13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás
13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasítás
a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés rendszeréről*
1. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
1. Költségvetés tervezése
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. |
A PM tervezési körirata alapján az ÖM közjogi és koordinációs szakállamtitkára kiadja a belső tervezési intézkedését (ÖM XI. fejezetre). |
Felelős: a közjogi és koordinációs szakállamtitkár |
Áht.; |
A tervezési körirat alapján kiadott belső tervezési intézkedés. |
A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. |
PM tervezési körirat megjelenése késhet, ez esetben a belső határidők szűkösek. |
A tervezési köriratban és a kiadott belső tervezési intézkedésben meghatározott határidők. |
A közjogi és koordinációs szakállamtitkár |
évente |
|
2. |
Az ÖM és az irányítása alá tartozó önálló költségvetési szervek az intézményi költségvetésre és a fejezeti kezelésű előirányzatokra tervet készítenek. |
Felelős: PEF kijelölt vezetői, munkatársai, illetve az intézményvezetők |
Áht.; |
Fejezeti előirányzatokra elkészített tervek, amelyek tartalmazzák a fejlesztési többletigények összeállítását. |
A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. |
Nem érkeznek vissza határidőre a tervezési adatlapok; |
Szakmai tervek; |
Intézményvezetők, ÖM kijelölt főosztályainak vezetői; |
évente |
|
3. |
A beérkezett anyagok ellenőrzése és összesítése. |
Felelős: PEF kijelölt munkatársai; az intézményi költségvetési tervekért, az ÖM kijelölt főosztályainak vezetői az általuk kezelt fejezeti sorokért. |
Áht.; |
Az egyes fejezeti sorokhoz tartozó terv elkészítése szakmai és számszaki megalapozottságának ellenőrzése, a fejezeti tervek összesítése. |
A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. |
A megadott adatok pontatlanok, időhiány miatt az ellenőrzés felületes lehet. |
Összesített terv; számszaki ellenőrzés. |
ÖM kijelölt főosztály-vezetői, illetve a felügyeletüket ellátó vezetők. |
évente |
|
4. |
A költségvetési tervek számszaki összeállítása (kiemelt előirányzatok bontásig). |
Felelős: PEF vezetője |
Áht; |
Intézményi költségvetési terv; fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozó költségvetési terv. |
A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. |
Határidőre nem érkeznek meg a résztervek, emiatt e feladat elvégzési határideje csúszik. |
Összesített terv; beérkezés időpontja. |
A közjogi és koordinációs szakállamtitkár és a PEF vezetője. |
évente |
|
5. |
A fejezet szintű normaszöveg javaslat elkészítése, megküldése a PM részére. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
Fejezeti normaszöveg- javaslat kidolgozása, amelyben minden érintett szakterület részt vesz. |
A tervezési köriratban meghatározott határidő. |
A normaszöveg- javaslatból kimaradnak, vagy bekerülnek olyan tényezők, amelyek a fejezet mozgásterét szűkítik, korlátozzák. |
Normaszöveg- javaslat. |
Miniszter vagy az általa kijelölt szakállamtitkár, PEF vezetője, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
6. |
Fejezet költségvetési tervének (számszaki) megküldése a PM-be. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
PM részére megküldött fejezeti költségvetési terv |
A tervezési köriratban meghatározott rész/véghatáridő. |
Nem készül el határidőre a költségvetési terv. |
A kész költségvetési terv elküldési időpontja. |
Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
7. |
Egyeztetés PM és az ÖM fejezetek között. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
Végleges fejezeti keret meghatározásra kerül. |
A tervezési köriratban meghatározott határidő. |
Csökkentett források leosztása fordulhat elő mind az intézményi, mind a fejezeti kezelésű előirányzatokra. |
PM táblázatok; |
Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
8. |
Fejezeti indoklás és fejezeti füzet (szöveges indoklás) elkészítése. |
Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt főosztályvezetők. |
Áht.; |
Részletes szöveges indoklás; táblázatok elkészítése, vezetői ellenőrzése. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem kellően részletezett a megküldött táblázatok kitöltése; |
Indoklások megérkezése (rögzített szerkezet kitöltése). |
Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
9. |
Fejezeti indoklás |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
PM-nek eljuttatott részletes indoklás és fejezeti füzet postázása. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem készül el határidőre a költségvetési terv. |
Kész terv elküldésének időpontja. |
Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
10. |
A PM által összeállított költségvetési törvény normaszövegének eljuttatása az intézmények és szakmai főosztályok részére. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
Törvény szövegének javaslata. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem minden, a fejezetet érintő normaszöveg- javaslatot küldi ki a PM. |
Nem értelmezhető. |
Nem értelmezhető. |
Nem értelmezhető. |
|
11. |
Javasolt szöveg véleményezése. |
Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. |
Áht.; |
Intézmény vezetők, és az ÖM vezetői által javasolt normaszöveg- változtatás elkészítése. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem érkeznek meg a szakmai területekről a vélemények időben. |
Vélemények; iktatókönyv, postakönyv. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár |
évente |
|
12. |
Normaszöveg- javaslatok összesítése, |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
PM-nek eljuttatott módosítási javaslatok. |
A tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem minden javaslat kerül be a normaszövegbe. |
Normaszöveg, a megfogalmazott javaslatok tanulmányozása. |
Miniszter vagy az általa felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
évente |
|
13. |
Képviselői vagy bizottsági módosító indítványok fogadása, eljuttatása a megfelelő főosztály(ok), szakállamtitkárok, intézményvezetők részére. |
Felelős: kabinetfőnök és a közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
Módosító indítvány véleményezése. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem teljes körű az OGY honlapjáról leszedett indítványok köre. |
Módosító indítványok; |
Kabinetfőnök és a közjogi és koordinációs szakállamtitkár |
évente |
|
14. |
Módosító indítványra válaszok elkészítése, eljuttatása a Parlamenti Titkárság részére. |
Felelős: Intézményvezetők, az ÖM-ben a tervezési feladatokra kijelölt vezetők. |
Áht.; |
Megválaszolt módosító indítvány elkészítése és továbbküldése a közjogi és koordinációs szakállamtitkár és kabinetfőnök részére. A kabinetfőnök titkársága továbbítja a választ a Parlamenti Titkárság részére. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem minden módosító indítványra érkezik válasz; |
Indítványokra adott válaszok. |
Kabinetfőnök |
évente |
|
15. |
Parlamenti bizottsági üléseken való részvétel, a felmerülő kérdések megválaszolása. |
Felelős: miniszter. |
Áht.; |
Parlamenti titkárnak eljuttatott módosító indítványokra adott válasz, miniszteri felkészítő anyagok elkészítése. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
Nem képviselteti magát a Parlamentben a fejezet. |
Ülések jegyzőkönyvei. |
Miniszter vagy az általa felkért személy. |
évente |
|
16. |
OGY által elfogadott költségvetés alapján a miniszter felügyelete alatt álló hivatalok számára intézményi költségvetés keretszámainak kiadása, felszólítás az elemi költségvetés készítésére. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
OGY által elfogadott költségvetés; |
Tárgyév január 10. |
Ha az intézmények nem ismerik meg időben keretszámaikat. |
– |
– |
– |
|
17. |
Kincstári költségvetés elkészítése, és eljuttatása a MÁK részére. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
Kincstári költségvetés elkészítése, eljuttatása a MÁK-hoz. |
Tárgyév január 15-ig. |
Ha nem jut el határidőre a költségvetés a MÁK-ba, nem kerülnek megnyitásra az előirányzatok. |
Költségvetési törvény |
Miniszter vagy az általa felkért szervezeti egység vezetője vagy testület. |
évente |
|
18. |
Elemi költségvetés elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője, intézményvezetők. |
Áht.; |
Elemi költségvetések elkészítése. |
A tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
A végrehajtók nem tartják be a határidőt. |
Elemi költségvetés; leadási határidők. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár |
évente |
|
19. |
Elemi költségvetés elfogadása. |
Felelős és végrehajtó(k): ÖM tekintetében a miniszter, felügyelt intézmények vonatkozásában az intézmények vezetői. |
Áht.; |
Elfogadott elemi költségvetés. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
A határidő be nem tartása. |
– |
– |
– |
|
20. |
Elemi költségvetés aláírása. |
Felelős és végrehajtó(k): miniszter, közjogi és koordinációs szakállamtitkár, intézmények vezetői. |
Áht.; |
Szervezet felügyeletét ellátó szervezet vezetője által aláírt elemi költségvetés. |
Folyamatosan a tervezési köriratban meghatározott véghatáridőt figyelembe véve. |
A határidő be nem tartása. |
– |
– |
– |
|
21. |
ÖM elemi költségvetés rögzítése a FORRÁS- rendszerben. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
FORRÁS- rendszerben rögzített költségvetés. |
Jóváhagyást követően folyamatosan. |
Ha késedelmesen rögzítik az elemi költségvetést a számviteli rendszerben, addig nem lehet az adott évre kötelezettségvállalást és kifizetést rögzíteni. |
FORRÁS- rendszerben felrögzített költségvetés |
PEF vezetője |
évente |
2. Előirányzat-gazdálkodás
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás a Kormány hatáskörében |
|||||||||
|
1. |
Kormányhatározat a fejezetek közötti átcsoportosításról, általános költségvetési tartalék felhasználásáról. |
Felelős: Kormány. |
Áht.; |
Kormányhatározat előkészítése, korm. határozat. |
Nem értelmezhető. |
– |
– |
– |
– |
|
2. |
A Kormány hatáskörében meghozott előirányzat módosítás nyilvántartása. |
Felelős: Pénzügy- minisztérium. |
Áht.; |
Ügyirat: költségvetési törvényi előirányzat- módosítás dokumentuma. |
Határozat meghozatalától számított 5 munkanapon belül. |
– |
– |
– |
– |
|
3. |
A PM tájékoztatása alapján a fejezetet érintő előirányzat változtatás iktatása, és továbbítása a MÁK részére. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht,; |
Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. |
A határozat kézhezvételét követő 3 munkanapon belül. |
– |
– |
– |
– |
|
4. |
Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. |
Felelős: MÁK. |
Áht.; |
Módosított előirányzat, MÁK-értesítés elkészítése. |
– |
– |
– |
– |
– |
|
5. |
A megváltoztatott előirányzat felvitele a FORRÁS-rendszerbe. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. |
A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. |
Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. |
MÁK-értesítő és FORRÁS-adatbázisa. |
PEF főosztályvezetője által kijelölt vezetők. |
Előirányzat változásonként. |
|
Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás felügyeleti szerv hatáskörében |
|||||||||
|
1. |
Előirányzat átcsoportosítás, -módosítás kezdeményezése a felügyelt intézmény vagy az ÖM PEF részéről. |
Felelős: felügyelt intézmény vezetője vagy a PEF vezetője. |
Áht., |
Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzat- átcsoportosítás, -módosítás igényét. |
– |
Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzat- átcsoportosítás, -módosítás indokoltsága. |
Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adattartalmának ellenőrzése. |
Intézmény- felügyeletet ellátó szakállamtitkár és/vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Előirányzat- átcsoportosítás, -módosítás valamennyi esetében. |
|
2. |
Felügyeleti szerv vezetőjének, vagy megbízása alapján a közjogi és koordinációs szakállamtitkár határozata a fejezeten belüli előirányzatok átcsoportosításáról, módosításáról. |
Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht., |
Miniszter, vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár határozata. |
Az előterjesztés átvételétől számított 15 napon belül. |
Előfordulhat, hogy nem a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. |
Határozat a fejezet alá tartozó előirányzatok változtatásáról. |
Miniszter által felkért személy, szervezeti egység vagy testület. |
Félévente |
|
3. |
A felügyeleti hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása, továbbítása a MÁK irányába. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht., |
Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. |
A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. |
Ha nem történik meg a döntés továbbítása időben a MÁK felé, ezért azt év vége után már a MÁK nem tudja átvezetni. |
Iktatási rendszer |
PEF vezetője által kijelölt vezető beosztású személy. |
havonta egyszer |
|
4. |
Kincstár által nyilvántartott kiemelt előirányzatok változtatása. |
Felelős: MÁK. |
Áht., |
Módosított előirányzat. |
– |
– |
– |
– |
– |
|
5. |
A megváltozott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. |
Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők. |
Áht., |
FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. |
A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. |
Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. |
MÁK-értesítő és a FORRÁS adatbázisa. |
PEF vezetője. |
havonta |
|
Előirányzat-átcsoportosítás, -módosítás költségvetési szerv hatáskörében |
|||||||||
|
1. |
Előirányzat- átcsoportosítás, módosítás kezdeményezése ÖM PEF vagy szakmai főosztályok részéről. |
Felelős: a PEF vagy szakmai főosztály vezetője. |
Áht., |
Döntés-előkészítő anyag megírása, amelyből kiderül, hogy mi indokolja az előirányzat- átcsoportosítás, módosításigényét. |
– |
Ha az előirányzat átcsoportosítási, -módosítási javaslat nem elég megalapozott. |
Szakmai előterjesztés, főkönyvi nyilvántartások adattartalmának ellenőrzése. |
Területet felügyelő szakállamtitkár és/vagy közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Előirányzat átcsoportosí- |
|
2. |
Előirányzat- változtatásról szóló döntés. |
Felelős és végrehajtó: miniszter, vagy az általa megbízott közjogi és koordináció szakállamtitkár. |
Áht., |
Előterjesztésről írásbeli döntés születik. |
Az előterjesztésnek a döntéshozóhoz való eljuttatását követő 15 napon belül születik meg a döntés, amelyet 3 munkanapon belül továbbítani kell a PEF felé. |
Ha az előterjesztés nem elég részletes ahhoz, hogy megítélhető legyen az előirányzat- átcsoportosítás, -módosítás indokoltsága. Nem minden esetben a törvényi szabályozásnak megfelelő a módosítások kezdeményezése. Az előirányzat változtatására már nem biztosítható pénzügyi fedezet. |
Előirányzat- módosítási igény; |
Miniszter által felkért személy vagy szervezeti egység. |
minimum félévente |
|
3. |
A költségvetési szerv hatáskörben meghozott előirányzat változtatás iktatása és továbbítása a MÁK felé. |
Felelős: |
Áht., |
Módosítás dokumentuma a pénzügyminiszter rendeletében és tájékoztatójában közzétett formában. |
A határozat kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. |
Nem, vagy nem időben kerül továbbításra a döntés a MÁK felé, amely azt nem tudja időben átvezetni a nyilvántartásán. |
Iktatórendszer, döntésről szóló levél. |
PEF vezetője. |
havonta |
|
4. |
Kincstár által nyilvántartott a kiemelt előirányzatok módosítása. |
Felelős: MÁK. |
Áht., |
Módosított előirányzatról szóló MÁK-értesítés. |
– |
– |
– |
– |
– |
|
5. |
A megváltoztatott előirányzat felvitele az informatikai rendszerbe. |
Felelős: PEF vezetője által megbízott vezető. |
Áht., |
FORRÁS- rendszerben rögzített, módosított előirányzat. |
A kincstári értesítést követő 3 munkanapon belül. |
Helytelen vagy késedelmes adatrögzítés. |
FORRÁS-rendszer nyilvántartása. |
PEF vezetője |
havonta |
3. Könyvvezetés
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Főkönyvi évnyitás |
|||||||||
|
1. |
Költségvetési szerkezet felépítése. |
Felelős: PEF Számviteli Osztály (SZO) vezetője. |
Áht., |
Jóváhagyott költségvetési törvény szerint a számviteli rendszerben ki kell alakítani a költségvetési szerkezetet. |
Tárgyév január 15-ig. |
Ha nem a költségvetési törvényben jóváhagyott szerkezetben építik fel a számviteli rendet, akkor helytelen könyvelés esetén nehezebb a helyzetet tisztázni. |
Költségvetési törvény, illetve költségvetési szerkezet összehasonlítása. |
PEF vezetője. |
évente |
|
2. |
Év megnyitása a főkönyvben. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht.; Számv. tv.; |
Főkönyvi számlák megnyitása a jogszabályi változások figyelembevételével, évnyitással összefüggő feladatok ellátása. |
Tárgyév január 15-ig. |
Helytelen főkönyvi számla alkalmazása. |
Alkalmazott főkönyvi számlák összehasonlítása a jogszabályban foglalt kötelezően alkalmazandó főkönyvi számlákkal. |
PEF vezetője |
évente |
|
Adóügyek kezelése |
|||||||||
|
1. |
Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja és járulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj stb.), adó- és járulékkifizetéssel összefüggő adatszolgáltatás, áfabevalláshoz információ átadása a PEF Intézmény- gazdálkodási Osztály vezetője által kijelölt adóbevallás elkészítéséért felelős munkatársa felé. |
Felelős: PEF Intézménygazdálko- |
Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; áfatv.; Flt.; |
Adatszolgáltatás az áfa, szja, tb, eho, maj, magánnyugdíj- pénztári bevalláshoz. |
Bevallási határidőt megelőző minimum 3 munkanappal. |
Ha az adatszolgáltatás nem pontos, vagy nem teljes körű, ebből adódóan a bevallás is helytelen lesz. Késedelmesen történik az adatszolgáltatás. |
Főkönyv, adatszolgáltatáshoz felhasznált bizonylatok. |
PEF IGO vezetője tételesen, PEF vezetője szúrópróbaszerűen. |
havonta |
|
2. |
Illetmény kifizetéséhez, bérjellegű költségtérítéshez, kapcsolódó, külső személyi juttatással, egyéb szja- és járulékvonzattal járó (pl.: repi, magánszemély által felszámított bérleti díj, telefonadó stb.) adó, járulékbevallás elkészítése, adó, járulékbefizetés lebonyolítása, áfabevallás és -befizetés elkészítése. |
Felelős: PEF Intézmény- gazdálkodási Osztály vezetője. |
|
Adóhatóság felé továbbított bevallások. |
Befizetés, bevallás a jogszabályban rögzített határidő szerint. |
Ha a bevallás nem készül el időben, vagy pontatlan alapadatok, dokumentumok kerülnek felhasználásra a bevalláshoz. |
Elkészült bevallás beadási időpontja. |
PEF IGO vezetője tételesen, a PEF vezetője szúrópróba- szerűen. |
havonta |
|
3. |
Adóhatóság által vezetett adófolyószámla ellenőrzése, rendezése. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; Áfa-tv.; Flt. |
Adófolyószámla- kivonat, folyószámla- kivonat; |
Befizetés: tárgyhót követő hó 12. |
Adóhatóság pontatlansága, hosszadalmas egyeztetést igényelhet. |
Elkészült bevallás, főkönyv, elektronikusan elérhető adó folyószámla vizsgálata. |
PEF vezetője. |
negyedévente |
|
4. |
Egyéb, adóhatóság felé teljesítendő adóbevallás és adatszolgáltatási kötelezettség ellenőrzése, teljesítése. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Szja tv.; Art.; Mnytv.; Eho tv.; Tbj.; Áfa-tv.; Flt. |
Egyéb kötelezettségekhez kapcsolódó bevallások és adatszolgáltatások teljesítése. |
Jogszabályokban meghatározott időpont. |
Helytelen adatszolgáltatás, vagy bevallás pénzbüntetéssel járhat. |
Elektronikus bevallás és adatszolgáltatás, kapcsolódó főkönyvi számlák és analitika. |
PEF vezetője. |
negyedévente legalább egyszer |
|
Fejezeti és intézményi átutalásos kifizetések végrehajtása |
|||||||||
|
1. |
A kifizetésről levél írása a PEF vezetője részére, szakmai teljesítésigazolás csatolása. |
Felelős: szakterületek vezetői. |
Áht.; |
Levél; számla/megrendelés, szerződés, szállítólevél, szakmai teljesítés igazolás csatolása. |
Folyamatos |
Ha nem megfelelő bizonylatokkal felszerelt, a kifizetésre vonatkozó levél. |
Kifizetéseket igazoló felszerelt számla. |
IGO (intézményi), |
folyamatos |
|
2. |
A számla ellenőrzése, utalványrendelet elkészítése. |
Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője |
Áht., Számv. tv., Áfa tv.; |
A számla, kifizetésről szóló alapbizonylatok ellenőrzését követően el kell készíteni az utalványrendeletet. A kiadások teljesítését, bevételek elrendelését megelőzően meg kell győződni a kifizetés jogosultságáról, összegszerűségéről, fedezet meglétéről, a szolgáltatás, áruszállítás átvételéről, a számviteli bizonylatok kiállításának alaki és tartalmi követelményeinek meglétéről, a szakmai teljesítésigazolást kiállító személy jogosultságáról, utóbbi személy aláírásának hitelességéről. Fent felsorolt feltételek fennállása esetén megtörténhet az utalványrendelet érvényesítése. |
Az alapbizonylatok beérkezését követő egy héten belül, de lehetőleg, még a fizetési határidő előtt. |
Ha nem azonosítható a kifizetéshez tartozó szerződés. |
Megkötött szerződés; |
PEF IGO, FKKO vezetői; |
folyamatos |
|
3. |
Utalványozás, utalvány- |
Felelősök és végrehajtók: utalványozásra, utalványellenjegyzésre jogosult személyek. |
Áht.; |
Utalványozás, utalvány-ellenjegyzés során meg kell győződni a szakmai teljesítésigazolás és érvényesítés megtörténtéről, a gazdasági esemény szabályszerű lebonyolításáról. Ha az utalványozást vagy annak ellenjegyzését végző személy nem ért egyet a kifizetés szabályszerűségével, akkor a jogosítványait csak írásbeli utasításra köteles gyakorolni, melyről 8 napon belül tájékoztatni kell a minisztert. |
Az utalványrendeletek átvételét követő három munkanapon belül, kivéve, ha az utalványozó, utalvány-ellenjegyző szakértőt kér fel a kifizetés jogszerűségének elbírálására. |
Ha alaki hibás vagy fiktív számla kerül kifizetésre úgy, hogy az ellenőrzés során nem derül ki. |
Gazdasági eseményt alátámasztó összes rendelkezésre álló bizonylat. |
Utalványozásra, utalvány- ellenjegyzésre jogosult személyek. |
folyamatos |
|
4. |
Átutalási megbízás kitöltése és elküldése a MÁK részére vagy GIRO-n keresztül történő utalás teljesítése. |
Felelős és végrehajtó: |
Áht.; |
Elküldött utalványrendelet és átutalási megbízás, GIRO-bizonylat. |
Esedékesség előtt 1 munkanappal. |
Késedelmes utalás a jogosultak részére. |
Számla- és szerződés(fizetési határidő, számlaszám). |
PEF vezetője, PEF IGO, FKKO vezetője. |
folyamatos |
|
5. |
Bankkivonat felszerelése. |
Felelős: PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Bankkivonat felszerelése. |
A beérkezéstől számított 3 munkanapon belül. |
Ha nem az összes bizonylat kerül a bankkivonathoz csatolásra, bizonylatok elkallódnak. |
Felszerelt banki kivonatok. |
PEF IGO vezetője; FKKO vezetője. |
folyamatos |
|
6. |
A számviteli rendszerben a kifizetés (bankkivonat) és a nyilvántartás összevetése, a bankkivonat rögzítésre. |
Felelős: PEF Számviteli Osztály vezetője (SZO). |
Áht., Számv. tv.; |
Ellenőrzött listák |
Banki kivonat beérkezését követő 3 munkanapon belül. |
Ha nem derül ki időben egy jogosulatlan banki tranzakció. |
Banki értesítő és számviteli nyilvántartás összevetése. |
PEF SZO vezetője és az által kijelölt munkatársak. |
folyamatos |
|
7. |
Főkönyvi feladás, főkönyvi napló ellenőrzése. |
Felelősök és végrehajtók: PEF IGO; PEF FKKO kijelölt munkatársai. |
Áht., Számv. tv.; |
Főkönyvi napló elkészítése és ellenőrzése. |
Éves ütemterv alapján. |
Ha a főkönyvi naplók ellenőrzésére nincs elég idő vagy az ellenőrzés felületes. |
Főkönyvi napló, feladások. |
PEF IGO vezetője; PEF FKKO vezetője által kijelölt munkatársak, illetve az érintett vezetők. |
éves ütemterv alapján |
|
8. |
Feladott tételek fogadása a főkönyvben, tételek könyvelése. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Gazdasági események könyvelése. |
Jogszabályokban megjelölt határidőig. |
Helytelen könyvelés, nem megfelelő a munkafolyamatba épített ellenőrzés. |
Számviteli nyilvántartási rendszer. |
PEF SZO vezetője, illetve az általa megbízott, munkafolyamatba épített ellenőrzést végző munkatársak. |
folyamatos |
|
9. |
Kötelezettség (pl.: szállítói) állományváltozás összeállítása. |
Felelős: PEF IGO; PEF FKKO vezetői. |
Áht., Számv tv.; |
Kötelezettségeket összesítő analitikus nyilvántartás. |
Havonta |
Ha nem kerül valamely kötelezettségvállalás nyilvántartásba véve. |
Szerződések, analitika. |
PEF IGO; FKKO vezetői, PEF vezetője. |
havonta |
|
Pénztári kifizetések végrehajtása |
|||||||||
|
1. |
Az előlegfelvételi igény jóváhagyása. |
Felelős és végrehajtó(k): PEF vezetője, PEF IGO vezetője |
Áht.; |
Jóváhagyott előlegfelvételi igény bizonylata. |
Folyamatos |
Ha nem a hatályos jogszabályok alapján történik. |
Előleg felvételi igény; engedély |
PEF vezetője. |
folyamatos |
|
2. |
Készpénzigénylés írása a MÁK felé. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Áht.; |
Készpénzfelvételi utalvány kiállítása, MÁK felé való jelzés a készpénzigény összegére, a felvétel időpontjára. |
Az igény előtt 5 nappal. |
Készpénzigény nem megfelelő felmérése. |
Készpénzfelvételi utalvány; pénztári rovancs. |
PEF IGO vezetője. |
alkalmanként |
|
3. |
Kiszállított készpénz pénztárban való elhelyezése és a számviteli rendszerben való rögzítése. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Pénztárkönyv, illetve a számviteli rendszerben a pénztármodul értelemszerű használata. |
Tárgynap. |
Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik a rossz adatrögzítés miatt. |
Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. |
PEF IGO vezetője. |
folyamatos |
|
4. |
Utalványrendelet elkészítése, érvényesítés, utalványozás, utalványellenjegyzés. |
Felelősök és végrehajtók: Utalványozásra, utalvány- |
Áht.; |
Elkészült utalványrendeletet az érvényesítő, utalványozó, utalvány-ellenjegyző aláírja. |
Folyamatos. |
Ha a kifizetés dokumentáltsága, nem teljes körű (hiányzik az előlegfelvételről szóló engedély). |
Utalványrendelet. |
PEF vezetője, PEF IGO vezetője. |
folyamatos |
|
5. |
Előleg kifizetése, rögzítés a számviteli rendszerben. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Áhr., Számv. tv.; |
Kiadott vásárlási előleg. |
Folyamatos. |
Ha a pénztárban többlet vagy hiány keletkezik. |
Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. |
PEF IGO vezetője |
folyamatos |
|
6. |
Az előleg felhasználása után a korábban kiadott előleg visszavételezése bevételi bizonylat ellenében (rögzítés a számviteli rendszerben). |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Előleggel való elszámoltatás lebonyolítása, korábban kiadott előleg visszavétele, illetve számla alapján történő elszámolás rögzítése a számviteli rendszerben. |
Folyamatos. |
Ha nem kerül a bevételezésről kiállításra bizonylat. |
Pénztárkönyv; pénztárbizonylatok. |
PEF IGO vezetője. |
folyamatos |
|
7. |
Főkönyvi feladás |
Felelős: PEF SZO vezetője és az általa kijelölt munkatársak. |
Áht., Számv. tv.; |
Főkönyvi napló. |
Ütemterv alapján. |
Ha a feladás adatai pontatlanok. |
Főkönyv. |
PEF ISZO vezetője. |
|
|
Vagyongazdálkodás |
|||||||||
|
1. |
A tárgyi eszköz nyilvántartásba vételéhez szükséges előkészítés, bizonylatok továbbítása. |
Felelős: PEF vezetője, illetve a tárgyieszköz- beszerzésben érintett vezetők. |
Áht., Számv. tv., Vtv.; |
A nyilvántartáshoz szükséges bizonylatok (számla, szerződés, üzembe helyezési okmány) összegyűjtése az adatrögzítéshez. |
Az eszköz és a bizonylatok átvételétől számított 5 napon belül. |
Ha az eszköz nyilvántartásba vételéhez szükséges adatok csak részben találhatok meg a bizonylatokon (szállítólevél, számla). Üzembe helyezések bizonylatolásának késedelmessége. |
Szerződés; megrendelés. |
PEF vezetője, PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
2. |
Az adatok rögzítése a számviteli rendszerben és bevételezési bizonylat kinyomtatása. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv., Vtv.; |
Bevételezési bizonylatok kiállítása, adatok rögzítése a tárgyieszköz- analitikában. |
Az eszköz és a bizonylatok átvételétől 10 munkanap. |
Az eszköz leltári azonosítója minden esetben kerül-e az eszközre; |
Leltári azonosító; |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
3. |
A bevételi bizonylatok aláírása. |
Felelős és végrehajtó(k): PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Aláírt bevételezési bizonylat. |
Folyamatos. |
Ha a bevételezési bizonylat aláírása késedelmesen történik meg. |
Bevételezési bizonylat. |
PEF vezetője. |
negyedévente, szúrópróba- szerűen |
|
4. |
A bevételezés iratainak lefűzése, illetve továbbítása. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Tárgyieszköz- beszerzéshez kapcsolódó archivált iratok. |
Folyamatos. |
Bizonylatok tárolása nem biztosított a jogszabályban rögzített határideig. |
Iktatás. |
PEF vezetője. |
évente |
|
5. |
Adatok feladása a főkönyv felé. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
Analitika adatainak feladása a főkönyv felé. |
Havonta. |
Ha a feladott adatok nem valósak. |
Analitikafőkönyv. |
PEF SZO vezetője. |
havonta |
|
6. |
Időszaki amortizáció elszámolása (a Számv. tv.-nek megfelelő amortizációt a számviteli rendszer automatikusan elszámolja). |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
Amortizáció elszámolása. |
Negyedévente. |
Ha téves a paraméterezés az informatikai rendszerben. |
Rendszer- paraméterek. |
PEF SZO vezetője. |
negyedévente |
|
7. |
Az érintett egységek jelzése alapján a tárgyi eszköz átadás-átvételi, mozgatási bizonylatok kiállítása. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv., Vtv.; |
Tárgyi eszköz átadás-átvétele, mozgatási bizonylatok kiállítása. |
Folyamatos. |
Ha az eszközök mozgatásáról a PET SZO nem értesül. |
Leltár, analitika összehasonlítása. |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
8. |
A tárgyi eszközök alapadatainak, státusa módosulásának rögzítése a tárgyieszköz- nyilvántartási rendszerben. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv., Vtv.; |
Tárgyi eszköz alapadatainak, státusváltozásainak dokumentálása. |
Folyamatos. |
Ha nem jut el az eszközökben beálló változás a számviteli területre. |
Eszköz- adatváltoztatásához kapcsolódó alapbizonylat adatainak megjelenése az analitikában. |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
9. |
Bizonylat nyomtatása és lefűzése. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
Nyomtatott és lefűzött bizonylatok tárolása. |
Folyamatos. |
Ha a bizonylat őrzése nem garantált. |
Iktatás. |
PEF SZO vezetője. |
évente |
|
10. |
Az eladás, illetve átadás előkészítése (értékfelmérése). |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv., Vtv.; |
Eladás, átadás előkészítésének dokumentációja. |
– |
Ha az értékfelmérés nem pontos. |
Előkészítő dokumentációk. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
eseti |
|
11. |
Eladás, átadás lebonyolítása, számla, illetve bizonylat kiállítása. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár és a PEF vezetője. |
Áht., Számv. tv., Vtv.; |
Számla és bizonylat az eladásról, átadásról. |
Eseti. |
Ha az értékesítés, vagyonátadás nem jogszerűen történik. |
Értékesítéshez, átadáshoz kapcsolódó teljes dokumentáció. |
Miniszter vagy az általa kijelölt személy, vagy szervezet. |
eseti |
|
12. |
Az eladás, illetve az átadás adatainak rögzítése az analitikus nyilvántartási rendszerben. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv., Vtv.; |
Analitikus nyilvántartási rendszerben rögzíteni kell a kivezetéssel kapcsolatos adatokat. |
Az értékesítéstől, átadástól számított 8 napon belül. |
A vagyon- nyilvántartás nem a valós adatokat tartalmazza, mivel a kivezetés elmaradt. |
Főkönyv, analitika, alapbizonylatok összevetése. |
PEF vezetője. |
félévente |
|
13. |
Az adatok feladása a főkönyvhöz. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Feladás a főkönyv felé. |
Havonta. |
Nem minden eszközmozgás kerül rögzítésre eladáskor és értékesítéskor az analitikában, ezért a feladás is pontatlan. |
Gazdasági eseményhez kapcsolódó számviteli alapbizonylatok, főkönyv, analitika. |
PEF SZO vezetője. |
feladásonként |
|
14. |
Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Vagyongazdálkodási beszámoló elkészítése. |
Jogszabályban rögzített határidő előtt 5 nappal. |
Ha a vagyongazdálkodási beszámoló nem készül el határidőre. |
Vagyongazdálkodási beszámolótovábbítás időpontja. |
PEF vezetője. |
évente |
|
15. |
Vagyongazdálkodási beszámoló jóváhagyása és továbbítása az MNV Zrt. felé. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
Vagyongazdálkodási beszámoló. |
Jogszabályban rögzített határidőre. |
Vagyongazdálkodási beszámolót nem továbbítják az MNV Zrt. felé, vagy nem tartják be a jogszabályban rögzített határidőt. |
Vagyongazdálkodási beszámoló. |
Miniszter. |
évente |
|
Követelések nyilvántartása |
|||||||||
|
1. |
Követelést tartalmazó bizonylatok elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Követeléshez kapcsolódó bizonylatok kiállítása. |
Folyamatos. |
Téves számla-előkészítő bizonylat, téves alapadat. |
Követeléshez kapcsolódó bizonylatok alapdokumentumok. |
PEF vezetője. |
folyamatos |
|
2. |
Követelés előírása a pénzügyi és a számviteli rendszerben. |
Felelős: PEF IGO, FKKO és SZO vezetője |
Áht., Számv tv.; |
Követelés előírása a számviteli rendszerben. |
Folyamatos. |
Ha a Számv. tv.-ben meghatározott határidő nincs betartva. |
Alapbizonylatok és könyvelés összevetése. |
PEF vezetője, IGO, FKKO és SZO vezetői. |
folyamatos |
|
3. |
Követelések könyvelése (befolyt bevételek kezelése, folyószámlák vezetése). |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv tv.; |
Követelés könyvelése. |
Folyamatos. |
Ha a könyvelés nem naprakész. |
Számviteli rendszer, gazdasági események alapdokumentáció- jának összevetése. |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
4. |
Fizetési felszólítás kiküldése, ha a fizetési késedelem eléri a 30 napot. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Fizetési felszólítás. |
Folyamatos. |
Késedelmes felszólítás; |
Számviteli rendszer. |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
5. |
Követeléseket tartalmazó analitika negyedéves összesítése és feladása. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Követeléseket tartalmazó analitikus nyilvántartás vezetése. |
Folyamatos. |
Ha az adatfeldolgozás nem naprakész. |
Számviteli rendszer. |
PEF SZO vezetője. |
folyamatos |
|
Főkönyv zárásának előkészítése |
|||||||||
|
1. |
Készpénz-helyettesítő kincstári folyószámlák (intézményi, fedezetbiztosítási, VIP-számlák) nyilvántartása, karbantartása, feltöltése. |
Felelős: PEF IGO vezetője. |
Áht.; |
Kincstári folyószámla- kimutatás. |
Folyamatos. |
Fedezetbiztosítás felesleges elkülönítéssel; |
Kincstári folyószámla- egyenleg. |
PEF vezetője. |
folyamatos |
|
2. |
Könyvelést követő egyeztetések, ellenőrzések. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Főkönyvi kivonat, könyvelési naplók, analitikák egyeztetése. |
Havonta. |
Egyeztetés idő hiányában felületes vagy elmarad. |
A havi egyeztetések tényét dokumentálni kell (ki, mikor, mit, kivel egyeztetett, ha eltérés volt, miként történt annak rendezése). |
PEF SZO vezetője. |
havonta egyszer |
|
3. |
Főkönyvi analitikák összeállítása. |
Felelős: PEF érintett osztályainak vezetői. |
Áht., Számv. tv.; |
Főkönyvi analitikák összeállítása. |
Havonta. |
A nyilvántartások nem valósak, nem minden esetben került sor a módosítások karbantartására; |
Analitikus nyilvántartások; leltár. |
PEF vezetője. |
évente |
|
4. |
Főkönyvi számlák zárása. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Főkönyvi számlák lezárása. |
Jogszabályban előírt határidő. |
– |
Számviteli nyilvántartási rendszer. |
PEF vezetője. |
évente |
4. Leltározás, selejtezés
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. |
A leltározási ütemterv elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezetők. |
Számv. tv.; |
Erőforrások felmérése arra vonatkozóan, hogy a leltározási tevékenységet teljeskörűen saját erőből, vagy külsős cég bevonásával együtt lehetséges elkészíteni. (Leltározók kijelölése) Leltározási tevékenység különböző időpontjainak, illetve a leltárkörzetek meghatározása. Összeállított leltározási ütemterv. |
Legkésőbb tárgyév december 15ig. |
Fejezeti kezelésű előirányzatokra vonatkozóan a leltározás gondot okozhat, ha nem volt megfelelően dokumentálva a korábban átvett követelés és kötelezettség- állomány nyilvántartásának alapdokumentációja. |
Ütemterv, leltárkörzetet alátámasztó dokumentáció. |
PEF vezetője. |
évente |
|
2. |
A leltározási ütemterv jóváhagyása. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht., Számv. tv.; |
Leltározási ütemtervben foglalt feladatok engedélyezése. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Ha a leltározási ütemterv túl feszes határidőket ír elő, amely nem tartható erőforráshiány miatt. |
Ütemterv jóváhagyásának dokumentálása. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
3. |
Leltározási utasítások elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Elkészített leltározási utasítások. |
Leltározás megkezdése előtt minimum 15 nap. |
Ha a leltározás nem minden leltározandó eszközre, forrásra terjed ki. |
Leltározási utasítás, főkönyvi kimutatás. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
4. |
Leltározási utasítások jóváhagyása. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Jóváhagyott leltározási utasítások. |
A leltározási ütemterv szerint. |
A leltározási utasítás jóváhagyásának hiányában egy esetleges feladat elmaradásból fakadó felelősségre vonás nem érvényesíthető. |
Ütemterv jóváhagyásának dokumentálása; leltárszabályzat. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
5. |
A leltározási utasítást átvételi elismervény ellenében meg kell küldeni: a leltárfelelősnek,a szervezeti egységek vezetőinek a leltározásban érintett dolgozóknak, leltárellenőröknek. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Átvételi elismervény; leltározási utasítások, megbízólevelek átadása. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Elmarad valahol a megbízólevél, leltározási dokumentáció átadása, emiatt a felelősség utólag nem érvényesíthető. |
Ütemterv egyezősége az utasításokkal, megbízólevelekkel. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
6. |
A leltárban részt vevők felkészítése, leltárívek kiadása. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Felkészítő anyag, leltárhoz szükséges szigorú számadású bizonylatok elkészítése, kiadása. |
A leltározási ütemterv szerint. |
A szervezeten belül érzékelhető munkaterhelés miatt a leltárfelvétel gyors végrehajtása kerülhet előtérbe a pontossággal szemben. |
Belső szabályozás a leltárfelvételről, ütemterv, leltárbizonylatok alaki feltételeinek teljesülése. |
PEF vezetője. |
évente |
|
7. |
A leltár felvétele. |
Felelős: leltárcsoportok vezetői; a követelések és kötelezettségek leltározásáért a PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
A leltározás bizonylatai: leltárfelvételi ív leltárfelvételi összesítő. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Ha a szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek, és a valóság között jelentős lehet az eltérés. |
Leltározás- bizonylatok teljes körű kitöltése. |
Leltárcsoport vezetője, a leltárfelelős, és a PEF vezetője. |
évente |
|
8. |
A leltárak értékelése, egyeztetése, a különbözetek megállapítása. |
Felelős: PEF vezetője és az általa kijelölt vezetők. |
Számv. tv.; |
Leltáregyeztetések elvégzését követően meg kell állapítani a leltárkülönbözeteket, el kell végezni azok értékelését. |
A leltározási ütemterv szerint. |
A szervezeti változások, illetve költözések miatt a leltárívek és a valóság között jelentős lehet az eltérés, mely megnehezítheti a munkát. |
Leltárfelvételi ív; |
PEF vezetője. |
évente |
|
9. |
A különbözetek okainak vizsgálata. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Ki kell vizsgálni a leltáreltérések okait, ha lehetséges, akkor meg kell állapítani felelősök neveit. Leltározási jegyzőkönyv. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Ha az ÖM szabályozási hiányossága miatt a felelősök megállapítása nem lehetséges. |
Érintett vezetők nyilatkozatai. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
10. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár indoklást is tartalmazó javaslata alapján a miniszter határozattal dönt a dolgozókat terhelő hiány összegének megtérítéséről. |
Felelős: miniszter |
Számv. tv.; |
Határozat a különbözet rendezésének módjáról. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Nehezen bizonyítható a hiányok esetében a gondatlanság. |
A javaslatokhoz tartozó határozatok. |
|
évente |
|
11. |
A leltározást alátámasztó egyes bizonylatok 10 évig való megőrzése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv.tv.; |
Bizonylatok iktatása, irattározása, őrzése. |
A leltározási ütemterv szerint. |
Ha a bizonylatok elvesznek, utólagos ellenőrzése a leltárnak emiatt nem lehetséges. |
Iktatás, leltározási bizonylatok. |
ÖM Ellenőrzési Főosztálya (EF). |
minimum 5 évente egyszer |
|
12. |
A feleslegessé vált, vagy hasznosításra alkalmatlannak minősített vagyontárgyak előkészítése selejtezésre. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv., Vtv.; |
A megjelölt jogszabályok és az ÖM hatályos selejtezési szabályzata alapján, a leltározást megelőzően elő kell készíteni a nem hasznosítható, feleslegessé vált vagyontárgyak jegyzékét. |
Évente: január 1-je és szeptember 10-e között. |
Ha a használhatatlan, feleslegessé vált termékek jegyzéke pontatlan és nem készül el határidőre. |
Az ÖM selejtezési szabályzata. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
13. |
A selejtezési eljárás lefolytatása. |
Felelős: a selejtezési bizottság vezetője. |
Számv. tv., Vtv.; |
A selejtezési bizottság a jogszabályok, az ÖM selejtezési szabályzata alapján, valamint az előkészített selejtezési jegyzék ismeretében lefolytatja a selejtezést. |
A selejtezéssel összefüggő iratokban meghatározott határidők. |
Ha a selejtezés nem az előírásoknak megfelelően történik. |
A selejtezés lefolytatása során készült iratok, előírások. |
A PEF vezetője. |
évente |
5. Beszámolás, zárszámadás
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. |
Könyvvezetés utóellenőrzése |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
Főkönyvi számlák forgalmi adatainak áttekintése, utóellenőrzés során kiválasztott gazdasági események könyvelésének újraellenőrzése. |
Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimum10 nappal. |
Utóellenőrzés időhiány miatt csak szűk területre terjedhet ki. |
Számviteli nyilvántartási rendszer, kiválasztott gazdasági események alapbizonylatai. |
PEF SZO vezetője. |
negyedévente |
|
2. |
Főkönyvi kivonat egyeztetése. |
Felelős: PEF SZO vezetője. |
Számv. tv.; |
Főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok egyeztetése. |
Negyedéves és háromnegyedéves mérleg leadás előtt minimum 5 nappal. |
Ha az egyeztetés nem teljes körű. |
Főkönyvi naplók és főkönyvi kivonatok. |
PEF SZO vezetője. |
negyedévente |
|
3. |
Negyedéves és háromnegyedévi mérlegjelentés összeállítása. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Évközi mérlegjelentés (negyedévi és háromnegyedévi) elkészítése. |
április 20. |
Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. |
Számviteli rendszer rögzített könyvviteli adatai. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF. |
évente egyszer |
|
4. |
Féléves beszámoló összeállítása kiegészítő mellékletek, intézményi költségvetési és fejezeti beszámoló szöveges indoklása nélkül. |
Felelős: PEF vezetője. |
Számv. tv.; |
Féléves és éves intézményi és fejezeti beszámoló elkészítése, (könyvviteli mérleg, pénzforgalmi jelentés, pénzforgalmi jelentés tájékoztató adatai, előirányzat- maradvány). |
MÁK köriratában meghatározott fejezeti beszámolási határidő előtti 5 nap. |
Ha a könyvelés szabályszerűsége nem megfelelő. |
Számviteli rendszerben rögzített könyvviteli adatok. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF. |
évente egyszer |
|
5. |
Az éves beszámoló kiegészítő mellékletét képező szakmai beszámoló elkészítése (a kiegészítő melléklet beépül a zárszámadás folyamatába, annak anyagába). |
Felelős: szöveges részek tartalmáért, a szakterületekért felelős szakállamtitkárok; |
Számv..tv.; |
Szakmai beszámoló; kiegészítő melléklet |
A zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. |
Ha határidőre nem érkeznek meg a szakmai beszámolók. |
Előirányzatok pénzügyi teljesülése. Szakmai területek által megküldött szöveges beszámolók. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
6. |
Az ÖM fejezet féléves és éves beszámolójának, továbbítása a MÁK felé. |
Felelős: PEF vezetője |
Áht.; |
Jogszabályokban meghatározott tartalmú dokumentációk továbbítása. |
MÁK-körirat szerinti határidő |
Határidőre nem készül el a beszámoló. |
Iktatórendszer. |
PEF vezetője. |
évente |
|
Zárszámadás |
|||||||||
|
1. |
A PM zárszámadási körirat alapján a fejezeti határidők rögzítése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
PM zárszámadási körirat alapján rögzített fejezeti határidők. |
Zárszámadási körirat ütemezése szerinti határidő. |
Ha a határidők túl feszesre sikerülnek. |
PM zárszámadási körirat; |
PEF vezetője. |
évente |
|
2. |
A táblázatok kitöltésének és a szöveges indoklás elkészítésének bekérése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
Belső határidőket tartalmazó bekérő levél elkészítése és kiküldése. |
A zárszámadási köriratban megjelölt határidő előtt 3–10 nappal. |
A belső határidők be nem tartása miatt veszélybe kerülhet a végső határidő betartása. |
A bekért táblázatok és szöveges anyagok egymással való koherenciájának vizsgálata. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
3. |
A tárgyévi kötelezettségvállalás- sal terhelt és nem terhelt költségvetési maradvány megállapítása. |
Felelős: PEF, illetve ÖM által felügyelt intézmények vezetői. |
Áht.; |
Táblázatok fejezeti kezelésű előirányzatonként; intézményenként. |
Részhatáridők a bekérő levél szerint. |
Ha nem minden kötelezettségvállalás kerül összesítésre. |
Számviteli rendszer kötelezettségvállalási nyilvántartása; |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
4. |
Szöveges szakmai értékelés elkészítése, a köriratban nevesített táblázatok összeállítása (kiegészítő melléklet). |
Felelős: szöveges részek tartalmáért: intézmények vezetői, szakállamtitkárok; |
Áht., Számv. tv.; |
Szakmai értékelés. |
Részhatáridők a bekérő levél szerint. |
Ha kevés hangsúlyt kap az értékelés elkészítése. |
Szakmai értékelés beérkezése. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
5. |
A zárszámadáshoz bekért adatszolgáltatás adatainak felülvizsgálata, ellenőrzése, javítása és összesítése. A zárszámadási körirat szerinti ütemezésben és formában a PM felé az előírt adatszolgál- tatás biztosítása. Normaszöveg- javaslat, szöveges zárszámadás elkészítése. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
Fejezeti szöveges beszámoló, zárszámadás elkészítése. |
Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. |
Ha a táblázatok adatai és a szöveges indoklásokban szereplő adatok eltérőek. |
Táblázatok és szöveges értékelés összevetése, jóváhagyása. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
6. |
Szöveges zárszámadás felterjesztése miniszteri jóváhagyásra. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Áht.; |
Szöveges zárszámadás. |
Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. |
– |
Szöveges zárszámadás. |
Miniszter |
évente |
|
7. |
Zárszámadás jóváhagyása. |
Felelős: miniszter. |
Áht.; |
Szöveges zárszámadás aláírása. |
Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidő. |
– |
Iktatási rend. |
Miniszter. |
évente |
|
8. |
Zárszámadás továbbítása a PM felé. |
Felelős: PEF vezetője. |
Áht.; |
Zárszámadás továbbítása a PM felé. |
Zárszámadási köriratban jelölt teljesítési határidők. |
Ha a zárszámadás nem érkezik meg határidőre. |
Iktatási rend. |
PEF vezetője. |
évente |
6. Kötelezettségvállalás, szerződéskötés
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. |
Szerződés tartalmának kidolgozása, szükséges szerződéses kötelezettségek megadása. |
Felelős: szakterületért felelős főosztály vezetője (szakmai területek). |
Ptk., Áht.; |
Lehetőség szerint előzetesen kidolgozott mintaszerződés készítése, illetve a korábban elkészült mintaszerződés kötelező alkalmazása. |
Folyamatos. |
Ha a szerződéstervezet nem megfelelően kidolgozott; |
Mintaszerződések alkalmazása; szerződéstervezet véleményezése; |
Szerződést előkészítő vezető (aki a szerződéstervezetet szakmailag ellenjegyzi). |
folyamatos |
|
2. |
Előzetes pénzügyi fedezetvizsgálat megadása/továbbítása jogi ellenjegyzésre vagy elutasítása, válasz továbbítása a szerződést kezdeményező szervezeti egység felé. Közbeszerzési szempontból összeszámíthatósági szabály vizsgálata. |
Felelős: PEF vezetője, vagy az általa megbízott vezető. |
Áht; Kbt.; |
Pénzügyifedezet- igazolás kiállítása, továbbítása a jogi ellenjegyzésért felelős szervezeti egység felé. |
Beérkezéstől számított 3 munkanapon belül. |
Nem kerül a fedezet vizsgálat során előzetes kötelezettségvállalás- lekötésre a számviteli informatikai rendszerbe és a kifizetés megtörténtekor már nincs az adott előirányzaton fedezet. |
Fedezetigazolásról szóló bizonylat, összeszámítási értékhatár eléréséről szóló nyilatkozat, iktatási rend. |
PEF főosztályvezetője által megbízott vezető. |
folyamatos |
|
3. |
Szerződéstervezet jogi ellenjegyzése, ennek érdekében a szerződéstervezet megküldése a PEF-nek vagy a JOF-nak. Közbeszerzési eljárás megtörténtének vizsgálata. |
Felelős: a közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Ptk., Áht., Kbt.; |
Szerződéstervezet. |
Folyamatosan, a beérkezéstől számított 8 napon belül. |
Ha a szerződéstervezet jogi véleményezése elmarad. |
Jogi vélemény; szerződéstervezet, |
PEF, illetve JOF főosztályvezetője vagy az általa írásban kijelölt vezető, mely szerződésenként eltérhet, aki a szerződéstervezetet jogilag ellenjegyzi vagy visszaküldi. |
Folyamatos feladatellátás minden szerződésterve- |
|
4. |
Pénzügyi ellenjegyzés megadása vagy visszautasítása, az ellenjegyzést követően a szerződés továbbítása a kötelezettségvállaló felé. |
Felelős: pénzügyi ellenjegyzéssel felhatalmazott személy. |
Ptk., Áht.; |
Átdolgozandó a szerződéstervezet (1. lépés újra). |
Folyamatos, a beérkezéstől számított 8 napon belül. |
Pénzügyjogilag a szerződés nem megfelelő, de ellenjegyzésre kerül. |
Szerződés, iktatási rend. |
PEF vezetője. |
folyamatos |
|
5. |
Kötelezettségvállalás aláírása, szerződés iktatása, továbbítása a szerződő partner, a pénzügyi és jogi ellenjegyző, szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység felé. |
Felelős: kötelezettségvállalás- |
Ptk., Áht.; |
Aláírt szerződés. |
Folyamatos. |
Ha a pénzügyi fedezetvizsgálat, illetve ellenjegyzések elmaradnak a kötelezettségvállalás előtt. |
Pénzügyi és jogi ellenjegyzés, iktatási rend. |
Jogi és pénzügyi ellenjegyzést végzők. |
folyamatos |
|
6. |
Kötelezettségvállalás rögzítése a számviteli rendszerben. Fedezetigazolás lefűzése a szerződéssel együtt. |
Felelős: PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. |
Áht., Számv. tv.; |
Számviteli rendszerben rögzített kötelezettségvállalás, fedezetigazolás, szerződés tárolása. |
Aláírt szerződés átvételét követő 3 munkanap. |
Ha a kötelezettségvállalás rögzítése elmarad. |
Számviteli nyilvántartási rendszer |
PEF vezetője vagy az általa megbízott vezető. |
folyamatos |
|
7. |
A szerződés módosításával együtt járó kötelezettségvállalás módosítása. |
Felelős: PEF főosztályvezetője vagy az általa megbízott vezető. |
Ptk., Áht., Számv. tv.; |
Megváltozott státusú szerződés. |
A módosított szerződés megérkezésétől számított 3 munkanap. |
Ha a kötelezettségválla- |
Módosított szerződés; iktatási rend. |
PEF vezetője. |
folyamatos |
7. Közbeszerzési eljárás bonyolítása
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1. |
Éves beszerzési igények összeírása. |
Felelős: PEF vezetője a kötelezettség- vállalásra jogosult szervezeti egységek vezetőinek bevonásával. |
Kbt. |
Éves közbeszerzési terv elkészítéséhez igényfelmérés. |
Tárgyév január 31. |
Ha nem terjed ki minden beszerzendő eszközre, szolgáltatásra az igényfelmérés. |
Éves igénylista. |
PEF vezetője. |
évente |
|
2. |
Éves igények összesítése, egyeztetése és jóváhagyásának előkészítése. |
Felelős: PEF vezetője által kijelölt vezető. |
Kbt. |
Jóváhagyható, összegyűjtött, és egyeztetett igények listájának elkészítése. |
Tárgyév február 28. |
Ha tévesen kerül összesítésre a felmért igény, az összesített igény nem fedi le a költségvetési tervben szereplő előirányzatok teljes körét. |
Éves költségvetési terv; |
PEF vezetője. |
évente |
|
3. |
Központi közbeszerzési portálon elektronikus regisztráció, adatváltozások folyamatos elektronikus jelzése. |
Felelős: PEF vezetője. |
168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet. |
Központi elektronikus portálon elektronikus regisztráció. |
Adatváltozás bekövetkeztét követő 5 munkanapon belül. |
Ha elmarad, vagy késik a regisztráció, adatmódosítás, jogsértés történik. |
Ügyfélkapu, intézményi adatok lekérdezése. |
PEF vezetője. |
negyedévente egyszer |
|
4. |
Közbeszerzési terv engedélyezése, |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Kbt. |
Közbeszerzési terv elfogadásának dokumentálása, nyilvánosságra való hozatala az ÖTM honlapján keresztül. |
Tárgyév április 15ig. |
– |
Iktatási rend, aláírt dokumentum, honlap. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
5. |
Közbeszerzési terv módosításának kérése. |
Felelős: kötelezettség- vállalásra jogosult személy a PEF vezetőjének véleményét figyelembe véve kezdeményezheti a terv módosítását. |
Kbt. |
A kötelezettség- vállaló – az eredeti közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési eljárást megelőzően – kezdeményezi a közbeszerzési terv módosítását a PEF vezetőjéhez eljuttatott levélben, aki a tervmódosítást véleményezi. |
A közbeszerzési eljárás megindítását megelőző 15 munkanapon belül. |
Értesítés elmaradása esetén nem a megfelelő közbeszerzési eljárás szerepel a tervben, mivel nem tud érvényesülni az összeszámítási értékhatár. |
Közbeszerzési terv és a tényleges beszerzések főkönyvben szereplő tételeinek összehasonlítása. |
PEF vezetője. |
negyedévente egyszer |
|
6. |
Közbeszerzési terv módosításának engedélyezése, nyilvánosságra hozatala az ÖM honlapján. |
Felelős: közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Kbt. |
Közbeszerzési terv módosítása elfogadásának dokumentálása, nyilvánosságra való hozatala az ÖM honlapján keresztül. |
A tervmódosítás benyújtásához képest 15 munkanapon belül. |
– |
Iktatási rend, aláírt dokumentum, honlap. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
negyedévente egyszer |
|
7. |
Központosított közbeszerzési körbe tartozó áruk, szolgáltatások beszerzésének három hónappal korábbi (sürgős eljárásnál a beszerzést megelőzően) bejelentése a központosított közbeszerzési portálon. |
Felelős: PEF vezetője. |
168/2004. (V.25.) Korm. rendelet. |
Elektronikus adatszolgáltatás a központosított közbeszerzési portálon keresztül. |
Központosított közbeszerzési körbe tartozó termékek, szolgáltatások vásárlása előtt 3 hónappal. |
Adatszolgáltatás elmaradása esetén nem jogszerű működés. |
Központosított közbeszerzési portál. |
PEF vezetője. |
negyedévente egyszer |
|
8. |
Éves statisztikai összegzés elkészítése, továbbítása a Közbeszerzési Tanács (KT) felé. |
Felelős: PEF vezetője. |
Kbt. |
Előző év közbeszerzési adatainak összegzése, az eredmény továbbítása a KT felé. |
Tárgyévet követő év május 31-ig. |
Adatszolgáltatás elmaradása esetén nem jogszerű működés. |
Iktatási rend. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
évente |
|
9. |
Közbeszerzést kezdeményező iratok elkészítése, bizottság tagjainak kijelölése. |
Felelős: egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettség- vállalásra jogosult vezető, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Kbt. |
A beszerzésben érdekelt kötelezettségvállalás- |
Folyamatos. |
A közbeszerzési eljárás megindítása magas szakmai és jogi ismeretet kíván, az ÖM-en belül kevés a közbeszerzésben jártas szakember. |
Ajánlati, részvételi, ajánlattételi felhívás jogszabályi követelményeknek való megfeleltetésének ellenőrzése. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
eseti |
|
10. |
Pénzügyi fedezetvizsgálat, összeszámítási értékhatár vizsgálata, közbeszerzési adatlap aláírása, a dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterülethez. |
Felelős: PEF vezetője. |
Kbt. |
Pénzügyi fedezet ellenőrzést követően fejezeti és intézményi költségvetési előirányzatok terhére vállalt kötelezettség- vállalások összeszámításának vizsgálatát kell elvégezni. Ha a kiírás megfelel a jogszabályi követelményeknek, akkor közbeszerzési adatlap aláírása, előzetes kötelezettségvállalási nyilvántartásba vétele. Dokumentáció visszaküldése az ajánlatkérő szakterületnek. |
Az okmányok PEF-re való beérkezését követő 8 napon belül. |
Ha nem történik meg a pénzügyi fedezetvizsgálat, vagy nem rögzítik az informatikai rendszerben az előzetes kötelezettségvállalást. |
Közbeszerzési adatlap; pénzügyi fedezetigazolás, iktatórendszer. |
PEF vezetője. |
folyamatos |
|
11. |
Hirdetmény közzététele, ajánlattevő, Közbeszerzési Értesítő szerkesztőbizottsága, Közbeszerzési Döntőbizottság értesítése. |
Felelős: ajánlatkérő szervezeti egység vezetője, vagy a közbeszerzést bonyolító szervezet. |
Kbt. |
Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén az ajánlattételi felhívást az ajánlatkérő szervezeti egység küldi el az ajánlattevőknek. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Ha nem kerül betartásra a jogszabályban, illetve belső utasításban meghatározott feladat, vagy határidő. |
Közreműködő munkatársak közbeszerzési kompetenciái, iktatási rend, Közbeszerzési Értesítő. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
folyamatos |
|
12. |
Eljárás főbb időpontjainak egyeztetése, szükség esetén helyettesítő tag kijelölése. |
Felelős: egyszerű közbeszerzési értékhatár esetében a kötelezettségvállalásra jogosult vezető, nemzeti közbeszerzési értékhatárt meghaladó eljárásnál közjogi és koordinációs szakállamtitkár. |
Kbt. |
Eljárás főbb pontjait érintő dokumentációjának elkészítése, helyettesítő tagok kijelölése. |
A 11. pontban elvégzendő feladattal egyidejűleg. |
Az eljárás ütemterve nem minden esetben jut el a bizottsági tagokhoz, nem kerülnek időben póttagok kijelölésre. |
Közbeszerzési ütemterv, póttagok felkéréséről szóló dokumentáció. |
Bírálóbizottság elnöke. |
közbeszerzési eljárásonként egyszer |
|
13. |
Ajánlattevők tájékoztatása a felmerülő kérdésekkel kapcsolatban. |
Felelős: ajánlatkérő szervezeti egység vezetője, vagy közbeszerzést bonyolító szervezet. |
Kbt. |
Az ajánlattevők által feltett kérdések megválaszolása az esélyegyenlőség biztosításának betartásával. Az ajánlatkérő szervezetnek mind a felmerülő kérdéseket, mind a válaszokat továbbítani kell a Bírálóbizottság tagjai felé is. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Az eljárással kapcsolatban beérkezett kérdéseknél előfordulhat, hogy a válasz félreérthető, nem egyértelmű. |
Közbeszerzési ütemterv (feladatterv). |
Bizottság elnöke. |
eseti |
|
14. |
Bontás, jegyzőkönyv készítése. |
Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv vagy a bírálóbizottság elnöke. |
Kbt. |
Ajánlatok felbontása, jelenléti ív, jegyzőkönyvkészítés, ajánlati felhívásban előírt esetben közjegyző jelenlétének biztosítása. Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén, ha legalább három ajánlat nem érkezett be, akkor ajánlatokat nem lehet felbontani, új ajánlattételi eljárást kell kiküldeni. |
Ajánlattételi határidő lejárta. |
Ha a bontásnál nem érvényesülnek a jogszabályban meghatározott követelmények. |
Bontásról készült jegyzőkönyv, jelenléti ívek. |
Bizottság elnöke. |
közbeszerzési eljárásonként |
|
15 |
Ajánlatok formai és előzetes szakmai értékelése, jegyzőkönyv készítése. |
Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. |
Kbt. |
Formailag és szakmailag előzetesen értékelt ajánlatok feldolgozása, értékelése, jegyzőkönyv készítése. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Hiánypótlások elbírálásakor, érvénytelenség, kizárás megállapításakor a feladat és felelősség nem megfelelően elhatárolt |
Jegyzőkönyv. |
Bizottság elnöke. |
közbeszerzési eljárásonként |
|
16. |
Hiánypótlási felszólítások kiküldése ajánlattevőknek. |
Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. |
Kbt. |
Kiküldött hiánypótlási felszólítás. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Adminisztrációs hiba miatt nem értesül a hiánypótlásra felszólított fél a hiánypótlásról. |
Iktatási rend. |
Bizottság elnöke |
közbeszerzési eljárásonként |
|
17. |
Hiánypótlás vizsgálata, ajánlatok formai és szakmai vizsgálata. |
Felelős: Közbeszerzést bonyolító szerv vagy a bizottság elnöke. |
Kbt. |
Formailag és szakmailag véglegesen elbírált ajánlatok értékelése. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Az ajánlatok szakmai, pénzügyi, műszaki alkalmasságát a bonyolító szerv, bírálóbizottság nem megfelelően értékeli. |
Jegyzőkönyv, beérkezett ajánlatok. |
Bizottság elnöke. |
közbeszerzési eljárásonként |
|
18. |
Jegyzőkönyv aláírása. |
Felelős: közbeszerzést bonyolító szerv, vagy a bizottság elnöke. |
Kbt. |
A bírálóbizottság tagjai megállapítják és jegyzőkönyvben rögzítik az ajánlattevőkkel, azok ajánlataival kapcsolatban a kizáró okokat, ajánlattevőknek a szerződés teljesítésére való alkalmasságát. |
Közbeszerzési szabályzatban meghatározott időpont. |
Ha az értékelés nem szakszerű vagy elfogult. |
Jegyzőkönyv. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
évente több közbeszerzést illetően |
|
19. |
Eredményhirdetés. |
Felelős: a döntéshozó személy írásbeli egyetértésével a bírálóbizottság elnöke. |
Kbt. |
Eredmény dokumentációjának elkészítése, eredményhirdetésről jegyzőkönyv felvétele illetve annak az ajánlattevőkhöz való megküldése. Kizárásról, alkalmatlanságról, érvénytelenség megállapításáról való tájékoztatás az indoklással együtt a döntést követő öt napon belül. |
Jellemzően az ajánlati felhívásban meghatározott időpont vagy maximum 30 nappal később. |
Ha az eredményhirdetés nem szabályos. |
Jegyzőkönyv. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
évente több közbeszerzés esetében |
|
20. |
„Összegzés az eljárásról” hirdetmény elkészítése. |
Felelős: bírálóbizottság vezetője. |
Kbt. |
Összegzést kell készíteni nyílt, meghívásos, tárgyalásos közbeszerzési eljárás esetén, melyről az ajánlattevőket tájékoztatni kell. |
Eredményhirdetéskor, vagy azt követő két munkanapon belül. Egyszerű közbeszerzési eljárásnál a döntést követő öt napon belül. A Közbeszerzési Értesítőben a döntéstől számított 5 munkanapon belül kell feladni a hirdetményt. |
Ha nem készül el határidőre az összegzés, illetve a hirdetmény feladása. |
Összegzés, az eljárásról, hirdetmény. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
évente több közbeszerzés esetében |
|
21. |
Szerződéskötés |
Felelős és végrehajtó: kötelezettségvállalás- |
Kbt. |
Szerződés megkötése. |
Eljárásban előre meghatározott határidőig. |
Ha a szerződéskötés az eljárásban meghatározott határidő után történik meg. |
Iktatási rend. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
évente több közbeszerzés esetében |
|
22. |
Szerződésmódosítás- |
Felelős és végrehajtó: kötelezettségvállalás- |
Kbt. |
A kötelezettségvállaló köteles a szerződés módosításáról, valamint a szerződés teljesítéséről külön jogszabályban meghatározott minta szerint tájékoztatót készíteni, és hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzétenni. |
A hirdetményt legkésőbb a szerződés módosításától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 munkanapon belül kell feladni. Az egy évnél hosszabb, vagy határozatlan időre kötött szerződés esetében a szerződés megkötésétől számítva évenként kell a szerződés részteljesítéséről tájékoztatót készíteni. |
Ha elmarad a hirdetmény feladása. |
Iktatási rend, szerződés teljesítésről szóló igazolás, szerződésmódosítás. |
Közjogi és koordinációs szakállamtitkár, illetve az EF vezetője. |
évente több közbeszerzés esetében |
8. Gazdálkodásfelügyelet
Közhasznú társaságok, közalapítványok/alapítványok gazdálkodásfelügyelete
Gazdasági társaságok felügyelete
|
Sor- |
Tevékenység |
Felelős |
Jogszabályok |
Előkészítés, |
Határidő |
Kockázat |
Ellenőrzési pont |
Ellenőrzést végrehajtó |
Ellenőrzés |
|
1. |
Feladatterv készítése. |
Felelős: PEF Tulajdonos- felügyeleti és Gazdálkodás- szabályozási Osztály (TFGO) vezetője. |
Számv. tv.; |
Felügyelt intézmények korábbi tevékenységének, gazdálkodásuk hatékonyságának tanulmányozása, elemzése, ez alapján feladatterv-készítés a felügyeleti tevékenység elvégzésére. Felügyeleti feladatterv. |
Tárgyév január 31-ig. |
ÖM által felügyelt szervezetek vonatkozásában nem készült még kockázatelemzés a felügyelt szervezetek gazdálkodásának megítéléséről. |
Feladatterv tartalmának és a felügyelt szervezetek korábbi beszámolóinak áttekintése. |
PEF vezetője. |
évente |
|
2. |
Az ütemterv alapján az iratok, bizonylatok, negyedéves adatszolgáltatás és a féléves, éves beszámoló bekérése. |
Felelős: PEF TFGO vezetője. |
Számv. tv.; |
Bekért bizonylatok, iratok tanulmányozása. |
Feladatterv szerint. |
Ha a bekért adatok, iratok hiányosak, vagy nem valós adatokat tartalmaznak. |
Bekért iratok, bizonylatok tételes ellenőrzése, nyilvántartása. |
PEF vezetője. |
szervezetek adatszolgálta- tásának ellenőrzése negyedévente, alapítványoknál évente |
|
3. |
A feladatterv alapján helyszíni vizsgálatok szükség szerinti lebonyolítása. |
Felelős: PEF TFGO vezetője. |
Számv. tv.; |
Helyszínen összegyűjtött bizonylatok és adatok ellenőrzése, a tevékenység hatékonyságának és jogszerűségének vizsgálata. |
Feladatterv szerint. |
Nincs olyan részletes nyilvántartásuk a felügyelt szervezeteknek, ami alapján a vizsgálat célját teljes mértékig teljesíteni lehet. |
Pénzügyi nyilvántartások. |
PEF vezetője. |
szervezetek ellenőrzése kétévente |
Alkalmazott jogszabályok jegyzéke:
– a Magyar Köztársaság Polgári Törvénykönyvéről szóló 1959. évi IV. törvény (Ptk.),
– a foglalkoztatás elősegítéséről és a munkanélküliek ellátásáról szóló 1991. évi IV. törvény (Flt.),
– az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény (Áht.),
– a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja tv.),
– a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény (Tbj.),
– a magánnyugdíjról és a magánnyugdíj-pénztárakról szóló 1997. évi LXXXII. törvény (Mnytv.),
– az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény (Eho tv.),
– a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Számv. tv.),
– az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény (Art.),
– a közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (Kbt.),
– az állami vagyonról szóló 2007. évi CVI. törvény (Vtv.),
– az általános forgalmi adóról szóló 2007.évi CXXVII. törvény (Áfa tv.),
– a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény végrehajtásáról szóló 195/1997. (XI. 5.) Korm. rendelet,
– az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet,
– a számviteli törvény szerinti egyes egyéb szervezetek beszámolókészítési és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 224/2000. (XII.19.) Korm. rendelet,
– az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet,
– a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet,
– az állami vagyonnal való gazdálkodásról szóló 254/2007. (X. 4.) Korm. rendelet,
– a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről szóló 36/1999. (XII. 27). PM rendelet.
2. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
1. A szabályzat vonatkozásában
1.1. Kockázat: az Önkormányzati Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) gazdálkodása tekintetében mindazon állapotok, események bekövetkeztének valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a működését, céljainak elérését, feladatainak teljesítését.
1.2. Minisztériumi szervek: a Minisztérium mint intézmény hivatali szervezetei [a Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 4/2008. (MK 101.) ÖM utasítás melléklete 1. számú függelék A. fejezete szerint].
2. A kockázatkezelési tevékenység célja
a) a kockázatelemzés során felmérni és megállapítani a minisztériumi gazdálkodásban rejlő kockázatokat;
b) a kockázatkezelés rendjének kialakítása során meghatározni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik (illetve megszüntetik) a kockázatokat, másrészt megelőzik a Minisztériumra gyakorolt negatív hatások bekövetkeztét.
3. A kockázatkezelésért felelős vezetők kijelölése
3.1. A Minisztérium kockázatkezelési tevékenysége a gazdálkodási intézkedésekben meghatározott tevékenységek, feladatok vezetői szintű felelősségi rendszerhez kötött kockázatkezelésén alapul.
3.2. A folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (a továbbiakban: FEUVE) rendszerén belül a misztérium kockázatkezelési feladatainak ellátásáért a közjogi és koordinációs szakállamtitkár felelős, aki tevékenységét a 3.4. pontban meghatározott vezetők útján gyakorolja.
3.3. A közjogi és koordinációs szakállamtitkár a kockázatkezelés rendjének működtetésében szükséges korrekciók megállapítása és elrendelése tekintetében támaszkodik a külső ellenőrző szervezetek [Állami Számvevőszék (a továbbiakban: ÁSZ), Kormányzati Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: KEHI), Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: PM), Adó- és Pénzügyi Ellenőrzési Hivatal (a továbbiakban: APEH)] és a Minisztérium FEUVE-tevékenységének koordinációját végző Pénzügyi Erőforrás-gazdálkodási Főosztály (a továbbiakban: PEF) és a belső ellenőrzését végző Ellenőrzési Főosztály (a továbbiakban: EF) ajánlásaira, megállapításaira.
3.4. A szakfeladatok végzése során felmerülő kockázatkezelésért az alábbi személyek a felelősek:
a) a minisztériumi szervek vezetői a saját szervezetüket érintő gazdálkodással összefüggő tevékenységért;
b) a PEF vezetője a Minisztérium gazdálkodásával összefüggő tevékenységért.
3.5. Kockázatkezelő a fentieken túl minden olyan személy, aki döntéseivel, tevékenységével befolyással bír a szervezeti cél megvalósításához szükséges folyamatokra.
3.6. A Minisztérium kockázatkezelésével kapcsolatos feladatok végrehajtását az EF ellenőrzi.
4. A kockázatkezelési feladatok meghatározása
4.1. A kockázatkezelésért felelős vezetők feladata a költségvetési terv kialakítása és végrehajtása, valamint a folyamatba épített ellenőrzés során a kockázati tényezők és elemek azonosítása, a kockázatok valószínűségének meghatározása, a kockázatok hatásainak mérése és lehetőség szerinti csökkentése.
4.2. A kockázatelemzésnek ki kell terjednie a Minisztérium valamennyi gazdasági, gazdálkodási, költségvetési kihatással járó tervezési és végrehajtási szaktevékenységére, valamint a fejezeti gazdálkodás feladatrendszerére hatással és befolyással bíró folyamatokra.
4.3. A kockázatkezelésért felelős vezető(k):
a) a szervezeti egységek vezetői saját szakterületük vonatkozásában elvégzik a Minisztérium gazdálkodására, költségvetési előirányzataira hatással lévő feladataik, tevékenységeik azonosítását és kockázatértékelését,
b) a költségvetési terv elkészítése/elfogadása után az ellenőrzési nyomvonal és a kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatával, az új, illetve év közben jelentkező feladatok vonatkozásában a kockázat-nyilvántartási táblázat kitöltésével elkészítik a szakterületükön felmerülő kockázatok elemzését, meghatározzák azok kezelési módját,
c) a szükséges intézkedések meghatározását követően intézkednek azok végrehajtása és ellenőrzése érdekében.
II. A végrehajtás szabályai
5. A kockázat azonosítása, az azonosítás kereteinek meghatározása
5.1. A kockázatazonosítás célja annak megállapítása, hogy a minisztériumi szervek által végzett tevékenységekben melyek a Minisztérium, illetve a minisztériumi fejezet feladatainak ellátását veszélyeztető fő kockázati tényezők.
5.2. A kockázati tényezők azonosítását a kockázatkezelésért felelős vezetők által, a szakterületükön megbízott kockázatkezelési felelősök végzik az ellenőrzési nyomvonal tevékenységei alapján.
5.3. A beazonosított kockázati tényezőket azok felmerülésének valószínűsége és a tevékenységre gyakorolt hatása alapján tevékenységenként az alábbi táblázat szerint kell értékelni:
|
|
|
A kockázati tényező hatása |
||
|
|
Alacsony |
Közepes |
Magas |
|
|
A kockázati tényező |
Alacsony 1 |
1 |
2 |
3 |
|
Közepes 2 |
2 |
4 |
6 |
|
|
Magas 3 |
3 |
6 |
9 |
|
5.4. A kockázatok bekövetkezésének valószínűségét a tevékenység jellege szerint kell az alacsony, közepes vagy magas kategóriába sorolni.
5.5. A tevékenységek kockázatelemzését, illetve annak felülvizsgálatát az elemi költségvetési előirányzat (keretek) jóváhagyása után, a nem tervezett feladatok esetén év közben, a feladatok felmerülésekor kell végrehajtani.
6. A kockázatkezelés, a kockázatokra adott válaszok meghatározása
6.1. A feltárt kockázatok ismeretében saját szakterületük vonatkozásában a kockázatkezelésért felelős vezetők meghatározzák, hogy az egyes feladatok/tevékenységek vonatkozásában az alábbi kockázatkezelési módok közül melyiket kell alkalmazni:
a) kockázat átadása – biztosítás kötésével;
A szükséges biztosítások megkötése érdekében a PEF vezetője intézkedik.
b) kockázat elviselése – nincs reakció;
Külső kockázati tényezők esetében, illetve ha a kockázati tényező felmerülési valószínűsége és hatása értékeinek szorzata 1–3 közé esik, további intézkedés nem szükséges.
Külső kockázati elemeknek kell tekinteni a Minisztérium feladatainak azon kockázati tényezőit, amelyek felmerülése független a Minisztérium tevékenységétől, ezért azok kezelése a Minisztériumban nem lehetséges.
c) kockázat elfogadható szintre csökkentése;
A kockázatkezelési felelősök meghatározzák, illetve az illetékes vezetőnél kezdeményezik azoknak az intézkedéseknek a megtételét, melyek a kockázati szint csökkenését eredményezhetik.
6.2. A kiemelten nagy kockázatú tevékenységek esetében (ahol a kockázat bekövetkezése valószínűsége és hatása értékeinek szorzata megközelíti, vagy eléri a 9-et) a kockázatkezelésért felelős vezetőnek intézkednie kell a kockázat csökkentésére, vagy az EF-nél ellenőrzést kezdeményez az adott folyamat értékelése és a hatékony kockázatkezelés céljából.
6.3. A kockázatkezelésért felelős vezetők gondoskodnak a hatáskörükbe tartozó választott intézkedések kockázatkezelési folyamatba történő beépítéséről.
7. A kockázatok és intézkedések nyilvántartása
7.1. A kockázatkezelési felelősök szervezetüknél kockázat-nyilvántartást vezetnek. A nyilvántartás tevékenységenként/feladatonként minden kockázati tényezőre nézve tartalmazza:
– a kockázat bekövetkezése valószínűségének és a szervezetre gyakorolt hatása nagyságának értékelését, illetve ezek szorzatát;
– a kockázat kezelésére javasolt intézkedést;
– a felelős megnevezését;
– a kockázatkezelés hatékonyságát ellenőrző eljárás leírását;
– nem megfelelő hatékonyságú kockázatkezelés esetén az alkalmazandó eljárás leírását.
7.2. A kockázatelemzés a szaktevékenységek végzése során folyamatosan jelentkező feladat, amelynek során a kockázatkezelési felelősök félévente (április 15-ig, illetve október 15-ig) a jelen szabályzat 1. számú függeléke szerinti formában, a 4–9 közötti szorzatértékű kockázati tényezők esetében a 2. számú függelék szerinti adatlap egyidejű kitöltésével, indoklással együtt tájékoztatják az EF és a PEF vezetőjét.
7.3. A kockázat-nyilvántartás felülvizsgálatát az ellenőrzési nyomvonal változásakor, de legalább félévente (a 7.2. pontban leírtak figyelembevételével) kell elvégezni.
|
Sor- |
Tevékenység/ |
Kockázati |
Kockázati tényezők |
Besorolás |
Javasolt |
Felelős |
Ellenőrzési |
Eljárás |
||
|
1. |
||||||||||
|
2. |
||||||||||
|
3. |
||||||||||
|
4. |
||||||||||
|
5. |
||||||||||
|
6. |
||||||||||
|
7. |
||||||||||
|
8. |
||||||||||
kockázatkezelési felelős
ÖM szervezet vezetője
…………………………………………… |
ÖM szervezet megnevezése |
………. sz. példány |
ÖM szervezet vezetője
3. számú melléklet a 13/2008. (HÉ 50.) ÖM utasításhoz
szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjéről szóló szabályzata
Az utasítást a 16/2010. (XI. 26.) BM utasítás 4. pontja hatályon kívül helyezte 2010. november 27. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás