3/2005. (VI. 1.) GKM utasítás

1. A GKM Igazgatás bevételi és kiadási előirányzatainak tervezése, a költségvetési irányelvek szerinti összeállítása, az egyes jogcímek közötti felosztási javaslat előkészítése, a célok és támogatások összhangjának megteremtése a Költségvetési Főosztály feladata. Ennek keretében:

2. Az elemi költségvetést a 3. § 1. pontjában foglalt jóváhagyás alapján, a Költségvetési Főosztály vezetője írja alá.

1. A minisztérium – mint önállóan gazdálkodó költségvetési szerv – a költségvetési törvényben megállapított előirányzatainak részletes, felhasználási célok szerinti felosztását, a Költségvetési Főosztály vezetőjének előterjesztése alapján, a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár, valamint a közigazgatási államtitkár egyetértésével a miniszter hagyja jóvá.

2. A Költségvetési Főosztály vezetőjének kezdeményezésére

– a minisztérium jóváhagyott előirányzatain belül az eredetileg felosztásra nem került tartalék, vagy a megtakarított kiadási előirányzatnak az év közbeni felhasználásából eredő átcsoportosításokat,

– az elemi költségvetésben jóváhagyott összegekhez képest, a törvényi kiemelt előirányzatok közötti átcsoportosítást az Áht. 24. § (3)–(7) bekezdéseiben foglaltak szerint, valamint

– a jóváhagyott előirányzatokon felüli – a tényleges többletnek megfelelő összegű – az Áht. 93. §-ának (2) bekezdésében, valamint az Ámr. 48. §-ának (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével történő előirányzat-módosításokat

saját előirányzat-módosítási hatáskörben, a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár hagyja jóvá.

3. A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium Igazgatás előző évben átvett pénzeszközök felhasználásával, valamint az előző évben vállalt kötelezettségek teljesítésével összefüggő kiadásoknak a teljesítését és az előirányzat-módosítását – az előirányzat-maradványok felülvizsgálatát és jóváhagyását megelőzően – a maradvány jóváhagyásától függő utólagos felügyeleti korrekciós és ezzel összefüggő visszapótlási kötelezettség mellett, a Költségvetési Főosztály vezetője hagyja jóvá. [Áht. 93. § (3)]

4. A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium Igazgatás felülvizsgált és jóváhagyott előirányzat-maradvány felhasználásából adódó intézményi hatáskörű előirányzat-módosítást a Költségvetési Főosztály vezetője engedélyezi.

1. Kötelezettségvállalás

1.1. Kötelezettségvállalás minden olyan intézkedés, amely a minisztérium feladatainak ellátásához szükséges előfeltételek biztosítása érdekében, a jóváhagyott éves támogatási, bevételi előirányzat terhére, vagy javára fizetési, illetve más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár.

Kötelezettségvállalásnak minősülnek különösen az alábbiak:

1.1.1. köztisztviselői kinevezési okmány, munkaszerződés,

1.1.2. megbízási szerződés,

1.1.3. szerződés, megállapodás,

1.1.4. visszaigazolt megrendelés,

1.1.5. ideiglenes külföldi utazási engedély,

1.1.6. belföldi kiküldetés elrendelése,

1.1.7. pályázati úton odaítélt támogatásról szóló döntés aláírt dokumentuma,

1.1.8. kormányhatározat alapján átcsoportosított és a határozat megjelenésétől számított 60 napon belül tett intézkedés dokumentuma,

1.1.9. egyéb [Ámr. 66. § (10) bekezdésében foglaltak],

1.1.10. kötelezettségvállalásnak minősül az olyan intézkedés is, amely a minisztériumot kötelezi teljesítésre (pl. valamely szolgáltatás teljesítésére),

1.1.11. előzetes kötelezettségvállalás a közbeszerzési eljárás ajánlati, vagy részvételi felhívása, valamint a pályázat kiírása, amennyiben az nem kerül visszavonásra.

1.2. A minisztérium nevében kötelezettséget vállalni, a gazdasági és közlekedési miniszter feladat- és hatáskörét megállapító – többször módosított – 171/2002. (VIII. 9.) Korm. rendeletben, a költségvetési alapokmányban foglalt feladatok célszerű és hatékony ellátására figyelemmel, kizárólag – az 1.3. pontban foglaltak kivételével – a 2. pont szerinti költségvetési ellenjegyzést követően és írásban lehet. [Ámr. 134. § (1)]

1.3. Gazdasági eseményenként a bruttó – általános forgalmi adót tartalmazó –50 000 forintot el nem érő kifizetések esetén írásbeli kötelezettségvállalás nem szükséges. [Ámr. 134. § (3)]. Az 50 000 forintot el nem érő kötelezettségeket legkésőbb a benyújtott számla alapján kell nyilvántartásba venni, az 1.16. pont szerint.

1.4. A minisztériumban kötelezettségvállalásra jogosultak:

1.4.1. átfogó jogkörrel

– a közigazgatási államtitkár, értékhatár nélkül,

– a közigazgatási államtitkár egyetértésével a miniszter, és a parlamenti politikai államtitkár értékhatár nélkül,

1.4.2. ügyrendileg hozzátartozóan

– a nem parlamenti politikai államtitkár, a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkár 30 millió Ft értékhatárig,

– a főosztályvezető, főosztályvezetői juttatásra jogosult vezető a szolgáltatások megrendelésének a közbeszerzési törvény szerinti nemzeti közbeszerzési értékhatáráig (ennek összege 2005. december 31-ig 20 millió Ft).

1.4.3. Az értékhatár-kötöttség ügyletenkénti kötelezettségvállalásra vonatkozik, s nem tartalmazza az általános forgalmi adót, ugyanakkor az összességében nem haladhatja meg az éves költségvetésben az adott szervezeti egység, a szakmai kezelő főosztály részére jóváhagyott előirányzatot.

1.5. A szerződések speciális tartalmi követelménye, hogy a szerződésnek, adott megbízásnak, megállapodásnak, megrendelésnek az általános adatokon, feltételeken túlmenően tartalmaznia kell:

2. Ellenjegyzés

2.1. Költségvetési ellenjegyzésre jogosult – a 3. és 4. pontokban foglaltak kivételével – a Költségvetési Főosztály vezetője, a Pénzügyi Osztályt vezető főosztályvezető-helyettes, vagy távollétük esetén – átadott jogkörben – az általuk írásban kijelölt személy. Írásbeli ellenjegyzésük nélkül – az 1.3. pontban foglalt kivétellel – a minisztérium költségvetését terhelő gazdasági kihatású kötelezettség nem vállalható, követelés nem teljesíthető.

2.2. Az éves költségvetési előirányzatoknak a 3. § 1. pontjában foglalt jóváhagyását megelőzően, a közigazgatási államtitkár egyedi engedélyével jegyezhető ellen kötelezettségvállalás.

2.3. Az ellenjegyzésre jogosultnak az ellenjegyzést megelőzően meg kell győződnie arról [Ámr. 134. § (9)], hogy

3. Fejezeti kezelésű előirányzatok évközi átcsoportosítása

3.1. A GKM Igazgatáshoz előirányzat-átcsoportosítással, vagy pénzeszköz átadással teljesülő következő GKM fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása során jelen utasításban foglaltak szerint kell eljárni azzal az eltéréssel, hogy a kötelezettségvállalás analitikus nyilvántartásának vezetése – az 1.16. pont szerinti integrált rendszerben – valamint azok költségvetési ellenjegyzése, a feladatfinanszírozás körébe nem tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásáról szóló 6/2005. GKM szabályzatban foglaltak szerint történik.

– NATO tagságból adódó ágazati feladatok,

– belvízi hajózási alapprogram,

– a közúti közlekedésbiztonság egyes állami feladata,

– technológiai kutatási feladatok,

– GySEV Rt. tőkeemelése,

– EU tagságból adódó többletfeladatok ellátása, informatikai fejlesztés,

– nemzetközi tagdíjak,

– EU tagsággal kapcsolatos feladatok,

– átcsoportosított fejezeti tartalék rész, az egyedi döntés szerint.

3.2. A 3.1. pont szerinti előirányzatok költségvetési ellenjegyzésére jogosult személyeket, a szakmai kezelő főosztályvezető javaslatára, a Költségvetési Főosztály vezetője jelöli ki.

4. Eltérés az általános előírástól

4.1. A kötelezettségvállalás, ellenjegyzés eljárási rendje, az általános előírásoktól eltérően történik minden olyan esetben, ahol külön „Szabályzat”, miniszteri utasítás erről másként rendelkezik. Így a következőknél:

4.1.1. A kötelezettségvállalás és ellenjegyzés tekintetében;

– 2/2005. Szabályzat, az ideiglenes külföldi kiküldetésekről,

– a 29/2003. (XII. 13.) GKM utasítással módosított 5/2002. (VIII. 29.) GKM utasítás, a fordítási és tolmácsolási feladatok ellátásáról.

4.1.2. A kötelezettségvállalást, teljesítésigazolást érintően;

– 9/2004. Szabályzat a GKM költségvetési előirányzataiból finanszírozott kutatási és fejlesztési szolgáltatások beszerzésével és hasznosításával kapcsolatos eljárásrendről.

4.2. A belföldi kiküldetést – az utazás módját is figyelembe véve – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető, vagy helyettese, mint kiküldő rendeli el. A kiküldetést elrendelő egyidejűleg a kiküldetési költség kötelezettségvállalója is.

4.3.A minisztérium létszámának és a rendszeres személyi juttatások, valamint a külső személyi juttatások kötelezettségvállalásának analitikus nyilvántartását a Humánpolitikai Főosztály közszolgálati nyilvántartási rendszere biztosítja.

4.4. Az egyes szervezeti egységeknél a minisztérium éves költségvetése terhére munkavégzésre irányuló jogviszony létesítését, szakmai gyakorlatot végzők, ösztöndíjasok foglalkoztatását – megbízási szerződés megkötését – a munkáltatói jogkört gyakorló vezető kezdeményezi, melyet a Humánpolitikai Főosztály előterjesztése alapján – a szakmai felügyeletet ellátó államtitkár, helyettes államtitkár egyetértésével – a Költségvetési Főosztály ellenjegyzését követően, a közigazgatási államtitkár engedélyez.

4.5. A miniszter, valamint a politikai és a közigazgatási államtitkár közvetlen felügyelete alá tartozó szervezeti egységeknél a vezető közvetlen kezdeményezése alapján – a Költségvetési Főosztály ellenjegyzését követően – engedélyezhető a megbízási szerződés megkötése. A Költségvetési Főosztály a megbízási szerződés egy másolati példányának megküldésével tájékoztatja a Humánpolitikai Főosztályt.

4.6. A szellemi tevékenység szolgáltatási szerződéssel, számla ellenében történő igénybevételének rendjét a 7/2003. (III. 19.) GKM utasítás tartalmazza. A szellemi tevékenység végzésére kifizetés jogcímen megtervezett előirányzat, kizárólag a személyi juttatások előirányzata terhére növelhető. [Ámr. 51. § (8)]

4.7. Költségráfordítást igénylő belföldi rendezvényekre (konferencia, szeminárium, képzés) jelentkezni csak az e célra előirányzattal rendelkező Humánpolitikai Főosztály vezetőjének írásos állásfoglalása és kötelezettségvállalása után lehetséges.

1. Teljesítés igazolása, pénzügyi teljesítés engedélyezése

1.1. Költségvetést érintő pénzforgalmat csak a szakmai teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A szakmai teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy

– a munka, a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e,

– a szolgáltatást nyújtó a vállalt kötelezettségét jó minőségben teljesítette-e,

– a szállított termék, áru a megrendelés szerint hiánytalanul, megfelelő minőségben került-e leszállításra,

és igazolni kell annak összegszerűségét.

1.2. A teljesítést – a beérkezett számlán, az átvételi elismervényen, vagy feljegyzés, jegyzőkönyv, stb. formájában – írásban kell igazolni. A szakmai teljesítés igazolására jogosult személyt, a kötelezettségvállalást kezdeményező vezető jelöli ki jelen utasítás 1. mellékletének kitöltésével.

1.3. A szakmai teljesítés igazolása alapján, a számla kifizetését az arra kötelezettséget vállaló, illetve a szerződésben kijelölt főosztály vezetője engedélyezi.

1.4. A szakmai teljesítést igazoló aláírásán túl – az okmányon – a teljesítést igazoló személy nevét nyomtatott betűkkel is ki kell írni.

2. Érvényesítés, ellenjegyzés (ellenőrzés), utalványozás

A teljesítés szakmai igazolását követően, a pénzügyi teljesítés előtt, a kifizetendő számlát érvényesíteni, ellenjegyezni (ellenőrizni), utalványozni kell.

2.1. Érvényesítés [Ámr.135. §]

2.1.1. A szakmai teljesítésigazolás alapján az érvényesítőnek ellenőriznie kell az összegszerűséget, a fedezet meglétét, a szerződés szerinti fizetési feltételeknek való megfelelést és azt, hogy az előírt alaki követelményeket betartották-e.

2.1.2. Az érvényesítésnek tartalmaznia kell a megállapított összeget, a könyvviteli elszámolásra utaló főkönyvi számlaszámot, a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének sorszámát.

2.1.3. Átutalás esetén az érvényesítés az ún. „Utalványlap”-on (3. melléklet), pénztár útján teljesített kiadások és bevételek esetében az érvényesítés a kiadási és bevételi pénztárbizonylaton történik.

2.1.4. A GKM Igazgatás pénzforgalmát érintő bevételek, kiadások érvényesítésére a Költségvetési Főosztály vezetője által írásban meghatalmazott személyek jogosultak.

2.2. Ellenjegyzés (ellenőrzés) [Ámr. 137. §]

2.2.1. Az utalvány ellenjegyzője köteles ellenőrizni a 2.1. pont szerinti érvényesítés szabályszerűségét. Meg kell győződnie arról, hogy a szakmai teljesítés igazolása megtörtént-e.

2.2.2. Az utalvány ellenjegyzését (ellenőrzését) végző, ha hiányosságot tapasztal, köteles az okmányokat visszaadni az érvényesítőnek.

2.2.3. Az utalvány ellenjegyzésére jogosult személyeket a Költségvetési Főosztály vezetője jelöli ki.

2.3. Utalványozás [Ámr. 136. §]

2.3.1. Az utalványozás a kiadások teljesítésének, a bevételek beszedésének elrendelését foglalja magában. Utalványozásra csak a teljesítés igazolása, az érvényesítés és az utalvány ellenjegyzése (ellenőrzése) után kerülhet sor.

2.3.2. Az utalványozás során meg kell győződni arról, hogy a 3. melléklet szerinti utalványlap a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétel sorszámát, valamint a főkönyvi számla számát tartalmazza-e.

2.3.3. Utalványozásra a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár által meghatalmazott személyek jogosultak.

2.4. Összeférhetetlenség

Az aláírási jogosultságok alkalmazásánál, ellenőrzésénél figyelembe kell venni az összeférhetetlenségre vonatkozó szabályokat.

2.4.1. A kötelezettségvállaló és az ellenjegyző, illetőleg az utalványozó és az utalványt ellenjegyző – ugyanazon gazdasági eseményre vonatkozóan – azonos személy nem lehet.

2.4.2. Az érvényesítő személy nem lehet azonos a kötelezettségvállalásra, utalványozásra jogosult, valamint a szakmai teljesítést igazoló személlyel.

2.4.3. A kötelezettségvállalási, érvényesítési, ellenjegyzési, utalványozási feladatot nem végezhet az a személy, aki ezt a tevékenységet közeli hozzátartozója vagy a maga javára látná el. [Ámr. 138. § (3)]

1. Nyilvántartás, számbavétel, adatszolgáltatás

1.1. A számvitel feladata az utalványozott és pénzforgalmilag teljesített gazdasági események bizonylatainak jogszabályokban, belső utasításokban előírt gazdálkodási, illetve számviteli rend szerinti nyilvántartása.

1.2. A bizonylatok nyilvántartásba vétele, a pénzforgalom számbavétele (azaz a könyvelés), majd a könyvelésen alapuló külső-belső adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése – a számviteli törvényben, illetve a vonatkozó kormányrendeletekben előírtak, továbbá a minisztérium számviteli politikája, számlarendje, számlatükre szerint – ellenőrzött bizonylatok alapján végezhető.

1.3. Könyvelés után az okmányok, bizonylatok az iratkezelési rend szerint, a számvitelen rendezetten – bank, pénztár, vegyes bizonylatok szerinti csoportosításban –, az adott éven belül keletkezésük sorrendjében, külön jogszabályban előírt megőrzési ideig tárolandók.

1.4. A GKM Igazgatás költségvetési előirányzatairól, azok felhasználásáról a féléves és éves beszámolót, valamint a negyedéves mérlegjelentéseket a Költségvetési Főosztály készíti el.

1.5. A minisztérium éves költségvetési beszámolóját a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár és a Költségvetési Főosztály vezetője, a további adatszolgáltatási kötelezettségeket a Költségvetési Főosztály vezetője írja alá. [Ámr. 146.§–149.§]

2. Hatáskörök

2.1. A számviteli politikát [Sztv. 14.§], ennek keretében az eszközök és források értékelési szabályzatát és a pénzkezelési szabályzatot, a beszerzett, illetve előállított immateriális jószág üzembe helyezése dokumentálásának szabályait, valamint a számlarendet [Sztv. 161. §] a Költségvetési Főosztály vezetője hagyja jóvá.

2.2. A számviteli politika részét képező értékelési szabályzat szerinti behajthatatlan, valamint kisösszegű (2005. december 31-ig 100 000 Ft) követelések hitelezési veszteségként történő leírását [Sztv. vhr. 34. § (9) bekezdés] a Költségvetési Főosztály vezetője engedélyezi.

2.3. Az értékhelyesbítéseket, értékvesztéseket és ezek visszaírását a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár engedélyezi.

2.4. A bankszámlák felett rendelkezésre jogosultak körét a pénzkezelési szabályzat tartalmazza.

2.5. A minisztérium eseti bevételével összefüggő tényleges költségek és a térítés megállapításának rendjét a számviteli politika tartalmazza. [Ámr. 57. § (9)]

2.6. A GKM Igazgatás és a GKM Gazdasági Igazgatóság eszközeinek és forrásainak leltározási és leltárkészítési szabályzatát, a GKM Gazdasági Igazgatóság igazgatójának előterjesztésére, a Minisztérium Költségvetési Főosztály vezetőjének egyetértésével, a gazdaság-koordinációs és pénzügyi helyettes államtitkár hagyja jóvá.

1. Jelen utasításban nem szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos államháztartásról szóló törvény, a költségvetésről szóló törvény, a számviteli törvény, a végrehajtásukra megjelent kormányrendeletek, a GKM Szervezeti és Működési Szabályzata, valamint az egyéb vonatkozó miniszteri utasítások és belső szabályzatok előírásait kell alkalmazni.

2. Ez az utasítás 2005. június 15-én lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló 3/2004. (II. 23.) GKM utasítás.