2/2008. (HÉ 41.) KFTNM utasítás

a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról

2008.10.11.

1. § A központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2006. évi LVII. törvény 2. § (1) bekezdésének d) pontjában, 74. §-ában, illetve a kutatás-fejlesztésért felelős tárca nélküli miniszter feladat- és hatásköréről szóló 103/2008. (IV. 29.) Korm. rendelet 3. § (3) bekezdésében foglaltak alapján jelen utasítás mellékleteként a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatát kiadom.

2. § Ez az utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba. Egyidejűleg hatályát veszti a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2008. (VII. 1.) KFTNM utasítás.

Budapest, 2008. október 2.

Dr. Molnár Károly s. k.,

kutatás-fejlesztésért felelős
tárca nélküli miniszter

Melléklet a 2/2008. (HÉ 41.) KFTNM utasításhoz

A Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata

1. A Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal
jogállása és alapadatai

1. A Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal jogállása

A Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal (a továbbiakban: NKTH) a kutatás-fejlesztésért felelős tárca nélküli miniszter (a továbbiakban: miniszter) irányítása alatt működő, kutatás-fejlesztésért és technológiai innovációért felelős központi államigazgatási szerv. Az NKTH önállóan gazdálkodó központi hivatal. A miniszter irányítási jogkörén az alábbi hatáskörök együttesét kell érteni a hatályos jogszabályok alapján:

a) az NKTH alapítása, átszervezése (ideértve a más szervvel való egyesítését, a szétválasztását, alapító okiratának módosítását is), valamint a szerv megszüntetése,

b) az NKTH vezetőjének kinevezése, felmentése, a vele kapcsolatos egyéb munkáltatói jogok gyakorlása,

c) az NKTH tevékenységének törvényességi, szakszerűségi, hatékonysági és pénzügyi ellenőrzése,

d) az NKTH szervezeti és működési szabályzatának jóváhagyása,

e) az NKTH döntésének megsemmisítésére, szükség szerint új eljárás lefolytatására való utasítás,

f) költségvetési törvény keretei között az államigazgatási szerv költségvetési előirányzatának és létszámkeretének meghatározása,

g) jogszabályban meghatározott esetekben az NKTH döntéseinek előzetes vagy utólagos jóváhagyása,

h) egyedi utasítás kiadása feladat elvégzésére vagy mulasztás pótlására,

i) jelentéstételre vagy beszámolóra való kötelezés.

2. Az NKTH alapadatai

Hivatalos megnevezése:	Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal
Rövidített elnevezése:	NKTH
Hivatalos megnevezése angol nyelven:	National Office for Research and Technology
Alapító okirat kelte, száma:	2008. január 29., GKM/2666/1/2008.
Nyilvántartásba vétel, működés megkezdésének kelte:	2004. január 1.
Székhelye:	1117 Budapest, Neumann János u. 1/C
Telephelye:	1055 Budapest, Kossuth tér 11.
Postacím:	1519 Budapest, Pf. 506
Általános forgalmi adó alanyiságának ténye:	az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény hatálya alá tartozik, áfaköteles
TB-szám:	135 700 418
KSH-szám:	15597717-8411-311-01
Adószám:	15597717-2-43
Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla száma:	10032000-00287209-00000000
Körbélyegzője:	Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal (a körirat közepén a Magyar Köztársaság címere)
Alapvető szakfeladata:	751131 Országos hatáskörű szervek igazgatási tevékenysége
Szakágazati besorolása:	841114 Alapkutatáshoz nyújtott kormányzati szolgáltatás
Tevékenység forrásai:	a) Támogatás központi költségvetésből b) Támogatásértékű bevétel elkülönített állami pénzalapból c) Európai uniós közvetlen támogatás d) Saját bevétel (pl. továbbszámlázás, tárgyieszköz-értékesítés) e) Államháztartáson kívülről, illetve belülről átvett pénzeszköz f) Pénzforgalom nélküli bevétel: maradvány g) Egyéb bevétel

2. Az NKTH tevékenysége

1. Alaptevékenységek

Az NKTH tevékenységének középpontjában a hasznosításorientált kutatás-fejlesztés és innováció áll. Az NKTH feladat- és hatáskörét a 277/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet szabályozza. A miniszter a kutatás-fejlesztésért és a technológiai innovációért való felelőssége körében irányítja az NKTH-t a 103/2008. (IV. 29.) Korm. rendelet vonatkozó rendelkezései alapján.

1.1. Az NKTH a tudomány-, technológia- és innovációpolitika kidolgozása és érvényesítése, az ehhez szükséges állami intézkedések kezdeményezése, illetve végrehajtása érdekében javaslatokat dolgoz ki a miniszter részére

a) a tudomány-, technológia- és innovációpolitika alakítására, amelynek megalapozásához elemzéseket, közép- és hosszú távú koncepciókat készít, technológiai előretekintési programokat indít;

b) a hazai kutatási, fejlesztési és innovációs tevékenység

a) ösztönzését szolgáló központi állami források képzésére és felhasználására; figyelemmel kíséri továbbá a források felhasználását,

b) közvetlen és közvetett támogatási, ösztönzési rendszerére, a támogatások szempontjainak meghatározására, a közgazdasági eszközök, gazdasági szabályozók kialakítására, és közreműködik ezek fejlesztésében;

c) emberi erőforrásai fejlesztésére, a kutatóképzés és a tudásközpontok erősítésére;

c) a kutatási, fejlesztési és innovációs tevékenység irányítási, finanszírozási, intézményi és szabályozási rendszerének kialakítására, fejlesztésére.

1.2. Az NKTH a feladatkörében:

a) részt vesz a közép- és hosszú távú nemzetgazdasági koncepciók, stratégiák, ezen belül kiemelten a Nemzeti Fejlesztési Terv kidolgozásában, érvényesítésében;

b) részt vesz az országos és regionális fejlesztési programok kidolgozásában; módszertani segítséget nyújt a magyarországi régiók kutatás-fejlesztési és innovációs stratégiájának kialakításához, a nemzetközi, különösen az európai uniós források eléréséhez és innovációs fejlesztési célokra történő felhasználásához;

c) segítséget nyújt a kis- és közepes méretű vállalkozások technológiai megújulásához;

d) elősegíti a kutatási eredmények hasznosítását, és közvetíti az innovációt szolgáló ismereteket (tanácsadás, regionális szervezetek innovációs tevékenységének koordinálása, partnerkeresés);

e) a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap (a továbbiakban: Alap) és a hatáskörébe utalt pénzeszközök felhasználásáról évente beszámol a miniszternek;

f) közreműködik a Magyar Köztársaságnak nyújtott külföldi támogatások kutatás-fejlesztési és innovációs célú felhasználásában, illetve e tevékenység koordinálásában;

g) figyelemmel kíséri a kutatás-fejlesztési, illetve innovációs célú hazai támogatási programokat és pályázatokat; a források összehangolt és koncentrált felhasználása érdekében, valamint szükség esetén az összhang megteremtése céljából javaslatokat dolgoz ki az érintettek számára.

1.3. A rendelkezésére bocsátott pénzforrások felhasználása tekintetében az NKTH

a) ellátja az Alap felhasználásával, kezelésével és ellenőrzésével kapcsolatos feladatokat;

b) a kutatás-fejlesztésben, innovációban érintett miniszterek, valamint országos és regionális szervezetek bevonásával támogatási stratégiákat és programokat dolgoz ki, és végrehajtja azokat, ennek keretében pályázati és pénzügyi lebonyolítási, irodai működtetési és gazdasági, ügyviteli szolgáltatásokat nyújt, a kutatás-fejlesztési és egyéb innovációs pénzügyi források pályázati és más formában történő, a jogszabályoknak megfelelő és hatékony felhasználását biztosítja;

c) kidolgozza – a vonatkozó jogszabályi keretek között – a pénzeszközök felhasználási rendjét, döntéshozatali eljárásait és a finanszírozás tekintetében alkalmazható módszereket;

d) kidolgozza a műszaki fejlesztési programok és pályázatok értékelésére, az eredmények mérésére irányuló stratégiát és módszertant, és alkalmazza ezeket;

e) külön jogszabály alapján ellátja a hazai fejlesztéseket támogató, az Európai Unió által társfinanszírozott intézkedések kutatás-fejlesztési és innovációs programjainak magyarországi tervezésével és megvalósításával kapcsolatos feladatokat.

1.4. Az NKTH a tudomány-, technológia- és innovációpolitika érvényesülését elősegítő kormányzati információs (adatgyűjtési, adatfeldolgozási és tájékoztatási) tevékenység keretében különösen a következő feladatokat látja el:

a) elősegíti a korszerű műszaki megoldások megismertetését, elterjesztését, hasznosítását, továbbá e célok elérését segítő programok, szervezetek, intézmények fejlesztését, előmozdítja a kutatás-fejlesztés és innováció társadalmi elfogadottságának, elismertségének és támogatottságának fokozására irányuló tevékenységet;

b) módszertani segítséget nyújt a kutatás-fejlesztési és innovációs statisztikai adatok gyűjtéséhez, mutatószámok kidolgozásához; részt vesz ezek feldolgozásában, elemzésében, hasznosításában, a hazai és nemzetközi intézmények számára nyújtott információszolgáltatásban;

c) gondoskodik a feladatkörébe tartozó kutatás-fejlesztési programok és pályázatok értékeléséből származó eredmények, valamint e programok és pályázatok nyerteseire vonatkozó, közérdekű adatok nyilvánosságáról;

d) tevékenységéhez kapcsolódó adatbázis és nyilvántartási rendszer működtetése.

1.5. A tudomány-, technológia- és innovációpolitika területén folyó nemzetközi, illetve európai integrációs együttműködés, a hazai és külföldi szervezetek és a kutatás-fejlesztési tevékenységben részt vevő személyek közötti együttműködés kialakítása és erősítése keretében, összhangban a Kormány külpolitikai, külgazdasági stratégiájával, illetve az általános külpolitikai célkitűzésekkel – a külügyminiszterrel összehangolva, különösen a következő szakmai feladatokat látja el:

a) szakmailag összehangolja a Kormány nemzetközi tudomány- és technológiapolitikai tevékenységét, javaslatot tesz a miniszternek annak irányítására;

b) a miniszter útján kezdeményezi az érintett szervekkel együttműködve a két- és többoldalú kormányközi tudományos és technológiai egyezmények megkötését; valamint részt vesz ezek előkészítésében, az ezekből eredő feladatok ellátásának szervezésében, és koordinálja azok végrehajtását;

c) szakmailag közreműködik a tudományos és technológiai diplomáciai tevékenységek irányításában;

d) támogatja az Európai Unió Kutatási, Technológiafejlesztési és Demonstrációs Keretprogramjaiban és az Európai Kutatási Térség fejlesztésében végzett magyar kormányzati tevékenységet;

e) az európai uniós tagságból eredő jogok és kötelezettségek keretében közreműködik a kutatás-fejlesztést és innovációt érintő kormányzati feladatok ellátásában, valamint – az érintett miniszterekkel folytatott egyeztetés alapján – javaslatot tesz a miniszternek az Európai Unió kutatással, technológiával és innovációval foglalkozó testületeiben képviselni kívánt álláspontra;

f) a miniszter felhatalmazása alapján képviseletet lát el a nemzetközi tudományos és technológiai szervezetekben, kezdeményezésekben;

g) feladatkörében együttműködik a Magyar Köztársaság külképviseleteivel és kapcsolatot tart a Magyarországon működő külképviseletekkel, valamint a Magyarországon, illetve külföldön működő partnerintézményekkel;

h) a külügyminiszterrel közösen működteti a tudományos és technológiai szakdiplomata hálózatot.

1.6. Alaptevékenysége a hatályos TEÁOR’08 szerinti megjelöléssel:

70.22 Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás.

71.20 Műszaki vizsgálat, elemzés.

72.11 Biotechnológiai kutatás, fejlesztés.

72.19 Egyéb természettudományi, műszaki kutatás, fejlesztés.

72.20 Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés.

73.20 Piac-, közvélemény-kutatás.

84.11 Általános közigazgatás.

84.13 Üzleti élet szabályozása, hatékonyságának ösztönzése.

1.7. Az NKTH alaptevékenységet kiegészítő tevékenysége a TEÁOR’08 szerinti megjelöléssel:

18.14 Könyvkötés, kapcsolódó szolgáltatás.

18.20 Egyéb sokszorosítás.

58.11 Könyvkiadás.

58.14 Folyóirat, időszaki kiadvány kiadása.

58.19 Egyéb kiadói tevékenység.

58.29 Egyéb szoftverkiadás.

59.20 Hangfelvétel készítése, kiadása.

62.01 Számítógépes programozás.

62.02 Információtechnológiai szaktanácsadás.

62.09 Egyéb információtechnológiai szolgáltatás.

63.11 Adatfeldolgozás, webhoszting szolgáltatás.

63.12 Világhálóportál szolgáltatás.

64.20 Vagyonkezelés (holding).

68.20 Saját tulajdonú, bérelt ingatlan bérbeadása, üzemeltetése.

68.32 Ingatlankezelés.

69.20 Számviteli, könyvvizsgálói, adószakértői tevékenység.

74.30 Fordítás, tolmácsolás.

81.10 Építményüzemeltetés.

82.99 M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás.

1.8. Az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok és állami irányítás egyéb jogi eszközei különösen:

– 2006. évi LVII. törvény a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjairól és az államtitkárok jogállásáról,

– 2003. évi XC. törvény a Kutatási és Technológiai Innovációs Alapról (Atv.),

– 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról (Áht.),

– 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről,

– 1992. évi XXII. törvény a Munka Törvénykönyvéről (Mt.),

– 1992. évi XXIII. törvény a köztisztviselők jogállásáról (Ktv.),

– a mindenkor hatályos költségvetési törvény,

– 103/2008. (IV. 29.) Korm. rendelet a kutatás-fejlesztésért felelős tárca nélküli miniszter feladat- és hatásköréről

– 146/2007. (VI. 26.) Korm. rendelet a Kutatási és Technológiai Innovációs Alapból nyújtott állami támogatások szabályairól,

– 277/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatalról,

– 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről,

– 133/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap kezeléséről és felhasználásáról,

– 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről

– 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól,

– 36/1999. (XII. 27.) PM rendelet a kincstári rendszer működésével kapcsolatos pénzügyi szolgáltatások teljesítésének rendjéről,

– 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (Ámr.),

– 8/2007. (III. 10.) GKM utasítás a Kormány egyedi döntésével megítélhető támogatások nyújtásának szabályairól.

2. Az NKTH vállalkozási tevékenysége

2.1. Az NKTH vállalkozási tevékenységet folytathat – amely nem veszélyeztetheti az alaptevékenységéből fakadó kötelezettségei teljesítését – a szabad kapacitások hasznosítása érdekében, költségvetése tervezett összkiadásához viszonyítottan legfeljebb az Áht.-ban meghatározott számítási mód szerinti 20%-os mértékig.

2.2. Az NKTH vállalkozási tevékenysége keretében

a) számítástechnikai eszközökre és konfigurációjára, valamint az azokhoz kapcsolódó szoftveralkalmazásra vonatkozó tanácsadó, szoftvertervezési és programozási feladatokkal kapcsolatos,

b) üzleti tanácsadási feladataival kapcsolatos, valamint

c) oktatói, titkári, fordítói tevékenységet végezhet.

2.3. A vállalkozásból származó bevételeket és a vállalkozási tevékenységek kiadásait az alaptevékenységektől elkülönítetten kell megtervezni és elszámolni.

2.4. Az NKTH vállalkozási tevékenysége a hatályos TEÁOR’08 szerinti megjelöléssel:

58.29 Egyéb szoftverkiadás.

62.01 Számítógépes programozás.

62.02 Információtechnológiai szaktanácsadás.

62.09 Egyéb információtechnológiai szolgáltatás.

70.22 Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás.

82.99 M.n.s. egyéb kiegészítő üzleti szolgáltatás.

85.59 Máshova nem sorolt egyéb oktatás.

3. AzZ NKTH vezetői és beosztott munkatársai

A) Vezetők

1. Elnök

1.1. Az elnök jogállása

Az NKTH élén elnök áll. Az elnök az NKTH folyamatos, jogszerű és hatékony működéséért, valamint az Alapító Okirat szerinti feladatok maradéktalan teljesítéséért felelős egyszemélyi vezető. Az elnököt a miniszter nevezi ki és menti fel. Az elnököt megillető juttatásokat a kinevezési okmánya tartalmazza.

Az elnök felelős a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az Alapító Okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a szakmai munka irányításáért.

Felelős továbbá a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az NKTH egységes számviteli rendjéért, a belső ellenőrzés megszervezéséért és működéséért.

Az elnök felel az ellenőrzési vezető funkcionális (feladatköri és szervezeti) függetlenségének biztosításáért, és ezt a felelősségét másra nem ruházhatja át.

1.2. Az elnök feladat- és hatásköre

a) ellátja az Atv. 10. §-ának (2) és (3) bekezdésében rögzített, az Alap működtetésével kapcsolatos, valamint az NKTH rendelkezésére bocsátott pénzforrások kezeléséből külön jogszabály alapján származó feladatokat;

b) irányítja az NKTH hivatali szervezetét, gyakorolja a képviseleti és kiadmányozási, kötelezettségvállalási és utalványozási jogot, valamint az NKTH alkalmazottai tekintetében a munkáltatói jogokat;

c) irányítja az NKTH tudomány-, technológia- és innovációpolitika alakítására irányuló tevékenységét, valamint az NKTH nemzetközi tudomány- és technológiapolitikai tevékenységét;

d) részt vesz az európai uniós tagsággal összefüggő kutatást-fejlesztést és innovációt érintő kormányzati feladatok, valamint nemzeti képviseletek ellátásában. Koordinálja az EU Kutatási, Technológiafejlesztési és Demonstrációs Keretprogramjaiban és az Európai Kutatási Térség fejlesztésében végzett magyar kormányzati tevékenységet;

e) irányítja a Nemzeti Fejlesztési Terv kutatási-fejlesztési innovációs alprogramjaiból az NKTH-t érintő feladatok végrehajtását;

f) ellátja a jogszabályokban, az állami irányítás egyéb jogi eszközeiben meghatározott feladatokat.

2. Elnökhelyettesek

2.1. Az elnökhelyettesek jogállása

Az elnök tevékenységét elnökhelyettesek segítik. Az NKTH elnökhelyetteseit – az NKTH elnökének véleménye alapján – a miniszter nevezi ki és menti fel. Nevében a munkáltatói jogokat a kinevezés és felmentés kivételével az NKTH elnöke gyakorolja. Az elnökhelyetteseket megillető juttatásokat a kinevezési okmányuk tartalmazza.

2.2. Az általános elnökhelyettes feladata és hatásköre

a) képviseli az NKTH-t, illetve az elnököt, annak távollétében vagy akadályoztatása esetén;

b) az elnök irányítása alatt, a jogszabályoknak és a szakmai követelményeknek megfelelően szervezi, koordinálja és ellenőrzi az NKTH működését, munkájáról rendszeresen tájékoztatja az elnököt;

c) irányítja a közvetlen irányítása alatt álló szervezeti egységeket,

d) irányítja és koordinálja az Alap felhasználásának tervezését, a pályázati kiírások elkészítését. Irányítja a programértékelési tevékenységeket, felel a monitoringtevékenységért.

2.3. A regionális elnökhelyettes feladata és hatásköre

a) képviseli az NKTH-t, illetve az elnököt az elnök és az általános elnökhelyettes egyidejű távollétében, illetve akadályoztatásuk esetén;

b) koordinálja a regionális innovációs intézményrendszer működését, a regionális K+F programok tervezését;

c) közreműködik a regionális innovációs stratégia tervezésében és végrehajtásában;

d) részt vesz a regionális politikát érintő innovációs célú állami, valamint EU-források képzésére és felhasználására irányuló javaslatok kidolgozásában;

e) irányítja az NKTH informatikai fejlesztéssel, alkalmazásokkal és üzemeltetéssel kapcsolatos tevékenységét;

f) irányítja a közvetlen irányítása alatt álló szervezeti egységeket.

3. Gazdasági főosztályvezető

3.1. A gazdasági főosztályvezető jogállása

A gazdasági főosztályvezetőt – aki a működéssel összefüggő gazdasági és pénzügyi feladatok tekintetében az elnök helyettese – pályázat alapján az elnök javaslatára a miniszter nevezi ki határozatlan időre, illetve menti fel. A további munkáltatói jogokat felette az elnök gyakorolja. Feladatait az elnök közvetlen irányítása és ellenőrzése mellett látja el.

3.2. A gazdasági főosztályvezető feladata és hatásköre

a) közvetlenül irányítja és ellenőrzi (kockázatelemzésen alapuló folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzés) a gazdasági szervezet tevékenységét;

b) a szakmai szervezeti egységek gazdasági munkájához iránymutatást ad, ellenőrzi annak betartását;

c) gazdasági intézkedéseket hoz, végrehajtja a költségvetési tervezéssel, a költségvetési gazdálkodással, valamint a gazdálkodással és a számvitellel kapcsolatos feladatokat, amelynek érdekében kialakítja a költségvetési tervezés rendszerét, felügyeli és ellenőrzi az Alap tervezését, előirányzat felhasználását;

d) irányítja és ellenőrzi a számviteli politika kialakítását, gyakorlati megvalósulását;

e) kialakítja és ellenőrzi a bizonylati rendet és fegyelmet;

f) biztosítja az NKTH és az Alap teljes gazdálkodását átfogó közgazdasági ellenőrző, értékelő, gazdasági döntés-előkészítő feladatok végrehajtását;

g) irányítja, felügyeli és ellenőrzi az NKTH és az Alap éves költségvetési előirányzatai felhasználásával összefüggő számviteli nyilvántartási, valamint beszámolási feladatok ellátását;

h) ellátja az Alap felhasználásával kapcsolatos kötelezettségvállalások előzetes fedezetvizsgálatát, valamint pénzügyi ellenjegyzését;

i) felelős a szervezeti egység által ellátott feladatok, így különösen a tervezéssel, az előirányzat-felhasználással, a hatáskörébe tartozó előirányzat módosítással, az üzemeltetéssel, a fenntartással, a működtetéssel, a beruházással, a vagyon használatával, hasznosításával, a készpénzkezeléssel, a könyvvezetéssel, a beszámolási kötelezettséggel, a FEUVE-i kötelezettséggel, az adatszolgáltatással kapcsolatos összefoglaló feladatok jogszabályoknak megfelelő elvégzéséért;

j) felel a XXXIV. Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal fejezet és az Alap zárszámadásának elkészítéséért.

4. Főosztályvezető

4.1. A főosztályvezető jogállása

A főosztályvezető vezetői megbízású köztisztviselő, akit az elnök bíz meg, illetve vonja vissza vezetői megbízatását. A főosztályvezető az elnöktől kapott utasítások, a jogszabályok és az NKTH belső szabályzataiban foglaltak figyelembevételével – önálló felelősséggel – irányítja és szervezi, illetve ellenőrzi a vezetése alatt álló főosztály tevékenységét.

4.2. A főosztályvezető feladata és hatásköre

a) irányítja a főosztály szakmai tevékenységét, felelős a főosztály feladatainak összehangolt és szakszerű végrehajtásáért;

b) elkészíti a főosztály ügyrendjét, és előterjeszti azt az elnökhöz jóváhagyásra;

c) elkészíti a főosztály munkatervét, utazási tervét, és a munkavégzéshez szükséges egyéb terveket;

d) javaslatot tesz az irányítása alatt álló főosztályra vonatkozó humán stratégiára, beleértve az alkalmazottak továbbképzésére vonatkozó javaslatokat is;

e) gyakorolja az elnök által átruházott munkáltatói jogokat; elkészíti a főosztály alkalmazottainak munkaköri leírását;

f) az ügykörébe utalt esetekben gyakorolja a kiadmányozás jogát;

g) ellenőrzi a főosztályon folyó munkavégzést, ennek keretében beszámoltatja az alkalmazottakat;

h) véleményezi a főosztály ügykörét érintő, más szervezeti egységek, illetve szervek által készített anyagokat, javaslatokat;

5. Stratégiai – Európai Uniós Kapcsolatok – Kommunikációs – Koordinációs Főosztály vezetője

5.1. A főosztályvezetők jogállása

A főosztályvezető vezetői megbízású köztisztviselő, akit a miniszter bíz meg, illetve vonja vissza vezetői megbízatását. A főosztályvezető a jogszabályok, az NKTH belső szabályzataiban foglaltak és a miniszteri iránymutatások figyelembevételével – önálló felelősséggel – irányítja, szervezi, ellenőrzi a vezetése alatt álló főosztály tevékenységét. A főosztályvezető feladata a miniszter irányító tevékenységének szakmai támogatása, a főosztályvezetőt a miniszter is közvetlenül utasíthatja. A további munkáltatói jogokat felette az elnök gyakorolja.

Egyebekben a főosztályvezetőre vonatkozó rendelkezések az irányadók. Amennyiben a miniszteri utasítás vagy az NKTH elnöki utasítás egymással ellentétes, a főosztályvezető a miniszteri utasítást hajtja végre, és erről az NKTH elnökét külön tájékoztatja.

6. Főosztályvezető-helyettes

6.1. A főosztályvezető-helyettes jogállása

A főosztályvezető-helyettest az elnök bízza meg, illetve vonja vissza vezetői megbízását.

6.2. A főosztályvezető-helyettes feladata és hatásköre

A főosztályvezető-helyettes közvetlenül irányítja a főosztályvezető által meghatározott főosztályi tevékenységet, illetőleg szervezeti egységet; felelős annak működéséért.

Gyakorolja a főosztályvezető által rá ruházott hatásköröket.

7. Osztályvezető

7.1. Az osztályvezető jogállása

Az osztályvezetőt az elnök bízza meg, illetve vonja vissza vezetői megbízását.

7.2. Az osztályvezető feladata és hatásköre

Az osztályvezető vezeti az osztályt, felelős az osztály feladatainak összehangolt és szakszerű végrehajtásáért; Az osztályvezetési feladatokon kívül végzi az osztály munkájából az ügyrendben és a munkatervben ráruházott feladatokat.

8. Tudománypolitikai és Innovációpolitikai Osztály vezetője

8.1. Az osztályvezetők jogállása

Az osztályvezető vezetői megbízású köztisztviselő, akit a miniszter bíz meg, illetve vonja vissza vezetői megbízatását. Az osztályvezetőt a miniszter is közvetlenül utasíthatja. A további munkáltatói jogokat felette az elnök gyakorolja.

Egyebekben a osztályvezetőre vonatkozó rendelkezések az irányadók.

9. Szakmai tanácsadó, szakmai főtanácsadó

Az NKTH elnöke a Ktv. 30/A. §-ában foglaltak alapján szakmai tanácsadói, illetve szakmai főtanácsadói címet adományozhat az NKTH felsőfokú végzettségű köztisztviselői létszámának legfeljebb 20%-áig.

B) Beosztott munkatársak

1. Ügyintéző

Előkészíti az NKTH feladat- és hatáskörébe tartozó ügyeket érdemi döntésre. Szakértelemmel foglalkozik a rábízott feladatokkal összefüggő valamennyi kérdéssel. Felelős saját tevékenységéért és munkaterületén a közigazgatási szerv célkitűzéseinek érvényesítéséért. A munkaköri leírásában részére megállapított , illetve a vezető által kiadott feladatokat a kapott utasítások és határidők figyelembevételével, jogszabályok és ügyviteli szabályok ismeretében és betartásával végzi.

2. Ügykezelő

Az NKTH-nál közhatalmi, irányítási, ellenőrzési tevékenység gyakorlásához kapcsolódó ügyviteli feladatot ellátó alkalmazott, akire a Ktv. rendelkezései irányadók. Munkáját a munkaköri leírás és közvetlen felettese utasításainak megfelelően végzi.

3. Fizikai alkalmazott

Az NKTH-nál foglalkoztatott fizikai alkalmazott, aki az Mt. hatálya alá tartozik. Munkáját a munkaköri leírás és közvetlen felettese utasításainak megfelelően végzi.

4. Az NKTH szervezete

A) Az elnök közvetlen irányítása alatt működő
szervezeti egységek

1. Elnöki titkárság

Az elnöki titkárság az elnök közvetlen irányítása alatt végzi tevékenységét. Feladatai ellátása során szorosan együttműködik a Hivatal főosztályaival.

1.1. Belső kapcsolattartással összefüggő feladatai

a) Közvetlenül támogatja az elnök szakmai munkáját; feladata naprakész információk szerzése, háttér-információk összeállítása, döntés-előkészítés, valamint a végrehajtott döntések hatásainak vizsgálata.

b) Ellátja az elnök, az elnökhelyettesek, vezetők közötti koordinációt. Ezen feladatai ellátása során szorosan együttműködik a funkcionális területekkel, továbbá a szakmai felügyeleti területek koordinációs feladatokat ellátó szervezeti egységeivel.

c) Részt vesz a feladatok elosztásában, a munkavégzés szervezésében, valamint a feladatok végrehajtásának ellenőrzésében.

d) A vezetői értekezletről emlékeztetőt készít, valamint feladatjegyzéket vezet.

e) Ellátja a Technológiai Előretekintési Programmal (Program) kapcsolatos szervezési és koordinációs feladatokat.

f) Feladatainak teljesítése során együttműködik az NKTH szakmailag érdekelt szervezeti egységeivel.

1.2. Külső kapcsolattartással összefüggő feladatai

a) Ellátja az NKTH, valamint a miniszteri titkárság, államtitkári titkárság közötti koordinációs feladatokat.

b) Feladata az államigazgatási szervekkel való kapcsolattartás; a szakmai szövetségekkel, egyesületekkel való együttműködés koordinálása; valamint a nem államigazgatási szervezetekkel való partnerségi kapcsolatok szervezése.

1.3. Kutatási és Technológiai Innovációs Tanáccsal kapcsolatos titkársági feladatai:

A vonatkozó jogszabályok és ügyrendek alapján gondoskodik a Kutatási és Technológiai Innovációs Tanács (a továbbiakban: KuTIT) üléseivel kapcsolatos Hivatalon belüli és külső koordinációs, szervezési, titkársági és ügyviteli feladatok ellátásáról, a Tanács elnöke munkájának támogatásáról, melynek során:

a) Összekötőként tevékenykedik a KuTIT és az NKTH között, összehangolja és segíti az NKTH KuTIT tevékenységgel kapcsolatos munkáját.

b) A KuTIT elnökének felügyelete alatt, az NKTH elnökével és általa megjelölt szakmai felelőseivel egyeztetve összeállítja a tanácsülések napirendjét, valamint a KuTIT rendezvények szakmai programját.

c) Gondoskodik arról, hogy a KuTIT tagjai, illetve más szervezetek által készített előterjesztések a tanácsi ügyrendben meghatározott határidőn belül, megfelelő formában és minőségben felkerüljenek a Tanács belső weblapjára; ellenőrzi a tanácsi előterjesztések szakmai egyeztetésének megtörténtét.

d) Gondoskodik az NKTH és a KuTIT elnökével egyeztetve a KuTIT üléseinek és egyéb tanácsi rendezvények előkészítéséről és megszervezéséről, valamint arról, hogy a KuTIT tagjai és a meghívottak határidőn belül megkapják az ülésről történő értesítést.

e) Vezeti és elkészíti a KuTIT üléseinek jegyzőkönyvét, megszerkeszti a KuTIT határozatait és javaslatait, gondoskodik azok nyilvánosságra hozataláról, a webre kikerülő anyagokat szakmailag koordinálja és fejleszti a KuTIT honlapját.

f) Gondoskodik a KuTIT határozatainak, javaslatainak, dokumentumainak szabályszerű és hatékony nyilvántartási rendszerének eljárásszerű üzemeltetéséről.

g) Kapcsolatot tart az NKTH főosztályaival, az egyes programok szakmai felelőseivel, és közvetíti részükre a Tanács észrevételeit és javaslatait (ezen belül a tanácsülést követően szóbeli visszacsatolást ad a szakmai felelősök felé az egyes programokkal kapcsolatos tanácsi álláspontról).

h) Megszervezi a KuTIT NKTH-n belüli és külső kommunikációját.

1.4. Belső kommunikációs feladatai:

a) gondoskodik a Hivatal belső kommunikációjának megszervezéséről és kivitelezéséről,

b) ellátja a Hivatal támogatási programjaival és projektjeivel kapcsolatos kommunikációs feladatokat,

c) szerkeszti és kiadja az NKTH rendszeres tájékoztató anyagait, gondoskodik a különféle közérdekű információk kifüggesztéséről,

d) elkészítteti a NKTH munkatársainak névjegyeit,

e) megrendeli és az érintettekhez eljuttatja az NKTH által megrendelt közlönyöket és folyóiratokat, beszerzi az NKTH tevékenységéhez szükséges kiadványokat,

f) részt vesz minden az internet- és intranetoldalt érintő munkacsoport működésében; létrehozza és működteti a Hivatal Intranet és Internet oldalait, biztosítva a külső és belső információk áramlását.

2. Belső ellenőr

2.1. A belső ellenőr jogállása

A belső ellenőr az elnök közvetlen irányítása alatt, funkcionálisan elkülönítve látja el tevékenységét. A belső ellenőrt a felügyeleti szerv vezetője az elnök javaslatára nevezi ki és menti fel. A belső ellenőr főosztályvezető-helyettesi besorolású köztisztviselő, aki felett a további munkáltatói jogokat az elnök gyakorolja.

2.2. A belső ellenőr feladatai és hatásköre:

a) elkészíti és aktualizálja a belső ellenőrzési kézikönyvet, szabályzatokat és utasításokat;

b) a belső ellenőrzési tevékenység során szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer- és teljesítmény-ellenőrzéseket, informatikairendszer-ellenőrzéseket végez. Az éves elemi költségvetési beszámolókról megbízhatósági ellenőrzés keretében igazolásokat bocsát ki. Kapacitáshiány esetén irányítja a felkért külső szakértők által végzett ellenőrzéseket;

c) vizsgálja és értékeli a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét,

d) összeállítja a kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai, középtávú és éves ellenőrzési terveket, azokat jóváhagyásra felterjeszti az elnöknek;

e) a jóváhagyást követően összehangolja, megszervezi, végrehajtja az éves munkatervben rögzített, és az elnök által elrendelt eseti ellenőrzési feladatokat;

f) ellátja az Alap ellenőrzéséhez kapcsolódó belső ellenőri feladatokat;

g) koordinálja az NKTH informatikai ellenőrzését;

h) az ellenőrzések lezárását követően megküldi az ellenőrzési jelentéseket a vizsgált folyamatokról az elnök és az ellenőrzött szervezeti egységek számára. A jelentésekben ajánlásokat és javaslatokat fogalmaz meg; nyomon követi az ajánlások és javaslatok alapján megtett intézkedéseket, illetve ezekkel kapcsolatban utóellenőrzéseket végez;

i) haladéktalanul tájékoztatja az elnököt, illetve az elnök érintettsége esetén a minisztert és javaslatot tesz a megfelelő eljárások megindítására, amennyiben az ellenőrzés során büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja merül fel;

j) vizsgálja és értékeli a FEUVE-rendszer kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tesz, valamint elemzéseket, értékeléseket készít az elnök számára a Hivatal működése eredményességének növelése, valamint a FEUVE- és a belső ellenőrzési rendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében;

k) gondoskodik az ellenőrzések nyilvántartásáról, valamint az ellenőrzési dokumentumok legalább 10 évig történő megőrzéséről, illetve a dokumentumok és az adatok biztonságos tárolásáról;

l) rendszeresen kapcsolatot tart, és együttműködik mindazon állami ellenőrzési, valamint államigazgatási szervekkel, amelyeknek a Hivatal tevékenységével kapcsolata van;

m) tájékoztatja az elnököt az éves ellenőrzési terv megvalósításáról, és az attól való eltérésekről.

3. Gazdasági Főosztály

3.1. A Gazdasági Főosztály feladatai:

a) Ellátja az éves intézményi költségvetés, a XXXIV. Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal fejezet fejezeti kezelésű előirányzatai és az Alap előirányzatainak felhasználásával kapcsolatos pénzügyi bonyolítási és finanszírozási, valamint a számviteli nyilvántartási, és elszámolási, továbbá az NKTH intézményi vagyonával való gazdálkodási feladatokat.

b) A Kutatási és Technológiai Innovációs Alap és a XXXIV. fejezet előirányzatai vonatkozásban elkészíti az éves költségvetési tervet, a kincstári és az elemi költségvetést, a negyedéves mérlegjelentéseket, az éves és évközi beszámolókat, ellátja a zárszámadással összefüggő feladatokat, teljesíti a fejezeti szintű adatszolgáltatásokat.

c) Bonyolítja a XXXIV. Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal fejezet gazdálkodásával összefüggő feladatokat.

d) Az Alap és a XXXIV. fejezet gazdálkodásáról havi rendszerességgel adatszolgáltatást készít.

e) Felügyeli az Alap és a XXXIV. fejezet előirányzatainak alakulását, elkészíti a szükséges előirányzat-módosításokat.

f) Elkészíti az Innovációs Alap finanszírozási terveit.

g) Az Alap terhére történő kötelezettségvállalások előtt ellenőrzi a kötelezettségvállalási dokumentumok szabályosságát, fedezetvizsgálatot végez.

h) Biztosítja a pénzforgalmat, ennek keretében működteti a GIRO-rendszert és a házipénztárt, felügyeli a kincstári kártyák használatát.

i) A nemzetközi utazásokhoz kapcsolódóan utazásszervezési feladatokat lát el.

j) Bonyolítja az NKTH beszerzéseit. Kapcsolatot tart a szállítókkal.

k) Ellátja az eszközgazdálkodási, üzemeltetési és gépjármű ügyintézési feladatokat.

3.2. A Főosztályon belül működő szervezeti egységek:

a) Költségvetési Osztály

b) Intézményi Pénzügyi, Számviteli és Üzemeltetési Osztály

c) K+F Pénzügyi és Számviteli Osztály

4. Nemzetközi Főosztály

4.1. A Nemzetközi Főosztály feladatai:

a) koordinálja a programbizottsági tagok (PC-k) és szakértők munkáját. Monitorozza a PC-k és a szakértők munkáját;

b) ellátja, illetve – a tevékenység kihelyezése esetén – irányítja az EU-keretprogramok nemzeti kapcsolattartói (NCP) feladatait szakterületi kérdésekben PC-tagok bevonásával. Feltérképezi, megtervezi és monitorozza a nemzeti kapcsolattartói rendszer hazai működését, és továbbfejlesztésére javaslatokat dolgoz ki.

c) A tevékenységi körével kapcsolatos nemzetközi és európai fórumokkal, az Európai Unió intézményeivel, különösen az Európai Bizottsággal kapcsolatot tart. Képviseli az NKTH-t ezek rendezvényein, és a hazai tevékenységeket a nemzetközi-európai trendekhez igazítva alakítja ki.

d) Nemzetközi, európai és hazai stratégiai szempontok alapján megtervezi és koordinálja az NKTH részvételét az EU Kutatási és Technológiafejlesztési és Demonstrációs Keretprogramjából finanszírozott NCP, illetve ERA-NET, ERA-NET plus projektekben.

e) Szakmailag koordinálja az NKTH részvételét az EU 7. keretprogramból társfinanszírozott COFUND-projektben, és ezzel összefüggésben kapcsolatot tart az Európai Bizottság illetékeseivel, elkészíti a Bizottsághoz benyújtandó időszakos és záró szakmai jelentéseket. A projekthez kapcsolódó hazai pályázat kialakítása és kezelése során együttműködik a Pályázati Főosztállyal.

f) ellátja az EUSZ 169. cikke és 171. cikke alapján indított közös programokkal és közös technológiai kezdeményezésekkel kapcsolatos feladatokat.

g) Tervezi, kialakítja, monitorozza a magyar keretprogramtámogató-rendszert, különös tekintettel a brüsszeli irodára, a Keretprogramban való sikeres magyar részvételhez szükséges rásegítő pályázatok kidolgozására az Innovációs Alapból, valamint a regionális innovációs ügynökségek NCP-feladatok ellátásába való bevonására.

h) Ellátja a COST-programok képviseleti és titkársági teendőit, koordinálja a magyar részvételt a COST-programokban, ellátja a COST nemzeti koordinátori feladatokat, a megfelelő adminisztratív intézkedésekkel hivatalossá teszi a magyar együttműködők részvételét a COST-akciókban. Ellátja Magyarország és az együttműködésben részt vevő magyar kutatók és intézmények érdekeinek képviseletét a Vezető Tisztviselők Bizottságának (CSO, Committee of Senior Officials) ülésein.

i) Ellátja az EUREKA-programok képviseleti és titkársági teendőit, koordinálja a magyar részvételt az EUREKA- programokban, eljár a magyar projektrészvétel hivatalossá tételével kapcsolatban. Nemzeti képviseletet lát el az EUREKA High Level Groupban, valamint képviseli Magyarország és az együttműködésben részt vevő magyar vállalkozók és intézmények érdekeit Nemzeti Projekt Koordinátorok (NPC, National Project Coordinators) ülésein.

j) Részt vesz az EUREKA- és EUROSTARS-programokban való magyar részvételt támogató pályázatok stratégiájának kialakításában, elkészíti a pályázati felhívásokat, útmutatókat, valamint tájékoztató anyagokat, a pályáztatást és az elfogadott projektek szakmai és pénzügyi megvalósításához szükséges egyéb segédleteket, szervezi és megtartja a szakmai napokat a pályázók és bírálók számára; részt vesz a projektek szakmai monitoringjában;

k) előkészíti a két- és sokoldalú kormányközi TéT- egyezményeket, illetve gondoskodik azok megújításáról;

l) előkészíti a kétoldalú TéT-munkaterveket, gondoskodik azok végrehajtásáról. Koordinálja a kétoldalú TéT- kapcsolatokkal összefüggő tevékenységeket és a vonatkozó megállapodások szerinti TéT pályázati rendszereket;

m) a nemzetközi kétoldalú TéT kormányközi együttműködési tárgyalásokon és vegyes bizottsági üléseken ellátja a magyar képviseletet;

n) előkészít és működtet nagyobb méretű, K+F kétoldalú projekteket a kiemelt partnerekkel;

o) előkészíti a szakterületét érintő előterjesztések tervezetét, valamint közreműködik a közigazgatási egyeztetés során érkező anyagok véleményezésében;

p) koordinálja az NKTH utaztatási tervét, nyilvántartja a külföldi utazásokat és az úti jelentéseket, valamint a nemzetközi kutatási együttműködésekhez kapcsoló bizottsági tagságokat, tervezi a nemzetközi tagdíjakat az NKTH költségvetésébe;

q) ellátja a TéT attaséi hálózat szakmai irányítását. Koordinálja – a Külügyminisztérium bevonásával – a magyar külképviseleteken működő TéT attasék munkáját; a TéT attaséi hálózaton keresztül figyelemmel kíséri az innováció és a technológiapolitika és – stratégia nemzetközi trendjeit, ezek alapján javaslatot tesz, és elemzéseket készít;

r) koordinálja a védelmi és biztonsági K+F kooperációt az együttműködő államokkal és szervezetekkel (USA, Oroszország, NATO, EDA), és ellátja az ehhez kapcsolódó hivatalos magyar képviseleti és titkársági teendőket;

s) koordinálja a magyar CERN-részvételt, és ellátja a Magyar CERN Bizottság titkársági feladatait, ellátja a hivatalos nemzeti képviseletet a CERN döntés-előkészítő és döntéshozó fórumain (Tripartite Employment Forum, Finance Committee, Council), támogatja az LHC-kollaborációkban való magyar részvételt (ALICE, CMS), segíti a magyar vállalatok részvételét a CERN-tendereken;

t) koordinálja a NATO kutatási és fejlesztési együttműködési feladatait, és ellátja az ehhez kapcsolódó hivatalos magyar képviselet (NATO Tudományos Bizottsága, NATO Kutatási és Technológiai Tanács) és titkársági teendőket. Ellátja a NATO Kutatási és Technológiai Szervezete magyar nemzeti koordinátori (RTO National Coordinator) feladatkörét. Figyelemmel kíséri a NATO polgári és védelmi tudományos és technológiai politikáját, információval látja el az érdekelt intézményeket és egyéni érdeklődőket. Elvégzi a NATO Biztonsági Kutatási Programjából adódó operatív feladatokat. Ellátja a NATO RTO Von Karman Intézet (VKI) magyar tagságából adódó nemzeti koordinációt;

u) közreműködik az Európai Kutatási Infrastruktúra megvalósításában, ellátja az ehhez kapcsolódó képviseletet;

v) feladatkörével összefüggésben kapcsolatot tart a Budapesten működő külképviseletekkel és a Magyar Köztársaság külképviseleteivel, valamint a Magyarországon működő, illetve külföldön lévő tudományos intézményekkel;

w) elkészíti a CREST-ülések felkészítő anyagait.

7.2. A Főosztályon működő szervezeti egységek:

a) Európai Uniós Kutatási Programok Osztály

b) Bilaterális és Multilaterális Ügyek Osztálya

B) A Miniszter közvetlen szakmai irányítása alatt működő szervezeti egységek

1. Stratégiai Főosztály

A Főosztály feladata a Kormány tudománypolitikájának koordinálásával összefüggő feladatok előkészítése és végrehajtásának biztosítása, valamint a Kormány kutatás-fejlesztési és innovációs feladatainak stratégiai tervezése és koordinálása.

1.1. Tudománypolitikai Osztály

a) Az osztály feladata a miniszter irányítása mellett a Kormány tudománypolitikájának koordinálásával összefüggő feladatok előkészítése és végrehajtásának biztosítása.

b) Ellátja a Kormány tudománypolitikájához kapcsolódó tervezési feladatokat, koordinációt, valamint részt vesz a felsőoktatási tudományos képzéssel, tehetséggondozással, illetve ezek támogatásával kapcsolatos ágazati tervezési feladatok elvégzésében. Figyelemmel kíséri és elemzésekkel támasztja alá a tudománypolitikai döntések hatásait.

c) Elősegíti a felsőoktatás sikeres részvételét a regionális tudásközpontok kialakításában, a hazai, az uniós és más nemzetközi tudományos kutatási és fejlesztési programokban.

d) Az osztály előkészíti a Magyar Tudományos Akadémia és az Országos Tudományos Alapprogramok kormányzati képviseletével kapcsolatos intézkedéseket.

e) Gondozza a felügyeleti terület vezetője által hatáskörébe utalt fejlesztési programokat, az ágazati fejlesztési feladatokat, az uniós források felhasználásával megvalósuló fejlesztéseket.

f) Részvétel az ÚMFT TÁMOP-, TIOP-akciótervek és pályázati konstrukciók szakmai tervezésében.

1.2. Innovációpolitikai Osztály

Az osztály főbb feladata a Kormány fejlesztéspolitikai stratégiájának keretében az ország gazdasági versenyképességének javítása érdekében a tudást gazdasági eredménnyé konvertáló innovációs értéklánc erősítését célzó koncepciók, stratégiák kidolgozása. Feladata a kutatás és az innováció művelését és azok infrastrukturális feltételeit segítő jogszabályok, programok szakmai előkészítése, különös tekintettel a szellemi tulajdon védelmének és a K+F eredmények gyakorlati hasznosításának támogatása.

Az osztály stratégiai feladatai:

a) a K+F és az innovációpolitikát, ezen belül a szellemi tulajdon hasznosítását érintő kormányzati döntések, stratégiák előkészítése és megvalósítása,

b) a K+F és innovációs vonatkozású kormányzati programok stratégiai tervezése,

c) az innovációt ösztönző jogszabályi környezet alakítása,

d) intézkedések kidolgozása az innovatív kis- és középvállalkozások fejlődését segítő eszköztár és intézményrendszer bővítésére, javaslattétel a kockázati tőke, illetve más tőkejuttatási formák befogadását elősegítő inkubációs projektek támogatására,

e) szakmai háttér és koordináció biztosítása a K+F és innovációs vonatkozású működőtőke-befektetések, és a nemzetközi jelentőségű K+F beruházások döntés-előkészítéséhez,

f) a K+F és innovációs értéklánc hálózati kapcsolatainak fejlesztésében való közreműködés, és részvétel az ilyen jellegű programok kialakításában, különös tekintettel a GOP, ROP K+F és KTIA pályázati konstrukcióra,

g) részvétel az ÚMFT GOP 1. prioritás és a ROP-ok akciótervének és pályázati konstrukcióinak szakmai tervezésében,

h) a gazdasági versenyképesség K+F és innovációs vonatkozásaival foglalkozó EU-s és hazai bizottságokban, munkacsoportokban a miniszter szakmai szempontjainak képviselete,

i) részvétel a K+F és az innováció társadalmi ismertségét, elismertségét segítő programokban,

j) programok kidolgozása a vállalkozások szellemi tulajdonvédelmi tevékenységének erősítése érdekében,

k) részvétel az innovációs menedzserképzés szakmai tartalmának kialakításában,

l) szakmai párbeszéd az innováció és a K+F területén a legfontosabb hazai partnerekkel,

m) a Magyar Szabadalmi Hivatalhoz kötődő díjrendelet szakmai megalapozása és kezelése.

2. Európai Uniós Kapcsolatok Főosztály

A főosztály feladata a Kormány tudománypolitikát, kutatás-fejlesztést és innovációt érintő európai uniós feladatainak teljesítése. A főosztály szervezetileg nem tagolódik osztályokra.

a) elkészíti a Versenyképességi Tanácsra, a COREPER- ülésekre valamint a kutatási munkacsoportülésekre a kutatás-fejlesztési, technológiapolitikai napirenddel kapcsolatos mandátumokat és felkészítő anyagokat,

b) részt vesz az EU-tagságból eredő tagállami működésben. Biztosítja a részvételt az Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság ülésein, kezeli az EU-dokumentumrendszert,

c) feladatkörével összefüggésben kapcsolatot tart a Budapesten működő külképviseletekkel és a Magyar Köztársaság külképviseleteivel, valamint a Magyarországon működő, illetve külföldön lévő tudományos intézményekkel,

d) előkészíti a szakterületét érintő előterjesztések tervezetét, valamint közreműködik a közigazgatási egyeztetés során érkező anyagok véleményezésében,

e) közreműködés az Európai Innovációs és Technológiai Intézet hazai befogadásával kapcsolatos operatív feladatokban,

f) részt vesz a 2011-es magyar EU-elnökséggel kapcsolatos feladatokban.

3. Koordinációs Főosztály

A főosztály feladata a miniszter számára biztosítani az egységes feladatmenedzsmentet, a hatékony, ellenőrizhető, a felsővezetők számára átlátható működést elősegítő koordinációs folyamatok kialakítását és működtetését.

A főosztály szervezetileg nem tagolódik osztályokra.

A főosztály stratégiai feladatai:

a) a miniszter feladatkiadási, utókövetési és számonkérési rendszerének kialakítása, működtetése, továbbfejlesztése és annak irányítása,

b) a felsővezetői szintű tárcaközi egyeztetéseken a miniszter hivatala részvételének és képviseletének megszervezése,

c) a Kormány és kabinetjei, valamint az Államtitkári Értekezlet ülésein, továbbá a Szakmapolitikai Munkacsoport ülésein részt vevő vezető felkészítésének szervezése,

d) a külső szervektől közigazgatási egyeztetés keretében beérkező előterjesztés-tervezetek tekintetében a szervezeti egységek által előkészített vezetői szintű miniszteri álláspont előterjesztése jóváhagyásra,

e) a szervezeti egységek közreműködésével a miniszteri előterjesztések (jogszabálytervezetek) közigazgatási egyeztetése,

f) a miniszter által aláírt jogszabályok kihirdetése, az egyes határozatok nyilvántartása, az egyes feladatok végrehajtásáért felelős vezető kijelölése, az e körbe tartozó határidős feladatok teljesítésének ellenőrzése,

g) a miniszter által készített kormány-előterjesztések, az előterjesztésekkel szemben támasztott formai és tartalmi követelmények megtartásának vizsgálata, azoknak a Kormány és kabinetjei részére történő benyújtása,

h) a minősített adatok védelmével kapcsolatos és a miniszter hatáskörébe tartozó feladatok ellátása,

i) a belső szabályzatok és körlevelek nyilvántartása.

4. Kommunikációs Főosztály

A főosztály feladata a miniszter és az NKTH kommunikációs feladatainak elvégzése. A főosztály szervezetileg nem tagolódik osztályokra.

A főosztály feladatai:

a) a miniszter és az NKTH kommunikációs stratégiájának, terveinek és feladatainak összeállítása, kialakítása és végrehajtásának irányítása,

b) a miniszter által felügyelt, illetve irányított intézmények és a miniszter vagyonkezelési felelősségébe tartozó társaságok kommunikációjának koordinációja,

c) a miniszter és az NKTH bel- és külföldi médiakapcsolatainak, média- és PR-programjainak szervezése, koordinálása,

d) kommunikációs kampányok szervezése és lebonyolítása, kiadványok szerkesztése és kiadása, hirdetések megjelentetése,

e) az egységes kormányzati kommunikáció érdekében együttműködés a MeH kormányzati kommunikációért felelős államtitkárának irányítása alá tartozó szervezeti egységekkel,

f) a miniszter és az NKTH arculatának elkészítése, folyamatos gondozása, az előírások betartásának felügyelete,

g) médiafigyelő szolgálat biztosítása, elemzés, értékelés,

h) a miniszter és az NKTH internet- és intranetportáljainak, valamint az azokhoz kapcsolódó hírlevelek karbantartása, frissítése, megszervezi az info@nkth.gov.hu címre érkezett levelek megválaszolását, az NKTH honlapján fórumot üzemeltet;

i) a miniszterhez vagy az NKTH elnökéhez érkező ügyfélszolgálati megkeresések ügyintézése,

j) közreműködik a miniszter és a NKTH vezetőinek a nyilvánosság előtt történő megjelenésével kapcsolatos előkészítő munkákban;

k) megszervezi az NKTH szakmai kiállításait, hazai és nemzetközi rendezvényeit; értékeli azok eredményességét,

l) gondoskodik a sajtókapcsolatok kialakításáról és fenntartásáról; megszervezi a sajtó miniszterrel és NKTH-val kapcsolatos tájékoztatását, gondoskodik a hivatalos közlemények megjelentetéséről; figyelemmel kíséri a miniszterről és az NKTH-ról szóló sajtóközleményeket, azokról sajtószemlét készít; szükség esetén sajtó-helyreigazítást kezdeményez;

m) a Hivatal szakmai szervezeti egységeinek közreműködése mellett gondoskodik a miniszter és az NKTH kiadványainak megjelentetéséről; a PR-jellegű kiadványok érdekeltekhez való eljuttatásáról, ehhez címlistát vezet;

C) Az általános elnökhelyettes közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek

1. Pályázati Főosztály

1.1. A Pályázati Főosztály feladatai:

a) az NKTH által elfogadott stratégia alapján elkészíti a pályázati dokumentációkat; a pályázati felhívásokat, útmutatókat, valamint tájékoztató anyagokat, a pályáztatás és az elfogadott projektek szakmai és pénzügyi megvalósításához szükséges egyéb segédleteket,

b) pályázati módszertani kutatások és elemzések készítése,

c) elvégzi a pályázati felhívás és útmutató PM TVI egyeztetését együttműködve a Pályázati Jogi és a K+F Pénzügyi és Számviteli Osztállyal;

d) elvégzi a tájékoztatási feladatokat; szervezi és megtartja a szakmai napokat a pályázók és a bírálók számára;

e) működteti az ügyfélszolgálatot együttműködve a Hivatal szervezeti egységeivel és a közreműködő szervezetekkel;

f) kezeli a hatáskörébe utalt pályázatokat, a támogatásról hozott döntés alapján szerződéseket köt; ellátja a pályázatokkal és a szerződésekkel kapcsolatos szakmai feladatokat – szakmai és pénzügyi szakértők segítésével – figyelemmel kíséri a szerződésekben vállalt feladatok és kötelezettségek teljesítését és intézkedik, ha azokat nem, vagy hiányosan valósítják meg;

g) elfogadott teljesítés esetében utalványozást kezdeményez a kifizetendő kötelezettségvállalásokat illetően;

h) kapcsolatot tart a külső szakmai bírálókkal és szakmai bizottsági tagokkal, megbízás esetén ellátja a szakmai bizottságok titkári feladatait;

i) közreműködik a hazai pályaművek befogadásának feladataiban; ezen belül iktatja a beérkező pályaműveket, valamint az ehhez kapcsolódó ügyiratokat a megfelelő rendszerbe (PKR), ellátja a pályaművek befogadásával kapcsolatos feladatokat; adatrögzítési, adat-ellenőrzési, irat-előkészítési, -elosztási és -leírási feladatokat végez;

j) közreműködik vagy megbízás esetén ellátja a pályaművek bírálatával összefüggő szervezési és adminisztratív feladatokat a bírálóknál a szerződés, illetve a bírálat előkészítése és kezelése során, valamint ellátja az ehhez kapcsolódó adatrögzítési, adat-ellenőrzési, irat-előkészítési, -elosztási és -leírási feladatokat;

k) kapcsolatot tart az Alap pályázatainak kezelésében közreműködő szervezetekkel;

l) gyűjti és elemzi a pályázatkezelés módszertanával kapcsolatos legjobb gyakorlatokat, módszertani anyagokat készít, – együttműködik ebben a Hivatal Regionális és Nemzetközi Főosztályával – és átadja azokat a közreműködő szervezeteknek;

m) az elszámolások pénzügyi dokumentumainak átvétele, tételes formai ellenőrzése és iktatása;

n) az Alap terhére vállalt szerződéses kötelezettségek nyilvántartása és feladások készítése a kötelezettségállományról a főkönyvi könyvelés részére;

o) folyamatosan együttműködik a független könyvvizsgálókkal és külső szakértőkkel;

p) kezeli a beérkező panaszokat, koordinálja a panaszos ügyek kezelését, részt vesz az NKTH támogatási tevékenységével összefüggő panaszok és bejelentések kivizsgálásában és megoldásában;

q) kidolgozza az éves ellenőrzési tervet, felelős annak végrehajtásáért;

r) helyszíni ellenőrzést végez a pályázatokon támogatást nyert kedvezményezetteknél, ahol vizsgálja a támogatás cél- és rendeltetésszerű – a szerződésben rögzített feladatok, szempontok szerinti felhasználását –, az indikátorok teljesülését, a pénzügyi beszámoló megbízhatóságát;

s) az ellenőrzésekről jelentést készít, melyben feltárja a szerződésnek való nem-megfelelőséget, javaslatokat tesz a szabálytalan felhasználás megszüntetésére, illetve a szükséges eljárások megindítására, intézkedési tervet készít;

t) a helyszíni ellenőrzések során nyert tapasztalatok hasznosításában és a továbbfejlesztési javaslatok kidolgozásában együttműködik a Monitoring és Értékelési Osztállyal;

u) külön felhatalmazás alapján EU K+F programbizottsági és/vagy nemzeti kapcsolattartói feladatokat lát el együttműködve a Programtervezési Főosztállyal és a tapasztalatokat hasznosítja a pályázati területen.

1.2. A főosztályon működő szervezeti egységek:

a) Pályázatkezelési Osztály

b) Ellenőrzési Osztály

2. Programtervezési Főosztály

2.1. A Programtervezési Főosztály feladatai:

a) az érintett szervezeti egységekkel együttműködve koordinálja a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap (továbbiakban: Alap) felhasználására vonatkozó stratégiák és éves tervek elkészítését, illetve előterjesztését a Kutatási és Technológiai Innovációs Tanács (továbbiakban: Tanács) részére;

b) nemzetközi K+F és innovációs trendek vizsgálata, stratégiai előrejelzések készítése,

c) K+F és innovációs folyamatok, ezek gazdasági hatásainak elemzése és értékelése,

d) a Tanács döntése alapján elkészíti a feladatkörébe tartozó támogatási programok és pályázatok stratégiáját, valamint részt vesz más szervezeti egységek feladatkörébe tartozó pályázati stratégiák kidolgozásában;

e) közreműködik a pályázati felhívások és útmutatók, valamint tájékoztató anyagok elkészítésében, a pályázatokkal kapcsolatos szakmai rendezvények szervezésében és megtartásában;

f) segíti a Pályázati Főosztályt a benyújtott projektjavaslatok bíráltatásában, a bírálók adatbázisának karbantartásában;

g) együttműködik a Gazdasági Főosztállyal az Alap éves költségvetésének és pénzforgalmának tervezésében, valamint az Alap költségvetési beszámolójának elkészítésében. Nyomon követi az Alap felhasználási tervének alakulását, a támogatási programok és pályázatok pénzügyi teljesítését, szükség esetén intézkedési javaslatokat készít;

h) K+F és innovációs stratégiákat, továbbá szakterületi állásfoglalásokat készít;

i) részt vesz a Kormány középtávú (2007–2010) tudomány-, technológia- és innovációpolitikai (TTI) stratégiájának, illetve intézkedési tervének megvalósításában; javaslatokat dolgoz ki az intézkedési tervben foglalt feladatok végrehajtására;

j) ellátja a Nemzeti Fejlesztési Terv kutatás-fejlesztéssel és innovációval összefüggő NKTH feladatait, részt vesz a Nemzeti Fejlesztési Terv és az Alapból finanszírozott támogatási programok és pályázatok összehangolásában, a forráskoordinációs feladatok ellátásában;

k) az európai uniós tagságból eredő jogok, és kötelezettségek keretében szakterületi állásfoglalásokat készít, és ellátja az EU kutatás-fejlesztési keretprogramjaiban felmerülő szakmai koordinációs feladatokat;

l) külön felhatalmazás alapján ellátja a hazai tudomány- és technológiapolitika képviseletét az EU K+F programbizottságaiban;

m) külön felhatalmazás alapján ellátja a nemzetközi pályázati rendszerek és programok keretében jelentkező szakterületi, szervezési és képviseleti feladatokat. Szakterületein részt vesz az OECD bizottságainak és munkacsoportjainak a munkájában;

n) közreműködik a tudomány- és technológiapolitika jogszabály-alkotási munkálataiban;

o) közreműködik az NKTH pályázati kommunikációs tevékenységének ellátásában;

p) közreműködik az NKTH regionális innovációval kapcsolatos feladatainak ellátásában, részt vesz a regionális és strukturális politikát érintő innovációs célú állami, valamint EU-források képzésére és felhasználására irányuló javaslatok kidolgozásában;

q) előkészíti a szakterületét érintő előterjesztések tervezetét, valamint közreműködik a közigazgatási egyeztetés során érkező anyagok véleményezésében;

r) hatályos szabályozás szerint éves munkatervet készít;

s) a támogatási programok és pályázatok megvalósulásának értékelésére monitoringstratégiát és tervet dolgoz ki;

t) folyamatosan nyomon követi a támogatási programok, illetve pályázatok megvalósítását, s az értékelések eredményéről beszámolót készít;

u) a monitoringvizsgálatok alapján javaslatot készít a támogatási programok stratégiájának és lebonyolításának módosítására, továbbfejlesztésére;

2.2. A főosztályon működő szervezeti egység:

a) Monitoring és Értékelési Osztály

3. Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Főosztály

Az általános elnökhelyettes közvetlen irányítása alatt működik. Feladatai ellátása során szorosan együttműködik az NKTH valamennyi szakmai főosztályával.

3.1. A főosztály jogi és igazgatási feladatai:

a) szervezi és összehangolja az NKTH előterjesztéseinek kidolgozását; közreműködik pályázatkezelési tevékenységet érintő előterjesztések véleményezésében, az ezzel kapcsolatos jogszabály-alkotási munkában; koordinálja és aláírásra előkészíti a közigazgatási egyeztetésre bocsátott előterjesztésekről kialakított, az NKTH álláspontját tartalmazó iratokat;

b) nyilvántartja a jogszabályokból, a kormányhatározatokból az NKTH-ra háruló feladatokat, szervezi és ellenőrzi azok végrehajtását, a végrehajtás eredményéről jelentést készít; biztosítja a munkatársak számára a jogszabályok és a határozatok megismerésének lehetőségét;

c) összehangolja az NKTH működésével kapcsolatos szabályzatok, elnöki utasítások kidolgozását, gondoskodik arról, hogy azok a jogszabályokkal és más belső szabályzatokkal összhangban legyenek, az aláírást követően nyilvántartja és kiadja azokat;

d) részt vesz a vezetői döntések, intézkedések, határozatok jogi szempontból történő előkészítésében; biztosítva azok jogszerűségét;

e) jogi véleménynyilvánítással, tanácsadással és állásfoglalással segíti az egyes szervezeti egységeket feladataik ellátásában;

f) közreműködik az NKTH működéséhez kapcsolódó szerződések előkészítésében és megkötésében, a szerződésekből származó és az egyéb igények érvényesítésében, valamint az NKTH jogaira és kötelezettségeire kiható egyéb megállapodások előkészítésében;

g) közreműködik az NKTH, és a pályázati programok lebonyolításába bevont, akkreditált közreműködő szervezetek közötti megállapodások és feladatmegosztás kialakításában és felülvizsgálatában, biztosítva annak jogszerűségét;

h) jogi szempontból véleményezi a pályázati stratégiák, a pályázati felhívások és útmutatók tervezeteit;

i) elkészíti a Hivatal pályázati felhívásaihoz kapcsolódó támogatásiszerződés-mintákat, közreműködik a támogatási szerződések megkötésében,

j) közreműködik a támogatási szerződésekből származó és az egyéb igények érvényesítésében; koordinálja a Hivatal pályázatokhoz kapcsolódó kinnlévőségeinek kezelését;

k) ellátja az NKTH vagyonkezelésében lévő vagyonelemekkel kapcsolatos jogi feladatokat;

l) gondoskodik az NKTH jogi képviseletének ellátásáról bíróságok, hatóságok előtt, a jogi képviselet ellátására meghatalmazást ad;

m) közreműködik az állampolgároktól, jogi személyektől érkező, jogi tárgyú beadványok megválaszolásában;

n) ellátja a titkos ügyiratkezeléssel kapcsolatos feladatokat;

o) ellátja az egységes iratkezelés koordinálásával kapcsolatos feladatokat,

p) közbeszerzési eljárások lebonyolításához jogi támogatást nyújt, együttműködve az NKTH közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős szervezeti egységével;

q) ellátja a harmadik országbeli kutatókat fogadó kutatószervezetek akkreditációjáról, valamint a fogadási megállapodásról szóló 181/2007. (VII. 6.) számú Korm. rendeletben meghatározott hatósági eljárással kapcsolatos jogi feladatokat.

3.2. A főosztály humánpolitikai feladatai:

a) ellátja az elnök és az általános elnökhelyettes által meghatározott, emberi erőforrás tárgykörébe tartozó és a munkaerő-gazdálkodással kapcsolatos feladatokat, érvényesíti az egységes humánpolitikai elveket;

b) belső tanácsadást nyújt az NKTH részére az emberi erőforrás és szervezetfejlesztés témakörét érintő kérdésekben;

c) javaslatokat dolgoz ki a szervezeti kultúra, a vezetőtámogatás, a rendezett rendszerek és ésszerű folyamatok, a motiváció, a jövőkép, továbbá egyéb, a szervezet működését érintő témákban;

d) gondoskodik az NKTH munkaerő-szükségletéről, kialakítja az új felvételekkel kapcsolatos irányelveket, előkészíti a toborzást, továbbá figyelemmel kíséri és támogatja a kiválasztási folyamatot;

e) végrehajtja az NKTH létszámgazdálkodásával és állománytáblájával kapcsolatos feladatokat;

f) szervezi és előkészíti a közszolgálati jogviszonnyal, valamint a köztisztviselői életpályaprogrammal kapcsolatos oktatási, képzési és továbbképzési feladatokat, megköti a tanulmányi szerződéseket;

g) kialakítja és működteti az NKTH gyakornoki és vezető-utánpótlás programját;

h) kidolgozza a szakterülethez kapcsolódó belső szabályzatokat, és irányelveket;

i) kezeli a személyi anyagokat, és eleget tesz a közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatoknak;

j) megszervezi és ellátja a vagyonnyilatkozatok és a nemzetbiztonsági ellenőrzések teendőit;

k) gondoskodik a komplex szociális, jóléti és foglalkozás-egészségügyi feladatok teljesítéséhez kapcsolódó ügyintézésről, beleértve az üdüléseket is;

l) kezeli a tűz- és munkavédelmi nyilvántartás rendszerét;

m) a megbízási szerződésekről adatbázist vezet;

n) elvégzi a teljesítményértékelések és a minősítések lebonyolítását;

o) ellátja az elismerési rendszerrel kapcsolatos feladatokat;

p) intézi a munkáltatói jogok gyakorlásával összefüggő személyi ügyeket;

q) végzi az NKTH munkaügyi nyilvántartási és bérszámfejtési feladatait.

3.3. A főosztály alá tartozó szervezeti egységek:

a) a Pályázati Jogi Osztály és

b) a Humánpolitikai Osztály.

D) A Regionális elnökhelyettes közvetlen irányítása alatt működő szervezeti egységek

1. Regionális Főosztály

1.1. A Regionális Főosztály általános feladatai:

a) a regionális pályázati rendszer fejlesztése;

b) a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap, valamint egyéb, a regionális innovációt támogató források és alapok felhasználásával, kezelésével és ellenőrzésével kapcsolatos szakmapolitikai és stratégiai feladatok ellátása és végrehajtása (közreműködés stratégia megfogalmazásában, hatáselemzések és programértékelések készítése stb.);

c) támogatja a nemzeti innovációs rendszer regionális pillérei erősítését, a regionális fejlesztési pólusok innovációs vonatkozásait, módszertani segítséget nyújt a Regionális Operatív Programok K+F és innovációs programjainak;

d) a hálózatmenedzsment fejlesztése;

e) segíti a Regionális Innovációs Ügynökségek, a regionális innovációs intézményrendszer munkáját, biztosítja ezek országos koordinációját, ernyőszervezetként feladata az érdekképviselet ellátása, valamint a regionális innovációs intézményrendszer működésének segítése;

f) támogatja a regionális innovációs informatikai rendszer kialakítását, adatbankot működtet a központi, illetve a régiókban folyó K+F+I tevékenységekről, az azokat végző szervezetekről, intézményekről, természetes személyekről;

g) nemzetközi kapcsolatok kialakítása és fejlesztése, együttműködést, hálózatokat szervez;

h) részt vesz a regionális innovációs stratégia kialakításában;

i) kapcsolatot tart a regionális hálózattal rendelkező szervezetekkel (MISZ, MTESZ, MTA) a regionális innovációt érintő kérdésekben, segíti a regionális innováció nemzetközi kapcsolatait;

j) kapcsolatot tart a KKV-kkal foglalkozó intézményekkel és K+F+I ügyekben szakmai támogatást biztosít számukra;

k) szakmai közreműködés a Regionális Innovációs Informatikai Rendszer (RIIR) kialakításában, működtetésében és a regionális információs szolgáltatásban,

l) regionális innovációs központok, inkubátorházak és technológiai központok felmérése, nyilvántartása, az ezekben létrejövő innovációt szolgáló gyakorlat és ismeretek közvetítése az érdekeltek felé;

m) regionális innovációs szolgáltatások fejlesztése és támogatása;

n) regionális képzések koordinálása és szervezése, regionális K+F+I-re vonatkozó információk terjesztése;

o) pályázati tervezési és kezelési módszertanok terjesztése a régiókban;

p) közreműködés a K+F+I eredmények gazdasági hasznosulásához szükséges feltételek megteremtésében;

q) szervezi az interregionális K+F együttműködést, ismerteti az eredményeket, információkat és partnereket biztosít a támogatásokhoz, pályázatokhoz.

1.2. A főosztály pályázati és pénzügyi feladatai:

a) kapcsolatot tart az Alap regionális pályázatai kezelésében közreműködő Regionális Fejlesztési Ügynökségekkel;

b) megszervezi a regionális pályázatok értékelését;

c) kezeli a hatáskörébe utalt regionális pályázatokat;

d) ellátja a regionális pályázatokkal és a támogatási szerződésekkel kapcsolatos szakmai feladatokat, szakmai és pénzügyi szakértők segítésével figyelemmel kíséri a támogatási szerződésben vállalt kötelezettségek teljesítését; szerződésszegés esetén megteszi a szükséges intézkedéseket, szerződésszerű, illetőleg az arra jogosult által elfogadott teljesítés esetében utalványozást kezdeményez;

e) kapcsolatot tart a regionális pályázatok elbírálásában részt vevő külső szakértőkkel, szakmai bizottsági tagokkal, valamint megbízás alapján ellátja a szakmai bizottságok titkári feladatait;

f) adminisztrációs segítséget nyújt a regionális pályázatok befogadása, a befogadott pályázatok elosztása, a bírálat, a támogatási szerződések megkötése és teljesítése során.

g) elvégzi a projektek pénzügyi ellenőrzésével kapcsolatos teendőket, utalványt érvényesít;

h) folyamatosan együttműködik a független könyvvizsgálókkal és külső szakértőkkel.

1.3. A főosztály monitoringgal kapcsolatos feladatai:

a) program- és projektmonitoring;

b) a helyszíni ellenőrzés jelentései alapján a regionális elnökhelyettes által elrendelt intézkedések végrehajtását nyomon követi.

1.4. A főosztályon működő szervezeti egységek:

a) Regionális és KKV Hálózatok Osztálya

b) Regionális Pályázati Osztály

2. Informatikai Főosztály

2.1. A főosztály fejlesztéssel kapcsolatos feladatai

a) Informatikai stratégia készítése és folyamatos karbantartása.

b) Informatikai munkatervek készítése.

c) Informatikai fejlesztési projektek létrehozása, fejlesztési projektek menedzselése.

d) Pályázati és ügyviteli szoftverek, alkalmazások kiválasztása, beszerzése.

e) Hivatali eljárásrendek, ügyviteli folyamatok megtervezésében, szabályozásában és változtatásában való aktív közreműködés.

f) A leghatékonyabb hivatali és főosztályi szervezet és működés kialakításában való aktív közreműködés.

2.2. A főosztály alkalmazástámogatással kapcsolatos feladatai

a) Pályázati, ügyviteli és irodai szoftverek felhasználói támogatása, fejlesztési igények, követelmények gyűjtése, feldolgozása.

b) A Hivatal informatikai help deskjének működtetése.

c) A PKR-rendszer eHD nevű help desk alkalmazásának működtetése.

d) Felhasználók igény szerinti oktatása, oktatások megszervezése.

e) Képviseli a Hivatalt az informatikát érintő külső személyekkel, szervezetekkel szemben, különböző szakmai eseményeken és fórumokon.

3.3. A főosztály üzemeltetéssel kapcsolatos feladatai

a) Biztosítja a Hivatal informatikai alap infrastruktúrájának működtetését, üzemeltetését, folyamatos rendelkezésre állását.

b) Biztosítja a Hivatal felhasználói munkaállomásainak és nyomtatóinak működőképességét, folyamatos rendelkezésre állását.

c) Gondoskodik a szükséges informatikai biztonsági intézkedések és folyamatok kezeléséről.

d) Gondoskodik az elavult eszközök karbantartásáról és pótlásáról.

e) Pontos, naprakész nyilvántartásokat vezet a hivatali informatika különböző elemeiről, eszközeiről.

5. Az NKTH működése

A) Az NKTH képviselete

1. Képviselet

Az NKTH törvényes képviseletét az állami szervek, a társadalmi és gazdálkodószervezetek, valamint egyéb szervek és szervezetek, valamint bíróságok és más hatóságok előtt az elnök látja el. Az elnök e képviseleti jogát egészében vagy az ügyek meghatározott csoportjára nézve az NKTH vezetői megbízással rendelkező közszolgálati viszonyban álló személyre átruházhatja, aki a döntés meghozatala során a szerv vezetője nevében jár el.

2. Kiadmányozás

2.1. Az intézkedéstervezetek az arra jogosult vezető kiadmányozásával, aláírásával válnak intézményi intézkedésekké.

A kiadmányozás magában foglalja az érdemi döntést megelőző intézkedés kiadásának, illetőleg az érdemi döntés meghozatalának és az ügyirat irattárba helyezésének jogát.

2.2. Az elnök kiadmányozza az 1. pontban megjelölt szervekhez és szervezetekhez címzett iratokat. A kiadmányozás jogát az elnök másra átruházhatja.

2.3. Gazdálkodási jellegű vagy ilyen kihatású ügyekben a kiadmányozási, illetőleg a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítési jog Gazdálkodási Szabályzatban foglaltak megtartásával gyakorolható.

3. Bélyegzők használata és nyilvántartása

3.1. Az NKTH a hivatalos iratokon – az alábbi kivételekkel – elnöki, elnökhelyettesi, valamint az 1. sorszámtól kezdődően folyamatosan sorszámozott körbélyegzőket alkalmaz. A bélyegzők használatának részletes szabályait az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.

3.2. Ettől eltérő alakú és feliratú bélyegzők alkalmazhatók a személyzeti, a társadalombiztosítási ügyekben és a statisztikai adatszolgáltatásokon, a TÜK ügykezelésben, valamint a Gazdasági Főosztályon.

B) Az NKTH belső működése

1. Az NKTH irányításának eszközei

1.1. Az NKTH tevékenységét, működését, szervezetét, illetve valamennyi alkalmazottját vagy azok jelentős részét érintő kérdéseket elnöki utasítással kell szabályozni.

1.2. Belső szabályzat készül, ha azt jogszabály vagy az SZMSZ írja elő. A belső szabályzatot elnöki utasítással kell kiadni.

1.3. Körlevélben kell kiadni az egységes gyakorlat kialakítását segítő irányelveket, egyes feladatok végrehajtásához szükséges tájékoztatásokat. Körlevél kiadására az elnök jogosult.

1.4. A főosztályok ügyrendjét az elnök hagyja jóvá.

1.5. Az ügyintézőknek és az ügykezelőknek munkával kapcsolatos konkrét utasítást a közvetlen vezető, kivételes esetben a közvetlen vezető felettese is adhat, aki erről az érintett vezetőt haladéktalanul tájékoztatni köteles.

2. Elnöki utasítások, belső szabályzatok készítésének és kiadásának rendje

2.1. Az elnöki utasítás és a belső szabályzat tervezetét az elnök által kijelölt, illetékes szervezeti egység készíti elő, egyezteti, átadja jogi felülvizsgálatra, majd az elnök elé terjeszti kiadmányozásra.

2.2. Az aláírt elnöki utasítás, belső szabályzat elosztásáról, tőpéldány megőrzéséről és a nyilvántartásáról az elnöki titkárság gondoskodik.

2.3. Az elnöki utasítás, belső szabályzat intranetre történő felkerüléséről az elnöki titkárság gondoskodik.

3. A munkáltatói jogok gyakorlása

3.1. Az NKTH alkalmazottai – beleértve az NKTH elnökét és elnökhelyetteseit is – köztisztviselők, akikre a Ktv. rendelkezéseit kell alkalmazni. A fizikai munkakörben foglalkoztatottak az Mt. hatálya alá tartoznak.

3.2. Az alkalmazottak felett – a III. A) 2.1. pontban foglaltak figyelembevételével – a munkáltatói jogokat az elnök gyakorolja. Ezt a hatáskörét esetenként meghatározott időre vagy meghatározott feladatok tekintetében írásban átruházhatja az általa kijelölt elnökhelyettesre, illetve főosztályvezetőre. Amennyiben az elnök nem ruházza át a munkáltatói jogkört, úgy távollétében a helyettesítés általános szabályai szerint az általános elnökhelyettes gyakorolja a munkáltatói jogokat.

4. A munkavégzés szabályai

4.1. A munkavégzés általános szabályai

Az NKTH feladatkörébe tartozó munkafeladatokat az a szervezeti egység köteles elvégezni, melynek a feladat megoldása az ügykörébe tartozik. Az elnök vagy az általa meghatározott személy az ügyiraton történő szignálással jelöli ki a munkafeladat felelősét azzal, hogy szükség esetén az érdekelt szervezeti egységeket vonja be;

A vezetők utasításaikat, a beosztottak jelentéseiket és előterjesztéseiket szolgálati úton közlik, illetve teszik meg.

Kivételes, halasztást, késedelmet nem tűrő esetben a szolgálati út mellőzhető, de ilyen esetben a kiadott utasításról, illetve megtett jelentésről, előterjesztésről – írásbeli másolattal – a megkeresőnek a közvetlen vezetőt is haladéktalanul tájékoztatnia kell.

Az érdemi ügyintézés a vonatkozó jogszabályok, ügyrendek és a szervezeti egység vezetőjének útmutatásai szerint, az előírt határidőre kell elintézni. Az előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell általában irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha a vezető eltérő ügyintézési határidőt nem írt elő.

Vezető jogosult „sürgősként” megjelölni az ügyet, ebben az esetben haladéktalanul, de legfeljebb 3 munkanapon belül intézkedni kell. Az iktatást végző ügykezelő a határidővel küldött ügyirat esetén 2 nappal a határidő lejárata előtt köteles jelezni az ügyintézőnek az el nem intézett ügyiratot.

Amennyiben az intézkedés olyan vezetői utasítás alapján készült, amellyel az ügyintéző vagy az ügyirat láttamozója nem ért egyet, az ellenvéleményt az indokok megjelölésével az ügyiraton fel lehet tüntetni.

Az egyes osztályok feladatainak elvégzéséért, a munka szakmai tartalmáért és a határidők betartásáért, a munkavégzés ellenőrzéséért az adott szervezeti egység vezetője a felelős.

A feladatok ellátása a főosztályok ügyrendjeiben, továbbá a munkaköri leírásokban foglaltaknak megfelelően történik.

4.2. Munkaterv készítése és végrehajtása

Az NKTH félévenként munkatervet készít.

A munkatervet a Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Főosztály a főosztályokkal és a projektvezetőkkel együttműködve készíti elő, amelyet az elnök hagy jóvá.

A munkatervben szereplő feladatokat a felelősök az előírt határidőn belül kötelesek végrehajtani. A munkaterv végrehajtásáról, illetve a végrehajtás esetleges akadályáról a felelős köteles az elnököt tájékoztatni.

4.3. Titokvédelem

Az NKTH minden munkavállalója köteles a tudomására jutott állam- és szolgálati titkot a jogszabályoknak megfelelően megtartani. A vezetők ezen túlmenően felelősek a titokvédelemre vonatkozó jogszabályok betartásáért. A minősített iratok kezelésének rendjét külön szabályzat állapítja meg.

4.4. Előterjesztések készítése, véleményezése

Az NKTH által véleményezendő előterjesztések körét és tartalmát az elnök határozza meg.

Az előterjesztést annak tárgya szerint illetékes szervezeti egység – az érintettek szükség szerinti bevonásával – véleményezi.

Az illetékes szervezeti egység gondoskodik az előterjesztés belső egyeztetéséről.

Az előterjesztésre érkezett észrevételek feldolgozását – szükség esetén – egyeztetését, az átdolgozott előterjesztés aláírásra történő előkészítését az annak tárgya szerint illetékes szervezeti egység végzi a Jogi, Igazgatási és Humánpolitikai Főosztály bevonásával.

4.5. A helyettesítés rendje

Az elnök távollétében általános helyettese az általános elnökhelyettes, annak távollétében a regionális elnökhelyettes; gazdasági ügyekben a gazdasági főosztályvezető. A gazdasági főosztályvezető, a főosztályvezetők, és az osztályvezetők kötelesek írásban megjelölni helyettesüket.

A helyettesítés részletes szabályairól az ügyrendek, illetve az egyes köztisztviselők helyettesítéséről a munkaköri leírások rendelkeznek.

A helyettes a helyettesített személy feladatkörébe tartozó ügyekben jár el a jogszabályokban, e szabályzatban, a belső szabályzatokban, az ügyrendben illetve a munkaköri leírásban meghatározott korlátozásokkal. A helyettes a helyettesítés ideje alatt hozott döntéseiről, intézkedéseiről köteles a helyettesített személyt munkába állását követően haladéktalanul tájékoztatni.

A munkahelytől tartósan (egy hónapnál hosszabb ideig) távol lévő köztisztviselő munkakörének ellátására a főosztályvezető esetében az általános elnökhelyettes, más köztisztviselő helyettesítésére a főosztályvezető írásban helyettest bíz meg. A tartós helyettesítés esetében a munka átvétele és átadása – amennyiben lehetséges – jegyzőkönyvileg történik.

Az ellenőrzési vezetőt távollétében, vagy akadályoztatása esetén egyedi megbízással, az abban megjelölt képviseleti jogkörrel, tanácskozási joggal az NKTH elnöke által esetileg kijelölt személy helyettesíti. Három hétnél hosszabb távollét esetén a vonatkozó jogszabályok alapján az NKTH elnöke jelölhet ki külső, eseti helyettest ellenőrzési jogosítvánnyal.

4.6. Az együttműködés szabályai

Ha a feladat megoldásában több szervezeti egység érdekelt, vagy több szervezeti egység vesz részt, úgy a feladat elvégzéséért az elnök által kijelölt szervezeti egység vezetője, kijelölés hiányában pedig az a vezető a felelős, aki az első érdemi ügyintézési feladatot elindította. Ez esetben a felelős szervezeti egységnek gondoskodnia kell arról, hogy a feladat ellátásában a többi érdekelt szervezeti egység álláspontja összehangoltan érvényesüljön; ennek érdekében lefolytatja a megfelelő belső egyeztetést, összehangolja a véleményeket, összefoglalja a vitás kérdéseket és döntésre az illetékes vezető elé terjeszti.

Kétség esetén az ügy elintézéséért felelős szervezeti egységet az elnök vagy az illetékes elnökhelyettes jelöli ki.

A szervezeti egységek együttműködésük során kötelesek a rendelkezésükre álló előzményi anyagot, dokumentációt, tényeket és adatokat az eljárásba bevont szervezeti egység rendelkezésére bocsátani.

A szervezeti egységek közötti szakmai véleményeltérés esetén a vitát az elnök vagy az illetékes elnökhelyettes dönti el. Ha – az adott ügyben – az elnökhelyettesek között sem alakul ki egységes álláspont, a vitát döntés végett az elnök elé kell terjeszteni.

A ügyintézés során feladatkörében valamennyi vezető és beosztott köztisztviselő köteles az NKTH egységes szakmai álláspontjának kialakítására törekedni, és azt képviselni. Az NKTH hivatalos álláspontjától eltérő szakmai véleményt az NKTH alkalmazottai külső szerv előtt nem képviselhetnek, eltérő szakmai álláspontjukat azonban a döntést hozó vezető tudomására hozhatják.

4.7. A gazdálkodás rendje

a) az NKTH az éves költségvetési előirányzat alapján, önállóan gazdálkodik. A gazdálkodási tevékenységet a Gazdasági Főosztály vezetője irányítja;

b) az NKTH éves költségvetési előirányzatára a Gazdasági Főosztály vezetője tesz javaslatot az érintett szervezeti egységek vezetőinek előterjesztése alapján;

c) az elemi költségvetés elkészítésében a gazdasági főosztályvezető megkeresésére valamennyi vezető köteles a tevékenységi területét érintő adatszolgáltatással részt venni. Az NKTH elemi költségvetésének tervezetét a vezetői értekezletnek meg kell tárgyalnia, benyújtásáról az elnök dönt, aki a dokumentumot a gazdasági főosztályvezető mellett aláírásával ellátja;

d) az NKTH elemi költségvetésének elkészítése a felügyeletet ellátó szerv által a jogszabályokban rögzített határidőig rendelkezésre bocsátott keretszámok és szempontok alapján a gazdasági főosztályvezető feladata.

e) az NKTH éves költségvetésének végrehajtásáról a gazdasági főosztályvezető legalább negyedévente tájékoztatja az elnököt; a kötelezettségvállalási, utalványozási és ellenjegyzési jogosítványokat a Gazdálkodási Szabályzat tartalmazza.

4.8. Ellenőrzés

Az NKTH vezetőjét és irányítással megbízott minden alkalmazottat ellenőrzési jog illeti meg, illetve kötelezettség terheli mindazon utasítások, jogszabályi előírások végrehajtásának ellenőrzésében, amelyek teljesítésére utasítást adtak, vagy utasítást kaptak.

Az NKTH tevékenységéhez kapcsolódó munkafolyamatok ellenőrzését három elemből felépülő rendszer biztosítja:

– a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE),

– a függetlenített fejezeti és belső ellenőrzés: az elnök közvetlen irányítása alatt belső ellenőrzési vezető működik, akinek feladata az egyes szervezeti egységekben végzett munkafolyamatok éves terv alapján történő ellenőrzése, valamint elrendelés szerint soron kívüli célvizsgálat végzése,

– külső ellenőrzése: a külső ellenőrzési jogosítványokkal felruházott hazai és EU-szervek által végzett ellenőrzés. Az ellenőrzés megállapításait és a szükséges intézkedéseket az elnök indokolt esetben realizáló értekezleten tárgyalja meg az ellenőrzést végzővel és a vizsgált terület vezetőjével.

C) Értekezletek

1. Összmunkatársi értekezlet

1.1. Az összmunkatársi értekezlet célja az NKTH alkalmazottainak tájékoztatása az NKTH-t érintő fontos eseményekről, tervekről és feladatokról. Az összmunkatársi értekezletet negyedévente legalább egyszer az elnök hívja össze, amelyen a résztvevőkkel megvitatja az NKTH működésével kapcsolatos kérdéseket és javaslatokat.

1.2. Az összmunkatársi értekezlet résztvevői az NKTH vezetői, beosztott munkatársai, esetleg külső szakértők és az elnök által meghívott más személyek.

2. Elnöki értekezlet

Az elnöki értekezletet az elnök hívja össze szükség szerint. Az elnöki értekezlet résztvevői: az elnök és az elnökhelyettesek, valamint az elnök által esetenként meghívott személyek.

3. Vezetői értekezlet

3.1. A vezetői értekezlet az elnök állandó, az NKTH működésének koordinációját, a feladatok meghatározását és végrehajtásának ellenőrzését szolgáló döntés-előkészítő testülete, amelyet az elnök, távollétében az általános elnökhelyettes, illetve a helyettesítés rendjének megfelelően az elnökhelyettes hetente, illetve szükség szerint hív össze; az elnök, távollétében az őt helyettesítő elnökhelyettes vezeti.

3.2. A vezetői értekezlet résztvevői: az elnök, az elnökhelyettesek, a gazdasági főosztályvezető, a főosztályvezetők, az ellenőrzési vezető, a Humánpolitikai Osztály vezetője valamint az elnök által meghívott más személyek.

3.3. A vezetői értekezlet napirendjét az elnök határozza meg.

3.4. Ha az elnök másképp nem rendelkezik a Vezetői Értekezlet elé kell terjeszteni az Országgyűlés és bizottságai, a Kormány, a Kormány bizottságai és tanácsadó testületei, a Tanács számára készített előterjesztéseket, továbbá az NKTH működését, a pályázati rendszereket érintő stratégiai elképzeléseket, valamint az elnök által meghatározott egyéb ügyeket.

3.6. Az üléseket követően intézkedési és döntési jegyzék készül, amelyről az NKTH érintettek tájékoztatást kapnak az elnöki titkárságtól. Az értekezlet megszervezéséről és az emlékeztető elkészítéséről az elnöki titkárság gondoskodik.

4. Főosztályi értekezlet

A főosztályi értekezleten történhet a főosztály egészét érintő általános jellegű feladatok megvitatása jogszabályok, határozatok egységes értelmezése, valamint tájékoztatás és tájékozódás a főosztály feladatairól. A főosztályi értekezletet szükség szerint kell tartani; amelynek összehívásáról és napirendjéről a főosztályvezető dönt. Az értekezlet résztvevője a főosztály teljes személyi állománya.

A jelen SZMSZ-ben nem szabályozott kérdésekben az NKTH belső szabályzatai és ügyrendjei az irányadók.

6. MELLÉKLETEK:

1. Szervezeti felépítés

2. Vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkakörök felsorolása

3. A szakképzettségi pótlékról

4. Az NKTH FEUVE-szabályai

1. számú melléklet – a Hivatal szervezeti felépítése

Összlétszám: 157 fő

2. számú melléklet – vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkakörök felsorolása

Az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény 3-5. §-a alapján az NKTH-ban vagyonnyilatkozat tételére kötelezett munkakörök a következők:

1. Elnök – évente

2. Elnökhelyettes – évente

3. Főosztályvezető – évente

4. Főosztályvezető-helyettes – évente

5. Osztályvezető – évente

6. Belső ellenőrzési vezető – évente

3. számú melléklet – a szakképzettségi pótlékokról

A köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 48/A. §-ában foglaltak értelmében a feladatkör szakszerűbb ellátását biztosító tudományos fokozat, valamint a feladatkörön belüli szakosodást elősegítő további szakképesítés, szakképzettség elismeréseként a Hivatal a munkavállalói számára képzettségi pótlékot állapíthat meg. A képzettségi pótlék mértéke a Hivatallal jogviszonyban álló minden I. besorolási osztályba tartozó munkavállaló esetében a következőképpen alakul:

1. A doktori (PhD) fokozat vagy a felsőoktatásról szóló 2005. évi CXXXIX. törvény alapján azzal egyenértékű, vagy ennél magasabb tudományos fokozat esetén az illetményalap 75%-a.

2. Felsőfokú iskolai rendszerű képzésben, továbbképzésben szerzett további szakképesítés, szakképzettség esetén az illetményalap 50%-a. Jelen pótlék a Hivatal dolgozója részére akkor állapítható meg, ha a munkakör betöltéséhez szükséges képesítések között felsorolt felsőfokú végzettségek közül legalább kettővel rendelkezik, illetve akkor, ha egy felsőfokú végzettséggel, de a szakterületének megfelelő egyéb szakképzettséggel, szakképesítéssel rendelkezik.

3. Akkreditált iskolai rendszerű, a szakterületének megfelelő további felsőfokú képzésben vagy iskolarendszeren kívüli, szakterületének megfelelő felsőfokú szakképzésben szerzett szakképesítés, szakképzettség esetén az illetményalap 40%-a.

Szakképzettségi pótlékra jogosult továbbá a Hivatal minden olyan középfokú végzettségű munkavállalója is, aki iskolarendszeren kívüli további középfokú szakirányú szakképzettséggel vagy szakképesítéssel rendelkezik. A szakképzettségi pótlék mértéke az illetményalap 30%-a.

A több feltételnek is megfelelő munkavállaló csak egy, a magasabb összegű pótlékra jogosult.

4. számú melléklet – Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal – folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés

Jóváhagyom:

Dr. Pártos Ferenc s. k.,

elnök

2008. március 14.

I. BEVEZETÉS

1. A jelen szabályzat a jogalkotásról szóló 1987. évi XI. törvény 49. § (1) bekezdésének felhatalmazása alapján, valamint az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. (Áht), az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet (Ámr.), értelmében a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatal (továbbiakban: Hivatal) folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) rendszerét az alábbiak szerint szabályozza:

2. A jelen szabályzat hatálya kiterjed a Hivatal igazgatása és a Kutatási és Technológiai Innovációs Alappal (Alap) összefüggő tevékenységére.

3. A Hivatal igazgatása és az Alap vonatkozásában a szabályzatban foglaltak végrehajtásáért a Hivatal munkatársai felelősek.

II. ÁLTALÁNOS SZABÁLYOK

1. A FEUVE olyan pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, mely biztosítja a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

2. A Hivatal igazgatására és a Hivatal Alappal kapcsolatos feladataira vonatkozó FEUVE-rendszer koordinálását a Hivatal Gazdasági Főosztálya végzi. A FEUVE kialakításáért, aktualizálásáért, működtetéséért, folyamatos fejlesztéséért az egyes szervezeti egységek vezetői a szervezeti egységüket érintő folyamatok tekintetében felelősek.

3. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukban foglalják:

– a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is),

– az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottsági szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését,

– a gazdasági események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás).

4. A 3. pont a)–c) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell.

5. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítania kell, hogy

– a Hivatal valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel;

– az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra;

– megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a Hivatal gazdálkodásával kapcsolatosan;

– a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek;

– a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra.

6. A FEUVE része a Hivatal valamennyi szabályzata, utasítása, eljárásrendje.

7. A FEUVE-rendszer részeként – a pénzügyminiszter által közzétett útmutató alapján – ki kell alakítani az ellenőrzési nyomvonalakat, a kockázatkezelés szabályait, a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrendet.

III. ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL

1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma

1.1. Az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása (szabályzatok) amely tartalmazza különösen a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenőrzési folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ellenőrzését.

1.2. A szövegszerű leírás az összefüggő gazdasági események szöveges megfogalmazását jelenti. A táblázatok, illetve folyamatábrák a szövegszerű leírást egészíthetik ki egyértelműbbé és áttekinthetőbbé téve a folyamat szereplői számára a szöveges leírást.

Javasolt, hogy a szöveges leírás tartalmazza az alábbiakat:

– szerzői jogvédelem, ha van ilyen;

– adja meg az ellenőrzési nyomvonal definícióját, írja le alkalmazási körét;

– mutassa be az alkalmazott rendszert:

= a rendszer dokumentációját és annak általános alapelveit,

= a dokumentumazonosítás módját;

= a végrehajtási és kifizetési folyamatok dokumentációját;

= a monitoring- és könyvelési dokumentációt;

= az iratkezelési és a könyvelési rendszer működését;

= az információáramlást;

= az egyeztetéseket;

= a tranzakciók történetét; valamint

= a rendszerben bekövetkezett változások dokumentálásának rendjét;

– mutassa be a releváns tevékenységeket (folyamatokat; a sorrendjüknek megfelelően); határozza meg azok lényegét és célját;

– jelölje meg a felelősöket;

– határozza meg a tevékenységeket (folyamatokat) alátámasztó, valamint a végrehajtásuk során létrehozott (input és output) dokumentumokat,

– jelölje meg a pénzmozgással, elszámolással járó gazdasági eseményeket, valamint az érintett adatbázisokat;

– adja meg az egyes gazdasági eseményekhez kapcsolódó tevékenységek elvégzésének határidejét;

– utaljon a vonatkozó jogszabályokra, szervezeti és egyéb szabályzatokra;

– a folyamatok ismertetésével párhuzamosan derüljön ki belőle a szervezeten belüli az ellenőrzés rendje és menete.

A szöveges leírás melléklete tartalmazhatja:

– a tevékenységek folyamatábráit, illetve azok táblázatos összesítését;

– a dokumentumok (számlák) összesített listáját

– a dokumentumok áramlását;

– a dokumentumtérképet;

– a számlastruktúrát;

– a számlamagyarázatokat;

– az iratmozgás folyamatábráját;

– a főkönyv inputjait és outputjait.

A lebonyolítási rendszer leírásában egyértelműen láthatóvá kell tenni a kifizetésre, felhasználásra kerülő pénzek és információk áramlását, a kapcsolódó dokumentumok és ellenőrzések leírását. Ehhez tartozik azon információáramlások leírása is, amelyek a kedvezményezett teljesítményét és az előírásoknak való megfelelését bizonyítják.

1.3. Törekedni kell a szabályzatok táblázatokkal és folyamatábrákkal történő kiegészítésére. Az intézményi, illetve az Alap beszámolási folyamatának ellenőrzési nyomvonalát kötelező táblázatos formában elkészíteni. Mivel a beszámolási tevékenység több szabályzatot is érint, ezért a táblázat elkészítésénél célszerű és szükséges a szabályzatokra való hivatkozás a táblázat egyes rovatain belül.

A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot.

A gazdasági eseménycsoportok mint alapfolyamatok esetében az egyes „állomásokhoz”, szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység (szakasz) felelőse (ellenőrzési pont) a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege.

A komplexebb tevékenységek esetén érdemes az átfogóbb folyamatokból kiindulni, és ezt alábontani részfolyamatokra úgy, hogy az ellenőrzési nyomvonal tevékenységeinek összefüggései, kapcsolódási pontjai meghatározott szervezeti egységenként jelenhessenek meg.

2. Az ellenőrzési nyomvonal (szabályzatok) jelentősége a működésben

2.1. Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel:

– a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok (típusok) összességét;

– kialakításával a Hivatalra jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi „szereplő”, funkció együttes koordinálására kerül sor;

– az egyes folyamatok valamennyi résztvevője számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak,

– megmutatja a Hivatal folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő:

= segít az új dolgozók betanításában, munkaköri leírások definícióiban, hatásköri szabályozások elkészítésében,

= segít a követendő eljárásoktól való eltérések feltárásában és a felelősség megállapításában.

2.2. A felelősségi szintek terén:

– az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, ellenőrzési pontok,

– az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős,

– megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik.

2.3. A szervezeten belüli együttműködés erősítése terén:

– a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától,

– az ellenőrzési nyomvonal eljárások, ellenőrzések együttesét jelenti, ami a költségvetési szerv teljes működését lefedi, teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze.

2.4. A szervezeti működés terén:

– a megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat,

– a hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését; az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása a működési zavarokhoz vezethet.

= a szervezet vezetőjének a szakmai és gazdasági folyamatok olyan megszervezéséről kell gondoskodnia, amelyben a soron következő művelet addig nem végezhető el, amíg nem történt meg a megelőző művelet kifogástalan elvégzése. Ez egyben azt jelenti, hogy a tevékenység ilyen megszervezésekor a munka folytatatása megköveteli az előző művelet ellenőrzését. Azonban az ellenőrzési nyomvonal elkészítésekor ügyelni kell arra is, hogy az esetleges túlszabályozás, a folyamatok túlzott részletezése nehézkes működést eredményezhet, egyben veszélyeztetheti a határidők betartását.

2.5. A költségvetési szerv vezetőjének kötelezettsége

A költségvetési forrás felhasználásában részt vevő költségvetési szerv vezetőjének az Áht. 121. § és az Ámr. 97. §, illetve 145/B. §-ban foglalt szabályozásnak megfelelően kell megszerveznie és működtetnie, a folyamatba épített előzetes, utólagos és vezetői ellenőrzést a költségvetési szerven belül. Az Áht. 97. § (1)-(2) bekezdései, valamint a 121. § (1) bekezdésében foglaltak alapján „.. a költségvetési szerv vezetője felelős a feladatai ellátásához ... a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés ... megszervezéséért és hatékony működtetéséért,” amit az „államháztartásért felelős miniszter által közzétett irányelvek figyelembevételével” kell végrehajtania.

A költségvetési szerv vezetője köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását.

Az Ámr. 145/B. §-a alapján a költségvetési szerv vezetője köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának (a továbbiakban: SZMSZ) mellékletét kell hogy képezze, elkészültéért és az SZMSZ mellékleteként történő csatolásáért a költségvetési szerv vezetője tartozik felelősséggel.

A költségvetési szerv vezetője általánosan adhat ki utasítást az ellenőrzési nyomvonal elkészítésére a költségvetési szerv egészére vonatkozóan, és az általános, egységes elvek, eljárások megfogalmazása mellett a konkrét végrehajtással megbízhatja az egyes szervezeti egységek vezetőit.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítható úgy is, hogy a szervezet főbb gazdasági eseményeihez hozzárendelt ellenőrzési nyomvonalak a költségvetési szerv SZMSZ-ének mellékletét, míg a további tevékenységekhez, működési folyamatokhoz rendelt ellenőrzési nyomvonalak a vonatkozó ügyrendek mellékletét képezik.

2.6. Az ellenőrzési nyomvonal hatóköre

A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni.

Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a szerv tevékenységét jellemző összes folyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben részt vevőkről és felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját és időtartamát a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, a költségvetési szerv szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért.

Az ellenőrzési nyomvonal gyakorlati alkalmazása során feltétlen összpontosítani szükséges a rendelkezésre álló információ tartalmának és formájának megfelelő számú információs és kezelési szint meghatározására, a kezelési folyamatok és követelmények megfelelő rögzítésére és értékelésére.

3. Az ellenőrzési nyomvonal (szabályzatok) elkészítése

3.1. Ütemterv és kockázatelemzés

Javasolt egy ellenőrzési nyomvonal elkészítési ütemtervének elfogadása, amely magában foglalja az ellenőrzési nyomvonal kialakításának eseményeit (határidőkkel), a tevékenységek sorrendjét, valamint a módszertant, amely meghatározza, hogy a költségvetési szerv folyamatait szöveges leírásokkal, táblázatba foglalva, vagy folyamatábrákkal szemléltetik. Javasolt az ütemtervben rögzíteni a nyomvonal teljes körű kialakításában/aktualizálásában részt vevőket, illetve a nyomvonallal leképezendő tevékenységcsoportok (fő-, illetve részfolyamatok) fő felelőseit.

Mivel a FEUVE-rendszerben az ellenőrzési nyomvonal és a kockázatkezelés rendje egymással szoros kapcsolatban áll, ezért a nyomvonal kialakításának ütemtervében is hasznos a meglévő kockázatelemzés tapasztalatainak felhasználása a kockázatos területek meghatározásában.

A költségvetési szerv vezetője meghatározott kockázati prioritások figyelembevételével határozhatja meg az ellenőrzési nyomvonal kialakításának ütemtervét. Javasolt a költségvetési szerv belső ellenőrzésével történő egyeztetés, hogy a belső ellenőrzési egység által megszerzett ellenőrzési tapasztalatának ismeretében kerüljenek meghatározásra a kockázatos területek, illetve kapjanak megfelelő sorrendiséget (prioritást).

Az ütemterv kialakításánál figyelembe vehető kockázati prioritások (pl.:)

– a költségvetési szervet jellemző tevékenység (pl. intézményfenntartás);

– az EU-források és nem EU-források pályázati úton történő igénybevétele, illetve nyújtásának tevékenysége;

– a felügyeleti jogkör gyakorlása;

– az aktuális feladatok (pl. költségvetési tervezési folyamat, az előző költségvetési évről történő elemi beszámolás, a zárszámadási törvény előkészítése).

3.2. Az ellenőrzési nyomvonalat a működési folyamatokhoz (gazdasági eseményekhez) kell hozzárendelni. Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a Hivatal tevékenységét jellemző összes folyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a Hivatal tevékenységére vonatkozó gazdasági eseményekről, műveletekről, a műveletekben részt vevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat.

3.3. A szervezeti és működési szabályzatban vagy annak mellékletében szabályozni kell a feladatellátásnak a költségvetési szerv kiadásait, bevételeit befolyásoló, a gazdálkodás előirányzatok keretei között tartását biztosító

– feltétel- és követelményrendszerét,

– folyamatát, kapcsolatrendszerét, továbbá

– a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárást és dokumentumai tartalmát.

Az ellenőrzési nyomvonal kialakítását megelőzően javasolt a költségvetési szerv/egység szervezeti és működési rendszerének áttekintése. A szervezeti felépítés értékeléséhez és a rendszer működésének feltárásához az alábbi dokumentumokat célszerű felhasználni:

– az adott költségvetési szervet alapító jogszabály, amelyben szabályozták az intézmény feladat körét,

– az adott költségvetési szerv Alapító Okirata, SZMSZ-e,

– a költségvetési szerv szervezeti egységeinek munkájára vonatkozó ügyrendek, valamint

– egyéb releváns belső szabályzatok (pl. gazdálkodási, közbeszerzési stb.) és dokumentumok, amelyek meghatározzák a szervezet felépítését, a belső szervezeti egységek alá- és fölérendeltségi viszonyait, tevékenységi és felelősségi körét.

Ezek a dokumentumok határozzák meg egy szervezet felépítését, a belső szervezeti egységek alá- és fölérendeltségi viszonyait, tevékenységi és felelősségi körének alapvető vonásait.

a) A tevékenység jogi alapjának meghatározása: azonosítani kell a nyomvonal tárgyát képező tevékenyég határait és magát a tevékenységet (a tevékenység célját és stratégiáját). Ennek meghatározásához (vagyis, hogy milyen keretben/rendszerben/alapon tevékenykedik az adott költségvetési szerv/egység), fel kell mérni a költségvetési szerv/egység alapító jogszabályokban és alapító irataiban található cél és stratégia meghatározását, amely definiálja az adott szervezet által végzett releváns tevékenységét.

b) A folyamatok azonosítása: a nyomvonal tárgyát képező tevékenységek definiálását követően szükséges az adott tevékenységek által lefedett releváns folyamatainak azonosítása.

Ez legegyszerűbben az adott tevékenységre irányuló, az egyes szervezeti egységekben elkülönülten jelentkező cselekedetek kapcsolódási pontjainak feltárásával tehető meg, ügyelve a nyomvonal tárgyára irányuló cselekedetek más folyamatoktól történő szigorú elválasztását. Alapul szolgáló dokumentumok: folyamatábrák, működési kézikönyvek, eljárásrendek stb.

c) A folyamatgazda megnevezése: a folyamatok azonosítása magával vonja az egyes folyamatok felelőseinek azonosítását is. A felelős lehet egy személy vagy egy szervezeti egység. Amennyiben az adott szervezet nem folyamatalapon szerveződik, a folyamatgazda lehet a folyamat indítója, az érintett költségvetési sor gazdája vagy a jogszabályban/belső szabályzatban/utasításban meghatározott felelős.

d) A folyamatok leírása a releváns folyamatok menetének, előrehaladásának részletes leírását, a folyamatok egymáshoz való viszonyának a felmérését (kapcsolódások, alá-, fölérendeltségi viszony, esetleg: folyamatcsoportok), valamint a folyamatoknak az előkészítési, lebonyolítási, beszámolási, illetve ellenőrzési szakaszokra történő elkülöníthetőségének a szempontja szerinti megvizsgálását jelenti. Ennek során fontos az egyes részfolyamatok közötti határok pontos kijelölése.

e) A folyamatok rangsorolása: az azonosított folyamatok egymáshoz való viszonyának, egymáshoz képesti prioritásainak meghatározása a működés esetleges hiányosságainak és a hatékony beavatkozás pontos helyének a nyomvonal által történő beazonosítása érdekében.

f) A végrehajtás felelősének megnevezése: a folyamatok végrehajtója eltérhet a folyamatgazdától, azonban a felelős mindig személy, és ő az, aki a feltárt esetleges hiányosságok esetén a leghatékonyabban avatkozhat be a javítás érdekében.

g) A szabályzatok összehangolása: ez egyrészt az ellenőrzési nyomvonal összeállításának egyik pozitív externális hatása, a működési folyamatok szabályozottságára azonban a nevesített ellenőrzési pontok szabályzatokban történő meghatározásával a nyomvonalak elkészítésének kiindulópontja is egyben. További pozitív hozadéka lehet az egyes szabályzatok deregulációja, az átfedések, felesleges szabályok felderítése és megszüntetése. Az egységes nyomvonal kialakításához ugyanis szükséges az adott folyamatra vonatkozó külső és belső szabályozás összehangolása, egységesítése. Ehhez közvetlenül kapcsolódik a felügyeleti szerv, a központ jogi alapon túli igényeinek illesztése is. Az eljárásrendek kidolgozása keretében meg kell tervezni és ki kell dolgozni azokat a szabványosított bizonylatokat, papír alapú és elektronikus dokumentumokat, amelyeken a munkafolyamat lebonyolítható és a belső kontrollok elvégzésének bizonyítékai írásos, vagy elektronikus formában előállíthatók, illetve megjeleníthetők. A bizonylatokat, dokumentumokat egységes rendszerbe illeszthető azonosító jelekkel, általában betű és számok kombinációjából álló kódokkal kell ellátni.

Az ellenőrzési pontok lehetnek:

– vezetői ellenőrzési pontok (pl.: rovancs, beszámoltatás)

– szervezeti ellenőrzési pontok (a hatáskörök, a felelősségi körök)

– jóváhagyási ellenőrzési pontok (jóváhagyási szintek, megelőző kontrollok)

– működési ellenőrzési pontok (egyeztetések, teljeskörűség-vizsgálat)

– hozzáférési ellenőrzési pontok (jelszavas védelem, beléptetési technikák)

– megszakítási ellenőrzési pontok (rendkívüli eseménynél követendő eljárás).

A FEUVE-rendszer az ellenőrzési pontok nevesítésével, kiemelt szerepének felismerésével valósítja meg az ellenőrzési automatizmusokat, majd ezek sorba rendezésével adja meg az ellenőrzési nyomvonalat.

Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége megmutatja a FEUVE-rendszer erősségeit, illetve gyengeségeit.

h) Tevékenységcsoportok kialakítása: az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál, modelljének felépítésénél alapkövetelmény olyan tevékenységcsoportok kialakítása, melyek több elemi tevékenységet belső összefüggéseikkel, kapcsolódási pontjaikkal képesek leírni. Ezek felméréséhez figyelembe kell venni az intézményrendszer többszintű működését, az egyes szintek feladat- és funkcióbeli sajátosságait, a szintek hierarchiájában végbemenő pénz-, illetve dokumentumáramlást, valamint az egyes szintek egymásra hatása esetén a két (vagy több) szereplő közötti elszámolás módját.

A tevékenységcsoportok kialakításánál ésszerű lehet az alábbi tagolás kialakítása (ahol indokolt):

– általános gazdasági tevékenységcsoport

= minden olyan tevékenység, amely egy költségvetési szerv gazdasági kereteit teremti meg,

– az adott költségvetési szervre vonatkozó napi operatív tevékenységek,

– a költségvetési szerven keresztüláramló pénzügyi transzferek elkülönítése.

i) Tevékenységsorrend meghatározása: a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalának kialakításánál a gazdasági események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat lehet az elsődleges szempont. A gazdasági esemény, folyamat meghatározása alapján kell a költségvetési szerv folyamatainak megfelelő ellenőrzési nyomvonalát (vagy szöveges leírását, vagy táblázatba foglalását, vagy folyamatábráját) kialakítani.

j) A tevékenységek (folyamatok) struktúrája: az ellenőrzési nyomvonalak elkészítése előtt gondoskodni kell a szerv működésének folyamatokra osztásáról, azaz, az adott költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat [tevékenységcsoportjait (pl. adminisztratív háttérfeladatok)] megfelelő módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká (pl. emberi erőforrással kapcsolatos feladatok) kell bontani, ha az átláthatóság indokolja, ezen belül is kisebb folyamatokra szükséges lehet bontani:

Pl.:

– Főfolyamat: (A; B; C; ...)

= Folyamat: (1; 2; 3; ...)

– Részfolyamat: {a; b; c; ...}

A tevékenységcsoportok kialakításánál célszerű az alábbi tagolás kialakítása:

– Előkészítési szakasz (műveletek, kontroll pontok)

– Lebonyolítási, végrehajtási szakasz (műveletek, kontroll pontok)

– Elszámolási, bevallási, beszámolási szakasz (műveletek, kontroll pontok)

A fő- és részfolyamatok meghatározásakor javasolt bevonni a belső ellenőrzéssel foglalkozó munkatársakat is. Csak a működést teljes egészében átfogó folyamatrendszert lehet alapul venni az ellenőrzési nyomvonalak kialakításánál. A költségvetési szerv tevékenységeinek folyamatokra osztásakor azonban ügyelni kell az egyes részfolyamatok optimális meghatározására is, arra, hogy a szervezet azonosított működési folyamatai ne legyenek túlzottan elaprózva. Az ellenőrzési nyomvonal és a működési folyamatok nem ugyanazt jelentik, nem egymás szinonimái, a nyomvonal elkészítése feltételezi, hogy a működési folyamatok már pontosan és teljes mértékben feltárásra kerüljenek az adott költségvetési szervnél.

A fentiek alapján összesíthetők a költségvetési szerv által végzett tevékenységek, valamint kiválaszthatók és jellemezhetők a legjellemzőbb tevékenységek és folyamatok.

3.4. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása

A Hivatal gazdasági tevékenysége tekintetében az alábbi folyamatokra vonatkozóan kötelező az ellenőrzési nyomvonal elkészítése:

Az Ámr. 145/B. § (1) bekezdésében használt fogalomhoz igazodva az ellenőrzési nyomvonal kialakítható a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási (végrehajtási), és ellenőrzési folyamataihoz igazodva.

A tervezés, végrehajtás és beszámolás:

A tervezési folyamatokkal kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal meghatározza a tervezéshez kapcsolódó, annak részeként definiálható főtevékenységeket, így például az alábbi kiemelt területeket:

– gazdasági program tervezése,

– költségvetési koncepció tervezése,

– a költségvetési szerv szakfeladatához kapcsolódó tervezés,

– költségvetési tervezés (pl.: kincstári és elemi költségvetés, igazgatási költségvetés tervezése).

A pénzügyi lebonyolítási (végrehajtási) folyamatokhoz kapcsolódó ellenőrzési nyomvonal meghatározza a végrehajtáshoz kapcsolódó főfolyamatok, tevékenységek megnevezését, így például az alábbi kiemelt területeket:

– beszerzések (beruházások, felújítások, belföldi és külföldi kiküldetések, egyéb áru-, illetve szolgáltatásbeszerzések) folyamatai – ideértve a közbeszerzéseket illetve a közbeszerzés hatálya alá nem tartozó beszerzéseket is.

– Személyi juttatások (foglalkoztatással kapcsolatos feladatok, rendszeres és nem rendszeres személyi juttatások, megbízásokkal kapcsolatos feladatok személyi előirányzat terhére vagy ún. számlás foglalkoztatás külső foglalkoztatás.

– Vagyongazdálkodással kapcsolatos feladatok (beruházáson és felújításon felül) – pl. eszközök hasznosítása, selejtezése.

– A költségvetési szerv által végzett tevékenység kifelé történő értékesítése (pl.: EU-projektek, szolgáltatásnyújtás).

– Szolgáltatási kiadások:

= kiküldetések (belföldi, külföldi)

= közüzemi, fenntartási kiadások havi rendszerességgel (energia, gáz, távhő, víz, csatorna, karbantartás)

= kommunikációs szolgáltatások

= reprezentáció (vezetői, konferencia, egyéb)

= egyéb szolgáltatások

4. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer

4.1. A táblarendszerben az egyes események, folyamatok leírásakor az alábbi információkat javasolt egységesen feltüntetni:

1. sorszám: a tevékenység nyomvonalon belüli sorszáma mely a tevékenységek sorrendiségére utal;

2. tevékenység/feladat: a tevékenység [egy komplex, több résztevékenységből álló cselekvéssorozat (pl. költségvetési javaslat elkészítése)], illetve feladat (a tevékenység elvégzéséhez szükséges résztevékenységek) pontos tárgya, tartalmának, céljainak teljes, formailag vázlatos leírása;

3. jogszabály, egyéb normatív rendelkezés: a tevékenység ellátása során irányadó jogszabályok, egyéb normatív rendelkezések (az állami irányítás egyéb jogi eszközeinek, illetve a szervezet belső irányítási eszközeinek) konkrét megnevezése, amelyeket az adott feladat elvégzése során kötelezően figyelembe kell vennie az előkészítésért, végrehajtásért felelős személynek;

4. előkészítés: az adott feladat, valamint a feladat elvégzéséhez szükséges intézkedés előkészítését, illetve a felelős elé kiadmányozás céljából történő felterjesztését végző szervezeti egység megnevezése;

5. kiinduló/alap dokumentum (input): a tevékenység bemenetét képező legfontosabb dokumentumok megnevezése. A dokumentumok lehetnek hagyományos, papír alapúak is, de lehetnek elektronikus formátumúak is (pl. floppy, adatbázis stb.). A táblázatban javasolt rögzíteni, hogy a dokumentum milyen formában készült, illetve lelhető fel;

6. keletkező dokumentum (output): a tevékenység során keletkező dokumentum, illetve adat – függetlenül annak megjelenési formájától –, amelyet a felelős rovatban megjelölt személy kiadmányoz, szignál, ellenjegyez, vagy a feladathoz tartozó „Jogszabály, egyéb normatív rendelkezés” rovatban feltüntetett normatív előírás szerint, egyéb módon jóváhagy. A keletkező dokumentumok egy következő tevékenység elvégzésének alapfeltételét jelenthetik. A keletkező dokumentumok lehetnek hagyományos, papír alapúak is, de lehetnek elektronikus formátumúak is (pl. floppy, adatbázis stb.) A táblázatban javasolt rögzíteni, hogy az output dokumentum milyen formában készült, illetve lelhető fel.

7. felelős/kötelezettségvállaló: a tevékenység ellátásáért (megszervezéséért, szabályszerű és hatékony elvégzéséért, valamint a keletkező dokumentum jóváhagyásáért, kiadásáért) felelős szervezeti egység vezetője, illetve a pénzügyi folyamat esetén a kötelezettségvállaló személye (ha több ilyen létezik, akkor utalás a belső jogi normára, amely ezt szabályozza);

8. határidő: a tevékenység elvégzésének pontos határideje, ismétlődő tevékenység esetén rendszeressége, más feladattól függő tevékenység esetén utalás a feltételt jelentő feladattal való viszonyára (ún. relatív határidő pl.: költségvetési tervezéssel egyidejűleg);

9. ellenőrzés/érvényesítés: az adott tevékenység előkészítésének, illetve végrehajtásának ellenőrzését (ha van ilyen) végző személy szervezeti egysége, beosztása, pénzügyi kifizetés esetén az érvényesítő szervezeti egysége beosztása; az ellenőrzési feladatok rövid, tömör megfogalmazása. Amennyiben a feladatokról a belső szabályzat külön rendelkezik, akkor utalás a szabályzat tartalmára.

10. utalványozás: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az utalványozó szervezeti egysége, beosztása;

11. kötelezettségvállalás ellenjegyzése: pénzügyi kifizetéssel járó tevékenység esetén az ellenjegyző szervezeti egysége, beosztása;

12. pénzügyi teljesítés: a pénzügyi teljesítéssel kapcsolatos bármilyen megjegyzés;

13. könyvvezetésben való megjelenés: a könyvviteli elszámolás sajátosságainak rövid leírása (pl.: a szervezetet azon számviteli nyilvántartásának megnevezése, amelyben a feladat végrehajtása során keletkezett adatot megjelenítik).

A táblarendszer további elemekkel is kiegészíthető, például:

– folyamat: a nyomvonal témájául szolgáló folyamat megnevezése, amelyet a táblázat szabályoz (a táblarendszer témája, ez elsődlegesen a táblázat fölé kerül);

– végrehajtó: az adott feladat végrehajtása során konkrét teendők ellátásáért felelős – összes érintett – személyek/szervezeti egységek megnevezése, illetve a végrehajtásban betöltött szerepük meghatározása;

– szerepkör: a tevékenység végrehajtásáért felelős személye munkakörének, végrehajtásban betöltött szerepének megnevezése;

– mintadokumentum: a feladatellátás során alkalmazható/használt mintadokumentumok jegyzéke (pl.: fejléces levélpapír, megbízás formanyomtatványa, selejtezési jegyzőkönyv stb.);

– dokumentum továbbítása: annak a szervezeti egységnek, illetve külső szervezetnek a megnevezése, amelynek a „Keletkező dokumentum” rovatban megjelölt dokumentumot a felelős jóváhagyása után továbbítani kell;

– folyamatgazda: azonos vagy különböző felügyeleti területekhez tartozó, de legalább két, vagy annál több szervezeti egység által elkészítendő intézkedésekből álló komplex feladat esetén az egyes részintézkedések összehangolásáért és az egységes intézkedési javaslat elkészítésével és a felelős elé terjesztésével megbízott személy megnevezése.

Egyetlen szervezeti egységet érintő feladat esetén a folyamatgazda megegyezik az intézkedés előkészítéséért felelős személlyel. (Amennyiben az előkészítő és a folyamatgazda nem ugyanaz a személy, az előkészítő az elkészített intézkedés tervezetének a. folyamatgazda elé terjesztéséért felel!).

A táblarendszer készülhet úgy is, hogy az ellenőrzés/érvényesítés, utalványozás, kötelezettségvállalás ellenjegyzése, pénzügyi teljesítés, könyvvezetésben való megjelenés rovatokba X-et tesznek attól függően, hogy az adott tevékenységhez kapcsolódóan történt-e ellenőrzés, utalványozás, pénzügyi teljesítés stb.

Azoknál az eseményeknél, folyamatoknál, ahol nem értelmezhető a fejléc valamennyi rovata csak az adott folyamatra vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovat üresen marad.

A táblarendszerben a költségvetési szervet érintő belső szabályzatokra, utasításokra, adatbázisokra, SZMSZ-re való hivatkozást, speciális jogszabályokat fontos feljegyezni, emellett az Áht.-ra és az Ámr.-re is szükséges hivatkozni ahhoz, hogy egységes, zárt rendszer lehessen kapni.

A táblázatok elkészítésénél célszerű és szükséges a szabályzatokra való hivatkozás a táblázatok egyes rovatain belül.

Hasznos a táblarendszer mellett feltüntetni az alábbiakat is:

– kockázat: az adott tevékenységhez kapcsolódó kockázati tényező megnevezése. A kockázat részletesebb bemutatására külön táblázatban kerülhet sor;

– ellenőrzési pont: a tevékenységhez kapcsolódó, folyamatba épített előzetes, utólagos, vezetői ellenőrzés végrehajtásának pontja;

– ellenőrzést végrehajtó: az ellenőrzés végrehajtásáért felelős személy (munkakörének) megnevezése.

4.2. Ellenőrzési nyomvonal folyamatábrás megközelítésben

Azoknál a folyamatoknál, ahol a táblázat elkészítése nem célszerű, a gazdasági események ellenőrzési nyomvonalát folyamatábrákkal javasolt kialakítani.

A folyamatábrákba foglalt ellenőrzési nyomvonalak a témájukat képező komplex tevékenységek főbb elemeinek részben szöveges, részben grafikus ábrázolásai. Az ellenőrzési nyomvonal ebben az esetben egy grafikusan megjelenített folyamatábra, amely tartalmazza a belső kontrollokat és mindazon dokumentumokat, amelyen a munkafolyamat egyes lépései lebonyolódnak. A folyamatábrák kialakítása az egyes folyamatok összefüggő gazdasági eseményekként való feltérképezése alapján történhet meg.

A folyamatábrák rendeltetése elsősorban a táblázatba foglalt ellenőrzési nyomvonalak kiegészítése, illetve a konkrét folyamatok könnyebb áttekinthetőségének és megértésének elősegítése, ezért a folyamatábrákat mindig ki kell egészíteni a gazdasági eseményeket magyarázó szöveges leírással.

A folyamatábrás megközelítés nagy előnye az, hogy benne egyértelműen megjeleníthetők a visszacsatolási pontok, a folyamatok; illetve könnyebben ábrázolható, mi a teendő egy észlelt hiányosság esetén. Azonban a folyamatábrás megközelítés esetében is hasznos megjeleníteni a folyamatgazdát, a tevékenység felelősét.

4.3. Nem minden esemény, folyamat esetében értelmezhető a 4.1. pontban felsorolt valamennyi információ, ezért adott folyamat esetében csak a folyamatra vonatkozó információkat kell feltüntetni.

4.4. A táblarendszerben a belső szabályzatokra, SZMSZ-re való hivatkozást, speciális jogszabályokat fontos feljegyezni, emellett az Áht.-ra és az Ámr.-re is szükséges hivatkozni.

IV. KOCKÁZATKEZELÉS

1. A kockázat, kockázatkezelés fogalma, a kockázatkezelés szabályozásának célja

Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 2004. január 1-jétől hatályba lépett új 145/C. §-a alapján a költségvetési szerv vezetője köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat.

1.1. A kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. A kockázat lehet:

– egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire,

– véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ,

– eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata, és

– ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző, illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásokból fakadó kockázat.

1.2. A kockázatkezelés célja, hogy a Hivatal a szervezet célkitűzéseire lényegi befolyással lévő kockázatokra válaszolni tudjon oly módon, hogy lehetőség szerint elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását.

1.3. A kockázatkezelés szabályozásának célja egyrészt a Hivatal kockázatkezelési eljárásának meghatározása (kockázat azonosítása, mérése, és kezelése) másrészt a kockázatok bekövetkezésének megelőzése.

2. A kockázatkezelés folyamata

2.1. A kockázatkezelés lépései

A kockázatok kezelése nem egy egyszerű lineáris tevékenység, sokkal inkább számos egymásba fonódó, egymásra ható elem megfelelő egyensúlyának megteremtését célzó ciklikus folyamat. A kockázatokat nem egymástól függetlenül, önmagukban kell kezelni, mivel hatással lehetnek egymásra, illetve egyik kockázat bekövetkezése eredményezheti további kockázatok megjelenését is. A hatékony kockázatkezelés éppen ezért egyszerre több kockázat párhuzamos kezelését kell, hogy jelentse.

A kockázatkezelés folyamata az alábbi 4 fő lépést tartalmazza:

I. A kockázatok azonosítása

II. A kockázatok értékelése

III. Kockázati reakciók

IV. Kockázatok felülvizsgálata

Ezek a lépések a való életben nem különülnek el élesen egymástól, hanem egybeolvadnak, átfedik egymást. A kockázatkezelés fent vázolt lépései mellett léteznek még olyan tényezők, illetve elemek, amelyek valamilyen módon beépülnek a folyamatba, és lényeges részének tekinthetők. Ezek a tényezők a következők:

a) Kommunikáció és tájékoztatás

b) A szervezet kapcsolatai

c) A szervezet környezete

2.2. A kockázatok hierarchiája

A szervezet felépítését és működését tekintve 3 jól elkülöníthető szinten (1. stratégiai szint, 2. program szint, 3. projekt és működési szint) jelentkezhetnek kockázatok Ezek nem kezelhetők külön-külön a többi szint figyelembevétele nélkül. A kockázatkezelés folyamata a stratégiai, program- és operatív szinteken összehangolva és egységesítve kell hogy működjön. Ilyen módon a kockázatkezelési stratégia a vezetői szintről kiindulva beépülhet a szervezet mindennapi tevékenységeibe.

2.3. Kockázatok azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása

2.3.1. A kockázatok azonosítása történhet a kockázat közvetlen felismerésével, kockázatvizsgálattal, illetve a kockázati önértékeléssel.

A kockázatvizsgálat keretében egy kifejezetten erre a célra alakult munkacsoport méri fel a szervezet összes tevékenységének kapcsolatát a fő célkitűzésekkel és meghatározza a kapcsolódó kockázatokat.

A kockázati önértékelés során – a szervezet valamennyi területén dolgozó munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. Ez lényegében két módon történhet: kérdőívek segítségével vagy tapasztalt munkamegbeszélések során.

2.3.2. Kockázatok folyamatgazdái

A kockázatkezelés akkor a leghatékonyabb, amikor a szervezeti vezető kijelöli az adott kockázatok folyamatgazdáit, általában saját felelősségkörükön belül. Ez gyakorlatilag azt jelenti, hogy az adott szervezet szervezeti egységeken belül, az egyes vezetői szintek felelnek a kockázatok felismeréséért, kezeléséért. A kockázatkezelési tevékenység feladat és hatáskörét, a szabályzat, a munkaköri leírások, egy szervezeti vezetői utasítás, eljárásrend tartalmazhatja.

A kockázat folyamatgazdáiból egy kockázatkezelő bizottságot is lehet alakítani, amelynek az a feladata, hogy beazonosítsa a szervezetet fenyegető legnagyobb kockázatok területeit, és meghatározza, hogyan reagáljon azokra a kockázatokra a szervezet.

A bizottság két helyen helyezkedhet el a szervezeti struktúrában: vagy a költségvetési szerv gazdasági szervezetének vezetője alá tartozik, számára készíti a jelentéseket, vagy ha a költségvetési szervezetben vezetői testület a fő irányító szervezet, annak albizottságaként működhet. Kockázatkezelő bizottság működtetése esetén a kockázatok folyamatgazdáiban tudatosítani kell, hogy a bizottságban való részvétel nem csökkenti a személyes felelősségüket.

Egy ilyen bizottság létrehozása esetén szükséges azonban mind a szervezet méretét, működési folyamatainak összetettségét, mind a bizottság létrehozásának és működtetésének esetlegesen felmerülő, közvetlen és közvetett költségeit egyaránt figyelembe venni.

2.3.3. Általános, a szervezet egészét érintő esetleges kockázatok típusai és folyamatgazdái

Kockázat	Kockázati esemény	Folyamatgazda
Gazdasági	Kamatlábváltozások, árfolyamváltozások, infláció negatív hatással lehetnek a tervekre.	Gazdasági főosztályvezető
Jogi és szabályozási	A jogszabályok és egyéb szabályok korlátozhatják a kívánt tevékenységek terjedelmét. A szabályozások nem megfelelő megkötéseket tartalmazhatnak.	Jogi, Igazgatási és Humánerőforrás főosztályvezető
Politikai	Egy kormányváltás megváltoztathatja a kitűzött célokat. Egy szervezet tevékenysége magára vonhatja a politika érdeklődését vagy kiválthat politikai reakciót.	Általános elnökhelyettes
Elemi csapások	Tűz, árvíz vagy egyéb elemi csapások hatással lehetnek a kívánt tevékenység elvégzésének képességére.	Biztonsági feladatokkal megbízott főosztályvezető
Költségvetési	A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. A források kezelése nem ellenőrizhető közvetlenül.	Gazdasági főosztályvezető
Csalás vagy lopás	Eszközvesztés. A források nem elegendőek a kívánt megelőző intézkedésre.	Gazdasági főosztályvezető
Biztosítási	Nem lehet a megfelelő biztosítást megszerezni elfogadható költségen. A biztosítás elmulasztása.	Gazdasági főosztályvezető
Tőkeberuházási	Nem megfelelő beruházási döntések meghozatala.	Gazdasági főosztályvezető
Felelősségvállalási	A szervezetre mások cselekedete negatív hatást gyakorol, és a szervezet jogosult kártérítést követelni.	Gazdasági főosztályvezető
Működés-stratégiai	Nem megfelelő stratégia követése. A stratégia elégtelen vagy pontatlan információra épül.	Elnöki titkárság vezetője
Működési	Elérhetetlen/megoldhatatlan célkitűzések. A célok csak részben valósulnak meg.	Általános elnökhelyettes, operatív elnökhelyettes
Információs	A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez.	Általános elnökhelyettes, operatív elnökhelyettes
Hírnév	A nyilvánosságban kialakult rossz hírnév negatív hatást fejthet ki.	Általános elnökhelyettes, külső kapcsolatokért felelős igazgató
Technológiai	A hatékonyság megtartása érdekében a technológia (eszközök) fejlesztésének/lecserélésének igénye. A technológiai üzemzavar megbéníthatja a szervezet működését.	Gazdasági főosztályvezető, operatív elnökhelyettes
(EU) Projekt	A megfelelő előzetes kockázatelemzés, hatástanulmány nélkül készült el a projekt-tervezet. A projektek nem teljesülnek a költségvetési vagy funkcionális határidőre.	Programfejlesztési és monitoring főosztályvezető
Biztonsági	A nem megfelelő biztonsági rendszer veszélyezteti az eszközök, illetve az adatok védelmét.	Biztonsági feladatokkal megbízott főosztályvezető
Személyzeti	A hatékony működést korlátozza, vagy teljesen ellehetetleníti a szükséges számú, megfelelő képesítésű személyi állomány hiánya.	Általános elnökhelyettes
Egészség- és munkavédelem	Ha az alkalmazottak jó közérzetének igénye elkerüli a figyelmet, a munkatársak nem tudják teljesíteni feladataikat.	Humánpolitikai vezető

A kockázat folyamatgazdáinak feladata, hogy beazonosítsák, felmérjék, értékeljék a szervezet egészét fenyegető kockázatokat és meghatározzák, hogyan reagáljon azokra a kockázatokra a szervezet. Amennyiben a Hivatal valamely munkatársa olyan információ birtokába jut, amely a Hivatal tevékenységére nézve kockázatot jelent és annak megoldása a szervezeti egység feladatkörében, illetve a szervezeti egység vezetője hatáskörében nem lehetséges, köteles arról a kockázat folyamatgazdáját értesíteni.

A szervezeti egységek vezetői a szervezeti egység munkatervének elkészítése során elkészítik a területük célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. Felmérik, mi jelenthet kockázatot és milyen mértékűt az adott területen, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni.

2.3.4. A kockázati térkép

A várható kockázatok teljes körének összegyűjtését követően, az egyes kockázatokat – azok valószínűsége és a szervezetre gyakorolt hatása alapján – térképen kell ábrázolni:

A kockázat bekövetke- zésének hatása a szervezetre	nagy
	közepes
	kicsi
		alacsony	közepes	magas
	A kockázat bekövetkezésének valószínűsége

2.4. Kockázatok értékelése

Amennyiben lehetőség van rá, törekedni kell a kockázati típusok számszaki értékelésére (pl. konkrét pénzügyi következmények). Az értékelés során meg kell határozni a kockázati kategóriák besorolási kereteit is (magas/közepes/alacsony kockázat).

Szükséges azonban a kockázati kategóriák besorolási kereteit is kialakítani (pl. magas/közepes/alacsony), amelyeknél hasznos figyelembe venni az alábbi szempontokat:

– Biztosítani kell, hogy az értékelés folyamata mind a kockázatok bekövetkezésének valószínűségét, mind azok hatását figyelembe vegye.

– Az értékelés eredményeit olyan módon kell rögzíteni, hogy az megkönnyítse a kockázati prioritások meghatározását és a kockázatok folyamatos nyomon követését.

Az értékelés során szét kell választani a még kezdeti, nem kezelt, és a beavatkozás után visszamaradt kockázatokat.

2.3.5. Eredendő és maradványkockázat

Az értékelés során már figyelemmel kell lennünk arra, hogy a kockázatokat hogyan dokumentáljuk, rögzítjük. A kockázatkezelés tulajdonképpen a kockázat bekövetkezésének valószínűségét, illetve a bekövetkezés esetén, annak a szervezetre gyakorolt hatását hivatott csökkenteni. Ebből az is kiderül, hogy a csökkentő intézkedések után is megmaradhat egy bizonyos szintű kockázat.

– Ennek tükrében az eredendő kockázat alatt a beazonosított, de még nem kezelt kockázatot értjük, amelyre a szervezet a megfelelő módon fog majd reagálni.

– A maradványkockázat ezzel szemben, a kockázat csökkentésére tett azonnali válaszlépések után még fennálló, olyan mértékű kockázati szint, ami lehetőség szerint, a szervezet kockázati tűréshatárán belül helyezkedik el. Azonnali lépések alatt a szervezeten belül működő belső kontrollt értjük.

2.6. Az elfogadható kockázati szint meghatározása

Alacsony kockázati szint esetén válaszintézkedésre nincs szükség. Közepes, illetve magas kockázati szint esetén ki kell dolgozni a kockázatkezelési stratégiát (intézkedési terv). Az intézkedési tervben javaslatot kell tenni a szervezet által követendő kockázati reakcióra, annak végrehajtására, a végrehajtásban részt vevők személyére.

A kockázati tűréshatár a kockázati kitettségnek azt a szintjét jelenti, ami felett a szervezet mindenképpen válaszintézkedést tesz a felmerülő kockázatokra. A kockázattűrő képesség meghatározása meglehetősen szubjektív, azonban a megfelelő kockázati stratégia kialakításának elengedhetetlen feltétele. Általában a kockázati tűréshatár meghatározását az alábbi tényezők befolyásolják adott szervezeten belül:

– Szervezeti kultúra.

– Menedzsment hozzáállása.

– Kapacitás.

– Technikai lehetőségek.

A megfelelő toleranciaszint kialakítása különböző nézőpontokból vizsgálható, annak függvényében, hogy a felmerült kockázat negatív, illetve pozitív hatású (ebben az esetben: lehetőség).

– Negatív hatás, fenyegetettség esetén a tűréshatár, a kockázatnak való kitettség azon mértékét jelenti, amely még elfogadható, tolerálható.

– Lehetőségek felmerülése esetén a tűréshatár azt fejezi ki, hogy maximum milyen mértékű kockázatot hajlandó elvállalni a szervezet a lehetőség kiaknázása érdekében.

Mindkét fenti esetben a kockázati tűréshatár a vezetőség által kijelölt olyan határértékeket fog jelenteni, amelyek egyértelműen meghatározzák a szervezet minden dolgozója számára, hogy maximálisan mekkora mértékű kockázatot vállalhatnak a szervezet egyes tevékenységei kapcsán.

2.4.6.1. Kockázati tűréshatár a különböző szervezeti szinteken

A kialakított kockázati tűréshatár azonban nem kötött, és a szervezet vezetésének megvan rá a lehetősége, hogy változtasson rajta a pillanatnyilag adott körülményektől függően. A szervezet egyes szintjei számára továbbá különböző toleranciaszintek meghatározása indokolt:

– Szervezeti szintű kockázati tűréshatár – az egész szervezetre vonatkozó összes kockázat mértékét figyelembe véve kerül kialakításra. A vezetés megítéli a kockázatoknak való kitettség elfogadható mértékét, és egy általános toleranciaszintet határoz meg a szervezet számára (költségvetési szervek esetén ez a minisztérium, önkormányzat stb. egészének működése során felmerülő kockázatokra vonatkozó kockázati tűréshatárt jelenti).

– Delegált kockázati tűréshatár – a szervezet egészére megállapított kockázati tűréshatárt alapul véve kerül meghatározásra, hogy az egyes szervezeti szinteken a kockázatok mekkora mértéke még elfogadható. Ennek következménye, hogy egy adott kockázat a magasabb szervezeti szinten kisebb fenyegetettséget fog jelenteni, mint az alacsonyabb szinteken (költségvetési szervek esetén ez a minisztérium, önkormányzat stb. egyes főosztályainak, részlegeinek feladat végrehajtása során felmerülő kockázatokra vonatkozó kockázati tűréshatárt jelenti).

– Projektkockázati tűréshatár – a szervezet nem mindennapi tevékenységéhez tartozó projektek esetén szükséges lehet, az ezekhez rendelt egyedi kockázati tűréshatár kialakítására. A projekt jellegétől, célkitűzésétől, illetve a megvalósítás időtartamától függően változhat a még elfogadhatónak ítélt kockázat mértéke (költségvetési szervek esetén ez például egy valamelyik operatív program keretén belül elnyert pályázati projekt végrehajtása során felmerülő kockázatokhoz rendelt kockázati tűréshatárt jelentheti).

2.7. Kockázatok átvétele

A delegált kockázati tűréshatár hatékony alkalmazása érdekében a szervezeten belül szükség van ún. átvételi folyamat működtetésére. Ez azt jelenti, hogy ha egy alacsonyabb szervezeti szinten jelentkező kockázat elér egy bizonyos határértéket, akkor annak kezelését egy magasabb szervezeti szint veszi át. Ez jelentheti azonnali válaszlépések megtételét, illetve az alacsonyabb szervezeti szint tűréshatárának kibővítését egyaránt.

2.8. Kockázati reakciók

A négy alapvető kockázatkezelési stratégia az alábbi lehet:

– kockázat átadása (biztosítás révén)

= Ebben az esetben a kockázat bekövetkezésének valószínűsége nem csökken, hatása nem változik, azonban a kockázatviselő személye módosul. Tipikus példa lehet rá a fedezeti ügylet, vagy biztosítás kötése, esetleg a művelet olyan partnernek történő átadása, aki felkészült a kockázat kezelésére.

A biztosítás megkötése esetén felmerül a kérdés, hogy a biztosítási összeg mit foglaljon magában, hiszen az egyszerű kármentesítés nem feltétlenül csökkenti az esemény bekövetkezése miatt történt esetleges reputációvesztést, míg a tevékenység átadásával esetleges lehetséges hasznokról is lemond a szervezet.

– kockázat elviselése (válaszintézkedés aránytalanul nagy költségei miatt)

= Ez előfordulhat akkor, ha a szervezet kialakult működési rendje olyan, hogy napi működése során minden beavatkozás nélkül automatikusan kezeli a felmerülő kockázatot, ezért nincs szükség külön beavatkozásra. Az is előfordulhat, hogy a szervezet azonosította és felmérte a kockázatot, de nincs lehetősége annak kezelésére (pl. technikai akadályokba, időkorlátba vagy anyagi korlátba ütközik).

Természetesen a kockázatkezelésnek ez a módja lehet tudatos vezetői döntés eredménye, amennyiben a kockázat elhárításának költsége magasabb az elhárításból eredő haszonnál. Válaszreakció helyett azonban ki lehet dolgozni egy tervet a kockázati tényező bekövetkezésének hatásai kezelésére.

– kockázat kezelése (célja a kockázatok elfogadható szintre való csökkentése)

= A legtöbb kockázat esetében ezt alkalmazzuk, mert kockázatos állami tevékenységek (folyamatok) legtöbb esetben nem szüntethetők meg és nem háríthatók át. A kockázat csökkentése általánosan a belső kontrollrendszer célja és feladata.

A kockázat csökkentése azt jelenti, hogy a kockázatkezelési mátrixban jobbról balra toljuk el az adott kockázati pont elhelyezkedését. Tehát a bekövetkezésének valószínűségét csökkentjük, miközben a bekövetkezéskor elért hatás nagysága nem változik.

A „4 szem elve” például hatékony módszer a kockázat csökkentésére. Segítségével a szervezet csökkentheti annak kockázatát, hogy például egy kifizetési bizonylaton történt elírásnak közvetlen anyagi következménye legyen, hiszen az elírásokat a bizonylatot ellenőrző személy nagy százalékban javítja. Ez a módszer nem szünteti meg teljesen a kockázatot, és bekövetkezés esetén a működésre gyakorolt hatást sem csökkenti, csak a bekövetkezés valószínűségét.

– Kihasználni a lehetőséget.

Ez a fentiekkel ellentétben nem egy alternatíva a kockázatok kezelésére, hanem sokkal inkább egy lehetőség, amelyet érdemes figyelembe venni akár elfogadjuk, áthárítjuk vagy kezeljük a kockázatot. Két aspektusa a kockázatmérséklés pozitív hatásainak kiaknázása és a kedvező körülmények kiaknázása. Például az újonnan felmerülő kockázatnak lehetnek szervezeti megújulási/új piaci lehetőséget feltáró mozzanatai.

– Kockázatos tevékenység befejezése.

Egyes kockázatok nem csökkenthetők elfogadható szintre, csak megszüntethetők az adott tevékenység megszüntetésével. Kormányzati szférában ez nagyon korlátozott lehetőség. A piaci szférában egy-egy üzletág bezárásához vezethet, ha annak várható profitja alatta marad a várható költségének (ez utóbbinak természetesen tartalmaznia kell a kockázatos esemény bekövetkezése miatti veszteséget a bekövetkezés valószínűségével súlyozva). Vannak azonban a piaci szférában is olyan tevékenységek, amelyek beszüntetése nem lehetséges, ekkor vizsgálandó, hogy a szervezet működése várhatóan finanszírozza-e az adott részegység szükséges veszteségét.

2.9. A kockázatkezelés módjai

Amennyiben a kockázat kezelésére kerül sor, az a további négy különböző típusú kontrolltevékenységen keresztül valósítható meg:

– Megelőző kontrollok.

Ezek a kontrollok korlátozzák egy nem kívánt következménnyel járó kockázat realizálódásának lehetőségét. A szervezeten belül működő belső kontrollok többsége ehhez a kategóriához tartozik. Példa lehet az ilyen jellegű kontrollra bizonyos feladatok szétválasztása (például az a személy, aki a számlák kifizetését hagyja jóvá különbözik attól, aki az árut vagy szolgáltatást megrendeli – ilyen módon megakadályozható, hogy valaki közpénzen saját hasznára tevékenykedjen) vagy egyes tevékenységek ellátására csak meghatározott személyek felhatalmazása (például megfelelően képzett, felkészített és ezáltal a sajtóval való kapcsolattartásra felhatalmazott személy kijelölése megelőzi a veszélyét annak, hogy nem megfelelő nyilatkozat jelenik meg a szervezetről a médiában).

– Korrekciós kontrollok.

Ezek a kontrollok a realizálódott, nem kívánt kockázat következményeit korrigálják, úgy, hogy kisegítő megoldást nyújtanak a kár vagy veszteség csökkentésére. Példa lehet rá olyan szerződési feltételek kikötése, amelyek védik a feleket esetleges veszteség esetén. Fontos eleme eshetőségi tervek kidolgozása, amellyel a szervezet működésének folytonosságát tudja biztosítani negatív hatásokkal, veszteséggel járó esemény bekövetkezése esetén.

– Iránymutató kontrollok.

Ezek a kontrollok egy bizonyos, kívánt következmény elérését biztosítják. Általában egy tevékenység vagy tevékenységcsoport konkrét lépéseit, időbeni ütemezésüket tartalmazzák. Hasznos lehet a szervezet korábbi, hasonló tevékenységekből nyert tapasztalatainak beépítése az ilyen jellegű kontrollokba, amely ugyancsak biztosítékként szolgálhat a kívánt cél eléréséhez. Példái lehetnek az eljárásrendek, vagy előírások, vezetői utasítások.

– Felderítő kontrollok

Ezek a kontrollok azt a célt szolgálják, hogy fényt derítsenek olyan esetekre, amikor nem kívánt események következtek be. Mivel csak az esemény bekövetkezése után fejtik ki hatásukat, ezért csak abban az esetben használhatók, amennyiben lehetőség van a kár vagy veszteség elfogadására. Példái lehetnek készletellenőrzések (voltak-e, engedély nélküli kivételezések), készletegyeztetések, (voltak-e engedély nélküli tranzakciók) vagy projektek megvalósításáról szóló áttekintések, monitoringjelentések (projektek tapasztalatai, amelyek a későbbiekben is felhasználhatók).

Bármelyik típusú kontrollt alkalmazza a szervezet, fontos, hogy az arányban legyen a kockázat mértékével. A legszélsőségesebb kockázatoktól eltekintve (úgy mint emberi élet veszélyeztetése) általában elég, ha a kontrollok egy ésszerű biztosítékot szolgáltatnak arra, hogy a kockázat mértékét a szervezet tűréshatárán belülre szorítják.

Minden kontrolltevékenységnek megvannak a maga költségei és lényeges, hogy ezek ne haladják meg a kockázat bekövetkezésének megakadályozásából származó haszon mértékét. A kontrollok célja sokkal inkább a kockázat mértékének visszaszorítása, mintsem teljes megszüntetése.

2.10. A kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról

Amennyiben a felismert kockázat közepes vagy magas kockázati kategóriába esik, a kockázat felméréséről, értékeléséről, javasolt kockázati reakcióról és annak várható hatásáról a vezetői értekezlet tagjait tájékoztatni kell. Nem szükséges kockázatkezelési stratégiát (intézkedési javaslatot) készíteni és a vezetői értekezlet elé terjeszteni abban az esetben, ha a felmerült kockázat kezelése jogszabály vagy belső szabályzat rendelkezése alapján vezetői hatáskörben végrehajtható.

2.11. Beépítés és felülvizsgálat

2.11.1. A kockázatok felülvizsgálatának céljai és kritériumai

Minthogy a kockázati környezet állandóan változik, a kockázatkezelési folyamat fontos tulajdonsága a folyamatos és rendszeres felülvizsgálat, amelynek alapvetően két célja van:

– A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában.

Fel kell mérni, hogy a korábban beazonosított kockázati tényezők még mindig fennállnak-e, esetleg merültek-e fel új kockázati tényezők, változott-e az egyes kockázatok bekövetkezésének valószínűsége, illetve szervezetre gyakorolt hatása. Ezek alapján szükség lehet új kockázati prioritások meghatározására, a szervezet kockázati tűrőképességének megváltoztatására.

– Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról.

Meg kell vizsgálni, hogy a szervezeten belül működő kontrolltevékenységek megfelelően tudják-e csökkenteni a felmerülő kockázatok hatását, bekövetkezésük valószínűségét, szükség van-e új kontroll tevékenységek bevezetésére, a meglévők kibővítésére, esetleg feleslegessé vált-e valamelyik.

A szervezeti egységek vezetőinek folyamatos feladata és felelőssége, hogy ellenőrizzék a szervezet, szervezeti egység kockázati környezete („profilja”) változott-e vagy sem.

Mivel a két fent említett cél különbözik egymástól, egyik sem helyettesítheti a másikat. Tulajdonképpen a kockázatkezelés első három lépésének megismétléséről van szó, amelyek közül egyik sem hagyható ki a hatékony kockázatkezelési rendszer működéséhez:

lépés	cél az újraértékelésnél
A kockázatok beazonosítása	A változások megfigyelése a szervezet kockázati profiljában
A kockázatok értékelése
A kockázatra adott reakciók	Megbizonyosodni a szervezeten belül működő kockázatkezelési folyamat hatékonyságáról

Ahhoz, hogy a felülvizsgálat folyamata biztosítani tudja a fent említett célok elérését, az alábbi kritériumok megvalósulása szükséges:

– A kockázatkezelés minden aspektusa legalább évente felülvizsgálatra kerüljön.

– Maguk a meghatározott kockázatok megfelelő gyakorisággal átértékelésre kerüljenek.

– Az újonnan jelentkező kockázatok, vagy az ismert kockázatok szintjének változása a megfelelő szintű vezetés tudomására jusson, hogy az intézkedhessen a kezelés módjáról.

A felülvizsgálat során kiemelt figyelmet kell fordítani továbbá a visszacsatolásra. Ez tulajdonképpen egy adott kockázattal kapcsolatban megszerzett korábbi tapasztalatok figyelembevételét jelenti. Ezek felhasználása, beépítése a felülvizsgálat alkalmával adott kockázati tényező ismételt megjelenése esetén tovább csökkenti a kockázat negatív hatását, az újbóli előfordulásának esélyét.

2.11.2. A kockázatok felülvizsgálatának eszközei és felelősei

A felülvizsgálat eszközei hasonlóak a kockázat beazonosításánál használhatókkal. Az egyik ilyen eljárás, a kockázati önértékelés, amely már a kockázatok beazonosításánál bemutatásra került, és a felülvizsgálat folyamatában is ugyanolyan eredményesen alkalmazható. Lehetőség van továbbá a kockázatmérséklésért és kontrolltevékenységekért egy adott területen felelős személy beszámoltatására. A felelős személyek jelentéseik alapjául felhasználhatják a kockázati önértékelést is. Az előírt ellenőrzési nyomvonal és a szabálytalanságok kezelésére vonatkozó belső szabályozások is ide sorolhatók, egyrészt mint a felülvizsgálat alanyai (megfelelőség, naprakészség), másrészt mint a felülvizsgálatban viszonyítási alapul jól felhasználható követelménygyűjtemények.

Minden költségvetési szervhez tartozik belső ellenőrzés. A belső ellenőrzési tevékenység egy igen fontos és független biztosíték a kockázatkezelési rendszer megfelelőségét illetően. Ezen felül belső tanácsadói funkciót is elláthat a szervezet vezetése felé a kockázatkezelési stratégia kialakítása során.

Egy adott szervezet, költségvetési szerv céljai hierarchikus rendszert alkotnak. Az egyes szervezeti egységek céljai szorosan kapcsolódnak a szervezet legfőbb célkitűzéseihez, abból levezethetők. A kockázatkezelés a szervezeten belül munkaköréhez, jogköréhez kapcsolódóan minden munkatárs feladata. A kockázatkezelés szempontjából elsődleges a tevékenység a megelőzés (a kockázati tényező megjelenésének elkerülése) ezért a kockázatkezelés nem időszakos feladat, hanem a mindennapi tevékenység része.

3. A kockázatkezelés alkalmazása

A kockázatkezelés alkalmazásának lényeges eleme megelőzés, a korai figyelmeztető mechanizmusok kialakítása és alkalmazása a meglévő folyamatokon, illetve vezetői információs rendszereken belül. A kockázatkezelés a vezetés gyakorlati eszközeként, a tervezés, döntés-előkészítés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető részeként a napi munkavégzés részét képezi. A vezetőknek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beágyazzák, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét.

A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal (szabályzatok) kialakítása. A szabályzatok a folyamatos kockázatelemzési tevékenység alapjául szolgálnak. A kockázatkezelési tapasztalatok alapján szabályzatokat folyamatosan aktualizálni kell.

4. A kockázatkezelés további tényezői

Ebben a részben azok az elemek kerülnek bemutatásra, amelyek fontos szerepet játszanak a kockázatkezelés folyamatában, azonban a folyamatnak nem részei. A hatékony kockázatkezeléshez azonban elengedhetetlen, hogy figyelembe vegyék, beépítsék őket, és teljeskörűen megvizsgálják, miként hatnak a szervezet kockázatkezelési stratégiájára, kockázati prioritásaira.

4.1. Kommunikáció és tájékoztatás

A kommunikáció és tájékoztatás nem egy különálló lépés a kockázatkezelés folyamatában, inkább egy az egészet végigkísérő és átható igen lényeges tényező, amelynek az alábbi aspektusai emelhetők ki:

– Már tulajdonképpen a kockázatok beazonosítása is a kommunikáción alapul. A megfelelő információs források felkutatása, kontaktok kialakítása és a velük folytatott hatékony kommunikáció nagyban megkönnyíthetik és felgyorsíthatják a kockázatok beazonosításának folyamatát.

– Fontos annak biztosítása, hogy a szervezeten belül mindenki saját felelősségi körére vonatkozóan megértse, hogy mi a szervezet kockázati stratégiája, mik a kockázati prioritásai, és hogy saját feladataik hogyan illeszkednek bele az egész folyamatba. Ha ez hiányzik, a kockázatkezelést nem lehet megfelelően és hatékonyan ellátni.

= Szükség van az egyes tevékenységek elvégzése során nyert tanulságok és információk kommunikálására azok felé, akik tanulhatnak belőle.

= A vezetés minden szintjének folyamatosan és aktívan biztosítékot kell keresnie és kapnia a hatáskörükbe tartózó kockázatok kezeléséről. Szükséges, hogy elegendő információ álljon rendelkezésükre, amely lehetővé teszi számukra, hogy a kockázat kezelésére megfelelő terveket dolgozzanak ki ott, ahol a maradvány kockázat mértéke nem megfelelő, illetve biztosítékot kapjanak a látszólag megfelelően kontrollált kockázatokról.

= A partner szervezetekkel folytatott kommunikáció szintén fontos, különösképpen, ha a szervezet nem csak szerződés alapján, hanem egy konkrét szolgáltatás nyújtásán keresztül függ a partnerétől. A felmerült kockázatok szervezetenkénti különböző értelmezése nagy problémákhoz vezethet – különösképpen akkor, ha nem megfelelő szintű kontroll végrehajtására kerül sor. Annak elmulasztása, hogy szervezet megbizonyosodjon arról, hogy a partner szervezet megfelelő intézkedéseket tett a kockázat kezelésére, egy harmadik féltől való függést eredményezhet, amelynél megeshet, hogy nem az elvárt módon fogja nyújtani az említett szolgáltatást.

= Fontos, hogy a szervezet, a tevékenységében érintett és érdekelt csoportok felé is kommunikáljon arról, hogy miként kezeli a kockázatokat. Ily módon biztosíthatja őket, hogy a szervezet képes azt nyújtani, amit elvárnak tőle, és egyúttal kezelheti ezen csoportok elvárásait is annak tükrében, amit a szervezet ténylegesen nyújtani képes. Ez különösképpen fontos olyan kockázatok esetében, amelyek a társadalmat vagy annak egy rétegét érintik, ahol is az, a kormányzat kockázatra adott válaszától nagymértékben függ.

4.2. A szervezet kapcsolatai

A szervezet kapcsolatain a vele kölcsönös függőségi viszonyban, szoros együttműködési kapcsolatban lévő más szervezetek értendők. A kapcsolat jellegéből adódóan, a szervezetek bizonyos területeken jelentős hatással lehetnek egymás tevékenységére, és ezen keresztül egymás kockázatkezelési folyamatára. Az alábbiakban néhány jellemző kapcsolat kerül bemutatásra:

– A kapcsolat egyik formája lehet, amikor a szervezet célkitűzéseinek teljesítése függeni fog vagy hatással lesz a másik célkitűzéseinek elérésére. Ebben az esetben bármelyik szervezetnél felmerült kockázat közvetlen hatással lesz a másikra, így elengedhetetlen, hogy hatékony együttműködést alakítsanak ki egymás között. Ezzel az együttműködéssel tulajdonképpen megkönnyítik egy összehangolt kockázatkezelési stratégia kialakítását, amely mindkettő számára lehetővé teszi, hogy elérjék kitűzött céljaikat.

– Sok költségvetési szervnek vannak felügyelt intézményeik, illetve tartoznak más felügyelete alá. Ilyen esetben a felügyeletet ellátó intézmény kockázati prioritásai hatással lesznek a felügyelt intézmény prioritásaira. A felügyeletet ellátó intézménynek viszont számba kell vennie a felügyelt intézmény kockázatkezelési tapasztalatait, amikor kialakítja saját kockázati prioritásait, stratégiáját. A rendszeres és nyílt kommunikáció a kétfajta szervezet között elengedhetetlen a közszolgálat hatékony ellátása érdekében.

– Szinte minden költségvetési szervnek vannak harmadik féllel kötött szerződéses kapcsolatai, amelyek a szervezet működéséhez elengedhetetlen termékek beszerzésétől kezdve a szolgáltatások nyújtásáig terjedhet. Míg néhány esetben, a harmadik féllel kötött szerződés egy bizonyos kockázat közvetlen áthárítására irányulhat. Ez magában foglalhat PPP-konstrukciót vagy néhány szolgáltatás kiszervezését, mint pl. a szervezet informatikai infrastruktúrájának kialakítását. Egy potenciális probléma lehet ilyenkor, ha a szervezet nagyban függ a szerződött féltől, viszont annak a szervezet csak egy kis partner. Fontos, hogy a szervezetek számításba vegyék ezeknek kapcsolatoknak a jelentőségét, és ennek megfelelően folytassanak kommunikációt a harmadik féllel, amikor a kockázati prioritásaikat meghatározzák.

4.3. A szervezet környezete

Ezek azokat a tényezőket jelentik általában, amelyeket a 2.3.3 pontban kockázati típusok táblázat külső kockázataiként definiáltunk. Jelenthetik olyan kockázat forrását, amit a szervezet nem tud kontrollálni, illetve korlátokat szabhatnak a szervezet számára bizonyos kockázatok kezelése tekintetében. Gyakran az egyetlen válasz az ilyen tényezőkből eredő problémákra, ún. eshetőségi tervek kidolgozása.

Fontos, hogy a szervezet figyelembe vegye tágabb értelemben vett környezetét és meghatározza, hogy az hogyan hat a kialakított kockázatkezelési stratégiájára. A környezet legfontosabb elemei:

– Főleg a törvények és szabályozások lehetnek hatással a kockázati környezetre. A szervezet számára fontos, hogy meghatározza, ezek milyen módon írnak elő számára követelményeket. Ezt tehetik úgy, hogy előírják mit tegyen, illetve úgy, hogy korlátozzák a tevékenységét bizonyos területeken. Például annak a kockázatnak a kezelése, amely a nem megfelelően dolgozó munkatársakra irányul, a munka törvénykönyvébe ütköző lehet.

– Egy másik fontos része a környezetnek a hazai, illetve nemzetközi gazdasági helyzet. Ez általában a legtöbb szervezet számára adott, azonban befolyásolja azokat a piacokat, amelyeken a szervezet árut vagy szolgáltatást vesz, illetve elad. Például a gazdasági helyzet befolyásolhatja a munkaerőpiac helyzetét, és ezáltal a szervezet nem képes hozzájutni egy bizonyos képzettséggel rendelkező munkaerőhöz.

– Különösképpen fontos tényező a költségvetési szervek számára maga a kormány. Fő vonalakban a költségvetési intézmények a kormány és miniszterei által meghozott döntéseket hajtják végre. A kockázatkezelés egy speciális területe lehet, ahol a minisztereket kell ellátni kockázatokon alapuló tanácsokkal. A szervezet továbbá korlátozva lehet a meghatározó politikai irányelvek által, hogy milyen kockázatot vállalhat, illetve utasíthat el.

– A szervezetet szintén korlátozzák a tevékenységében érdekelt és érintett csoportok elvárásai. Kockázatkezelési stratégiák, amelyek megfelelőnek tűnnek, és hatékonynak, lehet, hogy valamilyen szempontból nem elfogadhatóak ezen csoportok által. A költségvetési szervek számára ez rendkívül fontos az állampolgárokkal való kapcsolattartásban. Bizonyos tevékenységek hatékonyak lehetnek egy kockázat kezelésre, azonban olyan következményekkel járhatnak, amelyek az állampolgárok számára elfogadhatatlanok.

V. SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSE

1. Szabálytalanság, szabálytalanság kezelésének fogalma

1.1. Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 145/A. § (5) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv vezetőjének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani.

A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, illetve a fegyelmi, büntető-, szabálysértési, illetve kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely gazdasági eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben stb. előfordulhat.

1.2. A szabálytalanság alapesetei lehetnek:

– a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.)

– a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból stb. származó szabálytalanság)

A szabálytalanság lehet továbbá

1. egyedi

2. rendszeresen ismétlődő

1.3. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan minden szervezeti egység vezetőjének felelőssége, hogy:

– a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön a szervezet,

– a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan figyelemmel kísérje,

– szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanság korrigálásra kerüljön annak a mértéknek megfelelően, amilyen mértéket képviselt a szabálytalanság.

1.4. A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy:

– hozzájáruljon a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások sérülésének, megszegésének, szabálytalanság kialakulásának megakadályozásához (megelőzés),

– keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön; a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen,

– a szabálytalansággal érintett területeken szerzett tapasztalatok beépítésre kerüljenek a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési (a továbbiakban: FEUVE) rendszerbe.

1.5. A szabálytalanságok kezelése (az eljárási rend kialakítása, a szükséges intézkedések meghozatala, a kapcsolódó nyomon követés, a keletkezett iratanyagok elkülönített nyilvántartása) a költségvetési szerv vezetőjének a feladata, amely feladatot a költségvetési szerv vezetője a költségvetési szervben kialakított munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire vagy szabálytalansági felelősre, illetve egyes esetekben akár szabálytalansági felelős csoportra ruházhat át. A szabálytalanságok kezelésével kapcsolatos hatásköröket a költségvetési szerv vezetője az SZMSZ mellékletét képező szabálytalanságkezelési eljárásban ruházhatja át.

2. A szabálytalanságok megelőzése

2.1. A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása szervezeti struktúrában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán keresztül valósul meg. A költségvetési szervek munkavállalóinak, vezetőinek konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a SZMSZ, az ügyrendek, felső szabályzatok, munkaköri leírások szabályozzák, a közszolgálati, közalkalmazotti jogviszonyból, illetve munkaviszonyból származó kötelezettségeiket a jogszabályoknak megfelelően kell teljesíteniük.

A Hivatal vezetői, munkavállalói felelősek a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért, az alapító okiratban előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, a költségvetési szerv gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi számviteli rendért, a folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért.

A Hivatal az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a FEUVE-rendszerének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről.

3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE-rendszerben

A szabálytalanságok észlelése a folyamatban a FEUVE-rendszerben történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt.

3.1. Amennyiben a szabálytalanságot a szervezeti egység valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni a szervezeti egység vezetőjét. Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, a munkatársnak a vezető felettesét, annak érintettsége esetén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (Írásos értesítést a külön szabályzatokban lefektetett esetekben szükséges tenni.) Valamennyi felettes és a költségvetési szerv vezetőjének érintettsége esetén közvetlenül a felügyeleti szerv vezetőjét kell értesíteni.

Amennyiben az értesített személy megalapozottnak találja a szabálytalanságot, úgy erről értesíti a költségvetési szerv vezetőjét. A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

A költségvetési szerv vezetőjének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról.

A szabálytalanság jelentésekor ki kell térni arra, hogy:

– mi a szabálytalanság pontos tartalma;

– milyen normától való eltérésről van szó;

– elévülési időn belül észlelték-e a szabálytalanságot;

– a szabálytalanság mely területet érinti;

– van-e enyhítő körülmény (pl. a határidő túllépését váratlan, elháríthatatlan külső akadály fellépése okozta, a hibás elszámolást informatikai hiba okozta stb.);

– a szabálytalanság gyanúja dokumentumokon alapuló vagy helyszíni ellenőrzés következtében merült fel;

– korrigálható-e a szabálytalanság;

– pénzbeli juttatást érintő szabálytalanság esetén van-e reális lehetőség a visszakövetelésre – amennyiben igen, megtörténtek-e az ahhoz szükséges intézkedések;

– amennyiben kártérítési igény merül fel, foganatosították-e az ahhoz szükséges intézkedéseket.

Amennyiben nem a folyamatba épített ellenőrzés során észlelnek egy szabálytalanságot, azt is meg kell vizsgálni, hogy a folyamatba épített ellenőrzés miért nem tárta fel a hiányosságot. Ennek oka lehet pl. a kontrolltevékenységek nem megfelelő szervezése, végrehajtásának hiányossága; emberi mulasztás; rendszerhiba; előírások be nem tartása stb.

3.2. Amennyiben a szabálytalanságot a Hivatal elnöke illetve a szervezeti egységek vezetői észlelik, a feladat-, hatáskör és felelősségi rendnek megfelelően kötelesek intézkedést hozni a szabálytalanság korrigálására, megszüntetésére.

3.3. Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szerv érintett szervezeti egységének tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, és az intézkedési tervet végre kell hajtania. Az intézkedési terv végrehajtását az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője az általa éves bontásban vezetett nyilvántartás segítségével követi nyomon.

Egy szabálytalanság belső ellenőrzés által történő feltárásakor külön kell vizsgálni az alábbiakat:

– miért nem tárta fel a FEUVE-rendszer a szabálytalanságot és az azt lehetővé tevő tényezőket;

– amennyiben a FEUVE-rendszer feltárta a szabálytalanságot vagy az azt lehetővé tevő tényezőket, az érintett szervezeti egység vezetője miért nem tette meg a megelőzéshez, illetve a káros következmények csökkentéséhez szükséges intézkedéseket;

– ha a szükséges intézkedéseket megtette a vezető, miért nem érte el a kívánt hatást;

– volt-e korábban olyan vizsgálat, amelynek fel kellett volna tárnia a szabálytalanságot.

– A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosság gyanúja esetén az ellenőrző szervezet működését szabályozó törvény, rendelet alapján jár el (pl. ÁSZ-, az EU-ellenőrzést gyakorló szervei stb.). A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján a Hivatal intézkedési tervet dolgoz ki, és az intézkedési tervet végrehajtja.

3.5. Egyéb külső személy észleli a szabálytalanságot

Amennyiben egyéb külső személy (pl. szerződéses ügyfél, társszervezet vagy ügyfél) jelzi a szabálytalanságot, a szervezeti egység vezetőjének a bejelentést érdemben kell megvizsgálnia. Ezekben az esetekben javasolt (a szabálytalanság kivizsgálásának eredményétől függően) írásban visszaigazolást tenni az észlelő személy felé (amennyiben személye ismert). Egyebekben az eljárás megegyezik a költségvetési szerv munkatársa által észlelt szabálytalansági eljárással.

4. A szabálytalansági vizsgálat lefolytatása

A költségvetési szerv vezetője dönt a szabálytalanság kivizsgálásáról, illetve annak formájáról, valamint szükség esetén a szakértői csoport tagjairól.

A költségvetési szerv vezetője illetékesség vagy hatáskör hiányában dönt a szabálytalansági gyanú kivizsgálására vonatkozó javaslat és a kapcsolódó dokumentumoknak az érintett szervezet részére történő átadásáról.

A költségvetési szerv vezetője a vizsgálatban való részvételre munkatársakat kérhet fel. A döntés meghozatalának megkönnyítése érdekében bizottság hozható létre a szervezet folyamatait jól ismerő vezetőkből vagy szakértőkből. Indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A szakértő írásbeli nyilatkozatot tesz, hogy a bizottság munkájában való részvétele nem ütközik összeférhetetlenségi akadályba.

A jogkövetkezményekről való döntés nem kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a szervezeti egység vezetőjének, a többi esetben az intézmény vezetőjének kötelezettsége.

A szabálytalansági felelős a döntések meghozatalában nem vehet részt.

A szabálytalansági vizsgálat maximális időtartamát a belső szabályzatban rögzíteni kell. Amennyiben a rendelkezésre álló határidő kevésnek bizonyul, a vizsgálatot folytatónak ezt a tényt – az indok és a javasolt határidő feltüntetésével – jeleznie kell az intézmény vezetője felé.

A vizsgálat eredménye lehet:

– annak megállapítása, hogy nem történt szabálytalanság, valamint a szabálytalansági eljárás intézkedés nélküli megszüntetése (pl. hibás észlelés, jelentéktelen szabálytalanság stb.),

– szabálytalanság megtörténtét megállapító és intézkedést elrendelő döntés,

– további vizsgálat elrendelése – erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

A vizsgálatot folytatók intézkedési javaslatot dolgoznak ki a költségvetési szerv vezetője számára a hasonló szabálytalanságok elkerülése érdekében.

5. A szabálytalanság észlelését követő intézkedések, eljárások megindítása

5.1. A szabálytalanság észlelését követő intézkedések végrehajtásáért elsősorban annak a szervezeti egységnek a vezetője felelős, ahol a szabálytalanság felmerült.

5.2. Bizonyos esetekben (pl. büntető- vagy szabálysértési ügyekben) a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa.

5.3. Más esetekben (pl. fegyelmi ügyekben) a Hivatal elnöke vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre többnyire akkor kerül sor, ha a szabálytalanság megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez és/vagy a hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához nem elég a rendelkezésre álló információ.

5.4. Kiemelt jelentőségű szabálytalanság esetén a minősítésre vonatkozó végső döntés meghozatala és az intézkedések foganatosításának megindítása a költségvetési szerv vezetőjének, illetve a belső szabályozástól függően az egyes területi egységeknél munkáltatói joggal felruházott vezetők hatáskörébe tartozik.

Intézményen belüli szabálytalanság esetén a kárt okozó munkavállaló köteles az okozott kárt megtéríteni. A kártérítési kötelezettséget az érintett szervezeti egység vezetője valamennyi feltétel és körülmény mérlegelése után a jogszabályokban előírt korlátok közt korlátlan mértékben csökkentheti. A mérlegelési jogkör alól kivételt jelentenek a büntetőeljárás megindítására okot adó cselekmények, mivel azok vonatkozásában az eljárás megindítása kötelező, valamint a kiemelt jelentőségű szabálytalanságok, mert ott nem csökkenthető a kártérítési kötelezettség.

Az intézmény vezetőjének mérlegelési jogkörébe tartozó jogkövetkezmények:

– kártérítési eljárás,

– fegyelmi eljárás,

– szabálysértési eljárás,

– pénzbeli juttatások további felfüggesztése – ha a belső szabályozók másként nem rendelkeznek.

A mérlegelési jogkör a belső szabályzatban az érintett területi egység vezetőjére, pénzbeli juttatás felfüggesztése esetén a szervezeti egység vezetőjére átruházható.

6. A Hivatal vezetőinek feladatai a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyomon követése során:

– nyomon követik az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntések, illetve a megindított eljárások helyzetét;

– figyelemmel kísérik az általuk és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását;

– a feltárt szabálytalanság típusa alapján a további szabálytalanságlehetőségeket beazonosítják, (a hasonló projektek, témák, kockázatok meghatározása) információt szolgáltat a belső ellenőrzés számára, elősegítve annak folyamatban lévő ellenőrzéseit, az ellenőrzési környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre való nagyobb rálátást;

– értékeli a megtett intézkedések hatását és hatékonyságát.

7. A Hivatal vezetőinek feladatai a szabálytalansággal kapcsolatos eljárás (intézkedés) nyilvántartása során:

– a szabálytalanságokkal kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és pontos vezetéséről gondoskodnak;

– egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban iktatni kell a kapcsolódó írásos dokumentumokat;

– nyilván tartják a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket;

– a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi a Nemzeti Fejlesztési Terv operatív programjai, az EQUAL Közösségi Kezdeményezés program és a Kohéziós Alap projektek támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII., valamint a 2007–2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet VIII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat.

A belső ellenőrzés a szabálytalanságokhoz kapcsolódó írásos dokumentumait egy elkülönített, a szabálytalanságokkal kapcsolatos nyilvántartásban naprakészen és pontosan vezeti, nyilvántartva a megtett intézkedéseket és az azokhoz kapcsolódó határidőket.

A nyilvántartás a tárgyévet követő évre vonatkozó ellenőrzési terv elkészítéséhez szükséges kockázatelemzés alapjául is szolgáló információkat tartalmazza:

a) a szabálytalanság típusát (büntető-, szabálysértési, fegyelmi vagy kártérítési eljárásra okot adó),

b) a szabálytalanság rövid leírását,

c) a kapcsolódó lezárult eljárás eredményét,

d) az érintettek számát, beosztását,

e) az esetleges kár mértékét,

f) a szabálytalanság kezelése érdekében tett intézkedések leírását.

8. Jelentési kötelezettségek

A belső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján az ellenőrzöttnek intézkedési tervet kell készítenie. [Jogszabály: a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 29. §.]

A költségvetési szerv vezetőjének az éves ellenőrzési jelentésben számot ad a belső ellenőrzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosításáról, az intézkedési tervek megvalósításáról, az ellenőrzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatairól, az ellenőrzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. [Jogszabály: a 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet 31. § (3) b), ba), bb) pontok.]

A külső ellenőrzés által végzett ellenőrzések ellenőrzési jelentései alapján is intézkedési tervet kell készítenie az ellenőrzött szervnek és tájékoztatnia kell a költségvetési szerv vezetőjét.

A belső és külső ellenőrzési jelentés megállapításai, javaslatai alapján végrehajtott intézkedésekről, a végre nem hajtott intézkedésekről és azok indokáról az ellenőrzött szerv, illetve szervezeti egység vezetője évente beszámolót készít.

9. Büntető, szabálysértési, kártérítési, fegyelmi és felelősségi eljárás

9.1. A Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény 10. § (1) bekezdése szerint bűncselekmény az a szándékosan vagy – ha a törvény a gondatlan elkövetést is bünteti – gondatlanságból elkövetett cselekmény, amely veszélyes a társadalomra, és amelyre a törvény büntetés kiszabását rendeli. A büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény (a továbbiakban: Be.) 6. § (1) bekezdése kimondja, hogy a bíróságnak, az ügyésznek és a nyomozó hatóságnak kötelessége a törvényben foglalt feltételek megléte esetén büntetőeljárást megindítani. A Be. 171. § (2) bekezdése előírja, hogy a hivatalos személy köteles a hatáskörében tudomására jutott bűncselekményt feljelenteni. A feljelentést rendszerint az ügyészségnél vagy a nyomozati hatóságnál kell megtenni.

9.2. A szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény 1. § (1) szerint szabálysértés az a jogellenes, tevékenységben vagy mulasztásban megnyilvánuló cselekmény, melyet törvény, kormányrendelet vagy önkormányzati rendelet szabálysértésnek nyilvánít, s amelynek elkövetőit az e törvényben meghatározott joghátrány fenyeget. A törvény második része foglalkozik részletesen a szabálysértési eljárással, a 82. § (1) bekezdése kimondja, hogy szabálysértési eljárás feljelentés, illetőleg a szabálysértési hatóság részéről eljáró személy észlelése vagy tudomása alapján indulhat meg.

9.3. A Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 339. § (1) bekezdése kimondja, hogy aki másnak jogellenesen kárt okoz, köteles azt megtéríteni. Mentesül a felelősség alól, ha bizonyítja, hogy úgy járt el, ahogy az adott helyzetben általában elvárható. A kártérítési eljárás megindítására a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény rendelkezései (elsősorban a XXIII. fejezet, a munkaviszonyból és a munkaviszony jellegű jogviszonyból származó perek) az irányadók. Kártérítési felelősség tekintetében irányadók továbbá a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény (Mt.), a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény (Ktv.), a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény (Kjt.), valamint a hivatalos állományúak jogviszonyáról szóló 1996. évi XLIII. törvény megfelelő rendelkezései.

9.4. Fegyelmi eljárás, illetve felelősség tekintetében az Mt., a Ktv., illetve a Kjt. megfelelő rendelkezései az irányadók.

Néhány példa a szabálytalanságfajtákra (nem taxatív, példajellegű felsorolás)

Szabálytalanság fajtája	Példa a szabálytalanságfajtára
Szabályozottságbeli	– az egyes területek tevékenységére vonatkozó szabályzatok hiánya, illetve azok aktualizálásának vagy testreszabásának elmaradása;
Lebonyolítással kapcsolatos	– a feladatok elvégzésének elmaradása, nem előírásszerű ellátása;
	– az előírt határidők be nem tartása;
	– pénzbeli juttatásoknál a juttatás rendeltetéseként a szabályozásban rögzített céloktól való eltérés;
	– uniós támogatásoknál a közösségi politikák (esélyegyenlőség, környezet-
	védelem) figyelmen kívül hagyása;
Pénzügyi	– pénztárban jelentkező pénztárhiány,
	– jogtalan kifizetések (pl. előirányzat nélküli vagy azt meghaladó elszámolás, jogalap nélküli pénzbeli juttatás folyósítása);
	– a szabályozásban meghatározottat meghaladó összeg kifizetése, folyósítása;
	– a szabályozásban foglalt feltételeknek meg nem felelő elszámolások befogadása;
Számviteli	– a szabályozásban előírtaknak megfelelő számvitel vezetésének elmulasztása;
	– olyan számvitel vezetése, amelyből a pénzmozgás, a pénzbeli juttatások tényleges felhasználása vagy a bevételek forrása a bizonylatok alapján nem vagy csak nehezen követhető;
Irányítási-vezetési	– az ellenőrzési nyomvonal kidolgozásának vagy a FEUVE – azon belül a kontrollfunkciók – kialakításának, aktualizálásának elmulasztása vagy nem megfelelő működtetésük;
	– az egymással összeférhetetlen funkciók szervezeti és funkcionális szétválasztásának elmaradása;
	– a beszámoltatási rendszer működtetésében jelentkező hiányosságok;
Informatikai	– az informatikai rendszer hiányosságai (pl. egyes modulok vagy bizonyos kontrollpontok és kontrollfunkciók hiánya, a hozzáférés nem megfelelő korlátozása), azok kihasználása;
	– adatbevitel, illetve adatmódosítás nyomon követhetőségének hiánya, pontatlansága;
	– az adatkezelésre, adatvédelemre vonatkozó szabályok megsértése;
	– számítástechnikai rendszerhiba miatt bekövetkező szabálytalanságok, azokon belül kiemelten a túlfizetések, hibás levonások;
	– késve vagy egyáltalán el nem készített szoftverek;
	– a programrendszer szabályozás szerinti működésének ki nem alakítása, a működtetés elmaradása vagy hiányos jellege;
	– az ügyviteli folyamatokat, valamint a szakmai és informatikai hibajavításokat érintő programmódosítások végrehajtásának elmaradása vagy késedelmes teljesítése;
Dokumentációs, nyilvántartásbeli	– nem megfelelő, nem megfelelően vezetett vagy nem a kellő tartalmú (az utólagos reprodukálást lehetővé nem tevő), a nyomon követést és a vezetői ellenőrzést nem vagy nem kellően segítő, vagy nem az előírások szerint részletezett, illetve szervezetileg vagy helyileg szétszórt, ezért nehezen követhető nyilvántartás, dokumentáció
Adminisztratív jellegű	– számszaki hibák;
	– indokolatlan késedelem a szakmai feladatok vagy a kifizetések teljesítésekor;
	– adatok téves megállapítása (pl. hibás besorolás, az ügyintézőnek felróható okból tévesen levont adók, járulékok);
	– pontatlan, valótlan, bizonylatokkal nem kellően alátámasztott adatok bevitele az informatikai nyilvántartási rendszerbe;
	– az adatbevitel késve történő végrehajtása vagy elmaradása;
	– bizonylatok, megállapodások, szerződések módosítása annak megfelelő dokumentálása (pl. a javítások leszignálása) nélkül;
	– bizonylatok visszadátumozása;
	– az egyes bizonylatok tartalma közötti vagy azokon belüli ellentmondások;
Közbeszerzéssel kapcsolatos	– a közbeszerzésre vonatkozó szabályok megsértése;
	– hibás előkészítés;
	– a pályáztatás elhagyása vagy nem a tényleges érték szerinti megoldásnak megfelelő lebonyolítása;
	– egyenlő elbánás elvének megsértése (pl. szállítóspecifikus feltételek kiírása);
	– megfelelő dokumentálás elhanyagolása
Ellenőrzéssel összefüggő	– a feltárt hiányosságok illetékesek felé történő továbbításának elmaradása;
	– kötelező ellenőrzési tevékenységek elhanyagolása
	– elfogultság
	– vonatkozó szabályok megsértése
	– a kockázatelemzésen alapuló mintavételezés elhagyása
	– ellenőrzési tervtől való engedély nélküli eltérés
	– belső ellenőrzési kézikönyv figyelmen kívül hagyása
	– függetlenség csökkenése irányába ható bármely tevékenység
	– intézkedések nyomon követésének (monitoringjának) elmaradása
Monitoringgal összefüggő	– kötelező monitoringtevékenységek elhanyagolása;
	– elfogultság
Összeférhetetlenséggel kapcsolatos	– összeférhetetlenségi szabályok megsértése;
	– szabályozás szerint kötelezően szétválasztandó munkakörök, funkciók elkülönítésének elmulasztása;
Titoktartással kapcsolatos	– az állam- és szolgálati titkok kezelésére vonatkozó szabályok megsértése;
	– a számítástechnikai rendszerrel össze nem függő adatkezelési és adatvédelemmel kapcsolatos szabálytalanságok;
Tájékoztatással kapcsolatos	a) szabályozásban foglalt jelentéstételi, információadási kötelezettség vagy az arra előírt határidők be nem tartása;
	b) a jelentésekben nem a valós helyzetet tükröző tények, adatok vagy mutatók szerepeltetése.

IV. EGYÉB

Jogszabályi, szabályozási háttér

1. az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény;

2. az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet;

3. a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26.) Korm. rendelet;

4. a Büntető Törvénykönyvről szóló 1978. évi IV. törvény;

5. a büntetőeljárásról szóló 1998. évi XIX. törvény;

6. a szabálysértésekről szóló 1999. évi LXIX. törvény;

7. a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény;

8. a polgári perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvény;

9. a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény;

10. a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény;

11. a közalkalmazottak jogállásáról szóló 1992. évi XXXIII. törvény

12. az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet

13. a Nemzeti Kutatási és Technológiai Hivatalról szóló 216/2003. (XII. 11.) Korm. rendelet

14. a Kutatási és Technológiai Innovációs Alapról szóló 2003. évi XC. törvény (Alapról szóló törvény),

15. a Kutatási és Technológiai Innovációs Alap kezeléséről és felhasználásáról szóló 133/2004. (IV. 29.) Korm. rendelet

16. a Hivatal belső szabályzatai

17. PM FEUVE-útmutató (elérhető: www.pm.gov.hu/ Ellenőrzési rendszer / Folyamatba épített előzetes és utólagos ellenőrzés (FEUVE)

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek