2/2001. (FVÉ. 4.) FVM utasítás
2/2001. (FVÉ 4.) FVM utasítás
a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium Beszerzési Szabályzatáról*
2001.03.20.
A közbeszerzésekről szóló – többször, és az 1999. évi LX. törvénnyel átfogóan módosított – 1995. évi XL. törvényben, valamint az e törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletekben foglaltak egységes végrehajtására a következő utasítást adom ki.
1. § Az utasítás hatálya kiterjed a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) hivatali szervezeti egységeire és a földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter irányítása alá tartozó önállóan vagy részben önállóan gazdálkodó költségvetési intézményekre (a továbbiakban együtt: FVM költségvetési szerv).
2. § Az utasítás hatálya alá tartozó FVM költségvetési szerveknél, azok árubeszerzéseit, építési beruházásait, valamint a szolgáltatások megrendelését az utasítás Mellékleteként kiadott Beszerzési Szabályzat előírásaira tekintettel kell lefolytatni.
3. § Ez az utasítás a kihirdetése napján lép hatályba.
Budapest, 2001. február 13.
Dr. Torgyán József s. k.,
földművelésügyi és vidékfejlesztési miniszter
Melléklet a 2/2001. (FVÉ 4.) FVM utasításhoz
A Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium Beszerzési Szabályzata
A Beszerzési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a közbeszerzésekről szóló, az 1999. évi LX. törvénnyel módosított 1995. évi XL. törvényben (a továbbiakban: Kbt.) és a hozzá kapcsolódó jogszabályokban – a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseinek részletes szabályairól szóló 125/1996. (VII. 24.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Kkbr.) és a központi költségvetési szervek szabadkézi vétellel történő beszerzéseinek szabályairól szóló 126/1996. (VII. 24.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: Szvr.) – foglaltakkal összhangban tartalmazza az árubeszerzések, az építési beruházások lebonyolításának és a szolgáltatások megrendelésének egységes eljárási rendjét.
A KÖLTSÉGVETÉSI SZERVEK BESZERZÉSEINEK MÓDJA, A VONATKOZÓ JOGSZABÁLYOK
A költségvetési szervek beszerzései, illetve a beszerzésekre vonatkozó jogszabályok alapvetően értékhatárfüggőek, s az alábbiak szerint csoportosíthatók:
1. A szabadkézi vétel értékhatárát el nem érő beszerzések
1.1. Az egy költségvetési éven belül, egy-egy termékkörben (intézményenként) a külön jogszabályban meghatározott értékhatárt* el nem érő beszerzéseket jogszabály nem szabályozza. Az utasítás hatálya alá tartozó FVM költségvetési szervek ezen értékhatár alatti beszerzéseiket önállóan, saját hatáskörben bonyolíthatják.
2. Szabadkézi vétellel történő beszerzések
2.1. A külön jogszabályban meghatározott – általános forgalmi adó nélkül értendő – értékhatárt* meghaladó, de a közbeszerzési törvény értékhatárait el nem érő beszerzésekre az Szvr. előírásait kell alkalmazni.
2.2 Az utasítás hatálya alá tartozó FVM költségvetési szervek az Szvr. alapján történő beszerzéseiket – saját hatáskörben – önállóan bonyolíthatják.
3. A Kbt. hatálya alá tartozó beszerzések
3.1. A Kbt. a törvényben rögzített eljárási szabályok alkalmazását meghatározott értékhatárt meghaladó beszerzésekre írja elő. A Kbt. adott évre érvényes értékhatárait az éves költségvetésről szóló törvény határozza meg.
3.2. Az FVM költségvetési szervek által bonyolított, Kbt. szerinti eljárásoknál az FVM Költségvetési Főosztály Közbeszerzési és Beruházási Iroda koordinációs szerepet tölt be.
4. Központosított közbeszerzés
4.1. A Szabályzat hatálya alá tartozó FVM költségvetési szervek központosított közbeszerzéseinek rendjét a Kkbr. szabályozza.
4.2. A központosított közbeszerzés körébe tartozó termékek beszerzését, szolgáltatások megrendelését – egyszerű megrendelés (adásvételi szerződés) keretében – az utasítás hatálya alá tartozó FVM költségvetési szervek önállóan, saját hatáskörben bonyolíthatják.
5. Építési beruházási feladatok
Az építési beruházás során történő árubeszerzésekre és szolgáltatások megrendelésére a Kbt. és az Szvr. előírásai mellett, a 2. számú melléklet 8. pontjában felsorolt jogszabályokat kell alkalmazni.
SZABADKÉZI VÉTELLEL TÖRTÉNŐ BESZERZÉS
1. A Kbt. 24. §-ának (4) bekezdése alapján a kis értékű beszerzéseknél – kormányrendeletben szabályozott – egyszerűbb eljárási rend alkalmazható.
2. Az Szvr. előírásai szerint kell eljárni az FVM költségvetési szerv – Kbt. hatálya alá tartozó – árubeszerzése és szolgáltatás-megrendelése során, ha
a) az adott költségvetési évben, a külön jogszabályban meghatározott – általános forgalmi adó nélkül értendő – értékhatárt* meghaladja, de
b) az éves költségvetési törvényben előírt közbeszerzési értékhatár alatti értékű, és
c) nem tartozik a központosított közbeszerzés körébe.
3. A Kbt. 6. §-ában felsorolt, a törvény hatálya alá nem tartozó, a Kbt. értékhatára alatti beszerzések esetében a szabadkézi vételről szóló kormányrendeletet sem kell alkalmazni.
4. Az eljárás során a szállítókat versenyeztetni kell és különféle dokumentumokat kell készíteni (ajánlatkérés, bontási, értékelési jegyzőkönyv, döntési javaslat).
5. A gyakorlati végrehajtás során – figyelemmel a konkrét beszerzés értékére és a termékkör sajátosságaira – a Szabályzat 1. mellékletében foglalt Segédlet alkalmazása célszerű.
A KÖZBESZERZÉS
A Szabályozat hatálya alá tartozó FVM költségvetési szerv, árubeszerzése, építési beruházása, illetve szolgáltatás-megrendelése során, ha annak értéke – a beszerzés megkezdésekor – eléri vagy meghaladja a közbeszerzések adott évre érvényes** értékhatárát, köteles a Kbt. szabályai szerint eljárni.
1. Fogalom-meghatározások
A Szabályzat alkalmazásában:
Ajánlatkérő: a közbeszerzési eljárást lefolytató, a szükséges költségvetési előirányzattal rendelkező FVM költségvetési szerv;
Ajánlattevő: az ajánlatkérő felhívására a közbeszerzési eljárás során ajánlatot benyújtó szerv (jogi személy, jogi személyiséggel nem rendelkező gazdasági társaság, természetes személy);
Nyertes ajánlattevő: a közbeszerzési eljárás eredményeként az ajánlatkérővel szerződést kötő ajánlattevő;
Lebonyolító: az ajánlatkérő által, a közbeszerzési eljárás lefolytatásával megbízott – az ajánlatkérő nevében eljáró – szervezet, illetőleg építési beruházások során, a beruházások megvalósítását megszervező és ellenőrző, valamint a beruházásokkal kapcsolatos szerződéseket megkötő szervezet;
FVM Költségvetési Főosztály Közbeszerzési és Beruházási Iroda (a továbbiakban: Iroda) az építési beruházásokat és a közbeszerzési eljárásokat FVM fejezet szinten segítő, koordináló, ellenőrző szervezet.
