335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

1. § (1)¹ E rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és – a (2) bekezdésben foglalt korlátozással – azok irattári anyagára terjed ki. E rendelet határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésének egységes követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét.

(2) E rendelet rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3)² E rendelet rendelkezéseit az elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló kormányrendeletben (a továbbiakban: Eür.) foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(4)³ E rendelet rendelkezéseit a bírósági iratkezelésre a bírósági ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(5)⁴ A 41. § (3) bekezdésének rendelkezéseit az ügyészségi iratkezelésre az ügyészségi ügyviteli és iratkezelési szabályokról szóló szabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

2. §⁵ E rendelet alkalmazásában

3. § (1)²⁹ Az Ltv. 9. § (4) bekezdésében meghatározott iratkezelési szabályzatot évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell.

(2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

5. § Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

6. §³¹ A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy:

7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik:

8. § (1) A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.

10. §³⁷ (1) Az ügyiratokat és a szerv működése szempontjából érdemi adatot tartalmazó, működése során keletkező iratokat tárgyi alapon kialakított irattári tételekbe kell sorolni. Az irattári tétel egy ügytípus irataiból vagy több ügytípus összevonásával kialakított ügykör irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapján

(3) Az irattári tételeket úgy kell kialakítani, hogy azokba az egy ügyirat részét képező minden irat illeszkedjen. Azonos ügyhöz tartozó iratok nem sorolhatóak különböző irattári tételekbe. Ha egy ügyirat esetében több irattári tétel érintettsége is felmerül, akkor az ügy lényegi elemének, valamint az érintett tételekre vonatkozó megőrzési időknek a mérlegelésével kell dönteni az irattári tétel meghatározásakor.

11. § (1)³⁸ Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratai meghatározott idő eltelte után selejtezhetők. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző – határidő megjelölése nélkül – helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni. Azon tételek esetében, amelyek jellegükből adódóan nem sorolhatók be egyértelműen a maradandó értékű vagy a selejtezhető kategóriába, a levéltár mintavételi eljárást kezdeményezhet.

(2)³⁹ Az illetékes levéltár a maradandó értékű irattá nyilvánítást egyrészt az Ltv. 10. § (1) bekezdése szerinti, az iratkezelési szabályzattal kapcsolatos egyetértési jog gyakorlása során az irattári tételek, másrészt az iratselejtezési jegyzőkönyvek levéltári jóváhagyásával érvényesíti.

12. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. Az irattári terv különös részén belül a főcsoportok szervezeti egységenként is kialakíthatók.

(4) A (2) és a (3) bekezdésben foglaltak szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

13. § (1)⁴⁰ A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratokat ügyiraton belüli irategységként kell kezelni.

(2) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat – még irattárba helyezésük előtt – az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.

14. § (1)⁴¹ Az iratot a 39. §-ban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni).

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(3)⁴² Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.

(4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

15. §⁴³ Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, arról átadás-átvételi jegyzőkönyvet kell felvenni és gondoskodni kell az iratok további kezeléséről.

15/A. §⁴⁴ (1)⁴⁵ A közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységének megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt és a kezelésében lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egység(ek)nek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

(2) Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe – az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével – be kell iktatni.

(3) Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

(4)⁴⁶ Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az átmeneti irattári anyagot – a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint – a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani vagy a központi irattárban elhelyezni. A központi irattárba helyezett egyes ügyiratokra vonatkozó igényt betekintéssel, másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni.

(5)⁴⁷ A megszűnő szervezeti egység papír alapú vagy elektronikus lezárt iktatókönyvét a központi irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni, azzal, hogy az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

(6) Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.

15/B. §⁴⁸ A 15/A. § (1)–(4) bekezdésének rendelkezéseit a közfeladatot ellátó szerv szervezeti egységét érintő feladatkör átadása esetén is alkalmazni kell.

16. § (1)⁴⁹ A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iratkezelést

(2) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárában helyezi el.

16/A. §⁵⁰ (1)⁵¹ A közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési feladatokat saját maga láthatja el, vagy annak támogatására a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást (a továbbiakban: SZEÜSZ) vagy központi elektronikus ügyintézési szolgáltatást (a továbbiakban: KEÜSZ) biztosító szolgáltató által nyújtott egyes elektronikus iratkezelési feladatokat ellátó szolgáltatásokat vehet igénybe, ebben az esetben a SZEÜSZ vagy KEÜSZ szolgáltató a közfeladatot ellátó szerv adatfeldolgozójaként jár el.

(2)⁵²

(3) Ha a közfeladatot ellátó szerv egyes iratkezelési feladatokat szakrendszeri ügyintézést támogató informatikai rendszer alkalmazásával lát el, az ezzel összefüggő eljárást az iratkezelési szabályzatban köteles előírni.

16/B. §⁵³ (1)⁵⁴ Ha a közfeladatot ellátó szerv csak papír alapú iratokat kezel, és iratkezelési szoftvert használ, köteles biztosítani az iratkezelési szoftverben tárolt valamennyi információnak az Eür. szerinti elektronikus dokumentumformátumban történő automatikus előállítását.

(2) Az iratkezelési szoftvernek képesnek kell lennie a tárolt információkat a külön jogszabályban meghatározottak szerint előállítani, továbbá biztosítania kell az elektronikus formában létrejött információk további feldolgozhatóságát, az iratkezelő szoftverek közötti átadását.

(3) Ha a közfeladatot ellátó szerv elektronikus iratokat is kezel köteles biztosítani az elektronikusan vezetett nyilvántartásból külön jogszabályban meghatározottak szerint

17. § (1) Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az előírásokat, amelyek biztosítják a papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.

(2) Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.

18. §⁵⁵ Az Iratkezelési Szabályzatban meg kell határozni az adott szervhez érkezett küldemény átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja – postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb. – szerinti bontásban is meghatározhatók.

19. § A küldemény átvételére jogosult:

20. § (1) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:

(2) Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről.

21. §⁵⁸ (1) Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon aláírásával és az átvétel dátumának, valamint nevének olvasható feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemény átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

(2) Elektronikus úton, nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemény esetében az átvevő a feladónak – ha azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja – haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást.

(3) A biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemény és elektronikus űrlap esetében az átvétel visszaigazolása az E-ügyintézési tv.-ben, valamint az Eür.-ben meghatározottak szerint történik.

(4) Ha a küldő az elektronikus ügyintézési rendelkezésében igényli az Eür. szerinti időszakiértesítés-szolgáltatást, az értesítésben szerepeltetni kell a küldő nevében történt benyújtásnak a 25. § szerinti elutasítása tényét.

(5) Az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek

(6) Ha iratkezelésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át a küldeményt, azt – a kormányablak kivételével – köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén az illetékes iratkezelési egységnek az iratkezelési szabályzat szerinti kezelés céljából átadni.

22. §⁵⁹ A biztonságos kézbesítési szolgáltatáson keresztül továbbított küldeményt a határidő számítása szempontjából

23. §⁶⁰ Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell. Sérült elektronikus küldemény esetében a 31. § rendelkezései szerint kell eljárni.

24. §⁶¹ A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni.

25. § (1)⁶² Az elektronikus úton, a nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás, illetve az Űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás igénybevételével megküldött küldemény átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv informatikai rendszerére.

(2) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

(3)⁶³ A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról a 21. § (5) bekezdésében meghatározott formában értesíti a küldőt.

(4)⁶⁴ Nem köteles a fogadó szerv a (3) bekezdés szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó küldemény az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat a belső szabályzat tartalmazza.

(5)⁶⁵ Az átvett, de az átvételt követő ellenőrzés alapján biztonsági kockázatot jelentő elektronikus küldemények esetében a fogadó szerv a további feldolgozást megszakítja, és a küldőt a biztonsági kockázat miatti feldolgozás elutasításról a 21. § (5) bekezdésében meghatározott formában értesíti.

26. §⁶⁶ (1) Téves címzés, sikertelen vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges:

(2) Ha a feladó nem állapítható meg, a küldeményt a 25. § (1) bekezdésben jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

27. §⁶⁷ (1) A közfeladatot ellátó szervhez érkezett küldeményt

(2)⁶⁹ A közfeladatot ellátó szerv az érkeztetést és felbontást saját maga láthatja el, vagy ahhoz az Eür.-ben szabályozott szolgáltatást veheti igénybe.

(3) Ha a közfeladatot ellátó szerv a papír alapú küldemények fogadására olyan szolgáltatót vesz igénybe, amely:

28. § (1)⁷¹ Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,

(2)⁷⁴ A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti kezeléséről.

(3)⁷⁵ A névre szóló küldemények kezeléséről a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata rendelkezik.

29. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.

30. § A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.

31. §⁷⁶ (1) Az elektronikusan érkezett küldeményt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(2) Ha az elektronikus irat benyújtása kizárólag a közfeladatot ellátó szerv által az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumban lehetséges, és a benyújtott elektronikus irat:

(3) Ha az elektronikus irat biztonságos kézbesítési szolgáltatáson, de nem az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett címre vagy formátumban érkezett, úgy:

(4)⁷⁷ Ha a benyújtott elektronikus irat az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a közfeladatot ellátó szerv a küldőt – amennyiben elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetősége ismert – az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíti a küldemény értelmezhetetlenségéről és az általa használt és elvárt formátumokról.

(5)⁷⁸ A küldő elektronikus kapcsolattartásra szolgáló elérhetősége ismert a közfeladatot ellátó szerv számára, ha a küldő:

(6) Ha a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az elektronikus tájékoztatásra vonatkozó szabályok alapján közzétett formátumot kezelő programokkal, úgy a küldőt a (4) bekezdés szerint kell értesíteni az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlásról.

(7)⁸⁰ Az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek minősülő közfeladatot ellátó szerv az elektronikus irat sikeres benyújtásáról a küldőt az E-ügyintézési tv. szerint, szabályozott kapcsolattartási módon értesíti.

(7a)⁸¹ Az elektronikus ügyintézést biztosító szervnek nem minősülő közfeladatot ellátó szerv az elektronikus irat sikeres benyújtásáról a küldőt

(8)⁸² A küldemény (1)–(6) bekezdés szerinti ellenőrzését külön jogszabály vagy megállapodás alapján a kormányablak vagy a kézbesítési szolgáltatást nyújtó személy vagy szervezet is elvégezheti. Ez esetben a szolgáltató a közfeladatot ellátó szerv adatfeldolgozójaként jár el.

(9) A (4) és (6)–(7) bekezdés szerinti küldeményeket nem kell iktatni.

32. §⁸³ (1) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni.

(2) A pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak kell átadni és az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

(3) Amennyiben megállapításra kerül, hogy az illetékbélyeget illetékköteles küldeményhez csatolták és az illetéket illetékbélyeggel kell leróni, a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában – a (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően – rendelkezhet annak a küldeményre történő felragasztásáról és értéktelenítéséről.

33. §⁸⁴ (1) Amennyiben a küldemény benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja megállapítható legyen.

(2) Papír alapú küldemény esetében, amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni.

(3) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

(4)⁸⁵ Ha a papír alapú küldemények fogadására a közfeladatot ellátó szerv olyan szolgáltatót vesz igénybe, amely külön jogszabály alapján a papír alapú irat hiteles elektronikus irattá alakítását úgy biztosítja, hogy egyúttal vállalja az elektronikus másolat továbbítását, úgy az irat elektronikus másolatához a (2) és (3) bekezdés szerinti esetekben a boríték hiteles elektronikus másolatát is csatolni kell.

34. §⁸⁶ (1)⁸⁷ Minden beérkezett küldeményt a beérkezés időpontjában, de legkésőbb az érkezést követő első munkanapon érkeztetni kell. A küldemények érkeztetésével kapcsolatos eljárásrendet, a visszaérkezett tértivevények és elektronikus visszaigazolások érkeztetési eljárását és az érkeztetés dokumentálásának módját a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata határozza meg.

(2) Az érkeztetési nyilvántartás tartalmazza minimálisan az alábbi adatokat:

(3) Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Az érkeztetési azonosító küldeményen való feltüntetése mellőzhető, ha az iktatás az érkeztetéssel egyidejűleg megtörténik.

(4)⁸⁹ Nem kell érkeztetni abban az esetben, ha a közfeladatot ellátó szerv a beérkező küldeményt a beérkezés időpontjával egyidejűleg beiktatja. Automatikus iktatás alkalmazása esetén az érkeztetés és az iktatás a beérkezés időpontjával egyidejűleg is megtörténhet.

(5)⁹⁰ Az (1) bekezdéstől eltérően, azon küldeményt, amelyet a közfeladatot ellátó szerv által az elektronikus tájékoztatás keretében közzétett elektronikus levélcímre küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a küldemény tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a közfeladatot ellátó szerv hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

(6)⁹¹ Az 1. mellékletben és a 3. mellékletben meghatározott szervek – igény esetén a Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zártkörűen Működő Részvénytársaság (a továbbiakban: központi szolgáltató) egyedi szolgáltatási megállapodás alapján történő közreműködésével – a hozzájuk közvetlenül benyújtott papíralapú iratot a 47. § a)–j) pontjában és a 2. mellékletben meghatározott kivétellel az Eür. szerint hiteles elektronikus irattá alakítják.

35. §⁹² (1)⁹³ Az elektronikus irat abban az esetben tekinthető hitelesnek, ha megfelel az Eür.-ben előírt dokumentumhitelességi követelményeknek. A megfelelést az iratkezelési szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

(2) Ha az (1) bekezdés szerinti ellenőrzés megállapítja, hogy az elektronikus dokumentum nem tekinthető hitelesnek, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

36. §⁹⁴ Az elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

37. §⁹⁵ A küldemény munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni.

38. § A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről belső szabályzatban kell rendelkezni.

38/A. §⁹⁷ (1) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer

(2) Az (1) bekezdés b) pontja szerinti szolgáltató az elektronikus irat átvételéről, az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá történő alakítást követően az irat kézbesítés céljára történő átadásáról szóló elektronikus visszajelzésében az elektronikus iratot feladó szervet az elektronikus irathoz rendelt azonosító kód feltüntetésével értesíti.

38/D. §¹⁰¹ (1)¹⁰²

(1a)¹⁰³ Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszeren keresztül tévesen érkezett küldeményt a fogadó szerv a címzettnek elektronikus úton haladéktalanul átadja és az átadásról a feladót haladéktalanul értesíti. Ha a tévesen továbbított küldeményről a címzett nem állapítható meg vagy a címzett nem az 1. mellékletben felsorolt szerv, a fogadó szerv a feladót erről a tényről haladéktalanul értesíti és a küldeményt az iratkezelő rendszerből törli.

(2)¹⁰⁴

(3)¹⁰⁵

(4)¹⁰⁶

38/G. §¹⁰⁹ (1) E rendeletnek az expediálásra vonatkozó rendelkezéseit a (2) bekezdésben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(2) Az 1. mellékletben felsorolt szerv az 55. §-ban meghatározott iratkezelési feladatainak ellátását követően, a papíralapú kézbesítést igénylő elektronikus küldeményeket a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást végző kijelölt szolgáltatónak adja át az elektronikus irat hiteles papíralapú irattá alakítása és címzetthez történő kézbesítése érdekében.

38/H. §¹¹⁰ (1) Az 1. melléklet szerinti szervek a 38/A. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott szolgáltatóhoz megküldésre kerülő elektronikus iraton Magyarország hivatalos címerén kívül más, a szerv egyedi megkülönböztetésére használt jelzést nem tüntethetnek fel, e szervek a szolgáltatónak a papír alapú irat borítékjának ilyen jellegű jelzéssel történő ellátására irányuló kézbesítési utasítást nem adhatnak.

(2) Az 1. melléklet szerint szerveknél a 38/A. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott szolgáltató részére megküldött elektronikus iratot a lapok sorszámozása mellett úgy kell megszerkeszteni, hogy laponként a lap felső részéből legalább 5 milliméter, jobb és bal oldalából legalább 10 milliméter, alsó részéből legalább 20 milliméter a papír alapú irat kötelező elemeinek elhelyezése céljából elhagyásra kerüljön. Bármilyen nyomtatható információ, ide értve a fej- és láblécet, a lábjegyzetet és az oldalszámot is csak ebben a keretben helyezhető el.

(3) Az 1. melléklet szerinti szerveknek a 38/A. § (1) bekezdés b) pontjában meghatározott szolgáltató részére megküldött elektronikus irattal kapcsolatos kézbesítési utasításban jelezniük kell:

39. § (1)¹¹¹ Iktatás céljára az iratkezelési szabályzatban meghatározott feltételek alapján megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

(2)¹¹² Az iktatókönyv tartalmazza minimálisan az alábbi, az iktatókönyvben nyilvántartott iratokra vonatkozó adatokat, azok rendelkezésre állása esetén:

(3)¹¹⁵ Az iraton és az előadói íven fel kell tüntetni az irat egyértelmű azonosítást lehetővé tevő egyedi azonosító adatát.

40. §¹¹⁶ (1)¹¹⁷ Az iktatószámnak tartalmaznia kell számot, betűt vagy ezek tetszőleges kombinációját és az irat főszáma iktatási évének négy számjegyét.

(2) Ha az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető a szervezeti egységre, iktatóhelyre vagy iktatókönyvre utaló, számot, betűt vagy ezek kombinációját tartalmazó azonosítóval.

(3) Az (1) és (2) bekezdésben meghatározottak szerint képzett iktatószámot és azonosítót az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván. Az iktatószám és az azonosító képzésére vonatkozó részletes szabályokat a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzata határozza meg.

41. §¹¹⁸ (1) Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos vagy folyamatos vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

(2)¹¹⁹ Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat ügyiratként, egy iktatószámon, annak főszámra és alszámra bontásával kell nyilvántartani oly módon, hogy új főszámon kell nyilvántartásba venni a kezdőiratot, és a főszám alszámain kell nyilvántartani az ugyanazon ügyben keletkező további iratokat.

(3) A főszám-alszámos iktatás alkalmazása esetén az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

(4) A (2) bekezdésben foglaltaktól eltérően a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy iktatószámon lehet nyilvántartani azzal, hogy az egy iktatószámon nyilvántartható ügyek körét az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

42. § (1) Az ügyirat tárgyát – illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot – az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az – az irat tartalmát nem érintően – lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

(2) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

43. §¹²⁰ (1) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni.

(2) Papír alapú iktatókönyv zárása esetén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a közfeladatot ellátó szerv hivatalos bélyegzőlenyomatával kell hitelesíteni. Ezt követően a lezárt iktatókönyvben nem lehet iktatást végezni.

(3)¹²¹ Elektronikus iktatókönyv alkalmazása esetén az iktatókönyv zárásának részeként el kell készíteni az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, iratforgalom dokumentálásának információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, az Eür.-ben meghatározottak szerint archivált változatát.

(4)¹²² A (3) bekezdés szerint lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat – az (5) bekezdésben foglaltak kivételével – időbélyegzővel kell ellátni és archiválni, a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolni. Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példánya az archiválást követő második évet követően megsemmisíthető.

(5)¹²³ A (4) bekezdésben foglaltakat nem kell alkalmazni, ha a közfeladatot ellátó szerv a (3) bekezdés szerint lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és elektronikus dokumentumokat olyan elektronikus dokumentumok kezelésére alkalmazott rendszerben kezeli, amely az Eür.-ben meghatározott feltételeknek megfelelően biztosítja azok megváltoztathatatlanságát és megőrzését.

44. §¹²⁴ (1) Az ügykezelőnek az iktatandó iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

(2) A 47. §-ban foglaltak kivételével iktatni kell minden olyan, a szerv részére érkezett vagy a szerv által keletkeztetett iratot, amely ügyintézés kezdeményezésére irányul vagy ügyintézés során tett intézkedést, tényt, döntést, álláspontot vagy véleményt rögzít.

45. §¹²⁵ Az iktatás során irattári tételszámmal kell ellátni a papíralapú iratot, ha a közfeladatot ellátó szerv a megőrzési kötelezettséget az iratról az Eür. szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesíti.

46. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti.

(2) Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha

(3)¹²⁸ Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:

48. §¹³⁴ (1) Téves iktatás esetén a papír alapú iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon, hogy az érvénytelenítés ténye – az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett – kétségtelen legyen.

(2) Elektronikus iktatókönyv használata esetén a változásokat (módosítás, az adatok fizikai törlése nélküli törlésre jelölése), tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell.

(3) A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

49. §¹³⁵ (1) A papír alapú iktatókönyvbe ceruzával beírni, sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

(2) Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező felhasználó azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.

50. §¹³⁶ (1) Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

(2) Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van előzménye, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

(3) Amennyiben a küldeménynek a korábbi évben (években) van előzménye, akkor az előzményt a tárgyévi ügyirathoz kell szerelni és rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, az előzménynél pedig az utóirat iktatószámát. A szerelést papír alapú irat esetében az iraton is jelölni kell.

(4)¹³⁷ A 41. § (4) bekezdésében meghatározottak szerinti iktatást végző szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon nyilvántartható ügyek esetében a küldeményt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

51. § (1)¹³⁸ Az ügykezelő az érkezett iratot köteles a jogosult szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának továbbítani, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az iratkezelési szabályzat rendelkezhet úgy, hogy meghatározott iratcsoport(ok) esetén:

(2) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani.

(3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg.

(4) A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását.

52. § (1)¹³⁹ Külső szervhez vagy személyhez küldendő irat kiadmányként történő aláírására csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben, iratkezelési szabályzatban vagy a kiadmányozás rendjéről szóló szabályzatban meghatározott kiadmányozási jog alapján kerülhet sor.

(2) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.

(3) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok.

53. §¹⁴⁰ (1) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a papír alapú irat akkor hiteles kiadmány, ha

(2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

(3) Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az elektronikus irat akkor hiteles kiadmány, ha azt

(4) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról a külön jogszabályban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

(5) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője vagy ügyintézője jogosult a külön jogszabályban meghatározottak szerint

(6)¹⁴⁴ Ha jogszabály a kiadmányozó aláírását, illetve bélyegzőlenyomatát követeli meg, úgy az elektronikus iratról készült hiteles papír alapú iraton ez úgy teljesíthető, hogy az irat utolsó lapján, vagy külön lapon – az Eür.-ben előírt záradékon felül – az 1. mellékletben felsorolt szervek által elhelyezett záradékként szerepelnie kell

(7)¹⁴⁵ A szerv a kiadmány egy hiteles példányát köteles irattárában az ügyirat részeként megőrizni.

54. §¹⁴⁶ A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról, elektronikus bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni. A közfeladatot ellátó szerv által használt valamennyi bélyegző és elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző kezelésének rendjéről és nyilvántartásáról az iratkezelési szabályzat vagy más belső szabályzat rendelkezik.

55. §¹⁴⁷ A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.

56. §¹⁴⁸ (1) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, kézbesítő, futárszolgálat útján, személyesen vagy elektronikus formában).

(2) Ha a szerv az irat kézbesítésére a SZEÜSZR-ben meghatározott kézbesítési SZEÜSZ szolgáltatót vesz igénybe, a kézbesítés a szolgáltató részére történő átadással történik.

57. §¹⁴⁹ Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában – az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével – határozza meg.

58. §¹⁵⁰ Az 1. mellékletben felsorolt szervek, továbbá a Központi Statisztikai Hivatal, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala iratainak egymás részére történő megküldése – a 2. mellékletben felsorolt küldemények kivételével – elektronikus úton, e rendeletnek az elektronikus iratkezelésre vonatkozó szabályai szerint közvetlenül történik.

59. §¹⁵¹ (1)¹⁵² A további intézkedést nem igénylő ügyiratokat le kell zárni. Amennyiben az adott ügyben új irat érkezik vagy keletkezik, az ügyiratot újra kell nyitni. A lezárás tényét az ügyiraton és az iktatókönyvben jelezni kell. A lezárás jelzésének hiányában az utolsó irat keletkezésének időpontját kell a lezárás időpontjaként figyelembe venni a selejtezés vagy levéltárba adás határidejének megállapításakor.

(2) Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

60. § (1)¹⁵³ Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

(2)¹⁵⁴ Az átmeneti irattár az iratokat az iratkezelési szabályzat előírásai alapján meghatározott ideig őrzi, kezeli és adja át a szervezet központi irattárának.

(3)¹⁵⁵ A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról, a selejtezés vagy levéltárba adás előtti, valamint a maradandó értékű nem selejtezhető és levéltárba nem adott iratok, továbbá a helyben maradó iratok őrzéséről.

61. § (1)¹⁵⁶ Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg meg kell határoznia – papíralapú irat esetén az iratra rávezetnie – az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálnia az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesülését. Az iktatás időpontjában kell meghatároznia egy ügykört, ami a későbbi feldolgozás során módosulhat.

(2)¹⁵⁷ A feleslegessé vált példányokat, másolatokat és érdemi adatot nem tartalmazó munkaanyagokat az ügyiratból ki kell emelni és a selejtezési eljárás mellőzésével, az iratkezelési szabályzatban meghatározott eljárásrend szerint meg kell semmisíteni.

(3)¹⁵⁸ Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak javításáról. Ezt követően az iktatókönyv megfelelő rovatába be kell vezetni az irattárba helyezés időpontját.

(4)¹⁵⁹ A közfeladatot ellátó szervnek:

(5)¹⁶¹ A központi irattárba

(6)¹⁶² A közfeladatot ellátó szerv az iratok tartós megőrzésére a bizalmi felügyelet által nyilvántartásba vett archiválási bizalmi szolgáltatót vehet igénybe. A bizalmi szolgáltató ez esetben a közfeladatot ellátó szerv adatfeldolgozójaként jár el.

(7)¹⁶³ Az 1. mellékletben és a 3. mellékletben felsorolt szervek a megőrzési kötelezettséget – a 47. § a)–j) pontjában és a 2. mellékletben foglalt iratok kivételével – az iratról az Eür. szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján teljesítik, a (8) bekezdésben meghatározott eltéréssel. Az 1. mellékletben és a 3. mellékletben fel nem sorolt, közfeladatot ellátó szerv a megőrzési kötelezettséget az iratról az Eür. szerinti hiteles elektronikus másolat készítése és megőrzése útján is teljesítheti. A közfeladatot ellátó szerv a (8) bekezdésben nem szereplő eredeti, papíralapú iratot a hiteles elektronikus másolat elkészítését és az annak megőrzése kezdő időpontját követően, az Ltv. 5. § (4)–(6) bekezdése szerinti eljárásban megsemmisíti.

(7a)¹⁶⁴ A (7) bekezdés szerinti feladat ellátása során az 1. mellékletben, valamint a 3. mellékletben meghatározott államigazgatási szerv erre vonatkozó igénye esetén – azon iratok vonatkozásában, melyeket a központi szolgáltató kizárólagos digitalizálási feladatköre nem érint – az Eür. szerinti hiteles elektronikus irattá alakítást a NISZ Zrt.

(8)¹⁶⁵ A közfeladatot ellátó szerv az iratról készített hiteles elektronikus másolat megőrzése mellett is megőrzi a maradandó értékű eredeti papíralapú iratot, ha ez az illetékes levéltár megállapítása szerint indokolt. A közfeladatot ellátó szerv azon maradandó értékű irat esetében, amelyről hiteles elektronikus másolatot készített, a papíralapú példány megőrzéséről negyedéves időszakonként kérheti az illetékes levéltár nyilatkozatát. A maradandó értékű irat papíralapú változata az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozata esetén az Ltv. 5. § (4)–(6) bekezdése szerinti eljárásban megsemmisíthető. Az illetékes levéltár által papír alapon is megőrzendőnek ítélt maradandó értékű iratot a közfeladatot ellátó szerv a levéltárba adásig papíralapú iratként megőrzi.

(9)¹⁶⁶ Ügyirat a szervezeti egység vezetője vagy az általa kijelölt ügyintéző engedélyével kerülhet irattárba.

62. § (1) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(2)¹⁶⁷ Az elektronikusan tárolt és archivált adatállományok, elektronikus dokumentumok utólagos olvashatóságát, visszakereshetőségét, használatát a megőrzési idő lejáratáig biztosítani kell.

63. § (1)¹⁶⁸ A közfeladatot ellátó szerv dolgozói az érvényes belső szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek ügyiratokat.

(2) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.

(3) Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.

(4)¹⁶⁹ A (3) bekezdésben megjelölt ügyiratpótló lappal egyenértékű, ha a közfeladatot ellátó szerv az iratkezelési szabályzatában meghatározottak szerint a kölcsönzésről – az irat átadás-átvételét igazoló – elektronikus nyilvántartást vezet.

(5)¹⁷⁰ Elektronikus ügyiratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az ügyiratot és annak iratait.

63/A. §¹⁷¹ (1) A 3. mellékletben meghatározott államigazgatási szervek, valamint a köziratok védelmére irányuló hatósági eljárás alapján központi szolgáltató igénybevételére kötelezett szervek (a továbbiakban együtt: szerződéskötésre kötelezett szervek) központi irattárazásával kapcsolatos, a 4. mellékletben meghatározott feladatokat – a 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel – a központi szolgáltató látja el. A feladatellátás a szerződéskötésre kötelezett szervek és a központi szolgáltató között létrejött egyedi szolgáltatási megállapodás (a továbbiakban: egyedi szolgáltatási megállapodás) alapján történik.

(2) A 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel

(3) A központi szolgáltató a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatásokat a szakmai felügyelő szerv és a központi szolgáltató által szakmai alapon összeállított, a szerződéskötésre kötelezett szervek által kötelezően használandó szerződéstervezet alapján a szerződéskötésre kötelezett szervekkel kötött egyedi szolgáltatási megállapodás alapján nyújtja, amelyben a felek rögzítik az elvárt szolgáltatások körét, egységárait, a szolgáltatások elvárt szintjét, valamint az általános szakmai követelményeket.

(4) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) szakmai irányítási feladatkörében az egyedi szolgáltatási megállapodás megkötéséhez szakmai útmutatót és a díjszabást tartalmazó Portfólió táblázatot bocsát ki, amelyeket a szerződéskötésre kötelezett szervek figyelembe vesznek az egyedi szolgáltatási megállapodás megkötése során. Az egyedi szolgáltatási megállapodások követelmények szerinti teljesítésének ellenőrzését a miniszter végzi.

(5) A miniszter a (3) és (4) bekezdés szerinti dokumentumokat tárgyév január 15-ig megküldi a szerződéskötésre kötelezett szervek részére.

(6) Az egyedi szolgáltatási szerződések megkötése során figyelembe kell venni a szerződéskötésre kötelezett szerveknek a szerződéskötés időpontjában a központi irattárban elhelyezett iratmennyiségét.

(7) Az egyedi szolgáltatási megállapodásban meghatározott szolgáltatási díjak nem haladhatják meg a központi szolgáltatónak a szolgáltatásnyújtással összefüggésben felmerült igazolható költségeit, valamint egy észszerű nyereséghányadot. A díjak meghatározását a (4) bekezdés szerinti Portfólió táblázat alapján kell elvégezni.

(8) A szerződéskötésre kötelezett szervek az éves költségvetésükben irattárazási feladatokra tervezett előirányzat terhére biztosítják az egyedi szolgáltatási megállapodásban foglalt szolgáltatások ellátásának fedezetét.

(9) A szerződéskötésre kötelezett szervek a szerződéskötést követően az egyedi szolgáltatási megállapodást tájékoztatás céljából megküldik a miniszternek.

63/B. §¹⁷² (1) A miniszter egyedi kérelemre felmentést adhat a központi szolgáltató igénybevételének kötelezettsége alól, ha

(2) A 3. mellékletben meghatározott szerv a központi szolgáltató 4. mellékletben meghatározott szolgáltatását

(3) A 3. mellékletben meghatározott szerv a kezelésében lévő papíralapú iratok mennyiségéről, évköréről és ügyköréről az iratkezelési szoftverben nyilvántartást vezet.

(4) A 3. mellékletben meghatározott szerv a tárgyév március 31-ig tájékoztatja a minisztert a következő évben a központi szolgáltató részére központi irattározásra átadni tervezett, 5 évnél régebbi, 5 éven túl megőrzendő iratok mennyiségéről.

(5) A 3. mellékletben meghatározott szerv a központi szolgáltató számára kizárólag az előre tervezett és a miniszter által jóváhagyott mennyiségű iratot adhatja át.

64. §¹⁷³ (1)¹⁷⁴ Az ügyiratok, valamint a szerv működése szempontjából érdemi adatot tartalmazó nyilvántartott iratok selejtezését az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével az Ltv. 9. § (1) bekezdés f) pontja szerint kell végrehajtani.

(2)¹⁷⁵ Az iratselejtezést legalább évente egyszer kell elvégezni, amelyről az illetékes közlevéltárral egyeztetett formában és tartalommal elkészített selejtezési jegyzőkönyvet az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető jóváhagyását követően az illetékes levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezése végett. A selejtezési jegyzőkönyvet évente legfeljebb négy alkalommal köteles az illetékes közlevéltár fogadni, amelytől indokolt esetben a szervvel történt egyeztetés alapján eltérhet.

(3) Az illetékes levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv 30 napon belül visszaküldött példányán záradékkal engedélyezi.

(4) A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.

(5) A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő naptól kell számítani.

(6) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatállományból.

(7) Ha az iratkezelés során rendkívüli esemény következtében az iratok károsodást szenvedtek, arról haladéktalanul jegyzőkönyvet kell felvenni, amely tartalmazza a károsodott iratok meghatározását, a káresemény helyét, időpontját és körülményeit. A jegyzőkönyvet haladéktalanul meg kell küldeni az illetékes közlevéltár részére. A közlevéltár véleményének kikérésével a szervnek meg kell vizsgálnia a megrongálódott iratok helyreállításának lehetőségét. Ha a károsodás mértéke, illetve jellege miatt nincs mód az iratok helyreállítására, a közlevéltár engedélyezheti azok kényszerselejtezését, továbbá szükség esetén hivatalból értesíti az adatvesztés ügyében eljárásra jogosult hatóságot.

65. § (1)¹⁷⁶ A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.

(2) Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

(3)¹⁷⁷ Ha a levéltári átadásra kötelezett iratok átadás-átvételére azért nem kerül sor, mert a nem selejtezhető iratokra a közfeladatot ellátó szervnek ügyviteli szempontból még rendszeresen szüksége van, vagy ha az illetékes közlevéltár az iratok átvételéhez szükséges raktári férőhellyel nem rendelkezik, az irattári megőrzési idő felülvizsgálata keretében az átadás-átvételi határidő a levéltárral egyeztetett időtartammal meghosszabbításra kerül. Ennek időpontját és a további őrzési évek számát dokumentáltan rögzíteni kell.

66. § (1)¹⁷⁸ Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

(2)¹⁷⁹ A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.

67. § (1) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:

(2) Az (1) bekezdésben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

67/A. §¹⁸¹ (1)¹⁸² A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggő ellenőrzési feladatait az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központi államigazgatási szerveknél végzi.

(1a)¹⁸³ A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggésben a 3. mellékletben meghatározott szerveknél ellenőrzi az iratkezelési szabályok betartását, különösen

(1b)¹⁸⁴ Ha a miniszter ellenőrzési feladatkörében észleli, hogy a köziratok biztonságos megőrzéséhez szükséges irattári férőhely a 3. mellékletben meghatározott szervnél nem biztosított, az iratkezelő szerv vezetőjét felhívja a központi szolgáltató szolgáltatásának igénybevételére.

(2)¹⁸⁵ A fővárosi és vármegyei kormányhivatal ellenőrzi az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.

(3)¹⁸⁶ A miniszter valamint a fővárosi és vármegyei kormányhivatal (1) és (2) bekezdésben rögzített ellenőrzési tevékenysége nem érinti a közlevéltárak ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat.

(4) Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

(5)¹⁸⁷ A központi államigazgatási szervek esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a miniszter az illetékes közlevéltárral egyeztetve határozza meg. Az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a fővárosi és vármegyei kormányhivatal az illetékes közlevéltárral egyeztetve határozza meg.

(6)¹⁸⁸ Az ellenőrzésben nem vehet részt az ellenőrzött szerv dolgozójának a Polgári Törvénykönyv szerinti hozzátartozója.

(7) Az ellenőrzést végző a kizárási okot közvetlen vezetőjének haladéktalanul köteles bejelenteni, de azt az ellenőrzött szerv is bejelentheti.

(8) Az ellenőrzést végző köteles a titokvédelemre, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokat betartani.

67/B. §¹⁸⁹ (1)¹⁹⁰ Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tíz munkanappal – az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül – értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg.

(2)¹⁹¹ Ellenőrzésre a miniszter által vezetett minisztérium, valamint a fővárosi és vármegyei kormányhivatal megbízott kormánytisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzési megbízólevélnek tartalmaznia kell:

(3) Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.

67/C. §¹⁹³ (1) Az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés eredményes lefolytatása érdekében jogosult:

(2) Az iratkezelés helyzetének feltárása érdekében az ellenőrzést végző ellenőrzése során az alábbi körülményeket vizsgálja különösen:

(3) Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról jegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy. Az ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:

(4)¹⁹⁹ Az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát az ellenőrzést végző a helyszínen átadja vagy amennyiben ez valamilyen okból nem lehetséges, az ellenőrzés befejezését követő öt munkanapon belül megküldi a vizsgált szervnek. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát tájékoztatásul az illetékes közlevéltárnak is megküldi.

(5)²⁰⁰ Amennyiben az ellenőrzés során megállapították, hogy az ellenőrzött szerv a jogszabályban foglalt előírásokat megsértette, az ellenőrző felhívja a szerv figyelmét a jogszabálysértésre és határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel felszólítja annak megszüntetésére.

(6)²⁰¹ Amennyiben az ellenőrzött szerv az ellenőrző által az (5) bekezdésben foglaltak szerint megállapított határidőn belül nem szünteti meg a jogszabálysértést, az ellenőrző

67/D. §²⁰² Ha az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés során a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások alkalmazásával kapcsolatos szabálytalanságot észlel haladéktalanul értesíti az elektronikus ügyintézési felügyeletet.

68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.

(1a)²⁰³ Nem kell alkalmazni az (1) bekezdés rendelkezését, ha

(2) E rendelet szabályait az automatizált egyedi döntésekkel kapcsolatos ügyintézés esetén az Ltv. 35/A. § (2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján kiadott rendeletben meghatározott sajátos követelmények figyelembevételével kell alkalmazni.

68/A. §²⁰⁴ (1)²⁰⁵ A Kormány az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer a Közszolgáltatási e-címregiszter működtetésével kapcsolatos feladatok ellátására a NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaságot (a továbbiakban: NISZ Zrt.) jelöli ki.

(2)²⁰⁶

(3)²⁰⁷

69. § (1) Ez a rendelet 2006. január 1-jén lép hatályba.

(2)²⁰⁸ E rendelet rendelkezéseit a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 79. § (1) bekezdésében meghatározott törzsszámhoz kapcsolódó iratok tekintetében 2015. január 1-jétől kell alkalmazni.

(3)²⁰⁹ A közfeladatot ellátó szervnek a jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatát 2014. december 31-ig a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet és a Nemzeti Biztonsági Felügyelet működésének, valamint a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 90/2010. (III. 26.) Korm. rendelet módosításáról szóló 196/2013. (VI. 13.) Korm. rendelettel megállapított rendelkezéseinek megfelelően módosítani kell.

(4)²¹⁰

(5)²¹¹

70. §²¹² (1)²¹³ E rendeletnek az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer létrehozásával összefüggő kormányrendeletek módosításáról szóló 323/2014. (XII. 15.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Módr. 1.) és a veszélyes anyagokkal kapcsolatos súlyos balesetek elleni védekezésről szóló 219/2011. (X. 20.) Korm. rendelet módosításáról, valamint az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszerrel összefüggő egyes kormányrendeletek módosításáról szóló 34/2015. (II. 27.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Módr. 2.) megállapított, az érkeztető rendszerre vonatkozó rendelkezéseit 2015. május 1-jétől kell alkalmazni.

(1a)²¹⁴ E rendelet Módr. 1.-gyel és Módr. 2.-vel, továbbá az önkormányzati ASP központról és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 62/2015. (III. 24.) Korm. rendelettel megállapított, az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítására irányuló szolgáltatásra vonatkozó rendelkezései alkalmazásának időpontját külön jogszabály határozza meg.

(2)²¹⁵ Az egységes ügyiratkezelő rendszer:

(3)²¹⁶ E rendelet Módr. 1.-gyel és Módr. 2.-vel megállapított rendelkezéseit a próbaüzemmód időszakára is alkalmazni kell. Az érkeztető rendszer működtetője írásban értesíti:

(4) Az 1. mellékletben felsorolt közfeladatot ellátó szervnek a Módr. 1. hatálybalépésekor érvényben lévő iratkezelési szabályzatát 2015. április 30-ig kell módosítani – 2015. május 1-jétől történő alkalmazással – az e rendeletnek a Módr. 1.-gyel és Módr 2.-vel megállapított rendelkezéseinek megfelelően.

(5)²¹⁷ E rendeletnek a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 137/2019. (VI. 11.) Korm. rendelettel (a továbbiakban: Módr. 3.) megállapított 61. § (7) bekezdése szerinti, az iratról az Eür. szerinti hiteles elektronikus másolat készítésére vonatkozó kötelezettséget az 1. mellékletben és a 3. mellékletben felsorolt szerveknek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek megfelelő iratkezelő szoftver működtetésének időpontjától kell teljesíteniük, ha a Módr. 3. hatálybalépésekor²¹⁸ még nem rendelkeznek ilyen iratkezelő szoftverrel.

(6)²¹⁹ A fővárosi és vármegyei kormányhivataloknak, valamint járási (fővárosi kerületi) hivatalaiknak a 61. § (7) bekezdése szerinti – az iratról az Eür. szerinti hiteles elektronikus másolat készítésére vonatkozó – kötelezettséget 2022. január 1-jétől kell teljesíteniük.

70/A. §²²⁰ (1) Az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszere megszüntetéséről, valamint ezzel összefüggésben egyes kormányrendeletek módosításáról szóló 477/2021. (VIII. 9.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Módr. 4.) hatálybalépését²²¹ követően az érkeztető rendszer működtetésével kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szerv az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszerével kapcsolatos szolgáltatást – a Kormány által meghatározott ütemterv szerint – 2021. augusztus 31. és 2021. december 31. között fokozatosan megszünteti.

(2) A Módr. 4. hatálybalépését²²² követően az 1. mellékletben meghatározott szerv az érkeztető rendszerrel kapcsolatos szolgáltatást a Kormány által meghatározott ütemterv szerinti időpontig, de legkésőbb 2021. december 31-ig veszi igénybe.

(3) Az 1. mellékletben felsorolt közfeladatot ellátó szerv a 2022. évi iratkezelési szabályzatot az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszer érkeztető rendszere kötelező igénybevételének megszüntetésére tekintettel 2021. december 31-ig készíti el.

70/B. §²²³ Az érkeztetési nyilvántartás 2021. évi érkeztetési adatait az egységes kormányzati ügyiratkezelő rendszert működtető szerv – mint e tekintetben az érkeztető rendszer működtetésével kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős szerv jogutódja – 2022. december 31-ig tárolja.

71. §²²⁴ A 3. melléklet szerinti szerv által iratkezelési és irattározási szolgáltatás igénybevételére a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 269/2017. (IX. 13.) Korm. rendelet hatálybalépését megelőzően kötött szerződés megszűnését követően a 4. mellékletben meghatározott szolgáltatásokra új szerződés – a 63/B. § (1) és (2) bekezdésében foglalt kivétellel – kizárólag a központi szolgáltatóval köthető.

72. §²²⁵ A szerződéskötésre kötelezett szervek és a központi szolgáltató e rendeletnek a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet módosításáról szóló 306/2023. (VII. 11.) Korm. rendelet 2. §-ával megállapított 63/A. § (3) bekezdése szerinti egyedi szolgáltatási megállapodást 2024. március 1-jéig kötik meg.