26/2009. (IV. 15.) KHEM utasítás

1. § (1) A Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium (a továbbiakban: minisztérium) szervezeti egységei, a minisztérium állami vezetői, a kabinetfőnök, illetve a minisztérium állományába tartozó köztisztviselők a minisztérium működésével összefüggő, a közokiratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: tv.) 3. §-ának c) pontja alatt meghatározott iratok tv. 3. §-ának h) pontja szerinti kezelése során a jelen utasítás rendelkezései szerint kötelesek eljárni.

(2) A minisztériumban vagy a minisztérium részére az (1) bekezdésben meghatározottakon kívül bármely más, munkavégzésre irányuló jogviszony alapján munkát végző személy esetében a szerződéskötést kezdeményező szervezeti egység vezetője felel azért, hogy a minisztériummal szerződő fél a jelen utasításban foglaltakat megismerje és magára nézve kötelezőnek ismerje el.

(3) Az elektronikusan tárolt adatokkal kapcsolatos biztonsági előírásokról és a hozzáférési jogosultságokról a Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium Információbiztonsági Szabályzatáról szóló 8/2009. (II. 20.) KHEM utasítás (a továbbiakban: Információbiztonsági Szabályzat) rendelkezik.

(4) Az utasítás rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelésének rendjére a minősített adatok kezelésének rendjéről szóló utasításban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

2. § Jelen utasítás alkalmazása során:

3. § (1) A minisztérium az iratkezelést központi szinten, illetőleg az iratkezelés egyes fázisait megosztott rendben – az egyes szervezeti egységek hatáskörében, az iratkezelők útján – látja el.

(2) Az iratok nyilvántartása számítógépes központi iratkezelő rendszer (a továbbiakban: KIR3) útján történik.

(3) A minisztérium központi küldeménykezelési, irat-nyilvántartási feladatait a Parlamenti és Koordinációs Főosztály Koordinációs Osztálya hatáskörében a központi iktató² és a központi irattár (a továbbiakban együtt: központi iratkezelés) látja el.

4. § (1) A központi iratkezelés ellátja a küldemény átvételét, bontását, iktatását a KIR3-ban, az azonosításra szolgáló adatok és a vonalkód előadói ívre³ történő nyomtatását, előadói ívben vagy ügyiratborítóban⁴ történő elhelyezését, az előirat szerelését és az első címzetthez elektronikus úton (a KIR3-ban), illetve a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel való továbbítását.

(2)⁵ Iktatást követően a központi iratkezelés elvégzi a papír alapú dokumentum szkennelését a központi iktatóban elhelyezett szkennerrel és egyidejűleg – a KIR3 használatára rendszeresített számítógéppel és OCR-program segítségével – ellenőrzi az elektronikus adattartalom minőségét, intézkedik a hibák (a gyűrött, szakadt, összetapadt lapok és a nem olvasható részek) javítása, illetőleg azok újbóli szkennelése iránt. Az iktatott irat és a melléklet érkezéséről a címzett (az illetékes szervezeti egység) iratkezelője a minisztérium levelezőrendszere útján értesítést kap.

(3)⁶ A nagy terjedelmű, átlagban 50 oldal/lap fölötti iratok és a kötött, fűzött, hitelesített vagy könyvszerű dokumentumok nem kerülnek digitalizálásra. Azok címzetthez történő továbbítása papír alapon történik. A központi iratkezelés nem szkenneli azokat a küldeményeket sem, amelyek jelen utasítás 25. §-a szerint nem iktatandók.

(4)⁷ A minisztérium szakállamtitkárságai rendelkeznek szkennerrel, így a közvetlenül hozzájuk érkező vagy a helyben bontható küldemények iktatását és digitalizálását a titkárságok végzik.

(5)⁸ A központi iratkezelés feladata a miniszteri titkárság, a miniszteri kabinet és az államtitkárság részére érkező bontható és nem bontható küldemények digitalizálása, amennyiben a címzett a nem bontható küldeményt kezelhetőnek minősítette és az ügyintézőt kijelölte.

(6) A központi iratkezelés ellátja a nem bontható és a felbontás nélkül továbbítandó küldemények számítógépes érkeztetését [a zárt csomagoláson (borítékon)], illetve azokat átvételre – a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel – a címzetthez továbbítja.

(7) A központi iratkezelés ellátja a szervezeti egységektől átvett kiadmányok továbbítását (a továbbítást egyidejűleg a KIR3-ban rögzíti), valamint az aláírás nélküli (s. k. jelölésű) kiadmányok továbbítás előtti hitelesítését.

(8) A központi iratkezelés végzi – az utasítás 1. mellékletét képező irattári terv alapján – az iratok irattárba helyezését⁹, valamint az iratkölcsönzéssel kapcsolatos feladatokat.

(9) A központi iratkezelés közreműködik az irattárban őrzött iratok selejtezésében, továbbá a levéltári átadás előkészítésében.

5. § (1) Az egyes szervezeti egységek iratkezelői:

(2) Belső keletkezésű iratot – ha azt jogszabály vagy belső előírás nem tiltja – elektronikus formában, elektronikus aláírással ellátva kell továbbítani. A továbbítás történhet iktatott e-mail formájában vagy a KIR3-ban küldött mellékletként.

(3) Ha papír alapú kiadmány előállítására és továbbítására van szükség, a KIR3-ban elvégzendő műveletek a következők:

6. § (1) Ha vezető megbízatású köztisztviselő aktívan részt vesz az iratkezelés elektronikus folyamatában (a KIR-3-ban végzi a szignálási feladatokat):

(2) A szignálási utasításra a KIR3-ban – a vezető meghatalmazottja funkcióban – a vezető által kijelölt munkatárs is jogosult.

7. § Ha az ügyintéző aktívan részt vesz az iratkezelés elektronikus folyamatában (átveszi az iratot, választ készít, alszámra iktat, iratot továbbít), gondoskodik:

8. § A Koordinációs Osztály vezetője évente ellenőrzi a jelen utasításban foglaltak végrehajtását. Az ellenőrzés eredményéről jelentést készít a miniszter részére, illetve haladéktalanul megteszi a szükséges intézkedéseket a szabálytalanságok felszámolása érdekében, szükség esetén javaslatot tesz az utasítás módosítására.

9. § (1) A minisztériumnak, a minisztérium címén valamely szervezeti egységnek vagy a minisztérium valamely munkatársának címzett küldemény postán, futárral, kézbesítővel, továbbá faxon és elektronikus úton érkezhet.

(2) Küldemény átvételére jogosult:

(3) A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

10. § (1) A küldemény átvevője a kézbesítő okmányon, ha van ilyen, olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével, az átvételt elismeri. Az „azonnal”, a „sürgős”, a „soron kívül” jelzésű küldemény átvételi idejét az átvevő a kézbesítő okmányon óra/perc pontossággal köteles megjelölni.

(2) Tértivevényes küldemény átvételét követően az átvevő gondoskodik a tértivevény feladóhoz történő visszajuttatásáról.

(3) Az e-mailen vagy faxon érkező küldemény átvételét a számítógép, illetve a fax naplózza.

(4) Amennyiben nem a központi iratkezelés iratkezelője veszi át a küldeményt, az átvevő köteles az átvételt a küldeményen aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével igazolni, illetve az e-mailt vagy a fax másolati példányát az ügyintézésre kijelölt szervezeti egységhez továbbítani. Az ügyben illetékes szervezeti egység a küldemény átvételét követően – annak sürgősségétől függően – soron kívül, de legkésőbb az átvételt követő munkanapon köteles a küldemény iktatásáról gondoskodni.

11. § (1) Sérült küldemény átvételekor az átvevőnek a küldemény csomagolásán jelölnie kell, hogy a küldemény sérülten – ide értve a felbontást, azaz hogy felbontva – érkezett.

(2) Sérült küldemény átvételekor az átvevő haladéktalanul ellenőrizni köteles a küldemény tartalmát. A hiányosságról az átvevő jegyzőkönyvet készít, illetve arról a küldemény küldőjét haladéktalanul értesíti.

12. § A gyors elintézést igénylő („azonnali”, „sürgős”, „soron kívüli” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek – vagy az illetékes szervezeti egység iratkezelőjének – haladéktalanul átadni.

13. § (1) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt soron kívül továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a küldő részére.

(2) A tévesen érkezett küldeményekről – amely esetben a címzés alapján nem állapítható meg, hogy a küldemény a minisztériumnak, a minisztérium valamely szervezeti egységének vagy a jelen utasítás hatálya alá tartozó természetes személynek szól – a központi iratkezelés külön jegyzéket vezet.

14. § (1) E-mailen érkezett küldemény esetén a minisztériumi biztonsági rendszerek a tűzfalon történő átlépéskor automatikusan gondoskodnak a vírusvédelemről.

(2) Ha a küldemény mágneses adathordozón (CD-n) érkezik az átvevőhöz, akkor az elektronikus iratot gépi adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet, továbbá a számítógépes vírusok elleni védekezés érdekében az Információbiztonsági Szabályzatban előírtak szerint kell eljárni.

15. § (1) Felbontás nélkül kell továbbítani:

(2) Az (1) bekezdésben megjelölt küldeményeket a központi iratkezelés a címzés adatai alapján (a feladó neve, címe, a küldemény nyilvántartási száma, számla esetében a kötelezettségvállalás azonosítója, a küldés módja stb.) a KIR3-ban bontatlanul érkezteti, és – a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel – a címzetthez továbbítja.

16. § (1) Küldemény téves felbontása esetén a csomagolást újból le kell zárni, arra rá kell vezetni a felbontó nevét és a felbontás idejét, valamint az alábbi megjelölést: „tévesen felbontva”.

(2) A tévesen felbontott küldeményt sürgősen – a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel – át kell adni a címzettnek.

(3) Ha a tévesen felbontott küldeményben minősített irat van, a felbontásról három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv egy példányát a címzett, egy példányát a feladó, egy példányát a titkos ügykezeléssel megbízott iratkezelő őrzi.

(4) A küldeményt tévesen felbontó a felbontás tényét a – KIR3-ból nyert, kinyomtatott – kézbesítőíven is köteles rögzíteni, amelyet aláírásával és az átvétel dátumának megjelölésével igazol.

17. § A felbontás nélkül átvett hivatalos küldeményt a címzett – vagy meghatalmazottja – a bontást követően iktatás céljából a szervezeti egység iratkezelőjének köteles átadni.

18. § (1) A küldeményt felbontást követően ellenőrizni kell. Ha a küldemény hiányos, akkor azt az iraton jelölni kell.

(2) Mellékletek hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményeznie.

19. § A küldemény csomagolását meg kell őrizni és – lehetőség szerint – az irathoz szerelni kell, amennyiben:

20. § (1) A minisztériumban az iktatás központi „ÉRK” és „KHEM_SZLA” jelölésű érkeztető és „KHEM”, „KHEM_HUM”, „KHEM_SZERZ” jelölésű iktatókönyvekben – a Kormányzati Irat-nyilvántartási Rendszerben (a KIR3-ban) – elektronikus úton történik. Az iratokat egyrészt a központi iratkezelést végző munkatársak, másrészt – a nem bontható, címzetthez továbbított és ügyintézésre kijelölt küldeményeket, az e-mailen, faxon érkezett küldeményeket¹², a belső keletkezésű iratokat, a már főszámmal rendelkező ügyirat következő alszámos iratfordulatait – az egyes szervezeti egységek iratkezelői iktatják.

(2) Minden küldemény, illetve belső keletkezésű irat a tartalmától függetlenül a beérkezéskor automatikusan érkeztető számot, illetőleg – a 25. §-ban foglaltak kivételével – a beérkezés/keletkezés sorrendjében iktatószámot kap.

(3) A nem iktatandó és a nem bontható küldemények – hasonlóan a többi postai úton vagy kézbesítő útján érkezett küldeményhez – a központi iktatóban érkeztető számon kerülnek nyilvántartásra, majd az első címzetthez továbbításra, annak érdekében, hogy visszakeresés esetén a küldemény helye a nyilvántartásból megállapítható legyen.

(4) A központilag nem iktatott, de később indokoltan iratnak minősülő küldemény a KIR3 „Bejövő irat iktatása” almenüjében az „érkeztetett küldemény” kiválasztásával és az iktatási képernyő kitöltésével kerül iktatásra.

21. § (1) A minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában foglaltaknak megfelelően a miniszteri értekezlet, a közigazgatási kollégium, a kormányülést megelőző értekezlet, az államtitkári értekezletre felkészítő értekezlet részére készített előterjesztések, jelentések, napirendek nyilvántartása, valamint az ülések emlékeztetőjének elkészítése a Miniszteri Kabinet feladata.

(2) Az (1) bekezdés szerinti iratokat (előterjesztések, napirendek és az értekezletek emlékeztetői) értekezletenként, évente, a „KHEM” jelölésű iktatókönyv soron következő egy-egy főszámára kell iktatni az értekezletet érintő első irat (előterjesztés, napirend, emlékeztető) felmerülésekor.

(3) Az év során az egyes (1) bekezdés szerinti értekezletek iratanyagát egy-egy főszámon belül, újabb és újabb alszámon kell iktatni valamennyi, az értekezletet érintő iratot (előterjesztés, napirend és emlékeztető).

22. § (1) Az iktatás alszámokra tagolódó főszámos (sorszámos) nyilvántartásba vételt jelent. Egy főszámhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani. Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell nyilvántartani.¹³

(2) A küldeményeket és a belső keletkezésű iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének, iktatásának pontos ideje, az intézkedésre jogosult szervezeti egység vagy személy, az irat tárgya, az elintézés módja („kezelési feljegyzés”, úgy mint intézkedésre, véleményezésre, tájékoztatásra, megbeszélésre, jóváhagyásra, aláírásra, megjegyzés), iratpéldány esetében az elvárás (tájékoztatásra, visszavárólag, válaszadási kötelezettség stb.), valamint az irat őrzésének helye megállapítható legyen.

(3) Az iratokat évenként új sorszámmal kezdődően érkezési és keletkezési sorrendben, emelkedő számsorrendben kell iktatni. Az iktatószámot a KIR3 automatikusan generálja.

(4) Az (5) és (6) bekezdésben, illetve a 25. §-ban foglalt kivételekkel a „KHEM” jelölésű nyilvános iktatókönyvben (központi iktatókönyv) történik valamennyi nem minősített küldemény és belső keletkezésű irat iktatása. A „KHEM” jelölésű iktatókönyvhöz a központi iratkezelés iratkezelőin túl az egyes szervezeti egységek iratkezelői – illetve igény és a hozzáférés engedélyezése esetén meghatározott vezetők és ügyintézők – is hozzáférnek.

(5) A „KHEM_HUM” jelölésű nem nyilvános iktatókönyvben az iktatókönyvhöz hozzáférési jogosultsággal rendelkező iratkezelők a humánigazgatási tárgyú iratokat iktatják. A tárgyban a Humánigazgatási Főosztályt kivéve az egyes szervezeti egységek számára csak azok az ügyiratok, illetve iratpéldányok láthatók és kezelhetők, amelyeket a Humánigazgatási Főosztály iratkezelője részükre továbbított.

(6) A „KHEM_SZERZ” jelölésű iktatókönyvet a pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződések megkötésében érintett szervezeti egységek kezelik. Az iktatókönyvben a „KHEM” jelölésű iktatókönyvtől elkülönített módon kerülnek iktatásra az egyes pénzügyi kötelezettségvállalást tartalmazó szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatok (fedezetigazolás, pályázat kiírása, kiválasztás, szerződéstervezet, jogi/közbeszerzési/költségvetési vélemény, költségvetési ellenjegyzés, aláírt szerződés, szakmai teljesítésigazolás, elszámolás, szerződést érintő jognyilatkozatok – pl. módosítás, elállás – stb.) során keletkezett iratok. Az iktatás során gondoskodni kell az egyes iratok, dokumentumok (e-mailek, faxok) csatolásáról.

(7) A „KHEM_SZERZ” jelölésű iktatókönyvben történő iktatás során az általános adatok mellett

(8) Annak érdekében, hogy a beérkezett számlák ne keveredjenek el, de bizonyíthatóan eljussanak az illetékeshez, a központi iratkezelés zárt borítékban érkezteti és átadó-átvételi kézbesítőívvel közvetlenül a címzetthez továbbítja azokat. A címzett szervezeti egység iratkezelőjének feladata a számla szkennelése, „KHEM_SZLA” jelölésű érkeztető könyvben történő nyilvántartásba vétele, egyidejűleg a digitális kép csatolása.

(9) A „KHEM_SZLA” jelölésű érkeztető könyv alkalmazása során a következő szabályokat kell betartani:

23. § (1) Érkezett küldemény (bejövő irat) iktatása esetén minden esetben érkeztető szám is keletkezik. Az iktatás történhet:

(2) Belső keletkezésű (kimenő vagy belső) irat iktatása esetén érkeztető szám nem képződik. Az iktatás történhet:

24. § Téves iktatás esetén:

25. § Nem kell iktatni:

26. § Küldemény iktatása az iratra nyomott iktatóbélyegző lenyomatának és a központi iktatáskor használatos képernyő mezőinek kitöltéséből áll. Belső keletkezésű irat esetében az iktatóbélyegző lenyomatát nem szabad használni.

27. § Az iratokat a beérkezés/keletkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatni kell. Soron kívül kell iktatni a határidős iratot, a táviratot, az elsőbbségi küldeményt, a belső keletkezésű „sürgős” jelzésű iratot.

28. § (1) A nem papír alapú, elektronikus adathordozón (pl. CD stb.) érkezett küldemény mellé kísérőlapot kell csatolni, és az adathordozót mint iratot, a kísérőlapot mint mellékletet együtt kell kezelni. A kísérőlap tartalmazza az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, tárgyát, a küldő és a központi iktató aláírását.

(2) Egy elektronikus adathordozón az egy ügyhöz tartozó iratok adhatók át. Ha e feltétel nem teljesíthető, a küldeményt vissza kell utasítani.

29. § Az iratról készített másolatot iratpéldányként kell iktatni (a kapják még funkcióval) a címzett kiválasztásával vagy megjelölésével és a másolaton fel kell tüntetni: „X. sz példány, másolat”.

30. § (1) A küldeményt iktató személy a KIR3-ben rögzíti:

(2) Amennyiben a küldeményt a központi iratkezelés veszi át és bontja, az iraton elhelyezett bélyegzőlenyomat rovataiba beírja az iktatószámot, az iktatás dátumát és az iratot előadói ívbe (iratborítóba) helyezi. A központi iratkezelés a nyilvántartásba vett adatokat a KIR3 útján, az iratot a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel az illetékes szervezeti egységhez továbbítja. A szervezeti egység iratkezelője – a kézbesítőíven szereplő nyilvántartási szám alapján, aláírásával – átveszi az iratot, ezzel egyidejűleg a KIR3-ban rögzíti az átvételt.

