12/2009. (III. 6.) KHEM utasítás

1. § Jelen utasítás hatálya kiterjed a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: Minisztérium, vagy KHEM) Igazgatás költségvetése terhére elszámolható reprezentációs kiadásokra, valamint a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság (továbbiakban: KSzF) költségvetéséből finanszírozható (minisztériumi) vezetők személyi reprezentációs keretének megállapítására és az ajándékozásnak a Minisztériumot érintő főbb eljárási szabályaira.

2. § (1) Reprezentáció a Minisztérium tevékenységével összefüggő hivatali, szakmai, diplomáciai rendezvény, esemény keretében, továbbá az állami ünnepek alkalmával ellenérték nélkül nyújtott vendéglátás (étel, ital) és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatás (utazás, szállás, szabadidőprogram).

(2) A reprezentáció esetei:

3. § (1) A Minisztérium felsővezetőinek (miniszter, államtitkár, szakállamtitkárok, kabinetfőnök) (továbbiakban együtt: felsővezető) indokolt esetben lehetőségük van külföldi vagy belföldi tárgyalópartner vendégül látására étteremben, vendéglátóhelyen havonta legfeljebb 40 000 Ft értékben. A keretet kizárólag a partnerek vendégül látására (étteremben, kávézóban, szállodában) lehet felhasználni, legalább két nappal az Utazásszervező és Protokoll Osztályra megérkezett protokoll-igénylőlap megküldése után. Az étteremfoglalást, menüegyeztetést – az érintett szervezeti egységgel egyeztetve – az Utazásszervező és Protokoll Osztály végzi.

(2) Az (1) bekezdés szerinti vendéglátások számláit a KHEM Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztálya az Igazgatás költségvetésének reprezentációs keretéből egyenlíti ki. Számla kizárólag az Utazásszervező és Protokoll Osztály által a vendéglátóhelyre megküldött hivatalos megrendelővel együtt fogadható el.

(3)² A külföldi és belföldi vendégek hivatalos célú vendéglátására [az utasítás 2. §. (1) bekezdés a)–b) pontjai] feljogosítottak körét és értékhatárait az 1. számú melléklet tartalmazza. Az ettől esetlegesen eltérő tényleges felhasználást – az eltérés indokolásával – az igénylőnek utólagosan engedélyeztetnie kell a jelen utasítás szerinti engedélyezési rend szerint a szakmai felügyeletet gyakorló felsővezető (a továbbiakban: felsővezető) által. Főosztályvezető külföldi delegációt étteremben, vendéglátóhelyen a főosztály felügyeletét ellátó felsővezető előzetes engedélyével láthat vendégül.

(4)³ A reprezentációs szolgáltatások igénybevételénél a költségtakarékos megoldások alkalmazására kell törekedni. A hivatalos vendéglátás keretében bonyolított rendezvényeken, fogadáson, kulturális és egyéb programokon – kivéve a miniszter programjait – a minisztériumi résztvevők (kísérők) létszáma nem haladhatja meg a vendégek létszámát (a tolmács a vendégek közé sorolandó). Ez a megkötés nem vonatkozik az 1-2 fő vendégből álló küldöttségekre. Ebédeken, vacsorákon, díszétkezéseken a jelenlévők létszáma sem államtitkár, sem szakállamtitkár, sem a kabinetfőnök esetében nem haladhatja meg a 14 főt. Fentiektől eltérni kizárólag az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető – kabinetfőnök esetén a miniszter – előzetes jóváhagyásával lehetséges. Főosztályvezető által adott étkezéseken a létszám csak felsővezetői engedéllyel lépheti túl a 12 főt. A létszámkorlátozások esetében kivételt képeznek a miniszter rendezvényei.

(5) A tolmács(ok)ról igény esetén a rendezvényt szervező szervezeti egységnek kell gondoskodnia. Felsővezetők esetében ezt a feladatot az Utazásszervező és Protokoll Osztály látja el.

(6) Főosztályvezetői, vagy annál magasabb beosztású külföldi vendégek (küldöttségvezetők és szűk körben közvetlen munkatársaik) részére magyarországi tartózkodásuk időtartama alatt – a hivatalos vendéglátás keretébe tartozó – egy díszebéd, vagy egy vacsora, vagy egy állófogadás és egy kulturális program szervezhető a 1. számú mellékletben feltüntetett keretösszegig. A kulturális programot kiválthatja egy étkezés. Miniszteri rendezvények esetén kivételes esetekben (miniszteri szintű delegációnál) a kabinetfőnök engedélyével el lehet térni az utasítástól.

4. § (1) Külföldi vendégek (delegáció) magyarországi programjainak szervezésénél elsősorban a KSzF rendelkezésére álló személygépkocsikat kell igénybe venni. Amennyiben személygépkocsi ilyen módon nem biztosítható és az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője egyéb technikai szempontokat figyelembe véve gépkocsi bérlését javasolja, úgy az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető engedélyével lehetőség van ennek megvalósítására.

(2) Az Utazásszervező és Protokoll Osztály a delegáció látogatása során felmerülő gépkocsi igényeket intézi. A programokon részt vevő magyar delegációs tagok gépkocsi igényeit a főosztályok egyénileg rendezik a KSzF gépjárműcsoportjával.

(3)⁴ Minisztériumi vendég részére szállásköltség csak előzetes miniszteri engedély birtokában és kizárólag külföldi fél esetében számolható el. A szállásköltségen kívül az elszámolás nem terjedhet ki a telefon, az alkoholtartalmú italok fogyasztásával és más egyéb külön szolgáltatások igénybevételével kapcsolatos költségekre.

(4) A kormányvárót a miniszter, az államtitkár, a szakállamtitkárok, a kabinetfőnök, valamint a kíséretükben utazó delegáció tagjai vehetik igénybe kiutazáskor. Átszálló/tranzit repülőtereken, illetve beutazáskor csak a miniszter és államtitkár veheti igénybe a kormányvárót, indokolt esetben. A kormányváróban kávé, alkoholmentes üdítőital, tea fogyasztható. Alkoholtartalmú ital és dohányáru fogyasztásának költségei az igénybe vevőt terhelik.

(5) A Minisztérium meghívására érkező külföldi vendégek (küldöttségek) fogadásakor, a kormányváró akkor vehető igénybe, ha az érkező küldöttséget miniszteri, államtitkári, szakállamtitkári rangú személy vezeti. Igénybe veheti alacsonyabb rangú külföldi vendég is, ha minisztériumi tárgyalópartnere legalább szakállamtitkár, vagy ha a külföldi vendég delegációvezetői rangban érkezik Magyarországra. Külföldi vendégekre nem vonatkozik a kormányváróban történő szeszes ital fogyasztásának korlátozása. A kormányváró használatánál (fogadásnál, búcsúztatásnál) a minisztérium részéről törekedni kell a kísérők létszámának minimálisan szükséges mértékre történő korlátozására (a KHEM részéről maximum három fő).

(6) A kormányváró igénybevételének szándékát az Utazásszervező és Protokoll Osztálynak az igénybevétel napját legalább öt munkanappal megelőzően, jelen utasítás 2. számú mellékletének értelemszerű kitöltésével kell bejelenteni. Az igények kielégítése ellenkező esetben nem garantálható.

(7) Az utasításban nem rögzített kérdésekben a szakmai feltételek biztosítása, a protokolláris szokások maradéktalan betartása céljából az Utazásszervező és Protokoll Osztály ajánlásai alapján javasolt eljárni.

(8) Az Utazásszervező és Protokoll Osztály munkatársainak személyes közreműködését állami vezetőnek minősülő külföldi vendég (repülőtéri, vasútállomási stb.) fogadásánál, illetve búcsúztatásánál államtitkár vagy szakállamtitkár igényelheti. E protokollszolgáltatást kizárólag a fogadó (búcsúztató) állami vezető aláírásával lehet az Utazásszervező és Protokoll Osztálynál igényelni, az igénybevétel tervezett napját legalább két munkanappal megelőzően. E rendelkezéstől való eltérésre megfelelően indokolt esetben a miniszter adhat engedélyt.

5. § (1) Protokollszolgáltatást igényelni – a protokollkonyhai szolgáltatások kivételével – kizárólag a jelen utasítás 2. számú melléklete szerinti igénylőlap kitöltésével, a rendezvényt szervező szervezeti egység vezetőjének vagy helyettesének aláírásával lehet az Utazásszervező és Protokoll Osztálynál, az igénybevétel tervezett napját megelőzően belföldi rendezvények esetén legalább hét munkanappal, külföldi rendezvények (külföldi delegáció étkeztetése, külföldi partnerrel tárgyalások) esetén legalább 10 munkanappal. Az Utazásszervező és Protokoll Osztály folyamatos sorszámot ad a megrendelőknek, minden év január 1-jétől kezdődően. Az Utazásszervező és Protokoll Osztály a feladatok eredményes teljesítéséért csak az időben jelzett igénylések esetében vállal felelősséget.

(2) Az igénylőlapon (amennyiben a rendezvényhez kapcsolódik protokollszolgáltatás, és tolmács igénybevételére kerül sor) fel kell tüntetni, hogy a tolmács résztvevője-e a rendezvénynek vagy sem.

6. § (1) A személyi reprezentációs keret a jelen utasítás 3. számú mellékletében felsorolt jogosultak által használható fel, a 2. § (2) bekezdésében meghatározott szűkebb körű hivatalos célú megbeszélések, értekezletek, találkozók, étkezések alkalmával felmerülő – számlával igazolt – kiadások finanszírozására. E kiadások között alkoholmentes ital, kávé, tea, tej, szendvics, sós és édes aprósütemény, virág ellenértéke számolható el.

(2) A személyi reprezentációs keret összegét a 3. számú melléklet tartalmazza. Indokolt esetben – az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető jóváhagyásával – lehetőség van a személyi reprezentációs keret módosítására.

(3) A jogosultak kötelesek a keret felhasználásáról a KSzF által meghatározott időpontokban, a KSzF nevére és címére (1055 Budapest, Kossuth tér 2–4.) kiállított számlák benyújtásával elszámolni.

7. § (1) Külföldi állami vezető részére ajándék a nemzetközi szokásoknak megfelelően, a viszonosság figyelembevételével adható. Külföldi társaság vezetője esetében az ajándékozás magyar részről nem megengedett. Belföldi vendég, vagy személy részére ajándékozást a miniszter vagy az Utazásszervező és Protokoll Osztály felügyeletét ellátó felsővezető engedélyezhet. Az ajándékozás keretösszegét és a jogosultak körét az 4. számú melléklet tartalmazza. Főosztályvezető kizárólag a felügyeletet gyakorló felsővezető előzetes jóváhagyásával ajándékozhat a meghatározott keretösszegig.

(2) Az ajándék beszerzésére, valamint annak kiadására kizárólag az Utazásszervező és Protokoll Osztály kezdeményezésével kerülhet sor, ezért az igények benyújtása is részükre történik. Az igények benyújtásánál a protokoll igénylőlapon (2. számú melléklet) pontosan fel kell tüntetni az ajándékozott nevét és beosztását.

(3) Az ajándékozott tárgyakra az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője javaslatot tehet. Külföldi utazás esetén lehetőség van tartalék ajándék igénylésére, amelyekről az utazás után az igénylő köteles elszámolni. Az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője írásban megrendeli az ajándéktárgy beszerzését a KSzF-től, feltüntetve a várható költséget.

(4) Az ajándékbeszerzés költségeit és közterheit a KSzF költségvetése tartalmazza. Az ajándék beszerzésének kötelezettségvállalója az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője, ellenjegyzője a KSzF által kijelölt személy.

8. § (1) A Minisztérium rendezvényeinek és a felsővezetők 40 000 Ft/hó/fő vendéglátási keretének – 2. § (2) bekezdés a)–c) pontok szerinti reprezentációk – fedezetét, valamint az ezekhez kapcsolódó adó- és járulékvonzatot a KHEM Igazgatás költségvetése tartalmazza. A személyi reprezentáció (ide nem értve a felsővezetők 40 000 Ft/hó/fő vendéglátási keretét), a protokollkonyha, az ajándékraktár feltöltésének költségeit a KSzF éves költségvetése tartalmazza.

(2)⁵ A KHEM Igazgatás költségvetésében a miniszter által jóváhagyott előirányzatok összegéig vállalható a reprezentációs kiadásokkal összefüggésben kötelezettség. Kötelezettségvállalásra az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője, valamint a miniszter által írásban kijelölt személy jogosult.

(3)⁶ Gazdasági eseményenként a 100 000 Ft-ot elérő, vagy azt meghaladó megrendelés esetén, a kötelezettségvállaláshoz az Utazásszervező és Protokoll Osztályt felügyeletét ellátó felsővezető jóváhagyása is szükséges. A kötelezettségvállalások analitikus nyilvántartását, valamint azok költségvetési ellenjegyzését a Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály Igazgatási Osztály végzi, a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Igazgatás költségvetése pénzügyi-gazdasági feladatairól és a döntési eljárásokról szóló KHEM utasítás szerint.

(4) A Minisztérium rendezvényeivel kapcsolatos kötelezettségek analitikus nyilvántartását a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály Igazgatási Osztálya vezeti. Ennek biztosítására az Utazásszervező és Protokoll Osztály köteles valamennyi befogadott igénylőlap 1 példányát a Költségvetési, Tervezés-koordinációs és Kontrolling Főosztály rendelkezésére bocsátani.

(5) A protokollszolgáltatások számláinak szakmai igazolása az Utazásszervező és Protokoll Osztály feladat- és hatáskörébe tartozik.

(6) A Költségvetési, Tervezéskoordinációs és Kontrolling Főosztály a protokollkeret állásáról negyedévente az Utazásszervező és Protokoll Osztály vezetője részére kimutatást küld. A kimutatás információt nyújt az aktuális szabad protokoll előirányzatról, valamint a kötelezettségvállalások állományáról.

9. § Jelen utasítás a közzétételt követő napon lép hatályba.