22/2007. (K. V. Ért. 2008. 1.) KvVM utasítás

1. Általános rész

1.1. Fogalmi meghatározások

Az iratkezelés során alkalmazott fogalmak felsorolása

– az 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.),

– a 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 335/2005. (XII. 29.) Korm. r.],

– a 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM együttes rendelet [a továbbiakban: 24/2006. (IV. 29.) BM–IHM– NKÖM e. r.],

– a 2004. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.),

– 2001. évi XXXV. törvény az elektronikus aláírásról (a továbbiakban: 2001. évi XXXV. tv.)

– 12/2005. (X. 27.) IHM rendelet az elektronikus ügyintézési eljárásban alkalmazható dokumentumok részletes technikai szabályairól [a továbbiakban: 12/2005. (X. 27.) IHM r.],

– 13/2005 (X. 27.) IHM rendelet a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolatkészítésének szabályairól [a továbbiakban: 13/2005. (X. 27.) IHM r.],

– 193/2005 (IX. 22.) Korm. rendelet az elektronikus ügyintézés részletes szabályairól [a továbbiakban: 193/2005. (IX. 22.) Korm. r.], valamint

– az iratkezelési gyakorlatban használt kifejezések

alapján került összeállításra.

Alszám: főszám-alszámos iktatás esetén az ügyiraton (főszámon) belüli iratok elkülönítésére, azonosítására szolgáló folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám. Kezdő irat az 1-es alszámot kapja.

Alszámos iktatás: esetén az ügy külön iktatószámot (sorszámot, főszámot), majd a kezdő irat és minden további, ugyanazon ügyben keletkező irat a főszámon belüli sorszámot, azaz alszámot kap.

Archiválás: az elektronikus dokumentumok, a digitalizált papíralapú iratok és az adatbázisokba rögzített adatok számítástechnikai adathordozón történő biztonságos tárolása.

A/a, ad acta: Az irat ügyintézésének – minden előírt ügyviteli utasítás teljesítése után – befejezetté való nyilvánítása. Utána az irat az átmeneti vagy a Központi Irattárba helyezendő, selejtezéséig, illetve levéltárba adásáig.

Aktív ügyiratdarab: Az éppen zajló ügyintézési fázishoz tartozó ügyiratdarab, amelyhez az újonnan iktatott iratokat rögzíteni kell. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.] Egy ügyiraton belül csak egy ügyiratdarab lehet aktív.

Átmeneti irattár: a Minisztérium által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy Központi Irattárba adás előtti őrzése történik. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a Minisztériumnál marad. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Besorolási séma: Az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű egymástól függetlenül kialakítható kategória-struktúra. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.]

Besorolás: Az ügyirat módszeres beazonosítása és elrendezése a besorolási séma egy vagy több kiválasztott kategóriájába a megállapodásoknak és eljárási szabályoknak megfelelően. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.]

Címzett: A küldeményen címzettként feltüntetett (papírforma esetén a borítékon, e-mail esetén címzettként megadott) szervezet, szervezeti egység vagy személy.

Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Csatolmány: számítógépes ügyiratkezelés esetén általában az elektronikus irat tényleges tartalma, vagy annak egy önálló része. Megjelenési formája általában egy fájl.

Dokumentum: Egyedi egységként kezelhető rögzített információ, vagy objektum. [24/2006. (IV. 29.) BM– IHM–NKÖM e. r.] A dokumentum egyedi egységként kezelhető rögzített információ, vagy objektum, mely nyilvántartásba vételét követően maradhat továbbra is dokumentum, vagy irattá nyilvánítható, iktatandó és nem iktatandó besorolást kaphat. A dokumentum papíralapú és elektronikus adathordozón érkezhet, vagy kerülhet kiküldésre. Egy dokumentumnak több verziója lehet, tartalma az utolsó verziónak változtatható, mindaddig, amíg a dokumentum véglegesítésre nem kerül.

Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton vagy adathordozón érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak, illetve elektronikus eszköz útján értelmezhető adatokat tartalmaz.

Elektronikus aláírás: elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt és azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat, illetőleg dokumentum. (2001. évi XXXV. tv.). Az elektronikus aláírás alkalmazásának célja a dokumentum hitelesítése, az aláíró azonosítása, a dokumentum tartalmának zárolása és titkosítása az aláírás biztonsági fokától függően.

Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. tv.-ben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] A Minisztériumnál a kimenő iratot minősített elektronikus aláírással kell ellátni a jelenleg érvényben levő Ket. rendelkezések szerint.

Elektronikus küldemény: Elektronikus úton beérkezett, még nem iktatott, de nyilvántartásba vett és nyomon követett dokumentum, valamint elektronikus úton kiküldésre előkészített irat.

Elektronikusan hiteles másolat: valamely papíralapú dokumentumról a 13/2005. (X. 27.) IHM r. szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas, elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest. [13/2005. (X. 27.) IHM r.]

Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadványnak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről értesíti annak küldőjét. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Elektronikus ügyintézés: a közigazgatási hatósági ügyek elektronikus úton történő ellátása, az eközben felmerülő tartalmi és formai kezelési mozzanatok összessége. (Ket.)

Elektronikus út: az eljárási cselekmények az elektronikus adatfeldolgozást, tárolást, illetőleg továbbítást végző vezetékes, rádiótechnikai, optikai vagy más elektromágneses eszközök útján történő végzése. (Ket.)

Előirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül megelőző másik ügyiratdarab. Az előírat egyben utóirat is lehet: egy őt közvetlenül megelőző másik ügyiratdarabnak az utóirata.

Utóirat: valamely ügyiraton belül egy ügyiratdarabot közvetlenül követő másik ügyiratdarab. Az utóirat egyben előirat is lehet: egy őt közvetlenül követő másik ügyiratdarabnak az előirata.

Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat hordozó, a hozzászerelt iratokkal ügyiratdarabot vagy ügyiratot alkotó, az ügyiratdarab vagy ügyirat elválaszthatatlan részét képező iratkezelési segédeszköz. Az előadói ív egy vagy több lapból állhat. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Elsődleges besorolási séma: A közigazgatási iratkezelésben az elsődleges besorolási séma mindig az Irattári Terv. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.]

Előzményezés: Az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni vagy új ügyiratdarabot kell-e nyitni. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.]

Expediálás előkészítése: az irat kézbesítésének előkészítése, borítékolása, a kiküldés módjának meghatározása és átadása kiküldésre az expediáló szervezetnek. Az expediálás előkészítését a felelős szervezeti egységek végzik, de végezheti az expediáló szervezet is.

Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] Az expediálás a szervtől kimenő küldemények tényleges kiküldése az expediálás előkészítése során meghatározott módon.

Expediáló szervezet: A szervtől kimenő papíralapú iratpéldányok tényleges kiküldését, átadását végző szervezet.

Érkeztetés: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, elektronikus úton érkezett küldemény sorszámának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] Az érkeztetés az írásbeli ügyviteli folyamatnak az iktatást megelőző fázisa, amelynek során megtörténik a küldemény átvétele, érkeztető bélyegző lenyomattal való ellátása a beérkezés dátumának feltüntetésével, valamint a küldő partner és az átvétel adatainak rögzítése. Elektronikus irat beérkezése esetén kitöltésre kerülnek az érkeztető képernyőrovatok; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.

Érkeztető szám: az iratnak (beadványnak) az átvételt követően adott első azonosító jele. Az érkeztető szám egy adott éven belül 1-ről induló folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám.

Érkeztető könyv: a beadványok (küldemények) nyilvántartására szolgál, amelyben a beadványok az érkeztető szám sorrendjében jelennek meg.

Feladatkör: azoknak a feladatoknak összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

Felelős: számítógépes ügyiratkezelés esetén az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazottnak) joga és egyben feladata az ügyirat, iratpéldány, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani (iratkezelő, ügyintéző stb.).

Fogalmazvány: a saját szerven belül keletkező olyan irat (dokumentum), amely valamely iratnak még nem végleges, hanem csak tervezett formája (tervezet), de már rendelkezik iktatószámmal. A fogalmazványnak lehet több verziója, a végleges tisztázat kerül kiadmányozásra és iktatásra.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: elektronikus aláírás, amely megfelel a következő követelményeknek:

– alkalmas az aláíró azonosítására és egyedülállóan hozzáköthető,

– olyan eszközzel hozták létre, mely kizárólag az aláíró befolyása alatt áll,

– a dokumentum tartalmához olyan módon kapcsolódik, hogy minden – az aláírás elhelyezését követően az iraton, illetve dokumentumon tett – módosítás érzékelhető. (2001. évi XXXV. tv.)

Főszám: az ügyirat azonosítására szolgáló, az adott iktatókönyvben (megkülönböztető jelzés és év) folyamatos, ismétlés és kihagyás nélküli sorszám.

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni.

Időbélyegző: elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett. (2001. évi XXXV. tv.)

Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Iktatásra kijelölt dokumentum: Az iratkezelés során a dokumentumon és az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíteni kell, hogy az adott dokumentum iktatásra kijelölt és mely szervezeti egység feladata az iktatás elvégzése.

Iktatóhelyek: a minisztérium azon szervezeti egységei, ahol a jogosultságot kapott személyek a számítógépes iktatási rendszerben iktatást végezhetnek. Egy szervezeti egységen belül több iktatóhely is kialakítható és több szervezeti egység összevonható egy iktatóhely alá.

Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] A szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is. Azonosítására a megkülönböztető jelzés és az év szolgál.

Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a minisztérium látja el az iktatandó iratot. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] Az iktatókönyv megkülönböztető jelzése, a főszám, (alszámos iktatás esetén az alszám) valamint az iktatókönyv éve adatokból tevődik össze.

Interaktív szolgáltatások: az egyszerű tájékoztatáson túlmenő olyan szolgáltatások, letölthető űrlapok, keresőrendszerek, tematikus tájékoztatók, amelyek csak az ügyfél aktivitását igénylik, a szolgáltatást nyújtó szerv által előkészített dokumentumok alapján. (Ket.) Az interaktív szolgáltatásokat a szolgáltató részéről közvetlen emberi közreműködés nélkül informatikai rendszer vagy rendszerek működésén keresztül lehet igénybe venni.

Internetes ügyfélszolgálat: az elektronikus közigazgatási ügyféltájékoztatás és szolgáltatások igénybevételét lehetővé tevő, az ügyintézési lehetőségekről tájékoztatást nyújtó nyilvános internetes felület. (Ket.)

Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során bármely eszköz felhasználásával, bármely eljárással keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón, tartalma lehet szöveg, adat, számadatsor, grafikon, térkép, tervrajz, vázlat, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja. (Ltv. mód.)

Az irat azon dokumentumok összessége, amelyek iratkezelési szempontból egy kezelési egységet képeznek. A dokumentumot, ha elnyerte végleges formáját, nyilvántartásba kell venni és irattá kell nyilvánítani. Egy irat tartalmazhat dokumentumokat, adathordozókat, iratmellékleteteket. Azonosítására az aktuális alszám, kezdő irat esetén a főszámon belül az 1-es alszám szolgál.

Iratborító, iratkísérő (Küldeményborító): a küldemény és irat leíró adatait, teljes élettörténetét tartalmazó számítógépes lista.

Irattári jel: azt jelzi, hogy az ügyirat a megőrzési idő lejártát követően selejtezhető (S), vagy levéltárba adandó (L), illetve nem selejtezhető (N) kategóriába tartozik.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység. (Ltv.) Az iratkezelés alatt azokat az iratkezelők, ügyintézők által végzett tevékenységeket értjük, melyek az irat mozgásait, állapotváltozásait végigkísérik az érkezéstől az irattározásig, selejtezésig, iratátadásig.

Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az Irattári Terv.

Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Iratpéldány: az iratnak azonos tartalmú, önállóan kezelhető, továbbítható előfordulása. Azonosítása az iktatószámon belüli folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal történik.

Irattá nyilvánítás: Egyedi eljárás, melynek során manuálisan, vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papíralapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.]

Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából megfelelően kialakított, felszerelt és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely. (Ltv. mód.)

Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél keletkezett, vagy hozzá érkezett és nála maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége. (Ltv. mód.) A szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen a szervnél maradó dokumentum csak akkor minősül át irattá – válik az irattári anyag részévé –, ha átmeneti vagy végleges megőrzésére tartalmi értéke miatt szüksége van. A Minisztérium erről az irattári terv alapján köteles dönteni, mely elsődleges a besorolási sémák közül.

Irattári Terv: az iratok elsődleges osztályozásának, besorolásának és rendszerezésének alapja. A köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi ügykör-csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a minisztérium feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartoznak. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Irattári tételszám: az iratnak az Irattári Tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását, az ügyirat megőrzésére vonatkozó előírást meghatározó kód. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] Az irattári tételszám egyértelműen meghatározza az irattári jelet (az irattári kezelés módját) és a megőrzési időt. Az irattári tételszámot az Irattári Terv alapján az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg.

Irattári tételszámmal való ellátás: Az ügyiratnak az Irattári Tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.] Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Jóváhagyás: a már felülvizsgált kiadmány (elintézés) tervezet letisztázhatóságát, kiadmányozásra való átadásának engedélyezését jelenti az ügyintéző közvetlen felettese részéről.

Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes iratok kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Kézbesítés: a küldemény kézbesítőszervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Kézbesítő könyv, kézbesítő lap: az iratok továbbítását, minisztériumon belüli áramlását dokumentáló könyv vagy számítógéppel nyomtatott lista.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott irat, lepecsételt irat, vagy a megfelelő számítástechnikai művelettel hitelesített elektronikus irat.

Kiadmányozás (kiadványozás): a jóváhagyást követően az irat aláírása, kiadmányozása a kiadmányozásra jogosult által. A már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről az aláírási jogosultságnak megfelelően a kiadmány kézi vagy digitális aláírásával.

Kiadmányozó: a Szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.

Közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy.

Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Központi irattár: a minisztérium több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Központi elektronikus szolgáltató rendszer: együttesen magába foglalja az elektronikus kormányzati gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyfél tájékoztató központot, az ott megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket, valamint azok fenntartóit és üzemeltetőit, továbbá biztosítja az ügyfelek számára az elektronikus ügyfélkapu létesítésének lehetőségét. (Ket.)

Küldemény: irat vagy tárgy, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] Minden elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat is küldeménynek számít.

Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Küldésmód: Az iratpéldány vagy a küldemény továbbításának módja (postai sima, tértivevényes, fax, e-mail, biztonságos tárhelyre helyezés, futárszolgálat stb.).

Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Levéltárba adás: a lejárt helyben őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Maradandó értékű irat: gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához, az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat. (Ltv.)

Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] A másodlat hitelesítése a gyakorlatban hitelesítési záradékkal történik.

Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Metaadat: Strukturált, vagy félig-strukturált információ, amely lehetővé teszi iratok létrehozását, kezelését, használatát hosszabb időn át azon tartományokon belül, amelyekben létrehozására sor került és nyomon követését. (MOREQ: Model Requirements for the Management of Electronic Records 2001 March) [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM– NKÖM e. r.]

Megőrzési idő: Az az időtartam, amíg az iratot a Minisztérium irattárában őrizni kell, lejártát követően az irat selejtezésre, levéltári átadásra kerül. A megőrzési idő két részre bontható: átmeneti irattárban és Központi Irattárban történő megőrzésre.

Megőrzési idő lejárata: Az ügy/irat elintézési időpontját követő év január 1-jétől kell számítani az adott irat irattári tételéhez rendelt megőrzési idejének figyelembevételével.

Minősített elektronikus aláírás: olyan – fokozott biztonságú – elektronikus aláírás, amely biztonságos aláírás létrehozó eszközzel készült és amelynek hitelesítése céljából minősített tanúsítványt bocsátottak ki. (2001. évi XXXV. tv.)

Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.

Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Őrző: az ügyirat, iratpéldány, vagy küldemény meglétéért felelős személy.

Postabontás: az ügyviteli folyamatnak az iktatást megelőző fázisa, amely szorosan összekapcsolódik az érkeztetéssel. A postabontás a beérkezett küldemények borítékjainak felnyitását jelenti. A felbontás nélkül továbbítandó iratoknál az érkeztető bélyegzőlenyomat a borítékra kerül.

Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Skontró: az ügyintézés során előfordul, hogy a továbblépéshez az előírások, jogszabályok valamely más – esetleg külső – szervezet tevékenységét elkerülhetetlenné teszik. Ekkor az ügyintézés felfüggesztésre kerül addig, míg a továbblépés lehetségessé nem válik a külső szervezet elvégzi a rárótt feladatot. Ez a felfüggesztés a skontróba helyezés. Az ügyintézési határidő a skontróban töltött idővel meghosszabbodik.

Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.

Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] A szerelt irat lezárt ügyiratdarabként viselkedik.

Szerv: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása az ügyben kiadmányozni jogosult részéről. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Szkennelés: a papíralapú dokumentumok képi rögzítése, amely során az archiválás digitális formában történik meg.

Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is megvalósulhat. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Történet: a küldemény, az ügyirat, az irat ügyintézése, élettörténete során keletkezett információk együttese.

Ügy: Egyedi közigazgatási eljárás, amelynek iratait egy ügyiratban kell kezelni. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM– NKÖM e. r.] Akkor beszélhetünk ügyről, ha meghatározásra került az ügyirat elintézési folyamata, a tevékenységek határidői, az ügyintézésben résztvevő, illetve érintett szerepkörök. Egy ügyön belül határidős feladatok irattól függetlenül is keletkezhetnek. Egy adott ügy kezelése az alábbi tevékenységekből áll:

– egyedi azonosító adása, leíró adatainak rögzítése (ügytípus meghatározás, szakalkalmazáshoz rendelés),

– az ügyben lévő iratok nyilvántartása, iktatása, leíró adatainak rögzítése,

– az iratok dokumentumainak kezelése,

– az elvégzendő tevékenységek meghatározása – felelős, határidő megadása (állapotmeghatározás utólagos, munkafolyamat tervezése),

– az elvégzett tevékenységek nyilvántartása – végrehajtó, végrehajtás időpontja, állapotváltozás (manuális vagy automatikus).

Ügyfélkapu: az eszköz, amely biztosítja, hogy az ügyfél egyedileg azonosított módon, biztonságosan léphessen kapcsolatba a központi rendszer útján az elektronikus ügyintézést, illetve szolgáltatást nyújtó szervekkel. (Ket.)

Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.] A szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat (megkülönböztető jelölés és főszám, továbbá az ebbe szerelt ügyirat), amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabot tartalmazza.

Ügyiratdarab: olyan ügyiraton belüli iratok egysége, amelyek az ügyintézés egy elkülönült fázisához tartoznak. [24/2006. (IV. 29.) BM–IHM–NKÖM e. r.] Aktív ügyiratdarab: az éppen zajló ügyintézési fázishoz tartozó ügyiratdarab, amelyhez az újonnan iktatott iratokat rögzíteni kell.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Ügyintézés: valamely szerv működésével, illetve személy tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügykezelés: az ügykezelés alatt azt a tevékenységsort értjük, mikor meghatározásra kerül az adott ügy ügymenete, határidő, felelősei.

Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek meghatározott csoportja. [335/2005. (XII. 29.) Korm. r.]

Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

A fogalmi definíciók felsorolásán túl az alábbi négy fogalom kiemelt ismertetése a következő:

Iratnyilvántartás: az iratnyilvántartás keretében történik az azonosító és leíró adatainak rögzítése, tárolása (iktatás), valamint az irat elektronikus dokumentum tartalmainak a tárolása.

Iratkezelés: az iratkezelés alatt azokat az iratkezelők, ügyintézők által végzett tevékenységeket értjük, melyek az irat mozgásait, állapotváltozásait végigkísérik az érkezéstől az irattározásig, selejtezésig és a levéltári átadásig.

Ügynyilvántartás: az ügynyilvántartás keretében történik az ügy leíró adatainak rögzítése, az adatok tárolása.

Ügykezelés: ügykezelés alatt az ügyintézés lépéseinek meghatározását, követését értjük, határidő és felelős ügyintéző hozzárendelésével. Az ügykezelés támogatása több szinten valósulhat meg:

– ügytípustól független általános ügyintézői információk kezelése,

– az ügyintézés lépései ad-hoc módon egy adott konkrét ügyhöz rendelt tevékenységsorozat,

– ügytípus függő, melyhez szabványosított munkafolyamat rendelhető,

– ügytípus függő, melyet az ügyintézés során feldolgozandó információk kezelésében a szakalkalmazások hozzárendelésével lehet komplex módon támogatni – az adott ügytípusra vonatkozó több ügy információinak a kezelése, statisztikák készítése stb.

1.2. A Iratkezelési Szabályzat hatálya, alkalmazása

Az Irattári Terv az Iratkezelési Szabályzat kötelező mellékletét képezi (1. számú melléklet).

A minisztériumi Iratkezelési Szabályzat jóváhagyásának rendje:

– Az Iratkezelési Szabályzatot a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős – önkormányzati és területfejlesztési – miniszter hagyja jóvá, a Magyar Országos Levéltárral (a továbbiakban: levéltár) egyetértésben és ezt követően a miniszter adja ki.

– Az iratkezelési tevékenységet a minisztérium valamennyi szervezeti egységénél az Iratkezelési Szabályzat szerint kell ellátni.

– A Iratkezelési Szabályzat előírásainak végrehajtása valamennyi érintett szervezeti egység feladata és a minisztérium minden dolgozójának munkaköri kötelessége.

– A Iratkezelési Szabályzatban leírtakat a hatálybalépés után keletkezett iratanyagok rendszerezésénél kell alkalmazni.

– Az iratkezelésért felelős vezető feladata biztosítani folyamatosan az Iratkezelési Szabályzat karbantartását, összhangban a jogi szabályozás változásával és mindenkor érvényes belső utasításokkal.

1.3. Az iratkezelés felügyelete

– A minisztérium iratkezelésének általános felügyeletét a miniszter, illetőleg az általa az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető látja el, az iratkezelés közvetlen irányítását a szervezeti egységek vezetői végzik.

Az elektronikus iratkezelési rendszer üzemeltetését és informatikai felügyeletét és az elektronikus aláírás tanúsítványok nyilvántartását ellátó szervezeti egység az Ágazati informatikai koordinációs osztály.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető a jogi szakállamtitkár.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető feladata gondoskodni arról, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak. Ennek érdekében gondoskodik:

– az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására;

– az iratkezelést végző vagy azért felelős személyek képzéséről;

– az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok stb.) biztosításáról;

– az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a külső és belső címtáraknak a naprakészen tartásáról;

– a hivatalos és személyes postafiókok szabályozott működéséről, ellenőrzéséről;

– a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, valamint az Irattári Tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáról;

– az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáról és működtetéséről;

– arról, hogy az iratkezelést támogató számítógépes rendszer megfeleljen az Iratkezelési Szabályzatban megfogalmazott elvárásoknak.

A felügyelettel megbízott vezető hatáskörének átruházása esetén rögzíteni kell az átruházott hatáskört ellátó vezető(k) megjelölését, és az általuk ellátandó feladatok felsorolását.

Az Iratkezelési Szabályzat mellett olyan üzemeltetési és adatvédelmi szabályzatot kell kiadni, amely tartalmazza:

– azokat az eljárási szabályokat, technikai és védelmi intézkedéseket, melyek az üzembiztonsági és adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek, valamint

– a feladatok és hatáskörök pontos meghatározását.

1.4. Az Irattári Terv kiadásának és módosításának rendje

Az Irattári Terv az Iratkezelési Szabályzat kötelező mellékletét képezi (1. számú melléklet).

Az iratok elsődleges osztályozásának, besorolásának, rendszerezésének alapja az Irattári Terv, mely biztosítja a minisztérium iratanyagának irattározását, archiválását, az ezen iratanyagban való gyors tájékozódást, az iratok megőrzési idejének lejárta utáni selejtezését, illetve levéltárba adását.

Az Irattári Terv határozza meg a minisztérium által ellátott ügykörök iratainak tételszámos rendjét, megőrzési idejét és irattári jelét.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető felelős az Irattári Terv legalább évente történő felülvizsgálatáért és módosításáért a minisztérium feladat- és hatáskörébe bekövetkezett változás, vagy őrzési idő megváltozása esetén.

Abban az esetben, ha a minisztérium feladat- és hatáskörében évközben következik be olyan jelentős változás, mely szükségessé teszi az Irattári Terv ügyköreinek, felelős szervezeteinek módosítását, az Irattári Tervet is aktualizálni kell, mert csak így biztosítható, hogy az iratok iktatásakor az irattári tételszám hozzárendelése is megtörténhessen.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető felelős az Irattári Terv változatainak tárolásáért, az érvényesség időtartamának feltüntetésével.

1.5. Az iratok kezelésének általános követelményei

A minisztérium szervezeti egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása azonban központilag történik.

A minisztérium iratkezelésénél az iratok rendszerezését úgy kell elvégezni, hogy a feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézése során az azonos ügyre, egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, egy ügyiratként kell kezelni.

Az ügyiratdarabok kezelésénél figyelembe kell venni az alábbiakat:

– egy ügyirat egy vagy több ügyiratdarabból állhat,

– az ügyirat létrehozásakor automatikusan ügyiratdarab is létrejön,

– egy ügyiratdarabhoz csak azonos főszámú iratok tartozhatnak.

– egy főszám csak azonos irattári tételszámú ügyiratdarabokat tartalmazhat.

– Az ügyirat szerelése esetén a szerelt ügyirat összes ügyiratdarabja szerelésre kerül.

– A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek. Az egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok közül mindig van egy és csakis egy aktív ügyiratdarab. Az iktatás során az iktatandó iratot a kiválasztott ügyirat aktív ügyiratdarabjához kell rendelni. Amennyiben az új iktatandó irat egy új ügyintézési fázishoz tartozik (pl. évváltás történt) új ügyiratdarabot kell létrehozni és aktívvá tenni az irat ügyirathoz rendelése előtt.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása érdekében:

– az iktatásra köteles irat adatait, azok rögzítését, elektronikus iktatókönyvben, kell nyilvántartani,

– az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni,

– az iratforgalom keretében az átadást-átvételt úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, hogy ki, mikor, kinek továbbította, adta át az iratot,

– fentiek alapján az ügyintézés folyamata, az iratok útja pontosan követhető, ellenőrizhető, és az iratok holléte naprakészen megállapítható legyen.

Az iratkezelési folyamat szereplőit megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal – a nyilvántartások alapján, jegyzőkönyv felvételével – el kell számoltatni.

1.6. Az elektronikus ügyintézés általános szabályai és alkalmazásának követelményei

A Ket X. fejezete, valamint a 193/2005. (IX. 22.) Korm. r. tartalmazza az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos szabályokat.

Az elektronikus formában intézhető ügyek az alábbiak:

– a kérelem, fellebbezési kérelem, az újrafelvételi kérelem, a méltányossági kérelem és a jogszabályban előirt mellékletek benyújtása,

– a jogsegély iránti kérelem és annak teljesítése,

– hiánypótlási felhívás és a hiánypótlás,

– eljárás irataiba való betekintés,

– az idézés,

– az igazolási kérelem előterjesztése,

– az ügyfél nyilatkozata, bejelentése, a hatósághoz érkezett bármely beadványa,

– a bizonyítékok ügyfél elé tárásának határnapját tartalmazó felhívás,

– a felügyeleti szerv eljárásához szükséges iratok felterjesztésére szóló felhívás,

– az ügyfél tájékoztatására, értesítésére és felhívásra vonatkozó egyéb hatósági közléseknek az ügyfél tudomására hozására,

– a döntések közlése.

Törvény eltérő rendelkezése hiányában nem alkalmazható elektronikus út az alábbi ügyeknél:

– A Ket. 20. § (6) bekezdése szerinti kérelem vonatkozásában,

– a Ket. 22. § (2) bekezdésében foglaltak szerinti áttétel esetében, kivéve, ha a kérelem és az ügyben keletkezett valamennyi irat elektronikus formában is rendelkezésre áll,

– a nem elektronikus úton érkezett kérelem érdemi vizsgálat nélküli elutasítása és az eljárás megszüntetése tárgyában hozott végzés esetében,

– a hatósági szerződések vonatkozásában,

– a hatóság döntésének bírósági felülvizsgálatával kapcsolatos eljárásban,

– a végrehajtási eljárásra vonatkozó Ket. VIII. fejezet rendelkezései vonatkozásában, az elrendelt fizetési kötelezettség elektronikus úton való teljesíthetőségéről szóló tájékoztatás esetét kivéve.

Törvény eltérő rendelkezése hiányában:

– az ügyfél és az eljárásban részt vevő más személy nem kötelezhető arra, hogy eljárási cselekményeit elektronikus úton végezze,

– az ügyfelet az eljárás bármely szakaszában megilleti az a jog, hogy válasszon az ügyintézés hagyományos és elektronikus formája között,

– az ügyfél abban az esetben is kérheti, hogy a hatóság a döntését hagyományos úton kézbesítse, ha kérelmét elektronikus úton nyújtotta be,

– az ügyfél kérheti, hogy a hatóság a döntés tényéről csak elektronikus értesítést küldjön, és a hatóság a döntését a központi rendszerben biztosított biztonságos, csak az ügyfél számára hozzáférhető, ideiglenes tároló helyre továbbítsa.

A hatóság elektronikus levelezés útján csak azzal az ügyféllel tarthat kapcsolatot, aki e célból a hatóságnak az elektronikus levélcímét átadta, amelynek érvényességéért az ügyfél felelős. Az ügyfél elektronikus elérhetőségi adatait (elektronikus levélcím, telefonszám, mobil-telefonszám, faxszám stb.) a közigazgatási szerv az adat visszavonásáig vagy megszűnéséig kezelheti, más szervnek vagy személynek csak törvény rendelkezése szerint vagy az ügyfél engedélyével adhatja át.

Az elektronikus ügyiratba történő betekintés az általános betekintési szabályok megtartásával és a betekintés dokumentálásával történhet.

A hatóság az eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumról a másolat készítés kérésére jogosult személy kérésére, a jogosult választása szerint, hitelesített elektronikus, illetve hagyományos, papíralapú másolatot ad ki.

Jogszabály egyes eljárási cselekmények elektronikus úton való elvégzéséhez elektronikus űrlapot rendszeresíthet.

Törvényben meghatározott esetben, illetve az ügyfél hozzájárulásával sor kerülhet informatikai eszközzel végzett automatizált egyedi döntésre is.

Az elektronikus ügyintézés igénybevételének feltétele, hogy az ügyfél:

– rendelkezzen legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással,

– az a természetes személy ügyfél, aki nem rendelkezik legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással, az elektronikus ügyintézés lehetőségét a központi rendszeren keresztül veheti igénybe. A központi rendszer igénybevételéhez az ügyfél ügyfélkapu létesítését kezdeményezi, azonosítási eljárás keretében kapott egyszer használható kóddal, amelynek alkalmazásával az ügyfélkapu megnyitásához szükséges, legfeljebb 5 évig használható egyedi azonosítót képezhet,

– az ügyfél rendelkezzen az elektronikus ügyintézéshez hivatalos célra használható elektronikus levélcímmel.

Az ügyfelek a minisztérium e-ügyintézési rendszerét használhatják:

– párbeszédes üzemmódban, ekkor az ügyfelek, ügyeik elektronikus elintézését csak regisztráció és bejelentkezés után kezdeményezhetik a központi rendszer által szolgáltatott ügyfélkapun keresztül,

– nem párbeszédes üzemmódban, formanyomtatványok kitöltését követően azok e-mail útján vagy elektronikus adathordozón (pl. CD) történő beadásával. Az alkalmazható elektronikus adathordozók ismertetését a 12/2005. (X. 27.) IHM r. 2. sz. mellékletének 2. pontja ismerteti.

A minisztérium hatósági eljárása során – a biztonságos és átlátható ügyintézés érdekében – az elektronikus ügyintézés informatikai támogatásával köteles gondoskodni az ügyfél által elektronikus úton előterjesztett és a hatóság által készített dokumentumok biztonságos kezeléséről. Ennek érdekében:

– az ügyintézés hatáskörébe eső folyamatában biztosítja az elektronikus ügyirat sértetlenségét, megváltoztathatatlanságát,

– az ügyfél számára olyan informatikai megoldások igénybevételét biztosítja, melyek a hatósággal való, az ügyfél számára az elektronikus hatósági ügyintézéshez biztosított levélcíméről kezdeményezett, vagy e levélcímre irányuló kommunikációt, az ügyintézéssel összefüggő adatai megőrzését és az ügyfél számára az általa megismerhető adatokhoz való hozzáférést, illetőleg a hatósággal való elektronikus kapcsolattartás biztonságosságát teszik lehetővé,

– biztosítja az ügyiratba való betekintést, arról hiteles másolat készítését, az ügyirat visszakereshetőségét, jogszabályban meghatározott formában és ideig történő megőrzését,

– az ügyfél az ügyintézés folyamán kérheti, hogy a hatóság küldje meg részére elektronikusan az általa elektronikusan beküldött információkat, és eltérés esetén a megküldéstől számított három napon belül kérheti azok korrekcióját.

A hatósági jogkörrel rendelkező minisztérium az elektronikus ügyintézés, illetve szolgáltatás teljesítéséhez csak olyan informatikai rendszert vehet igénybe, amely biztosítja a hatóságok egymás közötti, valamint az ügyfelekkel való biztonságos kapcsolatát, az adatvédelmi szabályoknak megfelelő adatkezelést és a hiteles dokumentumcserét, az elektronikus iratoknak a jogszabályban meghatározott formában és a levéltári szabályokban meghatározott ideig történő archiválását, továbbá alkalmas más, az említett célt szolgáló informatikai rendszerekkel történő együttműködésre.

1.7. Elektronikus aláírás

A Ket. szerint az elektronikus ügyintézés keretében az ügyfél-azonosítására elsődlegesen az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvény szerinti legalább fokozott biztonságú aláírás szolgálhat.

A minisztérium által az elektronikus ügyintézés keretében alkalmazott hivatali aláírásnak tartalmaznia kell időbélyegzőt vagy az időbélyegzővel megegyező formátumban a hatóság saját időforrásán alapuló, szervezeti aláírásával hitelesített időjelzését. A kiadmányozást igénylő elektronikus dokumentumot a hatóság vezetője által kiadmányozásra feljogosított személy olyan minősített elektronikus aláírással látja el, amely a hatóság képviseletére feljogosítja.

A minisztérium külső partnerekkel folytatott elektronikus iratforgalma során:

– az ügyfél beadványát elektronikus úton akkor fogadhatja, ha az ügyfél legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírásával van ellátva,

– a minisztérium, mint hatóság, döntését, a hatósági bizonyítványt, a szakhatóság állásfoglalását – ha azt elektronikus úton kézbesítik – minősített elektronikus aláírással ellátott dokumentumba foglalva továbbíthatja, szükség szerint időbélyegzővel ellátva.

A minisztérium külső kapcsolataiban a jogbiztonság érdekében az elektronikus aláírás hitelesítője kizárólag minősítéssel rendelkező hitelesítő, szolgáltató szervezet lehet.

Az elektronikus aláírás az elektronikus ügyintézés során az alábbi funkciókban kap szerepet:

– hatóság által kiadmányozott iratok (határozatok, állásfoglalások, bizonyítványok, igazolványok) aláírása,

– ügyfél kérelmének aláírása,

– ügyfél azonosítását szolgáló tanúsítvány használata.

1.8. Az iratkezelés szervezete és módja

A minisztériumban az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látják el.

A minisztérium szervezeti egységei az iratkezelés egyes fázisait önállóan végzik, a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok őrzése és levéltárba adása azonban központilag történik.

A minisztériumban a számítógépes iratkezelést központi érkeztetéssel és postázással, valamint szervezeti tagozódásuknak megfelelő osztott iktatással látják el. Mivel a minisztérium több telephellyel rendelkezik, ezért a központi telephelyen kívüli szervezetek érkeztetőhelyként és iktatóhelyként egyaránt működnek. A központ és az azon kívül elhelyezett egységek iratainak érkeztetését és iktatását egymással összhangban kell végezni.

A iratok kezelése elektronikus és papíralapú formában történik..

1.8.1. Papíralapú iratok

A minisztériumnál az iratkezelési feladatok közül:

– központilag az ügykezelés végzi a bejövő papíralapú postai küldemények fogadásával, felbontásával, érkeztetésével, és szervezeti egységekre való szétosztásával kapcsolatos feladatokat, továbbá az expediálással, valamint a központi irattár működtetésével kapcsolatos tevékenységet;

– a szervezeti egységek, iktatóhelyek osztott rendszerben végzik a bejövő, kimenő és saját kezdeményezésű papíralapú küldemények iktatását, a szignálást, kiadmányozást és az expediálás előkészítését, valamint az átmeneti irattár kezelését, továbbá a nem postai úton bejövő papíralapú küldemények fogadásával, érkeztetésével, és szétosztásával kapcsolatos feladatokat.

Az iratok kezelését elektronikus iratkezelő rendszer támogatja.

A központi iratkezelési feladatokat végző szervezeti egység(ek) feladata:

– küldemények átvétele, ellenőrzése,

– küldemények felbontása,

– érkeztetése,

– szervezeti egységekre való szétosztása,

– expediálás,

– Központi Irattár kezelése,

– selejtezés, megsemmisítés,

– levéltári átadás,

– bélyegző nyilvántartás.

Az elektronikus aláírás tanúsítványok nyilvántartását az Ágazati informatikai koordinációs osztály végzi.

Az osztott, decentralizált iratkezelési feladatokat végző szervezeti egységek feladata:

– a nem postai úton bejövő papíralapú küldemények átvétele, ellenőrzése, felbontása, érkeztetése,

– iktatás (előzményezés, csatolás, szerelés, iktatószám- képzés),

– szignálás, továbbszignálás,

– továbbítás, ügyintézésre átadás,

– ügyintézés (felfüggesztés, skontróba helyezés, ügy lezárás a/a),

– expediálás előkészítése,

– átmeneti irattár kezelése,

– selejtezés, megsemmisítés.

Központi iratkezelési feladatokat végző szervezeti egység munkakörei/szerepkörei:

– átvevő,

– postabontó,

– érkeztető,

– kézbesítő,

– postázó,

– irattáros.

Osztott, decentralizált iratkezelési feladatokat végző szervezeti egység(ek)/iktatóhelyek munkakörei/szerepkörei:

– Vezető (szignálást, kiadmányozást végző vezető).

– Iratkezelő (bejövő, kimenő és belső küldemények iktatását, nyomon követését az elektronikus iratkezelési rendszerben végző, valamint a kimenő küldemények expediálásának előkészítését ellátó munkatárs).

– Ügyirat ügyintéző (operatív ügyintézési feladatokat végző munkatárs).

1.8.2. Elektronikus iratok

A minisztériumnál külön utasításban meghatározott esetekben elektronikus ügyintézési rendszer is működik, melynek keretében a beérkező és kimenő elektronikus iratokkal kapcsolatos feladatokat a külön utasítás szerinti szervezeti egységek látják el.

Az elektronikus iratokkal kapcsolatos feladatokat ellátó szervezeti egység iratkezelési feladatai:

– e-postabontás,

– e-érkeztetés,

– e-ügyintézés, dokumentumok kezelése,

– e-dokumentumok kiadmányozása,

– e-dokumentumok továbbítása ügyfélnek (e-mail formájában, elektronikus adathordozón, ideiglenes tárhelyre helyezve).

Az e-ügyintézés folyamatában a feladatok az alábbi szerepkörökhöz rendelten kerülnek bemutatásra:

– e-postabontó,

– e-ügyintéző,

– e-kiadmányozó.

A feladatok és szerepkörök összerendelése:

E-postabontó feladatai:

– manuális érkeztetés, ha a beadvány elektronikus adathordozón érkezett,

– küldemény szétbontása beadványokra,

– a beadványok elektronikus aláírásának és időpecsétjének vizsgálata,

– e-mail cím létezése esetén ügyfélhez rendelés,

– e-mail cím hiánya esetén értesítés a feladónak,

– ügytípushoz rendelés,

– beadványok továbbítása a megfelelő szakterületre,

– visszaigazolás küldése a feladónak.

E-ügyintéző feladatai:

– az ügyfél aláírásának ellenőrzése,

– az e-dokumentum formátumának ellenőrzése,

– szakterületi illetékesség ellenőrzése,

– az e-dokumentum tartalmának ellenőrzése,

– nem megfelelőségről az ügyfél értesítése,

– ügy indításáról az ügyfél értesítése,

– visszaigazolás figyelése, meg nem történtéről az ügyfél kiértesítése hagyományos módon, papíron.

E-kiadmányozó feladatai:

– ügyfélhez és ügytípushoz rendelés,

– e-kiadmányozás,

– e-dokumentum kiküldése.

2. Az iratkezelés folyamata

Az iratkezelés folyamaton belüli tevékenységek függetlenek attól, hogy papíralapú iratról vagy elektronikus dokumentumról van szó. Minden típusú iratnál el kell végezni azok érkeztetését, iktatását, szignálását, ügyintézését, kiadmányozását, expediálását, irattározását.

2.1. Bejövő küldemények kezelése

2.1.1. Küldemények átvétele, ellenőrzése

2.1.1.1. Papíralapú iratok

Papíralapú iratnak tekintendő minden olyan irat, mely papíralapú adathordozón érkezik, keletkezik vagy papíralapúvá konvertálható és papíralapon kiadmányozott.

A Minisztérium a beérkező és kimenő papíralapú iratokat az Ügykezelésen keresztül áramoltatja, a fax és e-mail útján érkező (kinyomtatott) iratok kivételével.

A minisztériumhoz érkezhetnek papíralapú iratok:

– postai úton,

– gyors postai úton (futárszolgálat, hivatali kézbesítő által hozott iratok),

– magánfél által személyesen benyújtva,

– telekommunikációs eszközön, ha utána kinyomtatásra kerülnek.

A küldemények átvétele az Ügykezelés postázójában történik. A küldemény átvételére jogosult:

– a címzett vagy az általa megbízott személy,

– a minisztérium vezetője vagy az általa megbízott személy,

– az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy,

– a postai meghatalmazással rendelkező személy,

– ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

– hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

Ha az átvevő nem jogosult átvenni a küldeményt, akkor meg kell adnia a szükséges felvilágosítást a szabályos átvétel lehetséges módjáról, az átvétel helyéről és az átvevő személyéről.

Az átvevő feladata az átvétel során ellenőrizni az alábbiakat:

– jogosult-e a küldemény átvételére,

– szerepel-e különleges kezelési jelzés a küldeményen,

– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel egyezik-e,

– a küldemény sértetlen-e, az iratot tartalmazó zárt boríték vagy csomagolás sértetlen-e,

– a címzés helyes-e.

Az átvevő köteles gondoskodni az előírt biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről. A biztonsági vizsgálat a minisztériumnál e feladatra rendszeresített eszközzel, valamint érzékszervi észleléssel, a gyanús jegyek alapján történő ellenőrzést jelenti. A gyanús jelek észlelésekor a küldeményt el kell különíteni, és értesíteni kell a minisztérium illetékes vezetőjét a szükséges intézkedések megtétele céljából.

A biztonsági vizsgálat megtörténtét a küldemény csomagolásán fel kell tüntetni és a vizsgálat megtörténtének tényét az elektronikus iratkezelési rendszerben az érkeztetés vagy iktatás adatai között rögzíteni kell.

Az átvevő feladata a címzettet értesíteni arról, hogy a részére érkezett küldemény átvétele során rendellenességet tapasztalt, így annak további biztonságtechnikai ellenőrzése szükséges.

Az átvevő az átvételt a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével, bélyegző lenyomattal elismeri.

Ha a küldeményen különleges jelzés szerepel, már az átvételnél annak figyelembevételével köteles az átvevő eljárni. Így azonnal továbbítania kell a címzettnek, illetőleg a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni az „azonnali” és „sürgős” jelzésű küldeményeket, melyeknél az átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.

Abban az esetben, ha az átvevő a küldeményen sérülést észlel, ennek tényét a kézbesítőokmányon jelölni szükséges és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról, mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell.

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak.

2.1.1.2. Elektronikus iratok

A minisztérium a beérkező és kimenő – hatósági ügyekhez kapcsolódó – elektronikus iratokat a Közigazgatási és jogi főosztályon keresztül áramoltatja.

Elektronikus dokumentum:

– az elektronikus ügyintézési rendszer működtetése során bejövő vagy kimenő dokumentum,

– a számítógépes alkalmazások használata során keletkező dokumentumok, melyek ügyintézési szabályainak ismertetésére az Iratkezelési Szabályzat nem tér ki,

– elektronikus faxok,

– e-mail üzenetek.

Az érintett Szervezethez az elektronikus dokumentumok az alábbi csatornákon keresztül érkezhetnek be:

– az e-ügyintézési rendszer portál modulján keresztül,

– elektronikus adathordozón,

– az e-mail rendszeren keresztül,

– fax szerveren keresztül.

Az elektronikus küldemények automatikus átvételére az elektronikus iratkezelő rendszer elektronikus ügyintézési modulja jogosult.

Az elektronikus irat átvételének és érkezésének időpontja a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő dokumentumon levő időbélyegzőben meghatározott időpont.

A gyors elintézést igénylő (azonnal, sürgős) elektronikus küldeményt a címzett részére azonnal továbbítani kell.

Az ügyfelek a minisztérium e-ügyintézési rendszerét használhatják:

– párbeszédes üzemmódban, ekkor az ügyfelek, ügyeik elektronikus elintézését csak regisztráció és bejelentkezés után kezdeményezhetik a központi rendszer által szolgáltatott ügyfélkapun keresztül, ekkor a beadvány e-mail formájában érkezik,

– nem párbeszédes üzemmódban, formanyomtatványok kitöltését követően azok e-mailen vagy elektronikus adathordozón (pl. CD) történő beadásával.

Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékonylemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozók átvétele az Ügykezelésnél történik.

Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett adatok valóságtartalmát. Egy számítógépes adathordozón csak azonos szervezeti egységhez tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ezek a feltételek nem teljesülnek, az irat átvételét vissza kell utasítani.

Az adathordozót és a kísérőlapot, mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón levő iratok:

– tárgyát,

– a fájl nevét,

– a fájl típusát,

– rendelkezik-e elektronikus aláírással, és

– az adathordozó paramétereit.

A minisztérium működése kapcsán keletkezhetnek olyan dokumentumok, iratok, melyek csak elektronikus formában állnak rendelkezésre, kerülnek megőrzésre.

A minisztérium erre kijelölt szervezeti egységének feladata a beérkező dokumentumok biztonsági szűrésének végrehajtása.

Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a minisztérium számítástechnikai rendszerére az alábbiak miatt:

– a minisztérium informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja,

– a minisztérium informatikai rendszere üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

– a minisztérium informatikai rendszerében lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

Amennyiben a beérkezett küldemény nem ment át a biztonsági vizsgálaton, erről a küldőt értesítik és a küldeménnyel a rendszer a továbbiakban nem foglalkozik. Nem kell értesíteni a küldőt, ha már érkezett azonos biztonsági kockázatot jelentő beadvány az adott küldőtől.

2.1.2. Küldemények felbontása és érkeztetése

2.1.2.1. Papíralapú iratok

A minisztériumhoz érkezett és az Ügykezelés által átvett küldeményeket – a minősített iratok kivételével – felbonthatja:

– a címzett,

– a központi iratkezelést felügyelő vezető által megbízott személy,

– a Szervezeti és Működési Szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója.

Az Ügykezelés nem bontja fel az átvett küldeményeket, csak rögzíti a borítékon lévő információkat, majd szervezetei egységek szerint szétválogatja a küldeményeket.

A beérkezett és átvett küldeményeket érkeztető bélyegzővel kell ellátni, mely az évet, hónapot, napot valamint az érkeztetőszámot tartalmazza.

A postabontás során nem kerülnek felbontásra az alábbi iratok:

– az s. k., felbontásra jelzésűek (kivéve felhatalmazás alapján), valamint

– azon küldemények, melyeknél ezt az arra jogosult elrendelte.

A postabontó postabontás során köteles elvégezni az átvételnél részletezett ellenőrzési feladatokat. Amennyiben hiányosságot tár fel, az átvételnél rögzített előírások szerint jár el. Az esetlegesen felmerülő irathiány, hiányzó vagy nem olvasható mellékletek tényét rögzíteni kell és erről tájékoztatni kell a küldőt is. Illetékköteles iratnál ellenőrizni kell az illeték lerovását is (ún. leletezés). (A hiánypótlás intézése a felelős ügyintéző feladata.)

Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket – elismervény ellenében – a pénzkezeléssel megbízott munkatársnak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha:

– az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

– a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

– a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

– bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

– reklamációs, panaszos levél érkezik.

Minden küldeményt érkeztetni kell!

Ha a bejövő papíralapú iratok ügyintézéséhez a dokumentumokat beszkennelik, az érkeztetést végző munkatárs feladata rögzíteni a rendszerben és megjelölni az iraton is, hogy az irat szkennelendő, nem szkennelendő, részlegesen szkennelendő. Az érkeztetés végén az iratokat az alábbi három csoportba kell rendszerezni:

– szkennelésre nem kerülő (pl.: egyedi szórólapok, névre szóló meghívók, sk. anyagok),

– szkennelésre kerülő iratok,

– részleges szkennelésre kerülő iratok (pl.: felügyeleti szerv által jóváhagyott, visszaküldött szabályzatnál csak a kísérőlevelet, a határozatot és a jóváhagyást reprezentáló lapokat célszerű beszkennelni).

A bejövő küldemények esetén az elektronikus archiválás javasolt módja első lépésben a dokumentumok centralizált, Ügykezelés általi hálózati szkennelése. (Az érkeztetést követően a szkennelésre jelölt iratokat a központi iratkezelési feladatokat végző szervezeti egység munkatársa beszkenneli a hálózati szkenneren.)

A digitalizált dokumentumok és az adott küldemény összerendelése az érkeztető szám alapján manuálisan, illetve vonalkód alkalmazása esetén automatikusan történhet.

Az érkeztetést az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja két változatban:

– érkeztetés, iktatás nélkül,

– érkeztetés, iktatással egyidejűleg.

A minisztériumi érkeztetés iktatás nélkül történik. Az Ügykezelés érkeztető munkatársa az elektronikus iratkezelési rendszerben kötelezően rögzíti a küldemény borítékon szereplő adatait A címzett kötelezően választandó szervezet, vagy személy lehet. Az érkeztetés végén a rendszer által adott érkeztető számot rá kell vezetni a borítékra vagy iratra.

A beérkezett küldeményekről érkeztető könyv készül, mely az elektronikus iratkezelési rendszerből kinyomtatható.

Az érkeztetéssel egyidejűleg automatikusan kézbesítési tétel készül.

Ezt követően az érkeztetett küldeményeket az elektronikus iratkezelési rendszerből kinyomtatható kézbesítőlap kíséretében, vagy a kézzel vezetett kézbesítőkönyv alapján az érintett szervezeti egységek között – az átvétel dokumentálása mellett – szét kell osztani.

Általános alapelv, hogy szkennelt irat esetén az eredeti irat tárolási helye mindaddig az Ügykezelés, míg az ügy lezárásra nem kerül. Ez azonban nem jelenti az irat irattározását, hanem csak felelős megőrzését. Ilyenkor az irat képe és metaadatai kerülnek elektronikus továbbításra a felelősként megjelölt szervezeti egység vezetője részére.

Nem szkennelt irat esetén az eredeti példány kerül továbbításra, így ennek tárolási helye a felelősként megjelölt szervezeti egység.

Részlegesen szkennelt irat esetén az eredeti irat teljes egészében továbbításra kerül, így ennek tárolási helye a felelősként megjelölt szervezeti egység. Ilyenkor az irat metaadatai és a szkennelt képek kerülnek elektronikus továbbításra a felelősként megjelölt szervezeti egység vezetője részére.

A beszkennelt irat papíralapú eredeti példányait mindaddig meg kell őrizni, míg megőrzési idejük le nem jár.

2.1.2.2. Elektronikus iratok

A Minisztériumhoz érkezett és a kijelölt szervezeti egység által átvett elektronikus küldeményeket automatikusan az elektronikus iratkezelő rendszer E-ügyintézési portál modulja bonthatja fel.

Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a minisztérium által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ezen iratokat iktatni nem kell.

Amennyiben az elektronikus irat benyújtásához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, időbélyegző használatával kell gondoskodni arról, hogy a benyújtás időpontja harmadik fél által is megállapítható legyen.

Minden elektronikus iratot érkeztetni kell. Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az iktatás előtt ellenőrizni kell. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendelni.

A biztonsági vizsgálatot követően, az azon átment elektronikus küldemények érkeztetése történhet:

– manuálisan az e-postabontó által és

– automatikusan az e-ügyintézési portál által.

Manuális érkeztetés

Amennyiben a beadvány elektronikus adathordozón (pl. CD) kerül benyújtásra, akkor az érkeztetés az e-postabontó által manuálisan történik, a kapott dokumentumokat lementi a kijelölt tárterületre, ahonnan ki lehet választani az érkeztetni kívánt tételt. A rendszer automatikusan elvégzi:

– a szervezeti aláírást és időpecsételést,

– az ügyfél elektronikus aláírásának és időpecsétjének vizsgálatát,

– az érkeztető szám generálását,

– a dokumentum érkeztető könyvbe töltését és tulajdonságainak kitöltését.

Az ügyfélhez rendelést manuálisan kell elvégezni a küldő e-mail címe alapján. Ha a küldőnek nincs e-mail címe, akkor az e-postabontó feladata értesítést küldeni a feladónak, és az ügyintézés ezen a ponton megáll. Abban az esetben, ha minden rendben van, az e-postabontó manuálisan kiválasztja az érintett érkeztető könyvet és elvégzi az érkeztetést.

Automatikus érkeztetés

Az e-mail útján érkező dokumentumok esetében automatikusan történik az érkeztetés, a rendszer az e-mail postafiókból elosztja az érkezett küldeményeket az érkeztető könyvekbe. Az ügyintéző bizonyos ügytípusokért felelős, tehát bejelentkezés után csak a saját ügyeihez tartozó dokumentumokat látja.

Az elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi az átvételt igazoló és az érkeztető számot is tartalmazó visszaigazolást. Az elektronikus úton érkezett dokumentum átvételének és érkezésének időpontja a rendszer által kiállított elektronikus visszaigazoláson szereplő dokumentumon lévő időbélyegzőben meghatározott időpont. Az elektronikus úton érkezett irat iktatószámáról az érkeztetési számra hivatkozással a küldőt a beérkezéstől számított 3 napon belül értesíteni kell.

Az elektronikus iratkezelő rendszer E-ügyintézési portál modulja által készített érkeztető könyv mellett az elektronikus úton érkezett dokumentumok az elektronikus iratkezelő rendszer iratkezelő moduljában az iktatással egyidejűleg érkeztetésre kerülnek, központi érkeztető számot kapnak. Így biztosítható, hogy a minisztériumhoz papíralapon vagy elektronikus úton beérkezett dokumentumok teljes körűen egy érkeztető könyvben nyilvántartásra kerüljenek.

Vizsgálati szempontok szerinti ellenőrzés

Az érkeztetést követően az e-ügyintéző feladata az érkeztető könyvébe érkezett dokumentumoknak az alábbi vizsgálati szempontok szerinti ellenőrzése:

– aláírás érvényessége,

– formátum,

– sérülés,

– tartalom, illetékesség.

Az érkeztetést követően első lépésben az e-ügyintézőnek meg kell vizsgálni az aláírással kapcsolatos jellemzőket:

– az ügyfél ellenőrizhetően aláírta-e,

– törvényes-e az aláírás,

– az aláírás/időpecsét érvényes-e.

Abban az esetben, ha valamelyik jellemző nem felel meg az előírásoknak, erről az ügyfelet értesíteni kell.

Második lépésben történik a dokumentum formátum vizsgálata. A törvényi előírások szerint három dokumentumformátumot kell elfogadni, ezek: TXT, RTF, PDF. Abban az esetben, ha a formátum nem felel meg a követelményeknek, erről értesíteni kell az ügyfelet (hagyományos, papíralapú levélben).

Abban az esetben, ha a beadvány megfelel a követelményeknek harmadik lépésben vizsgálni kell, hogy nem sérült-e. Erről az e-ügyintéző a beadvány megfelelő alkalmazással történő megnyitásával győződhet meg. A sérülésről értesíteni kell az ügyfelet (hagyományos, papíralapú levélben).

A vizsgálat utolsó lépéseként következik a tartalmi ellenőrzés:

– az adott érkeztető könyvbe helyesen érkezett-e a beadvány. Abban az esetben, ha az ügyintéző szerint az adott dokumentum nem az ő ügyeihez tartozik, akkor vagy átirányítja a szerinte megfelelő ügytípusba, vagy átteszi egyéb kategóriába. Az egyéb kategóriába áttett dokumentumokat az e-postabontó értelmezi és továbbítja a megfelelő szakterületre.

– ha a dokumentum az e-ügyintézőnél van, meg kell vizsgálni, hogy az adott hatósági ügy jogszabályi előírásai szerint a tartalma teljeskörű-e, ha nem, akkor hiánypótlásra kell felkérni az ügyfelet. Az ügyfélnek 5 napon belül vissza kell igazolni a felszólítást, vagy meg kell küldenie a hiánypótlást; ha nem érkezik visszaigazolás az ügyféltől, akkor az e-ügyintézőnek újabb – hagyományos papíralapú – értesítést kell küldenie az ügyfél részére.

Megfelelő beadvány esetén az ügy elindítható. Az e-ügyintéző feladata az ügyindításról értesítést küldeni az ügyfélnek. Az e-ügyintéző feladata az elektronikus dokumentumok és az adatlap kinyomtatása, valamint átadása iktatásra és ügyintézésre a felelős szervezetnek.

2.1.3. Iktatás

2.1.3.2. Elektronikus iratok

Az elektronikus iratok esetében azok iktatása történhet automatikusan, illetve nem automatikusan a felelős szervezeti egységek iratkezelői által.

Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, ha

– az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített fogadási címre érkeznek,

– az automatikus iktatási rendszerbe nem tartozó ügyekhez rendelt iratok benyújtására külön elektronikus fogadási hely áll rendelkezésre,

– a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a minisztérium honlapján,

– a minisztérium előzetesen közzétett, automatikus megnyithatóság (olvashatóság) ellenőrzésére alkalmas formátumban (űrlapon) történik a benyújtása,

– jelen szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezeléséről.

Automatikus iktatási rendszer esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról szóló tájékoztatást is tartalmazza.

Nem automatikus iktatási rendszer esetén a felelős szervezet iratkezelőjének feladata a bejövő elektronikus dokumentumok iktatása és nyilvántartásba vétele az elektronikus iratkezelő rendszerben. Az elektronikusan érkezett irat iktatószámáról – az érkeztető számra való hivatkozással – a küldőt a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell.

Az e-ügyintézési rendszer alkalmazása esetén, ha az e-ügyintéző az elektronikus dokumentum vizsgálatát az előírt szempontok szerint elvégezte, a dokumentumot megfelelőnek találta, az elektronikus dokumentumot és a dokumentum adatlapját kinyomtatja és átadja ügyintézésre az ügyet intéző felelős szervezetnek, ahol az iratkezelő elvégzi az iktatást. Az adatlapon – és ha van, az iratborítón is – jelezni kell, hogy e-dokumentumról van szó.

Az iktatószámot manuálisan a dokumentum adatlapjára és a dokumentumra is rá kell írni.

Vonalkóddal ellátott iratnak (esetleg boríték) a vonalkódot tartalmazó területére bélyegezni, vagy kézzel írni szigorúan tilos!

A feladóval – az érkeztető számra való hivatkozással – az iktatószámot közölni kell, mert a továbbiakban ez a hivatkozási szám az ügyintézés folyamatában.

Az elektronikus iratok iktatási szabályai megegyeznek a papíralapú iratoknál leírtakkal.

2.1.4. Szignálás, továbbszignálás

2.1.4.1. Papíralapú iratok

Az érintett szervezeti egység iratkezelőjének feladata az érkezett iratokat szignálásra bemutatni. A szervezeti egységek vezetőinek, vagy megbízottjuknak feladata a szignálás.

A szignálás történhet:

– az érkeztetést követően, de még az iktatás megelőzően,

– iktatást követően, ha a szervezeti egység vezetője így rendelkezik.

Szignálás nélkül lehet az iratot továbbítani, jól meghatározott iratcsoportok esetén ahhoz az ügyintézőhöz, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni, illetve abban az esetben, ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki lett jelölve.

A szignálás során meghatározásra kerülnek:

– a kijelölt felelős szervezeti egység vezetőjének neve vagy a felelős ügyintéző neve,

– az elvégzendő feladatok, elvárt intézkedések,

– a határidők,

– a még példányt kapó személyek neve,

– a sürgősségi fok.

A szignálás, továbbszignálás történhet:

– manuálisan a szignálási adatok közvetlenül az iraton történő feltüntetésével. Ebben az esetben a szignálást követően az iratkezelő feladata a felelős ügyintéző nevét és a szignálási adatokat az elektronikus iratkezelő rendszerben rögzíteni;

– a szervezeti egység vezetői, vagy megbízottjuk a szignálási adatokat közvetlenül az elektronikus iratkezelő rendszerbe is rögzíthetik.

Abban az esetben, ha felelősként szervezeti egység kerül meghatározásra, akkor a szervezeti egység vezetőjének feladata, hogy az ügy intézéséért felelős ügyintézőt kijelölje, az iratot továbbszignálja.

Téves szignálás esetén a szervezeti egység vezetője illetékességből is továbbszignálhatja az iratot más szervezeti egység vezetőjének.

2.1.4.2. Elektronikus iratok

Az elektronikus iratok szignálási szabályai megegyeznek a papíralapú iratoknál leírtakkal.

2.1.5. Továbbítás, ügyintézésre átadás

2.1.5.1. Papíralapú iratok

Az iktatóhely iratkezelője az iktatott iratokat borítóval (előadói ív) látja el, mely az elektronikus iratkezelő rendszerből nyomtatható ki. Iratborítót minden esetben, minden iktatásra került irathoz célszerű használni:

– alszámos iktatásnál, hogy az ügy iratai együtt tarthatók legyenek,

– olyan esetekben, ha az ügy intézésében több szervezeti egység vesz részt.

Az iratkezelő feladata a kiszignált, iktatott iratok továbbítása a felelősökhöz. Az irat fizikai továbbítása kézbesítőkönyvvel történik. Az ügyiratok és ügyiratpéldányok személyre szóló átadása, az átadás időpontja, az irat új felelőse a rendszerben automatikusan naplózásra kerül.

Az elektronikus iratkezelő rendszerben a küldemények, ügyiratok és iratpéldányok átadását és átvételét lehet végrehajtani, jegyezni az átadó és átvevő személyét, az átadás-átvétel időpontját, továbbá lehetőség van a kézbesítőlapok kinyomtatására is.

2.1.5.2. Elektronikus iratok

A kinyomtatott, iktatott elektronikus iratok továbbítása, ügyintézésre átadása nem egyezik meg a papíralapú iratoknál leírtakkal.

Minden esetben, amikor az elektronikus dokumentum átadásra kerül a hagyományos ügyintézésnek az elektronikus iratkezelő rendszeren keresztül, ezt a tényt rögzíteni kell a rendszer E-ügyintézési portál moduljában is, nyilvántartva az alábbi időpontokat:

– azt az időpontot, amikor az elektronikus iratkezelő rendszer hagyományos ügyintézésre átvette az e-ügyintézéstől a bejövő dokumentumot – elektronikus iratkezelő rendszer átvette jelöléssel,

– azt az időpontot, amikor az e-ügyintézési rendszerből kikerült a dokumentum, tehát az e-ügyintézés átadta a hagyományos ügyintézésnek – elektronikus iratkezelő rendszernek jelöléssel átadta.

Abban az esetben, amikor az ügyintéző elkezd foglalkozni egy elektronikus dokumentummal, zárolnia kell azt, jelezve, hogy a feldolgozás alatt más ne foglalkozzon vele.

2.2. Kimenő küldemények kezelése

2.2.1. Ügyintézés

2.2.1.1. Papíralapú iratok

A minisztériumtól papíralapú küldemények kiküldésre kerülhetnek:

– postai úton,

– gyors postai úton (futárszolgálat, hivatali kézbesítő által személyes kézbesítéssel),

– telekommunikációs eszközön, ha a küldemény kinyomtatott példánya kerül nyilvántartásba vételre.

Ez a fejezet a kimenő papíralapú iratok kezelésére vonatkozó szabályokat tartalmazza. A kiadmányozás és az iktatás sorrendje a szervezeti egységeknél kialakult ügyintézési gyakorlatnak megfelelően változhat.

Abban az esetben, ha a kiadmányozás előtt iktatott irat nem kerül kiadmányozásra, sztornózni kell azt az ügyiratból „sikertelen kiadmányozás” megjegyzéssel.

A kimenő iratok a minisztérium szervezeti egységei által végzett ügyintézési tevékenység során keletkeznek, vagy a bejövő küldeményekhez kapcsolódóan, vagy saját kezdeményezés alapján.

Az intézkedésre kijelölt felelős ügyintéző az ügyintézés során saját hatáskörben vagy más szervezeti egységek bevonásával intézi el az ügyeket, így a bejövő irathoz kapcsolódhat belső levelezés és válaszlevél-készítés, saját kezdeményezésre szintén készülhet kiküldendő irat, vagy belső levél. A szakmai ügyintézési eljárások menetét a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában és egyéb ügyviteli szabályzataiban kell rögzíteni.

Az felelős ügyintéző feladata az ügyirat intézése, a határidő betartása, majd az ügyirat lezárása és irattározása.

Az irat iratborító belső oldalai szolgálnak az ügy intézése során teendő intézkedések, valamint az elintézés tényének rögzítésére.

Skontróba helyezés, visszavétel

Az ügyért felelős ügyintéző jogosult az ügyiratot skontróba helyezni, azaz felfüggeszteni a határidejét. Skontróba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Fő oka az, ha az ügyintéző olyan művelet végrehajtására vár, amelynek elvégzése hatáskörén kívül esik, nem tőle függ (pl. állásfoglalás bekérése független szakértőtől). Skontróból visszavételkor az ügyirat határideje automatikusan meghosszabbodik a skontróban töltött idővel.

Lezárás (a/a-ba helyezés)

Az ügyért felelős ügyintéző feladata az ügyirat lezárása, ha egy ügy befejeződött. Ekkor vagy záráskor kell megadni az irattári tételszámot, mely megjelöli az ügyirat témáját, a megőrzési idejét, és az irattári jelét (selejtezhető, levéltárba adandó stb.), valamint az irat tárolási helyét, amely lehet az átmeneti vagy a központi irattár.

Előfordulnak olyan iratok, melyek nem igényelnek tényleges ügyintézést, de mégis iktatásra kerülnek (pl. lényeges meghívók stb.). Ilyen esetben az elektronikus iratkezelő rendszer lehetővé teszi az iktatás utáni azonnali lezárást.

Ügyirat átmeneti irattárba küldése

A felelős ügyintéző – és nem a titkárnő – feladata átmeneti irattárba küldeni az elintézett, lezárt (a/a-ba helyezett), további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratokat.

Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz – ha eddig nem történt meg – hozzá kell rendelnie az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

A felelős ügyintéző feladata és felelőssége az Ügykezelés részére elkülönítetten megsemmisítésre előkészíteni és átadni:

– az átmeneti irattározásra előkészített ügyiratokból a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat,

– a nem intézkedésre, hanem tájékoztatásra, betekintésre stb. kapott (másolati) példányokat a munka befejezése után,

– a készített piszkozatokat, megőrzésre nem kötelezett verziókat (tervezeteket), másolatokat, melyeket a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

Iratokat, borítékokat kizárólag iratmegsemmisítővel lehet megsemmisíteni a minisztériumban alkalmazott biztonsági fokozatú berendezést használva, szemetes kosárba nem dobhatók ki.

Az ügyintézési tevékenység nyomon követését az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja.

2.2.1.2. Elektronikus iratok

A Minisztériumtól elektronikus küldemények kiküldésre kerülhetnek:

– elektronikus adathordozón,

– e-mail útján,

– elektronikus fax, illetve

– az E-ügyintézési rendszer keretében e-mail és csatolmány formájában.

Az ügyintézési eljárásra vonatkozó általános szabályok megegyeznek a papíralapú iratoknál leírtakkal.

2.2.2. Kiadmányozás

2.2.2.1. Papíralapú iratok

A kiadmányozás keretében történik meg a minisztérium aláírási rendjében rögzített jogosultságoknak megfelelően a kimenő küldemények szignózása, aláírattatása.

Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani. Az eredeti aláírásra kerülő irat akkor hiteles kiadmány, ha

– az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.,” jelzés szerepel, és a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá

– a kiadmányozó, illetve felhatalmazott személy aláírása mellett a hivatalos bélyegzőlenyomat szerepel.

Nyomdai úton sokszorosított irat esetén elegendő:

– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.,” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírás-mintája, és

– a kiadmányozó bélyegzőlenyomata.

2.2.2.2. Elektronikus iratok

Az ügyintézési tevékenység során keletkezett elektronikus úton kiküldésre kerülő dokumentumokat kiadmányozni kell. A kiadmányozás az elektronikus iratkezelő rendszerben történik.

A minisztérium által készített elektronikus irat hitelesítésére minősített elektronikus aláírást és a kiadmányozás időpontját dokumentáló időbélyegzőt kell alkalmazni. A minisztérium a kimenő e-dokumentumokat minősített elektronikus aláírással ellátva kiadmányozza.

Kiadmányozást indítani csak ügyfélhez rendelt dokumentumok esetén lehet. Az e-kiadmányozó feladata az ügyfélhez és ügytípushoz rendelés, valamint a kiküldés.

Az ügyintéző az aláírását tartalmazó chipkártyát behelyezi a kártyaolvasóba és személyes PIN-kódjának megadásával előállítja a minősített aláírást.

A hatóság döntését, a határozatokat, a hatósági bizonyítványt, a hatósági igazolványt, a szakhatóság állásfoglalását – ha azt elektronikus úton kézbesítik – minősített elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba kell foglalni. Az elektronikus dokumentum esetében jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.

Az elektronikus iratkezelő rendszer E-ügyintézési portál modulja nyilvántartja azt az időpontot mikor a hagyományos ügyintézéstől átkerült az e-ügyintézéshez a kiadmányozható dokumentum – elektronikus iratkezelő rendszertől átvette jelöléssel.

2.2.3. Iktatás, expediálás előkészítése

2.2.3.1. Papíralapú iratok

Az iktatóhelyek iratkezelői és más jogosultságot kapó munkatársai végzik a kimenő küldemények iktatását az elektronikus iratkezelő rendszerben. Az iktatást végző munkatárs feladata a címzetteknek szóló iratokra és a maradó iratpéldányra az iktatószámot rávezetni.

Az iktatással kapcsolatos részletes szabályok a bejövő küldeményeknél kerültek ismertetésre.

Az iratkezelő feladata ellenőrizni, hogy az aláírt, hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, ellenőrizni kell a mellékletek meglétét.

Az iktatóhelyek iratkezelőinek feladata az expediálás előkészítése keretében az iktatott és kiadmányozott iratokat borítékolni, ha szükséges, ki kell állítani az ajánlott küldemények feladójegyzékét vagy a tértivevényt.

Az iktatóhelyek iratkezelői a küldeményeket naponta az Ügykezelés postázójába adják le, a kézbesítéshez ki kell nyomtatni az elektronikus iratkezelő rendszerből a kézbesítő lapot. Kézbesítő könyvet is lehet használni.

Az azonos tartalmú és több szervnek/szervezeti egységnek kiküldött körlevelek, utasítások, feljegyzések, tájékoztatók, értesítések szétosztásához az elektronikus iratkezelő rendszerből kinyomtatható elosztóívet célszerű használni.

Az iratok továbbítása az iktató helyekről az expediálást végző szervezeti egység részére a kézbesítőlap felhasználásával történik. Kézbesítő könyvet is lehet használni. Az átvétel tényét az átvevő aláírásával igazolja.

Az elektronikus iratkezelő rendszerből a küldemények, ügyiratok és iratpéldányok átadását és átvételét lehet végrehajtani, jegyezni lehet az átadó és átvevő személyét, az átadás-átvétel időpontját.

Amennyiben kimenő papíralapú iratok szkennelésre kerülnek, azok archiválása, szkennelése központilag a központi iratkezelési feladatokat ellátó szervezeti egységnél történik, a küldő szervezeti egység által az iktató leírón rögzített intézkedésnek megfelelően, mely lehet nem szkennelt, szkennelt, részlegesen szkennelt jelzés. Az Ügykezelés munkatársa elvégzi a szkennelést, és ennek megtörténtét rögzíti az elektronikus iratkezelő rendszerben, elvégzi az összerendelést.

A beszkennelt irat papíralapú eredeti példányait mindaddig meg kell őrizni, míg megőrzési idejük le nem jár.

2.2.3.2. Elektronikus iratok

Az iktatóhelyek iratkezelői végzik a kimenő elektronikus küldemények iktatását az elektronikus iratkezelő rendszerben az előző pontokban leírtak szerint. Az iktatószámot manuálisan a dokumentum adatlapjára és a dokumentumra is rá kell írni.

Az elektronikus iratoknál nem jelenik meg hagyományos expediálás előkészítése tevékenység.

2.2.4. Expediálás

2.2.4.1. Papíralapú iratok

Az expediálást az Ügykezelés végzi.

Az Ügykezelés iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.

A szervezeti egységektől, iktatóhelyektől átvett küldeményeket csoportosítani kell a továbbítás módja szerint (posta, hivatali kézbesítés, futárszolgálat). Postai küldemények esetén sima, elsőbbségi, ajánlott, tértivevényes kategóriák szerint is el kell végezni a csoportosítást.

Az Ügykezelés expediáló munkatársai a postai küldeményeket bérmentesítik.

Az elsőbbségi, ajánlott és a tértivevényes postára adandó küldeményekhez az elektronikus iratkezelő rendszerből ki kell nyomtatni a Postaküldemények feladójegyzékét.

A sima küldeményeket összesen darabszámra, az ajánlott és a tértivevényes küldeményeket a Postaküldemények feladójegyzékei szerint adják át.

A személyesen kézbesítendő küldeményeknél a kézbesítéséről az Ügykezelés gondoskodik a kézbesítőkönyvben igazoltatva az átvételt a címzett-tel, vagy külső szolgálat igénybevétele esetén annak képviselőjével.

2.2.4.2. Elektronikus iratok

Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha azt a címzett – elektronikus levélcíme megadásával – kifejezetten kéri.

Az elektronikus irat elküldése időpontjának dokumentálására időbélyegzőt kell használni.

Amennyiben az elektronikus levél kiküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítéséi módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

Az e-ügyintézési rendszerben az ügyfél részére küldött válasz minden esetben, elektronikus formában, e-mail üzenetként kerül kiküldésre, kivéve, ha azt az ügyfél más formában kérte.

A rendszer kiadmányozási funkciója automatikusan elküldi az aláírt dokumentumot az ügyfélnek, az e-mail tárgyába beteszi az iktatószámot, majd az aláírt dokumentumot (csatolmány) feltölti a dokumentumtárba.

Az elektronikus irat elküldése időpontjának dokumentálására időbélyegzőt kell használni.

Az e-ügyintézési rendszer keretében a dokumentumok kiküldése történhet:

– e-mail és csatolmány küldésével,

– ideiglenes biztonságos tárhelyen elhelyezve.

Minden kiadmányozott dokumentum kiküldése után a rendszer figyeli, hogy 5 napon belül beérkezett-e a visszaigazolás az ügyféltől. Abban az esetben, ha visszaigazolás nem érkezik, akkor az e-ügyintéző feladata az ügyfél részére – hagyományos papíralapon – értesítést küldeni.

2.3. A papíralapú és elektronikus iratokat érintő vegyes rendelkezések

Az elektronikus ügyintézés és a hagyományos ügyintézés szoros kapcsolatban van egymással, így biztosítani kell az összekapcsolásukat biztosító eljárásokat, melyek az alábbiak:

– A papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat – 13/2005. (X. 27.) IHM r.-ben foglaltaknak megfelelő – készítése,

– Az elektronikus dokumentumról papíralapú másolat – 193/2005. (IX. 22.) Korm. r. 26. §-ában foglaltaknak megfelelő – készítése,

– Elektronikus adathordozón nem elektronikus úton benyújtott elektronikus dokumentumról elektronikus másolat – 193/2005. (IX. 22.) Korm. r. 27. §-ában foglaltaknak megfelelő – készítése,

– Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában nem követelhető meg az ügyféltől, hogy ugyanazon beadványát egyidejűleg több módon küldje meg a hatóságnak,

– Az elektronikus dokumentum a 193/2005. (IX. 22.) Korm. r. 26. §-a vagy 27. §-a rendelkezései szerint készített másolatának joghatása a közigazgatási hatósági eljárás során megegyezik az eredeti elektronikus dokumentuméval.

A minisztérium akkor is készíthet és tárolhat elektronikus formában valamely iratot, ha azt az ügyfél részére eredetiben papíralapon küldi meg, különösen, ha azt az ügyfél kérte vagy a jogszabály postai kézbesítését ír elő. Ebben az esetben az elektronikus formában kiadmányozott iratra fel kell jegyezni, hogy az ügyfél számára papíralapon lett eredetiben megküldve.

A minisztérium az ügyintézési eljárás során keletkezett elektronikus dokumentumról a másolat készítés kérésére jogosult személy kérésére, a jogosult választása szerint, hitelesített elektronikus, illetve hagyományos, papíralapú másolatot adhat ki.

A papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályai:

A papíralapú dokumentumról elektronikus úton történő másolat készíthető a közokirat kiállítására jogosult által, mely esetben az elektronikus másolatot olyan formában kell létrehozni, amelyből a külön jogszabály által meghatározott formátumok valamelyike információvesztés nélkül előállítható.

Az elektronikus másolatot a következő metaadatok elhelyezésével kell létrehozni:

– A papíralapú dokumentum megnevezése,

– a papíralapú dokumentum fizikai méretei,

– a másolatkészítő szervezet megnevezése és a másolatkészítő személy neve,

– a másolatkészítő rendszer, illetve a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma,

– a másolatkészítés időpontja,

– az érvényességi idő, vagy annak jelzése, hogy az érvényességi idő nem meghatározott.

A metaadatok elhelyezését követően az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal kell ellátni: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”.

Az elektronikus másolatkészítés történhet:

– közokirat kiállítására jogosult által,

– gazdálkodó szervezet által kiállított vagy őrzött okiratról,

– gazdálkodó szervezet által számviteli bizonylatról.

A papíralapú közokiratról készített elektronikus másolat készítése esetén a közokirat kiállítására jogosult a másolatot olyan minősített elektronikus aláírással látja el, amelyből egyértelműen kitűnik, hogy jogosult-e a közokirat kiállítására és az aláírás megfelel a külön jogszabályban a hivatali aláírással kapcsolatban megállapított követelményeknek.

Az aláíró kiadmányozásra jogosult személy lehet, az elhelyezett aláírás mellett időbélyegzőt vagy a közokirat kiállítására jogosult saját erőforrásán alapuló, elektronikus aláírásával hitelesített időjelzését kell elhelyezni.

Abban az esetben, ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot a gazdálkodó szerv állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó szervezetnek kell, mint másolatkészítőnek a papíralapú okiratnak való képi vagy tartalmi megfelelést biztosítania.

A papíralapú számviteli bizonylatról az azt kiállító vagy őrző gazdálkodó szervezet által készített elektronikus másolat esetén biztosítani kell a papíralapú okiratnak való képi megfelelést.

Ebben az esetben is biztosítani kell a papíralapú irat megőrzését az iratkezelés általános szabályai szerinti selejtezéséig.

Ahol jogszabály valamely jognak, döntésnek, ténynek vagy más adatnak iratra történő feljegyzését vagy rávezetését rendeli el, illetve valamely irat záradékolásáról vagy kijavításáról rendelkezik, azon érteni kell a feljegyzéssel érintett, módosított elektronikus dokumentumot is, ha a módosított elektronikus dokumentumból egyértelműen kitűnik:

– az eredeti elektronikus dokumentum teljes tartalma,

– a feljegyzés ténye és

– a feljegyzés tartalma.

Az elektronikus dokumentumról papíralapú másolat készítésének szabályai:

Az elektronikus dokumentum papíralapon történő megjelenítése esetén a másolatban rögzíteni kell:

– az elektronikus dokumentum szöveges és ábrázolt tartalmát,

– a kiadmányozó személy, valamint a hatóság nevének és az aláírás időpontjának szöveges megjelenítését, szervezeti aláírással ellátott elektronikus dokumentum esetén a szervezeti aláíráshoz tartozó tanúsítvány szerint az aláírót meghatározó adatokat,

– a záradékban az elektronikus dokumentum azonosítására vagy a másolat készítésére vonatkozó azon metaadatokat, amelyek az elektronikus dokumentum tartalmából egyébként nem állapíthatók meg, de a másolatot kérő szempontjából jelentőséggel bírnak, és azoknak a másolatot kérő tudomására jutása az eljárás eredményességét nem veszélyezteti,

– ,,az elektronikus dokumentumban foglaltakkal egyező tartalmú irat” záradék szöveget.

Abban az esetben, ha a papíralapú másolat nem tartalmazza az elektronikus dokumentum fentiek szerint megadott teljes tartalmát, akkor a záradékban azt kell feltüntetni, hogy a „másolat készítésnek alapjául szolgáló elektronikus dokumentumot csak részben tartalmazza”.

Ebben az esetben biztosítani kell az elektronikus irat megőrzését az iratkezelés általános szabályai szerinti selejtezéséig.

Elektronikus adathordozón benyújtott elektronikus dokumentumról elektronikus másolat készítésének szabályai:

Az elektronikus adathordozón benyújtott beadvány esetén, az értelmezhetőség feltételeinek megfelelő elektronikus adathordozón benyújtott beadványról – a benyújtással egyidejűleg, a beadványt benyújtó személy jelenlétében – olyan elektronikus másolatot is kell készíteni, amelyben az adathordozón rögzített elektronikus beadványon túl a hatóság nyilatkozik:

– a másolat és az elektronikus adathordozón rögzített beadvány azonosságáról,

– megadja az elektronikus adathordozó azonosításához szükséges adatokat, valamint

– a fentieket elektronikus aláírással igazolja, ideértve a személy által felügyelt automatizált aláírást is.

Ha az elektronikus ügyintézés elektronikus adathordozón érkezett beadvány elektronikus másolatán alapul, az elektronikus másolatot készítő Minisztérium köteles más hatóság megkeresésére az elektronikus másolat alapjául szolgáló beadvány eredeti példányához annak az iratkezelés általános szabályai szerinti selejtezéséig hozzáférést biztosítani.

2.4. Iratkezelési kivételek

Az ügyfélszolgálati tevékenység jellege nem teszi lehetővé minden esetben az általános iratkezelési szabályok alkalmazását, ezért ebben a fejezetben ismertetjük az alkalmazásra javasolt eljárásokat.

Az ügyfélszolgálat jellegű feladatot ellátó szervezeti egységhez érkezhetnek megkeresések:

– telefonon,

– e-mail üzenetben,

– személyesen,

– postai úton, írásban.

Az ügyfélszolgálati tevékenység alapvetően az ügyfelek tájékoztatására, információadásra terjed ki.

Az ügyfélszolgálati munkatársak a megkeresésekre válaszolhatnak:

– telefonon,

– e-mail üzenetben,

– személyesen,

– postai úton, írásban.

Az ügyfélszolgálati munkatársak feladat- és hatáskörüknek megfelelően adhatnak tájékoztatást, információt a megkeresésekre, melyekért szakmai felelősséggel tartoznak.

A telefonon történt megkeresésékről és az adott válaszokról, külön nyilvántartást nem kell vezetni, ebben az esetben dokumentum nem keletkezik. Azonban a szóbeli kommunikációról ellenőrzés, visszakeresés céljából célszerű hangfelvételt készíteni, melyet 15 napig javasolt megőrizni, majd archiválni.

A e-mail üzenetben történt megkereséséknél és az adott válaszoknál a 3.7. pontban az E-mail dokumentumok kezelése című fejezetben leírtak szerint kell eljárni.

A személyesen történt megkeresésékről és az adott válaszokról külön nyilvántartást nem kell vezetni, ebben az esetben dokumentum nem keletkezik.

Amennyiben az ügyfél személyesen kíván dokumentumot átadni és ennek átvételére az ügyfélszolgálati tevékenységet ellátó szervezeti egység jogosult, akkor az átvétel igazolását követően azt az Ügykezeléshez kell továbbítani, ahol az iratkezelés folyamatának megfelelően a küldeményt nyilvántartásba veszik, iktatják, majd a felelős szervezeti egységhez megküldik ügyintézés céljából.

Az ügyfélszolgálati feladatot ellátó szervezeti egység részére írásban (akár személyesen átvett vagy postai úton érkezett küldeményről van szó) érkezett megkeresések érkeztetést, iktatást, szignálást követően kerülnek megválaszolásra. Az ezekre írásban adott válaszokat az iratkezelési szabályok betartása mellett nyilvántartásba kell venni és iktatni kell.

2.5. Belső keletkezésű iratok kezelése

A belső iratok az elektronikus iratkezelő rendszerben kerülnek iktatásra és nyomon követhetők. A belső iratokat igény esetén előzményezés után iktatjuk, meglévő ügy alszámára, vagy új ügy indítása esetén főszámra.

2.6. Faxok kezelése

A faxok fogadása és kiküldése a szervezeti egységekhez telepített faxgépeken keresztül történik.

– A minisztérium bármely szervezeti egységéhez beérkező faxot kinyomtatás után az érintett iktatóhely iratkezelőjének kell átadni iktatásra. Továbbiakban kezelése a papíralapú iratok bejövő küldeményeire vonatkozó előírásaival azonos.

A kimenő faxokat az ügyintézők vagy az iktatóhely iratkezelői állítják elő. A kimenő faxok iktatása és kiadmányozása a normál papíralapú küldemények iktatására és kiadmányozására előírt szabályok szerint történik. A papíralapon kiadmányozott, ily módon iratkezelési szempontból is hitelesnek tekintett fax küldhető el.

A kimenő faxok iktatószámmal és fax visszaigazolással ellátott példányait az iratkezelők visszaadják a felelős ügyintéző részére. A faxot a felelős ügyintézőnek kell megőriznie és irattároznia.

2.7. Elektronikus levelek kezelése

Az e-mail forgalom a munkatársak postaládáin keresztül zajlik. Az e-mail üzeneteket a munkatársak értékelik: azok személyes és nem személyes jellege szerint.

A vezetői ellenőrzés keretében a vezetők hatásköre annak ellenőrzése, hogy a munkatársak a levelező rendszert feladataik ellátásához rendeltetésszerűen használják fel.

Az iratkezelés biztonsága szempontjából ajánlott, hogy szerverterületen az e-mail üzenetek másolati példánya tárolásra kerüljön, függetlenül attól, hogy a munkatársak postaládái hol helyezkednek el.

Az e-mailek kezelése, elektronikus iratkezelő rendszer támogatásával valósul meg. Az elektronikus iratkezelő rendszer rendelkezik levelező rendszer integrációs modullal, amely a levelező rendszerhez kapcsolódik.

A beérkező és kimenő elektronikus levelek iktatási és nyilvántartási feladatai úgy valósulnak meg az elektronikus iratkezelő rendszerben, hogy a küldő személy vagy program – az elektronikus levelezésben használatos módok egyikén, címzettként, csatolt címként vagy titkos címzettként elküldi a levelet. Ez a művelet elindít egy olyan folyamatot, amely révén a bejövő és kimenő papíralapú küldemények kezelésénél leírtak szerint az elektronikus levelek kezelése is elvégezhető.

A kiadmányozás e-mail esetén kizárólag elektronikus aláírással valósulhat meg. Az ily módon iktatott és kiadmányozott e-mail közvetlenül megküldhető a címzett részére az utolsó aláíró által, a többi érintett munkatársat is értesítve.

3. Irattározás, selejtezés, levéltárba adás

Az irattározás:

– a szervezeti egységek, iktatóhelyek átmeneti irattáraiban és

– Központi Irattárban történik.

Az iratok rendszerezésének alapja az Irattári Terv, mely ügykörök/témakörök szerint tartalmazza az irattári tételeket, melyek alapját képezik az irattározás logikai rendszerének.

Az Irattári Terv határozza meg a minisztérium által ellátott ügykörök (témakörök) ügycsoportok iratainak tételszámos rendjét és tartalmazza az irattári tételekhez rendelten a megőrzési időt és az irattári jelet.

Az Irattári Tervben az egyes fejezetekben azok az iratfajták jelennek meg, amelyeket az adott szervezet irattárba ad, illetve irattárba adásáról gondoskodik.

Az Irattári Terv tartalmazza az ügykörökhöz/témakörökhöz/szervezeti egységekhez rendelten az alábbi adatokat:

– az irattári tételszámokat,

– az irattípus nevét,

– az irattározás formáját (E – Elektronikus, H – hagyományos),

– az irattári jelet (N – Nem selejtezhető, megőrzési ideje nincs, L – a helyben őrzési idő lejárta után Levéltárba adandó, S – a megőrzési idő lejárta után selejtezhető),

– a megőrzési időt évben,

– a megőrzési idő megbontását átmeneti irattári és külső irattári megőrzési időtartamra.

Az Irattári Terv karbantartatásáról az iratkezelésért felelős vezetőnek kell gondoskodni. Az Irattári Terv módosítására szükség szerint, de évente egyszer kerül sor.

Az irattározásra meghatározott összes iratkezelési funkciót az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja, a rendszerben nyomon lehet követni az állapotváltozásokat, az elintézett irat sorsát, továbbá a rendszerből előállíthatók az átadási, selejtezési listák. A rendszer tárolja az Irattári Terv adatait.

3.1. Hagyományos irattározás

A hagyományos irattározás alatt a papíralapú és egyéb adathordozón tárolt dokumentumok irattározását értjük. A papíralapú iratok irattározása részben a szervezeti egységeknél levő átmeneti irattárakban, illetve az Ügykezelés irányítása alá tartozó Központi Irattárban történik.

3.1.1. Átmeneti irattározás

Az átmeneti irattárak a szervezeti egységeknél működnek. Az átmeneti irattárakat az iratkezelők kezelik.

Átmeneti irattárba kell helyezni az elintézett, lezárt, további érdemi ügyintézést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratokat.

A felelős ügyintéző feladata, ha egy ügy befejeződött, az ügyirat átadása a szervezeti egység, iktatóhely iratkezelőjének átmeneti irattárba helyezésre.

A felelős ügyintéző az elintézett iratokat a szervezeti egységnél a helyi sajátosságoknak megfelelő, az átmeneti tárolást és az előkeresést elősegítő akta/dosszié rendszerbe fűzi le, helyezi be, így adja át az iratkezelőnek. Az átmeneti irattározásnál be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

Abban az esetben, ha az átmeneti irattárban tárolt anyagokra a felelős ügyintézőnek szüksége van, az iratkezelő az ügyintéző részére kiadja azt.

Az iratkezelő feladata a kiadás és visszaadás tényének követése és rögzítése az elektronikus iratkezelő rendszerben.

Iratanyag átadása a Központi Irattárnak

Az átmeneti irattár kezeléséért felelős iratkezelő feladata a szervezeti egység vezetőjének engedélye alapján az iratok Központi Irattárba adása, az átadás-átvétel előkészítése.

A nem selejtezhető irattárazott iratok Központi Irattárba való átadására az átmeneti irattározásra meghatározott megőrzési idő lejártakor – keletkezésük után legkorábban öt év elteltével – kerülhet sor. A Központi Irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le. A selejtezhető iratanyag a selejtezés elvégzéséig az átmeneti irattárakban őrzendő. Minősített irat átadását megelőzően – a hatályos titokköri jegyzék alapján – a minősítés fenntartásának indokoltságát felül kell vizsgálni.

A szervezeti egységek a nyilvántartásba vett, elintézett iratokat az Irattári Terv szerint rendezve dobozokba helyezett akta iratgyűjtőkben 2 példányos iratátadási jegyzék kíséretében adják át a Központi Irattárnak.

A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, hivatali egységenként, évek szerint, az iktatószámok növekvő sorrendjében, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék (lásd 1. és 2. számú iratminta) kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, zsineg.)

A dobozra ragasztott dobozcímkén fel kell tüntetni az alábbiakat:

– az átadó szervezeti egység azonosítását,

– az irategyüttes keletkeztető szervének megnevezését,

– az irattári tételszámot,

– a doboz számot (év/sorszám),

– a doboztartalmának leírását,

– az érintett időszakot,

– a selejtezés évét vagy a nem selejtezhetőséget,

– a Központi Irattárba adás dátumát.

Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az – átadó hivatali egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető Ügykezelés vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt – „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyvet”, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó hivatali egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

A központi irattáros a dobozokat csak darabszámra veszi át. Az átvételt az Iratátadási jegyzéken igazolja az irattáros, a jegyzék egy példánya nála marad, egy példány az átadóhoz kerül.

Az Iratátadási jegyzék minimális adattartalma:

– a Központi Irattárba helyezés dátuma,

– az átadó szervezeti egység azonosítása,

– a doboz száma (sorszám/év),

– a doboz tartalmának leírása,

– az érintett időszak,

– az irattári tételszám,

– a selejtezés éve vagy a nem selejtezhetőség ténye.

Az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja az átmeneti irattárból a Központi Irattárba való átadást, az Iratátadási jegyzék elkészítését.

A hiányosan, vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvétel jegyzőkönyvet” és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

A Központi Irattárba leadásra kerülő iratokat az iktatóprogramban jelezni kell.

Azokról az iratokról, amelyeket a hivatali egység visszatart (pl.: szerződés) és az iktatókönyvből nincs kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni, amelyet – mellékletként – az „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv”-höz kell csatolni. Későbbi leadás után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.

A szervezeti egységek kötelesek az általuk kiadott időszaki kiadványok és rendszeres tájékoztatók egy-egy példányát a Központi Irattárnak megküldeni.

Az iratok a megőrzési helytől függetlenül a minisztérium Központi Irattárának felügyelete alá tartoznak.

3.1.2. Központi irattározás, Központi Irattári nyilvántartás

A Központi Irattár:

– nyilvántartja a minisztérium hivatali egységeinek iratképző szerveit;

– az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet, raktári jegyzéket készít;

– az őrizetében lévő iratokat rendezi;

– gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár, illetve egyéb illetékes levéltár és törvény által meghatározott szerv részére történő átadásáról. Az iratokat a vonatkozó jogszabályok szerint teljes és lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, az irattári terv szerinti átadás-átvételi jegyzőkönyv és annak mellékletét képező iratjegyzék (lásd 1. és 2. számú iratminta) kíséretében adja át. A levéltárak részére történő iratátadások költségei a minisztériumot terhelik.

A Központi Irattár részére az iratanyagok folyamatosan vagy meghatározott időközönként kerülnek átadásra. Az elintézett (a/a-ba helyezett) ügyiratok a Központi Irattárba kerülnek végleges helyükre. Az irattárba vétel történhet egyesével, vagy csoportosan is.

A központi tároló helyen az iratanyagok tárolása Dexion-Salgó elemekből összeállított polcokon történik, melyek szét vannak osztva a szervezeti egységek között. Minden szervezeti egység adott folyóméter felett rendelkezik.

A központi irattáros az időszaki átadások során irattározásra átvett anyagokról készült Iratátadási jegyzékeket szervezeti egységenként, azon belül időrendben lefűzi.

Az elektronikus iratkezelő rendszer lehetőséget biztosít a Központi Irattárban tárolt iratanyagok nyilvántartására, az irattári tárolási jegyzék vezetésére, az alábbi adattartalommal:

– irattár megnevezése,

– tárolási hely adatai,

– évfolyam,

– irattári tételszám,

– irattári tétel megnevezése,

– iktatószám (tól-ig),

– irattári átvétel kelte,

– selejtezés várható ideje,

– megsemmisítés/levéltárba adás tényleges ideje.

3.1.3. Irat kiadás és visszaadás, betekintés

A Központi Irattár iratot csak a készítő szerv vagy jogutódja vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más hivatali egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más hivatali egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó hivatali egység vagy jogutódja vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Jogutód nélkül megszűnt szerv esetén az engedélyt, a Központi Irattárat működtető Ügykezelés vezetője jogosult megadni. A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni. Eredeti példány kiadására csak kivételes esetben a vezető engedélyével kerülhet sor.

A Központi Irattár a levéltár, illetve törvény által meghatározott szerv(ek) részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt ezen Iratkezelési Szabályzatban előírtak szerint hivatalos megkeresésre, más irathoz szerelik.

A Központi Irattár állományát érintő mozgásokat az elektronikus iratkezelő rendszerben lehet nyilvántartani, rögzítve:

– az irattár megnevezését,

– a kikérő szervezeti egység megnevezését,

– a kikölcsönző ügyintéző nevét,

– a doboz azonosítóját,

– a tárolási hely adatait,

– a kiadás dátumát,

– a visszavétel dátumát.

Az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, melyet mint elismervényt az átvevőnek alá kell írnia. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt a Központi Irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. Az irat visszaadása esetén az irattáros az ügyiratpótló lapokat a visszavett iratokkal együtt tárolja.

A munkatársak iratanyag kiadást az irattárból az iratkikérő bizonylaton igényelhetnek, kizárólagosan az Irattári Terv szerint illetékes szervezeti egység vezetőjének az engedélyével. Az iratkikérő bizonylatokat a központi irattáros kezeli.

3.2. Elektronikus irattározás

A csak elektronikus formában rendelkezésre álló dokumentumok megőrzése és „elektronikus irattározása” is háttértárolón, illetve adathordozón, informatikailag archiválva történik. Az elektronikus irattározás informatikai hatáskörbe tartozik.

Iratkezelés szempontjából a megőrzésnek olyannak kell lennie, hogy számítástechnikai megoldás esetén az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat lehetőleg egy közös adathordozón kell kezelni. Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

Az elektronikusan tárolt adatok, állományok, iratok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell – az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is – a selejtezési idő lejártáig vagy levéltárba adásáig.

Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, és hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

Alapvetően elektronikus formában állnak rendelkezésre és általában kinyomtatva irattározásra nem kerülnek az alábbiak:

– az iktatott elektronikus adatállományok,

– e-mail levelezés,

– elektronikus faxok,

– elektronikus dokumentumok.

Az elektronikus iratkezelő rendszerben iktatott elektronikus dokumentumok a rendszer dokumentumtárában tárolódnak, kerülnek megőrzésre.

Az elektronikusan irattározott iratanyagban történő visszakeresést, lekérdezést az elektronikus iratkezelő rendszerben biztosítani kell.

Az elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattárosnak kell gondoskodni arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

Az elektronikus irattári anyagok selejtezésének, megsemmisítésének eljárási rendjét a minisztérium informatikai adatvédelmi szabályzatában kell rögzíteni.

3.3. Selejtezés, megsemmisítés

Az iratok selejtezését a minisztérium iratkezelésének felügyeletével megbízott vezető által kijelölt, legalább 3 tagú Selejtezési Bizottság végzi. A Selejtezési Bizottság vezetésével, olyan munkatársat kell megbízni, aki az iratok ügyviteli szükségességét, jelentőségét el tudja bírálni. A Selejtezési Bizottság tagjai között minden esetben szerepelni kell a központi Ügykezelés egy (irattáros) munkatársának.

Az iratokat az Irattári Tervben rögzített őrzési idő elteltével lehet selejtezni. Az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja a selejtezés előkészítését, a selejtezési jegyzék összeállításával.

Nem kerülhetnek selejtezésre:

– az Szervezet létesítésére, szervezetére, működésére, üzletvitelére és iratkezelésére vonatkozó alapvető fontosságú iratok,

– a maradandó értékű, levéltári értéket képviselő anyagok,

– az Irattári Tervben nem selejtezhetőnek minősített egyéb iratok.

A selejtezendő iratokról selejtezési jegyzőkönyvet kell felvenni három példányban. A Jegyzőkönyv mellékletét képezi a tételes selejtezési iratjegyzék. A selejtezési iratjegyzék az elektronikus iratkezelő rendszerből kinyomtatható. A Selejtezési Bizottság tagjainak a jegyzőkönyvet alá kell írniuk.

A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltárnak 2 példányban meg kell küldeni. A levéltár az iratok megsemmisítését, ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

A selejtezési jegyzőkönyveket „Nem selejtezhető” jelöléssel időrendi sorrendben kell megőrizni.

A selejtezésre kijelölt iratanyagot meg kell semmisíteni az adatvédelmi és biztonsági előírások mellett. Az iratok megsemmisítésénél az iratkezelés vezetőjének vagy megbízottjának jelen kell lennie.

A megsemmisített iratokról megsemmisítési jegyzőkönyvet kell felvenni három példányban. A Jegyzőkönyv mellékletét képezi a tételes megsemmisítési jegyzék. A megsemmisítési jegyzék az elektronikus iratkezelő rendszerből kinyomtatható.

A jegyzőkönyvet a megsemmisítési eljáráson résztvevő munkatársaknak aláírásukkal hitelesíteni kell.

3.4. Levéltári átadás

Az elektronikus iratkezelő rendszer támogatja a levéltári átadás előkészítését, a levéltári átadási jegyzék összeállításával.

A levéltári átadásra kerülő iratokról levéltári átadási jegyzőkönyvet kell felvenni három példányban, melyek egyik példányán ismeri el a levéltár az átvétel tényét.

A jegyzőkönyv mellékletét képezi a tételes levéltári átadási jegyzék

A levéltári átadási jegyzőkönyv levéltári átadási jegyzék megőrzésére vonatkozó előírások azonosak a selejtezésnél leírtakkal.

Az elektronikusan tárolt iratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

4. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

Az iratokkal és azok kezeléséhez alkalmazott digitális vagy elektronikus adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind az elektronikus adathordozó esetében.

A minisztérium munkatársai csak azokhoz az – akár papíralapú, akár elektronikus adathordozón tárolt – iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az erre illetékes vezető felhatalmazást ad.

Ezt a hozzáférési jogosultsági rendszer szabályozza, melyet naprakészen kell tartani.

Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások rendelhetők:

– ,,saját kezű felbontásra”,

– ,,más szervnek nem adható át”,

– ,,nem másolható”,

– ,,kivonat nem készíthető”,

– ,,elolvasás után visszaküldendő”,

– ,,zárt borítékban tárolandó” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével),

– valamint más, az adathordozó sajátosságaitól függő egyéb utasítás.

Fenti kezelési utasítások azonban nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

5. Iratátadás rendje a Szervezet/szervezeti egység megszűnése esetén

Iratátadás rendje Szervezet megszüntetése esetén

Az érintett minisztérium megszüntetése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a rendelkező szerv köteles intézkedni a minisztérium irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről.

A rendelkező, vagy jogutód szerv köteles a megszűnt szerv irattári anyagát felmérni, erről jegyzéket készíteni és elhelyezéséről az illetékes levéltárat értesíteni.

Iratanyag átadási rendje szervezeti egységek megszűnése esetén

Abban az estben, ha átszervezés miatt, vagy egyéb okból valamely szervezeti egység megszűnik, a jogutód szervezet köteles az iratanyagot átvenni és azt az iratkezelésre, irattározásra vonatkozó előírások szerint kezelni. Az eljárásról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadó állít össze és az átvevő tételesen igazolja az iratanyag átvételének tényét.

Amennyiben a megszűnő szervezeti egység iratanyagát más jogutód szervezeti egységnek átadni nem lehet (pl. az ügykör megszűnése miatt) az iratanyagot a Központi Irattárnak kell átadni. Az átadás-átvételi eljárásról jegyzőkönyvet kell felvenni, melynek egy példányát a Központi Irattár részére meg kell küldeni.

Iratanyag átadási rendje munkakör-átadás, munkaviszony megszűnése esetén

A munkakör átadása, illetve a munkaviszony megszűnése esetén a felelős vezető feladata biztosítani a vonatkozó iratanyag átadását és átvételét. Az eljárásról jegyzőkönyvet kell felvenni, melyet az átadó állít össze és az átvevő tételesen igazolja az iratanyag átvételének tényét.

6. Bélyegző-nyilvántartás

A minisztériumban a kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, aláírás bélyegzőkről a Ügykezelés nyilvántartást köteles vezetni.

A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az alábbi adatokat:

– sorszám,

– a bélyegző lenyomata,

– a bélyegző használatára jogosult szervezeti egység/személy megnevezése,

– a bélyegzőt átvevő munkatárs neve,

– az átvétel dátuma és az átvételt igazoló aláírása,

– a visszavétel dátuma és a visszavételt átvételt igazoló aláírása,

– a megsemmisítés dátuma.

A hivatalos bélyegzőket az érintett szervezeti egységek iratkezelői őrzik és felelősek azok rendeltetésszerű használatáért. A bélyegzőket elzárva kell őrizni.

A már elavult bélyegzőket az iratkezelők a központi iratkezelési feladatokat ellátó szervezeti egységnek kötelesek visszaadni, ahol saját hatáskörben gondoskodnak annak megsemmisítéséről. A bélyegzők megsemmisítéséről jegyzőkönyvet kell felvenni.

7. Vis major esetén az iktatási teendők

Vis major esetére az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető és az elektronikus iratkezelési rendszer üzemeltetéséért felelős vezető feladata a „katasztrófa” terv elkészítése, melyben meg kell határozni az iktatással kapcsolatos teendőket és ki kell jelölni a felelősöket.

Ebben szabályozni kell, hogy az elektronikus iratkezelő rendszer működésképtelensége esetén milyen eljárást kell alkalmazni az iratok folyamatos feldolgozásának biztosítására.

Meg kell határozni azokat a szervezeti egységeket és felelősöket – telephelyenként legalább egyet-egyet – akik ezen időszakban az e célra rendszeresített hagyományos, papíralapú iktatókönyvben végzik a bejövő és kimenő küldemények iktatását. Az átmeneti időszak alatt manuálisan iktatott iratok szerelésére nincs lehetőség.