56/2008. (HK 12.) HM u t a s í t á s

1. § (1) Az utasítás hatálya kiterjed

(2) A szervezetek bélyegzővel való ellátását, a bélyegző központi nyilvántartás vezetését, a bélyegzők felhasználásának ellenőrzését és a selejtítést az MH Katonai Igazgatási és Adatfeldolgozó Központ (a továbbiakban: MH KIAK) erre kijelölt szervezeti eleme végzi. A tevékenység szakmai felügyeletét a HM haderőtervezési főosztályvezető látja el.

2. § (1) A bélyegzők feliratuk szerint hivatalos és nem hivatalos, felhasználásuk szerint alap-, segéd- és kisegítő-bélyegzők, típusuk szerint nedves-, száraz-, viaszbélyegzők, személyi pecsétnyomók lehetnek. A száraz-, a viaszbélyegzők és a személyi pecsétnyomók fém, illetve kemény műanyag alapanyagúak.

(2) Hivatalos az a bélyegző, amelyen a szervezet minősített vagy nyílt hadrendi megnevezése szerepel.

(3) A hivatalos alapbélyegzők közé tartoznak a címeres és címer nélküli, kör-, valamint a más alakú bélyegzők, amelyeket az iratok hitelesítésére lehet felhasználni (címeres kör alakú, anyagbeszerző, átvevő, kiadó bélyegzők, a Műszaki Ellenőrző Állomás bélyegzője).

(4) A hivatalos segédbélyegzők közé tartoznak a fej, a címmel (bankszámlaszámmal, adóigazgatási számmal) kiegészített fej, az iktató, az érkeztető, az átjáró, a mellékletazonosító, a térkép és a könyvnyilvántartó bélyegzők, valamint a számmal vagy betűjellel ellátott személyi pecsétnyomók.

(5) A nem hivatalos, kisegítő bélyegzők közé tartoznak a minősítési, az iratkezelési és postai, tábori postakezelési jelzések, valamint a záradékbélyegzők.

(6) Minden hivatalos bélyegzőt iratnak kell tekinteni, kezelésükre ezen utasítás előírásain túl az iratkezelési szabályokat kell alkalmazni. A szervezetek hadrendi megnevezését tartalmazó bélyegzőinél meg kell határozni, hogy a nyílt vagy a minősített iratokra vonatkozó szabályok szerint kell azokat kezelni.

(7) A hivatalos bélyegzők minősítését a szervezetek bélyegzőnormájának minősítésével a HM haderőtervezési főosztályvezető határozza meg. A bélyegzőnormának tartalmaznia kell minden minősített bélyegző minősítési szintjét és annak érvényességi idejét. A HM haderőtervezési főosztályvezető rendszeresen felülvizsgálja a minősített bélyegzőnormákat és a változásokról az MH KIAK útján értesíti az érintetteket.

(8) A bélyegző fogóján úgy kell feltüntetni a minősítés szintjére utaló feliratot, hogy egyértelmű legyen, hogy az nem a lenyomat képéről tájékoztatja a használót. A bélyegző minősítésének szintjét és a minősítés érvényességi idejét az MH KIAK-nál vezetett központi, valamint a használók által vezetett helyi nyilvántartásokban a bélyegző lenyomata mellett is fel kell tüntetni.

3. § (1) A hivatalos bélyegző jogszabályokban, határozatokban, alapító okiratokban vagy szervezési alapokmányokban meghatározottak szerinti megnevezéssel készíthető el.

(2) A bélyegző első (külső) sora:

(3) A jogszabályban, határozatban, alapító okiratban, vagy a szervezési alapokmányban meghatározott megnevezésen kívül, valamely belső szervezeti elem megnevezésével ellátott hivatalos bélyegző használatára a szervezetek a HM haderőtervezési főosztályvezető engedélye alapján jogosultak. A belső szervezeti elemeket a munkaköri jegyzék, illetve az állománytábla szerinti névvel kell jelölni.

(4) Beosztás megnevezésével, valamint eredeti névaláírást helyettesítő bélyegző a honvédelmi miniszter, a HM államtitkár, a HM kabinetfőnök, a HM szakállamtitkárok, a Honvéd Vezérkar főnöke és helyettese, valamint az MH Összhaderőnemi Parancsnokság (a továbbiakban: MH ÖHP) parancsnoka számára készíthető.

(5) A névaláírást helyettesítő bélyegző az iratok kiadmányozására, illetve közokiratok hitelesítésére nem használható.

4. § (1) Címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegző használatának joga csak a szervezetek (szerv) vezetőjét (parancsnokát) illeti meg. A bélyegző – annak minősítésétől függetlenül – felhasználó:

(2) Címeres, nagyméretű, számmal ellátott, illetve egyéb címeres körbélyegzők elosztását a szervezet vezetője (parancsnoka) növekvő sorrendben, a munkaköri jegyzék, illetve az állománytábla szervezeti sorrendjének megfelelően határozza meg.

(3) A magánszemélyeknek adott igazolásokat, polgári szerv felé történt írásos megrendeléseket aláírással és címeres nagyméretű nyílt körbélyegző lenyomatával kell ellátni.

(4) A szervezeteknek az egymással történő levelezésénél a címeres, nagyméretű körbélyegzőt használni nem kell.

5. § (1) A címeres, kisméretű, nyílt körbélyegzők az alábbiak szerint használhatók fel:

(2) A további sorszámmal ellátott bélyegzők használatát a szervezet vezetője (parancsnoka) határozza meg.

6. § A címer nélküli, különböző formájú bélyegzők használatát a következő szervezetek vezetői határozzák meg:

(1) A belső szervezeti elem megjelölésével ellátott, valamint az előzőekben nem szabályozott bélyegzők használatára a szervezet vezetője (parancsnoka) intézkedik.

(2) Békeállapot időszakában a nyílt megnevezésű szervezetek a hivatalos bélyegzőiket korlátozás nélkül használhatják.

(3) A békétől eltérő időszakban megalakítandó szervezeteknek a nyílt megjelölésére, békében törzsszámot kell használni, amelyet a felállításáért felelős szervezet fejbélyegzője alá (géppel, tintával) kell feltüntetni.

(4) A futár és tábori posta feliratú, sorszámozott bélyegzőkön feltüntetett törzsszámot háborúban tábori postaszámként kell használni.

(5) A szervezetek rövidített megnevezését kell használni az összes ügyviteli iktató, érkeztető, átjáró, mellékletazonosító és térképnyilvántartó bélyegzőn.

8. § (1) A katonai szervezet a magasabb készenlétbe helyezése esetén a békétől eltérő időszaki készenléti idő elérésétől kezdve használhatja a norma szerinti hadrendi bélyegzőit.

(2) A katonai szervezet a tábori postaszám használatára történő áttérés után a minősített és a nyílt küldeményeik borítékjainak, csomagjainak címzésekor a feladó feltüntetésére a „MAGYAR HONVÉDSÉG Tpsz:….” feliratú fejbélyegzőt használja.

(3) Kizárólag a békeállapot időszakában használt bélyegzőket a készenlét elérése után a katonai szervezetek – lenyomat alapján elkészített jegyzéken – megküldik az MH KIAK-nak. Ezt a feladatot a pénzügyi és számviteli szervezetek által használt bélyegzőkkel kapcsolatban az új bélyegzőknek a bankoknál történt bejelentése után kell végrehajtani.

9. § (1) A HM-nél és az MH ÖHP-nál a címeres, nagy- és kisméretű körbélyegzőket sorszám nélkül, illetve több példány esetén római számmal megkülönböztetve kell kiadni. A hivatalos bélyegzők elosztását és felhasználásának rendjét a HM-nél a HM szerv vezetője, a katonai szervezeteknél azok vezetői (parancsnokai) ezen utasítás alapján állapítják meg.

(2) Az (1) bekezdésben nem említett szervezetek részére a címeres, nagy- és kisméretű körbélyegzőket szám nélkül, illetve több példány esetén arab számmal megkülönböztetve kell kiadni. A címeres, nagyméretű, szám nélküli körbélyegzőt a vezetőnek (parancsnoknak) kell kiadni.

(3) A „MAGYAR HONVÉDSÉG ÜGYVITEL”, illetve a „MAGYAR HONVÉDSÉG ÜGYVITEL ,,R”” feliratú számozott, címeres, nagyméretű körbélyegzőket a vezetési pontok számától függően több példányban, megkülönböztetett jelzéssel kell kiadni.

(4) A címeres, kisméretű, szám nélküli körbélyegzőt a vezetőnek (parancsnoknak) vagy helyettesének kell kiadni.

(5) A címeres, kisméretű, számozott körbélyegzőket a következők szerint kell kiadni:

(6) Az anyagbeszerzők, anyagátvevők részére kiadott sorszámos bélyegzők elosztását a vezető (parancsnok) sorszámos rendelkezésben szabályozza.

(7) A vezető (parancsnok) hatáskörébe utalt, a 4–7. §-ban nem szabályozott hivatalos bélyegzők elosztását, kiadását, tárolását és felhasználását, helyi titokvédelmi szabályzatban, a lenyomat alapján történő éves ellenőrzést sorszámos rendelkezésben kell szabályozni.

10. § (1) A szervezetek csak az MH KIAK által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőket használhatják.

(2) Az ügyviteli szerveknél „Bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartást” kell felfektetni, azt főnyilvántartó könyvben nyilvántartásba venni. Vezetésére a Magyar Honvédség Titokvédelmi Szabályzatának, valamint a Magyar Honvédség Egységes Iratkezelési Szabályzatának vonatkozó pontjai az irányadók. A nyilvántartásba vett hivatalos bélyegzők csak eredeti formájukban használhatók fel. Tilos a bélyegzőket megváltoztatni, feliratukat módosítani vagy megcsonkítani.

(3) Az MH KIAK által központilag kiadott és nyilvántartásba vett bélyegzőket a (2) bekezdésben meghatározottak szerint lenyomat alapján kell nyilvántartani. A bélyegzők központi nyilvántartású iratok, azokra a nyilvántartási számot nem kell rávezetni. Ugyanazon nyilvántartáson belül elkülönítve kell nyilvántartani a hadrendi megnevezésű minősített, illetve nyílt bélyegzőket. Az elkülönített nyilvántartást az egyes bélyegzőfajták közti alszám kihagyással úgy kell biztosítani, hogy a pótlólag kiutalt azonos megnevezésű és minősítésű bélyegzőket a megfelelő helyen lehessen bevételezni. A nyilvántartás minősítése nyílt megnevezésű szervezetnél nyílt, minősített hadrendi megnevezésű vagy minősített hadrendi megnevezéssel is rendelkező szervezeteknél „Titkos!”, egyéb esetekben nyílt. A békétől eltérő időszakban megalakítandó szervezetek nyilvántartásának elkészítéséért és elkülönített tárolásáért a felállításáért felelős szervezet vezetője (parancsnoka) a felelős.

11. § (1) A hivatalos bélyegző használatáért és biztonságos őrzéséért a használatra jogosult személy felelősséggel tartozik. A bélyegzők és a személyi pecsétnyomók használati joga másra át nem ruházható.

(2) A használatra jogosult személy a bélyegzőt:

(3) A háborúban más hadrendi megnevezésre áttérő szervezetek, valamint a mozgósításkor magalakításra kerülő szervezetek a hivatalos bélyegzőket a háborús iratkezelési okmányokkal együtt tárolják. Ennek betartásáért a szervezet vezetője (parancsnoka), valamint a felállításáért felelős szervezet vezetője (parancsnoka) a felelős.

12. § Az MH KIAK a szervezetek igénylése alapján hivatalos bélyegzőkkel, személyi pecsétnyomókkal, valamint egyes kisegítő bélyegzőkkel közvetlenül látja el:

13. § (1) A szervezetek részére szükséges bélyegzők mennyiségét – a szervezetek rendeltetésének és nagyságának figyelembevételével – az MH KIAK parancsnoka határozza meg. A HM és a HM szervezetek, valamint az MH ÖHP bélyegzőnormáját a HM haderőtervezési főosztályvezető hagyja jóvá.

(2) A személyi pecsétnyomók darabszáma a katonai szervezeteknél a hadiszervezetben rendszeresített tiszti, tiszthelyettesi, szerződéses és honvédségi közalkalmazotti állomány létszáma, a HM-nél és a HM szervezeteknél a munkaköri jegyzékben rögzített létszám alapján kerül meghatározásra. A megállapított létszámon felül 10%-os tartalékot kell képezni.

(3) A kisegítő bélyegzők nem normaköteles bélyegzők. Kiadásuk első ellátmányként (a gt.-k kivételével) térítésmentesen, pótlásuk térítés ellenében történik.

(4) Az igényléseket közvetlenül az MH KIAK-nak kell megküldeni.

(5) Az MH KIAK a költségvetési tervezési utasítási rendnek megfelelően tervezi a norma szerinti bélyegzők éves költségvetési előirányzat szükségletét.

14. § (1) A bélyegzőnormában nem szereplő, de a működéshez szükséges hivatalos bélyegzőket a HM és a HM szervezetek, valamint az MH ÖHP a HM haderőtervezési főosztályvezetőtől, a katonai szervezetek az MH KIAK parancsnokától írásban, indoklással, normamódosítással igénylik.

(2) A bélyegzőigénylésének tartalmaznia kell a bélyegző méretét és feliratát, minősítése a 2. § (6) bekezdésében meghatározottak alapján történik.

15. § (1) A természetes elhasználódás miatt szükségessé vált bélyegző cseréjét (a gt.-knek térítés ellenében) közvetlenül az MH KIAK-tól kell kérni.

(2) A bélyegzők használhatóságának állapotát a vezetők (parancsnokok) az éves ügyviteli ellenőrzés során tételesen ellenőriztetik. Amennyiben a bélyegzők állapota nem megfelelő, helyette újat kell igényelniük. Békeállapot időszakában használt bélyegzőket azonnal, a hadihasználatra kiadottakat minden év március 1. és április 30. között kell igényelni.

(3) A cserét igénylő iraton fel kell tüntetni az elhasználódott bélyegzők lenyomatát. Ha az elhasználódás olyan mértékű, hogy a felirat olvashatatlan, akkor a lenyomat mellé a bélyegző eredeti feliratát géppel ki kell írni. Az irat minősítésére a 2. § (6) bekezdésben meghatározott szabályokat kell alkalmazni.

(4) A személyi pecsétnyomók cseréjére vonatkozó kérelmet minden év március 1. és április 30. között kell megküldeni az MH KIAK-nak.

16. § (1) A vezetők (parancsnokok) közvetlenül az MH KIAK-nak küldik meg:

(2) A megszüntetett szervezetek az összes bélyegzőjüket a szervezési intézkedésben, vagy a megszüntetésről szóló határozatban előírt felszámolási időpontig közvetlenül küldik meg az MH KIAK-nak.

(3) Bélyegző hiánya esetén az MH KIAK értesíti a megszüntetett szervezet jogutódját, ha az nem került kijelölésre, akkor a megszüntetett szervezet volt szolgálati elöljáróját, aki a 17–18. §-ban elrendeltek szerint köteles eljárni.

17. § (1) A hivatalos bélyegző elvesztése esetén a vezetőnek (parancsnoknak) meg kell tennie minden szükséges intézkedést a bélyegző felkutatása érdekében.

(2) A nyílt megnevezésű, hivatalos alap- és segédbélyegzők elvesztését (az ügyviteli szerv által használt segédbélyegzők kivételével) a szervezet vezetője (parancsnoka) kivizsgáltatja és – a központi nyilvántartásból való törléstől függetlenül – saját hatáskörében intézkedik a helyi, megyei, illetve az országos napilapokban az elveszett bélyegző használatának letiltására.

(3) Minősített hivatalos bélyegző elvesztése esetén a jelentést a minősített iratokra vonatkozó szabályok szerint kell megtenni. Az elveszett minősített bélyegző minősítésének törlésére a HM haderőtervezési főosztályvezető jogosult. A szolgálati út betartásával a HM haderőtervezési főosztályvezetőtől kell kérni a minősítés törlését, aki a törléssel együtt intézkedik az új megnevezésre is.

(4) A minősített és nyílt hivatalos bélyegző elvesztése esetén, az észleléstől számított nyolc napon belül jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyben az elvesztésért felelős személy nevét, rendfokozatát, beosztását és az elvesztés körülményeit fel kell tüntetni. A kísérőiratnak tartalmaznia kell a vezetői (parancsnoki) intézkedést.

(5) A jegyzőkönyv egy példányát a szervezetek a HM haderőtervezési főosztályvezetőnek küldik meg. A jegyzőkönyv kísérő iratában kérni kell a bélyegző érvénytelenítését és pótlását.

(6) Az MH KIAK a bélyegzőt a HK-ban érvénytelennek nyilvánítja és új bélyegzőt ad ki megkülönböztetett jelzéssel.

(7) Hivatalos bélyegző – a „Bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartásából” való – törlése, az érvénytelenítésnek a HK-ban való megjelenése után, a vezető (parancsnok) sorszámos rendelkezésére való hivatkozással történik. A minősített bélyegző nyilvántartásból való törléséhez be kell szerezni a HM informatikai és információvédelmi főosztályvezető írásbeli hozzájárulását.

18. § (1) A bélyegző elvesztéséből eredő károk megtérítésére a kártérítési felelősségre vonatkozó jogszabályi rendelkezéseket kell alkalmazni, valamint a fegyelmi felelősséget is vizsgálni kell. Az MH KIAK a bélyegző újragyártásának költségét az új bélyegző kiadásával egy időben közli.

(2) Személyi pecsétnyomók elvesztése esetén jegyzőkönyvet felvenni nem kell. A vezető (parancsnok) a személyi pecsétnyomót, a sorszámos rendelkezésre való hivatkozással a „Bélyegzők és pecsétnyomók nyilvántartásából” törölteti. Az elveszett személyi pecsétnyomó központi nyilvántartásból való törlésének kérésével egyidejűleg igényelhető az elveszett pecsétnyomó pótlása. A pótlás megérkezéséig tartalékból kell a szükségletet kielégíteni.

(3) A szervezetek vezetői (parancsnokai) az MH KIAK-kal minden év március 1. és április 30. között szolgálati úton közlik az elveszett személyi pecsétnyomók mennyiségét, sorszámát és a bevételi pénztárbizonylat számát.

(4) A 4–7. §-ban leírtaktól való eltérés esetén (csonkítás, máshol készíttetés stb.) a vezető (parancsnok) a bélyegző elvesztésére vonatkozó kivizsgálási és jelentési szabályok alapján jár el.

19. § Ez az utasítás az aláírását követő 3. napon lép hatályba,^* egyidejűleg hatályát veszti a Honvédelmi Minisztérium és a Magyar Honvédség szervezetei bélyegzővel történő ellátásának és a bélyegzők használatának szabályairól szóló 39/1998. (HK 12.) HM utasítás.