1/2009. (V. 14.) TM utasítás

1. § Az utasítás hatálya a Miniszterelnöki Hivatal

2. § (1) A vezető, az ügyintéző, az ügyvitelt ellátó dolgozó feladatait munkaköri leírás szabályozza.

(2) A szervezeti egység dolgozója köteles a tudomására jutott hivatalos információt ahhoz az érintett szervezeti egységhez eljuttatni, amelynek arra feladata elvégzéséhez szüksége van, illetve amely szükség esetén az információ alapján hivatalból köteles eljárást kezdeményezni.

(3) A miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkárok, a főosztályvezetők, ha jogszabály másként nem rendelkezik

3. § (1) Ezen utasítás 1. §-ában meghatározott szervezeti egységeket érintő feladatok körében az ügyeket érdemben, illetőleg közbenső intézkedésként (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) a vonatkozó jogszabályok és a felettes vezetők útmutatása szerint, az előírt határidőre kell elintézni. Az ügyintézési határidő – ha az ügy természetéből más nem következik, vagy a vezető másként nem rendelkezik – kormányzati ügyekben 8, illetve 15 nap, a közérdekű bejelentésekre és a panaszügyekre, valamint a közigazgatási hatósági ügyekre vonatkozóan az irányadó jogszabályokban meghatározott határidő.

(2) Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak felettese. Az ügyintézési határidőket a minisztériumi érkeztetés időpontjától kell számítani.

(3) Az (1) és (2) bekezdés szerinti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” („S”) jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb 3 munkanapon belül kell elintézni.

(4) Az országgyűlési képviselők indítványait a (3) bekezdés szerinti határidőben kell megválaszolni.

(5) A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.

(6) Az ügyintézésért felelős az eljárás során a következőket látja el:

(7) Az ügy intézésére kijelölt köteles vezetője utasításai szerint eljárni. Ha az ügyintézés során kapott vezetői utasítással nem ért egyet, a köztisztviselők jogállásáról szóló törvényben foglaltak szerint jár el.

(8) A kiadmányozásra előkészített ügyiratokat – ha a közvetlen vezető másként nem rendelkezett – a szolgálati út betartásával kell felterjeszteni a kiadmányozásra jogosulthoz. A miniszter által kiadmányozásra kerülő ügyiratokat, a miniszterhez szóló előterjesztéseket (jelentéseket, tájékoztatókat, feljegyzéseket) ellenkező miniszteri rendelkezés hiányában az érintett szakállamtitkároknak való előzetes bemutatást követően az államtitkár útján kell felterjeszteni.

(9) A miniszter, az államtitkár, valamint a szakállamtitkárok által kiadmányozásra kerülő iratok, illetve feljegyzések, tájékoztatók esetében a titkárságvezetők kötelesek ellenőrizni, hogy az ügyintézők és a vezetők az előírt egyeztetési kötelezettségüknek eleget tettek-e.

(10) A felettes vezető rendelkezése alapján a köztisztviselők kötelesek olyan ügynek az intézésére is, amely ezen utasítás, illetve az ügyrend vagy a munkaköri leírás szerint más szervezeti egység, vezető vagy ügyintéző feladatkörébe tartozik. Ilyen esetben az ügyben egyébként hatáskörrel rendelkező szervezeti egység, illetőleg ügyintéző tájékoztatásáról a munkát elrendelő gondoskodik.

(11) A miniszterhez címzett

(12) Az államtitkár vagy a szakállamtitkárok nevére érkező ügyiratokat a címzettek központi iktatás után, hatáskörükben szignálják ki az általuk irányított feladat- és hatáskörrel rendelkező szervezeti egységek vezetőjének. A közvetlenül a szervezeti egységhez címzett ügyiratokkal kapcsolatos teendőket – a központi iktatás után – a főosztályvezetők saját hatáskörükben végzik. A nem közvetlen alárendeltnek történő kiszignálás esetén a címzett köteles értesíteni erről a közvetlen felettesét.

