32/1998. (HK 10.) HM utasítás
32/1998. (HK 10.) HM utasítás
a közbeszerzések, a központosított közbeszerzések és a szabadkézi vétellel történő beszerzések ellenjegyzésének eljárási rendjéről
Általános rendelkezések
1. § Az utasítás hatálya kiterjed:
a) a Honvédelmi Minisztériumra;
b) A Honvédelmi Minisztérium költségvetési fejezet közvetlen irányítása és felügyelete alá tartozó intézményekre, háttérintézményekre, hivatalokra;
c) a Magyar Honvédség katonai és egyéb szervezeteire, kivéve a nemzetközi békemissziós feladatokban szolgálatot teljesítő kontingensekre, illetve a NATO-hoz rendelt különböző katonai képviseletekre a helyszínen történő, devizában fizetendő beszerzések esetében.
[A továbbiakban az a)–c) együtt: szervezet].
2. § (1) Az utasítás a közbeszerzésről szóló törvény hatálya alá tartozó, valamint a közbeszerzés értékhatárát meghaladó beszerzésekre (a továbbiakban: közbeszerzés), a központosított közbeszerzésekre, valamint a szabadkézi vétellel történő beszerzésekre (a továbbiakban együtt: beszerzés) kell alkalmazni.
(2) Az utasítás hatálya nem terjed ki a fejezeti kezelésű intézményi előirányzatok terhére történő beszerzésekre és a kiemelt jelentőségű beruházásokra.
3. § (1) A szervezet feladatainak ellátását (végrehajtását) szolgáló beszerzések a kiadási előirányzatokat terhelő fizetési (vagy más teljesítési) kötelezettség vállalása (a továbbiakban: kötelezettségvállalás) a szervezet vezetőjének vagy az általa megbízott személynek a hatásköre.
(2) A beszerzések kötelezettségvállalásai csak ezen utasításban előírt ellenjegyzés után történhetnek, írásban.
(3) Ezen utasításban foglalt szabályok megkerülése céljából a közbeszerzést és a beszerzést részekre bontani nem lehet.
A közbeszerzések pénzügyi és számviteli tervezésének rendje
4. § (1) A HVK Logisztikai Főcsoportfőnökség (a továbbiakban: HVK LFCSD-ség), valamint mindazon katonai szervezetek és intézmények, amelyek költségvetésének tervezése és a költségvetési előirányzatának biztosítása – az éves részletes költségvetési tervjavaslatok elkészítésének rendjét szabályozó mindenkori HM utasítás alapján és rendje szerint – nem tartozik a HVK LFCSF-ség rendszerébe (a továbbiakban: egyéb szervezetek), az éves beszerzési terveik alapján elkészítik „A közbeszerzések éves finanszírozási terve”-t, amelyet a Honvédelmi Minisztérium Központi Pénzügyi és Számviteli Hivatalának (a továbbiakban: HM KPSZH) a tárgyévet megelőző év szeptember 15-ig megküldik.
(2) „A közbeszerzések éves finaszírozási tervé”-ben jelzik, hogy mely közbeszerzések eljárását indokolt és miért a tárgyévet megelőzően indítani. Ezek aránya nem haladhatja meg – időarányosan sem – a tárgyévre tervezett közbeszerzések költségvetési előirányzat-szükségletének 50%-át.
(3) „A közbeszerzések éves finanszírozási terve” beszerzésenként és összesen, negyedéves és havi bontásban is tartamazza a költségvetési előirányzat szükségletet.
(4) „A közbeszerzések éves finanszírozási terve” elkészítésénél alapelv az időarányos költségvetési előirányzat-elhasználás, a havi az év 1/12-ed, a negyedéves pedig az évi negyed részt összességében – tárca szinten – nem haladja meg. Ettől indokolt esetben a PM engedélyével le lehet térni.
(5) A HM KPSZH „A közbeszerzések éves finanszírozási tervé”-ből – annak az éves költségvetési tervjavaslattal történő egyeztetése után – elkészíti a HM Területi Pénzügyi és Számviteli Igazgatóságok (a továbbiakban: HM TPSZI), valamint a HM Pénzügyi és Számviteli Szolgálat (a továbbiakban: HM PSZSZ) szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok részére a kivonatokat, majd azokat részükre a tárgyévet megelőző év október 15-ig megküldi.
