5/2008. (OK 23.) OKM utasítás

a)

feladata a mindenkor érvényes jogszabályok alapján a számvitel tárgykörébe tartozó összes feladat végrehajtása, a beszámolók, a számlakeret, a számlarend és az ahhoz tartozó segédletek elkészítése, évenkénti felülvizsgálata;

b)

állományba veszi az immateriális javakat és beruházásokat, számba veszi az eszközöket;

c)

feladata a Hivatal különböző időtávra készülő költségvetési terveinek előkészítése, összeállítása, jóváhagyást követő kiadása, a teljesítések rendszeres ellenőrzése, az időszakos beszámolók összeállítása, elemzése, jelentés a felettes szerv, a statisztikai és egyéb külső és belső adatszolgáltatási kötelezettségek határidőre való teljesítése;

d)

részt vesz a Hivatal beszámoló jelentése kiegészítő mellékletének elkészítésében;

e)

elkészíti a szervezeti egység munkáját szabályozó belső utasításokat, szabályzatokat, biztosítja a jóváhagyást követő kiadást, korszerűsítést, valamint a bizonylati rend betartását és annak továbbfejlesztését;

f)

feladata külső és belső adatszolgáltatások határidőre történő biztosítása;

g)

saját területén folyamatos, szúrópróbaszerű ellenőrzést és időszakosan dokumentációs ellenőrzést végez;

h)

vezeti a számvitel körébe tartozó összes szintetikus és analitikus nyilvántartást;

i)

feladata a számviteli bizonylatok teljes körű, naprakész számítógépes feldolgozása;

j)

a területéhez tartozó bizonylati albumot és kitöltési utasítást napra készen tartja;

k)

számviteli zárlataira ütemtervet dolgoz ki, más szervezeti egységekkel egyeztet, a munkát összehangolja;

l)

az elszámolással kapcsolatos bizonylati rendet betartja, analitikus, operatív nyilvántartást vezet, a területen összegyűlt iratokat a jogszabályokban előírt időpontig megőrzi, a lejárt iratokat selejtezi;

m)

feladata a főkönyvi kivonat egyezőségének ellenőrzése, az egyes főkönyvi számlák adatainak vizsgálata;

n)

feladata az analitikus nyilvántartások forgalmi és egyenleg adatainak rendszeres egyeztetése a főkönyvi számlák adataival;

o)

feladata a Hivatal tulajdonában, kezelésében lévő immateriális javak, tárgyi eszközök és az azokban bekövetkezett bruttó érték és értékcsökkenés változásának gépi feldolgozás útján történő nyilvántartása;

p)

feladata a gépi tablók, főkönyvi számlák bruttó, nettó érték szerinti egyezőségének biztosítása gépi adatbevitel és feladás útján;

q)

feladata a vezetői számvitel (controlling) rendszerében a gazdasági folyamatokról vizsgálati és elemzési információk szolgáltatása különböző vezetői szintek igényeinek megfelelően;

r)

feladata a Hivatal gazdálkodási tervezési és elemzési módszerének, az értékelés szempontjainak és módszereinek fejlesztése;

s)

biztosítja a szervezeti egység előírt ügyviteli és bizonylati rendjét, és javaslatot készít a továbbfejlesztésére;

t)

gondoskodik a hivatalos külföldi kiküldetésekhez szükséges valuta, útielőleg biztosításáról;

u)

elkészíti a Hivatal beszámoló jelentése kiegészítő mellékletét;

v)

előkészíti a Hivatal szervezeti egységeinek keretekben meghatározott költség felosztását, jóváhagyást követően figyelemmel kíséri a teljesülést, igény szerint tájékoztatást ad a keretek állapotáról;

w)

feladata a külső bevallási, befizetési és igénylési kötelezettségek teljesítése;

x)

folyamatosan készít likviditási terveket;

y)

a Hivatal pénzügyi követeléseit érvényesíti;

z)

a fizetési megállapodásokat véleményezi, fizetési felszólításokat, sürgetéseket bocsát ki, szükség esetén pert kezdeményez;

aa)

feladata a Hivatalhoz beérkezett, nyilvántartásba vett, igazolt, ellenőrzött számlák kiegyenlítése;

bb)

feladata szerződések és megállapodások pénzügyi vonatkozásainak felülvizsgálata és véleményezése;

cc)

működteti a házipénztárt;

dd)

ellátja a pénztári feladatokat;

ee)

elvégzi a számlázási feladatokat;

ff)

a Hivatal biztosításairól nyilvántartást vezet, eljár a károk pénzügyi rendezése érdekében;

gg)

banki, valamint egyéb kivonatokat egyeztet;

hh)

beszámolókhoz adatszolgáltatást készít;

ii)

a feladatköre ellátásához szükséges analitikus nyilvántartásokat vezeti, egyezteti;

jj)

feladata a gépi feldolgozás adatainak folyamatos ellenőrzése, az észlelt hibák, hiányosságok egyeztetése, kiküszöbölése;

kk)

elkészíti a területét érintő szabályzatok, utasítások tervezetét, jóváhagyást követően gondoskodik a betartásáról, végrehajtásáról;

ll)

feladata a Hivatal és kihelyezett egységei területén a munkavégzés technikai feltételének biztosítása;

mm)

feladata a Hivatal létesítményeinek üzemeltetése, és a karbantartással kapcsolatos teljes körű ügyintézés, ami tartalmazza a gépkocsik használatának, közüzemi ügyeknek, telefonnal kapcsolatos ügyeknek, a gondnoksági feladatoknak, az épületek felszerelési és berendezési tárgyakkal való ellátásának ügyintézését;

nn)

az immateriális javak és tárgyi eszközök állományával gazdálkodik;

oo)

nyilvántartja a hivatali bélyegzőket, biztosítja a forgalmazást és ellátja a selejtezést;

pp)

a Hivatal ingatlanhasznosítással kapcsolatos vagyonelemeiről teljes körű nyilvántartást vezet, az ingatlanokról törzslapot állít ki, a bekövetkezett változásokat eseménynaplóban rögzíti;

qq)

évente a beszámoló elkészültét megelőzően december 31-i fordulónappal teljes körű leltározást végez a tárgyi eszközökről; a leltárokat kiértékeli, hiányt-többletet megállapítja, szükség szerint anyagi- és/vagy fegyelmi felelősségrevonást kezdeményez;

rr)

a feleslegessé vált eszközök eladását – a jóváhagyást követően – bonyolítja, a selejtessé vált eszközök selejtezését elvégzi, elszállítását, megsemmisítését bonyolítja;

ss)

feladata a létesítmények helyiséggazdálkodásának biztosítása, ellátása, egyeztetés;

tt)

közreműködik a Hivatal által szervezett rendezvények, kiállítások megvalósításában;

uu)

feladata a Hivatali létesítmények karbantartása, fejlesztése e feladat ellátásához külső kivitelezők bevonása, szinten tartó beruházások kezdeményezése, az e feladatkört érintő szerződések előkészítése, a kötelezettség vállalási rendben meghatározottak szerinti hatáskörben a szerződések megkötése, pénzügyi ellenjegyzéssel, a megvalósulás folyamatos ellenőrzése, a munka elvégzését követően megfelelő minőségben átveszi, a számlákat befogadja;

vv)

feladata a Hivatal színvonalas, hatékony és gazdaságos működését elősegítő szervezési, információs feladatok ellátása, a Hivatal számítástechnikai fejlesztése és az alkalmazások koordinálása;

ww)

az informatika hatékony eszközeivel közreműködik a Hivatal működési és információs modelljének korszerűsítésében, folyamatainak átláthatóvá tételében;

xx)

részvétel az informatikai eredmények bevezetéséhez kapcsolódó szervezetfejlesztési és oktatási követelmények, ügyrendi szabályok, szabályzatok kidolgozásában;

yy)

feladata a felhasználók kiszolgálása, az informatikai rendszerek használatának segítése, „help desk” rendszer működtetése, szakmai segítségnyújtás biztosítása;

zz)

feladata a Hivatal informatikai vagyonának, eszközállományának felmérése, állapotának követése és folyamatos korszerűsítése;

aaa)

feladata a Hivatal informatikai biztonságának szervezése, fejlesztése, megvalósítása,

bbb)

feladata a Hivatal informatikai rendszereinek kiépítése, hatékony, megbízható és biztonságos üzemeltetése – az ehhez szükséges erőforrások biztosításával;

ccc)

feladata az informatikai rendszerekhez kapcsolódó külső szolgáltatások igénybevételének koordinálása, színvonalának és gazdaságosságának biztosítása;

ddd)

feladata az Informatikai Stratégiai Terv elkészítése és az ennek keretében meghatározott projektek megvalósítása, koordinálása;

eee)

feladata új informatikai fejlesztési projektek célkitűzéseinek meghatározása, a projektek részletes lebontása és ütemtervének kialakítása, az ehhez szükséges szakmai konzultációs háttér biztosítása;

fff)

részvétel és érdekképviselet a Hivatal informatikai fejlesztéseit befolyásoló, azokhoz kapcsolódó kormányzati, nemzetközi, ágazati projektek kidolgozásában, követelményeinek meghatározásában, illetve figyelembevételében;

ggg)

feladata az informatikai projektek követési, ellenőrzési, jelentési tevékenységeinek folyamatos biztosítása, gazdaságosságuk, minőségük kontrollja;

hhh)

kapcsolattartás belső és külső szakmai és hivatali partnerekkel az Osztály hatáskörébe utalt ügyekben.