18/2004. (BK 14.) BM utasítás
a belföldi reprezentációról*
2004.08.02.
A belföldi reprezentációs költségek racionalizálása és felhasználásuk egységesítése érdekében kiadom az alábbi
1. Az utasítás hatálya kiterjed a Belügyminisztérium hivatali szervezeteire; a minisztérium hivatali tevékenységét segítő szervezetekre; a belügyminiszter irányítása alá tartozó önálló szervezetekre; a Kormány által létrehozott, a belügyminiszter által irányított, központi hivatalként működő Közigazgatásszervezési és Közszolgálati Hivatalra; a belügyminiszter útján irányított – a Kormánynak alárendelt központi hivatalként működő – Szervezett Bűnözés Elleni Koordinációs Központra; a belügyminiszter közreműködésével irányított – a Kormány területi szerveiként működő – fővárosi és megyei közigazgatási hivatalokra; továbbá a belügyminiszter tanácsadó testületeire (a továbbiakban együtt: szervek).
2. A szervek belföldi reprezentációs előirányzatát az utasítás 1. mellékletében felsorolt vezetők a beosztásukkal kapcsolatos vendéglátás költségeire – az ott meghatározott keret összegéig – használhatják fel. A keretek kiadása negyedévente történik. 3. A vezetői reprezentáció mellett a belföldi reprezentáció részeként az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadásra és vendéglátásra felszámítható, illetve felhasználható költségnormákat az utasítás 2. melléklete tartalmazza. 4. A BM Központi Igazgatását érintően a 2. mellékletben hivatkozott elszámolhatóság szempontjából ünnepségnek és kiemelt rendezvénynek kizárólag a belügyminisztérium féléves (vagy éves) jóváhagyott munkaprogramjának részét képező, a miniszter jóváhagyásával és a közigazgatási államtitkár egyetértésével kiadott „Minisztériumi ünnepség- és rendezvényterv”-ben (a továbbiakban: Terv) felsoroltak minősülnek azzal, hogy a Tervben rögzített valamennyi rendezvénynél szerepeltetni kell a 2. mellékletnek megfelelő besorolást és a besorolás szerinti normatíva figyelembevételével kalkulált és tervezett reprezentációs költséget. A Tervet a mindenkori minisztériumi munkaprogrammal együtt a BM Személyügyi Főosztály készíti el (a besorolásra, valamint a kalkulált és tervezett reprezentációs költségekre vonatkozó részét a BM Költségvetési és Gazdasági Főosztály visszaigazolása alapján) összhangban a minisztérium – szintén a munkaprogram részét képező – Eseménynaptárával. A Terven kívül eső rendezvények fogadási és vendéglátási költségei csak az azt összehívó vezető 1. mellékletben meghatározott reprezentációs keretének terhére számolhatók el. Különösen indokolt esetben egyedi kérelemre a Tervben nem szereplő rendezvény tervezett reprezentációs költségei alapján a megrendelést és a költségek 2. mellékletben foglalt normák alapján való elszámolását a belügyminiszter engedélyezheti. 5. A belügyminiszter irányítása alá tartozó önálló szervezetek és központi hivatalok, valamint a fővárosi és megyei közigazgatási hivatalok vezetői az 1. mellékletben nem szereplő vezetők körére a belföldi reprezentációs keret felhasználási jogosultságot és az alkalmazható keretek összegét, valamint a 2. mellékletben a fogadási és vendéglátási költségnormákat, azok felhasználásának rendjét, az irányításuk alá tartozó területre – a mellékletben szereplő normaösszegeken belül a jelen utasítással összhangban – a közgazdasági és informatikai helyettes államtitkár egyetértésével, belső szabályzatban határozzák meg. 6. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadás és vendéglátás költségnormája a vezetői reprezentáció kerete terhére túlléphető.
7. Reprezentáció keretében ajándék kizárólag az adózással kapcsolatos hatályos jogszabályok rendelkezéseinek figyelembevételével, az 1. mellékletben meghatározott vezetői reprezentációs keret terhére adható. 8. A vezetői reprezentáció felhasználását minden érintett köteles a tárgynegyedév utolsó munkanapjáig a szerv pénzügyi szervezetének számla (bizonylat) alapján elszámolni, ennek hiányában a következő időszakra járó keret nem adható ki.
9. Az ünnepségekkel, kiemelt rendezvényekkel kapcsolatos fogadási és vendéglátási költségnorma (valamint annak a vezetői reprezentációs keret terhére való túllépése) alapján felhasznált költségek elszámolása számla ellenében történik. A 2. mellékletben felsorolt rendezvények esetében a rendezvény tervezett időpontját megelőzően igénybejelentő lapot (3. melléklet) kell kitölteni és pénzügyi ellenjegyzés céljából megküldeni a kifizetést teljesítő szervezeti egység részére. A kifizetéshez a 4. melléklet szerinti elszámoló lapot kell benyújtani, amelyhez csatolni kell az elszámolás alapjául szolgáló számlákat, továbbá a rendezvényen ténylegesen résztvevők névsoráról készült jelenléti ívet, regisztrációt. A teljesítés igazolására a 4. melléklet záradékának kitöltésével a rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezeti egység vezetője (megrendelő) jogosult. Amennyiben az elszámolás bármilyen okból nem teljes vagy nem megfelelő, úgy – a pótlás 15 napon belüli elmaradása esetén – a rendezvény költségei az azt összehívó vezető reprezentációs keretét terhelik. 10. Az utasítás, a közzététele napján lép hatályba, egyidejűleg a belföldi reprezentációról szóló 21/1995 (BK 20.) BM utasítás hatályát veszti. 11. A „Minisztériumi ünnepség- és rendezvénytervet” első alkalommal pótlólag, legkésőbb az utasítás hatálybalépését követő 15 napon belül készíti el a BM Személyügyi Főosztály.
12. Az 5. pontban meghatározott feladatot az utasítás hatálybalépését követő 60 napon belül kell végrehajtani.
Dr. Lamperth Mónika s. k.,
A belföldi reprezentáció részeként a vezetői reprezentáció felhasználására jogosultak köre, a keretek összegei
1. |
Miniszter |
90 000 Ft/hó |
2. |
Államtitkárok
Országos rendőrfőkapitány
Határőrség országos parancsnoka
OKF főigazgatója
OAH főigazgatója |
40 000 Ft/hó |
3. |
Helyettes államtitkárok, helyettes államtitkári besorolású vezetők
BM Kabinetfőnök
Bevándorlási és Állampolgársági Hivatal főigazgatója
RSZVSZ szolgálatvezetője
Közigazgatási hivatalok vezetői |
30 000 Ft/hó |
4. |
BM Nemzetközi Főosztály vezetője
BM Sajtó-, Civilkapcsolati, és Esélyegyenlőségi Főosztály vezetője
Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal vezetője |
20 000 Ft/hó |
5. |
Minisztériumi főosztályvezetők és főosztályvezető
jogállású vezetők, akik e mellékletben szervezet vezetői elnevezéssel nem szerepelnek
Miniszteri biztos, amennyiben vezetői beosztása alapján nem részesül vezetői reprezentációban
Rendőrtiszti Főiskola főigazgatója
A minisztérium hivatali tevékenységét segítő szervezet vezetője, aki e mellékletben szervezet vezetői elnevezéssel nem szerepel
Államtitkárok titkárságának vezetői
Miniszteri főtanácsadó |
12 500 Ft/hó |
6. |
Minisztériumi főosztályvezető-helyettesek
Helyettes államtitkárok titkárságainak vezetői
A minisztérium hivatali tevékenységét segítő szervezetek vezetőjének helyettese(i), akik e mellékletben szervezet vezetői elnevezéssel nem szerepelnek
Miniszteri tanácsadó |
11 500 Ft/hó |
7. |
Osztályvezető |
10 000 Ft/hó |
Az ünnepségekhez, kiemelt rendezvényekhez kapcsolódó fogadási és vendéglátási normák
javasolt normatívák |
1. |
Ünnepségek és kiemelt rendezvények alkalmával, ha |
|
|
a) miniszter ad fogadást |
1000 Ft/fő |
|
b) államtitkár, helyettes államtitkár, rendőrség, határőrség, tűz- és polgári védelem országos parancsnoka (vezetője) ad fogadást |
500 Ft/fő |
|
c) sajtófogadás, valamint a többi ünnepség, illetve rendezvény esetén (amennyiben az, ünnepség, illetve rendezvény elismerések átadásával egybekötött, úgy az összes elismerésben részesült és azok 20%-ának megfelelő létszámú meghívott vendégre) |
500 Ft/fő |
|
d) nyugdíjas találkozók alkalmával az évente egy alkalommal rendezett találkozóra meghívott BM nyugdíjasok után |
500 Ft/fő |
|
számítható fel a meghívottak után. |
Igénybejelentő lap rendezvények költségeinek elszámolásához
1. A rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezet vezetője:
2. A rendezvény megnevezése, célja:
3. A rendezvény helye, tervezett időpontja:
4. Résztvevők tervezett létszáma:
6. A rendezvényhez kapcsolódóan igényelt költségnorma:
7. A rendezvény (költségnormák alapján számolt) tervezett összköltsége:
Dátum:
P. H.
............................
igénylő aláírása
Rendezvények költségeinek elszámolása
1. A rendezvényt kezdeményező és lebonyolító szervezet vezetője:
2. A rendezvény megnevezése, célja:
3. A rendezvény helye, időpontja:
6. A rendezvényhez kapcsolódóan igényelt költségnorma:
7. A rendezvény (költségnormák alapján számolt) összköltsége:
Dátum:
P. H.
............................
igénylő aláírása
Teljesítésigazolási záradék
A 2. pontban szereplő rendezvény 3. pontban jelölt helyen és időben való megtörténtét, 4. pontban hivatkozott tényleges létszámát, valamint a rendezvényre megrendelt termékek szállításának és felszolgálásának teljesítését igazolom.
............................
igénylő aláírása