(13) A miniszter normatív utasításával olyan feladatok végrehajtására, amelyek több, általa irányított szervezeti egységet érintenek – a szervezeti hierarchiától függetlenül – munkacsoportokat hozhat létre, kijelöli azok vezetőit és tagjait, megállapítja a munkavégzésük szabályait. A munkacsoportok munkáját a miniszter, az államtitkár vagy a társadalompolitikai szakállamtitkár ellenőrzi.

(14) Az ügyiratok kezelésének részletes szabályait a Miniszterelnöki Hivatal iratkezelési szabályzata, titokvédelmi szabályzata, valamint irattári terve tartalmazza.

4. § (1) Ezen utasítás 1. §-ában meghatározott szervezeti egység fő feladatait – a Kormány munkatervéhez igazodva – a félévenként összeállított munkaterv foglalja össze.

(2) A munkaterv tervezetét féléves időszakra a társadalompolitikai szakállamtitkár készíti elő. A terv tartalmazza a Kormány munkatervében, valamint a jogszabályokban szereplő minisztériumi kötelezettségeket, az Országgyűlés és a Kormány határozataiból, a tagállami státusból származó, továbbá nemzetközi kötelezettségvállalással összefüggő egyéb, valamint a belső kezdeményezésű feladatokat. A végleges javaslatot a társadalompolitikai szakállamtitkár az államtitkár útján terjeszti fel jóváhagyásra a miniszternek. A munkatervet a miniszter hagyja jóvá.

(3) A munkatervtől eltérő jogszabály előkészítésére irányuló kezdeményezéseket az államtitkári titkárság véleményének kikérésével a társadalompolitikai szakállamtitkáron keresztül az államtitkárhoz kell eljuttatni. A kezdeményezésben röviden utalni kell a sürgősség indokára, és mellékelni kell a szakterületért felelős szakállamtitkár által jóváhagyott szabályozási koncepciót.

(4) Ha a munkatervben szereplő feladat teljesítése az előírt határidőben nem lehetséges, a fő felelős a felügyeletet ellátó szakállamtitkárt, illetve az államtitkárt – a megjelölt határidő lejárta előtt – köteles tájékoztatni.

(5) A szervezeti egységek az (1) bekezdésben meghatározott munkaterv alapján elkészítik saját munkatervüket, amelyet a szervezeti egységet felügyelő vezető hagy jóvá.

5. § (1) A kiadmánytervezeteket az arra jogosult vezető kiadmányozhatja. A kiadmányozás magában foglalja:

(2) A miniszter kiadmányozza

(3) A tárcaközi egyeztetésekre érkezett anyagokkal kapcsolatos tárcavéleményt az államtitkár kiadmányozza.

(4) A miniszter kiadmányozási jogkörét akadályoztatása vagy távolléte esetén az államtitkár gyakorolja.

(5) Az államtitkár akadályoztatása esetén a társadalompolitikai szakállamtitkár gyakorolja az aláírási jogot.

(6) Az államtitkár és a szakállamtitkárok a feladat- és hatáskörükbe tartozó ügyekben – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – saját jogkörben gyakorolják az aláírási jogot.

(7) A szakállamtitkár távolléte esetén egyes konkrét ügyekben az általa kijelölt főosztályvezető, vagy egyéb vezető beosztású köztisztviselő gyakorolja az aláírási jogot.

(8) A kiadmányozási jog gyakorlásának részletes szabályait a szervezeti egység vezetője az ügyrendben határozza meg oly módon, hogy a jogszerűségi és a szakszerűségi követelmények érvényesülése mellett biztosítva legyen a gyors ügyintézés.

(9) Gazdálkodási jellegű vagy ilyen kihatású ügyekben – ezen utasítás eltérő rendelkezése hiányában – a kiadmányozási, illetőleg a kötelezettségvállalási, utalványozási, ellenjegyzési, érvényesítői jog a megfelelő szabályzatokban foglaltak megtartásával gyakorolható.

(10) A kisebbség- és nemzetpolitikáért felelős szakállamtitkár a kötelezettségvállalásra vonatkozó, valamint a miniszter egyedi utasításában meghatározott iratokat az államtitkár láttamozását követően kiadmányozhatja.

(11) A miniszter engedélyezi az államtitkár külföldi kiküldetését, az államtitkár engedélyezi a szakállamtitkárok, valamint ezen utasítás 1. §-ának hatálya alá tartozó szervezeti egységek köztisztviselőinek külföldi kiküldetését.

(12) Az ügyiratot irattárba az ügyintéző helyezheti, ha az ügyre vonatkozóan a kiadmányozási jog gyakorlója ezt a jogot magának nem tartotta fenn.

6. § A miniszter képviseletét az Országgyűlésben, a Kormányban, a különböző kormány-, illetve tárcaközi bizottságokban, a társfőhatóságokkal, az önkormányzatokkal és a társadalmi szervezetekkel való kapcsolattartásnál – a miniszter által a jogszabályi keretek között meghatározott rendben – a miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkárok, a főosztályvezetők, illetve a vezetők által erre kijelölt személyek látják el a következő rend szerint:

7. § (1) A jogszabályok, állami irányítás egyéb jogi eszközei (a továbbiakban: jogszabályok) szövegtervezetének kidolgozása előtt a miniszter által meghatározott esetben – a koncepcionális irányok miniszteri kijelölését követően elvi, tartalmi, szervezési kérdésekre is kitérő komplex, átfogó jellegű – koncepciót kell készíteni (a továbbiakban: koncepció). Mellékelni kell az elkészítés határidős ütemtervét (koncepció véglegesítése, vezetői döntés a kodifikációról, közigazgatási és egyéb egyeztetés, társadalmi egyeztetés módja, kabinetülés, államtitkári értekezlet, kormányülés, Országgyűléshez benyújtás időpontjai).

(2) A koncepció előkészítéséért, előzetes társadalmi és szakmai egyeztetésének lefolytatásáért, illetőleg tartalmának szakmai és gazdasági helytállóságáért és megvalósíthatóságáért a feladatkörénél fogva elsődlegesen érintett szakállamtitkár és az érintett szervezeti egység vezetője (a továbbiakban együtt: előkészítő) a felelős. A koncepció kidolgozásában részt vevő más szervezeti egységek feladatkörüknek megfelelő mértékben felelnek.

(3) Ha a koncepció előkészítése több szervezeti egység feladatkörét is érinti, be kell kérni az érintett szervezeti egységek vezetőinek egyetértését, illetőleg észrevételeit. Az államtitkári titkársággal az egyeztetés minden esetben kötelező.

(4) Ha a koncepció tartalmát illetően az előkészítő és az érintett szervezeti egységek között érdemi véleményeltérés van, azt két- vagy többoldalú megbeszélés útján kell egyeztetni. Az egyeztetést a téma szempontjából illetékes szakállamtitkár(ok) figyelemmel kíséri(k), elősegíti(k) annak eredményességét.

(5) Ha az előkészítő és az érintett szervezeti egységek között érdemi kérdésekben egyetértés nem jött létre, az államtitkár dönt a vitás kérdésekben.

(6) Az (5) bekezdésben említett véleményeltérést jelezni kell a koncepcióban annak feloldása esetén is, különösen, ha az jelentős kérdésre vonatkozik. Ugyancsak jelezni kell a belső egyeztetés után fennmaradt vitás kérdéseket, azok döntési alternatíváit.

(7) Az előkészítő köteles a koncepcióban valamennyi olyan kérdéskör elemzésére, amelyre szükség lehet a megvitatás és a további egyeztetés tekintetében.

(8) A koncepciók és a kormányelőterjesztés-tervezetek esetében a Kormány ügyrendje szerinti vezetői összefoglalót kell készíteni.

(9) Amennyiben a koncepció tartalmi hiányosságainál fogva a normaszöveg-tervezet elkészítésére nem alkalmas, az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselője kiegészítés céljából visszaadja azt az előkészítőnek, megjelölve a konkrét hiányosságokat.

(10) Az egyeztetést (illetőleg a vitás kérdések tisztázását) követően a koncepciót az előkészítésért felelős szervezeti egység vezetője előterjeszti a szakterületet irányító szakállamtitkárnak. A szakállamtitkár a szakmai koncepciót felterjeszti az államtitkárhoz, aki a miniszterhez továbbítja, vagy miniszteri, vagy államtitkári értekezleten való megtárgyalását rendeli el.

(11) A miniszter, a miniszteri értekezlet, vagy az államtitkári értekezlet

8. § A jogszabály szövegét az államtitkári titkárság készíti el a jóváhagyott koncepció alapján, együttműködve a koncepció elkészítéséért felelős előkészítővel. Ennek keretében az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselője felelős azért, hogy megteremtődjék az összhang az általános jogelvekkel, a hatályos jogszabályokkal, a közösségi és a nemzetközi joggal, az Európai Bíróság esetjogával, továbbá, hogy a tervezet szerkesztési és szövegezési szempontból kifogástalan legyen.

9. § (1) Az elkészített javaslat, illetve előterjesztés szakmapolitikai munkacsoporthoz történő benyújtását, valamint államigazgatási egyeztetését az államtitkár útján felterjesztett feljegyzés alapján a miniszter engedélyezi. Az engedélyezést jogszabálytervezet esetén az előkészítő szervezeti egység vezetője az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselőjével együttes feljegyzésben kéri, amelyben tájékoztatják a minisztert a szabályozás tárgyáról, indokáról, valamint a jogszabálytervezettel kapcsolatban lefolytatott előzetes szakmai egyeztetésekről. Az előkészítő szervezeti egység tevékenysége felett felügyeletet gyakorló szakállamtitkárnak, a társadalompolitikai szakállamtitkárnak, valamint az államtitkárnak az egyeztetés engedélyezését kezdeményező feljegyzést jóváhagyás céljából minden esetben be kell mutatni.

(2) Az egyeztetésre engedélyezett tervezetet (javaslatot, előterjesztést) az államtitkári titkárság készíti elő államigazgatási egyeztetésre, figyelembe véve a jogalkotásról szóló törvényben és a Kormány ügyrendjében foglaltakat. A jogszabálytervezetet a szakmai érdek-képviseleti és érdekegyeztető szervekkel az államtitkári titkárság, valamint a szakmai szervezeti egység egyezteti. Az államigazgatási egyeztetésre elkészített tervezetet az előkészítésért felelős szakmai szervezeti egység (a továbbiakban: szakmai főosztály) küldi ki, majd a beérkezett véleményeket a szakmai főosztály az államtitkári titkársággal együttműködve feldolgozza, és megszervezi a szükséges egyeztetéseket.

(3) Minden tervezetet (előterjesztést) a külső egyeztetéssel egyidejűleg be kell mutatni a miniszternek, az államtitkárnak, a szakállamtitkároknak, a miniszteri megbízottnak és az 1. §-ban meghatározott szervezeti egységeknek, illetve a fogyatékos emberek számára hozzáférhető módon (különös tekintettel a látássérült felhasználókra) meg kell jelentetni a Miniszterelnöki Hivatal honlapján.

(4) A külső szervek észrevételeit az előkészítő az államtitkári titkársággal együttesen értékeli, az elfogadott észrevételeket az előkészítő vezeti át.

(5) A külső szervekkel való véleményeltérés esetén az előkészítő az államtitkári titkárság közreműködésével megkísérli a vitás kérdések tisztázását. Az egyeztetés eredményéről az előkészítő tájékoztatja az illetékes szakállamtitkárt, külön kitérve a függőben maradt kérdésekre.

(6) A tervezetek esetében a tárcák közötti véleményeltérés egyeztetését először ügyintézői, majd főosztályvezetői szinten kell megkísérelni. Az egyeztetésben az érintett előkészítő és az államtitkári titkárság együttesen vesz részt, ha azonban ez az egyeztetés eredménytelen volt, azt szakállamtitkári, államtitkári, végül miniszteri szinten kell folytatni. Ennek kezdeményezése az államtitkári titkárság és az előkészítő feladata.

(7) A lefolytatott egyeztetést követően az előkészítő az államtitkári titkársággal együttesen feljegyzésben foglalja össze az egyeztetések eredményét, majd a kiadásra kész tervezetet (előterjesztést) – az előkészítő szervezeti egység munkáját irányító szakállamtitkár, a társadalompolitikai szakállamtitkár, valamint az államtitkár – egyetértése esetén kiadmányozás céljából bemutatja a miniszternek.

(8) Az előterjesztéshez kommunikációs tervet kell csatolni.

10. § (1) A minisztériumok (kormányhivatalok) előterjesztés-, illetve jogszabálytervezeteinek véleményezése során az egységes minisztériumi álláspont érvényesülése érdekében a beérkező tervezeteket – a társadalompolitikai szakállamtitkár döntésére figyelemmel – az államtitkári titkárság megküldi a tárgy szerint érintett szervezeti egységekhez, intézményekhez, annak feltüntetésével, hogy az anyagot egyidejűleg mely további szervezeti egységek részére küldte meg. Amennyiben a véleményező szervezeti egység álláspontja szerint az anyag további szervezeti egység feladatkörét, valamint a miniszter irányítása alatt álló intézményt is érinti, az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselőjénél haladéktalanul kezdeményezi a véleményezésre való megküldést.

(2) Az államtitkári titkárság a véleményező szervezeti egységek észrevételeinek figyelembevételével elkészíti a tárcavéleményt összefoglaló, az államtitkár által küldendő válaszlevél tervezetét, és azt a társadalompolitikai szakállamtitkár útján az államtitkárnak eljuttatja. A véleményező szervezeti egységek az észrevételeiket szakállamtitkárságonként – az államtitkár irányítása alatt álló szervezeti egységek főosztályonként – összefoglalva az államtitkári titkárság részére juttatják el a számukra megadott határidőn belül.

(3) Ha az egységes állásfoglalás kialakítása során kiderül, hogy az egyes szervezeti egységek között véleménykülönbség áll fenn, akkor az államtitkári titkárság egyeztetést kezdeményez. Amennyiben a véleményeltérés ezt követően is fennáll, a kérdésben a társadalompolitikai szakállamtitkár javaslatára az államtitkár dönt.

(4) Amennyiben a válaszadási határidő bármely okból nem tartható – különösen, ha bizonyos, hogy a tervezetre lesz észrevétel – az államtitkári titkárságnak erről és a várható elkészülési időpontról telefonon, faxüzenetben vagy elektronikus úton tájékoztatnia kell a véleményt kérő minisztériumot (kormányhivatalt). Az esetlegesen késedelmesen elkészült válaszlevelet első lépésként munkapéldányként faxon kell megküldeni a véleményt kérő minisztérium (kormányhivatal) részére.

(5) Az észrevételek alapján, illetve a szükséges egyeztetés után elkészített válaszlevél tervezetét az államtitkári titkárság a társadalompolitikai szakállamtitkár útján eljuttatja az államtitkár részére.

(6) Az államtitkári titkárság gondoskodik a tárcavéleménynek a címzett részére történő megküldéséről.

(7) A megküldést követően az államtitkári titkárság gondoskodik az elküldött levél, valamint a kapcsolódó anyagok irattározásáról, továbbá az észrevételt tartalmazó tárcalevelet másolatban, elektronikus úton megküldi a véleményező szervezeti egységeknek.

(8) Amennyiben az előterjesztést, jogszabálytervezetet küldő minisztérium (kormányhivatal) a beérkezett észrevételek tárgyában szóbeli egyeztetést tart, a minisztert a miniszter, az államtitkár vagy a társadalompolitikai szakállamtitkár által kijelölt szervezeti egység képviseli.

(9) Az egyeztetés eredményéről az egyeztetésen résztvevő a szervezeti egység vezetőjét szóban, valamint a társadalompolitikai szakállamtitkárt írásban tájékoztatja.

11. § (1) Ezen utasítás 1. §-ában meghatározott szervezeti egységek tekintetében a vezetői utasítások írásbeliek és szóbeliek lehetnek.

(2) Az írott formában megjelenő normatív jellegű utasítások előkészítésére, kiadására ezen utasítás rendelkezéseit értelemszerűen alkalmazni kell azzal, hogy a miniszteri utasítások nyilvántartását az államtitkári titkárság végzi.

12. § (1) A miniszteri értekezlet a minisztérium felsővezetői – a Kormány döntéseire is figyelemmel levő – heti feladatainak kijelölését, a miniszter kormányülésre történő felkészítését szolgáló értekezlet. Az értekezlet az utasítás 1. §-ában meghatározott szervezeti egységek munkáját érintő jelentős kérdésekben tájékoztatás nyújtására, a jelentőségüknél fogva egységes álláspont kialakítását igénylő kérdések megvitatására, az álláspont kialakítására biztosít lehetőséget.

(2) Az értekezletre a kormányülést megelőzően, illetve a tájékoztatás tekintetében azt követően kerül sor. Az értekezlet pontos időpontját a miniszter körlevélben határozza meg.

(3) Az értekezletet a miniszter, akadályoztatása esetén az államtitkár vezeti.

(4) Az értekezlet résztvevői a miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkárok és a kabinetfőnök. Állandó meghívott a miniszteri megbízott, a miniszteri titkárság kijelölt tanácsadói, valamint az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselője. A miniszter az egyes napirendi pontok tárgyalásához más vezető jelenlétét is elrendelheti.

(5) A kabinetfőnök

13. § (1) Az államtitkári értekezlet az államtitkár feladatkörébe tartozó irányítási feladatok hatékony ellátását, valamint az államtitkárnak az államtitkári értekezletre történő felkészítését szolgáló értekezlet, amely az egységes álláspont kialakítását igénylő kérdések megvitatására, az álláspont kialakításának előkészítésére biztosít lehetőséget.

(2) A miniszteri értekezlet döntéseire tekintettel az államtitkár az államtitkári értekezleten határozza meg a szakállamtitkárok és az általuk irányított szervezeti egységek aktuális feladatait, valamint dönt mindazon kérdésekben, amelyek nem igénylik a miniszter jóváhagyását.

(3) Az értekezletre – lehetőség szerint – heti rendszerességgel, az államtitkári értekezletet megelőzően, illetve a tájékoztatás tekintetében azt követően kerül sor, pontos időpontját az államtitkár körlevélben határozza meg.

(4) Az értekezletet az államtitkár – akadályoztatása esetén a társadalompolitikai szakállamtitkár – vezeti.

(5) Az értekezlet résztvevői az államtitkár és a szakállamtitkárok. Állandó meghívott a miniszteri megbízott, a miniszteri titkárság kijelölt tanácsadói, az államtitkári titkárság kijelölt köztisztviselője, valamint a társadalompolitikai szakállamtitkár által kijelölt köztisztviselők. Az államtitkár az egyes napirendi pontok tárgyalásához más köztisztviselő jelenlétét is elrendelheti.

(6) Az államtitkári titkárság vezetője gondoskodik az értekezlet összehívásáról.

14. § (1) A szakállamtitkári értekezlet az időszerű problémák felső szintű rendezése érdekében szükség szerinti rendszerességgel, az egy szakállamtitkár irányítása alá tartozó területenként külön-külön megtartott értekezlet.

(2) Az értekezlet időpontját a szakállamtitkár körlevélben határozza meg.

(3) Az értekezletet a szakállamtitkár, akadályoztatása esetén az általa kijelölt köztisztviselő vezeti.

(4) Az értekezlet résztvevői a szakállamtitkár, a főosztályvezető, a vezető beosztású köztisztviselők, valamint a szakállamtitkár által meghívott egyéb köztisztviselők.

(5) A szakállamtitkári titkárság vezetője

15. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.

Budapest, 2009. május 12.

Kiss Péter s. k.,
társadalompolitikai miniszter