2. A közbeszerzés általános elveinek érvényesítése
Az ajánlatkérő a Kbt. szerinti eljárás során köteles biztosítani:
a) a verseny tisztaságát, illetve a nyilvánosságot,
b) az esélyegyenlőséget az ajánlattevők számára,
c) a külföldi székhelyű ajánlattevők számára a részvételt, illetve az eljárás során a nemzeti elbánást (a Magyar Köztársaságra irányadó nemzetközi szerződésekben foglaltakkal összhangban).
3. A közbeszerzési eljárások fajtái
A közbeszerzési eljárás nyílt, meghívásos, illetőleg tárgyalásos eljárás lehet. Ez utóbbi kettő esetben gyorsított eljárás alkalmazható. A Kbt. elveivel összhangban fő szabályként a nyílt eljárást kell alkalmazni. Meghívásos vagy tárgyalásos eljárásra akkor kerülhet sor, ha azt a Kbt. megengedi és annak megalapozottságát az ajánlatkérő megfelelően indokolja, amelynek megalapozottságáért felelősséggel tartozik. A közbeszerzési eljárás során nem lehet áttérni az egyik eljárási fajtáról a másikra.
3.1. Nyílt eljárás
A nyílt közbeszerzési eljárás során az ajánlatkérőnek fokozott figyelmet kell fordítania az ajánlattevők alkalmasságának megítélésére. Az eljárásra a Kbt. 26. §-ának (2)–(3) bekezdésében, illetve 32–36. §-aiban foglaltak vonatkoznak.
3.2. Meghívásos eljárás
A meghívásos eljárás abban az esetben alkalmazható, ha csak korlátozott számú ajánlattevő alkalmas a szerződés teljesítésére, illetőleg a minősített ajánlattevők jegyzéke alapján legalább öt alkalmas ajánlattevő kiválasztható.
A részvételre történő jelentkezés határideje a hirdetmény közzétételétől számított minimálisan huszonöt nap, az ajánlattételi határidő az ajánlati felhívás közzétételétől számított minimálisan negyven nap.
A meghívásos eljárás során a Kbt. 65–67. §-aiban foglaltakat kell alkalmazni.
3.3. Tárgyalásos eljárás
Tárgyalásos eljárás csak azokban az esetekben alkalmazható, amelyeket a Kbt. 70. §-a megenged. A tárgyalásos eljárás során az ajánlatkérő az általa kiválasztottakkal szabadon tárgyal. A tárgyalásos eljárásra a Kbt. 71., 71/A. és 71/B. §-aiban foglaltakat kell alkalmazni. A Kbt. 71. § (1) bekezdésében meghatározott esetekben a részvételi felhívást a törvény 9. számú melléklete szerinti hirdetményben kell közzétenni.
(A meghívásos és a tárgyalásos eljárásra egyébként – ha a Kbt. másként nem rendelkezik – a nyílt eljárás szabályait kell megfelelően alkalmazni.)
3.4. Gyorsított eljárás
Az ajánlatkérő a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás során gyorsított eljárást alkalmazhat, ha azt rendkívüli sürgősség indokolja. Ez a körülmény azonban nem származhat az ajánlatkérő mulasztásából. A rendkívüli sürgősség megalapozottságáért az ajánlatkérő tartozik felelősséggel.
A gyorsított eljárás során a Kbt. 72. § (2)–(5) bekezdésében foglaltakat kell alkalmazni.
4. Hirdetmények közzététele, ajánlattevők értesítése
A Kbt.-ben előírt kötelező hirdetmények közzétételéért, továbbá a Közbeszerzések Tanácsa, a Közbeszerzési Döntőbizottság és az ajánlattevők részére – a törvény által előírt – adatok, információk, összegzők határidőre történő megküldéséért az ajánlatkérő felel.
4.1. Hirdetmények közzététele
A Kbt. alkalmazása során hirdetmény közzétételén a Közbeszerzési Értesítőben történő közzétételt kell érteni. [Kbt. 29. §]
Az ajánlatkérő köteles hirdetmény útján közzétenni:
a) a nyílt eljárás ajánlati felhívását (a Kbt. 2. számú melléklete szerinti tartalommal),
b) az előminősítési eljárásban való részvételre történő felhívást (a Kbt. 3. számú melléklete szerinti tartalommal),
c) a részvételi szakasz eredményét (a Kbt. 4. számú melléklete szerinti tartalommal),
d) a meghívásos eljárás részvételi felhívását (a Kbt. 8.számú melléklete szerinti tartalommal),
e) a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás részvételi felhívását (a Kbt. 9. számú melléklete szerinti tartalommal),
f) a hirdetmények módosítását és visszavonását, a dokumentáció vagy a határidők módosítását (a Kbt. 11. számú melléklete szerinti tartalommal),
g) az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót (a Kbt. 6. számú melléklete szerinti tartalommal).
4.2. Az ajánlattevők értesítése
Az ajánlatkérő köteles:
a) az ajánlatok felbontásáról készült jegyzőkönyvet 5 munkanapon belül megküldeni az ajánlattevőnek;
b) az ajánlattevőt írásban tájékoztatni kizárásáról, ajánlatának érvénytelenné nyilvánításáról, vagy az eljárásban való részvételre, illetve a szerződés teljesítésére való alkalmatlanságának megállapításáról, ezek indokáról, az erről hozott döntést követő 5 munkanapon belül;
c) a két szakaszból álló eljárások első (részvételi) szakaszának eredményhirdetését követő 5 munkanapon belül az ajánlati felhívásokat megküldeni.
4.3. Az ajánlatkérő köteles a költségvetési év végén, az év során lefolytatott közbeszerzéseiről éves összegzést készíteni, és azt (a Kbt. 7. számú melléklete szerinti tartalommal) a Közbeszerzések Tanácsa részére megküldeni. [Kbt. 61. § (9) bekezdés]
4.4. A hirdetmény közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás során a Kbt. 71/B. § (2) bekezdésében foglaltak szerint kell eljárni.
5. Az FVM költségvetési szervek által folytatott közbeszerzési eljárások
5.1. Az FVM költségvetési szerv a jóváhagyott, illetve módosított költségvetési támogatási, valamint egyéb bevételi előirányzatainak terhére, – a pénzügyi fedezettel való rendelkezés és a beszerzési tervben szereplő, illetve az attól eltérő beszerzésre vonatkozó engedély birtokában – önállóan jogosult közbeszerzési eljárást kiírni és lefolytatni.
5.2. Amennyiben a Kbt. szerinti eljárás sajátosságai, illetve egyedisége miatt az eljárás törvényes lefolytatásához kellő szakértelem nem áll rendelkezésre, az FVM költségvetési szerv – működési kiadásainak terhére – jogosult külső szakértőt, tanácsadó céget igénybe venni, illetve megbízni.
5.3. Amennyiben a szállítási szerződés várható értéke miatt közbeszerzési eljárást kell lefolytatni, az FVM költségvetési szerv vezetője minden esetben köteles az eljárás megindítása, illetve a Szakmai Bizottság összeállítása előtt a Költségvetési főosztály vezetőjét értesíteni, aki kijelöli a főosztály, illetve az Iroda eljárásban közreműködő munkatársait.
5.4. Az Iroda munkatársai minden közbeszerzési eljárás Szakmai Bizottságában részt vesznek.
5.5. A Szakmai Bizottságot – legalább 3 fővel – az ajánlatkérő hozza létre.
5.6. A Szakmai Bizottság vezetőjét az FVM költségvetési szerv vezetője jelöli ki.
5.7. A közbeszerzési eljárások előkészítését, (műszaki dokumentáció összeállítását) az FVM költségvetési szerv, az eljárás lebonyolítását, az ajánlatok értékelését és a döntési javaslat összeállítását a kijelölt Szakmai Bizottság végzi.
5.8. A Szakmai Bizottság vezetője a közbeszerzési eljárás lebonyolítása során felel
a) a törvényben előírt határidők és az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért,
b) a Közbeszerzési Értesítőben megjelenő hirdetmények tartalmáért (Szabályzat 4.2. pontja),
c) a dokumentáció (részletes műszaki leírás) tartalmáért, szabályos összeállításáért,
d) az ajánlatkérők részére küldendő tájékoztatók tartalmáért és előírt határidőn belül történő megküldésért,
e) a pályázatok elbírálásáért és a döntési javaslat kidolgozásáért,
f) a nyertes ajánlattevővel kötendő szerződés – a felhívásnak, a dokumentációnak és az ajánlattevő ajánlatának megfelelő tartalommal történő – előkészítéséért.
5.9. A Szakmai Bizottság javaslata alapján a döntést a szerv vezetője hozza meg.
6. Az FVM Közbeszerzési és Beruházási Iroda feladatai
Az Iroda a Kbt. érvényes értékhatárait (lásd: hatályos költségvetési törvény rendelkezéseit) meghaladó, e Szabályzatban foglalt árubeszerzések, szolgáltatás megrendelések és építési beruházások lebonyolítása során – koordinációs feladatkörére figyelemmel – az alábbi feladatokat látjael:
6.1. A Beszerzési Tervvel összefüggésben
Végzi a Gazdálkodási Szabályzatban leírt, a Költségvetési főosztály feladatát képező Beszerzési Terv összeállításával, jóváhagyásra való felterjesztésével és megvalósításával kapcsolatos feladatokat.
6.2. A Kbt. szerinti eljárások lebonyolításakor
a) minden közbeszerzési eljárás Szakmai Bizottságába az Iroda munkatársai közül legalább 1 képviselőt jelöl,
b) felelős a Kbt. szerinti szabályok betartásáért, törvénysértés esetén köteles arról az FVM költségvetési szerv vezetőjét és a pénzügyi helyettes államtitkárt azonnal írásban tájékoztatni.
6.3. Egyéb koordinációs feladata:
a) az FVM költségvetési szerv kezdeményezése, illetve tájékoztatása alapján az Iroda előterjesztést készít azon beszerzések előkészítése során, amelyek esetében az Országgyűlés illetékes bizottságának a törvény alkalmazását kizáró előzetes döntése várhatóan indokolt,
b) az intézmények által a Közbeszerzések Tanácsa részére készített, éves közbeszerzésekről szóló összegzés 1példányát az Irodának is megküldik, melyből fejezeti szintű jelentést készít az FVM vezetése számára.
A KÖZPONTOSÍTOTT KÖZBESZERZÉSEK RENDJE
1. Az általánosan használt, azonos használati célú, azonos műszaki jellemzőkkel rendelkező – a Kkbr. 1. számú mellékletében megjelölt – termékek a beszerzési értékhatártól függetlenül országosan kiemelt termékeknek minősülnek, amelyek közbeszerzési eljárását ajánlatkérőként, az 1143/1999. (XII. 30.) Korm. határozatban kijelölt, a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága (a továbbiakban: MEH KBGI), mint Központi Beszerző Szervezet (a továbbiakban: Beszerző) végzi, a Kkbr.-ben foglaltak szerint.
2. A Beszerzési Szabályzat hatálya alá tartozó FVM költségvetési szervek feladatai a Kkbr. végrehajtása során:
2.1. Az FVM költségvetési szervek a Kkb. körébe tartozó árubeszerzéseiket és szolgáltatásmegrendeléseiket – értékhatár nélkül – a Kkbr. szerint kötelesek végrehajtani.
2.2. Az FVM költségvetési szerv köteles a Kkbr. 2.számú melléklete szerinti tartalmú adatlap Beszerző részére történő megküldésével a központosított közbeszerzési rendszerbe bejelentkezni, továbbá az adatlapban szereplő bármely adat megváltoztatásáról, a változást követő 5 munkanapon belül – új adatlap megküldésével – a Beszerzőt tájékoztatni.
2.3. Az FVM költségvetési szerv a Kkb. körébe tartozó beszerzéseit a jóváhagyott, illetve a módosított költségvetési támogatási, valamint egyéb bevételi előirányzataival, illetve azok teljesülésével összhangban valósítja meg.
2.4. A Beszerző által megkötött keretszerződésekről, azok lényeges tartalmáról (termékkör, ár, árképzés, közbeszerzési díj, szállítási feltételek, a szerződések hatálya stb.) az FVM költségvetési szerv írásos tájékoztatót kap a MEH KBGI-től.
2.5. Az FVM költségvetési szerv a kijelölt szállítókkal önállóan bonyolított beszerzései során köteles a Beszerző által megkötött keretszerződésekben foglaltakat betartani és betartatni.
2.6. Amennyiben a kijelölt szállító nem a keretszerződésben foglalt feltételek szerint teljesít, az FVM költségvetési szerv jogosult a Beszerző felé panasszal élni (akinek feladata a megrendelések teljesítésének figyelemmel kísérése is).
2.7. Az FVM költségvetési szerv az állami normatívának megfelelő országosan kiemelt terméket saját hatáskörben is beszerezhet, amennyiben
a) a működéshez, fenntartáshoz szükséges termék beszerzése előre nem látható okból rendkívül sürgőssé válik és az érvényben lévő keretszerződések alapján határidőre nem teljesíthető, vagy az adott termékre nincs érvényes keretszerződés,
b) a korábban beszerzett dolog részbeni kicserélése vagy bővítése során a korábbi nyertes ajánlattevőnek másikkal történő helyettesítése azzal a következménnyel járna, hogy eltérő és nem illeszkedő műszaki-technikai jellemzőjű dolgokat kellene beszerezni, vagy az ilyen beszerzés aránytalan műszaki-technikai nehézséget eredményezne a működtetésben és a karbantartásban,
c) lehetősége van más intézmény készletének átvételére.
