16/2004. (K. K. 10.) NKÖM utasítás
16/2004. (K. K. 10.) NKÖM u t a s í t á s
a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatáról*
2004.05.01.
1. § A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatát a jelen utasítás melléklete szerint állapítom meg.
2. § (1) Az utasítás 2004. május 1-jén lép hatályba. Egyidejűleg hatályát veszti a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzatról szóló 13/2002. NKÖM utasítás.
Dr. Hiller István s. k.,
a nemzeti kulturális örökség minisztere
KÖZSZOLGÁLATI ADATVÉDELMI
SZABÁLYZAT
A Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) a közszolgálati nyilvántartással összefüggő legfontosabb adatvédelmi, informatikai-biztonsági szabályokat tartalmazza, különös tekintettel az adatkezeléssel, adattovábbítással és nyilvánosságra hozatallal kapcsolatos adatvédelmi követelményekre.
I. Általános rendelkezések
1. A Szabályzat hatálya kiterjed:
A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumára és a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumával közszolgálati jogviszonyban vagy munkaviszonyban álló személyekre.
2. A Szabályzat jogalapját képező jogszabályok:
– a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény;
– a statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvény;
– a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv.);
– a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatkezelésre és közszolgálati nyilvántartásra vonatkozó szabályokról szóló 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet (atovábbiakban: R);
– a vagyonnyilatkozat tételéről, átadásáról, kezeléséről, az abban foglalt adatok védelméről, valamint a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatal szervezetéről, működéséről és az ellenőrzési eljárás lefolytatásáról szóló 114/2001. (VI. 29.) Korm. rendelet;
– a köztisztviselők tartalékállományba helyezéséről és a betöltetlen köztisztviselői állások nyilvános közzétételéről szóló 150/1998. (IX. 18.) Korm. rendelet;
– a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény;
– a közszolgálati nyilvántartás egyes kérdéseiről szóló 7/2002. (III. 12.) BM rendelet (továbbiakban Vhr.).
II. Részletes szabályok
1. A személyi irat:
1.1. Közszolgálati szempontból személyi irat minden – bármilyen anyagon, alakban és bármilyen eszköz felhasználásával keletkezett – adathordozó, amely a közszolgálati jogviszony létesítésekor (ideértve az azt kezdeményező iratot is), fennállása alatt, megszűnésekor, illetve azt követően keletkezik és a köztisztviselő személyével összefüggésben adatot, megállapítást tartalmaz.
1.2. A személyi iratok körébe az alábbiak sorolandók:
– a Ktv. 64. § (1) bekezdésében meghatározott személyi anyag, ideértve a tartalékállományba helyezéssel kapcsolatos dokumentumokat is;
– a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok (katonai szolgálat, munkavégzésre irányuló egyéb és további jogviszony engedélyezése, elutasítása stb.);
– a köztisztviselőnek az egyéb – közszolgálati jogviszonnyal összefüggő – jogviszonyaival kapcsolatos iratai (adóbevallás, fizetési letiltás stb.);
– a köztisztviselő saját kérelmére kiállított, vagy önként átadott egyéb iratai.
1.3. Az SZMSZ alapján a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma állományába tartozó köztisztviselők személyi iratainak őrzése és kezelése, a személyi számítógépes nyilvántartó és információs rendszer működtetése a Humán-közszolgálati Főosztály feladata.
2. Személyi iratok kezelése:
2.1. A személyi iratok a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma (a továbbiakban Minisztérium) tulajdonát képezik. Az iratokban szereplő személyes adatokra a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló törvény rendelkezései vonatkoznak.
2.2. A közszolgálati jogviszony létesítésekor a Humán-közszolgálati Főosztály összeállítja a köztisztviselő személyi anyagát. Törvény eltérő rendelkezésének hiányában a személyi anyagban a Ktv. 64. § (1) bekezdésében felsorolt személyzeti iratokon kívül más irat nem tárolható.
2.3. Amennyiben a közszolgálati jogviszony mégsem jön létre, a meghiúsulást követő 8 napon belül a közszolgálati jogviszony létrehozását kezdeményező iratokat vissza kell adni az érintettnek, illetve a személyi anyagot annak a szervnek, amely azt megküldte.
2.4. A személyi iratokat külön számtartományon belül gyűjtőszámon kell iktatni. Az így beiktatott személyi iratok közül a személyzeti iratokat tartalmuknak megfelelően csoportosítva, keletkezésük sorrendjében, az e célra kialakított iratgyűjtőben kell őrizni. Az iratgyűjtőben elhelyezett iratokról tartalomjegyzéket kell készíteni, amely tartalmazza az iktatószámot és az ügyirat keletkezésének időpontját is. A személyi anyag tárolása a közszolgálati jogviszony fennállásáig a Humán-közszolgálati Főosztályon történik.
2.5. A tartalékállományba helyezésről készült értesítést 1 évig az irattárban kell őrizni, ezt követően selejtezhető.
2.6. A Minisztériumban keletkezett személyi iratok kezelése a Közszolgálati Adatvédelmi Szabályzat, valamint a mindenkori hatályos iratkezelési szabályzat alapján történik.
2.7. A személyi iratra csak olyan adat és megállapítás vezethető, amelynek alapja:
– közokirat vagy a köztisztviselő írásbeli nyilatkozata;
– a munkáltatói jogkör gyakorlójának írásbeli rendelkezése;
– bíróság vagy más hatóság döntése;
– jogszabályi rendelkezés
– a Ktv. 31/C. § (4) bekezdés szerinti miniszterelnöki rendelkezés.
2.8. Minden közszolgálati jogviszonyban álló érintett az alábbi adataiban bekövetkező változást köteles 8 napon belül írásban bejelenteni és okirattal igazolni a Humán-közszolgálati Főosztály személyzeti feladatot ellátó munkatársainak:
– név,
– családi állapot,
– eltartott gyermek (név, születési idő, eltartás kezdete),
– lakcím, tartózkodási hely címe,
– iskolai végzettség,
– szakképzettség,
– tudományos fokozat,
– állami nyelvvizsga,
– közigazgatási alapvizsga, szakvizsga, ügykezelői alapvizsga letétele
– bankszámlaszám.
2.9. A bejelentett adatváltozást az érintett személyi iratait kezelő ügyintéző a bejelentéstől számított 3 munkanapon belül köteles a megfelelő személyi iratra rávezetni és a számítógépes nyilvántartási rendszerben rögzíteni.
2.10. A személyes adatot törölni kell, ha:
– kezelésük jogellenes,
– az érintett az 5.4. bekezdéssel összhangban, jogszerűen igényt tart rá,
– az adatkezelés célja megszűnt.
2.11. A fegyelmi büntetés törlése a fegyelmi büntetés hatályának lejártakor a fegyelmi határozatnak a személyi iratokból szóló eltávolításával és megsemmisítésével történik.
2.12. A közszolgálati jogviszony megszűnése után az érintett személyi iratait a többi személyi anyag közül azonnal ki kell emelni. A továbbiakban a 2 évnél nem régebbi személyi anyagokat minden év március 31-ig elkülönítetten kell tárolni, az követően központi irattárba kell elhelyezni és a közszolgálati jogviszony megszűnésétől számított 50 évig meg kell őrizni.
2.13. Számítógépes módszerrel végzett alapnyilvántartásból azonnal törölni kell az érintett személyazonosító adatait áthelyezéskor, vagy közszolgálati jogviszony megszűnéskor.
