12/2009. (IV. 22.) NFGM utasítás

a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról¹

2009.04.23.

A közbeszerzésekről szóló 2003. évi CXXIX. törvény (a továbbiakban: Kbt.) 6. §-ának (1) bekezdésében foglalt kötelezettség alapján a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium (a továbbiakban: NFGM) közbeszerzési eljárásai előkészítésének, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendje, az NFGM nevében eljáró, illetőleg az eljárásba bevont személyek, illetőleg szervezetek felelősségi köre és a közbeszerzési eljárások dokumentálási rendje, összhangban a vonatkozó jogszabályokkal – ennek körében különös tekintettel az eljárás során hozott döntésekért felelős személyek, testületek kijelölésére – az alábbiak szerint kerül meghatározásra:

I. Az utasítás hatálya

1. Az utasítás hatálya az NFGM Igazgatás, az NFGM fejezeti kezelésű előirányzatai felhasználásával megvalósuló, valamint az NFGM által kiírt és európai uniós forrás felhasználásával megvalósuló árubeszerzésekre, építési beruházásokra, építési koncesszióra, szolgáltatási koncesszióra és szolgáltatások megrendelésére terjed ki.

2. Nem terjed ki az utasítás hatálya azokra a beszerzésekre, amelyeknél – társfinanszírozására tekintettel – a finanszírozásban részt vevő nemzetközi szervezetek által előírt feltételek szerinti eljárást kell alkalmazni, továbbá amelyeket beszerzőként az NFGM felügyelete alá tartozó költségvetési szervek, vagy külön szerződés alapján gazdasági társaságok vagy közhasznú társaságok folytatnak le, a saját közbeszerzési szabályzatuk szerint.

II. Értelmező rendelkezések

Ezen utasítás alkalmazásában:

a) alvállalkozó: az a szervezet vagy személy, amely a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés teljesítésében az ajánlattevő által bevontan közvetlenül vesz részt;

b) árubeszerzés: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya forgalomképes és birtokba vehető ingó dolog tulajdonjogának, vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése az ajánlatkérő részéről. Az árubeszerzés magában foglalja a beállítást és üzembe helyezést is. A nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzés esetén árubeszerzésnek minősül az ingatlan tulajdonjogának vagy használatára, illetőleg hasznosítására vonatkozó jognak – vételi joggal vagy anélkül történő – megszerzése;

c) dinamikus beszerzési rendszer: olyan, gyakori közbeszerzések lebonyolítására szolgáló, teljes mértékben elektronikus folyamat, amelynek jellemzői megfelelnek az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek, és amelynek működése határozott idejű, érvényességi ideje alatt bármely olyan ajánlattevő kérheti a rendszerbe való felvételét, aki, illetve amely megfelel az alkalmassági követelményeknek, nem áll a kizáró okok hatálya alatt és benyújtotta a dokumentációnak megfelelő előzetes ajánlatát;

d) elektronikus árlejtés: a közbeszerzési eljárás részét képező olyan ismétlődő folyamat, amely az ajánlatoknak a Kbt. 81. § (4) bekezdése szerinti értékelését követően új, az ellenszolgáltatás mértékére, illetőleg az ajánlatnak a bírálati részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó kedvezőbb ajánlat megtételét, és az ajánlatok rangsorolását elektronikus eszköz segítségével, automatizáltan teszi lehetővé;

e) egyszerű közbeszerzési eljárás: a nemzeti értékhatárokat elérő értékű közbeszerzési eljárás;

f) erőforrást nyújtó szervezet: az a szervezet vagy személy, amely nem minősül alvállalkozónak, és az ajánlattevőnek a szerződés teljesítéséhez szükséges mértékben erőforrást biztosít;

g) erőforrás: nem minősülhet erőforrásnak a Kbt. 66. § (1) bekezdésének a)–c) pontja, a 67. § (1) bekezdésének a), d)–f) pontja, (2) bekezdésének a), d) és f) pontja, továbbá (3) bekezdésének c), d)–f) pontja szerinti körülmény, kivéve, ha az ajánlattevő (részvételre jelentkező) és az erőforrást nyújtó szervezet között a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyás áll fenn;

h) építési beruházás: olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya a Kbt. 1. sz. mellékletében felsorolt tevékenységek egyikéhez kapcsolódó munka kivitelezése vagy kivitelezése és tervezése együtt, továbbá építmény kivitelezése, vagy kivitelezése és tervezése együtt, valamint az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő építmény bármilyen eszközzel, illetőleg módon történő kivitelezése;

i) építési koncesszió: olyan építési beruházás, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása az építmény hasznosítási jogának meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

j) meghívásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő által – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztottak tehetnek ajánlatot;

k) nyílt eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben valamennyi érdekelt ajánlatot tehet;

l) keretmegállapodás: meghatározott egy vagy több ajánlatkérő és egy vagy több ajánlattevő között létrejött olyan megállapodás, amelynek célja, hogy rögzítse egy adott időszakban közbeszerzésekre irányuló, egymással meghatározott módon kötendő szerződések lényeges feltételeit, különösen az ellenszolgáltatás mértékét, és ha lehetséges, az előirányzott mennyiséget;

m) közbeszerzés: árubeszerzés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatás megrendelése, illetőleg a nemzeti értékhatárokat elérő értékű beszerzések esetében szolgáltatási koncesszió, amelynek értéke meghaladja a mindenkori éves költségvetési törvényben meghatározott értékhatárt. A 2009. évben irányadó közbeszerzési értékhatárokat az 1. sz. melléklet tartalmazza;

n) közbeszerzési eljárás előkészítése: az adott közbeszerzési eljárás megkezdéséhez szükséges cselekmények elvégzése, így különösen az adott közbeszerzéssel kapcsolatos helyzet-, illetőleg piacfelmérés, a közbeszerzés becsült értékének felmérése, az eljárást megindító (meghirdető) hirdetmény, felhívás és a dokumentáció előkészítése;

o) központosított közbeszerzés: a Kbt. 17. §-a alapján a központi költségvetési szervek központosított közbeszerzéseinek részletes szabályairól szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendeletben (a továbbiakban: R.) felsorolt, a Kormány határozataiban meghatározott állami normatívának megfelelő kiemelt termékek megrendelése, az R. szerint lefolytatandó beszerzési eljárás keretében;

p) részvételre jelentkező: az a természetes személy, jogi személy, jogi személyiség nélküli gazdasági társaság vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, aki, illetőleg amely a két szakaszból álló eljárás első, részvételi szakaszában részvételi jelentkezést nyújt be; részvételre jelentkezőnek minősül a külföldi székhelyű vállalkozás magyarországi fióktelepe is;

q) szolgáltatás megrendelése: árubeszerzésnek és építési beruházásnak nem minősülő olyan visszterhes szerződés, amelynek tárgya különösen valamely tevékenység megrendelése. Szolgáltatás megrendelésének minősül az a szerződés is, amelynek tárgya szolgáltatás és árubeszerzés, ha a szolgáltatás értéke meghaladja az árubeszerzés értékét;

r) szolgáltatási koncesszió: olyan szolgáltatásmegrendelés, amely alapján az ajánlatkérő ellenszolgáltatása a szolgáltatás nyújtásával összefüggő hasznosítási jog meghatározott időre történő átengedése, vagy e jog átengedése pénzbeli ellenszolgáltatással együtt;

s) tárgyalásos eljárás: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyal a szerződés feltételeiről;

t) versenypárbeszéd: olyan közbeszerzési eljárás, amelyben az ajánlatkérő az általa – a Kbt.-ben előírtak szerint – kiválasztott részvételre jelentkezőkkel párbeszédet folytat a közbeszerzés tárgyának, illetőleg a szerződés típusának és feltételeinek – az ajánlatkérő által meghatározott követelményrendszer keretei közötti – pontos meghatározása érdekében, majd ajánlatot kér.

III. Az NFGM Közbeszerzési Bizottsága

1. A Kbt.-ben megfogalmazott célok érvényesülése, a tárca költségvetési forrásainak hatékony, átlátható és ellenőrizhető felhasználása, a közbeszerzési eljárások során a verseny tisztaságának és nyilvánosságának biztosítása, a tárcán belüli koordináció és egységes eljárás érdekében az NFGM-ben Közbeszerzési Bizottság (a továbbiakban: Bizottság) működik.

2. A Bizottság hatásköre az NFGM Kbt. hatálya alá tartozó beszerzéseinek megvalósítására irányuló eljárásban a jelen utasításban foglalt döntések meghozatalára, valamint az R. hatálya alá tartozó beszerzések ellenőrzésére és felügyeletére (a továbbiakban együtt: közbeszerzés) terjed ki.

3. A Bizottság a kabinetfőnöknek alárendelten működik.

4. (1) A Bizottság állandó és ideiglenes tagokból áll.

(2) A Bizottság állandó tagjai:

a) a Közbeszerzési Főosztály vezetője;

b) a Költségvetési és Kontrolling Főosztály vezetője;

c) a Jogi és Koordinációs Főosztály vezetője, és

d) a Miniszteri Kabinet képviselője.

Az egyes tagok kijelölése az adott szervezeti egység vezetőjének hatáskörébe tartozik.

(3) A (2) bekezdésben meghatározott szervezeti egységek vezetői – az állandó tag akadályoztatása esetére – egy vagy több állandó póttagot (továbbiakban: póttag) jelölnek.

(4) Az egyes beszerzések lebonyolítása során a Bizottság egy vagy két ideiglenes taggal egészül ki. Ideiglenes tag a beszerzést kezdeményező szervezeti egység vezetője, illetve annak képviselője, fejezeti kezelésű előirányzatból finanszírozott beszerzés esetén az előirányzatot kezelő szervezeti egység (főosztály) képviselője, ideiglenes tag lehet továbbá más érdekelt szervezeti egység képviselője, vagy külső szakértő is. Az ideiglenes tagokat – a delegáló szervezeti egység vezetőjének javaslatára – a Bizottság elnöke kéri fel, illetve jelöli ki. Az ideiglenes tagok az adott eljárásban szavazati joggal rendelkeznek. Informatikai tárgyú beszerzés esetén az Informatikai Főosztály képviselőjének ideiglenes tagként történő kijelölése kötelező.

(5) A Bizottság elnöke (a továbbiakban: elnök) a Közbeszerzési Főosztály vezetője. A Bizottság nevében az elnök ír alá. Az elnököt akadályoztatása esetén a Közbeszerzési Főosztály állandó póttagja helyettesíti.

(6) A Bizottság a közbeszerzési feladatok ellátásához további külső szakértőket, szakértő cégeket is igénybe vehet, ha ezt a közbeszerzés értéke, a feladatok speciális jellege indokolja. Az ilyen célú megbízási szerződések megkötését, illetve a szakértő(k) kiválasztására irányuló pályázati eljárást a gazdálkodásért felelős szakállamtitkár engedélyezi. A szakértő az adott eljárásban tanácskozási joggal rendelkezik. A közösségi értékhatárt elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzés esetében a közbeszerzési eljárásba hivatalos közbeszerzési tanácsadót kell bevonni. A hivatalos közbeszerzési tanácsadói tevékenységet – a Kbt. 9. §-ának (1) bekezdése alapján – az NFGM állományában álló köztisztviselő is elláthatja, az Európai Unióból származó forrásból támogatott közbeszerzések esetében azonban a közbeszerzési eljárásba független hivatalos közbeszerzési tanácsadót szükséges bevonni.

A Közbeszerzések Tanácsa a hivatalos közbeszerzési tanácsadókról névjegyzéket vezet. A hivatalos közbeszerzési tanácsadót a hivatalos névjegyzékről kell választani.

A kiválasztást követően a külső szakértőket és a hivatalos közbeszerzési tanácsadókat az érintett szakmai főosztály alkalmazza. A Közbeszerzési Főosztály felelős azért, hogy a szakértő az összeférhetetlenségi nyilatkozatot megtegye.

(7) A Bizottság titkársági feladatait a Közbeszerzési Főosztály látja el.

(8) Az elnököt és a Bizottság állandó tagjait, valamint póttagjait a kabinetfőnök bízza meg.

(9) Az elnök, az állandó tagok és a póttagok megbízatása két évre szól. A Bizottság tagjai megbízatásukat személyesen kötelesek ellátni. Az állandó tagok akadályoztatása esetén azokat kivételesen a póttagok helyettesíthetik. A helyettesítés vonatkozhat teljes beszerzési eljárás lefolytatására, vagy egyes eljárási cselekményekben való részvételre is.

(10) Az elnök és a Bizottság állandó – illetve póttagjainak megbízatása megszűnik:

a) a megbízatás időtartamának lejártával;

b) a megbízás visszavonásával;

c) lemondással;

d) a Bizottság elnökére vagy tagjaira vonatkozó, a Kbt. 10. §-a szerinti kizáró körülmények bekövetkezése esetén;

e) az NFGM-mel fennálló köztisztviselői jogviszony megszűnése esetén.

(11) A tag megbízatásának megszűnése esetén az új tag kijelölésének menete megegyezik az eredeti tag kijelölésével. Az új tag kijelöléséig a póttag látja el a tagot terhelő kötelezettségeket és gyakorolja a tagot megillető jogokat. Abban az esetben, ha póttag jelölésére nem került sor, akkor a legrövidebb időn belül szükséges megválasztani az új tagot.

(12) A Bizottság elnökévé, tagjává vagy póttagjává csak olyan köztisztviselő nevezhető ki, aki a kinevezését megelőzően jogszabályban meghatározott módon vagyonnyilatkozatot tett. Az elnök, a tagok, a póttagok és az ideiglenes tagok az adott eljárás vonatkozásában kötelesek összeférhetetlenségi nyilatkozatot tenni.

(13) Az elnök, a Bizottság tagjai és az eljárásba bevont közreműködők vagy szakértők tevékenységük során nem vehetnek részt azoknak az ügyeknek az intézésében, amelyeknél részükről a Kbt. 10. §-a szerinti összeférhetetlenség áll fenn. Az összeférhetetlenségről a tag, a közreműködő vagy a szakértő köteles az elnököt haladéktalanul tájékoztatni. Az elnök nem veheti igénybe azon tag, eljárásba bevont közreműködő vagy szakértő közreműködését, akivel szemben az adott eljárás folyamán összeférhetetlenségi ok merült fel.

Az ülés megkezdése előtt szükséges gondoskodni az összeférhetetlenségi nyilatkozat aláírattatásáról, és az ülés mindaddig nem kezdhető meg, amíg azok nem állnak rendelkezésre a Közbeszerzési Főosztály részére.

Állandó tag összeférhetetlensége esetén helyébe a póttag lép, az ideiglenes tag és a szakértő személye vonatkozásában felmerülő összeférhetetlenség esetén a szakmai főosztály gondoskodik a helyettesítésről.

(14) Az elnök a saját személyét érintő összeférhetetlenségi okról köteles a kabinetfőnököt tájékoztatni, aki az adott eljárásban az elnöki jogokkal a Bizottság valamelyik tagját bízza meg.

(15) A Bizottság az ügyrendjét jelen utasítás keretei között maga határozza meg.

5. (1) A Bizottság üléseiről jegyzőkönyv készül, amelyet az elnök ír alá, és az elnök által kijelölt tag hitelesít. A jegyzőkönyvet a Bizottság tagjainak, illetve annak hiteles kivonatát az érintetteknek meg kell küldeni.

(2) Az ülésekről készült jegyzőkönyvet tájékoztatásul meg kell küldeni a kabinetfőnöknek és a szakmailag illetékes szakállamtitkárnak.

(3) A Bizottság valamennyi állandó tag vagy azt helyettesítő póttag, a III. fejezet 4. pontjának (4) bekezdésében és a IV. fejezet 1. pontjának (6) bekezdésében meghatározott esetekben legalább további egy ideiglenes tag jelenlétében határozatképes. A határozatképesség biztosításáról minden tag maga köteles gondoskodni, ennek megfelelően amennyiben valamely ülésen a kijelölt tag nem tud megjelenni, akkor e tényről a póttagot – a Közbeszerzési Főosztály fax útján történő egyidejű írásbeli értesítése mellett – az ülés időpontja előtt legalább egy munkanappal maga köteles értesíteni. Amennyiben az ülés kitűzött napján az ideiglenes tag sem tud jelen lenni, úgy az ülés elnapolására, és új időpont kitűzésére kerül sor.

(4) A Bizottság a döntéseit szótöbbséggel hozza.

(5) A döntésre vonatkozó szavazatokat a jegyzőkönyvben – egyhangú döntés kivételével – név szerint kell feltüntetni. A tagok a nemleges szavazatukat kötelesek indokolni és a döntés elleni tiltakozásukat, vagy különvéleményüket kérésükre a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni.

6. (1) A Közbeszerzési Főosztály a Kbt. 5. §-ának (1) bekezdésében foglalt kötelezettség szerint a költségvetési év elején, legkésőbb április 15. napjáig éves összesített közbeszerzési tervet (a továbbiakban: közbeszerzési terv) köteles készíteni az adott évre tervezett közbeszerzésekről, amelyet az NFGM szervezeti egységeitől bekért közbeszerzési tervlapok (3. számú melléklet) alapján állít össze, mely a következő adatokat tartalmazza:

– a közbeszerzés tárgyának megnevezése, mennyisége;

– a közbeszerzési eljárás fajtája;

– a közbeszerzés előzetesen becsült nettó értéke, annak fedezetéül forrás megjelölése;

– a közbeszerzés indításának tervezett időpontja;

– a közbeszerzésért felelős személy megnevezése;

– tanulmányok esetében a kötelezettségvállalás szakmai indokoltsága, a várható költségek részletezése, a tanulmány kidolgozásának legfontosabb részfeladatai/munkafázisai.

(2) A tervezés menete és nyomon követése:

– a Közbeszerzési Főosztály a szükséges adatigényt rögzítő üres tervlapot elérhetővé teszi az M:\nyilvanos\kozbesz_titkarsag mappában, valamint kérésre megküldi a szakmai főosztályok részére,

– az egyes szakmai főosztályok a tervlapot kitöltik, majd azt megküldik az illetékes szakállamtitkár részére jóváhagyásra,

– a jóváhagyást követően a tervlapokat a szakmai főosztály megküldi a Közbeszerzési Főosztály részére,

– a Közbeszerzési Főosztály összerendezi és egységesíti a tervlapokat,

– a Közbeszerzési Főosztály minden év április 15-éig véglegesíti a közbeszerzési tervet,

– a Közbeszerzési Főosztály a Kbt. 5. §-ának (2) bekezdésében foglalt kötelezettség szerint a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) az NFGM honlapján, a közbeszerzési terv módosítása esetén a módosítás elkészítésétől számított 5 munkanapon belül közzéteszi.

(3) Új, a közbeszerzési tervben nem szereplő közbeszerzési igény legkésőbb a tárgyév november 30. napjáig jelenthető be, amelynek esetén a szakmai főosztálynak, feljegyzés formájában kell megindokolnia az eljárás lefolytatásának szükségességét, és azt meg kell küldenie a Közbeszerzési Főosztály részére. A Közbeszerzési Főosztály ennek megfelelően módosítja a közbeszerzési tervet, melyben feltünteti a módosítás indokát is.

7. (1) A Bizottság a III. fejezet 2. pontjában meghatározott feladatkörében – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető kezdeményezésére – dönt a beszerzési eljárás megindításáról, az eljárás fajtájának kiválasztásáról, az ajánlati, illetve részvételi felhívás és a dokumentáció tartalmáról, az elbírálás szempontjairól, értékeli a beérkezett ajánlatokat.

(2) Az elnök gondoskodik a gazdasági forgalomban részt vevő szervezetek és személyek tájékoztatását szolgáló, adott évre tervezett közbeszerzésekről tárgyév április 15-éig elkészítendő éves összesített közbeszerzési terv elkészítéséről és esetleges módosításáról, valamint az előzetes összesített tájékoztató legkésőbb tárgyév április 15-éig történő elkészítéséről, hirdetmény útján történő közzétételéről, és a közbeszerzési terv, valamint módosításai, továbbá az előzetes összesített tájékoztató, illetve az azt tartalmazó hirdetmény NFGM honlapján történő közzétételéről. Gondoskodik továbbá a költségvetési év végén az éves közbeszerzésekről a Közbeszerzések Tanácsának adandó összegezés összeállításáról, a tárgyévet követő év május 31-éig intézkedik az éves összegezésnek a Közbeszerzések Tanácsához történő eljuttatásáról.

(3) A Közbeszerzési Főosztály nyilvántartja, kezeli és irattározza a közbeszerzések dokumentumait, valamint – a közbeszerzési eljárás nyilvánosságának biztosítása érdekében – gondoskodik az alábbi adatoknak, információknak, hirdetményeknek az NFGM honlapján – közbeszerzési eljárásonként csoportosítva – történő közzétételéről:

a) a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény;

b) az eljárás eredményéről vagy eredménytelenségéről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény;

c) a szerződés megkötéséről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény;

d) a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés nyilvánosnak minősülő része; az NFGM és a nyertes ajánlattevő (ajánlattevők) vagy az olyan gazdálkodószervezet között, amely felett a nyertes ajánlattevő a Polgári Törvénykönyv szerinti többségi befolyást gyakorol, vagy amely a nyertes ajánlattevő felett többségi befolyást gyakorol a közbeszerzési szerződés megkötését követően öt éven belül megkötött, a közbeszerzési értékhatárokat el nem érő értékű szerződések, valamint minden egyéb szerződés; továbbá a Kbt. 2/A. §-a szerinti szerződések;

e) a szerződés módosításáról, teljesítéséről szóló tájékoztatót tartalmazó hirdetmény;

f) az előzetes összesített tájékoztató hirdetmény;

g) egyéb, Kbt.-ben megnevezett hirdetmények;

h) az ellenszolgáltatás teljesítésével kapcsolatos adatok;

i) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában

ia) a kérelemnek a Kbt.-ben meghatározott adatai,

ib) a Közbeszerzési Döntőbizottság érdemi határozatát, a közbeszerzési ügy befejezését eredményező határozatát és a szerződés megkötését engedélyező végzése,

ic) adott esetben a bíróság határozata (határozatai),

j) az éves statisztikai összegzés,

k) tájékoztatás a közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződés tekintetében a teljesítés megtörténtéről, a teljesítéssel kapcsolatban esetlegesen felmerült problémákról, adott esetben a teljesítés elmaradásának okáról.

IV. Közbeszerzési eljárás lefolytatása

1. (1) A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére

1. az NFGM Igazgatás jóváhagyott éves költségvetésében tételes előirányzattal vagy az előirányzat felosztása következtében jóváhagyott összeggel rendelkező, illetve külön utasításban/szabályzatban a kezdeményezésre felhatalmazott szervezeti egység kötelezettségvállalásra jogosult vezetője,

2. a fejezeti kezelésű előirányzatok szakmai kezelői,

3. európai uniós forrásból megvalósuló beszerzés esetén a forrás felett rendelkezési jogkörrel rendelkező,

4. illetőleg tanulmány megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén a finanszírozási forrás ellenjegyzésére kijelölt személy jóváhagyásával a témagazda szervezeti egység vezetője

jogosult (a továbbiakban: beszerző szervezeti egység), azzal, hogy az eljárás megindítására vonatkozó kezdeményezéshez (a 2. számú melléklet szerinti feljegyzéshez) a beszerzési tárgyra vonatkozó részletes feladatspecifikációt (műszaki leírást), a műszaki-szakmai alkalmassági feltételekre vonatkozó javaslatot, a kötelezettségvállalási adatlapot, a beszerzés vonatkozásában szakmailag illetékes szakállamtitkár jóváhagyását, továbbá a gazdálkodásért felelős szakállamtitkár előzetes egyetértését tartalmazó dokumentumot is csatolni szükséges.

(2) Amennyiben a kötelezettségvállalásra – külön utasításban/szabályzatban foglaltak alapján – a miniszter, az illetékes szakállamtitkár vagy a kabinetfőnök jogosult, a beszerzést a kötelezettségvállalásra jogosult írásbeli engedélyével lehet kezdeményezni.

(3) A közbeszerzési eljárás előkészítése során a közbeszerzés tárgyának a becsült értékét a beszerző szervezeti egység állapítja meg jelen utasítás VII. fejezet 3. pontjában, valamint a Kbt. 40. §-ának (2) bekezdésében foglaltak figyelembevételével.

(4) A közbeszerzés becsült értékének meghatározásához a beszerző szervezeti egység előzetes helyzet-, illetőleg piacfelmérést végezhet a közbeszerzés megkezdése időpontjának megjelölése nélkül, kizárólag a felmérés érdekében szükséges – de a beszerzés műszaki tartalmát részletesen tartalmazó – adatokat közölve. A piacfelmérés során a megkérdezett személy (szervezet) részére nem közölhető a közbeszerzési eljárás során az összes ajánlattevő (részvételre jelentkező) részére rendelkezésre bocsátott adatok körét meghaladó információ. Ellenkező esetben a megkérdezett személy (szervezet) az érintett közbeszerzési eljárásban nem vehet részt.

Az előzetes piacfelmérésről a beszerző szervezeti egység teljes körű dokumentációt készít, melyet a közbeszerzési eljárást megindító (a2. számú melléklet szerinti) feljegyzéshez csatolva megküld a Közbeszerzési Főosztály részére.

(5) A beszerző szervezeti egység vezetőjének feladata:

a) a minisztérium honlapján közzétett éves közbeszerzési tervben foglalt, az eljárás megindítására vonatkozó határidő betartása, illetve amennyiben szükséges – a határidő lejárta előtt – a határidő módosításának kezdeményezése a Közbeszerzési Főosztály felé. A módosított határidő nem lehet jelen utasítás III. fejezet 6. pontjának (3) bekezdésében foglalt tárgyév november 30. napját meghaladó időpont;

b) az ideiglenes tag (közreműködő, szakértő) személyére és a közbeszerzési eljárás fajtájára vonatkozó indokolt javaslat megfogalmazása;

c) az eljárás megindításának előfeltételét képező nyilatkozatok, engedélyek beszerzése és az elnök részére történő megküldése;

d) az ajánlati felhívás (ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) összeállítás érdekében a beszerzés tárgya szerint megkívánt minimum műszaki és szakmai alkalmassági feltételrendszer összeállítása, valamint ajánlati dokumentáció (ajánlattételi, illetve részvételi dokumentáció) tervezetének összeállítása érdekében a beszerzés tárgya részletes leírása (műszaki specifikáció, részletes feladatmeghatározás) összeállítása;

e) az értékelési szempontrendszer kidolgozása;

f) a hirdetmények megjelentetéséhez szükséges anyagi fedezetről való gondoskodás;

g) a szerződés megkötéséről, annak az ajánlat(tétel)i felhívásban foglalt napját követő munkanapon történő tájékoztatás nyújtása a Közbeszerzési Főosztály részére;

h) a megkötött szerződés teljesítésének figyelemmel kísérése;

i) ha annak jogszabályi feltételei fennállnak, a megkötött szerződés módosításának kezdeményezése;

j) az eljárás lefolytatását követően a közbeszerzések dokumentumainak nyilvántartási és irattározási céllal a Bizottság titkárságának (Közbeszerzési Főosztály) való megküldése.

(6) Az eljárást kezdeményező ajánlati felhívás (ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) és az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentáció szakmai követelményrendszerének szakszerűségét illetően a beszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel.

(7) A beszerző szervezeti egység vezetőjének a (3) bekezdésben meghatározott feladatait úgy kell végrehajtania, hogy az egyes eljárási cselekmények, értesítések és tájékoztatások megtételéhez, valamint a hirdetmények közzétételéhez legalább egy munkanap álljon a Közbeszerzési Főosztály rendelkezésére, és az esetleges késedelem ne veszélyeztesse az eljárás szabályszerűségét.

(8) Több tanulmány megrendelésére vonatkozó közbeszerzési eljárás esetén a Bizottságba valamennyi témagazda egy-egy ideiglenes tagot delegál. A témagazda főosztály képviselője kizárólag a főosztály saját témájával kapcsolatban rendelkezik szavazati joggal.

2. (1) Az eljárás fajtájának (nyílt, meghívásos, tárgyalásos, versenytárgyalás) megválasztásánál törekedni kell a széles körű részvétel lehetőségének biztosítására. Az eljárási fajta kiválasztása az ajánlati felhívás (ajánlattételi, illetve részvételi felhívás) elkészítésével egyidejűleg történik.

(2) Hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás alkalmazható

a) ha a nyílt, a meghívásos eljárás vagy a versenypárbeszéd eredménytelen volt – mivel kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be vagy egyik ajánlattevő sem, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevő sem tett az NFGM rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel megfelelő ajánlatot – feltéve, hogy a felhívásnak, a dokumentációnak és az ismertetőnek a feltételei időközben lényegesen nem változtak meg;

b) kivételesen, ha az árubeszerzés, az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás természete vagy az ehhez kapcsolódó kockázatok nem teszik lehetővé az ellenszolgáltatás előzetes átfogó (mindenre kiterjedő) meghatározását;

c) építési beruházás esetében, ha az kizárólag kutatási, kísérleti vagy fejlesztési célból szükséges; ez az eset azonban nem alkalmazható, ha megalapozza a piacképességet, illetőleg a kutatásfejlesztés költségeit fedezi;

d) szolgáltatás megrendelése esetében, ha a szolgáltatás természete miatt a szerződéses feltételek meghatározása nem lehetséges olyan pontossággal, amely lehetővé tenné a nyílt vagy a meghívásos eljárásban a legkedvezőbb ajánlat kiválasztását, így különösen a szellemi szolgáltatások és a Kbt. 3. melléklet 6. csoportjába tartozó pénzügyi szolgáltatások (biztosítási szolgáltatások, banki és befektetési szolgáltatások) esetében.

(3) Hirdetmény közzététele nélküli tárgyalásos eljárás indítható

a) a (2) bekezdés a) pontjában rögzített esetben, ha az NFGM a tárgyalásra a nyílt, a meghívásos eljárás vagy a versenypárbeszéd – Kbt. 88. § (1) bekezdésének a)–e) pontja alapján nem érintett – összes ajánlattevőjét meghívja;

b) a nyílt vagy a meghívásos eljárás a Kbt. 92. §-ának a) pontja, illetve a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás a Kbt. 115. §-a (1) bekezdésének a) pontja alapján eredménytelen volt, feltéve, hogy a felhívásnak és a dokumentációnak a feltételei időközben lényegesen nem változtak meg, és minderről az NFGM köteles az Európai Bizottság kérésére – a Közbeszerzések Tanácsán keresztül – tájékoztatást adni;

c) a szerződést műszaki-technikai sajátosságok, művészeti szempontok vagy kizárólagos jogok védelme miatt kizárólag egy meghatározott szervezet, személy képes teljesíteni;

d) az feltétlenül szükséges, mivel az NFGM által előre nem látható okból előállt rendkívüli sürgősség miatt a nyílt, a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárásra előírt határidők nem lennének betarthatóak; a rendkívüli sürgősséget indokoló körülmények azonban nem eredhetnek az NFGM mulasztásából;

e) építési beruházás vagy szolgáltatás megrendelése esetében, ha a korábban megkötött szerződésben nem szereplő, de előre nem látható körülmények miatt kiegészítő építési beruházás, illetőleg szolgáltatás megrendelése szükséges az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás teljesítéséhez, feltéve, hogy a kiegészítő építési beruházást, illetőleg szolgáltatást műszaki vagy gazdasági okok miatt az NFGM-et érintő jelentős nehézség nélkül nem lehet elválasztani a korábbi szerződéstől, vagy ha a kiegészítő építési beruházás, illetőleg szolgáltatás elválasztható, de feltétlenül szükséges az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás teljesítéséhez; az ilyen kiegészítő építési beruházásra, illetőleg szolgáltatásra irányuló – a korábbi nyertes ajánlattevővel kötött – szerződés, illetőleg szerződések becsült összértéke azonban nem haladhatja meg az eredeti építési beruházás, illetőleg szolgáltatás értékének felét; vagy olyan új építési beruházásra, illetőleg szolgáltatás megrendelésére kerül sor, amelyet a korábbi nyertes ajánlattevővel köt meg az NFGM azonos vagy hasonló építési beruházás, illetőleg szolgáltatás teljesítésére, feltéve, hogy az új építési beruházás, illetőleg szolgáltatás összhangban van azzal az alapprojekttel, amelyre a korábbi szerződést nyílt vagy meghívásos eljárásban megkötötték, és a korábbi eljárást megindító hirdetményben az NFGM jelezte, hogy tárgyalásos eljárást alkalmazhat, valamint a korábbi eljárásban az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás becsült értékének meghatározásakor figyelembe vette az újabb építési beruházás, illetőleg szolgáltatás becsült értékét is (a közösségi értékhatár elérésének meghatározása szempontjából); ilyen tárgyalásos eljárást azonban csak a korábbi első szerződés megkötésétől számított három éven belül lehet indítani;

f) árubeszerzés esetében, ha az érintett dolgot kizárólag kutatási, kísérleti, tanulmányi vagy fejlesztési célból állítják elő; ez az eset azonban nem alkalmazható olyan mennyiség esetén, amely megalapozza a piacképességet, illetőleg a kutatás-fejlesztés költségeit fedezi;

g) árubeszerzés esetében, ha a korábban beszerzett dolog részbeni kicserélése vagy bővítése során a korábbi nyertes ajánlattevőnek másikkal történő helyettesítése azzal a következménnyel járna, hogy műszaki-technikai szempontból eltérő és nem illeszkedő dolgokat kellene beszerezni, vagy az ilyen beszerzés aránytalan műszaki-technikai nehézséget eredményezne a működtetésben és a fenntartásban; az ilyen – a korábbi nyertes ajánlattevővel kötött – szerződés, illetőleg szerződések együttes időtartama azonban nem haladhatja meg a három évet;

h) árubeszerzés esetében, ha az áru árutőzsdén jegyzett és beszerzett;

i) árubeszerzés esetében, ha az árut kivételesen kedvező feltételekkel, felszámolási eljárás, végelszámolás vagy bírósági végrehajtás, illetőleg az érintett szervezet személyes joga szerinti hasonló eljárás során történő értékesítés keretében szerzi be;

j) szolgáltatás megrendelése esetében, ha arra tervpályázati eljárást követően kerül sor, és a nyertessel vagy – a Bizottság ajánlása alapján – nyertesek (díjazottak) valamelyikével kell szerződést kötni; ez utóbbi esetben a tervpályázati eljárásban a Bizottság által ajánlott összes pályázót (ajánlattevőt) meg kell hívni a tárgyalásra;

k) egyszerű eljárási rezsim esetén, amennyiben a beszerzés értéke nem éri el a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatár másfélszeresét, és

ka) az NFGM által lefolytatott eljárás azért volt eredménytelen, mert nem nyújtottak be ajánlatot, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben lényegesen nem változtak meg;

kb) az feltétlenül szükséges, mivel az NFGM által előre nem látható okból előállt rendkívüli sürgősség miatt az egyszerű eljárásra előírt határidők nem lennének betarthatóak; a rendkívüli sürgősséget indokoló körülmények azonban nem eredhetnek az NFGM mulasztásából;

kc) a beszerzés nyilvánosan közzétett, bárki által igénybe vehető és kivételesen kedvező feltételei csak rövid ideig állnak fenn, és az ellenszolgáltatás a piaci árakhoz képest lényegesen alacsonyabb, továbbá e kedvező feltételek igénybevétele az e fejezet szerinti eljárás alkalmazása esetén meghiúsulna;

kd) a szerződést műszaki-technikai sajátosságok, művészeti szempontok vagy kizárólagos jogok védelme miatt kizárólag egy meghatározott szervezet, személy képes teljesíteni;

ke) a korábban megkötött szerződésben nem szereplő, de előre nem látható körülmények miatt kiegészítő építési beruházás, illetőleg szolgáltatás megrendelése szükséges az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás teljesítéséhez, feltéve, hogy a kiegészítő építési beruházást, illetőleg szolgáltatást műszaki vagy gazdasági okok miatt az NFGM-et érintő jelentős nehézség nélkül nem lehet elválasztani a korábbi szerződéstől vagy ha a kiegészítő építési beruházás, illetőleg szolgáltatás elválasztható, de feltétlenül szükséges az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatásteljesítéshez, az ilyen kiegészítő építési beruházásra, illetőleg szolgáltatásra irányuló – a korábbi nyertes ajánlattevővel kötött – szerződés, illetőleg szerződések becsült összértéke azonban nem haladhatja meg az eredeti építési beruházás, illetőleg szolgáltatás értékének felét;

kf) olyan új építési beruházásra, illetőleg szolgáltatás megrendelésére kerül sor, amelyet a korábbi nyertes ajánlattevővel köt meg az NFGM azonos vagy hasonló építési beruházás, illetőleg szolgáltatás teljesítésére, feltéve, hogy az új építési beruházás, illetőleg szolgáltatás összhangban van azzal az alapprojekttel, amelyre a korábbi szerződést nyílt vagy meghívásos eljárásban megkötötték, és a korábbi eljárást megindító hirdetményben az NFGM jelezte, hogy tárgyalásos eljárást alkalmazhat, valamint a korábbi eljárásban az építési beruházás, illetőleg a szolgáltatás becsült értékének meghatározásakor figyelembe vette az újabb építési beruházás, illetőleg szolgáltatás becsült értékét is (a közösségi értékhatár elérésének meghatározása szempontjából); ilyen tárgyalásos eljárást azonban csak a korábbi első szerződés megkötésétől számított három éven belül lehet indítani;

kg) árubeszerzés esetében, ha az érintett dolgot kizárólag kutatási, kísérleti, tanulmányi vagy fejlesztési célból állítják elő; ez az eset azonban nem alkalmazható olyan mennyiség esetén, amely megalapozza a piacképességet, illetőleg a kutatásfejlesztés költségeit fedezi;

kh) árubeszerzés esetében, ha a korábban beszerzett dolog részbeni kicserélése vagy bővítése során a korábbi nyertes ajánlattevőnek másikkal történő helyettesítése azzal a következménnyel járna, hogy műszaki-technikai szempontból eltérő és nem illeszkedő dolgokat kellene beszerezni, vagy az ilyen beszerzés aránytalan műszaki-technikai nehézséget eredményezne a működtetésben és a fenntartásban; az ilyen – a korábbi nyertes ajánlattevővel kötött – szerződés, illetőleg szerződések együttes időtartama azonban nem haladhatja meg a három évet;

ki) árubeszerzés esetében, ha az áru árutőzsdén jegyzett és beszerzett;

kj) árubeszerzés esetében, ha az árut kivételesen kedvező feltételekkel, felszámolási eljárás, végelszámolás vagy bírósági végrehajtás, illetőleg az érintett szervezet személyes joga szerinti hasonló eljárás során történő értékesítés keretében szerzi be;

l) egyszerű eljárási rezsimben, külképviselet számára történő közbeszerzés esetén.

(4) Gyorsított eljárás a meghívásos vagy a hirdetmény közzétételével induló tárgyalásos eljárás esetén alkalmazható, ha sürgősség miatt az ilyen eljárásokra a Kbt.-ben előírt határidők nem lennének betarthatóak.

(5) A keretmegállapodásos eljárás két részből áll, melynek első részében az NFGM nyílt vagy meghívásos eljárást köteles alkalmazni keretmegállapodás megkötése céljából. Tárgyalásos eljárás is alkalmazható keretmegállapodás megkötése céljából, amennyiben a tárgyalásos eljárás alkalmazásának (2)–(3) bekezdésében rögzített feltételei fennállnak. A második részben a keretmegállapodásban meghatározott közbeszerzési tárgyra kérhető(k) ajánlat(ok) és köthető szerződés az adott közbeszerzés(ek) megvalósítására.

(6) Versenypárbeszéd akkor alkalmazható, ha

a) a közbeszerzés tárgyára vonatkozó közbeszerzési műszaki leírás meghatározása nem, vagy nem a nyílt, illetve meghívásos eljárásban szükséges részletességgel lehetséges, illetőleg

b) a szerződés típusának vagy jogi, illetve pénzügyi feltételeinek meghatározása nem, vagy nem a nyílt, illetve meghívásos eljárásban szükséges részletességgel lehetséges.

(7) A közösségi rezsimben, a Kbt. 4. sz. melléklete szerinti szolgáltatások esetében egyszerű eljárás alkalmazható. Ha a közbeszerzés tárgya olyan összetett szolgáltatás, amely mind a 3. sz. melléklet, mind a 4. sz. melléklet szerinti valamely szolgáltatást magában foglalja, az egyszerű eljárás alkalmazható, feltéve, hogy a 4. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értéke meghaladja a 3. sz. melléklet szerinti szolgáltatás értékét.

(8) A szakmai főosztály – az arra vonatkozóan esetlegesen szükséges dokumentumok előterjesztése mellett – a Kbt. szabályainak figyelembevételével javaslatot tehet arra, hogy melyik közbeszerzési eljárási fajta kerüljön alkalmazásra. Az alkalmazandó közbeszerzési eljárási fajta kiválasztására végső soron a Bizottság ülésén kerül sor.

3. (1) A közbeszerzési eljárást a szerződés megkötésének várható időpontját megelőzően nyílt eljárásban legalább 70 nappal – ha az adott eljárás vonatkozásában előzetes összesített tájékoztató közzétételére került sor 50 nappal – tárgyalásos, gyorsított, és az egyszerű közbeszerzési eljárás, valamint a versenypárbeszéd esetében a közbeszerzést az eljárás lefolytatásához szükséges legrövidebb időtartam figyelembevételével a Bizottság elnökéhez írt feljegyzésben kell kezdeményezni. Az eljárás kezdeményezése időpontjának összhangban kell állnia a szakmai főosztály által a közbeszerzési terv összeállításakor meghatározott indítási időponttal. A beszerző szervezeti egység vezetője felelősséggel tartozik azért, hogy az irányítása alatt álló szervezeti egység közbeszerzési tervben szereplő beszerzése az év elején megadott indítási időpontban megkezdésre kerüljön.

(2) A kezdeményezés során a beszerző szervezeti egység vezetője a Bizottságba ideiglenes tagot delegál, javaslatot tesz a közbeszerzési eljárás fajtájára, valamint az eljárás tárgya szerint megkívánt műszaki és szakmai alkalmassági feltételekre, megjelöli az eljárás becsült értékét és csatolja egy példányban az előkészített szerződéstervezetet a Költségvetési és Kontrolling Főosztálynak, illetőleg az előirányzat szakmai kezelőjének a források rendelkezésre állásáról szóló igazolását, a beszerzés vonatkozásában szakmailag illetékes szakállamtitkár jóváhagyását, továbbá az egyéb irányadó NFGM szabályzatban/utasításban foglaltakkal összhangban a gazdálkodásért felelős szakállamtitkár előzetes egyetértését tartalmazó dokumentumot. Informatikai tárgyú beszerzés esetén az eljárás megindításához szükség van az Informatikai Főosztály szakmai jóváhagyására is. Az ideiglenes tag akadályoztatása esetén a delegáló szervezeti egység vezetője a tag helyébe új tagot delegál. A közbeszerzési eljárás kezdeményezésére alkalmas feljegyzés mintáját a jelen utasítás 2. sz. melléklete tartalmazza.

(3) Tanulmány megrendelésére irányuló beszerzési eljárás esetén, ha több tanulmány kidolgozására egy közbeszerzési eljárás keretében kerül sor, az ajánlati felhívás tartalmának – így különösen az alkalmassági szempontok és a bírálati szempontok – megállapítására a Bizottság ülésén kerül sor, az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján.

(4) Az ajánlati (részvételi) dokumentáció és versenytárgyalás esetén az ismertető elkészítése a beszerző szervezeti egység feladata. Több tanulmány egy közbeszerzési eljárás keretében történő beszerzése esetén az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentáció elkészítése úgy történik, hogy – az érintett szervezeti egységek részéről előzetesen megküldött részanyagok alapján – a Bizottság ülésén valamennyi témagazda szervezeti egység jelenléte mellett sor kerül a dokumentáció tartalmának megállapítására, amelyről jegyzőkönyv készül. A dokumentációt a Közbeszerzési Főosztály készíti el a Bizottság ülésén – az előbbiek szerint – felvett jegyzőkönyv alapján. Az ajánlati (ajánlattételi, illetve részvételi) dokumentációt a Bizottság hagyja jóvá.

4. (1) A Bizottság az általa jóváhagyott és az elnök, valamint a Közbeszerzési Főosztály adott eljárás előkészítése tekintetében illetékes ügyintézője által a VIII. fejezet 1. pontjának (3) bekezdésében foglaltak szerint ellenjegyzett ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívás közzétételéről, az érintettekhez történő eljuttatásáról a Közbeszerzési Főosztály útján gondoskodik. A közbeszerzési eljárás során az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) dokumentáció rendelkezésre állását a Közbeszerzési Főosztály a titkárságán folyamatosan biztosítja.

(2) A közbeszerzési eljárásban való részvételt a beszerző szervezeti egység ajánlati biztosíték (a továbbiakban: biztosíték) adásához kötheti a Kbt. 59. §-ában bekezdéseiben foglalt rendelkezéseknek megfelelő módon, formában és mértékben. A biztosíték kezeléséről, nyilvántartásáról, illetőleg visszaadásáról a Bizottság a Költségvetési és Kontrolling Főosztály útján gondoskodik. Amennyiben a biztosíték visszafizetésének a Kbt. 59. §-ában foglalt esete fennáll, a Bizottság a Közbeszerzési Főosztály útján 2 munkanapon belül értesíti annak elrendeléséről a Költségvetési és Kontrolling Főosztályt, amely haladéktalanul intézkedik a biztosíték visszafizetésről.

(3) Egyszerű közbeszerzési eljárás esetén a Bizottság által véleményezett és az elnök, valamint a Közbeszerzési Főosztály adott eljárás előkészítése tekintetében illetékes ügyintézője által a VIII. fejezet 1. pontjának (3) bekezdésében foglaltak szerint ellenjegyzett ajánlattételi felhívást a Közbeszerzési Főosztály

a) hirdetmény útján a Közbeszerzési Értesítőben közzéteszi,

b) lehetőség szerint legalább három ajánlattevőnek egyidejűleg, írásban közvetlenül megküldi hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazása esetében, ha

ba) a beszerzés értéke nem éri el a mindenkori nemzeti közbeszerzési értékhatár másfélszeresét és az NFGM által korábban lefolytatott eljárás azért volt eredménytelen, mert nem nyújtottak be ajánlatot, feltéve, hogy az ajánlattételi felhívás feltételei időközben lényegesen nem változtak meg;

bb) a közbeszerzés tárgya árubeszerzés, és az érintett dolgot kizárólag kutatási, kísérleti, tanulmányi vagy fejlesztési célból állítják elő; ez az eset azonban nem alkalmazható olyan mennyiség esetén, amely megalapozza a piacképességet, illetőleg a kutatásfejlesztés költségeit fedezi;

c) hirdetmény közzététele nélkül, közvetlenül azon ajánlattevőnek küldi meg, aki a szerződést a rendkívüli helyzet által megkívánt idő alatt képes teljesíteni, jelen utasítás IV. fejezete 2. pontja (3) bekezdésének kb) alpontja esetében;

d) hirdetmény közzététele nélkül, közvetlenül küldi meg az ajánlattevő(k)nek jelen utasítás IV. fejezete 2. pontja (3) bekezdésének kc)–kf), kh)–kj) alpontjai, valamint l) pontja esetében.

Annak meghatározása, hogy – a b) pont esetében – mely legalább három ajánlattevő részére kerüljön megküldésre az ajánlattételi felhívás, a szakmai főosztály felelősségi körébe tartozik.

(4) Egyszerű eljárási rezsim esetén lehetőség van a közbeszerzési eljárásban való részvétel jogát az éves nettó egymilliárd forint árbevételt el nem érő ajánlattevők számára fenntartani. Építési beruházás és építési koncesszió esetében a fenti fenntartás lehetőségével élni azonban kizárólag abban az esetben lehetséges, amennyiben a beszerzés értéke nem haladja meg a kétszázmillió forintot. A fenntartott szerződések esetében biztosítani szükséges az Európai Unióban letelepedett azon ajánlattevők esélyegyenlőségét, amelyek árbevétele nem éri el az éves nettó egymilliárd forintot.

(5) Az egyszerű eljárásban lehetőség van tárgyalás lefolytatására, azonban erről az ajánlattételi felhívásban rendelkezni kell. Ha az eljárás tárgyalásos, az ajánlattételi felhívásnak tartalmaznia kell a tárgyalás lefolytatásának menetét és az NFGM által előírt alapvető szabályait, valamint az első tárgyalás időpontját. Ebben az esetben a Bizottság a tárgyalások befejezését követően dönt a legkedvezőbb ajánlatot tevő személyéről.

(6) Az NFGM, mint ajánlatkérő az eljárásban a Kbt. szerinti, az ajánlattevők felé fennálló kiegészítő tájékoztatási kötelezettségét a Közbeszerzési Főosztály útján teljesíti. A kiegészítő tájékoztatási kötelezettség kizárólag írásban teljesíthető. Az ajánlattevők részéről az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban vagy dokumentációban foglaltakkal kapcsolatban írásban feltett kérdésekre a Közbeszerzési Főosztály – az adott beszerzési tárggyal kapcsolatos szakmai megítélést igénylő kérdések tekintetében, a Kbt.-ben foglalt határidők megtartása mellett, a beszerző szervezeti egységgel egyeztetve – ad választ.

(7) A beérkezett ajánlatokat a Bizottság legalább két tagjából álló bontási bizottság bontja fel. A bontási eljárás – kivéve az egyszerű közbeszerzési eljárást és azon eljárásokat, amelyekben a Kbt. alapján kizárólag egy ajánlattevő kérhető fel ajánlattételre – közjegyző jelenlétében történik. A közjegyző működésével kapcsolatban felmerült költségek kiegyenlítéséről a beszerző szervezeti egység gondoskodik.

(8) A Bizottság az ajánlatok (részvételi jelentkezések) felbontását követően a Kbt.-ben foglalt eljárási szabályok és az ajánlati (ajánlattételi, részvételi) felhívásban meghatározott szempontok szerint elvégzi az ajánlatok (részvételi jelentkezések) minősítését, értékelését, és dönt a hiánypótlás elrendeléséről, az alkalmatlan ajánlattevők kizárásáról, az ajánlatok érvénytelenségéről és a nyertes ajánlattevő személyéről. A Kbt. 90. §-ának (3) bekezdésében foglalt esetekben a nyertes ajánlattevő kiválasztása érdekében, közjegyző jelenlétében sorsolást kell tartani és a sorsolás alapján kiválasztott ajánlattevőt az eljárás nyertesének nyilvánítani.

(9) Az eljárás során szükséges értesítéseknek (az ajánlatok felbontásáról készített jegyzőkönyv, az eredményhirdetésről szóló jegyzőkönyv), hiánypótlásra való felhívásnak az érintettek részére történő eljuttatásáról a Bizottság a Közbeszerzési Főosztály útján gondoskodik a Kbt.-ben rögzített határidők megtartása mellett.

(10) A nyertes ajánlattevő kiválasztására vonatkozó, indokolással ellátott döntést az eljárás dokumentumainak egyidejű megküldésével a Bizottság haladéktalanul továbbítja a beszerző szervezeti egység vezetőjének a szerződés megkötése céljából.

(11) Az eljárás eredményének (eredménytelenségének) kihirdetéséről, a közbeszerzési és tervpályázati hirdetmények, a bírálati összegezések és az éves statisztikai összegezések mintáiról szóló IM rendeletben (a továbbiakban: hirdetményminta-rendelet) meghatározott minta szerinti összegzés elkészítéséről, illetőleg az eljárás eredményének a hirdetményminta-rendeletben meghatározott minta szerinti közzétételéről a Bizottság a Közbeszerzési Főosztály útján gondoskodik.

(12) Eredménytelen a közbeszerzési eljárás, ha

a) nem nyújtottak be ajánlatot;

b) kizárólag érvénytelen ajánlatokat nyújtottak be;

c) egyik ajánlattevő sem vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot tevő sem tett – az NFGM rendelkezésére álló anyagi fedezet mértékére tekintettel – megfelelő ajánlatot;

d) a Bizottság az eljárást az NFGM-nek a szerződés megkötésére, illetőleg teljesítésére képtelenné válása miatt (Kbt. 82. §) eredménytelenné nyilvánítja;

e) valamelyik ajánlattevőnek az eljárás tisztaságát vagy a többi ajánlattevő érdekeit súlyosan sértő cselekménye miatt a Bizottság az eljárás érvénytelenítéséről dönt;

f) a békéltetési eljárás alapján a Bizottság az eljárás érvénytelenítéséről dönt;

g) a Közbeszerzési Döntőbizottság megsemmisíti az NFGM valamely döntését, és az NFGM új közbeszerzési eljárás lefolytatását határozza el, vagy eláll az eljárás lefolytatásának szándékától;

h) több ajánlatot nyújtottak be, de a benyújtott ajánlatok között csak egyetlen érvényes ajánlat van. Nem lehet azonban az eljárást e pont szerint eredménytelennek nyilvánítani akkor, ha az NFGM előző eljárása ezen – h) – pont szerint eredménytelen volt, és az eljárást az NFGM ugyanazon beszerzési tárgyra folytatja le, úgy, hogy az eljárást megindító felhívás és dokumentáció tartalma az előző eljáráshoz képest nem változott.

(13) A Bizottság eredménytelennek nyilváníthatja az eljárást, ha egyetlen ajánlatot nyújtottak be, akkor is, ha az egyetlen benyújtott ajánlat érvényes.

(14) A Bizottság által jóváhagyott feltételeknek megfelelő szerződést – a kötelezettségvállalásra vonatkozó előírásokra tekintettel – a kötelezettségvállalásra jogosult vezető köti meg az NFGM nevében, illetve kíséri figyelemmel annak teljesítését, igazolja az elvégzett munkát, és érvényesíti az esetleges igényeket. Amennyiben a kötelezettségvállalásra a IV. fejezet 1. pontjának (2) bekezdésében meghatározott vezető jogosult, a szerződés teljesítésével kapcsolatos feladatokat a szakmailag illetékes főosztály vezetője látja el.

A megkötött szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát szerződéskötést követően haladéktalanul, legfeljebb 2 napon belül a beszerző (tanulmány esetében a témagazda) szervezeti egység köteles a Közbeszerzési Főosztály részére megküldeni, a Kbt.-ben foglalt, honlapon történő közzétételi kötelezettség haladéktalan teljesíthetősége érdekében.

(15) Az elnök saját hatáskörébe tartozik a Kbt. 29. §-a, illetőleg a 243. §-a alapján a közbeszerzési eljárás lefolytatásának kötelezettsége alól mentes beszerzések, illetőleg szerződéstervezetek véleményezése, továbbá a közbeszerzési kötelezettség mindenkori legalsó értékhatára alatti beszerzésekre vonatkozó szerződéstervezetek véleményezése.

(16) A Kbt. 29. §-ában, valamint 243. §-ában meghatározott beszerzésekről a beszerző szervezeti egység a szerződés tervezetének megküldésével tájékoztatja az elnököt. A szerződéskötésre az elnök saját hatáskörben kiadott véleményének figyelembevételével, illetve az elnök jóváhagyásával kerülhet sor.

(17) A megkötött szerződéseknek a Kbt. 303–305. §-ában meghatározott körben történő módosításához a Bizottság jóváhagyása szükséges. A módosított szerződés egy – lehetőség szerint elektronikus – másolati példányát a beszerző szervezeti egység köteles a módosítást követően haladéktalanul, legfeljebb egy munkanapon belül a Közbeszerzési Főosztály részére megküldeni annak érdekében, hogy 5 munkanapon belül a módosításról szóló tájékoztatót hirdetményben közzé tegye, valamint gondoskodjon a hirdetmény Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenését követően a tájékoztatónak az NFGM honlapján történő haladéktalan közzétételéről.

V. A beszerzési eljárások monitoringja
és az eljárás során felmerülő költségek viselésének szabályai

1. A közbeszerzési eljárás eredményeként kötött szerződések teljesüléséről – kivéve a jelen utasítás IV. fejezete 4. pontja (2) bekezdésének b)–d) pontja szerinti eljárások eredményeként kötött szerződéseket – a teljesítésigazolás kiállítását követően haladéktalanul, legfeljebb két napon belül a beszerző (tanulmány esetében a témagazda) szervezeti egység a teljesítésigazolás másolatának megküldésével köteles a Közbeszerzési Főosztályt tájékoztatni a Kbt.-ben foglalt közzétételi kötelezettségek határidőben történő teljesíthetősége érdekében.

2. A beszerző szervezeti egység a fentiekben rögzítetteken kívül köteles a Közbeszerzési Főosztályt haladéktalanul tájékoztatni bármely, a közbeszerzési eljárások lefolytatásával vagy a szerződések teljesítésével kapcsolatban felmerült lényeges körülményről.

3. A közbeszerzési eljárás eredményeként kötendő szerződés megkötésének rendjét, a megkötésre jogosult személyek körét, a szerződés módosításának feltételeit, a szerződés teljesítésének igazolását, és annak jogosultját, a kifizetés feltételeit, valamint ellenőrzésének részletes szabályait a mindenkor hatályos, a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló, a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium fejezet egyes fejezeti kezelésű előirányzatainak felhasználásáról szóló, valamint a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló NFGM utasítások tartalmazzák.

4. A Kbt.-ben előírt, a szerződéskötésről és a szerződésmódosításról, a szerződések teljesüléséről tájékoztató hirdetmény közzétételéről, valamint a szerződés megkötését követően a szerződés nyilvánosnak minősülő részének, a szerződés módosításáról és a szerződés teljesüléséről szóló hirdetményeknek a Közbeszerzési Értesítőben történő megjelenését követően az azokról szóló tájékoztató honlapon történő közzétételéről az elnök a Közbeszerzési Főosztály útján haladéktalanul gondoskodik.

5. Az elnök a Közbeszerzési Főosztály útján haladéktalanul gondoskodik az NFGM honlapján tájékoztató közzétételéről, amennyiben az ajánlattevőként szerződő fél az alvállalkozóval kötött szerződésben kikötött ellenszolgáltatást teljesítette, vagy annak teljesítését megtagadta az ajánlatában megjelölt alvállalkozója felé, és erről az NFGM-et az ajánlattevő vagy az ajánlattevő alvállalkozója tájékoztatta. A tájékoztatónak legalább a következőket kell tartalmaznia:

a) a közbeszerzési eljárás megjelölését, illetve hivatkozást az eljárást megindító felhívásra;

b) az ajánlattevő és az alvállalkozó megjelölését;

c) az ellenszolgáltatás mértékét, teljesítésének feltételeit, illetőleg hivatkozást a vonatkozó jogszabályokra;

d) a szerződés tárgyát és teljesítésének időpontját;

e) az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját, vagy a teljesítés megtagadásának okát.

6. A közbeszerzési eljárásokkal összefüggésben közzéteendő hirdetmények (részvételi, ajánlati, ajánlattételi felhívás, eljárás eredményéről, szerződés módosításáról, szerződés teljesítéséről szóló tájékoztató) megjelentetésével kapcsolatos költségek a beszerző szervezeti egységet terhelik. Tanulmány megrendelésére vonatkozó olyan beszerzés esetén, ahol egy eljárás keretében több beszerző szervezeti egység szerez be kutatási szolgáltatást, a hirdetményi költségek az összességében legnagyobb értékű szolgáltatást beszerző szervezeti egységet terhelik.

7. A hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételével összefüggő költségeket, a megbízási díjat a beszerző szervezeti egység viseli, figyelemmel a részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezésre is. Tanulmány megrendelésére vonatkozó olyan beszerzés esetén, ahol egy eljárás keretében több beszerző szervezeti egység szerez be kutatási szolgáltatást, a hivatalos közbeszerzési tanácsadó igénybevételével összefüggő költségek az összességében legnagyobb értékű szolgáltatást beszerző szervezeti egységet terhelik.

8. A Közbeszerzési Főosztály működteti a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó közbeszerzési nyilvántartást.

VI. A központosított közbeszerzési eljárásra vonatkozó szabályok

1. Az R. 1. sz. melléklete szerinti országosan kiemelt termékeket a kijelölt szervezeten (Központi Szolgáltatási Főigazgatóság, a továbbiakban: KSZF) keresztül az R.-ben meghatározott módon kell beszerezni.

2. (1) A központosított közbeszerzési eljárás keretében lefolytatandó közbeszerzési igényeket a Költségvetési és Kontrolling Főosztály Forrástámogató Osztályához, informatikai tárgyú beszerzés esetén az Informatikai Főosztályhoz kell eljuttatni.

(2) A megrendeléseket a beszerzésre kijelölt szervezethez (KSZF) a Költségvetési és Kontrolling Főosztály Forrástámogató Osztálya vagy az Informatikai Főosztály továbbítja.

VII. Közbeszerzési értékhatár alatti szerződések megkötésére vonatkozó szabályok

1. A mindenkori közbeszerzési értékhatár alatt megkötni kívánt szerződés tervezetét a beszerző szervezeti egység a minisztérium szerződései megkötésének és nyilvántartásának általános szabályairól szóló Utasítás 3. §-ának (6) bekezdésében, 4. §-ának (3) és (7) bekezdéseiben foglaltak figyelembevételével köteles véleményezés céljából a Közbeszerzési Főosztálynak megküldeni, amelynek elmaradásáért a beszerző szervezeti egység vezetője tartozik felelősséggel. A szerződéskötésre kizárólag a Közbeszerzési Főosztály kiadott véleményének ismeretében kerülhet sor.

2. A mindenkori közbeszerzési értékhatár alatti szerződések becsült értékének kiszámítása során a beszerző köteles érvényesíteni a Kbt. 40. §-ának (1) bekezdésében rögzített részekre bontás tilalmára vonatkozó rendelkezést.

3. A becsült érték meghatározása során a beszerző köteles figyelemmel lenni arra, hogy a becsült érték kiszámítása során a Kbt. 40. §-a (2) bekezdésének megfelelően mindazon árubeszerzések, vagy építési beruházások vagy szolgáltatások értékét egybe kell számítani, amelyek beszerzésére egy költségvetési évben vagy tizenkét hónap alatt kerül sor és a beszerzésekre egy ajánlattevővel lehetne szerződést kötni, továbbá e beszerzések rendeltetése azonos vagy hasonló, illetőleg felhasználásuk egymással közvetlenül összefügg.

VIII. Az NFGM közbeszerzéseinek felelősségi rendje

1. (1) A Kbt. 6. §-ának (1) és (2) bekezdése szerinti felelősségi rendet a (2)–(3) bekezdések határozzák meg.

(2) A Bizottság által lefolytatott eljárásért, valamint a Kbt.-ben foglaltak megtartásáért a Bizottság, illetve a Bizottság adott eljárásban részt vevő állandó vagy pót- és ideiglenes tagjai személyes felelősséggel tartoznak. A jelen utasítás IV. fejezete 4. pontjának (11) és (13) bekezdésében rögzített, a közbeszerzési eljárások eredményeként megkötött szerződések és módosításaik másolatának megküldésére vonatkozó kötelezettség teljesítéséért a beszerző szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag (tanulmány megrendelése esetén a témagazda) tartozik felelősséggel. A jelen utasítás V. fejezete 1. pontjában rögzített és a szerződések teljesítésével kapcsolatos tájékoztatási kötelezettség elmaradásáért a beszerző szervezeti egység által az adott közbeszerzési eljárásba delegált ideiglenes tag (tanulmány megrendelése esetében a témagazda) tartozik felelősséggel.

(3) A Bizottság elnöke, valamint a Közbeszerzési Főosztály adott eljárás előkészítése tekintetében illetékes ügyintézője az eljárást megindító hirdetmény jogszerűségét ellenjegyzésével igazolja. Az eljárást megindító hirdetményt nem lehet ellenjegyezni, ha az sérti a közbeszerzésre, illetőleg a közbeszerzési eljárásra vonatkozó jogszabályokat. Az eljárást megindító hirdetmény ellenjegyzése nélkül a közbeszerzési eljárás nem indítható meg.

(4) A közbeszerzési eljárások adminisztratív feladataiért, illetve az ezekre vonatkozó szabályok megtartásáért az elnök és a Közbeszerzési Főosztály felelős.

(5) Mentesül a felelősség alól, aki az adott döntés során „nem”-mel szavazott, és tiltakozását, ellenvéleményét kérésére jegyzőkönyvben rögzítették, illetőleg az is, akinek távollétében történt a jogsértő esemény, illetve született a jogsértő döntés.

(6) Jelen utasítás mellőzésével, illetőleg a Bizottság bevonása nélkül lefolytatott beszerzési eljárások jogszerűségéért a beszerző szervezeti egység vezetője felelős.

2. Aki a beszerzések során, vagy azokkal kapcsolatos bármilyen szabálytalanságot, vagy az eljárás tisztaságát veszélyeztető cselekményt észlel, arról haladéktalanul köteles a szabálytalanságok kezeléséről szóló külön utasításban megjelölt szabálytalansági felelőst továbbá az elnököt írásban értesíteni.

IX. Záró rendelkezések

1. Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba, egyidejűleg a Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium beszerzéseinek szabályozásáról szóló 13/2008. (IX. 25.) NFGM utasítás hatályát veszti.

2. Az utasítás hatálybalépését megelőzően megkezdett beszerzési eljárásokra az ajánlati vagy részvételi felhívás feladásának, illetve megküldésének napján hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.

Budapest, 2009. április 10.

Dr. Bajnai Gordon s. k.,
nemzeti fejlesztési és gazdasági miniszter

1. számú melléklet a 12/2009. (IV. 22.) NFGM utasításhoz

A 2009. évre irányadó közbeszerzési értékhatárok (2009. április 1-jétől):

A Kbt. IV. fejezete alkalmazásában (klasszikus ajánlatkérők közösségi eljárásrend szerinti közbeszerzései) közösségi értékhatárok:

133 000 euró 34 226 339 forint

206 000 euró 53 012 225 forint

5 150 000 euró 1 325 305 627 forint

A Kbt. VI. fejezete alkalmazásában (klasszikus ajánlatkérők egyszerű eljárásrend szerinti közbeszerzései) nemzeti értékhatárok:

árubeszerzés esetében: 8 millió forint;

építési beruházás esetében: 15 millió forint;

építési koncesszió esetében: 100 millió forint;

szolgáltatás megrendelése esetében: 8 millió forint;

szolgáltatási koncesszió esetében: 25 millió forint.

2. számú melléklet a 12/2009. (IV. 22.) NFGM utasításhoz

KÖZBESZERZÉSI TERVLAP

Költségvetési szerv megnevezése:	Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium 1055 Budapest, Honvéd u. 13–15.
Az eljárást indító szervezeti egység:	(szakállamtitkárság)
Eljárásgazda szervezeti egység:	(főosztály/önálló osztály)
Érintett költségvetési évek:
1. A tervezett közbeszerzés tárgya, mennyisége:
Közbeszerzés megnevezése	Tárgya*	Mennyiségi egysége	Mennyisége


(* = 1. építési beruházás, ezen belül: a) kivitelezés; b) tervezés és kivitelezés; c) kivitelezés bármilyen eszközzel, módon, az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelően; 2. építési koncesszió; 3. árubeszerzés, ezen belül: a) adásvétel; b) lízing; c) bérlet; d) részletvétel; e) ezek kombinációja/egyéb; 4. szolgáltatásmegrendelés; 5. szolgáltatási koncesszió).

2. A közbeszerzés várható időpontjai:

– az eljárás indításának tervezett ideje:

20……

év

hónap

nap

– teljesítés határideje:

20……

év

hónap

nap

3. A közbeszerzés előzetesen becsült nettó értéke:

forint

4. A közbeszerzés fedezetéül szolgáló forrás megjelölése (célelőirányzat, költségvetési normatíva, egyéb támogatás, bevétel vállalkozási tevékenységből, egyéb) és bruttó értéke

Forrás	Összeg	Mérték
			%
			%

5. A tervezett közbeszerzésért felelős személy(ek):

Név	Telefon	Beosztás/tisztség
		ügyintéző
		főosztályvezető

6. Egyéb, a közbeszerzéssel kapcsolatos információ (tanulmányok esetében kötelezően kitöltendő a kötelezettségvállalás szakmai indokoltságának, a várható költségek részletezésének, a kidolgozás legfontosabb részfeladatainak/munkafázisainak ismertetésével):

Készítették:
…………………………………………………
név

Jóváhagyta:
…………………………………………………
szakállamtitkár

Dátum:

Az utasítást az 1/2011. (I. 14.) NGM utasítás 28. §-a hatályon kívül helyezte 2011. január 15. napjával. E hatályon kívül helyező utasítás 29. §-a aalpján a 2011. január 15-ét megelőzően megkezdett beszerzési eljárásokra az ajánlati vagy részvételi felhívás feladásának, illetve megküldésének napján hatályos rendelkezéseket kell alkalmazni.

Másolás a vágólapra
Nyomtatás

Hatályos
Már nem hatályos
Még nem hatályos
Módosulni fog
Időállapotok
Adott napon hatályos
Közlönyállapot
Indokolás

Jelmagyarázat Lap tetejére

Műveletek