(6) A HM TPSZI-k a részükre megküldött „A közbeszerzések éves finanszírozási tervkivonat”-ából elkészítik a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-ket, majd azokat az érintett intézmények részére a tárgyévet megelőző év október 31-ig megküldik.
(7) Az intézmények pénzügyi és számviteli referensei (vezetői) a részükre megküldött „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási tervé”-ből – annak az éves költségvetési tervjavaslatukkal történő egyeztetések után – elkészítik a „Tárgyévet megelőzően indítható közbeszerzések jegyzék”-ét, valamint a tervezett közbeszerzések várható költségkihatásainak megfelelő előzetes költségvetési előirányzat-lekötési havi bontásban.
(8) Az intézmények a „tárgyévet megelőzően indítható közbeszerzések jegyzéke” alapján az ebben lévő beszerzések közbeszerzési eljárását indíthatják.
(9) A jóváhagyott éves költségvetésnek megfelelő és a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási tervé”-re vonatkozó módosításokat az HVK LFCSF-ség és egyéb szervezetek tárgyév március 31-ig megadják a HM KPSZH részére.
(10) A HM KPSZH a (9) bekezdés szerinti módosítások alapján „A közbeszerzések éves finanszírozási tervé”-t aktualizálja, majd – az éves költségvetési tervvel történő egyeztetést követően – a HM TPSZI-k, valamint a HM PSZSZ szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok részére kivonatot készít és azt részükre tárgyév április 20-ig megküldi.
(11) A HM TPSZI-k a részükre megküldött (10) bekezdésben szereplő kivonatok alapján aktualizálják „A közbeszerzések éves finanszírozási tervkivonat”-aikat, majd – az éves költségvetési tervvel történő egyeztetést követően – az intézményeik részére elkészítik a „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-inek aktualizálásához szükséges módosításokat, és ezeket az intézményeknek április 30-ig megküldik.
(12) Az intézmények pénzügyi és számviteli referensei (vezetői) a részükre megküldött (11) bekezdésben szereplő módosítások alapján aktualizálják „Közbeszerzések éves intézményi finanszírozási terve”-iket, majd – az éves költségvetési tervükkel való egyeztetést követően – az előzetes költségvetési előirányzat lekötéseket.
(13) A közbeszerzések éves finanszírozási terveinek évközbeni módosításakor a (9)–(12) bekezdésekben leírtak szerint kell eljárni.
A közbeszerzések és a központosított közbeszerzések ellenjegyzéseinek rendje
5. § (1) Közbeszerzések esetén a közbeszerzési eljárást kezdeményező – a Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjét szabályozó 9/1998. HM utasításban előírtaknak megfelelően – kell, hogy megadja a beszerzést végző szervezet részére a megbízást (megállapodást), amelynek a szükséges költségvetési előirányzat (keret) meglétét igazoló ellenjegyzési záradékot tartalmaznia kell.
(2) A közbeszerzések és a központosított közbeszerzések kötelezettségvállalásait egyedileg, az utasítás 1. számú melléklete szerinti „Szerződéskivonat az ellenjegyzési eljáráshoz” okmányon (a továbbiakban: szerződéskivonat) – a kötelezettségvállalást megelőzően – ellenjegyeztetni kell.
(3) Az ellenjegyzést a HM PSZSZ, valamint a szakmai alárendeltségbe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok végzik.
(4) Az ellenjegyzői hatáskörök a közbeszerzések hatálya alá eső beszerzések – a mindenkori éves költségvetési törvényben megállapított – közbeszerzés értékhatárának szorzatában meghatározva a következők:
a) az adott szervezet pénzügyi és számviteli referense (vezetője) |
háromszorosáig; |
b) a HM TPSZI igazgatója |
tízszereséig; |
c) a HM PSZSZ szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok vezetői |
tízszereséig; |
d) a HM KPSZH főigazgatója |
tízszerese felett. |
A pénzügyi és számviteli vezetők ellenjegyzői jogkörüket távollétük idejére a szervezetszerű (megbízott) helyettesükre átruházhatják.
(5) A beszerzést végző szervezet
ha nem azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 5 példányban készítse el a szerződéskivonatot, majd annak 4 példányát küldje meg a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjének;
amennyiben azonos a közbeszerzési eljárás kezdeményezőjével, a szerződés tervezet alapján 4 példányban készítse el a szerződéskivonatot.
(6) A közbeszerzési eljárás kezdeményezője a szerződéskivonat mind a 4 példányát aláírásával ellátva adja át a szervezete pénzügyi és számviteli vezetőjének, referensének.
(7) A pénzügyi és számviteli vezető, referens megvizsgálja a szükséges kincstári előirányzat szabad keret meglétét, majd meghatározott formában kitölti a pénzügyi és számviteli záradékot a szerződéskivonat mind a 4 példányán és egyidejűleg leköti a szükséges előirányzatot a tervezett teljesítéseknek megfelelő időpontokra.
(8) A kötelezettségvállaló szervezet pénzügyi és számviteli vezetője, referense a szükséges kincstári előirányzat szabad keret igazolását jelentő pénzügyi és számviteli záradékkal ellátott szerződéskivonat mind a 4 példányát az ellenjegyzésre jogosult részére a szerződéskivonat kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül megküldi.
(9) Az ellenjegyzésre jogosult a kincstári szabad keret rendelkezésre állása esetén a szerződéskivonat mind a 4 példányát ellenjegyzi, 1 példányt nyilvántartásba vesz, három példányt pedig a szerződéskivonat kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül megküld az érintetteknek.
A 4 példány elosztása a következő:
1. számú példány |
HM KPSZH; |
2. számú példány |
illetékes HM TPSZI, illetve az önálló pénzügyi és számviteli osztály; |
3. számú példány |
adott szervezet pénzügyi és számviteli referense; |
4. számú példány |
beszerzést végző szervezet. |
A 4. számú példányt a szerződés mellé kell csatolni.
Az ellenjegyzés megtagadását írásban – a szerződéskivonaton – indokolni kell.
(10) A szerződés csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a szükséges előirányzati szabad keret igazolását tartalmazó szerződéskivonat 4. számú példánya megléte esetén köthető meg.
(11) Ha a kötelezettségvállalásban pénzügyi, finanszírozási jellegű változás történik (szerződés módosításra kerül sor), akkor az (5)–(10) bekezdésekben meghatározottak szerint kell ismételten eljárni.
A közbeszerzések kötelezettségvállalásai bejelentésének rendje
6. § (1) A beszerzést végző szervezet, amennyiben nem azonos a közbeszerzési eljárás kötelezettségvállalójával, a szerződéskötést követően a szerződés egy példányát haladéktalanul megküldi a közbeszerzési eljárás kötelezettségvállalójának.
(2) A pénzügyi és számviteli vezető, referens a kötelezettségvállalónál lévő szerződést egyezteti a hozzá tartozó szerződéskivonat nála lévő példányával. Egyezőség esetén a 211/1996. (XII. 23.) Korm. rendelet 38. §-ában előírt kötelezettségvállalási bejelentést a Magyar Államkincstár (a továbbiakban: Kincstár) területileg illetékes fiókja részére a meghatározott módon és formában végzi el úgy, hogy a kötelezettségvállaló mellett azt ellenjegyzőként írja alá. Eltérés esetén tisztázza annak okát.
(3) A bejelentést két példányban kell elkészíteni, amelyből az 1. számú példányt a Kincstár területileg illetékes fiókjához kell megküldeni, a 2. számú példányt pedig a szerződéskivonat 3. számú példányához kell csatolni.
(4) Ha a bejelentett kötelezettségvállalásban változás történik, az (1)–(3) bekezdésekben meghatározottak szerint kell eljárni.
(5) A szerződéskivonat 3. számú példányát, a kötelezettségvállalás bejelentés 2. számú példányát és ezek módosításait a kötelezettségvállaló pénzügyi és számviteli szervezeténél e célra felfektetett gyűjtőben egy folyószám alatt kell elhelyezni.
(6) A kötelezettségvállalás kincstári befogadását – a Kincstár visszaigazolását követően – a megfelelő szerződéskivonat 3. számú példányára rá kell vezetni.
(7) A kötelezettségvállalás teljesítését követően, kifizetéskor a Kincstár területileg illetékes fiókjához megküldendő „Átutalási megbízás” mellé csatolt „Átutalási megbízás kiegészítő szelvény”-en a Kincstár által adott kötelezettségvállalás hivatkozási számot kell feltüntetni.
Szabadkézi vétellel történő beszerzés ellenjegyzésének rendje
7. § (1) A szabadkézi vétellel történő beszerzések kötelezettségvállalásait – általános forgalmi adó nélkül – 500 E Ft felett egyedileg, 500 E Ft-ig pedig beszerzési feladatonként és havonta az utasítás 2. számú melléklete szerinti „Ellenjegyzési tanúsítvány” okmányon (a továbbiakban: tanúsítvány) a kötelezettségvállalást (beszerzést) megelőzően ellenjegyeztetni kell.
(2) Az ellenjegyzést a HM PSZSZ, valamint a szakmai alárendeltségbe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok, referensek végzik.
(3) Az ellenjegyzői határkörök – az általános forgalmi adó nélkül értendő – beszerzési értékhatár függvényében a következők:
a) az adott szervezet pénzügyi és számviteli referense (vezetője) |
500 E Ft |
-ig; |
b) a HM TPSZI igazgatói |
500 E Ft |
felett; |
c) a HM PSZSZ szakmai alárendeltségébe tartozó pénzügyi és számviteli osztályok vezetői |
500 E Ft |
felett. |
A pénzügyi és számviteli vezetők ellenjegyzői jogkörüket távollétük idejére a szervezetszerű (megbízott) helyettesükre átruházhatják.
(4) Az eljárás rendje – az általános forgalmi adó nélkül értendő – 500 E Ft értékhatárig:
a) A beszerzési feladatot elrendelő, illetve a kötelezettségvállaló a tanúsítványt három példányban elkészíti, majd mindhárom példányt aláírásával ellátva átadja a szervezete pénzügyi és számviteli vezetőjének.
b) A pénzügyi és számviteli vezető megvizsgálja a szükséges előirányzati szabad keret meglétét, majd meghatározott formában kitölti a pénzügyi és számviteli záradékot a tanúsítvány mindhárom példányán és egyidejűleg leköti a szükséges előirányzatot a tervezett teljesítéseknek megfelelő időpontokra.
c) A pénzügyi és számviteli vezető a szükséges előirányzati szabadkeret megléte esetén ellenjegyzi mindhárom tanúsítványt, melyből
ca) az 1. számú példányt elküldi az illetékes TPSZI-hez, ahol azt nyilvántartásba veszik;
cb) a 2. számú példány a pénzügyi és számviteli vezetőnél marad;
cc) a 3. számú példányt pedig a beszerzést végző az e célra felfektetett gyűjtőben tárolja.
d) Beszerzést követően a számlához, illetve – amennyiben a tanúsítványhoz több számla tartozik – a számlaösszesítőkhöz csatolni kell a hozzá tartozó tanúsítvány 2. számú példányát.
(5) Az eljárás rendje – az általános forgalmi adó nélkül értendő – 500 E Ft értékhatár felett:
e) A beszerzést kezdeményező a tanúsítványt három példányban elkészíti, majd mind a három példányt a kötelezettségvállaló aláírásával ellátva, továbbá a 126/1996. (VII. 24.) Korm. rendelet 3. §-ában előírtaknak megfelelően bekért – legalább – három ajánlat egy-egy másolati példányát hozzácsatolva – megjelölve a kiválasztott ajánlatot – átadja szervezete pénzügyi és számviteli vezetőjének.
f) A pénzügyi és számviteli vezető, megvizsgálja az ajánlatok, továbbá a szükséges előirányzati szabad keret meglétét, majd meghatározott formában kitölti a pénzügyi és számviteli záradékot a tanúsítvány mindhárom példányán és egyidejűleg leköti a szükséges előirányzatot a tervezett teljesítéseknek megfelelő időpontokra.
g) A pénzügyi és számviteli vezető, a szükséges előirányzati szabad keret, valamint a – legalább – három ajánlat megléte esetén a szükséges előirányzati szabad keret igazolását jelentő, pénzügyi és számviteli záradékkal ellátott tanúsítvány mindhárom példányát, valamint a bekért – legalább – három ajánlat egy-egy másolati példányát – megjelölve a kiválasztott ajánlatot – az ellenjegyzésre jogosult részére a tanúsítvány és az ajánlatok kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül megküldi.
h) Az ellenjegyzésre jogosult a – legalább – három ajánlat megléte, valamint a kincstári szabadkeret rendelkezésre állása esetén a tanúsítvány mind a három példányát ellenjegyzi, melyből az 1. számú példányt – a hozzácsatolt ajánlatok másolati példányával – nyilvántartásba veszi, a 2–3. számú példányt pedig a tanúsítvány és az ajánlatok kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül visszaküldi a beszerzést kérelmező szervezetnek.
A tanúsítvány:
da) 2. számú példányát a pénzügyi és számviteli vezető kapja;
db) 3. számú példányát pedig a beszerzést végző az e célra felfektetett gyűjtőben tárolja.
e) Beszerzést követően a számlához, illetve – amennyiben a tanúsítványhoz több számla tartozik – a számlaösszesítőkhöz csatolni kell a hozzá tartozó tanúsítvány 2. számú példányát.
(6) Az ellenjegyzés megtagadását írásban indokolni kell.
(7) A szerződéskötés, illetve a szabadkézi vétellel történő beszerzés csak a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző aláírását, valamint a szükséges előirányzati szabadkeret igazolását tartalmazó tanúsítvány megléte esetén hajtható végre.
Záró rendelkezések
8. § (1) Az utasítás a közzétételét követő 8. napon lép hatályba, mellyel egyidejűleg a 39/1997. HM utasítás hatályát veszti.
(2) A közbeszerzések éves finanszírozási tervét első alkalommal az 1999-es költségvetési évre kell elkészíteni.
Dr. Fodor István s. k.,
HM politikai államtitkár
1. számú melléklet a 32/1998. (HK 10.) HM utasításhoz
az ellenjegyzési eljáráshoz
SZERZŐDÉS AZONOSÍTÓ: |
||||||
Import engedély szám: |
||||||
Szerződés tárgya: |
||||||
Szerződő partner neve: |
||||||
Szerződés aláírója: |
||||||
|
Meghatalmazott neve: |
|||||
|
Meghatalmazó okmány szám: |
|||||
|
Kelt: |
|||||
Ügyintéző személy neve: |
||||||
Szerződés bruttó értéke (SZÉ): |
........................................ |
Valuta |
||||
|
Kötésköri árfolyam: |
..................................................... |
||||
Szerződés ÁFA nélküli értéke: |
.............................................................................................................................Ft |
|||||
Fizetés módja: |
Átutalás.......................... |
Akkreditív.................... |
Előrefizetés......................... |
|||
|
Előleg............................................ |
Okmányos inkasszó................................... |
||||
Teljesítés helye: |
.............................................................................................................................. |
|||||
Szerződés véghatárideje: |
............................. év |
................................ hó |
................................. nap. |
|||
Paritás: |
......................................................... Helye: ......................................................... |
|||||
Rész-szállítás: |
Igen................................................. |
Nem........................................................... |
Fsz. |
Helye |
Ideje (év, hó) |
Bruttó összeg |
Megjegyzés |
||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
............................ 19 ......................... hó ..........-n. |
|||||
........................................................ P. H. |
................................. P. H. |
|||||
beszerző |
kötelezettségvállaló |
|||||
|
||||||
Pézügyi és számviteli záradék: |
|
|||||
Költségvetési (al-) cím: |
||||||
Költségvetési (al-) tételszám: |
||||||
Éves keret: |
||||||
Lekötve: |
||||||
Jelenlegi lekötés: |
||||||
További szabad keret: |
||||||
|
|
|||||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
|
|||||
..................................................................... P. H. |
||||||
pénzügyi és számviteli vezető |
||||||
|
||||||
|
||||||
Ellenjegyzői záradék: |
|
|||||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
||||||
|
||||||
|
||||||
.................................................................. P. H. |
||||||
ellenjegyző |
2. számú melléklet a 32/1998. (HK 10.) HM utasításhoz
Kötelezettsévállaló szervezet: |
||||
Beszerzés tárgya: |
||||
Beszerzés mennyisége: |
||||
Beszerzés bruttó költség-kihatása: |
||||
– ebből ÁFA: |
||||
Beszerzés indoklása: |
||||
|
|
|||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
|
|||
................................................................... P. H. |
||||
kötelezettségvállaló szervezet vezetője |
||||
|
|
|||
|
|
|||
Pénzügyi és számviteli záradék: |
||||
Költségvetési (al-) cím: |
||||
Költségvetési (al-) tételszám: |
||||
Éves keret: |
||||
Lekötve: |
||||
Jelenlegi lekötés: |
||||
További szabad keret: |
||||
|
|
|||
|
|
|||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
|
|||
|
||||
...................................................... P. H. |
||||
pénzügyi és számviteli vezető |
||||
Ellenjegyzői záradék: |
||||
|
|
|||
|
|
|||
.........................19 .............................. hó ........-n. |
|
|||
|
||||
..................................................... P. H. |
||||
ellenjegyző |
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás