7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelet
7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelet
a szociális és családügyi miniszter irányítása alá tartozó államigazgatási szervekre vonatkozó egységes iratkezelési szabályzatról1
2008.05.16.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján az alábbi rendeletet adom ki:
1. § (1) A rendelet hatálya kiterjed az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőségre és a megyei (fővárosi) munkabiztonsági és munkaügyi felügyelőségekre (a továbbiakban: OMMF).
(2) Az (1) bekezdésben megjelölt államigazgatási szervek egységes iratkezelési szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) – a Magyar Országos Levéltár egyetértésével – e rendelet mellékleteként kiadom.
2. § A külön jogszabály szerinti minősített adatok, valamint a személyes adatok kezelése kapcsán keletkezett iratok kezelésére a Szabályzatban foglaltakat abban az esetben kell alkalmazni, ha a jogszabály másként nem rendelkezik. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat külön szabályozás szerint kell kezelni.
3. § (1) E rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba azzal, hogy a hatálybalépése előtt keletkezett iratok selejtezésére az iratok keletkezésének időpontjában hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.
(2)2
Melléklet a 7/2000. (VII. 11.) SZCSM rendelethez
EGYSÉGES IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
TARTALOMJEGYZÉK
1. Fejezet Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete
2. Fejezet A küldemények átvétele, ellenőrzése
3. Fejezet Iratok felbontása, érkeztetés
4. Fejezet Az iratok iktatása
5. Fejezet Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában
6. Fejezet Irattározás és levéltárba adás
7. Fejezet Iratok kezelése szervezeti egység megszűnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén
8. Fejezet Intézkedések szerv megszűnése esetén
9. Fejezet Értelmező rendelkezések
Az iratkezelés rendszere, szervezete, felügyelete
1.1. Az iratkezelés rendszere, szervezete
Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Főfelügyelőségénél és a megyei (fővárosi) felügyelőségeken (a továbbiakban: OMMF) 1999. január 1-jétől számítógépes iratkezelés folyik.
Az iratkezelés rendszerét a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.
A belső iratkezelési szabályzat kialakításakor a szerv vezetője meghatározza az iratkezelés szervezetét.
Az OMMF-ben az iratkezelést – a szervezeti tagozódástól és az iratforgalomtól függően – a belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint
a) központi,
b) osztott vagy
c) vegyes iratkezelési szervezetben látják el.
Az iratkezelés szervezetének meghatározásakor figyelemmel kell lenni a szervezeti sajátosságokra, az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egységek közötti megoszlására.
Az ügyiratkezelés feladatainak szervezeti egység-típuson belüli megoszlása a szervezeti egység-típus (főfelügyelőség-felügyelőségek) iratkezelési szervezetét határozza meg.
Az iratkezelést úgy kell megszervezni, az iratok továbbításának szabályait úgy kell meghatározni, hogy az irat útja nyomon követhető, az irat holléte pontosan megállapítható, és az irat visszakereshető, épségben megőrizhető legyen.
1.2. Az iratkezelés felügyelete
Az iratkezelés felügyeletét az OMMF Szervezeti és Működési Szabályzatában, a Felügyelőségek esetében Működési Szabályzatban megbízott vezető látja el.
Az iratkezelés felügyeletével megbízott személy felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.
– A Szabályzat alapján köteles összeállítani, illetve évente felülvizsgálni az államigazgatási szerv irattári tervét.
– A felügyelettel megbízott vezető évente köteles ellenőrizni az iratkezelési szabályzat végrehajtását, köteles intézkedni a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi az iratkezelési szabályzat módosítását.
Az OMMF és a Felügyelőségek Működési Szabályzataiban meg kell határozni az iratkezeléssel összefüggő alapvető feladat- és hatásköröket. A belső iratkezelési szabályzat rendelkezéseivel összhangban, az SZMSZ-ben szabályozott feladat- és hatáskörökre tekintettel írásban rögzíteni kell a számítógépes iratkezeléssel összefüggő hozzáférési jogosultságokat, valamint elektronikus irattovábbítás esetén a hitelesítés rendjét.
A küldemények átvétele, ellenőrzése
2.1. A küldemények beérkezésének módja:
– postai úton,
– hivatali kézbesítéssel,
– telefaxon,
– ügyfél által személyesen benyújtott (képviselő által benyújtott),
– informatikai-telekommunikációs eszközön, számítógépes levelező rendszeren.
2.2. A küldemény átvételére való jogosultságot és a küldemény érkezésének módjától függő átvételi rendet a belső iratkezelési szabályzatok határozzák meg.
2.3. A küldemény ellenőrzése átvételkor
A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:
– a küldemény átvételére való jogosultságát a címzés alapján;
– a kézbesítő okmányok és a küldeményen lévő adatok azonosságát;
– az iratot tartalmazó boríték, csomagolás sértetlenségét.
2.4. Az átvétel elismerése
A küldemény átvevője a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az ajánlott küldemények átvételét. Az ,,azonnali'' és ,,sürgős'' jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértivevényes küldemények esetén gondoskodni kell a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz.
Az ügyfél által személyesen vagy képviselő útján beadott irat esetén az átvételt igazolni kell az átadás alkalmával.
A küldeményeket az átvétel napján, de legkésőbb az átvétel napját követő első munkanap kezdetén át kell adni a kijelölt iratkezelőnek, postabontónak postabontásra.
2.5. Biztonsági vizsgálat
A küldemények átvételénél érvényesítni kell az OMMF-nél érvényben lévő biztonsági előírásokat. Számítógépes érkezés esetén felhasználás előtt el kell végezni az ellenőrzést, vírustalanítást.
2.6. Sérült küldemény kezelése
Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét ,,felbontva'' vagy ,,sérülten érkezett'' záradék rávezetésével a borítékon jelölni kell, és soron kívül kell ellenőrizni a küldemény tartalmának meglétét. A levél tartalmából megállapíthatóan hiányzó iratokról – a tárgyban felvett jegyzőkönyv megküldésével – a feladót értesíteni kell.
2.7. Téves címzés
Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a postának vagy a feladónak.
2.8. Küldemények szétosztása postaátvevő esetén (küldeménytovábbítás)
Amennyiben a postaátvevő különböző székhelyű, nem központosított iktatásban eljáró szervezeti egység küldeményeit is átveszi, akkor az érkezett küldeményeket szervezeti egységenként csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékeshez.
Az ,,azonnali'' vagy ,,sürgős'' jelzésű küldeményeket soron kívül kell továbbítani.
Iratok felbontása, érkeztetés
3.1. Bontás központi iratkezelés esetén
A beérkezett küldeményeket – a 3.4. pontban foglaltak kivételével – a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy(ek) bonthatjá(k) fel, és láthatjá(k) el – az érkezés napját jelölő – érkeztető bélyegzővel.
3.2. Bontás osztott iratkezelés esetén
A küldeményeket a postabontó látja el érkeztető bélyegzővel és a belső iratkezelési szabályzatban megjelölt szervezeti egységek között szétosztja. A postabontóban csak azokat a küldeményeket kell felbontani, amelyekről a címzett nem állapítható meg. Osztott ügyiratkezelés esetén a postabontó(k) a küldeményeket bevezeti(k) az érkeztető-könyvbe és az átvétel igazoltatásával egyidejűleg adjá(k) át a felbontásra jogosult szervezeti egységnek. Az érkeztetőkönyvben fel kell tüntetni az érkezés keltét, az érkeztetőszámot, a küldő megnevezését, hivatkozási számát, az irat tárgyát, ajánlott levél esetén az ajánlási ragszámot. (Az érkeztetés nem azonos az iktatással.)
3.3. Az ügyiratok további átadásának rendjét, az ügyiratok átadásával kapcsolatos szabályokat, ezen belül azt, hogy mely esetben kell az átadás-átvétel tényét dokumentálni, – jelen szabályzat keretei között – a belső iratkezelési szabályzatok az 1.1. pontban foglaltakra tekintettel határozzák meg.
3.4. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani:
– névre szóló, megállapíthatóan magánjellegű,
– s. k. felbontásra szóló küldeményeket,
– azokat a küldeményeket, amelyeknél ezt az iratkezelési szabályzatban vagy más intézkedéssel elrendelték.
A felbontás nélkül a címzettnek továbbított küldeményeket átadókönyvvel kell a címzettnek átadni. A címzett az általa átvett hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatást végző iratkezelőhöz.
3.5. Téves felbontás
A tévesen felbontott küldeményeket ismételten le kell zárni és rá kell vezetni a ,,Téves felbontás'' szöveget, a keltezést és a felbontó nevét, aláírását. Az ismételten lezárt iratot a 3.4. pont szabályai szerint haladéktalanul el kell juttatni a címzetthez, majd az iratkezelőhöz.
A fentiek szerint kell eljárni abban az esetben is, ha a felbontást követően derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van.
3.6. Faxon érkezett irat kezelése
Faxon, nem időtálló faxpapírra érkezett iratról – az információ tartós megőrzése érdekében – másolatot kell készíteni. A másolatot az eredeti irat őrzésére jogosult szervezeti egység vezetője által megbízott személy(ek) (a fax kezelője) záradékkal hitelesíti(k). A faxon érkezett iratanyag és az arról készült másolat kezelésére az általános iratkezelési szabályok az irányadók azzal, hogy a faxon érkezett iratokról nyilvántartást kell vezetni és átadókönyvvel kell továbbítani.
3.7. A küldemény ellenőrzése bontáskor
A küldemények felbontásakor ellenőrizni kell, hogy az iraton feltüntetett valamennyi melléklet megérkezett-e. Ellenőrizni kell továbbá illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az irathiányt jegyzőkönyvben, vagy az iraton, vagy az előadói íven kell rögzíteni, és a jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez mellékelni kell. A mellékletek hiánya az ügyintézést nem akadályozhatja, a hiánypótlást az ügyintéző kezdeményezi.
3.8. Illetékkezelés
A küldeményhez felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget a postabontó – annak sértetlenségét biztosítva – az iratokhoz hozzákapcsolja, valamint a kapcsolás tényét és a kapcsolt okmánybélyeg értékét az iraton jelöli. Illetékköteles iratnál az ügyintéző ellenőrzi az illeték lerovásának tényét, szükség esetén elvégzi a leletezést. A felragasztás nélkül érkezett okmánybélyeget – illetékköteles ügyirat esetén – az ügyintéző köteles ráragasztani az iratra. A felhasználásra nem kerülő illetékbélyeget – mellékletként feltüntetve, értéklevélként – vissza kell küldeni az ügyfélnek. Az illetékbélyeg értéktelenítését az illetékbélyeg kezelésére vonatkozó jogszabályi rendelkezések szerint kell elvégezni.
3.9. Értékkezelés
Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a küldemény felbontója az értéket, illetve annak összegét köteles az iraton feltüntetni és az értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni.
3.10. Borítékok kezelése
A küldemények borítékjait a postabontó az ügyirathoz csatolja. A csatolt borítékot véglegesen akkor kell megőrizni, ha
– az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg, vagy egyéb ügyintézői, kezelői feljegyzést tartalmaz,
– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merült fel,
– ha a küldemény névtelenül érkezett,
– valamint a belső iratkezelési szabályzatokban esetlegesen meghatározott további esetekben. A boríték egyéb esetekben történő megőrzéséről az ügyintéző dönt.
Az iratok iktatása
4.1. Az OMMF-nél az iktatás számítógépen folyik.
4.2. Az iratok iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik.
4.3. Alszámos iktatás esetén az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat ennek a sorszámnak az alszámaira kerül. Amennyiben az iratnak van sorszámra iktatott előzménye, ebben az esetben az újonnan beérkező iratot a korábbi sorszám következő alszámára kell iktatni. Abban az esetben, ha időközben évzárás volt, és ezért a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám alszámára nem lehet iktatni, a következő üres sorszámot kell felhasználni, de az elő- és utóiratok összetartozását jelölni kell, az iratokat szerelni kell (előzményezés). Ugyancsak szerelni kell az iktatott előiratot a kezelőnek. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatási adatok között is jelölni kell.
A számítógépes iktatóprogramot úgy kell kialakítani, hogy kizárja sorszám vagy alszám kihagyását, minden esetben a következő sorszámra, illetve alszámra kell iktatni. Az ügy tárgyát a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell megjelölni.
4.4. Valamennyi, a szervhez érkező, illetve a szervnél keletkező iratot – a 4.5. pontban foglaltak, illetve jogszabályban meghatározottak kivételével – iktatni kell, de minden iratot csak egyszer szabad iktatni. Az iktatás az iktatóbélyegző ügyiraton való elhelyezéséből, a lenyomat rovatainak kitöltéséből és az ügyirat lényeges adatainak az elektronikus iktatási nyilvántartásban, iktató képernyőrovataiban az iktatással megbízott iratkezelő általi rögzítéséből áll.
Az iratokat úgy kell iktatni, hogy a 4.10. pontban felsorolt adatok – figyelemmel arra is, hogy az ügyintézés mely fázisában kerülnek rögzítésre – megállapíthatóak legyenek.
4.5. Jogszabályban meghatározott esetben nyilván kell tartani, de nem kell iktatni különösen:
– tájékoztatókat,
– közlönyöket, folyóiratokat,
– visszaérkezett tértivevényeket,
valamint a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott egyéb iratanyagokat.
A pénzügyi bizonylatok, számlák, egyéb pénzügyi okmányok kezelésének, nyilvántartásának rendjét, továbbá a személyügyi nyilvántartások vezetése kapcsán keletkezett iratok nyilvántartásának rendjét az erre vonatkozó jogszabályok és szabályzatok határozzák meg.
4.6. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó ,,sürgős'' jelzésű iratokat.
4.7. Iktatóbélyegző
A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az irat üres részén kell elhelyezni, és a lenyomat rovatait kitölteni. Amennyiben az iraton nincs üres hely, az irathoz üres lapot kell mellékelni és az iktatóbélyegzőt rányomni.
Az iktatóbélyegző lenyomata az alábbi adatokat tartalmazza:
– a szerv nevét, székhelyét,
– az iktatás évét, hónapját, napját,
– az iktatószámot,
– az ügyintéző nevének rovatát,
– mellékletek számát.
4.8. Iktatószám
Az iktatást minden évben 1-gyel – illetve osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret kezdőszámával – kell kezdeni, tehát a folyó évben beérkező iratot az előző évi sorszám még szabadon maradt alszámára nem lehet beiktatni. Osztott iktatás esetén a számkereteket a belső szabályzatok határozzák meg.
Az iktatószám a sorszámból (alszámból), az évszámból és a szervezeti egység megkülönböztető jeléből áll. A különböző szervezeti egységek iktatószámaiban szereplő megkülönböztető számjeleket a belső iratkezelési szabályzatok határozzák meg. E tekintetben megkülönböztető jele az OMMF-en belül az egyes szervezeti egységeknek és minden Felügyelőségnek van.
4.9. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata
Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván.
A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát.
Gyűjtőszámon iratváltást nem lehet nyilvántartani.
A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatóprogramban. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba.
A gyűjtőszámok jegyzékét év végén a kapcsolódó tárgy megjelölésével a kinyomtatott iktatókönyv első lapjához kell csatolni.
4.10. Iktatási adatok és az előadói ív
Az iktatás során az elektronikus iktatási nyilvántartásban, továbbá az előadói íven az ügyintézés különböző fázisaiban – amennyiben rendelkezésre állnak – a következő adatok feltüntetésére szolgáló rovatok szerepelnek. (Az elektronikus iktatási nyilvántartás kötelezően kitöltendő rovatainál ,,K'' megjelölés szerepel.)
--------------------
| Iktatási nyilvántartás | Előadói ív
--------------------
– Iktatószám (pl. ....34–2/1999–1831) | XK | X
– Iktatás időpontja (pl. 1999.09.12. 10:31:09) | XK | X
– Az iratmozgás iránya, Be/Ki: (pl. K) | XK | –
– Az iktatott irat állapota (pl. E) | XK | –
– Az irat küldőjének azonosító adatai
= ügyfél neve (pl. Horváth András) | XK | X
= ügyfél azonosítója | X | –
= ország neve (pl. Magyarország) | XK | –
= cím (irányítószám, helység, közterület, házszám) | XK | X
= ügyfél iktatószáma (pl. 2436/1999.) | X | –
= ügyfél ügyintézőjének neve (pl. Kovács Réka) | X | –
= ügyfél telefonszáma (pl. 3331–567) | X | –
– Az irat adatai
= irattári tételszám (pl. 0220) | XK | X
= irattári tétel megnevezése | XK | –
= irattári jel (pl. 01A01) | XK | X
= irat tárgya | XK | X
= érkezés dátuma | XK | X
= elintézés határideje (átfutási idő) | XK | X
= irat jelleg kódja (pl. 020201) (elintézés módja) | XK | X
= irat jelleg megnevezése (pl. határozat, II. fok, helybenhagyó) | XK | –
= csatolt iratok azonosító adatai (pl. 6786/1999.) | X | X
= az irat lapszáma (pl. 5) | XK | –
= az irat mellékleteinek száma | XK | X
= szerelt előirat iktatószáma | X | X
= szerelt utóirat iktatószáma | X | X
= kimenő irat esetén a címzettek | X | X
– Az ügyintéző(k) adatai
= az ügyintéző neve | XK | X
= az ügyintéző szervezeti egység megnevezése | X | X
= tevékenység (ügyintézés) | X | –
– Az irattározás adatai
= átmeneti irattárba adás időpontja | XK | X
= központi irattárba adás időpontja | XK | X
= irat helye (pl. átmeneti irattár, központi irattár, előadónál) | X | –
= selejtezés várható időpontja | XK | –
= a selejtezés időpontja | XK | –
– Érkezés sorszáma | X | –
– Megjegyzés rovat, más kezelési feljegyzések | X | X
--------------------
Archiválás nélküli irattovábbítás esetén, amennyiben az ügy az adott évben első ízben kap iktatószámot (sorszámot), el kell látni előadói ívvel.
4.11. Számítógépes iktatás további szabályai
Az elektronikus iktatási nyilvántartásban szereplő adatokat, év végén ki kell nyomtatni és az így készült iktatókönyv, név-, helyiség- és tárgymutatóval (segédkönyv), hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó.
Gondoskodni kell a számítógépes nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről. Ennek érdekében írásban rögzíteni kell a törlési, javítási, hozzáférési jogosultságokat.
Az elektronikus iktatási nyilvántartásba bevitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megfelelően naplózni kell, ugyanígy rögzíteni kell a módosítás előtti szövegrészt is.
Számítógépes iktatási rendszert oly módon kell kialakítani, hogy alkalmas legyen az iktatott iratok név, tárgy és – igény szerint – egyéb szempontok szerinti visszakeresésére.
4.12. Elektronikus adathordozón érkezett iratok kezelése
Elektronikus adathordozón érkezett iratok mellé az archiválási rendszer bevezetéséig ki kell nyomtatni a kísérőlapot, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, a készítő és nyilvántartásba vevő aláírását, illetve a 4.7. pontban szereplő további adatokat. Egy elektronikus küldeményben szigorúan csak egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.
Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában
5.1. Szignálás
A belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint a következő módon történhet az ügyintéző szervezeti egység vagy az ügyintéző személy kijelölése:
1. A postabontó, iratkezelő az érkezett iratot szignálás végett bemutatja a szerv vezetőjének, illetve a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott – szignálásra jogosult – szervezeti egység(ek) vezető(i)nek.
2. A szerv vezetője elrendelheti az iratnak az iktatást követően történő bemutatását. Ebben az esetben a szignálás az iktatás után történik.
3. A szerv vezetője rendelkezhet arról, hogy amennyiben az ügy feldolgozására illetékes szervezeti egységet már korábban kijelölték, az iratot közvetlenül az érintett szervezeti egységhez lehet továbbítani, valamint arról, hogy a már iktatott előzményű iratokat nem kell szignáltatni.
Az irat szignálására jogosult az ügyintéző szervezeti egység, személy kijelölésével egyidejűleg közölheti az elintézéssel kapcsolatos külön utasításokat is.
Az ügyintéző kijelölésével összefüggő iratátadás szabályait a belső iratkezelési szabályzat az 1.1. pontban és a 3.3. pontban foglaltakra tekintettel határozza meg.
5.2. Kiadmányozás
Az államigazgatási szervtől külső szervnek, személynek küldendő ügyirat csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban vagy belső szabályozásban meghatározott, kiadmányozásra jogosult személy saját kezű aláírásával továbbítható.
A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata és – azt a kiadmányozó saját kezűleg aláírja – a kiadmányozó neve mellett az ,,s. k.'' jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja.
Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő az is, ha a kiadmányozó neve mellett az ,,s. k.'' jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata szerepel.
A belső iratkezelési szabályzat – az eredeti irat őrzési helyéhez kapcsolódóan – határozza meg, hogy ki jogosult a kiadmány, illetve a másolat hitelesítésére.
Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni. Az elektronikus irat hitelesítése során az erre vonatkozó jogszabályban meghatározottak szerint kell eljárni.
A kiadmányozáshoz állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkről és az érvényes aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.
5.3. Az iratok továbbítása, postázás
Az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszerelését az ügyintéző végzi. A postázást végző iratkezelő azonban a postázás (expediálás) előtt köteles ellenőrizni, hogy az aláírt és hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott kiadmányra vonatkozóan végrehajtottak-e minden kezelői utasítást. Ezt követően az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét. Az irat belső továbbításának nyilvántartásáról a belső iratkezelési szabályzatok rendelkezhetnek, az irat postai továbbításának tényét azonban – az ajánlott küldeményeket külön nevesítve, egyéb küldeményeket pedig darabszám megjelölésével – postai átadókönyvben is rögzíteni kell. A belső iratkezelési szabályzat rendelkezhet arról, hogy a postán továbbított küldeményekről átadás-átvételi jegyzék készüljön.
Az iratok külföldre történő továbbítását az eljárási szabályoknak megfelelően kell végezni.
5.4. Irattári tételszám, irattári jel meghatározása
Az irattári tételszám és az irattári jel meghatározása – a számítógépes iktatásra tekintettel – a következő módon történik.
Az irat iktatásakor az iratkezelő az elektronikus iktatási nyilvántartásban – szükség esetén az illetékes szervezeti egység vezetőjével, az ügyintézővel történt előzetes egyeztetés alapján – az iktatási adatoknak a rögzítésével egyidejűleg meghatározza az irattári tételszámot és a hozzá kapcsolódó irattári jelet, azzal hogy az ügyintéző az átmeneti irattárba adásig bármikor jogosult felülvizsgálni és módosítani, az átmeneti irattárba adás előtt pedig köteles felülvizsgálni az iratkezelő által kijelölt irattári tételt és irattári jelet.
Irattározás és levéltárba adás
6.1. Irattári terv
Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét, meghatározza, hogy mely iratokat, milyen időpontban kell átadni az illetékes levéltárnak. Az irattári tételszámokat szervezeti felépítés vagy feladat, illetve ügykör szerint kell csoportosítani.
Jelen Szabályzat 1. számú melléklete az OMMF, a 2. számú melléklete a Felügyelőségek irattári tervére vonatkozó javaslatot tartalmazza. A Felügyelőségek a 2. számú melléklet, az OMMF pedig az 1. számú melléklet alapján készíti el az irattári tervét. Az irattári tervet az illetékes levéltárral együttműködve kell elkészíteni. Az irattári terveket – a mellékletben szereplő irattári tervek módosítására is tekintettel – legalább évente felül kell vizsgálni.
A mellékletekben szereplő irattári tervek tartalmazzák az egyes irattári tételszámokhoz tartozó irattári jeleket is. Az irattári jel egy 5 pozíciós azonosító.
A számítógépes iratkezelésre tekintettel az egyes pozíciók kódolásokat tartalmaznak. Az irattári jelek kódolása a következő:
a) 1–2. pozíció: az ügykörcsoport
b) 3. pozíció: keltezés, ügyintézés helye, az adott szervezet, szervezeti egység betűjele
– O: OMMF
– F: Felügyelőség
Az 1. számú mellékletben szereplő ,,O'' megjelölés helyett az OMMF egyes szervezeti egységeinél keletkezett iratok irattári tételében – a belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint – eltérő betűjelek használhatók.
A 2. számú mellékletben szereplő betűjelek helyett szervezeti egység-típuson belüli eltérő betűjel használatáról csak abban az esetben rendelkezhet a belső iratkezelési szabályzat, ha adott szervezeti egység-típusnak önálló központi irattára van.
c) 4. pozíció: Selejtezési idő
– 0 nem selejtezhető
– 1 2 év
– 2 5 év
– 3 10 év
– 4 15 év
– 5 25 év
– 6 30 év
– 7 50 év
– 8 75 év
d) 5. pozíció: Levéltárba helyezés
– 0 nem kell átadni levéltárnak
– 1 15 év
– 2 20 év
– 3 25 év
– 4 50 év
A nem selejtezhető iratok jegyzékét – az Országos Levéltár egyetértésével – jelen Szabályzat 3. számú melléklete tartalmazza. A belső iratkezelési szabályzatoknál a nem selejtezhető iratok körét a 3. számú mellékletben foglaltak figyelembevételével az illetékes levéltár határozza meg.
6.2. Elhelyezés átmeneti irattárban
Átmeneti (operatív) irattárba lehet helyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal és irattári jellel ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tároló helye. A belső iratkezelési szabályzat meghatározhatja, hogy az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven vagy átadókönyvvel adja át, és azonos módon kapja vissza.
A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni.
A szervezeti egységnél lévő átmeneti irattár a belső iratkezelési szabályzatokban meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a szervezet központi irattárának.
6.3. Elhelyezés központi irattárba
Központi irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő megvizsgálja, hogy az iratanyag teljes-e, megfelel-e az irattározási szabályoknak. Ezt követően az elektronikus iktatási nyilvántartás megfelelő rovatában rögzíti a központi irattárba adás időpontját és az iratanyagot az irattári tételszámnak és irattári jelnek megfelelő iratgyűjtőbe helyezi. A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott iratok adhatók le, átadókönyv vagy átadási jegyzék kíséretében. A hiányzó iratokról a számok felsorolásával hiányjegyzéket kell készíteni, azok feltárására intézkedni kell.
Számítógépes megoldás esetén elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan nyilatkozni kell arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.
Az irattárba helyezett iratokról nyilvántartást kell vezetni.
Irattárból ügyiratot csak hivatalos használatra lehet kiadni.
A belső iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerint az irattárból az arra jogosultak iratkikérővel bármikor kikérhetik az ügyiratot. Az iratkikérő tartalmazza az ügyirat számát, irattári tételszámát, irattári jelét, az ügyirat tárgyát, az ügyintéző nevét, átvétel időpontját, visszaadásra megjelölt időpontot, átadó-átvevő aláírását, ügyirat lapszámát. Az átvételt igazoló iratkikérőket 2 példányban kell készíteni és az irat visszaérkezéséig egyik példányát az iratoknál, másik példányát pedig lefűzve kell tárolni.
6.4. Selejtezés
Az iratanyagnak azt a részét, amelyet az irattári terv nem minősít maradandó értékűnek (Levéltárba adási határidő nincs feltüntetve), és amelyre az ügyvitelben sincs tovább szükség (selejtezési határidő) ki kell selejtezni. Kizárólag azokat az irattári tételeket szabad e célra elkülöníteni, amelyeket nem kell a levéltárnak átadni és őrzési idejük már túlhaladta a selejtezési határidőt.
Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő, a belső iratkezelési szabályzatban meghatározott személyekből álló bizottság végezheti.
Az iratselejtezésről 3 példányban a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, amelynek 2 példányát iktatás után a központi irattáron keresztül kell megküldeni az illetékes levéltárhoz selejtezési engedélyezés céljából. A selejtezési jegyzőkönyvben fel kell tüntetni:
– az államigazgatási szerv nevét,
– az iratok irattári tételszámát, az irattári tételszám megnevezését és irattári jelét,
– a kiselejtezendő iratok évkörét,
– kiselejtezendő iratok mennyiségét iratfolyóméterben,
– a selejtezés idejét, helyét,
– a selejtezők nevét,
– a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, iratkezelési szabályzat megnevezését.
A szoftvertermékeket, valamint a sérült, hibás gépi adathordozókat és az iratnak nem minősülő anyagokat nem kell selejtezési eljárás alá vonni.
A szervezetnél több példányban előforduló ún. duplumok selejtezésekor az általános szabályok szerint kell eljárni, azzal az eltéréssel, hogy az irattári jel szerint irányadó őrzési idő csak az eredeti iratokra vonatkozik, a duplumokat – ennél rövidebb ideig – csak addig kell megőrizni, amíg arra az egyes szervezeti egységeknek szükségük van.
A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.
A megsemmisítés szabályainak betartásáról a szerv vezetője az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.
6.5. Levéltárba adás
Az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével (7.1. pont utolsó bekezdése) legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel – átadás-átvételi jegyzőkönyvvel – az átadó államigazgatási szerv költségére, a levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.
Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza:
– az átadó-átvevő megnevezését,
– az átadás-átvétel helyét és idejét,
– az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát, az irattári tétel megnevezését és irattári jelét,
– sorszámozva a segédleteket,
– az irat mennyiségét iratfolyóméterben,
– a levéltári átadás alapjául szolgáló jogszabály és iratkezelési szabályzat megnevezését.
Az elektronikus adathordozón lévő iratokról a tárgyév lezárásakor hiteles másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.
Iratok kezelése szervezeti egység megszűnése, illetve hivatali munkakör átadása esetén
A megszűnő szervezeti egység vezetője köteles gondoskodni arról, hogy az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek a feladatkört átvevő szervezeti egység vezetőjének átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében átadásra kerüljenek. Az átadás tényét az elektronikus iktatási nyilvántartásban rögzíteni kell.
A szervezeti egység jogutód nélküli megszűnése esetén fenti iratanyagot az iratkezelés közvetlen felügyeletével megbízott személynek kell átadni azzal, hogy az ügyek intézéséről a szerv vezetője rendelkezik.
Munkakör átadás-átvétel rendjéről a Szervezeti és Működési Szabályzatok rendelkeznek.
Intézkedések szerv megszűnése esetén
Államigazgatási szerv megszűnése vagy feladatkörének megváltozása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni az érintett szerv irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és használhatóságáról.
Értelmező rendelkezések
Beadvány (Korm. rend.-ből átvéve): valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad.
Csatolás (Korm. rend.-ből átvéve): a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
Elektronikus iktatási nyilvántartás: a szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (a szervnél keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, évenként megnyitott és évenként lezárt iratnyilvántartó adatbázis.
Elektronikus irat (Korm. rend.-ből átvéve): számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
Előadói ív (Korm. rend.-ből átvéve): olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.
Érkeztetés (Korm. rend.-ből átvéve): az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat.
Feladatkör (Korm. rend.-ből átvéve): azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési folyamat során.
Gyűjtőív (Korm. rend.-ből átvéve): a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat – külön új iktatószám adása nélkül – együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve. A gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) és a beérkezés keltének nyilvántartását.
Gyűjtőszám (Korm. rend.-ből átvéve): az iktatási sorszám, amely alatt a több szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésére beérkező válaszokat – külön iktatás nélkül – a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván. A gyűjtőszámként használt iktatószámot, az iktatóprogramban jelölni kell.
Hatáskör (Korm. rend.-ből átvéve): az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni.
Iktatás: az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az elektronikus iktatási nyilvántartás, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait. Elektronikus irat esetén az iktatóképernyő (az elektronikus iktatási nyilvántartás) rovatait töltik ki.
Iktatókönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartás adatbázisának évenként tartós módon kiírt, hitelesített, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott listája.
Irat (Ltv.-ből átvéve): minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat – a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével –, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.
Iratkezelés (Ltv.-ből átvéve): az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.
Iratkezelési szabályzat (Ltv.-ből átvéve): a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv.
Irattár (Ltv.-ből átvéve): megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség.
Irattári anyag (Ltv.-ből átvéve): a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárba tartozó iratok összessége.
Irattári jel: jelen szabályzatban egy 5 pozíciós azonosító, amely kifejezi az adott ügy irattári terv szerinti jellemzőit (az ügykör, keletkezés-ügyintézés helye, selejtezési határidő kódja, levéltári átvétel évének kódja).
Irattári terv (Ltv.-ből átvéve): a köziratok rendszerezésének és selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
Irattári tétel: az irattári terv szerint kialakított legkisebb irattári egység, amely azonos tárgykörbe (irattári tételbe) tartozó, különböző iktatószámon szereplő egyedi ügyek irataiból áll.
Irattári tételszám: az irattári tétel megnevezéséhez rendelt szám.
Irattározás (Korm. rend.-ből átvéve): az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
Kezelési (ügyviteli) feljegyzések (Korm. rend.-ből átvéve): az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.
Kiadmány (Korm. rend.-ből átvéve): a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
Kiadmányozás (Korm. rend.-ből átvéve): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről (,,K'' betűjellel).
Kiadmányozó (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.
Közfeladatot ellátó szerv (Ltv.-ből átvéve): állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.
Közirat (Ltv.-ből átvéve): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.
Közlevéltár (Ltv.-ből átvéve): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.
Küldemény (Korm. rend.-ből átvéve): a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.
Láttamozás (Korm. rend.-ből átvéve): az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve azt helyettesítő számítástechnikai művelet.
Levéltár (Ltv.-ből átvéve): a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.
Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, tudományos, művelődési, műszaki, honvédelmi, nemzetbiztonsági vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.
Másodlat (Korm. rend.-ből átvéve): több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.
Másolat (Korm. rend.-ből átvéve): valamely eredeti iratról készült példány, amely hasonmás (szöveg-formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.
Melléklet (Korm. rend.-ből átvéve): valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
Mellékelt irat (Korm. rend.-ből átvéve): az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.
Segédkönyv: az elektronikus iktatási nyilvántartásból év végén tartós módon kiírt, folyamatos sorszámozású oldalakkal ellátott mutatókönyv (név-helység-tárgymutató stb.), iktatókönyv.
Számítástechnikai adathordozó (Korm. rend.-ből átvéve): számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merev lemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.
Szerelés (Korm. rend.-ből átvéve): az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
Szervezeti egység-típus: Jelen szabályzat vonatkozásában szervezeti egység-típus a Munkaügyi Központon belül a Központi szervezeti egység, a Kirendeltség, a Felügyelőség.
Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait, a feladatokhoz rendelt hatásköröket és szabályozza a szerv működését.
Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni jogosult és köteles szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése.
Ügyintézés (Korm. rend.-ből átvéve): valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
Ügyintéző (Korm. rend.-ből átvéve): az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
Ügyirat (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.
Ügyiratdarab (Korm. rend.-ből átvéve): az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.
Ügyiratkezelés szervezete: azt a rendszert jelenti, amelyben az ügyiratok kezelése folyik. Az ügyiratkezelést központilag, osztott módon és vegyes rendszerben lehet megszervezni.
a) Központi ügyiratkezelésnél az adott szervezet valamennyi belső egységének az iratait az ügyiratkezelésre szakosodott központi iktató irodában kezelik.
b) Osztott ügyiratkezelés alkalmazásakor valamennyi belső szervezeti egység maga végzi saját iratainak kezelését.
c) Vegyes rendszerű ügyiratkezelés a két megoldás kombinálását jelenti.
Ügykör (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.
Ügyvitel (Korm. rend.-ből átvéve): a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.
A Szabályzat 1. számú melléklete
Országos Munkavédelmi és Munkaügyi Főfelügyelőség irattári terve
01 Általános és vezetői ügyek
01V01 0101 Felügyelőség alapítása, átszervezése
01V01 0102 OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése
01V01 0103 Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei
01V01 0104 Elnöki utasítások
01V01 0105 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, határozatai
01V01 0106 Miniszteri értekezletek iratanyaga
01V01 0107 SZCSM szakmai-vezetői értekezlet anyagai és emlékeztetői
01V01 0108 OMMF egészét érintő munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetői
01V20 0109 OMMF-en belüli egységek tanácskozásai, levelezése
01V01 0110 Belső ellenőrzési ügyek, jelentések
01O01 0111 Külső ellenőrzési ügyek, jelentések
01V01 0112 Munkaprogramok, munkatervek
01O01 0113 Éves adatszolgáltatások, jelentések
01V50 0114 Körlevelek, jelentések
01O30 0115 Közigazgatási szervek részére készített előterjesztés, tájékoztatás
01V30 0116 Kormányzati anyagok
01F20 0117 Nukleáris Baleset-elhárítási Kormánybizottság iratanyaga
01V20 0118 Kémiai Biztonság Tárcaközi Bizottság (NN–OKK) iratanyaga
01M01 0119 A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok
01F20 0120 Munkaerőpiaci helyzetképre vonatkozó tájékoztató anyagok
01F01 0121 Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag
01F01 0122 Feketemunka-végzéssel kapcsolatos iratanyag
01F01 0123 Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok
01V01 0124 Érdekképviseleti szervekkel kötött együttműködési megállapodás
01O20 0125 Országos Népegészségügyi Bizottsággal kapcsolatos iratanyag
01O20 0126 Országos Közegészségügyi Központtal kapcsolatos iratanyag
01O20 0127 Állami Népegészségügyi és Tisztiorvosi Szolgálattal kapcsolatos iratanyag
01O20 0128 Munkavédelmi Kutatási Közalapítvánnyal és elődjével kapcsolatos iratanyag
01O20 0129 Országos Munkavédelmi Képző és Továbbképző Kft. és elődje iratanyaga
01V30 0130 Felügyelők elleni bejelentések
01O20 0131 Külső szervekkel (szervezetekkel) kapcsolatos levelezés
01O20 0132 Állásfoglalás kérése
01O30 0133 SZCSM-mel történő levelezés
01V20 0134 ILO anyagok
0135–0199 Szabad tételek
02 Nemzetközi ügyek
02O01 0201 Nemzetközi szerződések, megállapodások
02O01 0202 Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO, SLIC, IALI stb.)
02O01 0203 Külföldi partnerszervezetek iratai
02O01 0204 EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg)
02V01 0205 EU folyamatos tárgyalási ügyek
02O01 0206 PHARE ügyek (általános)
02O01 0207 PHARE ügyek (PRAQ III)
02M30 0208 Ki- és beutazással kapcsolatos ügyek
02M30 0209 Külföldi útijelentések
02M31 0210 EU Szociálpolitikai és Foglalkoztatás Nemzeti Programjához kapcsolódó ügyek
02M30 0211 Levelezési anyagok különféle külföldi partnerekkel, cégekkel
0212–0299 Szabad tételek
03 Igazgatási ügyek
03J01 0301 Iktatókönyvek, betűsoros mutatók
03J01 0302 Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv
03J01 0303 Selejtezési jegyzőkönyv
03J20 0304 Ügyiratkezeléssel, ügyvitellel összefüggő egyedi ügyek
03J20 0305 Panaszügyek, közérdekű bejelentések
03M01 0306 Sajtó és PR ügyek,
03O20 0307 Sajtókapcsolatok
03J01 0308 Közlönyben történő megjelentetés
03J01 0309 OMT Munkavédelmi Bizottsága dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések
03O30 0310 Munkaszervezési ügyek (munkakör átadás-átvételi ügyek, bélyegzőnyilvántartás)
03M30 0311 Hírlap- és folyóirat-rendeléssel kapcsolatos ügyek
03J20 0312 Felügyelőségekkel, társhatóságokkal és főosztályokkal történő levelezés
03J20 0313 Belső tájékoztatók
0314–0399 Szabad tételek
04 Jogi ügyek
04J30 0401 Polgári peres ügyek
04J30 0402 Jogértelmezési tájékoztatások
04J30 0403 Kártérítési ügyek
04J30 0404 Munkabiztonsági szakértők működési engedélye
04J20 0405 Igazságügyi szakértői kérelmek véleményezése
04J01 0406 Az OMMF jogszabály-előkészítési felelősségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belső és külső véleményeztetések lebonyolítása, előterjesztés készítése stb.)
04J01 0407 Más tárcák előkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai
04J30 0408 Végrehajtási ügyek
04J40 0409 Munkavédelmi jellegű bírságok felhasználásával kapcsolatos ügyek, pályázatok
04J01 0410 Kormány részére készítendő éves munkavédelmi jelentés
04J20 0411 Elnökkel és elnökhelyettessel történő belső levelezés
04J20 0412 Felügyelőségekkel, társhatóságokkal és főosztályokkal történő levelezés
0413–0499 Szabad tétel
05 Felügyeleti tevékenység ügyei
05F20 0501 Jogértelmezések
05F10 0502 Jogszabályok véleményezése
05F30 0503 Fellebbezés államigazgatási határozat ellen
05F20 0504 Fellebbezés szabálysértési határozat ellen
05F30 0505 Peres ügyek államigazgatási határozat ellen
05F30 0506 Ügyészségi törvényességi felügyelet szabálysértési ügyekben
05F30 0507 Felügyeleti intézkedés államigazgatási határozatokkal kapcsolatban
05F30 0508 Felügyeleti intézkedés szabálysértési határozatokkal kapcsolatban
05F10 0509 Panaszügyek
05F01 0510 TÖRÖLVE
05F30 0511 TÖRÖLVE
05F01 0512 TÖRÖLVE
05F30 0513 TÖRÖLVE
05F01 0514 Hivatalvizsgálat
05F20 0515 TÖRÖLVE
05F20 0516 TÖRÖLVE
05F20 0517 TÖRÖLVE
05F20 0518 TÖRÖLVE
05F20 0519 Felügyelőségek által kiszabott végrehajtási bírságra vonatkozó iratok
05F20 0520 Szakértői anyagok
05F20 0521 Balesetvizsgálati anyagok
05F20 0522 Halálos baleset bejelentő lapjai
05F20 0523 Szakinstruktori ellenőrzésekről jelentés
05F20 0524 Éves részjelentések, rész-adatszolgáltatások
05F20 0525 Havi jelentések, adatszolgáltatások
05V20 0526 ILO anyagok
05F20 0527 Felügyelőségekkel folytatott levelezések
05F20 0528 Társfőhatóságokkal folytatott levelezések
05F20 0529 Főosztályokkal történő belső levelezés
05F20 0530 Elnökkel és elnökhelyettessel történő belső levelezés
05F70 0531 Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi ügyek
05F10 0532 Illetékességből, hatásköri okból átteendő ügyiratok, áttétel
05F10 0533 Külső szerv, személy által küldött megkeresés
05F20 0534 Módszertani útmutatók
05F01 0535 Munkaügyi és munkavédelmi célvizsgálatok és akcióellenőrzések*
05F10 0536 Jogerős I. fokú határozatok
05F20 0537 Nukleárisbaleset-elhárítási Kormánybizottság Titkársága iratanyaga
0538–0599 Szabad tételek
06 Munkabiztonsági ügyek
06M30 0601 Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos ügyek
06M30 0602 Biztonsági szabályzatok véleményezése
06M30 0603 Megfelelőség-tanúsítással és megfelelőség-értékeléssel kapcsolatos témák
06M30 0604 Szabványosítás, szabványok véleményezése
06M30 0605 Szabványok és egyéb műszaki dokumentációk beszerzése
06M30 0606 Veszélyes anyagok és készítmények
06M01 0607 Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások*
06M30 0608 Munkavédelmi oktatás-képzés, vizsgáztatás
06M30 0609 SZCSM oktatási szakértői pályázatok elbírálási anyagai
06M30 0610 Munkabiztonsági szakértői ügyek
06M30 0611 Akkreditálási és tanúsítási ügyek
06M30 0612 Munkavédelmi jellegű bírságok felhasználásával kapcsolatos vélemények, ellenőrzések, elfogadási eljárások ügyei
06M30 0613 Szabványok előírásai alóli eltérési ügyek
06M30 0614 Munkabiztonsági előírások értelmezése
06M30 0615 Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények
06M30 0616 MSZT tagsággal összefüggő ügyek
06M30 0617 MSZT szakmai bizottságaival összefüggő ügyek
06M30 0618 NAT tagsággal összefüggő ügyek
06M30 0619 NAT szakmai bizottságaival összefüggő ügyek
06M50 0620 Fejvédő eszközök minősítése
06M50 0621 Arcvédő eszközök minősítése
06M50 0622 Szemvédő eszközök minősítése
06M50 0623 Légzőszerveket védő eszközök minősítése
06M50 0624 Hallószerveket védő eszközök minősítése
06M50 0625 Védőruhák minősítése
06M50 0626 Az egész testet (szervezetet) védő eszközök minősítése
06M50 0627 Kézvédő eszközök minősítése
06M50 0628 Lábvédő eszközök minősítése
06M50 0629 Egyéb biztonsági eszközök minősítése
06M30 0630 Vizsgáló intézetekkel kapcsolatos anyagok
06M30 0631 Adatfrissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.)
06M30 0632 Közzétételi anyagok
06M20 0633 Elnökkel és elnökhelyettessel történő belső levelezés
06M20 0634 Felügyelőségekkel, társhatóságokkal és főosztályokkal történő levelezés
06M50 0635 Áruk szabad áramlási körébe tartozó termékek biztonságával összefüggő ügyek
06M31 0636 Piacfelügyeleti ügyek (KPIR, RAPEX, ellenőrzések stb.)
06M40 0637 Egyéni védőeszközökkel kapcsolatos panaszügyek
06M30 0638 Egyéni védőeszközök kiválasztásával kapcsolatos ügyek
06M20 0639 Szakmai képzéssel, rendezvényekkel összefüggő ügyek
06M30 0640 Munkabiztonsággal összefüggő információs ügyek, tájékoztatások
0641–0699 Szabad tételek
07 Gazdasági ügyek
07P04 0701 Ingatlan ügyek
07P30 0702 20% feletti amortizációjú tárgyi eszközök
07P70 0703 20% alatti amortizációjú tárgyi eszközök
07P20 0704 Kisértékű eszközök
07P40 0705 Pénzkezelési ügyek
07P50 0706 Társadalombiztosítási ügyek
07P40 0707 Adóügyek (SZJA, ÁFA)
07P40 0708 Épületfenntartás, üzemeltetés
07P40 0709 Működési és fejlesztési költségvetési előirányzat
07P01 0710 Működési és fejlesztési költségvetési beszámoló
07P30 0711 Működési és fejlesztési költségvetés egyéb ügyei
07P30 0712 Államkincstárral kapcsolatos ügyek
07P40 0713 Szerződéses ügyek
07P20 0714 Gépkocsi üzemeltetési ügyek
07P20 0715 Egyéb operatív költségvetési ügyek
07P40 0716 Korszerű munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat kezelése
07P40 0717 Korszerű munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat visszafizetési ügyei
07P30 0718 Korszerű munkavédelem és munkabiztonság szakfeladatról adatszolgáltatás
07P20 0719 Korszerű munkavédelem és munkabiztonság szakfeladat egyéb ügyei
07P01 0720 Létszám és bérgazdálkodási ügyek (éves)
07P30 0721 Számfejtési ügyek
07P30 0722 Előirányzati keretigénylés, módosítás SZCSM
07P30 0723 Pénzügyi levelezés SZCSM-ből
07P30 0724 Pénzügyi levelezés, adatszolgáltatás SZCSM-nek
07P20 0725 Megkeresések
07P20 0726 Utazási deviza ügyek
07P20 0727 Egyéb operatív gazdálkodási ügyek
07P20 0728 Belső pénzügyi bizonylatok, számlák
07P30 0729 Számviteli ügyek
07P20 0730 Kisebb jelentőségű számviteli ügyek
07P20 0731 Elnökkel és elnökhelyettessel történő belső levelezés
07P20 0732 Felügyelőségekkel, társhatóságokkal és főosztályokkal történő levelezés
0733–0799 Szabad tételek
08 Humánpolitikai ügyek
08J30 0801 Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása
08J70 0802 Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése
08J70 0803 Munkavégzés szüneteltetés (pl. fiz. szab.)
08J70 0804 Közszolgálati jogviszony megszüntetése
08J30 0805 Közszolgálati munkaviszonnyal kapcsolatos igazolás
08J70 0806 Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés
08J70 0807 Egyéb kereső tevékenység bejelentése, nyilvántartása
08J70 0808 Illetményváltozás, átsorolás
08J40 0809 Munkáltatói juttatások (pl. lakáscélú támogatás, albérleti hozzájárulás, üdülési hozzájárulás)
08J30 0810 Jutalmak, jubileumi jutalom
08J01 0811 Kitüntetések, címek
08J50 0812 Nyugdíjazási ügyek
08J70 0813 Baleseti és rokkantsági ügyek
08J70 0814 Kártérítési ügyek
08J70 0815 Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák
08J70 0816 Tanulmányi szerződések
08J20 0817 Bérnyilvántartás
08J40 0818 Belső képzések, továbbképzések
08J01 0819 Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók
08J30 0820 Kisebb jelentőségű humán erőforrás ügyek
0821–0899 Szabad tételek
09 Számítástechikai ügyek
09M30 0901 Üzemeltetéssel kapcsolatos ügyek
09M40 0902 Programrendszerek
09M40 0903 Programjavítások
09M30 0904 Hardver eszközök javítása
09M20 0905 Adatszolgáltatás
09M50 0906 Adatvédelem
09M40 0907 Kódszám kérések
09M40 0908 Szakmai útmutatók
09M20 0909 Egyéb számítástechnikai ügyek
0910–0999 Szabad tételek
_______
A *-gal jelzett irattári tételből a Levéltár csak mintavételi jogot tart fenn. Mintavétel után selejtezhető, vagy helyi irattárba szükség szerint tovább őrzendő.
A Szabályzat 2. számú melléklete
Az Országos Munkabiztonsági és Munkaügyi Felügyelőség megyei (fővárosi) felügyelőségének Irattári terv javaslata
01 Általános és vezetői ügyek
01F01 0101 Szervezeti felépítés ügyei
01F01 0202 Ügyrend, szabályzatok
01F02 0103 Elnöki utasítások
01F02 0104 MK igazgatói utasítások
01F20 0105 MK vezetői értekezlet iratai
01F20 0106 Szakmai értekezletek iratai
01F20 0107 Felügyelőségen belüli egységek értekezleteinek iratai
01F01 0108 Külső ellenőrzések iratai
01F20 0109 Belső ellenőrzések, szakinstruktori ellenőrzések iratai
01F01 0110 Munkatervek, beszámolók, jelentések
01F20 0111 Tájékoztatások, körlevelek
01F01 0112 Együttműködési megállapodások
01F30 0113 Munkalátogatások, tanulmányutak, útijelentések
01F30 0114 Oktatás, képzés, továbbképzés
01F01 0115 Sajtó- és propagandaügyek
01F20 0116 Egyéb sajtókapcsolatok
01F40 0117 Számítástechnikai ügyek
01F30 0118 Adatbázis frissítési ügyek (MSZ, MSZ. Köt., EVEBIZ.)
01F30 0119 Leltározással kapcsolatos ügyek
01F20 0120 Nyomtatvány-, irodaszer igénylés, megrendelés
01F20 0221 Részjogkörű költségvetéssel kapcsolatos más levelezések
01F20 0122 Munkaügyi Központtal való egyéb levelezés
0123–0199 Szabad tétel
02 Igazgatási ügyek
02F01 0201 Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv
02F01 0202 Iktatókönyv, betűsoros mutató
02F01 0203 Selejtezési jegyzőkönyv
02F20 0204 Ügyiratkezeléssel kapcsolatos egyedi ügyek
02F30 0205 Panaszügyek, közérdekű bejelentések
02F20 0206 Külső szervtől érkező adatszolgáltatás
02F30 0207 Munkaszervezési ügyek
02F30 0208 Tűzvédelmi ügyek
02F40 0209 Államigazgatási megkeresések
02F20 0210 Illetékességből, hatásköri okból átteendő ügyiratok, áttétel
0211–0299 Szabad tétel
03 Jogi ügyek
03F20 0301 Jogszabály-tervezet véleményezése
03F20 0302 Munkavédelmi szabálysértési ügyek
03F20 0303 A) Munkaügyi szabálysértési ügyek
B) Munkaügyi ellenőrzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek (A eljárás jogerőre emelkedését követő 3 éven belül megsemmisítendő az 1996. évi LXXV. törvény 5. § (2) bekezdése alapján.)
03F30 0304 A) Munkaügyi államigazgatási ügyek
B) Munkaügyi ellenőrzés során a munkáltató nyilvántartásairól készült másolatok, felvételek (Az eljárás jogerőre emelkedését követő 3 éven belül megsemmisítendő az 1996. évi LXXV. törvény 5. § (2) bekezdése alapján.)
03F30 0305 Munkavédelmi államigazgatási ügyek
03F40 0306 Végrehajtási ügyek
03F30 0307 Felügyelői tanácsadással kapcsolatok iratok, jegyzőkönyvek
03F30 0308 Más szerv által kiadott állásfoglalások, véleménykérések
0309–0399 Szabad tétel
04 Munkaügyi ügyek
04F01 0401 Munkaügyi célvizsgálatok
04F01 0402 Munkaügyi akcióellenőrzések
04F30 0403 Munkaügyi módszertani útmutatók, iránymutatók
0404–0499 Szabad tétel
05 Munkabiztonsági ügyek
05F01 0501 Munkabiztonsági célvizsgálatok
05F01 0502 Munkabiztonsági akcióellenőrzések
05F30 0503 Azonnali bejelentési kötelezettség alá tartozó súlyos és halálos munkabalesetek iratai
05F30 0504 Munkabaleseti jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos jelentések
05F20 0505 Egyéb balesetvizsgálati anyagok
05F40 0506 Szakértői vélemények, tanulmányok
05F30 0507 Egyéni védőeszközökkel kapcsolatos ügyek
05F30 0508 Veszélyes munkaeszközökkel kapcsolatos témakörök
05F30 0509 Munkaeszközökkel kapcsolatos szakmai vélemények
05F30 0510 Megfelelőség-tanúsítással és megfelelőség-értékeléssel kapcsolatos
05F30 0511 Veszélyes anyagok, veszélyes készítmények
05F30 0512 Szabványosítás, szabványok véleményezése
05F30 0513 Szabványbeszerzések, szabványtár
05F30 0514 Szabványok előírása alóli eltérési ügyek
05F30 0515 Jogszabályok változása miatti munkavédelmi előírások alóli eltérési engedélyek
05F30 0516 Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, vélemények, tájékoztatások
05F30 0517 Munkabiztonsági előírások értelmezése
05F30 0518 Akkreditálással összefüggő ügyek
05F30 0519 Munkabiztonsági módszertani útmutatók, iránymutatók
05F30 0520 Munkabiztonsági információk
05F30 0521 EU-val kapcsolatos tájékoztatások
05F30 0522 Szakmai irányító szervtől kapott információk
0523–0599 Szabad tétel
06 Felügyelőség hatáskörébe nem tartozó más munkavédelmi ügyek
06F01 0601 Foglalkozási megbetegedések
06F30 0602 Foglalkozás-egészségügyi szolgálat, szolgáltatás
06F01 0603 Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos kérdések
0604–0699 Szabad tétel
07 Humánpolitikai ügyek
07F30 0701 Közszolgálati jogviszony betöltése, pályáztatása
07F70 0702 Kinevezés, közszolgálati jogviszony létesítése
07F70 0703 Munkavégzés szüneteltetése (pl. fiz. szab.)
07F70 0704 Közszolgálati jogviszony megszüntetése
07F30 0705 Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos igazolás
07F70 0706 Megbízás helyettesítésre, kirendelés, áthelyezés
07F70 0707 Egyéb kereső tevékenység bejelentése, nyilvántartása
07F70 0708 Közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos peres ügyek
07F01 0709 Létszám, bérgazdálkodási ügyek (éves)
07F70 0710 Illetményváltozás, átsorolás
07F30 0711 Jutalmak, jubileumi jutalom
07F01 0712 Kitüntetések, címek
07F50 0713 Nyugdíjazási ügyek
07F70 0714 Saját dolgozóval kapcsolatos munkavédelmi, baleseti és rokkantsági ügyek
07F70 0715 Kártérítési ügyek
07F30 0716 Fegyelmi ügyek
07F70 0717 Alap- és szakvizsgák, egyéb vizsgák
07F70 0718 Tanulmányi szerződések
07F40 0719 Belső képzések, továbbképzések
07F01 0720 Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók
0721–0799 Szabad tétel
A Szabályzat 3. számú melléklete
Levéltárnak átadandó iratok (OMMF)
01O01 0101 Felügyelőség alapítása, átszervezése
01O01 0102 OMMF által irányított háttér intézmények alapítása, átszervezése
01O01 0103 Ügyrend, szervezeti szabályzat, szervezeti felépítés ügyei
01O01 0104 Elnöki utasítások
01O01 0105 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, határozatai
01O01 0106 Miniszteri értekezletek iratanyaga
01O01 0107 SZCSM szakmai-vezetői értekezlet anyagai és emlékeztetői
01O01 010 OMMF egészét érintő munkaértekezletek, tanácskozások emlékeztetői
01O01 0110 Belső ellenőrzési ügyek, jelentések
01O01 0111 Külső ellenőrzési ügyek, jelentések
01O01 0112 Munkaprogramok, munkatervek
01O01 0113 Éves adatszolgáltatások, jelentések
01O01 0119 A kémiai biztonsággal kapcsolatos iratok
01O01 0121 Gyermekmunka, fiatalkorúak munkavégzésével kapcsolatos iratanyag
01O01 0122 Fekete munkavégzéssel kapcsolatos iratanyag
01O01 0123 Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok
01O01 0124 Érdekképviseleti szervekkel kötött együttműködési megállapodás
02O01 0201 Nemzetközi szerződések, megállapodások
02O01 0202 Nemzetközi szervezetek dokumentumai (ILO stb.)
02O01 0203 Külföldi partnerszervezetek iratai
02O01 0204 EU jogharmonizációs ügyek (Brüsszel, Luxemburg)
02O01 0205 EU folyamatos tárgyalási ügyek
02O01 0206 PHARE ügyek (általános)
02O01 0207 PHARE ügyek (PRAQ III.)
03O01 0301 Iktatókönyvek, betűsoros mutató
03O01 0302 Iratkezelési szabályzat, irattári terv
03O01 0303 Selejtezési jegyzőkönyv
03O01 0306 Sajtó és PR ügyek,
03O01 0308 Közlönyben történő megjelentetés
03O01 0309 ÉT Munkavédelmi Bizottság dokumentumai, jegyzőkönyvek, levelezések
04O01 0406 OMMF jogszabály-előkészítési felelősségébe tartozó jogszabályok tervezetei (szakmai anyagok beszerzése, jogszabály-szerkesztés, belső és külső véleményeztetések lebonyolítása, előterjesztés készítése stb.)
04O01 0407 Más tárcák előkészítése alá tartozó jogszabály-tervezetek szakmai véleményezése, jogtechnikai szempontból észrevételezésének anyagai
04O01 0410 Kormány részére készítendő éves munkavédelmi jelentés
05O01 0510 Munkaügyi célvizsgálatok, akcióellenőrzések
05O01 0512 Munkavédelmi célvizsgálatok, akcióellenőrzések
05O01 0514 Hivatalvizsgálat
06O01 0607 Munkabiztonsági szabályozással kapcsolatos tapasztalatok, véleményezések, tájékoztatások
07O04 0701 Ingatlan ügyek
07O01 0710 Működési és fejlesztési költségvetési beszámoló
07O01 0720 Létszám- és bérgazdálkodás (éves)
08O01 0811 Kitüntetések és címek
08O01 0819 Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók
Levéltárnak átadandó ügyek (Felügyelőségek)
01F01 0101 Szervezeti felépítés ügyei
01F01 0102 Ügyrend, szabályzatok
01F02 0103 Elnöki utasítások
01F02 0104 MK igazgatói utasítások
01F01 0108 Külső ellenőrzések iratai
01F01 0110 Munkatervek, beszámolók, jelentések
01F01 0112 Együttműködési megállapodások
01F01 0115 Sajtó- és propagandaügyek
02F01 0201 Iratkezelési Szabályzat, Irattári terv
02F01 0202 Iktatókönyv, betűsoros mutató
02F01 0203 Selejtezési jegyzőkönyv
04F01 0401 Munkaügyi célvizsgálatok
04F01 0402 Munkaügyi akcióellenőrzések
05F01 0501 Munkabiztonsági célvizsgálatok
05F01 0502 Munkabiztonsági akcióellenőrzések
06F01 0601 Foglalkozási megbetegedések
06F01 0603 Alkoholfogyasztással, kábítószer-élvezettel kapcsolatos iratok
07F01 0709 Létszám-, bérgazdálkodási ügyek (éves)
07F01 0712 Kitüntetések, címek
07F01 0720 Humánpolitikával kapcsolatos kimutatások, statisztikai beszámolók
1
A rendeletet a 3/2012. (II. 10.) NGM rendelet 25. § (2) bekezdés a) pontja hatályon kívül helyezte 2012. február 11. napjával.
2
A 3. § (2) bekezdését a 118/2008. (V. 8.) Korm. rendelet 44. §-ának 9. pontja hatályon kívül helyezte.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás