12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás
12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás
a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól*
Az utasítás hatálya
1. § (1) Jelen utasítást az NFGM természetes vagy jogi személlyel, jogi személyiség nélküli szervezettel kötendő valamennyi megállapodására és az NFGM képviseletében teendő valamennyi jognyilatkozatra alkalmazni kell, amennyiben az a jóváhagyott éves költségvetési előirányzat terhére vagy javára fizetési, illetve más teljesítési, szolgáltatási kötelezettséggel jár, ide nem értve az NFGM valamely előirányzata terhére közreműködő szervezet által kötendő szerződéseket, továbbá kormányhatározatban foglalt, a Kormány egyedi döntése alapján nemzetgazdasági szempontból kiemelkedő fontosságú beruházásokhoz nyújtott támogatásokra vonatkozó szerződéseket, valamint a közszolgálati jogviszonyt rendező, humánigazgatás által kezelt megállapodásokat és a pályázati konstrukció keretében kötendő támogatási szerződéseket.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott megállapodást vagy jognyilatkozatot (a továbbiakban: szerződés) kezdeményező, véleményező, ellenjegyző és aláíró, továbbá a kapcsolódó pénzügyi-számviteli tevékenységeket végző köztisztviselők a szerződések megkötése és nyilvántartása során a jelen utasítás rendelkezéseinek megfelelően kötelesek eljárni, figyelembe véve a közbeszerzésre vonatkozó, jogszabályokban és belső szabályokban foglaltakat.
Értelmező rendelkezések
2. § (1) Jelen utasítás alkalmazása során:
a) ügyletkód: a Forrás SQL-rendszerben alkalmazott kód, amely a fejezeti kezelésű előirányzaton belüli részfeladat azonosítására szolgál. A részfeladat egy fejezeti kezelésű előirányzat szakmai feladataiból álló, olyan összetartozó tevékenységhalmaz, amelynek elkülönített megfigyelése indokolt. Egy fejezeti kezelésű előirányzat részfeladatainak összessége alkotja a költségvetési törvényben meghatározott egyösszegű kiadási előirányzatot,
b) metaadat: olyan adat, amely egy adatkészlet (pl. szerződés) jellemzőit, így különösen annak tartalmát és minőségét írja le, és részleteket biztosít a kapcsolatfelvételre vagy az adatszolgáltatásra,
c) NFGM Együttműködési Portál: az NFGM Együttműködési portál (Microsoft Share Point Portal Server) egy, a csoportmunkát, és a szervezeten belüli és szervezeti együttműködést szervesen kiegészítő, támogató eszköz. Segítségével olyan folyamatokat automatizálunk, amihez a különböző szervezeti egységek munkatársainak együttműködésére van szükség, például dokumentumszerkesztés, véleményeztetési, köröztetési, jóváhagyási folyamatok, feladatlisták összefogása, egységes kezelése,
d) szerződéstár: az 1. § (1) bekezdésben meghatározott szerződések vonatkozásában, pdf-formátumban történő rögzítésre szolgáló elektronikus nyilvántartás,
e) tanulmány: az NFGM igazgatási költségvetéséből vagy fejezeti kezelésű előirányzataiből finanszírozott, a minisztérium szakmai munkáját megalapozó, döntés-előkészítő, értékelő, illetve egyéb módon a minisztérium céljait szolgáló írásmű.
(2) A szerződéstár kezelője: a Költségvetési és Kontrolling Főosztály.
A szerződéskötés kezdeményezése
3. § (1) A szerződéskötési folyamat megindításakor – pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén – előzetes fedezetvizsgálatot kell végrehajtani a megfelelő keret rendelkezésre állásának megállapítása érdekében.
(2) Az előzetes fedezetvizsgálatért a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a felelős. Az előzetes fedezetvizsgálathoz szükséges információk az NFGM Együttműködési Portálján hozzáférhetőek, a vonatkozó adatokat a portálra a VIR szolgáltatja. A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előzetes fedezetvizsgálatba – a releváns adatok pontosítása érdekében – szükség szerint bevonhatja a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt.
(3) A szerződés előkészítésének folyamatában a lehetséges szerződéses partner felkutatása a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata. Amennyiben az adott szerződés összege nem éri el a közbeszerzési értékhatárt, ugyanakkor nem kizárólagosan egy szervezet/személy képes teljesíteni, úgy kívánatos, hogy a szakmailag és gazdaságilag legmegfelelőbb partner kiválasztására lehetőség szerint legalább 3 ajánlat bekérése és kiértékelése alapján kerüljön sor. A kiértékelés szempontjai lehetnek többek között a termék, szolgáltatás minősége, ára, referenciák, fizetési feltételek, rendelkezésre állás, korábbi tapasztalatok stb.
(4) A szerződéstervezet előkészítése a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.
(5) Amennyiben rendelkezésre áll az adott típusszerződésre vonatkozó minta, a szerződéstervezetet a Standard szerződésminta alapján kell előkészíteni (lásd az intraneten és az NFGM Együttműködési Portálon).
(6) Amennyiben a tervezett szerződésre nem áll rendelkezésre Standard szerződésminta, úgy a szerződéstervezet előkészítése során alkalmazható a partner által előkészített szerződéstervezet is. A szerződéstervezet előkészítésében a Közbeszerzési Főosztály a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység megkeresése alapján szükség szerint közreműködik. A szerződéstervezet előkészítése során figyelembe kell venni az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló NFGM utasításban, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasításban foglaltakat.
(7) A Standard szerződésminták, szerződéstervezetek készítése során a szerződés tárgyát – amennyiben a feladat jellege ezt lehetővé teszi – részfeladatokra bontva kell meghatározni [2. § (1) bekezdés a) pont], ezzel segítve a kontrolling riportok előállítását és a feladatok nyomon követését, ütemezését.
A szerződések véleményezése
4. § (1) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az előkészített szerződéstervezet alapján a szerződéssel kapcsolatos alapadatokat Szerződéses adatlapon rögzíti. A Szerződéses adatlap a szerződéstárba való felvétel alapvető információforrása, mintáját az 1. számú melléklet tartalmazza.
(2) A Szerződéses adatlap adatainak kitöltése – amelyekhez a szerződéstervezet és a hozzá kapcsolódó előkészítő feladatok részletes ismerete elengedhetetlen – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata.
(3) A szerződéstervezetet és a Szerződéses adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység elektronikusan továbbítja véleményezés céljából a Közbeszerzési Főosztály (a továbbiakban: véleményező) részére.
(4) A véleményező feladata a szerződéstervezet véleményezésén túl a Szerződéses adatlapon – metaadatonként – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység által meghatározott és a véleményező illetőségébe tartozó adattartalom véleményezése, illetőleg egyes metaadatok tekintetében a Szerződéses adatlap kitöltése is.
(5) A véleményező véleményét változáskövetéssel – korrektúra alkalmazásával – a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap elektronikus példányaiban rögzíti, majd azt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére 8 munkanapon belül elektronikus úton visszaküldi. Ettől rövidebb véleményezési határidőt a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység az elektronikus levél szövegezésében kérelmezhet, egyidejűleg megjelölve a sürgősebb véleményezési határidő okát. Az elvárt véleményezési határidő 2 munkanapnál rövidebb nem lehet.
(6) A vélemény visszaérkezését követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység feladata az észrevételek átvezetése a szerződéstervezeten és a Szerződéses adatlapon, továbbá a véleményező nevének, a véleményezés dátumának és a vélemény iktatószámának rögzítése a Szerződéses adatlapon.
(7) Abban az esetben, ha a véleményező vagy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység különböző álláspontot képviselnek a szerződéstervezettel kapcsolatosan, úgy a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység egyeztetést kezdeményez, amelyet mindaddig folytatni köteles, ameddig a véleményező és a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység azonos álláspontokra nem jutnak. Amennyiben a szerződés megkötésének a Közbeszerzési Főosztály jogszabályi akadályát látja, úgy a szerződés nem köthető meg.
(8) A vélemény átvezetését követően – és amennyiben a szerződéstervezet megfelel a (7) bekezdésben foglaltaknak – nem szükséges a szerződéstervezet és a Szerződéses adatlap ismételt megküldése a véleményező részére.
(9) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések esetén a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység Kötelezettségvállalási adatlapot tölt ki a véleményezett szerződéstervezet alapján. A Kötelezettségvállalási adatlap mintáját a 2. számú melléklet tartalmazza. A VIR részfeladatszintű kontrolling adatszolgáltatásának biztosítása érdekében a Kötelezettségvállalási adatlapon – a szerződéstervezetben szereplő részteljesítésekkel összhangban – rögzíteni kell a kapcsolódó ügyletkódokat. Az ügyletkódokról a Költségvetési és Kontrolling Főosztály tájékoztatja a szervezeti egységeket.
Kötelezettségvállalás ellenjegyzése
5. § (1) Pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a Kötelezettségvállalási adatlap és a szerződéstervezet alapján a Költségvetési és Kontrolling Főosztály feladata a költségvetési ellenjegyzés.
(2) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a kötelezettségvállalásra jogosult vezető – tanulmányok esetén a kabinetfőnök – által jóváhagyott Kötelezettségvállalási adatlapot, továbbá a szerződéstervezetet a 6. § (3) bekezdésében meghatározott példányszámban költségvetési ellenjegyzés céljából – az Iratkezelési Utasításban foglaltakat figyelembe véve – megküldi a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.
(3) Az ellenjegyzés során a Költségvetési és Kontrolling Főosztály meggyőződik a Kötelezettségvállalási adatlapon szereplő adatok és a szerződéstervezet adatainak egyezőségéről. Eltérés esetén egyeztet a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységgel, amely gondoskodik az adatok egyezősége érdekében szükséges intézkedések végrehajtásáról.
(4) Az adatok egyezősége esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szükséges adatokat rögzíti a Forrás SQL-rendszerben, majd a rendszerből Kiadási kötelezettségvállalási bizonylatot nyomtat és azt – ellenőrzést követően – jóváhagyólag aláírja.
(5) Fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződés szerinti fizetési kötelezettség és az előirányzat-felhasználási terv összhangját is ellenőrzi.
(6) A szükséges forrás rendelkezésre állását a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a kötelezettségvállalás ellenjegyzése útján a szerződéstervezet valamennyi rendelkezésére bocsátott példányán igazolja. Az ellenjegyző az ellenjegyzést vagy megtagadásának tényét a Kötelezettségvállalási adatlapon is rögzíti. Az ellenjegyzés megtagadását a Kötelezettségvállalási adatlapon indokolni szükséges.
(7) Igazgatási előirányzat terhére történő kötelezettségvállaláshoz, a nettó – általános forgalmi adót nem tartalmazó – 5 millió Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó szerződések esetén a közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkár előzetes egyetértése szükséges. Az egyetértés beszerzéséről a Költségvetési és Kontrolling Főosztály gondoskodik a kötelezettségvállalás ellenjegyzésének keretében. A közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkár egyetértését a Kötelezettségvállalási adatlapon aláírásával igazolja.
(8) Az ellenjegyzést követően a Költségvetési és Kontrolling Főosztály a szerződéstervezetet – a rendelkezésére bocsátott példányszámban a Kötelezettségvállalási adatlappal együtt – 8 munkanapon belül visszaküldi a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység részére.
(9) Amennyiben a kötelezettségvállalás nem felel meg a vonatkozó szabályozásban foglaltaknak vagy nem áll rendelkezésre a teljesítéshez szükséges összeg, az ellenjegyzésre jogosultnak erről a Kötelezettségvállalási adatlap megküldésével tájékoztatnia kell a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőt, valamint a közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkárt.
A szerződés aláírása
6. § (1) A költségvetési ellenjegyzést követően a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője aláírásával jóváhagyja a Szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.
(2) Amennyiben a szerződés pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmaz, a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a véleményezési eljárást követően aláírásával jóváhagyja a Szerződéses adatlapban foglaltakat, és gondoskodik a szerződés felek által történő aláírásáról.
(3) Az NFGM és a szerződő fél(ek) részére a szerződés egy-egy aláírt példányának rendelkezésre állását kell biztosítani.
(4) A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződést a szerződés értéke szerint kötelezettségvállalásra jogosult vezető, míg a pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó szerződést a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője vagy a megállapodás tárgya szerint illetékes felsővezető írja alá.
(5) A kötelezettségvállalásra jogosultak meghatározását – értékhatárok szerint – az NFGM Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatai ellátásáról és a döntési eljárásokról szóló NFGM utasítás, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet adott évre vonatkozó egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló utasítás, továbbá a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium egyes fejezeti kezelésű előirányzatai kezeléséről és pályázatos úton nyújtott támogatásainak lebonyolításáról szóló rendelet tartalmazza.
(6) A felek által aláírt szerződés NFGM-et illető eredeti példányát, a jóváhagyott Szerződéses adatlapot és pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés esetén a Kötelezettségvállalási adatlapot a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője a szerződés létrejöttét követően haladéktalanul továbbítja a Szerződéstár kezelője részére.
(7) A szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó, a szerződő felek által aláírt szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát továbbítja a Közbeszerzési Főosztály részére.
(8) Abban az esetben, ha a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződéstervezetet a szerződő felek nem írják alá (a szerződés nem jön létre), a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység köteles erről a Kötelezettségvállalási adatlap visszaküldésével egyidejűleg tájékoztatni a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt és a Közbeszerzési Főosztályt. A Kötelezettségvállalási adatlapon a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek írásban kell rögzítenie a szerződéskötés meghiúsulásának tényét, röviden indokát, és ezt aláírásával kell igazolnia.
A szerződések nyilvántartásba vétele, megőrzése
7. § (1) A Szerződéstár kezelője az aláírt szerződés, a Szerződéses adatlap és a Kötelezettségvállalási adatlap alapján felelős:
a) a Szerződéses adatlap, a Kötelezettségvállalási adatlap és a szerződés NFGM-et illető példányának – egy file-ban történő – digitalizálásáért;
b) a szerződés eredeti példányának szerződéstár – erre a célra fenntartott – irattárába helyezéséért és a művelet iratkezelési rendszerben – Iratkezelési Utasításban előírtak szerint – történő rögzítéséért;
c) a file (digitalizált szerződés, Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap) szerződéstárban történő archiválásáért, a kapcsolódó metaadatok rögzítéséért és a Szerződéses adatlapon szereplő adatoknak megfelelő jogosultságok beállításáért a 8. § szerint.
(2) A Szerződéstár kezelője a szerződések államháztartásról szóló törvényben meghatározott adatainak közzététele érdekében a törvényben meghatározott tartalommal és a törvényben meghatározott határidőre figyelemmel gondoskodik a Szerződéstárban rögzített releváns adatoknak a közzétételért felelős Kommunikációs Főosztály részére történő továbbításáról.
(3) A Kommunikációs Főosztály a (2) bekezdésben meghatározott adatokat a minisztérium honlapján közzéteszi, az államháztartásról szóló törvényben meghatározottak szerint.
Szerződéstár kezelése, jogosultsági rendszer
8. § (1) A szerződéstár az aláírt szerződés és a kapcsolódó adatlapok (Szerződéses adatlap, Kötelezettségvállalási adatlap) digitális képének gyors visszakereshetőségét biztosítja. A szerződéstár üzemeltetéséért a Szerződéstár kezelője, annak az igények szerinti fejlesztéséért az Informatikai Főosztály a felelős.
(2) A szerződéshez olvasási jogot kell biztosítani:
a) a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének/a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek,
b) az a) pontban meghatározottak vezetőjének (felsővezető),
c) a szakmai teljesítés igazolására jogosult munkatársnak,
d) a Költségvetési és Kontrolling Főosztály kijelölt munkatársainak,
e) a Jogi Főosztály kijelölt munkatársainak és
f) a Közbeszerzési Főosztály kijelölt munkatársainak.
(3) A (2) bekezdésben meghatározott személyeken túl a szerződéstárhoz olvasási jogot, a szerződéstárhoz való hozzáférést a szerződéstár kezelője a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetője/kötelezettségvállalásra jogosult vezető (kötelezettségvállaló) vagy az előzőek vezetőjének (felsővezető) írásbeli feljegyzése alapján adhat.
(4) A Szerződéses adatlapon szolgálati vagy államtitokként minősített szerződések esetében olvasási jog az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény alapján kizárólag a minősítőt, a titokbirtokost és a titokvédelmi felügyelőt illeti meg. A minősített adatok kezelési rendjével kapcsolatos részletes szabályokat a minősített adatok minisztériumi kezelésének rendjéről szóló utasítás tartalmazza.
(5) A minősített szerződések esetében a (4) bekezdésben meghatározott személyeken túl olvasási jog csak a minősítő engedélyével biztosítható.
(6) A digitalizált szerződéseket megfelelően azonosítható fájlnévvel kell ellátni a következők szerint: az érintett területet (igazgatás vagy fejezet)_a kötelezettségvállalás azonosító száma_és a keletkezés dátuma (pl. igazgatás vagy fejezet –I/F]_[szerződés száma]_[év].kiterjesztés pl. i_kz006644_2007.pdf).
(7) A fájl digitalizálásával párhuzamosan az adott szerződéshez kapcsolódóan a Szerződéstár kezelőjének rögzíteni kell a következő metaadatokat:
a) Azonosító (a szerződéstár által felkínált és nyilvántartott egyedi azonosító; a módosítás egyedi sorszámhoz rendelése és a módosítás verziójának jelölése a szerződéstár kezelőjének a feladata)
b) Kötelezettségvállalás azonosítója
c) Iktatószám
d) Az NFGM szerződő (külső) partnere
e) Szerződés típusa
f) Szerződés tárgya
g) Szerződéskategória (témakör)
h) Szerződés összege (bruttó) [kötelezettségvállalás teljes összege, nettó összeg + áfa]
i) Szerződés összege (nettó) [áfa nélküli összeg]
j) Szerződés felek általi aláírásának napja
k) A szakmai teljesítés véghatárideje
l) Kötelezettségvállaló neve
m) Szakmai teljesítésigazoló neve
n) Jogelőd
o) Jogutód
p) Szervezeti egység
q) Minősítés
r) Közbeszerzés ténye
s) Közbeszerzésre vonatkozó megjegyzés
(8) Abban az esetben, ha szervezeti átalakulásból eredően a szerződést kezdeményező szervezeti egység megszűnik/átalakul stb., a megszűnő/átalakuló szerződést kezdeményező szervezeti egység feladata, hogy a szerződéstárban hozzá rendelt szerződések vonatkozásában a Szerződéstár kezelőjét a jogutódról tájékoztassa.
A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések teljesítésigazolása
9. § (1) A költségvetési előirányzatot érintő pénzforgalmat csak a teljesítés igazolása alapján lehet érvényesíteni. A teljesítés igazolására jogosult személyt – a szerződésben való feltüntetés útján – a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője jelöli ki.
(2) A teljesítés igazolása során meg kell győződni arról, hogy a feladat elvégzése előírásszerűen, a szerződésben foglaltak szerint megtörtént-e, illetőleg az ellenérték kifizetése megalapozott-e, amelyet a szerződésben meghatározottak szerint kell igazolni.
(3) Amennyiben a szerződésszerű teljesítéssel kapcsolatosan kifogás nem merül fel, a teljesítés igazolására jogosult személy a teljesítést az utasítás 3. számú mellékletében található nyomtatvány „Teljesítésigazolás és kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján igazolja, és a nyomtatvány egy példányát az NFGM-mel szerződő fél részére továbbítja. A számla kiállítására a nyomtatvány birtokában és alapján kerülhet sor, azzal, hogy a számla kiállításának a szerződésben meghatározott részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kell igazodnia.
(4) A szerződő fél által kiállított számlát a teljesítés igazolására jogosult személy ellenőrzi.
(5) A kifizetést a kötelezettségvállalásra jogosult vezető engedélyezi az utasítás 3. számú mellékletében található, a „Teljesítésigazolás” rovatok tekintetében már kitöltött és aláírt nyomtatvány NFGM-et illető példánya „Kifizetés engedélyezése” rovatainak kitöltése és aláírása útján. Tanulmányok esetén a kifizetés engedélyezéséhez a kabinetfőnök jóváhagyása is szükséges. A nyomtatványon minden esetben fel kell tüntetni a részteljesítésekhez (részfeladatokhoz) kapcsolódó ügyletkódot és (rész)összeget.
(6) Ha valamely okból a kifizetés nem engedélyezhető, akkor a teljesítés igazolására jogosult személy gondoskodik a számla kiállítójának tájékoztatásáról, és szükség esetén intézkedik a hiánypótlás iránt.
(7) A kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt – az Iratkezelési Utasításban előírtak betartásával – továbbítja a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére.
(8) Azon előirányzatok esetében, amelyeknél a pénzügyi-számviteli feladatokat közreműködő szervezet végzi, a kötelezettségvállalásra jogosult vezető a megfelelően kiállított számlát és az általa az (5) bekezdés szerint jóváhagyott nyomtatványt a közreműködő szervezet részére továbbítja.
(9) Amennyiben támogatási szerződés – jogszabály vagy belső utasítás alapján – előlegfizetésről vagy a támogatási összeg kifizetése tekintetében előfinanszírozásról rendelkezik, a kötelezettségvállalásra jogosult vezetőnek a 3. melléklet szerinti nyomtatvány „Kifizetés engedélyezése” rovatainak értelemszerű kitöltése és aláírása útján kell gondoskodnia a pénzügyi teljesítés engedélyezéséről, továbbá a nyomtatvány Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó közreműködő szervezet részére történő továbbításáról.
Érvényesítés,
utalványlap ellenjegyzése, utalványozás
10. § A teljesítésigazolást követően, a kifizetendő számlát a Költségvetési és Kontrolling Főosztály is ellenőrzi és a Forrás SQL-rendszerből nyert Kiadási utalványrendelet használatával az érvényesítésre, ellenjegyzésre és utalványozásra vonatkozó belső utasításokban rögzített eljárásrend szerint jár el, ide nem értve azon előirányzatokat, amelyeknél a pénzügyi-számviteli feladatokat közreműködő szervezet végzi.
A szerződés módosítása,
teljesítés nélkül történő megszűnése
11. § (1) A szerződés módosításának folyamatára a szerződéskötésre vonatkozó szabályokat azzal a különbséggel kell alkalmazni, hogy a Szerződéses adatlap módosítás rovatában meg kell jelölni azon szerződés azonosítóját, amelyre a szerződésmódosítás vonatkozik.
(2) Amennyiben a szerződés nem teljesítéssel szűnik meg, a szerződésben rögzített feltételek szerint kell eljárnia a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egységnek, azzal, hogy a véleményezőket a szerződés megszüntetésébe – a kapcsolódó dokumentumok véleményeztetése útján – be kell vonni.
(3) A (2) bekezdésben foglaltak esetén a szerződés megszüntetését követően a szerződés lezárására vonatkozó rendelkezéseket megfelelően alkalmazni kell.
A pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződés lezárása
12. § (1) A szerződés teljes körű szakmai és pénzügyi teljesítését követően a szerződést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének gondoskodnia kell a szerződés lezárásáról.
(2) A szerződés lezárását a – 4. számú mellékletben szereplő – Kötelezettségvállalás lezárása nyomtatvány kitöltése útján kell igazolni, és azt a Költségvetési és Kontrolling Főosztály vagy a pénzügyi-számviteli feladatokat ellátó közreműködő szervezet részére kell továbbítani.
(3) A szerződés lezárásakor a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetőjének intézkednie kell a szerződésben rögzített, de fel nem használt összeg (maradvány) rögzítése és a maradvány felszabadításának engedélyeztetése iránt.
(4) A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló NFGM utasításban foglaltak alapján a közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési Főosztályt tájékoztatni.
Záró rendelkezések
13. § (1) Ez az utasítás 2008. szeptember 15-én lép hatályba, rendelkezéseit az ezt követően indított szerződéskötési eljárásokra kell alkalmazni.
Bajnai Gordon s. k.,
nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter
1. számú melléklet a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasításhoz
AZ NFGM SZERZŐDÉSSEL ÉRINTETT SZERVEZETI EGYSÉGEI, MUNKATÁRSAI |
||
Szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység: |
|
|
Kötelezettségvállaló: |
|
|
Szakmai teljesítésigazoló: |
|
|
További érintett munkatársak (olvasási jogosultság biztosítandó a szerződéstárhoz): |
|
|
Jogelőd szervezeti egység: |
|
|
Jogutód szervezeti egység: |
|
|
SZERZŐDÉS – ALAPADATOK |
||
Kötelezettségvállalás azonosítója: |
|
|
AZ NFGM szerződő (külső) partnere: |
|
|
Szerződés típusa: |
|
|
Szerződéskategória (témakör): |
|
|
Szerződés tárgya: |
|
|
Szerződés összege: |
Nettó: |
Bruttó: |
Szerződés felek általi aláírásának napja: |
|
|
A szakmai teljesítés véghatárideje: |
|
|
Szerződés minősítése: ⬜ Nem minősített ⬜ Üzleti titok ⬜ Államtitok ⬜ Szolgálati titok |
||
Közbeszerzés: |
Amennyiben nem közbeszerzés, annak indoka: |
|
⬜ Igen |
⬜ Értékhatár alatti |
⬜ Kizárólagos jog/műszaki sajátosság |
⬜ Nem |
⬜ Kbt. 4.számú mellékletébe tartozó szolgáltatás |
⬜ Alaptevékenységhez fűződő tanácsadás |
MÓDOSÍTÁS |
||
Módosításra került szerződés azonosítója: |
||
Megjegyzés: |
Budapest, 200… |
|
Szerződéskötsét kezdeményező |
2. számú melléklet a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasításhoz
KÖTELEZETTSÉGVÁLLALÁS ADATAI |
|||||
Kötelezettségvállalás azonosítója: |
|||||
Az NFGM szerződő (külső) partnere: |
|||||
Szerződő fél (felek) székhelye (lakóhelye): |
|||||
Szerződő fél (felek) adószáma (adóazonosító jele): |
|||||
Szerződő fél (felek) bankszámlaszáma: |
|||||
Szerződés tárgya: |
|||||
Forrás: ⬜ Tárgyév ⬜ ……………….. évi maradvány ⬜ Egyebek |
|||||
Kiadási előirányzat megnevezése: |
ÁHT-azonosító: |
||||
Szerződés összege: |
Nettó: |
Bruttó: |
|||
Teljesítési adatok |
|||||
Szakmai teljesítés(ek) határideje |
Nettó összeg |
Áfa |
Bruttó összeg |
Pénzügyi teljesítés |
Ügyletkód |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Kötelezettségvállalás ellenjegyzése (Költségvetési és Kontrolling Főosztály) |
||
Ellenjegyző neve, beosztása: |
||
Ellenjegyzés dátuma: |
Ellenjegyző aláírása: |
|
Ellenjegyzés eredménye: |
❑ Forrás rendelkezésre áll ❑ Ellenjegyzés megtagadva |
|
Ellenjegyzés megtagadásának indoka: |
Szerződés aláírása meghiúsult: |
|
Meghiúsulás indoka: |
|
Budapest, 200… |
|
3. számú melléklet a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasításhoz
TELJESÍTÉSIGAZOLÁS |
|||
Alapadatok |
|||
Szerződő fél(ek) megnevezése (külső partner): |
|||
Szerződés tárgya: |
|||
|
Kötelezettségvállaló |
Teljesítésigazoló |
Ügyintéző |
Szervezeti egység megnevezése: |
|
|
|
Név: |
|
|
|
Beosztása: |
|
|
|
1 A számlán szerepeltetni kell!
Kifizetés forrása: |
||||
Az előirányzat megnevezése: |
ÁHT-azonosító: |
|||
Forrás: ⬜ Tárgyév ⬜ ………… évi maradvány |
A szerződés ezen pénzügyi teljesítés |
Nettó: |
Bruttó: |
2 Ha nem Ft, a megfelelő devizanem kitöltendő!
Teljesítés/támogatás tartalma |
Teljesítés dátuma |
Ügyletkód1 |
Összege ( Ft vagy …….… )2 |
||
nettó |
áfa |
bruttó |
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Összesen: |
|
|
|
A teljesítést, a feladat szakszerű elvégzését, szolgáltatás teljesítését/a támogatás kifizetésének jogosságát igazolom. |
|
|
Budapest, 200…... |
hó …… nap |
………………………………… |
KIFIZETÉS ENGEDÉLYEZÉSE |
||
A tanulmány ellenértékének kifizetését jóváhagyom. (CSAK TANULMÁNYOK ESETÉN!) |
||
Budapest, 200…... |
hó …… nap |
|
Az alábbi számla (számlák) kifizetését a szerződés _____________ pontja(i) alapján engedélyezem. |
||
Budapest, 200…….. hó …… nap |
4. számú melléklet a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasításhoz
Alapadatok |
|||
|
Kötelezettségvállaló |
Teljesítésigazoló |
Ügyintéző |
Szervezeti egység megnevezése: |
|
|
|
Név: |
|
|
|
Beosztása: |
|
|
|
Kötelezettségvállalás adatai |
|||
Köt.váll. azonosító: |
ÁHT-azonosító: |
||
Szerződő fél(ek) megnevezése: |
|||
Szerződés tárgya: |
|||
A pénzügyi teljesítésre vonatkozó adatok |
|||
Szerződés teljes bruttó összege (Ft): |
|||
A szerződés terhére kifizetett bruttó összeg (Ft): |
|||
A szerződésben fennmaradt összeg, amely lezárható (Ft): |
Nettó: |
Bruttó: |
|
Visszafizetés esetén, annak indoklása és összege: |
Nettó: |
Bruttó: |
|
Kifizetés forrása |
|||
Forrása: ⬜ Tárgyév ⬜ Tárgyévi maradvány ⬜ ………… évi maradvány |
|||
Az előirányzat megnevezése: |
|||
Ügyletkód(ok): |
Szervezeti egység vezetője
(vagy az általa írásban kijelölt személy neve)
5. számú melléklet a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasításhoz
Az utasítás az NFGM belsõ honlapján 2008. szeptember 25-én került közzétételre. Az utasítást az 17/2010. (IV. 30.) NFGM utasítás XXXII. pontja hatályon kívül helyezte 2010. május 3. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás