17/2004. (BK 14.) BM utasítás

1. A BM Központi Igazgatás Kötelezettségvállalási Szabályzatát (a továbbiakban: Szabályzat) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvénynek, az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendeletnek (a továbbiakban: Ámr.) és a Belügyminisztérium fejezet Gazdálkodási Szabályzatának kiadásáról szóló 25/2002. (BK 18.) BM utasításnak (a továbbiakban: BM Gazdálkodási Szabályzat) a kötelezettségvállalásra vonatkozó rendelkezéseinek betartásával kell alkalmazni.

2. A fejezeti kezelésű előirányzatokat érintő kötelezettségvállalás szabályait a Belügyminisztérium 2002. évi költségvetési fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló Szabályzat kiadásáról szóló 20/2002. (BK 10.) BM utasítás tartalmazza.

II.

Értelmező rendelkezések

Az intézkedés alkalmazásában:

3. Költségvetési keret: olyan keretösszeg, amely felett az adott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője rendelkezik, ezen intézkedésben foglalt rend szerint.

4. Kötelezettségvállalás: különösen az – írásban lefektetett – kinevezés, személyi juttatások megállapítása, foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszony létesítése, szolgáltatás megrendelése, tárgyi eszközök és készletek beszerzése, közbeszerzési eljárás beindítása, beruházási és felújítási szerződések aláírása, valamint minden más, fizetési ellenszolgáltatási kötelezettséggel járó szerződés kötése, illetve bevétel megszerzésére irányuló pénzügyi kihatású intézkedés.

5. Ellenjegyzés: annak írásban történő előzetes igazolása, hogy:

6. Jogi vizsgálat: a Költségvetési és Gazdasági Főosztály munkatársa által végzett jogi szempontú iratvizsgálat a 15 M Ft értékhatárt el nem érő kötelezettségvállalások körében. Nem tartoznak ezen körbe a jogszabály által jogtanácsosi, ügyvédi vizsgálatot, illetve jogi ellenjegyzést előíró ezen értékhatárt elérő szerződések.

Jogi vizsgáló: A Költségvetési és Gazdasági Főosztály jogi vizsgálatra felhatalmazott munkatársa.

7. Szakmai teljesítés igazolás: a kiadás teljesítésének és a bevételek beszedésének elrendelése előtti – az adott jogügylethez kapcsolódó – ellenőrzés, melynek célja annak szakmai igazolása, hogy a kötelezettségvállalás dokumentumában vállalt kötelezettségek teljesítése megfelelő-e és megalapozza-e a kiadások teljesítését, illetőleg beszedését.

8. Szakmai teljesítést igazoló: a kötelezettségvállaló, vagy az általa írásban megbízott személy.

9. Érvényesítés: a kiadás teljesítése, a bevétel beszedése előtt a szakmai teljesítés igazolás alapján az összegszerűség, a számlára, számlát helyettesítő bizonylatra előírt alaki követelményeknek való megfelelés, továbbá a szükséges fedezet meglétének ellenőrzése.

10. Utalványozás: a kiadás teljesítésének, a bevétel beszedésének vagy elszámolásának írásbeli elrendelése.

11. Utalvány ellenjegyzése: magában foglalja – az ellenjegyzésnél leírtak értelemszerű alkalmazása mellett – a szakmai teljesítés igazolásának és az érvényesítés megtörténtének ellenőrzését.

12. Utalvány ellenjegyzője: a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője, illetőleg az általa írásban kijelölt személy.

III.

RÉSZLETES SZABÁLYOK

Kötelezettségvállalás

13. Kötelezettséget vállalni az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű és hatékony ellátására, jogi és pénzügyi ellenjegyzés után és csak írásban lehet.

14. Egy kötelezettségvállalási dokumentumban egyszeri alkalommal az alább felsorolt kötelezettségvállalásra jogosultak által vállalható kötelezettség értékhatára szerint:

15. A kötelezettségvállalásra jogosultak a Belügyminisztérium feladatainak végrehajtása érdekében fizetési, vagy más teljesítési kötelezettséget a jelen Szabályzat 14. pontjának e) alpontjában meghatározott értékhatárig az alábbi szabályok szerint vállalhatnak.

16. A kötelezettségvállalásra jogosultak számára meghatározott egy kötelezettségvállalási dokumentumban egyszeri alkalommal vállalható értékhatár feletti kötelezettségvállalásra a Közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár jogosult.

17. A jelen Szabályzat 16. pontjában megjelölt jogosultságot a Közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár távollétében és felhatalmazása alapján a Közgazdasági Főosztály vezetője gyakorolja, ha a kötelezettségvállalás értéke az 5 millió forint összeget meghaladja, de az 50 millió forint összeget nem éri el.

18. Kötelezettség csak a visszaigazolt és rendelkezésre álló keret erejéig a vonatkozó szabályok betartásával vállalható.

19. A jelen Szabályzat 14. pontjában meghatározott egyszeri kötelezettségvállalási értékhatárokat a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetőjének felterjesztése alapján – a közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár ellenjegyzésével – a Közigazgatási államtitkár az elemi költségvetés elfogadását követő 15 napon belül hagyja jóvá.

20. A kötelezettségvállalásra jogosultak aláírás mintáját a KÁ intézkedés 2. sz. melléklete tartalmazza.

Kötelezettségvállalás és utalványozás ellenjegyzése

21. Pénzügyi ellenjegyzésre a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője, helyettese, vagy a vezető által írásban kijelölt személy jogosult.

22. Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról, hogy a kötelezettségvállalás vagy utalványozás teljesítéséhez szükséges fedezet rendelkezésre áll, és a kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat, valamint a kötelezettségvállalás célszerűségét megalapozó eljárást a keretgazda lefolytatta.

23. Az ellenjegyzőnek a kötelezettségvállalást vagy utalványozást, ha nem ért vele egyet, akkor kell ellenjegyeznie, ha erre a kötelezettségvállaló vagy utalványozó írásban utasítja. Ez esetben az okmányt „A kötelezettségvállalás, illetve utalványozás ellenjegyzése utasításra történt.” záradékkal kell ellátnia, és erről 3 munkanapon belül a felügyeleti szerv vezetőjét értesítenie kell, aki a jelentést 8 munkanapon belül köteles kivizsgálni.

24. A pénzügyi fedezet meglétét az ellenjegyzésre jogosult az alábbi szöveggel igazolja: „A pénzügyi fedezet rendelkezésre állását igazolom.”

A teljesítés szakmai igazolása

25. A teljesítésigazolás történhet a számlán, vagy az erre a célra rendszeresített „Teljesítés igazoló lap”-on, melyet a KÁ intézkedés 3. sz. melléklete tartalmazza).

A számlán történő igazolás esetén „A beszerzés vagy szolgáltatás teljesítését igazolom.” záradékot kell feltüntetni.

Érvényesítés

26. Az érvényesítésnek az „érvényesítve” megjelölésen kívül tartalmaznia kell a megállapított összeget és a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot is.

Az érvényesítés a teljesítés szakmai igazolásán alapul.

Utalványozás

27. Utalványozásra jogosultak:

28. Utalványozni csak az érvényesített okmányra rávezetett vagy külön írásbeli rendelkezéssel (a továbbiakban: utalványrendelet) lehet, melyre mintát a KÁ intézkedés 4. sz. melléklete tartalmaz.

29. Az utalványrendeleten fel kell tüntetni:

30. Az érvényesített okmányra vezetett rendelkezésben (rövidített utalványban) a jelen Szabályzat 29. pontjában meghatározottak közül az okmányon feltüntetett adatokat nem kell megismételni.

31. Nem kell külön utalványozni a termékértékesítésből, szolgáltatásból számla, egyszerűsített számla, számlát helyettesítő okirat, átutalási postautalvány alapján befolyó bevétel beszedését.

32. Az ellenjegyzésre, érvényesítésre, és utalványozásra jogosultak személyi körét, és aláírás mintáját a KÁ intézkedés, 5. sz. melléklete tartalmazza.

Összeférhetetlenségi szabályok

33. Adott gazdasági eseményre vonatkozóan a kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az ellenjegyző nem lehet azonos személy.

34. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult személlyel.

35. Az érvényesítést végző személy és a szakmai teljesítést igazoló nem lehet azonos személy.

36. Kötelezettségvállalási, érvényesítési, utalványozási, ellenjegyzési feladatot nem végezheti az a személy, aki ezt a tevékenységet a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontja szerint közeli hozzátartozója vagy a maga javára látja el.

A keretgazdálkodás

37. Az elemi költségvetés jóváhagyását követő 30 napon belül a hivatali egységek vezetői javaslatának figyelembevételével, a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője által készített felterjesztés alapján – a Közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár dönt a keretgazdák által felhasználható éves keretösszegről.

38. A szervezeti egységek feladataik ellátását a részükre megállapított keretösszegből valósítják meg.

39. A jóváhagyott keretek közötti esetleges átcsoportosításról, és a keretek módosításáról a Közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár dönt.

40. A keretekről nyilvántartást vezet a Költségvetési és Gazdasági Főosztály, valamint a Keretgazda, és a nyilvántartások adatait negyedévente egyeztetik.

IV.

Eljárási rend

41. A kötelezettségvállalás menete az alábbi szakaszokból áll:

42. A szerződés megkötését a kötelezettségvállalásra jogosult keretgazda, a kötelezettségvállalásra jogosult hivatali egység vezetője, vagy a szakmai feladattal érintett, de az adott tárgykörben kötelezettségvállalásra nem jogosult hivatali egység vezetője (a továbbiakban: Kezdeményező) kezdeményezheti, a „Javaslattétel szerződés megkötésére” elnevezésű nyomtatványon, melyre mintát a KÁ intézkedés 6. sz. melléklete tartalmaz.

43. Az igény felmerülését követően a Kezdeményező a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője részére átiratban megküldi a tervezett kötelezettségvállalás adatait tartalmazó, 6. sz. mellékletet.

44. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője, amennyiben a pénzügyi fedezet biztosított, a tervezett kötelezettségvállalást nyilvántartásba veszi, elkülöníti a feladat pénzügyi forrását, és erről előzetes, fedezet igazoló záradékot állít ki, és visszaküldi Kezdeményezőnek (KÁ intézkedés 6. sz. melléklete).

45. A szerződés tervezetét annyi eredeti példányban kell megküldeni a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetőjének, ahány fél van, hozzáadva két példányt.

Kötelezően csatolandó mellékletek:

46. A Kezdeményezőnek a célszerűséget megalapozó eljárás keretében vizsgálni kell különösen:

47. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője a bruttó 15 millió forint összérték feletti szerződést mellékleteivel együtt véleményezés és jogi ellenjegyzés céljából megküldi a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Iroda vezetőjének.

48. A 47. pontban meghatározott érték alatti szerződések jogi vizsgálatát a Költségvetési és Gazdasági Főosztály munkatársa végzi. A jogi vizsgálat megtörténtét „jogilag megvizsgálva” szöveg szerződésre történő feljegyzésével igazolja.

49. A szerződés a jogszabályoknak, illetve az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek való meg nem felelése esetén a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Iroda vezetője, a jogi vizsgálat, illetve a jogi vizsgálat elvégzése után a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője a tervezetet jogi véleményével visszaküldi Kezdeményezőnek, aki a jogi vélemény alapján átdolgozott tervezetet küldi meg ismételten az Irodának, illetve a Költségvetési és Gazdasági Főosztálynak.

50. A Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Iroda vezetője jogi ellenjegyzés után megküldi a szerződést a Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetőjének, aki a pénzügyi szabályszerűségek vizsgálata után azt ellenjegyzi.

51. A Költségvetési és Gazdasági Főosztály vezetője megküldi a pénzügyi és jogi ellenjegyzéssel ellátott szerződéseket a Kezdeményezőnek, aki gondoskodik a szerződő felek általi aláírások lebonyolításáról.

A szakmai főosztály egy eredeti és aláírt ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt irattárba helyez, egy eredeti aláírt példányt megküld a szerződő félnek, két eredeti aláírt és ellenjegyzett, illetve jogilag megvizsgált példányt a Költségvetési és Gazdasági Főosztálynak, a 15 millió forint érték feletti, illetve az ezen értékhatár alatti kivételt képező szerződés egy eredeti aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott szerződést a Szerződés-előkészítő és Peres Képviseleti Irodának.

52. A feladatok szakmai teljesítése kizárólag a valamennyi Fél által aláírt, jogi és pénzügyi ellenjegyzéssel, illetve jogi vizsgálat igazolásával és pénzügyi ellenjegyzéssel ellátott, érvényes és hatályos szerződés alapján kezdődhet meg.

V.

Felelősség

53. A kötelezettségvállaló aláírásával felelősséget vállal az adott kiadás szakmai szükségességért, valamint azért, hogy a kötelezettségvállalás előzetes pénzügyi fedezetigazoláson alapul. E tevékenységéért a jogszabályokban meghatározott fegyelmi felelősség terheli, illetve kár okozása esetén a jogszabályokban meghatározott rendelkezések szerint kártérítési felelősséggel tartozik.

54. A beszerzések során a kötelezettségvállaló felelős a mindenkor hatályos közbeszerzésekről szóló törvény, illetve annak végrehajtására kiadott kormányrendeletek szabályainak betartásáért, betartatásáért.

VI.

Hatálybalépés

55. Ez az intézkedés a közzétételt követő napon lép hatályba.