Műveletek

Akadálymentes nézet Bezárás
  • Tartalom

31/2008. (HÉ 53.) NFGM utasítás

31/2008. (HÉ 53.) NFGM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium Iratkezelési Szabályzatáról és Irattári Tervéről*

2009.01.01.
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (továbbiakban: Ltv.) 10. §-a (1) bekezdésének b) pontja, és a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet (továbbiakban: Korm. rendelet) alapján a következő utasítást adom ki:

1. A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Iratkezelési Szabályzatát és Irattári Tervét a jelen utasítás mellékletében foglaltak szerint határozom meg.

2. Az utasítás mellékletét képező Iratkezelési Szabályzatot és Irattári Tervet az érintettek közvetlenül is megkapják.

3. A minisztérium szervezeti egységeinek vezetői felelősek azért, hogy a munkatársaik az iratkezelési szabályzat előírásait megismerjék, és munkavégzésük során alkalmazzák.

4. A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztériumban az iratkezelés rendjével kapcsolatos feladatok ellátásának irányítása a közigazgatási ügyekért felelős szakállamtitkár feladat- és hatáskörébe tartozik.

5. Ez az utasítás 2009. január 1-jén lép hatályba, azzal, hogy a minisztérium és jogelődei idejében keletkezett iratokra a vonatkozó iratkezelési szabályzat előírásait és irattári tervben meghatározott tételszámokat kell alkalmazni.

Bajnai Gordon s. k.,
nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter

1. számú melléklet a 31/2008. (HÉ 52.) NFGM utasításhoz

A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium
Iratkezelési Szabályzata
I.
ÉRTELMEZŐ RENDELKEZÉSEK
A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 3. §-ának, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet 2. §-ának megfelelően a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat) alkalmazásában a következő fogalmak használatosak:
Átmeneti (Operatív) irattár: a minisztérium által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti 1éves őrzése történik;
Átadás: irat, ügyirat vagy irat együttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;
Beadvány: valamely szervtől vagy személytől a minisztériumhoz érkező papíralapú vagy elektronikus irat;
Csatolás: az egy ügykörhöz tartozó különböző iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;
Digitalizálás: papíralapú (nyomtatott) dokumentumok ismétlődő szkennelési műveletsorral, elektronikus információvá történő átalakítása, ahol az OCR (optikai karakterfelismerő) programok alkalmazásával a szkennelt képekből további információk nyerhetők;
Elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;
Elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;
Elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;
Előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező vagy azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;
Expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;
Érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;
Gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal vagy a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;
Iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;
Iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;
Iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;
Irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adat együttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;
Iratkezelő: a minisztériumi szervezeti egységek titkárságain az iratkezeléssel és a számítógépes Kormányzati Irat-nyilvántartási Rendszer (a továbbiakban: KIR3) iktatóprogram használatával megbízott, jogosultsággal rendelkező személyek;
Irattári anyag: rendeltetésszerűen a minisztériumnál maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;
Irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai és elektronikus tárolóhely;
Irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb – egyéni irattári őrzési idővel rendelkező – irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;
Irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;
Irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, és kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;
Iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;
Kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;
Kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;
Kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;
Központi iktatás: az irat központi iktatóban vagy közvetlen kézbesítés (futárral, e-mailen, faxon) esetén a szervezeti egységeknél történő számítógépes nyilvántartásba vétele, az NFGM központi iktatókönyvben történő iktatását követően iktatószámmal való ellátása az iraton és az előadói íven;
Központi irattár: a minisztérium több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;
Közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a minisztérium irattári anyagába tartozik vagy tartozott;
Küldemény: az irat vagy tárgy – kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elekronikus szemét –, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;
Küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;
Levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;
Magánirat: nem a minisztérium irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;
Másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek;
Másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;
Megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;
Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól – mint kísérő irattól – elválasztható;
Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;
Naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett események teljes körének regisztrálása;
Savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz;
Selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése;
Szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;
Szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása;
Szkennelés: azon technika, amelynek segítségével bármilyen papíralapú dokumentum elektronikus formában történő átalakítása elvégezhető, ahol a szkennelés során kapott elektronikus kép sorokból és oszlopokból álló adatszerkezeti állományként jelenik meg;
Továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;
Ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;
Ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat összessége;
Ügykör: a minisztérium, valamely szervezeti egység vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja.


II.
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya
A Szabályzat a minisztérium valamennyi szervezeti egységére, a minisztériumban bármilyen jogviszonyban munkát végzőkre, a minisztérium működése során keletkezett vagy beérkező és onnan továbbított iratára terjed ki.

2. Az iratkezelés szervezete:
A minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el, oly módon, hogy az iratkezelés egyes fázisait központi, egyes fázisait osztott (decentralizált) rendben végzi.
A minisztériumi iratnyilvántartás a számítógépes központi iratkezelő rendszer (KIR3) használatával valósul meg. A minisztériumi központi iktatás a 2008. július 1-jén 1-gyel induló főszámos/alszámos „NFGM” megkülönböztető jelzésű minisztériumi iktatókönyvben történik, oly módon, hogy a bontható küldeményeket a központi iratkezelést végző munkatársak iktatják. Szintén 1-es sorszámmal indul az iktatás év elején a minisztérium minden érkeztető- és iktatókönyvében.
A minisztériumban a papíralapú dokumentumok mellett 2008. december 31-ig az elektronikus dokumentumok továbbítása próbaüzemben és blokkonkénti fokozatos kiterjesztéssel kerül bevezetésre. A beérkező ügyiratok év végéig iktatott ügyiratként és elektronikus formában – párhuzamosan – kerülnek továbbításra. Az iktatott irathoz csatolmányként hozzárendelt digitalizált küldeményeket az első címzett szervezeti egységhez kell rendelni és továbbítani.
A papíralapú és az elektronikus dokumentumok átvételének igazolása a KIR3 iratkezelő rendszeren belül elektronikusan történik.
A helyben bontott és ügyintézésre kijelölt küldeményeket a szervezeti egységek iratkezeléssel megbízott munkatársai önállóan iktatják, hasonlóan az e-mailen1, faxon2. érkezett küldeményekhez és a belső keletkezésű levelekhez, amelyeknek iktatása új főszámra, vagy iratfordulat esetén az ügyirat következő alszámára történik.
A minisztériumban a központi küldeménykezelési és iktatási feladatokat a Jogi és Koordinációs Főosztályhoz tartozó központi iratkezelők végzik. A minisztériumi szakállamtitkárságok rendelkeznek szkennerrel, így a közvetlenül hozzájuk érkező vagy a helyben bontható küldemények iktatását és digitalizálását a titkárságok végzik.
A minisztériumban az iratok nyilvántartását az iratkezeléssel megbízott munkatársak (iratkezelők) végzik.
Az egységes minisztériumi iratkezelés érdekében a minisztériumban jelen szabályzatban foglaltak alapján kell az iratokat nyilvántartani és kezelni.

3. Az iratkezelésben részt vevő személyek feladatai
(1) Központi iktató iratkezelője:
Ellátja a küldemények átvételét, bontását, számítógépes iktatását, az irat azonosítására szolgáló adatokat – köztük vonalkódot – tartalmazó iratborítóra/iratpéldány borítóra (11. sz. függelék) történő nyomtatását, ügyiratborítóban3. (előadói ívben) történő elhelyezését, az előirat csatolását és az első címzetthez történő elektronikus továbbítását. Ennek során a címzett/szervezeti egység iratkezelője a minisztériumi levelezőrendszeren keresztül értesítést kap, hogy küldeménye vagy ügyirata érkezett. Az üzenet megnyitásával a kézbesített küldeményt/ügyiratot elektronikusan át kell venni.
Iktatás után elvégzi a papíralapú dokumentumok szkennelését és egyidejűleg – a KIR3-ban használatos – számítógéppel ellenőrzi az elektronikus adattartalom minőségét, intézkedik a digitalizálás során mechanikai okból keletkezett hibák (a gyűrött, szakadt, összetapadt lapok és a nem olvasható részek) újbóli szkenneléssel való javításáról. A nagy terjedelmű, átlagban 50 oldal/lap fölötti iratok és a kötött, fűzött, hitelesített vagy könyvszerű dokumentumok szkennelését nem a központi iratkezelők végzik, hanem azokat mellékletként – papír alapon – a címzettnek továbbítják. Nem szkennelik továbbá azokat a küldeményeket sem, amelyek jelen szabályzat IV. fejezete 1. pontjának (6) bekezdése szerint nem iktatandók.
Ellátja a nem bontható, és felbontás nélkül továbbítandó küldemények számítógépes érkeztetését (zárt borítékon) és a címzetthez kézbesítőívvel átvételre történő továbbítását.
(2) Központi kiadó, irattáros:
Ellátja a szervezeti egységektől átvett kiadmányok továbbítását, valamint az aláírás nélküli (s.k. jelölésű) kiadmányok továbbítás előtti hitelesítését.
Bevezeti a számítógépes nyilvántartásba a kiadmányok továbbítását, és – az irattári terv alapján – végzi az iratok irattárba helyezését, az iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat.
Előkészíti a szervezeti egységektől központi irattárazásra kijelölt iratanyagok iratborítóban, konténerdobozokban történő átvételét és ellenőrzi, hogy a KIR3-as iktatórendszeren átvezetésre került-e a kijelölt iratok irattári tételszáma, azok helyessége. Az így leadott iratokat a központi irattár tételesen megvizsgálja, azokat időrendben a forrásdokumentumokhoz csatolja és megfelelőség esetén az iratokat a központi tárolásra alkalmas irattári dobozokban elhelyezi.
Gondoskodik az iratok raktári elhelyezésének KIR3- rendszeren történő átvezetéséről.
Közreműködik az irattárban őrzött iratok selejtezésében, továbbá a levéltári átadás előkészítésében.
(3) Szervezeti egységek iratkezelői:
Gondoskodnak a papíralapú iratok és a KIR3 iratkezelő rendszerben átadott adatok egyezőségéről, megfelelőségéről, tovább a csatolmány meglétéről.
Átveszik a megfelelően rögzített iratokat, ellenkező esetben a küldő szervezeti egységhez visszaküldik.
A vezetői utasítások meghatározásáig az iratokat a címzett megjelölésével, de a szervezeti egységre iktatják és továbbítják a KIR3 iratkezelő rendszeren belül.
A központi iktatótól számítógépen átvett vagy más szervezet egységektől átirányított iratokat szignálásra bemutatják a szervezeti egység vezetőjének. Ezt követően a számítógépes nyilvántartást kiegészítik a kijelölt ügyintéző nevével, az elintézési határidővel, az esetleges vezetői rájegyzésekkel. Az iratokat átadják az illetékes ügyintézőnek.
Abban az esetben, ha az ügyintéző a feladat elvégzését követően nem tudja – pl. távolléte esetén – az elkészített kiadmányt a KIR3 iratkezelő rendszer alkalmazásával továbbítani, a szervezeti egység iratkezelője a következők szerint jár el.
Az ügyintéző kérésére elkészítik a szükséges iratpéldányokat, azokat véleményezésre, válaszadásra vagy tájékoztatás céljából továbbítják a kijelölt közreműködőknek és az egyes iratpéldányok címzettjeit a számítógépes nyilvántartáson is átvezetik annak érdekében, hogy a részfelelős szakterületek a válaszlevelet az eredeti iktatószámon válaszalszámmal elkészíthessék. Egyidejűleg az elektronikusan csatolt dokumentum(oka)t a közreműködőknek továbbítják.
Áthelyezik a szervezeti egységek vagy a munkatársak személyes postafiókjára érkező elektronikus küldemények közül az ügyintézésre kijelölt tételeket a KIR3 iratkezelő rendszerben beállított ,,Beérkező üzenetek” mappában. A beküldő címének megmaradása érdekében az áthelyezés végrehajtása két módon történhet: a megnyitott levélből File menű/Áthelyezés másik mappába funkcióval vagy „fogd és vidd” (drag and drop) művelettel. A KIR3 e-mailkezelő modulból érkeztetett/iktatott tételekhez 1-1 csatolmány keletkezik a beküldő/eredeti e-mailjének minden egyes csatolt dokumentumáról.
Gondoskodnak a belső keletkezésű iratok iktatásáról és intézkednek az iktatott iratok, iratpéldányok, kiadmányok más minisztériumi szervezeti egység(ek)hez vagy központi iktatóhoz, irattárhoz – kézbesítők útján – történő továbbítása iránt.
A belső keletkezésű ügyiratokat – ha azt jogszabály vagy belső előírás nem tiltja – elektronikus formában, elektronikus aláírással ellátva kell továbbítani. A továbbítás történhet iktatott e-mail formájában vagy a KIR3 iratkezelő rendszerben küldött csatolmányként.
Ha a papíralapú kiadmány előállítására és továbbítására van szükség a KIR3 iratkezelő rendszerben elvégzendő műveletek a következők:
a) csatolni az aláírt kiadmánnyal megegyező elektronikus változatot,
b) a kiküldés tényét – a továbbítás módjától függetlenül – visszavezetni az alszámon (állapotát postázottra kell módosítani),
c) a postázó részére továbbítani.
Gondoskodik az iratok vezető részére történő átadásáról.
(4) A szervezeti egységek vezetői4:
KIR3-ban történő aktív vezetői közreműködés esetén
A KIR3 rendszerben átveszik a központi iratkezeléstől érkezett vagy más szervezeti egységektől átirányított iratokat (beleértve az elektronikus küldeményeket, digitalizált dokumentumokat).
Következő felelősként kijelölik (szignálás) az iktatott irat ügyintézőjét, a végrehajtás határidejét, valamint a bevonandók körét, ezt követően „továbbítással” az ügyiratot átadják az ügyintézőnek.
A szignálási utasításokat a KIR3-rendszerben a vezető meghatalmazottja és funkcióban a vezető által kijelölt munkatárs is végezheti.
A KIR3-rendszerben átveszik az ügyintéző által elkészített és jóváhagyásra hozzájuk továbbított válasziratot, megfelelőség esetén elektronikus aláírásukkal ellátják és a következő jóváhagyóhoz vagy a kiadmányozóhoz továbbítják.
(5) Ügyintézők5:
Gondoskodnak
– az ügyiratok ügyintézésre történő átvételéről, a saját iratpéldányok lekérdezéséről (a KIR3 iratkezelő rendszerben),
– az ügyintézőre szignált ügyiratok „Feladataim” címszó alatti lekérdezéséről (a KIR3 iratkezelő rendszerben),
– a bevonandók köréhez szükséges iratpéldányok elkészítéséről és továbbításáról, annak érdekében, hogy a társfőosztályok vezetői az ügyintézőt kijelölhessék és az ügyintézők a hozzájuk címzett iratpéldányokra az alszámos választ elkészíthessék,
– a beérkezett vélemények alapján a válaszirat tervezetének összeállításáról, amelyet a főszám következő alszámára iktatnak, és az iratot papíralapon és elektronikus csatolmányként is jóváhagyásra a szervezeti egység vezetőjének továbbítanak,
– bármilyen időpontban, bármilyen időszakról a ”Mit végeztem?” vezetői kérdésre adandó tájékoztatásról,
– az irattári tételszám iratborítón és a KIR3 iratkezelő rendszerben történő rögzítéséről (amelynek meghatározása az ügy lezárásáig kötelező),
– az államigazgatási eljárás általános szabályai szerint és a szignáló által vagy az ügyiratban egyébként meghatározott határidőben a részükre átadott iratok végrehajtása menetének figyelemmel kiséréséről (pl. iratpéldányok szétküldése, vélemények, információk begyűjtése, kiadvány létrehozása, továbbítása vezetői jóváhagyásra stb. feladatok végrehajtása a KIR3 iratkezelő rendszer alkalmazásával),
– a kapcsolódó papír alapú példányok iratborítóban történő elhelyezéséről és az ügyirattal együtt történő megőrzéséről.

4. Az iratkezelés felügyelete
Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a miniszter felelős.
A minisztériumi iratkezelés felügyeletét és irányítását – a minisztérium vezetője által átadott hatáskörben – a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője látja el, aki évente ellenőrzi a szabályzatban foglaltak végrehajtását, eredményéről jelentést készít a minisztériumi felső vezetés részére, intézkedik a szabálytalanságok felszámolása iránt és szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.
Az elektronikusan tárolt adatokkal kapcsolatos biztonsági előírásokat és a hozzáférési jogosultságokat a nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter 7/2008. (IX. 24.) NFGM utasítása az Információbiztonsági Szabályzatról tartalmazza.


III.
KÜLDEMÉNYEK ÁTVÉTELE, FELBONTÁSA, ÉRKEZTETÉSE
1. A küldemények átvétele
(1) A minisztériumnak –, valamint a minisztérium címére a szervezeti egységeknek – vagy a minisztérium munkatársai nevére szóló küldemények postán, futárral, kézbesítővel, továbbá faxon és elektronikus úton érkeznek.
Átvételre jogosultak:
– a postai küldemények esetében a postai meghatalmazással rendelkező központi iratkezelő,
– a futárral vagy kézbesítővel érkező küldeményeknél ugyancsak a központi iratkezelők,
– az e-mailen, faxon érkező leveleknél a címzett, vagy az általa megbízott személy,
– a munkaidő után érkező küldemények esetében a minisztériumi rendészet dolgozói és
– a címzett, vagy az általa írásban meghatalmazott személy.
(2) A küldemény ellenőrzése átvételkor
A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni
– a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,
– a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,
– a küldemény borítékjának vagy egyéb csomagolásának sértetlenségét.
(3) Az átvétel igazolása
Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét az átvevő a kézbesítőokmányon óra, perc pontossággal köteles megjelölni.
Tértivevényes küldemények átvételét követően az átvevő gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Az e-mailen és faxon érkező irat átvételét a számítógép és a fax naplózza.
Amennyiben a minisztérium valamely szervezeti egységének munkatársa veszi át a küldeményt, akkor köteles az átvételt az iraton aláírásával igazolni, és az e-mailt vagy a fax másolati példányát az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységhez továbbítani. A szervezeti egység munkatársa a küldemény átvételét követően – annak sürgősségétől függően – soron kívül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén köteles az irat iktatásáról gondoskodni.
(4) Sérült küldemény kezelése
Sérült küldemény átvételekor jelölni kell, hogy az sérülten, vagy felbontva érkezett. Soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmát. A hiányosságról jegyzőkönyvet kell készíteni és a küldő szervet, szervezeti egységet, személyt értesíteni kell.
(5) Sürgősség kezelése
A gyors elintézést igénylő „azonnali”, „sürgős”, „soron kívüli” jelzésű küldeményeket az átvevő köteles a címzettnek, vagy az illetékes szervezeti egység ügyiratkezelőjének soron kívül átadni.
(6) Téves címzés
Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt soron kívül továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a küldő szervnek, szervezeti egységnek vagy személynek. A tévesen érkezett küldeményekről a központi iratkezelőnek külön jegyzéket kell vezetnie.
(7) Biztonsági intézkedések
Az elektronikus úton érkező irat átvételekor, a minisztériumi biztonsági rendszerek a tűzfalon történő átlépéskor automatikusan gondoskodnak a vírusvédelemről, míg a mágneses adathordozón (CD, DVD) benyújtott adatok esetében az átvevő az Informatikai Biztonsági Utasítás szerint köteles eljárni a számítógépes vírusok elleni védekezés érdekében.

2. A küldemény felbontása
(1) A minisztériumhoz érkező küldeményeket a (2) bekezdésben felsoroltak kivételével, a központi iratkezelők bontják fel.
(2) Felbontás nélkül kell továbbítani
– a miniszter vagy az államtitkár nevére szóló,
– a Humánpolitikai Főosztálynak címzett,
– a névre szóló, egyértelműen magánjellegű, továbbá
– a „saját kezű felbontásra” szóló, vagy
– a minősítési jelölést tartalmazó
küldeményeket, amennyiben arról a felsoroltak írásban külön nem nyilatkoztak.
A küldeménynek a minisztériumhoz történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztetőazonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. Ezt követően a központi iratkezelő a bontatlanul érkeztetett küldeményt kézbesítővel a címzett részére továbbítja.
(3) Küldemény téves felbontása
A küldemények téves felbontásakor a borítékot újból le kell zárni, rá kell írni a felbontó nevét és azt, hogy „tévesen felbontva”. A küldeményt sürgősen kézbesítő ívvel át kell adni a címzettnek. Ha a felbontott küldeményben minősített irat van, a felbontásról három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, 1 pd a küldeménnyel együtt a címzettnél, 1 pd a feladónál, 1 pd a felbontást végző szervnél marad, és a minősített iratokat nyilvántartásba vétel céljából a titkos ügykezeléssel megbízott iratkezelőhöz kell továbbítani.
A küldemény felbontója a felbontás tényét a kézbesítő íven is köteles rögzíteni, amelyet aláírásával és az átvétel dátumának megjelölésével igazolnia kell.
(4) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje vagy felhatalmazottja, bontás után a hivatalos küldeményt iktatásra a szervezeti egység iratkezelőjének köteles átadni.
(5) A küldeményeket felbontáskor ellenőrizni kell. Ha a küldemény hiányos, akkor azt az iraton jelölni kell. A mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. (A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.)
(6) A küldemény borítékját meg kell őrizni és az irathoz csatolni kell, amennyiben a benyújtási időpont jogkövetkezménnyel járhat, a beküldő adatait csak a borítékról lehet megállapítani és a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett, vagy ha bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.


IV.
AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSBA VÉTELE (KÖZPONTI IKTATÁSA)
1. Iktatási rendszer
(1) A minisztériumban az iktatás központi (ÉRK, SZLA jelölésű) érkeztető- és (NFGM, HUM, SZERZ jelölésű) iktatókönyv(ek)ben KIR3-programmal elektronikus úton történik. Minden, a minisztériumhoz érkező vagy a helyből indított irat a tartalmától függetlenül – a 2. pont (6) bekezdésében foglaltak kivételével – beérkezéskor automatikusan érkeztetőszámot és az iktatás sorrendjében iktatószámot kap.
A nem iktatandó és a nem bontható küldemények a központi iktatóban az érkeztetőszámon kerülnek nyilvántartásra és az első címzetthez továbbításra, annak érdekében, hogy visszakereséskor a küldemény helye a nyilvántartásból megállapítható legyen. A központilag nem iktatott, de később indokoltan ügyiratnak minősülő küldemények adatai, a számítógépes alkalmazás a Bejövő irat iktatása almenüben, érkeztetett küldemény kiválasztásával, az iktatási képernyő kitöltésével kerülnek iktatásra és rögzítésre a KIR3 adatbázisában.
(2) Az iktatás
Az iktatás számítógépes elektronikus iktatóprogrammal történik alszámokra tagolódó főszámos (sorszámos) iktatással. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre – egy adott tárgyra – vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.
A minisztériumhoz érkező vagy a helyből indított iratokat úgy kell iktatni, hogy abból
az irat beérkezésének, iktatásának pontos ideje, az intézkedésre jogosult szervezeti egység vagy személy neve, az irat tárgya, a kezelési feljegyzésekben az elintézés módja (intézkedésre, véleményezésre, tájékoztatásra, megbeszélésre, jóváhagyásra, aláírásra, megjegyzés), iratpéldányok esetében pedig az elvárás (tájékoztatásra, visszavárólag, válaszadási kötelezettség stb.), valamint az irat helye megállapítható legyen.
Az iratokat évenként új sorszámmal kezdődően érkezési és keletkezési idő szerint, emelkedő számsorrendben kell iktatni. Az iktatószámot a KIR3 automatikusan adja. Erre a célra a minisztériumban
– az „NFGM” megkülönböztető jelzésű központi iktatókönyvben történik valamennyi nyílt, beérkező és belső keletkezésű irat iktatása. Ezen iktatókönyvhöz a központi iktatást végző munkatársak mellett valamennyi minisztériumi szervezet egység iratkezelője (igény és jogosultság esetén vezetője, illetőleg ügyintézője) hozzáférhet. Az ugyanazon témához tartozó ügyiratok és iratfordulatok iktatásakor ügyelni kell arra, hogy egy főszámhoz csak n × egy alszám kerüljön hozzárendelésre (pld. Ügyféleség/személyek, vagy személy/eseménysor), mert a gyűjtőszámos iktatás nem megengedett a minisztériumban,
– az „NFGM-HUM” megkülönböztetésű jelzésű nem nyilvános iktatókönyvben iktatják a humánigazgatási ügyiratokat, a hozzáférési jogosultsággal rendelkező iratkezelők. Más szervezeti egységek számára csak azok az ügyiratok, illetve iratpéldányok láthatók és kezelhetők, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály iratkezelője hozzájuk továbbított,
– az „NFGM-SZERZ” megkülönböztető jelzésű iktatókönyvet a szerződéskötésben érintett szervezeti egységek kezelik, amelybe a NFGM központi iktatókönyvtől elkülönített módon kerülnek iktatásra az egyes szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatok (kötelezettségvállalás, fedezetbiztosítás, pályázat kiírása, véleményezés, kiválasztás, aláírt vállalkozási és megbízási szerződések). A „SZERZ” iktatókönyv alkalmazása során – a szokásos adatok mellett – a következő adatokat kell rögzíteni a KIR3 iratkezelő rendszerben:
– a szerződésekhez kapcsolódó státuszt (kötelezettségvállalás kezdeményezése, fedezetigazolás kérése, véleményezés, költségvetési ellenjegyzés, felső vezetői ellenjegyzés, aláírás),
– a kötelezettségvállalás azonosító számát a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egység rögzíti az ügyirat tárgyában, kötelező módon ebben a formában:    
,,Kötezettségvállalás azonosító: xxxxxxxx”
– a szerződés tárgyát a KIR3 iratkezelő rendszerben, a Kötelezettségvállalási Adatlapon/Szerződéses Adatlapon egyértelművé kell tenni. Erről a kötelezettségvállalást kezdeményező szervezeti egységnek kell gondoskodnia,
– a szerződés típusát az ügyiratfeljegyzés típusánál kell kiválasztani (egyedi támogatás, megbízás, vállalkozás, adásvétel, bérleti szerződés, koncessziós szerződés, közhasznú szerződés, pénzügyi kötelezettségvállalást nem tartalmazó megállapodások, nemzetközi magánjogi szerződés, egyéb szerződés),
– az aláírt szerződés teljesítéséhez kapcsolódó dokumentumokat (lezárás, meghiúsulás, módosítás stb.) alszámonként, a feljegyzés típusánál kell megjelölni (kiválasztani).
A fentiekben leírtak szerint gondoskodni kell az egyes iratok, dokumentumok (e-mailek, faxok) csatolásáról.
Az aláírt és jóváhagyott szerződés 1 példányát a Költségvetési és Kontrolling Főosztálynak – a szerződéstár részére – kell megküldeni.
Az ügyiratok irattárba adásáról a kezdeményező szervezeti egység (Felelős) gondoskodik.
– Az „NFGM-SZLA” (Számlák) megkülönböztető jelzésű érkeztető könyvben érkeztetik a számlákat annak érdekében, hogy ne keveredjenek el és bizonyíthatóan eljussanak az illetékeshez. Az „NFGM-SZLA” érkeztető könyv alkalmazása során a következő szabályokat kell betartani:
– a számlákat csak az érkeztető könyvben kell nyilvántartásba venni (nem iktatandó és érkeztetéskor nem kerül szkennelésre),
– a számlákkal kapcsolatos pénzügyi adatokat nem szabad rögzíteni (pl. kifizetendő összeg nem kerülhet feltüntetésre az érkeztető- és iktatókönyvben),
– a számla kiállítóját a KIR3 partnertörzsből kell kiválasztani,
– rögzíteni kell a számla sorszámát az erre rendelkezésre álló hivatkozási szám mezőben és a kötelezettségvállalás azonosító számát a tárgy mezőben,
– a számla tárgyának minden esetben meg kell egyeznie az „NFGM-SZERZ” iktatókönyvben rögzítettel,
– a csatolt teljesítésigazolás (teljesítésösszesítő, elszámolás stb.) a számla mellékletét képezi, melyet a „SZLA „érkeztető könyv mellékletek fülön rögzíteni kell.
(3) Bejövő iratok iktatása, amely történhet:
– új főszámra előzmény nélkül (a központi iktatóban),
– előzményezéssel, a kiválasztott főszám következő alszámára (a központi iktatóban),
– új főszámra, nem bonható érkeztetett küldemény kiválasztásával,
– előzményezéssel a kiválasztott főszám következő alszámára, nem bontható, érkeztetett küldemény kiválasztásával.
Minden esetben érkeztetőszám (küldemény azonosító) is keletkezik.
(4) Belső keletkezésű (kimenő vagy belső) irat iktatása, amely történhet:
– új főszámra, előzmény nélkül és
– alszámra előzményezéssel.
(5) Eljárás téves iktatás esetén, amely történhet:
– bejövő iratok esetén a küldemény felszabadításával (automatikusan törlődik az iktatott tétel), és az újraiktatás a megfelelő helyre (főszámra vagy alszámra) elvégezhető,
– belső keletkezésű irat esetén a tétel sztornírozásra kerül, és az iktatás a megfelelő helyen (főszámra vagy alszámra) elvégezhető,
– ügyelni kell, hogy a szervezeti egységhez címzett iratpéldányra adott „válasz” funkcióval végrehajtott alszámos iktatás nem módosítható.
A KIR3-ban sztornírozott ügyirat adatai (hasonlóan a manuális iktatókönyvben történt sztornírozáshoz) soha nem tűnik el, az iktatószám újra nem használható fel és a törléssel kapcsolatos információk megőrzésre kerülnek.
(6) Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:
– a tananyagot,
– a tájékozatót,
– a meghívót,
– a pénzügyi bizonylatot, számlát (érkeztetni kell),
– a munkaügyi nyilvántartást,
– az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartást,
– a közlönyt, a folyóiratot és
– a visszaérkezett tértivevényt.
(7) Az iratok iktatása az iratra nyomott iktatóbélyegző lenyomatának és a központi iktatáskor használatos képernyő mezőinek kitöltéséből áll. A helyből indított iratoknál az iktatóbélyegző lenyomatát nem szabad használni.
(8) Az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a helyből indított, „sürgős” jelzésű iratokat.
(9) A nem papíralapú, elektronikus adathordozón (pl. CD stb.) érkezett iratok mellé kísérőlapot kell csatolni, az adathordozót, mint iratot, a kísérőlapot, mint mellékelt iratot együtt kell kezelni. A kísérőlap tartalmazza az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, tárgyát, a küldő és a nyilvántartó aláírását. Egy elektronikus adathordozón az egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át. Amennyiben a leírtak nem teljesülnek, a küldeményt vissza kell utasítani.
Az iratról készített másolatot iratpéldányként kell rögzíteni az iktatókönyvben a címzett kiválasztásával/megjelölésével és a másolaton fel kell tüntetni, hogy „sz. példány”, mint másolat.
(10) Az iktatást végző személy a KIR3-ben rögzíti:
– a beküldő nevét (szervezet vagy magánszemély),
– a küldemény hivatkozási számát (a beküldő nyilvántartási számát, ennek hiányában a beküldő levelének keltezését),
– kivéve számlaérkeztetés esetén, amikor a (2) bekezdésnek megfelelően a hivatkozási mezőbe a számla számát kell rögzíteni,
– az irat tárgyát,
– az előirat számát (hivatkozási szám),
– a mellékletek számát,
– a címzett nevét vagy az ügyintézésre kijelölt illetékes szervezeti egység vagy személy nevét,
ahol az adatok felvitelével az iktatás megtörténik, és az iktatószám megjelenik.
A központi iktató az iraton elhelyezett bélyegzőlenyomat rovataiba beírja az iktatószámot, az iktatás dátumát és a küldeményborítóban/iratborítóban elhelyezi az iratot. A központi iktató a nyilvántartásba vett adatokat a KIR3 segítségével – automatikusan az első címzetthez továbbítja és az iktatott iratot, a gépi előállítású kézbesítőívvel az illetékes szervezeti egységhez továbbítja. A központi iktatóban a küldemények szétosztása után az iktatás szervezeti egységenként történik, ekkor a kézbesítőíven több iktatott irat átadása szerepel.
(11) A szervezeti egység iratkezelője, a kézbesítőíven szereplő nyilvántartási szám alapján aláírásával átveszi az iratot, ezzel egyidejűleg az iktatóprogramban is rögzíti az átvételt.
(12) A központi iktató által nem bontott, de központilag érkeztetett küldemények címzetthez juttatása és átvétele ugyancsak a kézbesítőívvel történik. A szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján az iktatást az iratkezelők helyben végzik el, ahogyan a helyből kezdeményezett iratok esetében is.
(13) Az iratra készített véleményt, válaszlevelet, kiadmányt az illetékes iratkezelő az adott főszámon belül a következő alszámra iktatja.
(14) Nem kell új főszámra iktatni
– a helyből kezdeményezett kiadmányokra érkező olyan adatszolgáltatást, tájékoztatót, választ, amely az irat végleges elintézéséhez szükséges és az illetékes ügyintéző az előadóív kiadási, másolási, valamint az iratnyilvántartás megjegyzés rovatában azt jelzi (közbenső intézkedés),
– a minisztérium által készített előterjesztés- és rendelettervezetekre – az egyeztetés során – érkező véleményeket, válaszokat, észrevételeket, mert azok az adott irat iratfordulatai6,
– az adott éven belül már lezárt és irattárba helyezett (a/a) ügyiratok szükség esetén aktiválhatók, az év során később jelentkező iratfordulat felmerülésekor, ha egyértelműen megállapítható az ügyirat eredeti főszáma, és előzményezéssel elvégezhető a következő alszámra történő iktatás.
A felsorolt iratokat az érkezés, iktatás sorrendjében a kiadmány főszámának új alszámára kell bejegyezni.
(15) Egy főszámra kell iktatni azokat a helyből kezdeményezett kiadmányokat, amelyeket egy adott témában rendszeresen készítenek. E főszámon az iratnyilvántartás megjegyzés rovatába be kell írni a „gyűjtő” szót. A beírást az ügyintézőnek a központi iktatónál vagy az iratkezelőnél kell kezdeményeznie. Az ilyen számon nyilvántartott kiadmányokat időrendi sorrendben kell a főszám alszámaira iktatni. Az iktatást az illetékes iratkezelők végzik.
(16) Papíralapú iktatókönyvet kell felfektetni, ha bármely oknál fogva az iratkezelők számára az elektronikus iktatóprogramhoz való hozzáférés több órán keresztül akadályba ütközik (üzemzavar). Emiatt a „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott iratokat – mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében – az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra a hitelesítés szabályai szerint megnyitott papíralapú iktatókönyvben kell iktatni, továbbá, a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.
Az iktatás során, amennyiben ismert az elektronikus rendszerben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papíralapú iktatókönyvben.
A rendkívüli helyzetben használt iktatókönyvet az év végén le kell zárni, és az iratkezelési segédletekkel együtt tartani.
(17) A központilag iktatott ügyirat adatainak módosítása az ügyiratkezelés (ügyiratok karbantartása, lekérdezése) funkció behívásával lehetséges. Az egyes hozzáférési jogosultságokat felhasználónként a rendszergazda állítja be.
(18) Az elektronikus iktatókönyveket év végén le kell zárni, oly módon, hogy abból új főszámra, illetve alszámra történő iktatás már ne történhessen. Minden évben január 1-jén új iktatókönyvet kell nyitni.

2. Iktatószám
Az iktatószám az irat azonosítására szolgáló jel. Felépítése a KIR-ben:
– iktatókönyv azonosító/főszám-alszám/év, amely az iktatókönyv azonosítását szolgálja,
– ezen belül a főszámok és azok alszámai folyamatosan, ismétlődés és kihagyás nélkül következnek egymás után,
– az iratpéldány az iratnak azonos tartalmú, önállóan kezelhető, továbbítható előfordulása. Azonosítása az alszámon belül folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal történik, amely a KIR3 nyilvántartásának alapja, legkisebb oszthatatlan egysége.
A főszám egy hat karakterből álló szám, amely az év elején 1-gyel indul és év végére 999999-ig növekedhet. Ezután két tört vonal között helyezkedik el az intézkedés folyamatát jelölő alszám, amely ugyancsak 1-gyel indul, és korlátlan számig növekedhet a főszámon belül. Utána az aktuális évszám zárójelben. Az iktatószám végén az iratpéldány szerepel a következő szerint:
– XXXXXX-n × Y/ (évszám) (n × Z)
Az iktatószám pl. a következő lehet:
– 523-6/2007.
– 523-6/2007.(1)
„ (2) stb. iratpéldány

3. Iktatóbélyegző
Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:
– a minisztérium nevét,
– az irat iktatószámát,
– az iktatás dátumát (év, hó, nap) és
– a mellékletek számát.

4. Iktatási adatok
(1) Az iratok iktatásakor az iktatási képernyőn és az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni a következő adatokat7:

Mező elnevezése

Nyilvántartás

Előadói ív

Iktatószám;

x

x

Iktatás időpontja;

x

x

Küldemény érk.-nek időpontja, módja, érkeztetőszáma

x

 

Küldemény elküldésének időpontja, módja;

 

 

Küldemény adathordozójának típusa (papír, elektronikus) adathordozója;

x

 

Küldő megnevezése, azonosító adatai;

x

 

Címzett megnevezése, azonosító adatai;

x

 

Érkezett irat iktatószáma (idegen szám);

x

 

Mellékletek száma;

x

x

Ügyintéző szervezeti egység és az üi. megnevezése;

x

x

Irat tárgya;

x

x

Elő- és utóiratok iktatószáma;

x

 

Kezelési feljegyzések;

x

 

Ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;

x

x

Irattári tételszám;

x

x

Irattárba helyezés időpontja;

x

x

Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosítóival.
(2) A KIR3 teljes adatbázis mentéséről az adatbázis és alkalmazás szerver(eket) üzemeltető és a technikát felügyelő informatikai szakterület gondoskodik. Év végén a központi iktatókönyv adatait, a KIR3 felügyeletet ellátó szervezeti egység munkatársa CD-re írja ki, és a levéltári átadásra szánt adatokat ugyancsak elektronikus adathordozóra (CD-re), a levéltár igénye szerint kért formátumban kell kimenteni.

5. Az iratok szerelése és csatolása
(1) Az irat iktatása előtt meg kell vizsgálni, hogy az ügyiratnak van-e előirata. Az előzményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az érkezett irathoz kell kapcsolni. Iktatáskor a központi iktató ügyiratkezelőjének szerelni kell az irathoz az ugyanabba a témakörbe tartozó, korábban már nyilvántartásba vett előiratot. Ha az előzmény nincs az irattárban, akkor az iratra rá kell jegyezni az előirat hollétét. Az iraton, az iktatási képernyőn, az előadóíven fel kell tüntetni az előirat iktatószámát. Az irat végleges elintézésekor az ügyintézőnek az előadói ívhez szerelnie kell az összes előiratot. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni.
(2) Az összetartozó iratok csatolását vagy szerelését az ügyirat karbantartására szolgáló képernyő formátum, megfelelő iktatási mezőinek kitöltésével lehet elvégezni, ahol az összekapcsolás módosítással később bármikor feloldható. A művelet végrehajtásakor az utóbb iktatott irathoz kell hozzárendelni a korábban keletkezett iratot, függetlenül a keletkezés évétől.

6. Mutatózás
A KIR3 lehetővé teszi, hogy iratokat a tárgy, a beküldő neve vagy iktatószáma és számos egyéb szűrőfeltétel alapján vissza lehessen keresni. Szűkítő feltétel lehet az „Iratkategória”, „Állapot”, „Feljegyzés”, „Sürgősség” és a „Minősítés”, amelynek értékei a legördülő listából választhatók ki. A „Beküldő neve és címe”, a „Hivatkozási szám”, a „Címzett”, az „Őrző”, a „Felelős”, a „Szervezetnél már járt” a „Tárgyszavak”, a partner- és címtörzsből vagy az értéklistából válaszható ki. Az ügyirat tárgyszavak szerinti keresésénél a tárgyszó listában mind a központi, mind a szervezeti tulajdonnal bíró tárgyszavak közül lehet választani.
A tárgyszókészlet – amely az ügyiratok tartalom szerinti csoportosítására szolgál – kialakításánál célszerű az irattári tervben szereplő ügykörök rövid, jellemző és tömörített megnevezését használni. A tárgyév végén az adatbázisban rögzített adatok alapján név- és tárgymutatót kell a KIR3 rendszergazdának készítenie és azt – Excel/ vagy a Levéltári igény szerinti formátumban kimentve – a 4. pont (2) bekezdése szerinti CD-n tárolt iktatókönyvhöz csatolnia.


V.
IRATKEZELÉSI FELADATOK
AZ ÜGYINTÉZÉS FOLYAMATÁBAN
1. Ügyintéző kijelölése (szignálás)
(1) A központi iratkezelő a küldemények bontását követően az iktatási képernyő kitöltésekor a belső partnerállományból kiválasztja a címzettet vagy az ügyrend szerint illetékes minisztériumi szervezeti egységet, majd az iktatási adatok rögzítését követően elkészíti az irat-/iratpéldány-borítót.
(2) Az ügyiratokat/iratokat nem személyre, hanem minden esetben szervezeti egységre kell továbbítani és az ügyintéző személyét rögzíteni kell az „ügyintéző” mezőben.
(3) Az ügyiratkezelő a központi iratkezelőtől átvett iratokat köteles a szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának szignálásra (ügyintéző- és határidő-kijelölésre) bemutatni.
(4) Ha az irat elintézésére nem az (1) bekezdés szerint kijelölt személy/szervezeti egység az illetékes, akkor az adatokat és az iratot – a következő felelősre történő átállítással – a megfelelő személyhez/szervezeti egységhez kell haladéktalanul továbbítani.
A műveletet az iratkezelő az ügyiratok karbantartása, lekérdezése vagy az iratpéldányok karbantartása, lekérdezése menüből indítva a találati listából kijelöli a megfelelő objektumot (ügyirat/iratpéldány) módosításra megnyitja, és a belső partnertörzsből kiválasztott személy/szervezeti egység részére történő továbbítással végzi el. A megjegyzés rovatba be kell írni, hogy: „illetékességből átirányítva”. Egyidejűleg az iratra rá kell vezetni az illetékes személy/szervezeti egység nevét. Az átirányítást aláírással és dátummal igazolni kell.
(5) A szervezeti egységeknél bontott küldemények iratait – iktatási kötelezettség esetén – az iratkezelőnek helyben kell az érkeztetőszám (küldeményazonosító) behívásával iktatni, és az iratborítót a KIR3-programmal elkészíteni. A IV. fejezet 4. pontjának (1) bekezdésében leírt hiányzó adatokat az iratborítóra kézzel kell rávezetni.
(6) A szignálásra jogosult a KIR3-ban, illetőleg az iraton
– kijelöli az ügyrend szerint illetékes szervezeti egységet vagy a szervezeti egységen belül az illetékes ügyintézőt,
– közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő stb.), amelyeket a szignálás idejének megjelölésével és aláírásával hitelesít.

2. Iratok nyilvántartása a szervezeti egységnél
(1) Az iratkezelői munkahely kézbesítési funkciójának (Iratmozgás menü Átveendők menüpont indításával kereshető le azonosító/dátum/átadó alapján és találati listán jelenik meg annak az iratnak a iratmozgásra vonatkozó adatai (átadó, címzett, azonosító, átadás dátuma stb.) és tárgya, amelyet a központi iratkezelő ügyintézésre a szervezeti egységhez átadott. Az ügyiratkezelő az irat szignálását követően az iktatott ügyirat ügyintéző) megfelelő rovatába (ügyintéző) beírja az illetékes ügyintéző nevét és a feljegyzések rovatban rögzíti a szignáló esetleges utasításait. Ezt követően az iratot átirányítja a kijelölt szervezeti egységhez vagy saját szervezeti egységen belül az ügyintézőhöz. A papíralapú ügyiratot az iktatószám alapján elkészített kézbesítőívvel – aláírás ellenében – átadja a szervezeti egység iratkezelőjének vagy az ügyintézőnek.
Az aláírt kézbesítőíveket le kell fűzni dátum szerinti növekvő sorrendben és megőrizni 1 évig.
(2) Amennyiben az ügyintézés során közreműködők bevonása is szükséges a válaszirat elkészítéséhez, akkor az ügyiratkezelőnek/ügyintézőnek iratpéldányt kell készítenie [Pl. a 234-1/2007. (1) sz. iratból] és a KIR3 útján az érdekelteknek megküldenie [pl. kapják még: 234-1/2007.(2) X. Főosztály, 234-1/2007.(3) Y. Főosztály, 234-1/2007.(4) Z. Főosztály], annak érdekében, hogy a részfelelősök a vélemény elkészítésekor a hozzájuk érkezett ügyirat esetében a „válasz” aktiválásával az ügyiratra az alszámos iktatású válaszlevelet elkészíthessék, mint 234-2/2007., 234-3/2007. és 234-4/2007.
Az elektronikus formában megküldött előterjesztés-tervezetek és egyéb szakmai anyagok minisztériumon belüli véleményezésekor az elkészített válaszokat, a főszám alszámára iktatva, a csatolmányban elhelyezett elektronikus dokumentumban, korrektúrázva kell megadni.
A főfelelős a beérkezett vélemények alapján állítja össze és készíti elő a kiadmányozásra, az irat következő alszámára (234-5/2007.) az iktatott válasziratot.
Az ügyintéző a beérkezett észrevételeket a kiadmánytervezethez előzményként minden esetben a kiadmányozónak becsatolja.
(3) Az irat elintézését követően, vagy annak irattárba helyezésekor a szervezeti egységnél az iktatott iratnál a nyilvántartásban és az ügyiratborítón ki kell tölteni a továbbítási mezőt. Az ügyirathoz csatolni kell a KIR3-ban átvezetett iratot, és ezt követően az adatokat és az iratot át kell irányítani a központi iktatónak, illetve a Központi irattárnak. Az iratokat átvételre elektronikusan kell továbbítani. Az iratkezelő/irattáros az átvételt a számítógépen is rögzíti.

3. Az iratok elintézése
(1) A kijelölt ügyintéző az iratkezelőtől átvett iratot az államigazgatási eljárás általános szabályai szerint meghatározott időben vagy a megjelölt határidőre köteles elintézni.
(2) Ha az irat hatáskör vagy illetékesség hiánya miatt nem a minisztériumhoz tartozik, akkor azt az ügyben illetékes hatáskörrel rendelkező szervezethez vagy személyhez kell továbbítani. Az iratot a központi iktatónak kell továbbításra átadni.
(3) Téves belső címzés esetén az ügyiratkezelőnek még aznap, de legkésőbb a következő munkanapon – a szervezeti egység vezetőjének vagy ügyintézőjének az iratborítón történő írásos rájegyzése alapján – továbbítania kell az ügyiratot az illetékes szervezeti egységhez vagy személyhez.
(4) Az iratok intézéséhez iratborítót kell használni, amely az irat és mellékleteinek egyben tartására szolgál, de egyben a kezelési feljegyzéseket és a vezetői utasításokat, egyéb rájegyzéseket is tartalmazza, így a szignálások adatait (államtitkár, szakállamtitkár, főosztály, osztály, ügyintéző, dátum, aláírás) őrzi. Az iratborítón szereplő rovatokat – az előállításhoz képest történt változások átvezetése miatt – ki kell tölteni.
(5) Az iratborító a következő rovatokat tartalmazza:
– iktatószám és az érkezés, nyilvántartásba vétel időpontja,
– beküldő adatai, az irat hivatkozási száma (beküldő nyilvántartási száma, ennek hiányában a beküldő levelének keltezése),
– egyúttal intézett iratok iktatószáma,
– előirat iktatószáma,
– az irat irattári tételszáma,
– irat tárgya,
– elintézési határidő,
– ügyintézésre kijelölt szervezeti egység/személy neve,
– az irat kiadása vagy elküldés előtti, valamint elküldés utáni intézkedéseinek jelzései,
– másolási, kiadási utasítás,
– megjegyzések,
– leírta, egyeztette, továbbította, irattározta.

4. Kiadmány
(1) Az irat elintézéséhez készített kiadmány mindaddig tervezet, amíg a kiadmányozó aláírásával nem hagyta jóvá.
(2) A kiadmány egy vagy több címzett részére azonos vagy különböző szöveggel készülhet. A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma, hogy abból egy az irattárban maradjon. A kiadmány első példányát a kiadmányozónak megfelelő minisztériumi levélpapírra kell kinyomtatnia és – a gyors felhasználás érdekében – elektronikusan is továbbítani kell. Az egyes levélpapírminták a minisztériumi intranet hálózaton érhetők el.
A kiadmánynak tartalmaznia kell:
– az iktatószámot,
– a kiadmány tárgyát (kivéve a minisztériumi felső vezetők által aláírt levelek esetében),
– a hivatkozási számot (a beküldő számát, ennek hiányában a beküldő levelének keltezése),
– az ügyintéző nevét, telefonszámát (kivéve a minisztériumi felső vezetők által aláírt kiadmányok esetében),
– a címzett nevét, beosztását, címét,
– a megszólítást és az üdvözlést (ha a kiadmányozó saját kezűleg írja alá a kiadmányt),
– a kiadmány szövegét,
– a kiadmányozás idejét (dátumát),
– a kiadmányozó aláírását vagy a nevét és mellette az „s. k.” jelölést,
– a mellékletek számát.
A mellékleten fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát (Melléklet a ….. számú irathoz) és a melléklet sorszámát.
A kiadmány irattári példányai:
– ha a kiadmány több címzett részére azonos szöveggel készül, akkor a címzetteket egyenként fel kell sorolni, és a szöveget egyszer kell leírni, ezt követően kell feltüntetni a kiadmányozó nevét és a kiadmányozás dátumát. A KIR3-ban a címzetteket egyenként (értéklistából), vagy „egy létező elosztólista” kiválasztásával lehet rögzíteni. A partnertörzsben nem szereplő címzetteket a feljegyzések vagy a megjegyzés mezőkbe lehet beírni vagy új külső partnerként felvenni,
– ha a kiadmány több címzett részére, különböző szöveggel készül, akkor azokat külön-külön, egymást követően kell leírni, az utolsó kiadmány után fel kell tüntetni a kiadmányozó nevét és a kiadmányozás dátumát. Az előző bekezdésben leírt KIR3 funkciók használata ez esetben is érvényes.
(3) Az idegen nyelven készült, vagy érkezett iratok magyar nyelvű fordításának egy példányát az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységnél, az ügyintézőnek/ügyiratkezelőnek minden esetben az előadói ívhez kell csatolni.
(4) A Kormány és kabinetjei részére készített előterjesztések, jelentések (mint döntés előkészítő anyagok) a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ának (1) bekezdése értelmében a keletkezésüktől számított 10 évig nem nyilvánosak. Ennek tényét az előterjesztések fedőlapján, a jobb felső sarokban fel kell tüntetni. Ugyancsak fel kell tüntetni az előterjesztés-tervezet minden oldalán „a Kormány álláspontját nem tartalmazza” szöveget az előkészítési folyamatban minden fázisában.
(5) Az előterjesztések alakiságára a Kormány ügyrendjéről szóló 1088/1994. (IX. 20.) Korm határozatban foglaltak az irányadók.
(6) A minisztériumi vezetői értekezletek részére készített előterjesztéseket az iratminták között bemutatott alaki forma szerint kell elkészíteni.

5. Az irat elintézésének folyamatában az alábbiak szerint kell eljárni
(1) Ha az irat elintézéséhez más szervezeti egység véleménye nem szükséges, akkor a válasziratot (kiadmányt) az irat főszámának következő alszámára kell iktatni, mert a beérkezett irat és a kimenő irat adattartalma más, és az elektronikus dokumentumkezelés esetén megkülönböztetésük csak külön alszámon lehetséges.
(2) Közreműködők bevonása esetén a 2. pont (2) bekezdésében leírtaknak megfelelően kell eljárni. A példánykészítéssel és továbbítással biztosított, hogy a megszólított részfelelősök a véleményüket az ügyirat következő alszámára tudják iktatni, és azt a főfelelősnek továbbítják. A főfelelős – koordináló – a válaszirat elkészítését ugyancsak egy új alszámra iktatja.
(3) Amennyiben további közreműködők bevonása szükséges, akkor az eljárás ismétlődik.
(4) Ha egy irat elintézését követően, vagy a minisztérium által kezdeményezett kiadmányra külső szervezettől vagy személytől érkezik ugyanabban a tárgyban válasz, akkor azt a hivatkozási szám alapján – a központi iktatónak, mint iratfordulatot az eredeti főszám következő alszámára kell iktatnia. Az ilyen iratnak az elintézése az (1) és (2) bekezdésben leírtak szerint történik.
A főszámra/alszámra történő iktatás gyakorlatát kell alkalmazni
– közbenső intézkedéseknél, ha külső szervezettől, személytől kér a minisztérium véleményt egy irat elkészítéséhez,
– a minisztérium által készített előterjesztés-, jogszabály-tervezetek egyeztetése során.
A tervezetre érkező véleményeket a központi iktató érkezési sorrendben a főszám következő alszámára iktatja.
Az átdolgozott előterjesztés tervezetet a főszám soron következő alszámára kell iktatni.
A további egyeztetésre kiküldött leveleket és az arra érkező véleményeket ugyancsak az adott főszám alszámaira kell iktatni.

6. Feljegyzés
(1) Az iratot feljegyzés formájában kell elkészíteni, ha címzettje a minisztérium más szervezeti egysége, illetőleg annak vezetője, valamint akkor is, ha címzettje a kiadmányozó hivatali felettese.
(2) A feljegyzésben az ügyintéző szervezeti egység nevét és az irat iktatószámát (alatta az ügyintéző nevét, telefonszámát) is fel kell tüntetni.
(3) Ha a feljegyzés olyan irathoz készül, amelynek már van főszáma, akkor azt az irat alszámára kell iktatni.

7. Kiadmányozás
(1) Külső szervezethez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.
(2) A kiadmány akkor hiteles, ha
– azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s.k.” jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy az aláírásával igazolja, továbbá,
– a kiadmányozó vagy a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.
Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő
– a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés vagy a kiadmányozó alakhű aláírás mintája és
– a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.
(3) Bélyegzők (pecsétnyomók) használata és nyilvántartása
Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott minisztériumi bélyegzőt kell használni. Sorszámmal ellátott bélyegző a Jogi és Koordinációs Főosztály jóváhagyásával igényelhető. A bélyegző sorszámát a Jogi és Koordinációs Főosztály adja ki az igénylő szervezeti egység részére.
A kiadott sorszámmal ellátott bélyegzőkről a Jogi és Koordinációs Főosztály a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság illetékes szervezeti egységével (anyagraktár) közös nyilvántartást vezet. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző használója, kezelője. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell az átvevő szervezeti egység nevét, a bélyegző lenyomatát, az átvevő nevét és aláírását, valamint az átvétel dátumát.
A bélyegző (pecsétnyomó) használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.
A használaton kívül helyezett bélyegzőket (pecsétnyomókat) minden esetben vissza kell szolgáltatni a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság részére megsemmisítés céljából, és ezt a nyilvántartásban dokumentálni kell a bélyegző lenyomatával, az átadó nevével, aláírásával, valamint a visszaadás dátumával.

8. Az iratok továbbítása (expediálás), postázása
(1) A szervezeti egységek által készített, külső szervezet vagy személy részére szóló kiadmányokat – a következők kivételével – a központi iktató továbbítja.
Amennyiben a kiadmányt kézbesítővel juttatják el vagy faxon/e-mailben kell továbbítani, akkor a kiadmányt készítő szervezeti egység iratkezelője gondoskodik a továbbításról. Kiadmányt faxon, valamint e-mailben csak központi iktatószámon és minisztériumi levélpapír formátumon lehet továbbítani. A továbbítás módját és időpontját az előadói ív elküldve rovatában az iratkezelő aláírásával köteles igazolni. A fax igazolószelvényét és e-mail visszaigazolását az ügyirathoz kell szerelni.
(2) Az iratkezelő ellenőrzi az ügyintézőtől továbbításra és irattározásra átvett iratot. Egyezteti, ellenőrzi az előadói íven feltüntetett adatok helyességét, az összetartozó iratok meglétét és az ügyintéző által összeállított küldeményhez elkészíti a borítékot, amelyet a továbbítás elküldésének megfelelően [postán, ajánlva, elsőbbségivel, tértivevénnyel (ez utóbbihoz helyben kell kitölteni a tértivevény feladószelvényét) és futárral vagy kézbesítővel] kell megcímezni. A továbbításra előkészített- vagy az elküldött kiadmány iktatószámánál az iratkezelő a KIR3-nyilvántartásban a továbbítás mezőit kitölti és kiválasztja a feladás módját. Az irathoz tartozó előadói ívet, a kiadmány másolatát, az előiratot, stb. az ügyiratban elhelyezi. Az így összeállított kiadmányt postázásra átadja.
A postai küldemények feladását és átvételét a központi ügykezelés munkatársai helyben, a 1055 Budapest, Honvéd u. fsz. 14. sz. postabontóban végzik. A postai úton továbbított küldeményekről naponta postai feladókönyv készül. A sima postai küldeményeket darabszám szerint, az ajánlott, a tértivevényes leveleket és csomagokat (max. 2 kg-ig) küldeményfajtánként elkülönítve kell a feladókönyvbe bejegyezni. A postai küldemények feladását és átvételét a központi ügykezelés munkatársai helyben, a 1055 Budapest, Honvéd u. fsz. 14. sz. postabontóban végzik. A feladás bérmentesítéssel történik. A bérmentesítő gép dátumát minden esetben a következő munkanapra kell állítani, a postai elszállítás menetére tekintettel. A bérmentesítő gép feltöltése a postán történik, amelyet a meghatalmazással rendelkező központi ügykezelők végeznek.
Az NFGM és a 62. sz. posta között létrejött, hatályos szerződés szerint a posta naponta lezárt zsákban kiszállítja a minisztériumnak szóló küldeményeket, és egy menetben, lezárt postazsákban szállítja el a másnapi feladásra összeállított és bérmentesített küldeményeket.
A postabontó, amely közvetlen utcai eléréssel rendelkezik, fogadja és veszi át a minisztérium hivatalos címére kézbesített vagy személyesen beadott küldeményeket, illetőleg adja át a minisztériumi háttérintézményeknek szóló minisztériumi leveleket.
(3) A minisztériumban a küldemények, iratok átadás-átvétele kézbesítéssel történik. A kézbesítők az ügykezelés és a szervezeti egységek között, kézbesítőívvel és dossziéban, esetenként kézbesítőkönyvvel, míg a szervezeti egységek egymás között ugyancsak dossziés rendszerben továbbítják az iratokat.

9. Az irattári tételszám meghatározása
(1) A minisztérium irattári terve alapján az irattári tételszámokat az ügyintéző határozza meg és beírja az előadói ív megfelelő rovatába, valamint papíralapú irat esetén az iratra is rá kell vezetnie. Az irattári tételszámot az iratkezelő, az irat központi iktatónak való átadását megelőzően az ügyirat-nyilvántartás adataihoz beírja.
(2) A kiadmány továbbítását követően, a központi kezelőség (központi irattár) az iratot a szervezeti egységektől irattározásra átveszi, és az iraton szereplő irattári tételszám alapján a központi irattárban elhelyezi.
A papíralapú, ún. forrásdokumentumokat az irattári elhelyezésig az ügyintéző szervezeti egységnél kell tárolni annak érdekében, hogy a tárgyév során keletkezett iratfordulatok/alszámok iratait az ügyirat mellett helyezzék el. A tárgyévet követően az irattári tételszámmal ellátott és a KIR3-ban lezárt ügyiratokat a központi irattárba kell leadni. Az eredeti ügyirat mellé az alszámos iratok a központi irattárban kerülnek elhelyezésre.


VI.
IRATTÁROZÁS ÉS AZ IRATOK
LEVÉLTÁRI ÁTADÁSA
1. Irattározás
(1) Az irattári tervet az iratkezelési szabályzat melléklete tartalmazza.
(2) Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok ügyköreit (tárgyköreit), azok megőrzési idejét (selejtezési idő), valamint a nem selejtezhető iratok levéltári átadásának idejét. Az irattári tételszámok nem az egyes szervezeti egységek feladatkörei, hanem a minisztériumi feladat- és ügykör8. szerint csoportosítottak.
(3) Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni, annak módosítását a szervezeti egységek javaslata alapján a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője kezdeményezi.
(4) A központi iratkezelésnek, mint központi iktatónak és szkennelőnek az elhelyezése a Jogi és Koordinációs Főosztályhoz tartozó, Honvéd utcai épület fszt.-i irodában van. A minisztériumi iratkezelés központi iktatással, irattárazással és az egyes szervezeti egységeknél történő iratkezeléssel, illetőleg főosztályi operatív irattárazással valósul meg.
(5) Irattárba helyezés előtt az ügyintéző:
– megvizsgálja, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e,
– az ügyirathoz hozzárendeli az irattári tételszámot, amelyet papíralapú irat esetén az iratra is rávezeti,
– a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli és a selejtezési eljárás mellőzésével megsemmisíti.
A központi irattározással megbízott személy a szervezeti egységtől átvett iratokat köteles átvizsgálni, hogy azok megfelelnek-e az irattározási szabályoknak, különös figyelmet fordítva az alszámra iktatott iratok meglétére, azok emelkedő számsorba helyezésére. Ezt követően az ügyirat-nyilvántartás megfelelő mezőjébe bejegyzi az irattárba helyezés időpontját. Gondoskodik az iratok irattári tételszámnak megfelelő iratgyűjtőbe helyezéséről
(6) Valamennyi iktatószámmal rendelkező iratot irattárba kell helyezni, ha az ügyintézés megtörtént vagy ha az iratot csak tájékoztatásul küldték, és külön intézkedés nem indokolt. Az ügyintéző felel az irat irattárba helyezéséért. A kiadás után visszakért vagy iratkiadó bizonylattal az irattárból átvett iratokat az ügyintéző csak addig tarthatja magánál, ameddig az ügy végleg le nem zárul.
(7) Az iratokat évenként, tételszám és azon belül az iktatószám növekvő sorrendjében kell irattározni. Az irattárba helyezett irattal együtt kell irattározni az egyúttal elintézett iratokat, valamint az előiratokat, függetlenül az iktatás évétől. Az összetartozó iratokat az utóbb iktatott irat évében kell irattározni.
Az iratcsomagban elhelyezett számítógépes „ügyiratkísérő”-ben9. valamennyi ügyiratrész és ügyirattörténet részletes leírása szerepel.
(8) A tárgyévet megelőzően irattárba helyezett (a/a) irat iktatószámán további intézkedést nem lehet kezdeményezni. Újabb iratfordulat esetén a témában jelentkező újabb küldeményt/iratot új főszámra kell iktatni (legyen az külső vagy belső keletkezésű), amelyhez szerelni kell az ügyben korábban keletkezett előiratot. A csatoláshoz/szereléshez eligazodást nyújt, a központi iktatást végző számára a küldő hivatkozási száma vagy az ügyintéző indoklása. Ebben az esetben az ügyiratot az irattárból ki kell emelni.
(9) A tárgyévben, a témában keletkezett, de már irattárba helyezett (a/a) irat csak akkor aktiválható, ha annak újabb iratfordulatát a korrekt hivatkozási szám és pontos tárgya alátámasztja. Ennek hiányában az irat aktiválása nem megengedett, mert az esetleges módosítással, sztornírozással a lezárt irat hitelessége nem biztosítható.
(10) Elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adatszerveren kell tárolni. Az adatszerver(ek)en tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, elérését – az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is – biztosítani kell. Az adatvédelem érdekében az üzemeltetésért felelős szervezeti egység rendszeres időközönként, az adatvédelmi utasításban meghatározottak szerint biztonsági mentést végez nagy kapacitású elektronikus adattárolóra.
(11) Az iratok kiadása az irattárból10.
A minisztérium munkatársai – hivatalos használatra – a Szervezeti és Működési Szabályzatban rögzített jogosultságok alapján kérhetnek ki iratokat az irattárból, un. iratkikérő/iratpóló lappal (továbbiakban: iratkikérő). Illetékesség hiányában más személy részére iratot az irattárból csak a témáért felelős szervezeti egység kiadmányozási jogosultsággal rendelkező vezetőjének a bizonylaton szereplő engedélyével lehet kiadni. A bizonylatot minden esetben az igénylő köteles aláírni. Az irat kiadását és visszavételét az ügyirat-nyilvántartásban is rögzíteni kell.

2. Selejtezés
Az irattárba helyezett iratok selejtezését a központi ügykezelés vezetőjének irányítása mellett a KIR3 rendszer által nyújtott szolgáltatás felhasználásával – az iratoknál bejegyzett irattári tételszám és őrzési idő alapján összeállított selejtezési jegyzőkönyvek alapján – a selejtezési bizottság végzi.
Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.
A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza: a jegyzőkönyv elkészítésének időpontját, helyét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, a selejtezés alapjául szolgáló belső normákat, a selejtezésre kerülő iratok évkörét, azon belül emelkedő irattári tételszám sorrendben az ügykör megnevezését és a selejtezésre kijelölt iratanyag mennyiségét (ifm-ben), a hivatalos bélyegző lenyomatát.
Az iratselejtezésről 3 példányban (a selejtezési bizottság tagjai által aláírt) elkészített selejtezési jegyzőköny 2 példányát jóváhagyásra a levéltárnak kell megküldeni. A levéltár az ellenőrzését követően a jegyzőkönyvet záradékolva visszaküldi. A selejtezés időpontját az ügyirat nyilvántartáson át kell vezetni.
Az irat selejtezését az ügyirat keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

3. Megsemmisítés
A levéltár az iratok megsemmisítését, a szükséges ellenőrzés után, a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányaira írt (pecsételt) záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón lévő dokumentumok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik. Az iratok megsemmisítéséről a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetőjének kezdeményezésére a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság gondoskodik.
A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A selejtpapírt csak zúzott állapotban, vagy zsineggel átkötött zsákokban szabad átadni a megsemmisítéssel megbízott részére.

4. Levéltári átadás
A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt az átadó költségére az irattári terv szerint, 2 példányban elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadás időpontját és az átadásra kerülő iratok jegyzékét a levéltárral előzetesen egyeztetni kell.
Az átadás-átvételi jegyzék tartalmazza: a minisztérium nevét, az átadott iratok évkörét és mennyiségét (ifm-ben), az átadó és átvevő személy nevét, beosztását, aláírását, a hivatalos bélyegző lenyomatát. Az átadásra előkészített iratokat savmentes dobozba kell elhelyezni, a dobozokat címkével vagy felirattal kell ellátni, évkör, irattári tételszám és azon belül iktatószámtól-iktatószámig adatok feltüntetésével. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iktatási és az irattári segédleteken is át kell vezetni.
Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.


VII.
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUMON BELÜLI
SZERVEZETI VÁLTOZÁSOK ESETÉN
1. Intézkedések szervezeti egység feladatkörének megváltozása esetén
A szervezeti egység feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő szervnek az illetékes levéltár értesítése mellett kell intézkednie az érintett irattári anyag elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról. A jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység iratanyagát rendezett állapotban a központi irattár veszi át.
Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.
Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügyiratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság meszüntetéséig [maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára – figyelemmel a köztisztviselők jogállásáról szóló 1992. évi XXIII. törvény 18. § (3) bekezdésében foglaltakra] nem mentesíthetők a munkavégzési kötelezettség alól.

2. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések
A hivatalból távozó (beleértve a minisztériumon belüli áthelyezést is) ügyintézőt és ügyiratkezelőt, vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni, amelynek módját a munkakör átadás-átvétel rendjéről szóló 3/2008. NFGM utasítás alapján a vezető határozza meg. Az iratkezelői munkakör átadása esetén is az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kilépő okmányát (un. sétáló papírját) a Jogi és Koordinációs Főosztályhoz tartozó központi irattár, csak a dolgozó vezetője által aláírt, az iratok tételes átadás-átvételéről készített jegyzőkönyv egy példányának átadását követően írhatja alá.


VIII.
INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE ESETÉN
A minisztérium megszűnése vagy feladatkörének megváltoztatása esetén a feladatkör végrehajtásáért felelős szervezet vagy személy köteles intézkedni a minisztérium irattárában őrzött iratanyagok további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és hozzáférhetőségéről.
(Iktatószám) Hiv. szám:


Pataki János úr részére,
főigazgató
Első Magyar Ügyviteli Rt.


Budapest


Tisztelt Főigazgató Úr!

Szöveg:

Budapest, …..év …..hó …..nap

Melléklet:

Üdvözlettel/Tisztelettel:

(Aláíró neve)
főosztályvezető

1055 Budapest, Honvéd u. 13-15. e-mail: név.név@nfgm.gov.hu telefon: +36 1 374 2700 . telefax: +36 1 302 2394
(Iktatószám) Hiv. szám:

Pataki János úr részére,
főigazgató
Ellátási Főigazgatóság


Budapest


Tisztelt Főigazgató Úr!

Szöveg:

Budapest, …..év …..hó …..nap

Melléklet:

Üdvözlettel/Tisztelettel:

(Aláíró neve)

1055 Budapest, Honvéd u. 13-15. e-mail: név.név@nfgm.gov.hu telefon: +36 1 374 2700 . telefax: +36 1 302 2394
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTER

..…/MeH
,,Az 1992. LXIII. törvény
19/A. § (1) bekezdése alapján
NEM NYILVÁNOS
…..-től számított 10 évig

Készült: 70 példányban

..... számú példány


Előterjesztés/Jelentés

a Kormány részére

(az előterjesztés/jelentés tárgya)



Budapest, …..év …..hó

 

Készítette: (név, beosztása)

Látta: (név, beosztása)

Jóváhagyta: (név, beosztása)
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTER

Iktatószám:


Előterjesztés

a Gazdasági Kabinet részére

(az előterjesztés tárgya)



Budapest, …..év …..hó

 

Készítette: (név, beosztása)

Látta: (név, beosztása)

Jóváhagyta: (név, beosztása)
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTER

Iktatószám:


Előterjesztés/Tájékoztató

a Kormánykabinet részére

(az előterjesztés/tájékoztató tárgya)




Budapest, …..év …..hó

 

Készítette: (név, beosztása)

Látta: (név, beosztása)

Jóváhagyta: (név, beosztása)
MUNKAANYAG
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI


NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTÉRIUM

Iktatószám:




Munkaanyag

(az előterjesztés tárgya)




Budapest, …..év …..hó

 

Készítette: (név, beosztása)

Látta: (név, beosztása)

Jóváhagyta: (név, beosztása)
TERVEZET
A KORMÁNY ÁLLÁSPONTJÁT NEM TÜKRÖZI
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTÉRIUM

Iktatószám:




Tervezet

(az előterjesztés tárgya)




Budapest, …..év …..hó

 

Készítette: (név, beosztása)

Látta: (név, beosztása)

Jóváhagyta: (név, beosztása)
(Szervezeti egység neve)

(Iktatószám)

Előadó:



F e l j e g y z é s

főosztályvezető úr részére

….. Főosztály



Szöveg



Budapest, …..év ……hó …..nap



(Aláíró neve)
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTÉRIUM
Postacím: Budapest Pf. 111. 1880

(Iktatószám)




Pataki János
főigazgató
Ellátási Főigazgatóság

Budapest
Pf. …………………

………….. (irányítószám)
NEMZETI FEJLESZTÉSI ÉS GAZDASÁGI MINISZTÉRIUM

Sorszám/év:




IRATKIKÉRŐ / IRATPÓTLÓ LAP (BIZONYLAT)





A ………………………………………………….. számú iratot a minisztérium központi irattárából a …………………………………………………………………….főosztály részére átvettem.



Budapest, …..év …..hó …..nap.



(olvasható aláírás)

11/a számú függelék

11/b számú függelék



Tartalomjegyzék
Iratkezelési Szabályzat

I. Értelmező rendelkezések

II. Általános rendelkezések

1. Hatály

2. Az iratkezelés szervezete

3. Az iratkezelésben részt vevő személyek feladatai

4. Az iratkezelés felügyelete

III. Küldemények átvétele, felbontása, érkeztetése

1. A küldemények átvétele

2. A küldemény felbontása

IV. Az iratok nyilvántartásba vétele (központi iktatása)

1. Iktatási rendszer

2. Iktatószám

3. Iktatóbélyegző

4. Iktatási adatok

5. Az iratok szerelése és csatolása

6. Mutatózás

V. Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

1. Ügyintéző kijelölése

2. Iratok nyilvántartása a szervezeti egységeknél

3. Az iratok elintézése

4. Kiadmány

5. Az irat elintézésének folyamatában az eljárás rendje

6. Feljegyzés

7. Kiadmányozás

8. Az iratok továbbítása, postázása (expediálás)

9. Az irattári tételszám meghatározása

VI. Irattározás és az iratok levéltári átadása

1. Irattározás

2. Selejtezés

3. Megsemmisítés

4. Levéltári átadás

VII. Intézkedések a minisztérium megszűnése esetén

1. Intézkedések szervezeti egység feladatkörének megváltozása esetén

2. Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

VIII. Intézkedések a minisztérium megszűnése esetén

IX. Függelékek

1. Levélminta minisztériumi papíron

2. Levélminta felsővezetői papíron

3. Kormányülésre/Államtitkári Értekezletre benyújtandó Előterjesztés/Jelentés fedőlapja

4. Előterjesztés a Gazdasági Kabinet részére fedőlapja

5. Előterjesztés/Tájékoztató a Kormánykabinet részére fedőlapja

6. Munkaanyag szakmapolitikai egyeztetésre fedőlapja

7. Tervezet közigazgatási/szakmai-érdekképviseleti egyeztetésre fedőlapja

8. Belső feljegyzés alaki kellékei

9. Céges borítékcímzési minták

10. Iratkiadó bizonylat tartalma

11.a Küldeményborító/előadói ív/iratpéldány-borító – főszám

11.b Küldeményborító/előadói ív/iratpéldány-borító – alszám

1. számú melléklet az Iratkezelési Szabályzathoz

A Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium
Irattári Terve

Irattári
tételazám

Ügykör megnevezése

Selejtezési
idő

Levéltári
átadás
ideje/év

 

I.
ÁLTALÁNOS RÉSZ

 

ÁLTALÁNOS ÜGYEK

 

100

Az Országgyűlés és bizottságaihoz, a köztársasági elnökhöz, a Kormányhoz és kabinetjeihez, az Államtitkári Értekezletre benyújtott minisztériumi előterjesztések, jelentések, tájékoztató jelentések, beszámolók, továbbá e szervek üléseinek napirendi anyagai, a felkészítőkkel együtt

NS

15

101

Országgyűlési képviselői megkeresések, a Parlamentben feltett kérdések és interpellációk megválaszolásával kapcsolatos iratok

NS

15

102

Az Országgyűlés napirendjén szereplő megtárgyalt és meghozott törvényjavaslatok, országgyűlési határozatai javaslatok, biztottsági- és önálló képviselői indítványok munkaanyagai

NS

15

103

Az Országgyűlés bizottságaiban végzett munka dokumentumai

NS

15

104

A minisztérium parlamenti kapcsolataival és a parlamenti pártokkal folytatott egyeztetések iratai

NS

15

105

Más szervek által készített kormányelőterjesztés- és jogszabály-tervezetek iratai, ülésanyagai, a felkészítőkkel együtt

10

–

106

Más szervtől érkezett miniszteri szintű jogszabály és jogi iránymutatás tervezetekre adott vélemények, állásfoglalások

10

–

107

A Kormány belső határozatai (3000-es)

15

–

108

A Minisztérium által kötött koncessziós szerződések, megállapodások és ezek módosító iratai, a koncessziós tevékenység és kötelezettség ellenőrzésével kapcsolatos iratok

NS

15

109

A koncessziós pályázatoknak a közjegyző által hitelesített eredeti példányai

NS

15

110

A koncessziós pályázatoknak a közjegyző által hitelesített másolati példányai

10

–

111

Miniszteri rendeletek, utasítások , jogi iránymutatások (irányelv, tájékoztató) előkészítő irata

NS

15

112

Szabványosítással kapcsolatos iratok

NS

15

113

Miniszteri és vezetői értekezletre benyújtott előterjesztések, jelentések és tájékoztató anyagok

NS

15

114

Miniszteri és vezetői értekezletekről készített emlékeztetők

NS

15

115

Minisztériumi belső szabályzatok

NS

15

116

A minisztérium szervezetének, működésének korszerűsítésével kapcsolatos iratok (SzMSz, főosztályok ügyrendje)

NS

15

117

Más szervtől érkezett szervezeti és működési szabályzatok, szervezeti változással kapcsolatos iratok, munkatervek

10

-

118

A minisztérium hatáskörébe tartozó államigazgatási határozatok előkészítésével kapcsolatos iratok

NS

15

119

Hatósági, szakhatósági ügyek iratai

NS

15

120

Munkakör átadás-átvétellel kapcsolatos iratok

10

-

121

Belföldi, beleértve a minisztériumi bizottságok létrehozásával megszűntetésével, a bizottsági képviselők kijelölésével kapcsolatos iratok

15

-

122

Vezetők belföldi látogatásainak, utazásainak felkészítő iratai

5

-

123

Ágazati érdekegyeztetéssel, érdekképviseleti szervekkel kapcsolatos iratok

5

-

124

Szakmai kamarákkal, -egyesületekkel, civil szervezetekkel kapcsolatos általános (nem szakmai) jellegű iratok

5

-

125

Sztrájkhelyzettel kapcsolatos iratok

10

-

126

Alapítvánnyal, közérdekű kötelezettségvállalással kapcsolatos iratok

NS

15

127

Fegyelmi, kártérítési és büntetőeljárás kezdeményezésének iratai

30

-

128

Vizsgálati ügyek külső szervek felhívására

15

-

129

Biztosítási ügyek

10

-

130

Belföldi rendezvényeken való részvétel, protokoll ügyek

10

-

131

Panaszok, közérdekű bejelentések

15

-

132

Felszámolásokról szóló, az ágazati irányítás körébe tartozó végzések

NS

15

133

A minisztérium hatáskörébe nem tartozó, más szervekhez átirányított iratok

5

-

134

Iratselejtezési és iratellenőrzési jegyzőkönyvek

NS

15

135

Ügyviteli tájékoztatások (név, cím, beosztás stb. változások)

5

-

136

Belső levelezések (névjegykártya-, anyag-, eszköz- és reprezentációs célú igénylések, belső rendezvényekről, munkarend változásról, parkolásról tájékoztatás stb.)

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

KOMMUNIKÁCIÓS ÜGYEK

 

180

A minisztérium sajtótájékoztatási terve, végrehajtásával kapcsolatos iratok

NS

15

181

A minisztérium vezetőinek jelentősebb tárgyalásairól készített tájékoztatók

NS

15

182

Sajtószervek tájékoztatásával kapcsolatos iratok

NS

15

183

A sajtóban megjelenő, több társaságot, költségvetési szervet érintő javaslatok, bírálatok megválaszolásával kapcsolatos iratok

5

-

184

Rendkívüli eseményekkel kapcsolatos közlemények

NS

15

185

A minisztériumi vezetők heti sajtónyilvános eseménynaptára

10

-

186

A gazdaságra, a befektetésekre, az infrastruktúrára vonatkozó információkat nyújtó szervekkel való kapcsolattartás iratai

5

-

187

A minisztériumi vezetők közszerepléséhez felkészítő iratok

5

-

188

Sajtószemle

5

-

189

A tárcával kapcsolatos tájékoztató anyagok, kiadványok

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

JOGI, KÖZIGAZGATÁSI ÜGYEK

 

200

Az európai jogharmonizációval (jogközelítéssel) kapcsolatos iratok

15

-

201

Jogszabályok deregulációjával kapcsolatos iratok

NS

15

202

Az európai jogalkalmazás intézményrendszerével kapcsolatos iratok, közösségi segélyek

15

-

203

A közösség joganyagának fordításaival kapcsolatos iratok

5

-

204

Jogi véleményadás bíróságok, külső szervek és személyek megkeresésére

10

-

205

A peres ügyek iratai

30

-

206

A törvényalkotásra, a Kormány jogalkotási programjára és munkatervére, a minisztériumi vezetői értekezlet napirendjére vonatkozó javaslatok

15

-

207

A közigazgatás korszerűsítésével kapcsolatos iratok

15

-

208

A Kormány határozataiban és a minisztériumi vezetői értekezlet emlékeztetőiben foglalt (más néven; kötelezettség-nyilvántartó rendszerben) feladatok nyilvántartása és végrehajtása

NS

15

209

A felügyeleti és munkáltató igazolványokkal kapcsolatos iratok

5

-

211

A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek szervezeti és működési szabályzatának és más belső szabályzatainak véleményezésével kapcsolatos iratok

10

-

213

A minisztérium hivatalos lapja szerkesztésének iratai

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

HUMÁNIGAZGATÁSI ÜGYEK

 

250

A minisztérium személyi nyilvántartása

50

-

251

A külszolgálattal kapcsolatos ügyek, személyi iratok

25

-

252

Társaságok, költségvetési szervek miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó vezetőinek kinevezésével, felmentésével, javadalmazásával és egyéb munkajogi vonatkozású iratai

50

-

253

Társaságok, költségvetési szervek miniszteri munkáltatói jogkörbe tartozó vezetőinek személyi anyagai

50

-

254

A minisztérium köztisztviselőinek, munkavállalóinak személyi iratai

50

-

255

Személyi ügyekkel kapcsolatos tájékoztatások, feljegyzések panaszok, kérelmek

5

-

256

A munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonnyal kapcsolatos iratok

50

-

257

A külföldi beiskolázásra, ösztöndíjakra, tanulmányutakra vonatkozó iratok

10

-

258

Munkakör-azonosítással és korengedményes nyugdíjazással kapcsolatos iratok

50

-

259

Az ágazati szakértők, valamint az igazságügyi szakértők kijelölésével kapcsolatos iratok

15

-

260

Létszám- és bérgazdálkodási ügyek

50

-

261

Szervezetfejlesztéssel, emberierőforrás-fejlesztéssel kapcsolatos ügyek

5

-

262

Lakásügyi bizottsági ügyek (LÜB)

15

-

263

Szakszervezeti ügyek iratai

10

-

264

Nyugdíjasokkal kapcsolatos ügyek

10

-

265

Kegyeleti ügyek iratai

10

-

266

Nemzetbiztonsági ellenőrzés iratai a fontos és bizalmas munkakörök betöltésére

50

-

267

Cafeteriarendszerrel kapcsolatos iratok

5

-

268

Munkaügyi perek iratai

10

-

269

Közszolgálati és munkajogi tárgyú belső szabályzatok és hozzá kapcsolódó anyagok

NS

15

270

Esélyegyenlőségi terv és hozzá kapcsolódó anyagok

10

-

271

Kitüntetések iratai

5

-

272

Teljesítményértékelés, jutalmazás, céljuttatás és minősítés anyagai

5

-

273

Önéletrajzok

5

-

274

A vezetői munkakörök betöltésének pályázatai

5

-

275

Ösztöndíjas foglalkoztatottak anyagai

10

-

276

Nemzeti szakértői/EU-s főtisztviselői pályázatokkal kapcsolatos anyagok

10

-

277

Vagyonnyilatkozattal kapcsolatos ügyek

10

-

278

Egyéb humánpolitikai ügyek

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

OKTATÁSI ÜGYEK

 

280

Minisztériumi dolgozók közigazgatási és ügykezelői vizsgái és szakvizsgái

5

-

281

Minisztériumi dolgozók képzése, továbbképzése

5

-

282

Fejezet szintű képzési, továbbképzési programok tervezése

5

-

284

Ágazati, oktatási szakképzési feladatok (NSZI, OSZT stb.)

15

-

285

Szakképesítő oklevél honosítása

15

.-

286

Vizsgabejelentések, -megbízások, vizsgajegyzőkönyvek

15

-

292

Panaszok, kérelmek, képzéssel kapcsolatos állásfoglalások

5

-

293

Szakképzési szakértői és vizsgaelnöki pályázatok, vizsgáztatásra kijelölt intézmények pályázatai

5

-

294

Szakmai gyakorlattal (gyakornokokkal) kapcsolatos iratok

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

KÖLTSÉGVETÉSI ÉS GAZDÁLKODÁSI ÜGYEK

 

300

Éves költségvetés előkészítése

15

-

301

A fejezethez tartozó költségvetési szervek működésével, gazdálkodásával kapcsolatos iratok

0

-

302

A fejezethez tartozó költségvetési intézmények költségvetésének kidolgozásával kapcsolatos ügyek iratai

10

-

303

A fejezethez tartozó költségvetési intézmények beszámolójával kapcsolatos levelezés

10

-

304

Az Államháztartási Hivatal, valamint a Magyar Államkincstár Rt. és a tárca intézményei közötti kapcsolatból eredő levelezések

10

-

305

Költségvetési gazdálkodással kapcsolatos szabályozások, számviteli politika és kapcsolódó szabályzók, valamint -tervezeteik véleményezése

10

-

306

Leltárak, leltározások, eszközselejtezések iratanyagai

10

-

307

Kötelezettségvállalasokkal, valamint a követelésekkel kapcsolatos ügyiratok

5

-

308

Adó- és egyéb bevallások (pl. magánnyugdíj-pénztári stb.), valamint a kapcsolódó ügyiratok, ellenőrzési jegyzőkönyvek, levelezések

6

-

309

A fejezeti kezelésű előirányzatok gazdálkodásával kapcsolatos iratok

10

-

310

A fejezeti kezelésű előirányzatok költségvetésének kidolgozásával kapcsolatos ügyek iratai

10

-

311

A fejezeti kezelésű előirányzatok beszámolójával kapcsolatos iratok

10

-

312

A közbeszerzéssel kapcsolatos iratok

5

-

313

Tőzsdei bevezetésre készülő vállalkozások támogatásával kapcsolatos iratok

15

-

314

Támogatási szerződés biztosítékaként felajánlott ingatlan vagy ingó jelzálogszerződések és a hozzá kapcsolódó iratok

20

-

315

A tárca hatáskörébe tartozó közhasznú társaságok működésével, beszámoltatásával kapcsolatos ügyek iratai

15

-

316

A tárca anyagi támogatását kérő ügyekkel kapcsolatos levelezés

5

-

317

A minisztériumi lakáscélú támogatásokkal kapcsolatos iratok

25

-

318

A lakások és helyiségek bérletével, elidegenítésével, valamint az ingatlan-nyilvántartással kapcsolatos iratok

25

-

319

A minisztérium költségvetésével, a keretek kezelésével, nyilvántartásával, felhasználásával kapcsolatos iratok, bizonylatok

10

-

320

Munkabérek, tanfolyami díjak, kiküldetések elszámolása, letiltások, járulék átutalások

10

-

321

Minisztériumi köztisztviselők és munkaviszonyban foglalkoztatottak bérnyilvántartásai, társadalombiztosítási, önkéntes nyugdíjbiztosítási pénztárakkal kapcsolatos elszámolások

50

-

322

Utazási kedvezménnyel (MÁV, VOLÁN, BKV) kapcsolatos iratok

10

-

323

A minisztérium és felügyelete alá tartozó kormányzati és egyéb beruházásokra vonatkozó éves és több évre kitekintő tárcajavaslatok, koncepciók iratai

10

-

324

A kormányzati beruházások előkészítésével és ellenőrzésével kapcsolatos okmányok és egyéb iratok

10

-

325

A minisztérium felügyelete alá tartozó, nem kormányzati beruházásokkal összefüggő iratok

NS

15

326

A Tárcán kívüli beruházások irata

10

-

327

A célcsoportos beruházások jóváhagyásának előkészítésével, a beruházási javaslatok és programok előkészítésével és jóváhagyásával kapcsolatos iratok

NS

15

328

A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervek közötti fejlesztési és beruházási tárgyú együttműködés iratai

15

-

329

Az ágazat építésügyeivel kapcsolatos iratok

10

-

330

A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervek szakkönyvtári és dokumentációs ügyeivel, valamint az ágazat műszaki emlékeinek megőrzésével kapcsolatos iratok

NS

15

331

A minisztérium és létesítményei, építési, felújítási, beruházási tervei, iratai

NS

15

332

A minisztérium épület fenntartásához szükséges anyagok és eszközök beszerzésével, raktározásával, nyilvántartásával, őrzésével kapcsolatos iratok

10

 

333

A minisztérium vagyonkezelésében lévő ingatlanok üzemeltetésével kapcsolatos iratok

15

-

334

A személy- és teherfelvonók, a telefonközpont, a fűtőberendezések üzembiztos működésével kapcsolatos iratok. Az érintés- és tűzvédelmi szabványossági felülvizsgálatok jegyzőkönyvei, a feltárt hiányosságok megszüntetését ellenőrző mérések eredményei

15

-

335

Az őrzésvédelemmel összefüggő (nem minősített) ügyek és a fegyveres biztonsági őrzéssel kapcsolatos ágazati feladatok

10

-

336

Rendészeti, munkavédelmi, balesetelhárítási ügyek iratai

10

-

337

A minisztérium, valamint az ágazat műszaki emlékeinek megőrzésével kapcsolatos ügyek

NS

15

338

A hivatalos lapok, szakfolyóiratok stb. megrendelésével kapcsolatos iratok

5

-

339

Könyvviteli bizonylatok (számlák, nyugták stb.)

10

-

340

Könyvviteli nyilvántartások

10

-

 

 

 

 

 

 

 

 

BELSŐ ELLENŐRZÉSI ÜGYEK

 

350

A minisztérium ellenőrzési terve

10

-

351

A fejezeti felügyeleti költségvetési ellenőrzések (átfogó cél- és témavizsgálatainak) anyagai

15

-

352

Felügyeleti jogkörben végzett ellenőrzések jegyzőkönyvei

NS

15

353

A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok

10

-

354

Az ellenőrzési feladatok végrehajtásáról és az ellenőrzések éves tapasztalatairól szóló beszámolók

10

-

355

Az Állami Számvevőszék, a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálataival, és más külső ellenőrzési szervezetekkel kapcsolatos iratok

10

-

356

Az ellenőrzések módszertanával kapcsolatos iratok

10

-

357

A vizsgálatok programjaival és a vizsgálatok szervezésével kapcsolatos iratok (megbízólevél, értesítések, a vizsgálat indításáról, felfüggesztéséről, megszakításáról stb.)

10

-

358

A hazai és nemzetközi támogatások felhasználásának monitoringjával (figyelemmel kísérésével) kapcsolatos iratok

10

-

 

 

 

 

 

 

 

 

INFORMATIKAI ÜGYEK

 

370

Az informatika fejlődését elősegítő koncepciók

NS

15

371

A minisztérium és az ágazatok informatikai fejlődésével kapcsolatos iratok

10

-

372

A kormányzati informatikai rendszer fejlesztésével és üzemeltetésével kapcsolatos iratok

NS

15

373

Az ágazati elektronikus információs és üzleti kommunikációs rendszerek ügyeivel, szabályozásukkal és fejlesztésükkel kapcsolatos iratok

NS

15

374

Az informatikai biztonsággal összefüggő követelmények meghatározásának iratai

15

-

375

Elektronikus közbeszerzés feltételrendszerével kapcsolatos iratok

10

-

 

 

 

 

 

 

 

 

II.KÜLÖNÖS RÉSZ
(SZAKMAPOLITIKAI ÜGYEK)

 

STRATÉGIAI ÜGYEK

 

400

A stratégiaalkotással kapcsolatos iratok (Versenyképességi Program, GKM Stratégia, Nemzeti Lisszaboni Akcióprogram, egyéb szakmapolitikai stratégiák stb.)

NS

15

401

Az EU Versenyképességi Tanács és a magyar Versenyképességi Tanács ügyiratai

NS

15

402

A Stratégiai Bizottság és a Stratégiai Előkészítő Bizottság ügyiratai

NS

15

403

Fejlesztéspolitikával, regionális politikával kapcsolatos iratok

NS

15

404

Rendszeres és eseti makrogazdasági elemzések, összefoglalók, tanulmányok

NS

15

405

Adó- és járulékrendszer szabályozásával kapcsolatos iratok

5

-

406

A foglalkoztatáspolitika, az oktatás, a szakképzés és az egészségügy szabályozásával kapcsolatos iratok

5

-

407

Az államháztartással, a költségvetéssel, az állami támogatásokkal, és az Információs Társadalommalkapcsolatos iratok

5

-

408

Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai [az EU Gazdaságpolitikai Bizottsága (EPC), az OECD Gazdaságpolitikai Bizottsága STEP és WP1 munkacsoportja stb.]

NS

15

409

Társasági pénzügyek

15

-

410

Hitelpolitika, pénzügypolitika, kamatpolitika

15

-

 

 

 

 

 

 

 

 

VAGYONGAZDÁLKODÁSI ÜGYEK

 

430

A minisztérium tulajdonosi jogkörébe tartozó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok, beleértve a társaság alapítására, átszervezésére, megszűntetésére vonatkozó iratokat

NS

15

431

A tárcán kívüli tulajdonosi körbe tartozó, de az ellátásifelelősség szempontjából a tárcához sorolódó társaságok vagyonkezelésével és privatizációjával kapcsolatos anyagok

NS

15

432

Kizárólagos állami tulajdonba tartozó ingatlanok, építmények vagyonkezelésével kapcsolatos iratok

NS

15

433

Portfóliókezelés iratai

NS

15

 

 

 

 

 

 

 

 

GAZDASÁGFEJLESZTÉSI TÉMÁK

 

VÁLLALKOZÁSFEJLESZTÉSI ÜGYEK

 

460

Gazdaságfejlesztési (beleértve KKV-fejlesztést) stratégiai ügyek

NS

15

461

Gazdaságfejlesztési Operatív Program (GOP) tervezéssel kapcsolatos ügyek

NS

15

462

Vállalkozások helyzetének elemzése, beszámolók, monitoring, támogatáspolitika hatékonyságvizsgálata

5

-

463

Finanszírozó programok és termékek

5

-

464

MFB Rt.-vel kapcsolatos, tulajdonosi joggyakorláshoz köthető ügyek

10

-

465

Vállalkozásokkal, vállalkozásfinanszírozó programokkal kapcsolatos jogi szabályozás és feltételrendszer

5

-

466

Támogatási előirányzatok, költségvetés

5

-

467

Nemzetközi szervezetekkel, EU-val kapcsolatos szakmai együttműködés, programok

NS

15

468

Hazai szervezetekkel és nyilvánossággal való szakmai kapcsolatok iratai

3

-

 

 

 

 

 

 

 

 

ÜZLETIKÖRNYEZET-FEJLESZTÉSI ÜGYEK

 

500

A szabványosítással, műszaki szabályozással kapcsolatos és mérésüggyel kapcsolatos iratok

NS

15

501

Üzleti fejlesztés politikai, stratégiai anyagok

NS

15

502

Monitoring, kutatási és elemzési anyagok

NS

15

503

Jelentések, beszámolók

5

-

504

Felügyeleti ügyek iratai

5

-

505

A vállalkozói kultúra és üzleti ismeretek szintjének emelése, tájékoztatás

5

-

506

Piacfejlesztési ügyek

5

-

507

Egyéb vállalkozásfejlesztési ügyek és programok

5

-

508

EU és nemzetközi ügyek

NS

15

509

Kamarai, érdek-képviseleti, szakmai szervezeti ügyek

5

-

510

Tanácsok, testületek, bizottságok működtetése, titkársági feladatai

5

-

511

Minőségügyi iratok (akkreditálás, Nemzeti Minőségi Díj, Regionális Minőségi Díj, IIASA-Shiba-díj)

10

-

512

A kijelöléssel összefüggő ügyek (kijelölési, bejelentési dokumentumok, megfelelőség értékelés, termékfelelősség)

10

-

514

Környezetvédelemmel kapcsolatos ügyek

3

-

515

Szakmai konferenciák rész- és felkészítő anyagai

3

-

516

Kábítószerekkel kapcsolatos ügyek

NS

15

517

Nemzeti jelképek használatával kapcsolatos ügyek

NS

15

518

Egyedi kérdések, megkeresések

3

-

 

 

 

 

 

 

 

 

VÉDELMI ÜGYEK

 

720

Rendkívüli állapot és szükségállapot kihírdetése, fegyveres erők alkalmazásával kapcsolatos anyagok

NS

15

721

A védelem irányításának tervei, adatai a védett vezetési rendszerek anyagai

NS

15

722

A gazdaságmozgósítási informatikai rendszerrel kapcsolatos anyagok

10

-

723

Gazdaságmozgósítási intézkedési tervek

NS

15

724

A Befogadó Nemzeti Támogatás és a NATO Biztonsági Beruházási Program anyagai

10

-

725

A védelmi, védelmi igazgatási gyakorlatokkal, felkészítésekkel kapcsolatos anyagok

5

-

726

Minősített időszak tervezése, katonai meghagyás anyagai

5

-

727

Védelmi célú állami tartalékokkal kapcsolatos iratok

NS

15

728

Minősített időszaki termelés (haditechnikai, lakossági fogyasztási cikkek) ügyei

5

-

729

Minősített időszaki lakossági ellátás tervezése

5

-

730

Hadiipari kapacitások, rögzítések, szerződések, előszerződések

5

-

731

Minősített időszaki „Rendkívüli intézkedések” anyagai

10

-

732

Védelmi célú terület-előkészítés anyagai

10

-

733

Iparikatasztrófa-elhárítás Információs Rendszer jelentések, feldolgozások, költségvetés

5

-

734

Nukleárisbaleset-elhárítási anyagok, Országos Sugárfigyelő, Jelző és Ellenőrző Rendszerrel kapcsolatos dokumentumok

10

-

735

ENSZ EGB egyezmény, határon túl nyúló ipari katasztrófák ügyei

NS

15

736

Polgári védelmi költségvetés, beszerzések, készletek selejtezése, továbbképzés iratai

5

-

737

Rendkívüli események bejelentése, intézkedések

5

-

738

A gazdaságfelkészítési tervezés módszertani, joszabályi és költségvetési kérdései

10

-

739

Katasztrófavédelem ágazati ügyei

10

 

740

Vészhelyzetekkel, rendkívüli eseményekkel kapcsolatos anyagok

NS

15

741

Nemzeti Válságkezelési Rendszer kialakításának dokumentumai

NS

15

742

A NATO-tagságból adódó ágazati feladatok dokumentumai

10

-

743

Egyéb védelmi ügyek

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

NEMZETKÖZI GAZDASÁGI KAPCSOLATOK TÉMÁK

 

VÁLLALATI KAPCSOLATI ÜGYEK

 

780

Befektetői kapcsolatok szempontjából fontos külföldi beruházások (multinacionális cégek) iratai

10

-

781

Beruházások támogatásának iratai

10

-

782

Egyedi kormánydöntésen alapuló szerződések

NS

15

783

Egyedi körmánydöntés körébe tartozó ügyek iratai

10

-

784

Kereskedelemfejlesztési ügyek iratai

5

-

785

Ellentételezési Megállapodások iratai

NS

15

786

Ellentételezési Bizottság ügyeinek iratai

15

-

787

Egyéb ellentételezéssel kapcsolatos ügyek iratai

5

-

788

Külgazdasági stratégiai elképzelések és azok megvalósításával kapcsolatos iratok

10

-

789

Védelmi és biztonsági ipari pályázati ügyek

NS

15

790

Védelmi és biztonsági iparral kapcsolatos egyéb ügyek

10

0

 

 

 

 

 

 

 

 

NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK ÜGYEK

 

800

A nemzetközi kormánybizottságok anyagai

NS

15

801

Integrációpolitika

NS

15

802

Az ENSZ EGB közgyűléseivel, bizottságaival és szakosított
szerveivel kapcsolatos iratok

NS

15

803

Nemzetközi szervezetek iratai

NS

15

804

Külföldi ügynökség létesítése

NS

15

805

Nemzetközi műszaki tudományos együttműködési
megállapodások

NS

15

806

Műszaki-tudományos együttműködés tárgyalási és végrehajtási anyagai, szakértőcserék

10

-

807

A nemzetközi pénzintézetekkel és segélyszervezetekkel folytatott tárgyalások iratai

15

-

808

A minisztérium utazási tervével kapcsolatos iratok

10

-

809

Külföldi kiutazáshoz a deviza biztosításának iratai

5

-

810

Utazással kapcsolatos ügyek (útlevél, vízum, utazási jegy, szállodai elhelyezés, rent a car stb.)

5

-

811

Úti és tárgyalásjelentések, valamint azok hasznosításával kapcsolatos levelezések

10

-

812

A tárca tartós kiküldötteinek felkészítésével, ellenőrzésével, beszámoltatásával kapcsolatos iratok

10

-

813

Devizagazdálkodás

5

-

814

Gazdaságfejlesztési programok iratai

10

-

815

EU-n kívüli országokkal kapcsolatos ügyek iratai

10

-

 

 

 

 

 

 

 

 

NEMZETKÖZI INFRASTRUKTÚRAÜGYEK

 

820

ENSZ és szervezeteivel kapcsolatos ügyek

NS

15

826

Többoldalú együttműködés iratai

10

-

828

Kétoldalú és regionális együttműködési fórumok (pl. munkacsoportok, vegyes bizottságok, tárcaközi bizottságok) iratai

NS

15

829

Bilaterális (kétoldalú) ügyek

10

-

830

Állami vezetők és társminisztériumok felső vezetőinek tárgyalásához készített tájékoztató anyagok, valamint tárcaálláspont kialakításával kapcsolatos iratok

10

 

831

Minisztériumi vezetők nemzetközi tárgyalásaival kapcsolatos felkészítő anyagok és tárgyalási téma javaslatok

10

-

 

 

 

 

 

 

 

 

KERESKEDELEMPOLITIKAI ÜGYEK

 

850

A kereskedelempolitika stratégiájának és tervezésének iratai

5

-

851

EU szakmai bizottságok és munkacsoportok iratai

5

-

852

WTO-iratok

5

-

853

OECD-iratok

5

-

854

UNCTAD-iratok

5

-

855

Nemzetközi szerződések, egyezmények

NS

15

856

Bilaterális kereskedelempolitika

NS

15

857

Vámügyek

5

-

858

KATI (Kereskedelmi Akadályok Tájékoztató Irodája) ügyiratok

5

-

859

Egyéb kereskedelempolitikai iratok

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

EURÓPAI KAPCSOLATOK ÜGYEK

 

860

EU-intézmények iratai

5

-

861

EU-közösségi politikák

5

-

862

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsági (EKTB) iratok

5

-

863

EKTB-munkacsoportok

5

-

864

Közösségi jogszabályok nyelvi lektorálásával kapcsolatos iratok

5

-

865

EU-jogharmonizáció és notifikáció iratai

5

-

866

EU-jogsértési eljárások

5

-

867

Egyéb EU-ügyek iratai

5

-

 

 

 

 

 

 

 

 

TERÜLETFEJLESZTÉSI ÉS ÉPÍTÉSÜGYI TÉMÁK

 

TERÜLETRENDEZÉSI ÉS TELEPÜLÉSÜGYI ÜGYEK

 

900

A költségvetési tervezéssel kapcsolatos (éves) ügyek

NS

15

901

A K+F ügyekkel kapcsolatos szerződések és teljesítésigazolások

15

-

902

A társadalmi szervezetekkel összefüggő ügyek

5

-

903

Külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek

10

-

904

Belső, külső képzésekkel kapcsolatos ügyek

15

-

905

Vízgazdálkodási és természetvédelmi ügyek

5

-

906

Területi tervezéssel, területrendezési tervekkel kapcsolatos anyagok

NS

15

907

Országos Területrendezési Terv

NS

15

908

Kiemelt térségek, valamint a Balaton, budapesti agglomerációs területrendezési tervei

NS

15

909

Területfejlesztési szabályozási ügyek (Tftv., Országgy. határozatok stb.)

15

-

910

Infrastrukturális létesítményekkel kapcsolatos ügyek

30

-

911

Területrendezési tervek metodikai és tartalmi követelményeivel kapcsolatos ügyek

30

-

912

Országos Dokumentációs Központtal kapcsolatos ügyek

NS

15

913

Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek

10

-

914

Központi területrendezési tervtanács ügyei

NS

15

915

Területrendezési tervek egyeztetésével és elfogadásával, valamint módosításával kapcsolatos ügyek

NS

15

916

Területrendezési tervezői és szakértői jogosultsággal kapcsolatos ügyek

30

-

917

A területfejlesztés, területrendezése tevékenység elismerésére alapított díjjal (Pro Régió Díj, Táj Díj) kapcsolatos ügyek

NS

15

918

Szakterületi képzés, kutatás

30

-

919

Területi főépítész irodák

15

-

920

Megyei területrendezési tervek

NS

15

921

Területrendezési tanulmánytervek

NS

15

922

Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek

NS

15

923

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

-

924

Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek

NS

15

925

Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek

10

-

926

Várospolitikai ügyek, programok, projektek, integrált városfejlesztés

NS

15

927

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok

10

-

928

Egyéb ügyekben (állásfoglalások, vélemény, információkérés, panaszos ügyek stb.) keletkezett iratok

1

-

929

A településrendezési tevékenység elismeréseként alapított szakmai kitüntetések és díjak („Palóczi Antal”)

5

-

930

Világörökség (kiemelkedő értékű épületegyüttesek megmentése és hasznosítása)

NS

15

931

Építésüggyel, építészettel, épített környezet alakításával és védelmével kapcsolatos kutatás-fejlesztés

NS

15

932

Építmény- és területrehabilitációs ügyek, helyi védelem

NS

HŐ

933

Az építésügy körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

-

934

Az építési jogszabályokkal kapcsolatos szakmai vélemények kiadása

10

-

935

Más eljáró építésügyi szakigazgatási szerv kijelölésével kapcsolatos intézkedések

5

-

936

Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatás intézése

5

-

937

Az építésügyi célelőirányzat felhasználásával kapcsolatos iratok

5

-

938

Szakmai konferenciák, rendezvények, továbbképzések előadási anyagai, háttéranyagok

3

-

939

Településrendezési szakmai, jogi szabályozás előkészítésének iratai

NS

15

940

Településrendezési eszközök véleményezési eljárása

NS

15

941

Településrendezési Tervtanács működésével kapcsolatos iratok

10

-

942

Településrendezéssel kapcsolatos nemzetközi és EU-val kapcsolatos ügyek iratai

30

-

943

Településrendezési tervpályázatok

10

-

944

Településrendezéssel kapcsolatos kutatási, oktatási, továbbképzési, tájékoztatási ügyek, szerződések iratai

NS

15

945

Településrendezéssel kapcsolatos (hatósági, törvényességi) ellenőrzések iratai

10

-

946

Településtervezési tevékenységgel kapcsolatos jogosultságok (tervezői jogosultság, szakértői és igazságügyi szakértői kérelmek) szakmai állásfoglalásával kapcsolatos iratok

5

-

947

Településrendezéssel kapcsolatos szakmai vélemények, állampolgári beadványok, szakmai és civil szervezetekkel való levelezés

5

-

948

Településüzemeltetési szakágazati tevékenységgel kapcsolatos iratok

 

 

a)

szakmai vélemény önkormányzat vagy állampolgár által kezdeményezett ügyekben

5

-

b)

költségvetési javaslatok (ÖGF részére) iratai

5

-

c)

tájékoztatás

3

-

d)

egyéb kisebb jelentőségi iratok

1

-

e)

egyes közszolgáltatást végzők szakképesítésével kapcsolatos iratok

3

-

949

Településüzemeltetési Tanács működésével kapcsolatos iratok

NS

15

950

Települési hulladék közszolgáltatási fejlesztéseinek támogatásával kapcsolatos iratok

 

 

a)

támogatott pályázat esetén a támogatás évét követően

5

-

b)

Regionális fejlesztési tanácsok által odaítélt támogatások iratai

5

-

951

Minisztériumoktól, hivataloktól érkezett településüzemeltetéssel kapcsolatos iratok

3

-

952

Településfejlesztéssel kapcsolatos iratok

 

 

a)

elvi ügyek iratai

NS

15

b)

egyedi ügyek iratai

5

-

953

Településrendezéssel kapcsolatos iratok

5

-

954

Országos, regionális és megyei szintű területfejlesztési koncepciók, programok, területrendezési tervek, jóváhagyott tervek, valamint egyeztetési anyagok és résztervek

NS

15

955

Területrendezéssel kapcsolatos egyéb iratok

5

-

956

Pince-, partfal- és földcsuszamlásveszély-elhárítással kapcsolatos iratok

 

 

a)

pályázati rendszerrel kapcsolatos iratok

10

-

b)

vis maior támogatásokkal kapcsolatban kiadott szakvélemények

10

-

957

Kiemelt projektek

15

-

958

Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésügyi kiadványok kidolgozásának ügyei

5

-

959

Várossá nyilvánítással kapcsolatos iratok

NS

15

 

 

 

 

 

 

 

 

ÉPÍTÉSÜGYI ÉS ÉPÍTÉSZETI ÜGYEK

 

1000

Építészeti és környezetkultúra, az épített környezet állapota, minősége, védelme

NS

15

1001

Építészeti és környezetfejlesztési tevékenység elismeréseként alapított szakmai kitüntetések és díjak („Pro Architectura”, „Ybl Miklós”, „Év lakóháza”, Kós Károly díj” stb.)

NS

15

1002

Világörökség (kiemelkedő értékű épületegyüttesek megmentése és hasznosítása)

NS

15

1003

Építésüggyel, építészettel, épített környezet alakításával és védelmével kapcsolatos kutatás-fejlesztés

NS

15

1004

Építészeti tervpályázatok ügyei

5

-

1005

Építészet és értékes alkotásainak megismertetése, szakmai tájékoztatás, információ, propaganda, kiállítás, film ügyei

5

-

1006

A központi építészeti-műszaki tervtanács működésével kapcsolatos iratok, állásfoglalások

NS

15

1007

Építmény- és területrehabilitációs ügyek, helyi védelem

NS

HŐ

1008

Részben állami tulajdonú szervezetek ellenőrzésének iratai

10

-

1009

Az építésügy körébe tartozó jogszabályok előkészítésével, egyeztetésével kapcsolatos ügyek

15

-

1010

Az építési jogszabályokkal kapcsolatos szakmai vélemények kiadása

10

-

1011

Építésügyi szakigazgatási feladatok, hatáskörök és hatósági jogkörök telepítése

NS

15

1012

Az építésügy körébe tartozó nyilvántartások

NS

15

1013

Építésügyi hatósági dolgozók képesítési feltételei és továbbképzésük

5

-

1014

Az építésügyi hatóságok tevékenységének ellenőrzése és segítése

5

-

1015

Más eljáró építésügyi szakigazgatási szerv kijelölésével kapcsolatos intézkedések

5

-

1016

Az elvi építési, építési, bontási, használatbavételi, fennmaradási és rendeltetésváltozási engedélyezési, telekalakítási, kötelezési, ellenőrzési ügyekkel kapcsolatos eljárások és felügyeleti intézkedések

NS

15

1017

Építésügyi és építésfelügyeleti bírsággal kapcsolatos intézkedések

NS

15

1018

Építésfelügyeleti ellenőrzéssel kapcsolatos ügyek

10

-

1019

Építésügyi minőségbiztosítás, minőségvédelem

15

-

1020

Felvonók létesítése, üzemeltetése, ellenőrzése

15

-

1021

Bauxitcementtel vagy más építőanyag-hibával kapcsolatos hatósági ügyek

15

-

1022

Építésügyi szabványosítás

NS

15

1023

Az MSZT műszaki bizottságai tevékenységével kapcsolatos iratok

5

-

1024

Az építő és építőanyag-ipar gazdasági folyamainak elemzései, tanulmányok

10

-

1025

Építésügyi hatósági iratok külföldi ügyintézése

5

-

1026

Építésüggyel kapcsolatos panaszok és egyéb észrevételek, tájékoztatás intézése

5

-

1027

Mérnöki és építészkamarákkal való szakmai kapcsolattartás, tervezői és szakértői jogosultsággal kapcsolatos tájékoztatás adása

5

-

1028

Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok:

 

 

a)

építésügyi bírság

10

-

b)

egyéb bírságok és általános iratanyagaik

3

-

1029

Jogértelmezéssel összefüggésben kiadott szakmai vélemények

5

-

1030

Az építésügyi célelőirányzat felhasználásával kapcsolatos iratok

5

-

1031

Építő-, építőanyag-ipari szakképzés iratai

15

-

1032

Szakmagyakorlással kapcsolatos hatósági ügyek

NS

15

1033

Nemzetközi kapcsolatok, együttműködések, bizottsági ügyek

5

-

1034

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok

10

-

1035

Európai uniós jogharmonizációs ügyek és munkacsoportok iratai

10

-

1036

A költségvetési tervezéssel kapcsolatos (országos hatáskörű) ügyek

NS

15

1037

A regionális közigazgatási hivatalok szervezetében működő állami főépítészi irodákkal kapcsolatos titkársági feladatok ellátásával összefüggő iratok

15

-

1038

Vízgazdálkodási és természetvédelmi ügyek

5

-

1039

Működéssel kapcsolatos iratok

5

-

1040

Technikai és egyéb iratok

5

-

1041

Kiemelt projektek

15

-

1042

Magyar Építész Kamara és a Magyar Mérnöki Kamara törvényességi felügyeletével kapcsolatos iratok

15

-

1043

Egységes jogalkalmazást biztosító szakmai segédletek, építésügyi kiadványok kidolgozásának ügyei

5

-

1044

Külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek

10

-

1045

Belső, külső képzésekkel kapcsolatos ügyek

15

-

1046

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

-

1047

Éves költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek

NS

15

1048

A K+F ügyekkel kapcsolatos alapítói joggyakorlás döntés-előkészítő iratai

15

-

1049

Az ÉMI Kht.-val kapcsolatos alapítói joggyakorlás döntés-előkészítő iratai

NS

HŐ

1050

A Nemzeti Építészeti Tanács (NÉT) tevékenysége során keletkezett iratok (emlékeztetők, építészetpolitikai dokumentumok)

10

–

 

 

 

 

 

 

 

 

TERÜLETFEJLESZTÉSI ÜGYEK

 

1100

Fejlesztési tanácsok döntéseivel, üléseivel kapcsolatos iratok (térségi, regionális, megyei, térségi kistérségi tanácsok)

5

-

1101

A II. Nemzeti Fejlesztési Terv, Új Magyarország Fejlesztési Terv (operatív programok, akciótervek, IH-ügyek, zászlóshajó programok)

NS

15 -

1102

Megyei, kistérségi tanácsok programjaival kapcsolatos területfejlesztési koncepciók

10

-

1103

A költségvetés tervezésével, felhasználásával és beszámolással kapcsolatos ügyek

NS

15

1104

A K+F ügyekkel kapcsolatos szerződések és teljesítésigazolások

15

-

1105

A területfejlesztési intézményrendszer fejlesztésével összefüggő ügyek, az intézményrendszer alakításának szakmai megalapozásával kapcsolatos iratok

15

-

1106

A társadalmi, civil szervezetek, egyházak területfejlesztéssel összefüggő ügyei

5

-

1107

Külső személyek, szervezetek megbízásával kapcsolatos ügyek

10

-

1108

Decentralizált támogatási döntések elemzése

5

-

1109

Területfejlesztési kutatások, tervek

NS

15 -

1110

Vállalkozási övezetekkel kapcsolatos ügyek

15

-

1111

Belső, külső képzésekkel kapcsolatos ügyek

15

-

1112

Regionális, megyei és kistérségi területfejlesztési koncepciókkal, programokkal kapcsolatos ügyek

5

-

1113

Területfejlesztési támogatásokkal (pályázatok, egyedi ügyek, szerződések, központi döntések)

15

-

1114

Vízgazdálkodási és természetvédelmi ügyek

5

-

1115

Európa Terv és a kapcsolódó kiemelt programok

NS

15

1116

Speciális adottságú térségek (tanyás, aprófalvas, nemzetiségi stb.) ügyei

10

-

1117

Regionális repülőterek

15

-

1118

Területfejlesztési szabályozási ügyek (Tftv., Országgy. határozatok stb.)

15

-

1119

Területfejlesztéssel és területrendezéssel kapcsolatos információs rendszer és a kötelező adatközlés szabályaival kapcsolatos ügyek

10

-

1120

Területi (környezeti, társadalmi és gazdasági) hatásvizsgálattal kapcsolatos ügyek

NS

15

1121

Pénzügyi beszámolók, jelentések, pénzügyi nyilvántartás

15

-

1122

Nemzeti Fejlesztési Tervvel, a Nemzeti Stratégiai Referencia Keret területfejlesztést érintő iratok

10

-

1123

Pólus programokhoz kapcsolódó iratok (Európa Kulturális Fővárosa, részvétel pólusprogramok kidolgozásában, végrehajtásában stb.)

5

-

1124

Országos jelentőségű területfejlesztési programok megvalósításával, és támogatásával kapcsolatos iratok

NS

15

1125

A térségi fejlesztési tanácsok döntéseivel kapcsolatos ügyek

NS

15

1126

Módszertani kérdésekkel kapcsolatos iratok

3

-

1127

Kormányzati egyeztetési fórumokkal kapcsolatos iratok (Operatív Programok Tárcaközi Bizottsága, Tervezési Operatív Bizottság, Fejlesztéspolitikai Irányító Testület, Országos Területfejlesztési Tanács stb.)

5

-

1128

Az Országos Területfejlesztési Koncepció felülvizsgálatával átdolgozásával kapcsolatos iratok

NS

15

1129

Szakágazati ügyek (vízgazdálkodás, természetvédelem, környezetvédelem stb.)

5

-

1130

Az ország területi fejlődési folyamatainak figyelemmel kísérésével és értékelésével kapcsolatos iratok

NS

15

1131

Más tárcákkal közös pályázati felhívásokkal kapcsolatos ügyek

10

-

1132

EU-tanácsi és bizottsági ülésekkel, munkacsoportok tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

NS

15

1133

Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottság és munkacsoportjainak tevékenységeivel kapcsolatos ügyiratok

5

-

1134

EU-jogalkotás és iránymutatások, kohéziós rendeletek, Lisszaboni Agenda és területi kohézió (Területi Agenda, Lisszaboni Charta)

15

-

1135

Közösségi Kezdeményezések (INTERREG, URBACT, INTERACT, CADSES, CES, SEES, SEE)

10

-

1136

Várospolitikai ügyek, programok, projektek, integrált városfejlesztés

NS

15

1137

Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő iratok

10

-

1138

A nemzetközi szervezetekkel (pl. OECD) összefüggő iratok

5

 

1139

Egyéb ügyekben (állásfoglalások, vélemény, információkérés, meghívók tájékoztatók, kiadványok, általános levelezés, illetékességből áttétel stb.) keletkezett iratok

2

-

1140

Ipari parkokkal kapcsolatos ügyek

15

-

1141

Kistérségi Cselekvési Tervvel kapcsolatos dokumentumok

NS

15

1142

A regionális koordinátorok és az önkormányzati és térségi koordinátorok foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb iratok

5

-

1143

Vidékfejlesztési menedzserekkel kapcsolatos dokumentumok (szerződések, beszámolók, feladatok)

NS

15


RÖVIDÍTÉSEK

ÁFT

Átfogó Fejlesztési Terv

ASEAN

Association of South-East Asian Nations (Délkelet-ázsiai Nemzetek Társulása)

AVT

Audio Visual Technology (Audo Vizuális Technológia - Nemzetközi Szabványügyi Szervezet AVT- munkacsoportja)

BIS

Bank for International Settlements (Nemzetközi Befektetések Bankja)

BöC

Beruházásösztönzési célelőirányzat

CEFTA

Central European Free Trade Agreement (Közép-európai Szabadkereskedelmi Megállapodás)

EBRD

European Bank for Reconstruction and Development (Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank)

EFTA

European Free Trade Association (Európai Szabadkereskedelmi Társulás)

EGB-ENSZ

ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága

EIB

European Investment Bank (Európai Beruházási Bank)

EITB

Európai Integrációs Tárcaközi Bizottság

ENSZ és Szervezetei

Egyesült Nemzetek Szervezete

GFC

Gazdaságfejlesztési Célelőirányzat

GVOP

Gazdasági Versenyképesség Operatív Program (ECOP- Economic Compenivness Operational Programme)

IIASA

International Institute for Applied System Analysis (Nemzetközi Alkalmazott Rendszerelemzési Intézet)

IKIR

Ipari Katasztrófaelhárítási Információs Rendszer

ISPA

Instrument for Structural Policies for Preaccessiation (előcsatlakozási időszak (támogatási alap) struktúrapoltikai eszközei)

IIASA-Shiba díj

International Institute for Applied System Analysis (Nemzetközi Alkalmazott Rendszerelemzési Intézet, ahol Shiba a díjalapító japán professzor neve)

ITC

Nemzetközi Kereskedelmi Központ (International Trade Center)

ITDH

Hungarian Invesment and Trade Development Agency– Hungary (Magyar Befektetési és Kereskedelemfejlesztési Kht.)

KIOP

Környezetvédelmi és Infrastruktúra Operatív Program (Environment Protection and Infrastructure Operational Programme)

KKV

Kis és Középvállalkozás

NFT

Nemzeti Fejlesztési Terv

NSZI

Nemzeti Szakképzési Intézet

NYENYI lapok

Nyugdíjbiztosítási egyéni nyilvántartólapok

OECD

Organization for Economic Cooperation and Development (Gazdasági Együttműködési és Fejlesztési Szervezet)

OECD-ELSA

OECD Foglalkoztatási, Munkaügyi és Szociális Bizottsága (Employment, Labour and Social Affairs Committee)

OECD-LEED

Helyi Gazdasági és Foglalkoztatási Fejlesztés (Local Economic and Employment Development)

OKJ

Országos Képzési Jegyzék

ONER

Országos Nukleáris-baleset Elhárítási Rendszer

OPEC

Organization of Petrol Exporting Countries (Kőolaj-exportőrök Országos Szervezete)

OSAP

Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program

OST

Országos Statisztikai Tanács

OSZT

Országos Szakképzési Tanács

PHARE

Poland-Hungary Assistance for the Reconstruction of the Economy (Segítségnyújtás a kelet-közép-európai országok gazdasági szerkezetátalakításához)

RBV

Radiológiai, Biológiai, Vegyi (ellenőrző és figyelő Szolgálat)

ReGéC

Regionális Célelőirányzat

SAPARD

Special Preparatory Programme for Preaccession Aid for Agriculture and Rural Development (az előcsatlakozási időszak mezőgazdasági és vidékfejlesztési speciális akcióprogramja)

SPP

Special Preparatory Program (speciálsi felkészítő program)

SZT

Széchenyi Terv

UN

United Nations (Egyesült Nemzetek Szervezete=ENSZ)

UNCTAD-ENSZ

Az ENSZ Kereskedelmi és Fejlesztési Konferenciája (United Nations Conference on Trade and Development)

UNDP-ENSZ

ENSZ Fejlesztési Programja (United Nations Development Program)

Unece

United Nations Economic Comission for Europe (ENSZ Európai Gazdasági Bizottsága= ENSZ EGB)

UNIDO-ENSZ

Iparfejlesztési Szervezet (United Nations Industrial Development Organization)

WTO

World Trade Organization (Kereskedelmi Világszervezet)


Tartalomjegyzék
Irattári Terv
(null)

I. Általános rész

 

 

100

Általános ügyek

 

180

Kommunikációs ügyek

 

200

Jogi, közigazgatási ügyek

 

250

Humánigazgatási ügyek

 

280

Oktatási ügyek

 

300

Költségvetési és gazdálkodási ügyek

 

350

Belső ellenőrzési ügyek

 

370

Informatikai ügyek

 

 

II. Különös rész

 

 

400

Stratégiai ügyek

 

430

Vagyongazdálkodási ügyek

 

460

Vállalkozásfejlesztési ügyek

 

500

Üzletikörnyezet-fejlesztési ügyek

 

720

Védelmi ügyek

 

780

Vállalati kapcsolatok ügyek

 

800

Nemzetközi kapcsolatok ügyek

 

820

Nemzetközi Infrastruktúraügyek

 

850

Kereskedelempolitikai ügyek

 

860

Európai kapcsolatok ügyek

 

900

Területrendezési és településügyi ügyek

 

1000

Építésügyi és építészeti ügyek

 

1100

Területfejlesztési ügyek

 

 

III. Rövidítések
*

Az utasítást a 39/2012. (XI. 23.) NGM utasítás 2. §-a hatályon kívül helyezte 2012. november 24. napjával.

1,

A szervezeti egység iratkezelőjének a felelőssége, hogy a papíralapon, e-mailen vagy faxon érkezett küldemények iktatása előtt fordítson figyelmet az előzményekre, hogy a már egyszer iktatott iratra ne iktasson újabb, ugyanazon tartalmú küldeményt.

2.

Ezen küldeményeket a „nem iktatandó” állapotra kell visszaállítani azért, hogy a rendszer a továbbiakban ne kezelje a tételeket.

3.

Ügyiratborítónak (előadói ívnek) nevezzük a teljes ügyiratot magában foglaló borítót, míg az iratborító a főszám részét képező alszámhoz tartozó irat(ok) borítója, mivel az ügyben keletkezett első irat (kezdőirat) iktatáskor az egyes alszámot kapja, és azok iratfordulatai (ügyiratdarabjai) lesznek a további alszámok az ügyintézésen belül.

4:

A folyamat vezetői közreműködés esetén, illetőleg a (4) bekezdésben foglaltak hiányában a (3) bekezdésben leírtak szerint működik a szignálás.

5:

Aktív közreműködés esetén.

6,

335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 41. § (3) bekezdése szerint „az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.”

8.

Pl.: a minisztériumban jogszabály-előkészítéssel több szervezeti egység is foglalkozik, de azok megjelenítése az irattári tervben csak a 100-as vagy a 111-es ügykörszám alatt történik.

9.

A KIR3-program lehetőséget biztosít a korábban használatos, nagy adminisztrációval járó iratjegyzék összeállítása helyett az ügyiratkísérő elkészítésre.

10.

A 335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet 63. §-ban nevesített iratkikérő lapot három példányban kell elkészíteni. Az első példánysorszámú, a kikért irat helyére kerül a kölcsönzés idejére; a második példánysorszámú, a kölcsönzési határidő szerinti sorrendben lefűzve a kölcsönzés határidő-nyilvántartása; a harmadik példánysorszámú (mint megőrzendő példány) bizonylat lefűzve kölcsönzési naplóként funkcionál, amit a segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

  • Másolás a vágólapra
  • Nyomtatás
  • Hatályos
  • Már nem hatályos
  • Még nem hatályos
  • Módosulni fog
  • Időállapotok
  • Adott napon hatályos
  • Közlönyállapot
  • Indokolás
Jelmagyarázat Lap tetejére