3. A személyi anyag és annak kezelése:
3.1. A személyi anyag tartalma a Ktv. 64. §-ának (1)bekezdése alapján:
– az közszolgálati alapnyilvántartás adatnyilvántartó lapja,
– a köztisztviselő 5 évnél nem régebbi fényképe;
– az önéletrajz,
– az erkölcsi bizonyítvány,
– az esküokmány,
– a kinevezés, és annak módosítása,
– főtisztviselői kinevezés,
– vezetői megbízás és annak visszavonása,
– címadományozás,
– a besorolásról, illetve a visszatartásról, valamint az áthelyezésről rendelkező iratok,
– teljesítményértékelés,
– a minősítés,
– a közszolgálati jogviszonyt megszüntető irat,
– a hatályban lévő fegyelmi büntetést kiszabó határozat, valamint
– közszolgálati igazolás másolata.
3.2. A tartalékállományba helyezéssel és annak megszüntetésével kapcsolatosan keletkezett iratokat az érintett személyi anyagában kell kezelni. Az üres álláshelyek és pályázati felhívások KTV TARTINFO felé történő jelentésével kapcsolatos iratokat külön iktatószámon kell kezelni.
3.3. A köztisztviselői álláshelyekre kiírt pályázatokra (álláshirdetésekre) beérkezett, valamint az elbírálás során keletkezett iratokat személyi iratként, de más ügyiratoktól és személyi anyagoktól elkülönítve kell iktatni és kezelni.
3.4. A 3.1. pontban felsorolt iratokat (személyi anyagként) minden esetben együttesen kell tárolni.
3.5. A Ktv. 14. §-ának (2) bekezdése alapján történő áthelyezés esetén a hivatali szervezet vezetője jogosult a köztisztviselő személyi anyagát a másik közigazgatási szervtől megkérni. A köztisztviselő személyi anyagát az áthelyezéshez kapcsolódó eset kivételével kiadni nem lehet.
4. A közszolgálati alapnyilvántartás
A 233/2001. Korm. rendelet 3. § (1) bekezdése szerint a közszolgálati nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat a hivatali szerv vezetője által e feladattal megbízott szervezeti egység vagy köztisztviselő láthatja el.
4.1. A Minisztérium a köztisztviselőkről a Ktv. 62. § (1) bekezdése alapján és a Ktv. 3. sz. mellékletében meghatározott adatkörre kiterjedő közszolgálati alapnyilvántartást vezet (közszolgálati alapnyilvántartás). A mellékletben nem szereplő körben – törvény eltérő rendelkezése hiányában – adatszerzés nem végezhető, ilyen adatot nyilvántartani nem lehet.
4.2. A HKF a köztisztviselő nyilvántartásba vételekor technikai azonosító kódot állapít meg, melynek érvényessége a közszolgálati jogviszony megszűnéséig tart.
4.3. Az alapnyilvántartás számítógépes módszerrel történő vezetése esetén az adatokat ki kell nyomtatni a köztisztviselő
– adatainak első alkalommal történő felvételekor, ebben az esetben az érintett köztisztviselő aláírásával igazolja az adatok valódiságát,
– áthelyezésekor,
– közszolgálati jogviszonyának megszűnése esetén,
– a betekintési jog gyakorlójának erre irányuló külön kérelmére azokat az adatokat, amelyekre betekintési joga kiterjed.
4.4. A 4.3 pont alapján készített iratokat személyzeti iratként kell kezelni.
4.5. BM Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatal (továbbiakban: BM KKH) által megadott 4 számjegyből álló, a főtisztviselők azonosítására szolgáló azonosító kód segítségével a FŐTISZTAD részére a Humán-közszolgálati Főosztálynak a 7/2002. BM rendelet 2. számú mellékletének megfelelően folyamatos adatszolgáltatási kötelezettsége van. Az ADATLAP oldalak másolata – a kiemelt főtisztviselők adatainak védelme érdekében – a FŐTISZTAD számára zárt borítékban, futárral vagy ajánlott postai küldeményként juttatandók el a BM KKH részére. Az ADATLAP oldalak eredeti példányát személyzeti iratként a személyi anyagban kell tárolni.
5. Betekintés a személyi iratba, és a személyi iratban tárolt adatok nyilvánosságra hozatala
5.1. A személyi iratokba – kivéve a köztisztviselői vagyonnyilatkozatot, illetve a vagyonnyilatkozati iratokat – csak az alábbi szervek és személyek jogosultak betekinteni:
– a Ktv. 63. §-ának (1) bekezdésében meghatározott személyek;
– az egyéb jogviszony alapján keletkezett iratokba az arra vonatkozó törvény szerint jogosultak (pl. adóellenőr, társadalombiztosítási ellenőr stb.).
5.2. A köztisztviselő személyes adatai közül a közszolgálati alapnyilvántartás adataiból közigazgatási szerv megnevezése, a köztisztviselő neve, továbbá a besorolására vonatkozó adat nyilvános, ezeket az adatokat a köztisztviselő előzetes tudta és beleegyezése nélkül nyilvánosságra lehet hozni, ezen kívül a köztisztviselő nyilvántartott adatairól tájékoztatás nem adható.
5.3. A köztisztviselő közérdekű adatai:
– a Minisztérium megnevezése,
– a neve,
– a szervezeti egység (főosztály, kabinet, titkárság) megnevezése,
– besorolása vagy munkaköre megnevezése;
– hivatali telefonszáma, mely a NKÖM házi telefonkönyvében közzétételre kerül.
5.4. A köztisztviselő a személyi anyagába, az alapnyilvántartásba, illetve a személyes adatait tartalmazó egyéb nyilvántartásokba, személyi iratokba korlátozás nélkül betekinthet, azokról másolatot vagy kivonatot kérhet. A Humán-közszolgálati Főosztálytól írásban kérheti adatai helyesbítését, kijavítását, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezeléshez szükséges adatok kivételével – törlését. Tájékoztatást kérhet személyi irataiba történt betekintésről, adatszolgáltatásról, személyi anyagának más szervhez történő megküldéséről.
5.5. A személyi anyagnak “Betekintési lap”-ot is kell tartalmaznia, amelyen dokumentálni kell a személyi anyagba történő betekintés tényét, jogosultjának személyét, jogszabályi alapját és időpontját, megismerni kívánt adatok körét, a betekintő aláírását. A Betekintési Lapot a személyi anyag részeként kell kezelni.
5.6. A köztisztviselő személyi anyagába, egyéb személyi irataiba, illetve az alapnyilvántartásba a Ktv. 63. §-ának (1) bekezdésében felsorolt személyek a “Betekintési Lap” kitöltését követően jogosultak betekinteni, kivéve a nemzetbiztonsági szolgálatokról szóló 1995. évi CXXV. törvény 42. §-ában, valamint a rendőrségről szóló 1994. évi XXXIV. törvény 81. § (3) bekezdésében foglalt eseteket.
5.7. Személyi adatot tartalmazó iratot továbbítani csak zárt borítékban (csomagolásban) szabad. A csomagoláson fel kell tüntetni, hogy azt csak a címzett bonthatja fel.
6. A vagyonnyilatkozatok kezelése
A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 22/A. § (8) bekezdése alapján az SZMSZ-ben 3. számú mellékletében meghatározott vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkaköröket ellátó köztisztviselők vagyonnyilatkozatának kezelésének szabályait a Ktv. 22/A. § (17) bekezdése értelmében a helyi közszolgálati adatvédelmi szabályzatban kell meghatározni.
6.1. A vagyonnyilatkozatok kezelése, és az azokkal kapcsolatos adatvédelmi követelmények érvényesítése tekintetében a Ktv., a 114/2001. (VI. 29.) valamint a 233/2001. (XII. 10.) Korm. rendelet előírásai, valamint a jelen szabályzatban meghatározottak az irányadóak.
6.2. A technikai azonosító kód a köztisztviselő azonosítását biztosító tizenegy számjegyből álló számsor. Az első hat számjegye a szervazonosító kód, az utolsó öt számjegye a köztisztviselő egyéni azonosítására szolgáló, folyamatos és egyszer használható számsor.
6.3. A munkáltatói jogkör gyakorlója és a Humán-közszolgálati Főosztály vezetője felel a köztisztviselői és a hozzátartozói vagyonnyilatkozatok (a továbbiakban vagyonnyilatkozat) adatkezelési szabályoknak megfelelő kezeléséért, valamint azért, hogy a vagyonnyilatkozatokban foglaltakat a Ktv. 22/A. § (13) bekezdésében meghatározott személyeken kívül más ne ismerhesse meg.
6.4. A köztisztviselői vagyonnyilatkozatba kizárólag az alábbi személyek – célhoz kötötten – jogosultak betekinteni:
– a nyilatkozattételre kötelezett köztisztviselő,
– a miniszter,
– a közigazgatási államtitkár,
– saját beosztottai tekintetében a munkáltatói jogkör gyakorlója,
– a Ktv. 22/B § (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzési eljárás során a Belügyminisztérium Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatalának ellenőrzést folytató köztisztviselője,
– közszolgálati jogvitával összefüggésben a bíróság.
6.5. A hozzátartozói vagyonnyilatkozatba jogosult betekinteni:
– a nyilatkozattételre kötelezett köztisztviselő és hozzátartozója,
– a Ktv. 22/B §. (3) bekezdésében meghatározott ellenőrzési eljárás során az ellenőrzést folytató köztisztviselő,
– közszolgálati jogvitával összefüggésben a bíróság.
6.6. A vagyonnyilatkozatba történő betekintést a csatolt “Kísérő lap”-on kell dokumentálni, a betekintés időpontjának, a betekintő nevének és beosztásának feltüntetésével, valamint a betekintésre jogosult saját kezű aláírásával.
6.7. A Ktv. 22/A. § (6) bekezdésének és a 233/2001. Korm. rendelet 8. § (4) bekezdésének megfelelően a Minisztérium valamennyi nyilatkozattételre köteles köztisztviselőjének vagyonnyilatkozatát illetve a vagyonnyilatkozat-tétellel összefüggő személyi iratainak nyilvántartását az egyéb személyi iratoktól elkülönítetten, a jogszabályi előírások betartásával (egyedi záras lemezszekrényben) a Humán-közszolgálati Főosztályon, együttesen kell kezelni. A köztisztviselők vagyonnyilatkozatához hasonlóan a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma költségvetési fejezetébe tartozó költségvetési intézmények vezetőinek, továbbá a Kormány által alapított közalapítványok és alapítványok kormányzati felelőseiről és egyes feladatokról szóló 1034/2003. (IV. 24.) Korm. határozatban megjelölt tisztségviselők és az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 11/A. § (1) bekezdésében meghatározott személyek.
6.8. Vagyonnyilatkozatban foglalt adatokról harmadik személynek csak a nyilatkozattételre kötelezett köztisztviselő, illetőleg a rá vonatkozó adatok tekintetében a hozzátartozó írásbeli hozzájárulásával adható tájékoztatás.
6.9. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségnek – a Ktv. 22/A. § (10) bekezdésében meghatározott – esedékessé válása évében, március 31-ig kell eleget tenni. A köztisztviselői vagyonnyilatkozat vagyoni részének átadását követően azt hatvan napon belül a munkáltatói jogkör gyakorlójának a nyilatkozattételre köteles köztisztviselő jelenlétében össze kell vetnie a legutolsó vagyonnyilatkozatának vagyoni részével. Az összevetésről készült jegyzőkönyv egy példányát csatolni kell a vagyonnyilatkozat tételével kapcsolatos iratok közé.
6.10. Az összevetésre a Humán-közszolgálati Főosztály által előre meghatározott ütemezésnek megfelelő időpontban az erre kijelölt helyiségében kerül sor.
6.11. Amennyiben a közigazgatási államtitkár a Közszolgálati Ellenőrzési Hivatalnál (a továbbiakban: Hivatal) – az összevetés napjától számított tizenöt napon belül – ellenőrzési eljárást kezdeményez, a köztisztviselői és hozzátartozói vagyonnyilatkozat személyi részeit, valamint a felhatalmazást tartalmazó borítékokat megküldi a Hivatalnak. Az ellenőrzési eljárás kezdeményezése előtt a köztisztviselőt meg kell hallgatni. Az összevetésről, a köztisztviselő meghallgatásáról, illetve az eljárás kezdeményezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek egy példányát a köztisztviselőnek át kell adni. Az ellenőrzési eljárás kezdeményezésének tényét dokumentálni, valamint a jegyzőkönyv egy példányát csatolni kell a vagyonnyilatkozattal kapcsolatos iratok közé.
6.12. A hozzátartozó vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségének megszűnését a köztisztviselő írásban köteles bejelenteni a munkáltató jogkör gyakorlójának, aki haladéktalanul intézkedik a helyben és a BM Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatalnál őrzött vagyonnyilatkozatok visszaadásáról.
6.13. Ha a vagyonnyilatkozatra kötelezett közszolgálati jogviszonya megszűnik, a munkáltatói jogkör gyakorlója a közszolgálati jogviszony megszűnésének napján a vagyonnyilatkozatra kötelezett számára visszaadja a vagyonnyilatkozatok minisztériumnál tárolt példányait, valamint írásban értesíti a BM Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatalt a közszolgálati jogviszony megszűnésének időpontjáról. Az írásbeli értesítésnek tartalmaznia kell a vagyonnyilatkozatra kötelezett, valamint a vele közös háztartásban élő házas-, illetve élettárs és gyermek vagyonnyilatkozatának technikai azonosító kódját és kiegészítő kódját.
6.14. Közigazgatási szervek közötti áthelyezés esetén úgy kell eljárni, mintha a közszolgálati jogviszony megszűnt volna.
6.15. A vagyonnyilatkozatra kötelezett köteles írásban igazolni a vagyonnyilatkozatok átvételének tényét. Az igazolás két példányban készül, az egyik példány a munkáltatónál marad, a másik a köztisztviselő példánya.
6.16. A közszolgálati jogviszony vagy a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnése esetén a 233/2001. Korm. rendelet 8. § (5) bekezdése szerint a vagyonnyilatkozat-tétellel összefüggő személyi iratokat meg kell semmisíteni.
7. Felelősség a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért:
7.1. A Minisztériumban a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adatok kezeléséért
– a közigazgatási államtitkár;
– az érintett köztisztviselő tekintetében a munkáltatói jogkör gyakorlója;
– a szervezeti egység vezetője;
– a minősítést illetve a teljesítményértékelést végző vezető;
– a Humán-közszolgálati Főosztály vezetője;
– humánpolitikai feladatot ellátó köztisztviselő (ügyintéző);
– saját adatainak közlése tekintetében a köztisztviselő tartozik felelősséggel.
7.2. A munkáltatói jogkör gyakorlója felelősségi körén belül minden esetben köteles a Ktv. 63. §-ának (1) és 64. §-ának (2) bekezdésében foglalt jogosultságának gyakorlása esetén a Vhr. 1. számú melléklete szerinti “Közszolgálati Nyilvántartás Adatlapja” nyomtatvány borítóján is dokumentálni a jogosultság gyakorlásának jogalapját, valamint a megismerni kívánt adatok körét.
7.3. A minősítést illetve teljesítményértékelést végző vezető felelősségi körén belül gondoskodik arról, hogy a minősítés és teljesítményértékelés folyamatába a Ktv. 35. §-ának (1) bekezdése alapján bevont munkavállalói érdekképviseleti szerv képviselője csak a jogszerű és tárgyilagos minősítéshez illetve teljesítményértékeléshez szükséges adatokat ismerhesse meg.
8. A Humán-közszolgálati Főosztály további feladatai:
8.1. A Humán-közszolgálati Főosztály vezetője felelősségi körén belül köteles intézkedni arról, hogy:
– a Szabályzat 3.4. pontjában és az R. 8. § (3) bekezdésében foglalt esetben az adatot a megfelelő személyi, illetve személyzeti iratra 3 munkanapon belül rávezessék;
– a köztisztviselő által szolgáltatott és igazolt adatok helyesbítését és kijavítását az R. 5. § (2) bekezdésének megfelelő kezdeményezés és igazolás alapján legkésőbb három munkanapon belül átvezessék;
– a közszolgálati nyilvántartást kezelő, személyes adatokat és ezek adatbáziskezelő-szoftverét tartalmazó számítógépes információs rendszerek adatvédelmi és adatbiztonsági szabályai a gyakorlatban érvényesüljenek, illetve érvényesítésük ellenőrzése megtörténjen.
8.2. A humánpolitikai feladatot ellátó köztisztviselő felelősségi körén belül köteles:
– gondoskodni arról, hogy az általa kezelt – a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő – adat és megállapítás az adatkezelés teljes folyamatában megfeleljen az R. 8.§ (3) bekezdésében felsorolt iratok, valamint jogszabályi rendelkezések tartalmának,
– figyelemmel kísérni azt, hogy a személyi iratra csak olyan adat, illetve megállapítás kerülhessen, amely az R. 8. § (3) bekezdésében foglalt adatforráson alapul;
– a közszolgálati jogviszonnyal összefüggő adat helyesbítését és törlését kezdeményezni a humánpolitikai szervezet vezetőjénél, ha megítélése szerint a személyi iraton szereplő adat a valóságnak már nem felel meg.
8.3. A személyügyi nyilvántartási feladatot ellátó köztisztviselőn minden olyan köztisztviselőt kell érteni, aki a közigazgatási szervnél tevékenysége során a közszolgálati nyilvántartással és a személyi irattal összefüggő adatot kezel.
8.4. A köztisztviselő felelős azért, hogy az általa a közigazgatási szerv részére átadott, bejelentett adatok hitelesek, pontosak, teljesek és aktuálisak legyenek.
9. A személyes adatokat tartalmazó számítógépes információs rendszerek adatvédelme és adatbiztonsága
9.1. A személyi számítógépes nyilvántartó és információs rendszert, valamint a közszolgálati nyilvántartás adathordozó eszközeit az Informatikai Főosztály, a munkavállalók ki- és belépését rögzítő beléptetőrendszert a GFI üzemelteti, szükség szerint a Humán-közszolgálati Főosztály illetékes munkatársainak bevonásával. A technikai védelem és az alkalmazott eszközök megválasztásához ki kell kérni az Informatikai Főosztály vezetőjének szakmai véleményét.
9.2. A személyi adatok számítógépes adatbázisát hordozó számítástechnikai eszközök használatára, illetve a jogszerű adatkezelésre és adattovábbításra felhatalmazott személyek munkakör szerinti meghatározása a következő:
– a Humán-közszolgálati Főosztály vezetői,
– nyilvántartási referens,
– munkaügyi referens,
– közszolgálati referens,
– oktatási referens.
9.3. Azokban a helyiségekben, ahol a számítógépes adatkezelés folyik, az oda beosztott dolgozókon kívül más személy csak hivatalos feladataival összhangban tartózkodhat. Külső személy általi karbantartás, javítás a Humán-közszolgálati Főosztály egy köztisztviselője jelenlétében történhet. A végzett javítást, karbantartást dokumentálni kell.
9.4. A közszolgálati nyilvántartást tartalmazó számítógépes rendszerek biztonságos üzemeltetése és az adatok biztonsága érdekében a következő intézkedések szükségesek:
– a személyi adatokat tartalmazó adatbázist zárt gépteremben üzemelő szerveren kell tárolni, melynek védelmét az Informatikai Főosztály látja el;
– az adatbázisnak az adatokat kódolva kell tárolnia, hogy esetleges illetéktelen fizikai hozzáférés esetén azok értelmezhetetlenek legyenek;
– a személyi anyagok számítógépes adatbázisa csak azokról a felhasználói munkaállomásokról legyen elérhető, amelyeken a 9.2. pontban említett, megfelelő jogosultsággal rendelkező üzemeltetők vannak telepítve;
– gondoskodni kell arról, hogy a személyi anyagok számítógépes adatbázisát és az adatbázis-kezelő rendszert hordozó szerverrel kizárólag az annak elérésére jogosult üzemeltetők léphessenek kapcsolatba, NT-hálózaton keresztül, hálózati nevük és jelszavaik megadásával;
– biztosítani kell, hogy a számítógépes adatbázist és az adatbázis-kezelő rendszert – üzemeltetői nevük és titkos jelszavuk ismeretében – csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező kliensek érhessék el;
– a humánpolitikai rendszert kezelő szoftvert az azt üzemeltetők munkaállomásain kell telepíteni, lefordított (kódolt és vissza nem fejthető) formában;
– a rendszert szoftverkulccsal kell védeni a másolás és az illetéktelen felhasználás ellen;
– szolgálati titokként kell kezelni a számítástechnikai eszközök hozzáférési kulcsait (azonosítókártya, jelszó);
– biztosítani kell, hogy a számítástechnikai eszközök biztonsági megoldásainak dokumentációjához csak az arra felhatalmazott személyek férjenek hozzá, az a helyiség, melyben az adatokat tároló eszközök találhatóak, felügyelet nélkül nem hagyhatók nyitva;
– a közszolgálati nyilvántartás számítógépes feldolgozásához használt programból mindig szabályos módon ki kell lépni, programot magára hagyni nem szabad;
– ki kell dolgozni és alkalmazni kell az adatok és programok véletlen vagy szándékos megrongálását megakadályozó számítástechnikai módszereket;
– az adatállományok részleges, vagy teljes megsemmisülése esetére gondoskodni kell az adatok rekonstruálhatóságáról, és az adatállományok tartalmát képező adattételek (rekordok) folyamatos ellenőrzéséről;
– a számítástechnikai rendszert – ideértve a programokat is – dokumentálni kell. A rendszer vagy annak bármely eleme csak az arra illetékes személy felhatalmazásával változtatható meg, a dokumentációk őrzéséről gondoskodni kell;
– a rendszerbe kerülő adatokat tartalmazó (hagyományos vagy számítástechnikai eszközzel olvasható) dokumentumokat úgy kell kezelni, hogy elvesztésük, lecserélésük vagy meghibásodásuk elkerülhető, kiküszöbölhető legyen, ez szükségessé teszi az adatállomány meghatározott időközönkénti, CD-lemezre történő archiválását;
– az adatok és programok védelme érdekében az Informatikai Főosztály feladata, hogy az adatállományok kezelését úgy szervezze meg, hogy részleges vagy teljes megsemmisülésük esetén tartalmuk rekonstruálható legyen;
– a biztonsági mentéseket csak az adatállomány helyreállításához szabad felhasználni;
– nyilvántartást kell vezetni az adathordozókról, azok mozgásáról, tartalmáról és felhasználásáról;
– a feldolgozás során nyomtatással keletkezett hibás, vagy feleslegessé vált, aktualitását vesztett listákat, táblázatokat, nyomtatványokat, képernyő kivonatokat, stb. kidobni, bezúzás nélkül elszállítani tilos. Megfelelő megsemmisítésükről Humán-közszolgálati Főosztály vezetője köteles gondoskodni.
– programfejlesztés, vagy próba során valódi adatok csak a közszolgálati alapnyilvántartás helyén lehetnek.
260/1/2004.
*
Az utasítást a 8/2020. (III. 6.) EMMI utasítás 1. pontja hatályon kívül helyezte 2020. március 9. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás