114/2005. (HK 1/2006.) HM utasítás
114/2005. (HK 1/2006.) HM utasítás
a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról*
utasítást
Az utasítás hatálya
1. § Az utasítás hatálya a Honvédelmi Minisztériumra (a továbbiakban: HM), a HM közvetlen alárendeltségébe tartozó szervezetekre, a miniszter közvetlen irányítása, felügyelete alá tartozó szervezetekre, valamint a Magyar Honvédség katonai szervezeteire (a továbbiakban együtt: honvédelmi szervek) terjed ki.
Általános rendelkezések
2. § (1) A FEUVE rendszer olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, melynek segítségével a honvédelmi szerv érvényesíti a feladatai ellátásához szükséges előirányzatokkal, létszámmal és vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit.
(2) A honvédelmi szervek FEUVE rendszere kidolgozásának, illetve felülvizsgálatának alapját ezen utasítás 1–5. számú mellékletei képezik, amelyek az alábbi „Mintákat” tartalmazzák:
a) szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje;
b) ellenőrzési nyomvonal;
c) kockázatok kezelésének szabályzata.
(3) A FEUVE rendszer kialakításáért, működtetéséért és fejlesztéséért, az előírt okmányok elkészítéséért, illetve azok aktualizálásáért a honvédelmi szerv vezetője a felelős.
Szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje
3. § A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje a honvédelmi szerv működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előforduló, valamely normától, belső rendelkezéstől, felettesi utasítástól, elöljárói parancstól való eltérés esetén a vezetők, illetve a beosztott állomány által alkalmazandó – a hatályos jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben előírtakon alapuló – eljárási rendet és eljárási szabályokat rögzíti.
Ellenőrzési nyomvonal
4. § (1) Az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szervnél megvalósuló, a szervezetre jellemző, az alaprendeltetésből adódó feladatokat is tartalmazó tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatok táblázatba foglalt, vagy folyamatábrával szemléltetett leírása.
(2) Az ellenőrzési nyomvonalban a honvédelmi szerv tevékenységére jellemző összes folyamatot fel kell tüntetni, amit oly mértékben kell részfolyamatokra bontani, hogy az alapul szolgáljon a kockázati tényezők felmérésére és a kockázatok kezelésére is.
(3) Az ellenőrzési nyomvonal pontosítását a honvédelmi szerv feladatainak változásával összhangban, de legalább évenkénti felülvizsgálat alapján szükséges elvégezni.
Kockázatkezelés
5. § (1) A honvédelmi szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatok azonosítása, megállapítása, mérése és kezelése érdekében kockázatelemzést kell végezni. A kockázatkezelés feladatait és eljárásrendjét a honvédelmi szerv kockázatkezelési szabályzatában kell rögzíteni.
(2) A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a honvédelmi szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat.
(3) A kockázatkezelési szabályzat alapján a honvédelmi szerv tevékenységeinek, folyamatainak kockázatelemzését az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatával, pontosításával összhangban, de legalább évenkénti felülvizsgálat alapján kell végrehajtani, és a változásokat a kockázat-nyilvántartásban átvezetni.
Az okmányok kidolgozása a honvédelmi szerveknél
6. § (1) A FEUVE rendszer működtetése érdekében a honvédelmi szervek elkészítik:
a) a FEUVE rendszer működtetésének általános szabályait és előírásait;
b) a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét;
c) az ellenőrzési nyomvonalat;
d) a kockázatkezelési szabályzatot.
(2) A honvédelmi szervek az (1) bekezdés a) pont szerinti FEUVE rendszerükkel összhangban módosítják, kiegészítik a szervezeti és működési szabályzatuk ellenőrzések rendjére vonatkozó előírásait.
(3) A honvédelmi szervek az (1) bekezdés b)–c) pontok szerinti okmányokat – a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók Magyar Honvédség sajátosságaira adaptált minták alapján – az éves felülvizsgálat keretében kidolgozzák, illetve a már kimunkáltakat pontosítják.
(4) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendje, valamint az ellenőrzési nyomvonal a honvédelmi szerv szervezeti és működési szabályzatának a mellékleteit képezik.
(5) A speciális gazdálkodást1. folytató honvédelmi szervek FEUVE rendszerüket, az abban előírt okmányokat a HM Központi Pénzügyi és Számviteli Hivatallal együttműködve dolgozzák ki. Az MK Katonai Felderítő Hivatal és az MK Katonai Biztonsági Hivatal a rendszerüket önállóan alakítják ki, amelyhez szükség szerint igénybe vehetik a HM Központi Pénzügyi és Számviteli Hivatal szakmai közreműködését.
(6) A honvédelmi szervek FEUVE rendszerüket az alapító okiratukban meghatározott gazdálkodási jogosultságra figyelemmel a pénzügyi és számviteli, elhelyezési, illetve logisztikai utaltsági rendeknek megfelelően, az ellátást biztosító illetékes honvédelmi szervekkel együttműködve dolgozzák ki.
(7) Az ellátást biztosító honvédelmi szervek vezetői szervezetüket illetően kötelesek intézkedni az utalt honvédelmi szervek FEUVE rendszere kidolgozásában történő szakmai együttműködésre.
(8) A honvédelmi szerv vezetője a FEUVE rendszer működtetését az Ámr. 23. számú melléklete szerint értékeli, arról nyilatkozik és azt az éves költségvetési beszámolóval együtt megküldi a felügyeleti szerv részére. A speciális gazdálkodást folytató szervek kivételével a beszámolóhoz csatolandó a költségvetési szerv vezetőjének önálló, jogszabályban előírt nyilatkozatán kívül a HM Pénzügyi és Számviteli Szolgálat illetékes szervezete vezetőjének az utasítás 5. számú melléklete szerinti, az adott szervre vonatkozó nyilatkozata is.
Az okmányok kidolgozása a HM-nél, mint intézménynél
7. § (1) A Honvédelmi Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatának – az érintett HM szervek közreműködésével, azok bedolgozásai alapján – kialakított FEUVE rendszernek megfelelő módosítását és ezen utasítás 6. § (4) bekezdése szerinti mellékleteket a HM tervezési és koordinációs főosztályvezető terjeszti fel.
(2) Az ellenőrzési nyomvonal kidolgozását a HM tervezési és koordinációs főosztályvezető koordinálja, amelynek elkészítése érdekében:
a) meghatározza a kidolgozásban érintettek körét, a kidolgozás határidejét;
b) a kidolgozásban érintett HM szervek (főosztályok, illetve főosztály szintű szervezetek) a pénzügyi és logisztikai ellátás tekintetében érintett pénzügyi és számviteli szervezetekkel, a HM Ingatlankezelési Hivatallal, az MH Híradó és Informatikai Parancsnoksággal, valamint az MH Támogató Ezreddel együttműködve elkészítik, és a HM Tervezési és Koordinációs Főosztály (a továbbiakban: HM TKF) részére megküldik saját ellenőrzési nyomvonalukat.
(3) A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét az érintett HM szervek bevonásával a HM jogi és információvédelmi főosztályvezető dolgozza ki és küldi meg a HM TKF részére.
(4) A HM kockázatkezelési szabályzatát – a (2) bekezdés b) pont szerinti HM szervek és szervezetek közreműködésével – a HM védelemgazdasági főosztályvezető dolgozza ki.
Záró rendelkezések
8. § Ez az utasítás az aláírását követő 3. napon lép hatályba.*
Juhász Ferenc s. k.,
honvédelmi miniszter
1. számú melléklet a 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasításhoz
1. A jogszabályi előírások
1.1. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) fogalmát, a kialakításának és működtetésének felelősségi rendjét, valamint a kapcsolódó követelményeket az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.) előírásai az alábbiakban határozták meg:
1.2. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (Ámr.) 145/A-C. §-ainak előírásai a FEUVE rendszerével kapcsolatban az alábbiakat határozzák meg:
1.3. Az Ámr. 149. § (2) bekezdésének c) pontja a felügyeleti szerv részére meghatározza, hogy a költségvetési szervei részére előírja:
2. Az Áht. és az Ámr. előzőekben idézett előírásai új elemeket vezettek be a FEUVE rendszerébe, amelyek alapján kötelező kialakítani
– a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét,
– az ellenőrzési nyomvonalat, valamint
– a kockázatkezelést.
3. A HM/MH szervezet FEUVE rendszerét a jogszabályi előírásokkal összhangban, a pénzügyminiszter által 2005. január 31-én (PK 2/2005.) közétett, a Magyar Honvédség sajátosságaira adaptált módszertani útmutatókban foglaltakra figyelemmel készíti.
A HM/MH szervezet FEUVE rendszerével kapcsolatos követelményeket a függelék foglalja össze.
A HM/MH szervezet – a jogszabályi előírásnak megfelelően – a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrendjét, valamint az ellenőrzési nyomvonalát részletesen meghatározza, és az SZMSZ mellékleteként készíti el.
A kockázatkezelési szabályzat kialakításával kapcsolatos követelmények meghatározásán túlmenően a kockázatkezelés és -elemzés részletes szabályai külön belső intézkedésben kerülnek elrendelésre.
4. Az alkalmazott fontosabb fogalmak
4.1. Szabályosság: a szervezet, szervezeti egység működése megfelel a vonatkozó szabályoknak, előírásoknak.
4.2. Szabályozottság: a szervezet, szervezeti egység működése, tevékenysége, illetve valamely tevékenységi folyamata, részfolyamata, alaptevékenységi körébe tartozó szakfeladata megfelelően szabályozott-e, a hatályos jogszabályoknak, fejezetszintű belső rendelkezéseknek megfelelnek-e.
4.3. Gazdaságosság: a tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségének optimalizálását jelenti a megfelelő minőség mellett.
4.4. Hatékonyság: a tevékenység során előállított termékek, szolgáltatások, egyéb eredmények, valamint az előállításukhoz felhasznált források közötti kapcsolat.
4.5. Eredményesség: a tevékenység céljai megvalósításának mértéke, a tevékenység szándékolt és tényleges hatása közötti kapcsolat.
Függelék: A HM/MH szervezet FEUVE rendszerével kapcsolatos követelmények
Függelék az 1. számú melléklethez
1. A FEUVE rendszer és a szabályozottság
A szervezet vezetője gondoskodik arról, hogy
– a szervezet elsőszintű pénzügyi és ellenőrzési feladatainak megfelelő szabályozása érdekében a hatályos jogszabályokról kellő tájékozottság legyen;
– a belső szabályozásnál figyelembevételre kerüljenek az alapító, illetve a fenntartó által meghatározott követelmények, célkitűzések, elvárások;
– a hatályos jogszabályok alapján előírt belső szabályozók kialakítása megtörténjen, azok megismertetése biztosítva legyen;
– a helyi sajátosságok miatt szabályozandó területek feltárásra kerüljenek.
A megfelelő szabályozottság biztosítása érdekében:
– meg kell határozni azokat a területeket, amelyek szabályozásáról a központi előírások következtében helyileg kell gondoskodni;
– objektív kockázatelemzés segítségével fel kell tárni azokat a területeket, amelyek
= szabályozása központi előírás nélkül, a szervezet működése, szervezete és az ellátott feladatok sajátossága miatt szükséges;
= jelentős kockázati területet jelentenek, így a szabályokat gyakran felül kell vizsgálni;
= az intézmény működése szempontjából meghatározó, így a szabályozását előtérbe kell helyezni;
– új belső szabályozás esetén a folyamatgazdával előzetes konzultációt kell folytatni, illetve a kidolgozott belső szabályozót véglegesítés előtt ismét egyeztetni kell az érintettekkel;
– a szervezeti szintű szabályozottság megfelelő minősége érdekében az érvényben lévő belső szabályokat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni, amelynél figyelembe kell venni a munkafolyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés tapasztalatait, a független belső ellenőrzés megállapításait, valamint a külső ellenőrzések észrevételeit, javaslatait.
A belső szabályzatok főbb csoportjai:
– a szervezeti működési szabályzat annak mellékleteivel;
– a szakmai tevékenységgel, a működéssel, a munkavállalók jogállásával kapcsolatos szabályozók;
– a különféle tervek, megállapodások;
– a pénzügyi és gazdálkodási szabályozók.
A szükséges belső szabályozókról az aktuális jegyzéket a szabályozók felülvizsgálati időszakainak és határnapjainak, valamint a felülvizsgálatért felelős beosztások megnevezésének feltüntetésével a szervezet kijelölt egysége tartja nyilván.
2. A FEUVE rendszer és a szabályosság
A szervezet vezetője a szabályosság betartása érdekében biztosítja a személyi állomány részére
– a jogszabályok és más kötelező szabályok megismerhetőségét;
– a belső szabályokhoz való hozzáférhetőséget.
A szabályosság biztosítása érdekében gondoskodik
– a szervezet mindennapi tevékenységében alkalmazásra kerülő jogszabályhoz való könnyű hozzáférhetőségről;
– azok megfelelő alkalmazását elősegítő továbbképzéseken, értekezleteken, konzultációkon való részvételről, egyéb szakmai anyagok (szakkönyvek, folyóiratok stb.) beszerzéséről, az internet-honlapokon lévő anyagokhoz való hozzáférésről;
– a belső szabályzatokhoz való könnyű hozzáférhetőségről;
– a nagy kockázatot rejtő feladatok ellátását végző személyi állomány, a folyamatgazdák figyelmét fel kell hívni a szabályzatok előírásainak betartására.
A szabályok betartását az előzetes vezetői ellenőrzés, az egymásra épülő, egymást ellenőrző folyamatrend, az utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a független belső ellenőrzés eszközeivel kell elősegíteni.
3. A FEUVE rendszer és a gazdaságosság
A szervezet vezetője biztosítja, hogy a feladatok ellátására szolgáló erőforrások a gazdaságosság követelményeit szem előtt tartva kerüljenek beszerzésre és felhasználásra.
A gazdaságosság követelménye, hogy az adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erőforrások költségei – a minőség fenntartása mellett – optimalizálva legyenek.
A gazdaságosság biztosítása érdekében
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell állapítani a gazdaságosság tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő költségvetési előirányzatok körét;
– a gazdaságosság növelése érdekében számításokkal alátámasztott módszereket, eljárásokat kell javasolni;
– a vagyongazdálkodás gazdaságosságát rendszeresen vizsgálni kell.
A FEUVE rendszer gazdaságossággal kapcsolatosan kiemelt területei:
– a készletbeszerzéssel, szolgáltatás igénybevétellel kapcsolatos tevékenység,
– az engedélyezett létszám és a személyi juttatások előirányzatai és felhasználásuk.
A gazdaságosság szem előtt tartása érdekében folyamatosan vizsgálni kell a kiemelt területeket. A gazdaságossági számítások elvégzéséhez szükséges analitikus nyilvántartások vezetésért a szervezet szervezeti egysége felelős.
Az adott szintű gazdaságossági számítások elvégzéséért az alaprendeltetési feladatellátásra irányulóan a szervezeti egységek vezetői a felelősök.
4. A FEUVE rendszer és a hatékonyság
A szervezet vezetője biztosítja, hogy a hatékonyság követelményeit szem előtt tartva történjen
– a kiadási előirányzatokkal,
– az engedélyezett létszámmal, valamint
– a használatra rendelkezésre bocsátott vagyonnal való gazdálkodás.
A hatékonyság követelménye, hogy adott feladat ellátása és a felhasznált források között megfelelő legyen a kapcsolat.
A feladatellátás akkor hatékony, ha a lehető legkevesebb tárgyi és munkaerő felhasználással a lehető legtöbb és legjobb minőségű feladatvégzés történik.
A hatékonyság biztosítása érdekében
– hatékonysági számításokat kell végezni a kiadási előirányzatok megállapítása és felhasználása, az engedélyezett létszám alkalmazása, valamint a vagyonhasználat tekintetében;
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni a költségvetési előirányzatok felhasználása körében a hatékonyság tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő előirányzatokat;
– a hatékonyság javítása érdekében számításokkal alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni;
– a vagyongazdálkodás hatékonyságát rendszeresen vizsgálni kell.
A FEUVE rendszer hatékonysággal kapcsolatosan kiemelt területei:
– a szervezeti felépítés, ezzel összefüggésben az SZMSZ,
– a szakmai működésre vonatkozó szakmai előírások.
A hatékonysági számítások elvégzéséhez adott szinten szükséges analitikus nyilvántartások megszervezéséért, vezetéséért az érintett szervezeti egységvezetők a felelősök.
A hatékonysági számítások adott szinten való elvégzéséért az alaprendeltetési feladatellátásra irányulóan a szervezeti egységvezetők a felelősök.
5. A FEUVE rendszer és az eredményesség
Az eredményesség a célok megvalósításának mértéke, vagyis a feladatellátás és a szervezeti célok megvalósítása közötti kapcsolat.
Az eredményesség azt mutatja, hogy a feladatellátás, szolgáltatás nyújtás hozzájárul-e célok megvalósításához.
A feladatellátás akkor eredményes, ha a kitűzött cél elérését szolgálja.
Az eredményesség biztosítása érdekében
– az objektív kockázatelemzés eszközét felhasználva meg kell keresni az eredményesség tekintetében legnagyobb kockázatot rejtő tevékenységeket;
– az eredményesség javítása érdekében számításokkal, felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni;
Az eredményességi számítások elvégzéséhez az adott szinten szükséges analitikus nyilvántartások megszervezésért és vezetéséért az érintett szervezeti egységvezetők a felelősök.
Az eredményességi számítások adott szinten való elvégzéséért az alaprendeltetési feladatellátásra irányulóan a szervezeti egységvezetők a felelősök.
2. számú melléklet a 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasításhoz
HM/MH . számú melléklet a .... HM/MH1. számhoz
A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE
Az Ámr. 145/A. § (5) bekezdésében foglaltaknak megfelelően a HM/MH szervezet működése során előforduló szabálytalanságok kezelésére a jelen szabályzatban meghatározott eljárásrendet kell alkalmazni.
1. A szabálytalanság fogalma
A szabálytalanság valamely normától (törvény, rendelet), belső rendelkezéstől, (vezetői intézkedés, határozat), valamint felettesi utasítástól, vagy elöljárói parancstól való eltérést jelent, amely az államháztartás működési rendjében a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az egyes műveletekben előfordulhat.
A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, vagy kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak.
A szabálytalanságok alapesetei:
– a nem szándékosan okozott szabálytalanság (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság);
– a szándékosan okozott szabálytalanság (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.).2.
A szabálytalanságok kialakulásának megelőzését szolgálja:
– a szervezet jogszabályoknak megfelelő szabályozók alapján történő működtetése;
– a szabályozottság és a szabályok betartásának folyamatos figyelemmel kísérése;
– a szabálytalanságok esetén születő intézkedések hatékonysága.
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja:
– a szabálytalanságok kialakulásának megakadályozása (megelőzés);
– a megfelelő állapot helyreállítása (a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása);
– a felelősség megállapítása.
A HM/MH szervezet hivatásos és közalkalmazotti állománya – saját munkakörét és személyét illetően – a jogszabályokat, a belső rendelkezéseket a szervezetnél, illetve szervezeti elemeknél biztosított közlönyök feldolgozásával, illetve a helyi belső rendelkezések tanulmányozásával köteles ismerni, és betartani.
A legfontosabb jogszabályok, fejezetszintű, illetve helyi belső rendelkezések kiadásakor, illetve jelentősebb módosításuk esetén azok feldolgozását az egységes értelmezés és alkalmazás elősegítése érdekében témakörétől függően a HM/MH szervezet szintű továbbképzéseken (állománygyűléseken), illetve az érintett szervezeti egységek vezetői részéről saját hatáskörben kell ütemezni.
A HM/MH szervezet működésével kapcsolatosan a vonatkozó jogszabályokkal, illetve fejezetszintű belső rendelkezésekkel összhangban kiadott alapvető helyi belső rendelkezések jegyzékét az 1. számú függelék tartalmazza.
2. A szabálytalanság észlelése (útvonala)
A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében történhet a HM/MH szervezet beosztott személyi állománya, a HM/MH szervezet egyes szervezeti egységeinek vezetői, valamint a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) részéről egyaránt, továbbá a belső, illetve a külső ellenőrzés által.
2.1. A FEUVE rendszerében észlelt szabálytalanság kezelése
2.1.1. A HM/MH szervezet beosztott állománya részéről észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a beosztott személyi állomány tagja észleli, köteles arról értesíteni a HM/MH szervezet állományilletékes szervezeti egységének vezetőjét (parancsnokát).
b) Amennyiben az állományilletékes szervezeti egység vezetője (parancsnoka) az adott ügyben érintett, a beosztott személyi állomány tagja a szolgálati szabályzatban, illetve a munkaköri leírásban rögzített szabályok szerint köteles eljárni.
c) Amennyiben az a) pontban értesített szervezeti egység vezetője megalapozottnak találja a szabálytalanságot, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően intézkedik a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában az ügyet köteles jelenteni a HM/MH szervezet vezetője részére.
d) A HM/MH szervezet vezetője gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
2.1.2. A HM/MH szervezet szervezeti egységeinek vezetői részéről észlelt szabálytalanság kezelése
a) Amennyiben a szabálytalanságot a HM/MH szervezet szervezeti egységének vezetője (parancsnoka) észleli, a feladat- és hatásköri, illetve felelősségi rendnek megfelelően köteles intézkedni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére, illetve hatáskör hiányában köteles az ügyet jelenteni közvetlen felettese (elöljárója) részére.
b) Amennyiben a közvetlen felettes (elöljáró) az ügyben érintett, annak felettesét (elöljáróját) kell értesíteni.
c) A HM/MH szervezet vezetője a részére jelentett esetekben gondoskodik a megfelelő intézkedések megtételéről, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.
2.1.3. A HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) által észlelt szabálytalanság kezelése
A HM/MH szervezet vezetője a közvetlenül észlelt szabálytalanság alapján, annak megalapozottsága esetén megteszi az ügyben érintett vezetője felé a szükséges lépéseket, illetve a hatáskörébe tartozóan intézkedést hoz. Indokolt esetben gondoskodik a szükséges eljárás megindításáról.
2.2. A HM/MH szervezet belső ellenőre, illetve belső ellenőrzési vezető részéről észlelt szabálytalanság kezelése
A HM/MH szervezet államháztartási belső ellenőrzési vezető, illetve a megbízás alapján feladatot ellátó külső államháztartási belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során észlelt szabálytalanság esetén a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet (Ber.), valamint a 91/2004. (HK 26.) HM utasítás rendelkezéseiben előírtakra figyelemmel a HM/MH szervezet belső ellenőrzési kézikönyvében foglaltaknak megfelelően köteles eljárni.
Az államháztartási belső ellenőr, illetve a saját maga által észlelt szabálytalanság gyanúja esetén az államháztartási belső ellenőrzési vezető az Áht. 121/A. § (9) bekezdése, illetve a Ber. 12. § f) pontjában foglaltak alapján köteles a honvédelmi szerv vezetőjét, a honvédelmi szerv vezetőjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjét haladéktalanul tájékoztatni.
A honvédelmi szerv vezetőjének (illetve a honvédelmi szerv vezetőjének érintettsége esetén a felügyeleti szerv vezetőjének) a Ber. 2. § g) pontja értelmében kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve az eljárások megindításáról, ez azonban az államháztartási belső ellenőrzés lezárását nem befolyásolja.
Az ellenőrzési jelentésben foglalt szabálytalanságok megszüntetése érdekében a HM/MH szervezet vezetője által jóváhagyásra kerülő intézkedési terv alapján kell az érintetteknek az elrendelt feladatot teljesíteni annak érdekében, hogy a belső ellenőrzés megállapításai alapján feltárt szabálytalanság megszüntetésre kerüljön.
2.3. A külső ellenőrző szerv részéről észlelt szabálytalanság kezelése
A külső ellenőrző szervek megállapításait, a szabálytalanságok megszüntetésére vonatkozó javaslatait az érintett külső ellenőrző szerv vezetője által lezárt ellenőrzési jelentés tartalmazza.
A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szerv a működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el.
A külső ellenőrzés tárgya, hatóköre, illetve a szabálytalanságra vonatkozó megállapításainak jellegének függvényében a fejezet szintjén a felettes (elöljáró), vagy a HM/MH szervezet vezető hatáskörben jóváhagyott intézkedési terv alapján kerül sor a külső ellenőrzés által felvetett szabálytalanságok megszüntetésére.
A főbb külső ellenőrzéseket megalapozó jogszabályok:
– az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény;
– a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalról szóló 70/2004. (IV. 15.) Korm. rendelet;
– az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény;
– a kincstári vagyonnal való gazdálkodásról szóló 58/2005. (IV. 4.) Korm. rendelet.
3. A szükséges intézkedések, eljárások meghatározása
A HM/MH szervezet vezetője (parancsnok, igazgató, főigazgató stb.) részéről kiadásra kerülő belső rendelkezések a szabálytalanság okainak feltárására, a szabályos működés helyreállítására, illetve az érintett szervezeti egység vezetője által közvetlenül megszabott utasítások a szabálytalan működés megszüntetésére irányulnak.
Amennyiben az okok feltárása szélesebb körű vizsgálatot igényel, a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) vizsgálót vagy vizsgáló bizottságot jelöl ki a feladataik megszabásával.
A szabályos működés helyreállítását az okok feltárása után a HM/MH szervezet vezetője (parancsnoka) rendeli el a belső szabályok (működést szabályozó okmányok) szükséges módosításával.
A szabálytalan működés megszüntetésére az illetékes szervezeti egység vezetője (parancsnoka) közvetlenül utasítja az érintett beosztású személy(eke)t.
Amennyiben vélelmezhető, hogy a szabálytalanságot fegyelmi vétség, károkozás, szabálysértés vagy bűncselekmény okozta, a szükséges eljárás megindítása, illetőleg annak kezdeményezése a HM/MH szervezet vezetőjének hatásköre.
A fegyelmi, illetőleg káreljárás lefolytatására a HM/MH szervezet vezetője közvetlenül intézkedik. Az eljárás rendjét a vonatkozó eljárási, illetve jogállási törvények határozzák meg.
Szabálysértési, illetőleg büntetőeljárást a vezető feljelentéssel kezdeményezi az ügyészségnél vagy az illetékes nyomozóhatóságnál.
A HM/MH szervezet személyi állománya tekintetében az egyes eljárásokra irányadó jogszabályok főbb előírásait a 2. számú függelék, a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzékét a 3. számú függelék tartalmazza.
4. A tett intézkedések, eljárások nyomon követése
A HM/MH szervezet vezetője nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, az általa meghozott döntések alapján tett intézkedéseket, megindított eljárások helyzetét, a kijelölt vizsgáló, illetőleg vizsgáló bizottság működését. Figyelemmel kíséri az általa elrendelt intézkedések, illetve a vizsgálatok során tett javaslatok végrehajtását.
A HM/MH szervezet vezetője a tapasztalatokat összegezve más hasonló szabálytalanságok megelőzésének érdekében intézkedik:
– az érintett szervezeti egység vezetője felé a vezetési tevékenység elősegítése, illetőleg;
– a belső ellenőr felé az ellenőrző tevékenység megfelelő irányú kiterjesztése érdekében, valamint szükség szerint elrendeli a személyi állomány oktatását az adott témában.
5. A feltárt szabálytalanságok és a tett intézkedések nyilvántartása, elemzése
A HM/MH szervezet tekintetében a szabálytalansági felelősi teendőket feladatkörébe tartozóan a kijelölt vezető-helyettes látja el.
A szabálytalansági felelős feladatkörébe tartozik a feltárt szabálytalanságok és a kapcsolódó intézkedések koordinálása érdekében a feltárt szabálytalanságokról a naprakész pontos nyilvántartás vezetésének megszervezése, biztosítása.
A szabálytalanságokkal kapcsolatosan köteles biztosítani minden írásos dokumentum – különösen a feltárást rögzítő, az intézkedések végrehajtását, illetőleg az eljárások lefolytatását bizonyító iratok – nyilvántartását és megőrzését, a vezető részére a nyomon követést célzó összegző jelentések elkészítését.
Azokat az eljárási iratokat, amelyek személyeket érintenek, a vonatkozó szabályok szerint a személyügyi szervnél kell nyilvántartani és megőrizni.
A szabálytalansági felelős részletes feladatait, a HM/MH szervezet vezetője részére történő jelentési kötelezettséget a munkaköri leírása tartalmazza.
6. A szabálytalanságok megelőzése érdekében végzett értékelés
A HM/MH szervezet vezetője a szabálytalanságok megakadályozása érdekében legalább évente egy alkalommal értékeli az egyes főfolyamatok és azok részfolyamatai működését. Az értékelésbe más személyeket, különösen a folyamatgazdákat is bevonhatja.
Az értékelés során áttekintésre kerül az, hogy
– a feladatellátásnál mennyire tudatos a FEUVE tevékenység;
– a FEUVE rendszer fejlesztése, javítása megfelelő ütemben történik-e, kellő eredményességgel történik-e a feltárt szabálytalanságok kezelése;
– az ellenőrzési tapasztalatok nem utalnak-e olyan területekre, ahol a FEUVE rendszer nem került kialakításra;
– a FEUVE rendszerhez kapcsolódóan megfelelőek-e a kialakított ellenőrzési nyomvonalak;
– a FEUVE szabályzatának betartására kellő figyelmet fordítanak-e.
A HM/MH szervezet vezetője a FEUVE rendszer működésének értékelésekor figyelembe veszi a belső ellenőr, valamint a külső ellenőrző szerv megállapításait is.
7. A FEUVE rendszerrel kapcsolatos jelentések
7.1. A HM/MH szervezet megbízott államháztartási belső ellenőrzési vezetője az éves államháztartási belső ellenőrzési jelentésben köteles számot adni a Ber. 31. § (3) bekezdés
– ad) alpontja alapján az ellenőrzések során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja kapcsán tett jelentések számáról, továbbá
– ae) alpontja alapján a FEUVE rendszer szabályszerűségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatairól.
7.2. A HM/MH szervezet vezetője az éves államháztartási belső ellenőrzési jelentésben a Ber. 31. § (3) bekezdés b) pontja alapján a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosulásának tapasztalatai között összegzi a FEUVE rendszert érintő kérdéseket is.
7.3. Az éves költségvetési beszámoló keretében a HM/MH szervezet vezető – az Áht. 97. § (2) bekezdésében foglalt kötelezettségének megfelelően az Ámr. 149. § (2) bekezdésének c) pontjával összhangban az éves költségvetési beszámoló készítésére vonatkozó aktuális belső rendelkezésben foglaltak alapján – ad számot a FEUVE rendszer működésének értékeléséről, amelynek tartalmát az Ámr. 23. számú melléklete határozza meg. A beszámoló során az MH Pénzügyi és Számviteli Szolgálat illetékes szervezetének vezetője – az adott költségvetési szervet illetően, a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési rendszer kialakításával kapcsolatos feladatokról szóló ..../2005. (HK .) HM utasítás 5. sz. melléklete szerint – nyilatkozik a hatáskörébe tartozó pénzügyi, számviteli feladatok maradéktalan, jogszabályokban előírt végrehajtásáról.
Függelékek:
1. számú: |
Minta ,,a HM/MH szervezet működését meghatározó belső rendelkezések” jegyzékének elkészítéséhez |
2. számú: |
Minta ,,Az egyes eljárások esetében irányadó jogszabályok főbb rendelkezései” kidolgozásához |
3. számú: |
Minta ,,A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó jogszabályok jegyzéke” összeállításához |
belső rendelkezések” jegyzékéhez
Fsz. |
Tárgy |
1. |
A szervezet költségvetési gazdálkodásának belső rendje (mellékletként a bizonylati album) |
2. |
A szervezet (köz)beszerzési szabályzata |
3. |
A szervezet kockázatkezelésének rendje |
4. |
A szervezet államháztartási belső ellenőrzési kézikönyve (kiegészítések a HM fejezet egységes államháztartási belső ellenőrzési kézikönyvéhez) |
5. |
Minősítési és betekintési jogosultság megállapítása |
6. |
A kulcsdobozok tárolása |
7. |
A telefaxon érkező ügyiratok kezelési szabályai |
8. |
A sokszorosító eszközök, a számítógépek és a hordozható számítógépek használata |
9. |
A szervezet működéséhez biztosított szolgálati gépjárművek használata |
10. |
Munkaidő-nyilvántartás vezetésének szabályai |
11. |
A szervezet lakásügyi társadalmi bizottságának működése |
12. |
A szervezet Ügyeleti Szolgálatának vezénylése, ellátása |
13. |
A hivatal-ügyeletesi, illetve a baleseti készenléti szolgálat mobiltelefon használata |
14. |
A szervezet hivatásos állományú tagjai fizikai felkészítése |
15. |
A szervezet személyi állománya egészségének megóvása |
16. |
A szervezet működése során keletkezett veszélyes hulladékok kezelésének, tárolásának és nyilvántartásának rendje |
17. |
Tűzvédelmi szabályzat |
18. |
A nemdohányzók védelméről és a dohánytermékek fogyasztásának, forgalmazásának egyes szabályairól szóló törvény helyi végrehajtásának szabályozása |
19. |
A személyi állomány munka- és tűzvédelmi oktatása |
20. |
A munka- és tűzvédelmi bizottsági ellenőrzés |
21. |
Stb. |
főbb rendelkezései” kidolgozásához
jogszabályok főbb rendelkezései
(a hivatásos és szerződéses katona, valamint a közalkalmazotti állományt illetően)
Minta ,,A szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét megalapozó
jogszabályok jegyzéke” összeállításához
HM/MH 3. számú függelék a .... HM/MH szám mellékletéhez
Jogszabályi háttér
(a hivatásos és a szerződéses katona, valamint a közalkalmazotti állományt illetően)
1. az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény;
2. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet;
3. az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet;
4. a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet;
5. A honvédelmi szervek működésének az államháztartás működési rendjétől eltérő szabályairól szóló 226/2004. (VII. 27.) Korm. rendelet;
6. a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény;
7. a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény;
8. a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény;
9. a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény;
10. a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény;
11. a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény;
12. a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény;
13. a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonáinak jogállásáról szóló 2001. évi XCV. törvény;
14. a Magyar Honvédség katonai nyomozó hatóságairól és a bűncselekmények vezetői nyomozásáról szóló 19/2003. (V. 8.) HM–IM együttes rendelet;
15. a Magyar Honvédség hivatásos és szerződéses állományú katonái kártérítési felelősségének egyes szabályairól szóló 17/2002. (IV. 5.) HM rendelet;
16. a kártérítési felelősség körében meg nem térülő kár leírásának és törlésének egyes szabályairól szóló 19/2002. (IV. 5.) HM rendelet;
17. az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény;
18. a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalról szóló 70/2004. (IV. 15.) Korm. rendelet;
19. az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény;
20. a kincstári vagyonnal való gazdálkodásról szóló 58/2005. (IV. 4.) Korm. rendelet.
3. számú melléklet a 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasításhoz
1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma
Az Ámr. 145/B. pontja alapján az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása.
Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, amely:
– meghatározza a folyamatok felelőseit és ellenőrzési pontjait;
– segít a hibás működés és a hozzá tartozó felelős gyors azonosításában;
– megmutatja, hogy a folyamat minősége mely résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása elősegíti a szervezeten belüli együttműködést, mivel:
– a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb együttműködést, koordinációt eredményez, továbbá
– a teljes működést lefedi, és a feladatellátás egészére kiterjed.
Az ellenőrzési nyomvonal segítségével feltérképezhető a szervezet valamennyi folyamatában rejlő kockázat, ezáltal a működtetés jobbításának eszköze.
2. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése
Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a honvédelmi szerv teljes tevékenységét, ezen belül kiemelten azokat a folyamatokat, tevékenységeket, amelyek költségvetési, pénzügyi kihatással bírnak.
A HM/MH szervezet ellenőrzési nyomvonala a tevékenységet jellemző összes folyamat figyelembevételével készül, a gazdasági események és műveletek folyamatrendjének meghatározásánál, a műveletekben résztvevők felelősségének megállapításánál kifejezésre kerül a részben önállóan, valamint az ellátási utaltságokból adódóan részben az érintett ellátó honvédelmi szervekkel együttműködésben végrehajtásra kerülő folyamatok.
A főfolyamatok végrehajtásáért felelős folyamatgazdákat azonosítani kell.
A honvédelmi szerv ellenőrzési nyomvonala valamennyi főfolyamathoz, részfolyamathoz kapcsolódóan a felelősségi és az információs szinteken a kapcsolatokat, az irányítási és az ellenőrzési funkciókat tartalmazza, amely az egyes részfolyamatok táblarendszerben történő leírásával került kialakításra.
Az ellenőrzési nyomvonal pontosítása, illetve kiegészítése a honvédelmi szerv feladatrendszerében, szervezetében bekövetkező változásokkal összhangban, illetve az évenként kötelező felülvizsgálat során kerül végrehajtásra.
Függelékek:
1. számú: |
Minta a honvédelmi szerv ,,Ellenőrzési nyomvonal”-a kidolgozásához |
2. számú: |
Minta ,,A HM/MH szervezet tevékenységének folyamatlistája” kialakításához |
Sorszám |
Tevékenység/feladat |
Jogszabály, utasítás, intézkedés |
Előkészítő, koordináló, javaslatkészítő |
Keletkező dokumentum |
Jóváhagyó (J) Felelős (F), Kötelezettség vállaló (K) |
Határidő |
Ellenőrzés (E), Érvényesítés (É) |
Utalványozás (U), Ellenjegyzés (E) |
Pénzügyi teljesítés |
Könyv- |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
I. |
A szervezet alaprendeltetéséből adódó feladatok |
|||||||||
1. |
Fő feladat, tevékenység |
|||||||||
1.1. |
Fő feladaton, tevékenységen belüli részfeladat, tevékenység. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1.2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. |
Fő feladat, tevékenység |
|||||||||
2.1. |
Fő feladaton, tevékenységen belüli részfeladat, tevékenység. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2.2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. |
Működtetésből adódó feladatok. |
|||||||||
1. |
Tervezési feladatok |
|||||||||
1.1. |
Az „Előzetes Éves Beszerzési Terv” összeállítása. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
logisztikai vezető |
Előzetes Éves Beszerzési Terv |
F: log. vez. |
tárgyévet megelőző év 08. 31. |
E: log. vez. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
1.2. |
Az „Éves Beszerzési Terv” pontosítása az elfogadott elemi költségvetés alapján. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
logisztikai vezető |
Éves Beszerzési Terv |
F: log. vez. |
HM utasítás szerint |
E: log. vez. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
2. |
Negyedéves feladatok |
|||||||||
2.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3. |
Költségvetési előirányzatok módosítása |
|||||||||
3.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4. |
Az év zárásához kapcsolódó feladatok |
|||||||||
4.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5. |
A költségvetési beszámolók, mérlegjelentések elkészítése |
|||||||||
5.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6. |
Beszerzési és pénzügyi ellenjegyzési feladatok |
|||||||||
6.1. |
Nemzeti értékhatár felét meghaladó értékű beszerzés (eljárás lefolytatására megbízás, eljárás lefolytatásában részvétel, szerződéskötésre felhatalmazás). |
2003. évi CXXIX. tv. 89/2004. (HK 25.) HM ut. 7. § b) pontja, (köz)beszerzési szabályzat, gazdálkodási intézkedés |
kijelölés HM BBBH bizottságba |
megbízás az eljárás lefolytatására HM BBBH részére (az eljárás lefolytatásához a megbízó részéről a beszerzéssel kapcsolatosan készítendő dokumentációk) |
F: log. vez. |
jóváhagyott beszerzési terv |
E: log. vez., belső ell. |
U: nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.2. |
Az egyszerű értékhatár és a nemzeti értékhatár fele közötti értékű beszerzés. |
2003. évi CXXIX. tv. 89/2004. (HK 25.) HM ut. 7. § b) pontja, (köz)beszerzési szabályzat, gazdálkodási intézkedés |
kijelölt bizottság |
ajánlatkérés, értékelés, szerződéskötés |
F: log. vez. |
jóváhagyott beszerzési terv |
E: log. vez., belső ell. |
U: nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.3. |
Központosított közbeszerzés (igényközlés az ellátó honvédelmi szerv részére). |
2003. évi CXXIX. tv. 168/2004. (V. 24.) Korm. r., 89/2004. (HK 25.) HM ut. 16. § |
logisztikai vezető |
központosított közbeszerzés körébe tartozó igényközlés |
F: log. vez. |
jóváhagyott beszerzési terv alapján (ápr. 15.; okt. 15.) |
E: log. |
U: nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.4. |
50 E Ft és az egyszerű értékhatár közötti értékű beszerzés. |
(köz)beszerzési szabályzat, gazdálkodási intézkedés |
logisztikai vezető |
piackutatás, megrendelés |
F: log. vez. |
eseti |
E: log. vez., belső ell. |
U: nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.5. |
50 E Ft alatti értékű beszerzés. |
(köz)beszerzési szabályzat, gazdálkodási intézkedés |
logisztikai vezető |
kis összegű készpénzes vásárlás |
F: log. vez. |
eseti |
E: log. vez., belső ell. |
nem értelmezhető |
számla elszámolásakor |
|
6.6 |
A kötelezettségvállalások ellenjegyzésre történő előterjesztése. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
logisztikai vezető |
Szerződés kivonat v. ellj. tanúsítvány |
F: log. vez. |
|
E: kat. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.7. |
A pénzügyi és számviteli záradék kitöltése. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
pénzügyi referens |
Szerződés kivonat v. ellj. tanúsítvány |
F: pü. ref. |
|
E: kat. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.8. |
Ellenjegyzés vagy ellenjegyzésre történő felterjesztés a jogosultsági szinteknek megfelelően. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
pénzügyi referens |
Szerződés kivonat v. ellj. tanúsítvány |
F: pü. ref. |
|
E: kat. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.9. |
A közbeszerzésekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások MÁK felé történő bejelentése. |
89/2004. (HK 25.) HM ut. |
pénzügyi referens |
MÁK formanyomtatvány |
F: pü. ref. |
|
E: kat. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
6.10. |
A HM KGIR beszerzési modul alkalmazása. |
4/2004. HM KPSZH főig. int. |
pénzügyi referens |
Költségvetési tábla |
F: pü. ref. |
|
E: kat. |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
nem értelmezhető |
7. |
Logisztikai ellátás végrehajtása |
|||||||||
7.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8. |
Humánerőforrás – gazdálkodás |
|||||||||
8.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9. |
Kincstári vagyonvédelem |
|||||||||
9.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10. |
Szolgáltatások igénybevétele |
|||||||||
10.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11. |
Kiküldetések |
|||||||||
11.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12. |
Reprezentáció |
|||||||||
12.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13. |
Egyéb intézményi működtetést szolgáló részfolyamatok |
|||||||||
13.1. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
13.2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Fsz. |
Főfolyamat |
Sorszám |
Részfolyamat |
Folyamatgazda |
|---|---|---|---|---|
I. |
A szervezet alaprendeltetéséből adódó feladatok |
|||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
2. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
II. |
Működtetésből adódó feladatok |
|||
Tervezési feladatok |
||||
1. |
(Előzetes) Éves Beszerzési Terv elkészítése |
1. |
Az „Előzetes Éves Beszerzési Terv” összeállítása. |
logisztikai vezető |
|
|
2. |
Az „Éves Beszerzési Terv” pontosítása az elfogadott elemi költségvetés alapján. |
logisztikai vezető |
Beszerzési és pénzügyi ellenjegyzési feladatok |
||||
1. |
Beszerzés (közbeszerzés, központosított közbeszerzés, közbeszerzési értékhatár alatti beszerzés), valamint a pénzügyi ellenjegyzési tevékenységre vonatkozó szabályok betartása. |
1. |
Nemzeti értékhatár felét meghaladó értékű beszerzés (eljárás lefolytatására megbízás, eljárás lefolytatásában részvétel, szerződéskötésre felhatalmazás). |
logisztikai vezető |
|
|
2. |
Az egyszerű értékhatár és a nemzeti értékhatár fele közötti értékű beszerzés. |
logisztikai vezető |
|
|
3. |
Központosított közbeszerzés (igényközlés az ellátó honvédelmi szerv részére). |
logisztikai vezető |
|
|
4. |
50 E Ft és az egyszerű értékhatár közötti értékű beszerzés. |
logisztikai vezető |
|
|
5. |
50 E Ft alatti értékű beszerzés. |
logisztikai vezető |
|
|
6. |
A kötelezettségvállalások ellenjegyzésre történő előterjesztése. |
logisztikai vezető |
|
|
7. |
A pénzügyi és számviteli záradék kitöltése. |
pénzügyi referens |
|
|
8. |
Ellenjegyzés vagy ellenjegyzésre történő felterjesztés a jogosultsági szinteknek megfelelően. |
pénzügyi referens |
|
|
9. |
A közbeszerzésekhez kapcsolódó kötelezettségvállalások MÁK felé történő bejelentése. |
pénzügyi referens |
|
|
10. |
A HM KGIR beszerzési modul alkalmazása. |
pénzügyi referens |
Negyedéves feladatok |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
|
|
3. |
|
|
2. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Költségvetési előirányzatok módosítása |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
2. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Az év zárásához kapcsolódó feladatok |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
A költségvetési beszámolók, mérlegjelentések elkészítése |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Beszerzés (egyszerű közbeszerzés, központosított közbeszerzés, egyéb értékhatárt el nem érő beszerzés) |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Logisztikai ellátás végrehajtása |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Humánerőforrás-gazdálkodás |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Kincstári vagyonvédelem |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Szolgáltatások igénybevétele |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Kiküldetések |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Reprezentáció |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
Egyéb intézményi működtetést szolgáló részfolyamatok |
||||
1. |
|
1. |
|
|
|
|
2. |
|
|
4. számú melléklet a 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasításhoz
kialakításának követelményei, és a szabályzat mellékleteinek mintái
1. számú: |
Minta a ,,Kockázattípusok és tipikus kockázati tényezők” kidolgozásához |
2. számú: |
Minta a ,,Kockázat-nyilvántartás” elkészítéséhez |
Kockázat típusa |
Leírása |
Konkrét kockázati tényezők |
Kezelési lehetőségek |
|---|---|---|---|
1. Külső kockázatok |
|||
Gazdasági |
Infláció magasabb a tervezettnél |
A költségvetési források szűkösnek bizonyulnak |
takarékos gazdálkodás |
Infrastrukturális |
Az infrastruktúra hiányosságai vagy hibái |
szolgáltatás időszakos kimaradása (gáz, villany, víz) |
tartalék kapacitás biztosítása |
Jogi és szabályozási |
Jogszabályok vagy egyéb szabályozók hibái, hiánya |
szabályozatlan területek jogszabály- változás |
jogszabály/szabályozó alkotás, ill. annak kezdeményezése |
Politikai |
Kormányváltás, a szervezet tevékenységének politikai megítélése változik |
politikai ellenállás a szervezet tevékenységével kapcsolatban |
lobby tevékenység |
Elemi csapások |
„vis major” események |
tűz, árvíz, belvíz stb. kedvezőtlen időjárás |
katasztrófavédelmi terv készítése, tevékenység más időpontra helyezése, felkészülés a tervezéskor |
2. Pénzügyi kockázatok |
|||
Költségvetési |
A feladat ellátásához elégtelen a rendelkezésre álló forrás |
költségvetési elvonás |
prioritások kijelölése, feladatelhagyás kezdeményezése |
Csalás vagy lopás |
Szándékos magatartással történő károkozás |
Eszközvesztés, leltárhiány |
őrzés-védelem ellenőrzésének megszervezése, belső ellenőrzés, nyilvántartások fegyelmi eljárás |
Felelősségvállalási |
|
ellenjegyzés elmaradása, jogtalan kifizetések |
belső (vezetői) ellenőrzés |
3. Tevékenységi kockázatok |
|||
Működési |
Elérhetetlen célkitűzések, csak részben megvalósuló feladatok működési folyamatok nem hatékony kialakítása ellátási hibák (szakágak szerint) |
erőforrások pazarló felhasználása épületek, úthálózat rossz állapota kevés/rossz minőségű a rendelkezésre álló anyag |
hatékonysági számítások, ellenőrzés outsourcing felújítás |
Információs |
Információhiány, megalapozatlan döntések |
előzmények ismeretének hiánya, elmaradt feladatok, elégtelen információáramlás |
döntés kizárólag az előzmények (korábbi anyagok) ismeretében információs csatornák kiépítése |
Technológiai |
csökkenő hatékonyság az elavult technika miatt |
tűz-, robbanás- stb. veszélyes anyagok használata, számítástechnikai háttér hiányosságai, elavult eszközök, balesetveszély, károkozás harmadik személyeknek |
felkészítés, munkavédelmi oktatás, a balesetekre való előzetes felkészülés, beruházás ellenőrzés, átvizsgálás gyakoriságának emelése, beszerzés kezdeményezése |
Döntési |
hosszú döntési lánc, kompetenciák nem egyértelműek, hatáskörök átfedik egymást, egyes területeknek nincs gazdája |
későn meghozott döntések „egymásra mutogatás” |
döntési lánc pontosítása, szabályozók változtatása, döntési hatáskörök alacsonyabb szintre szállítása |
4. Emberi erőforrás kockázatok |
|||
Személyzeti |
a szükséges számú, megfelelő képzettségű személyi állomány hiánya |
szakemberhiány |
állománytábla módosítás kezdeményezése, toborzás |
Munkahelyi környezet |
egészséges és biztonságos munkahelyek hiánya |
betegség miatti hiányzás, rossz munkahelyi hangulat, balesetek |
munkahelyi körülmények javítása vagy kompenzáció (pihenőidő, külön juttatás) ösztönzés, közös programok szervezése |
Emberi |
túlzott leterheltség, nem megfelelő hozzáállás ismeretek, rutin hiánya |
határidők be nem tartása, téves kifizetések, könyveléstechnikai hibák |
vezetői ellenőrzés (pl. határidős munkák nyilvántartása személyenként) oktatás, továbbképzés szervezése |
Ssz. |
Tevékenység/feladat |
Kockázati tényezők |
Bekövetkezés8 |
Besorolás9 |
Javasolt intézkedés |
Felelős |
Ellenőrzési eljárás |
Eljárás eredmény- |
|
1. |
(Előzetes) Éves Beszer- |
szükségtelen beszerzések mennyiségi/minőségi tévedések szűkös költségvetési forrás |
A |
A |
|
priorizálás Beszerzési Terv ellenőrzése |
logisztikai vezető |
|
|
2. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 A szervezet tevékenységének folyamatlistája, valamint az ellenőrzési nyomvonala alapján.
8 Az első oszlopba a kockázati tényező bekövetkezése valószínűségének értékelése (A – alacsony valószínűség, M – magas valószínűség), a második oszlopba a kockázati tényező szervezetre gyakorolt hatásának értékelése (A – alacsony mértékű hatás, M – magas mértékű hatás) kerül.
9 Á – a kockázat átadása (pl. biztosítás kötésével), E – a kockázat elviselése, K – kockázat kezelése, B – a kockázatos tevékenység befejezése. E jel esetén intézkedés nem szükséges.
5. számú melléklet a 114/2005. (HK 1/2006.) HM utasításhoz
(HM Pénzügyi és Számviteli Szolgálat illetékes szervezetének vezetője)
Az utasítást utóbb a 95/2007. (HK 17.) HM utasítás módosította. Az utasítást a 86/2008. (HK 17.) HM utasítás 15. §-a hatályon kívül helyezte 2008. november 17. napjával.
A Honvédelmi Minisztérium fejezet központi és intézményi gazdálkodásának rendjéről szóló 9/1998. (HK 4.) HM utasítás 81–85. §-a szerint.
Az utasítás aláírásának napja 2005. december 12.
A honvédelmi szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának száma.
Tekintettel arra, hogy a szándékosság kérdése az adott eljárások lefolytatása során, a megfelelő szankciók kiszabásakor kerül értékelésre, a szabálytalanságok kezelésének szabályozása nem foglalkozik ezzel a megkülönböztetéssel, a szabálytalanságokat ezen a téren azonos alapon kezeli.
A honvédelmi szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának száma.
A honvédelmi szerv Szervezeti és Működési Szabályzatának száma.
Amennyiben a honvédelmi szerv egymástól területileg és/vagy feladatai tekintetében elkülöníthető szervezeti egységekből épül fel, minden szervezeti egységnél kockázatkezelésért felelős vezetőt – a szakterület és a felelősségi kör meghatározásával – kell kijelölni.
E tekintetben meg kell határozni a pénzügyi és számviteli, elhelyezési, valamint logisztikai ellátási utaltság tekintetében illetékes honvédelmi szervekkel való együttműködési feladatokat. A felmerülő felelősségi és hatásköri átfedéseket egyeztetni szükséges.
A főbb kockázati típusokat és az egyes tipikus kockázati tényezőket az 1. számú függelék tartalmazza.
A tevékenységeket, feladatokat érdemes az ellenőrzési nyomvonalban foglaltak alapján kialakítani.
A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a tevékenység jellege szerint kell az alacsony vagy magas kategóriába sorolni.
A kockázat-nyilvántartás táblázatának mintáját és a kitöltési útmutatót a 2. sz. függelék tartalmazza.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás