16/2009. (III. 13.) KHEM utasítás

1. § (1) Jelen utasítás hatálya a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztériumra (a továbbiakban: minisztérium) terjed ki.

(2) A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium hatályos Iratkezelési Szabályzata (a továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a minősített adatot tartalmazó iratok tekintetében a jelen utasításban meghatározott eltérésekkel kell alkalmazni.

2. § Jelen utasítás alkalmazása során:

3. § (1) Államtitok minősítésére jogosult:

(2) Szolgálati titok minősítésére jogosult:

(3) A miniszter az (1) és (2) bekezdésben meghatározott minősítésre jogosultak döntését felülbírálhatja, a döntést megváltoztathatja vagy megsemmisítheti.

(4) Külföldi minősítés és jelölés alkalmazására jogosult [R. 41. § (1) bekezdés] az (1) és (2) bekezdésben leírtakkal összhangban

4. § A minősítési eljárás magában foglalja valamely adat nemzeti államtitokkörbe vagy szolgálati titokkörbe történő felvételének kezdeményezését, az indokolással ellátott minősítési javaslat [2. a) és 2. b) számú mellékletek] elkészítését és jóváhagyásra történő előterjesztését a minősítésre jogosult számára. Kezdeményező az a személy, akinél az adat keletkezik.

5. § (1) A minősítési jelölésekre vonatkozó követelményeket a 12. számú melléklet tartalmazza.

(2) Államtitok esetében a „Szigorúan titkos!” minősítési jelölés alkalmazása különösen akkor lehet indokolt, ha az adat érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése vagy felhasználása, illetéktelen személy tudomására hozása, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele:

(3) Szolgálati titok esetén

(4) A minősítésre jogosult a minősítéssel egyidejűleg a minősített adat különleges kezeléséről is rendelkezhet, amelyet az adathordozón, illetve mellékletein fel kell tüntetni. A minősített adathordozón, illetve értelemszerűen annak csomagolásán a következő különleges kezelési utasítások alkalmazhatók:

(5) Ha a minősített adatot még az adathordozó nyilvántartásával foglalkozó ügykezelő (a továbbiakban: titkosügy-kezelő) sem ismerheti meg, azt a minősítő vagy a betekintő zárt borítékban, egyéb tárolóeszközben, vagy más megfelelő módon kezeli, illetve továbbítja a címzettnek. A titkosügy-kezelővel csak a nyilvántartáshoz szükséges adatokat kell közölni. A nyilvántartási számot és a zárt kezelésre vonatkozó utasítást az adathordozót tartalmazó tárolóeszközön fel kell tüntetni.

(6) „Különösen fontos!” kezelési utasítással kell ellátni az állampolgári jogok országgyűlési biztosáról szóló 1993. évi LIX. törvény mellékletében szereplő adatfajtákat.

(7) Ha a minősítési jelölés feltüntetésére az adathordozón annak sajátos jellege miatt nincs mód, a minősítés tényét külön iratba kell foglalni az előírtak feltüntetésével.

(8) A minősítő különleges kezelési utasításától eltérni csak a minősítő írásbeli engedélyével, illetve hozzájárulásával lehet.

6. § (1) Minősített adathoz – feladat- és hatáskörükben – külön engedély (betekintési engedély) nélkül hozzáférhet a minősítésre jogosult, a titokbirtokos szervezeti egység vezetője, továbbá a titokvédelmi felügyelő.

(2) Minősített adatot tartalmazó iratba betekintés csak állami vagy közfeladat végrehajtása érdekében engedélyezhető. Minősített iratba az (1) bekezdésben meghatározottakon kívül az a személy tekinthet be, akinek a titokbirtokos szervezeti egység vezetője írásban engedélyt ad [3. a) és 3. b) számú melléklet].

(3) A külföldi minősítésű és jelölésű adatokhoz történő hozzáférés személyi feltételeire vonatkozóan az NbfR. 6–10. §-aiban leírtak (nemzetbiztonsági ellenőrzés, a Felügyelet által nyilvántartásba vett személyi biztonsági tanúsítvány és erről szóló igazolás megléte stb.), míg a külföldi minősítésű és jelölésű adatok kezelésére vonatkozóan a R. III. fejezetében (Dokumentumbiztonság) leírtak az irányadóak. A személyi feltételekkel kapcsolatos eljárás, a vonatkozó intézkedések kezdeményezése a Humánigazgatási Főosztály feladata.

(4) A minősítésre jogosultak felhatalmazása alapján az egyes – főosztályi jogállású – szervezeti egységek vezetői jelölik ki azokat az ügyintézőket (a továbbiakban betekintő), akik a minősített adatot tartalmazó iratba betekinthetnek, amennyiben az a munkájukhoz szükséges.

(5) Betekintési engedélyként a minisztériumban az erre a célra rendszeresített, a jelen utasítás 3. a) és 3. b) számú mellékletét képező, jogosultak által kitöltött és aláírt nyomtatványok szolgálnak.

(6) A betekintési jog megszűnik, ha

7. § Minősített adatot tartalmazó adathordozó (a továbbiakban: minősített irat) birtokban tartására a minősítő és az a személy jogosult, aki számára a minősített iratot a minősítő rendelkezése alapján állami vagy közfeladat ellátása érdekében hozzáférhetővé tették (titokbirtokos).

8. § Minősített irat alapján válaszirat, kivonat készítése a Szabályzatban leírt módon az eredeti minősítési adatok feltüntetésével lehetséges.

9. § (1) A minisztériumban keletkezett minősített iratról másolat készítését a minősítésre jogosult – vagy felhatalmazásával a TÜK-felügyelő – engedélyezheti a 4. számú melléklet szerinti formanyomtatványon.

(2) Más szervtől érkezett minősített irat másolását a jelen utasítás 3. §-ának (1) és (2) bekezdésében meghatározott személyek engedélyezhetik, kivéve, ha az irat minősítője ettől eltérően rendelkezett („Nem másolható!”, „Kivonat nem készíthető!”). A másolás megtörténtét e feladat kezdeményezőjének kell az eredeti iraton feltüntetnie.

(3) Minősített irat csak a minisztérium által üzemeltetett nyomdában (a továbbiakban: házinyomda), megrendelés alapján sokszorosítható. A megrendelőlapot (4. számú melléklet) a minősítési javaslat jóváhagyását követően az ügyben illetékes szervezeti egység vezetője írhatja alá. A sokszorosítást követően a megrendelőlapot a TÜK-nek kell átadni, amely gondoskodik annak – irattári példány mellett történő – megőrzéséről.

(4) A házinyomda minősített iratról másolatot csak a (3) bekezdésben meghatározott engedély szerinti példányszámban készíthet.

(5) A házinyomdában végzett sokszorosítás felügyeletét a TÜK látja el. A sokszorosítást csak betekintési engedéllyel rendelkező személy végezheti. A felügyeleti jogkör kiterjed a jelen utasítás által megállapított, sokszorosítással kapcsolatos személyi, technikai feltételek, iratkezelési előírások betartásának ellenőrzésére.

(6) A házinyomda helyiségében az ott foglalkoztatottakon kívül – a TÜK-felügyelő vagy az általa írásban meghatalmazott személy engedélye nélkül – más személy minősített irat sokszorosításakor nem tartózkodhat. Minősített irat átadása és átvétele csak az erre a célra kijelölt helyen történhet.

10. § A minősítő köteles rendszeresen – államtitok esetében legalább 3 évente, szolgálati titok esetében legalább 5 évente – felülvizsgálni az általa minősített adatok minősítésének indokoltságát. A vizsgálat lehetséges eredményei: a minősítés megszüntetése, fenntartása vagy a minősítés érvényességi idejének módosítása.

11. § Minősített adatnak a titokbirtokos hatásköréből kikerülő, meghatározhatatlan körben, mindenki számára biztosított megismerhetővé, hozzáférhetővé tétele, a minősített jelleg megszüntetése kizárólag a minősítő írásbeli engedélyével lehetséges.

12. § Minősített adat külföldi természetes személy vagy szervezet által történő megtekintése, minősített adat külföldi természetes személy vagy szervezet részére történő átadása, másolása, minősített adatról külföldi természetes személy vagy szervezet részére kivonat készítése stb. csak a minősítő írásbeli engedélyével lehetséges.

13. § Minősített adatokat tartalmazó adathordozót külföldre vagy külföldről csak diplomáciai, illetve konzuli futár, valamint a nemzetközi jog alapján velük azonos kiváltságokat és mentességeket élvező személy továbbíthat. Vezetékes, vagy vezeték nélküli adatátviteli rendszerben minősített adat csak rejtjelezve továbbítható.

14. § Büntető-, polgári vagy államigazgatási eljárásban a titoktartásra kötelezettek – minősített adat vonatkozásában – csak a minősítő előzetes engedélyével tehetnek nyilatkozatot.

15. § (1) Minősített adat megismerésére – az Avtv. 20. §-ának (1) bekezdése szerinti kérelem alapján – a minősítő adhat engedélyt. A kérelem teljesítésére vonatkozó eljárásra az Avtv. előírásai az irányadóak.

(2) Más szerv által minősített adat esetében a miniszter vagy a 3. § (1) és (2) bekezdésben meghatározott személyek járhatnak el, azzal, hogy a minősített adattal, adatról a 6–9. §-ban leírtak szerint rendelkezhetnek. Más titokbirtokos szervtől (minisztérium stb.) kapott minősített irat esetében, az abban foglalt minősített adat alapján a minisztériumban készített további minősített adatot tartalmazó iraton az eredeti (alap) irat szerinti minősítési jelölést kell feltüntetni. Az így készített irat (ügyirat) fedőlapján a minősítéssel kapcsolatos információk között minősítőként az eredeti (alap) irat minősítőjét kell szerepeltetni, mellette a minisztériumi titokbirtokos megjelölésével.

18. § (1) Más szervtől munkaidő alatt érkező minősített iratot csak a TÜK vehet át.

(2) Munkaidőn kívül érkező minősített iratot a TÜK-felügyelő által írásban felhatalmazott személy vesz át, aki gondoskodik a minősített irat – jelen utasításban foglaltak szerinti – megőrzéséről, azzal, hogy azt az átvételt követő munkanapon a TÜK részére – haladéktalanul – átadni köteles.

(3) Névre szóló „saját kezű felbontásra” jelzéssel ellátott minősített iratot is a TÜK-ben kell érkeztetni, majd a minősített iratot felbontás nélkül a címzetthez kell továbbítani.

(4) Tévedésből felbontott minősített adatot tartalmazó küldemény esetében a felbontás tényéről az átvevő két példányban jegyzőkönyvet készít, majd a küldeményt szabályszerűen lezárja, és azt a jegyzőkönyv egy példányával együtt a címzetthez továbbítja.

(5) A beérkezett minősített iratokat időrendi sorrendben a TÜK-nél vezetett érkeztetőkönyvben (6. számú melléklet) kell nyilvántartani és azokat az érkeztetőbélyegző lenyomatával (5. számú melléklet) kell ellátni.

(6) A TÜK minden hozzá beérkező iratot előzetesen az érkeztetőkönyvben –visszakereshetőség okán – nyilvántartásba vesz (dátum, küldő, hivatkozási szám, példányszám feltüntetésével). Az érkeztetett küldemények közül a minősített iratok – minősítés és jelölés szerint – iktatásra kerülnek, a nem minősített küldemények feldolgozásra a nem titkos („nyílt”) ügykezelésnek kerülnek átadásra.

(7) A minősített iratot a TÜK a minősítési jelölésnek megfelelő iktatókartonon (7. számú melléklet) – alszámos rendszerben – iktatja. Az idegen minősítésű és jelölésű iratokat is nyilván kell tartani.

(8) A más szervtől érkezett minősített iratot a nyilvántartásba vételt követően a TÜK haladéktalanul továbbítja a címzettnek.

(9) A minisztérium szervezeti egységei között minősített irat átadása csak a TÜK útján lehetséges.

(10) A minősített iratot a TÜK-be az köteles visszaszolgáltatni, aki a minősített iratot személyesen, illetve meghatalmazottja útján a TÜK-től átvette.

(11) Minősített irat csak a címzettnek, illetve a minősítő által megjelölt személynek adható át. A TÜK a minősített iratot kézbesítőíven [8. a) és 8. b) számú mellékletek], aláírás ellenében adja át a címzettnek. Az átadott minősített irattal a TÜK a címzett személyi kartonját (9. számú melléklet) megterheli. A minősített irat TÜK-be történő leadásakor a visszavételt az ügyintézői nyilvántartó könyvben (10. számú melléklet), a személyi kartonon és a kézbesítőíven dátummal, aláírással a TÜK-ügyintéző igazolja.

(12) A TÜK-től kapott vagy a minisztériumban készített minősített iratot az ügyintéző köteles a névre szóló ügyintézői nyilvántartó könyvbe (10. számú melléklet) beírni, az ügyintézői nyilvántartó könyvet pontosan vezetni. A minősített irat szervezeti egységen belüli továbbadása és visszavétele – kivéve a több, különálló épületekben elhelyezett szervezeti egységeket – ügyintézői nyilvántartó könyv alapján történik.

(13) Külföldi minősítésű és jelölésű adatot tartalmazó irat átadás-átvételére vonatkozó részletes szabályokat az R. III. fejezete tartalmazza.

19. § (1) A minisztériumból minősített iratot más (külső) szervhez továbbítani – a TÜK útján – a minősítő írásbeli rendelkezése alapján lehet.

(2) A TÜK minősített iratot más (külső) szerv részére kizárólag az Állami Futárszolgálattal vagy a minisztérium saját kézbesítőjével (11. számú melléklet) továbbíthat. Minősített iratot továbbítani az Állami Futárszolgálat igénybevételével kizárólag a szolgálat által rendszeresített nyomtatvány kitöltése és felhasználása útján lehet.

(3) A titkosügy-kezelő a kézbesítés tényét úgy köteles dokumentálni, hogy abból a minősített irat nyilvántartási száma, példányszáma (csomag száma), terjedelme, az ügy tárgya és az egyes példányok őrzési helye, valamint a továbbítás időpontja, módja, a címzett neve megállapítható legyen.

(4) A futárjegyzék (futárösszefoglaló) és a minősített iratok kézbesítésére szolgáló kézbesítőkönyv nem selejtezhető.

(5) Minősített iratot a minisztérium saját kézbesítője kizárólag biztonságosan zárható eszközben szállíthat. A titkosügy-kezelő a kézbesítőnek a kézbesítéshez rendszeresített bizonylattal adja át a minősített iratot, és felhívja a figyelmét a szállítás fokozott biztonsági követelményeire. A kézbesítő a címzett szerinti átvételi igazolást a kézbesítést követően haladéktalanul visszaadja a titkosügy-kezelőnek.

(6) Ha a továbbítás során a minősített iratot elveszítették, akkor a továbbítással megbízott személy az elvesztés tényéről a TÜK-öt haladéktalanul tájékoztatni köteles. Az ügyben – a TÜK közreműködésével – a kézbesítésért felelős személy köteles jegyzőkönyvet felvenni, amely tartalmazza a minősített irat azonosító adatait, az elvesztés valószínűsíthető időpontját, helyét és minden olyan lényeges körülményt, ami a minősített irat felkutatását elősegítheti. A miniszter feladata, hogy az államtitkot képező minősített adat elvesztéséről, illetéktelen személy által történő megismeréséről haladéktalanul – és egyidejűleg – tájékoztassa a minősített adatok védelmének szakmai felügyeletéért felelős minisztert és a minősítőt.

(7) Minősített iratot postai úton nem lehet továbbítani.

(8) A minisztériumban keletkezett minősített irat külföldre vitelét a minősítésre jogosult engedélyezheti. A Külügyminisztérium – írásbeli kérelemre – engedélyezi, hogy a hivatalosan külföldre utazó minősített iratot vigyen magával, illetve minősített iratot személyesen külföldi állomáshelyére vigyen, onnan behozzon, a diplomáciai futárszolgálatra vonatkozó szabályok betartásával. Alkalmi futár indítását a minisztériumban a TÜK-felügyelő által aláírt átiratban kell kérni a Külügyminisztériumtól. Az alkalmi futármegbízatások – a vonatkozó szabályok betartásával – vehetők igénybe. A diplomáciai futárpostaként továbbítandó minősített iratokról a TÜK futár-összefoglalót készít. A TÜK a továbbítandó minősített iratokat a futár-összefoglalóval együtt, lepecsételve és becsomagolva küldi meg a Külügyminisztériumnak. A minősített iratot a megfelelő minősítési jelöléssel ellátott zárt küldeményként kell továbbítani. A borítékon vagy a csomagon a címzésen és a küldő szerv megnevezésén kívül fel kell tüntetni a minősített irat nyilvántartási számát, minősítési jelölését, példány sorszámát.

20. § (1) A miniszter a titokvédelmi feladatai ellátását átruházhatja a titokvédelmi felügyelőre. Ez esetben a titokvédelmi feladatok irányítása a TÜK-felügyelő hatáskörébe tartozik.

(2) A titkosügy-kezelők szakmai munkájának irányítását a titokvédelmi felügyelő, titokvédelmi felügyelő kinevezése hiányában a minisztérium SZMSZ-ében kijelölt vezető látja el.

21. § (1) Az állam- és szolgálati titok védelmére vonatkozó előírások megismerését és tudomásulvételét a minősített adat felett rendelkezési joggal bíró személy az aláírásával ellátott – a TÜK által kérelemre rendelkezésére bocsátott – vonatkozó nyilatkozattal igazolja.

(2) Az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatot a minisztériumba újonnan belépő köztisztviselő a belépésének napjától számított 10 munkanapon belül köteles kiállítani és a TÜK részére leadni. Az ehhez szükséges formanyomtatványt a belépő köztisztviselő szervezeti egységénél foglalkoztatott és minősített adatok kezelésével megbízott köztisztviselőnek (a továbbiakban: TÜK ügyintéző) kell kérnie a TÜK-től. A nyilatkozat leadásáig az új belépő minősített iratot nem kaphat, illetve nem kezelhet.

(3) Az (1) bekezdés szerinti nyilatkozatokat a TÜK kezeli és őrzi. A minisztérium állományába tartozó köztisztviselő nyilatkozatát a közszolgálati jogviszonya megszűnését követően 5 évig kell megőrizni.

(4) A minősített iratot olyan módon szükséges őrizni és kezelni, hogy az mindenkor és minden körülmények között biztonságban legyen. Meg kell előzni, hogy a minősített irat tartalma bármilyen módon illetéktelen személy tudomására jusson.

(5) Államtitkot képező adat felhasználásával a minisztériumban tartott értekezleten, tanácskozáson a témára, a helyre, az időpontra, valamint a résztvevők nevére, beosztására, az általuk képviselt szervre vonatkozó adatokat, továbbá a titok megőrzésére készített figyelmeztetést tartalmazó jelenléti ívet kell készíteni legalább egy példányban. A jelenléti ívet aláírók személyazonosságát a rendező szerv megbízottja ellenőrzi. Az aláírt jelenléti ívet az értekezleten felhasznált, valamint készült minősített adathordozó mellett kell tárolni. Ilyen megbeszélés csak olyan helyiségben tartható, amely illetéktelen személyek részére a titok megismerését kizárja.

(6) A számítástechnikai eszközökön feldolgozott minősített adatok védelméről a számítástechnikai berendezés kezelője köteles gondoskodni, oly módon, hogy a tárolt minősített adatok csak kizárólag a berendezés (rendszer) használója számára legyenek elérhetők. Ennek érdekében az ilyen adatokat az adatkezelő köteles a napi munkavégzést követően floppy/CD/DVD-lemezre kimenteni, és azokat a számítógépből törölni. A floppy/CD/DVD-lemez megőrzésére, tárolására a Szabályzat iratokra vonatkozó előírásait kell megfelelően alkalmazni.

(7) A TÜK-öt oly módon kell a minisztérium épületében elhelyezni, hogy a helyiségek védelme és biztonsága a jogszabályban előírt követelményeknek megfeleljen, a minősített iratok kezelése és tárolása az egyéb tevékenységektől elkülönítetten történjék. A TÜK helyiségeket más szervezeti egységgel megosztani nem lehet.

(8) A TÜK személyi feltételeinek biztosításánál figyelembe kell venni az egyes munkakörök betöltésével kapcsolatos általános követelményeket, a minősítési és betekintési jogosultságot, valamint a biztonságvédelmi előírásokat. A TÜK tárgyi feltételeiképpen biztosítani kell azokat a biztonságtechnikai eszközöket (például: zárható lemezszekrények, zárható helyiségek, kulcsok és zárak kódszámainak őrzési rendje), amelyek a titokvédelmet szolgálják. A minősített adathordozók tárolására, őrzésére a szervezeti egységeknél lemezszekrényt kell rendszeresíteni, amelyek zárására, a személyi pecsétnyomóval történő lepecsételésére alkalmas eszköz (biztonsági lakat) használatára, a kulcsok, a másodkulcsok munkaidőn túli őrzésére a Szabályzatban foglaltakat kell alkalmazni.

(9) Államtitkot tartalmazó adathordozó őrzése kizárólag biztonságos (lehetőleg kombinációs) zárszerkezettel és biztonsági lakattal védett páncélszekrényben történhet.

22. § (1) A minősített iratok őrzése és irattározása, valamint kezelése 3 évig a TÜK-ben, ezt követően – a levéltári átadásig – az erre kijelölt és a vonatkozó jogszabályoknak megfelelően kialakított TÜK-irattárban történik.

(2) Minősített iratot csak páncél- vagy lemezszekrényben lehet tárolni. A minősített iratok őrzésére használt páncél-, illetve lemezszekrényekhez szekrényenként csak két kulcs készíthető. Az egyik kulcs megőrzéséről a szekrény – betekintésre jogosult – használója (TÜK ügyintéző) köteles gondoskodni. Távollétében ezt a feladatot a helyettesítésével megbízott, és betekintésre szintén jogosult személy köteles ellátni. A másik kulcsot a szekrényt használó szervezeti egység – az átadás-átvétel tényének írásbeli rögzítésével – lezárt borítékban, megőrzésre a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság minisztérium épületében munkát végző gondnokának köteles átadni, aki gondoskodik a másodkulcs kizárólag erre a célra rendszeresített páncélszekrényben történő őrzéséről. A másodkulcs felvétele titkosügy-kezelő, illetve a TÜK-felügyelő vagy az általa írásban felhatalmazott személy jelenlétében történhet. Ha a szekrényt a másodkulcs felvétele érdekében a TÜK-ügyintéző vagy helyettese távollétében szükséges kinyitni, arról 2 példányban jegyzőkönyvet kell felvenni, amelynek 1 példányát a szekrényben kell elhelyezni, 1 példányt pedig a TÜK-ben kell megőrizni.

(3) A minisztérium állami vezetői, a kabinetfőnök, a titkárságok vezetői és a főosztályvezetők a saját hatáskörükben kötelesek gondoskodni az irányításuk alá tartozó szervezeti egység(ek)nél a minősített iratok biztonságos kezeléséről és őrzéséről.

(4) Minősített iratot – még munkaidőben sem lehet – őrizetlenül az irodákban hagyni. Minősített irat munkaidőn túli megfelelő tárolásáról, az irat biztonságos elzárásáról a minősített iratot jogszerűen birtokló, az adott ügyet intéző köztisztviselő köteles gondoskodni.

(5) Folyamatos ügyintézést nem igénylő minősített iratot a TÜK-nek haladéktalanul vissza kell szolgáltatni.

(6) A TÜK kulcsait a zárást követően a TÜK e feladatot munkaköre szerint ellátó vagy e feladattal írásban megbízott titkos ügykezelője egy kulcsdobozban helyezi el, amelyet lepecsétel és a minisztérium portaszolgálata részére átad. Az átadás-átvételről bizonylatot kell kiállítani. A portaszolgálat a leadott kulcsdobozt köteles lemezszekrénybe elzárni. A kulcsdoboz – portaszolgálattól történő – felvételére titkos ügykezelő vagy a TÜK felügyelő által írásban felhatalmazott személy jogosult.

(7) Bezárt TÜK-helyiség – rendkívüli esetben – csak a TÜK-felügyelő, illetve bármely titkosügy-kezelő, ezek elérhetőségének hiányában a TÜK-felügyelő által írásban felhatalmazott személy jelenlétében nyitható ki.

(8) A minisztérium szervezeti egységeinél minősített iratot csak a vezető által e feladatra kijelölt ügyintéző(k) kezelhet(nek).

23. § A nemzetközi szerződés alapján átvett vagy nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült minősített adatokkal kapcsolatos egyéb biztonsági intézkedésekről külön belső szabály (Biztonsági Szabályzat) rendelkezik. (R. 64. §)

24. § (1) Elektronikusinformáció-védelemre vonatkozó rendszer létesítését az illetékes biztonsági felügyelet útján engedélyezés céljából a Felügyeletnek kell megküldeni. (NbfR. 12. §)

(2) Az illetékes biztonsági felügyelet a hatályos jogszabályok és az érvényes NATO-, NYEU-, illetve EU-szabályok figyelembevételével határozza meg a tervezett rendszer működési követelményeit. (NbfR. 13–14. §)

25. § (1) A miniszter az állam- és szolgálati titok védelmét a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában kijelölt szervezeti egység vezetője vagy a TÜK-felügyelő vagy az általa e feladatra írásban kijelölt személy útján ellenőrzi. Az ellenőrzés kiterjed a belföldi és a külföldi minősítésű adat, mint titok védelmével kapcsolatos szabályok betartására is.

(2) A TÜK-ön kívül tárolt, ügyintézés alatt álló, a napi munkavégzéshez folyamatosan szükséges minősített iratokat a TÜK szükség szerint, de évenként legalább egyszer ellenőrizni köteles.

(3) A (2) bekezdés szerinti ellenőrzést az ügyben érintettek (vezető, ügyintéző) részvételével és jelenlétében kell lefolytatni. Ha az ügyintéző az ellenőrzésnél nincs jelen, a minősített irat tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrény az ügyintéző közvetlen vezetője és az ügyintézővel azonos besorolású és betekintésre jogosult személy jelenlétében is kinyitható.

(4) A (2) bekezdés szerinti ellenőrzésről jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyvben szerepeltetni kell a megállapított hiányosságokat, az azok felszámolását segítő javaslatokat, valamint az esetlegesen szükséges intézkedések határidejét.

(5) A TÜK évente – tárgyév december 31-ig – köteles a minősített iratokat valamennyi szervezeti egységtől visszavételezni és a titokbirtokosoknál ellenőrizni a minősített iratok kezelésére, őrzésére vonatkozó előírások betartását, érvényesülését.

(6) A TÜK-ellenőrzések tényét és időpontját az ügyintézői nyilvántartó könyvben (10. számú melléklet) rögzíteni kell.

(7) Ha a TÜK az ellenőrzése során olyan mulasztást vagy irathiányt állapít meg, amely intézkedést tesz szükségessé, arról a TÜK a titokvédelmi felügyelőt vagy a TÜK vezetőjét haladéktalanul köteles tájékoztatni.

26. § A Ttv. 24. § (2) bekezdésében előírt és a titkosügy-kezelőkre meghatározott titokvédelmi vizsgát a munkába állást követően 90 napon belül kell letenni. A jelen utasítás hatálybalépésének időpontjában titkosügy-kezelést végző, de titokvédelmi vizsgával nem rendelkező ügykezelő esetében a vizsgakövetelménynek a vonatkozó oktatás első meghirdetését követő vizsga alkalmával kell eleget tenni. Az eredményes vizsgáról a titkos ügykezelő igazolást kap. Az oktatás és a vizsga feltételeit a TÜK-felügyelő, annak hiányában a TÜK vezetője a Felügyelettel együttműködve határozza meg.

27. § (1) Azt a személyt, aki közszolgálati jogviszonyának megszűnése, munkakörének megváltozása miatt vagy egyéb okból kifolyólag minősített iratot nem tarthat birtokában, a részére átadott minősített iratokkal el kell számoltatni. Az elszámoltatás az egyes szervezeti egységek TÜK-ügyintézőjének, vagy az erre a feladatra írásban kijelölt egyéb személynek és a TÜK-nek a feladata.

(2) A minisztériumból kilépő dolgozóknál az illetékes szervezeti egység TÜK-ügyintézője és a TÜK igazolja a minősített iratokkal történt elszámolás megtörténtét.

27. § (1) A minősített adatokat tartalmazó irattári anyagnak azt a részét, amelynek minősítése megszűnt, az abban foglalt adatok nem maradandó értékűek, és amelyre az ügyvitelben már nincs szükség, az irattári terv alapján selejtezési eljárás alá kell vonni. A selejtezés rendszeresen, de legalább ötévenként egy alkalommal történik. A selejtezett minősített iratokat – a selejtezési jegyzőkönyv iktatószámára való hivatkozással – a TÜK-nyilvántartásból tételesen ki kell vezetni.

(2) A több példányban készült minősített iratból az 1. számú példányt kell megőrizni. Minden további iratpéldányt meg kell őrizni, amely az ügyintézés során egyedivé válik, olyan adattal egészülve ki, amely a többi példánytól eltér (pl. vezetői feljegyzés).

(3) A futárjegyzék és a minősített iratok kézbesítésére szolgáló kézbesítőkönyv nem selejtezhető.

(4) Minősített irat selejtezésére az Iratkezelési Szabályzat vonatkozó előírásait kell alkalmazni.

(5) A minősített iratok felesleges példányait a TÜK folyamatosan megsemmisíti, amelynek megtörténtét dokumentálni köteles.

(6) A kiselejtezett és megsemmisített minősített iratok nyilvántartási segédleteit megsemmisíteni nem szabad, azokat a TÜK köteles őrizni.

28. § (1) Intézkedést már nem igénylő minősített iratot a TÜK-irattárban kell irattározni.

(2) Azokat a külső minősítő által minősített iratokat, amelyek a további ügyintézéshez nem szükségesek – az illetékes ügyintéző döntése alapján – a minősítőnek vissza kell küldeni.

(3) A minősített irat irattárba helyezése a kiadmányozási joggal rendelkező személynek az iratra, illetve az előadói ívre rávezetett rendelkezése alapján történik meg („a/a” megjelölés, keltezés és aláírás útján). Az irattárba helyezett minősített irattal együtt kell irattározni az egyúttal elintézett iratokat is, valamint az egyéb iratkapcsolatokat, minősítésükre való tekintet nélkül.

(4) A minősített iratot a TÜK-irattárban úgy kell elhelyezni, hogy az – az irattári tervnek megfelelő – évjáratonként és témakörbontásban megtalálható legyen.

(5) A TÜK helyiségét és a hozzá tartozó irattárat úgy kell kialakítani, hogy a minősített iratok őrzése az illetéktelen megismerést kizárja, tárolásuk az egyéb tevékenységtől elkülönítetten történjen. A helyiséget a fokozott védelemhez szükséges technikai, elektronikai eszközökkel (vasrács, riasztó berendezés, tűzjelző stb.) kell felszerelni.

29. § A minisztériumban foglalkoztatottak munkavégzésük és minősített adatok kezelése során kötelesek a Ttv., a Ttvr., az Nbtv., az R., az NbfR. és a jelen utasítás szerint eljárni. A minisztérium állami vezetői és a kabinetfőnök, továbbá a minisztérium vezetői megbízással rendelkező köztisztviselői, a titokvédelmi felügyelő és a biztonsági megbízott saját hatáskörükben kötelesek gondoskodni a minősített adat védelmét biztosító személyi és tárgyi feltételek megteremtéséről, a vonatkozó előírások betartásáról.

30. § Jelen utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba. Jelen utasítás hatálybalépésének napjától a minisztérium tekintetében a minősített adatok minisztériumi kezelésének rendjéről szóló 36/2003. GKM szabályzat nem alkalmazandó.