7/2004. (IV. 29.) GKM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya a GKM Igazgatás, a GKM fejezeti kezelésű előirányzatai, valamint a GKM Gazdasági Igazgatóság költségvetési előirányzataiból finanszírozott árubeszerzésekre, építési beruházásokra, építési koncesszióra, szolgáltatási koncesszióra és szolgáltatások megrendelésére terjed ki.

(2) Nem terjed ki az utasítás hatálya azokra a beszerzésekre, amelyeknél – a társfinanszírozására (pl. PHARE, EIB, EBRD) tekintettel – a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni, továbbá amelyeket beszerzőként – a Gazdasági Igazgatóság kivételével – a minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, vagy külön szerződés alapján gazdasági társaságok vagy közhasznú társaságok folytatnak le.

2. § Ezen utasítás alkalmazásában:

3. § A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, a tárca költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának biztosítása, a tárcán belüli koordináció és egységes eljárás érdekében a minisztériumban Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) működik.

4. § A Bizottság hatásköre a minisztérium Kbt. hatálya alá tartozó beszerzéseinek a lefolytatására, valamint az R. hatálya alá tartozó beszerzések ellenőrzésére és felügyeletére (a továbbiakban együtt: közbeszerzés) terjed ki.

5. § A Bizottság a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkárnak alárendelten működik.

6. § (1) A Bizottság állandó és ideiglenes tagokból áll.

(2) A Bizottság állandó tagjai:

(3) A Közbeszerzési Titkárság, a Költségvetési Főosztály és a Jogi Főosztály vezetői, valamint a 6. §. (2) bekezdésének d) pontjában meghatározott szervezeti egységek vezetői – az állandó tag akadályoztatása esetére – egy vagy több állandó póttagot jelölnek.

(4) Az egyes beszerzések lebonyolítása során a Bizottság egy vagy két ideiglenes taggal egészül ki. Ideiglenes tag a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője, illetve annak képviselője, fejezeti kezelésű célelőirányzatból finanszírozott beszerzés esetén az előirányzatot kezelő szervezeti egység (főosztály) képviselője, ideiglenes tag lehet továbbá más érdekelt szervezeti egységek képviselői, vagy külső szakértők is. Az ideiglenes tagokat – a delegáló szervezeti egység vezetőjének javaslatára – a Bizottság elnöke kéri fel, illetve jelöli ki. Az ideiglenes tagok az adott eljárásban szavazati joggal rendelkeznek. Informatikai tárgyú beszerzés esetén az Informatikai és Statisztikai Főosztály képviselőjének ideiglenes tagként történő kijelölése kötelező.

(5) A Bizottság elnöke a Közbeszerzési Titkárság vezetője. A Bizottság nevében az Elnök ír alá. Az Elnököt akadályoztatása esetén a Titkárság állandó póttagja helyettesíti.

(6) A Bizottság a közbeszerzési feladatok ellátásához további külső szakértőket, szakértő cégeket is igénybe vehet, ha ezt a közbeszerzés értéke, a feladatok speciális jellege indokolja. Az ilyen célú megbízási szerződések megkötését, illetve a szakértő(k) kiválasztására irányuló pályázati eljárást a gazdaságkoordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár engedélyezi. A szakértő az adott eljárásban tanácskozási joggal rendelkezik. A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetén a Bizottság 2005. január 1. napjától a Kbt. 9. §-ában foglaltak szerint az eljárás lebonyolításába hivatalos közbeszerzési tanácsadót köteles bevonni.

(7) A Bizottság titkársági feladatait a Közbeszerzési Titkárság (a továbbiakban: Titkárság) látja el.

(8) A Bizottság elnökét és állandó tagjait, valamint póttagjait a Közigazgatási Államtitkár bízza meg.

(9) Az Elnök, az állandó tagok és a póttagok megbízatása két évre szól. A Bizottság tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni. Az állandó tagok akadályoztatása esetén azokat kivételesen a póttagok helyettesíthetik. A helyettesítés vonatkozhat teljes beszerzési eljárás lefolytatására vagy egyes eljárási cselekményekben való részvételre is.

(10) A Bizottság elnökének és állandó tagjainak megbízatása megszűnik:

(11) A Bizottság elnökévé, tagjává vagy póttagjává csak olyan köztisztviselő nevezhető ki, aki a kinevezését megelőzően jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozatot tett. Az Elnök, a tagok, a póttagok és az ideiglenes tagok az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni. Az ideiglenes tag köztisztviselőnek is rendelkeznie kell vagyonnyilatkozattal.

(12) A Bizottság elnöke, tagjai és az eljárásba bevont közreműködők vagy szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség áll fenn. Az összeférhetetlenségről a tag, a közreműködő vagy a szakértő köteles a Bizottság elnökét haladéktalanul tájékoztatni. A Bizottság elnöke nem veheti igénybe azon tag közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel.

(13) Az Elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról köteles a gazdaságkoordinációs és pénzügyi helyettes államtitkárt tájékoztatni, aki az adott eljárásban az elnöki jogokkal a bizottság valamelyik tagját bízza meg.

(14) A Bizottság az ügyrendjét jelen utasítás keretei között maga határozza meg.

7. § (1) A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amelyet az Elnök ír alá, és az Elnök által kijelölt tag hitelesít. A jegyzőkönyvet a Bizottság tagjainak, illetve annak hiteles kivonatát az érintetteknek meg kell küldeni.

(2) Az ülésekről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul meg kell küldeni a gazdaságkoordinációs és pénzügyi helyettes államtitkárnak.

(3) A Bizottság valamennyi állandó tag vagy azt helyettesítő póttag, a 6. § (4) bekezdésében és a 9. § (4) bekezdésében meghatározott esetekben legalább további egy ideiglenes tag jelenlétében határozatképes.

(4) A Bizottság a döntéseit szótöbbséggel hozza.

(5) A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben – egyhangú döntés kivételével – név szerint kell feltüntetni. A tagok a nemleges szavazatukat kötelesek indokolni, és kérésükre a különvéleményüket a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

8. § (1) A Bizottság a 4. §-ban meghatározott feladatkörében – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető kezdeményezésére – dönt a beszerzési eljárás megindításáról, az eljárás fajtájának kiválasztásáról, az ajánlati, illetve részvételi felhívás és a dokumentáció tartalmáról, az elbírálás szempontjairól, értékeli a beérkezett ajánlatokat. A Gazdasági Igazgatóság beszerzései esetén mindezen kérdésekben a Bizottság javaslata alapján a Gazdasági Igazgatóság Vezetője dönt.

(2) A Bizottság elnöke gondoskodik a gazdasági forgalomban részt vevő szervezetek és személyek tájékoztatását szolgáló, az adott évre tervezett közbeszerzésekről minden év április 15-ig készítendő éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséről és esetleges módosításáról, valamint az előzetes összesített tájékoztató legkésőbb április 15-ig történő elkészítéséről és hirdetmény útján történő közzétételéről. Gondoskodik továbbá a költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a Közbeszerzések Tanácsának adandó összegezés összeállításáról, intézkedik az éves összegezésnek a tárgyévet követő május 31-ig a Közbeszerzések Tanácsához történő eljuttatásáról.

(3) A Titkárság nyilvántartja, kezeli és irattározza a közbeszerzések dokumentumait.

(4) A Bizottság jóváhagyása szükséges a Kbt. 29. §-ában, továbbá 296. §-ában meghatározott körben történő beszerzésekhez, illetve szerződéskötésekhez.

9. § (1) A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére a GKM Igazgatás jóváhagyott éves költségvetésében tételes előirányzattal vagy az előirányzat felosztása következtében jóváhagyott összeggel rendelkező, illetve külön utasításban a kezdeményezésre felhatalmazott szervezeti egység (főosztály) kötelezettségvállalásra jogosult vezetője, a fejezeti kezelésű előirányzatok kezelői, a GKM Gazdasági Igazgatóság esetén – az igazgatóságon kezelt egyéb előirányzat esetében az illetékes szervezeti egység vezetőjének egyetértésével – a Gazdasági Igazgatóság Vezetője, illetőleg kutatási és fejlesztési szolgáltatás megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén a fejezeti kezelésű előirányzat kezelőjének jóváhagyásával a témagazda szervezeti egység vezetője is jogosult (a továbbiakban: beszerző szervezeti egységek).

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalásra – külön utasításban foglaltak alapján – a Miniszter, a Politikai Államtitkár vagy a Közigazgatási Államtitkár jogosult, a beszerzést a kötelezettségvállalásra jogosult írásbeli engedélyével lehet kezdeményezni.

(3) Kutatási és fejlesztési szolgáltatás megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén, ha több kutatási és fejlesztési téma kidolgozására egy közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, akkor a közbeszerzési eljárás kezdeményezésére – a témagazda szervezeti egységek vezetőjével egyeztetve – a Közgazdasági Főosztály vezetője jogosult.

(4) A (3) bekezdésben foglalt beszerzési eljárás esetén a Bizottságba valamennyi témagazda, valamint a Közgazdasági Főosztály vezetője egy-egy ideiglenes tagot delegál. A témagazda-főosztály képviselője kizárólag a főosztály kutatási témájával kapcsolatban rendelkezik szavazati joggal. Egy kutatási témával kapcsolatban a Közgazdasági Főosztály képviselőjén kívül csak egy ideiglenes tag szavazhat. Eljárási kérdésekben az ideiglenes tagok közül kizárólag a Közgazdasági Főosztály képviselője rendelkezik szavazati joggal.

10. § Az eljárás fajtájának (nyílt, meghívásos, tárgyalásos) megválasztásánál törekedni kell a széles körű részvétel lehetőségének biztosítására. Az eljárási forma kiválasztása az ajánlati felhívás elkészítésével egyidejűleg történik.

11. § (1) A közbeszerzési eljárást a szerződés megkötésének várható időpontját megelőzően legalább 70 nappal a bizottság elnökéhez írt feljegyzésben kell kezdeményezni, kivéve a tárgyalásos vagy gyorsított közbeszerzési eljárást, amelyek esetében a beszerzést az eljárás lefolytatáshoz szükséges legrövidebb időtartam figyelembevételével kell kezdeményezni.

(2) A kezdeményezés során a beszerző szervezeti egység vezetője a Bizottságba ideiglenes tagot delegál, javaslatot tesz az eljárás fajtájára, és négy példányban csatolja a részvételi, illetve ajánlati felhívás és a szerződés tervezetét, valamint egy példányban a Költségvetési Főosztálynak, illetőleg az előirányzat kezelőjének a források rendelkezésre állásáról szóló igazolását, továbbá a gazdaságkoordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár előzetes egyetértését. Informatikai tárgyú beszerzés esetén az eljárás megindításához szükség van az Informatikai és Statisztikai Főosztály szakmai jóváhagyására is. Az ideiglenes tagok akadályoztatása esetén a delegáló szervezeti egység vezetője a tag helyébe új tagot delegál.

(3) Kutatási és fejlesztési szolgáltatás megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén, ha több kutatási és fejlesztési téma kidolgozására egy közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, az ajánlati felhívás tartalmának – így különösen az alkalmassági szempontok és a bírálati szempontok – megállapítására a Bizottság ülésén kerül sor, az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján. Az ülésen elhangzottakról jegyzőkönyv készül, amelynek alapján az ajánlati felhívást a Közgazdasági Főosztály készíti el és terjeszti a Bizottság elé.

(4) Az ajánlati dokumentáció elkészítése a beszerző szervezeti egység feladata. Több kutatási téma egy közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzése esetén az ajánlati dokumentáció elkészítése úgy történik, hogy – az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján – a Bizottság ülésén valamennyi témagazda szervezeti egység jelenléte mellett sor kerül a dokumentáció tartalmának megállapítására, amelyről jegyzőkönyv készül. A dokumentációt a Közgazdasági Főosztály készíti el a Bizottság ülésén – az előbbiek szerint – felvett jegyzőkönyv alapján. Az ajánlati dokumentációt a Bizottság hagyja jóvá.

12. § (1) A Bizottság az általa jóváhagyott ajánlati (részvételi) felhívás közzétételéről, illetőleg az érintettekhez történő eljuttatásáról – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – a Titkárság útján gondoskodik.

(2) Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén a Bizottság által véleményezett ajánlati felhívást – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – a Közbeszerzési Titkárság

(3) Amennyiben a (2) bekezdés b) pontjában megjelölt esetben legalább három ajánlattevő nem nyújtott be ajánlatot, a Bizottság – a Közbeszerzési Titkárság útján – újabb, a (2) bekezdés b) pontja szerinti ajánlatkérésre köteles. Ennek során azt az ajánlattevőt, aki ajánlatot nyújtott be, ismételten fel kell hívni ajánlattételre azzal, hogy a benyújtott ajánlata fenntartható, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben nem változtak meg. Ha az ismételt ajánlatkérés eredményeként legalább három ajánlattevő nem nyújtott be ajánlatot, a Bizottság a benyújtott ajánlat, illetőleg ajánlatok alapján hozhatja meg döntését.

(4) A Gazdasági Igazgatóság az egyszerű közbeszerzési eljárásait – a jelen utasításban foglalt eljárási cselekmények kivételével – saját hatáskörben bonyolítja.

(5) Az egyszerű eljárásban lehetőség van tárgyalás lefolytatására, azonban erről az ajánlati felhívásban rendelkezni kell. Ha az eljárás tárgyalásos, az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell a tárgyalás lefolytatásának menetét. Ebben az esetben a Bizottság a tárgyalások befejezését követően dönt a legkedvezőbb ajánlatot tevő személyéről.

(6) A minisztérium mint ajánlatkérő az eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a Közbeszerzési Titkárságon keresztül teljesíti. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető. Az ajánlattevők részéről az ajánlati felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a Közbeszerzési Titkárság – az adott beszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében, a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a beszerző szervezeti egységgel egyeztetve – ad választ.

(7) A beérkezett ajánlatokat a Bizottság legalább két tagjából álló bontási bizottság bontja fel. A bontási eljárás – kivéve az egyszerű közbeszerzési eljárást és azon eljárásokat, amelyekben a Kbt. alapján kizárólag egy ajánlattevő kérhető fel ajánlattételre – közjegyző jelenlétében történik. A közjegyző működésével kapcsolatban felmerült költségek kiegyenlítéséről a beszerző szervezeti egység gondoskodik.

(8) A Bizottság az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az ajánlati (részvételi) felhívásban meghatározott szempontok szerint elvégzi az ajánlatok (részvételi jelentkezések) minősítését, értékelését, és – a GKM Gazdasági Igazgatóság beszerzései kivételével – dönt a hiánypótlás elrendeléséről, az alkalmatlan ajánlattevők kizárásáról, az ajánlatok érvénytelenségéről és a nyertes ajánlattevő személyéről. A GKM Gazdasági Igazgatóság beszerzései esetén a fentiekben megjelölt kérdésekben a Bizottság javaslata alapján a Gazdasági Igazgatóság Vezetője dönt.

(9) Az eljárás során szükséges értesítéseknek, hiánypótlásoknak az érintettek részére történő eljuttatásáról – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – a Bizottság a Titkárság útján gondoskodik.

(10) A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, indokolással ellátott döntést – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – az eljárás dokumentumainak egyidejű megküldésével a Bizottság haladéktalanul továbbítja a beszerzésre jogosult vezetőnek a szerződés megkötése céljából.

(11) Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti összegzés elkészítéséről, illetőleg annak a külön jogszabályban meghatározott minta szerinti közzétételéről – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – a Bizottság a Titkárság útján gondoskodik.

(12) A Bizottság által jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződést – a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg a minisztérium nevében, illetve kíséri figyelemmel annak teljesítését, igazolja az elvégzett munkát, és érvényesíti az esetleges igényeket. Amennyiben a kötelezettségvállalásra a 9. § (2) bekezdésében meghatározott vezető jogosult, a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatokat a szakmailag illetékes főosztály vezetője látja el. A megkötött szerződés egy példányát a szerződéskötéstől számított 2 napon belül beszerző köteles a Közbeszerzési Titkárság részére megküldeni.

(13) A Kbt. 296. §-ában meghatározott beszerzésekről a beszerző szervezeti egység a szerződés tervezetének megküldésével tájékoztatja a Bizottság elnökét. A szerződéskötésre a Bizottság véleményének figyelembevételével kerülhet sor.

(14) A megkötött szerződéseknek – a Kbt. 303–305. §-ában meghatározott körben történő – módosításához a Bizottság jóváhagyása szükséges. A módosított szerződés egy példányát a beszerző szervezeti egység köteles a módosítástól számított 2 napon belül a Titkárság részére megküldeni.

13. § (1) A szerződés teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követő két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési Titkárságot tájékoztatni.

(2) A beszerző szervezeti egység a fentiekben rögzítetteken kívül köteles a Titkárságot haladéktalanul tájékoztatni bármely, a beszerzési eljárások lefolytatásával vagy a szerződések teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről.

(3) A Kbt.-ben előírt, a szerződéskötésről és a szerződésmódosításról, a szerződések teljesüléséről tájékoztató hirdetmény közzétételéről – a Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek kivételével – a Bizottság Elnöke a Közbeszerzési Titkárság útján gondoskodik.

(4) A Titkárság működteti a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó vezetői információs rendszert.

14. § Az R. 1. sz. melléklete szerint országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeteken keresztül az R.-ben meghatározott módon kell beszerezni. Az országosan kiemelt termékekre vonatkozó állami normatívákat a Kormány Magyar Közlönyben közzétett határozata állapítja meg.^*

15. § (1) A központosított közbeszerzési eljárás keretében lefolytatandó közbeszerzési igények felmérése a Gazdasági Igazgatóság, informatikai beszerzés esetén az Informatikai és Statisztikai Főosztály feladata. Az igényeket a Gazdasági Igazgatósághoz, informatikai tárgyú beszerzés esetén az Informatikai és Statisztikai Főosztályhoz kell eljuttatni, amelyek a felmerült igényekről vagy megrendelésekről írásban tájékoztatják a Bizottság elnökét.

(2) A megrendeléseket a beszerzésre kijelölt szervezethez a Gazdasági Igazgatóság vagy az Informatikai és Statisztikai Főosztály továbbítja. A megrendelések teljesítéséről vagy annak elmaradásáról a Gazdasági Igazgatóság vagy az Informatikai és Statisztikai Főosztály 5 munkanapon belül írásban tájékoztatja a Bizottság elnökét.

16. § (1) A Kbt. 6. § (1) bekezdése szerinti felelősségi rendet a (2)–(3) bekezdések határozzák meg.

(2) A Bizottság által lefolytatott eljárásért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért a Bizottság, illetve az adott eljárásban részt vevő állandó és ideiglenes tagjai személyes felelősséggel tartoznak.

(3) A beszerzési eljárások adminisztratív feladataiért, illetve az ezekre vonatkozó szabályok megtartásáért az Elnök és a Titkárság felelős.

(4) Mentesül a felelősség alól, aki az adott döntés során „nem”-mel szavazott, és tiltakozását, ellenvéleményét kérésére jegyzőkönyvben rögzítették, illetőleg az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(5) Az R.-ben foglaltak betartásáért a Gazdasági Igazgatóság vezetője felelős.

(6) Jelen utasítás megkerülésével, illetőleg a Bizottság bevonása nélkül lefolytatott beszerzési eljárások jogszerűségéért a beszerző szervezeti egység vezetője felelős.

17. § Aki a beszerzések során vagy azokkal kapcsolatosan bármilyen szabálytalanságot, vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, arról haladéktalanul köteles a Bizottság elnökét és az Ellenőrzési Főosztály vezetőjét írásban értesíteni.

18. § (1) Jelen utasítás 2004. május 1-jén lép hatályba, egyidejűleg a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium és a GKM Gazdasági Igazgatóság beszerzéseinek lebonyolításáról szóló 10/2002. (XII. 23.) GKM utasítás, valamint az azt módosító 9/2003. (III. 25.) GKM utasítás és 20/2003. (VII. 17.) GKM utasítás hatályát veszti.

(2) Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett beszerzési eljárásokra az ajánlati vagy részvételi felhívás közzétételének, illetve megküldésének napján hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.