1/2009. (II. 13.) KvVM utasítás

1. § A Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium a taxi rendszerű személyszállítás díjtételének kifizetésére fizetési eszközként – a hivatali célú utazások költségtakarékosabb lebonyolítása érdekében – taxicsekket alkalmaz. A taxicsekk igénylésének, felhasználásának, kezelésének, megőrzésének és elszámolásának rendjét a jelen utasítás mellékletét képező Szabályzat szerint határozom meg.

2. § Az utasítás a kiadmányozás^* napján lép hatályba.

1. § A Szabályzat hatálya kiterjed a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) szervezeti egységeire és alkalmazottaira.

Értelmező rendelkezések

2. § Jelen szabályzat alkalmazásában:

taxicsekk: a személyszállítás díjaként fizetendő készpénzt helyettesítő fizetési eszköz. A taxicsekk nem értékpapír, fizetési funkcióját tekintve a csekkel annyiban azonos, hogy a személyszállítás díjaként fizetendő összeg tekintetében teljes körűen biztosítja a készpénz kímélését. A taxicsekk szigorú számadású nyomtatvány;

szervezeti egység: az államtitkár, szakállamtitkári titkárságok, a miniszteri kabinet és a főosztályok;

alkalmazott: a Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium köztisztviselői és munkavállalói. Alkalmazottnak minősül továbbá az a megbízás keretében az ügyet személyesen ellátó megbízott, aki a megbízó engedélye alapján az ellátandó feladat végrehajtása kapcsán a szabályzatban foglaltak szerinti utazáshoz taxicsekk igénybevételére feljogosított. A taxicsekk megbízott általi igénybevétele esetén a megbízó az engedélyezéssel egyidejűleg tájékoztatni köteles a megbízottat az igénybe vevő jogairól és kötelezettségeiről;

igénybe vevő: a taxicsekk felvételére és utazásra való felhasználására feljogosított alkalmazott;

adminisztrátor: az egyes szervezeti egységeknél a taxicsekktömb felvételére, a csekkállomány kezelésére, őrzésére, az igénybe vevő részére történő átadására és a nyilvántartás vezetésére a szervezeti egység vezetője által kijelölt alkalmazott;

elszámoló: a Központi Szolgáltató Főigazgatóság (a továbbiakban: KSZF) alkalmazottja, aki végzi a taxicsekkek kiadását, nyilvántartásának ellenőrzését, teljesítési igazolások kiküldését, aláírt teljesítési igazolások ellenőrzését.

Általános rendelkezések

3. § (1) A taxicsekk olyan hivatali célú utazásra vehető igénybe és használható fel, amikor az ügyintézés sürgőssége, vagy a szállítandó anyag, eszköz jellemzői nem teszik lehetővé tömegközlekedési eszköz igénybevételét, vagy az ilyen igénybevétel a hivatali munka zökkenőmentességét, illetve az utazással érintett alkalmazott teherbírását veszélyeztetné.

(2) A taxicsekk az (1) bekezdésben foglalt feltételek mellett is csak Budapesten és a város közigazgatási határától számított 20 km-es körzeten belül vehető igénybe. Kivételesen halaszthatatlan esetben távolabbi utazásra is igénybe vehető, feltéve, hogy az nem minősül kiküldetésnek és az ilyen utazáshoz kulcsos személygépkocsi nem áll rendelkezésre.

(3) Taxicsekk nem vehető igénybe a napi munkába járáshoz, kiküldetéshez, továbbá nem hivatali ügyek intézéséhez. Az állami vezetők kivételével a személyi használatra biztosított személygépkocsik jogosultjai taxicsekket csak abban az esetben igényelhetnek, amennyiben a személyi használatra biztosított gépkocsi valamilyen oknál fogva nem üzemel, vagy a gépjárművezetésben valamilyen oknál fogva (pl. személyi sérülés stb.) korlátozottak.

(4) A taxicsekk kizárólag a személyszállításra közbeszerzési eljárás keretében kiválasztott, a bizonylaton feltüntetett szolgáltató személygépkocsi parkjához tartozó személygépkocsival történő utazáshoz használható fel. A közbeszerzési eljárás nyertesével a KSZF köt a személyszállításra szerződést. Más társaságtól származó számlát a KSZF nem fogad be.

Részletes rendelkezések

4. § (1) Az utazásról kiállított taxicsekknek az alábbi adatokat kell tartalmaznia:

(2) Az utazásra szolgáló minden egyes taxicsekk 3 példányú. A csekkek sorszámmal ellátottak és szigorú számadásúak. Az utazási csekkek tömbök formájában történő beszerzéséről a KSZF Gépjármű Fenntartási és Üzemeltetési Főosztálya (a továbbiakban GFÜF) gondoskodik.

(3) Induló csekk ellátmányként szervezeti egységenként egy-egy csekktömb kerül kiadásra. Az utazási csekktömböt a szervezeti egységnél kijelölt adminisztrátor megőrzési felelősség mellett veszi át személyesen a KSZF elszámolójától.

(4) A szervezeti egység vezetője az általa kijelölt adminisztrátor és helyettesének nevét, aláírás mintáját a KSZF elszámolójának köteles leadni. Az adminisztrátor vagy helyettesének személyében történő változást a szervezeti egység vezetője köteles haladéktalanul bejelenteni a KSZF elszámolójának, mellékelve a csekktömbök átadás átvételi jegyzőkönyvét.

(5) Az átvett csekktömböt, az utazási nyugtákat az adminisztrátor kezeli és más által hozzá nem férhető, zárható helyen őrzi. Az adminisztrátor feladata továbbá az utazásokról készített, a Szabályzat függeléke szerinti nyilvántartás naprakész vezetése.

Az adminisztrátor nyilvántartását a KSZF elszámolója bármikor ellenőrizheti.

5. § (1) A taxicsekkel történő utazás engedélyezése a szervezeti egység vezetőjének, illetve az általa erre felhatalmazott másik vezetőnek a feladata. Az adminisztrátor csak az ilyen utazásra adott vezetői engedély birtokában adhat utazási csekket az igénybe vevőnek. Az engedélyt a vezető a Szabályzat függelékének az „engedélyező aláírása” rovatának kitöltésével adja meg.

(2) A csekk utazásra való kiadásakor az igénybe vevő a csekket annak mindhárom példányában a szervezeti egység kódja mellett aláírja. Az igénybe vevő az adminisztrátortól a csekk két példányát (első két példány) kapja meg megőrzési felelősség mellett, az utazási célú felhasználásra. A tőpéldány a csekktömbben marad. Az igénybe vevő részére kiadott, és utazás során felhasznált – a 4. § (1) bekezdése szerinti adatokat tartalmazó – csekk két példánya közül az eredeti példány a taxi gépjárművezetőnél marad, míg az ellenőrző példány az utazást igénybe vevőt illeti meg.

(3) Az utazási csekket az igénybe vevő más alkalmazottra nem ruházhatja át, és kizárólag a jelen szabályzatban foglaltak szerinti hivatali célra használhatja fel.

(4) Az utazást követően az igénybe vevő a csekk ellenőrző példányát köteles haladéktalanul leadni a szervezeti egység adminisztrátorának. Az adminisztrátor az igénybe vevőtől átvett ellenőrző példányt az azonos sorszámú tőpéldányhoz tűzi.

(5) Amennyiben a szervezeti egység kezelésében lévő csekktömb a felhasználás alapján előreláthatólag betelik, úgy az adminisztrátor megkeresésére a szervezeti egység részére a KSZF GFÜF elszámolója egy munkanapon belül új csekktömböt biztosít.

6. § (1) Az utazásra kiadott, még fel nem használt taxicsekk elvesztése, vagy olyan megrongálódása, amely alapján azt nem lehet felhasználni, vagy a felhasznált taxicsekk ellenőrző példányának elvesztése esetén, az érintett alkalmazott soron kívül köteles a szervezeti egység vezetője részére feljegyzést készíteni az elvesztés, illetve a megrongálódás körülményeiről. A feljegyzést az azonos sorszámú tőpéldányhoz kell csatolni.

(2) Csekktömb elvesztése vagy felhasználhatatlanságig történő megrongálódása esetén a feljegyzés másolati példányát a szervezeti egység vezetője köteles a KSZF GFÜF elszámolójának soron kívül megküldeni.

7. § (1) Az utazási csekkek felhasználásának pénzügyi fedezetét, az ilyen utazás havi költségkeretét, a szervezeti egység létszámát és feladatait is figyelembe véve, az egyes egységeknél várható ilyen módon történő utazási szükségletek és azok gyakorisága, valamint az utazások előrelátható költségének nagyságrendje alapján, a Minisztérium államtitkára határozza meg. A szervezeti egység köteles a munkáját, az utazásokat úgy megszervezni, hogy a részére biztosított utazási költségkeret a tárgyhóban elegendő legyen.

(2) A Szabályzatban foglaltak szerinti utazásra a szervezeti egység részére jóváhagyott költségkeret jogszerű és takarékos felhasználását a szervezeti egység vezetője, illetve az általa megbízott személy köteles folyamatosan figyelemmel kísérni. A havi költségkeret a (3) bekezdés szerinti engedélyezés hiányában nem léphető túl. A költségkeret engedély nélküli túllépéséért a szervezeti egység vezetője anyagi felelősséggel tartozik.

(3) Amennyiben az adott hónapban az utazásra fordítható, a szervezeti egység részére megállapított havi költségkeret túllépése várható, úgy a szervezeti egység vezetőjének kérelmére, a Minisztérium államtitkára engedélyezhet a következő hónapot terhelő pénzügyi pótelőirányzatot. A kérelemben a szervezeti egység vezetője köteles bemutatni az egység adott hónapban taxinyugtával történt utazásait és annak indokát, hogy mi teszi szükségessé a költségkeret miatti pénzügyi pótelőirányzat engedélyezését és igénybe vételét.

(4) Ha a pót-előirányzati igény nem alkalomszerű, azaz a szervezeti egységnél rendszeresen és visszatérően jelentkezik, úgy a havi utazási költségkeret korábbiakban jóváhagyott összegét felül kell vizsgálni. A felülvizsgálat szempontjaira az (1) bekezdésben foglaltak az irányadók. Amennyiben a felülvizsgálat eredményeként a költségkeret felemelése indokolt, úgy azt a Minisztérium államtitkára hagyja jóvá.

(5) A szervezeti egység részére biztosított költségkeret figyelembevételével, a költségvetési éven belül, egy adott hónapban keletkezett pénzügyi megtakarítás a tárgyév hátralévő hónapjában (hónapjaiban) a Szabályzatban foglaltak szerinti utazási célra szabadon felhasználható. A költségvetési év végén jelentkező megtakarítás azonban a következő költségvetési évre nem vihető át.

8. § (1) A taxiszolgáltatótól havonta kapott kimutatás és költségelszámolás alapján a KSZF elszámolója az egyes szervezeti egységek részére, az adott egységnél a tárgyhónapban történő utazások részletezését és összköltségét tartalmazó kimutatást küld, amelyet a szervezeti egység soron kívül köteles összevetni az adminisztrátor által vezetett kimutatással, és a kimutatás szervezeti egységhez érkezésétől számított 5 munkanapon belül a KSZF elszámolója felé – a szervezeti egység vezetője által aláírtan – visszaigazolni az összevetés eredményét. Amennyiben a két kimutatás között eltérés van azt – szükség esetén a szolgáltató bevonásával is – tisztázni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti határidő betartásáért a szervezeti egység vezetője felel. Visszaigazolás hiányában vagy annak késedelmes teljesítése esetén a szervezeti egység a visszaigazolás pótlásáig, illetve a késedelem megszűntéig a részére megállapított következő havi utazási keret felhasználására nem jogosult, így a visszaigazolás teljesítéséig utazási csekk igénybe vétele sem engedélyezhető.

(3) A KSZF GFÜF elszámolójának felhívására, a szervezeti egységnél lévő, a csekktömb azonos sorszámú tőpéldányához tűzött, felhasznált taxicsekkekkel a KSZF felé történő – alkalomszerű – elszámolás a szervezeti egységnél a nyugták kezelésével, őrzésével megbízott adminisztrátor feladata és felelőssége.

9. § (1) Amennyiben a csekkek kezelésével, megőrzésével megbízott adminisztrátor a rábízott taxicsekkekkel nem tud elszámolni, úgy erről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az elszámolásra kötelezett személy munkáltatói jogkör gyakorlójának meg kell küldeni. Kirívó szabálytalanság esetén a szervezeti egység vezetője az adminisztrátorral szemben kár keletkezésének hiányában is fegyelmi eljárást indíthat.

(2) A Szabályzatban foglaltak megsértésével okozott kárért a kárt okozó alkalmazott – az egyéb alkalmazható jogkövetkezmény mellett – kártérítési felelősséggel tartozik.

Záró rendelkezés

10. § (1) A taxicsekk használatára vonatkozó technikai tudnivalókról (pl. szervezeti egységek kódja stb.) a KSZF GFÜF ad írásba tájékoztatást.

(2) A szervezeti egységek taxicsekkel történő ellátására első alkalommal jelen szabályzat hatálybalépését követő hónapban kerül sor.