8/2008. (HÉ 39.) KüM utasítás
a központosított illetmény-számfejtési szabályzat kiadásáról*
2008.10.01.
A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet és a központosított illetmény-számfejtési feladatokról, valamint a bér- és munkaügyi adatszolgáltatás rendjéről szóló 37/2001. (X. 25.) PM rendelet előírásai szerint a Külügyminisztérium fejezetnél a központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos feladatokat és eljárási rendet az alábbiak szerint szabályozom:
I. Bevezető rendelkezések
(1) A Szabályzat hatálya kiterjed a „XIII. Külügyminisztérium” költségvetési fejezetre, ezen belül:
a) a „Központi Igazgatás”,
b) a „Külképviseletek igazgatása”,
c) a „Magyar Külügyi Intézet”, valamint
d) a „Fejezeti kezelésű előirányzatok”
költségvetési címekre és alcímekre.
(2) A Magyar Külügyi Intézet központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatairól jelen utasítás melléklete rendelkezik.
2.
Értelmező rendelkezések
Központosított illetményszámfejtés: egységes munkaügyi, eljárási és információs rendszer, amely a „Külügyminisztérium” fejezet alkalmazásában álló köztisztviselők, munkavállalók, valamint az egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottak (a továbbiakban: foglalkoztatottak) illetményének, munkabérének, egyéb bérjellegű juttatásainak számfejtésére és a kapcsolódó adatszolgáltatásra terjed ki.
Illetményszámfejtő hely: a Külügyminisztérium Gazdálkodási Főosztályának Bérgazdálkodási Osztálya – Központi Illetményszámfejtő Hely (a továbbiakban: illetményszámfejtő hely).
Saját hatáskörben történő kifizetések: a külképviseletek által számfejtett nem rendszeres és külső személyi juttatások kifizetése.
Jelentőfelelős: a külképviselet gazdasági felelőse, valamint a Magyar Külügyi Intézet (a továbbiakban: MKI) által, az Illetményszámfejtő hely és az Intézet közötti kapcsolattartásra kijelölt személy.
3.
A központosított illetményszámfejtés során ellátandó feladatok
(1) A központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatos feladatokat a Humán Erőforrások Főosztálya és az illetményszámfejtő hely együttműködve látja el. A feladatok magukban foglalják az illetményszámfejtés előkészítését, az adatszolgáltatási, a statisztikai és a bevallási kötelezettségek teljesítését és az ellenőrzéseket.
(2) A rendszeres jövedelmeket az illetményszámfejtő hely, a nem rendszeres és külső személyi juttatásokat a mellékletben rögzítettek szerint az illetmény-számfejtő hely, illetve a külképviselet számfejti.
II. A Humán Erőforrások Főosztálya feladatai
(1) Az illetményszámfejtés előkészítése magában foglalja a jogviszonnyal (létesítés, módosítás, megszűnés, megszüntetés), a kirendeléssel, az egyéb juttatásra jogosító iratoknak, bizonylatoknak az illetményszámfejtő hely felé, határidőre történő továbbítását.
(2) A Főosztály köteles megküldeni mágneses adathordozón a papíralapú okiratok hitelesített példányának csatolásával az illetményszámfejtő helynek
a) a jogviszonyt létesítő okmányokat (az új belépők személyi adatait) az előírt formanyomtatványon azonnali hatállyal;
b) a jogviszony megszűnése, megszüntetése esetén az utolsó munkában töltött napon átadandó szükséges dokumentumok elkészítéséhez a bizonylatokat legkésőbb az elszámolást megelőzően 3 munkanappal;
c) a létszámjelentést, a munkából való távolmaradást, a fizetés nélküli szabadság engedélyezését a tárgyhónap 20-ig;
d) a változó bérelemekre vonatkozó okiratokat a tárgyhónap 20-ig;
e) a külön juttatások, jubileumi jutalom, előléptetés, besorolásváltozás, vezetői kinevezés, ennek megvonása, szorzóemelés, illetményemelés számfejtésére vonatkozó rendelkezést legkésőbb a tárgyhónap 20-ig;
f) az illetményszámfejtő hely által jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a foglalkoztatott hozzájárulása alapján a munkabérből teljesítendő levonást elrendelő okiratokat azonnali hatállyal;
g) a külszolgálatra kirendelő és berendelő okiratot, az ellátmánypótlékra jogosító családtagok adatait legkésőbb a tárgyhónap 20-ig.
III. A külképviseletek feladatai
a) vezeti és előírt formában megküldi a munkából való távolmaradást (jogcím szerint) legkésőbb a tárgyhónap 20-ig;
b) nettó számfejtést végez a napidíj tekintetében, továbbá a megbízási díjjal foglalkoztatottak esetében. Erről a megadott formában adatot szolgáltat az illetményszámfejtő hely felé, az okiratokat legkésőbb a tárgyhónap 20-ig megküldi az illetményszámfejtő hely részére. Ezen változó bérek elszámolási időszaka a tárgyhónapot megelőző hónap 21-től a tárgyhónap 20-ig tart;
c) teljesíti a kifizetéseket a külképviseleteken.
IV. Az illetményszámfejtő hely feladatai
Ellenőrzi a Humán Erőforrások Főosztálya által átadott iratok, bizonylatok alaki és tartalmi teljes körű megfelelőségét, és azok követelményeinek érvényesülését, a külképviseletek által beküldött adatlapok tartalmi és formai megfelelőségét, az adatközlési határidő betartását.
2.
Adatok rögzítése, fogadása
Programrendszer alkalmazásával rögzíti, illetve mágneses adathordozón fogadja:
a) a foglalkoztatottak alkalmazásáról, jogviszony módosításáról, megszűnéséről, megszüntetéséről elkészített okiratok, iratok adatait;
b) a munkából való távolmaradás adatait;
c) a változóbér elszámolására vonatkozó rendelkezéseket.
(1) Számfejti a foglalkoztatottak
a) havi rendszeres illetményét, munkabérét;
b) a munkavégzés nélkül jogszabály szerint járó díjait;
c) rendkívüli munkavégzésért járó díjazását;
d) munkabérének változó elemeit;
f) jogszabályban meghatározott eseteken átlagkeresetét, távolléti díját;
g) a magán- és önkéntes nyugdíjpénztárakban fizetendő munkáltatói hozzájárulás összegét;
h) belföldi napidíját, megbízási díját.
(2) Kiszámítja és levonja
a) a foglalkoztatottat terhelő személyijövedelemadó-előleget;
b) az egészségbiztosítási járulékot, az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagdíjat, nyugdíjjárulékot, a magánnyugdíj-pénztári tagdíjat;
c) a munkavállalói járulékot;
d) a jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a munkavállaló hozzájárulása alapján teljesítendő levonásokat;
e) felkérésre a szakszervezeti díjat.
(3) Megállapítja az elszámolt járandóságok nettó összegét, ideértve az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásait is.
(4) Elkészíti a fizetési jegyzékeket és összesítőket.
(5) Adatot szolgáltat a nettó járandóságok átutalásához, a legkésőbb az illetmény- és bérfizetés napját megelőző 4. munkanapig megküldött listákkal.
(6) Könyvelési feladást készít
a) a személyi juttatások,
felhasználásáról, a számviteli előírásoknak megfelelően.
(7) A bérfizetési naptól eltérő időpontban történő kifizetések (hóközi számfejtés) érdekében számfejtést végez.
4.
Munkáltatói feladatok ellátása
(1) Jogviszony megszűnése, megszüntetése esetén
a) elkészíti a végelszámolást;
b) kiállítja a munkáltatói igazolást;
c) kiállítja a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásról szóló igazolványt, valamint a jövedelemigazolást az egészségbiztosítási ellátás megállapításához;
d) igazolja a levont járulékok (tagdíj) alapját és összegét, továbbá a biztosított után fizetett tételes egészségügyi hozzájárulást;
e) kiadja a munkanélküli ellátás igénybevételéhez szükséges igazolást és adatlapot;
f) kiállítja az adóadatlapot.
(2) Az elkészített okiratokat az ügyfélfogadási rendben átadja, vagy postai úton eljuttatja a foglalkoztatottakhoz.
5.
A társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása
a) Elbírálja okmányok alapján az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásaihoz kapcsolódó igényeket;
b) Számfejti a megállapított ellátásokat, elkészíti a fizetési jegyzékeket;
c) Adatokat szolgáltat a kifizetett ellátások elszámolásához, legkésőbb a tárgyhónapot követő hónap 12-ig, megteszi a szükséges intézkedéseket igény elutasítása és az ellátások jogalap nélküli kifizetése esetén;
d) Vezeti az előírt nyilvántartásokat és teljesíti az adatszolgáltatást;
e) Adatot szolgáltat a nyugdíj megállapításához.
6.
A személyijövedelemadó-elszámolással kapcsolatos kifizetői, munkáltatói feladatok
a) Elkészíti a jövedelemigazolásokat, járulékigazolásokat és eljuttatja a foglalkoztatottak részére a szükséges tájékoztatással együtt;
b) Az év utolsó napján jogviszonyban álló foglalkoztatottak nyilatkozatának megfelelően megállapítja az összevont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények figyelembevételével;
c) Levonja és visszatéríti az előírt szabályok szerint az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.
7.
Egyéb adatszolgáltatási feladatok
a) Teljesíti az illetmény számfejtési körébe tartozóknál az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári adatszolgáltatást;
b) Teljesíti kifizetői, munkáltatói, foglalkoztatói feladatkörében az éves személyijövedelemadó- és járulék-adatszolgáltatást;
c) Teljesíti az egészségbiztosítási statisztikai adatszolgáltatási kötelezettséget;
d) A létszám- és bérgazdálkodási információs rendszer működtetéséhez teljesíti az adatszolgáltatást a tárgyhónapot követő hó 20-ig.
a) Gondoskodik a jelentőfelelősök szakmai felkészítéséről, folyamatos továbbképzéséről,
b) Megőrzi az okiratokat, bizonylatokat.
A hibás, hiányos vagy késedelmes teljesítésből eredő felelősség azon előkészítő vagy illetményszámfejtő helyet terheli, amelynek működési körében a kiváltó ok felmerült.
(1) A központosított illetmény számfejtéssel kapcsolatos ellenőrzési feladatot az illetmény számfejtő helynek kell elvégeznie.
(2) Az alaki ellenőrzés kiterjed az illetményszámfejtéshez szükséges adatok teljeskörűségére, a foglalkoztató aláírásának, bélyegzőlenyomatának és a szükséges foglalkoztatotti nyilatkozat meglétére, valamint a dátumokra.
(3) A tartalmi ellenőrzés a munkajogi előírások betartására, a besorolási és a statisztikai adatok összefüggésének vizsgálatára, a besoroláshoz tartozó kulcsszám helyességére és FEOR összefüggésére, az illetmény összetevők jogszabályi mértékének betartására, összesítésének számszaki helyességére, továbbá az intézkedések jogszerűségére vonatkozik.
(4) Az ellenőrzések során feltárt hibás adatok javítása az illetményszámfejtő hely által felvett jegyzőkönyvvel történik. A javítandó mágneses adathordozót és/vagy bizonylatot a javítási határidő jelölésével, dátummal, aláírással kell átadni, illetve átvenni.
A központosított illetményszámfejtésről szóló 172/2000. (X. 18.) Korm. rendelet 4. §-ának (2) bekezdése, továbbá a Magyar Államkincstár és a Külügyminisztérium között létrejött Együttműködési megállapodás alapján a Külügyminisztérium mint illetményszámfejtő hely a Kincstárt bízza meg a központosított illetményszámfejtő programrendszer és adatbázis üzemeltetési feladataival. (1) A Külügyminisztérium fejezetnél – ideértve a „Magyar Külügyi Intézet” költségvetési alcímet is – az illetmény-, illetve bérfizetési nap a tárgyhónapot követő hónap 5-e, amennyiben ez szabadnap, vagy munkaszüneti nap, akkor az ezt megelőző munkanap.
(2) A rendszeres jövedelmek számfejtésének időszaka tárgyhónap, hónap közben létesített jogviszony esetén az első munkanaptól a hónap utolsó napjáig terjed.
(3) A változó bérek és az egészségbiztosítás pénzbeli ellátásainak időszaka – a létszámjelentés alapján – a tárgyhónapot megelőző hónap 21-től a tárgyhónap 20-ig tart.
(4) A központosított illetmény-számfejtési feladatok havonkénti végrehajtására az illetményszámfejtő hely a tárgyhónapot megelőző hó 25-ig ütemtervet készít, amely tartalmazza a feladatokat és határidőket.
Jelen utasítás 2008. október 1-jén lép hatályba.
Melléklet a 8/2008. (HÉ 41.) KüM utasításhoz
A Magyar Külügyi Intézet és a Külügyminisztérium központosított illetményszámfejtés során ellátandó feladatairól
1. Munkaügyi előkészítő feladatok
1.1. A Magyar Külügyi Intézet (MKI) illetményszámfejtésért felelős foglalkoztatottja az illetmény-számfejtési programrendszer segítségével rögzíti:
a) a foglalkoztatottak alkalmazásáról, a foglalkoztatási jogviszony módosításáról, megszűnéséről, megszüntetéséről készített okiratok, iratok adatait;
b) a munkából való távolmaradás adatait;
c) a változó bér elszámolására vonatkozó rendelkezéseket.
1.2. Az MKI felelős a foglalkoztatási jogviszonnyal – annak létesítésével, módosításával, megszűnésével, megszüntetésével – kapcsolatos, valamint az egyéb juttatásra jogosító iratoknak, bizonylatoknak a megőrzéséért.
2. Számfejtést előkészítő feladatok
2.1. Az MKI illetményszámfejtésért felelős foglalkoztatottja a számfejtéshez rögzíti:
– a közalkalmazottak illetményét (az alapilletményt, az illetménykiegészítést, az illetménypótlékokat);
– a közalkalmazottak egyéb juttatásait (a rendszeres, illetve a nem rendszeres juttatásokat);
– a belföldi és külföldi napidíjait;
– a megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak megbízási díját.
3.1. Az illetményszámfejtő hely a következő számfejtési feladatokat látja el:
a) Számfejti
– a közalkalmazottak illetményét (az alapilletményt, az illetménykiegészítést, az illetménypótlékokat);
– a közalkalmazottak egyéb juttatásait (a rendszeres, illetve a nem rendszeres juttatásokat);
– a belföldi és külföldi napidíjait;
– a megbízási jogviszonyban foglalkoztatottak megbízási díját.
b) Kiszámítja és levonja az alábbiakat:
– a foglalkoztatottat terhelő személyijövedelemadó-előleget;
– a foglalkoztatottat terhelő nyugdíj- és egészségbiztosítási járulékot;
– a magán-nyugdíjpénztári tagdíjat;
– az önkéntes kölcsönös biztosító pénztári tagdíjat;
– a munkavállalói járulékot;
– kérelemre a szakszervezeti tagdíjat;
– minden egyéb, jogszabály, végrehajtható határozat, illetve a munkavállaló hozzájárulása alapján teljesítendő levonásokat.
c) Megállapítja az elszámolt járandóságok nettó öszszegét.
d) Előállítja a fizetési jegyzéket és az összesítőket.
e) Adatot szolgáltat a nettó járandóságok átutalásához, legkésőbb a fizetés napját megelőző 4. munkanapig megküldött listákkal.
f) Könyvelési feladást készít a Központosított Illetmény-számfejtő Rendszer listáinak előállításával
– a személyi juttatások,
– az adók és járulékok
felhasználásáról a számviteli előírásoknak megfelelően.
g) A fizetési naptól eltérő időpontban történő kifizetések (hóközi számfejtések) érdekében az átadott adatok alapján számfejtést végez.
h) Elkészíti az adó- és járulékbevallás, valamint a biztosítottak bejelentéséhez szükséges dokumentumokat.
Az elvégzett számfejtési feladat befejezését követően a fenti adatokat tartalmazó dokumentációját átadja az MKI gazdasági vezetője részére.
Az átadott adatok alapján az MKI saját költségvetése terhére gondoskodik munkatársai nettó járandóságainak határidőre történő átutalásáról, a járulékok és adók befizetéséről, a biztosítottak bejelentéséről ügyintézői révén.
4.1. Az MKI jogviszony megszűnése, megszüntetése esetén megküldi a megszűnést igazoló, illetve a megszüntető okirat másolatát az illetményszámfejtő hely felé.
4.2. A központi illetményszámfejtő hely jogviszony- megszűnése, megszüntetése esetén a KIR-programból előállítja az igazolások kiállításához szükséges gépi bizonylatokat és átadja, vagy postai úton eljuttatja az MKI gazdasági felelőséhez. Az MKI a bizonylatok alapján gondoskodik a végelszámolás és a munkaviszony megszűnéséhez tartozó okiratok elkészítéséről és azok átadásáról a foglalkoztatottak részére.
4.3. Az MKI bérszámfejtését végző ügyintézője az elkészített okiratokat átadja vagy postai úton eljuttatja az MKI gazdasági felelőséhez, aki gondoskodik azok átadásáról a foglalkoztatottak részére és az átvételi igazolások KüM felé történő visszaküldéséről.
5. A társadalombiztosítási kifizetőhelyi feladatok ellátása
A központi illetményszámfejtő hely az MKI részére társadalombiztosítási feladatokat nem lát el.
6. A személyijövedelemadó-elszámolással kapcsolatos kifizetői, munkáltatói feladatok
Az illetményszámfejtő hely
a) elkészíti a jövedelemigazolásokat, járulékigazolásokat és eljuttatja a foglalkoztatottak részére a szükséges tájékoztatással együtt;
b) az év utolsó napján jogviszonyban álló foglalkoztatottak nyilatkozatának megfelelően megállapítja az összevont adóalapot és annak adóját az adókedvezmények figyelembevételével;
c) levonja és visszatéríti az előírt szabályok szerint az elszámolás során keletkezett adókülönbözetet.
7.1. Az MKI gazdasági vezetője a központosított illetményszámfejtéssel kapcsolatosan belső ellenőrzési feladatot végez.
7.2. Az alaki ellenőrzést az illetményszámfejtő hely végzi, amely kiterjed az illetmény-számfejtéshez szükséges adatok teljes körére, a foglalkoztató aláírásának, bélyegző lenyomatának és a foglalkoztatott nyilatkozatának meglétére, valamint a dátumokra.
7.3. Az ellenőrzések során feltárt hibás adatok javítása jegyzőkönyvvel történik. A javítandó mágneses adathordozót és/vagy bizonylatot a javítási határidő megjelölésével, dátummal, aláírással kell átadni, illetve átvenni.
7.4. A Gazdálkodási Főosztály főosztályvezetője fejezeti szintű ellenőrzésre jogosult a kezelt adatok tekintetében.
8. Informatikai feladatok
Az informatikai feladatokat az utasítás V/3. pontjában foglaltak szerint a Magyar Államkincstár látja el, ezért a Magyar Külügyi Intézetnél külön munkaállomás nem működik, az adatok tárolása a KüM-nél kijelölt munkaállomáson történik.
