2/2000. (K. Ért. 4.) KöM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) Az Országos Meteorológiai Szolgálat feladatkörébe tartozóan, saját forrásból folytatott nemzetközi együttműködése rendjéről külön belső szabályzat rendelkezik.

(3) Az utasítást a PHARE és ISPA ügyek, illetve a nemzetközi segélyprogramok vonatkozásában a támogató szervezet által adott iránymutatással összehangoltan kell alkalmazni.

2. § (1) A nemzetközi együttműködés összehangolását és szervezését, valamint az érintett magyar és külföldi főhatóságokkal, nemzetközi szervezetekkel, magyar külképviseletekkel, továbbá a budapesti Diplomáciai Testülettel átfogó kapcsolattartást és egyeztetést a minisztérium Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya (a továbbiakban: NKF) látja el. Szakmai szervezetekkel történő kapcsolattartásra az NKF folyamatos tájékoztatása mellett a tárgy szerint illetékes szerv, illetve szervezeti egység jogosult.

(2) A nemzetközi tárgyalások előkészítését – azon belül a vezetői találkozók tárgyalási anyagainak a témakör szerint illetékes szervezeti egységek bevonásával történő összeállítását – és a tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának összehangolását az NKF végzi.

(3) A nemzetközi tárgyú, illetve nemzetközi vonatkozású, új témákkal kapcsolatos ügyiratokat – jellegüktől függően intézésre, vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az NKF-nek. Az együttműködés keretében a tárgy szerint illetékes szerv, illetve szervezeti egység feladata a szakmai állásfoglalás kialakítása, melynek a külföldi partnerrel való közlése és további intézése az NKF bevonásával történik.

(4) Az interációs ügyek intézésének áttekintése és összehangolása érdekében bármilyen interációval közvetlenül kapcsolatos magyar vagy külföldi főhatóság részéről érkező megkeresésről hivatalos intézkedés előtt tájékoztatni kell az NKF-et. A minisztérium munkatársai által írt bármely fenti tárgyú, az Európai Bizottság, annak budapesti Delegációja, valamint a Külügyminisztérium Integrációs Államtitkársága részére címzett hivatalos levél (beleértve az E-mail és telefax üzeneteket is) kiadmányozása az NKF-nél történik. Azokban az esetekben, amikor a kiadmányozás államtitkári, illetőleg miniszteri szinten történik, a levelet kiadmányozás előtt láttamoztatni kell az NKF vezetőjével.

(5) Az Európai Bizottságnak címzett valamennyi, a csatlakozási tárgyalásokkal közvetlenül kapcsolatos levelet kizárólag a Külügyminisztérium Integrációs Államtitkárságán keresztül – a jelen § (4) bekezdés rendelkezéseivel összhangban – lehet továbbítani.

(6) A brüsszeli EU Misszió környezetvédelmi szakattaséjával (a továbbiakban: attasé) közvetlen kapcsolatot csak a környezetvédelmi miniszter (a továbbiakban: miniszter), a minisztérium közigazgatási államtitkára (a továbbiakban: közigazgatási államtitkár), az NKF és jogharmonizációs kérdésekben a Törvényelőkészítő és Jogharmonizációs Főosztály tarthat. A kapcsolattartás tényét, tartalmát írásban rögzíteni kell.

(7) Az attasé a kapcsolattartás és az információáramlás folyamatosságának biztosítása érdekében az Európai Bizottság képviselőivel tervezett hivatalos megbeszéléseinek tartalmáról előzetesen egyeztetni, a lefolytatott hivatalos megbeszélésekről pedig havonta tájékoztatni köteles az adott kérdésnek megfelelő kapcsolattartót.

(8) Nemzetközi tisztség vállalására – a tisztségből eredő feladatok munkaidő és költség vonzatainak mérlegelését követően – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető javaslatára az NKF vezetőjének előterjesztése alapján a miniszter előzetes engedélyével kerülhet sor, a Személyügyi és Oktatási Főosztály vezetőjének tájékoztatása mellett.

A Minisztérium területi államigazgatási szerveinek és intézményeinek a nemzetközi tisztség vállalását a fentieken túl a Minisztérium szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárával is egyeztetni kell.

(9) A jelen § (8) bekezdése szerinti nemzetközi tisztség-vállalásokról az NKF egységes, naprakész nyilvántartást vezet.

(10) Nemzetközi szervezetekben intézményi tagság létesítése csak a miniszter engedélyével történhet.

(11) A miniszter, az államtitkárok és helyettes államtitkárok részére a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokról és részvételi szándékról előzetesen tájékoztatni kell az NKF-t a Külügyminisztérium felé történő tájékoztatási kötelezettség teljesítése céljából.

3. § (1) A nemzetközi együttműködés tárgyévi irányait az NKF dolgozza ki a szakterületi igények és javaslatok alapján, tekintettel a Kormány és a minisztérium stratégiai célkitűzéseire, a nemzetközi kötelezettségekre és együttműködési tapasztalatokra.

A tárgyévre vonatkozó nemzetközi együttműködés fő irányait a miniszter hagyja jóvá.

(2) A nemzetközi együttműködés éves külföldi kiküldetési és fogadási tervének, valamint költségvetésének tervezetét a NKF dolgozza ki a jelen § (1) bekezdése szerinti fő irányok alapján, melyet a miniszter hagy jóvá. A tervet az NKF folyamatosan karbantartja, és a pontosított havi tervet engedélyezésre a miniszter elé terjeszti.

(3) A tervezett külföldi kiküldetésekről és fogadásokról az NKF hetente eseménynaptárt készít, amit a minisztérium intranet szolgáltatásán keresztül tesz közzé.

(4) A miniszter és az államtitkárok féléves kiküldetési és fogadási tervét minden év júniusában és decemberében az NKF készíti elő, amelyet a miniszter összehangolás céljából megküld a miniszterelnöknek és a külügyminiszternek. A terv megvalósításáról az NKF igény szerinti rendszerességgel tájékoztatja a Külügyminisztérium Kabinetirodáját, Stratégiai Tervezési Főosztályát és a Miniszterelnöki Hivatal illetékes referatúráját.

4. § (1) Hivatalos külföldi kiküldetésre – finanszírozási forrástól függetlenül – elsősorban az éves külföldi kiküldetési és fogadási tervben rögzített esetekben kerülhet sor.

(2) Hivatalos külföldi kiküldetést a munkáltatói jogkört gyakorló vezető kezdeményezhet.

(3) Az éves tervben szereplő, illetve a tervben előzetesen nem rögzített kiutazásokról a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása esetén

(4) A kiküldetést kezdeményező vezető felelős azért, hogy megfelelő szakmai felkészültségű, az előzményeket ismerő és megfelelő nyelvismerettel rendelkező személy kiküldésére kerüljön sor, továbbá felelős a kiküldött felkészülésének ellenőrzéséért és beszámoltatásáért.

(5) A felkészülésért, a jelen § (6) és (8) bekezdései szerinti útindító megfelelő előkészítéséért, a kiküldetés eredményeinek hasznosításáért, illetve annak kezdeményezéséért a kiküldött személyesen felelős.

(6) A kiküldetés személy szerinti engedélyezését az e célra rendszeresített 1. számú nyomtatványon (mintája az 1. mellékletben) kell kérni, amelynek a kiküldetés megkezdése előtt legalább 10 munkanappal (előre nem tervezett és azonnali intézkedést igénylő esetekben legalább 3 munkanappal előbb ) az NKF-re kell érkeznie a (7) bekezdésben felsorolt mellékletekkel együtt.

(7) Az 1. számú nyomtatványhoz a következő mellékleteket szükséges csatolni:

(8) Az engedélyezett előterjesztés alapján az NKF gondoskodik:

5. § (1) A minisztérium érdekében történő, nem állományba tartozó kiutazó (a továbbiakban: kiutazó) kiküldetésének engedélyezése – a miniszter távolléte esetén – a helyettesítését ellátó vezető hatáskörébe tartozik.

(2) Azokban az esetekben, amikor minisztériumi érdekből külső szakértők külföldi kiküldetésére kerül sor, be kell szerezni:

(3) A kiutazó kiküldetéssel összefüggésben keletkezett kára a kiküldő által részére megkötött biztosítási szerződés alapján kerül megtérítésre.

6. § (1) A jelen utasítás rendelkezései minden olyan hivatalos külföldi kiküldetésnél alkalmazandóak, amely a minisztérium költségvetésének terhére valósul meg és tényleges időtartama egybefüggően nem haladja meg a 90 napot.

(2) A kiküldött a külföldi tartózkodás során felmerülő indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés illeti meg.

(3) A kiküldöttet megfelelő összegű külföldi valutában kifizetett útielőleggel, vagy Magyar Államkincstári VIP kártyával kell ellátni. VIP kártyára a miniszteren és az államtitkárokon, helyettes államtitkárokon kívül azok a köztisztviselők jogosultak, akiknél az éves kiküldetés szám alapján a VIP kártya gazdaságos használata indokolt. A VIP kártyaigénylési listát a szerződéskötés előtt a miniszter hagyja jóvá.

7. § (1) A kiküldött részére – utólagos elszámolásra – napidíjat kell megállapítani. Ennek során a következők szerint kell eljárni.

(2) A köztisztviselő beosztásától és munkakörétől függően a következő napidíjkategóriák szerinti napidíjra jogosult:

(3) A kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy a kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat, úgy hogy a fennmaradó tört rész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít. amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít, kivéve, ha a választható számítási módszerek alkalmazási feltételei fennállnak [168/1995. (XII. 27.) Korm. rend. (1)–(3) bekezdése].

Amennyiben a külföldön töltött időtartam a 4 órát eléri, de kevesebb, mint 8 óra, a kiküldöttet a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi tartózkodás 4 óránál rövidebb, a kiküldöttet nem illeti meg a napidíj.

Amennyiben a hivatalos menetrendtől való eltérés indokolja a tervezett kiküldetési költségtérítés (napidíj) változtatását, úgy ehhez a közlekedési társaság igazolása szükséges.

(4) Ha a kiküldött ugyanazon a napon több országban járt, részére azon országra megállapított napidíjat kell kifizetni, amelyben hosszabb ideig tartózkodott.

(5) Külföldi kiküldetés esetén az esedékes napidíjat az alábbi értékekkel csökkenteni kell, ha a kiutazó a következő ellátásban részesül:

(6) A napi szállásköltségigényt a külföldi hivatalos utazás engedélyezésére készített előterjesztésben a kiküldetést kezdeményezőnek kell jeleznie. Ennek hiányában a szálláskeretet az NKF a II. osztályú napidíj háromszorosának megfelelő értékben utalja ki az adott országban használatos bankjegycímleteket figyelembe vevő kerekítéssel.

(7) Szállásköltség címén a szoba ára, illetve – ha azt a szállasadó részletezi – a szoba árában foglalt reggeli, a fűtési díj, kötelező adó számolható el bizonylattal. A szállodai számlán feltüntetett más költségek (például, minibár, étkezési költségek, szolgáltatások igénybevétele stb.) nem számolhatók el.

(8) Az I. kategóriába tartozó kiküldöttek, illetve az őket kísérő (velük együtt utazó) kiküldöttek I. o. menetjegy igénybevételére jogosultak.

(9) Hivatali gépkocsi külföldön felmerülő – indokolt – költségei bizonylattal számolhatók el.

(10) Saját gépkocsi használata a Környezetvédelmi Minisztérium Gépjármű Üzemeltetési Szabályzatáról szóló 5/1999. (K. Ért. 5.) KöM utasításban foglaltak szerint engedélyezhető. Saját gépkocsival történő utazás esetén a célállomásig és vissza a II. o. vasúti menetjegy árának 80%-a fizethető ki forintban. Több utas esetén a gépkocsi tulajdonosát utasonként a fenti összeg 20–20%-a is megilleti.

(11) Budapesten a lakóhely – repülőtér, pályaudvar – lakóhely között igénybe vehető a minibusz és számlája elszámolható. Taxi olyan esetekben vehető igénybe, amikor annak költsége a minusz költsége alatt marad, illetve a minibusz igénybevételét valamilyen alapos indok kizárja.

(12) Induláskor, érkezéskor és átköltözéskor a külföldi célállomás, repülőtér és a szálloda közötti utazás fedezésére számla nélkül a kiküldött az egynapi II. osztályú napidíj 20%-át, vagy számlával taxiköltséget számolhat el. Ehhez az NKF a kiküldött részére ún. dologi valuta ellátmányt biztosít a (13) bekezdésben foglaltakat is figyelembe véve a reális összeg erejéig. Több kiküldött esetén a fenti összegeket a kiküldöttek arányában csökkenteni kell.

(13) Egyéb bizonylat alapján elszámolható költségek:

8. § (1) A kiküldött a felvett útielőleggel a számviteli szabályokban előírt formanyomtatványon (3. melléklet), a hazaérkezést követő 8 munkanapon belül köteles elszámolni, csatolva a keletkezett bizonylatokat, beleértve a menetjegyek törzsszelvényeit is.

(2) Az elszámolási formanyomtatványon a külföldön felmerült költségeket abban a pénznemben kell feltüntetni, amelyben az előleg kiadásra került.

(3) A kiküldött az elszámolás napján köteles a pénztárba befizetni a fel nem használt valutát. A keletkezett követelés, illetve tartozás elszámolása konvertibilis valutában vagy forintban történhet. Amennyiben az elszámolás, illetve a visszafizetés határidőre és az azt követő felszólítás ellenére sem történik meg, úgy a PSzF-nek a valutában felvett előlegnek megfelelő forint összeget a kiküldött illetményéből le kell vonnia.

(4) A hivatalos átváltásoknál a banki igazolásokat, illetve az MNB hivatalos árfolyamát kell figyelembe venni.

(5) A kiküldött az általa elkészített elszámolásban foglaltakért felelős.

(6) Az elszámolás előirányzat szerinti ellenőrzését és az eltérések engedélyezését az NKF, pénzügyi érvényesítését és ellenőrzését a PSzF végzi.

9. § (1) A hazai nemzetközi rendezvényekkel járó szolgáltatások igénybevételekor a takarékossági szempontokra figyelemmel kell lenni.

(2) A minisztérium külföldiek részvételével szervezett rendezvényeiről a rendező szervezeti egység, illetve az NKF a külföldi vendégek számának és tartózkodási idejének feltüntetésével részletes költségtervezetet készít, amit a PSzF vezetőjének ellenjegyzése után az NKF vezetője hagy jóvá.

(3) A minisztérium hazai nemzetközi rendezvényein annak időtartamától függetlenül – a viszonosság figyelembevételével – általában egy fogadást (ebéd vagy vacsora, illetve állófogadás) lehet adni. Több ilyen fogadás csak megfelelő indoklás alapján adható, a rendelkezésre álló források függvényében.

(4) A fogadásokon magyar részről csak a delegációvezető által kijelölt személyek vehetnek részt. A magyar résztvevők száma a külföldi vendégek létszámát csak indokolt esetben haladhatja meg.

(5) A rendezvények külföldi résztvevőinek ajándékozására – a viszonossági szempontok figyelembevételével – csak olyan esetekben és körben kerülhet sor, amikor azt a tárgyalás és a kapcsolat jelentősége megkívánja. Az ajándékok beszerzéséről az NKF gondoskodik, kiadásukat az NKF vezetője engedélyezi.

10. § (1) A nemzetközi együttműködésben – külföldi kiküldetéseken és hazai tárgyalásokon – szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a delegációvezetőnek, illetve az általa kijelölt személynek a hazaérkezéstől (fogadástól) számított 3 munkanapon belül beszámoló jelentést kell készítenie a miniszter részére.

(2) Az a köztisztviselő, aki a fenti kötelezettség teljesítését neki felróható okból elmulasztja, figyelmeztetésben részesíthető. Ismételt mulasztás esetén mérlegelendő az adott köztisztviselő újabb kiutazásának elutasítása. Erre az NKF vezetője tesz javaslatot, a döntést pedig a miniszter hozza meg.

(3) A beszámoló jelentést az e célra rendszeresített 2. számú nyomtatvány (2. melléklet) értelemszerű felhasználásával kell elkészíteni és a kiküldetést (fogadást) engedélyező vezetőnek jóváhagyásra benyújtani.

(4) Jóváhagyás után a beszámoló jelentést a miniszter tájékoztatására, valamint relációelemzési és adatfeldolgozási célra az NKF-nek kell megküldeni.

(5) A minisztérium nemzetközi kapcsolatainak alakulásáról az NKF elemzéseket és beszámolókat készít. Az éves nemzetközi együttműködési beszámolót az NKF vezetője minden év január végéig a miniszter részére előterjeszti.

(6) A nemzetközi együttműködési tapasztalatok, információk és eredmények széles körű megismertetése céljából az NKF működteti a minisztérium Nemzetközi Információs Rendszerét (a továbbiakban: NIR).

A NIR a minisztériumi intranet szolgáltatásán elérhető, ezért arra adatvédelmi okokból minősített adat nem vihető fel, az utóbbiak kezeléséről a titkos ügykezelési (a továbbiakban: TÜK) előírásoknak megfelelően kell gondoskodni. Az adatkoordinátori szerepet az NKF Szervezési és Információs Osztályának vezetője tölti be.

11. § (1) Az intézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a tárca nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárral és az NKF vezetőjével előzetesen egyeztetni kötelesek.

(2) Az intézmények a minisztérium által rájuk átruházott határtérségi környezet- és természetvédelmi, valamint a határvízi vízminőségvédelmi feladatokat az illetékes helyettes államtitkárok szakmai irányításával a jelen utasítás szerint hajtják végre.

(3) Több intézményt érintő, azonos célokat szolgáló nemzetközi kötelezettségek végrehajtásának rendjére (határvízi együttműködés, hatósági tevékenységet érintő, nemzetközi egyezményekből fakadó kötelezettségek) az illetékes helyettes államtitkárok – a jelen utasítással összhangban – külön szabályzatban rendelkeznek. A feladatok végrehajtásának finanszírozása a minisztérium költségvetéséből a szabályzatoknak megfelelően történik.

(4) Az intézmények nemzetközi együttműködésüket önállóan tervezik, de a tervezés során kötelesek figyelembe venni a minisztérium nemzetközi együttműködésének fő irányait, amelyet az NKF vezetője részükre leiratban a tárgyévet megelőző december 15-ig rendelkezésre bocsát.

(5) A nemzetközi együttműködés éves feladattervét a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárral történt előzetes egyeztetést követően tájékoztatásra a tárgyév január 31-ig meg kell küldeni az NKF vezetőjének.

(6) A külföldi utazások előkészítése, engedélyezése és elszámolása az intézmények hatáskörébe tartozik, de ennek során ezen utasítás előírásait kell alkalmazni. Az intézmények vezetőinek hivatalos kiutazását a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkár engedélyezi, a munkatársak hivatalos kiküldetéséről az igazgató egyidejűleg tájékoztatja a szakmai felügyeletet gyakorló hivatalt.

(7) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából az intézmény vezetőjének éves beszámolót kell készítenie, amelyet a tárgyévet követő január 31-ig meg kell küldeni a szakmailag illetékes hivatalnak és az NKF vezetőjének.

(8) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a minisztérium illetve a szakterület nemzetközi kapcsolatai alakulására, beszámoló jelentést kell küldeni a szakmai felügyeletet ellátó hivatalnak és NKF-nek az e célra rendszeresített, az utasítás mellékletét képező 2. számú nyomtatvány értelemszerű felhasználásával.

12. § Jelen utasítás a kiadmányozása napján^* lép hatályba, rendelkezéseit a minisztérium vonatkozásában 2000. április 1-jétől kell alkalmazni. Egyidejűleg a külföldi utazások költségtérítéséről és elszámolásáról szóló 3/1997. (K. É. Ért. 5.) KTM utasítással módosított 4/1996. (K. É. Ért. 7.) KTM utasítás, valamint a nemzetközi együttműködés rendjéről szóló 7/1997. (K. É. Ért. 7.) KTM utasítás hatályát veszti.