10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendelet

1. § (1) E rendelet hatálya – a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel – a közlevéltárakra és a 6–11. §-ban, 21. §-ban, a 34. § (3) bekezdésében, valamint 47–60. §-ban foglaltak kivételével a nyilvános magánlevéltárakra, továbbá a levéltárak fenntartóira és használóira terjed ki.

(2) A Történeti Hivatalra a 4. §, 10–11. §, 21. § (2) bekezdés, a 22. § (2) bekezdés, a 41. §, a 44–59. és a 61. § hatálya nem terjed ki.

2. § E rendelet alkalmazásában

3. § (1) A közlevéltárakról és a nyilvános magánlevéltárakról az Ltv. 17. §-a (2) bekezdésének c) pontjában meghatározott, a Magyar Országos Levéltárban vezetett nyilvántartás – levéltártípusonkénti bontásban – tartalmazza:

(2) Újonnan alapított levéltár csak a nyilvántartásba történt bejegyzést követően kezdheti meg működését.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott adatokban bekövetkezett változásról a levéltár fenntartója, illetve a levéltár nyolc napon belül köteles értesíteni a Magyar Országos Levéltárat.

(4) Az (1) bekezdés a) és c)–f) pontjában meghatározott adatok nyilvánosak.

4. § (1) A közlevéltár éves munkáját az e rendeletben meghatározott követelmények, a tevékenységéhez kapcsolódó fejlesztési programok, az országos és a helyi igények, továbbá – a Magyar Országos Levéltárat kivéve – a szakfelügyelői jelentésben foglaltak figyelembevételével tervezi meg, és éves munkájáról beszámolót készít.

(2) A közlevéltár éves munkatervét és az éves munkáról készített beszámolóját szervezeti és működési szabályzatában meghatározott módon terjeszti fel jóváhagyásra a fenntartóhoz, és a jóváhagyott dokumentumokat tájékoztatásul egy-egy példányban megküldi a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma levéltári ügyekért felelős szervezeti egységének (a továbbiakban: a minisztérium illetékes szervezeti egysége), valamint a vezető szakfelügyelőnek.

(3) A szakmai tevékenység tervszerű megszervezését a megyei (fővárosi) közlevéltár – levéltári anyagának rendezettségéről, selejtezettségéről és segédletekkel való ellátottságáról tájékoztatást adó – tervezési és statisztikai segédletének folyamatos vezetésével is elősegíti.

(4) A nyilvános magánlevéltár éves munkatervét és éves munkájáról szóló beszámolóját a fenntartó által meghatározott szempontok szerint készíti el. E két dokumentum az Ltv. 34/C. §-ának (1) bekezdésében meghatározott költségvetési támogatásra évenként benyújtható pályázat kötelező mellékletét képezi.

5. § (1) Az e rendeletben meghatározott követelmények egységes érvényesítése érdekében a Magyar Országos Levéltár az Ltv. 17. §-a (2) bekezdésének a) pontjában meghatározott feladatkörében – együttműködve a Levéltári Kollégium szakbizottságaival – szakmai ajánlásokat és módszertani útmutatókat (a továbbiakban együtt: Ajánlás) dolgoz ki.

(2) A Magyar Országos Levéltár az Ajánlás tervezetét a Levéltári Kollégium elé terjeszti, majd a Levéltári Kollégium egyetértésével jóváhagyásra megküldi a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez, s a jóváhagyott Ajánlást az érintett levéltárak részére eljuttatja, illetve hozzáférhetővé teszi.

(3) A levéltárfenntartó a levéltári tevékenység személyi és technikai feltételeinek biztosításakor, valamint a levéltári anyag szakszerű és biztonságos megőrzéséhez szükséges raktárak kialakításakor, a levéltár pedig egyes feladatainak megtervezése, illetve végrehajtása során a vonatkozó Ajánlásban foglaltakat is figyelembe véve jár el.

6. § (1) A közlevéltár a (2) bekezdésben meghatározott szervekről és ezek iratkezelésének fontosabb adatairól számítógépen, egységes program alkalmazásával nyilvántartást vezet. E nyilvántartás (a továbbiakban: szervnyilvántartás) adatbázisát a közlevéltár folyamatosan bővíti és naprakészen tartja, s a szervnyilvántartás alapjául szolgáló – az (5) bekezdésben felsorolt – dokumentumokat szervenként elkülönítve, szervdossziéban helyezi el. A szervdossziékat a közlevéltár a gyakorlati igényeknek megfelelően rendszerezi, és rendszerbeli helyüknek megfelelő számmal látja el.

(2) A szervnyilvántartás a közlevéltár illetékességi körébe tartozó közfeladatot ellátó szervekre és tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságokra terjed ki.

(3) A szervnyilvántartás kiterjedhet azokra a nem közfeladatot ellátó szervekre, amelyekkel a közlevéltár az Ltv. 32. §-ának (1) bekezdése alapján maradandó értékű irattári anyaguk rendszeres átvételéről megállapodást kötött. Ezen szervek iratkezelését a közlevéltár a megállapodásban foglaltak szerint felügyeli.

(4) A szervnyilvántartás az alábbi adatokat tartalmazza:

(5) A maradandó értékű irattári anyag átvételéig a szervdossziéban kell tárolni a szerv egyedi iratkezelési szabályzatát (a hatályon kívül helyezett szabályzatokat is ideértve), továbbá a szerv működésére és szervezetére vonatkozó fontosabb dokumentumokat, valamint a szerv iratkezelésének közlevéltári felügyeletével kapcsolatban keletkezett összes iratot vagy annak másolatát.

(6) A maradandó értékű irattári anyag átvételét követően a közlevéltár a szervdossziéban tárolt iratok közül azokat, amelyek az átvett anyagra vonatkoznak, a szervdossziéból a fonddossziéba (39. §) helyezi át.

(7) A privatizált állami gazdálkodó szervezet privatizálás előtt keletkezett maradandó értékű irattári anyagát a közlevéltár a (4) bekezdésben foglaltak értelemszerű alkalmazásával, az irattári anyagot őrző szervet pedig a (4) bekezdés b) és c) pontja szerint tartja nyilván.

7. § (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv egyedi iratkezelési szabályzatának elkészítése, illetve a szabályzat módosításának előkészítése során – a szerv kérésére – konzultációs lehetőséget biztosít.

(2) A közlevéltár az egyedi iratkezelési szabályzatok tekintetében – az Ltv. 10. §-ának (4) bekezdésében meghatározott egyetértési jogkörének gyakorlása során – kiemelt figyelmet fordít arra, hogy

8. § (1) A nem selejtezhető irattári anyag fennmaradásának biztosítása érdekében a közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét a szerv iratkezelési szabályzata alapján, a (2) bekezdésben meghatározott rendszerességgel ellenőrzi.

(2) A közlevéltár éves ellenőrzési tervét úgy állítja össze, hogy az országos és megyei szintű államigazgatási, bírósági, ügyészségi és rendvédelmi szervek, továbbá a megyei és városi képviselő-testület hivatala iratkezelésének ellenőrzésére lehetőleg háromévenként, a többi – működése során maradandó értékű iratokat létrehozó – szerv iratkezelésének ellenőrzésére pedig ötévenként legalább egyszer kerüljön sor.

(3) A nemzetbiztonsági szolgálatoknál és a polgári szolgálatokat irányító tárca nélküli miniszter hivatalában a közlevéltári ellenőrzés rendjét – a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 28. §-ának (5) bekezdése alapján – külön megállapodásban kell meghatározni.

(4) Az ellenőrzés

(5) Az ellenőrzés során észlelt súlyosabb hibák és hiányosságok esetén a közlevéltár az Ltv. 11. §-ának b) és c) pontjában foglaltak szerint jár el.

(6) Az ellenőrzést országos vagy megyei szintű szervnél főlevéltáros, illetve levéltáros, egyéb más szervnél segédlevéltáros is végezheti.

9. § (1) A közlevéltár a 8. § szerinti ellenőrzések tapasztalatainak figyelembevételével ellenőrzi az illetékességi körébe tartozó szervek iratainak selejtezését, és a maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a hozzá legalább két példányban megküldött selejtezési jegyzőkönyvek záradékolásával engedélyezi.

(2) A közlevéltár az irattári anyag selejtezésének ellenőrzése során

(3) Az ellenőrzést követően a közlevéltár a jegyzőkönyv mindkét példányát az alábbiak szerint záradékolja, s az egyik példányt a szervnek visszaküldi:

(4) Ha a levéltár a selejtezés ellenőrzése során olyan hiányosságokat tapasztal, amelyek a (3) bekezdés b) és c) pontjában meghatározott eljárással nem szüntethetők meg, a jegyzőkönyvet nem záradékolja, hanem a szerv vezetőjét a selejtezési eljárás megismétlésére szólítja fel. A szervnek küldött levélben pontosan meg kell határozni a selejtezésben észlelt hiányosságokat. A levéltár a hiányosságok kiküszöbölésére javaslatot tehet.

10. § (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó, a csődeljárásról, a felszámolási eljárásról és a végelszámolásról szóló 1991. évi IL. törvény (a továbbiakban: Cstv.) alapján felszámolási vagy végelszámolási eljárás alá vont gazdálkodó szervezet irattári anyagának selejtezését a felszámoló, illetve a végelszámoló által megküldött selejtezési jegyzőkönyv alapján, illetve szükség szerint a helyszínen végzett vizsgálattal ellenőrzi, és a selejtezési jegyzőkönyvet a 9. § (3) bekezdésében foglaltak szerint záradékolja, vagy indokolt esetben a 9. § (4) bekezdésében meghatározott módon jár el.

(2) A közlevéltár az (1) bekezdésben meghatározott szervek irattári anyagának selejtezését követően visszamaradt maradandó értékű iratokat levéltári megőrzésre alkalmas állapotban – a Cstv. vonatkozó előírásai alapján – állandó megőrzésre átveszi.

11. § (1) Az illetékes közlevéltár a tulajdonos részére írásban meghatározza a privatizált állami gazdálkodó szervezet privatizálás előtt keletkezett irattári anyagában végezhető selejtezés szempontjait, és a selejtezési eljárásról készült jegyzőkönyvet – a 9. §-ban foglaltak figyelembevételével – levéltári szempontból elbírálja.

(2) Az illetékes közlevéltár az (1) bekezdésben meghatározott selejtezési eljárás befejezését követően a tulajdonost az Ltv. 34. §-ának (3) bekezdésében meghatározott nyilatkozat megtételére szólítja fel.

12. § (1) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szervek maradandó értékű iratanyagát csak állandó megőrzésre és csak az Ltv. 12. §-ának (1)–(6) bekezdéseiben meghatározott rendelkezések szerint veheti át.

(2) A nyilvános magánlevéltár a fenntartó által meghatározott – illetékességi körébe utalt – szervek maradandó értékű irattári anyagát a (3) bekezdés szerinti átadás-átvételi jegyzékkel veszi át. Az átadó szerv kötelezettségeit – az átadás elrendelőjeként – a nyilvános magánlevéltár fenntartója határozza meg.

(3) A közlevéltár az illetékességi körébe tartozó szerv vagy jogelődje (jogelődei) működése során keletkezett maradandó értékű irattári anyagot csak irattári rendben, ügyviteli segédleteivel, levéltári tárolásra alkalmas és a tartalomnak megfelelően feliratozott dobozokban (vagy az iratanyag jellegének megfelelő más tárolóeszközökben), továbbá a levéltári anyagot legalább raktári egységenként (dobozonként, illetve egyéb tárolóeszközök szerint) felsoroló jegyzékkel (átadás-átvételi jegyzékkel) együtt köteles átvenni. Az átadás-átvételt a közlevéltár helyiségében kell elvégezni.

(4) A levéltár az átvett levéltári anyag megőrzéséért addig a levéltári egységig lemenően felelős, ameddig a levéltári anyagot az átadás-átvételi jegyzék részletezi. Az átvett levéltári anyaghoz kapcsolódó ügyviteli segédletek részletességéig lemenő felelősség csak abban az esetben hárul a levéltárra, ha alkalma volt az anyag teljességének az átadó szervvel közösen végzett, az ügyviteli segédletek részletességéig lemenő ellenőrzésére, és ennek során a hiányoknak az ügyviteli segédletekbe történő bejegyeztetésére. A levéltár felelősségvállalásának mértékét az átadás-átvételi jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

13. § (1) Ha valamely közlevéltár más levéltár illetékességi körébe tartozó fondot vagy annak részét képező irategyüttest őriz, köteles azt az őrzésre illetékes levéltár részére átadni.

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott levéltári anyag tételes jegyzékéről és az átadás-átvétellel összefüggő egyes kérdésekről az érintett levéltárak – a Történeti Hivatalt kivéve fenntartóik előzetes egyetértésével – írásban állapodnak meg, majd e megállapodást jóváhagyásra megküldik a minisztérium illetékes szervezeti egységének.

(3) Az átadást-átvételt a minisztérium illetékes szervezeti egysége által jóváhagyott megállapodásban foglaltak szerint kell elvégezni.

(4) Az érintett levéltárak közötti megállapodást akadályozó vitás kérdésben a levéltári anyag átvételre illetékes levéltár fenntartójának – a Történeti Hivatal esetében a hivatal elnökének – kérésére a nemzeti kulturális örökség minisztere dönt.

(5) Az Ltv. 31. §-a (2) bekezdésében meghatározott iratok esetében az iratok átadását-átvételét a nemzeti kulturális örökség minisztere e tárgyban hozott határozatában foglaltak szerint kell elvégezni.

14. § A levéltár – gyűjtőmunkájának részeként – az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából

15. § (1) A levéltár iratállományát ajándékozás (öröklés) címén is gyarapíthatja, olyan iratanyagot azonban, amelynek nincs maradandó értéke, illetve olyan lezárt csomagot, amelynek tartalmáról nincs módja meggyőződni, ajándékként (örökségként) nem köteles elfogadni.

(2) Az ajándékozásról ajándékozási nyilatkozatot (szerződést) kell készíteni, és az iratok átvételéről átvételi elismervényt kell adni, s ebben az ajándékozás tényére is utalni kell.

16. § (1) A levéltár csak a köziratnak nem minősülő levéltári anyagot ajánlhatja fel cserére más levéltár, múzeum vagy könyvtár részére.

(2) Iratcserét a levéltár csak abban az esetben kezdeményezhet, ha a csere tárgyát képező levéltári anyagok értéke között nem áll fenn jelentős különbség, s az anyag megszerzéséhez kiemelten fontos szakmai, tudományos érdek fűződik.

(3) A cseréről szóló szerződés megkötését a fenntartó által jóváhagyott írásos javaslat alapján a nemzeti kulturális örökség minisztere engedélyezi.

(4) A (3) bekezdés szerinti javaslatnak tartalmaznia kell a cserére felajánlott, illetve a csere során megkapható levéltári anyag címét, évkörét, mennyiségét, jelzeteit, valamint a csere indoklását. A javaslathoz az iratok azonosítására alkalmas jegyzéket is mellékelni kell.

17. § (1) A levéltár a maradandó értékű magániratot meghatározott időtartamra szóló írásbeli szerződés alapján letéti megőrzésre átveheti.

(2) A közlevéltár – az Ltv. 13. §-ának b) pontjában foglaltak szerint – a határozott időre szóló szerződés alapján átvett maradandó értékű magániratot ingyenes letétként őrzi meg. A nyilvános magánlevéltár a letétért a szerződésben meghatározott díjat köthet ki.

(3) A letéti szerződésbe bele kell foglalni az irat tulajdonosának vagy birtokosának nevét és lakcímét, a letétbe helyezett levéltári anyag fizikai állapotának leírását, valamint az őrzésre, kutatásra, reprodukálásra vonatkozó feltételeket. Indokolt esetben a levéltár az iratok állapotát dokumentáló fotókat is mellékel.

(4) A letétként átvett iratokról a levéltár a letéti szerződés elválaszthatatlan részét képező mellékletben az anyag azonosításához szükséges jegyzéket készít.

(5) A levéltári anyagban a letétbe helyezés előtt történt helytelen kezelés miatt keletkezett károk súlyosbodásáért és az időmúlás következtében beálló kedvezőtlen változásokért a levéltár nem vállal felelősséget.

18. § (1) Konzerválási vagy restaurálási munkákat letétként átvett iratokon a levéltár csak a letevővel esetenként kötött megállapodás alapján végezhet. A konzerválási és restaurálási munkák költségeinek viseléséről e megállapodásban kell rendelkezni.

(2) A levéltár a letétbe helyezett iratokat, ha ezzel kapcsolatban a letéti szerződés különleges kikötéseket nem tartalmaz, a levéltári anyagra vonatkozó általános szabályok szerint őrzi, kezeli, bocsátja a kutatás rendelkezésére, és teszi közzé. Ennek során a letétbe helyezett levéltári anyag rendjét – a levéltári rendszerezés szabályainak megfelelően – megváltoztathatja, a letét egészéről vagy egyes darabjairól saját használatára vagy térítés ellenében a kutatók részére reprodukciókat készíthet.

19. § (1) A levéltári anyagot az erre a célra kialakított és megfelelően felszerelt helyiségben, levéltári raktárban kell megőrizni.

(2) A raktárhelyiségben a levéltári anyag mellett csak a levéltár szakmai feladatainak ellátásával kapcsolatos, illetőleg a levéltári anyagot kiegészítő más gyűjtemény jellegű anyag (könyvtár, pecsétnyomók gyűjteménye stb.) tárolható, de a raktáron belül a levéltári anyagtól ezeket is el kell különíteni.

(3) A levéltár a raktárhelyiség állapotának alakulását a páratartalom és a hőmérséklet mérésével folyamatosan figyelemmel kíséri, s a mérési eredményeket – a szükséges intézkedések megtétele érdekében – rendszeresen értékeli.

20. § Új levéltári raktárat az Ltv. 15. §-a (1) bekezdésének b) pontjában meghatározott követelmények érvényesítésével és az állományvédelemről szóló Ajánlásban foglaltak figyelembevételével kell kialakítani, gondoskodva egyúttal az ott őrzött iratok anyagához igazodó hőmérséklet és páratartalom folyamatos biztosításának feltételeiről.

21. § (1) A közlevéltárak raktárainak állapotát az állományvédelemről szóló Ajánlásban foglalt szempontok alapján – a levéltári szakfelügyelet bevonásával – 2004. december 31-ig, s ezt követően ötévenként minősíteni kell.

(2) Ha az (1) bekezdésben foglaltak szerint elvégzett minősítés alapján ez szükségessé válik, a közlevéltár fenntartója a raktározási kapacitás bővítésére, a tárolásra alkalmatlannak minősített raktárak kiváltására, illetve a tárolási körülmények javítására vonatkozóan egy éven belül intézkedési tervet készít, s azt tájékoztatásul megküldi a minisztérium illetékes szervezeti egységének.

22. § (1) Ha a raktárban – vagy az átmeneti tároló helyen – őrzött levéltári anyag épségét vagy biztonságát bármilyen veszély fenyegeti, ennek megszüntetéséről az észlelés után azonnal gondoskodni kell.

(2) Abban az esetben, ha a károkozó jelenség megszüntetése a levéltár saját eszközeivel nem lehetséges, a levéltár köteles – a szakfelügyelő egyidejű értesítése mellett – a fenntartó segítségét kérni a veszély elhárításában.

23. § A raktár használati rendjének kialakítása és folyamatos biztosítása érdekében a levéltár saját ügyrendjében szabályozza

24. § A levéltár megelőző állományvédelmi intézkedéseket tesz a levéltári anyag károsodásának, illetve állapotromlásának megakadályozására, valamint több évre kidolgozott állományvédelmi terv szerint folyamatosan gondoskodik:

25. § A levéltár az őrizetében lévő iratanyagot annak biztonsága és kutathatóvá tétele érdekében feldolgozza. A feldolgozás során

26. § (1) A levéltári rendszerezés alapja az iratanyag fondokra tagolása. Minden végleges vagy letéti megőrzésben lévő levéltári anyagot fondba kell sorolni.

(2) A levéltár a rendszerezés első lépéseként megállapítja az őrizetébe került regisztratúra jellegű fond létrehozóját, illetve gyűjtemény jellegű fond esetében a gyűjtemény kialakítóját, valamint – ha ez szükséges – a fondot jellemző egyéb tényezőket, és ezen ismérvek alapján az iratanyagot fondjainak valamelyikébe besorolja, vagy az iratanyagból új fondot alakít ki, s a fondot címmel látja el.

(3) Ha valamely levéltár – a (4) bekezdésben foglalt kivétellel – különböző regisztratúra jellegű fondokból azok egészének további fenntartása mellett egyes darabokat a jobb és biztonságosabb megőrzés vagy a technikailag könnyebb kezelés érdekében kiemel, és a darabokat a velük azonos jellegű darabokból álló gyűjtemény jellegű fondba beosztja, ezt csak az irat eredeti levéltári helyére utaló konkordancia jegyzék készítése mellett teheti meg.

(4) A csekély (0,1 ifm-nél kisebb) terjedelmű fondokból vagy fondtöredékekből a fondképzők jellegének azonossága alapján gyűjtemény jellegű fond alakítható ki.

(5) Az olyan egyedi iratokból, amelyek a levéltár egyetlen fondjába sem oszthatók be, gyűjtemény jellegű fondot kell kialakítani.

27. § (1) A területi általános levéltár az új fondot – a fondképző, illetőleg a fondkialakító meghatározása és a fond címének megállapítása után – a fondszerkesztésről szóló Ajánlásban felsorolt fondfőcsoportok valamelyikébe osztja be.

(2) A fondszerkesztésról szóló Ajánlásban felsorolt főcsoportokon belül a területi általános levéltár a fondokat azok fondképzői jellegéből meghatározott csoportok valamelyikébe is beosztja.

(3) Az (1)–(2) bekezdés szerinti főcsoportokon, illetőleg csoportokon belül a fond azonosító számot kap, amely a főcsoport római számával együtt a fond törzsszámát alkotja.

(4) A Magyar Országos Levéltár és az Ltv. 19–21. §-a szerinti közlevéltárak, valamint a nyilvános magánlevéltárak anyaguk rendszerét és jelzetelési módját a fondszerkesztés általános elvei, valamint saját hagyományaik alapján maguk határozzák meg.

28. § (1) A regisztratúra jellegű fond a fondképző szervezeti és működési rendje, valamint a fondra jellemző egyéb ismérvek figyelembevételével tovább tagolható, vagyis a fondon belül állagok alakíthatók ki.

(2) A gyűjtemény jellegű fond rendszerét és struktúráját a fondkialakító határozza meg. A gyűjteményen belüli állagokat az azonos fondképzőtől származó levéltári anyagból vagy a különböző fondképzőktől származó azonos tárgyú (pl. szabályrendeletek) vagy azonos tárolási módot igénylő (pl. térképek, tervrajzok) iratokból célszerű kialakítani.

(3) Indokolt esetben és szakmai ismérvek alapján a fondon (illetőleg annak egyes állagain belül) sorozatok is kialakíthatók.

29. § (1) Rendezetlen az az iratanyag, amelyben a fondok vagy a fondon belül az állagok szétválasztása nem történt meg.

(2) A levéltár a rendezési munka során – az eredeti irattári rend lehetőség szerinti megtartására, illetve helyreállítására törekedve – a levéltári anyagot a rendezési szintek (alap-, közép- és darabszint ) szakmai ismérveinek megfelelően kialakított levéltári egységekre tagolja.

(3) Rendezést írásban rögzített és az illetékes szakmai vezető által jóváhagyott rendezési terv alapján lehet végezni. A rendezési terv egy példányát a fonddossziéban (39. §) kell elhelyezni. A rendezési terv tartalmazza a fondképző rövid történetét, feladat- és hatáskörét, szervezeti felépítését, iratkezelési rendszerét, az iratanyag mennyiségét, állapotát, továbbá a rendezés szintjét.

(4) A rendezés során kialakított levéltári egységek rendszerbeli helyét a levéltári jelzet fejezi ki, amelynek alapján biztosítható az iratok azonosítása, visszakereshetősége. Egy adott levéltári egység levéltári jelzete a legnagyobb levéltári egységből kiindulva – a levéltári vertikális tagolódásnak megfelelően – tartalmazza mindazoknak a levéltári egységeknek szavakkal vagy jelekkel kifejezett címét vagy nevét, amelyekbe az adott levéltári egység beletartozik. A levéltári jelzetet a levéltári egységeken fel kell tüntetni.

30. § (1) Alapszinten rendezett az az iratanyag, amelyben az egyes fondok vagy – állagokra tagolódó fondok esetében – az egyes állagok egymástól már el vannak különítve, egy-egy fondon vagy állagon belül az iratok még nincsenek rendezve.

(2) Középszinten rendezett az az iratanyag, amelyben a fondon vagy állagon belül egy raktári egységet általában meg nem haladó terjedelmű levéltári egységeket alakítottak ki.

(3) Darabszinten rendezett az az iratanyag, amelyen belül a legkisebb levéltári egységek az ügyiratdarabok, illetve az egyes iratok.

(4) A levéltári anyagot a nyilvántartás megbízhatósága és a használhatóság elősegítése érdekében legalább középszinten kell rendezni.

31. § (1) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag egyes fondjaiból azokat az iratokat, amelyek az Ltv. 3. §-ának j) pontja szerint nem minősülnek maradandó értékűnek, selejtezés útján távolítja el.

(2) A (4) bekezdésben foglaltak kivételével selejtezést csak előzetesen kidolgozott selejtezési terv alapján szabad végezni. A selejtezési tervnek tartalmaznia kell a fondképzőnek a levéltári anyagban visszatükröződő ügyköreit, illetőleg az ügykörökön belül kialakult egyes sajátos anyagtípusokat, s utalnia kell ezek selejtezhetőségére. A selejtezési tervet a levéltár a szakfelügyelet útján terjeszti fel jóváhagyásra a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez.

(3) Ha a fondhoz korabeli selejtezési ügykörjegyzék vagy irattári terv kapcsolódik, a selejtezési tervet e dokumentumok alapján célszerű elkészíteni.

(4) Az olyan fond esetében, amelynek selejtezésére vonatkozóan jogszabállyal kiadott és a selejtezés időpontjában is hatályban lévő irattári terv vagy Ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék áll rendelkezésre, selejtezési terv készítésére nincs szükség.

(5) A selejtezési eljárás befejezésével selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét, a selejtezés alapjául szolgáló jogszabály, Ajánlásként közreadott selejtezési ügykörjegyzék vagy a (2) bekezdés szerint jóváhagyott selejtezési terv megnevezését, a selejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit, a selejtezett anyag mennyiségét, végül a selejtezés időpontját, a selejtezést végző és a selejtezésért felelős levéltáros nevét.

(6) A levéltár a selejtezésről készített jegyzőkönyvet a szakfelügyelet útján jóváhagyás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységéhez terjeszti fel.

(7) A (2)–(6) bekezdésben foglaltakat értelemszerűen alkalmazni kell a rendezések során, azokkal párhuzamosan végzett selejtezések esetén is.

32. § (1) A levéltári anyagot olyan tárolóeszközökben (doboz, téka stb.) kell elhelyezni, amelyek lehetővé teszik az iratanyag jellegének megfelelő célszerű technikai kezelést, s egyúttal biztosítják a levéltári anyag fizikai és kémiai védelmét.

(2) A raktári egységeket a 30. § (2) bekezdésében foglaltak alapján elvégzett rendezés során létrehozott legkisebb levéltári egységekből kell kialakítani. A több raktári egységre terjedő legkisebb levéltári egység (egy alapszámhoz, rendszámhoz, csoportszámhoz, irattári tételszámhoz, ügyköri vagy tárgyi egységhez tartozó iratok) raktári egységeit az irattári rendszerükből adódó tagolás alapján kell kialakítani.

(3) A raktári egységeket raktári jelzettel kell ellátni. A raktári jelzetnek tartalmaznia kell a fond (állag) törzsszámát, nevét és az adott raktári egység fondon, illetve állagon belüli helyét, sorszámát. A raktári egységek fondon, illetve állagon belüli helyét a fondonként, illetve állagonként eggyel újrakezdődő sorszám határozza meg.

(4) A raktári egységekből ki kell alakítani a raktári rendet, az anyagot mintaállványozni kell. Mintaállványozottnak a már rendezett és az (1)–(3) bekezdésben felsorolt követelményeknek megfelelő iratanyag minősül.

33. § (1) A levéltár a levéltári anyag nyilvántartása, továbbá használatának elősegítése céljából segédleteket készít.

(2) Rendeltetésüket tekintve a levéltári segédletek

34. § (1) A levéltári anyag megfelelő dokumentálása és megőrzésének biztosítása érdekében a levéltár nyilvántartásokat vezet.

(2) A levéltári anyagról vezetett nyilvántartások:

(3) A 35–38. és a 40–42. §-ban felsorolt nyilvántartásokat a közlevéltár számítógépen, egységes program alkalmazásával vezeti és a számítógépen tárolt adatok rendszeres biztonsági mentéséről és archiválásáról a programhoz mellékelt útmutató szerint gondoskodik.

(4) A 35–38. és a 40–42. §-okban felsorolt, manuálisan vezetett nyilvántartások adatainak bejegyzése, illetve az azokban eszközölt változások átvezetése csak nem fakuló tintával vagy más megbízható technikával történhet, az átvezetés során pedig tilos a módosult szövegrész törlése vagy más módon olvashatatlanná tétele.

(5) Manuálisan vezetett nyilvántartás esetén a módosításokra vonatkozó bejegyzést a készítőnek aláírásával kell ellátnia.

(6) A levéltári feldolgozó munka során meghaladottá vált, újjal pótolt nyilvántartást megsemmisíteni tilos; azt a fonddossziéban kell hagyni, de érvénytelenítésének tényére egyértelműen utalni kell.

35. § (1) A levéltár az általa őrzött fondokról (ideértve a letéteket is) törzskönyvi nyilvántartást vezet.

(2) A törzskönyvi nyilvántartás adatai:

(3) Az új fondokat kialakításuk sorrendjében és törzsszámuk feltüntetésével folyamatosan kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni.

(4) Be kell vezetni a törzskönyvi nyilvántartásba a már nyilvántartásba vett fondok bármely adatában a levéltári anyag levéltári feldolgozása során, valamint az iratátvételekkel vagy az esetleges iratátadásokkal előállt bármely változást.

(5) A (3) és (4) bekezdésekben előírt bejegyzéseket az új fond kialakításától, illetve a változás megtörténtétől számított 15 napon belül – a vonatkozó ügyirat iktatószámának feltüntetésével – kell a törzskönyvi nyilvántartásba bevezetni.

36. § (1) A levéltár a gyarapodási naplóban tartja nyilván a hozzá bármely jogcímen véglegesen beérkezett levéltári anyagot.

(2) A gyarapodási napló a beérkezés sorrendjének megfelelően, évente 1-gyel kezdődő sorszámozott tételekben a következő adatokat tartalmazza:

(3) A gyarapodási naplót – számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait – a levéltár arra felhatalmazott munkatársa az év végén lezárja, a gyarapodást összesíti és aláírásával hitelesíti.

37. § (1) A levéltár fogyatéki naplóban tartja nyilván az állományából véglegesen kikerült (más szerv számára véglegesen kiadták vagy selejtezték) és ennek következtében a törzskönyvből kivezetett nem letéti levéltári anyagot.

(2) A fogyatéki napló adatai:

(3) A fogyatéki naplót – számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait – az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa hitelesítési záradékkal látja el.

(4) Letét kiadását a letéti napló megfelelő rovatában kell feltüntetni.

38. § (1) A levéltár a letéti naplóban tartja nyilván a hozzá beérkező, valamint az általa visszaadott levéltári letéteket.

(2) A letéti napló adatai:

(3) A letéti naplót – számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait – az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa lezárja, a letéteket összesíti és aláírásával hitelesíti.

39. § (1) A levéltár az őrizetében levő fondok anyagára vonatkozó valamennyi iratot a fondonként kialakított fonddossziéban helyezi el. A fonddosszié az iratok keletkezésének sorrendjében tartalmazza:

(2) A törzskönyvi nyilvántartás és a fonddosszié fondra vonatkozó adatainak egyezniük kell.

40. § (1) A levéltár az általa őrzött levéltári anyag raktári egységeit (csomó, doboz, téka, kötet stb.) raktári jegyzéken tartja nyilván.

(2) A raktári jegyzék az egyes raktári egységeket a fond, illetve az állag szerkezetének megfelelő, a fondképző szervezetét, illetve funkcióját is tükröző tagolásban és e tagolásnak megfelelően kialakított levéltári egységek (állagok, sorozatok, tételek stb.) sorrendjében, fondonként – állagokra tagolódó fond esetén állagonként – újrakezdődő sorszámmal sorolja fel.

(3) A raktári jegyzék adatai:

(4) Az áttekintő raktári jegyzék a (3) bekezdésben felsoroltakon kívül tartalmazza:

(5) A levéltár ideiglenes raktári jegyzéken tartja nyilván az általa őrzött olyan levéltári anyag raktári egységeit, amelynek fondképzőjét már megállapította, raktári egységeit kialakította, az iratok rendezettsége azonban még nem teszi lehetővé a (3) bekezdésben meghatározott adatok teljes körű közlését.

(6) Az ideiglenes raktári jegyzék a fond rendezettségétől függően megállapítható adatokkal, tagolásban és sorrendben sorolja fel a fond egyes raktári egységeit. Ideiglenes raktári jegyzékként, ha a fenti kritériumoknak megfelelnek, felhasználhatók az átadás-átvételi jegyzékek is.

(7) A levéltári szakmai ismérvek alapján középszinten rendezett levéltári anyagról raktári jegyzéket vagy áttekintő raktári jegyzéket kell készíteni.

(8) Az áttekintő raktári jegyzék, a raktári jegyzék, az ideiglenes raktári jegyzék egy, a készítő aláírásával hitelesített példányát a fonddossziéban kell elhelyezni.

41. § (1) A levéltár a kölcsönzési naplóban tartja nyilván az általa kikölcsönzött levéltári anyagot.

(2) A kölcsönzési napló adatai:

(3) A kölcsönzési naplót – számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait – az év végén a levéltár arra illetékes munkatársa lezárja, a kölcsönzéseket összesíti és aláírásával hitelesíti.

42. § (1) A levéltár átmeneti naplóban tartja nyilván az ideiglenesen a levéltárba került levéltári anyagot: így a kölcsönzésre beérkezett, intézményektől vagy magánszemélyektől restaurálásra, vásárlásra, szakértői véleményezésre, fényképezésre stb. átvett levéltári anyagot.

(2) Az átmeneti napló adatai:

(3) Az átmeneti naplót – számítógépes program alkalmazása esetén annak kinyomtatott lapjait – az év végén a levéltár arra felhatalmazott munkatársa lezárja, az adatokat összesíti és aláírásával hitelesíti.

43. § (1) A tájékoztatási célú levéltári segédletek

(2) Tájékoztatási célú segédletek: fond- és állagjegyzék, útmutató, fondismertetés, ismertető leltár, repertórium.

(3) Levéltári tájékoztatási célú segédletként felhasználhatók azok a korabeli ügyviteli segédletek is, amelyek a levéltári anyag használatát megfelelően szolgálják.

(4) A levéltár a tájékoztatás és a nyilvántartás céljainak egyaránt megfelelő fond- és állagjegyzéket köteles naprakész állapotban vezetni, és a változásokhoz igazodó rendszerességgel közzétenni.

(5) A levéltár a felsoroltakon kívül is készít a Nemzetközi Levéltári Tanács ajánlásainak, illetve nemzetközi szabványainak figyelembevételével az anyag rendezettségi szintjéhez, tartalmai sajátosságaihoz igazodó, a használhatóság, a levéltári tájékoztatás érdekében szükséges feltáró jellegű segédleteket, számítógépes adatbázisokat, továbbá általános és tematikus ismertetőket.

44. § (1) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot megfelelő feltételek biztosításával a kutatás számára hozzáférhetővé teszi.

(2) A levéltári kutatás megfelelő feltételeinek biztosítása érdekében a levéltár a levéltári anyagot, annak nyilvántartása, tudományos igényű rendszerezése és tájékoztatási célú segédletek készítése útján kutatásra alkalmassá teszi, a levéltári anyagot célszerűen kialakított külön helyiségben (a továbbiakban: kutatóterem) ingyenesen bocsátja a kutatók rendelkezésére, és lehetőséget teremt arra, hogy a kutató a kutatásra kiadott levéltári anyagról saját költségén másolatot kaphasson. [Ltv. 22. § (1) bek.]

(3) A levéltár megtagadhatja a (2) bekezdésben meghatározott másolat elkészítését, ha a reprodukciós eljárás vagy annak gyakorisága a levéltári anyag fizikai állapotát károsítja, épségben történő fennmaradását veszélyezteti.

(4) A levéltári anyaghoz való hozzáférést a közlevéltár az Ltv. 22–26. §-ában foglaltaknak megfelelően, a nyilvános magánlevéltár az Ltv. ezen rendelkezéseinek figyelembevételével elkészített és fenntartója által jóváhagyott kutatási szabályzat szerint biztosítja.

45. § (1) Az általános levéltár a kutatás lehetőségét legalább a hét négy munkanapján minimum 30 órában, más közlevéltár legalább heti három napra elosztott minimum 20 órában biztosítja. A nyilvános magánlevéltárban folytatható kutatás lehetőségét és heti időtartamát a nyilvános magánlevéltárként történő bejegyzésről szóló határozat [Ltv. 30. § (1) bek.] rögzíti.

(2) A kutatóterem nyitva tartása idején a levéltár köteles gondoskodni a kutatóterem állandó felügyeletéről, a levéltári anyag sérülésmentes és biztonságos körülmények közötti kutathatóságáról, a kutatók levéltári anyaggal való ellátásáról és megfelelő szakmai tájékoztatásáról.

(3) Ha a kutatásra kikért anyagról másolati példány is rendelkezésre áll, akkor a levéltár a kutatást a másolat kiadásával teszi lehetővé. E szabály alól a kutatás témáját, különös szempontjait mérlegelve a levéltár vezetője esetenként felmentést adhat.

46. § (1) A levéltár – a levéltári anyag kutatótermi használatának általános szabályait figyelembe véve – saját hatáskörében kutatótermi szabályzatot készít, és azt a kutatók számára hozzáférhetővé teszi.

(2) A levéltár a kutatótermi szabályzatban határozza meg a levéltári anyag kutatótermi használatának rendjét, az igénybe vehető szolgáltatások körét és módját, valamint a 44. § (2) bekezdésében meghatározott másolat elkészítésének díját.

(3) A kutatóterem felügyeletével és a kutatószolgálat ellátásával megbízott levéltári dolgozó (a továbbiakban: kutatótermi felügyelő)

(4) A kutatótermi szabályzatban meghatározott rendelkezéseket a kutató köteles betartani, és a számára kutatásra kiadott levéltári anyag rendjét és fizikai állapotát megőrizni.

47. § (1) A látogatói jeggyel rendelkező kutató az általa kutatni kívánt levéltári anyagot a kutatótermi felügyelőtől kérőlap, kísérőlap és őrjegy szabályszerű kitöltésével és benyújtásával igényelheti; a kérőlap és kísérőlap tartalmazza a kutató nevét, az általa kutatásra igényelt levéltári anyag pontos jelzetét, valamint a kérőlap beadásának keltét.

(2) A kérőlapokat naptári évenként eggyel kezdődő számsorrendben a külön e célra rendszeresített iktatókönyvben kell nyilvántartani. A kérőlap iktatószámát a kísérőlapra is rá kell vezetni. Az iktatókönyvben fel kell tüntetni a kérőlap iktatószámát, keltét, a levéltári anyag visszahelyezésének keltét. A kérőlapokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig iktatószámuk sorrendjében nem nyilvános iratként meg kell őrizni.

(3) A kísérőlapra a levéltári anyag kezelésével kapcsolatos feljegyzéseket: a levéltári anyag kiadásának és visszahelyezésének dátumát, a levéltári anyag mennyiségére, fizikai állapotára vonatkozó megjegyzéseket kell feltüntetni. A kísérőlapon fel kell tüntetni azt is, hogy a levéltári anyag mely jelzeten volt megtalálható, vagy a levéltári anyag a megadott jelzeten nem volt megtalálható. A kísérőlapot a kutatás tartama alatt a levéltári anyag mellett kell őrizni; a levéltári anyag visszaadásakor a visszavételt a kutatótermi felügyelő a kísérőlapon igazolja és azt a kutatónak átadja.

(4) Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység pontos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyet kell kiállítani, és azt a kutatásra kiemelt levéltári anyag raktári helyén kell őrizni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyet az anyag kezelője a levéltár kutatótermi szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti.

48. § A levéltár az egyszerre benyújtható kérőlapok számát négyben, az egy kérőlapra kiadható levéltári anyag mennyiségét a raktári egységenként kikért iratanyag esetében egy doboznyi vagy csomónyi terjedelemben, kötetek esetében tíz kötetben, a jelzetenként kikért iratanyag esetében tíz jelzetre kiterjedő mennyiségben, film esetében pedig öt filmdobozban maximálhatja.

49. § (1) A közlevéltár az általa kiadott látogatói jegyet és az abban foglalt adatokat – az Ltv. 22. §-ának (2)–(4) bekezdésében foglaltak szerint – nyilvántartja, továbbá a kutatószolgálat menetének áttekintése és ellenőrzése, valamint a statisztikai adatszolgáltatás pontossága érdekében a kutatóteremben kutatónaplót vezet.

(2) A kutatónapló minimálisan kötelező adatai:

(3) Év végén a lezárt kutatónapló adatait összesítve rögzíteni kell a kutatók, a kutatási esetek, valamint a kérőlapok számát.

50. § (1) A levéltár kérelmére – a levéltári anyag rendezettségétől és segédlettel való ellátottságától függő mélységben – általános tájékoztatást nyújt a keresett tárgyra vonatkozó adatokat tartalmazó levéltári egységekről, illetve a kérelmező által közölt adatok alapján egyedi kiegészítő adatokat szolgáltat.

(2) A megkeresés teljesítésére felkutatott, a tájékoztatás alapjául szolgáló levéltári anyagról a levéltár

(3) A tartalmi kivonat olyan írásos, de nem szöveg- vagy formahű értesítés, amelyben a levéltár az (1) bekezdésben foglaltaknak megfelelően szolgáltat adatokat, illetve a keresett adatra vonatkozó levéltári anyag hiányáról tájékoztat.

(4) A hiteles másolat lehet

(5) A teljes másolat az adott irat teljes szövegét tartalmazza.

(6) A kivonatos másolat az adott iratnak csak részeiről készül, és tartalmaznia kell:

(7) A levéltár szöveg- és formahű másolatot fénykép és -másolat formájában is kiállíthat:

(8) A hiteles fénykép és -másolat alapjául szolgáló negatív film az ügyfélnek nem adható ki, megőrzéséről vagy megsemmisítéséről a levéltár saját ügyrendjében határoz.

(9) Az ügyfél által készített fénykép és -másolat a levéltár által abban az esetben hitelesíthető, ha minden tekintetben megfelel a (7) bekezdésben meghatározott követelményeknek.

(10) Ha a másolat több lapra terjed, a lapokat – levéltári jelzetenként újra kezdődő sorszámmal – le kell számozni, át kell fűzni, és az átfűzést oly módon kell a levéltár pecsétjével lezárni, hogy a lapok észrevétlen kicserélésére lehetőség ne nyíljék.

(11) A hitelesítési záradékot az írásos másolatra közvetlenül a másolt szöveg után – fényképmásolat esetén a reprodukció hátlapjára – kell rávezetni.

(12) A hitelesítési záradék a következő adatokat tartalmazza:

(13) Fénykép és -másolat hitelesítésénél meg kell adni a kicsinyítési arányt.

(14) A hitelesített másolat kiállítása az illetékekről szóló 1998. évi LX. törvény értelmében és az ott meghatározott értékben illetékköteles.

51. § Külföldi ügyfél megrendelésére kiállított hitelesített másolatot – az államigazgatási eljárás szabályai szerint – felülhitelesítés és diplomáciai úton történő külföldre továbbítás céljából a minisztérium illetékes szervezeti egységének kell megküldeni. A hitelesítési záradékot a levéltár vezetője írja alá. A hitelesített másolat kiállítási illetékének behajtásáról a Külügyminisztérium külképviselete gondoskodik. Hitelesített másolatot nem tartalmazó tájékoztató levél külföldi ügyfélnek közvetlenül küldhető.

52. § (1) A kölcsönzési eljárás során alkalmazott szabályokat a kölcsönzés célja határozza meg. Ennek megfelelően a kölcsönzési eljárást

(2) A levéltár a bármilyen célból kölcsönzött iratanyagot a kölcsönzési naplóban tartja nyilván (41. §).

(3) Eredeti levéltári anyag kölcsönzése esetén az iratanyagot postai úton nem szabad szállítani. A szállítás megszervezéséért, valamint a kölcsönzött iratok biztonságáért a kölcsön vevő levéltár a felelős.

53. § (1) A levéltár eredeti levéltári anyagot ügyviteli célból az iratot keletkeztető szervnek, illetve jogutódjának vagy ezek felügyeleti szervének meghatározott időre köteles rendelkezésre bocsátani. A kölcsönzési kérelem – a kölcsönvevő egyetértésével – másolattal vagy tartalmi kivonat készítésével is teljesíthető.

(2) Az (1) bekezdésben megjelölt szerveken kívül más szerv iratkölcsönzési kérelmét a levéltár másolattal vagy tartalmi kivonat készítésével elégíti ki.

(3) A kölcsönzésre kiemelt eredeti levéltári anyagról két példányban darabjegyzéket kell készíteni. A jegyzék egyik példánya a kölcsönvevőé, a másik példány pedig a kölcsönadó levéltárban marad.

(4) Az ügyviteli kölcsönzés során a kölcsönzött levéltári anyag mennyisége nem esik korlátozás alá.

(5) A kölcsönzés időtartamát a levéltár a kölcsönvevő szerv kívánságának megfelelően állapítja meg, de az a 120 napot nem haladhatja meg.

(6) A kölcsönzés költségeit (szállítás, másolatkészítés stb.) a kölcsönzést kezdeményező szerv viseli.

54. § (1) Levéltári anyag kutatási célból meghatározott személy használatára (a továbbiakban: kutató) csak levéltárnak kölcsönözhető ki.

(2) A kutató a kölcsönzés érdekében annál a levéltárnál terjeszti elő kérelmét, amelynél érvényes látogatói jeggyel rendelkezik.

(3) A levéltár a kölcsönzési kérelmet az eredeti levéltári anyagot őrző levéltárhoz a kutató nevének, a kért levéltári anyag jelzetének és a kölcsönzés időtartamának egyidejű közlésével továbbítja.

(4) A kutatási engedélyhez kötött levéltári anyag kölcsönzésére irányuló megkereséshez a kölcsönvevő levéltárnak mellékelnie kell az Ltv. 23. § (2) bekezdésében, valamint 24. § (2)–(5) bekezdéseiben meghatározott, a kutató által előzetesen beszerzett dokumentumokat.

(5) A kölcsönkért anyagot őrző levéltár megtagadhatja az eredeti levéltári anyag kölcsönzését, ha az különös értéke, formája vagy rossz fizikai állapota miatt nem kölcsönözhető, vagy a kölcsönkért levéltári anyagról reprodukció áll rendelkezésre.

(6) A kölcsönkért anyagot őrző levéltár köteles az eredeti levéltári anyag kölcsönzésének megtagadásáról és annak indokáról a kölcsönzést kérő levéltárat írásban értesíteni.

(7) A kutatási célra egy alkalommal kölcsönözhető levéltári anyag mennyisége nem haladhatja meg a kutatótermi használatra egy alkalommal kiadható levéltári anyag mennyiségét. Ha a kölcsönzési kérelem ennél nagyobb mennyiségű levéltári anyagra irányul, akkor azt részletekben – az előző részlet visszaérkezését követően – kell kölcsönözni.

(8) A kölcsönzés időtartama a 90 napot nem haladhatja meg.

(9) A kölcsönadó levéltár számára aránytalanul nagy munkaráfordítást jelentő kölcsönzési igény esetén a kölcsönadó levéltár megkövetelheti az iratanyag előzetes helyszíni tanulmányozása alapján végzett válogatást.

(10) A kölcsönzött levéltári anyag szállításával kapcsolatos valamennyi felmerült költséget a kölcsönvevő viseli.

55. § (1) A levéltár kutatási célú kölcsönzésre a levéltári anyagot a kutatótermi szabályzatában foglaltak értelemszerű alkalmazásával emeli ki és adja át a kölcsönzést intéző levéltárosnak.

(2) A kutatási célra kölcsönzött eredeti levéltári anyagot a kölcsönadó levéltár fondonként és állagonként, azon belül darabonként csoportosítja, saját tulajdonbélyegzővel laponként lebélyegzi, és tételenként oldal- vagy lapszámozza.

(3) A levéltár a kölcsönzésre kerülő levéltári anyagot jelzetenkénti sorrendben jegyzékbe foglalja. A jegyzék tartalmazza a kölcsönadó levéltár nevét, a kölcsönzésre vonatkozó ügyirat számát, a kölcsönvevő levéltár nevét és címét, valamint az anyagot használó kutató nevét. A jegyzék az anyagot jelzetenként sorolja fel olyan részletességgel, hogy pontos azonosítása és mennyiségének ellenőrzése lehetséges legyen.

(4) A levéltár saját ügyrendjében a darabjegyzék készítésénél a (2)–(3) bekezdésben foglaltakon túlmenő előírásokat is alkalmazhat.

(5) A darabjegyzéket legalább három példányban kell elkészíteni; ezekből egy példány az iratokat kíséri, s a kölcsönvétel és a visszavétel elismerését szolgálja; a második a kölcsönadó, a harmadik pedig a kölcsönvevő saját példánya.

56. § (1) A kutatási célra kölcsönzött levéltári anyagot nem szabad tovább kölcsönözni, a kölcsönadó levéltár engedélye nélkül reprodukálni, valamint a kölcsönzés céljától eltérően használni.

(2) A kölcsönzött levéltári anyag biztonságáért a kölcsönzés időtartama alatt a kölcsönvevő levéltár vezetője felelős.

57. § (1) Eredeti levéltári anyag csak meghatározott időtartamra, levéltárnak vagy más közgyűjteményi intézménynek kölcsönözhető. Minden más kölcsönzési igény csak a megrendelő költségére előállított másolattal teljesíthető.

(2) Eredeti levéltári anyagot külföldre kölcsönözni a kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvény rendelkezései szerint lehet.

(3) Levéltári anyagot kölcsönözni csak kifogástalan fizikai állapotban szabad.

(4) A kiállítási célú kölcsönzés előtt a levéltári anyagról az őrző levéltár biztonsági másolatot köteles készíteni vagy készíttetni.

(5) A kölcsönzéssel járó költségek a kölcsönvevőt terhelik.

(6) A kiállítási célú kölcsönzési kérelem elutasításáról és annak indokáról a levéltár a másik felet írásban értesíti.

58. § A kiállítási célú kölcsönzést a kutatási célú kölcsönzés szabályai szerint kell lebonyolítani, azzal a kötelezettséggel, hogy a kölcsönzött iratanyagról minden esetben darabjegyzéket kell készíteni, és rendelkezni kell a kölcsönzés engedélyezett időtartalmáról.

59. § (1) A levéltár az őrizetében lévő levéltári anyagot működési célú kölcsönzési eljárással adja át, ha a kölcsönzés célja az iratanyag

(2) A működési kölcsönzési eljárás során a kölcsönadó a levéltári anyagot

(3) A működési célú kölcsönzés során az iratanyag mennyisége és a kölcsönzés időtartama nem esik korlátozás alá.

(4) A működési célú kölcsönzés költségeit a kölcsönzést kezdeményező levéltár viseli.

60. § (1)–(2)²

(3) A már működő programokban rögzített adatbázisok konvertálásáról a Magyar Országos Levéltár és az érintett levéltár együttesen gondoskodik.

(4) A felhasználó levéltár 2005. december 31-ig az egységes programok felhasználásával elvégzi a 35–38. és 41–42. §-ok szerinti nyilvántartások adatbázisainak adatokkal történő feltöltését, és 2006. január 1-jétől a 35–38. és a 40–42. §-ok szerinti nyilvántartásokat számítógépen vezeti.

61. §³

62. § (1) Ez a rendelet a kihirdetését követő 8. napon lép hatályba.

(2)⁴