2.8. A 2.7. pontban megfogalmazott saját hatáskörű beszerzéseknél az FVM költségvetési szerv az alábbi eljárásra és adatszolgáltatásokra kötelezett:
a) A 2.7. a)–b) pontok szerinti esetekben az FVM költségvetési szerv köteles a már megvalósított beszerzés tényét a szerződéskötést követő 5 munkanapon belül, a beszerzést indokoló körülmények, illetve az azt megalapozó dokumentumok csatolása mellett, a beszerzés tárgya és ellenértéke, valamint a nyertes ajánlattevő adatai megjelölésével, a Beszerzőnek bejelenteni.
b) A 2.7. a)–c) pontokban leírt beszerzések értéke a költségvetési éven belül nem haladhatja meg – intézményenként – az adott állami normatíva körébe tartozó kiemelt termék éves szinten számított beszerzési értékének 10%-át. (Különleges méltánylást érdemlő kivételes esetben – amennyiben azt az intézményi közfeladatok ellátása feltétlenül indokolttá teszi – a beszerző 10%-ot meghaladó mértékű beszerzést is engedélyezhet.)
c) E beszerzések esetén az FVM költségvetési szerv az eljárást indokoló dokumentumokat köteles 5 évig megőrizni, és azt az ellenőrző szervezetek számára rendelkezésre bocsátani.
2.9. A Kkb. hatálya alá tartozó önálló beszerzések közül az FVM költségvetési szerv negyedévente, (utólag) köteles írásban tájékoztatni az Irodát:
a) az egy termékcsoportba tartozó és 5 M Ft nettó értéket meghaladó beszerzésekről, továbbá
b) a 2.7. pont alapján a Kkb. alá tartozó, de saját hatáskörben lebonyolított beszerzésekről (a Beszerzőnek küldött 2.8. pont szerinti tájékoztató 1 példányának megküldésével).
AZ ÉPÍTÉSI BERUHÁZÁSOK SZABÁLYOZÁSA
1. Az építési beruházások lebonyolítására is a Kbt.-ben foglalt szabályok alkalmazása kötelező. A kifejezetten építési beruházásra vonatkozó lényeges rendelkezések a következők:
a) A több év alatt megvalósuló építési beruházás esetén a közbeszerzés értéke a teljes beruházás ellenértéke [Kbt. 4. § (6) bekezdés].
b) A költségvetési törvényben meghatározott értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű építési beruházás esetén az előminősítési eljárás lefolytatása kötelező.
c) Építési beruházás esetén az ajánlattevő ajánlati kötöttsége [Kbt. 50. § (2) bekezdés], az ajánlatok elbírálásának határideje [Kbt. 55. § (1) bekezdés], előminősítéses eljárás esetén a részvételre történő jelentkezések elbírálási határideje [Kbt. 64. § (1) bekezdés] minden esetben 60 nap.
d) Gyorsított eljárás az építési beruházás során nem alkalmazható [Kbt. 72. § (5) bekezdés].
e) az ajánlatkérőként szerződést kötő fél köteles az építési beruházási munkát – megbízott helyszíni képviselője (műszaki ellenőre) útján – ellenőrizni. [Kbt. 74. § (2) bekezdés]-
f) Az ajánlattevőként szerződést kötő fél pedig köteles – építési beruházás esetén – megfelelő felelősségbiztosítási szerződést kötni.
2. Az építési beruházások során az FVM költségvetési szerv –, illetve annak kijelölt felelős munkatársa – a Szabályzat 2. mellékletében foglalt Segédlet szerinti szakmai irányelvek és szabályok figyelembevételével végzi munkáját.
a 2/2001. (FVÉ 4.) FVM utasítással kiadott
Beszerzési Szabályzathoz
Segédlet a szabadkézi vételről szóló jogszabály gyakorlati alkalmazásához
A központi költségvetési szervek szabadkézi vétellel történő beszerzéseinek szabályairól szóló 126/1996. (VII. 24.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Szvr.) több helyen a közbeszerzési törvényre (Kbt.) hivatkozik. Az itt leírt eljárásmód is figyelembe veszi a Kbt. alapelveit, nevezetesen az esélyegyenlőségnek és a verseny tisztaságának a biztosítását, valamint a nyílt, ellenőrizhető eljárásmód alkalmazását, de rugalmasabb, nagyobb szabadságot biztosít a kiíró (ajánlatkérő) számára, és bár sok esetben a Kbt. által előírt eljárást követi, annál jóval egyszerűbb a lebonyolítás módja.
A szabadkézi vétellel történő beszerzések lebonyolításának egymást követő lépései és dokumentumai
1. A beszerzési (szolgáltatásvásárlási) igény megfogalmazása, annak értékhatára, a beszerzési eljárás módjának kiválasztása.
2. Az ajánlatok bekérésének és benyújtásának tartalmi és formai elemei követelményei.
3. A költségvetési intézmény, mint ajánlatkérő – a szabadkézi vételi eljárás lefolytatását igazoló – dokumentumai.
4. A legkedvezőbb ajánlatot tevővel kötendő szállítási szerződés lényeges elemei és a szerződés teljesítése.
1. A beszerzési (szolgáltatásvásárlási) igény
megfogalmazása, annak értékhatára, a beszerzési
eljárás módjának kiválasztása
megfogalmazása, annak értékhatára, a beszerzési
eljárás módjának kiválasztása
1.1. Ellenőrizni kell, hogy a beszerzésre tervezett termék (szolgáltatás) nem tartozik-e a központosított közbeszerzés körébe. Ha a termék országosan kiemelt termék, akkor ellenőrizendő, hogy a termékre van-e érvényes keretszerződés. Ebben az esetben nem kell lefolytatni az Szvr. szerinti szabadkézi vételre vonatkozó eljárást.
A Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága (a továbbiakban: MEH KBGI) a megkötött keretszerződésekről – azok kivonatait tartalmazó – tájékoztatókat küld a költségvetési intézmények részére. E tájékoztatók tartalmazzák a nyertes (szállító) cégek adatait, a szerződéses feltételeket, sőt – általában – a megrendelések feladásának formai, tartalmi követelményeit is.
1.2. Ha a beszerezni kívánt termék, vagy szolgáltatás nem tartozik az országosan kiemelt termékek közé, az Szvr. 3. § (1) bekezdése, illetve a Kbt. 4. §-a (1) bekezdésében foglaltak alapján meg kell határozni a beszerzés várható értékét (mert ez alapján lehet eldönteni, hogy közbeszerzési eljárással, vagy szabadkézi vétellel kell a vásárlást lefolytatni).
Abban az esetben, amikor a beszerzés tárgyának várható (becsült) értéke előre még közelítőleg sem határozható meg, két megoldás javasolható:
a) még az eljárás (beszerzés) megkezdése előtt egy-két olyan árajánlatot kell bekérni, melyben az ajánlatkérő jelzi, hogy kifejezetten tájékoztató jellegű árajánlatot kér egy később megvalósuló beszerzés előkészítéséhez, vagy
b) a konkrét ajánlatkérésben, ajánlatkérő közli a rendelkezésére álló költségvetési keret összegét, jelezve, hogy – akár mennyiségi csökkentés árán is – e keretben kell a beszerzésnek realizálódnia.
1.3. A beszerzés részekre bontásának tilalma
A Kbt. is és a szabadkézi vétellel kapcsolatos jogszabály is tiltja a beszerzések – a jogszabályok megkerülése miatt történő – részekre bontását.
A Kbt. 5. § (2) bekezdésének a)–c) pontjában foglaltak szempontjából lényeges, hogy az a)–c) pontok között „és” kapcsolat áll fenn, tehát a három feltétel együttes fennállását kell vizsgálni.
A fentiek szerint kell értelmezni az Szvr. 3. §-a (1) bekezdésének utolsó mondatát is.
1.4. Beszerzési igény megfogalmazása
Ezen segédletnek nem feladata a beszerzési igény indokoltságának, mértékének és minőségének meghatározása. Itt „igény” fogalma alatt csak az ajánlattevők részére kiküldésre kerülő ajánlatkérés – termékre, szolgáltatásra vonatkozó – követelményeit, azok minél pontosabb megfogalmazását értjük. (Ennek részleteit a következő pontban tárgyaljuk.)
2. Az árajánlatok bekérésének és benyújtásának
tartalmi és formai elemei, követelményei
tartalmi és formai elemei, követelményei
A fenti, majd a 3. cím alatt tárgyalt részek együttesen lefedik a szabadkézi vétellel történő beszerzések lebonyolításának legfontosabb lépéseit.
A beszerzési igény felmerülése és a pénzügyi fedezet biztosítása után kell meghatározni, hogy a beszerzés szabadkézi vételi eljárással kerül lebonyolításra. A szükséges teendők az alábbi pontokra bontva (2.1.–2.5.) a következők:
2.1. Az igényelt termék (szolgáltatás) paramétereinek (műszaki adatok, minőségi követelmények, mennyiség, egyéb kiegészítő szolgáltatásokra vonatkozó igények stb.) pontosítása.
A termék olyan általános műszaki paramétereinek meghatározása szükséges, amely biztosítja az adott feladatra a még megfelelő teljesítményű, minőségű eszközt. Minden termék, illetve szolgáltatás más és más tartalmú összeállítást követel, ezért itt csak néhány általános esetre szóló megjegyzést teszünk.
a) Műszaki cikkek esetében akár teljesítményre, méretre stb. vonatkozó paraméterek, vagy a termék minőségére utaló követelmények meghatározása célszerű. (ez lehet akár szabványra való hivatkozás is.) Figyelemmel kell lenni arra, hogy a műszaki paramétereknek és egyéb más követelményeknek ne csak egy adott cég (termék) tudjon megfelelni.
b) Konkrét termék – márka, típus – megjelölése csak abban az esetben megengedett, amikor bizonyíthatóan meglévő rendszerhez kiegészítő berendezés beszerzése válik szükségessé, vagy az adott intézménynél rendszeresített terméknek tekinthető eszköz pótlásáról van szó.
c) Felújítási (építés-beruházási) feladat esetén szükséges megadni legalább a helyiségek számát, méretét (belmagasságát), az igényelt burkolatok fajtáját stb. Sőt, mindenképpen célszerű biztosítani a felkért ajánlattevők részére a helyszín előzetes megtekintését.
d) A beszerzés mennyiségének megadása kötelező. Apontos mennyiségi adat megadása problémát jelenthet akkor, ha a termék (szolgáltatás) várható – megajánlásra kerülő – ára közelítőleg sem határozható meg előre és így a költségvetési lehetőséggel nem hozható összhangba. Ekkor célszerű a beszerzésre kerülő pontos mennyiséget plusz vagy mínusz irányban eltérítve megadni.
2.2. Az ajánlatkéréshez szükséges, a vevő számára fontos egyéb adatok meghatározása (elvárt szállítási feltételek, jótállási igények, fizetési feltételek stb.). Minden intézménynél az egyes beszerzések során elég eltérő körülmények bírnak kiemelt jelentőséggel. Ezért ismét csak példaszerűen lehet néhány szempontra felhívni a figyelmet:
a) Az évvégi szabad pénzügyi keretek elköltésénél fontos lehet a szállítás (teljesítés) gyorsasága, véghatárideje.
b) Az intézménynél év közben keletkező, saját bevételek terhére vállalt kötelezettség esetén (vagy az 1/12-es költségvetési finanszírozás miatt) ütemes szállítási és fizetési feltételek előírása lehet előnyös.
c) A szállítási feltételek meghatározásánál az ajánlattevő számára nem közömbös, hogy egyetlen telephelyre kell a megrendelt terméket leszállítani, vagy az intézmény 15–20 telephelyére, esetleg ott folyamatos garanciális szolgáltatást kell nyújtani.
d) A hosszabb – éven túli – időtávú szolgáltatási szerződéseknél (pl. takarítás, biztosítás stb.) kiemelt jelentőséggel bír az ármódosítás lehetősége, mértéke és annak módja. Ennek – követelményoldalról való – pontos megfogalmazása az értékelés, a pályázatok összehasonlíthatósága szempontjából is fontos.
2.3. Az ajánlatkérés komplex összeállítása (felkérő levél, a termékre és teljesítésre vonatkozó elvárások, az ajánlat benyújtásának feltételei).
A dokumentáció – ajánlatkérés esetén – 2.1–2.2. pontokban foglalt szempontok alapján áll össze.
Tartalma és terjedelme függ:
a) az igényelt termék (szolgáltatás) bonyolultságától, összetettségétől,
b) a beszerzés nagyságrendjétől,
c) az ajánlatkérő intézmény igényességétől, felkészültségétől.
Az ajánlat bekérésére vonatkozó levélnek minimálisan tartalmaznia kell:
a) mire (milyen termékre, szolgáltatásra) kér ajánlatot az intézmény;
b) milyen volumenű szállításra, illetve szolgáltatás nyújtására vonatkozik a felkérés;
c) a szállítási határidő megjelölését, illetve a szolgáltatás-nyújtás kezdő időpontját és időtávját;
d) a teljesítés helyének (helyeinek) megjelölését,
e) a benyújtandó ajánlattal kapcsolatos formai követelményeket (zárt boríték, példányszám, aláíró, az ajánlat érvényessége stb.);
f) az ajánlat benyújtásának helyét, időpontját;
g) a döntés és a döntésről szóló értesítés kiküldésének várható időpontját.
Ezen túl célszerű – bár nem előírt kötelezettség – tájékoztatni az ajánlattevőket, hogy a legkedvezőbb – a legjobb árat ajánló –, vagy az összességében legjobb ajánlatot tevővel kíván szállítási szerződést kötni az intézmény.
Ha az összességében a legjobb ajánlattevő kiválasztása a cél, akkor megadhatók az értékelés főbb szempontjai is. (De nem szükséges a Kbt.-ben előírtak betartása, hanem annál egyszerűbb megfogalmazás is elég.)
2.4. Az ajánlattételre felszólított cégek kiválasztása
Nincs kötelező érvényű előírás. Amennyiben olyan termék kerül beszerzésre, ahol nem ismert a potenciális szállítói kör, akkor igénybe lehet venni
a) a számítástechnika által nyújtott lehetőségeket (internet, céginfó stb.),
b) a Közbeszerzések Tanácsa által közzé tett, minősített ajánlattevők jegyzékét, listáját de
c) nincs akadálya az intézménynek már eddig is megbízhatóan szállító cégek meghívásának sem.
Az Szvr. legalább 3 ajánlat bekérését tesz kötelezővé. Miután a beszerzési folyamat munka-, idő- és költségigénye függ az ajánlattevők számától is, ezért az 500 E Ft értékhatárt éppen meghaladó beszerzéseknél, véleményünk szerint elég a 3, míg több millió Ft-os, a Kbt. értékhatárát közelítő beszerzéseknél célszerű 5–6 potenciális ajánlattevő felhívása, biztosítva ezzel a legalább három érdemi ajánlat beérkezését.
