45/1999. (BK 25.) BM utasítás
45/1999. (BK 25.) BM u t a s í t á s
a 22/1998. (BK 19.) BM utasítással kiadott, a Belügyminisztérium ideiglenes Szervezeti és Működési Szabályzatának módosításáról*
Melléklet a 45/1999. (BK 25.) BM utasításhoz
(hivatali egységek) egységes iratkezelési szabályzata
I. FEJEZET
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK
II. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
Az iratkezelés szervezete
1. A Belügyminisztériumban (a továbbiakban: minisztérium) az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el. A minisztérium hivatali szervezetei (hivatali egységek) az iratkezelés fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása központilag történik. A hálózati formában működő számítógépes iratkezelés is vegyes rendszerben történik.
Az iratkezelés felügyelete
2. A minisztérium iratkezelési és titokvédelmi feladatainak felügyeletét a Közigazgatási Államtitkári Hivatal vezetője látja el, aki különösen indokolt esetben – a minősített adatot tartalmazó iratok kezelési szabályainak kivételével – az iratkezelési szabályzat (a továbbiakban: szabályzat) egyes előírásai alól felmentést adhat.
3. A minisztérium hivatali szervezeteinek vezetői (a továbbiakban: vezetők) az iratkezelést – a szabályzat rendelkezéseit figyelembe véve – szervezzék meg.
4. A vezető évente ellenőrzi a szabályzat végrehajtását, szükség esetén az adott év október 1-jéig javaslatot tesz módosítására a Közigazgatási Államtitkári Hivatal vezetőjének.
5. A Magyar Országos Levéltár – a nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében – a szabályzat alapján ellenőrizni jogosult az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét.
6. A minisztérium iratkezelési szabályzatának módosítása előtt a Magyar Országos Levéltár egyetértését be kell szerezni.
Az irat védelmével kapcsolatos szabályok
7. Iratot munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
8. Ügyfélnek és képviselőjének a rá vonatkozó iratba való betekintés lehetőségét és erről másolat készítését oly mértékben kell biztosítani, amennyire ez mások személyiségi jogainak sérelme nélkül lehetséges. Ennek rendjét a vezetők az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.
9. Az ügyintézőnél levő iratba a közérdekű adat nyilvánosságára vonatkozó jogszabályok követelményeit biztosítva más személy akkor tekinthet be, ha ezt
⎯ a közhivatali munkájával, tevékenységével összefüggő feladatellátás szükségessé teszi,
⎯ a közvélemény pontos és gyors tájékoztatása indokolja,
biztosítva ezekben az esetekben is a személyes adatok védelmét.
10. Belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítéssel összefüggő irat a keletkezését követő harminc éven belül nem nyilvános, kivéve, ha törvény másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető az irat megismerését – kérelem alapján – e határidőn belül engedélyezi.
A külföldi levelezés rendje
11. Külföldi szervezet, intézmény vagy személy
⎯ részére a minisztérium nemzetközi kapcsolatait és együttműködését érintő leveleit a Nemzetközi Főosztályon keresztül,
⎯ Külügyminisztérium Konzuli Főosztálya által megküldött megkeresésére adott választ (kiadmányt) – ha nemzetközi szerződés vagy jogszabály másként nem rendelkezik – a Külügyminisztérium Konzuli Főosztálya útján, állásfoglalásának figyelembevételével
kell megküldeni.
III. FEJEZET
AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETI RENDJE ÉS ELHELYEZÉSE
12. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján az ügykezelési csoport, illetve önálló ügykezelő vagy több munkafolyamatot ellátó – ügykezeléssel is megbízott – személy (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzi.
Az ügykezelő feladata
13. Az ügykezelő feladata:
a) a hivatali egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett irat átvétele, nyilvántartása, postázása, továbbítása, kezelése, irattározása, őrzése és selejtezése, valamint ezek ellenőrzése;
b) az irat kiadása és visszavétele;
c) a bélyegzők, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegzők selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegzők kivételével);
d) a vezető által meghatározott határidő nyilvántartása;
e) a 3 hónapon túl kintlévő irat nyilvántartása és erről a közvetlen vezető tájékoztatása.
Az ügykezelés helyiségei
14. Az ügykezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.
15. A helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezető határozza meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a hivatali egység vezetője elrendelheti a kulcstartó dobozok használatát és munkaidőn kívüli tárolását az épületőrség ügyeletén. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az illetékes vezetőt értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az ügykezelő nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni. A felügyelet nélkül hagyott helyiségeket munkaidő alatt is be kell zárni az ott tárolt iratok, technikai eszközök védelme érdekében.
IV. FEJEZET
A KÜLDEMÉNY ÁTVÉTELE, FELBONTÁSA, AZ ÜGYINTÉZŐ KIJELÖLÉSE
A küldemény átvétele
16. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül a hivatali egységekhez.
17. A küldemény átvételére jogosult:
a) a címzett,
b) a vezető,
c) az ügykezelő,
d) az ügyeleti szolgálatot teljesítő,
e) a címzett vagy vezető által felhatalmazott személy,
f) félfogadási időben magánszemélyektől és más külső szervektől kézbesítő útján érkező levelek esetében az ügyfélszolgálati iroda.
18. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám azonosságát,
c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,
d) az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult,
e) illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét.
19. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az "azonnal" és "sürgős" jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.
20. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt – jegyzőkönyv felvételével – értesíteni kell.)
21. A gyors elintézést igénylő ("azonnal", "sürgős" jelzésű) küldeményt az ügykezelő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni.
22. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység feladata jegyzéket vezetni az átirányított iratokról.
23. A küldemények átvételénél a szervnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírustalanítás stb.).
24. Küldemények szétosztása postaátvevő esetén:
a) Amennyiben a postaátvevő különböző székhelyű, nem központosított iktatásban eljáró szervezeti egység küldeményeit is átveszi, úgy az érkeztetés és iktatás folyamatába a küldeményirányítás mozzanata is beékelődik.
b) A postaátvevő az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez.
c) A postaátvevő a küldeményeket a kézbesítőkönyvekkel együtt naponként többször, a táviratokat, express küldeményeket, "azonnal", "sürgős" vagy más hasonló jelzésű küldeményeket soron kívül továbbítja.
A küldemények felbontása
25. Az ügykezelő minden hozzáérkezett küldeményt – az "s.k. felbontásra" jelzésű és a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű kivételével – felbonthat.
26. Az "s.k. felbontásra" jelzésű küldeményeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, illetve felettese bonthatja fel.
27. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni, illetve nyilvántartásba vétel céljából a szükséges adatokat közölni a szervezeti egység iktatást végző ügykezelőjével.
28. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet) meglétét. Az esetlegesen felmerülő irathiány okát a küldő szervvel – lehetőleg rövid úton – tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.
29. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.)
30. A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen eljuttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az ügykezelőhöz.
31. A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.
32. A faxon érkezett irat esetében gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A másolat hitelesítését – záradékkal – az eredeti irat őrzésére kijelölt szervezeti egység ügykezelője végzi. Egyebekben a faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.
33. Amennyiben felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét – az illetékköteles beadvány kivételével – köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni.
34. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha
⎯ az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
⎯ a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
⎯ a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
⎯ bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.
Az ügyintéző kijelölése
35. Az ügykezelő az érkezett iratot – iktatás előtt – az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles a vezetőnek vagy a vezető megbízottjának, iratonként előadói ívbe helyezve bemutatni. A vezető – a TÜK-iratok kivételével – engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.
36. Amennyiben a szignálásra jogosult másként nem rendelkezik, nem kell bemutatni azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes ügyintéző már korábban ki volt jelölve.
37. Az irat szignálására jogosult:
a) kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet, minisztériumi szervet vagy részleget, illetve személyt),
b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre és aláírja.
38. Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezett, iktatásra az illetékes ügykezelőhöz kell irányítani. Az ügykezelő, ha az érkezett irat esetleges előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni.
V. FEJEZET
AZ IRAT NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA ÉS KIADÁSA
Az irat nyilvántartásához használt ügykezelési nyilvántartások
39. Az ügykezelőnél az irat nyilvántartása történhet:
a) főnyilvántartókönyvben,
b) átmenőnaplóban (a vezetőnek bemutatásra kerülő, de iktatást nem igénylő iratok nyilvántartására),
c) iktatókönyvben (az iktatott anyagok nyilvántartására),
d) gyűjtőíven (iktatólap),
e) kiadási füzetben (az utasítások és más belső normák nyilvántartására),
f) átadókönyvben (más szerv részére történő átadás; illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),
g) név-, illetve tárgymutatóban, továbbá kartonon és
h) számítógépen.
40. Főnyilvántartókönyvben nyilvántartásba kell venni az átmenőnaplót, az iktatókönyvet, a kiadási füzetet és az átadó könyvet. A főnyilvántartókönyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.
Az ügykezelő a nyilvántartásba vett könyvet, naplót, füzetet hitelesíti, lapjait sorszámmal látja el és a borítólap belső oldalán feltünteti: "Ez a könyv .... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20... év....... hó ... nap. Lezárva. 20... év ....... hó ... nap.", aláírja, körbélyegzővel ellátja, továbbá a főnyilvántartási számot rávezeti.
Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása
41. Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilvántartani szükséges a más szervektől érkezett, sokszorosított vagy nyomdai úton előállított iratok közül:
a) a tananyagokat,
b) a tájékoztatókat,
c) az utasításokat,
d) az intézkedéseket,
e) a meghívókat,
f) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat,
g) az "s.k. felbontásra" érkezett iratokat, továbbá
h) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint).
42. Kiadási füzetben kell nyilvántartani a 41. pontban a)–e) alpontig, átmenőnaplóban az f) és g) alpontban felsorolt iratokat. Az átmenőnapló, illetve kiadási füzet nyilvántartási számát kell az iratra feljegyezni.
43. Az átmenőnapló "Megjegyzés" rovatában az irat elintézésének módjaként be kell jegyezni az iktatószámot, ha az ügykezelő az iratot iktatásra visszakapta, valamint a visszavárólag érkezett irat esetén a visszaküldés tényét, véglegesen kiadott irat esetén a VE jelzést.
44. Szükség esetén kiadható iktatószám olyan iratok iktatásához is, amelyek elintézésének figyelemmel kísérését, őrzését (irattározását) vezetői utasítás a hivatali egység hatáskörébe utalja.
Az ügykezelés iktatási rendszere
45. Az iktatás történhet hagyományos (manuális) módszerrel és számítógépes eljárással.
46. Az irat iktatása alszámos rendszerben történik. Az alszámos iktatási rendszerben minden alapiratot egyszer kell az iktatókönyvbe bejegyezni, a tárgyban keletkezett minden újabb irat 1-től növekvő alszámot kap. Ha az ügy tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni.
47. Számítógépes iktatásnál az alszámokra tagolódó rendszert célszerű használni. Egy sorszámhoz ebben az esetben korlátlan számú alszám tartozhat.
48. Szükség esetén együttes nyilvántartási és mutatózási rendszer is alkalmazható. Ebben az esetben az iratok iktatását és mutatózását együtt, betűsoros (számítógépes) nyilvántartás foglalja össze. Az iktatásra szolgáló nyilvántartás egyúttal mutató is.
49. Nagyobb iratforgalmú hivatali egységek az iktatást végezhetik szakáganként, vagy ha az elhelyezés ezt szükségessé teszi, az iratok iktatására számkeretet lehet használni. (Pl. anyagi jellegű ügyek 500-1500-ig stb.) Megszűnt szervek számkerete öt évig nem használható fel. Az új hivatali egységeknek új számkeretet kell kijelölni.
50. Az iktatás – a folyamatos iktatás kivételével – minden év január 1-jén 1-es számmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Év végén az iktatókönyvet és a segédleteket le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet (segédletet) kell nyitni.
Az irat iktatása
51. A szervhez érkező, illetve ott keletkező iratokat – a 41. pont kivételével – iktatással kell nyilvántartani. A saját használatra készített iratok közül csak azokat kell iktatni, amelyekre az illetékes vezető utasítást ad.
52. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.
53. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó "sürgős" jelzésű iratokat.
54. Kézi iktatás céljára minden év kezdetén újonnan nyitott, hitelesített, oldalszámozott iktatókönyvet kell használni.
55. Gépi iktatás esetén az iktatóprogram tartalmazza a kézi iktatásnál előírtakat. (Törlési, javítási, hozzáférési jogosultságok letiltásával és szabályozásával.)
56. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.
57. Téves iktatás esetén a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen. Meg kell azt is jelölni, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra iktatták át.
58. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján – az iktatásra felhasznált utolsó számot követően – aláhúzással, az utolsó iktatás számának feltüntetésével, keltezéssel, aláírással és a hivatalos bélyegző lenyomatának elhelyezésével kell lezárni.
59. Iktatás előtt ellenőrizni kell, hogy van e az ügynek kezdő-, előzmény- (alap-) irata. Ha van, akkor annak az iktatószámához alszámra, ha nincs, akkor a soron következő iktatószámra kell iktatni. Ha az iratnak a tárgyévet megelőző évben keletkezett előzménye van, akkor szerelni kell az újonnan érkezett, tárgyévi iktatószámot kapott irathoz.
60. Az iktatásra kerülő iraton – kivéve a kiadmányozás után továbbítandó iratot – az iktató bélyegző lenyomatát el kell helyezni és a rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap nem iktatható.
61. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
⎯ a szerv nevét, székhelyét,
⎯ az iktatás évének, hónapjának, napjának,
⎯ az iktatókönyv sorszámának (alszámának),
⎯ az ügyintéző nevének és a
⎯ mellékletek számának feltüntetésére szolgáló rovatokat.
62. Az iktatás során az iktatókönyvben, illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:
⎯ az iktatás sorszámát (iktatószám),
⎯ az iktatás időpontját,
⎯ az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait,
⎯ a küldő iktatószámát (hivatkozási szám),
⎯ az irat tárgyát,
⎯ az elő- és utóirat korábbi azonosító-(iktató-)számát,
⎯ az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító adatait,
⎯ az elintézés határidejét,
⎯ az elintézés módját, idejét,
⎯ az esetleges címzett(ek)et,
⎯ a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),
⎯ az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét,
⎯ az iratnak és mellékletének számát (ha korábban nem került rögzítésre).
63. Az irat az iktatást követően iktatószámot kap, amelyet a mellékletre is fel kell jegyezni. Az iktatószám négy számcsoportból áll:
a) az előszám a Közigazgatási Államtitkári Hivatalnál nyilvántartott és a hivatali egységek részére biztosított egy-, kettő- vagy háromjegyű arab szám,
b) a második számcsoport az iktatókönyv következő sorszáma (főszám),
c) a harmadik számcsoport – az úgynevezett alszám – az ügyben beérkezett irat alszámának meghatározása,
d) az iktatószám utolsó tagja az iktatás évszáma. Például: 14 – 135/5/1991.
64. Ha az alapirathoz más irat érkezik (válasz, jelentés stb.), illetve az ügyben saját irat készül, azt a soron következő alszámra kell beiktatni.
65. Ha az ugyanabban az ügyben érkezett iratok iktatásához az iktatókönyv alszámrovata nem elegendő, az iktatást gyűjtőíven (iktatólap) kell folytatni, és azt az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában jelezni kell (pl. "folytatás a .......számú gyűjtőíven").
66. A gyűjtőíveket (iktatólap) az iktatókönyv mellékleteként kell kezelni és emelkedő számsorrendben tárolni.
67. Ha az iktatott irathoz korábbi években keletkezett iratot kell szerelni, az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában fel kell tüntetni azt az iktatószámot, melyhez az iratot szerelték, illetve az új iratnál a hozzászerelt irat iktatószámát (pl. "vele: 14 – 135/1980").
68. Az iratot minden esetben az utoljára iktatott irathoz kell szerelni. A korábbi iktatókönyvben pedig jelezni kell, hogy melyik számú anyaghoz van szerelve (pl. "szerelve a 14 – 126/2000. számhoz").
69. Rendszeresen érkező vagy keletkező, azonos tárgyú – általában egy intézkedéssel lezáruló – ügyek iratait tárgyanként gyűjtőszámon célszerű iktatni (pl. munkatervek, értekezletek anyagai stb.). Ez esetben az iktatókönyvből kell kiemelni iktatószámot, és az iktatást három alszámos gyűjtőíven (iktatólap) kell 1-től kezdődő sorszámmal kezdeni. Az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában "Folytatása csoportos gyűjtőíven" szöveget kell bejegyezni.
70. Az iktatás során az illetékköteles iratokon lerótt illetékbélyeget felülbélyegzéssel érvényteleníteni kell. Az illetékkel kapcsolatos egyéb eljárást az illetékről szóló jogszabály tartalmazza.
Számítógépes iktatási sajátosságok
71. A számítógépes iktatásnál ugyanazokat a követelményeket kell teljesíteni, mint a hagyományos iktatásnál.
72. Számítógépes érkeztetés és iktatás esetén is szerepelnie kell az iratokon mindazoknak a kezelési feljegyzéseknek, amelyek a hagyományos iratkezeléshez szükségesek. A számítógépes nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek) sem, amelyekben az átadás-átvétel tényét a sajátkezű aláírás bizonyítja.
73. Számítógépes iktatásnál az iktatási nyilvántartás az "iktatókönyv" és az "előadói ív" azonos adattartamú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként automatikusan nyomtatható.
74. A felvitt iktatási adatbázist – a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával – hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, amíg az ügyintézéshez szükséges.
75. A bevitt adatokat – a levéltár igényének megfelelően – év végén tartós megőrzést lehetővé tévő módon ki kell nyomtatni, és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval hitelesítve a tárgyév irataihoz szerelendő.
76. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.
77. A számítógépes rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.
78. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi kivonatát, a felvételek tárgyát, a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az adathordozóra (tokjára) – maradandó módon – ugyancsak rá kell vezetni az iktatószámát. Egy elektronikus adathordozón egy témában keletkezett iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.
Az irat mutatózása
79. Az iktatókönyv és a kiadási füzet megnyitásával egyidejűleg név- és tárgymutatót kell felfektetni. A mutatózás végezhető regiszteres könyvben, füzetben, különböző kartotékrendszer vagy számítógép alkalmazásával. A mutatózás végrehajtását az iktatókönyvben és a kiadási füzetben jelezni kell.
80. Ahol az évi iktatás száma nem haladja meg az 500-at, nem szükséges mutatót vezetni.
81. Az "idegenszám-mutató" az érkezett iratok – a külső és saját iktatószám szerinti – nyilvántartására szolgál. Az idegenszám-mutató, illetve a küldő, vagy készítő szerinti mutató használata nem kötelező, alkalmazása azonban nagy iratforgalom esetén célszerű.
Az irat kiadása
82. Az ugyanarra az ügyre vonatkozó – alapszámra és alszámra iktatott – valamennyi iratot együtt kell kezelni. Az utóbb érkezett irathoz minden elintézett és elintézetlen előiratát – az ügyintézésre való kiadás előtt – szerelni kell.
83. Az előíratok szerelését az újabb iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt "Előzmény szerelve" szöveggel kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előiratok nem szerelhetők, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az előirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzmény az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni.
84. Az irat kiosztásakor az ügykezelő átadókönyvbe vagy átmenőnaplóba bejegyzi az irat számát, és úgy adja át az ügyintézőnek, illetve más hivatali egység ügykezelőjének.
Az irat nyilvántartása a hivatali egységeknél
85. Az érkező vagy a készített iratok nyilvántartása, átadásának aláírással történő igazolása átadókönyvben, illetve átmenőnaplóban történik.
86. Az ügykezelőnek kell átadni:
a) az iktatott iratok közül a hivatali egységen belül más részlegnek átadásra,
b) más külső szervnek továbbításra, valamint
c) a határidőbe és irattárba helyezésre kerülő iratokat.
87. Az irat átadása az ügykezelőnek átadókönyvvel, illetve előadói munkakönyvvel történik.
VI. FEJEZET
AZ IRAT KÉSZÍTÉSE, KIADMÁNYOZÁSA
Fogalmazvány, kiadmány készítése
88. A fogalmazványt csatolt külön lapon kell elkészíteni.
89. Azokban az ügyekben, amelyben a fogalmazványt a készítője kiadmányozza, továbbá ha a kiadmányozó erre engedélyt ad, a kiadmány és a fogalmazvány egyidejűleg is elkészíthető.
90. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre intéznek el, a fogalmazványban fel kell tüntetni minden irat iktatószámát.
91. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám alapján jelzi, hogy az ügyet milyen számon intézték el. A fogalmazványt a szöveg utolsó sora után az ügyintéző baloldalon szignálja, a kiadmányozó a jobb oldalon aláírja (kiadmányozza).
92. A kiadmány akkor hiteles, ha
⎯ azt az illetékes kiadmányozó sajátkezűleg aláírja,
⎯ a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel és – nem nyomdai sokszorosítású irat esetén – a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,
⎯ a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
93. Az "s.k." jelzésű kiadmányokat hitelesíteni kell. A hitelesítési záradék "A kiadmány hiteles" szövegből, a bélyegző lenyomatából és az ügykezelő aláírásából áll.
94. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető ügyrendben, (SZMSZ-ben), illetve munkaköri leírásban határozza meg.
95. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző csak akkor használható, ha ezt az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma feltétlenül indokolja. E bélyegző használatát az államtitkár, illetve a helyettes államtitkár engedélyezi.
Digitális hitelesítés
96. Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére – az idevonatkozó szabályozásnak megfelelően – elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.
Az irat külalakja
97. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat kell feltüntetni:
a) az irat bal felső sarkán:
⎯ a kiadmányozó minisztériumi felsőszintű vezető vagy az iratot készítő hivatali egység fejrészét,
⎯ az iktatószámot,
b) az iktatószám alatt a címzésben:
⎯ a címzett nevét, beosztását, székhelyét és címét,
c) az irat jobb felső sarkán:
⎯ az ügyintéző nevét és telefonszámát,
⎯ válasz esetén a hivatkozási számot,
⎯ az irat tárgyát,
d) a szöveg alatt bal oldalon:
⎯ a keltezést (év, hó, nap), az s.k. jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot. (Ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadvány).
⎯ a mellékletek számát (10 lapig lapszám szerint, azon felül csomag megjelöléssel),
e) a szöveg alatt jobb oldalon:
⎯ a kiadmányozó nevét, beosztását,
f) a kiadmányhoz készített mellékleten, az irat jobb felső sarkán fel kell tüntetni a "Melléklet a ..... számú irathoz" szöveget.
98. Ha az irat több példányban (2-5 darab) készült, ezt az alapiraton – a címzettek megjelölésével – fel kell tüntetni, 6 db vagy annál több példány esetén külön elosztó ívet kell készíteni.
99. A Belügyminisztérium hivatali szervezetei által rendszeresen használt irattípusokat a Szabályzat 2. számú mellékletét képező iratmintatárban rögzített kötelező formai és tartalmi elemek figyelembe vételével szükséges elkészíteni.
Az irat továbbítása
100. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles:
a) az iratot a címzettnek az e Szabályzatban meghatározottak szerint – az "azonnal, illetve a "sürgős" jelzéssel ellátottakat soron kívül – kell továbbítani,
b) az iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,
c) az irat irattárban maradó példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.
101. A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket szerelték-e.
102. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon küldött irat esetén a "továbbítási jegyzőkönyv"-et az irathoz kell csatolni.
103. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:
a) a küldő hivatali egység megnevezését és címét,
b) az irat(ok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,
c) a címzett megnevezését és címét.
104. A borítékra a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s.k. felbontásra, sürgős, ajánlva, stb.) lehet feljegyezni.
105. Szükség esetén, ha az iratforgalom nagysága indokolja, az irattovábbításhoz futárzsákot lehet alkalmazni. A futárzsákok lezárásához lakatot kell használni, ennek kulcsát az ügykezelők kezelik.
106. Az iratot a futárszolgálattal, postán vagy saját (alkalmi) kézbesítővel kell továbbítani.
107. A központi postafiókot csak a futárszolgálat útján lehet használni. A hivatali egységek indokolt esetben költségkeretük terhére saját postafiókot nyithatnak, ennek számát a futárszolgálattal közölniük kell.
VII. FEJEZET
AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA ÉS IRATTÁRBA HELYEZÉSE
108. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
109. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé.
110. A határidőt az iktatókönyv "Megjegyzés" rovatában, a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.
111. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles
a) az egyéb iratoktól elkülönítve, és határidőként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani,
b) a határidő előtti napon – ha időközben másként nem intézkedtek – az iktatókönyvből kivezetni és az ügyintézőnek átadókönyvvel kiadni.
Az irat irattárba helyezése
112. Az ügykezelőnél kell irattárba helyezni a tudomásul vett vagy véglegesen elintézett, rendezett iratot. Erre az ügyintéző köteles a Szabályzat 1. számú mellékletét képező irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámát és a megőrzés idejét rávezetni. Az irattári tételszámot az iktatókönyvben is fel kell tüntetni.
113. Nem kell irattárba tenni azt az önálló ügyintézést nem igénylő, illetve iktatott irathoz nem csatolható iratot, amely az ügykezelő által nincs iktatva.
114. Számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
115. A szervre vonatkozó hatályos irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az ugyanabban az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.
116. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról.
117. Az irattárban az iratokat keletkezési évek szerint, az irattári tételszámok, azon belül az iktatószám emelkedő sorrendjében kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni
118. Az irattárba helyezett iratokat az irattári tételszámok figyelembevételével évente selejtezni szükséges. Adott év iratanyagát az irattárba kerülés naptári évétől számított megőrzési idő letelte után szabad csak kiselejtezni. (Pl.: az 1999-ben keletkezett 1 éves megőrzési idejű irattári tételeket csak 2000. december 31. után, vagyis 2001-ben szabad kiselejtezni.)
119. A selejtezéseket követően visszamaradó nem selejtezhető, maradandó értékű iratokat a hivatali egység irattárában kell őrizni a Központi Irattár részére történő átadásig.
120. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást kell vezetni.
121. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben (gyűjtőíven) is jelezni kell.
122. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik.
123. Az ügykezelő iratot véglegesen – a 122. pontban rögzített esetet kivéve – csak a Központi Irattárnak adhat át.
Az iratok átadása a Központi Irattár részére és a Központi Irattár működése
124. A hivatali egységek az irattározott iratok közül a nem selejtezhetőeket keletkezésük után legkésőbb tíz év elteltével a Központi Irattárnak kötelesek átadni. Minősített irat átadását megelőzően – a hatályos titokköri jegyzék alapján – a minősítés fenntartásának indokoltságát felül kell vizsgálni. (A személyi és fegyelmi anyagok, valamint a személyzeti panaszügyek iratanyagát a Személyzeti és Munkaügyi Főosztály kezeli és őrzi.)
125. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék (lásd 6–7. számú iratminta) kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, zsineg.)
126. A hivatali egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát a Központi Irattárnak megküldeni.
127. A Közigazgatási Államtitkári Hivatal Irattári Osztálya működteti a Belügyminisztérium Központi Irattárát. A Központi Irattár:
a) nyilvántartja a Minisztérium hivatali egységeinek iratképző szerveit,
b) az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, raktári jegyzéket készít,
c) az őrizetében lévő iratokat rendezi és az illetékes levéltár jóváhagyását követően az irattári tervnek megfelelően selejtezi,
d) gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról. Az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék (lásd 6–7. számú iratminta) kíséretében adja át. A levéltárak részére történő iratátadások költségei a Belügyminisztériumot terhelik.
128. A Központi Irattár iratot csak az iratot készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére ad ki. Hasonlóan engedélyezi a betekintést is. Ha más hivatali egység iratát kérik ki az irattárból, illetőleg más hivatali egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv esetén az engedélyt a Közigazgatási Államtitkári Hivatal vezetője jogosult megadni.
129. A Központi Irattár a levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt a 128. pontban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.
VIII. FEJEZET
AZ ÜGYKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK
Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai
130. A másoló- és sokszorosítógépet a vezető által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.
131. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).
132. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.
Bélyegzőkkel kapcsolatos rendelkezések
133. Az ügykezelő feladata a bélyegzők, továbbá a minősített adathordozók tárolására szolgáló lemezszekrényekhez használatos személyi ( negatív) pecsétnyomók ( a továbbiakban: pecsétnyomó) nyilvántartása. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző, pecsétnyomó használója, kezelője.
A bélyegző, pecsétnyomó használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
134. Címeres körbélyegző a felsőszintű vezető, a hivatali egységnek az ügykörébe tartozó kiadványokon, a kiadmányozási jogkörrel rendelkező sajátkezű aláírásához, illetve a kiadmányok (másolatok) hitelesítéséhez használható. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor – az épületen kívüli munkavégzést kivéve – el kell zárni.
135. Pecsétnyomó más munkatársnak csak az ügykezelőnél történő előzetes átírás után adható át. A pecsétnyomót a munkaviszony megszűnése esetén az ügykezelőnek kell visszaadni. A minisztériumon belüli áthelyezés esetén ugyancsak le kell adni és az új szervezeti egység ügykezelőjénél kell szükség szerint másik pecsétnyomót kérni, illetve felvenni. A pecsétnyomó elvesztéséről az ügykezelőn, valamint az illetékes vezetőn keresztül soron kívül írásban kell tájékoztatni a Közigazgatási Államtitkári Hivatal vezetőjét.
136. A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, a Magyar Köztársaság címerével ellátott körbélyegzőt használnak. A hivatali egységek körbélyegzőjén felül a Belügyminisztérium, alul a szerv hivatalos megnevezése van feltüntetve. Több azonos szövegezésű körbélyegző használatának szükségessége esetén azokat a lenyomatukban is feltüntetett sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.
137. Az iktató bélyegzőt, valamint a negatív pecsétnyomót a Közigazgatási Államtitkári Hivataltól kell igényelni, ahol gondoskodnak a központosított beszerzésről és nyilvántartásról, valamint – az ügykezelőn keresztül – a kiadásról. A régi bélyegzőt, pecsétnyomót az újonnan készített megérkezését és nyilvántartásba vételét követően selejtezés céljából a Közigazgatási Államtitkári Hivatalnak kell megküldeni. A selejtezésről jegyzőkönyvet kell készíteni.
138. A címeres körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve a feladataik ellátásához szükséges egyéb bélyegzők elkészíttetéséről, használatáról és a nyilvántartásáról a hivatali egységek önállóan gondoskodnak.
A megszűnt hivatali egységek iratainak kezelése
139. Hivatali egység megszűnése esetén az el nem intézett, illetőleg a folyamatban lévő ügyek iratait jegyzék kíséretében át kell adni a jogutódnak, és iktatókönyvébe azokat be kell jegyezni.
140. A megszűnt hivatali egység iratait az idevonatkozó szabályok szerint kell őrizni, illetve selejtezni. A nem selejtezhető iratokat külön kell választani, és a jogutód szervnek vagy ennek hiányában a Központi Irattárnak kell átadni.
141. Ha a megszűnő hivatali egység más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.
142. Ha a megszűnő hivatali egység feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely hivatali egység egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.
Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
143. A hivatali egységtől távozó ügyintézőt, illetve ügykezelőt, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. Ennek rendjét és módját a vezető határozza meg.
144. Az ügykezelői munkakör átadása esetén és az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni.
Az iratok selejtezése
145. A hivatali egységeknél minden év első felében selejtezni kell a lejárt megőrzési határidejű iratokat.
146. Az iratselejtezés elvégzésére selejtezési bizottságot kell létrehozni. Ennek egyik tagja az ügykezelő, további tagját és vezetőjét a hivatali egység vezetője jelöli ki.
147. A selejtezési bizottság feladata a selejtezés (rendezés, kiválogatás, stb.) szakszerű megszervezése és lebonyolítása.
148. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.
149. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból – az előirt megőrzési időig – csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre. A nyilvántartásba vett iratok felesleges példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.
150. A selejtezés során külön-külön kell összegyűjteni az 1 – 3 – 5 – 10 év után selejtezhető iratokat.
151. A selejtezés során ellenőrizni kell:
⎯ az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,
⎯ a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.
152. A selejtezésről 3 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni (lásd 5. számú iratminta), amely tartalmazza:
⎯ az iratok évfolyamát,
⎯ a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát és iktatószámát,
⎯ a hivatali egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét.
153. A jegyzőkönyvet a selejtezési bizottság tagjai és az ellenőrzést végző vezető aláírják és a hivatali egység bélyegzőjével látják el.
154. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után a Központi Irattárnak kell megküldeni, amely azokat a Magyar Országos Levéltárhoz továbbítja a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.
Megsemmisítés
155. A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
156. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban, vagy zsineggel átkötött zsákokban és két szállítással megbízott munkatárs felügyelete mellett szabad átadni. Ez utóbbi esetben az iratok megsemmisítése csak a minisztériumi munkatársak állandó jelenlétével történhet. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése a külön szabályozás szerint történik.
Az ügykezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése
157. Az ügykezelés központi szervezése, szakirányítása és felügyeleti ellenőrzése a Közigazgatási Államtitkári Hivatal feladata.
158. A vezető az irányítása alá tartozó hivatali egységnél évente köteles ellenőrizni az iratkezelés rendjét és a Szabályzat végrehajtását, az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében köteles intézkedni.
159. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeit és utasításait az átadókönyv (munkakönyv) soron következő rovatába kell bejegyezni.
160. A Magyar Országos Levéltár képviselője az 5. pontban rögzített ellenőrzési jogosultságából adódó feladatának ellátása során
a) az ügykezelői és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével – és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja;
b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre határidőt állapít meg;
c) ha a szerv a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti, annak hiányában a szabálysértési eljárás indítását maga kezdeményezi.
A minősített adatot tartalmazó iratok (TÜK-irat) kezelése
161. A vezető felelős az államtitok, illetve a szolgálati titok megőrzését biztosító személyi és tárgyi feltételek megteremtéséért. Aki államtitok, szolgálati titok birtokába juthat, az államtitok, szolgálati titok védelmére vonatkozó jogszabályokat megismerni és az előírásokat megtartani köteles.
162. A belügyminiszter a hivatali egységek minősített adatainak, továbbá az euro-atlanti szervezetek által keletkeztetett és a Belügyminisztériumhoz érkezett adatok kezelési eljárására vonatkozóan külön utasítást ad ki.
Számítógépes ügykezelés
163. A Belügyminisztérium közigazgatási államtitkára – az információtechnológiai eszközök fejlődését követve, a vonatkozó jogszabályokra és az informatikai tárcaközi bizottsági ajánlásokra figyelemmel – intézkedést ad ki a számítógépes ügyvitel és az elektronikus levelezés alkalmazásáról.
164. A Közigazgatási Államtitkári Hivatal és az Informatikai és Adatvédelmi Főosztály vezetője felhasználói (üzemeltetői) kézikönyvet ad ki a számítógépes ügyvitel és elektronikus levelezés szabályairól.
1. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
I. ÁLTALÁNOS RÉSZ
ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK
1. JOGALKOTÁSI ÉS KORMÁNYZATI MUNKÁVAL KAPCSOLATOS ÜGYEK
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
1 |
A Belügyminisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai |
|
|
a) |
a fő- és társfelelősséggel előkészítő, készítő, koordináló hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
a többi véleményező, javaslattevő hivatali egységnél |
1 |
– |
2 |
Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai |
|
|
a) |
a koordináló hivatali egységeknél |
10 |
– |
b) |
a többi véleményező, javaslattevő hivatali egységnél |
1 |
– |
3 |
Az Alkotmánybíróság és az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél |
5 |
– |
4 |
A miniszterhez intézett interpellációkra, kérdésekre adott válaszok iratai a hivatali egységeknél |
5 |
– |
5 |
Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
6 |
Tárcaközi bizottságok működésével kapcsolatban keletkezett iratok |
5 |
– |
7 |
Más minisztérium, állami szerv intézkedéseivel kapcsolatos koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai |
5 |
– |
2. SZERVEZET, MŰKÖDÉS ÉS ÜGYVITEL
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
10 |
A minisztériumi testületek (szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, közigazgatási államtitkári értekezlet) működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
|
|
a) |
a készítő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
a felhasználó hivatali egységeknél |
a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően |
a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően |
11 |
Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, helyettes államtitkári, főosztályvezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) |
|
|
a) |
a készítő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
a felhasználó hivatali egységeknél |
a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően |
a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően |
12 |
Belügyi Érdekegyeztető Tanács (BÉT) hivatali egységek részére megküldött iratai |
5 |
– |
13 |
Tervek, munkatervek, munkaprogramok |
|
|
a) |
hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves, féléves) vagy időszaki és eseti, de jelentősebb tartalmú (intézkedési, végrehajtási tervek stb.) a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
időszaki és eseti, kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél a végrehajtást követően |
5 |
– |
c) |
a felhasználó hivatali egységeknél |
a feladat alapján keletkező irat őrzési idejének megfelelően |
a feladat alapján keletkező irat átadási idejének megfelelően |
14 |
Jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) |
|
|
a) |
hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, féléves) vagy időszaki és eseti, de jelentősebb tartalmú (intézkedési, végrehajtási tervek, stb.) a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
időszaki, kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél |
5 |
– |
c) |
a felhasználó hivatali egységeknél |
1 |
– |
15 |
Statisztikai jelentések, kimutatások |
|
|
a) |
hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, féléves, összefoglaló) vagy időszaki, de jelentősebb tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
időszaki és kevésbé jelentős tartalmú a készítő, előterjesztő hivatali egységeknél |
5 |
– |
c) |
a felhasználó hivatali egységeknél |
1 |
– |
16 |
Ügyrend és mellékletei |
NS |
15 |
17 |
Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások |
NS |
15 |
18 |
Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok |
|
|
a) |
vezetők esetén |
NS |
15 |
b) |
nem vezető beosztású munkatársak esetén |
5 |
– |
c) |
TÜK ügykezelők esetén |
10 |
– |
19 |
Ellenőrzésről, vizsgálatról készült iratok |
|
|
|
|
|
|
a) |
külső szerv által belügyi szervnél végzett ellenőrzésről készített iratok |
NS |
15 |
b) |
a Belügyminisztérium hivatali egységei által végzett ellenőrzésről készített iratok az ellenőrzést főfelelőséggel végző hivatali egységeknél |
NS |
15 |
c) |
a Belügyminisztérium hivatali egységei által végzett ellenőrzésről készített iratok az ellenőrzésben résztvevő (részjelentést készítő), illetve az ellenőrzésről tájékoztatást kapott egyéb hivatali egységeknél |
5 |
– |
d) |
a belügyi szerv által ellenőrzött hivatali egységeknél |
10 |
– |
20 |
Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő ügyek iratai |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok (megállapodások, egyezmények, szerződések, együttműködési programok, jelentések stb.) a kapcsolattartást feladatkörében végző hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
érdemi jelentőségű iratok a kapcsolattartásban érintett hivatali egységeknél |
10 |
– |
c) |
kisebb jelentőségű iratok (levelezés, útijelentések, javaslatok, delegációk fogadása, kiutazási tervek stb.) a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél |
5 |
– |
d) |
egyéb hivatali egységeknél |
1 |
– |
21 |
Euro-atlanti szervezetekkel és európai integrációval kapcsolatos ügyek iratai |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok (megállapodások, egyezmények, szerződések, együttműködési programok, jelentések stb.) a kapcsolattartást feladatkörében végző hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
érdemi jelentőségű iratok a kapcsolattartásban érintett hivatali egységeknél |
10 |
– |
c) |
kisebb jelentőségű iratok (levelezés, útijelentések, javaslatok, delegációk fogadása, kiutazási tervek stb.) a kapcsolattartást végző és érintett hivatali egységeknél |
5 |
– |
d) |
egyéb hivatali egységeknél |
1 |
– |
22 |
PHARE programok, dokumentumok a hivatali egységeknél a feladat elvégzése után |
1 |
– |
23 |
Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt ágazati irányítási ügyek iratai |
|
|
a) |
elvi jelentőségű ügyek iratai |
NS |
15 |
b) |
elvi jelentőséggel nem bíró ügyek iratai |
10 |
– |
24 |
Eseti vezetői döntés alapján a hivatali egység hatáskörébe utalt igazgatási ügy iratai |
a különös részben feltüntetett irattári tétel megőrzési ideje szerint |
a különös részben feltüntetett irattári tétel átadási ideje szerint |
25 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek |
|
|
a) |
a Miniszteri Titkárságon |
NS |
15 |
b) |
a többi hivatali egységnél |
5 |
– |
26 |
A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek |
1 |
– |
27 |
Ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai |
1 |
– |
28 |
Belügyi szervek által tájékoztatás céljából megküldött iratok |
|
|
a) |
ügyeleti szervek által készített napi tájékoztató (összefoglaló) jelentések |
1 |
– |
b) |
egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok (szerződések stb.) |
1 |
– |
29 |
Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal, termékekkel stb. kapcsolatos tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb.) |
1 |
– |
30 |
Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél (MTI-nek, sajtónak adott belügyi vonatkozású tájékoztatók, közlemények; stb.) |
1 |
– |
31 |
Iratbetekintési engedély ügyek iratai |
|
|
a) |
minősített iratok esetén |
NS |
HŐ |
b) |
nyílt iratok esetén |
az irat őrzési idejének megfelelően |
– |
32 |
Kutatási engedély ügyek iratai |
NS |
HŐ |
33 |
Ügyvitelszervezéssel kapcsolatos iratok (belső szabályzatok, módszertani útmutatók, elektronikus programleírások stb.) |
|
|
a) |
a készítő hivatali egységeknél |
NS |
15 |
b) |
a többi hivatali egységnél a hatályon kívül helyezés, illetve elévülés után |
3 |
– |
34 |
Ügyviteli, iratkezelési nyilvántartások |
|
|
a) |
főnyilvántartókönyv, iktatókönyv, gyűjtőív (iktatólap), tárgymutató, átmenő napló, átadókönyv, illetve évenként kinyomtatott számítógépes iktatókönyv és mutatókönyv |
NS |
15 |
b) |
futárjegyzék, egyéb nyilvántartások lezárás után |
3 |
– |
35 |
Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
NS |
15 |
36 |
Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés |
NS |
15 |
37 |
Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos iratok |
NS |
HN |
3. HUMÁNPOLITIKAI ÉS MUNKAÜGYEK
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
45 |
Foglakoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával, foglalkoztatásával, szolgálati viszonyával kapcsolatos iratok, személyi dossziék a hivatali egységeknél a munkaviszony megszűnése után |
1 |
– |
46 |
Foglakoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok; eseményekkel, változásokkal (betegállomány, szabadságolás, gyermekgondozás, családi állapot, lakcím és iskolai végzettség, stb.) kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél |
1 |
– |
47 |
Szervezési, szervezeti, létszám és munkaköri (állomány-) táblázatok a hivatali egységeknél hatályon kívül helyezést követően |
1 |
– |
48 |
Fegyelmi és kártérítési eljárással kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél az eljárás befejezését követően |
1 |
– |
49 |
Kitüntetésekkel, jutalmazásokkal kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél |
1 |
– |
50 |
Képzési, továbbképzési ügyek iratai a hivatali egységeknél a képzés befejezését követően |
1 |
– |
51 |
Szociális ügyek iratai a hivatali egységeknél |
1 |
– |
52 |
Lakásügyek iratai a hivatali egységeknél |
1 |
– |
53 |
Üdültetéssel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
4. GAZDASÁGI ÜGYEK
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
60 |
Beszerzésre, anyag-, eszközigénylésre vonatkozó iratok az igénylő hivatali egységeknél |
1 |
– |
61 |
Leltározással kapcsolatos iratok a hivatali egységeknél |
5 |
– |
62 |
Pénzügyi levelezés, számviteli iratok, bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztárnaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai stb.) a hivatali egységeknél |
5 |
– |
II. KÜLÖNÖS RÉSZ
A HIVATALI EGYSÉGEK IGAZGATÁSI ÜGYEI
TITOKVÉDELMI OSZTÁLY
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
70 |
Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (a továbbiakban: Ttv.) értelmezésével kapcsolatos iratok; véleményezések |
NS |
15 |
71 |
A Ttv. végrehajtásával kapcsolatos feladatok során keletkező iratok |
|
|
a) |
szolgálati titokkör kiadása |
NS |
15 |
b) |
Titokvédelmi Szabályzat kiadása |
NS |
15 |
c) |
felülvizsgálattal kapcsolatos tevékenység |
NS |
15 |
d) |
a 15/1996. (BK 17.) BM utasítás alapján megalakult bizottság üléseinek emlékeztetői |
5 |
– |
72 |
Titokvédelmi ellenőrzésekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
saját kezdeményezésre történő ellenőrzés |
NS |
15 |
b) |
bejelentésre történő ellenőrzés |
NS |
15 |
c) |
Nemzeti Biztonsági Felügyelet felkérésére történő ellenőrzés |
NS |
15 |
73 |
Titokvédelmi felügyelőkkel történő levelezés |
|
|
a) |
saját kezdeményezésre |
10 |
– |
b) |
minisztériumi felsőbb vezetés utasítására |
10 |
– |
c) |
állapotfelmérés a titokvédelem helyzetéről |
NS |
15 |
74 |
Titokvédelmi koordinációval kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
konzultációk |
NS |
15 |
b) |
titokvédelemben érintett partnerekkel történő együttműködés |
NS |
15 |
c) |
intézkedésre kötelezés |
NS |
15 |
d) |
feladatkijelölés, számonkérés |
NS |
15 |
75 |
Normasértés esetén történő intézkedésekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
büntető feljelentések |
NS |
HŐ |
b) |
szabálysértési feljelentések |
NS |
HŐ |
c) |
államigazgatási eljárás szerinti szignalizáció |
NS |
HŐ |
d) |
egyéb intézkedések |
NS |
HŐ |
e) |
évi büntető statisztika kérése |
5 |
– |
76 |
Más országokkal történő titokvédelmi együttműködéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
10 |
– |
77 |
NATO-val és NYEU-val kapcsolatos feladatok végrehajtása során keletkező iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
10 |
– |
78 |
EU-val kapcsolatos feladatok végrehajtása során keletkező iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
10 |
– |
79 |
EUROPOL-lal kapcsolatos feladatok végrehajtása során keletkező iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
10 |
– |
80 |
Szakértői tevékenységgel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
előzetes szakértés |
NS |
HŐ |
b) |
titokkörökkel kapcsolatos állásfoglalás |
NS |
HŐ |
c) |
a Ttv. alkalmazásával kapcsolatos állásfoglalás |
NS |
HŐ |
d) |
a Ttv. 29. § (2) bekezdés alapján történő felülvizsgálat |
NS |
HŐ |
81 |
A belügyminiszter titokvédelemben fennálló felügyeleti tevékenységéről készült összefoglalók |
NS |
15 |
82 |
Informatika területét érintő titokvédelmi tevékenység |
NS |
15 |
83 |
Titokvédelmi oktatással kapcsolatos iratok |
1 |
– |
84 |
Engedélyezési ügyek (ki- és belépés, csomag kivitel stb.) iratai |
1 |
– |
ÜGYELETI OSZTÁLY
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
90 |
Napi események rögzítésére szolgáló ügyeleti napló |
NS |
HŐ |
91 |
Az ügyelet által készített napi tájékoztató (összefoglaló) jelentések |
NS |
15 |
92 |
Az ügyeleti jelentőszolgálat keretén belül érkező iratok |
1 |
– |
93 |
Az ügyelet által rögzített hanganyag |
1 hónap |
– |
94 |
Az ügyelet által rögzített, valamely ügyhöz hagyományos hangszalagra is elmentett hanganyag |
az irat őrzési idejének megfelelően |
az irat átadási idejének megfelelően |
EU INTEGRÁCIÓS IRODA
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
100 |
Állandó Tárgyaló Delegációval kapcsolatos iratok |
5 |
– |
101 |
Integrációs célú vezetői, illetve szakértői kiutazás szakmai anyagai |
5 |
– |
102 |
EU, ET, ENSZ keretében létrejövő, illetve más nemzetközi szervezetek, konferenciák, értekezletek iratai |
5 |
– |
103 |
PHARE programokkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
104 |
Az EU fórumairól és egyes relációk helyzetéről készített tájékoztatók |
3 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
110 |
Nyilvántartókönyv cikkekről |
NS |
HŐ |
111 |
Cikkek kéziratai |
5 |
– |
112 |
Kiadóval kapcsolatos levelezés |
3 |
– |
113 |
Költségvetés |
NS |
15 |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
120 |
Éves felügyeleti és ellenőrzési terv |
NS |
15 |
121 |
Belügyi és más szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
hosszabb távra szóló, jelentősebb együttműködés esetén |
NS |
15 |
b) |
egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés esetén |
3 |
– |
c) |
biztosítási, intézkedési tervek |
3 |
– |
122 |
Fegyveres biztonsági őrségek felügyeletével és ellenőrzésével kapcsolatos ügyek iratai |
10 |
– |
123 |
Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos jelentések |
3 |
– |
124 |
Ellenőrzési eseti megbízólevelek nyilvántartása |
1 |
– |
125 |
Ügyeleti utasítás, ügyeleti beosztás, jelszó hatályon kívül helyezést követően |
1 |
– |
126 |
Gépjárművek igénybevételével és használatával kapcsolatos iratok |
1 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
130 |
A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
131 |
A parlamenti munkával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
132 |
Országgyűlési képviselők megkeresései |
1 |
– |
133 |
Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok |
1 |
– |
134 |
Kormányülés, Gazdasági Kabinet ülés iratai |
1 |
– |
135 |
Külügyminisztériumi anyagok, diplomáciai jelentések |
1 |
– |
136 |
A Belügyminisztérium szervezeti egységeitől származó információt, tájékoztatást tartalmazó iratok |
3 |
– |
137 |
Önkormányzatokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
138 |
Közigazgatási Koordinációs Bizottság iratai |
5 |
– |
139 |
A közigazgatás fejlesztésével kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
140 |
Az Országos Közigazgatási Vizsgabizottsággal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
141 |
A Közigazgatási Továbbképzési Kollégiummal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
142 |
A Nemzetbiztonsági Kabinet üléseivel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
előterjesztések, emlékeztetők |
NS |
15 |
b) |
egyéb iratok |
5 |
– |
143 |
Haditechnikai Tárcaközi Bizottság iratai |
5 |
– |
144 |
A Magyar Olimpiai Bizottsággal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
150 |
Miniszterhez intézett azonnali kérdésekkel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
151 |
Miniszterhez intézett kérdésekkel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
152 |
Miniszterhez intézett írásos kérdésekkel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
153 |
Miniszterhez intézett interpellációkkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
154 |
Napirend előtti felszólalásokkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
155 |
Napirend utáni felszólalásokkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
156 |
Képviselői kérdésekkel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
157 |
Kormány és belügyminisztériumi jogalkotási programmal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
158 |
Országgyűlési frakcióknak megküldött iratok |
5 |
– |
159 |
Választásokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
170 |
Ügykezeléshez használt iktatóbélyegzők nyilvántartása, lenyomata és selejtezése |
NS |
HŐ |
171 |
Negatív pecsétnyomók kiadásának nyilvántartása |
NS |
HŐ |
|
|
|
|
173 |
Iktatási előszámok nyilvántartása |
NS |
15 |
174 |
TÜK iratok kezeléséről készült jegyzőkönyvek |
NS |
15 |
175 |
Ügykezelők TÜK vizsgájával kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
176 |
A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, raktári jegyzék stb.) |
NS |
HŐ |
177 |
A Központi Irattárban őrzött iratanyag alapján készült hatósági igazolások |
NS |
HŐ |
178 |
A Belügyminisztérium által készített, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
179 |
A Belügyminisztérium Szakkönyvtárának a Központi Irattár kézikönyvtárában lévő állományával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
190 |
A különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat és az ellenőrzés során keletkezett iratok a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
b) |
a felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok |
5 |
– |
c) |
pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv, egyéb iratok |
5 |
– |
d) |
kinevezésre, megbízásra, munkakör változásra vonatkozó javaslatok, kikérők a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
e) |
a felvétellel kapcsolatos egyéb átiratok, levelek |
1 |
– |
f) |
jogviszony megszűntetésére vonatkozó kérelem, javaslat a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
g) |
az állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz és kapcsolódó iratok a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
191 |
A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
személyzeti anyaggyűjtő |
NS |
HŐ |
b) |
az állományra vonatkozó határozatok eredeti (kiadói) példányai (személyzeti okmánytár) |
NS |
HŐ |
c) |
a határozatok másolati, kivonati példányai |
3 |
– |
d) |
a szolgálati és egyéb jogviszonyra vonatkozó igazolások másolatai a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
e) |
a szolgálati és munkáltatói igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok az érvényesség lejárta után |
1 |
– |
f) |
adatváltozásra vonatkozó bejelentések (változásjelentés) |
1 |
– |
192 |
Szervezési munkával kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
szervezési, munkaköri (állomány) táblák eredeti példánya |
NS |
15 |
b) |
a szervek által előterjesztett javaslatok és kapcsolódó iratok |
5 |
– |
193 |
Fegyelmi eljárással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
a szolgálati és egyéb jogviszonyt érintő fegyelmi eljárással kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, jelentések, határozat) a személyi anyagban |
NS |
HŐ |
b) |
fegyelmi ügyben keletkezett egyéb iratok |
10 |
– |
c) |
rendkívüli eseményekről készült jelentések |
3 |
– |
d) |
statisztikai lapok, tényjelentések |
3 |
– |
194 |
Kitüntetések, elismerések iratai |
|
|
a) |
Köztársasági Elnöki kitüntetésre vonatkozó javaslatok |
5 |
– |
b) |
elismerésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok |
5 |
– |
c) |
adóigazolások személyzeti példánya |
5 |
– |
195 |
Képzési, továbbképzési ügyek iratai |
|
|
a) |
tanulmányi szerződések a személyzeti anyagban |
NS |
HŐ |
b) |
költségelszámolások, egyéb igazolások |
5 |
– |
c) |
pályázatok kiírása, azok elbírálásával kapcsolatos iratok, jegyzőkönyvek |
5 |
– |
d) |
a felügyelt szakképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
196 |
Szociális ügyekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
kérelmek, javaslatok kivizsgálásáról készült jelentések a személyzeti anyagban |
NS |
HŐ |
b) |
az állomány szociális helyzetével és munkakörülményeinek alakulásával kapcsolatos értékelések, jelentések |
NS |
15 |
c) |
szociális, kegyeleti ügyintézéssel kapcsolatos egyéb levelezés |
3 |
– |
d) |
átiratok, egyéb levelezések |
1 |
– |
197 |
Nyugdíj megállapítással kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
198 |
Egészségügyi (gyógyító-megelőző, közegészségügyi) és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
199 |
Belügyi Érdekegyeztető Tanács (BÉT) jegyzőkönyvei és ezek mellékletei |
NS |
15 |
200 |
Érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai |
3 |
– |
201 |
Csomag ki- és beléptető tömbök nyilvántartása |
NS |
HŐ |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
210 |
PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) |
|
|
a) |
elvi ügyek, a tevékenység szervezésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
b) |
a tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
211 |
Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
212 |
Központi állami és nemzeti ünnepek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
213 |
Belügyi ünnepségek és egyéb rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok |
3 |
– |
214 |
Civil szférával, társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal stb. kapcsolatos iratok |
3 |
– |
215 |
Nemzeti és etnikai kisebbségekkel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
216 |
Áldozatvédelemmel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
217 |
Országos Bűnmegelőzési Tanács tevékenységével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
218 |
Rendvédelemmel, bűnmegelőzéssel, közbiztonsággal kapcsolatos iratok |
3 |
– |
219 |
Közművelődéssel, a BM Duna Palota és Kiadó tevékenységével kapcsolatos iratok |
1 |
– |
220 |
Sajtótevékenységgel, belügyi tudósítókkal kapcsolatos iratok |
3 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
230 |
A külföldi országok társ-minisztériumával folytatott miniszteri tárgyalás előkészítő anyaga, valamint a tárgyalásról készült jelentés |
NS |
15 |
231 |
A külföldi országok társ-minisztériumával folytatott államtitkári, helyettes államtitkári szintű tárgyalás előkészítő anyaga, valamint a tárgyalásról készült jelentés |
NS |
15 |
232 |
Egyéb munkadelegáció ki- és beutazásával kapcsolatos levelezés, valamint az arról készült útijelentés |
5 |
– |
233 |
A minisztérium ki- és beutazási tervével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
jóváhagyott ki- és beutazási terv |
NS |
15 |
b) |
előkészítő anyagok |
1 |
– |
234 |
Egyes reláció helyzetéről készített tájékoztató |
3 |
– |
235 |
Miniszteri, államtitkári, helyettes államtitkári szintű program és ajándékjavaslat |
5 |
– |
|
|
|
|
236 |
Vendéglátással kapcsolatos levelezés, program, pénzügyi elszámolás |
1 |
– |
237 |
Fordításra megküldött anyagok |
1 |
– |
238 |
Levéltovábbítás |
1 |
– |
239 |
A Külügyminisztériumtól érkezett konzuli jelentések |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
250 |
Minősített időszaki feladatok ellátására való felkészüléssel összefüggő koordinációs iratok (levelezések, feljegyzések, javaslatok stb.) |
1 |
– |
251 |
A magasabb készültségbe helyezés és a minősített időszaki továbbműködés végrehajtását biztosító tervezéssel összefüggő iratok |
5 |
– |
252 |
A készültségi, a különleges intézkedések feladatai irányításának és végrehajtásának céljából készült összesített készültségbe helyezési terv, intézkedési terv, tervkivonat, végrehajtási terv |
NS |
15 |
253 |
A minősített időszaki felkészülési helyzetet értékelő összefoglaló jelentés, beszámoló, tájékoztató; a GM (gazdaságmozgósítás) feladatok végrehajtásának éves értékelése |
NS |
15 |
254 |
Gazdaságmozgósítással kapcsolatos javaslatok, tájékoztatók, útmutatók, együttműködési okmányok, ütemtervek |
5 |
– |
255 |
Az ország védelmi célú terület-előkészítésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
256 |
Fontosabb objektumok minősített időszaki őrzésével és védelmével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
összesített jelentések és kimutatások |
10 |
– |
b) |
koordinációs iratok |
3 |
– |
257 |
A "K" vezetési rendszer működésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
258 |
Rendkívüli intézkedési tervekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
intézkedési tervek |
NS |
15 |
b) |
koordinációs iratok |
3 |
– |
259 |
Védelmi igazgatási rendszergyakorlatokkal kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
levezetési tervek, értékelő jelentések |
NS |
15 |
b) |
előkészítő koordinációs iratok |
1 |
– |
260 |
Védelmi bizottságok működésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
261 |
Belügyminisztériumi referensek tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
262 |
Nem minősített időszakban bekövetkezett veszélyhelyzetek kezelésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
következtetések, megállapítások és összefoglaló jelentések |
NS |
15 |
b) |
koordinációs iratok |
1 |
– |
263 |
Minősített időszaki igénybejelentés a hatályon kívül helyezést követően |
3 |
– |
264 |
Minősített időszakra vonatkozó normák, tervezési szabályzók a hatályon kívül helyezést követően |
5 |
– |
265 |
Anyagi, technikai és pénzügyi vonatkozású iratok |
|
|
a) |
Beruházásokkal kapcsolatos programok, szerződések, költségvetések stb. |
NS |
15 |
|
|
|
|
b) |
Lebonyolítással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
266 |
Környezetvédelemmel és kármentesítéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
270 |
Az Oktatási Főosztály irányítása alá tartozó oktatási intézmények szervezeti és működési szabályzatai, ezek tervezetei, koordinációs iratai |
10 |
– |
271 |
Az oktatási intézmények alapításával, ügyrendjével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
alapító okiratok, ügyrendek |
NS |
15 |
b) |
koordinációs iratok |
1 |
– |
272 |
Iskolaparancsnoki értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői és ezek mellékletei |
NS |
15 |
273 |
Az Oktatási Minisztériumtól érkezett iratok |
|
|
a) |
a feladatok elvégzése után |
5 |
– |
b) |
koordinációs iratok, javaslatok |
1 |
– |
274 |
Az oktatási intézmények munkaterve, munkaprogramja a feladatok végrehajtása után |
5 |
– |
275 |
Az iskolák oktatási helyzetéről készített jelentések, statisztikák, kimutatások |
NS |
15 |
276 |
Éves értékelő értekezletekről készített jegyzőkönyvek, feljegyzések |
1 |
– |
277 |
Felvételi jelentkezések |
5 |
– |
278 |
Felvételi panaszügyek |
5 |
– |
279 |
Hallgatói kártérítési ügyek |
1 |
– |
280 |
Hallgatói panaszügyek |
5 |
– |
281 |
Hallgatói szociális ügyek |
1 |
– |
282 |
Hallgatói lakásügyek |
1 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
290 |
Megyei és települési önkormányzatok részére, jogértelmezéssel összefüggésben kiadott állásfoglalás, szakmai vélemény |
5 |
– |
291 |
Fővárosi és a megyei közigazgatási hivatalok működésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
292 |
Fővárosi és a megyei önkormányzatok működésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
293 |
A helyi önkormányzatok feladat- és hatásköréhez kapcsolódó iratok |
NS |
15 |
294 |
Helyi önkormányzati nemzetközi ügyek iratai |
5 |
– |
295 |
Helyi önkormányzatokkal kapcsolatos Európa tanácsi ügyek iratai |
NS |
15 |
296 |
A rendőrséggel kapcsolatos feladatok és hatáskörök iratai |
5 |
– |
297 |
Az önkormányzatok és a hivatásos tűzoltóságok tűzvédelmi igazgatási tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
298 |
Az önkéntes tűzoltóságok és az önkéntes tűzoltó egyesületek tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
|
|
|
|
299 |
A tűzoltóság fejlesztési tervei és azok végrehajtásáról készített jelentések, beruházással-felújítással kapcsolatos iratok a végrehajtást követően |
5 |
– |
300 |
Tűzoltóságok támogatásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
301 |
Tűzoltással és műszaki mentéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
szervezeti, személyzeti és fegyelmi iratok |
NS |
15 |
b) |
létesítéssel és használattal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
c) |
technikai eszközökkel, egyéni védőeszközökkel kapcsolatos iratok |
3 |
– |
302 |
Polgári védelemmel és katasztrófa-elhárítással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
lakossági riasztással és jelzőrendszerekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
b) |
válságkezeléssel, külföldi és hazai katasztrófa-elhárítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
c) |
polgári védelmi szervezési, személyzeti és fegyelmi iratok |
NS |
15 |
d) |
polgári védelmi felszerelésekkel, személyi védőeszközökkel és óvóhelyekkel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
e) |
vezetéssel (védett) és vezetési eszközökkel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
f) |
polgári védelmi tevékenységet érintő és értékelő felterjesztett időszaki (negyedéves, féléves) beszámolók, jelentések |
1 |
– |
g) |
polgári védelmi tevékenységet érintő és értékelő felterjesztett éves beszámolók, jelentések |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
310 |
Területszervezéssel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
311 |
Helyi önkormányzatok megalakulásával, feloszlásával, megszűnésével, illetőleg kisebbségi önkormányzat megszűnésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
312 |
Nemzetiségekkel, etnikumokkal kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
5 |
– |
313 |
Közterület-felügyelettel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
314 |
Informatikához kapcsolódó iratok |
5 |
– |
315 |
Jogértelmezéssel összefüggésben kiadott szakmai vélemények |
|
|
a) |
önkormányzat és szervei részére |
5 |
– |
b) |
fővárosi és megyei közigazgatási hivatal részére |
5 |
– |
c) |
egyéb szervek és magánszemélyek részére |
5 |
– |
316 |
Közigazgatási hivatalok törvényességi ellenőrzésével és szakmai irányításával összefüggő iratok |
NS |
15 |
317 |
Közigazgatási hivatalok szervezetével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
318 |
Közigazgatási hivatalok költségvetésének előkészítésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
319 |
Közigazgatási hivatalok működésével kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
320 |
Illetékes hivatalvezető helyett másik hivatalvezető kijelölése, hatásköri, illetékességi okok miatt iratáttétel, eljáró szerv vagy ügyintéző kijelölése, egyéb kisebb jelentőségű iratok |
3 |
– |
321 |
Hivatalvezetői értekezletek (közigazgatási hivatalok vezetői) iratai |
NS |
15 |
322 |
Megyei (fővárosi) államigazgatási kollégium tevékenységével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
323 |
Módszertani és közigazgatás-fejlesztési iratok |
|
|
a) |
elvi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
3 |
– |
324 |
Önkormányzati érdekszövetséggel, Jegyzők Országos Szövetségével, jegyzőklubokkal, szakmai érdekvédelmi szervezetekkel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
325 |
Képviselettel kapcsolatos iratok (bizottságok, kuratóriumok stb.) |
5 |
– |
326 |
Köztisztviselők képzésével, továbbképzésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
327 |
Településfejlesztéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
elvi ügyek iratai |
NS |
15 |
b) |
egyéb iratok |
5 |
– |
328 |
Településrendezéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
329 |
Országos, regionális és megyei szintű területfejlesztési koncepciók, programok és területrendezési tervek |
NS |
15 |
330 |
Területfejlesztéssel kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
331 |
Területrendezéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
332 |
Ágazati (közlekedés, út, víz, energia, környezetvédelem stb.) tervek, koncepciók, javaslatok |
10 |
– |
333 |
Pince, partfal veszély-elhárítással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
334 |
A vagyonátadó bizottságok hatósági jogkörében másodfokon keletkezett iratok |
NS |
15 |
335 |
Hatósági, szabálysértési igazgatási statisztikai adatok, adatfeldolgozással kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
336 |
Szabálysértési hatósági iratok |
5 |
– |
337 |
Kisajátítással, bányaszolgalom megállapítással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
338 |
Birtokháborítással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
339 |
Útlevélügyek iratai |
5 |
– |
340 |
Lakás- és helyiségbérlettel, illetőleg az elidegenítéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
341 |
Lakcím bejelentési ügyek iratai |
5 |
– |
342 |
Külföldiek ingatlanszerzésével kapcsolatban hozott államigazgatási határozatok |
5 |
– |
343 |
Igazságügyi szakértői névjegyzékkel kapcsolatos javaslat |
3 |
– |
344 |
Ingatlanközvetítéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
345 |
Ingatlankezeléssel, illetőleg társasház kezeléssel kapcsolatban keletkezett iratok |
5 |
– |
346 |
Pályázatokkal kapcsolatban keletkezett iratok |
10 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
350 |
Minisztériumokkal, valamint az Államkincstárral való együttműködéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
érdemi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű ügyek iratai |
3 |
– |
351 |
Ágazati, szakági fejlesztési koncepció |
NS |
15 |
|
|
|
|
352 |
Az önkormányzatok gazdálkodásával összefüggő szakvélemény |
5 |
– |
353 |
Központosított előirányzat igénylése (aktuális költségvetési törvénybe foglaltak szerint) |
5 |
– |
354 |
Céltámogatással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
elutasított igénybejelentés esetén |
3 |
– |
b) |
támogatott igénybejelentés eseten a beruházás befejezését követően |
5 |
– |
c) |
céltámogatással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
d) |
céltámogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok |
1 |
– |
355 |
Normatív állami támogatással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
356 |
Címzett támogatással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
elutasított igénybejelentés esetén |
3 |
– |
b) |
támogatott igénybejelentés eseten a beruházás befejezését követően |
5 |
– |
c) |
címzett támogatással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
d) |
címzett támogatással kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok |
1 |
– |
357 |
A Területi Államháztartási és Közigazgatási Információs Szolgálatokkal (TÁKISZ) kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
költségvetéshez kapcsolódó iratok |
5 |
– |
b) |
vagyonátadással kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
c) |
személyi iratok |
5 |
– |
d) |
TÁKISZ-ok működésével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
e) |
TÁKISZ-ok működésével kapcsolatos kisebb jelentőségű iratok |
1 |
– |
358 |
Területfejlesztési Tanácsok által odaítélt támogatásokkal kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
területi kiegyenlítést szolgáló fejlesztési célú támogatások |
5 |
– |
b) |
céljellegű decentralizált támogatások |
5 |
– |
359 |
Önkormányzat vagyonkataszterével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
360 |
Önkormányzat önálló vállalkozásban, gazdasági társaságban való részvételével kapcsolatos iratok |
10 |
– |
361 |
Önkormányzattal kapcsolatos munkaügyi iratok |
5 |
– |
362 |
Nemzetközi együttműködésben készülő kutatásokkal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
363 |
Kutatási-fejlesztési szerződések |
10 |
– |
364 |
Munkabizottsági iratok |
5 |
– |
365 |
Önkormányzati, valamint TÁKISZ dolgozók képzésével, továbbképzésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
366 |
Településüzemeltetési szakágazati tevékenységgel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
szakvélemény önkormányzat vagy állampolgár által kezdeményezett ügyekben |
5 |
– |
b) |
tájékoztatás |
3 |
– |
c) |
egyéb kisebb jelentőségű iratok |
1 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
370 |
A közigazgatás fejlesztésével kapcsolatos koncepciók, javaslatok, elemzések, előterjesztések |
NS |
15 |
|
|
|
|
371 |
A közigazgatási rendszer működésével kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
372 |
A közigazgatási szervekkel való kapcsolattartás iratai |
5 |
– |
373 |
A közigazgatási szakemberképzéssel, továbbképzéssel, vezetőképzéssel kapcsolatos iratok (összefoglaló elemzések, programok, koncepciók, megállapodások, szerződések) |
NS |
15 |
374 |
A közigazgatás személyi állományával kapcsolatos nyilvántartások, elemzések |
|
|
a) |
létszám, összetétel, illetmény |
NS |
15 |
b) |
központi közszolgálati nyilvántartás (KÖZIGTAD) |
50 |
– |
c) |
tartalékállomány nyilvántartás (TARTINFO) |
5 |
– |
d) |
alapvizsgáztatás, szakvizsgáztatás |
10 |
– |
375 |
Főosztályi kezelésű fejezeti költségvetési előirányzatokkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
376 |
Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos állásfoglalások |
3 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
380 |
Az Alkotmánybíróság és az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
381 |
Jogszabály alkalmazására, értelmezésére vonatkozó állampolgári, vagy szervezeti megkeresésre adott állásfoglalás, tájékoztatás |
3 |
– |
382 |
A fegyveres biztonsági őrséggel kapcsolatos hatósági jogkörben keletkezett iratok |
10 |
– |
383 |
A belügyminiszter irányítása alá tartozó hivatalos állományúakat foglalkoztató szervek tagja szolgálati, rokkantsági nyugdíjügyeivel, baleseti járadék megállapítási ügyeivel kapcsolatos hatósági jogkörben keletkezett iratok |
NS |
HŐ |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
390 |
Ingatlan tulajdonjogára, kezelésére, idegen ingatlanon a Belügyminisztériumot, hivatali egységét, minisztériumi szervet, valamint a miniszter irányítása alá tartozó önálló szervezetet megillető vagyoni értékű, illetve szolgalmi jogra vonatkozó iratok |
NS |
HN |
391 |
Szerződéstervezetek és véleményezési iratok |
10 |
– |
392 |
Szerződések számítógépes nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
10 |
– |
393 |
Lezárt (végrehajtott) peres üggyel kapcsolatos iratok (kivéve az ingatlan ügyeket) |
10 |
– |
394 |
Balesettel összefüggő társadalombiztosítási igénnyel kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
395 |
Behajtott kártérítéssel és egyéb követeléssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
396 |
Be nem hajtott kártérítéssel és egyéb követeléssel kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
397 |
A Belügyminisztérium hivatali egysége, minisztériumi szerve, valamint a miniszter irányítása alá tartozó önálló szervezet elleni igénybejelentéssel kapcsolatos iratok |
10 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
400 |
Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok |
3 |
– |
401 |
Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok |
3 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
410 |
A Belügyminisztérium fejezeti költségvetésének tervezésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés |
NS |
15 |
b) |
következő évi terv |
1 |
– |
c) |
évközi módosítás |
5 |
– |
d) |
lakástámogatás |
5 |
– |
e) |
alapítvány |
1 |
– |
f) |
választás |
5 |
– |
411 |
A belügyi költségvetési szervek finanszírozása |
|
|
a) |
előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása |
5 |
– |
b) |
Államkincstári pénzellátás |
5 |
– |
c) |
kormányzati pénzügyi döntések belügyi végrehajtása kormányhatározat alapján |
5 |
– |
412 |
A Belügyminisztérium fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásának iratai |
|
|
a) |
gazdálkodás-szabályozás |
5 |
– |
b) |
központi beruházás |
5 |
– |
c) |
adózás |
5 |
– |
d) |
számvitel |
5 |
– |
413 |
A Belügyminisztérium fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok |
5 |
– |
414 |
Társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
határőr sorkatonák kártérítési ügyeinek elbírálása II. fokon |
NS |
HŐ |
b) |
személyi juttatás |
5 |
– |
c) |
egyéni panaszügyek |
5 |
– |
d) |
adatszolgáltatás bekérés, összesítés |
1 |
– |
e) |
munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (PM, KSH stb.) |
5 |
– |
f) |
bérpolitikai intézkedések végrehajtása |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
420 |
Tárgyévet követő év költségvetésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
költségvetés és kapcsolódó iratok |
NS |
15 |
b) |
a költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
421 |
Elemi költségvetéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
költségvetés és kapcsolódó iratok |
NS |
15 |
b) |
a költségvetés összeállítása során keletkezett iratok |
10 |
– |
422 |
Éves gazdasági program |
NS |
15 |
423 |
Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó – középtávú – tervezések iratanyaga |
10 |
– |
|
|
|
|
424 |
Középtávú gazdasági program |
NS |
15 |
425 |
Adott év költségvetési tevékenységéről készített beszámolóval kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
költségvetési beszámoló és kapcsolódó iratok |
NS |
15 |
b) |
a beszámoló készítése során keletkezett iratok |
10 |
– |
426 |
Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló |
NS |
15 |
427 |
Alkalomszerűen elrendelt – költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó – időszaki beszámolók |
5 |
– |
428 |
Költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó belső szabályzatok hatályon kívül helyezést követően |
5 |
– |
429 |
Előirányzatok nyilvántartása, módosítása |
10 |
– |
430 |
Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) |
3 |
– |
431 |
Leltárfelvétel, kiértékelés |
NS |
HŐ |
432 |
Kötelezettségvállalások nyilvántartása |
10 |
– |
433 |
Működéshez kapcsolódó levelezések |
|
|
a) |
Magyar Államkincstárral |
3 |
– |
b) |
Központi Gazdasági Főigazgatósággal |
3 |
– |
c) |
egyéb szervekkel, szervezetekkel |
3 |
– |
434 |
Szerződések lejártukat követően |
5 |
– |
435 |
Tartós külszolgálattal kapcsolatos iratok |
10 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
440 |
Újítási, szabványügyi, biztosítási, tűzvédelmi, energetikai, környezetvédelmi ügyekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
nagyobb jelentőségű iratok (szakvélemény, határozat, szerződés, jelentés stb.) |
10 |
– |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
3 |
– |
441 |
Központi beszerzésű termékellátással kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
haditechnikai termékek esetén |
10 |
– |
b) |
nem haditechnikai termékek esetén |
5 |
– |
442 |
Termékek és tárgyi eszközök rendszeresítésével, használatba vételével, ezen termékek és eszközök használatból való kivonásával, értékesítésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
nagyobb jelentőségű iratok (szakvélemény, határozat, szerződés, jelentés stb.) |
NS |
15 |
b) |
kisebb jelentőségű iratok |
3 |
– |
443 |
Információtechnológiai, híradástechnikai, jármű és egyéb technikai, műszaki fejlesztéssel, ellátással kapcsolatos iratok |
5 |
– |
444 |
Normával és eszközszükséglettel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
norma és eszközszükséglet meghatározása |
NS |
15 |
b) |
norma elkészítése során keletkezett koordinációs iratok |
5 |
– |
445 |
Közúti gépjármű, vízi és légi jármű beszerzésével nyilvántartásával, üzemeltetésével, használatával és javításával kapcsolatos levelezés |
5 |
– |
446 |
Eszköz és szolgáltatás ajánlatok |
1 |
– |
447 |
Hadi- és rendészettechnikai eszközök, rendszeresített ruházati cikkek minőségi problémáival kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
minőségi problémával kapcsolatos iratok (reklamációk) |
10 |
– |
b) |
rendkívüli esemény miatti (haláleset, 100%-os rokkantság stb.) felterjesztés esetén |
NS |
HŐ |
448 |
Iparjogvédelemmel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
449 |
Egyenruházati boltokkal kapcsolatos iratok |
3 |
– |
450 |
Hadi- és rendészettechnikai eszközök, egyenruházati cikkek vizsgálatával, kísérletével és csapatpróbájával (próbahasználatával) kapcsolatos iratok |
NS |
15 |
451 |
Fegyvercserével, elvesztéssel, selejtezéssel, előtalálással kapcsolatos iratok |
10 |
– |
452 |
Fegyverzeti és vegyvédelmi, illetve ruházati anyagigények |
5 |
– |
453 |
Jóváhagyott építési, beruházási program, építési engedély, kivitelezési dokumentáció egy példánya |
NS |
HN |
454 |
Műszaki átadás-átvételi , üzembe helyezési jegyzőkönyv, épületátadási dokumentáció |
NS |
HN |
455 |
Beruházással kapcsolatos egyéb iratok |
10 |
– |
456 |
Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok |
5 |
– |
457 |
Építési, tervezési, megbízási szerződések |
10 |
– |
458 |
Ingatlan használatára vonatkozó megállapodások (épületcsere, elidegenítés, vagyonkezelői jog, tulajdonjog átadás-átvétel), hosszú távú (10 év fölötti) bérleti szerződések |
NS |
HN |
459 |
Rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések a bérleti jogviszony lejárta után |
3 |
– |
460 |
Ingatlan-kisajátítási határozatok, földhivatali nyilvántartásokkal kapcsolatos iratok |
NS |
HN |
461 |
Ingatlan-nyilvántartásokkal kapcsolatos iratok |
NS |
HN |
462 |
Ingatlan-gazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb iratok |
5 |
– |
463 |
Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, megállapodások |
10 |
– |
464 |
Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb iratok (elhelyezés, bérlőkijelölés, lakásügyi panaszok stb.) |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
470 |
Információs rendszerrel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
Rendszerterv |
NS |
15 |
b) |
Információrendszerek felelősségi viszonyainak rendezésével kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
c) |
Információrendszerrel összefüggő koordináció iratai |
NS |
15 |
471 |
Statisztikai adatgyűjtésekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
Az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Programmal (OSAP) és az Országos Statisztikai Tanáccsal (OST) kapcsolatos iratok |
5 |
– |
b) |
más szervek statisztikai javaslatai |
5 |
– |
c) |
statisztikai rendszerek felelősségi viszonyainak rendezésével kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
472 |
Számítógépes oktatással, képzéssel kapcsolatos iratok |
5 |
– |
473 |
Számítógépes erők, eszközök elosztásával nyilvántartásával kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
474 |
Információs rendszerek együttműködésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
Saját rendszerre vonatkozó számítógépes adatbázis dokumentációja |
NS |
15 |
b) |
Más szerv számítógépes rendszerére vonatkozó dokumentáció |
5 |
– |
475 |
Informatikai fejlesztéssel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
informatikai stratégiai terv |
NS |
15 |
b) |
saját készítésű fejlesztési dokumentációk |
NS |
15 |
c) |
más szervtől érkezett fejlesztési koncepciók |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
480 |
Rendszertervek |
NS |
HŐ |
481 |
ARAMIT titkosító eszközökkel kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
482 |
Rejtjelzéssel kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
483 |
Segélykérő rendszerrel kapcsolatos iratok („112” – hívószámos rendszer) |
NS |
HŐ |
484 |
Rádiórendszerrel (TETRA) kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
485 |
Frekvencia-táblázatok |
NS |
HŐ |
486 |
Távközlési rendszerrel kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
487 |
Központi WAN hálózattal kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
488 |
Más szerv rendszerével kapcsolatos iratok |
5 |
– |
489 |
Távközlési szolgáltatókkal kapcsolatos iratok |
5 |
– |
490 |
Rádióengedélyek |
5 |
– |
Irattári tételszám |
Megnevezés |
Megőrzési idő (év) |
Levéltári átadás |
|---|---|---|---|
500 |
Az okmány-korszerűsítési feladatok beindításával szervezésével, irányításával, végrehajtásának ellenőrzésével kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
elvi jelentőségű iratok |
NS |
15 |
b) |
javaslatok, tervezetek |
5 |
– |
501 |
Az okmány-korszerűsítési feladatokhoz kapcsolódó közbeszerzési eljárásokkal kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
megbízások közbeszerzési eljárásban való részvételre; pályázati felhívások; ajánlati dokumentációk; a pályázatok elbírálásával kapcsolatos értékelések, javaslatok, döntéseket tartalmazó iratok |
NS |
15 |
b) |
a pályázókkal folytatott levelezések |
10 |
– |
502 |
Az okmány-korszerűsítési feladatokhoz kapcsolódó közbeszerzési eljárások alapján készített vállalkozási szerződések |
NS |
HŐ |
503 |
Okmányvédelmi rendszertervekkel kapcsolatos iratok |
|
|
a) |
jóváhagyott rendszertervek |
NS |
15 |
b) |
javaslatok, tervezetek |
10 |
– |
504 |
Okmányok gyártásának engedélyezésével kapcsolatos iratok |
NS |
HŐ |
2. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
ÁLTAL RENDSZERESEN HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
a hivatali egység megnevezése
Iktatószám: |
Ügyintéző: |
|
Telefonszám: |
|
Hivatkozási szám: |
|
Tárgy: |
Készült: |
x példányban |
Kapják: |
1. példány irattár |
|
2. példány személy, szerv megnevezése |
|
3. példány személy, szerv megnevezése |
Készült: |
dátum, szerv és helyiség megnevezése |
Tárgy: |
a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése |
Jelenlevők: |
a jelenlévő, résztvevő, eljáró stb. személyek neve |
|
és beosztásuk felsorolása |
Jegyzőkönyvvezető: |
a jegyzőkönyvvezető megnevezése |
aláírás |
|
|
aláírás |
|
|
|
|
aláírás |
|
|
aláírás |
Készült: |
x példányban |
Kapják: |
1. példány irattár |
|
2. példány személy, szerv megnevezése |
|
3. példány személy, szerv megnevezése |
Készült: |
esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése, mikor és hol |
Résztvevők: |
a jelenlévő személyek neve és beosztásuk felsorolása |
Készült: |
x példányban |
Kapják: |
1. példány irattár |
|
2. példány személy, szerv megnevezése |
|
3. példány személy, szerv megnevezése |
Készült: |
x példányban |
Kapják: |
1. példány irattár |
|
2. példány személy, szerv megnevezése |
|
3. példány személy, szerv megnevezése |
a hivatali egység megnevezése
Készült: |
dátum, szerv és helyiség megnevezése |
A selejtezési bizottság tagjai: |
a selejtezést végző személyek és beosztásuk felsorolása |
A selejtezés tárgya: |
a selejtezés alá vont iratanyag keletkeztetőjének |
|
(keletkeztetőinek), évkörének (évköreinek) és hozzávetőleges |
|
mennyiségének (iratfolyóméterben) történő megadása |
A selejtezést ellenőrizte: |
a vezető neve és beosztása |
Év |
Irattári tételszám |
Irattári tétel címe |
Iktatószám |
|
|
|
|
|
|
|
|
aláírás |
|
|
aláírás |
|
|
|
|
aláírás |
|
|
aláírás |
Készült: |
3 példányban |
||
|
1. példány: |
irattár |
|
|
2–3. példány: |
Központi Irattár |
|
Készült: |
dátum, szerv, helyiség megnevezése |
Átadó: |
az átadó szerv, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése |
Átvevő: |
az átvevő szerv, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése |
Az átvétel tárgyát képező iratanyag: |
az iratanyag keletkeztetőjének, évkörének, mennyiségének megnevezése |
aláírás |
|
|
aláírás |
átadó |
|
|
átvevő |
|
|
|
|
|
|
|
|
(P H) |
|
|
(P H) |
(az átadó hivatali bélyegzőjének lenyomata) |
|
|
(az átadó hivatali bélyegzőjének lenyomata) |
Készült: |
2 példányban |
|
1. példány: átadó |
|
2. példány: átvevő |
Átadási egység sorszáma |
Év |
Irattári tételszám |
Iktatószám (-tól, -ig) |
1. doboz |
|
|
|
2. doboz |
|
|
|
|
aláírás |
|
készítő neve, beosztása |
Készült: |
2 példányban |
|
1. példány: átadó |
|
2. példány: átvevő |
Az utasítást a 9/2000. (BK. 8.) BM utasítás 3. pontja hatályon kívül helyezte, 2000. május 15. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás