27/2008. (HÉ 48.) NFGM utasítás

1. § Az utasítás alkalmazási köre az NFGM Igazgatás költségvetésén belül, illetve az NFGM fejezeti kezelésű előirányzataiból finanszírozott a minisztérium szakmai munkáját megalapozó döntés-előkészítő, értékelő, illetve egyéb módon a minisztérium céljait szolgáló írásművek (a továbbiakban együtt: tanulmányok) beszerzésének előkészítésére, teljesítésére, nyilvántartására, valamint hasznosításának dokumentálására terjed ki.

2. § (1) A Miniszteri Kabinet (a továbbiakban: MK) minden év április hónapjának végéig [az NFGM Igazgatás részletes költségvetésének ismeretében, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló 13/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás 3. sz. melléklete szerinti közbeszerzési tervlapok begyűjtését követően] előterjesztést készít a stratégiai és monitoringértekezlet számára a minisztérium által az adott évben beszerezni javasolt tanulmányokról és azok tervezett finanszírozásáról. Ehhez a szakmai kezelő szervezeti egységek (a továbbiakban: témagazda) kötelesek a Közbeszerzési Főosztály felkérésére szakmai indoklással, a várható költségek részletezésével és vezetői aláírással ellátott 13/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás 3. sz. melléklete szerinti közbeszerzési tervlap formájában elkészített javaslataikat egy-egy eredeti példányban a Közbeszerzési Főosztályra és a Miniszteri Kabinetre – a meghatározott határidőig – megküldeni.

(2) A közbeszerzési tervlapon megjelölt tanulmányoknak az NFGM feladat- és hatáskörébe tartozó gazdaság-, illetve fejlesztéspolitikai döntések megalapozását kell szolgálniuk makrogazdasági vagy szakágazati szinten, de nem irányulhatnak közvetlenül az NFGM alaptevékenységébe tartozó feladatok vagy a témagazda egység Szervezeti és Működési Szabályzat szerinti alapfeladatainak ellátására.

(3) Az MK a hibátlanul, teljeskörűen kitöltött közbeszerzési tervlapokat szakállamtitkárságok szerint összesíti, és arról előterjesztést készít a stratégiai és monitoring értekezlet számára. Az előterjesztés tartalmazza a beszerezni javasolt tanulmányok témáit, azok várható költségét és a finanszírozás javasolt forrását.

(4) A stratégiai és monitoringértekezlet által jóváhagyott előterjesztést az MK tájékoztatás céljából megküldi a Közbeszerzési Főosztálynak. A tanulmányok beszerzésére a 2. § (5) bekezdésben foglaltak kivételével kizárólag a stratégiai és monitoringértekezlet által jóváhagyott előterjesztésben szereplő témában kerülhet sor.

(5) Az előterjesztés elfogadását megelőzően, valamint az év közben felmerülő, előre nem tervezhető minisztériumi feladatok ellátásával kapcsolatos (és így az előterjesztésben nem szereplő) tanulmány-megrendelési igények esetében az érintett szervezeti egység vezetője az igény sürgősségének és előre nem tervezhetőségének részletes bemutatásával a kabinetfőnök döntését kérheti a tanulmány soron kívüli beszerzésének jóváhagyásáról.

3. § A jóváhagyott tanulmányok beszerzésére vonatkozó eljárás lefolytatását – a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás 3. §-a szerinti előzetes fedezetvizsgálatot követően – bármely témagazda szervezeti egység kezdeményezheti a Közbeszerzési Főosztály bevonásával. A beszerzési eljárás lefolytatása kapcsán az NFGM beszerzéseinek szabályozásáról szóló 13/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás vonatkozó rendelkezései, valamint a Közbeszerzési Főosztály esetleges állásfoglalása az irányadó.

4. § (1) A szerződés megkötésére és módosítására a vonatkozó, az NFGM szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás rendelkezései az irányadók, kiemelve, hogy a szerződéskötésre kizárólag a 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás 2. sz. melléklete szerinti kötelezettségvállalási adatlap kabinetfőnöki jóváhagyását követően kerülhet sor.

(2) A szerződés aláírását követően annak egy másolati példányát a témagazda egység vezetője köteles az MK részére nyilvántartási célból megküldeni.

5. § (1) A szerződés aláírását követően a teljesítés figyelemmel kísérése, a kutatóhellyel való folyamatos szakmai kapcsolattartás, az elvégzett munka igazolása és esetlegesen véleményezése, opponálása, valamint egyes felmerülő igények érvényesítése a témagazda szervezeti egység feladata és felelőssége azzal, hogy ebben az 5. § (3) bekezdésben foglaltaknak megfelelően az MK is részt vállalhat.

(2) A szerződés teljesítésének írásbeli igazolása (a szakszerű minőségi és mennyiségi átvétel dokumentálása) a teljesítést alátámasztó dokumentumok meglétének ellenőrzése mellett a témagazda egység vezetőjének feladata és felelőssége. Ha a tanulmány színvonala a kívánt minőséget nem éri el, akkor a témagazda köteles ezt jegyzőkönyvben rögzíteni és megfelelő póthatáridő biztosításával a tanulmány kiegészítését vagy átdolgozását kezdeményezni és e döntéséről az MK-t írásban tájékoztatni. A teljesítésigazolásra, valamint a kifizetés engedélyezésére és teljesítésére az NFGM szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló 12/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás rendelkezései az irányadók, kiemelve, hogy a pénzügyi teljesítésre kizárólag a kabinetfőnök előzetes jóváhagyásával kerülhet sor.

(3) Az MK pénzügyi teljesítésre vonatkozó jóváhagyásának minimális előfeltétele a tanulmány elektronikus formában (.doc és .pdf állományban egyaránt) történő megküldése az MK részére. Az MK szükség esetén további részletes szóbeli vagy írásbeli beszámolót kérhet a témagazda szervezeti egységtől a tanulmány eredményeinek ismertetésére. Az MK a tanulmány átdolgozását, illetve a pénzügyi teljesítés elutasítását vagy részteljesítés elfogadását kezdeményezheti, amennyiben megítélése szerint a tanulmány színvonala nem áll összhangban annak szerződésbeli ellenértékével.

6. § (1) A tanulmányok eredményeinek célratörő és minél szélesebb körű hasznosítása a témagazda egység feladata és felelőssége.

(2) Az MK a részére megküldött tanulmányokról nyilvántartást vezet, és az Együttműködési Portál Tudásbázisának Tanulmánytár moduljában a tárca valamennyi munkatársa számára elérhetővé teszi.

(3) Az MK minden év január 15-ig megküldi a Költségvetési és Kontrolling Főosztály részére az előző évben nyilvántartásba vett tanulmányokról készített kimutatást, az NFGM könyvvezetési és számviteli feladatainak teljesítéseérdekében.

(4) Az NFGM felső vezetésének igénye esetén a témagazda egység köteles publikációra is alkalmas, a tanulmány témáját, módszerét, eredményeit, illetve a kutatóhelyet bemutató összegzést készíteni és elektronikus formában rendelkezésre bocsátani.

(5) A témagazda egység a (4) bekezdés szerinti kötelezettségen túlmenően köteles évente egyszer az MK felkérésére, az előző évi keretek terhére beszerzett tanulmányok minisztériumon belüli hasznosulásáról írásban beszámolót készíteni és azt az MK számára megküldeni.

(6) Az MK a témagazda egységektől kapott beszámolók alapján évente egyszer (az év második felében) tájékoztatót készít a stratégiai és monitoringértekezlet számára a minisztérium által az előző évi keretek terhére beszerzett tanulmányok hasznosulásáról.

7. § Ez a szabályzat a közzétételt követő napon lép hatályba azzal, hogy rendelkezéseit a hatálybalépését követően kezdeményezett tanulmánybeszerzésekre, megkötött szerződésekre, valamint a hatálybalépéskor folyamatban lévő kutatómunkák teljesítésének monitoringjára, lezárására, pénzügyi teljesítésére, hasznosítására és archiválására értelemszerűen kell alkalmazni. Ezzel egyidejűleg a GKM által finanszírozott tanulmányok tervezésével, nyilvántartásával és hasznosításával kapcsolatos eljárásrendről szóló 2/2008. számú GKM szabályzat hatályát veszti.