18/2008. (HÉ 54.) MeHVM utasítás
a Miniszterelnöki Hivatal Titokvédelmi Szabályzatának kiadásáról1
2009.01.01.
1. A Miniszterelnöki Hivatalban (a továbbiakban: Hivatal) a Ttv. és R. rendelkezéseit a mellékletben közzétett Titokvédelmi Szabályzatban (a továbbiakban: Szabályzat) foglalt kiegészítésekkel kell alkalmazni. 2. A Nemzetbiztonsági Iroda, valamint a Nemzetbiztonsági Felügyelet minősített adatkezelési rendjét külön miniszteri utasítással kiadott szabályzat határozza meg. Ebben az általuk irányított szervre kiterjedő hatállyal – a miniszter előzetes egyetértésével – a Szabályzattól eltérő, de a Hivatal egységes iratkezelési rendjébe illeszkedő – titokvédelmi előírásokat határoznak meg, és titokvédelmi felügyelőt jelölnek ki.
3. A Hivatal titokvédelmi felügyelője (a továbbiakban: titokvédelmi felügyelő) a Kormányzati Iratkezelési Főosztály kijelölt munkatársa. A 2. pontban megjelölt szervezeti egységek vezetői a helyi titokvédelmi felügyelő kijelöléséről a név és szolgálati beosztás feltüntetésével – továbbá a megbízás megszűnéséről, az intézkedéssel egyidejűleg – írásban értesítik a titokvédelmi felügyelőt.
4. A Szabályzat hatálya nem terjed ki a Hivatalban keletkezett, illetve oda érkező NATO/NYEU- vagy EU-minősítéssel és -jelöléssel ellátott adatokra, ezek kezeléséről külön szabályzat rendelkezik.
5. A minősített iratok tekintetében a Szabályzatban nem rendezett kérdésekben a Hivatal Iratkezelési Szabályzatát kell alkalmazni.
6. Ez az utasítás a közzétételét követő hónap első napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Miniszterelnöki Hivatal Titokvédelmi Szabályzatáról szóló 4/2007. MeHVM utasítás hatályát veszti. 7. Az utasítás közzététele a Miniszterelnöki Hivatal belső intranetes számítógépes hálózatán – MeHInfo – történik.
Budapest, 2008. december 30.
Kiss Péter s. k.,
a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter
Melléklet a 18/2008. (HÉ 54.) MeHVM utasításhoz
A MINISZTERELNÖKI HIVATAL
TITOKVÉDELMI SZABÁLYZATA
1. Értelmező rendelkezések
1.1. Államtitok: az az adat, amely a Ttv. 1. számú mellékletében (a továbbiakban: államtitokkör) meghatározott adatfajta körébe tartozik, és a minősítési eljárás alapján a minősítő megállapította, hogy az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése vagy felhasználása, illetéktelen személy tudomására hozása, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele közvetlenül sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság törvényben meghatározott honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit. 1.2. Betekintési engedély: az állami, vagy közfeladat végrehajtása érdekében a minősítő által, a minősített adattal való korlátozott rendelkezésre, a jogosult nevének, a minősített adattal kapcsolatos egyes jogosítványainak meghatározásával írásban adott felhatalmazás.
1.3. Elosztó ív: a sokszorosított vagy nyomdai úton előállított iratok kiadásának nyilvántartásához rendszeresített ügyviteli segédlet.
1.4. Érvényességi idő: az év, hó, nap szerint feltüntetett időpont, amelynek eléréséig a minősítési jelöléssel ellátott adat megismerését törvény korlátozza.
1.5. Futárjegyzék: az Állami Futárszolgálat által továbbítandó iratok átvételének igazolását szolgáló nyilvántartó könyv.
1.6. Iktatókönyv, iktatókarton: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik.
1.7. Illetéktelen személy: aki minősített adat megismerésére nem jogosult.
1.8. Irat érkeztetése: az érkezett küldemény küldőjének, érkeztetőjének, belső címzettjének, az érkeztetés dátumának, a küldemény adathordozójának, fajtájának és érkezési módjának nyilvántartásba vétele az iktatókönyvben vagy külön érkeztető könyvben;
1.9. Kézbesítőkönyv, -ív: más szervezeti egységhez továbbítandó küldemények átadásának és átvételének igazolását szolgáló dokumentum.
1.10. Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, valamint a tevékenységére vonatkozó, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől.
1.11. Külföldi személy: a nem magyar állampolgárságú személy.
1.12. Megismerési engedély: a minősítő által, közérdekű adat megismerésére, a jogosult személyazonosító adatainak feltüntetésével adott írásos felhatalmazás.
1.13. Minősítés: az a döntés, melynek meghozatala során, a Ttv. alapján felhatalmazott személy megállapítja, hogy egy adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságot korlátozó államtitokkörbe, vagy szolgálati titokkörbe tartozik és megállapítja a minősítési jelölést. 1.14. Minősített adat:
a) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvényben meghatározott, köziratban szereplő, állam-, vagy szolgálati titkot tartalmazó adat,
b) a szóban közölt állam- vagy szolgálati titkot képező információ,
c) állam- vagy szolgálati titkot képező információt hordozó objektum, technikai eszköz,
d) nem tárgyiasult formában megjelenő, állam-, vagy szolgálati titkot képező információ, eljárási mód, vagy más ismeretanyag.
1.15. Minősített adattal rendelkezés:
a) a betekintés,
b) a birtokban tartás,
c) a minősített adat alapján további minősített adat készítése, azon az eredeti minősítés feltüntetése,
d) a minősített adat másolása, sokszorosítása,
e) a betekintés engedélyezése,
f) a feldolgozás és felhasználás,
g) a minősítés felülvizsgálata,
h) a minősítés felülbírálata,
i) a nyilvánosságra hozatal,
j) a minősített adatnak külföldi személy, vagy külföldi szerv részére hozzáférhetővé tétele,
k) a minősített adat külföldre vitele, vagy külföldről való behozatala,
l) a titoktartási kötelezettség alóli felmentés,
m) a megismerési engedély kiadása.
1.16. Minősített adat továbbítása: a minősítő rendelkezése alapján a minősített adatnak állami, vagy közfeladat ellátása érdekében más szerv, vagy személy részére történő hozzáférhetővé tétele.
1.17. Nyílt irat: az az irat, amely államtitkot, illetve szolgálati titkot nem tartalmaz .
1.18. Nyilvánosságra hozatal: minősített adatnak a titokbirtokos hatásköréből kikerülő, meghatározhatatlan körben, mindenki részére biztosított megismerhetővé, hozzáférhetővé tétele.
1.19. Szervezeti egységek vezetői: A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata 1. sz. mellékletében megjelölt szervezeti egységek vezetői. 1.20. Szolgálati titok: az a szolgálati titokkörhöz tartozó adat, amelynek az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése és felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé tétele, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele sérti vagy veszélyezteti az állami vagy közfeladatot ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza a feladat– és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását, és ezáltal közvetve a Magyar Köztársaság törvényben meghatározott érdekeit hátrányosan érinti.
1.21. Tárgy: a kezdő irat érkeztetésekor, vagy szignálásakor, vagy a minősítési javaslat elkészítésekor megjelölt, az ügy lényeges adatait tartalmazó rövid azonosításra alkalmas meghatározása, amely az iktatásnak is részét képezi.
1.22. Tárgymutató: ügykezelési segédlet a minősített irat név, illetve tárgy szerinti nyilvántartásához.
1.23. Titkos ügykezelésben kezelendő irat: az államtitokkörbe tartozó „Szigorúan titkos” (SZT) jelölésű és a szolgálati titokkörbe tartozó „Titkos” „Bizalmas” és „Korlátozott terjesztésű” jelölésű irat (továbbiakban minősített irat).
1.24. Titkos ügykezelő: a minősített adatok kezelésével megbízott személy (az is, aki titkos ügykezelést csak munkaideje egy részében – esetenként – végez).
1.25. Titokbirtokos: a minősítő, valamint az a személy, vagy szerv, akinek, vagy amelynek a minősített adatot a 16. pont alapján továbbították.
1.26. Titokvédelmi felügyelő: az a személy, aki a titokbirtokos szerv vezetőjének felhatalmazása alapján irányítja és ellenőrzi a titokvédelmi feladatok végrehajtását.
1.27. Ügykezeléshez használt segédletek: iktatókönyv, iktatólap, tárgymutató, elosztó ív, futárjegyzék, kézbesítőkönyv, kézbesítő ív.
2. Általános szabályok
A Hivatal titokvédelmi szabályozásának célja, hogy – a vonatkozó jogszabályokkal összhangban – biztosítsa a minősített iratkezelés egységes rendjét. Ennek érdekében a Hivatal úgy alakítja ki és működteti a minősített iratkezelés rendszerét és gyakorlatát, hogy a minősített adat keletkezése, nyilvántartása, továbbítása, fellelhetőségének helye, az adattal való rendelkezés egyértelműen megállapítható legyen, és biztosítsa az illetéktelen hozzáférés megakadályozását.
2.1. A Hivatalban a minősített adatok védelmével kapcsolatos feladatok központi, általános irányítását a miniszter látja el.
2.2. A Hivatal szervezeti keretei között működő szervezeti egységek vezetői saját területükön felelősek a Titokvédelmi Szabályzat előírásainak betartásáért és betartatásáért. Kötelesek gondoskodni arról, hogy az állam– és szolgálati titkot képező adatot csak az arra jogosult ismerhessen meg.
2.3. A Hivatal titokvédelmi felügyelője a Hivatal vezetőjének átruházott hatáskörében eljárva, ellátja a titokvédelmi normákban meghatározott szabályok felügyeletét. Ennek keretében:
a) szakmai támogatást nyújt és felügyeli a minősítési eljárások lefolytatását, ellenőrzi azok törvényességét, gondoskodik a minősítésre jogosultak névjegyzékének vezetéséről;
b) felügyeli a minősített iratok, nyilvántartására, készítésére, kezelésére, továbbítására, valamint irattározására és őrzésére vonatkozó szabályok betartását;
c) ellátja a Hivatal Titkos Irattárában elhelyezett, illetve a Hivatal, vagy jogelőd szervezetei által keletkeztetett minősített iratok törvényes határidőben történő felülvizsgálatát;
d) felügyeli a jelen szabályzatban leírtaknak megfelelően, a betekintési engedélyek nyilvántartását;
e) éves ütemterv alapján ellenőrzi a szervezeti egységek titkos ügykezeléssel kapcsolatos feladatainak ellátását, vezetői utasításra célvizsgálatot folytat le;
f) ellátja a minősített ügykezelésben résztvevő munkatársak oktatását;
g) véleményezi a titokvédelemmel kapcsolatos jogszabálytervezeteket.
A titkos ügykezelés szervezete
2.4. A Hivatal minősített ügyiratkezelése vegyes rendszerű. A feladatokat a jogi és közigazgatási államtitkár közvetlen irányítása alatt álló Kormányzati Iratkezelési Főosztály, illetve a Hivatal szervezeti egységei látják el.
2.5. A Kormányzati Iratkezelési Főosztály szervezeti keretei között működő Titkos Irattár feladatai az alábbiak:
– a szervezeti egységek átmeneti irattárából 4 évenként a minősített iratok tételes jegyzék szerinti átvétele, felülvizsgálatra történő előkészítése, az iratok rendezése a Magyar Országos Levéltárnak történő átadásra;
– megszűnő szervezeti egységektől, a minősített iratok, valamint ügyviteli segédletek jegyzékkel történő átvétele;
– a szervezeti egységek ellátása nyilvántartás alapján ügyviteli segédletekkel (iktató- és kézbesítőkönyvek, hivatali bélyegzők, fém pecsétnyomók);
– a betekintési engedélyek nyilvántartása.
2.6. A szervezeti egységeken belül kialakított minősített ügykezelés rend– szerében kell gondoskodni a minősített iratokat kezelő ügykezelő kijelöléséről, ( a továbbiakban együtt: titkos ügykezelő) részére biztosítani kell a titokvédelmi jogszabályokban és a jelen szabályzatban meghatározott feladatok ellátásának feltételeit.
3. A minősítés szabályai
Minősítésre jogosultak
3.1. A Ttv. 6. §-a (1) bekezdésének q) pontjában és a (3) bekezdésében foglaltak szerint a Hivatalban átruházott hatáskörben államtitok és szolgálati titok minősítésére jogosultak (a továbbiakban: minősítő): a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter, az államtitkárok és a szakállamtitkárok. Szolgálati titok minősítésére a Ttv. 6. § (4) bekezdése alapján ezen túlmenően a szervezeti egységet vezető főosztályvezető is jogosult. A minősítésre jogosultakról a titokvédelmi felügyelő nyilvántartást vezet. 3.2. Az állam vagy szolgálati titokköri jegyzékbe felvett adatot tartalmazó irat (a továbbiakban: minősített irat) államtitokká vagy szolgálati titokká minősítése (a továbbiakban együtt: minősítés) a kezdeményező által készített minősítési javaslat minősítési záradékának a minősítő általi aláírásával, illetőleg a minősítési lapnak a minősítő által történő kitöltésével és aláírásával történik.
A minősítés során úgy kell meghatározni az irat tárgyát, hogy az állam, – vagy szolgálati titkot ne tartalmazzon.
3.3. Minősítési javaslatot, illetőleg a kormányüléseken készült jegyzőkönyvek minősítéséhez minősítési lapot (a továbbiakban együtt: minősítési javaslat) kell készíteni a titokköri jegyzékben meghatározott adatfajtát tartalmazó irat:
a) minősítéséhez,
b) a minősítés érvényességi idő lejárta előtti törléséhez,
c) a minősítés vagy érvényességi idejének megváltoztatásához.
3.4. Az iratra felvezetett vagy hely hiányában az irathoz csatolt külön feljegyzésben a minősítés mellőzésére kell javaslatot tenni, ha a titokköri jegyzékben szereplő adat minősítéséhez szükséges további törvényi feltétel hiányzik, az indok pontos megjelölésével. A minősítés mellőzéséről a minősítő a javaslat jóváhagyásával és aláírásával dönt, ellenkező esetben minősítési javaslat készítését rendeli el. A minősítés mellőzése esetén az iratot a nyílt iratokra vonatkozó szabályok szerint kell kezelni.
3.5. Ha ugyanazon irat
a) állam- és szolgálati titkot halmozottan tartalmaz, a két különböző titokfajta minősítésére külön-külön kell minősítési javaslatot készíteni,
b) az államtitokköri jegyzék különböző pontjai alá tartozó adatokat tartalmaz, azokat egy minősítési javaslaton belül külön-külön pontban kell minősíteni és indokolni, továbbá az iraton alkalmazott minősítési jelzésben az érvényességi időtartamok közül a leghosszabbat kell feltüntetni. Ezt a szabályt kell alkalmazni a több szolgálati titkot tartalmazó irat esetében is.
c) az államtitokköri jegyzék vagy a szolgálati titokköri jegyzék azonos pontja alá tartozó több adatot tartalmaz, ezeket az adatokat összevontan kell minősíteni.
3.6. A minősítési javaslatot a minősítendő adat keletkezése, illetőleg a minősítés kezdeményezésére köteles tudomására jutásának időpontjában haladéktalanul, de legkésőbb az azt követő munkanapon belül kell elkészíteni, és – a minősítendő irattal együtt – a minősítőnek megküldeni. A minősítő a minősítésről további három munkanapon belül dönt.
3.7. A minősítő a minősítési záradék aláírása esetén az iratot nyilvántartásba vétel végett haladéktalanul megküldi a titkos ügykezelőnek. A minősítés mellőzése esetén az iratot a kezdeményező részére kell visszaküldeni.
3.8. A minősítési javaslatot az 1–2. számú függelék szerinti iratmintáknak megfelelő tartalommal kell elkészíteni. 3.9. A minősítési javaslatot és a minősítendő iratot a minősítés időpontjáig a minősítési javaslat szerinti minősítésnek megfelelő, a minősítés mellőzésére irányuló javaslat esetén annak jóváhagyásáig, a titokköri jegyzék szerinti titokfajtának megfelelő védelemben kell részesíteni.
3.10. A minősítési javaslatot, valamint a minősítés mellőzésére irányuló külön íven készült feljegyzést az irat irattári példányával együtt kell megőrizni.
Minősítés esetén az iraton a 3. számú függelék szerinti minősítési jelzést kell feltüntetni, és irattári példányát a 4. számú függelék szerinti irattári záradékkal kell ellátni. A minősítés felülvizsgálata, megszűnése
3.11. A minősítés első felülvizsgálata az iratkeletkeztető minősítő feladata, a szervezeti egység megszűnése, illetve a Szabályzat 4.33. pontjában szabályozott iratleadás kivételével. Ez utóbbi esetekben államtitokkörbe tartozó irat esetében a jogi és közigazgatási államtitkár, szolgálati titokkörbe tartozó irat esetében pedig a Kormányzati Iratkezelési Főosztály hajtja végre a felülvizsgálatot. A felülvizsgálat határideje államtitok esetén 3 év, szolgálati titok esetében 5 év, ezen túlmenően figyelembe kell venni a Ttv. 28. §-ban meghatározott határidőket is. 3.12. A felülvizsgálat során az évkörönként előforduló azonos típusú minősített iratok (kormányülés összefoglalók, államtitkári értekezletekről készített emlékeztetők) esetében egységes felülvizsgálati határozatokat kell hozni a Ttv. 10. § (1) bekezdésében foglalt határidőket figyelembe véve (általános felülvizsgálat). A minősített iratok egyedi felülvizsgálata a Magyar Országos Levéltárba történő átadást megelőzően történik. Ennek során a titokvédelmi felügyelő – szükség esetén az eredeti minősített irat elkészítésében résztvevő társszervek bevonásával – vizsgálja a minősítésekkel kapcsolatos döntések (megváltoztatás, megszűntetés, érvényességi idő megváltoztatása) előkészítését, elkészíti és felterjeszti a dokumentumokra vonatkozó egyedi határozatokat.
Az általános és egyedi felülvizsgálat során a minősítésekkel kapcsolatos felülvizsgálati határozatokat kormányülés összefoglalók esetében a miniszter, egyéb államtitokkörbe tartozó iratok esetében a jogi és közigazgatási államtitkár hagyja jóvá. Szolgálati titokkörbe tartozó iratok esetében a titokvédelmi felügyelő dönt a jogi és közigazgatási államtitkár jóváhagyásával.
a) ha sem a minősítés, sem az érvényességi idő nem változik, a minősítési javaslatot a 5. számú függelék 1. jelű felülvizsgálati jelzésével kell ellátni; b) egyéb esetben új minősítési javaslatot kell készíteni, ezzel egyidejűleg a korábbi minősítési javaslaton és az iraton alkalmazott minősítési jelzés mellé a 5. számú függelék 2. jelű felülvizsgálati jelzést kell elhelyezni. 3.14. A minősítés érvényességi idejének lejártával a minősítés megszűnését a minősítési javaslat és az iraton elhelyezett minősítési jelzés egyszeri áthúzásával és a 5. számú függelék 3-4 jelű jelzésével kell jelölni. Az érvénytelenített vagy a megszüntető jelzéssel ellátott minősítési javaslatot továbbra is az eredeti dokumentum irattári példányával együtt kell őrizni.
3.15. A Magyar Országos Levéltárban, valamint a központi államigazgatási szerveknél őrzött, – a jogelőd Minisztertanács és szervei által keletkeztetett – minősített iratok esetében, a jogi és közigazgatási államtitkár felhatalmazása alapján a titokvédelmi felügyelő dönt a minősítés fenntartásáról, az eredeti minősítés, illetve érvényességi idő megváltoztatásáról, illetve a minősítés törléséről.
4. A minősített irat nyilvántartása
4.1. A Hivatalban a minősített iratok nyilvántartásához az alábbi nyilvántartási segédleteket kell használni:
a) iktatókönyvek,
b) kézbesítőkönyvek.
4.2. A Titkos Irattár a szervezeti egységek által használatba vett ügykezelési segédletekről külön nyilvántartást vezet.
Az iktatás
4.3. Más szervtől érkezett iratot a beérkezés sorrendjében, belső iratot pedig közvetlenül elkészítése után ( a minősítési javaslat jóváhagyásától függetlenül) kell iktatni.
Külön iktatókönyvben kell kezelni a
a) az állam- vagy szolgálati titkot tartalmazó iratokat;
b) kormányülés államtitkári értekezlet „Nem Nyilvános jelzésű iratait.
Amennyiben a minősítő a későbbiek során úgy dönt, hogy az irat nem lesz minősített, az iktatást sztornírozni kell, és az iratot a nyílt iratokra vonatkozó szabályok szerint a KIR rendszerben újra nyilvántartásba kell venni.
4.4. Az iktatáshoz használt nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból az érkezett, készített, továbbított, illetve irattárba helyezett irat nyilvántartási száma, lapjainak száma, példányainak sorszáma, az irat tárgya és egyes példányainak holléte megállapítható legyen.
4.5. Az azonos ügyben keletkezett minősített és nem minősített iratot együtt kell nyilvántartani és kezelni, a minősített adatot nem tartalmazó iraton a minősítési jelzés nem alkalmazható.
4.6. A irat iktatása alszámokra tagolódó sorszámos rendszerben történik.
4.7. Az iktatás számozását minden szervezeti egységnél ugyanazon iktatókönyvben naptári évenként – államtitkot tartalmazó iratnál 001-gyel, szolgálati titkot tartalmazónál 01-gyel – a szervezeti egység megkülönböztető jelölésére szolgáló római szám feltüntetésével kell kezdeni. A római szám megegyezik a szervezeti egység KIR rendszerbeli számával. Amennyiben egy római szám alá több szervezeti egység tartozik, az iktatószámot ki kell egészíteni a szervezeti egység elnevezésére utaló rövidített betűjelzéssel.
4.8. Az iktatószám a következő adatokat tartalmazza:
a) az iktatási egység jelzőszámát (római szám ),
b) ugyanazon római szám alá tartozó különböző szervezeti egységeknél a rövidített betűjelzés;
c) a titkos iratoknál a sorszámot megelőző „0”, a szigorúan titkos iratoknál a „00” jelzést,
d) az iktatókönyv szerinti sorszámot és alszámot (az első alszámot nem kell jelölni),
e) az évet. (Pl.: VIII./0035/2/2007.)
4.9. Más szervezeti egységhez – érdemi intézésre – átadott minősített iratot az átvevő szervezeti egységnél újból nyilvántartásba kell venni. Az átadás tényét az átadó szervezeti egység iktatókönyvében meg kell jelölni.
4.10. A válaszként érkezett irat az ügy érdemi intézését ellátó szervezeti egység iktatószámának soron következő alszámát kapja.
4.11. Az iratot – a belső kezdeményezésre készült irat kivételével – iktatáskor az iktatóbélyegző lenyomatával kell ellátni és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.
4.12. Az iktatóbélyegző rovatai:
a) a Hivatal neve,
b) a minősítés betűjele,
c) az iktatószám,
d) az iktatás dátuma,
e) ügyintéző neve,
f) a mellékletek száma és lapszáma.
4.13. December 31-én az adott évre vonatkozó iktatást az iktatókönyv aktuális oldalán be kell fejezni dátummal és az ügykezelő aláírásával kell ellátni. A következő évi iktatást új lapon 1-es sorszámmal kell elkezdeni.
4.14. Az iktatás során az iktatókönyvek rovatait gondosan kell kitölteni. Különösen ügyelni kell a „példányok száma, terjedelme” (lapok száma) feltüntetésére. Az iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, téves bejegyzést kiradírozni vagy más módon olvashatatlanná tenni nem szabad.
4.15. Iktatókönyvbe adatot csak maradandó módon szabad bejegyezni (golyóstoll, rostiron stb.).
4.16. Az iktatókönyvet a „Minősített iratok iktatókönyve”, illetve „Nem nyilvános iratok iktatókönyve” felirattal kell ellátni. Gondoskodni kell az iktatókönyvnek a minősített ügykezelés nyilvántartási segédletének nyilvántartó könyvében való bejegyzéséről, valamint hitelesítéséről és év végi lezárásáról. A minősített iratok nyilvántartására és kezelésére szolgáló segédeszközök (iktatókönyvek) hitelesítése a Titkos Irattár feladata.
4.17. Az iktatókönyvben az alábbi adatokat kell feltüntetni:
a) iktatószám (sorszám, alszám),
b) iktatás dátumát (hó, nap),
c) küldő – beadó szerv
– megnevezése,
– iktatószáma,
d) az irat
– tárgya,
– példányok száma,
– terjedelme (lapok száma),
e) előadó (főosztály – osztály),
f) továbbítva
– a továbbítás dátumát (hó, nap),
– címzett,
– példányok száma,
– terjedelme (lapok száma),
g) irattárba helyezve,
h) megjegyzés (e rovatban kell jelölni az irattári tételszámot)
4.18. Ahol az iratok mennyisége és forgalma megköveteli, azt irat egyszerűbb visszakeresése érdekében tárgymutatót lehet készíteni. A tárgymutató minősítésére, az iktatókönyvre vonatkozó szabályok irányadók.
A „NEM NYILVÁNOS” kezelési jelzésű iratokra vonatkozó előírások
4.19. A „NEM NYILVÁNOS” kezelési jelzésű iratok a Hivatal döntés-előkészítéssel összefüggő adatokat tartalmazó iratai.
4.20. A kezelési jelzés feltüntetését a szervezeti egység vezetője rendelheti el legfeljebb 10 éves időtartamra. Az iraton fel kell tüntetni:
a) „NEM NYILVÁNOS ” szavakat;
b) a törvényi hivatkozást: 1992. évi LXIII. Tv. 19/A § (1) bek.; c) a kezelési jelzés időbeli hatályát (év, hó, naptári nap).
4.21. A „NEM NYILVÁNOS” iratok kezelésére a nyílt iratokra vonatkozó előírások az irányadóak az alábbi eltérésekkel:
a) a kormányülésre, államtitkári értekezletre beküldött iratokat külön iktatókönyvben kell kezelni. Az iktatás lehet manuális, de vezethető elektronikus formában is (táblázatkezelő megoldások: Excel, Windows stb.).
Elektronikus formában vezetett iktatás esetén kötelező:
– heti egy alkalommal biztonsági másolat készítése;
– havi egy alkalommal a táblázat kinyomtatása és irattározása;
– a nyilvántartás mentett, valamint biztonsági másolatot tartalmazó változatait elektronikus adathordozóra kell menteni, amelyet elkülönítve lemezszekrényben kell tárolni.
Az elektronikus iktatás nem törölhető, a papír alapú másolatot az év lezárásakor a Kormányzati Iratkezelési Főosztálynak kell leadni.
b) A kormányülésekre, államtitkári értekezletekre megküldött „NEM NYILVÁNOS” jelzésű előterjesztéseknek a szervezeti egységeknél levő példányait helyben kell selejtezni.
A selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, azt a vezető által kijelölt selejtezési bizottság hajtja végre, amelynek tagja az ügykezelő is.
A Kormányzati Iratkezelési Főosztály ügyviteli egysége gondoskodik arról, hogy az előterjesztésekből megfelelő számú köteles példány rendelkezésre álljon.
A minősített irat forgalma
4.22. Az irat szervezeti egységek közötti átadása kézbesítőkönyvvel történik. A kézbesítőkönyvnek tartalmaznia kell az alábbi adatokat:
a) a minősített adat azonosítását, visszakereshetőségét és elérését biztosító nyilvántartási számát,
b) a minősítési jelölést,
c) a példányonkénti lapterjedelmet,
d) a példányszámot, a példánysorszámot,
e) a címzettet,
f) az átadás keltét,
g) az átadás tényének igazolását az átvevő nevének és olvasható aláírásának feltüntetésével,
h) a visszavétel keltét,
i) a visszavétel tényének igazolását a visszavevő nevének olvasható aláírásának feltüntetésével.
4.23. A Hivatalban keletkezett iratok közül a kormányülésre, az államtitkári értekezletre készült minősített előterjesztéseket, jelentéseket a résztvevők – az irat mellékletét alkotó – elosztójegyzék alapján kapják meg. Az elosztójegyzék tartalmazza:
– az iktatószámot,
– az elküldés dátumát, (hó, nap)
– a címzett személy sorszámát,
– a címzett személy nevét.
4.24. Elosztójegyzék készül a Kormány minősített belső határozataihoz, valamint azokhoz az iratokhoz, amelyeket az érintettek tájékoztatásul kapnak meg. A kormány belső határozatának elosztójegyzéke tartalmazza:
– a határozat számát, keltét,
– a határozat tárgyát,
– az irat minősítését,
– az irat példányszámát,
– az elküldés dátumát (hó, nap),
– a címzett személy sorszámát,
– a címzett személy nevét.
4.25. Az iratok szétosztása után az iktatókönyvben a vonatkozó alszámokat „ELOSZTÓJEGYZÉK ALAPJÁN” feliratú bélyegzővel kell ellátni.
4.26. Az adott évben használatos elosztójegyzék egy példányát az iktatókönyvbe kell elhelyezni.
4.27. A minősített irat Állami Futárszolgálattal történő továbbítása esetén a borítékon a következőket kell feltüntetni:
a) a feladó szerv neve, székhelye;
b) a küldemény nyilvántartási száma, a címzett szerv neve, székhelye;
c) minősítési jelölés;
d) „Baleset esetén vagy rendkívüli helyzetben a küldő szerv bonthatja fel” figyelmeztetés;
e) a küldemények lezárása minden esetben a következőképpen történik: A boríték hajtókáján a körbélyegző 3 lenyomatának elhelyezése, majd cellux ragasztóval történő lezárása.
Minősített irat tárolása
4.28. Minősített iratot a kormányrendeletben meghatározott előírások figyelembe vételével lemezszekrényben kell tárolni. Vezetői engedéllyel az ügyintéző munkaszobájában egyedileg is tárolhatja a minősített iratot, ennek hiányában azt, munkanap végén titkos ügyintézőnek vissza kell adni.
4.29. A szervezeti egység titkos ügyintézője által tárolt nagyobb tömegű minősített iratot – elkülönített módon – a fizikai és elektronikai védelemmel ellátott helyiségben kell tárolni.
Minősített irat irattározása
4.30. Az irat megőrzése és irattározása – a megőrzési határidő feltüntetésével – az irattári terv alapján történik.
4.31. A további intézkedést nem igénylő vagy véglegesen elintézett iratot irattárba kell helyezni. Az irattárba helyezéskor az iktatókönyv megfelelő rovatában fel kell jegyezni az irattárba helyezés időpontját, a példány sorszámát és az irat terjedelmét (lapszámát).
4.32. A szervezeti egységben – lehetőség szerint elkülönített helyiségben – ki kell alakítani a minősített iratok őrzésére szolgáló kézi irattárat. Az irattár kezelése során a más szervektől érkezett és a szervezeti egység tevékenysége ellátásához már nem szükséges iratokat vissza kell küldeni, vagy a minősítő engedélyével selejtezni kell.
4.33. A szervezeti egység az irattározott, minősített iratot legkésőbb ciklusváltáskor, a kormányciklus alatti őrzést követően a Titkos Irattárnak adja át. Az irattal együtt kell átadni a nyilvántartási segédleteket (iktató-, mutató-, átadó-, kézbesítőkönyv) is. Amennyiben az irat a szervezeti egység tevékenysége ellátásához e határidőn túl is szükséges, az erre vonatkozó vezetői döntést az iraton fel kell tüntetni.
Ma az iktatókönyvvel együtt irat leadására nem kerül sor, erről az átadó szervezeti egység külön feljegyzést készít. A feljegyzésben ezen túlmenően rögzíteni kell az irathiányra, vagy egyéb ügykezeléssel kapcsolatos tájékoztatást.
4.34. Az átadás-átvétel a leadó szervezeti egység által 2 példányban készített jegyzék alapján történik. A jegyzékeket a titkos ügykezelő készíti és a szervezeti egység vezetője írja alá. A jegyzékeket az átvétel során a Titkos Irattár tételesen ellenőrzi. Az átadásra, ezt követően, a titokvédelmi felügyelő ellenjegyzése alapján kerülhet sor. Az iratok átvételét a Titkos Irattár ügykezelője aláírásával igazolja. A jegyzék egy példányát a Titkos Irattár őrzi, egy példányát pedig a titkos ügykezelő kapja meg.
4.35. A titokvédelmi felügyelő – az ellenjegyzés során – a szervezeti egységnél a leadást megelőzően tárolt minősített iratok kezelésével kapcsolatos iratokat és ügykezelési segédleteket soron kívül ellenőrzi (selejtezési jegyzőkönyvek, átadási jegyzékek stb.).
Minősített irat selejtezése
4.36. A minősített irat eredeti példánya csak a minősítés törlését követően selejtezhető az Iratkezelési Szabályzat 28. pontjában írtaknak megfelelően.
A minősített adathordozó készítése során keletkezett és feleslegessé vált munka– vagy másodpéldány folyamatosan selejtezhető selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett. (6. sz. függelék.) A selejtezés tényét az iktatókönyvben fel kell tüntetni. A külső szervektől érkezett azon iratok esetében, amelyek selejtezését a küldő szerv az iraton engedélyezi, a felhasználást követően a selejtezés folyamatosan végrehajtható, a selejtezés tényét az iktatókönyvben fel kell tüntetni (7. sz. függelék) A selejtezendő minősített iratot, megsemmisítésre, zsákokban elhelyezve a Titkos Irattárnak kell leadni. A megsemmisítésről – jegyzőkönyv (Iratkezelési Szab. 15. sz. függelék) felvétele mellett – a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság gondoskodik. A minősített irat átadása levéltárnak
4.37. A 15 évnél régebben keletkezett, nem selejtezhető iratot a minősítés érvényességi idejének lejártát követő naptári év végéig kell az illetékes közlevéltárnak átadni.
4.38. Az átadásra a nem minősített irat átadására vonatkozó szabályokat kell alkalmazni azzal a kiegészítéssel, hogy az átadási jegyzőkönyvben az irat iktatószáma mellett fel kell tüntetni az irat rövid tárgyát, példány- és lapszámát is, kivéve, ha az átadás iktatókönyvvel és tárgymutatóval együtt történik.
5. A minősített adat megismerése
Betekintési engedély
5.1. A minősített iratokba történő betekintést a 5.2. pontban megjelölt vezető a 8–9. számú függelék szerinti iratminta felhasználásával engedélyezi, ha a) a minősített adatok megismerése a betekintő hivatali feladatainak ellátásához szükséges, és
b) a betekintő részére a minősített irat védelmére vonatkozó feltételek biztosítottak, továbbá
c) a betekintő a 10. sz. függelékben szereplő számú nyilatkozatot a titkos ügykezelő jelenlétében aláírja. 5.2. A betekintési engedélynek tartalmaznia kell a jogosult nevét, hivatali beosztását, szolgálati helyét a szervezeti egység megnevezésével, a minősített adattal való rendelkezési jogának terjedelmét a Ttv. 2. § (1) bek. 4. pont a)–c) és f) alpontjaiban foglalt rendelkezési jogcímek közül az engedélyezett jogcím megnevezésével. A betekintési engedélyeket:
– államtitkot tartalmazó dokumentumok megismerésére vonatkozóan miniszter, államtitkár, vagy szakállamtitkár;
– szolgálati titkot tartalmazó dokumentumok megismerésére vonatkozóan felsoroltakon túl főosztályvezető engedélyezi (8/1– 8/2 sz. függelék). 5.3. A betekintési engedély három példányban készül: egy példányt az engedéllyel rendelkező munkatárs kap, egy példányt a szervezeti egység titkos ügykezelőjénél kell elhelyezni, egy példányt pedig a titokvédelmi felügyelőnek kell megküldeni. A betekintési engedélyeket a Titkos Irattár ügykezelői tartják nyilván.
5.4. A szervezeti egységek vezetői által kiadott betekintési engedélyek nem vonatkoznak a másik szervezeti egység által keletkeztetett, vagy ott tárolt minősített iratok tartalmának megismerésére. Az azokba való betekintést, vagy kiadásukat a kikérő szervezeti egység vezetőjének átiratára a 5.2. pontban felsorolt vezetők engedélyezik.
Külső szerv munkatársa részéről minősített dokumentumba történő betekintést írásbeli kérés alapján a 5.2. pontban felsorolt vezetők engedélyezhetik. A betekintésről feljegyzést kell készíteni, amelyet a megismert dokumentum iratanyagához kell csatolni.
5.5. A titokvédelmi felügyelő az évi titokvédelmi ellenőrzés során ellenőrzi a szervezeti egységek aktuális betekintési engedélyeit és a szervezeti egység vezetőjének javaslatot tehet az esetleges változtatásokra.
5.6. Vissza kell vonni a betekintési engedélyt, ha:
a) a jogosult hivatali feladatának ellátásához a minősített adatok megismerése a továbbiakban nem szükséges,
b) a jogosulttal szemben az államtitok vagy a szolgálati titok megsértésének alapos gyanúja miatt eljárás indul,
c) a jogosult foglalkoztatási jogviszonyának megszűnése esetén, legkésőbb munkavégzési kötelezettség utolsó napján.
5.7. A betekintési engedély visszavonásával egyidejűleg a korábban jogosult birtokában levő minősített iratot be kell vonni.
5.8. A betekintési engedélyek kiadásáról, visszavonásáról a titokvédelmi felügyelőt, valamint a szervezeti egység titkos ügykezelőjét haladéktalanul értesíteni kell. A titkos ügykezelő gondoskodik a kiadott engedélyek nyilvántartásáról, őrzéséről, visszavonás esetén a minősített iratokkal történő elszámoltatásáról.
A megismerési engedély
5.9. A megismerési engedély tartalmazza:
a) az engedélykérő személyi adatait,
b) a megismertetés helyének, időpontjának és módjának megjelölését.
A megismerési engedélyt, az iratot kezelő (tároló) szervezeti egység vezetője adja ki 1 példányban.
5.10. A megismerési engedély kiadásáról a titkos ügykezelőt haladéktalanul értesíteni kell. A titkos ügykezelő gondoskodik a kiadott megismerési engedély nyilvántartásáról és őrzéséről, továbbá az engedélyben megjelölt irat átadásáról, visszavételéről, biztonságáról, az engedélyben vagy a minősítési jelzésben feltüntetett különleges kezelési utasítás érvényesítéséről. Az engedély irattári példányára fel kell jegyezni a megismerésre történő átadás tényét, időpontját, azt a betekintővel alá kell íratni.
A nyilvánosságra hozatal engedélyezése
5.11. A minősített adat nyilvánosságra hozatalát a minősítő egyedileg engedélyezi. Az engedély tartalmazza:
a) a nyilvánosságra hozatal indokát,
b) a nyilvánosságra kerülő adat megnevezését, minősítését, az adatot tartalmazó irat irattári számát, tárgyának megjelölését,
c) a minősítés teljes vagy részleges törlésére vonatkozó rendelkezést,
d) a nyilvánosságra hozatal módját és időpontját.
A minősített adat külföldiekkel történő megismertetése, külföldre vitele
5.12. A minősített adat külföldi személy vagy szerv (a továbbiakban együtt: külföldi) részére hozzáférhetővé tételét, külföldre vitelét a minősítő egyedileg engedélyezi. Az engedélynek tartalmaznia kell:
a) az irat külföldre juttatására, illetőleg az adat külföldivel történő megismertetésére jogosult személyi adatait,
b) az adat külföldre vitelének módját, a szállítás és a külföldön tartózkodás során az adat védelmével kapcsolatos előírásokat,
c) az adat megismerésére jogosult személy, illetőleg szerv esetén a képviseletére jogosult azonosításához szükséges adatokat,
d) az adat külföldivel történő megismertetésének feltételeire és módjára vonatkozó rendelkezést,
e) a külföldi részére hozzáférhetővé tett adat vagy az átadott irat további felhasználására és védelmére vonatkozó előírásokat.
5.13. A külföldre vitt iratra fel kell jegyezni vagy külön íven feljegyzést kell készíteni arról, hogy kinek adták át, kinek engedtek betekintést az átadás, a betekintés helyének időpontjának megjelölésével. A külön ívet az irat irattári példányával együtt meg kell őrizni.
A minősített adat tudományos kutatás céljára történő felhasználásának engedélyezése
5.14. Minősített adat tudományos kutatás céljára történő felhasználásának engedélyezésére – a 15–16. pontokban foglalt eltérések figyelembe vételével – a megismerés engedélyezésére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni.
5.15. A kérelemnek tartalmaznia kell a kutatásra jogosult tudományos kutató intézmény megnevezését, székhelyét, valamint az intézmény nevében eljáró kutató (a továbbiakban együtt: kutató) személyazonosító adatait is. A kérelemhez csatolni kell a kutatási tervet.
5.16. Az engedély tartalmazza:
a) a kutató személyazonosító adatait,
b) a kutatási tevékenység célját a kutatási tervre történő utalással,
c) a kutatás céljából rendelkezésre bocsátható minősített adatok megnevezését,
d) a minősített adat felhasználásának korlátaira és védelmére vonatkozó előírásokat,
e) a titoktartási kötelezettségre történő felhívást.
Felmentés a titoktartási kötelezettség alól
5.17. A minősítő a bíróság vagy más állami szerv írásbeli megkeresésére, továbbá, ha a hivatali feladat ellátása érdekében az szükséges, a titoktartási kötelezettség alól felmentést adhat. A felmentésre vonatkozó engedélynek tartalmaznia kell.
a) a mentesített nevét, hivatali beosztását,
b) a bíróság vagy más hatóság eljárása esetén az ügy számát és az eljárás tárgyát, más állami szerv megkeresése esetén az eljárás megnevezését és célját,
c) a felmentés mely adatokra terjed ki, továbbá szükség esetén a mentesítésre vonatkozó korlátozásokat és egyéb feltételeket.
6. A minősített iratkezelés ellenőrzése, a minősített iratok őrzése
Titokvédelmi ellenőrzés
6.1. Titokvédelmi ellenőrzést tart:
a) a titokvédelmi felügyelő – a Nemzetbiztonsági Iroda és a Nemzeti Biztonsági Felügyelet kivételével – a MeH kijelölt szervezeti egységénél évi ütemterv alapján;
b) a szervezeti egység vezetője rendelkezése alapján az általa megbízott személy (ez esetben az ellenőrzésről a titokvédelmi felügyelőt a jegyzőkönyv egy példányának megküldésével értesíteni kell);
c) célvizsgálat keretében a Miniszter és az államtitkárok egyedi rendelkezése alapján, az általuk megbízott személy.
6.2. A titokvédelmi ellenőrzés kiterjed:
a) a szervezeti egységnél lévő minősített és „NEM NYILVÁNOS” jelzésű iratok nyilvántartására, kezelésére, a szervezeti egységen belül történő átadás-átvétel, valamint a más szervezeti egységeknek történő átadás dokumentálására;
b) a minősített iratok tárolásának biztonsági követelményeinek ellenőrzésére.
6.3. A titokvédelmi ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet minden esetben aláír a szervezeti egység vezetője, vagy annak megbízottja, és a titkos ügykezelő, a titokvédelmi felügyelő által lefolytatott ellenőrzésen pedig a titokvédelmi felügyelő is.
Amennyiben az ellenőrzés titokvédelmi szabálysértésre vagy más súlyosabb magatartás gyanújára utal a jegyzőkönyvet az érintett munkatársnak is észrevételezni kell.
6.4. A titokvédelmi felügyelő a lefolytatott ellenőrzésekről a Jogi és Közigazgatási Államtitkárság vezetője részére évenként egy alkalommal összefoglaló jelentést készít.
6.5. A jegyzőkönyv eredeti példányának nyilvántartásáról és őrzéséről az ellenőrzést végző gondoskodik. A jegyzőkönyvet – ha államtitoknak vagy szolgálati titoknak minősülő adatot nem tartalmaz – belső használatra szolgáló – nem nyilvános iratként kell kezelni.
6.6. Az ellenőrzésre kerülő szervezeti egységek kijelölésére az évi iratforgalmi statisztika adatai alapján kerül sor. A statisztika tartalmazza a szervezeti egységek előző évi, saját minősítésű állam– vagy szolgálati titkot tartalmazó iratainak számát, valamint az előző évben érkezett és elküldött állam-, vagy szolgálati titkot tartalmazó iratok számát. Az iratforgalmi statisztika leadási határideje folyó év március 31.
A minősített iratok őrzése
6.7. A minősített iratot az ügyintézés időszakában – az irattal kapcsolatos ügyviteli és ügyintézési feladatok ellátásának időtartamán kívül – lemez– vagy páncélszekrényben (a továbbiakban együtt: lemezszekrény) elzárva kell őrizni. A kulccsal lezárt lemezszekrényt a napi munka befejezésével – jogosultanként eltérő számozású – fém pecsétnyomó lenyomatával ellátott biztonsági lakattal (R.27. § /4/ bek.) is le kell zárni. a) A használatban lévő lemezszekrény kulcsának őrzéséről – a munkavégzés időtartama alatt – a betekintésre jogosult gondoskodik. Tilos a lemezszekrény kulcsát az épületből kivinni. A munkavégzésen kívül, illetve a munkahelyen kívüli munkavégzés esetén az ott dolgozóknak a lemezszekrény kulcsát az Országház, illetve a Hivatal Irodaháza kijelölt bejáratánál elhelyezett, fémlemezből készült rekeszes szekrényben kell elzárni. A rekeszeket eltérő számozással és biztonsági zárral el kell látni.
b) A rekeszes szekrényben minden szervezeti egység részére külön-külön rekeszt, vagy ha ugyanazt a lemezszekrényt több betekintésre jogosult használja részükre egy közös használatú rekeszt kell biztosítani. Ha a szervezeti egységnél több lemezszekrény kulcsának őrzésére van szükség, úgy egy szervezeti egység részére több rekeszt kell biztosítani. Minden rekeszhez eggyel több kulcsot kell készíteni, mint az azt használó, betekintésre jogosultak száma. A használatban lévő rekeszek első kulcsát a betekintésre jogosult őrzi, a további példányok őrzéséről a szervezeti egység vezetője gondoskodik.
c) Az a) alpontban nem szereplő objektumokban a lemezszekrények kulcsait, vagy kulcsdobozokat az épület őrzését ellátó szerv munkatársának kell átadni. Fenti lehetőségek hiányában, a szervezeti egység vezetője dönt a kulcsok biztonságos elhelyezéséről.
d) Ha a betekintési jog visszavonása vagy az elhelyezés megváltozása miatt a lemezszekrény használata megszűnik, azt kiürített állapotban le kell zárni.
6.8. A lemezszekrény-, a rekeszkulcs vagy a fém pecsétnyomó elvesztését, továbbá az illetéktelen hozzáférésre utaló jeleket a szervezeti egység vezetője, a titokvédelmi felügyelő valamint a Biztonsági Osztály részére haladéktalanul be kell jelenteni.
A bejelentést követően a titokvédelmi felügyelő intézkedik a lemezszekrény tartalmának ellenőrzéséről, a minősített iratok biztonságba helyezéséről.
6.9. A betekintésre jogosult felelősségét a lemezszekrény kulcsának és a fém pecsétnyomó eltűnésekor minden esetben vizsgálni kell.
A minősített iratok kezelésével kapcsolatos ügyviteli segédletek kiadása és visszavétele
6.10. A minősített iratok nyilvántartására és kezelésére szolgáló segédeszközöket (iktatókönyvek ) a Titkos Irattár adja ki sorszámozottan és veszi vissza. Az iktatókönyveket – azok betelte esetén – a Titkos Irattárnak kell leadni. Szervezeti egység vagy a titkos ügykezelő megbízásának megszűnése esetén az iktatókönyveket a titokvédelmi felügyelő, valamint a Titkos Irattár munkatársai ellenőrzik.
6.11. A Miniszterelnöki Hivatal szervezeti egységei által használt hivatali bélyegzők kiadásáról és nyilvántartásáról a Titkos Irattár gondoskodik.
Minősítési javaslat államtitok esetén |
|
,,Szervezeti egység |
A minősítésig államtitokként kezelendő! |
|
Melléklet |
|
|
FELJEGYZÉS |
.................................... részére |
|
|
Tárgy: Javaslat államtitokká minősítésre. |
|
|
Javasolom a ............................................................................. tárgyában készült irat (és annak elektronikus adathordozón készített másolata) államtitokká minősítését, ....... év érvényességi idő megállapításával. |
|
|
Javasolt felülvizsgálati időköz ...... év |
|
|
Javasolt különleges rendelkezés: |
........................................................... |
|
|
Indokolás: Az irat az állami és szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény mellékletét alkotó államtitokköri jegyzék ........ pontjában foglalt adatot tartalmaz. |
|
|
Az adat érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala/jogosulatlan megszerzése vagy felhasználása/ illetéktelen személy tudomására hozása/sérti/veszélyezteti a Magyar Köztársaság ......... érdekeit, mert ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... |
|
|
A minősítés érvényességi idejének a törvényben meghatározott leghosszabb időtartama |
........... év, a konkrét esetben a nyilvánosság ............ éven túli korlátozása nem indokolt1. |
|
|
A törvényben meghatározott felülvizsgálati időköztől való eltérés indoka az, hogy |
...................................................................... |
|
|
Dátum |
............................................ |
(kezdeményező aláírása) |
|
Minősítési záradék: |
Elrendelem a mellékelt irat államtitokká minősítését. |
|
|
Dátum |
|
............................................ |
(minősítő aláírása)” |
Minősítési javaslat szolgálati titok esetén |
|
|
,,Szervezeti egység |
A minősítésig szolgálati titokként kezelendő! |
|
Melléklet |
|
|
FELJEGYZÉS |
.................................... részére |
|
|
Tárgy: Javaslat szolgálati titokká minősítésre |
|
|
Javasolom a .............................................................. tárgyában készített irat(és annak elektronikus adathordozón készített másolata) szolgálati titokká minősítését, …………….minősítési jelölés, és ……...... év érvényességi idő megállapításával. |
|
|
Javasolt felülvizsgálati időköz....... év |
|
|
Indokolás: Az irat a Magyar Közlöny 2005. 99. számában közzétett, a Miniszterelnöki Hivatal szolgálati titokköri jegyzékének ........ pontjában foglalt adatot tartalmaz. |
|
|
Az adat érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala/ jogosulatlan megszerzése és felhasználása/ illetéktelen személy részére hozzáférhetővé tétele/ sérti a Miniszterelnöki Hivatal működésének rendjét/ akadályozza feladat– és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását/, mert ..................................................................... |
|
|
A minősítés érvényességi idejének a törvényben meghatározott leghosszabb időtartama ........... év, a konkrét esetben a nyilvánosság ............ éven túli korlátozása nem indokolt. |
|
|
A törvényben meghatározott felülvizsgálati időtől való eltérés indoka az, hogy |
|
|
|
Dátum |
.................................................... |
(kezdeményező aláírása) |
|
|
Minősítési záradék: |
|
Elrendelem a mellékelt irat szolgálati titokká minősítését. |
|
|
Dátum |
|
.................................................... |
(minősítő aláírása) |
Minősítési jelzések |
|
|
1. Államtitok jelzése |
|
ÁLLAMTITOK! |
SZIGORÚAN TITKOS! MK/HU |
................. tól ............. évig |
Minősítő neve és beosztása |
.............................................. |
Készült .... példányban |
Egy példány ..... lap |
..... számú pld. |
Kapják: |
................................. |
Különleges rendelkezés: |
................................ |
|
|
2. Szolgálati titok jelzése |
|
SZOLGÁLATI TITOK! |
TITKOS! vagy BIZALMAS! vagy KORLÁTOZOTT TERJESZTÉSŰ! |
MK/HU |
................. tól ............. évig |
Minősítő neve és beosztása |
.............................................. |
Készült .... példányban |
Egy példány ..... lap |
Ez a ..... számú pld. |
Kapják: |
................................. |
|
|
3. Összevont jelzés |
|
SZIGORÚAN TITKOS! ÁLLAMTITOK! MK/HU |
.................................................. |
................. tól ............. évig |
TITKOS! vagy BIZALMAS! vagy KORLÁTOZOTT TERJESZTÉSŰ! MK/HU |
.................................................. |
................. tól .............. évig |
Minősítő neve és beosztása |
.............................................. |
Készült .... példányban |
Egy példány ..... lap |
Ez a ..... számú pld. |
Kapják:................................Különleges rendelkezés: |
Irattári záradékminta |
|
|
IRATTÁRI ZÁRADÉK |
|
|
a ........... számú, ............................................................................................................................................................. |
|
.................................................................................................................................................................................-hoz |
|
|
Készült: |
..... példányban |
|
|
Egy példány: |
..... oldal |
|
|
Az irat készítője: |
....................... |
|
|
|
telefonszáma: ............ |
|
|
Gépelte: |
....................... |
|
|
Címzettek: |
......................., példányszám |
|
|
Ha a címzettekről külön elosztó jegyzék készül, azt a minősített irat irattári példányával együtt kell megőrizni. |
Felülvizsgálati jelzések |
|
|
1. Változatlan minősítés esetén |
|
FELÜLVIZSGÁLVA |
................ év ........ hó ....... napján |
A felülvizsgáló neve és beosztása: |
............................................................ |
A minősítés nem változott |
|
|
2. Változó minősítés esetén: |
|
FELÜLVIZSGÁLVA |
................ év ........ hó ....... napján |
A minősítés ………………ról……………ra változott |
A minősítés érvényességi ideje ……….év…..hó…..nap |
A felülvizsgáló neve és beosztása: |
............................................................ |
|
|
3. Törölt minősítés esetén: |
|
T Ö R Ö L V E |
............ év ....... hó ....... nap |
felülvizsgálat alapján |
A felülvizsgáló neve és beosztása: |
............................................................ |
|
|
4. Megszűnés esetén: |
|
M E G SZ Ű N T |
a minősítés |
........... év ..... hó ..... napjától |
|
|
Aláírás |
....................................... |
Szervezeti egység |
|
|
Iktatószám: |
|
|
Selejtezési jegyzőkönyv |
|
|
Felvéve időpont, hely pontos megjelölése…sz. hivatali helyiségében. |
|
|
Jelen vannak: |
………………………… |
|
…………………………. titkos ügykezelő |
|
|
Selejtezésre kerül a |
1. egy irat esetében : a ……………..tárgyú,………... iktatószámú, ….. lap/oldalszámú dokumentum); |
|
2. több irat esetében (a mellékletben felsorolt dokumentumok); |
(a mellékletben fel kell sorolni az iratok iktatószámát, tárgyát, lap/oldalszámát.) |
|
A selejtezés a minősített irat kezelésének rendjéről szóló 79/1995 (VI. 30.) Korm. rendelet 26. § (2) bekezdése alapján, mint feleslegessé vált másolati példány végrehajtható. |
|
A megsemmisítés tényét a nyilvántartásban rögzíteni kell. |
|
|
K. m. f. |
|
|
|
…………………………………….. |
…………………………………. |
|
|
|
…………………………………….. |
|
|
|
Készült: 2 pld/1 lap |
Kapja: |
1. sz. pld. – eredeti irat |
|
2.sz. pld. – irattár |
Szervezeti egység |
|
|
Iktatószám: |
|
|
Selejtezési jegyzőkönyv |
|
|
Felvéve időpont, hely pontos megjelölése…sz. hivatali helyiségében. |
|
|
Jelen vannak: |
………………………… |
|
…………………………. titkos ügykezelő |
|
|
Selejtezésre kerül a…….szervezettől érkezett, ……..minősítésű……….iktatószámú dokumentum, amelynek felhasználást követő megsemmisítését a …………..szerv engedélyezte. ( az iratok felsorolása a jegyzőkönyvhöz csat. melléklet szerint) |
(a mellékletben fel kell sorolni az iratok iktatószámát, tárgyát, lap/oldalszámát) |
|
|
A selejtezés a minősített irat kezelésének rendjéről szóló 79/1995 (VI. 30.) Korm. rendelet 26. § (2) bekezdése alapján, mint feleslegessé vált másolati példány végrehajtható. |
|
|
A selejtezést a helyben szokásos módon kell végrehajtani, annak tényét a nyilvántartásban rögzíteni kell. |
|
|
|
K. m. f. |
|
|
|
|
…………………………………….. |
…………………………………. |
|
|
|
|
…………………………………….. |
|
|
|
|
Készült: 2 pld/1 lap |
Kapja: |
1. sz. pld. – eredeti irat |
|
2.sz. pld. – irattár |
Iratminta a betekintési engedélyhez |
/ |
|
,,Szervezeti egység” |
Szám |
|
|
Betekintési engedély |
(MeH-n belül) |
|
|
Engedélyezem, hogy ................................ (név) ................................. (hivatali beosztás) |
....................................................... (szervezeti egység) |
|
|
a) a hivatali feladatai ellátáshoz szükséges államtitkot tartalmazó minősített iratba betekint– sen; |
b) azt az ügyintézéshez szükséges ideig birtokában tartsa, és a ...... számú hivatali irodájában elhelyezett ........... számú páncél(lemez)szekrényben őrizze; |
c) a minősített adatot feldolgozza, felhasználja, s annak alapján további minősített adatot tartalmazó iratot készítsen. |
|
|
Ez az engedély visszavonásig érvényes. |
|
|
Indokolás |
|
|
Nevezett |
|
a) munkaköri feladatai ellátásához a minősített iratok megismerése és felhasználása szükséges; |
|
b) a csatolt iratban a titokvédelmi előírások ismeretéről nyilatkozatot tett és azok betartására kötelezettséget vállalt; |
ezért a rendelkező rész szerinti rendelkezési jogokkal – az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (Ttv.) 11. §-ának (2) bekezdése alapján – a jelen engedéllyel felruházom. |
|
|
Ez az engedély a Ttv. 21. §-ának (2) bekezdése alapján visszavonásig érvényes. |
|
|
Dátum |
..................................................................... |
(miniszter, államtitkár, szakállamtitkár) |
|
Mell: Titokvédelmi nyilatkozat |
Iratminta a betekintési engedélyhez |
(MeH-n belül) |
|
|
,,Szervezeti egység” |
Szám |
|
|
Betekintési engedély |
|
|
Engedélyezem, hogy ................................ (név) ................................. (hivatali beosztás) ....................................................... (szervezeti egység) |
|
a) a hivatali feladatai ellátáshoz szükséges szolgálati titkot tartalmazó minősített iratba betekintsen; |
b) azt az ügyintézéshez szükséges ideig birtokában tartsa, és a ...... számú hivatali irodájában elhelyezett ........... számú páncél(lemez)szekrényben őrizze; |
c) a minősített adatot feldolgozza, felhasználja, s annak alapján további minősített adatot tartalmazó iratot készítsen. |
|
|
Ez az engedély visszavonásig érvényes. |
|
|
|
Indokolás |
|
|
Nevezett |
|
a) munkaköri feladatai ellátásához a minősített iratok megismerése és felhasználása szükséges; |
b) a csatolt iratban a titokvédelmi előírások ismeretéről nyilatkozatot tett és azok betartására kötelezettséget vállalt; |
ezért a rendelkező rész szerinti rendelkezési jogokkal – az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (Ttv.) 11. §-ának (2) bekezdése alapján – a jelen engedéllyel felruházom. |
Ez az engedély a Ttv. 21. §-ának (2) bekezdése alapján visszavonásig érvényes. |
|
|
Dátum |
|
|
....................................... |
(minősítő aláírása)” |
|
Mell: Titokvédelmi nyilatkozat |
Szervezeti egység megnevezése |
|
|
Szám: |
|
|
Betekintési engedély |
(külső szerv munkatársa részére) |
|
|
Engedélyezem, hogy .......................................... ...………..(név) ................................................. (szervezet) ……………………………………………………….(hivatali beosztás) hivatali feladata ellátásához az alábbiakban felsorolt minősített iratba: |
|
|
__________________________________________________________________________________________________ |
|
|
a) betekintsen; |
b) azt az ügyintézéshez szükséges ideig birtokában tartsa; |
c) a minősített adat alapján további minősített adatot készítsen az eredeti minősítés feltüntetésével; |
d) a minősített adatról másolatot készítsen. |
(a megfelelő rendelkezési jog aláhúzandó) |
|
|
Ez az engedély visszavonásig érvényes. |
|
|
|
Indokolás |
|
|
Nevezett a……….…………………………………………………………………….szervezet munkatársa és feladatai ellátásához szükséges a minősített adattal való rendelkezési jog biztosítása. |
|
|
Nevezett a csatolt iratban a titokvédelmi előírások ismeretéről nyilatkozatot tett és azok betartására kötelezettséget vállalt;ezért a rendelkező rész szerinti rendelkezési jogokkal – az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvény (Ttv.) 11. §-ának (2) bekezdése alapján – a jelen engedéllyel felruházom. |
|
|
Ez az engedély a Ttv. 21. §-ának (2) bekezdése alapján visszavonásig érvényes. |
|
|
Budapest, 200……………………. |
|
........................................................ |
|
Mell: Titokvédelmi nyilatkozat |
Titokvédelmi nyilatkozat |
|
|
Nyilatkozat |
|
|
Alulírott kijelentem, hogy az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. törvényt, a minősített adat kezelésének rendjéről szóló 79/1995. (VI. 30.) Korm. rendeletet, valamint a Miniszterelnöki Hivatal Titokvédelmi Szabályzatának tartalmát ismerem és az abban foglaltak betartására kötelezettséget vállalok. |
|
|
Tudomásul veszem, hogy a fentiek megszegése eljárást von maga után. |
|
|
Dátum |
|
|
.............................................. |
(a betekintő aláírása) |