(3) A központi iratkezelés által nem bontott, de központilag érkeztetett küldemény címzetthez juttatása és átvétele ugyancsak a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel történik. A szervezeti egység vezetőjének utasítása alapján a küldemény iktatását a szervezeti egység iratkezelője végzi.

(4) A belső keletkezésű iratot a szervezeti egység iratkezelője iktatja.

31. § (1) Az iratra készített véleményt, válaszlevelet, kiadmányt a szervezeti egység iratkezelője az adott főszámon belül a következő alszámra iktatja.

(2) Nem kell új főszámra iktatni:

(3) A már lezárt és irattárba helyezett (a/a) ügyiratok szükség esetén aktiválhatók a lezárást követően felmerült iratfordulat esetében, amennyiben egyértelműen megállapítható az ügyirat eredeti főszáma; ez esetben előzményezéssel elvégezhető a következő alszámra történő iktatás. (4) A (2) és (3) bekezdés szerinti iratokat az érkezés, keletkezés sorrendjében a vonatkozó ügyirat főszámára, új alszámra kell iktatni.

(5) Egy főszámra kell iktatni azokat a belső keletkezésű kiadmányokat, amelyeket egy adott ügykörben rendszeresen készítenek. E főszámon az iratnyilvántartás megjegyzés rovatába be kell írni a „gyűjtő” szót. A beírást az ügyintézőnek a központi iratkezelésnél vagy a szervezeti egység iratkezelőjénél kell kezdeményeznie. Az így nyilvántartott kiadmányokat időrendi sorrendben kell a főszám alszámaira iktatni.

32. § Ha műszaki hiba vagy áramszünet stb. okán az irat iktatása a KIR3 útján nem lehetséges, akkor a 30. § (1) bekezdés szerinti adatokat a központi iratkezelés vagy a szervezeti egység iratkezelője által felfektetett papír alapú ún. „ÜZ” jelölésű iktatókönyvben kell iktatni, az iratot a címzetthez továbbítani és az irat intézését iktatószám nélkül kell előkészíteni azzal, hogy az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot, iratfordulatot a KIR3-ban át kell vezetni. A KIR3-ban történő utólagos iktatásról az iratkezelőnek kell gondoskodnia.

33. § A központi iratkezelés által iktatott irat adatainak módosítása az ügyiratkezelés funkció (ügyiratok karbantartása, lekérdezése) útján lehetséges. Az egyes hozzáférési jogosultságokat felhasználónként a KR3-at működtető alkalmazás-/rendszergazda állítja be.

34. § (1) A KIR3 iktatókönyveit év végén le kell zárni, oly módon, hogy abból új főszámra és alszámra történő iktatás a tárgyévet követő évben ne történhessen. Az előző évi ügyiratok esetében – a lezárt ügyiratok bekapcsolásával – az új alszámos iktatás már automatikusan a következő év iktatókönyvének új főszámára történik, az előző évi főszám egyidejű hozzárendelésével, ahol a KIR3 szereléssel biztosítja az elő- és utóirat végleges összekapcsolását.

(2) Évente január 1-jén új iktatókönyvet kell nyitni.

35. § (1) Az iktatószám az irat azonosítására szolgáló jel.

(2) Az iktatószám felépítése a KIR3-ban: az iktatókönyv megkülönböztető jelölése/főszám/alszám/év (példányszám).¹⁴

(3) Az iktatókönyvön belül a főszámok és az ügyirat alszámai folyamatosan, ismétlődés és kihagyás nélkül következnek egymás után.

(4) Az iratpéldány azonosítása (példányszám) az alszámon belül folyamatos, ismétlés nélküli sorszámmal történik.

(5) Az iktatószámon belül a főszám egy hat karakterből álló szám, amely év elején 1-gyel indul és év végére 999999-ig növekedhet. A főszámot követően – két tört vonal („per” jel) között – helyezkedik el az intézkedés folyamatát jelölő alszám, amely főszámon belül 1-gyel indul, és korlátlan számig növekedhet. Az alszámot az aktuális évszám követi.

36. § Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

(2) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb – (1) bekezdés szerinti – azonosítóival.

(3) A KIR3-ban rögzített adatok mentéséről az adatbázis szerver(eke)t üzemeltető és a technikát felügyelő informatikai terület gondoskodik. Év végén a központi iktatókönyv adatait a KIR3 működtetésért felelős szervezeti egység munkatársa elektronikus adathordozóra (CD) kiírja, valamint a levéltári átadásra szánt adatokat ugyancsak elektronikus adathordozóra (CD) – a Magyar Országos Levéltár igénye szerint, a kért formátumban – kimenti.

38. § (1) Az irat iktatása előtt meg kell vizsgálni, hogy az ügyiratnak van-e előirata. Iktatáskor a központi iratkezelés iratkezelőjének szerelnie kell az irathoz az ugyanabban a tárgyban korábban már nyilvántartásba vett (iktatott) előiratot. Ha az előirat nincs a központi irattárban, akkor az iratra rá kell jegyezni az előirat hollétét. Az iraton, az iktatási képernyőn, valamint az előadói íven egyaránt fel kell tüntetni az előirat iktatószámát. Az irat végleges elintézésekor az ügyintézőnek az előadói ívhez szerelnie kell az összes előiratot.

(2) Az összetartozó iratok csatolását vagy szerelését az ügyirat karbantartására szolgáló képernyő formátum megfelelő iktatási mezőinek kitöltésével lehet elvégezni, ahol az összekapcsolás – módosítással – később bármikor feloldható. A művelet végrehajtásakor az utóbb iktatott irathoz kell hozzárendelni a korábban keletkezett iratot, függetlenül a keletkezés évétől.

39. § (1) A KIR3 lehetővé teszi, hogy iratot – a tárgy, a beküldő neve vagy iktatószáma (hivatkozási szám) és számos egyéb szűrőfeltétel alapján – vissza lehessen keresni. Szűkítő feltétel lehet az „Iratkategória”, az „Állapot”, a „Feljegyzés”, a „Sürgősség” és a „Minősítés”, amelynek értékei a legördülő listából választhatók ki. A „Beküldő neve és címe”, a „Hivatkozási szám”, a „Címzett”, az „Őrző”, a „Felelős”, a „Szervezetnél már járt” a „Tárgyszavak” a partner- és címtörzsből vagy az értéklistából válaszható ki. Az irat tárgyszavak szerinti keresésénél a tárgyszó listában mind a központi, mind a szervezeti egység hatáskörében kezelt tárgyszavak közül lehet választani.

(2) A tárgyszókészlet – amely az ügyiratok tartalom szerinti csoportosítására szolgál – kialakításánál célszerű az irattári tervben (1. melléklet) szereplő ügykörök rövid, jellemző és tömörített megnevezését használni.

(3) A tárgyév végén az adatbázisban rögzített adatok alapján név- és tárgymutatót kell a KIR3 rendszergazdának készítenie és azt – excel vagy a levéltár igénye szerinti formátumban kimentve – a 37. § (3) bekezdése szerinti CD-n tárolt iktatókönyvhöz csatolnia.

40. § (1) A központi iratkezelés a küldemény bontását követően az iktatási képernyő kitöltésekor a belső partnerállományból kiválasztja a címzettet vagy a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata szerint illetékes személyt/szervezeti egységet, majd a 30. § (1) bekezdés szerinti iktatási adatok rögzítését követően elkészíti az előadói ívet vagy az ügyiratborítót.

(2) A szervezeti egység iratkezelője a központi iratkezeléstől átvett iratokat köteles a szervezeti egység vezetőjének – vagy a vezető által meghatalmazott személynek – szignálás (az ügyintéző és határidő kijelölése) céljából bemutatni.

(3) Ha az irat elintézésére nem az (1) bekezdés szerint kijelölt személy vagy szervezeti egység az illetékes, akkor az iratot – a KIR3-ban a következő felelősre történő átállítással egyidejűleg – az ügyintézésre illetékes személyhez, szervezeti egységhez kell haladéktalanul továbbítani.

(4) A (3) bekezdés szerinti műveletet a KIR3-ban az iratkezelő az ügyiratok karbantartása, lekérdezése menüben szereplő képernyő formátumban, a találati listából kiválasztott személy vagy szervezeti egység részére történő továbbítással végzi el. Az iratkezelőnek a megjegyzés rovatba be kell írnia: „illetékességből átirányítva”. Egyidejűleg az iratkezelő az iratra rávezeti az illetékes személy vagy szervezeti egység nevét, illetve az átirányítást aláírással és dátummal igazolja.

(5) A szervezeti egységnél bontott küldemény esetében – iktatási kötelezettség esetén – az iratot az iratkezelőnek helyben kell az érkeztető szám (küldeményazonosító) behívásával iktatnia, és az előadói ívet a KIR3-ban elkészítenie. A hiányzó – 37. § (1) bekezdés szerinti adatokat – az előadói ívre kézzel kell rávezetni.

(6) A szignálásra jogosult az iraton – a 6. §-ban foglaltak esetén a KIR3-ban¹⁶ –

41. § (1) Az iratkezelői munkahely kézbesítési funkciójának megnyitásával az „átveendők” mappában jelennek meg annak az iratnak a nyilvántartási adatai és a tárgya, amelyet a központi iratkezelés ügyintézésre a szervezeti egységnek átadott. A szervezeti egység iratkezelője az irat szignálását követően az iktatott irat megfelelő rovatába („feljegyzések”) beírja az illetékes ügyintéző nevét és a szignáló esetleges utasításait, amennyiben ez – a 6. §-ban foglaltakat szem előtt tartva – szükséges. A szignálást követően a szervezeti egység iratkezelője az iratot átirányítja a kijelölt szervezeti egységhez vagy az ügyintézőhöz. A papír alapú iratot az iktatószám alapján elkészített és a KIR3-ból nyert, kinyomtatott kézbesítőívvel – aláírás ellenében – átadja a szervezeti egység iratkezelőjének vagy az ügyintézőnek.

(2) Amennyiben az ügyintézés során közreműködő bevonása is szükséges, akkor a szervezeti egység iratkezelőjének, illetve az ügyintézőnek iratpéldányt kell készítenie, és a KIR3 útján azt az érdekeltnek megküldenie, annak érdekében, hogy a közreműködő szervezeti egység a vélemény elkészítésekor a hozzá érkezett irat esetében a „válasz” aktiválásával az ügyiratra az alszámos iktatású választ elkészíthesse.

(3) Az elektronikus formában megküldött előterjesztéstervezetek és egyéb szakmai anyagok minisztériumon belüli véleményezésekor az elkészített válaszokat a főszám alszámára iktatva, a mellékletben elhelyezett elektronikus dokumentumban korrektúrázva kell megadni.

(4) A (2) és (3) bekezdésben foglalt esetben az ügy felelőse a közreműködő(k) véleménye alapján állítja össze és készíti elő kiadmányozásra a válasziratot, amelyet az ügyirat következő alszámára kell iktatni. Az ügyintéző a beérkezett észrevételeket a kiadmánytervezethez előzményként minden esetben a kiadmányozónak beszereli.

(5) Az ügy elintézését követően vagy az ügyirat irattárba helyezésekor a szervezeti egység iratkezelője a KIR3-ban és az iratborítón kitölti a „továbbítás” mezőt. Az ügyirathoz mellékelni kell a KIR3-ban átvezetett iratot, és ezt követően az adatokat a KIR3-ban, valamint az ügyiratot papír alapon át kell irányítani a központi iktatónak.

42. § (1) Az ügyintéző az iratkezelőtől átvett iratot az ügyintézésre irányadó határidőben [7. § g) pont] köteles elintézni.

(2) Ha az irat elintézése nem tartozik a minisztérium hatáskörébe vagy illetékességébe, akkor azt az ügyben illetékes hatáskörrel rendelkező szervezethez vagy személyhez kell továbbítani. Ez esetben az iratot a központi iktatónak kell továbbítás céljából átadni.

(3) Téves belső címzés esetén a szervezeti egység iratkezelője az iratot még aznap, de legkésőbb a következő munkanapon – a szervezeti egység vezetője vagy az ügyintéző előadói íven/ügyiratborítón feltüntetett írásos rájegyzése alapján – továbbítja az illetékes szervezeti egységhez vagy személyhez.

(4) Az iratok intézése során iratborítót (előadói ív/ügyiratborító) kell használni, amely az irat és mellékleteinek egyben tartására szolgál, de egyúttal a kezelési feljegyzéseket és a vezetői utasításokat, egyéb rájegyzéseket is tartalmazza, így a szignálások adatait is őrzi. Az előadóíven/ügyiratborítón szereplő rovatokat – az előállítás időpontjához képest történt változások átvezetése miatt – ki kell tölteni.

(5) Az előadói ív a következő rovatokat tartalmazza:

43. § (1) Az irat elintézéséhez készített kiadmány mindaddig tervezet, amíg a kiadmányozó aláírásával nem hagyta jóvá.

(2) Kiadmány egy vagy több címzett részére azonos vagy különböző szövegezéssel készülhet. A kiadmányt eggyel több példányban kell elkészíteni, mint a címzettek száma. A kiadmány egy példánya az irattárat illeti. A kiadmány első példányát a minisztérium kiadmányozó szerinti hivatalos levélpapírjára (2. melléklet) kell kinyomtatni és a címzett részére elektronikusan is továbbítani kell.

(3) A kiadmánynak tartalmaznia kell:

(4) A kiadmány mellékletén fel kell tüntetni a kiadmány iktatószámát [„melléklet a(z) X számú irathoz”] és a melléklet sorszámát.

(5) Ha a kiadmány több címzett részére azonos szövegezéssel készül, akkor a címzetteket fel kell sorolni, azt a szövegezés követi, majd a kiadmányozó neve és a kiadmányozás dátuma. A KIR3-ban a címzetteket egyenként (értéklistából), vagy az „egy létező elosztó lista” kiválasztásával lehet rögzíteni. A partnertörzsben nem szereplő címzetteket a „feljegyzések” vagy a „megjegyzés” mezőbe lehet beírni vagy új külső partnerként felvenni.

(6) Ha a kiadmány több címzett részére, különböző szövegezéssel készül, akkor a címzettek és a vonatkozó szövegezés külön-külön, egymást követően szerepel az iraton, azzal, hogy a kiadmányozó neve és a kiadmányozás dátuma az utolsó kiadmány után szerepel. Az (5) bekezdésben hivatkozott KIR3 funkciók használata ez esetben is irányadó.

(7) Az idegen nyelven készült küldemény vagy belső keletkezésű irat magyar nyelvű fordításának egy példányát az illetékes szervezeti egység iratkezelője vagy az ügyintéző az előadói ívhez csatolni köteles.

(8) A Kormány és a kabinetjei részére készített előterjesztések, jelentések (mint döntést megalapozó adatok) a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 19/A. §-ának (1) bekezdése értelmében a keletkezésüktől számított 10 évig nem nyilvánosak. Ennek tényét az előterjesztés-, jelentéstervezet fedőlapján, a jobb felső sarokban fel kell tüntetni. Ugyancsak fel kell tüntetni az előterjesztés, illetve jelentés minden oldalán „a Kormány álláspontját nem tükrözi” szöveget az előkészítési folyamat minden fázisában.

(9) Minisztériumi vezetői fórum részére készített előterjesztést a 2. melléklet szerinti vonatkozó iratminta szerint kell elkészíteni.

44. § (1) Ha az ügy elintézéséhez közreműködő szervezeti egység bevonása nem szükséges, akkor a válasziratot (kiadmányt) az irat főszámának következő alszámára kell iktatni, mert a beérkezett irat és a kimenő irat adattartalma más, és az elektronikus dokumentumok megkülönböztetése csak külön alszámon lehetséges.

(2) Közreműködők bevonása esetén a 41. § (2) bekezdésében pontban leírtaknak megfelelően kell eljárni. A példánykészítéssel és -továbbítással biztosított, hogy a közreműködők a véleményüket az ügyirat következő alszámára tudják iktatni, majd azt a főfelelősnek (ügyben illetékes szervezeti egység) továbbítják. Amennyiben további közreműködők bevonása szükséges, akkor az eljárás ismétlődik. Az ügyben illetékes szervezeti egység – az ügy koordinátora – a válaszirat elkészítését ugyancsak új alszámra iktatja.

(4) Ha egy ügy (irat) elintézését követően, vagy a minisztérium által kezdeményezett kiadmányra külső szervezettől vagy személytől érkezik ugyanabban az ügyben válasz, akkor azt, mint iratfordulatot – a hivatkozási szám alapján – a központi iktatónak az ügy főszámának következő alszámára kell iktatnia, ha ez lehetséges. Az ilyen iratnak az elintézése az (1) és (2) bekezdésben leírtak szerint történik.

(5) A főszámra/alszámra történő iktatás gyakorlatát kell alkalmazni:

(6) Az (5) bekezdés b) pontja szerinti esetben a tervezetre érkező észrevételeket a központi iktató érkezési sorrendben a főszám következő alszámára iktatja. A beérkezett észrevételek alapján átdolgozott előterjesztés-, illetve jogszabálytervezetet a főszám soron következő alszámára kell iktatni. A tárgyban a további egyeztetésre kiküldött levele(ke)t és az arra érkező észrevételeket ugyancsak az adott főszám alszámaira kell iktatni.

45. § (1) Az iratot feljegyzésként kell elkészíteni, ha címzettje a minisztérium valamely szervezeti egysége, illetőleg annak vezetője, a miniszter, az államtitkár, a kabinetfőnök vagy szakállamtitkár.

(2) A feljegyzésben a feljegyzést készítő szervezeti egység nevét és az irat iktatószámát (alatta az ügyintéző nevét és hivatali telefonszámát) fel kell tüntetni.

(3) Ha a feljegyzés olyan irathoz – ügyben – készül, amelynek már van főszáma, akkor a feljegyzést e főszám szerint alszámra kell iktatni.

46. § (1) Külső szervezet vagy személy részére iratot (kiadmányt) csak a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.

(2) A kiadmány akkor hiteles, ha

(3) A kiadmány nyomdai sokszorosítása esetén a kiadmány hiteles, ha azon szerepel:

(4) Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott minisztériumi körbélyegzőt kell használni.

(5) A minisztérium bélyegzőiről a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság illetékes szervezeti egysége (anyagraktár) nyilvántartást vezet. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegző (pecsétnyomó) használója, kezelője.

(6) A bélyegző (pecsétnyomó) használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

47. § (1) A külső szervezet vagy személy részére szóló kiadmányt a központi iratkezelés továbbítja.

(2) Amennyiben a kiadmányt kézbesítővel, faxon vagy e-mailben kell továbbítani, akkor a kiadmányt előkészítő szervezeti egység iratkezelője gondoskodik a küldemény továbbításáról. Kiadmányt faxon, valamint e-mailben csak központi iktatószámon és a minisztérium hivatalos levélpapír-formátuma szerint lehet elküldeni. A továbbítás módját és időpontját az előadói ív „elküldve” rovatában a szervezeti egység iratkezelője az aláírásával köteles igazolni. A fax igazolószelvényét és az e-mail visszaigazolását az előadói ívhez csatolni kell.

(3) A szervezeti egység iratkezelője ellenőrizni köteles az ügyintézőtől továbbításra átvett iratot. Az iratkezelő egyezteti, ellenőrzi az előadói íven feltüntetett adatok helyességét, az összetartozó iratok meglétét, az ügyintéző által összeállított kiadmányhoz elkészíti a borítékot, amelyet a továbbítás módjának megfelelően [postán, ajánlva, elsőbbséggel, tértivevénnyel (ez utóbbihoz helyben kell kitölteni a tértivevény feladószelvényét), futárral vagy kézbesítővel] kell megcímezni. Igény esetén kitöltetlen tértivevényes bizonylatot a központi iktató – a Pesti Levélcentrumtól átvett nyomtatványtömbből – biztosít a szervezeti egységek iratkezelői részére. A továbbításra előkészített- vagy az elküldött kiadmány iktatószámánál a szervezeti egység iratkezelője KIR3-ban a „továbbítás” mezőit kitölti és kiválasztja a feladás módját, valamint a kiadmányhoz tartozó előadói ívet, a kiadmány másolatát, az előiratot stb. az ügyiratban elhelyezi, majd az így összeállított kiadmányt postázásra átadja a központi iratkezelésnek.

(4) A postai küldemények feladását és átvételét a központi iratkezelés munkatársai helyben, a központi iktatóban végzik. A postai úton továbbított küldeményekről naponta postai összesítő készül.

(5) A minisztérium és a Pesti Levélcentrum között létrejött, hatályos szerződés szerint a Pesti Levélcentrum naponta lezárt zsákban a központi iratkezelés részére beszállítja a minisztériumnak szóló küldeményeket, és onnan egyidejűleg lezárt postazsákban kiszállítja a minisztérium feladásra szánt és azonosítókkal ellátott küldeményeit.

(6) A központi iratkezelés fogadja és veszi át a minisztérium címére kézbesített vagy a székhelyén személyesen beadott küldeményeket, illetőleg adja át a minisztérium irányítása alatt álló költségvetési szerveknek címzett belső keletkezésű iratokat.

(7) A minisztériumon belül az iratok átadás-átvétele kézbesítéssel történik. A kézbesítők (a központi iratkezelés) és az egyes szervezeti egységek között az átadás-átvétel igazolása a KIR3-ból nyomtatott kézbesítőívvel történik. Az irat átadás-átvételét a KIR3-ban elektronikusan is végre kell hajtani. Amennyiben az irat továbbítása papíralapon – is – történik, átadása előadói ívben/ügyiratborítóban történik. Elektronikus továbbítás esetén az irat a KIR3-ban mellékletként (elektronikus csatolmányként) jelenik meg, így a papíralapú átvétel nem szükséges.

48. § (1) A minisztérium irattári terve (1. melléklet) alapján az ügyirat tételszámát az ügyintéző határozza meg és beírja az előadói ív megfelelő rovatába. Az irattári tételszámot a szervezeti egység iratkezelője – legkésőbb – az ügyirat központi iktatónak való átadását megelőzően a KIR3-ban is rögzíti.

(2) A kiadmány továbbítását követően a központi iratkezelés (a központi irattár) az ügyiratot a szervezeti egységtől irattárazásra átveszi, és az ügyiraton szereplő irattári tételszám alapján azt a központi irattárban elhelyezi.

(3) A papíralapú ún. forrásdokumentumokat az irattári elhelyezésig az ügyintéző szervezeti egységnél kell tárolni annak érdekében, hogy a tárgyév során keletkezett iratfordulatokat (alszámok) az ügyirat mellett (az ügyiratban) helyezzék el. A tárgyévet követően az irattári tételszámmal ellátott és a KIR3-ban lezárt ügyiratokat a központi irattárba kell leadni.

49. § (1) A jelen utasítás 1. mellékletét képező irattári terv a levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért és kezeléséért felelős miniszter egyetértésével készült.

(2) Az irattári terv tartalmazza az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok ügyköreit (tárgyköreit), azok megőrzési idejét (selejtezési idő), valamint a nem selejtezhető iratok levéltári átadásának idejét. Az irattári tételszámok a minisztérium feladatköre szerint csoportosítottak. Az irattári terv különös részének egyes ügyköreibe tartozó tételek több szervezeti egység feladat- és hatáskörét is érinthetik.

(3) Az irattári tervet a Koordinációs Osztály koordinációjában évente felül kell vizsgálni. Az irattári terv szükséges módosítását – a szervezeti egységek észrevételei alapján – a Koordinációs Osztály vezetője tárgyévet követően március 31-ig kezdeményezi.

50. § (1) Az ügyirat irattárba helyezését megelőzően az ügyintéző:

(2) A központi irattár az iratok irattárba helyezése keretében:

(3) Valamennyi iktatószámmal rendelkező iratot irattárba kell helyezni, ha az ügyintézés megtörtént, vagy ha az iratot csak tájékoztatásul küldték, és külön intézkedés nem indokolt. Az ügyintéző felel az irat irattárba helyezéséért.

(4) A kiadás után visszakért vagy iratkiadó bizonylattal az irattárból átvett iratot az ügyintéző csak addig tarthatja magánál, ameddig az ügy végleg le nem zárul.

51. § (1) Az iratokat évenként, tételszám és azon belül az iktatószám növekvő sorrendjében kell irattárazni. Az irattárba helyezett irattal együtt kell irattárazni az egyúttal elintézett iratokat, valamint az előiratokat, függetlenül az iktatás évétől. Az összetartozó iratokat az utóbb iktatott irat évében kell irattárazni.

(2) Az előadói ívben/iratcsomagban elhelyezett számítógépes „ügyiratkísérő”-ben¹⁷ valamennyi ügyiratrész és ügyirattörténet részletes leírása szerepel.

52. § (1) A tárgyévet megelőzően irattárba helyezett (a/a) irat iktatószámán további intézkedést nem lehet kezdeményezni. Újabb iratfordulat esetén a tárgyban keletkezett újabb küldeményt, iratot új főszámra kell iktatni (legyen az külső vagy belső keletkezésű irat), amelyhez szerelni kell az ügyben korábban keletkezett előiratot. A csatoláshoz/szereléshez eligazodást nyújt az iratkezelő számára a küldeményen szereplő hivatkozási szám vagy az ügyintéző indoklása. Ebben az esetben az ügyiratot az irattárból ki kell emelni.

(2) A tárgyévben adott ügyben keletkezett, de már irattárba helyezett (a/a) ügyirat csak akkor aktiválható, ha annak újabb iratfordulatát a hivatkozási szám és az iratfordulat tárgya kifejezetten alátámasztja. Ennek hiányában az ügyirat aktiválása nem megengedett, mert az esetleges módosítással, sztornírozással a lezárt ügyirat hitelessége nem biztosítható.

53. § Elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös adatszerveren kell tárolni. Az adatszerver(ek)en tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, elérését – az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is – biztosítani kell. Az adatvédelem érdekében az üzemeltetésért felelős szervezeti egység rendszeres időközönként, az adatvédelmi utasításban meghatározottak szerint biztonsági mentést végez nagy kapacitású elektronikus adattárolóra.

54. § A minisztérium munkatársai – hivatalos használatra – a minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatában rögzített jogosultságok alapján kérhetnek ki iratokat az irattárból, ún. iratkikérő (iratpótló) lappal (a továbbiakban: iratkikérő). Illetékesség hiányában az igénylő részére iratot az irattárból csak a tárgyban illetékes szervezeti egység kiadmányozási jogosultsággal rendelkező vezetőjének az engedélyével lehet kiadni. Az iratkikérőt minden esetben az igénylő köteles aláírni. Az irat kiadását és visszavételét a KIR3-ban rögzíteni kell.

55. § (1) Irattárba helyezett iratok selejtezését a központi iratkezelés vezetőjének irányítása mellett – a KIR3 útján – az iratoknál bejegyzett irattári tételszám és őrzési idő alapján összeállított selejtezési jegyzőkönyvek alapján selejtezési bizottság végzi.

(2) Iratselejtezést a központi iratkezelés vezetője által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

(3) A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza: a jegyzőkönyv elkészítésének időpontját, helyét, a selejtezési bizottság tagjainak nevét, a selejtezésre kerülő iratok évkörét, azon belül emelkedő irattári tételszám sorrendben az ügykör megnevezését és a selejtezésre kijelölt iratanyag mennyiségét (ifm-ben).

(4) A selejtezési bizottság tagjai által aláírt iratselejtezésről elkészített selejtezési jegyzőkönyvet – 3 példányban – jóváhagyásra a Magyar Országos Levéltárnak kell megküldeni. A levéltár az ellenőrzést követően a selejtezési jegyzőkönyvet záradékolva visszaküldi.

(5) A selejtezés időpontját a KIR3-ban rögzíteni kell.

(6) Az irat selejtezését a keletkezésekor hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

56. § (1) A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését – a szükséges ellenőrzést követően – a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányaira írt (pecsételt) záradékkal engedélyezi.

(2) Az iratok megsemmisítéséről a Koordinációs Osztály vezetőjének kezdeményezésére a Központi Szolgáltatási Főigazgatóság Szolgáltatási Főosztálya gondoskodik.

(3) A kiselejtezett iratokat zúzással vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen. A selejtpapírt csak zúzott állapotban vagy zsineggel átkötött zsákokban szabad átadni a megsemmisítéssel megbízott személy vagy képviselője részére.

57. § (1) A Magyar Országos Levéltár számára átadandó iratokat az ügyviteli segédletekkel együtt a minisztérium költségére az irattári terv (1. melléklet) szerint, két példányban elkészített átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, az annak mellékletét képező átadási egység (doboz, csomag stb.) szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamonként kell átadni.

(2) A visszatartott iratokról külön jegyzéket kell készíteni.

(3) Az átadás időpontját és az átadásra kerülő iratok jegyzékét a Magyar Országos Levéltárral előzetesen egyeztetni kell.

(4) Az átadás-átvételi jegyzék tartalmazza: az átadás alá vont iratok megnevezését, az átadott iratok évkörét és mennyiségét (ifm-ben), az átadó és az átvevő aláírását. Az átadott iratokat dobozolni kell, a dobozokat címkével vagy felirattal kell ellátni az alábbi adatok feltüntetésével: évkör, irattári tételszám, azon belül iktatószámtól iktatószámig.

(5) Elektronikusan tárolt iratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

58. § (1) Valamely szervezeti egység feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő szervnek a Magyar Országos Levéltár értesítése mellett kell intézkednie az érintett irattári anyag elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

(2) Jogutód nélkül megszűnt szervezeti egység iratanyagát rendezett állapotban a központi irattár veszi át.

(3) Hivatalátadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

(4) Az iratkezelési folyamat szereplői (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) a minisztérium megszűnése, átszervezése vagy személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kötelesek számolni, amelyről jegyzőkönyvet kell felvenni.

(5) Az iratkezelési folyamat szereplője a kezelésében lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a felmentési idő tartamára a munkavégzés alól nem mentesíthető.

(6) A hivatalból távozó ügyintéző vagy iratkezelő – ide értve a minisztériumon belüli áthelyezés esetét is – vagy az, aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen köteles elszámolni, amelynek módját a munkakör átadás-átvétel rendjéről szóló 1/2009. (HÉ 4.) KHEM utasítás alapján a vezető határozza meg.

(7) Iratkezelői munkakör átadása esetén az átadásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

(8) A kilépő köztisztviselő okmányát (ún. sétálópapír) a központi irattár csak a vezető által aláírt, az iratok tételes átadás-átvételéről készített jegyzőkönyv egy példányának birtokában írhatja alá.

59. § (1) Jelen utasítás a (2) bekezdésben foglaltak kivételével a közzétételét követő napon lép hatályba.

(2) Jelen utasítás 4. §-ának (2)–(5) bekezdése 2010. január 1-jén lép hatályba. A minisztériumban a papíralapú dokumentumok mellett az elektronikus dokumentumok továbbítása először próbaüzemben, majd a szervezeti egységekre történő fokozatos kiterjesztéssel kerül bevezetésre.

(3) Jelen utasítás hatálybalépését követően a minisztérium tekintetében a Gazdasági és Közlekedési Minisztérium és a Gazdasági Igazgatóság Iratkezelési Szabályzatáról és Irattári Tervéről szóló 37/2003. GKM Szabályzat és az ezt módosító 38/2006. (XII. 22.) GKM utasítás nem alkalmazandó.