3. A költségvetési intézmény, mint ajánlatkérő belső
– a szabadkézi vételi eljárás lefolytatását igazoló –
dokumentumai
– a szabadkézi vételi eljárás lefolytatását igazoló –
dokumentumai
Az itt tárgyalt dokumentumok szolgálnak egy későbbi ellenőrzés során a szabadkézi vételi eljárás lefolytatásának és szabályosságának igazolására.
Az FVM költségvetési szerv vezetője egyszemélyben felelős az intézmény gazdálkodásáért és így a beszerzések jóváhagyásáért, illetve a beszerzési eljárások lebonyolításának belső szabályozásáért, a felelősök kijelöléséért.
3.1. A bírálóbizottság kijelölése
A bírálóbizottság vezetője általában az intézmény SzMsz-ében megjelölt beszerzési vezető, vagy az intézményvezető által esetileg kijelölt munkatárs (vezető) lehet. A beszerzések döntő többségénél elegendő, ha a bírálóbizottság 3 tagú, közülük egyik a bizottság vezetője. Általában a bizottságban lévő munkatársak készítik el az ajánlattevők részére kiküldésre kerülő dokumentumokat, meghatározzák az ajánlattevők körét, bontják és értékelik az ajánlatokat, végül javaslatot tesznek a legjobb ajánlattevőre.
3.2. Ajánlatkérés
Az ajánlatkérés az előzőekben tárgyalt, a 2. pontban foglaltakat tartalmazó, az ajánlattevők részére készített levél (amely bonyolultabb termék-, szolgáltatásvásárlás esetén külön tartalmaz egy műszaki mellékletet). Az ajánlatkérést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető – általában az intézményvezető – írja alá.
E levelek intézménynél maradó másolati példánya alapján dokumentált az is, hogy mely cégek lettek ajánlattételre felkérve.
Az intézmény szabadon dönt arról, hogy kiket választ ki ajánlattételre. Erre vonatkozóan sem előírás, sem indoklási kötelezettség nem áll fenn.
3.3. Bontási jegyzőkönyv
A zárt borítékban, megjelölt határidőre beérkező ajánlatokat a bírálóbizottság bontja fel és erről jegyzőkönyvet vesz fel.
A jegyzőkönyv tartalmazza:
a) a tervezett beszerzés tárgyát,
b) a bontás helyét, időpontját,
c) a beérkezett ajánlatok felsorolását (esetleg a felkért, de ajánlatot nem tett cégek felsorolását),
d) a bizottság tagjainak aláírását.
3.4. Az ajánlatok értékeléséről szóló jegyzőkönyv
A szabadkézi vételi eljárással kapcsolatos ajánlatok általában egyszerűek, könnyen áttekinthetők, így egyszerű az ajánlatok összevetése, kiértékelése is. Ezért az esetek többségében az ajánlatok bontását követően a bizottság azonnal elvégzi az ajánlatok értékelését is.
A legegyszerűbb, amikor az azonos műszaki tartalmú ajánlatok közül a legkedvezőbb árat adó ajánlattevőt választjuk ki. Ebben az esetben a jegyzőkönyvben az ajánlatok ár szerinti sorrendjét rögzítjük.
Az összességében legelőnyösebb ajánlattevő kiválasztása esetén a 3–4 leglényegesebb szempont – ajánlatonkénti – összevetése szükséges, akár pontozás alapján, akár a biztonság által megfogalmazott minősítés, érvek, adatok alapján.
Az értékelő jegyzőkönyv végén, vagy külön felterjesztésében a bizottság javaslatot tesz a döntéshozó (intézményvezető) részére, hogy mely ajánlattevővel javasolja a szállítási szerződés megkötését.
4. A szállítási szerződés lényeges elemei
A bírálat során kiválasztott, legjobb ajánlatot benyújtó céggel az intézmény szerződést köt. A szerződéskötés során – annak tartalma – nem térhet el sem az intézmény által megadott paraméterektől, sem az ajánlattevő pályázatában szereplő megajánlott adatoktól.
A költségvetési intézmények szabadon – kialakult gyakorlatuk szerint – szerződnek a nyertes ajánlattevővel.
Az ajánlattevővel kötendő szállítási szerződés lényeges (kötelező) elemei:
a) a szerződő felek adatai,
b) a szerződés tárgya, mennyisége,
c) a szállítás (teljesítés) pontos megfogalmazása,
d) fizetési feltételek rögzítése,
e) jótállás, szavatosság,
f) a nem szerződésszerű teljesítés következményeinek leírása.
2. melléklet
a 2/2001. (FVÉ 4.) FVM utasítással kiadott
Beszerzési Szabályzathoz
a 2/2001. (FVÉ 4.) FVM utasítással kiadott
Beszerzési Szabályzathoz
Segédlet
az építési beruházások végrehajtásához
1. Építési beruházással kapcsolatos fogalmak
Karbantartás: Nagyobb anyagi kihatással járó elhasználódások bekövetkezésének megelőzése, az épületek, építmények, épületfelszerelések, berendezések élettartamának meghosszabbítása, továbbá általában az avulás, elhasználódás ütemének lassítása.
Felújítás: a hosszabb időszakonként ismétlődő és ezért, vagy más ok miatt, a tárgyi eszköz bruttó értékéhez mérten számottevő ráfordítást igénylő – a folyamatos működést előmozdító karbantartás, kisjavítás körébe nem tartozó – állagmegóvási tevékenység.
Meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetésű egység, helyiség eredeti használhatóságának, üzembiztonságának biztosítása érdekében végzett építési, szerelési tevékenység.
Korszerűsítés: meglévő építmény, építményrész, önálló rendeltetésű egység, helyiség használati értékének, teljesítőképességének, üzembiztonságának növelése érdekében végzett építési szerelési tevékenység.
Beruházás: a karbantartás, felújítás és korszerűsítés kivételével, az építmény, építményrész, építmény együttes megépítése, átalakítása, bővítése, helyreállítása, lebontása, elmozdítása, rendeltetésének építési munkával járó megváltoztatása, valamint az ezekhez kapcsolódó szakipari, technológiai szerelési munkák.
Szolgáltatás: az árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő, visszterhes szerződés alapján végzett tevékenység.
Árubeszerzés: az a visszterhes szerződés alapján megvalósuló tevékenység, amely a forgalomképes és birtokba vehető dolog tulajdonjogának, vagy használatára, hasznosítására vonatkozó jognak határozott, vagy határozatlan időre történő megszerzésére irányul. Árubeszerzés a dologgal együtt járó szolgáltatás igénybevétele is, ha a szolgáltatás értéke nem haladja meg a dolog értékét.
Saját kivitelezés: a minisztérium intézményeinél, mint munkáltatónál munkaviszonyban álló munkavállalók által, ugyanezen szerveknél végzett építési tevékenység.
Beszerző* (ajánlatkérő, megrendelő): az építési tevékenység végrehajtásához szükséges engedélyekkel és pénzügyi fedezettel rendelkezik. Közbeszerzési eljárások során ajánlatkérő, építési tevékenységre vonatkozó szerződések megkötésénél az egyik szerződő fél, a megrendelő.
Felhasználó: a beszerzés során végrehajtott építési tevékenység útján létrehozott vagy felújított, korszerűsített, karbantartott ingatlan, vagy beszerzett áru használója, illetve felhasználója. Saját hatáskörben végzett beszerzéseknél egyben a Beszerző is.
Tervező: a Beszerzővel kötött visszterhes szerződés alapján végzi az építési, a szakipari és a technológiai munkák megvalósításához szükséges tervezői feladatokat.
Kivitelező (ajánlattevő, vállalkozó): a Beszerzővel kötött visszterhes szerződés alapján végzi az építési, a szakipari és a technológiai munkák kivitelezését. Közbeszerzési eljárások során ajánlattevő, az építési tevékenységre vonatkozó szerződések megkötésénél az egyik szerződő fél, a vállalkozó.
Lebonyolító: a Beszerzővel kötött visszterhes szerződés alapján végzi az építési tevékenység megvalósításához szükséges szakmai, szervezési és irányítási feladatokat. Saját szakemberekkel végrehajtott beszerzéseknél egyben a beszerző is.
2. Az építési beszerzések közreműködőivel kapcsolatos szabályok
A beszerzésben közreműködőkkel – a beszerzés indítása előtt, vagy a közreműködés megkezdése előtt – a segédlet tartalmát ismertetni és ennek megtörténtét a megkötött szerződésben, vagy jegyzőkönyvben rögzíteni kell.
Nem működhet közre az adott beszerzésekben az, akivel kapcsolatban a jogszabályokban rögzített összeférhetetlenség megállapítható. Ennek betartása és ellenőrzése a beszerzésért felelős vezető feladata.
A beszerzések során a beszerző oldalán közreműködő természetes vagy jogi személyek tevékenységét (tervezők, szakértők, lebonyolítók stb.) szerződésben kell szabályozni.
A szerződésnek minden esetben tartalmaznia kell:
a) a szerződő felek pontos megnevezését, címét,
b) a szerződés tárgyát, a szolgáltatás vagy a beszerzendő áru részletes meghatározását, leírását,
c) az ellenszolgáltatás mértékét, és a részletes fizetési feltételeket,
d) a teljesítés rész- és véghatáridőit,
e) a beszerzőre vonatkozó jogszabályokat és egyéb előírásokat, melyek a közreműködőre is kötelezőek,
f) a közreműködő hatáskörének és illetékességének leírását,
g) a közreműködő jogait, jogosultságait.
h) a közreműködő kötelezettségeit és felelősségi körét.
3. Az építési beszerzések végrehajtásánál felelősségi és döntési szabályok
3.1. Felelősségi szabályok
E Segédletben foglaltak és a Kbt. előírásainak betartásáért valamennyi, a beszerzésben közreműködő, természetes és jogi személy a hatáskörének megfelelően, a közreműködés mértékéig felelős.
A beszerzés során:
a) a beszerzés végrehajtásáért a beszerzés lebonyolítója,
b) a szükséges pénzügyi fedezet meglétéért és annak szabályos felhasználásáért az intézmény vezetője,
c) a jogszabályok betartásáért a beszerző felelős vezetője,
d) az ajánlatok elbírálásáért a Szakmai Bizottság vezetője,
e) a Szakmai Bizottság javaslata alapján meghozott döntésért a döntéshozó intézmény vezetője a felelős.
3.2. Döntési hatáskörök és jogosultságok
A Beszerző (ajánlatkérő) szervezet vezetője – a gazdálkodásért felelős vezető javaslatára – engedélyezi a beszerzésekkel összefüggő döntési jogosultság biztosításával, korlátozásával vagy visszavonásával kapcsolatos intézkedéseket, a hatályos jogszabályok betartásával.
Ennek keretében:
a) neki, vagy az általa kijelölt személyeknek joga van a beszerzés során ellenőrzéseket végezni, a közreműködőket beszámoltatni, illetve szükség esetén beavatkozni, de nem akadályozhatja a beszerzésekkel kapcsolatos előírások és határidők betartását, betarthatóságát,
b) jóváhagyja a beszerzés során alkalmazott értékelési szempontokat és a kiválasztás módszerét,
c) közbeszerzés útján végrehajtott beszerzés esetén javaslatot tesz a bírálóbizottság vezetőjének kijelölésére,
d) a helyezési sorrendre vonatkozó javaslatot is tartalmazó szakmai bizottsági értékelés alapján dönt a nyertes ajánlattevő kiválasztásáról,
e) szabadkézi vétellel történő beszerzés során jóváhagyja az ajánlattevők személyét, és a helyezési sorrendre tett javaslatot is tartalmazó értékelés alapján dönt a nyertes ajánlattevő kiválasztásáról,
f) kijelöli a közvetlen (500 E Ft nettó értéket el nem érő) beszerzés végzésére jogosult személyeket és munkaköröket.
4. Építési beszerzések végrehajtásának szabályai
4.1. Előkészítés
4.1.1. Pénzügyi fedezet biztosítása
A beszerzés indításához szükséges, hogy a beszerző szerv (költségvetési intézmény) felelős vezetője igazolja a beszerzés tárgyához szükséges, becsült pénzügyi fedezet, illetve annak biztosított és meghatározott ütemezés szerinti rendelkezésre állását.
4.1.2. Hatósági és egyéb engedélyek biztosítása
Ha az építési tevékenység hatósági engedélyhez kötött, akkor a beszerzés addig nem indítható, amíg az építési munkák elvégzéséhez szükséges hatósági és egyéb engedélyek, nyilatkozatok rendelkezésre nem állnak.
4.1.3. A Szakmai (bíráló) Bizottság
Beszerzéssel összefüggő értékelő és bírálati munkára csak megfelelő szakértelemmel rendelkező személy jelölhető ki. Szükség esetén külső szakértő, lebonyolító, közreműködő vonható be az eljárásba.
Közbeszerzési eljárás keretében megvalósuló beszerzés esetén páratlan számú, általában öttagú (Szabályzat 5.6. pontja szerint összeállított) értékelő bizottság végzi az értékelést.
4.1.4. Az ajánlatok értékelési szempontjainak meghatározása
Az ajánlatok értékelése során kiemelten kell vizsgálni, hogy az egyes ajánlattevők alkalmasak-e, illetve képesek-e az ajánlatukban megajánlott teljesítésére. Ennek keretében ajánlattevőknek nyilatkozniuk kell, illetve a beszerzőnek meg kell győződnie, hogy az ajánlattevőnek:
a) állami pénztartozása nincs,
b) szakmailag és pénzügyileg alkalmas a teljesítésre,
c) ajánlata minden tekintetben megfelel a beszerző és az ajánlati felhívás és dokumentáció feltételeinek,
d) közbeszerzési eljárás esetén a törvény által megfogalmazott érvénytelenségi és kizáró feltételek nem állnak fenn az ajánlattevőnél.
Az ajánlatok elbírálása történhet:
a) legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás kiválasztásával, vagy
b) az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásával.
Ahol a beszerzés tárgya lehetővé teszi a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás kiválasztásával történő beszerzést, ezt a módszert célszerű alkalmazni. Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásának módszerénél az értékelési szempontokat és azok számításának szabályait a Szakmai Bizottságnak előre meg kell határoznia.
A legfontosabb bírálati szempontok az összességében legelőnyösebb ellenszolgáltatás alapján történő értékelésnél:
a) az ár,
b) az ajánlat műszaki tartalma,
c) a megvalósítás biztonsága, illetve kockázata,
d) a határidők,
e) garanciák, minőségbiztosítás stb.
4.1.5. Az ajánlatkéréshez szükséges információk, illetve a dokumentáció minimális tartalmi követelményei
Építési, szakipari és technológiai munkák megvalósítására irányuló közbeszerzési eljárás indításáig el kell készíteni vagy készíttetni a vonatkozó jogszabályok szerinti műszaki dokumentációt, olyan részletességgel, hogy abból a beszerzendő áru, beruházás vagy szolgáltatás teljeskörűen megajánlható legyen.
4.2. Közbeszerzés útján történő beszerzés szabályai
Közbeszerzés útján végrehajtott építési beszerzéseknél elsősorban a nyílt és az előminősítéses nyílt közbeszerzési eljárást kell alkalmazni. Ettől eltérni csak megfelelő indokolással a jogszabályi feltételek megléte esetén, vezetői engedély birtokában lehet. (Szabályzat 6.2. pontja szerint.)
Amennyiben a beszerző (intézmény) nem rendelkezik az általa lebonyolítandó közbeszerzés tárgyában megfelelő szakemberrel, úgy szerződés keretében, jogosult az eljáráshoz szakértőket és lebonyolítót alkalmazni az egyéb jogszabályokban és e szabályzatban (5.2. pont) leírtak figyelembevételével.
A közbeszerzési eljárás keretében az ajánlattevők részére összeállított dokumentációért a ráfordított költségekkel arányos ellenszolgáltatás kérhető. A ráfordított költségek alatt a dokumentáció elkészítésének vagy elkészíttetésének összes költségét kell érteni.
4.3. Az építési beszerzések útján létrejött szerződések teljesítésével kapcsolatos szabályok
Az építési beszerzések útján létrejött szerződések teljesítését a beszerző (intézmény) köteles ellenőrizni vagy ellenőriztetni.
Az ellenőrzést csak megfelelő szakképzettséggel rendelkező, a Magyar Mérnöki Kamara által vezetett Műszaki Ellenőrök Névjegyzékébe felvett szakember végezheti.
A beszerzés teljesítése során csak az elfogadott ajánlatban szereplő műszaki tartalommal megkötött szerződés teljesíthető és csak az ott leírt ellenszolgáltatás biztosítható.
A beszerzés megvalósítására vonatkozó szerződés feltételei indokolt esetben, a döntésre jogosult vezető engedélye után a szerződés módosításával – egyéb jogszabályok betartásával – változtathatók meg.
A módosítás szerinti teljesítés csak új szerződés vagy a meglévő szerződés módosítása után kezdhető meg és végezhető. Az elmaradó és az új munkák költségkülönbözete csak elfogadott tételes költségvetés alapján állapítható meg.
5. Építési beszerzések dokumentálásával kapcsolatos szabályok
Az építési beszerzésekkel kapcsolatos iratokat a minisztérium ügyviteli és iratkezelésre vonatkozó szabályainak megfelelően kell kezelni, figyelembe véve a közbeszerzési ügyiratokkal kapcsolatos eltérő szabályozást is.
6. Építési beszerzések felügyelete, ellenőrzése
Valamennyi, a Földművelésügyi és Vidékfejlesztési Minisztérium költségvetési fejezethez tartozó intézmény köteles az éves költségvetési terv készítése során a tervezett felhasználással kapcsolatos közbeszerzési eljárásokról is előzetes tájékoztatást adni (Beszerzési Tervkészítési kötelezettség).
A mindenkori közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzés megkezdését, a Szabályzat 5.3. pontja szerint az iroda felé jelezni kell.
Az eljárást lezáró eredményhirdetés előtt 2 nappal az intézményvezető köteles indokolással ellátott felterjesztést eljuttatni a pénzügyi helyettes államtitkárnak, ha a saját hatáskörében meghozott ajánlattevő kiválasztására vonatkozó döntés eltér a bírálóbizottság döntési javaslatától. Haladéktalanul tájékoztatni kell a pénzügyi helyettes államtitkárt akkor is, ha a beszerzés ellen jogorvoslati eljárást kezdeményeznek.
A mindenkori közbeszerzési értékhatárt meghaladó beszerzés szerződésének teljesítése során szintén felterjesztést kell készíteni a pénzügyi helyettes államtitkár úr részére, ha a megkötött szerződéssel kapcsolatban új szerződés vagy eredeti szerződés összegét 20%-kal meghaladó mértékű módosítása vált szükségessé.
7. Építési beszerzésekkel kapcsolatos további szabályok
Beszerzések során előleg nem adható, kifizetés csak az elvégzett rész vagy teljes beruházás, szolgáltatás teljesítésének megtörténtéről szóló igazolás megléte, vagy a leszállított áru átvétele után, a szerződésben foglaltaknak megfelelően történhet.
8. Vonatkozó jogszabályok
a) az éves költségvetési törvények,
b) 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról,
c) az 1999. évi LX. törvénnyel módosított 1995. évi XL. törvény a közbeszerzésekről,
d) 1997. évi LXXVIII. törvény az épített környezet alakításáról és védelméről,
e) 158/1997. (IX. 26.) Korm. rendelet az építési műszaki ellenőri tevékenységről,
f) 253/1997. (XII. 20.) Korm. rendelet az országos településrendezési és építési követelményekről,
g) 1/1996. (II. 7.) KTM rendelet a közbeszerzés keretében megvalósuló építési beruházásra vonatkozó ajánlati felhívás dokumentációjának részletes műszaki tartalmáról,
h) 46/1997. (XII. 29.) KTM rendelet az egyes építményekkel, építési munkákkal és építési tevékenységgel kapcsolatos építésügyi hatósági engedélyezési eljárásokról,
i) 16/1998. (VI. 3.) KTM rendelet a településrendezési és építészeti tervpályázatok részletes szabályairól,
j) 51/2000. (VIII. 9.) FVM–GM–KöViM együttes rendelet az építőipari kivitelezési, valamint a felelős műszaki vezetői tevékenység gyakorlásának részletes szabályairól és az építési naplóról.
*
Az utasítást utóbb a 1/2003. (FVÉ 7.) FVM utasítás módosította. Az utasítást az 1/2005. (FVÉ 4.) FVM utasítás 3. §-a hatályon kívül helyezte 2005. február 1. napjával.
*
A szabályzat hatálybalépésekor 500 000 Ft
**
A 2002. December 31-ig meghatározott értékhatárokat a Magyar Köztársaság 2001. és 2002. évi költségvetéséről szóló 2000. évi CXXXIII. törvény 59. §-ának (1) bekezdése tartalmazza.
*
Az itt használt „ Beszerző” (ajánlatkérő, megrendelő) nem azonos a központosított közbeszerzések lebonyolítását végző Központi Beszerző Szervezettel, akit a Szabályzat III. fejezetében szintén „ Beszerzőként” rövidítattük.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás