6/1998. (ÜK 1999/1.) LÜ utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed:

(2) Az (1) bekezdésben megjelölt ügyészi szervek iratkezelési szabályzatát az utasítás mellékleteként kiadom. A szabályzatot az Országos Kriminológiai és Kriminalisztikai Intézet iratainak irattári kezelésére és selejtezésére értelemszerűen alkalmazni kell azzal, hogy az irattári tervet az igazgató állapítja meg.

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki a katonai ügyészi szervekre.

2. § (1) Az egyes szakmai és funkcionális tevékenységek ügyvitelére vonatkozó különös szabályokat a szakmai és a funkcionális tevékenységet végző önálló szervezeti egységek vezetői és a Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztályának vezetője együtt kiadott főosztályvezetői körlevélben állapítják meg.

(2) A Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztályának vezetője az ügykezelés különös szabályait a szakmai és funkcionális tevékenységet végző önálló szervezeti egységek vezetőivel egyetértésben a szükséghez képest változtathatja. E változtatás az ügyészi szervezet iratkezelési szabályzatát nem érintheti.

3. § Az egyes szakmai és funkcionális tevékenységek ügyvitelére vonatkozó jelenleg hatályos különös ügyviteli szabályokat a továbbiakban csak akkor kell alkalmazni, ha a jelen utasítás mellékletét képező iratkezelési szabályzatban írtak, vagy a jelen utasítás felhatalmazása alapján kiadott ügyviteli előírások másként nem rendelkeznek.

4. § Az 1983. december 31. napja előtt érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére az 1/1972. Legf.Ü. utasítás mellékleteként kiadott „Ügyészi szervek irattári tervét”, az 1984. január 1. napja után és 1999. január 1. napja előtt érkezett (keletkezett) iratok őrzésére és selejtezésére az 1/1984. Legf.Ü. utasítással módosított 1/1972. Legf.Ü. utasítás mellékleteként kiadott „Ügyészi szervek irattári tervét” kell alkalmazni. Az iratkezelési szabályzat függeléke az 1999. január hó 1. napja után érkezett (keletkezett) iratokra vonatkozik.

5. § (1) Ez az utasítás – a (2) bekezdésben megjelölt kivétellel – 1999. január 1-jén lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti

(2) Az utasításnak a fellebbviteli főügyészségekre vonatkozó rendelkezései hatálybalépéséről külön utasítás rendelkezik.

Dr. Györgyi Kálmán s. k.,

legfőbb ügyész

Melléklet a 6/1998. (ÜK. 1999/1.) LÜ utasításhoz

IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

1. § Beadvány: az ügyészséghez érkező hagyományos (papír alapú) vagy elektronikus irat.

Betétlap: olyan egy van több lapból álló ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez.

Csatolás: tárgyi és/vagy személyi összefüggés esetén – egységes állásfoglalás kialakítása érdekében – két, vagy több ügyiratnak tartós, de nem végleges egymáshoz való kapcsolását jelenti oly módon, hogy az ügyiratok továbbra is megtartják önállóságukat.

Egyesítés: tárgyi és/vagy személyi összefüggés esetén két vagy több ügy végleges összeolvadását, egy üggyé válását és együttes elintézését jelenti.

Elektronikus aláírás: az elektronikus irat védelmét szolgáló titkos aláírási kulccsal készített, digitális adatokat tartalmazó jelsorozat, amely azonosítja az aláírási kulcs tulajdonosát és egyértelműen bizonyítja az adatok hitelességét és sértetlenségét.

Elektronikus irat: számítástechnikai eszköz felhasználásával elektronikus formában rögzített, elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

Elintézés: az ügyészségre érkezett kezdeményezés, vagy hivatalból hozott döntés alapján történt érdemi intézkedés.

Elkülönítés: egy ügy két vagy több üggyé való végleges szétválasztása és külön-külön szám alatti elintézése.

Eredmény: az érdemi intézkedésen alapuló más ügyészség vagy más hatóság által hozott, az ügyészségi ügyforgalmi nyilvántartás szempontjából releváns döntés.

Érkezés: az ügyészségre érkezett kezdeményezés vagy hivatalból hozott ügyészségi döntés.

Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, számítástechnikai program segítségével történő érkeztetés esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat.

Évkör: az irattári anyag vagy egy raktári egységet kitevő irat együttes nyitó és záró évszáma által határolt időtartomány.

Feladatkör: azoknak a feladatoknak összessége, amelyet az ügyészi szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

Gyűjtő: egy iktatási rendszeren belül egy iktatószám alatt sorszámozott iratok, amelyeket a gyűjtőben együtt kezelnek.

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben az ügyészi szerv jogosult és köteles intézkedni, illetve eljárni.

Házi irat: egy adott ügyben az ügy kezelése és az ügyintézés során az ügyészségen keletkezett valamennyi olyan irat, amely nem kiadmány és nem nyomozási irat.

Iktatás: az iratkezelésnek a postabontás és az érkeztetés utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve az ügyészségen keletkezett iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; számítástechnikai program segítségével történő iktatás esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki.

Iktatókönyv: az ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben az iktatás során minden érkező irat új számot kap. Készülhet számítástechnikai program segítségével is. Elektronikus adathordozón tárolt iktatókönyv esetén a folyamatosság biztosítása az iktatókönyvet az adathordozóra rögzítő számítástechnikai program feladata.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: az ügyészi szervezet ügyvitelére vonatkozó szabályok összessége, amely a szervezeti és működési szabályzat figyelembevételével készül, s amelynek függelékét képezi az irattári terv.

Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.

Irattári anyag: a szervek működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége.

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során az ügyészi szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Kezdőirat: az ügyiratot létrehozó irat, az ügyirathoz tartozó iratok közül érkezési időrendben a legelső irat.

Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon vagy a betétlapon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézésére vonatkoznak.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt, elektronikus adathordozón történő továbbítás esetén megfelelő számítástechnikai eszköz segítségével hitelesített irat.

Kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel, elektronikus adathordozón tárolt irat esetén a számítástechnikai program megfelelő utasításának kiadásával).

Kiadmányozó: a kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása, számítógépes adathordozón tárolt kiadmány esetén a kiadmány elektronikus aláírással történő ellátása.

Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.

Lajstrom: az ügyészi szervezeti egység rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként megnyitott és lezárt ügykönyv, amelyben csak a kezdőiratok kapnak új számot, az utóiratok pedig sorszámot. Készülhet számítástechnikai program segítségével is. Elektronikus adathordozón tárolt lajstrom esetén a folyamatosság biztosítása az iktatókönyvet az adathordozóra rögzítő számítástechnikai program feladata.

Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Leválasztás: a korábban csatolt ügyek iratainak egymástól való eltávolítása.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.

Mutató: az iratokban szereplő fontosabb adatok (név, tárgy, hely, idegenszám) rögzítésére szolgál.

Raktári egység: az irattári anyagnak a rendezés során kialakított, fizikailag együtt kezelt része (doboz, csomó, kötet stb.).

Segédkönyv: az ügyészségi ügykönyvek mellett kiegészítő adatok nyilvántartására és az iratkezelés megkönnyítésére szolgál.

Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással rögzített adatokat tároló adathordozó.

Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatás során és az iratokon egyaránt jelölni kell.

Szerv: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Szignálás: az ügyben intézkedésre, eljárásra illetékes ügyintéző kijelölése.

Utóirat: az ügyészségen már létező, vagy korábban létezett ügyirathoz tartozó és egyéb szabályozás folytán kezdőiratnak nem tekinthető irat.

Ügyintézés: az egyes ügyészi szervezeti egységek tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti és amennyiben erre megfelelő jogosultsága van, az érdemi döntést meghozza.

Ügyirat: az ügyintézés során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.

Ügykönyv: az iktatókönyv és a lajstrom általános megnevezése.

Ügyvitel: az ügyészi szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

Vezetői jelzőlap: magasabb vezető állású ügyész által megkülönböztetett figyelemmel kísért ügyhöz csatolt, esetenként utasítást is tartalmazó lap.

2. § Az iratkezelési szabályzat rendelkezései biztosítják, hogy az irat útja pontosan követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen, szolgálja az egész ügyészi szervezet feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerű működését, az ügyészi intézkedések ellenőrizhetőségét, az iratok épségben és használható állapotban való őrzését.

3. § (1) Az iratkezelési szabályzat V. Fejezetének rendelkezései az Országos Kriminológiai és Kriminalisztikai Intézetre (OKKrI) is kötelezőek.

(2) Az általános érvényű iratkezelési szabályok keretein belül kiegészítő jellegű, helyi érvényű ügyviteli szabályozást a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető ügyészek, főosztályvezetők, önálló osztályvezető ügyészek, osztályvezetők (a továbbiakban együtt: főosztályvezetők), a fellebbviteli főügyészségeken a fellebbviteli főügyész, a megyei (fővárosi) főügyészségeken a főügyészek, a helyi ügyészségeken a vezető ügyészek is kiadhatnak a vezetésük, illetve felügyeletük alá tartozó ügyészi szervezeti egységekre kiterjedő hatállyal.

(3) A kiegészítő jellegű iratkezelési szabályozást tartalmazó rendelkezéseket a felettes ügyészi szervhez és a Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztályához fel kell terjeszteni.

(4) Az ügyészi szervezet dolgozói minden ügyben kötelesek az iratkezelési szabályokat betartani.

4. § (1) Az ügyészségi ügyviteli munka központi szervezése, irányítása és ellenőrzése a Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztályának a feladata.

(2) Egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben az érintett (fő)osztályok véleményének kikérése alapján a Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztálya jogosult dönteni.

(3) A Legfőbb Ügyészségen az ügyvitelt a vezetésük alatt álló szervezeti egységeknél a főosztályvezetők évente egy alkalommal ellenőrzik.

(4) A fellebbviteli főügyészségek, valamint a megyei (fővárosi) főügyészségek és a helyi ügyészségek ügyvitelét a fellebbviteli főügyész, a megyei (fővárosi) főügyész, vagy az általa kijelölt főügyészhelyettes, vagy osztály (csoport) vezető ügyész a főügyésszel egyetértésben, illetve a helyi ügyészség vezetője irányítja és évenként legalább egyszer ellenőrzi.

(5) Az ellenőrzések megállapításairól és a hibák megszüntetése tárgyában adott utasításokról írásbeli feljegyzést kell készíteni.

5. § (1) Az ügykezelési teendőket az egyes ügyészi szervezeti egységeknél az ügyviteli dolgozók ügykezelő irodákba szervezve és az egyes szervezeti egységekbe beosztva végzik.

(2) Az ügyészségi ügykezelő irodák szervezése és zavartalan működésének biztosítása a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezetők, a fellebbviteli és a megyei (fővárosi) főügyészségeken a fellebbviteli, illetve a megyei (fővárosi) főügyésznek, a helyi ügyészségeken a helyi ügyészség vezetőjének a feladata.

6. § (1) Az ügyészségi ügykezelő iroda élén az irodavezető áll, aki a vezetése alatt álló irodában biztosítja az ügyviteli szabályok pontos betartását és az egységes központi állásfoglalást igénylő ügyviteli kérdésekben előterjesztést tesz a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető, a fellebbviteli, illetve a megyei (fővárosi) főügyészségeken és helyi ügyészségeken a fellebbviteli, megyei (fővárosi) főügyész útján a Legfőbb Ügyészség Számítástechnika-alkalmazási és Információs Főosztályához.

(2) Az ügykezelési feladatokat az iratkezelési szabályzat rendelkezéseinek betartásával, az irodavezető irányítása alapján tisztviselők és ügykezelők látják el.

7. § Az iktatás során az ügykönyvekben és a számítógép nyilvántartásban az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni legalább

8. § (1) Az iratkezelési szabályzat határozza meg az ügyészséghez érkezett irat – pl. levél, távirat, telefax, elektronikus irat, csomag stb. – átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket.

(2) A küldemény átvételére jogosult:

(3) Az ügyészségi iroda köteles a felek beadványait, panaszait, kérelmeit hivatalos munkaidő alatt átvenni.

(4) Amennyiben az ügyészségnél személyesen eljáró fél olyan beadványt kíván benyújtani, amelynek elbírálása más ügyészség feladata, vagy más hatóságnak, szervnek hatáskörébe tartozik, az ügyfelet tájékoztatni kell, hogy beadványát hol célszerű beadni. Ha a fél ennek ellenére ragaszkodik beadványának átadásához, azt tőle át kell venni.

(5) Az ügyészségi iroda a fél kérelmére a beadvány átvételéről elismervényt ad.

9. § (1) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

(2) Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel időpontjának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb az átvételt követő első munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

(3) A postabontás során ellenőrizni kell, hogy a borítékon jelzett iratok, valamint az iraton feltüntetett mellékletek megérkeztek-e. Amennyiben az irat vagy küldemény hiányosan érkezett, azt az iratra rá kell vezetni. Az átvevőnek a küldő szerv irodájának vezetőjét az iratborítékon jelzett, de meg nem érkezett ügyszámú irat megküldésére fel kell kérnie. A hiányos mellékletekkel érkezett küldemény az ügy folyamatos intézését nem szakíthatja félbe.

(4) Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni a küldeményt tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell.) Az olyan küldeményekre, amelyeknek burkolata sérült, vagy azon illetéktelen felbontás jelei állapíthatók meg, rá kell vezetni, hogy „sérülten”, illetve „felbontva” érkezett. Ezt a feljegyzést az átvevőnek alá kell írnia.

(5) A gyors elintézést igénylő, az ügyészségre érkező („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.

(6) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni.

(7) Ha a küldemény pénzt, fel nem ragasztott illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, azt az iraton az összeg, illetve az érték pontos megjelölésével fel kell jegyezni és a feljegyzést végző dolgozónak aláírással és keltezéssel kell ellátni. A küldeményben talált és tévesen beküldött értéket elismervény ellenében a beküldőhöz kell visszajuttatni. Ennek akadálya esetén a Pénzügyi Főosztálynak (osztálynak vagy csoportnak) kell az érték őrzéséről gondoskodnia és ezt az iraton feltüntetnie.

(8) A küldemény téves bontása esetén, valamint ha a bontás után derül ki, hogy a küldeményben a titkos ügykezelés szabályai alá tartozó ügyirat van, a borítékot ismét le kell ragasztani, rávezetve a felbontó ügyészségi alkalmazott nevét, munkahelyét. A küldeményt a címzetthez, államtitkot tartalmazó ügyirat esetében a Legfőbb Ügyészségen, a fellebbviteli és a megyei (fővárosi) főügyészségeken a titkos ügykezelési iroda vezetőjéhez, a helyi ügyészségeken a vezető ügyészhez kell eljuttatni.

(9) A postabontás során keletkezett üres borítékokat az irodák kötelesek összegyűjteni és három hónapig megőrizni.

(10) Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű, s.k. felbontásra szóló, valamint azokat a küldeményeket, melyeknél ezt elrendelték.

(11) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az ügyészi szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez.

(12) A telefaxon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolat hitelesítését az eredeti irat őrzésére kijelölt ügyészi szervezeti egység iratkezelője végzi záradékkal. Egyebekben a telefaxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

(13) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

(14) A küldemények átvételénél az ügyészségnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemény élet-, testi épség veszélyeztetésére utaló szerkezettel érkezett, számítógépes érkezés esetén vírusvizsgálat stb.).

10. § (1) Az ügyészséghez érkezett minden iratot az érkezés napján iktatóbélyegzővel kell ellátni. Ha az ügyben bűnjel van, illetve letartóztatás történt, azt az iratborítón feltűnő módon kell jelezni.

(2) A hivatalos munkaidő végén átvett és az érkezés napján nem iktatott iratokon az érkezés évét, hónapját, napját keletbélyegző elhelyezésével még az átvétel napján fel kell tüntetni, egyébként az ügykezelési feladatokat a következő munkanapon is el lehet végezni.

11. § (1) Az ügyészséghez (a telefax kivételével) elektronikus úton érkezett és az ügyészségi ügykezeléssel kapcsolatos feladatokat ellátó számítástechnikai program által automatikusan – emberi beavatkozás vagy jóváhagyás nélkül – fogadott iratok átvétele a számítástechnikai program érkeztetési funkciójával történik.

(2) Ügykezeléssel kapcsolatos feladatokat ellátó számítástechnikai program használata esetén a 7–9. §-ban írt rendelkezéseket az (1) bekezdésben írtak szerinti, valamint a számítástechnikai program használatából fakadó értelemszerű eltérésekkel kell alkalmazni.

12. § (1) Az ügyészségre érkező minden iratra vonatkozóan meg kell állapítani, hogy az iratnak van-e már előzménye. Ezután kell eldönteni, hogy az iratot kezdő vagy utóiratként kell-e kezelni (lajstromos iktatás esetén) vagy iktatókönyvbe iktatás esetén mely iratokat kell az érkezett irathoz csatolni.

(2) Az érkezett irat priorálását – amennyiben a beadványban nincs hivatkozás ügyészi számra – a segédkönyvek vagy számítástechnikai program által kezelt nyilvántartások (névmutató, tárgymutató és idegen számok mutatója) alapján kell elvégezni.

13. § (1) Postabontás után a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezetőnek, a fellebbviteli és a megyei (fővárosi) főügyészségeken a megyei (fővárosi) főügyésznek, a helyi ügyészségeken a helyi ügyészség vezetőjének vagy az általuk kijelölt személynek kell valamennyi iratot (a fel nem bontott leveleket, küldeményeket is) az iktatásra szolgáló ügykönyv és az ügyintéző kijelölése céljából bemutatni. Az iroda az utóiratokat az előzménnyel együtt az előadónak köteles bemutatni.

(2) Amennyiben az ügyészi ügyintézői munkakörök területi vagy más ügybeosztás alapján kerültek elhatárolásra, a főosztályvezető, a fellebbviteli és a megyei (fővárosi) főügyészek, a helyi ügyészségek vezetői az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérő intézkedése alapján az ügyet közvetlenül az előre kijelölt ügyintézőnek kell bemutatni.

(3) A szignálás során a soron kívüli intézkedést igénylő ügyiratokat a sürgősség fokának megfelelően „Azonnal”, vagy „Sürgős” jelzéssel kell ellátni. Ezeket az ügyeket soron kívül, egyébként pedig az érkezés sorrendjében kell elintézni.

14. § (1) Az ügyintéző az „Azonnal” jelzésű ügyekben a kézhezvétel napján haladéktalanul köteles a szükséges intézkedéseket megtenni. A „Sürgős” jelzésű ügyeket, vagy amelyeknek eldöntésétől más ügy megindulása, további elbírálása függ, és azokat, amelyeket a hiányzó iratokkal való felszerelés céljából vissza kell küldeni, soron kívül el kell helyezni.

(2) Ha az ügyintéző az ügyet a (1) bekezdésben, illetőleg valamely jogszabályban vagy legfőbb ügyészi utasításban megállapított időben előreláthatóan elintézni nem tudja, – mihelyt az elintézés akadálya előtte ismertté vált – közvetlen vezetőjének köteles jelentést tenni és az ügyirat elintézési határidejének módosítását, vagy az ügyirat más ügyintézőre való átszignálását kell kérnie.

(3) Minden intézkedésen fel kell tüntetni az elintézés évét, hónapját, napját és az elintézést az ügyintézőnek és a kiadmányozónak alá kell írnia.

15. § (1) Szignálás után az iratokat az iktatás és az ügyintéző részére való kiosztás végett lehetőleg még aznap, legkésőbb másnap az irodába vissza kell juttatni.

(2) A szignáló, ha az elintézés módjára vonatkozóan szóbeli megbeszélést tart szükségesnek, az ügyirathoz csatolt vezetői jelzőlapra, vagy az iratra „Ref” jelzést vezet rá. Ezen túlmenően a vezető a vezetői jelzőlapon vagy az iraton az elintézés módjára is adhat utasítást.

(3) A szignáló a büntető ügyekben az ügyiraton a jellemző bűncselekmény megnevezését, számítógépes iktatás esetén a jellemző bűncselekmény azonosító kódját is köteles feltüntetni. Polgári és törvényességi felügyeleti ügyekben az ügy tárgyát is meg kell jelölni.

16. § (1) Az iktatás történhet hagyományos, kézi módszerrel és számítógépes eljárással.

(2) Az ügyészi szervhez érkező, illetve ott keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.

(3) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell beiktatni. Soron kívül kell iktatni az „azonnal” és a „sürgős” jelzésű iratokat.

17. § (1) Az iktatást minden évben 1-gyel kell kezdeni. A különböző szakmai és funkcionális tevékenységek során alkalmazott iktatószámokat betűjelek, – szükség esetén számtartományok – különböztetik meg egymástól.

(2) A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

(3) Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

18. § (1) Minden év első napján új ügykönyvet és segédkönyvet kell nyitni.

(2) Az ügykönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

(3) Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Azt is meg kell jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.

(4) Az iktatott iratokról név és szükség szerint idegen számmutatót kell vezetni.

19. § (1) Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelni kell az ügyiraton mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, melyekben az átadás-átvétel tényét a sajátkezű aláírás bizonyítja.

(2) Számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás és az „iktatókönyv” azonos adattartalmú, mivel azonos állományból kerül megjelenítésre. Az állományból iktatókönyv, mutató és egyedi ügy nyilvántartása automatikusan nyomtatható kell legyen.

(3) A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.

(4) A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni, és az így készült iktatókönyvet, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irattári iratai mellett kell elhelyezni.

(5) A felhasználói jogosultságok szabályozása, valamint ennek számítógépes megvalósítása során gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

(6) A számítógépes rendszerben az érkeztetési és iktatási adatok rögzítését, módosítását, vagy törlését az azt elvégző ügyintéző azonosítójával, az időponttal, valamint törlés és javítás esetén az eredeti adattal naplózni kell. A naplózás a számítógépes rendszer feladata.

(7) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi ismérveit, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámot magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldemény átvételét vissza kell utasítani.

(8) Amennyiben a küldemény a (7) bekezdésben írtaknak, nem felel meg és a küldemény átvételének visszautasítására nincs mód, a küldeményt az általános szabályoknak megfelelően, hiányosan érkezettként kell kezelni.

20. § (1) Az ügyszám az ügy tárgyának és az ügykönyvbe való bejegyzésének azonosítására szolgál. Az ügyek száma: az ügy száma, törve az érkezés évének számával.

(2) Az ügyszám előtt fel kell tüntetni annak az ügykönyvnek a kezdőbetűjét, vagy jelét, amelybe az ügy bejegyzése történt. A főváros területén a kerületi ügyészségek megkülönböztetése céljából az ügyszám megjelölése az ügykönyvjel és az ügykönyvszám között a kerület számának megfelelő római számjegy feltüntetésével történik. A fellebbviteli főügyészségeken a megyei főügyészségek megkülönböztetése céljából kell az ügykönyvjel és az ügykönyvszám között a megkülönböztető megjelölést használni.

(3) Az utóiratokat az ügyszám feltüntetésén kívül az ügyszámhoz tartozó sorszámmal is el kell látni. A sorszámot arab számjeggyel kell megjelölni. Az 1. sorszámot mindig a kezdőirat kapja és minden következő utóirat eggyel magasabb sorszámot kap.

(4) Az intézkedés (elintézés), illetve határozat mindig annak az iratnak a sorszámát kapja, amelyikre vonatkozik. Ha az ügyészség egy sorszám alatt több intézkedést tesz, az egyes intézkedéseket azonos sorszám alatt egymás után következő római számokkal is meg kell jelölni.

(5) A mellékletek annak az iratnak a sorszámát kapják, amelyhez tartoznak.

21. § (1) A segédkönyveket rendszeresen kell vezetni.

(2) Az ügyészségi tevékenységi napló az ügyintéző átadókönyve, amely az iratok átadásának és átvételének igazolására, illetve az iratok mozgásának követésére szolgál.

(3) Az előadói könyv gazdasági ügyekben igazolja a gazdasági ügyeknek az előadó részére történő átadását, az ügyek elintézését és az iratoknak az iroda részére való visszajuttatását.

(4) A névmutató az ügyiratok keresését segíti az iktatott ügyeknek a terhelt, valamint szükség esetén a sértett, az alperes, a panaszos, a kérelmező stb. nevének betűrendben történő feljegyzésével.

(5) Az idegen számok mutatója az ügyiratoknak idegen szerv ügyszáma szerinti keresését teszi lehetővé.

(6) A tájékoztató (helymutató) az iratok hollétének megállapítására szolgál. Az iratok hollétére vonatkozó adatokat a kelet és az irat helyének egyidejű feltüntetésével, naprakész állapotban kell vezetni.

(7) A határidő nyilvántartókönyv meghatározott határnapra történő bemutatás időpontjának nyilvántartására szolgál.

(8) Az irattári sorkönyv a kisirattárban elhelyezett iratok kiemelése és visszahelyezése időpontjának és az iratot kikérő nevének nyilvántartására szolgál.

(9) Számítástechnikai program használata esetén a segédkönyveket a program számítógépes úton szolgáltatja.

22. § (1) Az ügyészségi iratoknak az ügyintézőnek történő átadását és azoknak visszavételét ügyészi tevékenységi naplóval kell megoldani. Számítógépes program használata esetén a naplót a program számítógépes úton szolgáltatja.

(2) A Legfőbb Ügyészségen a Pénzügyi Főosztály irodája minden iratot az előadói könyvvel továbbítja és kapja vissza az ügyintézőtől.

23. § (1) Az ügyintéző köteles minden intézkedése után az irodának pontos, teljes és félre nem érthető utasítást adni.

(2) A kiadmányozónak az ügyek felülvizsgálásakor az iroda számára adott ügykezelési utasítások helyességét is ellenőriznie kell.

(3) Ha az ügykezelési utasítás hiányzik, pontatlan, vagy nem világos, az iroda vezetője az iratokat köteles az ügyintézőnek visszaadni.

24. § (1) Az egyesítés külön íven, két példányban fogalmazott ügyészi intézkedéssel (nem kiadói utasítással) történik.

(2) Egyesíteni csak azonos eljárási szakaszban lévő, azonos szakmai és funkcionális tevékenység során iktatott ügyeket lehet.

(3) Egyesítés esetén az iratokat annál az ügyszámnál kell kezelni, amely a legkorábban keletkezett. Ha valamelyik egyesített ügyben a terhelt letartóztatásba kerül, az egyesített ügyeket ennek ügyszáma alatt kell kezelni.

(4) Azt az ügyszámot, amely alatt az egyesített ügyet kezelik, a korábban önálló ügyek ügyszámainál a jegyzet rovatban az egyesítésre utalással fel kell tüntetni. Az egyesített ügy iratborítékán fel kell jegyezni az egyesítéssel érintett ügyek ügyszámait.

(5) Elkülönítés esetében az elkülönítéssel létrejött új ügy számát annál az ügynél, amelyben az elkülönítést elrendelték, a jegyzet rovatban, továbbá a névmutatóban és a tájékoztatóban fel kell tüntetni.

(6) Folyamatban lévő ügy iratainak más iratokhoz való csatolását csak kivételesen lehet elrendelni. Iratok csatolására az ügyintéző irodai utasításban rendelkezhet.

(7) A csatolást az időpont és az ügyszám megjelölésével a jegyzet rovatban, a tájékoztatóban, valamint az ügyiratok borítékán fel kell tüntetni.

(8) Az iroda az ügyésznek a csatolás megszüntetésére adott utasítására a csatolt ügy iratait leválasztja és helyére visszateszi, ugyanakkor az érintett ügyek jegyzet rovataiban, a tájékoztatóban és az iratborítékon a csatolásra vonatkozó feljegyzéseket áthúzza. Csatolt ügyek irattárba nem helyezhetők.

25. § (1) Az ügyintéző által adott utasítások: leírói, kiadói, kivezetési, valamint határidő-nyilvántartási utasításokból állnak.

(2) A leírói utasításban azokat az utasításokat kell megadni, amelyekre a leírónak a tisztázat elkészítése során figyelemmel kell lennie.

(3) A kiadói utasításban meg kell határozni, hogy a leírt kiadmányokat kinek, hány példányban kell megküldeni, az egyes kiadmányokhoz hány darab és milyen mellékletet kell csatolni. A kiadmányokhoz csatolandó iratokat lehetőleg külön kell választani a többi irattól és átkötve meg kell jelölni úgy, hogy tévedés ne történhessék. A kiadói utasításban az általánostól eltérő postázás módját is meg kell jelölni.

(4) A kivezetési utasításokban a rovatok kitöltésére, valamint a statisztikai lapok kiemelésére kell utasítást adni, megjelölve azok betűjelét, darabszámát és a kiemelés időpontját, amelyeket az egyes szakterületeket szabályozó különleges rendelkezések szerint az irodai alkalmazott ügyészi utasításra vezethet ki.

(5) A határidő nyilvántartási utasításoknál az ügyintézőnek pontosan meg kell jelölni, hogy a nyilvántartás sürgetésre vagy bemutatásra vonatkozik-e. Sürgetési határidő nyilvántartási utasítást bemutatási határidő nélkül adni nem szabad.

(6) Az ügyészi szervre vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az ügyiratborítóra, majd az iratot az arra jogosult személy – rendelkezés alapján – a megfelelő helyen tárolja.

26. § (1) Azokban az ügyekben, amelyekben a legfőbb ügyész, a legfőbb ügyész helyettesek, a fellebbviteli, a megyei (fővárosi) főügyész, illetve helyettesei az érdemi állásfoglalást és az üggyel kapcsolatos egyéb kérdéseket figyelemmel kívánja kísérni, az ügyiratot vezetői jelzőlappal látják el. A legfőbb ügyész, a fellebbviteli főügyész és a megyei (fővárosi) főügyész piros, a legfőbb ügyész büntető szakterületet irányító helyettese, valamint az ezen szakterület főügyész helyettese zöld, a legfőbb ügyész magánjogi és törvényességi felügyeleti tevékenységét irányító helyettese és ezen szakterület főügyész helyettese sárga színű jelzőlapot használnak.

(2) A vezetői jelzőlap: kelet, iktatószám, hivatkozás (beküldő hatóság, panaszos, kérelmező neve, egyéb adatai), beadvány tárgya, ügyintéző neve, elintézési határidő, befejezés módja és megjegyzés rovatokat tartalmaz.

(3) A jelzőlappal ellátott ügyiratokat az ügyintéző köteles soron kívül, illetve a jelzőlapon megjelölt határidőre elintézni és az ügy természetétől, valamint az adott utasítástól függően kiadmányozás előtt, vagy után a jelzőlapot kibocsátó vezetőnek bemutatni. Ha a jelzőlapot kibocsátó vezető az érdemi elintézés előtti referálásra ad utasítást, a referálást, illetve az intézkedési tervezetet a határidő napjáig kell teljesíteni vagy bemutatni.

(4) A vezetői jelzőlappal ellátott ügyiratokat bemutatás és kiadmányozás után úgy kell irattárba helyezni, hogy az irattározott ügydarabokról a jelzőlapokat eltávolítani nem szabad.

(5) A vezetői jelzőlap létét az adott ügynél jelölni kell és az ügy iktatószámát fel kell tüntetni a vezetői jelzőlap kibocsátója által továbbított átadó könyvben is.

27. § (1) A kiadmányozók az intézkedési tervezetek kiadmányozásakor kézjegyük előtt „K” (kiadható) és kelet feljegyzést alkalmaznak. A kiadmányra csak a kiadmány keltét és a kiadmányozó nevét kell ráírni „s.k.” utójelzéssel, kivéve, ha a kiadmány eredeti aláírást tartalmaz. A kiadmányon fel kell tüntetni az ügyészség megnevezését és az ügyszámot. A kiadmányokat – az eredeti aláírás esetét kivéve – az irodavezető, vagy az erre kijelölt ügyészségi alkalmazott „kiadmány hiteléül” záradékkal látja el, lepecsételi és aláírja.

(2) A kiadmányokat a leírók abban a sorrendben kötelesek elkészíteni, ahogyan azok hozzájuk érkeztek. Az „Azonnal”, vagy „Sürgős” jelzésű kiadmányokat soron kívül, az érkezés napján, egyéb kiadmányokat pedig – a terjedelmes kiadmányok kivételével – legkésőbb az irodába érkezést követő munkanapon kell elkészíteni.

(3) A kiadmányt egyeztetni kell a fogalmazvánnyal és az egyeztetést a fogalmazványra fel kell jegyezni. Az egyeztetők kötelesek azt aláírni és kelettel ellátni.

(4) Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.

(5) Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

28. § (1) Ügyiratokat lemásolás céljából ügyfélnek kiadni nem szabad. Befejezett ügy iratairól – kivéve a házi iratokat –, vagy kiadmányokról másolat készítésére az ügy előadója adhat engedélyt és annak elkészítéséről, hitelesítéséről az irodavezető vagy az erre kijelölt ügyészségi alkalmazott gondoskodik.

(2) Az eredetivel azonos bizonyító erejű hiteles másolatot csak a hiteles másolatok kiállítására vonatkozó szabályok szerint szabad kiállítani.

(3) Az iratokhoz csatolt okiratok és egyéb mellékelt iratok kiadásáról az ügyintéző dönt. Ilyen esetben rögzíteni kell, hogy milyen mellékelt iratot adtak ki. A mellékelt iratok átvételét keltezéssel és aláírással kell igazoltatni.

29. § (1) Az iratok elküldését a jegyzet rovatban az időpont és a cím bejegyzésével kell jelölni. Amennyiben az ügy összes iratait elküldték az ügyészségről, ezt a körülményt is fel kell a jegyzetrovatba tüntetni.

(2) Az iratokat iratborítóval együtt kell elküldeni. Ilyen esetben pótborítót is kell készíteni a visszamaradó iratok számától függetlenül és a pótborítóra fel kell jegyezni, hogy az ügyészség az iratokat mikor és hová küldte el. Az iratok megküldésének alapjául szolgáló megkeresést és az iratok elküldését elrendelő eredeti ügyészi intézkedést a pótborítóban kell elhelyezni.

(3) Iratokat csak ajánlott küldeményként, illetve biztosított csomagként szabad postára adni.

(4) Iratnak nem minősülő, valamint az olyan küldeményt, amelyhez nem fűződik jogkövetkezmény, közönséges postai küldeményként is továbbítani lehet.

(5) Az érdemi döntés alapjául szolgáló idegen iratok visszaküldése esetén az iratok tartalmából házi feljegyzést kell készíteni azokról az adatokról, amelyeken az érdemi ügyészi döntés alapszik, ha az érdemi döntés alapjául szolgáló adatokat a házi iratok nem tartalmazzák.

(6) Büntető ügyekben a házi iratok között kell visszatartani az ügyben készült valamennyi ügyészségi kiadmány egy példányát. Amennyiben a nyomozást az ügyészség folytatja, a házi iratok között vissza kell tartani a nyomozati iratok egy példányát is.

(7) Amennyiben a nyomozást az ügyész vagy az ügyészség nyomozást végző szerve teljesíti, vagy egyes nyomozási cselekményeket foganatosítanak, az iratokat kettő példányban készítik. A másolati példányok az ügyészség házi iratait képezik.

(8) Az ügyészségi házi iratoknak a felettes ügyészséghez történő felterjesztése után az ügyészséghez érkezett olyan utóiratokat, amelyekre az elbíráláshoz szükség van, haladéktalanul fel kell terjeszteni a felettes ügyészi szervhez.

30. § (1) A határidős ügyiratokat elkülönítve külön helyen kell kezelni.

(2) Ha az ügyben várt válasz a megszabott határidő előtt beérkezik, vagy a határidő lejárt anélkül, hogy az ügyre vonatkozó válasz beérkezett volna, az ügyiratot a határidős iratok közül ki kell emelni, a határidőre vonatkozó feljegyzést a nyilvántartó könyvben át kell húzni és az ügyiratot az ügyintézőnek be kell mutatni.

31. § (1) A kiadmányok továbbítása előtt ellenőrizni kell, hogy a kiadmány száma és címzése a fogalmazvánnyal, a kelte pedig a kiadmányozás keltével egyezik-e. A küldeményeket a továbbítás módja (posta, egyéb kézbesítés) szerint kell csoportosítani.

(2) Az ügyészi intézkedések kiadmányait általában posta útján kell továbbítani. Az ugyanazon címzettnek szóló küldeményeket közös borítékban kell elhelyezni. A postai küldeményeket csak postakönyvvel szabad feladni. Az érdemi ügyintéző ad utasítást a továbbítás különleges módjára vonatkozóan (postával, kézbesítővel stb.).

(3) Azokat a kiadmányokat, amelyeknek kézhezvétele a címzett, vagy más érdekelt részére jogkövetkezménnyel jár és általában, amikor az ügyésznek tudnia kell, hogy a kézbesítés szabályszerűen megtörtént-e, a kézbesítés megtörténtének bizonyítása céljából tértivevényt kell kiállítani. A tértivevényt a kézbesítendő ügyirathoz úgy kell hozzáerősíteni, hogy szétválasztáskor se az irat, se a tértivevény ne sérüljön meg.

(4) A postázó a küldeményeket 24 órán belül, de szükség esetén aznap, illetve – külön utasításra – soron kívül köteles továbbítani.

(5) A közönséges és az ajánlott küldemények továbbítása céljára postakönyvet kell használni, amelyet a felvevő postahivatallal hitelesíttetni kell.

(6) Az ügyészséggel azonos épületben elhelyezett hatóságokhoz, felettes, vagy alárendelt ügyészi szervhez, valamint sürgős esetekben az ügyészség székhelyén elhelyezett más szervekhez az iratokat közvetlen kézbesítés útján kell eljuttatni, és a kézbesítőkönyvben az átvételt igazoltatni kell.

32. § Az irodavezetőnek, illetve az erre felhatalmazott ügyészségi alkalmazottnak ellenőriznie kell, hogy a kiadmányozással kapcsolatban végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után az ellenőrzés tényét az iraton rögzíteni kell.

33. § (1) A kézbesítés nélkül visszaérkezett küldeményeket az ügyiratban feltűnően meg kell jelölni.

(2) A visszaérkezett küldeményekről meg kell állapítani a kézbesítés akadályát. Amennyiben a címzés eltérő a fogalmazványtól és határidő nincs, a küldeményt másodszori postázás útján továbbítani kell az újabb postázás időpontjának az ügyiraton történő feltüntetése mellett. Ha az ügyintéző a fogalmazványon határidőt adott, a visszaérkezett küldeményt haladéktalanul be kell mutatni az ügyintézőnek. Ha a fogalmazvány és a küldemény címzése azonos, a visszaérkezett küldeményt borítékkal együtt az ügyintézőnek kell bemutatni.

(3) A kézbesítés után visszaérkezett tértivevényt ahhoz az ügyirathoz kell szerelni, amelyikhez tartozik. A tértivevények pontos kezelésének biztosítása érdekében minden tértivevényre az ügyszám feljegyzésekor fel kell jegyezni a sorszámot is.

34. § (1) Ügyészségi házi iratokról – az ügyészség teljes tevékenységi körét illetően – tájékoztatás nem adható, kivéve ha a nyilvánosságra hozatalt a legfőbb ügyész közérdekből engedélyezi.

(2) A házi iratokba az ügyészi szervezet tagjai közül csak azok tekinthetnek be, akik erre munkakörük, illetve felhatalmazásuk alapján jogosultak.

35. § (1) Az ügyészségi irattár a befejezett ügyek őrzésére alkalmas helyiség. Az irattári anyagot évenként elkülönítve, az irattári tervben szereplő tételszámok szerint csoportosítva és azon belül ügyszám szerinti sorrendben kell lerakni.

(2) Az irattári kezelés megkönnyítése végett a kötegeket meg kell jelölni a lajstrom és évszám szerint.

(3) Az irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra szabad kiadni, illetve kivenni. A befejezett ügyek iratainak az irattárból való kivételére csak az ügyintéző adhat utasítást. Amennyiben nem az ügy intézője kér iratot az irattárból, úgy az átvevőnek elismervényt kell adni az irat átvételéről és azt kell az ügyirat helyébe tenni. Az elismervényen fel kell tüntetni annak az ügynek a számát, s az ügy tárgyának megjelölését, amelyben a befejezett ügy irataira szükség van, az átvételi nap teljes keltét, az átvevő olvasható aláírását és beosztását.

(4) Elismervény kötelezettsége nem vonatkozik arra az esetre, ha a befejezett ügyben utóirat érkezik. Ebben az esetben hivatalból kell az irodának az ügy iratait az irattárból kiemelni. Úgyszintén nem kell elismervény arra az esetre sem, ha egy befejezett ügy irattári anyagát másik ügyhöz kell csatolni. A csatolást az irattári sorkönyvbe kell bejegyezni.

(5) Az irattárból kiadott ügyiratokat az irattári sorkönyvbe a megfelelő számnál kelet és az azokat elvivő nevének feltüntetésével kell bejegyezni. Hivatalból való érkezés (utóirat) esetén – amennyiben külön irattár van – az irodának való átadást kell bejegyezni. Elismervény ellenében átvett ügy esetén az elismervény átvételének tényét be kell jelölni a megfelelő ügyszámnál.

(6) Az elismervény ellenében kiadott ügyiratoknak az irattárba történő visszajuttatását az irattár kezelésével megbízott ügyészségi alkalmazottnak figyelemmel kell kísérnie. Amennyiben az ügyirat a határidőre, de legkésőbb 30 napon belül nem érkezik vissza, sürgetni kell. Ha az ügyintéző háromszori sürgetés ellenére az ügyiratot nem juttatja vissza, az irattár kezelője köteles az iroda felett felügyeletet gyakorló vezetőnek jelentést tenni. Az elismervényre kiadott ügyeket az irattár kezelője határidőre jegyzi, sürgetés végett.

(7) Az ügyirat visszajuttatásakor az irattári sorkönyvben a bejegyzést át kell húzni, a visszavétel dátumát be kell jegyezni és az elismervényt meg kell semmisíteni.

(8) Azokon az ügyészségeken, ahol külön nagyirattár létezik, a nagyirattárba kerülő ügydarabokat minden év január 15. napjától folyamatosan kell az irattár kezelésével megbízottnak átadókönyvvel átadni.

(9) Az iratokat gondosan kell őrizni, azok eltűnéséről az ügyészi szerv vezetőjét haladéktalanul írásban értesíteni kell.

36. § (1) A statisztikai adatszolgáltatás alapjául szolgáló összesítéseket, a statisztikára vonatkozó előírások szerinti időközönként kell elvégezni. Ha valamely statisztikai adatszolgáltatás alapadatai számítógépes adathordozón rendelkezésre állnak és a statisztikai adatszolgáltatáshoz szükséges feldolgozást számítástechnikai program végzi, úgy gondoskodni kell helyi feldolgozás esetén az érintett feldolgozó program futtatásáról, területi vagy központi feldolgozás esetén az alapadatoknak a feldolgozást végző ügyészi szervezeti egységhez történő eljuttatásáról.

(2) Év végi záráskor az ügykönyvekben az évi utolsó bejegyzést vízszintes kettős vörös vonallal kell aláhúzni és beírni a lezárás időpontját. A lezárási bejegyzést a lajstromvezető (ügykönyvvezető), valamint a Legfőbb Ügyészségen a főosztályvezető, a fellebbviteli főügyészségen a fellebbviteli főügyész, a megyei (fővárosi) főügyészségen a főügyész, a helyi ügyészségeken a vezető ügyész is aláírja.

(3) Az ügykönyvekben az ügy befejezésekor a tárgyrovatot átlós irányban vörös irónnal át kell húzni és a jegyzetrovatba ugyancsak vörös irónnal „Bef.” szót kell írni. Azokban az ügyekben, amelyekben eredményességre is várni kell, a „Bef.” szót bejegyezni csak akkor szabad, ha az eredményességre vonatkozó értesítés beérkezett.

(4) Az év végi zárás után folyamatban maradt ügyeket az új iktatókönyv elejére az eredeti számokkal át kell másolni és az átmásolás tényét a régi ügykönyv jegyzetrovatában vörös irónnal írt „Átm.” jelzéssel kell feltüntetni. Az ügy- és iratkezelés minden évben csak egy ügykönyvben történhet.

(5) Amennyiben az iktatási adatokat számítástechnikai program segítségével rögzítik és kezelik, a teljes adatbázisról félévente és évente legalább két példányban külön-külön számítástechnikai adathordozóra külső másolatot kell készíteni. E másolatok egy példányát az adott ügyészségi szervezeti egységnél a megfelelő szabályok alkalmazásával irattárba kell helyezni, egy példányát pedig az archív másolatok megőrzésére és kezelésére kijelölt ügyészségi szervezeti egységhez kell eljuttatni. Mivel az archív másolatok az adott ügyészség ügyviteli adatainak pillanatnyi állapotát tartalmazzák és tanúsítják, e másolatokat utólag megváltoztatni vagy felülírni tilos.

37. § (1) Az ügyészséghez panasszal, kérelemmel, bejelentéssel stb. fordulók fogadását minden ügyészi területi egységnél meg kell szervezni.

(2) Az ügyészi szervekhez fordulók eligazítása céljából a fellebbviteli, a megyei (fővárosi) főügyészségek, a helyi ügyészségek épületének bejáratánál tájékoztató táblát kell kifüggeszteni.

(3) Az ügyészséghez fordulókat kérelmük előterjesztésekor jogaikról fel kell világosítani. Ha a fél által előterjesztett kérelem nem tartozik az ügyészség hatáskörébe, közölni kell, hogy annak elintézésére melyik szerv jogosult.

(4) Az ügyintéző ügyészhez a panaszos közvetlenül csak akkor fordulhat, ha az előadó behívta, vagy a félfogadást ellátó ügyész kivételesen szükségesnek tartja. A vezető ügyészhez és az előadóhoz a félfogadó ügyész feleket csak a velük történt előzetes megbeszélés alapján irányíthat.

(5) Ha a panasz, vagy bejelentés rendkívüli jelentőségű, a félfogadó ügyész a kérelem tárgyának megjelölésével javaslatot tehet az ügyfélnek a Legfőbb Ügyészségen a legfőbb ügyész vagy helyettesei által, a fellebbviteli, a megyei (fővárosi) főügyészségeken a fellebbviteli főügyész, illetőleg a főügyész vagy helyettesei által történő fogadására.

(6) A félfogadó ügyész a folyamatban lévő ügyekről a jogszabályok és a legfőbb ügyészi utasítások korlátai között adhat felvilágosítást. Egyebekben az értesítésadás az ügy iktatószámára, az elintézés érdekében tett közbenső intézkedésekre (áttétel, iratbeszerzés stb.) és a már kiadmányozott ügyekben az érdemi döntés közlésének tényére terjed ki. Az előadók nevét közölni – a (4) bekezdésben foglaltak kivételével – nem szabad.

(7) Már kiadmányozott ügyekben a tájékoztatás az érdemi döntés rendelkező részének és indokolásának közlésére terjed ki, olyan mértékben, hogy az megfeleljen a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásoknak.

38. § (1) A panaszos meghallgatása során egyszerűbb esetekben hivatalos feljegyzést, egyébként jegyzőkönyvet kell felvenni minden olyan bejelentésről, panaszról, amely ügyészi intézkedést igényel. A jegyzőkönyvet úgy kell felvenni, hogy az tartalmazza mindazokat az adatokat, amelyek az ügy gyors elintézését biztosítják. Ha a panaszos kérelme szóbeli jogi tanácsadással vagy felvilágosítással végleg elintézhető, az írásba foglalást mellőzni lehet.

(2) A felvett jegyzőkönyvet és az ügyféltől írásban átvett beadványt a félfogadó ügyész még aznap köteles az illetékes irodának átadni.

(3) A fél kérelmére a jegyzőkönyvbe foglalásról elismervényt kell adni, amelyen fel kell tüntetni a jegyzőkönyvezés napját. Amennyiben a jegyzőkönyv kizárólag a fél által előadottakat tartalmazza, elismervény helyett a jegyzőkönyv egy példánya adandó ki.

(4) A félfogadás főbb adatairól naplót kell vezetni, amelynek tartalmaznia kell a félfogadás napját, az ügyfél nevét, lakhelyét, panaszának tárgyát és az ügyészi intézkedést, valamint a félfogadó ügyész nevét.

39. § (1) A Legfőbb Ügyészséghez forduló állampolgárokat és törvényes képviselőiket a Titkárságon működő panaszirodán szolgálatot teljesítő ügyész fogadja.

(2) A fellebbviteli, a megyei (fővárosi) főügyészségeken az ügyfélfogadás megszervezése a fellebbviteli főügyész, illetőleg a főügyész feladata.

(3) A félfogadó ügyész a 37. és 38. §-okban foglalt rendelkezések alapján jár el.

(4) A helyi ügyészségeken a félfogadást folyamatos munka mellett úgy kell megszervezni, hogy a 37. és 38. §-okban foglalt rendelkezéseket értelemszerűen alkalmazni kell.

(5) Az országgyűlési képviselőket soron kívül kell fogadni.

40. § (1) Valamennyi ügyészi szervnél a beadványok részére gyűjtőszekrényt kell elhelyezni.

(2) A gyűjtőszekrényen fel kell tüntetni a naponta történő kiürítés időpontját. Nagy forgalmú ügyészségeken naponta két ízben, reggel és kora délutáni órákban, más ügyészségeken naponta egyszer, reggel közvetlenül munkakezdés után kell az irodavezetőnek, vagy az erre kijelölt ügyészségi alkalmazottnak a gyűjtőszekrényt kiürítenie.

41. § (1) Az ügyintézés meggyorsítása érdekében az ügyészség sürgetésekre, intézkedésekre, felhívások közlésére, szakértő, tolmács, terhelt, tanú stb. behívására, hatóságok tájékoztatására, tudakozódásra távbeszélőt is igénybe vehet. Távbeszélőt azonban csak akkor szabad használni, ha a beszélő másik fél személye nem kétséges, vagy a közlés tudomásul vételére bárki jogosult.

(2) A folyamatban lévő ügyekről tilos a feleknek távbeszélőn érdemben felvilágosítást adni.

(3) Távbeszélőn tett intézkedésekről, valamint a távbeszélőn vett utasításról, értesítésről, jelentésről a vonatkozó ügyiraton vagy külön lapon hivatalos feljegyzést kell készíteni és azt az iratkezelés általános szabályai szerint kell kezelni.

(4) Telefaxon csak kiadmányozott ügyészségi irat továbbítható. Telefaxon történő továbbítás esetén az ügyészségen maradó kiadmány mellé csatolni kell a telefax elküldésének igazoló lapját.

(5) Iratok telefaxon történő továbbítása esetén ki kell tölteni és az iratokkal együtt továbbítani kell a telefax előlapot, mely tartalmazza a feladó és a címzett megnevezését és a telefax számát, az ügyészségi ügyszámot, valamint az irat megnevezését, oldalainak számát és a továbbítás időpontját. Az előlapot a későbbiekben az ügyészségi házi iratok között kell kezelni. A telefax forgalomról külön nyilvántartást lehet vezetni.

42. § Az irattározás szempontjából iratnak kell tekinteni az ügyészi szervekhez érkezett vagy a működéssel összefüggésben kézírás, gépírás, vagy sokszorosítás útján keletkezett valamennyi írásbeli anyagot, térképet, műszaki és gazdasági terveket, rajzokat, pénzügyi, könyvelési bizonylatokat, valamint mindezek nyilvántartására szolgáló ügykönyveket, ügyviteli segédkönyveket, kartonokat stb. Ugyancsak iratnak minősül valamennyi – a számítástechnika alkalmazás során nem ideiglenes céllal létrehozott adatot tartalmazó – adathordozó.

43. § (1) Az iratok – nagy- és kisirattárban – elhelyezése végett az irattár számára olyan, tűzrendészeti szabályoknak megfelelő helyiséget kell biztosítani, amelyben az iratokat nedvesség vagy más veszély (állati, növényi kártevők stb.) nem fenyegeti.

(2) A mágneses, magneto-optikai, optikai adathordozók és egyéb bizonylatok, a magnetofonszalagok, valamint a mikrofilmek tárolására a gyártó, forgalmazó által meghatározott feltételek mellett az üzemeltetési szabályok a irányadók.

(3) Az ügyészi szerv (OKKrI) vezetője – a Legfőbb Ügyészségen a Titkárság és a Pénzügyi Főosztály vezetője együttesen, az informatikai vagy számítástechnikai adathordozók esetén a Legfőbb Ügyészség Számítástechnikai-alkalmazási és Információs Főosztálya vezetőjével egyeztetve – gondoskodik az (1) és (2) bekezdésben foglalt feltételek meglétéről és arról, hogy az irattári kezeléshez szükséges író- és tárolási eszközök rendelkezésre álljanak.

44. § (1) Az iratok irattári kezelése az irattári terv alapján történik. Az irattári tervet az iratkezelési szabályzat függeléke tartalmazza.

(2) Az irattári tervet az ügykörökben és a szervezetben bekövetkező változásoknak megfelelően – szükségeshez képest – módosítani kell. Erre, valamint az irattári tervvel kapcsolatos kötelező érvényű előírásokra – az illetékes levéltárral egyetértésben – a Legfőbb Ügyészség Számítástechnikai-alkalmazási és Információs Főosztályának vezetője jogosult. Az OKKrI irattári tervének módosítása az igazgató hatáskörébe tartozik.

45. § (1) Az irattár kezelésével megbízott személy (a továbbiakban: irattáros) az irattárban őrzött iratokról raktári jegyzéket vezet, amely a tárolási egységek (doboz, csomó, kötet stb.), valamint az irattári terv szerinti tagolást is feltünteti.

(2) A kisirattár iratait raktári jegyzék alapján kell a nagyirattárnak átadni.

46. § (1) Az irattári tervben az ügyészségi szolgálati viszonyról és az ügyészségi adatkezelésről szóló 1994. évi LXXX. törvény 2. számú mellékletében megállapított ideig az iratokat gondosan meg kell őrizni.

(2) Különös figyelemmel kell lenni a levéltári anyagoknak minősülő iratok megőrzésére.

(3) A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kísérletében teljes, lezárt évfolyamban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

(4) Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón lévő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

(5) Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza az átadó szerv nevét, a fogadó levéltár nevét, az átadandó iratok évkörét, mennyiségét és ezt követően raktári egységenként az iratok jegyzékét.

(6) Az őrzési időt az ügyben tett utolsó érdemi intézkedéstől, lajstromok, iktatókönyvek, ügyviteli segédkönyvek és egyéb nyilvántartások esetében az utolsó bejegyzéstől, archivált számítógépes adatállományok esetében az archiválás időpontjától, személyzeti ügyekben a szolgálati viszony megszűnésétől kell számítani.

47. § (1) Az ügyirat borítóján (az iratcsomó első lapján) a befejezést követően az irodai ügyintéző feltünteti az irattári tervnek megfelelő tételszámot és a selejtezés évét vagy azt, hogy az irat nem selejtezhető, levéltárnak átadandó.

(2) Az irattáros az iratok irattárba helyezését megelőzően köteles ellenőrizni az (1) bekezdésben említett adatoknak az iratborítóra (az iratcsomó első lapjára) való feljegyzését.

(3) Az irattári tervnek megfelelő tételszámot a lajstromba (iktatókönyvbe) is be kell jegyezni. Amennyiben a lajstromba (iktatókönyvbe) iktatott ügyek egy irattári tételszám alá tartoznak, elegendő azt a lajstrom (iktatókönyv) nyitó – évszámot feltüntető – lapjára egy alkalommal bevezetni.

(4) Számítástechnikai eszközzel elektronikus adathordozón rögzített adatok irattározása esetén gondoskodni kell arról, hogy az összetartozó (ugyanazon ügyirathoz, ugyanazon nyilvántartáshoz stb. tartozó) adatok ugyanazon elektronikus adathordozón kerüljenek irattározásra.

48. § (1) Az irattárból megsemmisítés vagy nyersanyagként való felhasználás céljából az iratokat csak a selejtezésre vonatkozó előírások szerint lehet kiemelni.

(2) Az iratokat évenként egyszer selejtezni kell. Ennek során kell dönteni azoknak az iratoknak a selejtezéséről, amelyek az irattári terv szerint kiselejtezhetők és őrzésük ideje lejárt. Az őrzési idő lejárta előtt is ki lehet selejtezni az iratok között található érdemi, illetve ügyviteli szempontból felesleges – géppel, vagy kézzel írott – másolati és piszkozati példányokat.

(3) A selejtezést bizottság folytatja le, amelyben részt vesz egy ügyész és az irattárosi teendőkkel megbízott alkalmazott.

(4) A selejtezésről három példányban jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek tartalmaznia kell

(5) A selejtezési jegyzőkönyvet a résztvevők aláírják és az ügyészi szerv (OKKrI) bélyegzőjével látják el.

49. § (1) A selejtezés megtörténtét a lajstromban (iktatókönyvben) és a raktári jegyzékben a megfelelő tételszámnál a „kiselejtezve” szónak és a selejtezés évének bejegyzésével kell feltüntetni.

(2) A selejtezés helyéről és idejéről – a selejtezés megkezdése előtt legalább 30 nappal – az illetékes levéltárat írásban értesíteni kell és részére a selejtezést követően a selejtezési jegyzőkönyv két példányát meg kell küldeni.

(3) A selejtezett iratok megsemmisítésére, felhasználására, illetve egyéb értékesítésére csak az illetékes levéltárnak a visszaküldött selejtezési jegyzőkönyvre vezetett hozzájárulása után kerülhet sor.

(4) A selejtezésre kerülő iratnál lévő olyan tárgyat, amely iratnak nem minősül, ki kell adni a jogosultnak, ennek akadálya esetén meg kell semmisíteni.

50. § A selejtezésre kerülő iratok további irodai hasznosítását, illetve értékesítését a Legfőbb Ügyészség Pénzügyi Főosztályának vezetője (az OKKrI tekintetében az igazgató) jogosult szabályozni.

51. § (1) A felettes ügyészi szerv az alárendelt ügyészségek irattározási rendjét köteles időszakonként ellenőrizni és a súlyosabb szabálytalanságokról az illeté- kes levéltárat is tájékoztatnia kell.

(2) Az illetékes levéltár – előzetes bejelentés alapján – az ügyészi szerv (OKKrI) irattárát jogosult ellenőrizni. Az engedélyt a Legfőbb Ügyészségen lévő irattárak esetében a Titkárság vezetője, egyéb irattárak tekintetében a fellebbviteli főügyész, a megyei (fővárosi) főügyész, illetve az OKKrI igazgatója adja meg.

52. § (1) Ügyészi szerv megszüntetése esetén iratait a feladatait átvevő ügyészi szerv irattárában kell elhelyezni.

(2) A megszüntető ügyészi szerv vezetője az irattári anyag új elhelyezéséről az átadás előtt legalább nyolc nappal értesíti az illetékes levéltárat.