számfejtett illetmények kifizetéséhez és főkönyvi könyveléséhez szükséges nyomtatott vagy elektronikus információ biztosítása.

29. A feladata elvégzéséhez szükséges információkat a személyzeti, munkaügyi szervezeti egységtől, a munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egységtől, vagy közvetlenül az alkalmazottól kapja. Az adatszolgáltatás felelőseit, illetve ütemezését a XIII. fejezet tartalmazza.

IX.

Számviteli szervezeti egység

30. A gazdálkodó szervezet számviteli rendjéért felelős vezető határozza meg az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység számára az aktuális számlarendnek megfelelő művelettárat, amely alkalmazásával elkészíthető a kifizetést követő havi, vagy időszaki zárás utáni főkönyvi feladás.

31. Az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység által a SZEMSZÁM-ból átadott főkönyvi feladás alapján készíti el a főkönyvi számlákra a könyvelést.

32. Az adathordozó mellékleteként átadott nyomtatott kontírozással egyezteti a főkönyvi számlákon keletkezett forgalmat. Eltérés esetén kezdeményezi az illetményszámfejtő szervezettel való egyeztetést és javítást, amelyet 3 munkanapon belül az illetményszámfejtő szervezet által nyugtázva hajt végre.

33. Adatokat szolgáltat az év végi költségvetési beszámoló kiegészítő mellékletének kitöltéséhez.

Pénzügyi szervezeti egység

34. A pénzügyi szervezeti egység feladata az adminisztráció végrehajtása során, az illetmény-elszámolás folyamatában keletkezett adatok alapján, az alkalmazottakhoz eljuttatni a számfejtett járandóságaikat.

35. Felelős a számfejtés során keletkezett levonások rendeltetési helyére történő eljuttatásáért, valamint az illetmény-elszámolás során keletkezett adatokról a kincstárnak történő adatszolgáltatás elvégzéséért.

XI.

Informatikai szervezeti egység

36. Az informatikai szervezeti egység feladata:

a) a SZEMSZÁM-ot használó szervezetek számára az informatikai infrastruktúra működőképességének biztosítása,

b) a rendszergazda szervezeti egységtől kapott, a SZEMSZÁM-mal összefüggő informatikai feladatok végrehajtása,

c) segítségnyújtás a felhasználóknak a programhasználat technikai kérdéseiben,

d) a szótár és programverziók frissítésének végrehajtása,

e) központi adatbázis mentések elvégzése,

37. Az informatikai szervezeti egység vezetőjének feladata a hozzáférési jogosultságok biztonságos üzemeltetését lehetővé tevő és a külön jogszabály által előírt adatvédelmi szempontoknak megfelelő kiosztása.

38. Ha az emberi erőforrás adminisztráció végrehajtásáért felelős vezető irányítása alatt nincs informatikai szervezet, akkor

a) a SZENYOR for Windows-ra vonatkozó feladatokat a személyzeti, munkaügyi,

b) az ILLETMÉNY-re vonatkozó feladatokat az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység látja el.

XII.

Adatáramlás az IR-ben

39. Valamennyi nyilvántartást vezető személyzeti, munkaügyi szervezeti egység, az általa vezetett adatbázisról a tárgyhót követő hó 7. napjáig teljesít adatszolgáltatást a BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztálynak.

40. Valamennyi illetmény-elszámolást végző szervezeti egység negyedévente, a negyedév utolsó hónapját követő hónap 5. napjáig teljesít adatszolgáltatást a BM Költségvetési Hivatal útján a BM Közgazdasági Főosztály részére.

41. A SZEMSZÁM adatbázis adatának továbbítása történhet távadatátviteli hálózaton vagy futárposta igénybevételével elektronius adathordozón közvetlenül, illetve az országos parancsnokságok közreműködésével.

42. Az IR adatáramlását, az átadás formátumát a 3. sz. melléklet tartalmazza.

XIII.

Végrehajtási határidők

43. Az illetmény-elszámoláshoz szükséges adatok biztosítása alapvető feltétele a pontos és minden igényt kielégítő, illetmény-elszámolási tevékenység végzésének. A tevékenység részfeladatainak határidejét figyelembe véve az adatok rendelkezésre állásának végső határidejét jelen fejezet szabályozza. Ha a határidők elmulasztása lehetetlenné teszi az adatok tárgyhavi feldolgozását az illetmény-elszámolási folyamatban, az csak a következő időszakban kerül be az illetmény-elszámolásba. Az adatszolgáltatás határidőre történő teljesítéséért az adatot szolgáltató felel.

44. A jelen fejezetben meghatározott feladatok elvégzése – amennyiben az az IR-t közvetlenül érinti – a SZEMSZÁM adatbázisában történő átvezetést jelenti. Amennyiben a meghatározott határidő utolsó napja munkaszüneti napra esik, úgy a végrehajtás legkésőbb a következő munkanapon esedékes.

45. Állománytáblázat változásának átvezetése:

a) felelős: szervezési feladatot ellátó szervezeti egység vezetője,

b) határidő: tárgyhót követő hónap 5. napjáig.

46. Személyzeti, munkaügyi adatok keletkezése vagy változása:

a) felelős: személyzeti-, munkaügyi szervezeti egység vezetője,

b) határidő: hatályba lépést követően azonnal.

47. Jelenléti vagy munkából távol töltött idő, illetve a teljesítésre vonatkozó havi változó adatok:

a) felelős: munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egység vezetője,

b) határidő: tárgyhót követő hónap 5. napjáig.

48. Az IR-en kívül keletkező, a munkaügyi és az illetmény-elszámolási tevékenységet érintő bizonylatok leadása:

a) felelős: alkalmazott,

b) határidő: változást követő 3 munkanapon belül.

49. Fizetési jegyzék, folyószámlára utalás teljesítéséhez adatszolgáltatás:

a) felelős: illetmény-elszámolást végző szervezeti egység vezetője,

b) határidő: az illetménykifizetés – külön jogszabályban meghatározott – napját megelőzően legalább 2 nappal.

50. Főkönyvi feladás:

a) felelős: illetmény-elszámolást végző szervezeti egység vezetője,

b) határidő: tárgyhót követő hónap 5. napjáig.

XIV.

Egyéb rendelkezések

51. A SZEMSZÁM bevezetésének ütemezése:

a) a korábbi rendszerek egyidejű működtetése mellett az adatállomány feltöltése:

– a SZENYOR for Windows esetében:

1998. július 1-jétől

– az ILLETMÉNY esetében:

1998. szeptember 1-jétől

b) a korábbi rendszerek egyidejű működtetése mellett próbaüzem:

– a SZENYOR for Windows esetében:

1998. szeptember 1-jétől

– az ILLETMÉNY esetében:

1998. november 1-jétől

c) a korábbi rendszerek egyidejű működtetése mellett részleges üzemszerű használat:

– a SZENYOR for Windows esetében:

1998. november 1-jétől

– az ILLETMÉNY esetében:

1998. december 1-jétől.

d) Teljes üzemszerű használat mindkét számítógépes program esetében a korábbi rendszerek párhuzamos működtetésének elhagyásával:

1999. február 1-jétől.

52. Ahol az utasítás szervezethez vagy szervezeti egységhez rendeli a feladatot, de a végrehajtást az adott szervezet, szervezeti egység jellegéből adódóan csak egy személy végzi, úgy rá az utasításban meghatározottak megfelelően irányadók.

53. Az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba.

Kuncze Gábor s. k.,

belügyminiszter

1. számú melléklet
a 15/1998. (BK 11.) BM utasításhoz

Adatszolgáltatás a munkavégzés helyeként megjelölt
szervezeti egységtől az illetmény-elszámolás végrehajtásához

A munkavégzés helyeként megjelölt szervezeti egység az illetmény és egyéb juttatások elszámoláshoz a munka tervezésére (pl. váltásos munkarend esetén), teljesítésére (pl. jelenlétre, teljesített szolgálata), munkából való távollétre (pl. keresőképtelenségre, szabadságra) vonatkozó adatok, valamint az alkalmazási jogviszonyt szabályozó jogszabályok (Kjt., Ktv., Hszt., Mt.) alapján elrendelhető, folyósítására jogot adó munkavégzési időtartamok elszámolásához kapcsolódó naturális (pl. óra, ügyeleti nap stb.) és összeg (pl. helyettesítés) adatok megadására köteles. A változó illetmény jellegű elemekre vonatkozóan az adatszolgáltatásban csak az összesített adatok feltüntetése szükséges.

Az illetmény-elszámoláshoz az időszak (havi) jogcímenként összesített adata szükséges. Az adatszolgáltatást, a távolléti díj, az átlagkereset és jövedelem számításhoz szükséges adattárolás miatt havonta kell teljesíteni.

Az adatszolgáltatás tartalma

1. Szolgálatvezénylés, jelenlétek, munkából távolmaradás adatközlése

– az adatszolgáltató szervezet megnevezése,

– az adatszolgáltatás időszaka (pl. 1998. május vagy 1998. 05. 01–1998. 05. 31.),

– az alkalmazott neve,

– a teljesítés (vezénylés, jelenlét, távolmaradás) dátuma,

– az esemény megjelölése (szimbolikusan pl. K=keresőképtelen, S=szabadság),

– a bizonylat dátuma,

– vezető aláírása,

– illetmény-elszámolást végző szervezeti egység általi átvétel dátuma,

– illetmény-elszámolást végző szervezeti egység átvevőjének aláírása.

A már teljesített adatszolgáltatás javítása – a fenti tartalommal – a változásban érintett alkalmazott nevét és a megváltozott adatokat tartalmazza. Az adatszolgáltatás végrehajtásához a jelenleg használt JELENLÉTI ÍV nyomtatvány használható, a fenti adattartalomnak megfelelően.

2. A változó illetmény elemekre vonatkozó összesített adatközlése

– az adatszolgáltató szervezet megnevezése,

– az adatszolgáltatás időszaka (pl. 1998.május vagy 1998. 05. 01–1998. 05. 31.),

– az alkalmazott neve,

– a változó illetmény elem jogcíme (pl. túlmunka, délutáni műszakpótlék, stb.),

– a jogcímhez tartozó teljesítés mértékegysége (pl. óra, ügyelet, forint stb.),

– az illetmény-elszámolás végrehajtásához szükséges mérőszám,

– a bizonylat dátuma,

– a vezető aláírása,

– az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység általi átvétel dátuma,

– az illetmény-elszámolást végző szervezeti egység átvevőjének aláírása.

A változó illetmény elemekre vonatkozóan az adatszolgáltatásban csak az összesített adatokat kell közölni. Az illetmény-elszámolásnak az időszak (havi) jogcímenként összesített adata szükséges. Az adatszolgáltatás végrehajtásához az alábbi minta, vagy ennek megfelelő adattartalmú nyomtatvány használandó.

Adatszolgáltatás változó illetmény elemekről
Szervezeti egység megnevezése

Adatszolgáltatás időszaka	Jogcím		Mértékegység

Munkavállaló neve		Mérőszám















Kelt

aláírás
A bizonylatot átvettem 19

aláírás

2. sz. melléklet
a 15/1998. (BK 11.) BM utasításhoz

Munkafázisok az integrált emberi erőforrás
gazdálkodást támogató információs rendszerben

Az IR üzemeltetése során az IR-t használó munkaköröket a felhasználói szerep elnevezés helyettesíti jelen utasításban. A különböző sajátos munkaszervezési megoldások és a munkaszervezés során használt munkakör megnevezések ezen felhasználói szerepek segítségével hozhatók közös nevezőre. A vonatkozó munkaköri leírás az alkalmazottat különböző felhasználói szerepekbe helyezi, a munkakörére meghatározott feladatok alapján.

Munkafázisok meghatározása

Felhasználói szerep	Elvégzendő feladat
szervezési előadó	állománytáblázat tervezése
	állománytáblázat adatok kezelés
	szervezet törzsadatok kezelése
	státuszok adatainak kezelése
	szervezeti hierarchia kezelése
	szervezet törlése
személyzeti előadó	besorolás adatok kezelése
	besorolási értesítés készítés
	büntetés adatok kezelése
	cím adatok kezelése a munkavállalónál
	egyéb jogviszony létesítés adatok kezelése
	elismerés adatok kezelése
	előző munkaviszony adatok kezelése
	eü. fizikai pszichikai állapot adatok kezelése
	fegyelmi adat kezelése
	fegyelmi statisztika adatok kezelése
	fegyelmi statisztika készítése
	fegyver viselés adatok kezelése
	fogyaték adatok kezelése
	halmozottan számolt szolgálati idő adatok kezelése
	havi munkaügyi statisztika készítés
	iskolai végzettségi adatok kezelése
	kinevezés elkészítése
	képzés adatok kezelése
	minősítés adatok kezelése
	munkajogi kezdő idők megállapítása, kezelése
	munkarend adat kezelése
	munkaviszony létesítés adatainak kezelése
	munkaviszony adatainak kezelése
	munkaviszony megszűnéshez kapcsolódó adatkezelés
	munkavállaló hatósági azonosító adatainak kezelése
	szolgálati, munkáltatói igazolvány adatok kezelése
	munkavégzés szervezeti egységének, státuszának kijelölése
	más kereső foglalkozás adatainak kezelése
	nyelvismeret adatok kezelése
	pótlék jogosultság adatok kezelése
	rendfokozati előléptetés adatok kezelése
	sebesülés adatok kezelése
	szabadság megállapítás adat kezelése
	személy családi adatainak kezelése
	segélyezés adatainak kezelése
	tanulmányi eredmény adatainak kezelése
	tanulmányi szerződés költségadatainak kezelése
	tanácsadói vezetői kinevezés, cím adományozás adatainak kezelése
	tanulmányi szerződés adatainak kezelése
	tartós távollét adatok kezelése
	természetes személy azonosító adatainak kezelése
illetményszámfejtő	adó adatlap készítés (kilépő alkalmazott esetén)
	adó adatlap összegek felvezetése (belépő alkalmazott által hozott)
	adóelszámoláshoz számfejtésen. kívüli jövedelem adatok felvezetése
	adóelszámoláshoz szükséges adatok kezelése
	adókedvezmény adatok kezelése
	adókülönbözet lista készítés (év végi elszámoláskor)
	APEH éves SZJA elszámolás adatszolgáltatás teljesítés
	APEH M29 bevallás készítése
	APEH M30 igazolás készítése
	átlagkereset számítás előzmény kezelése
	biztosítási díj átvállalás adatkezelése
	bérkarton készítés
	egyéb jogviszony járandóságok számfejtés
	egyéb jogviszony kifizetési bizonylat készítés
	hóközi kifizetések számfejtése
	hóközi számfejtés zárás
	idő adatok kezelése (ledolgozott idő, hiányzás)
	igazolólap készítés a munkanélküli járadék megállapításához
	illetmény fizetési jegyzék készítés
	illetmény havi elszámolás készítés (alkalmazott részére)
	levonás utalás címek és számlaszámok kezelése
	levonások kezelése egyéb jogviszonyhoz kapcsolódóan
	levonások kezelése munkaviszonyhoz kapcsolódóan
	létszám, jövedelem és kereseti statisztika készítés
	munkaviszony igazolás készítés
	munkabér jövedelem igazolás készítése
	naptár készítése és karbantartása a számfejtéshez
	nyugellátás adatok kezelése (nyugdíjas munkavállaló esetén)
	nyugdíj és Egészségbiztosítási Egyéni Nyilvántartó Lap készítése
	szerv kifizetőhely összerendelés kezelése
	számfejtés végrehajtása
	számfejtési időszak lezárása
	számfejtési időszak nyitás
	étkezési jegyre jogosultság megállapítása és számfejtése
Tb ügyintéző	anyasági támogatás számfejtés
	anyasági általános utalvány készítés
	betegszabadság jogszerűségének megállapítása, számfejtése
	családtámogatás mérték adatok kezelése
	családi pótlék számfejtés
	családtámogatáshoz szükséges igazolások kezelése
	családtámogatási igények kezelése
	családi pótlék és GYES számfejtési jegyzék és pénztári napló készítés
	egészségbiztosítási statisztika idősoros tábla elkészítése
	egészségbiztosítási statisztikai jelentés készítése
	folyamatos biztosításban töltött idő megállapítása
	gyermek ápolási táppénz jogszerűségének megállapítása és számfejtése
	jelentés a családi pótlék részletezéséről
	jövedelem nyilatkozatok kezelése
	saját betegség esetén táppénz jogszerűségének megállapítása és számfejtése
	segélyezési pénztárnapló elkészítése
	szociális és Tb jogosultság adatainak kezelése
	szociális támogatás számfejtés
	Tb összesítő elszámolás készítés
	TBC megbetegedés táppénz jogszerűségének megállapítása és számfejtése
	terhes gyermekágyi segély jogszerűség megállapítása és számfejtése
	táppénz adatmegállapító lap készítés
	táppénz alap megállapítása
	táppénz előzmény kezelése
	táppénz fizetési jegyzék készítés
	táppénz számfejtés évváltás kezelése
	Társadalombiztosítási Igazolvány adatainak felvitele
	Tb által támogatott utazási költség számfejtése
	üzemi baleset táppénz elbírálása számfejtése,
	fizetési jegyzék készítése
	GYES jogszerűségének megállapítása és számfejtése
	vörheny megbetegedés esetén táppénz elbírálása számfejtése
analitikus könyvelő	analitikus kontírozáshoz használt gyűjtő kapcsolatok kezelése
	analitikus kontírozás tételeinek tovább bontása
	év végi beszámoló mellékletének készítése a költségvetési szerveknél
	foglalkoztatottak létszám és illetmény adatairól kimutatás készítése
	főkönyvi számlatörzs kezelése
	főkönyvi feladás aggregátumának elkészítése
	kontírozás szabályrendszerének kezelése
rendszergazda	a rendszer működése során használt szótárak és a működési logikát tartalmazó vezérlő táblák adatainak kezelése

3. számú melléklet
a 15/1998. (BK 11.) BM utasításhoz

Adatáramlási rend
az integrált emberi erőforrás gazdálkodást támogató
információs rendszerben

Az adatkapcsolatok típusai

1. Az integrált rendszer adatáramlásait az ábra szemlélteti.

2. Az ábrán használt adatkapcsolatok magyarázata:

a) adatátadás a felettes szervtől a területi szervnek,

b) adatáramlás az IR adatbázisai között (jelen utasítás 39–40. pont),

c) személy felvételnél átadásra kerülő okmányok,

d) havi illetmény-elszámolás változó adatai; (jelen utasítás 21. a)–f) pont) 1. sz. melléklet,

e) adatkapcsolat a szolgálati igazolvány gyártással [6/1995. (BK.5.) BM utasítás],

f) adatátadás a KÖZIGTAD számára (1992 évi XXIII. törvény (Ktv.), 68/1993. (V. 5.) Korm. rendelet, [16/1995. (XII. 14) BM rendelet],

g) jelentés a Hadkiegészítő Parancsnokság felé az újfelvételes és a leszerelő alkalmazottakról,

h) adatszolgáltatás hatóságok felé:

– KSH [157/1994. (XI. 17) Korm. rendelet],

– TB,

– önkéntes- és magánnyugdíjpénztárak,

– APEH [1990 évi XCI. törvény (Art.)],

i) vezetői információ a rendszerben tárolt adatok alapján,

j) főkönyvi feladás az IR-el (jelen utasítás 30–32. pont),

k) kilépő alkalmazott munkaviszonyával és az illetmény adataival kapcsolatos igazolások kiadása

– adó adatlap az adóköteles jövedelmekről és levont adóelőlegről,

– igazolvány a társadalombiztosítási szolgáltatásokról,

– igazolólap a munkanélküli járadék megállapításához,

– nyugdíj- és egészségbiztosítási egyéni nyilvántartó lap,

– munkáltatói (közalkalmazotti, közszolgálati) igazolás,

– egyéb igazolások (biztosítás, magán és önkéntes nyugdíj és egészség biztosítás stb.).

3. Az IR adatkapcsolatainak szabályozása:

a) az a), b) adatkapcsolatokat a jelen utasítás II. fejezete szabályozza,

b) a d) adatkapcsolat az 1. sz. mellékletben került meghatározásra,

c) a h) adatkapcsolat tartalmát a hivatkozott jogszabályok határozzák meg, formátumát a Felhasználói kézikönyv,

d) a j) adatkapcsolatot a vonatkozó jogszabályok alapján valósul meg, formátuma a

Felhasználói kézikönyv szerint alakul.

4. A 2. a), b) pontokban meghatározott esetekben, az adat átadás-átvétel tényét minden esetben bizonylatolni kell. Az átadó szervezeti egység

a) a file nevét,

b) a küldés dátumát,

c) a küldő és fogadó szervezeti egység nevét,

d) a küldés célját

tartalmazó átiratot készít, amelyhez mellékeli az elektronikus adathordozót, vagy távadatátviteli hálózaton történő továbbítás esetén azzal egy időben megküldi az átvevő szervezeti egységnek.

II.

Adatáramlás a szervezeti hierarchiának megfelelően
a felettes szervek irányába

5. Az adatáramlás célja, hogy a felettes szervek el tudják látni a rájuk rótt nyilvántartási feladatokat.

6. Az adatnyilvántartásban és továbbításban résztvevő szervezeti egységek:

a) a nyilvántartást vezető szervezeti egység,

b) a nyilvántartást vezető szervezeti egység országos parancsnoksága,

c) BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztály.

7. A 6. a)–c) pontokban meghatározott szervezeti egységeken kívül más szervezeti egység az adminisztrációval összefüggő adatkezelést nem végezhet, a továbbításban nem vehet részt.

8. A nyilvántartást vezető szervezeti egység feladata:

a) a szervezeti egység személyi állományra vonatkozó adatainak vezetése,

b) az adatküldési feladatok teljesítése.

9. A nyilvántartást vezető szervezeti egység országos parancsnokságának feladata:

a) a saját szervezeti egységei személyi állomány adatainak vezetése,

b) az alárendeltségébe tartozó valamennyi szervezet, szervezeti és státus adatainak nyilvántartása,

c) technikai közreműködés a nyilvántartást vezető szervezeti egység és a BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztály közötti adatáramlás biztosításában.

10. BM Személyzeti és Munkaügyi Főosztály feladata:

a) a saját szervezeti egysége által kezelt személyi állomány adatainak vezetése,

b) az alárendeltségébe tartozó valamennyi szervezet szervezeti és státus adatainak nyilvántartása,

c) az országos munkáltatói nyilvántartás vezetése.

11. Az adattovábbítás technikai lebonyolítása a SZENYOR for Windows felhasználói kézikönyve alapján történik.

Az utasítást utóbb a 15/2001. (BK 5.) BM utasítás, a 4/2012. (II. 28.) BM utasítás 19. pontja módosította.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek