15/2008. (HÉ 53.) PM utasítás
15/2008. (HÉ 53.) PM utasítás
a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról*
2009.01.01.
1. A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. §-ának (1) bekezdés b) pontja alapján, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletre figyelemmel – a Magyar Országos Levéltárral (a továbbiakban: MOL) és az önkormányzati miniszterrel egyetértésben – a Pénzügyminisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a jelen utasítás 1. sz. függeléke szerint állapítom meg.
2. Jelen utasítás hatálya kiterjed a Pénzügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) valamennyi szervezeti egységére, a Minisztériumban bármilyen jogviszonyban munkát végzőkre, a Minisztérium működése során keletkezett, vagy oda érkezett, illetve onnan elküldött köziratokra.
3. Az utasítás hatálybalépésének napjával egyidejűleg elrendelem a Minisztérium számítógépes iratkezelő szoftverének ADMINISZTRÁTOR 7.0.0/A. néven tanúsítvánnyal ellátott verziójának (a továbbiakban: számítógépes iratkezelő rendszer) és Felhasználói Kézikönyvének alkalmazását.
4. A szükséges technikai, személyi feltételek megteremtéséig, az elektronikus aláírás közigazgatásban történő rendszeresítéséig a számítógépes iratkezelő rendszerben elektronikus iratok tárolását és kezelését, valamint az ún. ügyintézés modul alkalmazását további intézkedésig felfüggesztem.
5. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére vonatkozó külön jogszabályban történt eltéréssel kell alkalmazni.
6. Ez az utasítás 2009. január 1-jén lép hatályba, egyidejűleg hatályát veszti a Pénzügyminisztérium Iratkezelési Szabályzatáról szóló 13/2006. PM utasítás.
Dr. Veres János s. k.,
pénzügyminiszter
1. sz. függelék a 15/2008. (HÉ 53.) PM utasításhoz
A Pénzügyminisztérium Iratkezelési Szabályzata
Általános rendelkezések
Értelmező rendelkezések
1. Az Iratkezelési Szabályzat alkalmazásában
1.1 Átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása.
1.2 Átmeneti irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik.
1.3 Beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papír alapú vagy elektronikus irat.
1.4 Csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása.
1.5 Elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes.
1.6 Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával – elektronikus formában rögzített – elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.
1.7 Elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról a 13/2005. (X. 27.) IHM rendelet szabályai szerint készült, azzal képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papíralapú dokumentumba foglalt adategyüttest.
1.8 Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét.
1.9 Elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz.
1.10 Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz.
1.11 Elő-irat: az ügyben érkezett vagy saját kezdeményezésű új irat iktatott előzménye.
1.12 Előzményezés: annak megállapítása, hogy az új iratnak van-e már előirata.
1.13 Érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele.
1.14 Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása.
1.15 Fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván.
1.16 Fogyatéki napló rovatai: a fogyás időpontja, az iratátadás-átvételi/selejtezési jegyzőkönyv iktatószáma az átvevő, szerv és személy neve, az átadó szerv és személy neve, az átadásra/selejtezésre került iratanyag éve (évköre) és mennyisége.
1.17 Gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti.
1.18 Gyarapodási napló rovatai: átadó szerv/szervezeti egység, a gyarapodás időpontja, az iratátadás-átvételi jegyzőkönyv iktatószáma, az átadó szerv és személy neve, az átvevő szerv és személy neve, a bekerült iratanyag éve, (évköre) és mennyisége.
1.19 Hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja.
1.20 Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel.
1.21 Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven.
1.22 Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
1.23 Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot.
1.24 Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja.
1.25 Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magában foglaló tevékenység.
1.26 Iratkezelési szoftver: az iratkezelési rendszer működését támogató, iktatási funkcióval rendelkező számítástechnikai program vagy programok egymást funkcionálisan kiegészítő rendszere.
1.27 Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból.
1.28 Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely.
1.29 Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre.
1.30 Irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége.
1.31 Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.
1.32 Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak.
1.33 Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód.
1.34 Irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása.
1.35 Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.
1.36 Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez.
1.37 Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata.
1.38 Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez.
1.39 Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások.
1.40 Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.
1.41 Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott.
1.42 Közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat – ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is – végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.
1.43 Központi irattár: a több szervezeti egység irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár.
1.44 Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele.
1.45 Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el.
1.46 Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.
1.47 Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak.
1.48 Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek.
1.49 Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat.
1.50 Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése.
1.51 Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható.
1.52 Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.
1.53 Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat visszakeresésének megkönnyítése.
1.54 Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása.
1.55 Nem nyilvános adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó döntés meghozatalára irányuló eljárás során készített vagy rögzített, a döntés megalapozását szolgáló adat.
1.56 Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz.
1.57 Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése.
1.58 Személyes adat: bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel (a továbbiakban: érintett) kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet.
1.59 Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell.
1.60 Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása.
1.61 Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is.
1.62 Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki), kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.
1.63 Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.
1.64 Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat.
1.65 Ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.
1.66 Üzleti titok: a gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan tény, információ, megoldás vagy adat, amelynek nyilvánosságra hozatala, illetéktelenek által történő megszerzése vagy felhasználása a jogosult jogszerű pénzügyi, gazdasági vagy piaci érdekeit sértené vagy veszélyeztetné.
Az iratkezelés felügyelete
2. Az önkormányzati miniszter a feladat- és hatásköréről szóló 132/2008. (V. 14.) Kormányrendelet 9. §-a alapján, az Önkormányzati Minisztérium szervezeti egységeként működő Kormányzati Iratkezelés Felügyelet útján ellenőrzi az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtását, a közlevéltárak ellenőrzéseinek alapján értékeli az iratkezelés helyzetét, az elektronikus iratkezelésre áttérés tapasztalatait.
3. A nem selejtezhető köziratok fennmaradásának biztosítása érdekében az iratok védelmét és az iratkezelés rendjét a MOL ellenőrzi. Ennek során az iratkezelői és irattári helyiségbe beléphet, az iratokba – az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével – iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja.
A MOL iratkezelési kérdésekben szakmai tanácsot ad, a nem selejtezhető iratok épségben és használható állapotban történő megőrzését súlyosan veszélyeztető hibákat és hiányosságokat jegyzőkönyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határidőt állapít meg. Ha a Minisztérium a jegyzőkönyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítását kezdeményezi.
Az iratkezelés szakmai irányításával és ellátásával kapcsolatos feladat- és hatáskörök a Minisztériumban
4. A pénzügyminiszter határozza meg a Minisztérium iratkezelésének előírásait, biztosítja az iratkezelés tárgyi, szervezeti és személyi feltételeit.
5. A Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője az iratkezelésért felelős vezetőként gondoskodik:
a) az Iratkezelési Szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén az Iratkezelési Szabályzat módosításának kezdeményezéséről és előkészítéséről;
b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről, továbbképzéséről;
c) az iratok szakszerű és biztonságos nyilvántartására és kezelésére alkalmas, tanúsított elektronikus iktatási rendszer működtetéséről, az ahhoz tartozó jogosultsági rendszer kialakításáról;
d) az iratkezelési segédeszközökről.
6. Az Ügykezelési osztály vezetője felelős:
a) az iratkezelést végzők részére szakmai segítségnyújtás biztosításáért;
b) a számítógépes irakezelő rendszer alkalmazás gazdai feladatainak ellátásáért (szótárak, címtárak karbantartása, adatvédelmi és biztonsági előírások érvényesítése);
c) az iratok selejtezésének és megsemmisítésének, központi irattárba helyezésének, levéltárba adásának megszervezéséért, a felülvizsgálatok kezdeményezéséért;
d) a maradandó értékű iratok épségben és használható állapotban történő megőrzéséért és közlevéltárba adásáért;
e) a MOL-lal való együttműködésért a levéltárba adással, valamint az iratkezeléssel összefüggő egyéb levéltári egyetértési és ellenőrzési jogosultság gyakorlásával kapcsolatos kérdésekben.
7. A szervezeti egység vezetője az alárendeltségébe tartozó szervezeti egység területén:
a) felelős az Iratkezelési Szabályzat előírásainak beosztott dolgozóival való megismertetéséért, betartásáért, betartatásáért;
b) évenként legalább egy alkalommal átfogóan ellenőrzi az iratkezelés rendjét;
c) kiszignálja az érkezett és a saját kezdeményezésű iratot;
d) jóváhagyja az érkezett irattal kapcsolatban meghatározott intézkedések végrehajtását;
e) kiadmányozza a saját kezdeményezésű irat tervezetét; jóváhagyja az expediálási adatokat (címzettek körét, elküldés módját, időpontját stb.);
f) helybenhagyja, vagy felülbírálja az adatvédelmi rendelkezésekre, az irattári tételszámra vonatkozó javaslatokat; engedélyezi az iratok határidőbe és irattárba tételét, átmeneti irattárból történő kölcsönzését.
8. Az ügyintéző felelős:
a) az irat készítéséért, kezeléséért és megőrzéséért, az ügyintézési határidő betartásáért;
b) kezdeményezi az érkezett irattal kapcsolatos intézkedések jóváhagyását, a saját kezdeményezésű irat kiadmányozását;
c) javaslatot tesz az irat adatvédelmi besorolásra, az irattári tétel számára, az irattári határidőbe tételére, az irattárba helyezésére.
9. Az ügykezelő feladata:
a) a számítógépes iratkezelő rendszer működtetése; az iratkezelő funkciók elvégzése, az adatok bevitele, módosítása, törlése;
b) külső szervtől, személytől érkezett küldemény átvétele, felbontása (megnyitása), érkeztetése, előzményezése, iktatása, mutatózása, az iratvédelmi rendelkezésekre vonatkozó javaslattétel;
c) a saját készítésű – kiadmányozott – iratok előzményezése, iktatása, mutatózása, expediálása a címzett(ek)nek;
d) a szervezeti egységek közötti iratátadás-átvétel lebonyolítása;
e) az iratok határidőbe tételével, átmeneti irattárazásával, őrzésével, kölcsönzésével, selejtezésével kapcsolatos feladatok elvégzése.
10. Az iratkezelési feladatokat a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a Minisztérium szervezeti egységeinek, illetve az ügyviteli csoport ügykezelői, illetve az iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői (a továbbiakban együtt: ügykezelő) végzik.
Az iratkezelés szervezete
11. A Minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.
12. A központi iratkezelés az ügyviteli csoport által érkeztetett és iktatott küldemények, illetve a postán történő kézbesítés esetében valósul meg, továbbá a selejtezés és a maradandó értékű iratok levéltári átadása is központilag történik.
13. Az osztott iratkezelés a szervezeti egységekhez közvetlenül érkező küldemények, és a saját kezdeményezésű iratok esetében valósul meg.
14. A Minisztérium elintézett iratait irattárban (átmeneti, központi) tárolja. Az ügyviteli csoportnál működtetett átmeneti irattárban az 1 évnél nem régebben elintézett iratok tárolhatók, majd 1 év elteltével az elintézett, további ügyintézést nem igénylő iratok a központi irattárban kerülnek elhelyezésre.
Az iratok kezelésének általános szabályai
Az iratok rendszerezése
15. A Minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belül irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek.
16. A Minisztériumhoz érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített elektronikus iratkezelő rendszerben kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet és az elektronikus iktató adatbázist, az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.
17. Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.
Az iratkezelési segédeszközök
18. A számítógépes iratkezelő rendszer magában foglalja valamennyi manuális ügyviteli segédeszköz funkcióját:
a) A szervezeti egységek egy közös, elektronikus érkeztetőkönyvet használnak. Itt történik a külső szervektől, személyektől érkezett küldemények befogadása, érkeztetési adatainak regisztrálása.
b) Egy közös elektronikus iktatókönyvben történik az érkezett, valamint a szervezeti egységeknél készült iratok nyilvántartásba vételi, szignálási, intézési, jóváhagyási, kiadmányozási, expediálási, irattárazási és levéltárba adási adatainak regisztrálása.
c) A közös elektronikus kölcsönzőkönyv az irattározott papír alapú irat irattárból történő kivételének és visszaadásának elektronikus nyilvántartására szolgál.
d) Az iktatott iratok szervezeti egységek (iktatóhelyek) közötti átadásának-átvételének regisztrálása az elektronikus belső átadókönyvben történik. Az iratok másolatainak vagy másodlatainak egyidejű átadása-átvétele a körlevél funkció alkalmazása útján valósul meg.
e) A külső szerveknek, személyeknek továbbított papír alapú küldemények kézbesítéséhez szükséges adatok regisztrálását, illetve ezekből a papír alapú kézbesítési bizonylatok előállítását elektronikus postakönyv támogatja.
19. A számítógépes iratkezelő rendszer mellett a 18. pontban meghatározott iratkezelési segédeszközök papír alapú változatának párhuzamos alkalmazása tilos.
20. Az iktatókönyvet, valamint a név- és tárgymutatót az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után, oldalszámozva ki kell nyomtatni, és teljes vászonkötésben össze kell fűzni oly módon, hogy a lapok ne legyenek cserélhetők, az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá körbélyegző lenyomatával hitelesíteni. A lezárt év elektronikus iktatókönyvéről biztonsági másolatot kell készíteni.
21. A számítógépes iratkezelő rendszerben rögzített adatok bizonylata az érkezett küldemény borítója, maga az érkezett vagy elküldendő irat, illetve az iratokhoz használt előadói ív. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik. Az alapirat után, növekvő sorrendben kell elhelyezni az iratokat úgy, hogy a legnagyobb alszámos irat vagy kiadmánytervezet legyen a legfelső. Az előadói ív a számítógépes iratkezelő rendszerből is kinyomtatható.
22. Az előadói ív kötelező tartalmát és formáját a Szabályzat 2. számú melléklete tartalmazza.
23. A számítógépes iratkezelési rendszer kezelési útmutatóját a Szabályzat 4. számú melléklete, a Felhasználói Kézikönyv tartalmazza.
Az irattári terv szerkezete és rendszere
24. A Minisztérium iratanyagának irattári kezelése a Szabályzat 1. számú mellékletét képező irattári terv alapján történik. Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, ezért azt az iratkezelési szabályzat mellékleteként kell beilleszteni.
25. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy őrzési idő megváltoztatása esetén módosítani kell.
26. Az irattári tervet a Minisztérium az önkormányzati miniszterrel, valamint a MOL-lal együttműködve készíti elő és egyetértésével adja ki.
27. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.
28. A Minisztérium irattári terve azokat az ügycsoportokat (ügyköröket) foglalja rendszerbe, amelyek alapján az iratokat tagolni kell.
29. Meghatározza továbbá azt is, hogy mely tételek iratai nem selejtezhetők, illetve a selejtezhető iratokat meddig kell a Minisztérium irattárában őrizni.
30. A nem selejtezhető iratokat a MOL legalább 15 évi őrizet után veszi át.
31. Az irattári tételek az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval, irattári tételszámmal vannak ellátva. A tételszám mutatja az irat hovatartozását. A számjel négy-, szükség esetén ötjegyű. Az első (ötjegyű szám esetén az első két) számjegy az ügycsoport, a következő számjegy a megőrzési idő jelzőszáma. Az utolsó két számjegyből álló szám az iratfajtának az ügycsoporton belüli sorszámát mutatja.
32. A megőrzési idő jelzőszámai a következők:
|
Jelzőszám |
Megőrzési idő |
|
0 |
Nem selejtezhető – 15 év |
|
1 |
50 év |
|
2 |
30 év |
|
3 |
20 év |
|
4 |
10 év |
|
5 |
6 év |
|
6 |
5 év |
|
7 |
3 év |
|
8 |
2 év |
|
9 |
1 év |
33. Az irattári terv alkalmazása a számítógépes iratkezelő rendszerben kötelező. Az irattári tételszámot a papíralapú iraton, az előadói íven és a számítógépes iratkezelő rendszerben – legkésőbb irattározáskor – rögzíteni kell. A Minisztérium aktuális irattári tervét az alkalmazásgazda rögzíti, vagy módosítja a rendszerben. A számítógépes iratkezelő rendszerben vezetett iktatókönyvet a hozzá tartozó irattári tervvel együtt kell elmenteni.
Az irat alaki követelményei
34. A kiadmányozott iratokon az alábbiakat kell feltüntetni:
a) az irat első lapjának fejrészén:
– a miniszter által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét, alatta a Magyar Köztársaság pénzügyminisztere megnevezést,
– az államtitkár által kiadmányozott iratokon, a lap felső részén középre helyezve a Magyar Köztársaság címerét, alatta a Magyar Köztársaság Pénzügyminisztérumának államtikára megnevezést,
– a kabinetfőnök, a szakállamtitkárok és a hivatali egységek vezetői által kiadmányozott iratokon, a lap bal felső sarkában a Magyar Köztársaság címere, alatta a Pénzügyminisztérium, valamint a kiadmányozó vagy a hivatali egység megnevezését;
b) védett adatot tartalmazó irat esetén az irat fejrészének jobb oldalán:
– a védelem okát, jogalapját és érvényességi idejét a 42. pontban meghatározott módon;
c) az első lap fejrésze alatt bal oldalon az iktatószámot;
d) az iktatószám alatt a címzésben:
– a címzett nevét, beosztását, székhelyét és címét;
e) az irat első lapjának jobb felső sarkában
(szervezeti egység vezetője által kiadmányozott iraton):
– az ügyintéző nevét és telefonszámát,
– válasz esetén a hivatkozási számot,
– az irat tárgyát;
– a hivatkozási számot.
f) a szöveg alatt bal oldalon:
– a keltezést (helység, év, hó, nap), az s. k. jelzésű kiadmányokon a hitelesítési záradékot (ez alól kivétel a nyomdai úton készített kiadvány),
g) a szöveg alatt jobb oldalon:
– a kiadmányozó nevét, beosztását, szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát (Minisztériumon kívüli címzett példányán);
h) a kiadmányozó alatt jobb oldalon:
– a mellékletek számát (10 lapig a lapszám megadásával, azon felül csomag megjelöléssel a „Mellékletek:” cím alatt),
– több címzett esetén a címzettek felsorolását a „Kapják:” cím alatt:
(Ha az irat 2–5 példányban készült a címzett szervek, személyek nevének, beosztásának megjelölésével, ezen felüli példány esetén a „külön elosztó szerint” szöveg beírásával.)
i) az irat első lapjának alján középen (a láblécben):
– a hivatali egység címét, telefonszámát és elektronikus elérési lehetőségét;
j) a kiadmányhoz készített mellékleten, az irat első lapjának jobb felső sarkán a
– „Melléklet a .......PM számú irathoz” szöveget.
35. A Minisztérium szervezeti egységei által rendszeresen használt irattípusok alaki követelményeit a Szabályzat 3. számú mellékletét képező iratmintatár tartalmazza.
36. A levelezésben fekete-fehér fejrésszel ellátott normál, a miniszteri és államtitkári levelezésben színes fejrésszel ellátott, nyomdai úton előállított levélpapírt kell alkalmazni.
Másolatok és másodlatok készítése
37. A szükséges technikai, személyi feltételek megteremtéséig, az elektronikus aláírás közigazgatásban történő rendszeresítéséig a Minisztérium számítógépes iratkezelési rendszerében elektronikus és digitalizált irat nem tárolható.
38. A Minisztérium által kapott vagy készített minden elektronikus iratról papíralapú másolatot kell készíteni és az iratkezelés szempontjából, ezt kell „elsődleges”-nek tekinteni.
39. Hitelesített másolatot készíteni csak eredeti kiadmányozott (aláírással és dátummal ellátott) papír alapú iratról lehet. Az elektronikus aláírás hivatalos elterjedéséig elektronikus iratról hitelesített másolat nem készíthető.
40. Hitelesített másolatot csak az eredeti iratot kiadmányozó vagy annak őrzésére hivatott szerv készíthet. A hitelesítési záradék aláírója csak a szervnél kiadmányozási joggal rendelkező vagy hitelesített másolat készítésére felhatalmazott más személy (pl.: ügykezelő) lehet.
41. A hitelesség biztosítása érdekében a papír alapú másolat utolsó oldalán ún. „Hitelesítési záradék”-ot kell elhelyezni, amelynek tartalma a következő:
„HITELESÍTÉSI ZÁRADÉK
Az eredeti iratban foglaltakkal egyező tartalmú másolat.
– Az eredeti irat iktatószáma és címe/tárgya:
– A másolat felhasználója: (szerv/személy neve, beosztása.)
– A másolatkészítés időpontja: (év, hó, nap).
– A másolat megsemmisítésének határideje: (év, hó, nap).
– A másolat készítője: (szerv/személy neve, beosztása, aláírása)”.
42. A hitelesítési záradék azt a tényt tanúsítja, hogy a másolat az eredeti irat tartalmával mindenben megegyezik. Amennyiben a másolat az eredeti irat teljes tartalmát nem tartalmazza, a záradékban a következő szöveget kell feltüntetni: „A másolat az alapjául szolgáló eredeti irat tartalmát csak részben tartalmazza.”
43. Eredeti iratnak kell tekinteni és nem szükséges hitelesítési záradékkal ellátni az ún. másodlatokat, tehát azokat a példányokat, amelyek alakjukat, tartalmukat és adathordozójukat tekintve az első példánnyal azonosak, azzal egy időben készültek és azonos módon kerültek kiadmányozásra.
44. Nem tekinthető eredeti iratnak vagy másodlatnak a fax, ezért arról hitelesített másolat sem állítható elő.
45. Joghatás kiváltására nem alkalmas ún. „egyszerű másolat”-ról, tehát „munkapéldány”-ról van szó akkor, ha a másolat nem az eredeti iratról készült, vagy nem a készítő (kiadmányozó), illetve az őrzésre jogosult készítette, vagy nincs ellátva hitelesítési záradékkal. Egyszerű másolatnak tekinthető a más szervek által készített elektronikus irat kinyomtatása is.
46. Egyszerű másolatot (munkapéldányt) a Minisztérium minden dolgozója előállíthat, ha az irat védett adatokat nem tartalmaz. A munkapéldányon fel kell tüntetni az alábbiakat:
„MUNKAPÉLDÁNY
– A másolatkészítés időpontja: (év, hó, nap)
– A másolat megsemmisítési határideje: (év, hó, nap)
– A másolat készítője: (szerv/személy neve, beosztása, aláírása)”
47. A másolat- és másodlatkészítés rendje:
a) Érkezett irat esetében szervezeti egységhez elektronikus úton érkezett iratot ki kell nyomtatni, majd el kell látni másolati záradékkal és ennek megfelelő jelöléssel (munkapéldány). Az ügyintézés befejezésekor ezt a másolatot kell irattárba tenni. Az elektronikus levelezőrendszeren csatolmányként érkezett irat mellett ki kell nyomtatni, és az irathoz kell szerelni a feladó és címzett nevét, a küldemény tárgyát, a küldés időpontját tartalmazó fejlécet és az üzenet szövegét is.
b) Saját kezdeményezésű irat esetén a szervezeti egységnél készült iratot ki kell nyomtatni és a hiteles, papír alapú másodlatot (másodlatokat) kell elküldeni a címzett szerveknek, személyeknek, egy eredeti papír alapú példányt (másodlatot) pedig a szervezeti egység irattárába kell tenni.
48. Elektronikus úton (e-mail, fax), illetve más elektronikus adathordozón (hajlékony lemez, CD, DVD stb.) irat csak akkor továbbítható, ha azt a címzett kifejezetten kéri, illetve egyetértően tudomásul veszi és a kiadmányozó erre engedélyt adott. Az elküldött elektronikus irat egy kiadmányozott hiteles papír alapú példányát kell a készítő szervezetnél irattárba tenni.
Az irat védelme
49. Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen.
50. Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet, a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést.
51. A Minisztérium dolgozói közül az üzleti titkot, személyes adatot tartalmazó, illetve belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő ún. nem nyilvános iratokhoz (a továbbiakban: védett adatot tartalmazó irat), illetve azok leíró adataihoz csak azok férhetnek hozzá, akiknek azok megismeréséhez munkakörük ellátásához vagy az ügy intézéséhez szükségük van és arra az illetékes vezető felhatalmazást adott.
52. Érkezett iratok esetében az iktatást végző ügykezelő – amennyiben a küldemény burkolatán vagy az iraton lévő jelölésből, vagy az irat tartalmából arra következtet, hogy az irat védendő adatot tartalmaz – iktatáskor gondoskodik arról, hogy ahhoz rajta kívül átmenetileg csak a szignáló vezető férhessen hozzá. A szignáló vezető szignáláskor felülbírálhatja a védelem szükségességét, illetve kijelöli a hozzáférésre jogosultak körét.
53. Saját készítésű iratok esetén a védelemről és a hozzáférésre jogosultak köréről az ügyintéző javaslata alapján a kiadmányozó dönt.
54. Érkezett irat esetében a védett adatokat tartalmazó iratok jelöléséről és kezeléséről akkor is intézkedni kell, ha azt a készítő, illetve küldő szerv vagy személy elmulasztotta.
55. A számítógépes iratkezelő rendszerben az aktuális hozzáférési jogosultságot (a védelem okát, felülvizsgálati határidejét, a jogosultak körét) iratonként nyilván kell tartani, adatait illetéktelenek elől el kell rejteni.
56. Az előadói íven és az iraton a védelem okát és jogalapját az alábbiak szerint kell feltünteni:
a) Döntés-előkészítő adatot tartalmazó irat esetében:
„Az 1992. évi LXIII. tv. 19/A. § (1) bekezdése alapján védendő
NEM NYILVÁNOS ADATOT TARTALMAZ
Érvényességi idő: 2009. 00. 00-tól számított 10 évig!”
b) Személyes adatot tartalmazó irat esetében:
Az 1992. évi LXIII. tv. 10. § alapján védendő
SZEMÉLYES ADATOT TARTALMAZ
Érvényességi idő: 2009. 00. 00-tól számított… évig!
c) Üzleti titkot tartalmazó irat esetében:
ÜZLETI TITKOT TARTALMAZ
Érvényességi idő: 2009. 00. 00-tól számított… évig!
57. A Minisztérium iratkezelési feladatokat ellátó munkatársai olvasási és szerkesztési joggal a számítógépes iratkezelő rendszert annak Lotus Notes-os natív felületén, a vezetők és ügyintézők olvasási joggal a Pénzügyminisztérium intranetes rendszerén keresztül érhetik el.
58. Iratot munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni csak vezetői engedéllyel lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.
59. Védett adatot tartalmazó irat esetében az iratba való betekintés és a másolat vagy kivonat készítése vezetői engedélyhez kötött, amit úgy kell megvalósítani, hogy azzal a védelmi előírások ne sérüljenek.
60. Védett adatot tartalmazó iratok esetében betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon és az elektronikus iratkezelő rendszerben egyaránt dokumentálni kell.
61. A központi irattárban lévő iratok kutathatóságához az iratkezelésért felelős Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője adja meg az engedélyt.
62. Az iratkezelésnek lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történjen.
63. Az irattári helyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A helyiség munkaidőn kívül, munkaszüneti napon történő felnyitásáról az Ügykezelési osztály vezetőjét értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról – amennyiben az irattáros nincs jelen – jegyzőkönyvet kell felvenni.
64. A számítógépes iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése, az új jogosultságok beállítása, illetve módosítása az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően az alkalmazásgazda feladata.
III. Fejezet
Az iratkezelés folyamata
Az iratkezelés folyamata
A küldemények átvétele
65. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve magánfél személyes benyújtása útján kerül a hivatali egységhez.
66. Az ügyviteli csoport veszi át a Minisztérium postafiókjába érkező postai, valamint a hivatali kézbesítők, a futárszolgálat, valamint a magánfél által személyesen hozott küldeményeket.
67. A Minisztériumba érkező hivatalos küldemények átvételére jogosult:
a) címzett vagy az általa megbízott személy,
b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy,
c) az iratkezelésért felelős vezető,
d) a postai meghatalmazással rendelkező személy,
e) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,
f) az ügyviteli csoport munkatársa,
g) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy,
h) elektronikus levelezőszerver.
68. A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:
a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,
b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítók (iktatószám) megegyezőségét,
c) a küldemény sértetlenségét
d) az iraton jelzett mellékletek meglétét
69. Az átvevő a papír alapú iratok esetében a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának a feltüntetésével, szükség esetén bélyegzővel az átvételt igazolja.
70. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak emberi beavatkozással (nem automatikus) elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugta).
71. Az „azonnal” vagy „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni.
72. Amennyiben érkeztetésre és iktatásra nem jogosult személy veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek érkeztetésre átadni.
73. Az elektronikus irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a Minisztérium számítástechnikai rendszerére. A küldemény biztonsági kockázatot jelent, ha:
a) a számítógépes iratkezelő rendszerhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja,
b) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,
c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.
74. Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a Minisztérium számítástechnikai rendszerére. Az átvétel megtagadásával járó feldolgozás elmaradásáról és okáról a feladót értesíteni szükséges. Nem köteles a Minisztérium értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Ismétlődőnek minősül az azonos e-mail címről azonos tárgyban, vagy eltérő tárgyban, de azonos biztonsági kockázatot hordozó küldemény, melynek átvételét a Minisztérium határvédelmi rendszere nem tagadta meg. A Minisztérium határvédelmi rendszere automatikusan megtagadja a vírusfertőzött, illetőleg a kéretlen reklám (levélszemét) kategóriába tartozó levelek fogadását. A Minisztérium határvédelmi rendszere által automatikusan megtagadott átvétel esetére a feldolgozás elmaradásáról a Minisztérium értesítést nem küld.
75. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, ezt követően ellenőrizni kell a küldemény tartalmának a meglétét. A hiányzó iratokról, mellékletekről a küldő szervet/személyt értesíteni kell.
76. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.
A küldemények felbontása
77. A Minisztériumba érkezett küldeményt:
a) a címzett vagy az erre kijelölt személy,
b) az ügyviteli csoport munkatársai bonthatják fel.
78. Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani az „s. k.” felbontásra szóló, valamint azon küldeményeket, melyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte.
79. A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény – az Iratkezelési Szabályzat szerinti – iktatásáról.
80. A küldemény téves felbontásakor a felbontó az átvételt és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.
81. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét, olvashatóságát. Problémák felmerülése esetén a tényt rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.
82. Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság, olvashatóság szempontjából ellenőrizni kell. Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított 3 napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, valamint a Minisztérium által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól. Ezen iratokat iktatni nem kell.
83. Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatók meg, valamint egyes elemei nem olvashatók a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt az érkezéstől számított 3 napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, valamint a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.
84. Ha a küldemény felbontásakor a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, továbbá a pénzt, az iratra fel nem ragasztott illetékbélyeget, egyéb értéket a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni – elismervény ellenében. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.
85. Amennyiben az iraton illetékbélyeg található, és annak állapota kifogástalan, akkor azt az ügyintéző felülbélyegzéssel érvényteleníti. A felülbélyegzés napját is jelző bélyegzőlenyomatot az iratra felragasztott illetékbélyegek mindegyikére akként kell ráütni, hogy a lenyomat fele – időpontot jelző bélyegzőnél az ezt feltüntető jelzés is – az illetékbélyeg egyik felére, másik fele pedig az irat papírjára essék. Ilyen bélyegző hiányában az értéktelenítés tényét és annak időpontját az illetékbélyegekre tintával kell rávezetni.
86. Ha az illetékfizetés céljából az iratra felragasztott illetékbélyeg olyan mértékben csonka, hogy ez korábbi felhasználás lehetőségét nem zárja ki, vagy ha az illetékbélyeg egymástól elválasztott részeit illesztették össze, úgy kell tekinteni, mintha azon nem fizettek volna illetéket.
87. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen.
88. Elektronikus levelezőrendszeren érkezett irat befogadásának időpontja az érkeztetőszámot is tartalmazó elektronikus visszaigazoláson szereplő elküldési időpont. Az elektronikus érkeztetőkönyvben az időpont az érkeztetőszám előállításakor bejegyzésre kerül. Az elektronikus visszaigazolásról szükség esetén papír alapú változat készíthető. Egyéb adathordozón befogadott elektronikus irathoz papír alapú kísérőlap szerelése szükséges, mely az érkeztetőszámon kívül tartalmazza a befogadás időpontját és egyéb, az Iratkezelési Szabályzat által megkövetelt információkat is.
89. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, úgy annak igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni.
90. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha:
a) az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,
b) a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,
c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,
d) bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,
e) „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postajelzéssel ellátott borítékot.
A küldemények érkeztetése
91. A küldeményeket az érkezés napján nyilvántartásba kell venni a számítógépes iratkezelő rendszer elektronikus érkeztetőkönyvében, ami a küldemény küldőjének, felbontójának, érkeztetőjének (rögzítőjének), belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám), a küldemény fajtájának, érkezés módjának nyilvántartásba vételével, valamint az érkeztetőbélyegző lenyomatának az iraton történő elhelyezésével, a rendszer által adott sorszám ráírásával valósul meg. Az érkeztetési sorszám évente eggyel kezdődően folyamatos.
Az iratok csatolása, szerelése
92. Az irat iktatása előtt az ügykezelőnek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e előzményirata. Az előzményt szerelni kell az utóirathoz, illetve fizikailag is össze kell rakni. A téves szerelést bontani kell.
93. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, csupán kapcsolatos irat, melynek ismerete szükséges a szignáláshoz, az ügy elintézéséhez, úgy a két iratot kapcsolatos iratként kell kezelni, melyet az előadói íven is fel kell tüntetni. Kapcsolatos iratokat csak a szakmailag szükséges ideig indokolt egyben kezelni, azt követően a csatolást meg kell szüntetni, és az iratokat fizikailag is el kell különíteni.
Az irat nyilvántartásához használt
ügykezelési nyilvántartások
ügykezelési nyilvántartások
94. Az iratok iktatása elektronikus iratkezelő rendszerben történik, amely magában foglalja a név- és tárgymutatót is.
95. A főnyilvántartó könyvben nyilvántartásba kell venni a kinyomtatott, hitelesített iktatókönyveket, kézbesítőkönyveket.
96. A főnyilvántartó könyv egyes sorszámmal kezdődik, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül kell folytatni.
97. Az ügykezelési nyilvántartásokat hitelesíteni kell, melyről az Ügykezelési osztály gondoskodik.
98. A könyvek borítójának belső oldalán fel kell tüntetni: „Ez a könyv… számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20…év……hó…..nap. A hitelesítéssel megbízott személy aláírásával, valamint az Ügykezelési osztály hivatalos bélyegzőjének lenyomatával ellátja. A kölcsönzési napló, átadókönyv (kézbesítőkönyv) betelte esetén annak zárásáról, valamint azzal egyidejűleg új napló megnyitásáról gondoskodni kell.
Iktatás
99. A Minisztériumhoz érkező, illetve ott keletkező iratokat iktatással kell nyilvántartani.
100. Az elektronikus iktatókönyv az alábbi adatokat tartalmazza:
a) iktatószám,
b) iktatás időpontja,
c) érkezett küldemény érkeztetőszáma, elektronikus érkeztető azonosítója,
d) érkezett küldeményt felbontó szerv, személy neve, felbontás időpontja,
e) érkezett küldemény címzettje,
f) érkeztető szerv, személy neve, érkeztetés időpontja,
g) érkezett irat iktatószáma,
h) küldeményben lévő érték megnevezése, összege, elintézési módja,
i) érkezett vagy elküldött küldemény fajtája, adathordozója, módja, érkezés/elküldés időpontja, postai azonosítója (ragszáma)
j) küldő vagy címzett szerv/személy megnevezése, azonosító adatai, címadatai, elérhetőségei
k) ügy (iratcsomag) címe
l) irat címe
m) irat tárgya (tárgykörök, tárgyszavak),
n) irat típusa,
o) mellékletek száma, példánysorszáma, lapszáma
p) szignálási adatok (szignáló szerv, személy, szignálás időpontja, ügyintéző szervezeti egység, ügyintéző)
q) ügyintézés határideje, végrehajtás időpontja,
r) kezelési feljegyzések, feladatok meghatározása,
s) jóváhagyagyó/kiadmányozó szerv, személy neve, jóváhagyás/kiadmányozás időpontja,
t) elő- és utóirat, kapcsolatos irat iktatószáma,
u) irattári tételszám, őrzési idő megjelölése,
v) irattári határidőbe, átmeneti vagy központi irattárba helyezés időpontja.
101. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon nyilván kell tartani, illetve érkezett küldeményként az érkeztető könyvben érkeztetni kell:
a) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;
b) a pénzügyi bizonylatokat, számlákat;
c) a munkaügyi nyilvántartásokat;
d) a bérszámfejtési iratokat;
e) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;
f) az „s. k. felbontásra” érkezett iratokat;
g) a visszaérkezett tértivevényeket.
102. Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni:
a) a meghívókat;
b) a tananyagokat, a tájékoztatókat;
c) az üdvözlőlapokat;
d) az előfizetési felhívásokat, a reklámanyagokat, az árajánlatokat, az árjegyzékeket;
e) a közlönyöket, sajtótermékeket.
103. Az iktatás alszámokra tagolódó sorszámos iktatással történik. Egy sorszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett új iratokat alszámon kell nyilvántartani.
104. Az iktatás minden év január 1-jén 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik. Év végén az iktatókönyvet, iktatási segédleteket, kölcsönzési naplót le kell zárni. Zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe nem lehet több iratot iktatni sem főszámra, sem alszámra. Minden évben új iktatókönyvet kell nyitni.
105. Az irat átvevőjének és iktatásra jogosultnak az iratot a beérkezést követő egy munkanapon belül be kell iktatnia.
106. Az iktatóbélyegző lenyomatát az iktatandó iraton el kell helyezni, melynek tartalmaznia kell:
a) a szerv nevét,
b) az iktatás évét, hónapját, napját,
c) az iktatószámot,
d) az érkezett irat és mellékleteinek számát, példánysorszámát, lapszámát.
107. Téves iktatást az elektronikus iktatókönyvben jelölni kell. A tévesen iktatott iratról felvett adatok törlését a számítógépes iratkezelő rendszer nem engedi, a tévesen kiadott iktatószám újból nem használható fel.
Szignálás
108. Az ügyviteli csoport az iratokat (érkeztetést és iktatást követően) az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának kézbesítő útján továbbítja.
109. Az irat szignálására jogosult vezető mind az érkezett, mind a saját kezdeményezésű irat esetén az előadói ívre vezeti rá a szignálási adatokat.
110. A szervezeti egység ügykezelőjének az irat, illetve az előadói ív ügyintézésre történő átadása előtt fel kell vennie a szignálási adatokat a számítógépes iratkezelő rendszerbe. Ha a feladat saját kezdeményezésű irat készítése, az iratot be kell iktatni. Amennyiben a saját készítésű irat elkészítése okafogyottá válik vagy kiadmányozása elmarad, iktatószámot téves iktatásként zárolni kell.
Ügyintézés
111. Az ügyintézőnek az általa átvett iratokat iktatószám, lapszám szerint ellenőriznie kell és meg kell néznie, hogy szükség van-e a szokásostól eltérő különleges eljárásra.
112. Az ügyintéző az „azonnal” jelzésű iratokat haladéktalanul, a „sürgős” jelzésűeket soron kívül, az „egyéb” iratokat érkezésük és fontosságuk sorrendjében, de legkésőbb olyan időben köteles előkészíteni, hogy azt a kiadmányozásra jogosult 30 napon belül aláírhassa.
113. A szervezeti egység vezetője által kijelölt ügyintéző köteles az elintézetlen iratairól a munkáltatói jogkör gyakorlóját havonta tájékoztatni.
114. A szervezeti egység vezetője köteles folyamatosan figyelemmel kísérni az ügyintézők elintézetlen ügyiratait az intraneten is elérhető számítógépes iratkezelő rendszer segítségével.
115. Minden ügyintéző felelős a gondjaira bízott iratok megőrzéséért. Amennyiben távozik a minisztérium állományából, vagy szervezeti egységet vált, úgy köteles a rá szignált, valamint a nála fellelhető iratokat rendezett állapotban a szervezeti egység ügykezelőjének átadni, aki gondoskodik az elintézetlen iratok más ügyintézőre szignálásának az elindításáról, vagy az ügyviteli csoportnál átmeneti irattárba helyezéséről.
Kiadmányozás
116. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot csak a Szervezeti és Működési Szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.
117. Az irat akkor minősül hiteles kiadmánynak, ha:
a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá
b) azon a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata is szerepel.
118. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
119. A Minisztériumnál keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője/ügyintézője hitelesítési záradékolással jogosult papír alapú másolatot is kiadni.
Expediálás
120. A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell.
121. Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről a szervezeti egység ügykezelője gondoskodik.
122. A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt a szervezeti egység ügykezelőjének kell átadni, az ügykezelő csak teljes ügyiratokat köteles átvenni.
123. A szervezeti egység ügykezelőjének ellenőriznie kell, hogy az aláírt, hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, továbbá, hogy a szükséges mellékletek csatolása megtörtént-e.
124. Amennyiben a fenti rendelkezések megvalósultak, úgy a szervezeti egység ügykezelője az ügyiratot expediálás céljából az ügyviteli csoport munkatársainak továbbítja, aki gondoskodik annak továbbításáról.
125. Az ügyviteli csoport munkatársai az elektronikus iratkezelő rendszerben is ellenőrzik, hogy megfelelően került-e kitöltésre a címzett szerv, személy neve, címe, valamint bejegyzésre kerül az irat fajtája és a továbbítás módja az elektronikus iktatókönyv megfelelő rovataiba.
126. A küldeményeket ezt követően az ügyviteli csoport iratkezelői a továbbítás módja szerint (posta, kézbesítő, futárszolgálat stb.) csoportosítják.
127. Elektronikus levélben akkor lehet iratot küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan nyújtotta be, vagy azt kifejezetten kéri és a kiadmányozó vezető engedélyezte. Amíg a Minisztériumban a fokozott biztonságú aláírás, időbélyegző, szervezeti aláírás bevezetése nem történik meg, addig a papír alapú hiteles változatot minden esetben meg kell küldeni. A papír alapú példány megküldéséről a címzettet az elektronikus levélben tájékoztatni kell.
128. A küldeményeket kiadmányozást követő munkanap reggelén kell eljuttatni a postára.
129. Expediálást követően az ügyiratok csak azokban az esetekben kerülhetnek vissza a szervezeti egységekhez, ha abban a későbbiekben érdemi ügyintézés várható. Ebben az esetben az ügyviteli csoport nem „átmeneti irattárba” adja fel az iratokat, hanem „ügyintézésre”.
130. Azon iratok esetében, ahol érdemi ügyintézés az ügymenetben nem várható, az adott ügy elintézett, az iratok nem kérhetők fel expediálást követően az ügyviteli csoporttól. Az ügyviteli csoportnál található átmeneti irattárba történik az elhelyezésük.
131. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket – iktatás nélkül – az ügyirathoz kell mellékelni.
132. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről.
Hitelesítési eszközök nyilvántartása
133. Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni.
134. A kiadott bélyegzőkről és aláírás bélyegzőkről nyilvántartást kell vezetni, melynek vezetéséért az Ügykezelési osztály vezetője a felelős.
Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése
135. A szervezeti egység ügykezelőjénél határidő-nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. A határidő-nyilvántartásba helyezett iratokat elkülönítetten kell kezelni az érdemi ügyintézés alatt álló iratoktól. Az iratokat a határidőként megjelölt naptári napok, valamint az iktatószám sorrendjében kell elhelyezni és nyilvántartani. A határidő előtti napon – ha időközben intézkedés nem történik – az ügyintéző részére ki kell adni intézkedés céljából.
136. A határidőt az ügyben érdemben eljáró ügyintézőnek az előadói íven év, hó, nap megjelölésével fel kell tüntetnie.
137. A határidő az elektronikus iktatókönyv „irattári határidő” rovatában is szerepel.
Irattározás
138. Az elintézett ügyiratokat, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimenő iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni.
139. Az ügyiratot csak a főszámon és csak akkor lehet irattárba tenni, ha az ahhoz tartozó valamennyi irat fizikailag és a számítógépes iratkezelő rendszerben is együtt van az irattározó szervezeti egységnél. Ezért az egyes alszámos iratokat be kell gyűjteni és az elektronikus átadókönyvben át kell adni/venni.
140. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz hozzá kell rendelnie az irattári tételszámot. A irattári tételszámot az irattári terv szerint leghosszabb ideig megőrzendő irathoz kell igazítani.
141. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból (ha ez még nem történt meg) ki kell emelnie és selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisítenie.
142. Az irattárba helyezés előtt az ügyviteli csoport munkatársának kell ellenőriznie, hogy a kiadmányozó által előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.
143. Az átmeneti irattár a keletkezéstől számított 1 évig őrzi az elintézett iratokat, majd azokat a központi irattárnak adja át további kezelés céljából.
144. A központi irattárban az iratokat éves csoportosításban, az irattári tervnek megfelelő tételszám alatt kell elhelyezni. Az egyes irattári tételeken belül az iratokat iktatószámuk szerinti sorrendben szükséges lerakni.
145. A központi irattárban az iratokat eredeti alakjukban, kiterítve, hajtogatás nélkül, dobozban vagy megfelelő iratborítóban kell tárolni. A dobozokon fel kell tüntetni az évszámot, az iktatószámot és az irattári tételszámot.
146. A Minisztérium munkatársai a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzített jogosultságok alapján az irattárakból hivatalos használatra, iratkikérővel kölcsönözhetik ki az iratokat. Amennyiben az ügyintéző más szervezeti egység feladat- és hatáskörébe tartozó ügyiratát kívánja az irattárból kikérni, úgy az az iratot készítő szervezeti egység vezetőjének az írásbeli hozzájárulásával történhet meg.
147. Az irattárból kiadott ügyiratról iratpótló lapot kell kitölteni, amelyet mint elismervényt a kölcsönző és az átvevő ír alá és az irat visszaadásáig az irat helyén átvételi elismervényként szolgál.
148. Az irat irattárba tételét és kikölcsönzését az elektronikus iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell. Amennyiben az ügyintéző 30 napon belül a kikölcsönzött iratot nem adja vissza az irattárnak, úgy arra szakmai vezetője útján fel kell szólítani.
149. Amennyiben a kikölcsönzött irat előiratként szolgál egy elintézendő ügyhöz, úgy az irat szereléséről, az iratkezelési program előiratok rovatában az illetékes szervezeti egység ügykezelőjének gondoskodnia kell. A szerelésről az irattári csoportot minden esetben értesíteni kell.
150. Szervezeti egység váltása, valamint a Minisztériumból történő kilépés esetén a munkavállalóknak a kikölcsönzött iratokkal el kell számolniuk.
151. Amennyiben a szervezeti egységek a korábbi iratkezelési gyakorlatnak megfelelően helyi irattárban tárolják az elintézett, további ügyintézést nem igénylő irataikat, úgy azok átmeneti irattárba történő leadásáról mihamarabb intézkedni kell a szervezeti egység vezetőjének.
Selejtezés
152. Az iratokat legalább 5 évenként selejteznie kell a központi irattárnak. A selejtezés megkezdése előtt 30 nappal írásban értesíteni kell a MOL-t.
153. A selejtezés során ki kell választani azokat az irattári tételeket, amelyek őrzési ideje az irattári terv szerint lejárt, tehát további megőrzésre nincs szükség.
154. A megőrzési időt az utolsó érdemi ügyintézés lezárásának keltétől kell számítani.
155. Az iratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő lejárta után.
156. A selejtezés során az egyes iratok tartalmának és őrzési idejének elbírálásánál felmerülő esetleges kétségek esetén ügyviteli szempontból a szervezeti egység vezetőjének, maradandó érték szempontjából pedig a MOL szakértőjének véleménye a döntő.
157. A selejtezésről a selejtezési bizottság által aláírt, a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, melyet iktatás után a MOL-hoz kell továbbítani a selejtezés engedélyezése céljából.
158. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell:
a) mely év (ek) iratanyagát selejtezték,
b) az irattári tételek felsorolását,
c) a kiselejtezett tételekből tartottak-e vissza iratokat, ha igen; melyeket,
d) milyen mennyiségű iratanyag lett selejtezve,
e) kik végezték és ellenőrizték a selejtezést,
f) a selejtezési jegyzőkönyv felvételének helyét és idejét, a selejtezésre szánt iratanyag keletkeztetőjét,
g) a selejtezés kezdetét és végét,
h) az alapul vett jogszabályokat, belső szabályzatokat (irattári terv, iratkezelési szabályzat),
i) valamint a nyilatkozatot, hogy a selejtezést végzők a jogszabályok szerint jártak el.
159. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.
160. A fizikai megsemmisítést csak a selejtezési jegyzőkönyvre vezetett levéltári hozzájárulás megérkezte után lehet elvégezni.
161. A kiselejtezést az elektronikus iratkezelő rendszerben és az irattári jegyzéken fel kell tüntetni.
162. A szervezeti egységeknél őrzött, iktatott iratokat az irattári tervben meghatározott időtartam lejárta után lehet kiselejtezni. A selejtezés lebonyolítását a szervezeti egység vezetője saját hatáskörben rendelheti el.
163. A saját hatáskörben végrehajtott selejtezés során is figyelembe kell venni jelen fejezet előírásait.
164. Az irat megsemmisítéséről a Jogi és Igazgatási Főosztály vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.
165. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A hulladékanyag-hasznosító vállalatnak a selejtpapírt csak zúzott állapotban lehet átadni.
Levéltárba adás
166. A Minisztérium a nem selejtezhető iratait 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel a MOL-nak adja át. A levéltárnak csak lezárt, teljes évfolyamok iratai adhatók át.
167. A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban a Minisztérium költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készítenie. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
168. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni.
Vegyes rendelkezések
169. A Minisztérium szervezeti egységeinek jogutóddal történő megszűnése esetén az iratokat a feladatokat átvevő szervezeti egységnél kell elhelyezni.
170. Abban az esetben, ha jogutóddal szűnik meg a szervezeti egység, de feladatkörét csak részben veszi át a jogutód, úgy az iratanyagokat ügykör szerint szét kell választani.
171. A jogutód által átvett feladatok iratanyagát a jogutódhoz kell áthelyezni, a fennmaradó iratanyagokat a központi irattárba kell adni.
172. Amennyiben a szervezeti egység jogutód nélkül szűnik meg, iratanyagát a központi irattárban kell elhelyezni.
1. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
2. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
IRATTÁRI TERV
A) Általános rész
A) Általános rész
|
Irattári |
Ügykör megnevezése |
Megőrzési |
Levéltárba adás ideje, |
|
9010 |
Iktató-adatbázis lemeze, papír alapú hiteles másolata |
N |
15 |
|
9011 |
Irattári jegyzékek, selejtezési jegyzőkönyvek |
N |
HN |
|
9401 |
Vezetői értekezletek előterjesztései, ezekhez tartozó feljegyzések, emlékeztetők |
10 |
– |
|
9601 |
Szervezeti egységek munkatervei |
5 |
– |
|
9602 |
Előadói munkakönyv, kézbesítőkönyv, postakönyv |
5 |
– |
|
9603 |
Meghívók, tájékoztatók, egyéb ügyviteli dokumentumok |
5 |
– |
|
9604 |
A Minisztériumot érintő írásbeli választ igénylő megkeresések (képviselői, bizottsági, állampolgári stb.) |
5 |
– |
|
9605 |
Minisztériumokkal történő levelezések* |
5 |
– |
|
9606 |
A Pénzügyminisztérium felügyelete alá tartozó szervekkel kapcsolatos levelezések* |
5 |
– |
|
9607 |
A Minisztérium belső levelezései* |
5 |
– |
* Alkalmazható, ha a különös részben található ügykörökbe történő besorolás nem lehetséges.
B) Különös rész
|
Irattári |
Ügykör megnevezése |
Megőrzési idő/ |
Levéltárba |
|---|---|---|---|
|
|
|||
|
1001 |
Költségvetési irányelvek |
N |
15 |
|
1002 |
Központi költségvetés tervezése |
N |
15 |
|
1003 |
Költségvetési tervezés, beszámolás és információs rendszer módszertani kérdései |
N |
15 |
|
1004 |
Előirányzat-módosítások adatai |
N |
15 |
|
1005 |
Központi költségvetés végrehajtásának tervezése |
N |
15 |
|
1006 |
Államadósság kezelése |
N |
15 |
|
1101 |
Állami kezességvállalás és garancia |
50 |
– |
|
1401 |
Fejezetek előirányzat-maradványai elszámolásának jóváhagyása |
10 |
– |
|
1402 |
Fejezetek éves költségvetési beszámolója, a társadalombiztosítás pénzügyi alapjai kezelőinek beszámolója |
10 |
– |
|
1403 |
Költségvetési ágazati elemzések |
10 |
– |
|
1601 |
Költségvetési körirat |
5 |
– |
|
1602 |
Előirányzat-keretnyitás előrehozása |
5 |
– |
|
1603 |
Zárszámadási körirat |
5 |
– |
|
1604 |
Költségvetési előrejelzés |
5 |
– |
|
1605 |
Tájékoztatók az államháztartás és egyes alrendszereinek helyzetéről |
5 |
– |
|
1606 |
Költségvetési törvény előkészítése |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
1607 |
Társadalombiztosítás pénzügyi alapjai éves költségvetésének, pótköltségvetésének és zárszámadásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
1608 |
Önkormányzatok gazdálkodása szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
1609 |
Az államháztartási törvény és végrehajtási rendeleteinek előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
|
|||
|
2001 |
Gazdaságmozgósítással, rendkívüli állapottal kapcsolatos iratok |
N |
15 |
|
2002 |
Makrogazdasági modellek, elemzések, prognózisok |
N |
15 |
|
2003 |
Bankprivatizációval, -konszolidációval kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
2601 |
Egészségügyi és jóléti rendszerek reformjának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2602 |
Területfejlesztési politika pénzügyi eszközrendszerére vonatkozó javaslatok** |
5 |
– |
|
2603 |
Pénz- és tőkepiaci rendszer szabályozásának előkészítése, kidolgozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2604 |
Biztosítási rendszer szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2605 |
Devizapolitikai eszközrendszer szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2606 |
Önkéntes, kölcsönös biztosítópénztárak, magánnyugdíjpénztárak működése szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2607 |
Szociális szférára vonatkozó koncepció és szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
2608 |
Közalapítványok, alapítványok ügyei** |
5 |
– |
|
2609 |
Lakáspolitika, lakásgazdálkodás szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
|
|||
|
3001 |
Vagyonpolitika |
N |
15 |
|
3002 |
Kárpótlás |
N |
15 |
|
3101 |
Kezességvállalás és garancia, viszontgarancia |
50 |
– |
|
3102 |
Támogatási formák kidolgozása** |
50 |
– |
|
3301 |
Hitelkonstrukciók |
20 |
– |
|
3302 |
Csőd- és felszámolási ügyek |
20 |
– |
|
3601 |
Pénzügyi intézmények (MEHIB Rt., EXIM Bank Rt. HgRt. stb.) szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
3602 |
Megváltozott munkaképességűeket foglalkoztató gazdálkodószervezetek (ideértve célszervezetek) szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
3603 |
Kis- és középvállalkozások szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
3604 |
Gazdasági kamarák működésének szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
3605 |
Szerencsejáték-adózás és -szabályozás előkészítése |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
|
|||
|
4401 |
Nem termelő infrastruktúra (közlekedés, posta, távközlés, vízgazdálkodás) |
10 |
– |
|
4402 |
Ipar |
10 |
– |
|
4403 |
Energetika |
10 |
– |
|
4404 |
Agrárgazdaság |
10 |
– |
|
4405 |
Idegenforgalom |
10 |
– |
|
4406 |
Kereskedelem |
10 |
– |
|
|
|||
|
5601 |
Nonprofit szektor szabályozásának előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5602 |
Munkaügyi szabályozás, járulékok** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5603 |
Bérpolitikai intézkedések előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5604 |
Foglalkoztatáspolitika** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5605 |
Álláskeresési ellátások |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5606 |
Árképzési támogatások** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
5607 |
Hatósági árügyek** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
|
|||
|
6102 |
A kettős adóztatás elkerüléséről szóló egyezmények megkötésének dokumentumai |
50 |
– |
|
6301 |
Fejlesztési adókedvezmény |
20 |
– |
|
6302 |
Feltételes adó |
20 |
– |
|
6401 |
Helyi adó, gépjárműadó és illetékbefizetésekre vonatkozó összesítések, jelentések, tájékoztatók |
10 |
– |
|
6402 |
Lakossági adó-, illetékügyi beadványok, bírói, ügyészi szervek részére, egyedi ügyekkel kapcsolatos állásfoglalások |
10 |
– |
|
6601 |
Személyi jövedelemadó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6602 |
Általános forgalmi adó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6603 |
Jövedéki adó és energiaadó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6604 |
Társasági adó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6605 |
Helyi adók szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6606 |
Gépjárműadó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6607 |
Regisztrációs adó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6608 |
Illetékek szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6609 |
A közösségi vámjogra, illetve a vámpolitikára vonatkozó közösségi és nemzeti szabályozás** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6610 |
A Közös Vámtarifára vonatkozó közösségi és nemzeti szabályozás** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6611 |
Közösségi munkacsoportok üléseire, egyéb közösségi fórumokra készített TÁP-ok, írásbeli anyagok, jelentések** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6612 |
Vámigazgatási rend szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6613 |
Fogyasztói árkiegészítés szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6614 |
Adóügyben és járulékügyben tett felügyeleti intézkedés |
5 |
– |
|
6615 |
Feltételes adómegállapítás |
5 |
– |
|
6616 |
Egyszerűsített vállalkozói adó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6617 |
Egyszerűsített közteher-viselési hozzájárulás szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6618 |
Az államháztartás egyensúlyát javító különadó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6619 |
Házipénztáradó szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6620 |
A fiatalok életkezdési támogatásának szabályozása** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
6621 |
A fejlesztési adókedvezmények |
5 |
– |
|
6622 |
Az elismert munkavállalói értékpapír-juttatási programok |
5 |
– |
|
6623 |
Vámjogszabályokkal kapcsolatos egyedi állásfoglalások |
5 |
– |
|
6624 |
Külföldigépjárműadó-bevétel |
5 |
– |
|
|
|||
|
7001 |
Kormányhitel-kinnlevőségek behajtása |
N |
15 |
|
7002 |
EU-struktúrapolitika |
N |
15 |
|
7003 |
Egyéb két- és többoldalú nemzetközi pénzügyi kapcsolatok iratai |
N |
15 |
|
7004 |
A pénzmosás elleni küzdelem nemzetközi szervezetrendszerével kapcsolatos iratok (FATF, Moneyval) |
N |
15 |
|
7005 |
Nemzetközi vámmegállapodások előkészítése és végrehajtása |
N |
15 |
|
7101 |
Nemzetközi pénzügyi egyezmények előkészítése |
50 |
– |
|
7102 |
Kettős adóztatás elkerülését szolgáló egyezmények előkészítése, alkalmazása |
50 |
– |
|
7103 |
Beruházásvédelmi egyezmények előkészítése és alkalmazása |
50 |
– |
|
7104 |
Kormányhitel-megállapodások |
50 |
– |
|
7105 |
EU-átvilágítási tárgyalásokkal kapcsolatos dokumentumok |
50 |
– |
|
7106 |
Nemzetközi vagyonjogi megállapodások és azok végrehajtása |
50 |
– |
|
7107 |
OECD-csatlakozással és -tagsággal kapcsolatos ügyek |
50 |
– |
|
7108 |
NATO |
50 |
– |
|
7109 |
Nemzetközi Újjáépítési és Fejlesztési Bank (Világbank) |
50 |
– |
|
7110 |
Nemzetközi Pénzügyi Társaság (IFC) |
50 |
– |
|
7111 |
Nemzetközi Fejlesztési Társulás (IDA) |
50 |
– |
|
7112 |
Nemzetközi Beruházásbiztosítási Ügynökség (MIGA) |
50 |
– |
|
7113 |
Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD) |
50 |
– |
|
7114 |
Nemzetközi Valutaalap (IMF) |
50 |
– |
|
7115 |
International Social Security Association (ISSA) |
50 |
– |
|
7116 |
Európa Tanács Fejlesztési Bank (CEB) |
50 |
– |
|
7117 |
Európai Adóigazgatások Szervezete (IOTA) |
50 |
– |
|
7118 |
Nemzetközi Beruházási Bank (Moszkva) |
50 |
– |
|
7119 |
Nemzetközi Számviteli Standardok és Beszámolók szakértői munkacsoportja (ISAR) |
50 |
– |
|
7120 |
Európai Számviteli Szervezetek Szövetsége (FEE) |
50 |
– |
|
7121 |
PHARE |
50 |
– |
|
7122 |
EU-előcsatlakozási alapok (ISPA, SAPARD stb.) |
50 |
– |
|
7123 |
Egyéb szervezetek és egyéb csatlakozással kapcsolatos dokumentumok |
50 |
– |
|
7124 |
Külföldiek magyarországi befektetéseivel kapcsolatos iratok |
50 |
– |
|
7125 |
Európai Beruházási Bank (EIB) |
50 |
– |
|
7126 |
Északi Beruházási Bank (NIB) |
50 |
– |
|
7127 |
Globális Környezetvédelmi Alap (GEF) |
50 |
– |
|
7128 |
Nemzetközi Fejlesztési Együttműködés (NEFE) |
50 |
– |
|
7201 |
A Minisztériumot érintő EU-tagsággal kapcsolatos dokumentumok |
30 |
– |
|
7301 |
Állami támogatások |
20 |
– |
|
7601 |
EUROSTAT |
5 |
– |
|
|
|||
|
8320 |
Kincstári vagyon |
20 |
– |
|
8401 |
Az Országos Számviteli Bizottság, valamint a számvitelistandard-testületek működése |
10 |
– |
|
8402 |
Az EU döntéshozatali tevékenységében való részvétel |
10 |
– |
|
8403 |
A Magyar Könyvvizsgálói Kamara törvényességi felügyelete |
10 |
|
|
8404 |
A Könyvvizsgálói Közfelügyeleti Bizottság működése |
10 |
|
|
8601 |
A számviteli törvényről, a Magyar Könyvvizsgálói Kamaráról, a könyvvizsgálói tevékenységről, valamint a könyvvizsgálói közfelügyeletről szóló törvény, továbbá a számviteli törvényhez kapcsolódó sajátos számviteli szabályokat tartalmazó kormányrendelet és PM rendelet előkészítése** |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
8602 |
Vállalkozási tevékenységet folytatók |
5 |
– |
|
8603 |
Államháztartás szervezetei |
5 |
– |
|
8604 |
Számviteli törvény szerinti egyéb szervezetek |
5 |
– |
|
8605 |
Előzőekben fel nem sorolt szervezetek |
5 |
– |
|
|
|||
|
9001 |
A Minisztérium által készített és a parlamenthez elfogadásra benyújtott törvényjavaslatok, törvénymódosítási javaslatok, országgyűlési határozati javaslatok alapdokumentumai |
N |
15 |
|
9002 |
A Minisztérium által készített kormány-előterjesztések irattári példányai |
N |
15 |
|
9003 |
A Minisztériumot érintő önálló indítványok |
N |
15 |
|
9004 |
A Minisztérium által kibocsátott jogszabályok (rendeletek, utasítások, szabályzatok) |
N |
15 |
|
9005 |
A Kormány munkatervéhez készített javaslatok |
N |
15 |
|
9006 |
Kormányhatározatok nyilvántartása |
N |
15 |
|
9007 |
A Minisztérium fejezetébe tartozó szervezetek alapító okiratai, SZMSZ-ei, valamint azok módosítása |
N |
15 |
|
9301 |
Közvetlenül a pénzügyminiszterhez intézett, valamint a miniszterelnökhöz benyújtott (a Minisztériumra szignált) interpellációk, azonnali, napirenden kívüli kérdések |
20 |
– |
|
9302 |
Közvetlenül a pénzügyminiszterhez intézett, valamint a miniszterelnökhöz benyújtott (a Minisztériumra szignált) írásbeli kérdések |
20 |
– |
|
9303 |
Más tárcák által készített előterjesztések, jogszabálytervezetek és észrevételeik |
20 |
– |
|
9304 |
A Minisztérium által kiadott jogi iránymutatások (irányelvek, tájékoztatók, szakmai állásfoglalások) |
20 |
– |
|
9305 |
Peres ügyek |
30 |
– |
|
|
|||
|
10101 |
Személyi dossziék anyagai: kinevezés, átsorolás, áthelyezés, minősítés, szakmai önéletrajz, végzettséget tanúsító dokumentumok, munkaköri leírás, összeférhetetlenségi nyilatkozat, IT; FBT-tagság, mellék- és másodállás engedélye, fegyelmi és kártérítési határozatok, kitüntetések, jutalmazások iratai, felmentés, felmondás, nyugdíjazással kapcsolatos iratok, megbízási szerződések, közigazgatási alap-, és szakvizsga ügyei |
50 |
– |
|
10102 |
A Minisztérium felügyelete alá tartozó szakképesítések vizsgafeladatai, jegyzőkönyvei |
50 |
– |
|
10201 |
Munkáltatói kölcsönszerződés |
30 |
– |
|
10401 |
Éves létszámstatisztika |
10 |
– |
|
10402 |
Tanulmányi szerződések (ösztöndíjügyek) |
10 |
– |
|
10601 |
Évközi létszámstatisztika |
5 |
– |
|
10602 |
Képzés, továbbképzés szervezésével kapcsolatos ügyek |
lejáratot |
– |
|
10603 |
Oktatásfelügyeletből adódó ügyek |
5 |
– |
|
10604 |
Könyvviteli szolgáltatást végzők regisztrációs ügyei és egyéb regisztrációval kapcsolatban ellátandó feladatok |
5 |
– |
|
10702 |
Szabadságok engedélyezése |
3 |
– |
|
10703 |
Szociális és segélyügyek, illetményelőleg-ügyek |
3 |
– |
|
10704 |
Szakmai pályázati kiírás |
3 |
– |
|
10901 |
Jelenléti ívek |
1 |
– |
|
|
|||
|
11001 |
A fejezet költségvetési alapokmánya |
N |
15 |
|
11002 |
Költségvetési szervek előirányzatai, elemi költségvetések |
N |
15 |
|
11003 |
Éves, féléves beszámolójelentések, vagyonmérlegek |
N |
15 |
|
11004 |
Pénzmaradvány-elszámolás |
N |
15 |
|
11005 |
Fejezeti kezelésű programfinanszírozás |
N |
15 |
|
11006 |
Kincstári vagyonkezelési jog átadás-átvételével kapcsolatos ügyiratok |
N |
15 |
|
11401 |
Éves előirányzat-módosítás intézményenként |
10 |
– |
|
11402 |
Gazdálkodási keretek rendelkezésre bocsátása |
10 |
– |
|
11403 |
Egyéb intézkedés, állásfoglalás a felügyelt intézmények részére |
10 |
– |
|
11404 |
APEH-VP érdekeltségi jutalmával kapcsolatos levelezés |
10 |
– |
|
11405 |
Fejezetek közötti megállapodások |
10 |
– |
|
11406 |
Intézmények kiutazási engedélyének jóváhagyása |
5 |
– |
|
11601 |
Előirányzat-módosítási kötelezettség nélküli keret túllépés-engedélyezése |
5 |
– |
|
|
|||
|
12001 |
Költségvetési alapokmány |
N |
15 |
|
12002 |
Éves beszámolójelentések és vagyonmérlegek |
N |
15 |
|
12003 |
Bérleti szerződések |
N |
15 |
|
12004 |
Befektetett eszközök nyilvántartása (nagy értékű) |
N |
15 |
|
12005 |
Telekkönyvvel kapcsolatos ügyek |
N |
15 |
|
12101 |
Biztonság, polgári védelem, tűzrendészet |
50 |
– |
|
12102 |
Műszaki tervek |
50 |
– |
|
12401 |
Főkönyvi kivonat, főkönyvi számlák, leltárak |
10 |
– |
|
12402 |
Pénzügyi bizonylatok és mellékletei |
10 |
– |
|
12403 |
Aláírás bejelentése számla feletti rendelkezésre |
10 |
– |
|
12404 |
Befektetett eszközök és készletek nyilvántartási bizonylatai |
10 |
– |
|
12405 |
Helyiségügyek |
10 |
– |
|
12406 |
ÁNTSZ-utasítások |
10 |
– |
|
12601 |
Számviteli bizonylatok |
5 |
– |
|
12602 |
Kiküldetések előkészítése |
5 |
– |
|
|
|||
|
13101 |
A Minisztérium által kiadott MTI-közlemények |
50 |
– |
|
13301 |
Sajtótájékoztatók anyagai |
20 |
– |
|
|
|||
|
14001 |
A Minisztérium belső ellenőrzésének anyagai |
N |
15 |
|
14002 |
Közérdekű bejelentések vizsgálati anyagai |
N |
15 |
|
14301 |
Külső ellenőrző szervek (ÁSZ, KEHI) ellenőrzéseinek anyagai |
20 |
– |
|
14302 |
A PM fejezet intézményeit érintő minisztériumi ellenőrzések anyagai |
20 |
– |
|
|
|||
|
15001 |
A kincstári vagyon elidegenítésével, a vagyon hasznosításával, átcsoportosításával, a vagyon ingyenes önkormányzati tulajdonba adásával kapcsolatos döntések előkészítése |
N |
15 |
|
15002 |
Az állam vállalkozási vagyonát érintő kormányzati döntések előkészítése |
N |
15 |
|
15302 |
Az állam vállalkozási vagyonával kapcsolatos joggyakorlást jelentő feladatok |
20 |
– |
|
15601 |
A privatizáció, az állami vagyonpolitika szabályozásának kidolgozása, véleményezése |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
15602 |
A kincstári vagyonra vonatkozó szabályok kidolgozása, véleményezése |
kihirdetést követő 5. év |
– |
|
|
|||
|
16401 |
Államháztartási belső pénzügyi ellenőrzési rendszer (ÁBPE) dokumentumai (tervezés, beszámolás, jelentés, állásfoglalás, bizottságok, konferenciák) |
10 |
– |
|
16402 |
ÁBPE-rendszerben részt vevők oktatásával, képzésével, továbbképzésével kapcsolatos dokumentumok |
10 |
– |
|
16403 |
Belsőkontroll-rendszerek fejlesztésével, koordinációjával kapcsolatos dokumentumok (jogszabályok módszertanok, ellenőrzési sztenderdek) |
10 |
– |
|
16404 |
Európai uniós támogatások ellenőrzésével kapcsolatos dokumentumok |
10 |
– |
|
16405 |
Előcsatlakozási alapok és átmeneti támogatás ellenőrzésének dokumentumai |
10 |
– |
|
16406 |
Uniós pénzügyi ellenőrzéssel foglalkozó tárcaközi bizottságok és munkacsoportok dokumentumai |
10 |
– |
** Kivéve: törvényjavaslat 9001, kormány-előterjesztés 9002, Minisztérium által kibocsátott jogszabályok 9004.
3. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
IRATMINTATÁR
A MINISZTÉRIUM SZERVEZETI EGYSÉGEI ÁLTAL RENDSZERESEN
HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
HASZNÁLT IRATTÍPUSOK IRATMINTATÁRA
Az iratmintatárban a Minisztérium szervezeti egységei által az ügyintézés és az ügyiratkezelés során leggyakrabban alkalmazott irattípusok kerülnek bemutatásra. Az iratminták a különböző iratfajták legfontosabb kötelező elemeit (szükséges minimum) tartalmazzák.
A mintákban a kötelező és állandó elemek normál álló, a kiadmányozó szervezeti egységtől, címzettől, tárgytól stb. függő kötelező, de változó elemek kurzív (dőlt) betűvel szedve szerepelnek. (A tényleges iratokban ezeket a részeket is normál, álló betűkkel célszerű szerepeltetni!)
Az iratok tartalmi részének készítése során a Times New Román CE betűtípust és 12–14 pontos betűméretet szükséges alkalmazni.
Az iratmintatár a következő irattípusokat tartalmazza:
1. átirat (megkeresés, értesítés, tájékoztatás stb.),
2. jegyzőkönyv,
3. emlékeztető,
4. feljegyzés,
5. iratselejtezési jegyzőkönyv,
6. irat átadás-átvételi jegyzőkönyv,
7. irat átadás-átvételi jegyzék,
8. selejtezési iratjegyzék,
9. iratpótló lap.
1. számú iratminta: átirat
Címer és a PM jelképe és megnevezése
A kiadmányozó (vagy a kiadmányozó szerv megnevezése)
Iktatószám: Ügyintéző:
Telefonszám:
Hivatkozási szám:
Tárgy:
Címzett neve, beosztása
Hivatali egység neve
Küldetési hely
Megszólítás
Szöveg
Keltezés helye, ideje
Üdvözlettel / Tisztelettel:
aláírás kiadmányozó neve beosztása
aláírás kiadmányozó neve beosztása
(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)
Melléklet:
Készült: 3 példányban
Kapják: személy vagy szerv megnevezése
személy vagy szerv megnevezése
Irattár
A kiadmányozó címe, telefonszáma, elektronikus elérési lehetősége
2. számú iratminta: jegyzőkönyv
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:
Jegyzőkönyv
Készült: dátum, szerv és helyiség megnevezése
Tárgy: a jegyzőkönyv felvételének indokául szolgáló esemény, intézkedés,
eljárás stb. megnevezése
eljárás stb. megnevezése
Jelenlevők: a jelenlévő, részt vevő, eljáró stb. személyek neve és beosztásuk felsorolása
Jegyzőkönyvvezető: a jegyzőkönyvvezető megnevezése
Szó szerinti szöveg
aláírás aláírás |
|
|
|
aláírás aláírás |
(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)
Melléklet:
Készült: 3 példányban
Kapják: személy vagy szerv megnevezése
személy vagy szerv megnevezése
Irattár
3. számú iratminta: emlékeztető
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:
Emlékeztető
Készült: esemény, intézkedés, eljárás stb. megnevezése, mikor és hol
Résztvevők: a jelenlévő személyek neve és beosztásuk felsorolása
Szöveg
Keltezés helye, ideje
aláírás
készítő neve, beosztása
készítő neve, beosztása
(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)
Melléklet:
Készült: 3 példányban
Kapják: személy vagy szerv megnevezése
személy vagy szerv megnevezése
Irattár
4. számú iratminta: feljegyzés
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:
Feljegyzés
címzett megnevezése
címzett megnevezése
Tárgy:
Szöveg
Keltezés helye, ideje
aláírás
készítő neve, beosztása
készítő neve, beosztása
(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)
Melléklet:
Készült: 3 példányban
Kapják: személy vagy szerv megnevezése
személy vagy szerv megnevezése
Irattár
(Láttam: ……………………………………………)
(Egyetértek: ………………………………………)
Ügyintéző:
Tel.:
5. számú iratminta: iratselejtezési jegyzőkönyv
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:
Iratselejtezési jegyzőkönyv
Készült: dátum, szerv és helyiség megnevezése
|
A selejtezési bizottság tagjai: |
……………………………… |
|
|
|
……………………………… |
|
|
A selejtezést ellenőrizte: |
……………………………… |
|
|
|
a vezető neve és beosztása |
|
|
A selejtezés megkezdve: |
(dátum) |
|
|
A selejtezés befejezve: |
(dátum) |
|
|
|||
Az alapul vett jogszabály: az irat keletkezésekor hatályos iratkezelési szabályzatok: (felsorolás) |
|||
|
|||
|
A selejtezés alá vont iratok: |
(szerv neve) |
|
|
|
(évköre) |
|
Eredeti terjedelem: ………………………………ifm.
A kiselejtezett iratok mennyisége: ………………………..ifm.
A kiselejtezett iratok felsorolása:
|
Év |
Tételszám |
Irattári tétel címe |
Terjedelem |
|
1998 |
16 |
Képzés, továbbképzés, oktatás |
0,20 ifm. |
|
2000–2001 |
51 |
Szociális ügyek iratai a hivatali egységeknél |
0,45 ifm. |
A munka során a vonatkozó jogszabály értelmében jártunk el.
A selejtezésre kijelölt iratanyag a levéltári jóváhagyást követően megsemmisítésre kerül.
K. m. f.
……………………………… …………………………… |
…………………………………….
ellenőrző vezető aláírása
ellenőrző vezető aláírása
(P. H. – a hivatali bélyegző lenyomata)
Készült: 3 példányban
Kapják: 2 példány: központi irattár
1 példány: irattár
6. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzőkönyv
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Iktatószám:
Irat átadás-átvételi jegyzőkönyv
|
Készült: |
dátum, szerv, helyiség megnevezése |
|
|
|
|
Átadó: |
az átadó szerv, illetve az átadásért felelős vezető és beosztásának megnevezése |
|
|
|
|
Átvevő: |
az átvevő szerv, illetve az átvételért felelős vezető és beosztásának megnevezése |
|
|
|
Az átvétel tárgyát képező iratanyag: |
||
Az iratátadás alapjául szolgáló jogszabályok, egyéb normák, megállapodások stb. felsorolása. Utalás az átadásra kerülő iratanyag mellékelt iratátadás-átvételi jegyzék formájában történő részletes felsorolására.
aláírás aláírás |
Melléklet: ..... lap irat átadás-átvételi jegyzék
Készült: 2 példányban
Kapják: átadó megnevezése
átvevő megnevezése
7. számú iratminta: iratátadás-átvételi jegyzék
Melléklet a(z) ..... sz. iratátadás-átvételi jegyzőkönyvhöz
Irat átadás-átvételi jegyzék
|
Átadási egység |
Év |
Irattári tételszám, |
Iktatószámok |
|
1. doboz |
|
|
|
|
2. doboz |
|
|
|
Keltezés helye, ideje
aláírás
..........................................................
készítő neve, beosztása
..........................................................
készítő neve, beosztása
Készült: 2 példányban
Kapják: átadó megnevezése
átvevő megnevezése
8. számú iratminta: selejtezési iratjegyzék
Melléklet a(z) ............. számú irathoz
Kiadmányozó felső vezető, vagy a hivatali egység megnevezése
Selejtezési iratjegyzék
|
Év |
Tételszám |
Iktatószám(ok) |
|
|
|
|
|
|
|
|
Keltezés helye, ideje
|
Jegyzéket készítette: ...................................................... |
|
|
|
aláírás |
Készült: 2 példányban
Kapják: 1 példány: központi irattár
1 példány: irattár
9. számú iratminta: iratpótló lap
PÉNZÜGYMINISZTÉRIUM
Központi irattár
IRATPÓTLÓ LAP
A mai napon ……………………………………………………………….................. (fő)osztály részére kikölcsönöztem a ……………… / …….. iktatószámú és ………………. irattári tételszámú ügyiratot, amelynek kölcsönzési ideje 30 nap.
Budapest, 200 …………………..
………………………………………… ………………………………………… |
4. számú melléklet az iratkezelési szabályzathoz
FELHASZNÁLÓI KÉZIKÖNYV
*
Az utasítást a 39/2012. (XI. 23.) NGM utasítás 2. §-a hatályon kívül helyezte 2012. november 24. napjával.
- Hatályos
- Már nem hatályos
- Még nem hatályos
- Módosulni fog
- Időállapotok
- Adott napon hatályos
- Közlönyállapot
- Indokolás