8/2004. (K. V. Ért. 5.) KvVM utasítás

1. Az adatvédelmi szabályzat célja, hogy a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) tevékenysége során a személyes adatok védelméhez fűződő alkotmányos alapjogon alapuló információs önrendelkezési jog érvényesülésének biztosítása, illetve a Minisztérium által kezelt személyes adatok jogosulatlan felhasználásának megakadályozása érdekében meghatározza a személyes adatok kezelése során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági előírásokat.

2. Az adatvédelmi előírások alkalmazása során adatkezelő szerv vezetőjének kell tekinteni a minisztert, a politikai államtitkárt, a közigazgatási államtitkárt, a helyettes államtitkárokat, a Gazdasági Igazgatóság igazgatóját, az Országos Környezetvédelemi és Vízügyi Főfelügyelőség főigazgatóját, az Országos Környezetvédelmi, Természetvédelmi és Vízügyi Főigazgatóság főigazgatóját, az Országos Meteorológiai Szolgálat elnökét, a Fejlesztési Igazgatóság igazgatóját, a Környezetvédelmi és Vízügyi Igazgatóságok igazgatóit, a Környezetvédelmi Felügyelőségek igazgatóit, a Vízügyi Múzeum, Levéltár és Könyvgyűjtemény igazgatóját, a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Oktatási Központ igazgatóját és a Nemzeti Park Igazgatóságok igazgatóit.

3. Az adatkezelő szerv vezetője felelős:

4. Az adatkezelő szervek vezetői kötelesek az irányításuk alá tartozó munkatársak közül az adatvédelmi tevékenység irányítása, felügyelete és ellenőrzése érdekében írásban – jogi, közigazgatási, informatikai vagy ezeknek megfelelő felsőfokú végzettséggel rendelkező – helyi adatvédelmi felelőst kijelölni vagy megbízni.

5. Személyes, különleges, valamint közérdekű adatok kezelésének rendszerét e Szabályzat szerint úgy kell kialakítani és működtetni, hogy az adatok keletkezése, nyilvántartása, továbbítása, fellelhetőségének helye, az adattal rendelkezés egyértelműen megállapítható legyen és biztosítsa az illetéktelen hozzáférés megakadályozását.

6. A Minisztérium adatkezelése törvényi felhatalmazáson vagy az érintett beleegyezésén alapulhat. Az érintett kérelmére induló ügyintézés során az ügyintéző az 1. számú függelék szerinti formanyomtatványon, illetve jegyzőkönyvben köteles az érintett figyelmét felhívni arra a tényre, hogy a kérelmére indult eljárásban a személyes adatainak kezeléséhez való hozzájárulást a törvény szerint vélelmezni kell.

7. Kötelező adatszolgáltatáson alapuló adatkezelést csak közérdekből, törvény rendelhet el. Az érintettel az adat felvétele előtt közölni kell, hogy az adatszolgáltatás önkéntes vagy kötelező. Kötelező adatszolgáltatás esetén meg kell jelölni az adatszolgáltatást elrendelő jogszabálytis.

8. Törvényi felhatalmazás hiányában az adatkezelés alapjául kizárólag az érintett megfelelő tájékoztatásán alapuló, önkéntes és határozott hozzájárulása szolgálhat, amelyben félreérthetetlen beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok meghatározott célból és körben történő kezeléséhez.

9. A különleges adatok kezeléséhez az érintett 2. számú függelék szerinti, illetőleg jegyzőkönyvi hozzájárulását kell kérni, kivéve, ha a különleges adatát írásbeli beadványában maga az ügyfél közölte.

10. A Minisztérium szervezeti egységeinél adatkezelést végző alkalmazottak a személyes adatok védelméhez fűződő jogot és az érintett személyiségi jogait – ha a törvény kivételt nem tesz – az adatkezeléshez fűződő más érdekek, ideértve a közérdekű adatok nyilvánosságát is, nem sérthetik. Ilyen munkakörben csak olyan személy foglalkoztatható, aki titoktartási nyilatkozatot tett.

11. A közérdekű adatokon vagy a törvényi kötelezettség alapján fennálló adatszolgáltatási kötelezettségen túl az érintett személy nyilvántartott személyes adatairól tájékoztatást adni tilos.

Az adatkezelés törzskönyve

12. A Minisztériumban létesített minden adatkezelésről törzskönyvet kell vezetni (3. számú függelék). A törzskönyvet az adatkezelést, illetve adatfeldolgozást végző szervezet készíti el két példányban. A törzskönyv első példányát az adatkezelést, illetve adatfeldolgozást végző szervezeti egység vezetője, második példányát a minisztériumi adatvédelmi felelős őrzi.

13. A törzskönyv dokumentálja az adatkezeléssel kapcsolatos legfontosabb tényeket és körülményeket. Ezek különösen:

14. A törzskönyv adatainak valódiságát a minisztériumi adatvédelmi felelős és az illetékes adatkezelő évente felülvizsgálja, az időközben történt változásokat átvezeti. Az adatkezelés megszűnése után a törzskönyvet irattári kezelésbe kell venni, és 10 évig meg kell őrizni.

Az érintett jogai és érvényesítésük

15. Az érintett tájékoztatást kérhet a Minisztériumtól személyes adatai kezeléséről és kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – azok törlését, valamint ha arra törvény felhatalmazza, tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen. A téves adat helyesbítését, illetve a törlést 2munkanapon belül el kell végezni.

16. A kezelt adatot törölni kell, ha:

17. Az érintett a személyes adataiba betekinthet. A betekintést úgy kell biztosítani, hogy ezalatt az érintett más személy adatait ne ismerhesse meg. Az adatbetekintést és az adatközlés tényét „Betekintő adatlapon” rögzíteni kell.

18. A tájékoztatás, illetve a betekintés biztosítása csak akkor tagadható meg, ha a kért adatokat az illetékes szerv a megfelelő eljárás keretében – az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény szabályai szerint– előzetesen államtitokká vagy szolgálati titokká nyilvánította. Az adatkezelő köteles az érintettel a közlés megtagadásának indokát közölni.

19. Az érintett kérelmére legkésőbb harminc – tiltakozási jog gyakorlása esetén tizenöt – napon belül írásban, közérthető formában választ kell adni. A választ a kérdéses adatok kezeléséért felelős vezető kiadmányozza.

20. Az adatvédelmi szabályzat alá tartozó szervezetek minden év január 31-ig kötelesek írásban tájékoztatni a minisztériumi adatvédelmi felelőst a teljesített adatközlések számáról. Ezzel egy időben az elutasított kérelmekről részletes beszámolót kell küldeni, amely tartalmazza az eredeti kérelem tárgyát és az elutasítás indokolását.

21. Az érintett törvényben meghatározottak szerint tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen.

22. A Minisztérium szervezeti rendszerén belül a köztisztviselők, közalkalmazottak és megbízási szerződéssel foglalkoztatottak személyes adatai – a feladat elvégzéséhez szükséges mértékben és ideig – csak olyan szervezeti egységhez továbbíthatók, amely köztisztviselői, közalkalmazotti vagy megbízási szerződéssel foglalkoztatottak jogviszonyával kapcsolatos adminisztratív és szervezési feladatokat lát el.

23. A Minisztériumon belüli adattovábbítással kapcsolatos konkrét kéréseket minden adatkezelés esetében külön kell megállapítani, és az adatkezelés törzskönyvében rögzíteni.

24. A minisztériumban folyó különböző célra irányuló adatkezelések csak törvényes cél érdekében, indokolt esetben, ideiglenesen kapcsolhatók össze.

25. Az adatkezelések összekapcsolásával kapcsolatos alábbi tényeket jegyzőkönyvbe kell venni:

26. A jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén 10 évig kell megőrizni, második példányát a minisztériumi adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani.

Adattovábbítás megkeresés alapján

27. A Minisztériumon kívüli szervtől vagy magánszemélytől érkező, adatközlésre irányuló megkeresés csak akkor teljesíthető, ha az érintett erre írásban felhatalmazza a Minisztériumot.

Az érintett előzetesen is adhat ilyen tartalmú felhatalmazást, amely szólhat valamely időtartamra és a megkereséssel élő szervek meghatározott körére.

28. Az érintett nyilatkozattételétől függetlenül teljesíteni kell a büntetőügyekben eljáró hatóságoktól – rendőrség, bíróság, ügyészség, vám- és pénzügyőrség – valamint a nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkező megkereséseket. E szervek megkereséseiről az illetékes adatkezelő – közvetlenül vagy szolgálati felettese útján – köteles tájékoztatni a Minisztérium adatvédelmi felelősét. Az adatszolgáltatás csak a Minisztérium adatvédelmi felelősének jóváhagyásával teljesíthető.

29. A nemzetbiztonsági szolgálatoktól érkező megkeresésre vonatkozó minden adat – a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 42. §-a szerint – államtitok, amiről sem más szerv, sem más személy nem tájékoztatható.

30. A megkeresés alapján teljesített adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:

31. A megkeresésről szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén 10 évig kell megőrizni, a második példányát a minisztériumi adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani.

Külföldre irányuló adattovábbítás

32. A külföldre irányuló adatszolgáltatással kapcsolatos tényeket, körülményeket jegyzőkönyv felvételével dokumentálni kell. A jegyzőkönyv az alábbi adatokat tartalmazza:

33. A külföldre irányuló adattovábbításról szóló jegyzőkönyv első példányát az adatkezelés helyén 10 évig kell megőrizni, második példányát a minisztériumi adatvédelmi felelőshöz kell továbbítani.

Személyes adatok nyilvánosságra hozatala

34. A Minisztériumban kezelt személyes adatok nyilvánosságra hozatala – kivéve, ha törvény rendeli el – tilos.

35. A számítógépen, illetve hálózaton tárolt személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:

36. A manuális kezelésű személyes adatok biztonsága érdekében az alábbi intézkedéseket kell foganatosítani:

37. Az adatvédelemmel kapcsolatos előírásokat, így különösen jelen szabályzat rendelkezéseinek betartását az adatkezelést és adatfeldolgozást végző szervezeti egységek vezetőinek folyamatosan ellenőrizniük kell.

38. Ha a szervezeti egység vezetője törvénysértést észlel, akkor haladéktalanul értesíti a Minisztérium adatvédelmi felelősét, és intézkedik a törvénysértés megszüntetéséről, egyben vizsgálati eljárás megindítását kezdeményezi a felelősség megállapítására.

39. Az adatvédelmi felelős az egyes adatkezelések ellenőrzését szükség szerint, de legalább évente egyszer elvégzi. Az ellenőrzés tapasztalatairól a minisztériumi adatvédelmi felelős írásban tájékoztatja a minisztert.

40. A minisztériumi adatvédelmi felelős a Minisztérium valamennyi szervezeti egységénél jogosult betekinteni az adatkezelésekbe, valamint a hozzájuk kapcsolódó jegyzőkönyvekbe és törzskönyvekbe. Az egység vezetőjétől és munkatársaitól szóban vagy írásban is felvilágosítást kérhet. A vizsgálata során megismert személyes adatokkal kapcsolatban titoktartási kötelezettség terheli.

41. A minisztérium személyi állományával kapcsolatban az érintett kifejezett – különleges adat esetén írásbeli – hozzájárulásának, illetve törvény eltérő rendelkezésének hiányában csak az alábbi személyes, illetve különleges adatok kezelhetők:

42. A személyzeti nyilvántartás adatai a dolgozó köztisztviselői illetve a közalkalmazotti jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, a besorolási követelmények igazolására és statisztikai adatszolgáltatásra használhatók fel.

43. A személyzeti nyilvántartás adatait az érintett szolgáltatja. A elsődleges adatfelvétel a munkaviszony keletkezésekor történik meg.

44. A nyilvántartás kezelése vegyes rendszerben, számítógépen és manuális módszerrel történik. Az adatok biztonságáról az adatkezelő gondoskodik. A számítógépes adatok biztonságának megteremtésében az Informatikai Önálló Osztály nyújt segítséget.

45. A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos további szabályokat az adatkezelés törzskönyve állapítja meg.

46. A személyi anyagot a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított 50 évig meg kell őrizni. Abban az esetben, ha olyan munkavállaló személyi anyagáról van szó, akinek a közszolgálati jogviszonya a törvény erejénél fogva alakult át munkaviszonnyá, akkor a közszolgálati jogviszonyra vonatkozó személyi anyagot a munkaviszony megszűnését követő 50 évig kell megőrizni.

47. A közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat – amennyiben a jogviszony nem jött létre – az érintettnek, illetve a személyi anyagot a korábbi munkáltatónak vissza kell adni. Munkaviszony létesítése céljából benyújtott személyi anyag kezeléséről az érintettet nyilatkoztatni kell.

48. A személyi iratokba betekintésre jogosultak köre:

49. A pénzügyi nyilvántartás a köztisztviselői, illetve közalkalmazotti jogviszonyra vonatkozó tények dokumentálására szolgáló adatkezelés.

50. A pénzügyi nyilvántartás adatai a dolgozó köztisztviselői illetve közalkalmazotti jogviszonyával kapcsolatos tények megállapítására, a besorolási követelmények igazolására, bérszámfejtésre, társadalombiztosítási ügyintézésre és statisztikai adatszolgáltatásra használhatók fel.

51. A nyilvántartás kezelése vegyes rendszerben, számítógépen és manuális módszerrel történik. Az adatok biztonságáról az adatkezelő gondoskodik. A számítógépes adatok biztonságának megteremtésében az Informatikai Önálló Osztály nyújt segítséget.

52. A pénzügyi nyilvántartással kapcsolatos további szabályokat az adatkezelés törzskönyve állapítja meg.

A vagyonnyilatkozattal kapcsolatos adatok kezelése

53. A vagyonnyilatkozatok kezelésére az alábbi rendelkezéseket kell alkalmazni:

54. A Minisztérium állományába újonnan került személyeket, akik munkakörüknél fogva személyes adatokat kezelnek, a helyi adatvédelmi felelős köteles az állományba vételt követő két hónapon belül adatvédelmi oktatásban részesíteni.

55. A helyi adatvédelmi felelősök a kijelölésüket vagy megbízatásukat követően a minisztériumi adatvédelmi felelős által megállapított tárgykörben vizsgát tesznek. Rendszeres továbbképzésük szervezéséről, felkészültségük, ismereteik folyamatos karbantartásáról a minisztériumi adatvédelmi felelős gondoskodik.