8/2005. (K. V. Ért. 8.) KvVM utasítás

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) valamennyi szervezeti egységére.

(2) Az utasítás hatálya

(3) Az utasítás hatálya nem terjed ki az Európai Unióval kapcsolatos kapcsolattartás szabályaira.

2. § (1) A nemzetközi együttműködés összehangolását és szervezését, valamint az érintett magyar, külföldi, illetve nemzetközi szervekkel, szervezetekkel, magyar külképviseletekkel, továbbá a budapesti Diplomáciai Testülettel való átfogó kapcsolattartást és egyeztetést a Minisztérium Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya (a továbbiakban: NKF) látja el. A nemzetközi szakmai szervezetekkel történő kapcsolattartásra – az NKF folyamatos tájékoztatása mellett – a Minisztérium szervezeti egysége, illetve a tárgy szerint illetékes intézmény jogosult.

(2) Az állami vezetői szintű nemzetközi tárgyalások előkészítését, a találkozók tárgyalási anyagainak összeállítását a tárgy szerint illetékes minisztériumi szervezeti egység, illetve intézmény bevonásával, továbbá a nemzetközi tárgyalásokból adódó feladatok végrehajtásának összehangolását az NKF végzi.

Amennyiben a nem állami vezetői szintű nemzetközi tárgyalás előkészítését más szerv, intézmény vagy minisztériumi szervezeti egység végezte, úgy az előkészítő az előkészítésről és a tárgyalás eredményéről az NKF-et tájékoztatja.

(3) A nemzetközi tárgyú, illetve vonatkozású ügyiratokat – jellegüktől függően intézésre, vagy tájékoztatásra – meg kell küldeni az NKF-nek. Az együttműködés keretében a minisztériumi szervezeti egység, illetve a tárgy szerint illetékes intézmény feladata a szakmai állásfoglalás kialakítása, amelynek a külföldi partnerrel való közlése és további intézése – ha az nem a minisztériumi szervezeti egység, vagy intézmény kizárólagos, vagy saját hatásköre – az NKF bevonásával történik.

(4) A miniszter feladat- és hatáskörébe tartozó állam-, kormány- vagy tárcaközi nemzetközi megállapodást, szerződést az NKF közreműködésével kell előkészíteni.

(5) Nemzetközi tisztség – a szakmai szempontokon túl, a tisztségből eredő feladatok munkaidő és költség vonzatainak mérlegelését, valamint az NKF vezetőjével történt egyeztetést követően – a munkáltatói jogkör gyakorlójának egyetértésével, a közigazgatási államtitkár hozzájárulásával vállalható. A tisztség vállalásáról egyidejűleg a munkáltatói jogkör gyakorlója tájékoztatja a Humán Erőforrás Önálló Osztályt (a továbbiakban: HEÖO).

Az intézmények munkatársainak a nemzetközi tisztség vállalását – a fentieken túl – a minisztérium szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárával is egyeztetni kell.

(6) Az (5) bekezdés szerinti nemzetközi tisztségvállalásokról a HEÖO egységes, naprakész nyilvántartást vezet.

(7) Nemzetközi szervezetekben a minisztérium, vagy az intézmények szervezeti tagsági viszonyt – a tagsággal járó előnyök, feladatok, kötelezettségek bemutatásával – a közigazgatási államtitkárral előzetesen egyeztetve, a miniszter engedélyével létesíthetnek.

(8) Az állami vezetők részére a budapesti Diplomáciai Testülettől érkező meghívásokról és részvételi szándékról a vezetői titkárságok előzetesen tájékoztatják az NKF-t.

3. § (1) A nemzetközi együttműködés éves külföldi kiküldetési és fogadási tervének, valamint költségvetésének tervezetét az NKF dolgozza ki a szakterületek igényeinek és javaslatainak figyelembevételével, aminek során törekedni kell arra, hogy a külföldi kiküldetések száma a kötelezettségekkel és a rendelkezésre álló erőforrásokkal összhangban legyen. A tervet a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá, folyamatos aktualizálásáról az NKF gondoskodik.

(2) A külföldi kiküldetésekről és fogadásokról az NKF hetente eseménynaptárt készít és a minisztérium Intranet szolgáltatásán (Nemzetközi Információs Rendszer, a továbbiakban: NIR) keresztül közzéteszi.

(3) Az állami vezetők féléves kiküldetési és fogadási tervét minden év júniusában és decemberében az NKF készíti elő, amelyet a miniszter összehangolás céljából megküld a miniszterelnöknek és a külügyminiszternek. A terv megvalósításáról az NKF a konkrét kiküldetések előtt tájékoztatja a Külügyminisztérium kabinetfőnökét és a Miniszterelnöki Hivatal kabinetfőnökét.

4. § (1) Hivatalos külföldi kiküldetésre (a továbbiakban: kiküldetés) – finanszírozási forrástól függetlenül – elsősorban az éves külföldi kiküldetési és fogadási tervben rögzített, illetve előre nem látott indokolt esetekben kerülhet sor.

(2) A kiküldetés költségeihez támogatás nem fogadható el magánszemélytől, kívülálló szervezettől, kivéve a más kormány, illetve ezek szervei, vagy nemzetközi szervezet által szervezett hivatalos kiküldetés esetét.

(3) A tervben szereplő kiküldetésekről a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett, valamint a tervben nem szereplő, külső fél által finanszírozott kiküldetésekről

(4) A tervben nem szereplő kiküldetésekről a pénzügyi feltételek igazolt rendelkezésre állása mellett

(5) A kiküldetést kezdeményező szervezeti egység vezetője felelős azért, hogy megfelelő szakmai felkészültségű, az előzményeket ismerő és megfelelő nyelvismerettel rendelkező személy kiküldésére kerüljön sor, továbbá felelős a kiküldött felkészülésének ellenőrzéséért és beszámoltatásáért.

(6) A felkészülésért, a (7) és (8) bekezdések szerinti iratok (okmányok) megfelelő előkészítéséért, a kiküldetés eredményeinek hasznosításáért, illetve annak kezdeményezéséért a kiküldött felel.

(7) A kiküldetés engedélyezését az e célra rendszeresített, az utasítás 1. melléklete szerinti 1. számú nyomtatványon kell kérni, amelynek a kiküldetés megkezdése előtt legalább 10 munkanappal – előre nem tervezhető és sürgős intézkedést igénylő esetekben legalább 3 munkanappal – előbb az NKF-re kell érkeznie, a (8) bekezdésben felsorolt mellékletekkel együtt.

(8) Az 1. számú nyomtatványhoz a következő mellékleteket szükséges csatolni:

(9) Az engedélyezett útindító alapján az NKF gondoskodik:

5. § (1) Nem a minisztérium állományába tartozó kiküldött Minisztérium érdekében történő kiküldetésének engedélyezése a közigazgatási államtitkár hatáskörébe tartozik.

(2) Nem a minisztérium állományába tartozó kiküldött kiküldetése esetén a kiküldetés engedélyezéséhez be kell mutatni:

(3) A kiküldött kiküldetéssel összefüggésben esetlegesen keletkezett kára a kiküldő által részére megkötött biztosítási szerződés alapján kerül megtérítésre.

6. § (1) Az utasítás rendelkezéseit kell alkalmazni minden kiküldetésre, amelynek tervezett időtartama nem haladja meg a 3 hónapot.

(2) A kiküldöttet a külföldi tartózkodás során felmerülő indokolt mértékű költségeinek fedezésére költségtérítés illeti meg.

(3) Az ösztöndíjban részesülők esetében az utasítás csak az ösztöndíjat felajánló által nem fedezett költségek megtérítésére, illetve kiegészítésére alkalmazható.

(4) A kiküldöttet megfelelő összegű, külön jogszabályban^1. meghatározott valutanemben kifizetett útielőleggel, illetőleg gyakori külföldi kiküldetések esetén Magyar Államkincstári VIP kártyával kell ellátni. Amennyiben a kiküldött még nem rendelkezik VIP kártyával az NKF utazás előtt legalább 10 nappal a PSZF-re kártyaigénylést ad le.

(5) A VIP kártyák kezelésére, használatára külön rendelkezés^2. vonatkozik.

7. § (1) A kiküldött részére – utólagos elszámolásra – napidíjat kell megállapítani. Ennek során a következők szerint kell eljárni:

(2) Az (1) bekezdés szerinti, Magyarországon adózó jövedelmek esetében a személyi jövedelem adóelőlegének, valamint a nyugdíj-, illetve egészségbiztosítási járulék levonása és befizetése a minisztérium pénzügyi és számviteli főosztályának (a továbbiakban: PSZF) feladata. A kiküldött a PSZF-fel közli a levonáshoz és befizetéshez szükséges személyes adatait.

(3) A PSZF, valamint az NKF jogosult – a külön jogszabályok^4. adatvédelmi rendelkezéseinek betartásával – a birtokába került személyes adatokat a kiküldetés, valamint a levonási és befizetési kötelezettségek teljesítéséhez szükséges mértékig kezelni.

(4) A kiküldött beosztásától és munkakörétől függően a következő napidíj-kategóriák szerinti napidíjra jogosult:

(5) A kiküldetés tényleges időtartama az indulás és az érkezés tényleges időpontja között eltelt idő. A tényleges időpont megállapításakor az országhatár átlépését kell figyelembe venni, kivéve légi és vízi út esetén, melyeknél az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, az érkezést egy órával követően kell figyelembe venni. A kiküldöttet arra a naptári napra, amelyen a külföldi tartózkodásának időtartama eléri a nyolc órát a teljes napidíj, arra a napra, amelyen a külföldi tartózkodásának időtartama eléri a négy órát, de kevesebb, mint nyolc óra, a napidíj 50%-a illeti meg. Ha a külföldi tartózkodás négy óránál rövidebb, a kiküldöttnek napidíj nem jár.

(6) Amennyiben a hivatalos menetrendtől való eltérés indokolja a tervezett kiküldetési költségtérítés (napidíj) változtatását, úgy ehhez a közlekedési társaság igazolása szükséges.

(7) Ha a kiküldött ugyanazon a napon több országban járt, részére azon országra megállapított napidíjat kell kifizetni, amelyben leghosszabb ideig tartózkodott.

(8) Az esedékes napidíjat – a kiküldött által kapott ellátás függvényében – az alábbiak szerint kell csökkenteni:

8. § (1) A szállások kategóriáinak meghatározása – az egyes országok, földrészek szálloda kategóriáiban tapasztalható különbségek figyelembevételével – az alábbi szempontok szerint történik:

(2) A napi szállásköltség felső határát a kiküldetés engedélyezésére készített előterjesztésben kell meghatározni. Az előre meghatározott költségnél magasabb összeg elszámolása csak előre nem látható körülmények bekövetkezése esetén az NKF vezetőjének engedélyével lehetséges.

(3) A szállásköltség elszámolásának alapja a szállodai számla. A szállodai számlán külön tételként megjelenő minden étkezés – a reggelit kivéve –, egyéb fogyasztás és szolgáltatás költsége – az egyéb, bizonylat alapján elszámolható költségek kivételével – teljes egészében a kiküldöttet terheli.

(4) Az I. kategóriába tartozó kiküldöttek közül a miniszter első osztályú („F”), vagy komfort (Business „C”) osztályú, egyéb állami vezető, vagy a II. kategóriába sorolt kiküldött pedig alapvetően turista (kivételes, sürgős külföldi kiküldetéseknél komfort) („Y”) osztályú repülőjegy igénybevételére jogosult.

(5) Vonattal történő utazás esetén az I. kategóriába tartozó kiküldött I. osztályú, a II. kategóriába tartozó pedig II. osztályú vasúti jegy igénybevételére jogosult, IC, EC pótjegy mindkét esetben elszámolható. Szükség esetén hálókocsi használatára minden kiküldött jogosult.

(6) Delegáció utazása esetén, ha a delegációvezető egyedül jogosult „F”, illetve „C” osztályú jegyre, akkor a delegáció további egy tagja részére biztosítható „F”, illetve „C” osztályú jegy.

(7) Hivatali gépkocsi külföldön felmerülő indokolt költségei bizonylattal számolhatók el.

(8) Saját gépkocsi használatát külön rendelkezés^6. alapján kell engedélyeztetni. Saját gépkocsival történő utazás esetén a célállomásig és vissza a II. o. vasúti menetjegy árának 80%-a fizethető ki forintban. Több utas esetén a gépkocsi tulajdonosát utasonként a fenti összeg 20-20 %-a is megilleti.

(9) A kiküldöttet az indulásnál és az érkezésnél megilleti a tartózkodási helytől a repülőtérig (pályaudvarig) valamint a repülőtértől (pályaudvartól) a tartózkodási helyig megtett út számlával igazolt költsége (minibusz). Taxi olyan esetekben vehető igénybe, amikor annak költsége a minibusz költsége alatt marad, illetve a minibusz igénybevételét valamilyen alapos indok kizárja.

(10) Amennyiben a fogadó fél a helyi közlekedéshez nem tud segítséget nyújtani, akkor induláskor, érkezéskor és átköltözéskor a külföldi célállomás, repülőtér és a szálloda közötti utazáshoz igénybevett taxi költsége – az e célra biztosított ellátmány terhére – számlával elszámolható.

(11) Egyéb bizonylat alapján elszámolható költségek:

9. § (1) A kiküldött – a hazaérkezését követő 8 munkanapon belül – a felvett útielőleggel a 3. melléklet szerinti formanyomtatványon elszámol és leadja a keletkezett számlákat, beleértve a menetjegyek törzsszelvényeit is az NKF-n.

(2) Az utazónak az elszámolási formanyomtatványon a külföldön felmerült költségeket abban a pénznemben kell feltüntetni, amelyben az előleg kiadásra került.

(3) Az NKF által láttamozott, és a PSzF által érvényesített 3. melléklet szerinti formanyomtatvány alapján a PSzF írásos értesítést küld a kiküldöttnek. A kiküldött a kiértesítés keltétől számított 5 munkanapon belül köteles a minisztérium pénztárában a pénzügyi elszámolásból adódó követelést vagy tartozást rendezni.

Az előleg elszámolás során keletkezett követelés vagy tartozás rendezése történhet az előlegként felvett valutanemben, illetve forintban.

Amennyiben a pénztárba történő befizetés maradéktalanul és határidőre nem történik meg, a PSzF az NKF-nek jelentést készít. A jelentés alapján az NKF vezetője kezdeményezi a kiküldött munkáltatói jogkört gyakorlójánál munkáltatói intézkedés megtételét, újabb kiküldésből történő kizárását.

(4) A kiküldött az általa elkészített elszámolásban foglaltakért felelős.

(5) Az elszámolás előirányzat szerinti ellenőrzését és az eltérések engedélyezését az NKF, pénzügyi érvényesítését és ellenőrzését a PSzF végzi.

10. § (1) A hazai nemzetközi rendezvényekkel járó szolgáltatások igénybevételekor a reprezentációs kiadások szabályozásáról szóló államtitkári intézkedés^7. szerint kell eljárni.

(2) A minisztérium külföldiek részvételével szervezett rendezvényeiről a rendező szervezeti egység, illetve az NKF a külföldi vendégek számának és tartózkodási idejének feltüntetésével részletes költségtervezetet készít, amit a PSzF vezetőjének ellenjegyzése után az NKF vezetője hagy jóvá.

(3) A minisztérium hazai nemzetközi rendezvényein annak időtartamától függetlenül, általában egy fogadást (ebéd vagy vacsora, illetve állófogadás) lehet adni. Több ilyen fogadás csak megfelelő indoklás alapján adható, a rendelkezésre álló források függvényében. A fogadáson magyar részről a delegációvezető által kijelöltek vesznek részt. A magyar résztvevők száma a külföldi vendégek létszámát csak indokolt esetben haladhatja meg.

(4) A rendezvények külföldi résztvevőinek ajándékozására csak olyan esetekben és körben kerülhet sor, amikor azt a tárgyalás és a kapcsolat jelentősége megkívánja. Az ajándéktárgyak beszerzésére és felhasználására külön rendelkezések vonatkoznak⁸.

11. § (1) A nemzetközi együttműködésben – külföldi kiküldetéseken és hazai tárgyalásokon – szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából a delegációvezetőnek, illetve az általa kijelölt személynek a hazaérkezéstől (fogadástól) számított 10 munkanapon belül beszámoló jelentést kell készítenie.

(2) A beszámoló jelentést a 2. számú melléklet szerinti nyomtatvány felhasználásával kell elkészíteni és a kiküldetést (fogadást) kezdeményező vezetőnek jóváhagyásra benyújtani.

(3) Jóváhagyás után a beszámoló jelentést az NKF részére kell megküldeni.

(4) Ha a köztisztviselő az (1)-(3) bekezdés szerinti kötelezettség teljesítését neki felróható okból elmulasztja, az NKF a munkáltatói jogkört gyakorlójánál munkáltatói intézkedés megtételét kezdeményezi.

(5) A nemzetközi együttműködési tapasztalatok, információk és eredmények széles körű megismertetése céljából az NKF működteti a NIR-t. A NIR a minisztérium intranet szolgáltatásán elérhető, ezért arra adatvédelmi okokból minősített adat nem vihető fel, az utóbbiak kezeléséről a titkos ügykezelési előírásoknak megfelelően kell gondoskodni. Az adatkoordinátori szerepet az NKF Nemzetközi Szervezési és Információs Osztályának vezetője tölti be.

12. § (1) Az intézmények vezetői nemzetközi együttműködési kérdésekben, továbbá olyan kötelezettségvállalás esetében, amely a minisztérium nemzetközi kapcsolatait befolyásolhatja, a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárral előzetesen egyeztetnek.

(2) Az intézmények a feladat- és hatáskörükről szóló jogszabályban^9. meghatározott, valamint a minisztérium által átruházott nemzetközi együttműködési feladataikat önállóan, de a jogszabályok, illetve ezen utasítás, valamint belső szabályzatuk figyelembevételével végzik.

(3) Az intézmények nemzetközi együttműködésüket a minisztérium szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárával együttműködve, önállóan tervezik, a nemzetközi együttműködési éves feladattervüket a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárral történt előzetes egyeztetést követően a tárgyév február 15-ig megküldik a közigazgatási államtitkárnak.

(4) Az intézmények által lebonyolított kiküldetések és fogadások előkészítése, engedélyezése és elszámolása az intézmények hatáskörébe tartozik, de ennek során ezen utasítás ellátmányi normativa előírásait kell alkalmazni. Az intézmények vezetőinek kiküldetését a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkár javaslatára a közigazgatási államtitkár engedélyezi.

Az ellátmányi normativák változásairól az NKF szükség szerint tájékoztatja az intézmények vezetőit.

(5) A nemzetközi együttműködésben szerzett tapasztalatok és információk hasznosítása céljából az intézmény vezetőjének éves beszámolót kell készíteni, amit a tárgyévet követő február 15-éig megküld a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárnak és az NKF vezetőjének.

(6) Azokról a nemzetközi eseményekről, amelyek hatással lehetnek a Minisztérium, illetve a szakterület nemzetközi kapcsolatainak alakulására, beszámoló jelentést kell küldeni a közigazgatási államtitkárnak, a szakmai felügyeletet ellátó helyettes államtitkárnak és az NKF-nek a 2. számú melléklet szerinti nyomtatvány felhasználásával.

(7) A NIR az intézmények számára a Minisztérium Intranet rendszerén elérhető .

(8) Az utasítás 2. § (5) és (7) bekezdésében foglaltak az intézmények nemzetközi tisztségvállalására, illetve a szervezeti tagság engedélyezésére is alkalmazandóak.

13. § (1) Az utasítás a kiadmányozása napján^* lép hatályba, ezzel egyidejűleg a nemzetközi együttműködés rendjéről szóló 14/2001. (K. Ért. 7.) KöM utasítás hatályát veszti.

(2) Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően kezdeményezett kiküldetések esetében kell alkalmazni.

Dr. Persányi Miklós s.k.

környezetvédelmi és vízügyi miniszter